PRESENTACIN

Universidad Autnoma de Santo Domingo (UASD)Facultad de Ciencias Econmicas y SocialesOrganizacin y Mtodos ADM-336Asignatura

07Seccin

Tema 3 Diseo de Organizaciones Tema

Sustentante: Victor Arias

CI-8867

TEMA 3. DISEO DE ORGANIZACIONES.

3.1. Clasificacin de las unidades administrativas. 3.2 Principales principios para la organizacin efectiva. 3.3 Divisin del trabajo. 3.4 Centralizacin y descentralizacin de autoridad. 3.5 Grfica de la organizacin (organigrama). 3.6 Tipos de organigramas. 3.7 Normas para el diseo de los organigramas.

3.1. Clasificacin de las unidades administrativas.Las unidades administrativas son una direccin general o equivalente a las que se le confieren atribuciones especficas en el reglamento interno. Puede ser tambin un rgano que tiene funciones propias que lo distinguen de los dems en la institucin.

Su principal propsito es el cumplimiento de las normas y funciones que cada unidad tiene conferida, estas unidades son dividas para que cada una realice sus actividades eficientemente y ayude a la empresa a crecer.

Las unidades administrativas estn conformadas por un director, el cual se encarga de la direccin, del personal o los individuos que se encuentran a su cargo y guiarlos de la mejor manera posible hacia la satisfaccin del objetivo fijado. Sobre el director recaer la responsabilidad total de la actividad que dirija; el coordinador, es quien realiza actividades de planeacin, organizacin, seguimiento de proceso y conduccin de grupos de personas; y por ltimo los encargados de ejercer las actividades correspondientes a sus cargos, como secretarias, abogados, contadores, etc.Clasificacin.

Las unidades administrativas debern clasificarse en:

a. Sustantivas, cuyas funciones contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

b. Administrativas, cuyas funciones contribuyen indirectamente al cumplimiento de los objetivos de la entidad y prestan servicios a las unidades sustantivas para su funcionamiento.

c. De asesoramiento, cumplen funciones de carcter consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las dems unidades.

3.2 Principales principios para la organizacin efectiva.Las investigaciones deHenry Fayolen el rea, se basaron en un enfoque sinttico, global y universal de la empresa, con una concepcin anatmica y estructural de la organizacin. Uno de sus resultados fue la creacin de una serie de14 principiosque toda empresa debera aplicar para lograr altos ndices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta delimitacin de funciones.

1)UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir rdenes de un slo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

2)AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendr obediencia si no existe la capacidad deliderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar rdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.

3)UNIDAD DE DIRECCIN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Adems, de contar con un administrador para cada caso.

4)CENTRALIZACIN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesitadelegara subalternos la capacidad de supervisin de cada actividad.

5)SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio sobre la mayora.

6)DISCIPLINA: Cada miembro de la organizacin debe respetar las reglas de la empresa, como tambin los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicacin de sanciones.

7)DIVISIN DEL TRABAJO: La correcta delimitacin y divisin de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempaar. Adems, se debe aprovechar la especializacin del personal para aumentar la eficiencia.

8)ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo ms adecuado para l. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

9)JERARQUA: El organigrama y jerarqua de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de seccin, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

10)JUSTA REMUNERACIN: Todo empleado debe tener clara nocin de su remuneracin y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

11)EQUIDAD: Todolderdebe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.

12)ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotacin de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, as los empleados sentirn seguridad en su puesto.

13)INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cmo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometern errores.

14)ESPRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover eltrabajo colaborativo, que tambin ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

3.3 Divisin del trabajo. Se llama divisin del trabajo, a la separacin de las operaciones productoras. Observando esta divisin cada obrero se ocupa siempre de la misma clase de operaciones, y entre todos los obreros de una fbrica se alcanza un resultado comn por la reunin de sus esfuerzos.

3.4 Centralizacin y descentralizacin de autoridad.La centralizacin describe el grado en el que la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organizacin. Si los gerentes de alto nivel toman las decisiones clave de la organizacin con una participacin escasa o nula de los niveles inferiores, entonces la organizacin est centralizada. En contraste, cuanto ms informacin proporcionen o las decisiones sean tomadas por los empleados de niveles inferiores, habr ms descentralizacin. No es posible que una organizacin pueda alcanzar sus objetivos sin una delegacin de autoridad, pues su cuerpo de ejecutivos superiores se encuentra fsicamente imposibilitado para llevar a cabo todas las actividades.

3.5 Grfica de la organizacin (organigrama).

Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa o de una de sus reas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.3.6 Tipos de organigramas.

Vertical: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente. Algunos autores acostumbran poner al margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administracin, administracin intermedia, administracin inferior. A veces separan estos niveles jerrquicos con lneas punteadas.

Horizontal: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha.

Circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin.

Escalar: Seala con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos, ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes.

3.7 Normas para el diseo de los organigramas.

El rectngulo correspondiente al nivel ms alto debe ser de tamao mayor que los dems o por lo menos igual, pero nunca menor. De la base inferior del rectngulo debe salir la lnea jerrquica central, la cual deber ser siempre ms gruesa que las dems. En el nivel inmediato inferior, a la administracin deber aparecer las asesoras. Luego de las asesoras estarn las unidades operativas, con cada una de sus clasificaciones. Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribucin de los rectngulos, tipografa clara y de fcil lectura, proporcionalidad en los tamaos, lneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fcil lectura e interpretacin.