CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO - … · INP Instituto Nacional de Preinversión LOSNCP Ley...

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION CENTRAL

DAAC-0093-2016

SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO (SENPLADES)t

INFORME GENERAL

A los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo y pago de los contratos: de consultoría N° 4015, suscrito con la empresa INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. para que se encarguen de realizar la “Consultoría para que Brinden Asistencia Técnica en la Estructuración y

Administración de la Gestión Documental y Organización, Depuración y Digitalización de los Archivos de la SENPLADES-Matriz; y, el suscrito entre el Subsecretario General de Planificación

para el Buen Vivir y la Empresa Análisis Social y Económico ESTADRIGRAFA Cía. Ltda.

TIP O DE EXA M EN : EE P ER IO D O D ESD E : 2013/01/01 H A STA : 2015/04 /30

SECRETARÍA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO, SENPLADES

EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN, USO, CONSUMO Y PAGO DE LOS CONTRATOS DE CONSULTORÍA 4015, SUSCRITO CON LA EMPRESA INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. PARA QUE SE ENCARGUEN DE REALIZAR LA CONSULTORÍA PARA QUE BRINDEN ASISTENCIA TÉCNICA EN LA ESTRUCTURACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ORGANIZACIÓN, DEPURACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA SENPLADES - MATRIZ; Y EL SUSCRITO ENTRE EL SUBSECRETARIO GENERAL DE PLANIFICACIÓN PARA EL BUEN VIVIR Y LA EMPRESA ANÁLISIS SOCIAL Y ECONÓMICO ESTADIGRAFA CÍA. LTDA., EN LA SECRETARÍA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE ENERO DE 2013 Y EL 30 DE ABRIL DE 2015.

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRALQuito Ecuador

SIGLAS UTILIZADAS

CD Disco Compacto

CONAM Consejo Nacional de Modernización del Estado

CGE Contraloría General del Estado

CUR Comprobante Unico de Registro

DAAC Dirección de Auditoría de Administración Central

DTIC Dirección de Tecnologías de las Información y Comunicación

INEC Instituto Nacional de Estadísticas y Censos

INP Instituto Nacional de Preinversión

LOSNCP Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

ODEPLAN Oficina de Planificación de la Presidencia

PAC Plan Anual de Contrataciones

PBV Plan del Buen Vivir

PDF Portable Document Format “Formato de documento portátil”

PNBV Plan Nacional del Buen Vivir

POA Plan Operativo Anual

QUIPUX Sistema de Gestión Documental

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública

SGPBV Secretaría General de Planificación para el Buen Vivir

SODEM Secretaría Nacional de los Objetivos de Desarrollo del Milenio

TDR'S Términos de Referencia

ÍNDICE

CONTENIDO PAGINA

Carta de presentación 1

CAPÍTULO 1: INFORMACIÓN INTFIODUCTORIA

Motivo del examen 2Objetivo del examen 2Alcance del examenBase Legal 2Estructura orgánica 3Objetivos de la entidad 4Monto de recursos examinados 5Servidores relacionados, Anexo 1

CAPÍTULO II: RESULTADOS GENERALES

Falta de colaboración y entrega de información 6Contrato suscrito con la empresa Intersa Servicios Integrales S.A. FTérminos de referencia y presupuesto referencial 9Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos 13Subcontratación de los servicios de consultoría y falta de control de la Administradora del contrato 28

Suscripción de contratos complementarios 33Terminación unilateral del contrato 43Trabajos adicionales realizados por INTERSA 69Contrato suscrito con la empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda. 75

Estudios previos no presentados y pliegos no fueron legalizados por los servidores responsables de su elaboración. 76

Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos 80Terminación por mutuo acuerdo del contrato 81

Quito,

CONTRALORIA GENERAL

DEL ESTADO

Informe aprobado el:• 2 ^ — « V - 3.

SeñorSecretario NacionalSecretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADESPresente.

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo y pago de los contratos de: consultoría No. 4015 suscrito con la empresa INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. para que se encarguen de realizar la “Consultoría para que Brinden Asistencia Técnica en la Estructuración y Administración de la Gestión Documental y Organización, Depuración y Digitalización de los Archivos de la SENPLADES - Matriz; y, el suscrito entre el Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir y la Empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda.; en la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, por el periodo comprendido entre el uno de enero de dos mil trece y el treinta de abril de dos mil quince.

La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deberán ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,Dios, Patria y Libertad,

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, se realizó con

cargo a imprevistos del Plan Anual de Control del año 2015, de la Dirección de Auditoría

de Administración Central, en cumplimiento a la disposición del señor Contralor General

del Estado, contenida en memorandos 1623 y 382-DPyEI-GISyE de 19 de noviembre

de 2014 y 27 de marzo de 2015, respectivamente, y a la Orden de Trabajo que consta

en el oficio 0040-DAAC-2015 de 25 de mayo de 2015.

Objetivo del examen

Establecer que los procesos precontractual, contractual, ejecución y pago de los

contratos suscritos, recepción, uso y consumo, estén de acuerdo a las disposiciones

legales.

Alcance del examen

Análisis a los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo y pago de

los contratos de consultoría 4015 suscrito con la empresa INTERSA SERVICIOS

INTEGRALES S.A. para que se encargue de realizar la “Consultoría para que brinden

Asistencia Técnica en la Estructuración y Administración de la Gestión Documental y

Organización, Depuración y Digitalización de los Archivos de la SENPLADES - Matriz;

y, el suscrito entre el Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir y la

Empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda., por el período

comprendido entre el 1 de enero de 2013 y el 30 de abril de 2015.

Base legal

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, fue creada mediante

Decreto Ejecutivo 1372 de 12 de febrero del 2004, como organismo técnico responsable

de la planificación nacional, dependiente de la Presidencia de la República, fusionó a la

ex ODEPLAN y la Secretaría de Diálogo Social y Planificación; y, con Decreto Ejecutivo

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES2


103 del 8 de febrero de 2007, promulgado en el suplemento del Registro Oficial 26 de

22 de los mismos mes y año, se fusionó a esta Secretaría, el Consejo Nacional de

Modernización del Estado, CONAM y la Secretaría Nacional de los Objetivos de

Desarrollo del Milenio, SODEM.

Estructura orgánica

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para la ejecución de sus

actividades, en el año 2013, utilizó el Estatuto Orgánico aprobado con Acuerdo

392-2010 del 9 de noviembre de 2010, reformado con Acuerdo 639-2012 de 15 de

octubre de 2012; y, en los años 2014 y 2015 se sujetó al Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos, emitido por el Secretario Nacional de Planificación con

Acuerdo Ministerial 91, publicado en el Registro Oficial Suplemento 97 de 22 de enero

de 2014, mantiene la siguiente estructura organizacional:

PROCESOS SUBPROCESOS: Procesos Gobernantes i

Direccionamiento estratégico de la planificación y desarrollo

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

Procesos Ag regadores de ValorSubsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir

Subsecretaría General de Transformación del Estado para el Buen Vivir

Subsecretaría de Planificación Nacional Subsecretaría de Inversión Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación

Subsecretaría de Información Subsecretaría de Cambio Institucional Subsecretaría de Descentralización Subsecretaría de Desconcentración

Procesos Habilitantes de AsesoríaCoordinación General de Inserción Estratégica Internacional

Coordinación General de Territorios y Ciudadanía

Coordinación General de Asesoría Jurídica

Coordinación General de Planificación Institucional

Coordinación General de Empresas Públicas

Unidad de Análisis Estratégico y Cooperación Internacional Institucional

Dirección de Participación Ciudadana

Dirección de Asesoría Legal, Normativa y PatrocinioDirección de Contratación

Dirección de Planificación e Inversión InstitucionalDirección de Seguimiento y Evaluación InstitucionalDirección de Seguridades de la Información

Dirección de Representación en Directorios Dirección de Gestión Empresarial Pública



PROCESOS SUBPROCESOSCoordinación General de Gestión Estratégica

Dirección de Comunicación Social

Dirección de Administración de Procesos Dirección de Cambio de Cultura OrganizacionalDirección de Tecnologías de Información y Comunicación

Procesos Habilitantes de ApoyoCoordinación General Administrativa Financiera

Dirección de Talento Humano Dirección Financiera Dirección Administrativa Dirección de Gestión Documental

Procesos DesconcentradosSubsecretarías Zonales de Planificación

La SENPLADES tiene instituciones adscritas como:

- Instituto Nacional de Estadísticas y Censos - INEC

- Secretaría Técnica del Mar

- Instituto Nacional de Preinversión - INP

- Secretaría Técnica del Comité Interinstitucional para la Erradicación de la Pobreza

Objetivos de la entidad

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, según el Plan Estratégico Institucional

2014-2017, aprobado con Acuerdo SNPD-101-2013 de 23 de diciembre de 2013, tiene los

siguientes objetivos institucionales:

- Incrementar la efectividad del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación

Participativa con énfasis territorial promovido y sustentado en el poder popular.

- Incrementar el nivel de coordinación y articulación de las políticas, lineamiento y acciones

del Estado para la erradicación de la pobreza.

- Incrementar la optimización y focalización de las inversiones públicas en cumplimiento

con los objetivos planteados por las estrategias y políticas nacionales, intersectoriales,

sectoriales y territoriales.

- Incrementar la consolidación del Estado democrático para el buen vivir de los procesos

de desconcentración y descentralización, fortaleciendo la facultad reguladora estatal y

consolidando al nuevo modelo de regulación social.



- Incrementar el nivel de posicionamiento en lo internacional del modelo ecuatoriano de

planificación nacional y territorial participativo, partiendo del ámbito binacional.

- Incrementar la eficiencia operacional de la SENPLADES.

Monto de recursos examinados

En el examen especial a los procesos precontractual, contractual, ejecución, uso, consumo

y pago de los contratos de: consultoría para asistencia técnica en la estructuración y

administración de la gestión documental y organización, depuración y digitalización de,

los archivos de la SENPLADES - Matriz; y, consultoría para caracterizar y evaluar los

principales determinantes del sector agroalimentario ecuatoriano que permitan la

construcción de su política pública con carácter prospectivo para el período 2014 - 2035,

se examinaron los recursos por 637 000,00 USD.

Servidores relacionados

Anexo 1



CAPÍTULO II

RESULTADOS GENERALES

Falta de colaboración y entrega de información

El equipo de control, con oficio 017-DAAG-SENPLADES-EE-2015 de 17 de junio de

2015, solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, presente

los estudios previos, necesarios para iniciar el proceso precontractual, los mismos que

no se encontraban en el expediente de contratación de ESTADIGRAFA, información

que no fue proporcionada oportunamente, por lo que el equipo de control, con los oficios

021 y 024-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 29 de junio y 3 de julio de 2015,

respectivamente, insistió en su entrega; servidora que luego de haber transcurrido

aproximadamente 26 días, desde la fecha inicial de solicitud, con oficio SENPLADES-

SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, indicó:

“...En razón que asumí el cargo de Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir desde el mes de marzo de 2015, y dado que no fue desarrollada durante mi gestión la fase preparatoria previa al procedimiento precontractual objeto del examen, me permito sugerir a usted, se solicite esta información a quien suscribió todos los requerimientos previos al proceso de contratación y a quienes a esa fecha fueran parte del equipo técnico de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, encargados del proceso...”.

Situación que limitó el análisis respectivo; por lo que la Subsecretaría General de

Planificación para el Buen Vivir, al no proporcionar los documentos de la fase

preparatoria, debido a que éstos no fueron desarrollados en su período de gestión, los

mismos que debían reposar en los archivos de la SENPLADES, inobservó lo establecido

en los artículos 76 y 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

El equipo de control, con oficio 053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18 de agosto de

2015, comunicó los resultados provisionales a la Subsecretaría General de Planificación

para el Buen Vivir.

La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, posterior a la lectura del

borrador del informe, efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio SENPLADES-

CGPBV-2015-0760-OF de 14 de septiembre de 2015, indicó que el ex Director de¿fl se¿3



Pensamiento Programático, Administrador del Contrato, al finalizar sus funciones no

realizó el acta de entrega recepción de bienes y archivos que se encontraban bajo su

responsabilidad y señaló:

"... el pedido adicional realizado mediante Oficio 017-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 17 de junio..., hace referencia a los estudios previos, los cuales debían formar parte del expediente respecto de la fase preparatoria de la contratación referida y cuya falta debe ser únicamente imputable al funcionario responsable de su elaboración y archivo correspondiente, en aplicación del principio de responsabilidad directa de los funcionarios, por lo que el equipo auditor debió establecer que no era de mi responsabilidad, por no haberse desarrollado dentro de mi periodo de gestión... - Cronológicamente la fase preparatoria y precontractual del contrato... se desarrolló en un período anterior a mi gestión, por ende en ninguna forma entra dentro del ámbito de mi responsabilidad la elaboración o archivo de los estudios previos... La obligación que me correspondía con el organismo de control,... era el de proporcionar toda la documentación que tenía a mi disposición y fuera de mi competencia dentro de mi período de gestión..., lo cual se realizó mediante Oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0062-OF de 29 de mayo 2015... ”.

Lo expresado por la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, no

modifica la observación efectuada por el equipo de control, debido a que se le solicitó la

documentación de la fase preparatoria y precontractual que no estaba en el expediente

del proceso de contratación proporcionado por la Dirección Financiera, y, al ser

actualmente la Subsecretaría General, tenía a su cargo la custodia de la documentación

generada por los ex servidores de la Dirección de Pensamiento Programático, que forma

parte de esta Subsecretaría, la misma que no fue entregada a pesar de que el equipo

de control realizó dos insistencias, respondiendo al requerimiento luego de haber

transcurrido aproximadamente 26 días, que los documentos no se habían generado en

su período de gestión, sin indicar si la información existe o no en el archivo.

Conclusión

La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, no proporcionó los

documentos relacionados con la fase preparatoria del contrato suscrito con

ESTADIGRAFA; y, luego de haber transcurrido 26 días aproximadamente, desde la

fecha inicial de solicitud, argumentó que éstos no fueron desarrollados en su periodo

gestión, situación que limitó el análisis respectivo.$ sf¿h



Recomendación

Ai Secretario Nacional

1. Vigilará y dispondrá a los Subsecretarios, Coordinadores Generales y servidores

del nivel operativo de la SENPLADES, informen y proporcionen en forma oportuna

y completa la documentación solicitada por los auditores gubernamentales, a fin de

que su análisis se realice en el tiempo programado.

Contrato suscrito con la empresa Intersa Servicios Integrales S.A.

Antecedentes

La Directora de Gestión Documental, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2012-

0014-M de 25 de enero de 2012, comunicó a la Coordinadora General Administrativa

Financiera el estado en el que se encontraba el archivo pasivo y activo de la Dirección

de Gestión Documental, y requirió la contratación de una consultoría para efectuar la

depuración, organización, ubicación en estanterías, levantamiento de un inventario y

digitalización de la documentación; quien mediante memorando SENPLADES-CGAF-

2012-0281-M de 6 de marzo de 2012, le dispuso la elaboración de los términos de

referencia para la contratación de la consultoría, servidora que presentó los pliegos y

estableció un presupuesto referencial de 380 100,00 USD, con un plazo de ejecución

de 11 meses.

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo a través de la Coordinación General

Administrativa Financiera, en el año 2012, realizó los procesos de contratación

CLC-SENPLADES-007, 009 y 011-2012, para contratar una “Consultoría para el diseño

e implementación de un sistema de gestión de archivos institucionales; y, fortalecimiento

de la biblioteca virtual y de la gestión documental de la Secretaría Nacional de

Planificación y Desarrollo, SENPLADES”; los mismos que fueron declarados desiertos

por las siguientes causas:

PROCESO No. RESOLUCIÓNNo.

CAUSAS PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO

CLC-SENPLADES-007-2012 342-2012

Por considerarse las ofertas presentadas inconvenientes para los intereses institucionales. Los miembros de la Comisión Técnica en el informe DITSI-UGPI-2012-046 de 12 de septiembre de 2012,

$ OeJto



PROCESO No. RESOLUCIONNO.

CAUSAS PARA LA DECLARATORIA DE DESIERTO

indicaron que las ofertas presentadas por INTERSA y MICROFILE, describen metodologías insuficientes para la realización de la consultoría y el cumplimiento de los objetivos

CLC-SENPLADES-009-2012 403-2012Por cuanto la única oferta, ECUASISTEMAS no presentó su oferta técnica económica a través del portal de compras públicas

CLC-SENPLADES-011 -2012 523-2012Por considerarse inconvenientes para ios intereses institucionales. Las ofertas presentadas por INTERSA y ECUASISTEMAS, en razón que esta última con el Instituto Nacional de Preinversión, que es una entidad adscrita a la SENPLADES, le declaró la terminación unilateral de un proceso de contratación que tenía con la empresa adjudicada.

Fase Preparatoria

Términos de referencia y presupuesto referencial

La Directora de Gestión Documental, luego de los 3 procedimientos declarados

desiertos en el año 2012, y en razón de que se mantenía la necesidad de contratación,

con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0020-M de 17 de enero de 2013

solicitó a la Coordinadora General Administrativa Financiera la contratación de la

consultoría.

En el expediente del proceso de contratación, no se encontró los términos de referencia

(TDR’S) ni los criterios utilizados para determinar el presupuesto referencial, por lo que

el equipo de control, con oficio 030-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,

le solicitó a la Directora de Gestión Documental, cuya gestión fue de 16 de enero de

2012 al 6 de julio de 2014, quien con oficio MT-2015-001 de 17 de julio de 2015, indicó

que con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2012-0084-M de 18 de julio de 2012,

remitió a la Coordinadora General Administrativa Financiera, el borrador de los pliegos

elaborados por la Dirección de Gestión Documental y la Dirección de Innovación

Tecnológica de Sistemas de Información, adjuntó el documento denominado “Proyecto

de diseño e implementación de un sistema de gestión de archivos”, documento que no

estaba suscrito por los responsables de su elaboración y no contiene los aspectos

previstos en el artículo 5 de la Resolución INCOP 054-2011 de 12 de noviembre de

2011, para los TDR’S, que indican:

"... Los términos de referencia para la contratación de consultoría y servicios incluirán obligatoriamente los siguientes aspectos:... Antecedentes...- Objetivos... -



Alcance...- Metodología de trabajo...- Información que dispone la entidad...- Productos o servicios esperados...- Plazo de ejecución: parciales y/o total...- Personal técnico/ equipo de trabajo/recursos... - Forma y condiciones de pago... ”.

Además, en referencia al presupuesto referencial de 382 000,00 USD, al equipo de

control, indicó que previo a iniciar el proceso precontractual, con la Dirección de

Innovación Tecnológica de Sistemas de Información realizaron acercamientos con

varias empresas, presentando únicamente la empresa INTERSA la propuesta

económica por 373 150,00 USD, precio al que la Directora de Gestión Documental

agregó el valor de los productos y servicios requeridos por la SENPLADES, que no

consideró la empresa en su propuesta, estableciendo así el presupuesto referencial sin

contar con una metodología definida y realizar un estudio de mercado. En el expediente

no se determinó los documentos que evidencien que existieron otras propuestas, a las

que se consideró para establecer el presupuesto referencial y éste contenga la

determinación de la composición de los costos directos e indirectos requeridos para la

ejecución de la consultoría.

Las situaciones expuestas se presentaron, por cuanto la Directora de Gestión

Documental, cuya gestión fue del 16 de enero de 2012 al 6 de julio de 2014, responsable

del área requirente, en la elaboración de los TDR'S y presupuesto referencial, no

observó lo previsto en los artículos: 5 de la Resolución INCOP 054-2011 de 12 de

noviembre de 2011 y 34 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública; lo que ocasionó que no se cuente con los TDR's

debidamente estructurados, que el presupuesto referencial no contenga la

determinación de la composición de costos directos e indirectos necesarios para la

ejecución de la consultoría; así como, limitó establecer si el precio que se adjudicó fue

razonable buscando precautelar los intereses de la institución.

El equipo de control, con oficio 059-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18 de agosto de

2015, comunicó los resultados provisionales a la Directora de Gestión Documental, cuya

gestión fue de 16 de enero de 2012 al 6 de julio de 2014.

La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del borrador del informe,

efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio MT-2015-002 de 4 de septiembre de

2015, recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó:



"... Conforme era procedimiento en SENPLADES en este tiempo, desde las áreas se debía remitir los pliegos borrador y se consideraban como Términos de referencia, como apoyo previo y facilitar el trabajo de revisión del área jurídica....- Cabe indicar que la práctica común dentro de la Senplades se basaba en consultas de precios en el mercado, mecanismo que no correspondía a un estudio económico formal pero servía para definir presupuestos referenciales.-... y solo en el caso de la empresa INTERSA indicó por escrito costos del servicio en su propuesta.-... se tomó como referencia de forma general el valor de la propuesta más baja, debiendo enfatizar que conforme consta en la referida propuesta (de INTERSA) no existe ninguna desagregación de servicios con valor respectivos.... - Cabe acotar, que..., se realizaron reuniones con varias empresas las cuales de manera verbal informaron los costos de sus servicios, lo cual permitió tener la idea clara del costo en el mercado de lo requerido...

Lo expresado por la ex Directora de Gestión Documental no modifica lo comentado por

el equipo de control, en razón que los términos de referencia y los pliegos son

documentos independientes, que deben ser elaborados sujetándose a lo dispuesto en

la Resolución INCOP-054-2011 de 12 de noviembre de 2011, y a los modelos de pliegos

establecidos por el Servicio Nacional de Contratación Pública, respectivamente; y, el

presupuesto referencial fue fijado únicamente a base de la propuesta presentada por la

empresa INTERSA en el que no se determinó la composición de costos directos e

indirectos necesarios para la ejecución de la consultoría.

Conclusión

La Directora de Gestión Documental no elaboró los términos de referencia de acuerdo

a lo establecido en la normativa vigente, emitida por el SERCOP; así como, el

presupuesto referencial establecido para el proceso de contratación, no fue determinado

a base de una metodología definida y estudio de mercado, a fin de que éste contenga

la determinación de la composición de costos directos e indirectos, necesarios para la

ejecución de la consultoría, lo que limitó establecer si el precio que se adjudicó fue

razonable buscando precautelar los intereses de la institución

Recomendación

Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo

2. Dispondrá a los responsables de las unidades requirentes de consultorías, elaboren

los términos de referencia considerando los aspectos técnico, legal, económico; y,

contengan la fecha de elaboración, nombres y firma de responsabilidad de los $ onu



servidores que los realizaron; así como, establezcan la metodología y realicen el

estudio de mercado para determinar el presupuesto referencial que serán

presentados mediante un informe para conocimiento y aprobación de la autoridad

competente, documentación que será archivada en el expediente respectivo para

su control posterior.

Fase precontractual

La Directora de Gestión Documental, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-

0022-M de 18 de enero de 2013 solicitó a la Coordinadora General Administrativa

Financiera, la certificación presupuestaria por 382 000,00 USD más IVA. Al respecto,

el Director Financiero emitió la certificación 123 de 18 de enero de 2013 por el valor

solicitado, con afectación a la partida presupuestaria 730601 "Consultoría, Asesoría e

Investigación Especializada".

