CONTROL DE CAMBIOS de Personal – Cargos Críticos ASP*

Dirección de HSEPrograma de Excelencia HSE

Nuestra marco estratégico Crecimiento

Rentable

Responsabilidad C tiCorporativa

Cultura, valores y

competencias

Administración de Seguridad de Procesos

Consolidación Organizacional

Gobierno Corporativo y G tió I t lGestión Integral

A t d tAntecedentes

Prácticas previasPrácticas previas

A. Identificación de cargos críticos con criterios administrativos /financieros

B. Principal objetivo: asegurar conocimiento clave en la organización(ejemplo jubilaciones)

C Documentación de entrega de cargo con vista en plan de sucesiónC. Documentación de entrega de cargo, con vista en plan de sucesión

D. Selección de candidatos por afinidad de cargo

Sistema de gestión gHSE

Competencias técnicas y de HSE

C l O i i l Lid

p y

Cultura Organizacional y Liderazgo

REQUERIMIENTOS DISEÑO SANO LIMPIO Y SEGURO

OPERACIÓN SANA LIMPIA Y SEGURA

RESPUESTA A EMERGENCIAS

MEJORAMIENTOCONTINUO

Política, objetivos, metas y programas

Tecnología de proceso (Normas

Procedimientos,prácticas seguras e integridad operativa

Planeación y respuesta a

Gestión de fallas y control de incidentes

Marco regulatorio más allá de la norma

Gestión de competencias

Gestión de riesgos e impactos (personas, medio ambiente e infraestructura)

p (y estándares e información)

Control de cambios de tecnología

Integridad mecánica

integridad operativa emergencias

Medición y seguimientoal desempeño

Auditorías, visitas e inspecciones

S id d d ñ infraestructura)Revisión por la Dirección

Seguridad y desempeño HSE de contratistas

Control de cambios de personal

Competencias técnicas y de HSE

Interrelaciones en el ProcesoNegocios de Ecopetrol

GESTIÓN

• Requisitos Legales

• ProcedimientosI t ti G í

Asegurar personalcompetente con el

Negocios de Ecopetrol

GESTIÓN COMPETENCIAS

• Instructivos – Guías

• EstándaresNacionalese Internacionales

competente con elfin de operar deuna manera sana,segura y limpia.

Estrategia Talento Humano HSE NEGOCIOS

Apoyo y soporteGobierno y ImplementaciónPerfiles de cargo Apoyo y soporte técnico

Gobierno y responsable

ImplementaciónPerfiles de cargoMapa de procesos

Control de cambiosControl de cambios de personalde personal

Control de cambios de personalCultura Organizacional y Liderazgo

REQUERIMIENTOS DISEÑO SANO LIMPIO Y SEGURO

OPERACIÓN SANA LIMPIA Y SEGURA

RESPUESTA A EMERGENCIAS

MEJORAMIENTOCONTINUO

Política, objetivos, metas y programas

Marco regulatorio más allá de la norma

Gestión de riesgos

Tecnología de proceso (Normas y estándares e información)

Control de cambios de tecnología

Procedimientos,prácticas seguras e integridad operativa

Planeación y respuesta a emergencias

Gestión de fallas y control de incidentes

Medición y seguimientoal desempeño

Gestión de competencias

e impactos (personas, medio ambiente e infraestructura)

Integridad mecánicaAuditorías, visitas e inspecciones

Revisión por la Dirección

Seguridad y desempeño HSE de contratistas

Control de cambio de personal

ALCANCEALCANCE APLICACIÓNAPLICACIÓNOBJETIVOOBJETIVO

de personal

Asegurar el nivel requerido de conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas en los funcionarios que desarrollen

Aplica a todas las unidades organizativas de Ecopetrol S.A. en aquellos casos en los que se presenten cambios de carácter

Los cambios se pueden presentar, entre otros, por: promociones/transferencias, reasignación de funciones, renuncias, enfermedades/ausencias, vacaciones o

cargos críticos por ASP temporal o permanente licencias y actividades de capacitación