La Coordinadora General Administrativa Financiera, con Resolución SNPD-CGAF-

DGD-LCC-2013-0001 de 21 de enero de 2013 dispuso el inicio del proceso de

contratación, aprobó los pliegos, invitó a las empresas SONDA DEL ECUADOR

ECUASONDA S.A., INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A., DIGIDOC S.A. y

MICROFILE DEL ECUADOR ECUAMICROFILE CIA. LTDA, y conformó la Comisión

Técnica.

Como se estableció en el cronograma de los pliegos, únicamente la empresa INTERSA

el 7 de febrero de 2013 presentó la oferta técnica y económica por 382 000,00 USD.

La Comisión Técnica conformada por la Directora de Gestión Documental en calidad de

delegada de la máxima autoridad, la Analista de Gestión Documental como delegada

del área requirente y la Analista de Tecnologías de Información y Comunicación como

profesional afín al objeto de la contratación, suscribieron el 22 de febrero de 2013 el acta

CLC-006-2013 de calificación de la oferta técnica y económica, en la que indicaron que

la única oferta presentada por la empresa INTERSA obtuvo la calificación de 80 puntos

en la oferta técnica y 20 puntos en la oferta económica; e, iniciaron la etapa de

negociación, en la que se mantuvo la oferta económica y el plazo de ejecución de la

consultoría. La consultora aceptó los requerimientos determinados en el “Documento

técnico metodológico”, elaborado por el área requirente el 27 de febrero de 2013,

situación que se plasmó en el acta de negociación CLG-007-2013 de 28 de febrero de^ ofocc



2013, suscrita por los miembros de la Comisión Técnica y el Representante Legal de

INTERSA.

La Coordinadora General Administrativa Financiera, con Resolución SNPD-CGAF-

DGD-LCC-2013-0003 de 5 de marzo de 2013, adjudicó la consultoría a INTERSA,

suscribiendo el 1 de abril de 2013 con el Representante Legal de la empresa, el contrato

4015, por 382 000,00 USD más IVA, a un plazo de 9 meses, a partir de la suscripción,

debiendo por lo cual entregarse los productos el 27 de diciembre de 2013, según la

cláusula décima quinta, se designó como Administrador del Contrato a la Directora de

Gestión Documental.

La SENPLADES después de que INTERSA presentó las garantías de fiel cumplimiento

del contrato y buen uso del anticipo, con CUR 40347030 de 17 de abril de 2013, pagó a

la consultora 59 974,00 USD, correspondiente al 15,70% del anticipo.

Fase Contractual

Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos

Según el cronograma de entrega de productos, establecido en la cláusula séptima del

contrato, la consultora debía entregar 5 actividades con 14 productos y un informe final

hasta el 27 de diciembre de 2013.

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-31-05-2013 de 31 de mayo

de 2013, solicitó a la Administradora del Contrato una reprogramación del calendario sin

afectar al plazo total, argumentando que analizó la estructura organizacional de la

SENPLADES con el estatuto vigente y que se debía considerar el nuevo estatuto que

entraba en vigencia, por lo que propuso un nuevo calendario de entrega de productos,

así:

N. ACTIVIDADES/PRODUCTOSVALOR DEL PRODUCTO

USD

FECHA DE ENTREGA

INICIAL CONTRATO

NUEVA FECHA DE ENTREGA

1 Normalización de ia gestión documental y archivística

A

Documento que contenga el informe del análisis de la documentación que se genera y archiva en cada una de las dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, así como de las herramientas informáticas y procesos que generan dicha documentación

4 000,00 31/05/2013 22/07/2013

^ i r e ce




USD

FECHA DE ENTREGA

INICIAL CONTRATO


B

Documento que contenga la propuesta para la estructuración y administración de los archivos de la oficina, periféricos y centrales, correspondientes a las diferentes dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, considerando características específicas funcionales de cada uno de los archivos de oficina , periféricos y central que se proponga establecer

2 000,00 31/05/2013 15/08/2013

CDocumento que contenga la propuesta del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental y el Cuadro de Clasificación de la Correspondencia

1 500,00 31/05/2013 30/07/2013

D Documento que contenga la propuesta de la tabla de plazos de conservación de documentos de archivo 4

5 000,00 31/05/2013 16/09/2013

E

Documento que contenga la propuesta del Manual de Normas, Procedimientos e instructivos, que incluyan los procesos de gestión documental tanto física, como digital para el día a día, los procedimientos de organización de los documentos en los archivos de gestión, transferencia de documentos entre los diferentes niveles de archivos, organización del archivo central, control de préstamo o salida de documentos y expedición de certificación de documentos

3 000,00 27/12/2013

2 Herramienta informática de los archivos institucionales

A

Herramienta informática de Gestión Documental provisto por el Consultor para la gestión de los archivos físicos como electrónicos y su integración con otros aplicativos institucionales y el sistema QUIPUX, ¡mplementada en las diferentes dependencias de la SENPLADES

40 200,00 31/10/2013 11/11/2013

3 Organización, inventario, depuración y digitalización de los archivos institucionales

A

Documentación, aproximadamente 4500 cajas de archivo +/- 10%, que reposa en los archivos institucionales de la SENPLADES, generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, que el Consultor diseñará para la SENPLADES

95 666,67

desde el 30/04/2013

hasta el 29/11/2013

Desde la segunda entrega, se entregará en forma mensual desde el 19/07/2013 al30/11/2013

B

Documentación seleccionada para dicho propósito, aproximadamente 5.000.000 de carillas digitalizadas +/- 10%, cuyos metadatos serán los que ameriten ingresarse de acuerdo a los tipos documentales identificados en cada oficina

193 233,33

desde el 31/05/2015

hasta el 29/11/2013

Seentregará de forma mensual desde el 30/07/2013 al29/11/2013

g í ca je-rce


DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL


USD

FECHA DE ENTREGA

INICIAL CONTRATO


4 Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES

A Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual de la SENPLADES 3 100,00 28/06/2013


B Herramienta informática de Biblioteca Virtual de la SENPLADES, diseñada e implementada

15 000,00 31/08/2013

C

Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se consideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos+/-5%)

11 000,00 31/08/2013


5 Capacitación del personal de la SENPLADES y transferencia tecnológica

A

Documento que contenga el informe del evento o de los eventos de capacitación a los funcionarios de la SENPLAES responsables de los diferentes archivos institucionales, cuyos temas se referirán a los conceptos generales de la gestión documental y archivística; la aplicación de los procedimientos diseñados; y, el manejo de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas

4 000,00 27/12/2013

B

Documento que contenga el informe del evento de capacitación tecnológica (arquitectura de la herramienta informática) a los funcionarios responsables de la administración y el mantenimiento de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas

1 000,00 27/12/2013

Informe Final 3 300,00 27/12/2013

TOTAL 382 000,00

La Administradora del Contrato con informe técnico - económico de análisis de solicitud

de reprogramación de tiempos de entrega de productos CGAF-DGD-2013-0001 de 31

de mayo de 2013 aprobó la reprogramación de entrega de los productos, por lo que, la

Coordinadora General Administrativa Financiera, el 31 de mayo de 2013 suscribió con

el Representante Legal de INTERSA el contrato complementario 4040, en el que

modificaron la cláusula séptima “Alcance de los Trabajos” del contrato principal;

estableciéndose que en las fechas programadas en el contrato principal y

complementario, INTERSA entregó 5 productos completos y 4 productos parciales, queg r aM sn ee



fueron aceptados por la Administradora del Contrato y pagados deduciendo el anticipo

correspondiente y las retenciones de ley, como se indica a continuación:

PRODUCTOS ENTREGADOS EN FORMA COMPLETA

N. A ctiv id a d es /p ro d u c to sV alo r

prod uc toU SD

Fecha de entrega

Fecha acta de en treg a recep ció n

C U Rde

pago

Fecha de pago

1 Normalización de la gestión documental y archivística

A

Documento que contenga el informe del análisis de la documentación que se genera y archiva en cada una de las dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, así como de las herramientas informáticas y procesos que generan dicha documentación

4.000,00 22/07/2013 14/08/2013 5563 19/08/2013

B

Documento que contenga la propuesta para la estructuración y administración de los archivos de la oficina, periféricos y centrales, correspondientes a las diferentes dependencias o unidades administrativas de la SENPLADES, considerando características específicas funcionales de cada uno de los archivos de oficina , periféricos y central que se proponga establecer

2.000,00 15/08/2013 08/08/2013 5993 30/08/2013

CDocumento que contenga la propuesta del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental y el Cuadro de Clasificación de la Correspondencia

1.500,00 15/07/2013 07/08/2013 5307 09/08/2013

DDocumento que contenga la propuesta de la tabla de plazos de conservación de documentos de archivo

5.000,00 16/09/2013 25/09/2013 6958 16/10/2013


BHerramienta informática de Biblioteca Virtual de la SENPLADES, diseñada e ¡mplementada

15.000,00 30/08/2013 10/09/2013 6289 17/09/2013

En el producto 4B entregado en su totalidad, se identificaron las siguientes novedades:

La empresa INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-08-2013-S de 30 de agosto de

2013, entregó a la Administradora del Contrato el producto 4B, relacionado con la

herramienta informática de la Biblioteca Virtual; al respecto, el Director de Tecnologías

de la Información, el Coordinador de Gestión de Desarrollo de Sistemas Informáticos y

la Gerente de Gestión de Proyectos Informáticos, suscribieron el informe técnico

DTIC-UGDPI-2013-0059 de 5 de septiembre de 2013; en el que sugirieron aceptar el

producto tomando en cuenta que cumple las condiciones funcionales y técnicas ^ ejüettsei*



solicitadas por la Dirección de Gestión Documental y la Dirección de Tecnologías de

Información y Comunicación.

La Administradora del Contrato, con informe técnico CGAF-DGD-2013-0011 de 10 de

septiembre de 2013, aceptó la Biblioteca Virtual a satisfacción e indicó que el producto

entregado presentó solidez conceptual, estudio, análisis especializado y cumple con los

requerimientos estipulados en el contrato, suscribiendo el 10 de septiembre de 2013 con

la Técnica de Gestión Documental 2, el acta de entrega - recepción; y, solicitó el pago

por 15 000,00 USD más IVA.

En los pliegos, contrato y en el “Documento Técnico - Metodológico”, a base del cual

se suscribió el acta de negociación CLC-007-2013, no se estipuló las condiciones

funcionales y técnicas que debía cumplir la Biblioteca Virtual; además, en el acta de

entrega - recepción, tampoco se especificó las condiciones y obligaciones contractuales

que debía cumplir el producto para ser aceptado a satisfacción por la SENPLADES; por

lo que, el equipo de control con oficio 036-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 10 de julio

de 2015 solicitó a la Directora de Gestión Documental presente los documentos en los

que se encuentren especificados los requerimientos funcionales y técnicos que sirvieron

como base para aceptar la Biblioteca Virtual.

La Directora de Gestión Documental, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0016-

OF de 17 de julio de 2015 entregó copias de las actas de reuniones efectuadas entre

los servidores de la Dirección de Tecnologías de Información, de la Dirección de Gestión

Documental y la Consultora, para establecer el diseño y arquitectura de la Biblioteca

Virtual; además, adjuntó un documento de requerimientos funcionales de 27 de agosto

de 2013, elaborado por la Analista de Gestión Documental y el Representante Legal de

la Empresa INTERSA, sin firmas de responsabilidad, situación que determinó que la

unidad requirente no realizó los estudios previos para establecer en los pliegos del

proceso de contratación, los parámetros que necesitaba que cumpla la herramienta de

la Biblioteca Virtual.

En la verificación de la Biblioteca Virtual, efectuada el 18 de agosto de 2015, debido a

que no se establecieron las especificaciones técnicas de la herramienta virtual, se

consideró como base los acuerdos constantes en las actas: 20 “Aprobación documento

de diseño y arquitectura de la biblioteca virtual”, 23 “Revisión y aprobación de los $ ctr'eas/eíte



bocetos del diseño gráfico para la biblioteca virtlial presentado por INTERSA”, y 29

“Aprobación de estructura y metadatos de la biblioteca virtual”, y los módulos ofertados

en la oferta técnica, estableciéndose las siguientes observaciones:

La Dirección de Gestión Documental, unidad requirente, no está utilizando la

Biblioteca Virtual, motivo por el cual no se designó una persona que administre la

herramienta, y la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación no

asignó una persona para que gestione la infraestructura y monitoree los servicios

de la herramienta Virtual.

Los servidores de la DTIC no están capacitados en el manejo y administración de

la Biblioteca Virtual, debido a que los servidores que fueron capacitados no

realizaron la transferencia de conocimiento, por lo que no pudieron indicar todas las

funcionalidades que tiene la Biblioteca en lo referente a: tipos de contenidos,

políticas de acceso al cliente, requerimientos de red, estrategias de respaldo y los

servidores Front End y Storage; y, también porque desconocían su ubicación.

Los módulos de: edición, estructura, vinculación externa no fue posible verificarlos,

por cuanto la Dirección de Gestión Documental y la Dirección de Tecnologías de

Información y Comunicación no contaban con la clave de administración para el

acceso a los módulos.

Las verificaciones se realizaron en el ambiente de preproducción, debido a que la

Biblioteca Virtual fue aceptada por la Administradora del Contrato en este ambiente,

desconociéndose las razones por las cuales no se recibió la herramienta

implementada.

No se pudo verificar en que servidor se encuentran almacenados los archivos

digitalizados de la Biblioteca Virtual; sin embargo, a través del servidor de

preproducción se visualizó que existen 554 documentos publicados en la

herramienta virtual.

Lo expuesto se presentó debido a que la Directora de Gestión Documental -

Administradora del Contrato, que actuó de 16 de enero de 2012 al 6 de julio de 2014, y

el Director de Tecnologías de Información y Comunicación, cuya gestión fue del 14 de

enero de 2013 al 3 de enero de 2014, no establecieron en los pliegos toda la informacióneltec4ccf>o



técnica requerida para la ejecución de la consultoría, por lo que inobservaron lo previsto

en los artículos 23 y 31 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública, 20 de su Reglamento; y, los numerales 3, 5 y 6 de la Norma de Control Interno

410-07 “Desarrollo y adquisición de software aplicativo”, ocasionando que los

proveedores invitados no dispongan de esta información para presentar en la oferta

técnica y económica de este producto, y que la Biblioteca Virtual sea recibida

únicamente a base de los parámetros presentados por la contratista en su oferta.

La Administradora del Contrato, la técnica de gestión documental 2, la Gerente de

Gestión de Proyectos Informáticos, el Coordinador de Gestión de Desarrollo de

Sistemas Informáticos y el Director de Tecnologías de la Información y Comunicación,

mediante acta de entrega - recepción de 10 de septiembre de 2013, e Informe Técnico

DTIC-UGDPI-2013-0059 de 5 de septiembre de 2013, aceptaron el producto en un

ambiente de preproducción y sin que la herramienta se encuentre implementada como

lo estipulaba la cláusula quinta del contrato “Objetivos Específicos, Actividades y

Productos”, letra b) de la Actividad 4 “Diseño, implementación y puesta en

funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES”, inobservaron lo establecido

en los numerales 8 y 10 de la Norma de Control Interno 410-07 “Desarrollo y adquisición

de software aplicativo”, lo que dio lugar a que la Administradora del Contrato solicite el

pago de 15 000,00 USD + IVA del producto 4B, que no estuvo en uso por parte de la

Dirección de Gestión Documental.

El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66 y 77-DAAC-SENPLADES-

FCM-2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y

actual Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex y actual

Director de Tecnologías de Información y Comunicación, ex Técnica de Gestión

Documental designada para la suscripción del acta de entrega recepción, ex Gerente

de Gestión de Proyectos Informáticos y ex Coordinador de Desarrollo de Sistemas

Informáticos de Administración de Procesos, Directora de Administración de Procesos,

ex Coordinadora General de Gestión Estratégica, Coordinador General de Gestión

Estratégica y Gerente General de INTERSA respectivamente.

La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del borrador del informe


2015, recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó que el diseño e implementación de lae¿fecinue-UA



Biblioteca Virtual debía ser de acuerdo a los estándares de software de la institución,

adjuntó actas de reuniones suscritas luego de la firma del contrato, por el Gerente

General de INTERSA, servidores de la Dirección de Gestión Documental y de la

Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en las que establecieron el

diseño y la arquitectura de la Biblioteca Virtual, además señaló:

.. SENPLADES no contaba con una herramienta de biblioteca virtual motivo por el cual no se podía tener los parámetros específicos que se necesitaba que cumpla la Biblioteca Virtual. Por lo que se adoptó macro procesos estándares existentes en el mercado...- Con correo electrónico de 16 de agosto de 2013... el Ing.... solicita a la Directora de Gestión Documental, Subrogante los documentos de Visión y Requerimientos funcionales...”.

Y con respecto a la aceptación y pago de la Biblioteca Virtual en el ambiente de

preproducción, indicó que en el informe técnico DTIC-UGPI-2013-0059 de 5 de

septiembre de 2015, aprobado por el Director de Tecnologías de Información y

Comunicación se sugirió aceptar el producto quedando pendiente el paso al ambiente

de producción, por lo que aceptó conforme la recomendación de la DTIC, por ser el área

de la cual dependen los componentes tecnológicos institucionales.

Además, la ex Directora de Gestión Documental, con oficio MT-2015-004 de 14 de

septiembre de 2015 indicó que consideró pertinente pagar el valor del producto, puesto

que el ingreso de documentos dependería de una revisión pormenorizada por las

posibles implicaciones legales que salían fuera del alcance y aprobación de la

Administradora del Contrato, por lo que el paso a ambiente de producción se tenía

pendiente por cuanto no se disponía de la totalidad de los documentos a ser

incorporados en la Biblioteca Virtual, mismos que dependían de la aprobación del

producto 4A, que debía realizarlo el Coordinador General de Asesoría Jurídica,

delegado con memorandos SENPLADES-SNPD-2013-0155-M y 232 de 14 de octubre

y 27 de diciembre de 2013.

El ex servidor Público 5, (ex Coordinador de Gestión de Desarrollo de Sistemas

Informáticos), posterior a la lectura del borrador del informe, efectuado el 7 de

septiembre de 2015 con comunicación de 3 de septiembre de 2015, recibido el 7 de

septiembre de 2015 indicó que la Dirección de Tecnologías de Información y

Comunicación, designó a un administrador de la aplicación de la Biblioteca Virtual quien

tenía clave de administrador, además señaló:^ ¡rcini*



"... siendo necesario para que la Biblioteca Virtual sea puesta en funcionamiento contar con los productos que estaban bajo responsabilidad de la Dirección de Gestión Documental referente a los ítems a. y c....- Adicionalmente debo señalar que luegode haberla Biblioteca Virtual superó (sic) las pruebas de aseguramiento de la calidad de tecnología, el proceso regular para ejecutar el paso a producción debía haber sido oficializado por parte de (sic) área requirente con el envío de memorandos de aceptación del producto..., cabe señalar que en los memorandos enviados por el área requirente se formalizaban los siguiente puntos: evidencia de ejecución de pruebas funcionales y aceptación del aplicativo, designación de administrador funcional de la herramienta y solicitud de administrador técnico, solicitud de publicación del aplicativo y definición del uso que se dará a la herramienta informática por parte del área requirente en base a sus necesidades institucionales........ losservidores de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación nos vemos imposibilitados de realizar un paso a producción unilateralmente, tomando en cuenta que los productos a y c de la Actividad 4 mencionados en el Contrato no fueron entregados a la Dirección de Gestión Documental ni integrados a la Biblioteca Virtual........ la herramienta no fue colocada en ambiente de producción al no existiruna formalización por parte del área usuaria la cual no solicitó el paso a producción........ la aceptación que realizó la Dirección de Tecnologías deInformación y Comunicación es a la herramienta, siendo parte de la aceptación funcional la ejecución de carga documental... debía ser revisada por los funcionarios de la Dirección de Gestión Documental previo al pago...”.

El ex Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con oficio 2015-094-

ESPE-d-6 de 15 de septiembre de 2015, se refirió en similares términos a lo expresado

por el ex servidor público 5.

La Analista de Tecnologías de Información y Comunicación (ex Gerente de Gestión de

Proyectos Informáticos), posterior a la lectura del borrador del informe, efectuado el 7

de septiembre de 2015, con oficios SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0049-OF de 31 de

agosto de 2015, recibido el 7 de septiembre de 2015, indicó que se sugirió aceptar el

producto en el ambiente de preproducción tomando en cuenta las definiciones y

acuerdos detallados en las actas de reuniones, señalando además:

.. dentro de la última conclusión del informe se dejó claramente indicado a la Unidad requirente que estaba pendiente el paso de la herramienta al ambiente de producción, lo cual debía darse después de que la empresa INTERSA presente el informe de calidad de la Dirección de Tecnología de Información satisfactorio y el cumplimiento de los solicitado por el área de Gestión de infraestructura y Operaciones...- Cabe mencionar que para el paso a un ambiente de producción de las aplicaciones se necesita de manera formal el pedido de la Unidad requirente, al Director de Tecnologías de Información y Comunicación; y la entrega de la respectiva documentación técnica y código fuente...- El informe técnico emitido por la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, debía haber sido analizado y revisado por la Unidad requirente para proceder con el pago, ya que era competencia de esta unidad hacer cumplir a la empresa INTERSA las observaciones que se indicaron oportunamente para recibirá satisfacción la herramienta...”.

$ Veltrfiun v

Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES21


El ex Gerente General de INTERSA, con oficio WH-14-sep-15 de 14 de septiembre de

2015, indicó:

"... Intersa firma el acta de entrega recepción en pre-producción ya que la Senplades poseía vigente una biblioteca virtual, la cual estaba en producción y la decisión mencionada por porte (sic) de la DTIC, fue que debía poseer una autorización para dar de baja dicha herramienta, y solo así, entonces colocar la nueva herramienta proporcionada por Intersa S.A., por tanto fue decisión de la Senplades realizar (sic) el acta de entrega recepción libre y voluntariamente por la aceptación del producto...

Lo expresado ratifica lo comentado por el equipo de control, ya que recién en la etapa

de ejecución de la consultoría, se establecieron los requerimientos funcionales que

debía cumplir la Biblioteca Virtual; es decir, las especificaciones técnicas no fueron

formuladas en los pliegos ni en el contrato; y, los servidores de la Dirección de

Tecnología de la Información y Comunicación en su informe técnico sugirieron aceptar

la herramienta sin que se encuentre implementada, por lo que no debió ser aceptada a

satisfacción por la Administradora del Contrato ni ser pagada hasta que se cumpla con

todas las estipulaciones contractuales.

Los productos que la empresa INTERSA entregó parcialmente y que fueron pagados

deduciendo el anticipo correspondiente y las retenciones de ley son:

PRODUCTOS ENTREGADOS PARCIALMENTE

N. Actividades/productos Entregaparcial

Fecha de entrega

producto

Fecha acta de entrega recepción

Valor parcial del producto

USD

CUR Fecha de pago


A

Documentación, aproximadamente 4500 cajas de archivo +/- 10%, que reposa en los archivos institucionales de la SENPLADES, generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, .que el Consultor diseñará para la SENPLADES

1 30/04/2013 04/06/2013 11 958,33 4404 10/07/2013

c 21/06/2013 24/07/2013 13 951,39 5042 31/07/2013

3 19/08/2013 26/08/2013 13 951,39 5991 30/08/2013

4 19/09/2013 25 09/2013 13 951,39 6987 17/10/2013

5 18/10/2013 28/10/2013 13 951,39 7259 31/10/2013

B


I 30/07/2013 07 08/2013 38 646,67 5417 13/08/2013

2 30/08/2013 10/09/2013 38 646,67 6362 20/09/2013

i 30/09/2013 25/10/2013 38 646,67 7262 31/10/2013

4 30/10/2013 11/11/2013 38 646,67 7903 28/11/2013

VCíntic/o*



PRODUCTOS ENTREGADOS PARCIALMENTE

N. Actividades/productos Entregaparcial

Fecha de entrega

producto

Fecha acta de entrega recepción

Valor parcial del producto

USD

CUR Fecha de pago

4 Diseño. imolementación v puesta en funcionamiento de la Biblioteca Virtual de la SENPLADES -

Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual

1 31/07/2013 08/08/2013 620,00 5413 13/08/2013

A 2 30/08/2013 09/09/2013 620,00 2535 30/05/2014de la SENPLADES 3 30/09/2013 07/10/2013 620.00 6985 16/10/2013

C

Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se consideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos +/- 5%)

1 30/09/2013 09/10/2013 3.666,67 6989 17/10/2013

En las entregas parciales del producto 3B se Identificaron las siguientes novedades:

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-07-2013 de 30 de

julio de 2013, en cumplimiento al cronograma, realizó la primera entrega parcial del

producto 3B; en su informe no especificó el número de carillas digitalizadas,

únicamente indicó que el avance del proyecto de ese producto era del 1,78%,

entrega que fue aceptada por la Directora de Gestión Documental, subrogante

(Administradora del Contrato) y por la Técnica de Gestión Documental 2, mediante

informe técnico y acta de entrega recepción de 7 de agosto de 2013, documentos

en los que tampoco se indicó el número de carillas digitalizadas por la Consultora.

El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-30-08-2013,

IN-SENPLADES-30-09-2013-S e IN-SENPLADES-30-10-2013-T de 30 de agosto,

30 de septiembre y 30 de octubre de 2013 presentó a la Administradora del

Contrato, la segunda, tercera y cuarta entrega parcial del producto 3B, e indicó en

sus informes el número de carillas digitalizadas.

La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, a partir de la segunda

entrega, emitió los informes técnicos DTIC-UGIO-2013-192, 213 y 233 de 9 de

septiembre, 16 de octubre y 5 de noviembre de 2013, respectivamente, suscritos

por: el Administrador de servicios y almacenamiento, el Coordinador de la Unidad

de Sistemas Informáticos y por el Director de Tecnologías de Información y

Comunicación, en los cuales señalaron que, en el equipo servidor asignado a

INTERSA para que almacene los documentos escaneados, se encontraron

archivos con extensión PDF, que se detallan a continuación:^ ircinJiñrc*



NUMERO FECHA INFORME INTERSA INFORME TÉCNICOENTREGA ENTREGA Número de Carillas TECNOLOGICO

PRODUCTO 3B Digitalizadas No. de archivos en formatoPDF

Segunda 30/08/2013 873 845 51 639Tercera 30/09/2013 1 477 609 158 764Cuarta 30/10/2013 1 321 730 257 713

En los informes emitidos por la DTIC se recomendó que se entreguen los listados

de los documentos que se colocaron en el repositorio aprobado por la Dirección de

Gestión Documental, a fin de confrontar los datos que obtuvieron y verificar si son

correctos; sin embargo, la Directora de Gestión Documental no entregó lo solicitado,

por lo que la DTIC en sus informes se limitó únicamente a comunicar el número de

archivos en formato PDF que se encontraban en el servidor, en consecuencia no

se identificaron los procedimientos que utilizó la Administradora del Contrato y la

Técnica de Gestión Documental 2, para verificar y aceptar las carillas digitalizadas

por el Consultor, según actas de entrega - recepción de 10 de septiembre, 25 de

octubre y 11 de noviembre de 2013, considerando que los informes técnicos de la

DTIC únicamente hacen referencia al número de archivos en formato PDF, y que la

aceptación del producto 3B de acuerdo a lo estipulado en la cláusula séptima del

contrato, estaba vinculada al número de carillas digitalizadas.

El equipo de control, con oficio 030-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,

solicitó a la ex Directora de Gestión Documental indique los procedimientos utilizados

para verificar y aceptar las carillas digitalizadas, quien con oficio MT-2015-001 de 17 de

julio de 2015, informó que las revisiones de los documentos digitalizados las realizó

personalmente identificando las cajas y verificando los documentos físicos con las

imágenes de los documentos almacenados en el servidor; señaló que el apoyo de la

DTIC era en función de constatar el uso y espacio de almacenamiento en el servidor;

sin embargo, no adjuntó documento alguno que evidencie lo afirmado; así como, en las

actas de entrega recepción parciales de la segunda, tercera y cuarta entrega, aceptó el

número de carillas digitalizadas en base a los informes de la DTIC; es decir, no demostró

que el número de carillas digitalizadas por el contratista, efectivamente se encuentren

en el servidor, y tampoco proporcionó al equipo de control el listado de los documentos

digitalizados para poder realizar la revisión. '$ ve ink '*u*7*o



En acta de verificación de los documentos digitalizados y entregados por INTERSA,

suscrita el 11 de julio de 2015, por la auditora informática de apoyo de la Contraloría, la

responsable de Infraestructura y Operaciones y por el Director de Tecnologías de

Información y Comunicación, se indicó:

.. Debido a que no existe el detalle de los documentos solicitados a ser escaneados, no se pudo verificar si estos documentos eran los solicitados por la entidad....- Se hace referencia a documentos y no a carillas como especifica el producto 3B...- Se encontraron 364133 archivos con extensión PDF de los cuales no se pudo verificar cuales archivos corresponden a las diferentes entregas... ”.

Las novedades señaladas, se presentaron debido a que la Administradora del Contrato

no estableció el procedimiento para verificar el número de documentos y carillas

digitalizadas, lo que originó que la Dirección de Gestión Documental no disponga de un

listado de documentos a digitalizar por la consultora, que permita posteriormente

verificar el número de carillas efectivamente procesadas de acuerdo a las

especificaciones establecidas en los pliegos y en el contrato, por lo que la Directora de

Gestión Documental titular y subrogante y la Técnica de Gestión Documental 2,

inobservaron lo previsto en el artículo 121 del Reglamento General de la Ley Orgánica

del Sistema Nacional de Contratación Pública y en la cláusula séptima del contrato

“Alcance de los Trabajos”.

La Directora de Gestión Documental, respecto al uso de los productos que fueron

aceptados y pagados por la SENPLADES, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-

0027-OF de 24 de agosto de 2015, al equipo de control informó que los productos: 3B,

4A, 4B y 4C, que representan un pago de 175 113,33 USD más IVA, (Anexo 2) no están

siendo utilizados por la SENPLADES, en razón de que la utilización de éstos dependen

de la Herramienta de Gestor Documental, que no fue recibida a satisfacción por la

SENPLADES, según lo señalado por la Directora de Gestión Documental en oficio

SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0077-OF de 15 de septiembre de 2014, en el que al

Gerente General de INTERSA le indicó, que el Gestor Documental no cumplió con los

literales a), b), c) y d) de la cláusula quinta del contrato, y señaló:

"... la herramienta no cumple con los siguientes requerimientos:...- 1. Instalación y conectividad en equipos y dependencias de SENPLADES...- 2. Pruebas de factibilidad de funciones de la herramienta para los usuarios...- 3. Utilización de pantallas, préstamos de documentos, reportes de ingreso de metadatos, escaneo, búsquedas; es decir, nunca se realizó una presentación formal donde se pueda evidenciar el funcionamiento de la herramienta para el usuario, paso imprescindible

V t ir íF i t in c p



para que DTIC pueda subir a producción la misma...- 4. Carga de los archivos digitalizados para el funcionamiento eficiente...- Año 2006 y anteriores... - Año 2009 incompleto... - Año 2010, 2011 y 2012 no se encuentran ingresados... - Archivos de gestión de áreas no se encuentran ingresados...-5. Carga de documentos de (sic) digitales de Gestor Documental Quipux a Gestor Documental SENPLAES... ”.

El equipo de control, con oficios 59, 60, 61,62, 63, 64, 67 y 77-DAAC-SENPLADES-

FCM-2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y

actual Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex y actual

Director de Tecnologías de Información y Comunicación, ex Técnica de Gestión

Documental designada para la suscripción del acta de entrega recepción, ex Directora

de Gestión Documental, subrogante y Gerente General de INTERSA, respectivamente.

La Técnica designada para la suscripción del acta de entrega - recepción, en respuesta

a la comunicación de resultados provisionales, con oficio 002-ESEE de 3 de septiembre

de 2015, indicó que suscribió las actas conforme lo previsto en el artículo 124 del

Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; sin

embargo, se estableció que recibió los productos 4B y 3B sin que éstos cumplan con las

estipulaciones contractuales, por lo que lo comentado por el equipo de control se

mantiene.

La ex Directora de Gestión Documental, subrogante (Administradora del Contrato),

posterior a la lectura del borrador del informe, efectuada el 7 de septiembre de 2015,

con oficio NAB-2015-003 de 15 de septiembre de 2015, indicó que la Directora de

Gestión Documental titular no estableció un proceso para identificar el número de

documentos y carillas digitalizadas, por lo que de manera verbal sugirió a la Directora

de Gestión Documental titular, que solicite a INTERSA un informe que detalle el número

de carillas digitalizadas y a la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación

el informe técnico que corrobore los datos almacenados y las carillas digitalizadas en el

servidor.

La ex Técnica de Gestión Documental 2, que fue designada para suscribir las actas de

entrega recepción, se refirió en los mismos términos que en su respuesta a la

comunicación de resultados.

Lo expresado por la ex Directora de Gestión Documental, subrogante ratifica lo

comentado por el equipo de control, por cuanto reconoció que no se estableció un verntideta



procedimiento para recibir el producto 3B, por lo que en la primera entrega no se

especificó el número de carillas digitalizadas y desde la segunda entrega se aceptó el

producto a base del informe técnico realizado por la DTIC en los cuales únicamente se

mencionaron el número de archivos existentes en el servidor y no el número de carillas

efectivamente digitalizadas.

Conclusiones

La empresa INTERSA en las fechas establecidas en el contrato principal y

complementario, entregó 5 productos completos y 4 productos parciales, los mismos

que fueron aceptados por la Administradora del Contrato y pagados, de los cuales los

productos: 3B, 4A, 4B y 4C por los que se pagó 175 113,33 USD, no están siendo

utilizados por la SENPLADES por cuanto la utilización del producto 3B depende de la

Herramienta de Gestor Documental, la misma que el Contratista no entregó a

satisfacción de la SENPLADES; y, los productos 4A, 4B y 4C no cumplieron con lo

estipulado en la actividad 4 “Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de la

Biblioteca Virtual de la SENPLADES”.

La Directora de Gestión Documental, generadora de la necesidad, no estableció en los

pliegos del proceso de contratación toda la información referente a las condiciones

funcionales y técnicas que debía contener y cumplir la Biblioteca Virtual, por lo que el

documento de requerimientos funcionales de la Biblioteca Virtual fue elaborado posterior

a la suscripción del contrato, lo que originó que la Biblioteca Virtual sea recibida por la

Administradora del Contrato, la técnica de gestión documental 2, la Gerente de Gestión

de Proyectos Informáticos, el Coordinador de Gestión de Desarrollo de Sistemas

Informáticos y el Director de Tecnologías de la Información y Comunicación, en un

ambiente de preproducción y a base únicamente de los parámetros presentados por el

contratista en su oferta, que la herramienta no se implemente y no esté en uso en la

Dirección de Gestión Documental.

La Administradora del Contrato no estableció un procedimiento para verificar el número

de documentos y carillas digitalizadas, lo que originó que la Dirección de Gestión

Documental no disponga de un listado de documentos a digitalizar por la consultora,

que permita posteriormente verificar el número de carillas efectivamente procesadas de

acuerdo a las especificaciones establecidas en los pliegos y en el contrato, y que se $ vc.inf¡&rtie



hayan recibido y pagado los productos 4B y 3B, sin que éstos cumplan con las

estipulaciones contractuales.

Recomendaciones

Al Coordinador General Administrativo Financiero

3. Vigilará y dispondrá a los administradores de los contratos, que reciban los

productos de consultoría únicamente cuando cumplan con todas las estipulaciones

establecidas en los pliegos y contratos, a fin de que éstos sean implementados y

aplicados por los servidores generadores de la necesidad.

4. Vigilará y dispondrá a la Directora de Gestión Documental, que en coordinación con

el Director de Tecnologías de Información y Comunicación, implementen la

Biblioteca Virtual, realicen la capacitación a los administradores de la infraestructura

y usuarios de esta herramienta virtual, a fin de utilizar los productos recibidos y

pagados de la actividad 4 “Diseño, implementación y puesta en funcionamiento de

la Biblioteca Virtual de la SENPLADES”, acción de la cual le presentará un informe

para su conocimiento y seguimiento.

A los Subsecretarios y Coordinadores Generales

5. Dispondrán a los responsables de las unidades requirentes de la contratación,

establezcan en los términos de referencia y pliegos toda la información referente a

las condiciones funcionales y técnicas que deben cumplir los bienes y servicios

requeridos.

Subcontratación de los servicios de consultoría y falta de control de la

Administradora del Contrato

Los productos de las actividades: 1 “Normalización de la gestión documental y

archivística” y 3 “Organización, inventario, depuración y digitalización de los archivos

institucionales”, fueron entregados a la Administradora del Contrato por el Gerente

General de INTERSA y un Consultor en Gestión Documental, el mismo que de acuerdo

al formulario 5 “Lista de personal asignado al proyecto”, presentado por INTERSA en la$ vcinh'ocAo



oferta técnica, no constaba dentro de las personas que fueron calificadas para participar

en la ejecución del contrato.

El Consultor en Gestión Documental que suscribió algunas actas de entrega de los

productos antes mencionados, según el portal web de la Superintendencia de

Compañías, es Presidente de la empresa MICROFILE DEL ECUADOR

ECUAMICROFILE CIA.LTDA., que fue invitada para participar en el proceso de

contratación. Representante Legal que mediante actas, entregó 9 productos; sin

embargo, con comunicación de 19 de marzo de 2014, a la Administradora del Contrato,

expresó:

“...Yo, ..., por la presente me permito aclarar que no tengo ninguna relación contractual con Intersa S.A. en calidad de Consultor en Gestión Documental, ni derivado del contrato que dicha empresa mantiene con la ... SENPLADES, ni de ningún otro... ”.

Y con comunicación de 20 de marzo de 2014, al Gerente General de INTERSA,

expresó:

“...De manera complementaria considero pertinente, precisar que mi participación en el Proyecto que su empresa ejecuta en la SENPLADES, es la de coordinar técnicamente las actividades operativas; y, en mi condición de Consultor en Gestión Documental y Archivística de Microfile del Ecuador..., elaborar los documentos técnicos normativos y de capacitación derivados del compromiso contractual estipulado entre nuestras empresas, relacionados con la ejecución de la Consultoría para la SENPLADES...

De lo expresado por el Presidente de la empresa ECUAMICROFILE, se desprende

que INTERSA subcontrató a la empresa ECUAMICROFILE, para que participe en la

ejecución de la consultoría, situación que no fue puesta en conocimiento de los

miembros de la Comisión Técnica, en la negociación llevada a cabo el 8 de febrero de

2013 conforme se desprende del acta CLC-007-2013; al respecto, el equipo de control

con oficios 047 y 048-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 3 de agosto de 2015, solicitó

al Presidente de ECUAMICROFILE y al ex Gerente General de INTERSA, el contrato

suscrito entre las partes, quienes con oficio JEPV-2015 y comunicación de 11 y 7 de

agosto de 2015, respectivamente, presentaron copia del contrato suscrito entre las dos

empresas y adjuntaron el acta de reconocimiento de firma de 15 de marzo de 2013,

celebrado en la Notaría Segunda del Cantón Quito.$ vtmÍ'¡rtM*ve



El contrato de prestación de servicios profesionales suscrito entre las empresas

INTERSA y ECUAMICROFILE el 15 de marzo de 2013, estipulaba que

ECUAMICROFILE debía realizar los productos de la actividad 1, 3A, 4B y 5A, con un

precio de 91 000,00 USD, que corresponde al 24% del valor total del contrato suscrito

con la SENPLADES.

Cabe señalar, que en el expediente del proceso de contratación no se encontró

documento alguno, que evidencie que el Gerente General de INTERSA comunicó a la

Administradora del Contrato la subcontratación realizada, así como tampoco, en los

pliegos y en la oferta presentada se estableció la existencia de una subcontratación, por

lo que se inobservó lo previsto en los artículos: 79 de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública, 35 y 120 de su Reglamento General, situación

generada por la falta de control de la Administradora del Contrato sobre las personas

que participaron en la ejecución de la consultoría, es así que, ninguno de los consultores

presentados en la oferta técnica de INTERSA, participaron en la ejecución total del

contrato, a pesar de que se comprometieron a prestar sus servicios durante la

realización del contrato, de acuerdo al formulario 7 “Carta de compromiso asignado al

proyecto” y sobre los cuales los Miembros de la Comisión Técnica calificaron la oferta y

aplicaron los criterios de evaluación del personal asignado al proyecto, lo que originó

que la SENPLADES desconozca sobre el compromiso contractual existente entre las

dos empresas, así como no se informe a la Administradora del Contrato con

oportunidad, el ingreso y salida de personal del proyecto de acuerdo al siguiente detalle:

CargoTiempo de

participación según oferta (meses)

Tiempo de participación según oficio IN- SENPLADES-2-05-2014-A de 2 de mayo de

2014Consultor en Gestión Documental y Archivística

9 Desde marzo a septiembre 2013, se incorporó nuevamente al proyecto en marzo 2014 (7 meses)

Arquitecto de Software 7 Desde marzo a junio 2013 (4 meses)Consultor Programador Sénior JEE-JAVA

7 Desde marzo a agosto 2013 (6 meses)

Consultor Programador JEE- JAVA

7 Desde marzo a mayo (3 meses)

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-2-05-2014-Ade 2 de mayo

de 2014, después de transcurrir aproximadamente un año, informó a la Administradora

del Contrato sobre los ingresos y salidas de personal que participaron en el proyecto, e

indicó:

$ tre-inú»



"... nos permitimos adjuntar... el listado total del personal que ha venido colaborando como equipo de trabajo desde marzo del año 2013, mismo que por diversas circunstancias nos colaboró o reiniciaron actividades, y los cuales poseen contratos de diferente tipo, es decir contratos escritos y verbales que se mantienen conforme las políticas internas llevadas por Intersa...

El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 68 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de

27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual Directora

de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, Presidente de MICROFILE

DEL ECUADOR ECUAMICROFILE CIA. LTDA. y Gerente General de INTERSA

respectivamente, sin recibir respuesta.

La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del informe borrador,


2015, recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó:

“...Desconocía de la Subcontratación por parte de INTERSA HACIA MICROFILE del ECUADOR, ...lo que se me informó es que era el consultor adicional a título personal en gestión documental... - Al respecto de lo que puedo mencionar es que al recibir, con sorpresa el 19 de marzo de 2014, el oficio S/N mediante el cual... indica no tener relación contractual con INTERSA S.A., inmediatamente por desconocer acciones legales al respecto a través de Memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0148-M, de 19 de marzo de 2014 notifique del particular al Coordinador Administrativo Financiero..., solicitándole elevar a conocimiento del Coordinador General Jurídico a fin de que emita criterio jurídico v directrices al respecto; v. con Memorando SENPLADES-DGD-2014-0170-M de 8 de abril de 2014. insistí en el pedido. Sin que hasta la fecha en la que renuncié (6 de julio de 2014) se remitiera criterio jurídico alguno... ”.

Y con oficio MT-2015-004 de 14 de septiembre de 2015, adjuntó el memorando

SENPLADES-CGAF-2014-0674-M de 3 de abril de 2014, en el que el Coordinador

General Administrativo Financiero solicitó criterio jurídico al Coordinador General de

Asesoría Jurídica, quien después de 98 días con memorando SENPLADES-CGAJ-

2014-0374-M de 10 de julio de 2014, y después de que la Administradora del Contrato

solicitara la terminación unilateral del contrato, indicó que se deberá informar si hubo

incumplimiento contractual e imponer las sanciones correspondientes.

El ex Gerente General de INTERSA, con comunicación de 3 de septiembre de 2015 y

oficio WH-14-sep-15 de 14 de septiembre de 2015, recibidos el 7 y 16 de septiembre de

2015, respectivamente indicó que en forma permanente se mantuvo comunicación

verbal sobre la participación del personal técnico y de MICROFILE en las actividades fve.init> y uno



relacionadas con el contrato y que el 2 de mayo de 2014, le informó a la Administradora

del Contrato sobre el personal que participó en la consultoría, reconociendo que no

existió aprobación expresa sobre la participación de MICROFILE.

Lo mencionado por el ex Gerente General de INTERSA ratifica lo comentado por el

equipo de control, y la Administradora del Contrato por su falta de control en la ejecución

del contrato, desconocía la subcontratación que realizó INTERSA a MICROFILE,

situación que luego de transcurrir un año desde el inicio de la ejecución del contrato,

INTERSA informó sobre la participación del personal en las actividades contractuales.

Conclusión

El Representante Legal de la empresa INTERSA realizó una subcontratación de los

servicios de consultoría, de los productos de la actividad 1, 3A, 4B y 5A, con la

empresa ECUAMICROFILE por 91 000,00 USD; aspecto que no estaba establecido

en los pliegos, en su oferta presentada y que al momento de la negociación no fue

puesta en conocimiento de los miembros de la Comisión Técnica; así como no puso

en conocimiento oportunamente a la Administradora del Contrato, situación originada

por la falta de control de la misma, sobre los ingresos y salidas de personal que

participaron en el proyecto, ocasionando que la SENPLADES desconozca el

compromiso contractual existente entre las dos empresas y se realicen las acciones

correctivas.

Recomendación


6. Dispondrá al Coordinador General de Asesoría Jurídica que en los contratos de

consultoría incluya dentro de las cláusulas contractuales, una que contenga la

obligatoriedad del contratista de solicitar oportunamente la autorización al

Administrador del Contrato, sobre la modificación del personal técnico asignado al

proyecto presentado en la oferta técnica y sobre los cuales se realizó la calificación,

a fin de asegurar que las consultorías sean desarrolladas por las personas que

efectivamente fueron contratadas y sus productos sean presentados como fueron

contratados.