Procedimiento de Control de Cambios

1Identificación de

1 cargos críticos por ASP

Identificación competencias, conocimientos 26

Seguimiento desempeño al control cambio

y habilidadesPersonal

Identificación y preparación de

candidatos35

Cierrecontrol cambio

l

4Formalización del cambio del

personal

personal

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Preparación y Planeación del control de b d lcambios de personal

1. Identificación de cargos críticos

A. Identificación de procedimientos críticos

B. Identificación de los procedimientos que le aplican al cargo

C. Relación de cargos que debe ejecutar el mayor número de procedimientosíticríticos

D. N° de personas que ocupan el cargo (posibilidades de reemplazo)

E. Identificación si el cargo mantiene, controla u opera un proceso crítico

F. Identificación si el cargo interviene equipos críticos

1. Identificación de cargos críticosA • ECP-DHS-F-308 Tabla para definición de prioridad de procedimientos

TABLA PARA DEFINICIÓN DE PRIORIDAD DE PROCEDIMIENTOS

RIESGOS INVOLUCRADOS QUE CONTROLA EL PROCEDIMIENTO A B C BxC AxBxC

, n IA

RESPONSABILIDAD INTEGRALDIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL

CODIGO ECP-DHS-F-308

Elaborado10/11/2011

VERSION 1

TITULO DEL PROCEDIMIENTO

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CCQ Rutas Aseguradas y no aseguradas 1 1 1 1 4 5 3 15 60,0CCQ Aseguramiento de la información TRA 1 1 3 3 9 9,0CCQ Formalización de acuerdos 1 1 1 1 4 3 3 9 36,0

CCQProcedimiento para realizar descuentos por volumenes faltantes 1 1 3 4 12 12 0

Área

CCQ faltantes 1 1 3 4 12 12,0

CCOOperación del sistema de transporte Salgar-Mansilla L8" (GLP) 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135,0

CCOOperación del sistema de transporte Vasconia -CIB L 20" 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135,0

CCOOperación del sistema de transporte Sebastopol-Tocancipa 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135,0

CCO Operación del Sistema de Transporte Pozos-Galán 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135 0CCO Operación del Sistema de Transporte Pozos-Galán 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135,0CCO Operación del sistema de transporte Salgar - Yumbo 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135,0

CCOSeguimiento y aseguramiento de balances en los sistemas 1 1 1 1 1 5 5 3 15 75,0

1. Identificación de cargos críticosB • ECP-DHS-F-252 Matriz de procedimientos de área o puesto

MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR ÁREA O PUESTORESPONSABILIDAD INTEGRAL

DIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL

Cualquier informacion adicional a este formato consultar: ECP-DHS-G-028 REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DE DISCIPLINA OPERATIVA EN ECOPETROL S. A. Dirección: Edificio Teusacá piso 8 y 10Gerencia/Planta: Gerencia de Operación Central Área: Gerencia de Operación CentralFecha: Abril 26 de 2013 Elaborado por: Andrea Gaviria Botero Revisión No: 1

CODIGO ECP-DHS-F-252 Elaborado10/11/2011

Versión:1

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Matriz de procedimientos

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Puestos

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X X X X X XSimulación hidráulica de una línea

Contrato de conexión eléctricaDeterminación capacidad de ductos

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Operación del sistema de transporte Sebastopol-TocancipaOperación del sistema de transporte Salgar-Mansilla L8"

eaProcedimiento para gestión de modelos matemáticosConfiabilidad Energética

X X X

X X X

5 2 1 2 2 5 2 33 34 21 10 10 20 18 18 10 10 10 11 1 10 10

transporte Salgar Mansilla L8 (GLP)Operación del sistema de transporte Vasconia -CIB L 20"

Li d í i ú di i

1. Identificación de cargos críticosC • Lista de cargos críticos según procedimientos

No. DE PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO

NIVEL DE PRIORIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Ponderación H Y VH M L NNIVEL DE RIESGO

CARGO TOTAL Proc. 10 5 3 1Tecnólogo operaciones CCO 34 18 2 5 9 214Profesional de Operaciones CCO 33 18 2 4 9 211Jefe de turno CCO 21 18 1 1 1 189Programador 11 1 6 3 1 50