^ tre m ió -i <dos



Suscripción de contratos complementarios

En el expediente del proceso de contratación no se encontró las entregas de los 5

productos siguientes:

PRODUCTOS NO ENTREGADOS

N. ACTIVIDADES/PRODUCTOS No.ENTREGA

VALORPRODUCTO

USD

FECHA PREVISTA PARA LA ENTREGA

1 Normalización de la gestión documental y archivística

E

Documento que contenga la propuesta del Manual de Normas, Procedimientos e instructivos, que incluyan los procesos de gestión documental tanto física, como digital para el día a día, los procedimientos de organización de los documentos en los archivos de gestión, transferencia de documentos entre los diferentes niveles de archivos, organización del archivo central, control de préstamo o salida de documentos y expedición de certificación de documentos

Entregatotal 3 000,00 27/12/2013

2

A

Herramienta informática de los archivos institucionalesHerramienta informática de Gestión Documental provisto por el Consultor para la gestión de los archivos físicos como electrónicos y su integración con otros aplicativos institucionales y el sistema QUIPUX, implementada en las diferentes dependencias de la SENPLADES

Entregatotal 40 200,00 11/11/2013


A

Documentación, aproximadamente 4500 cajas de archivo +/- 10%, que reposa en los archivos institucionales de la SENPLADES, generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, que el Consultor diseñará para la SENPLADES

Sextaentregaparcial

27 902,78 30/11/2013

B


Quintaentregaparcial

38 646,67 29/11/2013


A Inventario de los documentos que formarán parte de la

Cuartaentregaparcial 620,00

31/10/2013

biblioteca virtual de la SENPLADES Quintaentregaparcial 620,00

29/11/2013

C Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se

Segundaentregaparcial

3 666,67 30/10/2013

fre tn 'h *^. "he*



PRODUCTOS NO ENTREGADOS

N. ACTIVIDADES/PRODUCTOS No.ENTREGA

VALORPRODUCTO

USD

FECHA PREVISTA PARA LA

ENTREGAconsideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos +/- 5%)

Terceraentregaparcial

3 666,67 29/11/2013

5 Capacitación dei personal de la SENPLADES y transferencia tecnológ ica

A


Entregatotal 4 000,00 27/12/2013

B

Documento que contenga el informe del evento de capacitación tecnológica (arquitectura de la herramienta informática) a los funcionarios responsables de la administración y el mantenimiento de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de

Entregatotal 1 000,00 27/12/2013

asistencia de las capacitaciones brindadas Informe Final

Documento que contenga una integración y relación de los trabajos realizados, así como sus conclusiones, hallazgos y recomendaciones y encontrados en la ejecución de la consultoría

Entregatotal 3 300,00 27/12/2013

TOTAL 126 622,79

El equipo de control, con oficios 023 y 030-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 1 y 8 de

julio de 2015, respectivamente, solicitó a la actual y ex Directora de Gestión Documental,

indique si la empresa INTERSA entregó los productos detallados en el cuadro

precedente.

La Directora de Gestión Documental, cuya gestión fue de 16 de enero de 2012 al 6 de

julio de 2014, en atención a la solicitud de información, con oficio MT-2015-001 de 17

de julio de 2015 indicó que se suscribieron 3 contratos complementarios en los cuales

se amplió el plazo para la entrega de los productos; y, con oficio SENPLADES-CGAF-

DGD-2015-0018-OF de 23 de julio de 2015 presentó al equipo de control los contratos

complementarios, documentos que fueron suscritos por los Coordinadores Generales

Administrativos Financieros en sus respectivos periodos de gestión con el Gerente

General de la empresa INTERSA, para ampliar el plazo de ejecución de la consultoría

en 224 días adicionales, como se detalla a continuación:^ jrtirih> y



FECHA DEAM PLIACIÓN DEL

N o. CONTRATO COMPLEMENTARIO

407840863006

FECHA DE

SUSCRIPCIÓN2 8 /1 1 /2 0 1 31 7 /1 2 /2 0 1 32 0 /0 3 /2 0 1 4

PLAZO NO. DÍASCONTRACTUAL ! AM PLIACIÓ N

3 0 /0 4 /2 0 1 4 i 124

2 5 /0 6 /2 0 1 4 560 8 /0 8 /2 0 1 4 44

TOTAL PLAZO ADICIONAL i 224

El Representante Legal de la empresa INTERSA, un día antes de cumplirse con el plazo

de la quinta entrega de los productos 3B y 4A, tercera entrega del producto 4C y 2 días

antes de la sexta entrega del producto 3A, con oficio IN-SENPLADES-28-11-2013-Z de

28 de noviembre de 2013 solicitó a la Administradora del Contrato la extensión del plazo

contractual para la entrega de los productos 1E, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe final,

de acuerdo a un cronograma de entregas parciales hasta el 30 de abril de 2014,

argumentando que el 4 de noviembre de 2013 las unidades administrativas iniciaron la

entrega masiva de documentación y considerando que todos los productos son

secuenciales.

La Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, con informe técnico

— económico SENPLADES-CGAF-DGD-2013-002 sin fecha, aceptó el cronograma

propuesto por INTERSA y extendió el plazo de ejecución del contrato hasta el 30 de

abril de 2014 sin contar con un criterio legal y sin efectuar un análisis técnico de la

magnitud de la información que debía procesar la consultora; en el informe indicó:

"... esta Dirección en calidad de Administradora del Contrato considera que procede la extensión del plazo solicitado conforme cronograma expuesto por la empresa Consultora, en virtud de que al ser los ejecutores operativos de la misma, son ellos quienes deben indicar el compromiso en términos de tiempo eficiente para culminar los productos...".

La Administradora del Contrato, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0370

de 28 de noviembre de 2013, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero

elabore el contrato, adjuntando el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-

DGD-2013-002, documentos recibidos en la Coordinación Administrativa Financiera, a las 16h10.

El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando

SENPLADES-CGAF-2013-2333-M de 28 de noviembre de 2013, solicitó a la



Coordinadora General de Asesoría Jurídica elabore el instrumento jurídico, documento

recibido a las 18h45.

El Coordinador General Administrativo Financiero y el Gerente General de INTERSA, el

mismo 28 de noviembre de 2013, suscribieron el contrato complementario 4078 en el

cual se estableció un nuevo cronograma de entrega de productos; así como se

consideró la ampliación del plazo del producto 2A relacionado con la Herramienta

Informática de Gestor Documental, que debió ser entregado hasta el 11 de noviembre

de 2013, sin que la empresa INTERSA lo haya solicitado y éste tampoco haya sido

considerado en el informe de la Administradora del Contrato, por lo que no existió

sustento documental alguno que justifique realizar la extensión del plazo de entrega del

producto 2A.

La empresa INTERSA con oficio IN-SENPLADES-16-12-2013-A de 16 de diciembre de

2013, por segunda ocasión solicitó a la Administradora del Contrato la extensión del

plazo contractual hasta el 25 de junio de 2014, y argumentó:

“...Como es de dominio público, el señor Presidente de la República decretó un feriado por fin de año, y en base a la experiencia de Intersa, la mayoría de empresas públicas, en esta época, se ven saturadas en algunos de sus procesos importantes, derivadas de las múltiples gestiones administrativas que realizan al cierre de año, por lo que se vuelve necesario solicitar extensión de plazo para la entrega de productos derivados de la ejecución de algunas actividades... ”.

La Administradora del Contrato con Informe Técnico - Económico SENPLADES-CGAF-

DGD-2013-003 de 17 de diciembre de 2013, aceptó la ampliación de plazo de la entrega

de los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B, e informe final, según cronograma

hasta el 25 de junio de 2014.

El Coordinador General Administrativo Financiero, a base del informe técnico económico

SENPLADES-CGAF-DGD-2013-003 presentado por la Administradora del Contrato,

con memorando SENPLADES-CGAF-2013-2503-M de 17 de diciembre de 2013 solicitó

al Coordinador General de Asesoría Jurídica elabore el contrato, suscribiendo el

Gerente de la empresa INTERSA el contrato complementario 4086.

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-18-03-2014-A de 18 de

marzo de 2014, un día antes que se cumpliera el plazo de la quinta entrega parcial del

producto 3B aprobado con contrato complementario 4086, solicitó a la Administradora iré m ió ^



del Contrato realizar una reprogramación de entrega de los productos 2A, 3A, 3B, 4A y

5A e indicó:

"...se han presentado circunstancias que afectan fundamentalmente a la organización, que impide concluir adecuadamente dichos compromisos. Estas circunstancias se refieren a la entrega interrumpida de documentos para su procesamiento, indistintamente de la entidad, unidades administrativas y años. Esto deriva en modificaciones permanentes de los inventarios y del arreglo físico de los documentos, una y otra vez. Tal es así que entre la documentación entregada en las últimas semanas se encuentran documentos de las entidades antecesoras, que se deberán incorporar tanto en el inventario como en el archivo físico del Repositorio del Parque Italia...".

La Administradora del Contrato, con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0146-

M de 18 de marzo de 2014 comunicó al Coordinador General Administrativo Financiero,

encargado, las novedades e inconformidades que se presentaron en la ejecución del

contrato; y, solicitó directrices o de ser el caso, disponga y ejecute las acciones que

correspondan por parte de la Institución, servidor que con memorando SENPLADES-

CGAF-2014-0593-M de 19 de marzo de 2014 le indicó que ejerza la responsabilidad

que le correspondía como Administradora del Contrato.

El Gerente General de INTERSA, en alcance al oficio IN-SENPLADES-18-03-2014-A de

18 de marzo de 2014, mediante oficio IN-SENPLADES-19-03-2014-A de 19 de marzo

de 2014 solicitó a la Administradora del Contrato una ampliación en el plazo contractual

hasta el 8 de agosto de 2014, sin presentar justificación alguna para que se autorice la

extensión del plazo de la consultoría, en la entrega de los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A,

4C, 5A, 5B e informe final.

La Administradora del Contrato en informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-

DGD-2013-005 de 19 de marzo de 2014, dejó constancia de las novedades generadas

en la presentación de los productos 2A y 3A, encontrándose entre éstas: la falta de

presentación de las estructuras organizacionales de documentos de archivo, el

incorrecto etiquetado de las unidades documentales y cajas, y los inventarios mal

levantados; sin embargo, de esta situación aceptó la ampliación de plazo hasta el 8 de

agosto de 2014, para la entrega de los productos de acuerdo al cronograma establecido;

además, entregas de avance semanal y señaló:

"... La Administradora del Contrato haciendo una excepción a su criterio personal y priorizando la necesidad institucional (conforme criterio y sugerencia verbal de las

J t r .emJtt jtA /efeV 'Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES

37


autoridades), de contar con archivos debidamente organizados, rotulados e inventariados e institucionalizados (sic) hasta la finalización de la consultoría como consta en contrato principal, considera extender el plazo de entrega... - Esta Dirección en calidad de Administradora del Contrato y en virtud de (sic) ha sido orden de Senplades, emite informe favorable para extender el plazo solicitado conforme las fechas de ratificación en cada uno de los productos...".

El Coordinador General Administrativo Financiero, encargado, a base del informe

técnico - económico de la Administradora del Contrato, con el Gerente General de la

empresa INTERSA, suscribió el 20 de marzo de 2014 el contrato complementario 3006.

La Administradora del Contrato aceptó las ampliaciones de plazo uno o dos días antes

de que se cumpla con la fecha de entrega de los productos y en ninguno de los 3

contratos complementarios existió la justificación legal y técnica para que acepte la

ampliación del plazo contractual en 224 días adicionales; es decir, la Consultora

INTERSA no demostró la existencia de las causales consideradas en la cláusula décimo

primera “Prórroga de Plazo” del contrato, que establece:

"... La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo podrá extender el plazo de vigencia del presente contrato solo en los casos que se indican a continuación, a solicitud de LA CONSULTORA en un término de hasta dos (2) días de suscitado el evento o cuando de los hechos se evidencie tal necesidad:... a) Por caso fortuito o fuerza mayor aceptado por la Secretaría de Planificación y Desarrollo, en los términos establecidos en el artículo 30 del Código Civil...- b) Cuando se suspendan los trabajos se cambien las actividades previstas en el cronograma por orden de la Secretaría de Planificación y Desarrollo y que no se deban a causas imputables a LA CONSULTORA...”.

Luego de la suscripción del contrato complementario 4086 realizada el 17 de diciembre

de 2013, el Coordinador General Administrativo Financiero con memorando

SENPLADES-CGAF-2013-2583-M de 22 de diciembre de 2013, estableció el

cronograma para la transferencia de los archivos de las unidades administrativas,

situación principal que utilizó la consultora como argumento para solicitar las

ampliaciones del plazo; además, se otorgó una ampliación de plazo a pesar de que en

el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DGD-2013-005 de 19 de marzo de

2014, se reveló varias novedades ocurridas en el cumplimiento de las cláusulas

contractuales, incluidos reprocesamientos de productos entregados que se produjeron

desde el inicio de la consultoría; y, la Administradora del Contrato no adoptó acción

alguna.



La ex Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, con oficio

MT-2015-001 de 17 de julio de 2015, al equipo de control, indicó:

"... previo a la suscripción del segundo, tercer y cuarto contrato complementario se realizaron reuniones con la Coordinación Administrativa Financiera... respectivamente en sus fechas de gestión, Coordinación General de Asesoría Jurídica... y personal de Despacho del Secretario Nacional (Coordinadora Institucional... y Asesora Administrativa), con quienes siempre se ha coordinado previamente para definir posición institucional en torno a la consultoría... ”.

Sin embargo, la ex Directora de Gestión Documental no proporcionó al equipo de

control, las actas de reuniones debidamente suscritas por las asesoras del Secretario

Nacional y por los Coordinadores Generales Administrativo Financiero y Jurídico, en las

que se evidencie los lineamientos que emitieron estos servidores en relación con la

ejecución contractual y las ampliaciones de plazo, que corrobore su afirmación.

La Administradora del Contrato en el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-

DGD-201 4-007 de 3 de julio de 2014, señaló que las ampliaciones de plazo se otorgaron

a INTERSA para que pueda cumplir con las observaciones y reprocesamientos de los

productos, situación que no justificó las extensiones de plazo, por cuanto INTERSA

debió presentar los productos conforme las estipulaciones contractuales, debiendo por

tanto haber efectuado las acciones inmediatas para que se cumpla con el objeto de la

consultoría en términos de calidad y tiempo; situación que se produjo debido a que la

Administradora del Contrato no aplicó los controles necesarios para que se cumpla la

programación de ejecución del contrato, lo que originó el otorgamiento de ampliaciones

de plazo por 224 días adicionales, sin que estos se justifiquen técnica y legalmente; y,

que los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe final no hayan sido

entregados oportunamente y que SENPLADES no los pueda utilizar, por lo que

inobservó lo previsto en los artículos: 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública, 121 de su Reglamento General, y lo que estipula la cláusula

décimo quinta del contrato “Administración y Supervisión del Contrato”.

El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 69, 70, 73 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-

2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual

Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex Coordinadores

Generales Administrativos Financieros, Coordinador General de Asesoría Jurídica y

Gerente General de INTERSA, respectivamente.n u c ir é



El ex Coordinador General Administrativo Financiero, en respuesta a la comunicación

de resultados provisionales, con comunicación de 3 de septiembre de 2015, indicó que

de acuerdo al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la

SENPLADES, la Coordinación General de Asesoría Jurídica a través de la Dirección de

Gestión Legal, tenía la responsabilidad de supervisar la elaboración de proyectos de

contratos; y, señaló:

"... según la información de la Ex-Directora de Gestión Documental, como administradora del contrato señala que al no ampliar el producto 2.A, no existe la relación en cadena de las actividades contratadas y su ejecución, pues estas son interdependientes entre sí... ”.

Lo expresado por el ex Coordinador Administrativo Financiero no justifica la ampliación

de plazo otorgada al producto 2A, en el contrato complementario 4078, suscrito el 28 de

noviembre de 2013, en razón de que no existió sustento legal y técnico que justifique la

extensión de plazo otorgada a este producto, que además no fue solicitado por la

consultora; así como, considerando que el Coordinador General Administrativo

Financiero de acuerdo al Reglamento de desconcentración administrativa, financiera y

jurídica de la SENPLADES, tiene la delegación de suscribir los contratos principales y

complementarios, previo a la suscripción del contrato, debió revisar que los documentos

habilitantes coincidan con el cuerpo del contrato.

La ex Directora de Gestión Documental, posterior a la lectura del borrador de informe,


2015 recibido el 8 de septiembre de 2015, indicó que con memorandos SENPLADES-

CGAF-2013-0805-M y SENPLADES-CGAF-2013-1493-M de 7 de junio y 2 de octubre

de 2013, respectivamente, se solicitó a las unidades organizacionales el traspaso de los

archivos a la Dirección de Gestión Documental, estableciendo para ello un plazo máximo

de entrega hasta el 30 de octubre de 2013; y, con correos electrónicos enviados a los

responsables de los archivos de las unidades institucionales, se indicó que la fecha

máxima de entrega era hasta el 6 de noviembre de 2013, traspasándose los archivos a

INTERSA, en su mayoría, con actas suscritas el 20 de noviembre de 2013, además

señaló:

“...Particular que ocasionó que SENPLADES no entregue a tiempo documentos a la consultora para su proceso, es así que la administradora del contrato en función de este análisis respecto de la falta de apoyo por parte de las áreas de SENPLADES recomendó la suscripción de un contrato complementario mismo que fue suscrito con



fecha el 28 de noviembre de 2013...- Como se puede evidenciar, todo el retraso por parte de SENPLADES para la entrega de documentos a la empresa consultora sirvió de base para que..., se solicite la autorización para la suscripción del contrato... ”.

Con respecto a la inclusión del producto 2A, en la extensión de plazo otorgada en el

contrato complementario 4078 de 28 de noviembre de 2013, indicó que INTERSA con

oficio IN-SENPLADES.29-11-2013-H de 29 de noviembre de 2013, solicitó que el

producto 2A, sea considerado dentro de la recalendarización hasta el 30 de diciembre

de 2013, además señalo:

"... al encontrarse con plazo otorgado para cubrir observaciones efectuadas por DTIC; y de que, además para recibir la herramienta en su totalidad debe aprobarse inventarios y poseer incorporados todos los documentos digitalizados de archivos (la consultoría es integral y por ende sus productos están vinculados). La administración de contrato consideró su recalendarización e inclusión en función del pedido de las nuevas fechas de entrega de productos realizado por INTERSA y de forma coordinada con la Coordinación General Jurídica se incluyó dentro del cronograma del contrato complementario....... con lo expuesto conforme sus atribuciones laCoordinación General Jurídica asesoró e indico (sic) a la administradora de contrato en la pertinencia de incluir lo antes mencionado en el contrato... ”.

El ex Coordinador General Administrativo Financiero, en comunicación de 14 de

septiembre de 2015, se refirió en similares términos expresados por la ex Directora de

Gestión Documental y se ratificó en lo referido en la respuesta a la comunicación de

resultados.

Lo expresado por los ex servidores ratifica lo comentado por el equipo de control, en

razón de que la ex Administradora en la ejecución del contrato no estableció un

cronograma de traspaso de los archivos de las unidades organizacionales a la Dirección

de Gestión Documental, para posteriormente ser entregados a INTERSA para su

procesamiento, recién el 20 de noviembre de 2013 se entregó masivamente los archivos

a la Consultora; el argumento, que por circunstancias imputables a la SENPLADES se

suscribió el contrato complementario 4078, no consta como causal en el informe técnico-

económico SENPLADES-CGAF-DGD-2013-002, a base del cual el Coordinador

General Administrativo Financiero suscribió el contrato sin observación alguna, por lo

que de ser imputable a la SENPLADES, debía realizarse la extensión de plazo

considerando lo estipulado en la cláusula décimo primera “Prórroga de Plazo” del

contrato, que indicaba que se deben otorgar ampliaciones de plazo en un término de 2

días de suscitado el evento; es decir, la Administradora del Contrato sabía que la



Consultora no podría cumplir con los plazos establecidos, en razón de que las unidades

organizacionales no entregaban los archivos para ser procesados por INTERSA.

Por otra parte, la ex Administradora del Contrato, en relación a la inclusión del producto

2A en el contrato complementario 4078, reconoció que después de la suscripción

realizada el 28 de noviembre de 2013, la empresa INTERSA presentó el 29 de

noviembre de 2013 la solicitud de ampliación de plazo del producto 2A; es decir, al

momento de la suscripción del contrato no existía los justificativos que sustente la

ampliación del plazo del producto mencionado.

Conclusiones

La Administradora del Contrato reveló varias novedades presentadas en el

cumplimiento de las cláusulas contractuales, así como del reprocesamiento de

productos entregados que se produjeron desde el inicio de la consultoría; sin embargo,

aceptó 3 ampliaciones de plazo, sin que se hayan presentado las causales estipuladas

en la cláusula décimo primera del contrato y los justificativos técnicos motivados por

INTERSA, situación presentada por la falta de control y aplicación de medidas

necesarias para el cumplimiento de los cronogramas aprobados para la presentación de

los productos, lo que originó que se le otorgue a la Consultora 224 días adicionales para

la ejecución contractual; que los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe

final no se hayan entregado oportunamente y que la SENPLADES no los pueda utilizar.

El Coordinador General Administrativo Financiero, suscribió el contrato complementario

4078, considerando la ampliación de plazo del producto 2A relacionado con la

Herramienta Informática de Gestor Documental, el mismo que debió ser entregado hasta

el 11 de noviembre de 2013, sin que la empresa INTERSA lo haya solicitado y la

Administradora del Contrato lo haya considerado en su informe, situación presentada

por la falta de control, lo que ocasionó que la extensión del plazo para la entrega del

producto 2A no esté sustentado en un informe legal y técnico.

Recomendaciones

A los Subsecretarios y Coordinadores Generales

7. Dispondrán a los Administradores de los contratos autoricen prórrogas de plazo una

vez que cuenten con el requerimiento presentado por los contratistas en un término

$ cuatcrtib ̂



de hasta dos días de suscitado el evento por caso fortuito, fuerza mayor o cuando

no se deban a causas imputables a la Consultora; y, de ser necesario, requieran el

criterio jurídico y técnico, con el fin de que las ampliaciones de plazo estén

debidamente sustentadas y se enmarquen dentro de lo estipulado en las cláusulas

contractuales.


8. Dispondrá a la Directora de Gestión Documental que en coordinación con el

Coordinador General de Asesoría Jurídica, realizará el análisis de la entrega de los

productos en los plazos establecidos, a fin de determinar las multas por la falta de

entrega oportuna de los productos y realizar las gestiones legales pertinentes para

el cobro de las mismas.

Terminación unilateral del contrato

A pesar de que se suscribieron 3 contratos complementarios ampliando el plazo de

ejecución de la consultoría en 224 días adicionales a la empresa INTERSA, y que en el

último contrato complementario se establecieron entregas previas para realizar la

revisión del avance de los productos, la consultora no cumplió con la entrega de los

productos a satisfacción de la SENPLADES, según manifestó al equipo de control la ex

Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, en oficio MT-2015-001

de 17 de julio de 2015, quien indicó además, que INTERSA entregó algunos productos

de acuerdo a las fechas señaladas en los contratos complementarios, los mismos que

no aceptó y devolvió para su reprocesamiento, así:

Productos que no fueron aceptados por la SENPLADES

La ex y actual Directora de Gestión Documental, con oficios MT-2015-001 y

SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0018-OF de 17 y 23 de julio de 2015, respectivamente,

entregaron al equipo de control los informes técnicos - económicos realizados por las

Administradoras del Contrato y adjuntaron copias de varios documentos con los que la

empresa INTERSA presentó de acuerdo a los cronogramas de fechas establecidas en

los 3 contratos complementarios, productos de la consultoría que no fueron aceptados

ni pagados por la SENPLADES. Las extensiones de plazo otorgadas a INTERSA de los

productos no entregados se muestran en el siguiente cuadro:$ ^teorenin y foez



R E S U M E N DE A M P LIA C IO N E S DE PLA ZO DE P R O D U C T O S NO E N TR E G A DO S

N.PRODUCT0

A C T IV ID A D E S /P R O D U C T O S ENTREGA


FECHACONTRATO

COMPLEMENTARIO4078

FECHACONTRATO

COMPLEMENTARIO4086

FECHACONTRATO

COMPLEMENTARIO3006

DIAS AD. = 0 DIAS AD. = 124 DIAS AD. = 56 DIAS AD. = 44

1 N orm a lizac ión de la gestión do cu m en ta l y arch ivística

E

Documento que contenga la propuesta del M anual de Normas, Procedimientos e instructivos, que incluyan los procesos de gestión documental tanto física, como digital para el día a día, los procedimientos de organización de los documentos en los archivos de gestión, transferencia de documentos entre los diferentes niveles de archivos, organización del archivo central, control de préstamo o salida de documentos y expedición de certificación de documentos

Entregatotal

27 /12/2013 02 /04 /2014 20/05 /2014 30/05/2014

2 H erram ien ta in fo rm ática de los arch ivos institucionales

A

Herramienta informática de Gestión Documental provisto por el Consultor para la gestión de los archivos físicos como electrónicos y su integración con otros aplicativos institucionales y el sistema Q U IP U X, implementada en las diferentes dependencias de la S EN PLAD ES

Entregatotal 11 /11/2013 30/12 /2013 20/01 /2014 25/07/2014

3 O rgan izac ión , in ven tario , depu rac ión y d ig ita lización de los arch ivos in stituc io nales

A

Documentación, aproximadamente 45 00 cajas de archivo + /-1 0 % , que reposa en los archivos institucionales de la SEN P LA D E S , generada hasta el 2012 y la que se genere hasta la finalización de la consultoría, clasificada, ordenada, inventariada, colocada en cajas de archivo e identificada, aplicando los principios de procedencia y orden original, en función del Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, que el Consultor diseñará para la S ENPLA DES

Sextaentregaparcial

30/11/2013 20 /01 /2014

Dos entregas, la primera entrega

hasta el 17 /02/2014 y la segunda

entrega hasta el 24/03 /2014

Se receptará avance para

revisión previa

El producto total final se receptará

en dos entregas: el 20 /05/2014 y el

24 /06/2014

B

Documentación seleccionada para dicho propósito, aproxim adamente 5 .000.000 de carillas digitalizadas +/- 10%, cuyos metadatos serán los que ameriten ingresarse de acuerdo a los tipos documentales identificados en cada oficina


29 /11/2013 31 /03 /2014

Dos entregas, la primera entrega

hasta el 19/03/2014 y la segunda

entrega hasta el 26 /05 /2014


revisión previa

El producto total final se receptará en dos entregas:

el 29/06/2014 17/07/2014

^ cía-



R E SU M E N DE A M P LIA C IO N E S DE PLA ZO DE P R O D U C TO S NO E N TR E G A DO S

N.PR0DUCT0

A C T IV ID A D E S /P R O D U C TO S ENTREGA


FECHACONTRATO

COMPLEMENTARIO4078

FECHACONTRATO

COMPLEMENTARIO4086

FECHACONTRATO

COMPLEMENTARIO3006

DIAS AD. = 0 DIAS AD. = 124 DIAS AD. = 56 DIAS AD. = 44

4 D iseño, im plem entac ión y puesta en funcionam iento de la B ib lioteca V irtual de la S E N P LA D E S

A

Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual de la SENPLADES

Cuartaentregaparcial

31/10/2013

17/02/2014 14/04/2014


revisión previa

El producto total final se receptará el

16/06/2014


29/11/2013

C

Procesamiento e incorporación a la Biblioteca Virtual de los documentos que de acuerdo al análisis preliminar se consideren apropiados para tal fin, (aproximadamente 10000 documentos +/- 5% )

Segundaentregaparcial

30/10/2013

•

31/03/2014 13/06/2014


revisión previa

El producto total final se receptará el

07/07/2014

Terceraentregaparcial

29 /11/2013

5 C ap acitac ió n del personal de la S EN P LA D E S y transferencia tecnológ ica

A


Entregatotal 27/12/2013 15/04/2014 19/05/2014 30/06/2014

B

Documento que contenga el informe del evento de capacitación tecnológica (arquitectura de la herramienta informática) a los funcionarios responsables de la administración y el mantenimiento de las herramientas informáticas implementadas, anexando listados de asistencia de las capacitaciones brindadas

Entregatotal 27/12/2013 03/04/2014 09/06 /2014 04/08/2014

In form e Final _Documento que contenga una integración y relación de los trabajos realizados, así como sus conclusiones, hallazgos y recomendaciones y encontrados en la ejecución de la consultoría

Entregatotal 27 /12/2013 30/04/2014 25/06 /2014 08/08/2014



• Producto 1E: Manual de Normas v Procedimientos de Gestión Documental

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-05-2014-C de 30 de

mayo de 2014, conforme el cronograma del contrato complementario 3006, entregó a la

Administradora del Contrato el producto 1E, correspondiente al Manual de Normas y

Procedimientos de Gestión Documental.

La Administradora del Contrato, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0049-OF de

30 de mayo de 2014 comunicó al Gerente de INTERSA la no aceptación del producto

1E, en razón de que no contenía la calidad requerida por la SENPLADES y no observó

las recomendaciones realizadas en varias reuniones y las constantes en el oficio

SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0032-OF de 12 de mayo de 2014.

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-6-06-2014-C de 6 de junio

de 2014 indicó a la Administradora del Contrato que se acogieron todas las

observaciones realizadas en las reuniones y en el oficio mencionado, y le solicitó que

se analice el documento con un equipo conformado por personal de la Dirección de

Gestión Documental, Dirección de Tecnologías, Dirección de Procesos e INTERSA.

La Administradora del Contrato, en oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0062-OF de

17 de junio de 2014 indicó detalladamente al Gerente General de INTERSA las razones

por las cuales no aceptó el producto 1E y le comunicó que no es procedente la petición

de conformar un equipo para revisar el producto; sin embargo, puso en conocimiento

del Coordinador General Administrativo Financiero con memorando SENPLADES-

CGAF-DGD-2014-0270-M de 17 de junio de 2014 para que emita su criterio de acuerdo

a lo solicitado por la consultora.

El Coordinador General Administrativo Financiero después de 35 días desde la fecha

de solicitud de la Administradora del Contrato, con memorando SENPLADES-CGAF-

2014-1240-M de 22 de julio de 2014 indicó a la Directora de Gestión Documental,

encargada, que considera pertinente la conformación de un equipo y solicitó que

comunique a cada uno de los directores de las áreas de: Gestión Documental,

Administración de Procesos, Tecnologías de la Información e INTERSA.^ cc¿arertj& r



El equipo de control no estableció el documento que evidencie que la Administradora

del Contrato, comunicó a la Consultora sobre la pertinencia de conformar un equipo para

la revisión del Manual de Normas y Procedimientos; al respecto, el Gerente General de

INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-12-08-2014-A de 12 de agosto de 2014 comunicó

al Coordinador General de Asesoría Jurídica, Coordinador General Administrativo

Financiero y Directora de Gestión Documental encargada, que no recibió respuesta por

parte de la autoridad respectiva, sobre el pedido de conformar un equipo para la revisión

del producto 1E, por las discrepancias de criterios que tenía con la Administradora del

Contrato.

• Producto 2A: Herramienta informática de gestión documental

El Representante Legal de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-11-11-2013-X de 11

de noviembre de 2013 entregó el producto 2A, por lo que la Directora de Gestión

Documental con memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0343-M de 14 de

noviembre de 2013 solicitó al Director de Tecnologías de Información y Comunicación,

el informe técnico previo a la aceptación del gestor documental, quien con memorando

SENPLADES-CGGE-DTIC-2013-0311-M de 22 de noviembre de 2013, presentó el

informe técnico DTIC-UGDSI-2013-0094 de 19 de noviembre de 2013, en el que se

solicitó ajustes, luego de lo cual se suscribieron los contratos complementarios,

presentando INTERSA nuevamente el producto el 20 de enero y 14 de febrero de 2014,

que tampoco fue aceptado en razón de que la herramienta no contemplaba la totalidad

de los documentos digitalizados de acuerdo a la estructura institucional, según lo

indicado por la Administradora del Contrato en el informe técnico — económico

SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014.

* Producto 3A: Organización de los documentos en 4500 (+/-10%) caías

La Directora de Gestión Documental en el informe técnico - económico SENPLADES-

CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, señaló que INTERSA con oficios

IN-SENPLADES-19-11 -2013-Z e IN-SENPU\DES-29-11-2013-B de 19 y 29 de

noviembre de 2013, respectivamente, entregó el producto 3A, que fue observado por la

Administradora del Contrato con oficios SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0069-OF y 072

de 25 de noviembre y 2 de diciembre de 2013, respectivamente.0 cuoren^o y Srisie

Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADESA l


El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-17-02-2014-F de 17 de

febrero de 2014, conforme el cronograma del contrato complementario 4086, entregó a

la Administradora del Contrato el producto parcial 3A, al cual realizó observaciones con

oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0015-OF de 5 de marzo de 2014, en el que indicó

que INTERSA debe entregar una mayor cantidad de cajas y que se debe corregir los

inventarios y las etiquetas de las unidades documentales y las cajas.

De acuerdo al contrato complementario 3006, INTERSA realizó entregas parciales de

avances semanales y dos entregas definitivas el 20 de mayo y 24 de junio de 2014, las

mismas que no fueron aceptadas a satisfacción por la Administradora del Contrato,

según el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio

de 2014, en el que señaló:

"... los continuos pedidos de reprocesamiento a Intersa S.A. a más de que han sido productos que cumplen básicamente con la fecha de entrega de producto y no con la calidad que la institución requiere, las observaciones que se han efectuado a la consultora han sido:...- Presentación incompleta, algunos de los productos parciales fueron entregados solo inventarios, sin informes, otros inventarios con informes sin que exista rotulación de cajas y carpetas, siendo estas condiciones obligatorias para la entrega de productos e incluso con inventarios que no corresponden al año indicado....- Etiquetado incorrecto de las unidades documentales y cajas... - Inventarios mal levantados... ”.

Según el anexo presentado por la Directora de Gestión Documental con el informe

técnico - económico mencionado anteriormente, al producto 3A se realizaron 18

observaciones para reprocesamientos, producto que constituía el insumo fundamental

para realizar las demás actividades de la consultoría como: digitalización, inventario e

inclusión de documentos de la Biblioteca Virtual y Gestor Documental. Es necesario

señalar que al equipo de control no se proporcionó los documentos que evidencian las

entregas parciales realizadas por INTERSA y las solicitudes de reprocesamiento

realizadas por la Administradora del Contrato.

• Producto 3B: Digitalización de cinco millones de carillas (+/-10%)

La empresa INTERSA en las fechas establecidas en los contratos complementarios

4078 y 4086 no realizó ninguna entrega, únicamente efectuó entregas de acuerdo al

cronograma del contrato complementario 3006.^ c c c c r f e n h w o c A d



Según la documentación proporcionada por la ex Directora de Gestión Documental con

oficio MT-2015-001 de 17 de julio de 2015, el Gerente General de INTERSA, con oficios

IN-SENPLADES-08-05-2014-T e IN-SENPLADES-08-05-2014-A de 8 y 23 de mayo de

2014, presentó a la Administradora del Contrato la digitalización de los archivos de los

años 2009 y 2010, de acuerdo a las fechas de avances semanales establecidas en el

contrato complementario 3006.

La Administradora del Contrato, mediante oficios SENPLADES-CGAF-DGD-2013-0042-

OF y 044 de 22 y 27 de mayo de 2014, respectivamente, realizó observaciones e indicó

al Gerente General de INTERSA que debe corregir algunos aspectos para los archivos

del año 2009 y que para el año 2010 no se puede revisar los documentos digitalizados

en razón de que los inventarios del producto 3A no fueron aprobados.

• Producto 4A: Inventario de los documentos que formarán parte de la Biblioteca

La Directora de Gestión Documental en el informe técnico - económico SENPLADES-

CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, señaló que el Secretario Nacional de

Planificación y Desarrollo, subrogante, con memorando SENPLADES-SNPD-2013-0232

de 27 de diciembre de 2013, designó al Coordinador General de Asesoría Jurídica para

que revise y apruebe los documentos que se deben incluir a la Biblioteca Virtual

presentados por la Consultora, por lo que la Administradora del Contrato envió las

entregas parciales semanales de los inventarios años 2009 al 2013 realizadas por

INTERSA, conforme al cronograma del contrato complementario 3006 para revisión del

Coordinador General de Asesoría Jurídica, quien realizó observaciones que fueron

comunicadas al Gerente General de INTERSA a través de la Administradora del

Contrato con oficios SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0059-OF y 060 de 13 de junio de

2014.

Producto 4C: Incorporación de 10.000 (+/- 5%) documentos a la Biblioteca

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-30-04-2014-C de 30 de

abril de 2014, fecha en la cual debió entregar el avance semanal, de acuerdo al

cronograma de fechas del contrato complementario 3006, informó a la Administradora

Virtual

Virtual.



del Contrato que una vez que se posea la aprobación de los inventarlos del producto 4A

la consultora subirá a la biblioteca virtual los documentos.


30 de abril de 2014 indicó al Gerente General de INTERSA que es de exclusiva

responsabilidad de la Consultora la entrega de los inventarios y que debió tomar

acciones oportunas pertinentes, a fin de presentar antes del plazo estipulado las

correcciones, por lo que no es un tema imputable a la SENPLADES.

• Producto 5A v 5B: Capacitación a los funcionarios de la SENPLADES

responsables de los archivos v capacitación tecnológica

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-6-6-2014-A de 6 de junio

de 2014 entregó a la Administradora del Contrato el documento del informe del evento

de capacitación realizado el 9 de mayo de 2014, con servidores de las diferentes

unidades administrativas de la SENPLADES.


13 de junio de 2014, indicó al Gerente General de INTERSA que la capacitación

realizada el 9 de mayo de 2014, se refirió únicamente a conceptos generales de gestión

documental impartida a los responsables de gestión documental y archivos de las áreas

administrativas de la institución, faltando capacitar al grupo élite institucional con los

conceptos del Manual de Procedimientos que no ha sido aprobado, por lo que informó

que no puede recibir el producto como parcial.

El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-9-05-2014-C e

IN-SENPLADES-14-05-2014-A de 9 y 14 de mayo de 2014, solicitó a la Administradora

del Contrato una nueva ampliación del plazo y reajuste de precios, respectivamente,

argumentando que se ha identificado la existencia de 993 cajas de documentos

adicionales que están fuera de las cantidades establecidas en el contrato, lo que

implicaba la digitalización adicional de carillas por un monto de 175 666,00 USD.


22 de mayo de 2015 negó la extensión del plazo, y con memorando SENPLADES-

CGAF-DGD-2014-0238-M de 30 de mayo de 2014 comunicó las novedadesctrjc-ucnt/o



presentadas en el contrato y solicitó a la Coordinadora General Administrativa

Financiera, subrogante se proceda a realizar los trámites correspondientes.

La Coordinadora General Administrativa Financiera, subrogante, con memorando

SENPLADES-CGAF-2014-0991 -M de 30 de mayo de 2014, solicitó a la Coordinadora

General de Asesoría Jurídica, subrogante, el análisis jurídico sobre lo mencionado por

la Administradora del Contrato, quien con memorando SENPLADES-CGAJ-2014-0324-

M de 6 de junio de 2014, solicitó al Coordinador General Administrativo Financiero,

encargado remita el informe de la Administradora del Contrato, la liquidación económica

para emitir el pronunciamiento solicitado.

El Gerente General de la empresa INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-5-06-2014-B

de 5 de junio de 2014, insistió a la Administradora del Contrato suscribir un nuevo

contrato complementario y que se reconozca el reajuste de precios, servidora que con

memorando SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0259-M de 5 de junio de 2014, comunicó

sobre este pedido al Coordinador General Administrativo Financiero, encargado, quien

solicitó a la Coordinación General de Asesoría Jurídica emita criterio jurídico y se

realicen las acciones correspondientes.

El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-5-06-2014-F,

IN-SENPLADES-17-06-2014-C e IN-SENPLADES-19-06-2014-A de 5, 17 y 19 de junio

de 2014, respectivamente, continuó insistiendo a la Administradora del Contrato en la

necesidad de suscribir el quinto contrato complementario, quien con informe técnico -

económico SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, enviado al

Coordinador General Administrativo Financiero, con memorado SENPLADES-CGAF-

DGD-201 4-0284-M de 3 de julio de 2014, no aceptó la ampliación del plazo ni el reajuste

de precios solicitado por el Gerente General de INTERSA, sugirió la terminación

anticipada y unilateral del contrato, pues indicó que el monto de las multas sobrepasaba

el 5% del valor del contrato y que en el desarrollo de la consultoría se presentaron

deficiencias en la calidad de los productos presentados, por lo que se tuvo que realizar

reprocesamientos; además, señaló que INTERSA a través de sus consultores en temas

de gestión documental no mostró mayor aporte y conocimiento respectivo en la

estructuración o formulación de manuales, falta de calidad en la ejecución de los

productos, inconsistencias en los inventarios de documentos respecto de la ^ u n c u e n c¿nc>



identificación de las unidades administrativas, etiquetado incorrecto de las unidades

documentales y cajas, otros; e, indicó:

"... Intersa S.A. efectuó previo a la suscripción del contrato una validación y contabilización de cajas de documentos existentes en la institución misma que coincidió con el señalado en contrato principal, posteriormente efectuó otras revisiones... y en ninguno de los casos existió la identificación de cajas adicionales... Mas sorpresivamente con el pedido de suscripción de un quinto contrato complementario indican que existe una cantidad de 998 cajas adicionales, tema que de ser correcto podría deducirse a un deficiente control, seguimiento y conteo por parte de Intersa S.A. en las revisiones que conforme se indica efectuó la propia consultora a todas las bodegas de documentos de archivo, así como en todas las áreas institucionales... ”.


5 de julio de 2014, comunicó al Gerente General de INTERSA que no es procedente

ampliar el plazo contractual, en razón que previamente se concedió 4 contratos

complementarios para que se ejecute y culmine con seriedad, responsabilidad y calidad

la consultoría, además le indicó el estado en el que se encuentra cada producto y las

razones por las cuales no fueron aceptados.

El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando SENPLADES-

CGAF-2014-1215-M de 14 de julio de 2014 solicitó al Coordinador General de Asesoría

Jurídica proceda con la declaración de la terminación del contrato de manera unilateral

y anticipada.

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPU\DES-22-07-2014-A de 22 de

julio de 2014 no aceptó las observaciones realizadas por la Administradora del Contrato

a sus productos entregados, y solicitó a la Directora de Gestión Documental, encargada,

la terminación del contrato por mutuo acuerdo, en razón de la discrepancia existente

con la Administradora del Contrato en las entregas de los productos que se convirtieron

en un problema de subjetividad, e indicó:

“....Falta de comunicación para determinar día y hora de las revisiones a efectuarse...- Falta de consentimiento por parte del custodio para que ingresen personas a realizar “trabajos”...- Falta de apoyo en la seguridad física de los documentos, pues una llave del archivo mantiene la Administración del Contrato para su uso y administración libre, sin nuestro control... - Manipulación unilateral de la documentación... - Falta de pauta metodológica en las revisiones de los inventarios entregados por Intersa y recibidos por la Senplades... - Falta de empoderamiento de las acciones y actividades que se realizan en los procesos de organización y los



subsiguientes procesos y actividades, al no conocer por lo menos un volumen aproximado de documentos que se encuentren dentro de los contratados... - Falta de apoyo en la determinación de fechas topes para recibir de parte de las unidades administrativas información documentada para ser procesada, pues hay información pedida para que sea procesada por parte de la DGD recién el 11 de junio de 2014...- Exigir que se continúe realizando trabajos organizativos y sus siguientes procesos, a sabiendas que el volumen de documentos ya se había cumplido contractualmente...

El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-29-07-2014-A e

IN-SENPLADES-04-08-2014-A de 29 de julio y 4 de agosto de 2Ó14, respectivamente,

comunicó a la Directora de Gestión Documental, encargada - Administradora del

Contrato, que los trabajos se encuentran suspendidos en razón que no fueron aceptados

los productos por la Administradora del Contrato, considerando que son consecutivos y

que realizó las explicaciones a las observaciones realizadas.

El equipo de control no estableció documento alguno, en el que se evidencie que la

Administradora del Contrato emitió su pronunciamiento con respecto a la solicitud de

INTERSA para dar por terminado el contrato por mutuo acuerdo y las comunicaciones

de la suspensión de los trabajos.

Después de 34 días, desde que la Administradora del Contrato con informe técnico -

económico SENPLADES-CGAF-DGD-2014-007 de 3 de julio de 2014, sugirió la

terminación unilateral del contrato, el Coordinador General Administrativo Financiero

con oficio SENPLADES-CGAF-2014-0177-OF de 6 de agosto de 2014, notificó al

Gerente General de INTERSA la decisión de dar por terminado el contrato de forma

anticipada y unilateral, para lo cual le otorgó 10 días término para enmendar los

incumplimientos, y adjuntó el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DGD-

2014-007 de 3 de julio de 2014, suscrito por la Administradora del Contrato, así como el

informe técnico financiero emitido por el Director Financiero, encargado, con

memorando SENPLADES-CGAF-DF-2014-0237-M de 12 de junio de 2014.

El Gerente General de INTERSA, con oficio IN-SENPLADES-12-08-2014-A1 de 12 de

agosto de 2014 solicitó al Coordinador General de Asesoría Jurídica y al Coordinador

General Administrativo Financiero, brindar las facilidades para la entrega del producto

2A, e indicó que tardaría al menos 10 días laborables para subir la información, así como

solicitó una prórroga de plazo para entregar el mismo; y, requirió la terminación del

contrato por mutuo acuerdo con la respectiva liquidación económica.