RIESGO

Líder RGV 20 0 0 7 13 34Coordinador de Carrotanques 10 1 2 1 6 29Profesional administrativo carrotanques 10 1 2 1 6 29Profesional volumétrico 18 0 0 5 13 28Integrador volumétrico 18 0 0 5 13 28Loading Master 10 0 0 2 8 14Coordinador Planta 10 0 0 2 8 14Operador de Planta 10 0 0 2 8 14Profesional de Medición 10 0 0 0 10 10Técnicos de controles 10 0 0 0 10 10Profesional de Optimi ación Eléctrico 5 0 1 0 4 9Profesional de Optimización Eléctrico 5 0 1 0 4 9Superintendente de Operación Central 5 0 0 2 3 9Profesional de Optimización Hidráulico 2 0 0 2 0 6Jefe Departamento de Planeación y programación 2 0 0 2 0 6Líder volumétrico 2 0 0 1 1 4Planeador 1 0 0 1 0 3Planeador 1 0 0 1 0 3Profesional de aplicaciones avanzadas 2 0 0 0 2 2Profesional de Optimización de Procesos 1 0 0 0 1 1

2. Identificación de competencias2. Identificación de competencias

COMP.TÉCNICAS / ORG.

Apto

CARGO CRÍTICOTitular / Back up

Procedimientoscríticos

Competencias requeridas

para el cargo

FormaciónHSE

para el cargo

Concepto de SALUD

No Apto Plan de Cierre de Brechas

Titular del cargo y reemplazo (s)

2. Identificación de competencias

3. Identificación de candidatos3. Identificación de candidatos

A. Identificación de personas que podrían ocupar el cargo crítico (de maneraA. Identificación de personas que podrían ocupar el cargo crítico (de maneratemporal o permanente).

B. El líder debe tener un listado donde se verifique que la persona es APTA yque está disponible

4 Formalización del cambio4. Formalización del cambio

4. Formalización del cambio4. Formalización del cambio

Una vez identificada la necesidad del cambio de personal, el líder del área, debeUna vez identificada la necesidad del cambio de personal, el líder del área, debeseleccionar uno de sus candidatos APTOS y debe hacer seguimiento de laefectividad del cambio.

5. Cierre del cambio5. Cierre del cambio

Una vez realizado el cambio, se hace el cierre del ejercicio, indicando si fueUna vez realizado el cambio, se hace el cierre del ejercicio, indicando si fueefectivo el cambio o no.

6 Seguimiento del cambio6. Seguimiento del cambio

Producto del cambio, puede darse que:

• Se ratifique el candidato para seguir cubriendo el cargo*• Se decida nombrar al candidato como titular*

• Se decida cambiar el candidato (que implica actualizar el plan desustitución)

Incluye revisión de indicadores de gestión y de efectividad del cambio.

Aspectos claves en implementación

• Lograr el entendimiento de la organización respecto a los beneficios deimplementación de la práctica

FORMACIÓN VIRTUAL

UEV-Control de Cambios de Personal ECP - 52541553

Tiempos de dedicación de Aprendizaje: 2 HorasTiempos de dedicación de Aprendizaje: 2 Horas

"En resumen el curso me parece muy bien planteado y organizado, de una forma didáctica, de tal manera que su desarrollo e interiorización es muy fácil, el único que problema que tuve personalmente fue con la plataforma pero es algo a parte del curso como tal, muy buen p p p g p , ycurso que nos ayuda a interiorizar un tema que manejamos a diario.""La dinámica del curso fue sencilla, de fácil comprensión y dinámico, estuvo muy bueno"

Aspectos claves en implementación

• Empezar con pilotos para ajustar la metodología según la realidad de laorganizaciónorganización.

• Lograr el entendimiento común de la metodología antes de iniciar laimplementación.p

• Lograr la participación de representantes de las diferentes áreas(disciplinas) que permitan tener una vista integral.

• Coordinación y comunicación permanente con los representantes de losdiferentes niveles del proceso.

• Dar la autoridad y la disponibilidad para la construcción conjunta,especialmente en el área de negocios (quien ejecuta la actividad esquien sabe lo que necesita)quien sabe lo que necesita).

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