El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-2014-

0188-OF de 17 de agosto de 2014, comunicó al Gerente General de INTERSA que no

procede la solicitud de terminación del contrato por mutuo acuerdo, ya que previamente

se notificó a la Consultora la decisión preliminar de dar por terminado el contrato

unilateralmente, por lo que INTERSA debe enmendar los incumplimientos contractuales

en el término que concede la ley; además, le indicó que es competencia de la

Administradora del Contrato coordinar las actividades.

La Directora de Gestión Documental, encargada - Administradora del Contrato, con

oficio SENPLADES-CGAF-DGD-201-0075-OF de 18 de agosto de 2014, informó al

Gerente General de INTERSA sobre los accesos y facilidades para que la Consultora

pueda enmendar los incumplimientos del contrato. El 20 de agosto de 2014 se cumplió

los 10 días término, desde la notificación preliminar de la terminación unilateral; sin

embargo, el equipo de control no evidenció de que INTERSA presentó los productos

faltantes a la Administradora del Contrato para su recepción; estableciéndose el oficio

SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0077-OF de 15 de septiembre de 2014, suscrito por la

actual Directora de Gestión Documental, quien comunicó al Gerente General de

INTERSA la negativa de recibir los productos 2A, 3B y 4C, sin que el equipo de control

evidencie si la Administradora del Contrato a través de actas de entrega - recepción

parciales aceptó los productos 1E, 3A, 4A, 5A, 5B e informe final, que no fueron

entregados por INTERSA en las fechas determinadas en los contratos complementarios.

La Directora de Gestión Documental - Administradora del Contrato, actuó hasta el 6 de

julio de 2014, por lo que con acción de personal 0095 de 31 de julio de 2014, la Directora

de Talento Humano encargó las funciones de la Dirección de Gestión Documental a la

servidora pública 7, a partir del 7 de julio de 2014, asumiendo por lo cual, de acuerdo a

la cláusula décimo quinta del contrato, la Administración del mismo.

La autoridad nominadora con acción de personal 0474449 de 28 de agosto de 2014,

nombró a una nueva Directora de Gestión Documental, a partir del 1 de septiembre de

2014, quien asumiría desde esa fecha la Administración del Contrato; sin embargo, se

estableció que la Directora de Talento Humano con acción de personal 00261 de 11 de

septiembre de 2014, autorizó a la servidora pública 7, para que subrogue las funciones

de Directora de Gestión Documental desde el 1 al 2 de septiembre de 2014; por lo que

la Directora de Gestión Documental nombrada con acción de personal 0474449, asumió

nuevamente sus funciones así como Administradora del Contrato desde el 3 de ^ evtu/cn/a <* cujxÍTo



septiembre de 2014; sin embargo, el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, fue

suscrito por la servidora pública 7 como Administradora del Contrato, atribución que a

partir de 3 de septiembre de 2014 le correspondía a la Directora de Gestión Documental,

en cumplimiento a lo estipulado en la cláusula décimo quinta del contrato, por lo que la

servidora pública 7 inobservó este instrumento legal, lo que establecen los artículos: 226

de la Constitución de la República del Ecuador, 16 “Nombramiento y posesión” de la

LOSEP y la Norma de Control Interno 401-02 “Autorización y aprobación de

transacciones y operaciones”

En el informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN

DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, suscrito por la servidora

pública 7 en calidad de Administradora del Contrato, aceptó algunos productos

presentados por el Consultor e indicó que pueden ser pagados, incluso recibió el informe

final sin que todos los productos objeto del contrato estuvieran aprobados, acciones que

las realizó sin tener las atribuciones para hacerlo, siendo estos los siguientes:

N. PRODUCTO ACEPTACIONVALOR

USDMULTA

USD OBSERVACIONES

1E

Manual de GestiónDocumental y Procedimientos

SI 3 000,00 36 672,00

.. Luego de la revisión del producto, la propuesta del Manual de normas y procedimientos entregado por la Consultora INTERSA S.A.; se establece que el mismo cumple con lo básico establecido en el contrato de consultoría inicial..., por lo que como administradora del contrato se recibe el producto,... y se puede dar paso a pago... ”

2A

Herramienta Informática de Gestor Documental

NO 40 200,00

Indica que se realizó varias pruebas de la herramienta informática y no cumplió con los literales a), b), y m) de la Actividad 2 de la cláusula quinta del contrato “Objetivos específicos, actividades y productos”

3A

Organización, inventario y archivo de 4500 cajas (+/-10%)

SI 27 902,78

“...la administradora de contrato considera que da por recibido a satisfacción los inventarios entregados por la Consultora... y las cajas entregadas, por lo tanto se habilita el monto programado para este producto con relación a los dos pagos pendientes... y a la observación del excedente en la organización de archivos... ’’

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N. PRODUCTO ACEPTACION VALORUSD

MULTAUSD OBSERVACIONES

3B

Digitalización de cinco millones de carillas (+/-10%) de acuerdo a los tiposdocumentales

NO 38 646,67

"... al evidenciar que no están bien ingresados los documentos digitales, que no consta completa la información del año 2009, ni subida la información de los años 2010, 2011, 2012, como tampoco los años e gestión; la administradora de contrato no puede recibir este producto a satisfacción de SENPLADES, por ende no se libera lo provisionado para el pago... ”

4A

Inventario de los documentos que formarán parte de la biblioteca virtual

SI 1 240,00

“...se procede con la revisión y se evidencia que constan en anexo los inventarios de los años 2006 y anteriores y 2009 al 2013, con excepción de los años 2007y 2008, por lo que el producto cumple con lo requerido según contrato ya que sus documentos constan según las estipulaciones de la guía metodológica previamente aprobada..., por lo tanto en calidad de administradora de contrato se da por recibido el producto a satisfacción y se habilita el valor programado para el efecto... ”

4C

Incorporación a la Biblioteca Virtual de 10.000 documentos (+/-) 5%

NO 7 333,33

Indica que los documentos no constan bien ingresados presentando errores como: título en blanco, duplicados, no digitalizados, campos incompletos

5A

Capacitación a los funcionarios responsables de los archivos institucionales

SI 4 000,00

Indica que se realizó 5 capacitaciones cada una de 4 horas que cumplieron con el mínimo establecido en el contrato, por lo que dio paso al pago programado.

5B

Capacitación tecnológica a los funcionarios responsables de la administración de las herramientas informáticas implementadas

SI 1 000,00

Informe final SI 3 300,00

"...este evidencia un resumen de todas las actividades que constaban como parte del contrato de consultoría, un detalle de los puntos

^ cene** e/y/a -iseis



N. PRODUCTO ACEPTACIONVALOR

USDMULTA

USDOBSERVACIONES

principales, así como un compendio de leyes y normas nacionales e internacionales... ”

Así también, la servidora pública 7 suscribió el memorando SENPLADES-CGAF-DGD-

201 4-0375-M de 17 de septiembre de 2014, como Directora de Gestión Documental,

subrogante, y envió al Coordinador General Administrativo Financiero el informe técnico

- económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-

008 de 17 de septiembre de 2014, en el que estableció únicamente multa en el producto

1E, sin considerar que el Consultor no entregó los productos 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B

e informe final en las fechas previstas en el contrato complementario 4040 y dentro del

plazo de 10 días término concedido en la notificación preliminar de terminación unilateral

del contrato; es decir, no determinó multas por incumplimiento de entrega en los plazos

establecidos por 101 807,07 USD (Anexo 3), acciones que no fueron observadas por el

Coordinador Administrativo Financiero, por lo que inobservó lo previsto en los artículos

71 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 116 de su

Reglamento General y lo estipulado en la cláusula décimo cuarta “Multas” del contrato

de consultoría suscrito el 1 de abril de 2013.

El Director Financiero con memorando CGAF-DF-2014-0494-M de 24 de septiembre de

2014, remitió al Coordinador General Administrativo Financiero, la liquidación financiera

y contable del contrato, quien con Resolución SNPD-CGAF-001-2014 de 24 de

septiembre de 2014, declaró la terminación de forma anticipada y unilateral del contrato

de consultoría 4015 suscrito entre la SENPLADES y la empresa INTERSA, aceptó la

liquidación financiera y contable adjunta al memorando CGAF-DF-2014-0494-M de 24

de septiembre de 2014 y acogió el estado de avance físico del servicio constante en el

informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN

DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014; además, dispuso que en el

término de diez días contados a partir de la notificación de la resolución, INTERSA

devuelva el valor del anticipo no amortizado por 19 151,65 USD, establecido de la siguiente forma:

D E SC R IP C IÓ N VA LO RUSD

Montp anticipo entregado (15,70% del valor del contrato) 59 974,00Monto anticipo devengado *(40 822.35) Total an tic ipo no am ortizado 19 151 ,65

*Én ei CUR 6362 se devengó un va ior adicional del anticipo por 728.18 LSD

3 V e



Con respecto a las multas de 36 672,00 USD, agregó:

"... Art. 6.- Disponer que, en el evento de que la empresa Consultora INTERSA... no cancelare a la ... SENPLADES... los valores señalados anteriormente y en el término establecido, se requerirá a la Compañía de Seguros Oriente S.A., emisora de la póliza de buen uso del anticipo No. 20057, que en el término de 48 horas, contadas a partir del requerimiento, ejecute la misma y pague a la entidad contratante, los valores referidos que incluirán los intereses fiados por el Banco Central del Ecuador que se calcularán hasta la fecha efectiva de pagos...- Art. 8.- Disponer la ejecución de la Garantía de Fiel Cumplimiento No. MTRX-0000018086-5, otorgada por la Compañía Aseguradora Interoceánica C.A. Seguros y Reaseguros, a favor de la... SENPLADES..., por el fiel cumplimiento del Contrato de Consultoría...- Art. 9.- Notificar con el contenido de la presente Resolución a las Compañías Aseguradoras... -Art. 10.-Notificar con el contenido de la presente resolución a la compañía Consultora INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A....; y, al Servicio Nacional de Contratación Pública...”


0212-OF de 25 de septiembre de 2014, notificó al Gerente General de INTERSA la

Resolución SNPD-CGAF-001-2014 de 24 de septiembre de 2014, en la que se dio por

terminado unilateralmente el contrato y le solicitó cumpla con lo dispuesto en el

documento; y, con oficios SENPLADES-CGAF-2014-0214-OF y 217 de 30 de

septiembre de 2014, notificó la Resolución de terminación unilateral del Contrato a los

Gerentes Generales de Interoceánica C.A. y Seguros Oriente, respectivamente, y

solicitó al Gerente General de Interoceánica que de acuerdo al artículo 8 de la

Resolución se ejecute la garantía de fiel cumplimiento del contrato; además, con oficio

SENPLADES-CGAF-2014-0216-OF de 30 de septiembre de 2014, solicitó al Director

General del Servicio Nacional de Contratación Pública, que se incluya a la empresa

INTERSA como contratista incumplido.

El Gerente General de INTERSA, con oficio I-PGE-25-09-2014-A de 29 de septiembre

de 2014, solicitó al Presidente del Centro de Mediación de la Procuraduría General del

Estado realizar el proceso de mediación entre la SENPLADES y la Consultora, para lo

cual fundamentó su petición en lo siguiente:

"... la Administradora del contrato cuestiona en forma permanente y sorpresiva NEGATIVA inmediata los entregadles (sic)...- Por las constantes negativas de recepción mi representada solicita en tres documentos diferentes la TERMINACIÓN POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES, sin que hasta la actualidad SENPLADES se haya pronunciado sobre estos pedidos... - Solicitamos una reunión con autoridades de SENPLADES, en la cual entre los pedidos que realizamos estaba que se cumpla con lo establecido en el contrato ya que el procedimiento que la administración aplicaba para el caso de las observaciones a los productos estaba

t t n c u f r í ' / a £ ocfip



siendo inobservado, violentado, en perjuicio de INTERSA...- El pedido no fue asumido con seriedad por la Administradora del contrato, quien luego de dejar que el plazo contractual siga transcurriendo, promovió que se sigan retrasando mis obligaciones ante SENPLADES, no solo que obstaculizó mis tareas de consultor sino que no entregaba los insumos, no convocaba a las reuniones para avanzar con los productos, hechos que no han sido asumidos por SENPLADES, entidad que por el contrario sin considerar mis pedidos de terminación por mutuo acuerdo, han resuelto dar por terminado unilateralmente el contrato... ”.

En el proceso de mediación signado con el número 877-DNCM-2014-QUI se realizaron

2 audiencias de mediación realizadas el 7 de octubre y 6 de noviembre de 2014, en las

que asistieron los representantes de INTERSA y de la SENPLADES; sin embargo, no

llegaron a ningún acuerdo y el Mediador del Centro de Mediación de la Procuraduría

General del Estado, suscribió el Acta de Imposibilidad de Acuerdo de Mediación

174-CMIA-2014-QUI el 11 de noviembre de 2014.

No obstante que en la mediación no se llegó a un acuerdo entre las partes, los

Coordinadores Generales Administrativos Financieros en sus periodos de gestión, no

realizaron las gestiones oportunas para ejecutar las garantías de buen uso del anticipo

y de fiel cumplimiento del contrato, emitidas por Seguros Oriente e Interoceánica de

Seguros, respectivamente, inobservando los artículos: 95 de la Ley Orgánica del

Sistema Nacional de Contratación Pública y 146 del Reglamento General, 6 y 8 de la

Resolución SNPD-CGAF-001-2014 de 24 de septiembre de 2014, al respecto se

presentaron los siguientes aspectos:

El Gerente General de Seguros Oriente, con oficio GG-6283-2014 de 3 de diciembre de

2014, al Coordinador General Administrativo Financiero, indicó:

"... Con fecha 27 de noviembre de 2014 se firmó el Acta de Entrega - Recepción definitiva del Contrato suscrito entre la compañía INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A. y SENPLADES, motivo por el cual no cabe ejecución de garantías...- En relación a lo mencionado, me permito citar el Art. 45 de la Ley General de Seguros... el mismo indica:... - La responsabilidad de la empresa de seguros termina: a) Por la suscripción del acta que declare extinguidas las obligaciones del afianzado o contratista; o por el vencimiento del plazo previsto en el contrato principal... - De la misma manera, solicito la devolución de la garantía de Buen Uso de Anticipo... ”.


0255-OF de 11 de diciembre de 2014, informó al Gerente General de Seguros Oriente

que la SENPLADES que no ha suscrito el acta de entrega recepción definitiva, quien

con oficio GG-6300-2014 de 16 de diciembre de 2014 adjuntó una copia del acta de



entrega - recepción definitiva, documento en la que se observó que se encuentra

suscrito únicamente por la Administradora del Contrato y el técnico designado para el

efecto, faltando la firma del Representante Legal de INTERSA; es decir, el acta de

entrega - recepción definitiva, no cumplió con los requisitos señalados en el artículo 124

del Reglamento General de Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.


0001-OF de 5 de enero de 2015, indicó al Gerente General de Seguros Oriente que el

documento presentado por INTERSA es una copia simple del borrador del acta de

entrega - recepción definitiva, que se entregó a la Consultora para su revisión preliminar;

sin embargo, en ningún lado del acta en mención, el equipo de control observó que diga

que es un borrador, considerando que el acta fue firmada por dos servidores de la

SENPLADES. Cabe señalar que los originales de esta acta reposan en la entidad.


0010-OF de 12 de enero de 2015, ratificó al Gerente General de Seguros Oriente que

no se suscribió el acta de entrega recepción definitiva y solicitó la renovación de la póliza

de la garantía del Buen uso del Anticipo, hasta que se firme el acta de liquidación del

contrato.

El equipo de control, con oficio 028-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015

solicitó al Gerente General de Seguros Oriente indicar las razones por las cuales no se

ejecutó la póliza de buen uso del anticipo 20057 a favor de la SENPLADES; quien con

oficio GG-6584-2015 de 20 de julio de 2015, indicó:

"... La póliza de buen uso de anticipo No. 20057, emitida para afianzar el contrato..., fue ejecutada por la SENPLADES, mediante oficio No. SENPLADES-CGAF-2014- 0217-0F, de 30 de septiembre de 2014, sin embargo el día 27 de noviembre de 2014 se suscribe el acta de entrega recepción definitiva, documento que en copia nos remite la compañía INTERSA SERVICIOS INTEGRALES S.A., en dicha acta, precisamente en el punto 10, se estipula que el anticipo no amortizado se va a descontar de un saldo que el contratista tiene a favor, por lo que el valor del mismo llegaría a cero, lo que trae como consecuencia que la garantía de buen uso de anticipo pierda cobertura;....-... por medio del oficio No. SENPLADES-CGAF-2015- 0010-0F de 12 de enero de 2015, establece que todavía no se suscribe la liquidación final del contrato, por lo que solicita que la garantía de buen uso de anticipo sea renovada, hasta que se firme la liquidación del contrato....- De lo expuesto se colige que la entidad beneficiaría, esto es la SENPLADES, desconoce la terminación unilateral del contrato y continua el proceso normal de terminación del contrato, por lo que el anticipo no amortizado no se encuentra determinado, razón por la cual



Seguros Oriente S.A. no podría realizar el pago ya que, de conformidad con los artículos 95 y 146 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, respectivamente, el requisito fundamental para procesar dicha cobertura es la liquidación del contrato, la cual establezca el avance del contrato y la amortización del anticipo, informe que en el presente caso no se encuentra determinado y más aún cuando existe un acta de recepción definitiva, misma que se presume legítimamente emitida de acuerdo al ordenamiento jurídico vigente, en la cual se determina que el anticipo se devenga en su totalidad... - Por las razones de hecho y de derecho Seguros Oriente S.A., no puede dar cobertura a la garantía de buen uso de anticipo hasta que no se determine el valor y sobre todo el documento válido para el cobro de la garantía tomando en cuenta que la misma entidad beneficiaría en varias ocasiones manifiesta que va a suscribir el acta de recepción definitiva del contrato tal es así que el último pedido realizado es que la garantía se renueva hasta que se suscriba dicho documento, por lo que la notificación de terminación unilateral, se entiende, queda insubsistente... ”.

El Gerente General de Seguros Oriente a pesar de las explicaciones realizadas por el

Coordinador General Administrativo Financiero, de que el documento presentado por

INTERSA era un borrador del acta de entrega recepción definitiva y que no se encuentra

suscrita por el Consultor, sigue asumiendo que es un documento legal válido.

El equipo de control con oficio 029-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,

solicitó al Gerente General de Interoceánica Seguros y Reaseguros indicar las razones

por las cuales no ejecutó la póliza de fiel cumplimiento del contrato MTRX-18086 a favor

de la SENPLADES, quien con oficio QGG-0816-2015 de 9 de julio de 2015, indicó que

INTERSA comunicó el proceso de mediación que se estaba realizando en la

Procuraduría General del Estado, y adjuntó el oficio l-INTERSA-03-10-2014-A de 3 de

octubre de 2014 suscrito por su Representante Legal, en el cual solicitó a la Gerente de

Fianzas de Interoceánica, se mantenga en espera hasta que se obtenga la resolución

de la mediación.

Además indicó, que con oficio QGG-0768-2014 de 6 de octubre de 2014, comunicó al

Coordinador General Administrativo Financiero sobre lo manifestado por INTERSA y

solicitó le informen sobre el resultado de la mediación, y señaló:

"... Desde la fecha indicada... hasta el momento no hemos sido notificados con el resultado de la Mediación arbitral, para proceder en consecuencia... ”.

El equipo de control no estableció el documento con el cual el Coordinador General

Administrativo Financiero, comunicó al Gerente de Interoceánica de Seguros el

resultado de la mediación ni que realizó las gestiones para la ejecución de la garantía

de fiel cumplimiento del contrato.¿¡I seaen^o t-uto



Al respecto, el artículo 95 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública, establece que la resolución de terminación unilateral del contrato no se

suspenderá por la interposición de reclamos o recursos administrativos, demandas

contencioso administrativa, arbitrales, o de cualquier tipo o de acciones de amparo de

parte del contratista, además señala que la declaración de terminación unilateral del

contrato permite a la entidad contratante establecer el avance físico de los servicios, la

liquidación financiera y contable, a ejecutar las garantías de fiel cumplimiento del

contrato, y si fuera el caso la garantía por el anticipo entregado.

El artículo 146 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública, determina que dentro del término de 10 días contados a partir de

la fecha de notificación de la resolución de terminación unilateral, el contratista debe

pagar a la entidad contratante los valores adeudados hasta la fecha de terminación del

contrato conforme a la liquidación económica y si el contratista no pagare el valor

requerido dentro del término indicado, la entidad contratante pedirá por escrito al

garante, que dentro de 48 horas, contados a partir del requerimiento, ejecute las

garantías otorgadas y dentro del mismo término pague a la entidad contratante los

valores liquidados que incluyan los intereses hasta la fecha efectiva de pago.

El artículo 42 de la Ley General de Seguros, en su parte pertinente, señala:

“... tratándose de pólizas de seguros de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo que se contrate en beneficio de las entidades previstas en el artículo 1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, las compañías de seguros deben emitirlas cumpliendo la exigencia de que sean incondicionales, irrevocables y de cobro inmediato, por lo que tienen la obligación de pagar el valor del seguro contratado, dentro del plazo de diez (10) días siguientes al pedido por escrito en que el asegurado o el beneficiario le requieran la ejecución. Queda prohibido a las compañías aseguradoras en el caso de las mencionadas pólizas giradas en beneficio de las entidades previstas en el artículo 1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, exigir al asegurado para el pago de la garantía, documentación adicional o el cumplimiento de trámite administrativo alguno, que no fuere el previsto en dicha ley y en su reglamento. Cualquier cláusula en contrario, se entenderá como no escrita. El incumplimiento de estas disposiciones dará lugar, asimismo, a la liquidación forzosa de la compañía de seguros...”.

Del contenido en los artículos 95 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública y 146 de su Reglamento General, se establece que la entidad

contratante tiene potestad de establecer el avance del servicio y la liquidación

económica, en ningún lado de la normativa legal se dispone que el contratista debe

Secretaría Nacional de Planifícación y Desarrollo, SENPLADES62


suscribir la liquidación económica y tampoco señala como requisito para la ejecución de

las garantías, la suscripción del acta de entrega - recepción definitiva, documento que

únicamente deben suscribir las partes de acuerdo al artículo 123 del Reglamento de Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, cuando no existan

observaciones pendientes en relación con los trabajos de consultoría; sin embargo, de

lo expuesto, la Administradora del Contrato con memorandos SENPLADES-CGAF-

DGD-2015-0108-M y 0165 de 17 de marzo y 21 de abril de 2015, informó al Coordinador

General Administrativo Financiero, lo siguiente:

..no ha sido posible realiza la finalización del contrato... por cuanto el representante legal de la empresa contratista... no ha presentado las facturas de pago de los últimos productos entregados el 1 de septiembre de 2014 y no ha suscrito el acta de entrega recepción definitiva...”.

Lo comentado se originó, en razón de que el Coordinador Administrativo Financiero no

realizó acciones oportunas para iniciar el proceso de terminación unilateral, acogió el

informe técnico - económico presentado por una servidora que no tenía las atribuciones

de Administradora del Contrato, que no existan actas de entrega recepción parciales de

los productos aceptados, lo que ocasionó que no se ejecuten las garantías a pesar que

la Consultora no pagó los valores adeudados a la SENPLADES; y, que el proceso de

terminación unilateral no culmine.

El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76 y 77-DAAC-

SENPLADES-FCM-2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados

provisionales a la ex y actual Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de

INTERSA, ex Coordinador General Administrativo Financiero, ex Directora de Gestión

Documental, encargada, Coordinador General Administrativo Financiero, Coordinador

General de Asesoría Jurídica, Técnico designado para suscribir el acta de entrega

recepción, Gerente General de Seguros Oriente, Gerente General de Seguros

INTEROCEANICA y Gerente General de INTERSA.


OF de 3 de septiembre de 2015, indicó que el 1 de septiembre de 2014 la Administradora

del Contrato y el Gerente General de INTERSA suscribieron el documento denominado

“Acta de entrega recepción de informes y productos”, en la que se evidenció que la

Administradora del Contrato aceptó los productos 1E, 3A, 4A, 5A, 5B e informe final por

un monto de 40 442,68 USD + IVA; acta que no cumplió con lo estipulado en el artículo$ & e s o r t i j a f r e j



124 del Reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,

por cuanto no contiene los antecedentes, condiciones generales de ejecución,

condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, cumplimiento de

las obligaciones contractuales y no está suscrita por un técnico que no intervino en el

proceso de ejecución del contrato; lo que limitó identificar si el contratista cumplió con

las estipulaciones contractuales.

Respecto a la suscripción del Informe Técnico - Económico SENPLADES-CGAF-

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014,

efectuado por la servidora pública 7, indicó que mediante formulario de solicitud de

vacaciones, el Coordinador General Administrativo Financiero el 17 de septiembre de

2014 le autorizó el permiso por enfermedad, por lo que con acción de personal

0974-DTH-2014 de 26 de septiembre de 2014 se autorizó a la servidora pública 7, para

que subrogue las funciones de Directora de Gestión Documental.

Lo expresado por la servidora no modifica lo comentado por el equipo de control, por

cuanto el acta de entrega - recepción debió suscribirse el 20 de agosto de 2014, en

cumplimiento con el plazo establecido en la notificación preliminar de la terminación

unilateral; y, la acción de personal fue emitida el 26 de septiembre de 2014; es decir,

que el 17 de septiembre de 2014 fecha en la que la servidora pública 7 suscribió el

Informe Técnico, no disponía de la acción de personal correspondiente por tanto no

tenía las atribuciones de Directora de Gestión Documental.

El Técnico designado para suscribir el acta de entrega - recepción, en oficio

SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0030-OF de 3 de septiembre de 2015, al equipo de

control, indicó:

“...me designa como técnico a fin (sic) puesto que no había participado directamente en el proceso de ejecución del referido Contrato, el cual se realizo (sic) la revisión y firma la cual el Gerente General de Intersa Servicios Integrales S.A. se acercó a las oficinas de la Senplades al recibir el acta con recepción copia simple, el 12 de Diciembre de 2014 sin tener la firma en dicho documento hasta la fecha... ”.

Lo expuesto por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de control, en lo que

respecta a que el acta fue suscrita por la Directora de Gestión Documental y el Técnico

asignado, documento que no fue legalizado por el Gerente General de INTERSA.^ s e s e n fa ^ c u ^ trv



El Técnico designado para suscribir el acta de entrega - recepción, posterior a la lectura

del informe borrador, efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio SENPLADES-

CGAF-DGD-201 5-0034-OF de 11 de septiembre de 2015, se ratificó en lo que mencionó

en el oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0030-OF de 3 de septiembre de 2015.

El ex Coordinador General Administrativo Financiero con oficio SENPLADES-CGAF-

DF-2015-0098-OF de 14 de septiembre de 2015, indicó que la servidora pública 7, se

encontraba subrogando la función de Directora de Gestión Documental con acción de

personal 0974-DTH-2014 que regía desde el 17 de septiembre de 2014, y que de

conformidad a lo establecido en el artículo 18 de la Ley Orgánica de Servicio Público,

en concordancia con lo dispuesto en los artículos 19 y 21 de su Reglamento General,

toda subrogación o encargo se registra en la Unidad de Talento Humano, con acción de

personal que debe ser realizada dentro del plazo de 15 días.

La servidora pública 7, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0036-OF de 14 de

septiembre de 2015, indicó que las solicitudes de INTERSA respecto a: conformar un

equipo de trabajo para la revisión del producto 1E, dar por terminado el contrato por

mutuo acuerdo y la suspensión de los trabajos, no eran procedentes en razón que la

anterior Administradora del Contrato sugirió la terminación unilateral del contrato y se

estaban realizando las gestiones para terminar el contrato, señalando:

"... la entrega de los productos en ningún momento quedó suspendida...- la Senplades jamás emitió algún documento a través del cual se le indicaba a la Consultora de que los trabajos y por lo tanto la entrega de los productos quedaban suspendidos; esa fue únicamente una interpretación de la Consultora... ”

Con respecto a la recepción de los productos después de la notificación preliminar de la

terminación unilateral del contrato, indicó que con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-

2014-0075-OF de 18 de agosto de 2014, estableció que INTERSA presente los

productos el 1 de septiembre de 2015, fecha en la cual suscribió con el Gerente General

de INTERSA el “Acta de entrega recepción de informes y productos”; y, señaló:

"... Al respecto debo aclarar que si bien en el título de documento al que hace referencia el informe de Contraloría consta “ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN DE INFORMES Y PRODUCTOS... sin embargo en el contenido del mismo se aclara que lo se ('sic) recibió con fecha 1 de septiembre de 2014 eran informes que han sido presentados para revisión, los que luego en el Informe No. 008 de fecha 17 de septiembre de 2014,... se realiza el análisis respectivo de cada uno de los



productos... - Con acción de personal No. 0974-DTH-2014 de 26 de septiembre de 2014,... se legaliza la subrogación de funciones del cargo de Directora de Gestión Documental, dispuesta por el Coordinador General Administrativo Financiero para el 17 de septiembre de 2014, para la suscrita. Significa que para el día 17 de septiembre de 2014, por el lapso de 24 horas, dejé de ejercer mis funciones como Servidora pública 7 para asumir las funciones que se me encargaban, por lo que no es verdad que haya tomado decisiones y emitido comunicaciones e informes que no correspondían a mi cargo ya que al ser Directora de Gestión Documental subrogante tenía plenas facultades para hacerlo y sin requerir ningún tipo de autorización... ”.

El Coordinador General Administrativo Financiero con oficio SENPLADES-CGAF-2015-

0176-OF de 15 de septiembre de 2015, informó al equipo de control, que con oficios

SENPLADES-CGAF-2015-0174-OF y 175 de 14 de septiembre de 2015 solicitó la

ejecución de las garantías de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo

a Seguros Interoceánica y a Seguros Oriente, respectivamente.

Lo mencionado por la servidora pública 7 no modifica lo comentado, en razón que la

acción de personal 0974-DTH-2014, fue elaborada el 26 de septiembre de 2014,

posterior a la suscripción del informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-

DIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, y

el artículo 18 de la Ley Orgánica del Servicio Público, hace referencia al registro que

realiza la UATH de cada entidad de la acción de personal dentro de 15 días, aspecto

que no tiene relación con la fecha de elaboración del documento, por lo que el 17 de

septiembre de 2014 la servidora pública 7 no tenía documento alguno que le acredite

en el cargo de Directora de Gestión Documental, subrogante, razón por la cual no tenía

las facultades de dicho cargo ni de Administradora del Contrato; además, el “Acta de

entrega recepción de informes y productos” debió suscribirse el 20 de agosto de 2014,

fecha término en la que INTERSA debió entregar los productos no presentados de

acuerdo a la notificación preliminar de terminación del contrato unilateralmente.

Conclusiones

El Coordinador General Administrativo Financiero no realizó las gestiones oportunas

para iniciar el proceso de terminación unilateral, luego de haber transcurrido 34 días

desde la fecha en que la Administradora del Contrato le solicitó la terminación unilateral,

le notificó al Gerente General de INTERSA, lo que dio lugar a que el Consultor por varias

ocasiones indique que los trabajos se encuentran suspendidos, por cuanto no tenía

pronunciamiento alguno por autoridad competente.^ Stseníh*^ sei-9



La servidora pública 7 como Administradora del Contrato, suscribió el Informe Técnico

- Económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-

008 de 17 de septiembre de 2014, en el que aceptó y solicitó el pago de algunos

productos presentados por INTERSA; acción realizada sin contar con las funciones y

atribuciones para el efecto, las cuales únicamente le correspondía a la Directora de

Gestión Documental actuante, informe que fue acogido por el Coordinador General

Administrativo Financiero como documento habilitante para la resolución de declaración

de terminación unilateral del contrato sin objeción alguna.

No existen actas de entrega recepción parciales suscritas entre la Administradora del

Contrato y el Gerente General de INTERSA, que evidencien la aceptación a satisfacción

de los productos 1E, 2A, 3A, 3B, 4A, 4C, 5A, 5B e informe final y la entrega en las fechas

previstas en el contrato complementario 4040, ni dentro del plazo de 10 días término

concedido en la notificación preliminar de terminación unilateral del contrato; sin que por

el incumplimiento en la entrega en los plazos establecidos, se determine multas por

101 807,07 USD, situación presentada por falta de control del Coordinador

Administrativo Financiero, productos sobre los cuales no se ha cancelado al contratista

sus montos.

La Directora de Gestión Documental, entregó al Gerente General de INTERSA para su

revisión, una copia simple del acta de entrega recepción definitiva suscrita únicamente

por la Administradora del Contrato y el Técnico designado, documento que INTERSA

presentó a la Aseguradora Seguros Oriente, lo que originó que la aseguradora no

ejecute la garantía del buen uso del anticipo.

El Coordinador General Administrativo Financiero, hasta el 30 de abril de 2015, fecha

del alcance del examen especial, no efectuó las gestiones necesarias para ejecutar las

garantías de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo, emitidas por las

Aseguradoras Interoceánica de Seguros y Seguros Oriente, respectivamente, las

mismas que se encuentran vigentes; recién el 14 de septiembre de 2015 solicitó la

ejecución de las garantías de fiel cumplimiento del contrato y de buen uso del anticipo.



Recomendaciones


9. Dispondrá a los Coordinadores Generales, una vez que cuenten con las solicitudes

para obtener criterios técnicos y/o jurídicos relacionados con la ejecución de los

contratos, realicen las gestiones oportunas ante los departamentos relacionados

con las consultas, a fin de contar con los pronunciamientos para la toma de

decisiones y acciones legales respectivas.

10. Dispondrá a los Subsecretarios y Coordinadores Generales, entreguen a los

contratistas únicamente copias de las actas de entrega - recepción parciales y

definitivas que estén debidamente suscritas por los Administradores de los

contratos, técnico designado y contratista, a fin de evitar su mal uso por terceras

personas y se afecte los intereses institucionales.


11. Vigilará y solicitará a la Directora de Gestión Documental - Administradora del

Contrato, analice las entregas de los productos que realizó la Consultora después

de la notificación de terminación unilateral, de lo cual presentará el informe técnico

- económico, para la aceptación y pago de los productos que establezca que

cumplieron con las estipulaciones contractuales, el avance del servicio, la

liquidación económica y las multas por demora en la entrega de los productos

contratados considerando el devengamiento del anticipo.

12. Dispondrá a la Directora de Gestión Documental, que una vez que se establezca

los productos que cumplen con las estipulaciones contractuales, suscriba las actas

de entrega - recepción parciales conjuntamente con el Contratista y un técnico que

no haya participado en el proceso de ejecución del contrato, a fin de formalizar la

entrega de los productos.

13. Realizará ante las Aseguradoras Interoceánica de Seguros y Seguros Oriente, en

coordinación con el Coordinador General de Asesoría Jurídica, las gestiones

legales necesarias para la ejecución de la garantía de fiel cumplimiento del contrato,

de ser el caso del buen uso del anticipo y el cobro de multas que le fueren impuestas

al contratista.



Trabajos adicionales realizados por INTERSA

El Gerente General de INTERSA, con oficios IN-SENPLADES-9-05-2014-C e

IN-SENPLADES-14-05-2014-A de 9 y 14 de mayo de 2014, comunicó a la

Administradora del Contrato que identificó la existencia de 993 cajas de documentos

adicionales para procesar de acuerdo al producto 3A, situación que implicaría la revisión

del precio del contrato.

En referencia al producto 3B, relacionado con la digitalización de los archivos

institucionales, el Gerente General de INTERSA con oficio IN-SENPLADES-23-06-

2014-A de 23 de junio de 2014, solicitó a la Administradora del Contrato la definición

sobre las unidades documentales que se deben digitalizar, debido a que esta actividad

tiene relación con el producto 3A e informó que tiene digitalizado 4.096.865 carillas.


julio de 2014, comunicó a la Directora de Gestión Documental, encargada, que en varias

ocasiones indicó que sobrepasó el volumen límite establecido en el contrato, alcanzando

las 5.545 cajas procesadas y con oficio IN-SENPLADES-22-07-2014-A de 22 de julio de

2014, le informó:

"... No se ha pronunciado sobre Qué y Cómo se procederá con las cajas restantes, que bien vale mencionar, han sido instituidas que se trabajen pero que no se ha pronunciado la administración del contrato respecto de la retribución, que a igual trabajo igual pago o remuneración, precepto constitucional, que se ha olvidado de tratar, ni siquiera en forma verbal, y por lo contrario ordena a sabiendas que con la producción de los años 2009 al 2013 se cubre el total de cajas contratadas, para que se siga ejecutando trabajos de los años 2008 y 2007, que dicho de paso, ya se han ejecutado los procesos en estos años, que deberán ser receptados y valorados su porcentaje de trabajo ejecutado en dichos documentos... ”

Y con oficio IN-SENPLADES-22-07-2014-A de 22 de julio de 2014, informó a la Directora

de Gestión Documental, encargada, que el valor por las cajas adicionales procesadas

es de 30 505,00 USD, e indicó:

"... Al saber que existen varios problemas superados a raíz de los malos cálculos iniciales por parte de la contratante, en cuanto al dimensionamiento del volumen de la documentación por ende del alcance de la consultoría, trabajos extraordinarios que hemos ejecutado, y al aplicar conceptos legales como la Ley Orgánica del Sistema



Nacional de Contratación Pública en su artículo “Art. 85.- Obras y Servicios Complementarios..., recomiendo la autorización de la celebración del quinto contrato complementario y se reconozca el reajuste de precios al que se refiere la Ley, que se ubica superior al contrato según la Carta Magna en sus artículos 424 y 425, misma que contempla la protección de la garantía a recibir una remuneración justa por el trabajo desempeñado...”

El equipo de control no estableció documento alguno con el cual la Administradora del

Contrato haya autorizado a la Consultora a realizar trabajos adicionales fuera de las

cantidades establecidas en el contrato, relacionadas al producto 3A referente a la

organización de los archivos en 4500 (+/-10%) cajas, determinándose que la

Administradora del Contrato, en el oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2014-0071-OF de 5

de julio de 2014, manifestó que una vez recibido los inventarios a entera satisfacción,

se podrá definir si realmente se deben devolver las cajas en exceso.

La Consultora INTERSA según el contrato debió organizar máximo 4.950 cajas como

parte del producto 3A; sin embargo, de las actas presentadas al equipo de control, se

estableció que la Administradora del Contrato únicamente recibió a satisfacción 3 078

cajas, como se detalla a continuación:

FECHA ACTA DE N. DE CAJAS VALOR PAGADO SIN No. CUR DEENTREGA RECIBIDAS A CONSIDERAR IMPUESTOS PAGO

RECEPCIÓN SATISFACCIÓN USD

04/06/2013 300 *11 958,33 440424/07/2013 707 13 951,39 504226/08/2013 489 13 951,39 599125/09/2013 902 ................................ 13 951, 39.. 698728/10/2013 680 13 951,39 7259

TOTAL 3078 67 763,89*aplicó una multa de 5 730 ,00 U SD por no entregar el producto en ei piazo estipulado

Estableciéndose que la Consultora le faltó por entregar a satisfacción de la SENPLADES

1.872 cajas para cumplir con la cantidad máxima estipulada en el contrato; sin embargo,

el equipo de control no estableció documentación alguna que evidencie que INTERSA

cumplió con el volumen de cajas procesadas y mucho menos que se haya sobrepasado

en la cantidad de procesamiento establecida.

A pesar de que no se estableció documento alguno que evidencie que la ex

Administradora del Contrato autorizó a la Consultora procesar documentación adicional

a las cantidades establecidas en la cláusula séptima del contrato “Alcance de los

Trabajos”, la servidora pública 7 que suscribió como Administradora del Contrato, en elS é fe nh t



informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN

DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, expresó que comprobó que

existieron 646 cajas excedentes clasificadas, ordenadas, inventariadas y colocadas en

cajas de archivos que deben ser liquidadas a 21,26 USD cada una, con un valor total

adicional por pagar al contratista de 13 733,96 USD, aspecto sobre el cual no explicó la

forma que utilizó para establecer el número de cajas excedentes y los valores

mencionados; y, el equipo de control no evidenció el acta de entrega recepción suscrita

por la Administradora del Contrato aceptando el procesamiento de las cajas adicionales.


diciembre de 2014 solicitó al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, la

elaboración del acta de entrega - recepción definitiva en la que conste la liquidación y

pago de las 646 cajas procesadas adicionales; y, con oficio IN-SENPLADES-27-12-

2015-A de 27 de enero de 2015, insistió en su pedido indicando que en el informe técnico

- Económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-

008 de 17 de septiembre de 2014, constaba el valor adicional que se debe pagar a la

Consultora.


OF de 18 de febrero de 2015, indicó al Gerente General de INTERSA que los trabajos

adicionales no estuvieron contemplados en el contrato principal ni en sus

complementarios y tampoco existió el pedido formal por parte de la ex Administradora

del Contrato para que realice los trabajos adicionales, por lo que en el acta de entrega

recepción no debe contemplarse el valor de 13 733,96 USD por el procesamiento

adicional de cajas.

El equipo de control, con oficio 026-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 8 de julio de 2015,

solicitó al ex Gerente General de INTERSA indique las razones por las cuales no

suscribió el acta de entrega recepción ni devolvió el valor del anticipo no amortizado,

con los respectivos intereses y multas, quien con comunicación de 4 de agosto de 2015,

indicó que en el informe suscrito por la Directora de Gestión Documental, recibió a

satisfacción los inventarios entregados por INTERSA e instruyó el pago de las

actividades excedentes por 13 733,96, y señaló:£ g c fe rikg



"... sin embargo de la existencia de este documento, que demuestra la ejecución de trabajos (sic) extras realizados, recibidos y aceptados, en forma posterior no se reconoce dicho pago en el acta final..., no hemos suscrito el acta final hasta tanto en cuanto se incluya lo dispuesto... ”.

El Coordinador General de Asesoría Jurídica, con oficio SENPLADES-CGAF-2015-

0158-OF de 12 de agosto de 2015, indicó al equipo de control que el 21 de agosto de

2014 la SENPLADES, en la Corte Provincial de Justifica de Pichincha inició la diligencia

de Inspección Judicial, como acto preparatoria a juicio conforme a lo prescrito en el

artículo 64, numeral 5 del Código de Procedimiento Civil, con la finalidad de verificar el

contenido de las cajas y el número existente.

Diligencia a la que se le asignó el número de juicio 17323-2014-0776, en el Juzgado

Vigésimo Tercero Civil de Pichincha, sobre el cual según la documentación adjunta por

el Coordinador General de Asesoría Jurídica, hasta el momento de la inspección judicial,

a pesar de que los jueces actuantes fijaron para que se realice la diligencia solicitada

por la SENPLADES el 29 de octubre, 26 de noviembre, 8, 11, y 19 de diciembre de

2014, ésta no se llevó a efecto, en razón de que los peritos asignados, por varias veces

se excusaron de participar en el proceso; además, indicó que el 5 de febrero de 2015,

la SENPLADES presentó un escrito para que se asignen un nuevo perito en archivos,

sobre el cual la Dirección de Asesoría Legal, Normativa y Patrocinio se encuentra

efectuando el seguimiento correspondiente, con el fin de que el Juzgado Vigésimo

Tercero de lo Civil de Pichincha, señale nuevo día y hora para que se realice la diligencia

de inspección judicial.

El artículo 85 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,

establece que para ampliar, modificar, complementar un servicio por causas técnicas

debidamente motivadas, las partes deben suscribir un contrato complementario; y, el

artículo 87 de la misma, indica que el contratista debe rendir garantías adicionales y que

la SENPLADES debe contar con la certificación presupuestaria correspondiente previo

a la suscripción del contrato complementario, proceso que no se aplicó, razón por la

cual no se podía solicitar y autorizar el pago de valor adicional alguno; además, la

servidora pública 7 al no ser la legalmente la Administradora del Contrato no tenía las

atribuciones para solicitar el pago.



El equipo de control, con oficios 59, 60, 61, 71, 72, 73 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-

2015 de 27 de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual

Directora de Gestión Documental, ex Gerente General de INTERSA, ex Directora de

Gestión Documental encargada, Coordinador General Administrativo Financiero,

Coordinador General de Asesoría Jurídica y Gerente General de INTERSA

respectivamente, sin recibir respuesta.

El ex Gerente General de INTERSA posterior a la lectura del informe borrador, efectuada

el 7 de septiembre de 2015, con comunicación de 3 de septiembre de 2015 y oficio

WH-14-sep-15 de 14 de septiembre de 2015, recibidos el 7 y 16 de septiembre de 2015,

respectivamente, indicó que con correos electrónicos de 22 y 23 de abril de 2014,

enviado por un funcionario de la Dirección de Tecnologías de Información y

Comunicación, se le instruyó proceda con el procesamiento técnico de las cajas de

archivo; y, señaló:

“...Al existir norma constitucional sobre la garantía de que todo trabajo debe ser remunerado, no hay trabajo gratuito y el reclamo es totalmente amparado en Ia Constitución de la República del Ecuador”

Sin embargo, se estableció que el mail al que hacía referencia no contiene disposición

expresa de la Administradora del Contrato, autorizando el procesamiento de cajas

adicionales fuera de las cantidades establecidas en el contrato.

El ex Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-

DF-2015-0098-OF de 14 de septiembre de 2015, indicó que existe el respaldo

documental de la posición de la SENPLADES respecto de la no recepción de las cajas

adicionales, que la Administradora del Contrato no autorizó la recepción y que ni en la

resolución de terminación unilateral se ha ordenado el pago.


OF de 14 de septiembre de 2015, presentó los oficios SENPLADES-CGAF-2015-0003-

OF, SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0002-OF y 021 de 6 de enero, 18 de febrero y 31

de julio de 2015, respectivamente, con los que se le informó al ex y actual Gerente

General de INTERSA, que los trabajos adicionales realizados por la Consultora no

estuvieron contemplados en el contrato 4015 y sus complementarios, y que no existió



documento alguno emitido por las anteriores Administradoras del Contrato, solicitando

de manera formal realizar actividades que no fueron contempladas en el contrato.

La servidora pública 7, con oficio SENPLADES-CGAF-DGD-2015-0036-OF de 14 de

septiembre de 2015, una vez más indicó que verificó físicamente la existencia de 646

cajas excedentes y que no se podía negar su existencia y el valor económico.

Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por

cuanto la servidora pública 7 que actuó como Administradora del Contrato, con informe

técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL-

2014-008 de 17 de septiembre de 2014, acogido por el Coordinador General

Administrativo Financiero en la Resolución de Terminación unilateral del contrato,

aceptó el procesamiento adicional de cajas, actividad sobre la cual no se estableció

documento alguno que evidencie que la Administradora del Contrato autorizó a la

empresa INTERSA realice trabajos adicionales fuera de lo estipulado en el contrato e

indique la metodología que utilizó para verificar la existencia de las cajas excedentes.

Conclusión

No se estableció el documento que evidencie que la Administradora del Contrato haya

autorizado a la Consultora realice el procesamiento de 646 cajas adicionales; sin

embargo, en informe técnico - económico SENPLADES-CGAF-DIRECCIÓN DE

GESTIÓN DOCUMENTAL-2014-008 de 17 de septiembre de 2014, la Administradora

expresó que comprobó que existieron 646 cajas excedentes clasificadas, ordenadas,

inventariadas y colocadas en cajas de archivos que deben ser liquidadas a 21,26 USD

cada una, con un valor total adicional por pagar al contratista de 13 733,96 USD, informe

que fue acogido por el Coordinador General Administrativo Financiero en la Resolución

de declaratoria de terminación unilateral; trabajos que fueron aceptados sin cumplir con

los procedimientos y requisitos establecidos en la normativa legal, para ampliar,

modificar o complementar el servicio contratado, lo que ocasionó que el Contratista

reclame la cancelación, la misma que hasta la lectura del borrador de informe,

efectuada el 7 de septiembre de 2015, no se llevó a efecto.$ $ ¿ te n Jo * ¿ ttc ífa p



Recomendaciones

Al Coordinador General de Asesoría Jurídica

14. Realizará el seguimiento a la inspección judicial e insistirá al Juez que lleva la causa,

fije fecha para que el perito designado determine el número de cajas procesadas y

su contenido, a fin de garantizar que el contratista entregó a la Administradora del

Contrato a satisfacción el producto 3A, referente a la organización, inventario y

procesamiento de archivos de la SENPLADES.


15. Suscribirá a base del informe emitido por la Directora de Gestión Documental el

contrato complementario, a fin de sustentar el pago de los trabajos adicionales que

realizó la Consultora.

A la Directora de Gestión Documental

16. Realizará el levantamiento de las cajas procesadas por INTERSA, que fueron

pagadas dentro de la actividad 3A, a fin de determinar el número real de

procesamiento de archivos y si efectivamente la Consultora realizó trabajos

adicionales, acción de la cual presentará un informe al Coordinador General

Administrativo Financiero conteniendo el valor real a pagar, en el caso de que

INTERSA realizó trabajos adicionales.

Contrato suscrito con la empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda.

La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, a través de la Subsecretaría

General de Planificación para el Buen Vivir suscribió el contrato 3022 de 15 de julio de

2014 con la empresa Análisis Social y Económico ESTADIGRAFA Cía. Ltda., para

realizar la consultoría de “Caracterizar y evaluar los principales determinantes del sector

agroalimentario ecuatoriano que permitan la construcción de su política pública con

carácter prospectivo para el periodo 2014 - 2035”, por un monto de 255 000,00 USD,



con un plazo de 150 días a partir de la suscripción del contrato; del análisis al proceso

de contratación se determinó lo siguiente:

Fase preparatoria

Estudios previos no presentados y pliegos no fueron legalizados por los

servidores responsables de su elaboración.

El Director Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0062-OF de 29 de mayo

de 2015 entregó al equipo de control el expediente del proceso de contratación por lista

corta LCC-SNPDPEPN-04-2014; en el que no se establecieron documentos como:

solicitud para la contratación, los estudios técnicos conteniendo la justificación de la

necesidad, los criterios técnicos que se utilizaron para establecer el presupuesto

referencial de 255 000,00 USD, así como los que se aplicaron para seleccionar e invitar

a las empresas GEOPLADES, ADAMA ASSESSMENT y ESTADIGRAFA, para que

participen en el proceso de contratación, elementos que debieron ser elaborados por el

Director de Pensamiento Programático, área requirente.

Documentación que el equipo de control, con oficio 017-DAAC-SENPLADES-EE-2015

de 17 de junio de 2015 solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen

Vivir e insistió en su presentación con los oficios 021 y 024-DAAC-SENPLADES-EE-

2015 de 29 de junio y 3 de julio de 2015, respectivamente, información que no fue

entregada por la servidora debido a que los documentos no fueron desarrollados en su

periodo de gestión; por lo que, con oficio 032-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 10 de

julio de 2015, se requirieron al ex Director de Pensamiento Programático, Administrador

del Contrato, sin recibir respuesta.

La Subsecretaría General del Planificación para el Buen Vivir, respecto a los criterios

utilizados para seleccionar e invitar a las empresas GEOPLADES, ADAMA

ASSESSMENT y ESTADIGRAFA, para que participen en el proceso de contratación,

con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, al equipo de

control, señaló:

"... una vez analizado conforme consta en las actas de calificación que reposan en el expediente..., se desprende que las empresas consultoras antes mencionadas cumplen con la experiencia y parámetros técnicos necesarios para ejecutar el objeto



contractual. Al respecto, la selección de las empresas:..., para que participen en el proceso de contratación por lista corta, fue elaborado por quienes a la fecha de realización de la fase preparatoria... fueran parte del equipo técnico de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir... ”.

Estableciéndose en el expediente el acta de apertura de la oferta técnica LCC-003 de

26 de junio de 2014, en la cual los miembros de la Comisión Técnica indicaron que se

recibió únicamente la oferta de la empresa ESTADIGRAFA, por tanto la calificación fue

solo a esta empresa, por lo que, lo indicado por la Subsecretaría General de

Planificación para el Buen Vivir no concordó con los documentos establecidos en el

expediente de contratación, y no se determinó el acta de calificación que evidencie que

las 3 empresas invitadas fueron calificadas y cumplieron con la experiencia y con los

parámetros técnicos.

Además, en el portal de Compras Públicas no se publicaron los estudios previos, los

criterios técnicos para establecer el presupuesto referencial, documentos que

constituyen información relevante de los procedimientos de contratación; y, respecto de

los pliegos, éstos no fueron suscritos por los servidores que lo elaboraron, revisaron y

aprobaron; lo que limitó identificar la existencia de inhabilidades especiales previstas en

el artículo 63 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Lo expuesto se presentó por la falta de gestión por parte del ex Director de Pensamiento

Programático, responsable del área requirente, lo que limitó establecer los criterios

técnicos que se utilizaron para justificar la necesidad, inobservando lo previsto en los

artículos: 21, 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 13 y

31 de su Reglamento General; 1 de la Resolución INCOP-053-2011 de 14 de octubre

de 2011, publicada en el Registro Oficial 634 de 6 de febrero de 2012; 1 de la Resolución

INCOP-054-2011 de 12 de noviembre de 2011; y, la Norma de Control Interno 406-03

“Contratación”, letra a).

El equipo de control, con oficios 53, 54, 55 y 58-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18

de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la Subsecretaría General

de Planificación para el Buen Vivir, ex Director de Pensamiento Programático, Directora

de Contratación y Coordinador General de Asesoría Jurídica.

El ex Director de Pensamiento Programático con comunicación de 28 de agosto de

2015, informó al equipo de control, que la fase preparatoria previa a la contratación



estuvo a cargo de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir y del

Proyecto Emblemático “Generación de insumos para la actualización de la planificación

en el marco del Buen Vivir”, áreas en donde se elaboraron los términos de referencia y

los documentos habilitantes para el inicio del proceso de contratación.

Lo expresado por el Director de Pensamiento Programático, no modifica lo comentado

en razón que éste no presentó documento alguno que evidencie que la Subsecretaría

General de Planificación para el Buen Vivir tenía la responsabilidad de generar los

estudios previos de la fase preparatoria para la contratación.

El ex Director de Pensamiento Programático, posterior a la lectura del borrador de

informe, realizada el 7 de septiembre de 2015, con comunicación de 14 de septiembre

de 2015, ratificó en que la fase preparatoria del proceso de contratación estuvo a cargo

de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, por cuanto fue quien

solicitó la certificación presupuestaria, reforma al POA y publicación del proceso de

contratación en el portal de compras públicas.

Lo mencionado por el ex Director de Pensamiento Programático no modifica lo

comentado por el equipo de control, por cuanto en la Resolución de aprobación de

pliegos e inicio de proceso de lista corta SNPD-SGPBV-PEGIAMBV-LCC-2014-0007 de

10 de junio de 2014, fue designado como delegado del área requirente para integrar la

Comisión Técnica, por lo tanto era responsable de generar los documentos de la fase

preparatoria, considerando que los resultados de la consultoría iban a ser usados por la

Dirección de Pensamiento Programático.

Conclusión

Los estudios y diseños completos, criterios técnicos para establecer el presupuesto

referencial, previo al inicio del proceso de contratación, por falta de gestión no fueron

elaborados y presentados por el ex Director de Pensamiento Programático, lo que limitó

establecer los criterios técnicos utilizados para justificar la necesidad, que estos

documentos no se encuentren publicados en el portal de compras públicas como

información relevante, así como los pliegos no fueron suscritos por los servidores que

los elaboraron, revisaron y aprobaron.$ s e jé r ija c e tro



Recomendación


17. Para la revisión y aprobación preliminar de los pliegos de los procesos de

contratación, solicitará a la unidad requirente de la necesidad, los estudios técnicos

de justificación de la necesidad, el informe que contenga la metodología y el estudio

de mercado realizado para establecer el presupuesto referencial y la selección de

los proveedores, documentación que formará parte del expediente del proceso de

contratación y será publicada en el portal de compras públicas como información

relevante.

Fase Precontractual

El Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir, mediante Resolución

SNPD-SGPBV-PEGIAMBV-LCC-2014-007 de 10 de junio de 2014 autorizó el inicio del

proceso de contratación de consultoría, aprobó los pliegos, la lista corta conformada por

las empresas GEOPLADES, ADAMA ASSESSMENT CÍA. LTDA. y ESTADIGRAFA,

dispuso a la Dirección Administrativa invite a través del portal a las empresas descritas,

conformó la Comisión Técnica integrada por: el Asesor 3 de la Subsecretaría General

de Planificación del Buen Vivir, delegado de la máxima autoridad; Director de

Pensamiento Programático, en calidad de delegado del área requirente y el servidor

público 6, como profesional afín al objeto de la contratación. Publicándose el 11 de junio

de 2014 en el portal de Compras Públicas, el proceso de contratación por lista corta

LCC-SNPDPEPN-04-2014.

La Comisión Técnica, en acta LCC-003 de 26 de junio de 2014 de apertura de oferta

técnica y convalidación de errores, indicaron que únicamente la empresa

ESTADIGRAFA presentó las ofertas técnica y económica, documentos que según acta

LCC-004 de calificación de oferta de 30 de junio de 2014, manifestaron que la oferta

obtuvo un puntaje de 97,6, por lo que mediante acta de negociación CLC-005-2013 de

2 de julio de 2014 considerando que los productos de la consultoría y los acuerdos

adicionales sobre la inducción ofertados por la empresa, cumple con lo requerido por la



institución, y que la oferta económica se ajusta al presupuesto referencial previsto,

recomendaron se adjudique el contrato a la empresa ESTADIGRAFA.

El Subsecretario General de Planificación para el Buen Vivir, con Resolución SNPD-

SGPBV-PEGIAMBV-LCC-2014-009 de 7 de julio de 2014, adjudicó la consultoría a

ESTADIGRAFA, suscribiendo el 15 de julio de 2014, con el Representante Legal de la

empresa, el contrato 3022 por 255 000,00 USD, con un plazo de 150 días calendario a

partir de la suscripción, debiendo terminar por tanto el 12 de diciembre de 2014. En la

cláusula décima quinta se designó como Administrador del Contrato, al Director de

Pensamiento Programático.

Fase Contractual

Ejecución del contrato y entrega recepción de los productos

Según el cronograma de entrega de productos, la consultora ESTADIGRAFA debía

elaborar 5 productos y un informe final hasta el 11 de diciembre de 2014, empresa que

según los documentos presentó 4 productos en las fechas programadas, a los que el

Administrador del Contrato realizó varias observaciones que fueron corregidas,

devueltos los productos definitivos y suscrito las actas de entrega recepción, actividad

realizada en un promedio de 19 días, como se indica en el cuadro siguiente:

PRODUCTO FECHA DE FECHA ENTREGA FECHA SOLICITUD FECHA ENTREGA ACTA ENTREGA

ENTREGA SEGÚN ESTADIGRAFA DE DEFINITIVA CON LAS RECEPCIÓN

CRONOGRAMA CORRECCIONES CORRECCIONESEFECTUADAS

29/07/2014 29/07/2014 14/08/2014 04/09/2014 18/09/2014

2 12/09/2014 11/09/2014 30/09/2014

21/10/2014 04/11/2014 11/11/2014 ............ 19/11/2014

....... 3....... 13/10/2014........... 13/10/2014 04/11/2014 20/11/2014 22/11/2014

4 11/11/2014 11/11/2014 25/11/2014 04/12/2014 05/12/2014

El Administrador del Contrato no estableció fechas límite para la entrega de los

productos definitivos.

El producto 5, relacionado con “Un documento que contenga el análisis biofísico de la

estructura productiva agroalimentaria ecuatoriana y la elaboración de los principales

impactos basados en los principales productos de consumo humano”, fue presentado

en CD al equipo de control, por la Subsecretaría General de Planificación para el Buen ccfiertifa



Vivir, con oficio SENPLADES-SGPBB-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, en el cual

se estableció que la empresa ESTADIGRAFA, con comunicación de 11 de diciembre de

2014, entregó al Administrador del Contrato este producto y el informe final, fecha

establecida en el cronograma de entrega de productos; quien con oficios SENPLADES-

SPN-DPPR-2015-001-OF, 002 y 003 de 6 de enero, 13 de febrero y 25 de marzo de

2015, respectivamente, emitió observaciones y solicitó correcciones del producto 5 e

informe final, como se indica en el cuadro siguiente:

ENTREGA DEL PRODUCTO 5 É

INFORME FINAL POR

ESTADIGRAFA

OBSERVACIONES Y CORRECIONES REALIZADAS

POR EL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

Comunicación FECHA N. DOCUMENTO FECHA

s/n 2014-12-11 SENPLADES-SPN-DPPR-2015-0001 -OF 2015-01-06

s/n 2015-01-23 SEÑPLADES-SPN-DPPR-2015-0002-OF 2015-02-13

s/n 2015-03-06 SENPLADES-SPN-DPPR-2015-0003-OF 2015-03-25

s/n 2015-04-02 Ya no hubo correcciones

Determinándose que la empresa ESTADIGRAFA entregó 4 veces el producto 5 y el

informe final, producto al que el Administrador del Contrato realizó 3 informes técnicos

de observaciones.

Terminación por mutuo acuerdo del contrato

A pesar de haberse efectuado tres informes técnicos de observación al producto 5 e

informe final, no fueron aprobados por el Director de Pensamiento Programático,

Administrador del Contrato, en razón que la Subsecretaría General de Planificación para

el Buen Vivir, con memorando SENPLADES-SGPBV-2015-0095-M de 6 de abril de

2015, le dispuso que realice los trámites pertinentes para la terminación del contrato por

mutuo acuerdo, indicando lo siguiente:

“...En referencia al Oficio Nro.SENPLADES-SNPA-2015-0086-0F, suscrito por... Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, dirigido a... Contralor General del Estado, por medio del cual se solicita un examen especial al procedimiento precontractual y contractual del contrato para la....-..., habiéndose configurado el caso fortuito, conforme lo estipulado en el artículo 30 del Código Civil, dispongo se realice los trámites pertinentes para la terminación por mutuo acuerdo del contrato...”

El equipo de control, con oficio 017-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 17 de junio de

2015 solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, indique las ^ ochen~h*^ uno



razones por las cuales dispuso la terminación por mutuo acuerdo del contrato con

ESTADIGRAFA y explique la configuración del caso fortuito, quien con oficio

SENPLADES-SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio de 2015, indicó:

"... Al momento la ejecución contractual se encuentra suspendida, se iniciaron los trámites para la terminación por mutuo acuerdo, pero aún no se ha finalizado el procedimiento ni se ha suscrito el instrumento para su terminación; por lo que, no sería adecuado afirmar que se dio la terminación del contrato por mutuo acuerdo, toda vez que, el procedimiento no ha sido concluido sino únicamente iniciado y acordado entre las partes... ”.

Señaló además, que dispuso se inicie los trámites para la terminación del contrato por

mutuo acuerdo, de conformidad con lo establecido en el numeral 2, del artículo 92 e

inciso primero del artículo 93 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública, que establece, que cuando por circunstancias imprevistas, técnicas o

económicas, o causas de fuerza mayor o caso fortuito, no fuere posible o conveniente

para los intereses de las partes, ejecutar total o parcialmente, el contrato, las partes

podrán, por mutuo acuerdo, convenir en la extinción de todas o algunas de las

obligaciones contractuales, en el estado en que se encuentren; sin embargo, no

demostró ni se estableció la existencia de la fuerza mayor o caso fortuito, que según el

artículo 30 del Código Civil, establece:

“...Se llama fuerza mayor o caso fortuito, el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc... ”.

El Director de Pensamiento Programático - Administrador del Contrato, el 7 de abril de

2015 presentó a la Subsecretaría General de PBV el informe técnico financiero del

contrato, en el que le indicó que el producto 5 y el informe final entregados dentro del

plazo contractual, fueron objeto de varias observaciones que estaban siendo

subsanadas por la Consultora; sin embargo, en consideración a lo que dispuso se

iniciaron los trámites respectivos para dar por terminado el contrato por mutuo acuerdo

por configurarse el caso fortuito, por lo cual no se continuó con el proceso de ajustes

para la aprobación del producto 5 e informe final, por lo tanto no se ha cancelado

25 500,00 USD valor correspondiente al producto; y, que con memorando

SENPLADES-SPN-DPPR-2015-0007-M de 7 de abril de 2015 solicitó al Director

Financiero la liquidación económica contable del contrato, quien con memorando

SENPLADES-CGAF-DF-2015-0101-M de 8 de abril de 2015 indicó que está pendiente

la amortización del anticipo por 7 650,00 USD.¿ fo cficn 'h y oh?.j




2015 solicitó a la Subsecretaría General de Planificación Para el Buen Vivir, la

Resolución de terminación del contrato por mutuo acuerdo, así como el documento con

el cual el Representante Legal de la empresa ESTADIGRAFA aceptó la decisión, quien

con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0569-OF de 9 de julio de 2015 indicó que los

documentos están siendo generados por las unidades correspondientes en

coordinación con el Representante Legal de ESTADIGRAFA; y, mediante oficio 041-

DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 19 de junio de 2015, se le requirió los documentos con

los que suspendió la ejecución del contrato y comunicó la decisión a ESTADIGRAFA; al

respecto, con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0651-OF de 5 de agosto de 2015,

indicó:

"... El documento con el cual se suspendió la ejecución del contrato... es el Informe Técnico Financiero Final elaborado por el administrador de contrato con fecha 7 de abril del 2015....-....- A l respecto debo manifestar que la información disponible, no consta en los archivos de esta Subsecretaría oficio del Administrador del Contrato comunicando a ESTADIGRAFA la suspensión del mismo.- Sin embargo, mediante Oficio Nro. SENPLADES-SGPBV-2015-0577-0F, de fecha 14 de julio de 2015, la Subsecretaría General de Planificación Para el Buen Vivir, remitió para conocimiento del.... Gerente General de ESTADIGRAFA CIA. LTDA., copia del Informe Técnico Financiero Final elaborado por el administrador del contrato...

Además, con oficio 034-DAAC-SENPLADES-EE-2015 de 10 de julio de 2015, se solicitó

al Gerente General de ESTADIGRAFA, las razones de la terminación del contrato, quien

con comunicación de 16 de julio de 2015, indicó:

"... La razón fundamental explicada por SENPLADES..., es que existió una denuncia... en el marco del contrato, razón por la cual SENPLADES definió que se iba a iniciar un procedimiento por mutuo acuerdo. Actualmente estamos en conocimiento que SENPLADES inició los trámites necesarios y pertinentes para implementar dicha acción. La firma consultora deja constancia de la aceptación de la definición de SENPLADES, aunque a juicio de quien suscribe es una definición injusta dado que ECONOMICA CIC ha entregado todos sus productos, sin demoras, con gran compromiso y acogiendo observaciones y recomendaciones extemporáneas al producto 5 e informe final..., no existe todavía un documento oficial en donde la firma consultora acepta la terminación por mutuo acuerdo del contrato...

El Representante Legal, mediante comunicación de 28 de julio de 2015, a la

Subsecretaría General de Planificación Para el Buen Vivir, respecto al informe técnico

financiero final elaborado por el Administrador del Contrato y presentado con oficio

SENPLADES-SGPBV-2015-0577-0F de 14 de julio de 2015, le expresó:$ o cAerfk £ ir**



“ El informe final entregado considera todas las observaciones y recomendaciones extemporáneas realizadas por el administrador del contrato, asimismo no se trataba de pedidos que no fueron subsanados por la firma consultora, sino por el contrario fueron pedidos adicionales........ Por consiguiente, a la fecha de suscripción delinforme del administrador del contrato, la SENPLADES contaba con el producto 5 e informe final, ambos en versiones definitivas, por consiguiente tampoco estamos de acuerdo con la conclusión... que estábamos en etapa de subsanación o ajustes, cuando en realidad esa etapa había finalizado con la última entrega de producto 5 e informe final (2 de abril de 2015).- Finalmente, ECONOMICA CIC reafirma el acuerdo con SENPLADES, en el cual se inicia los trámites legales y pertinentes para la terminación por mutuo acuerdo, por las razones que SENPLADES expuso en las reuniones pertinentes...

De lo expuesto, se establece que los argumentos señalados por la Subsecretaría

General de Planificación para el Buen Vivir, no constituyeron fundamentos técnicos y

jurídicos para el establecimiento de un caso fortuito, que conlleve a la terminación del

contrato; pues la solicitud de examen especial realizada por el Secretario Nacional de

Planificación no es un documento vinculante para la configuración del caso fortuito, por

cuanto esto es un acto administrativo independiente realizado por la máxima autoridad,

situación que originó que el producto 5 e informe final, a pesar de que fueron objeto de

observaciones y correcciones, no sean aprobados y recibidos por el Administrador del

Contrato; así como, a pesar de haber transcurrido 98 días desde la fecha que se dispuso

la terminación del contrato por mutuo acuerdo, la Subsecretaría General de Planificación

para el Buen Vivir, no emitió el documento administrativo para el efecto, ocasionando

que el contrato no esté legalmente terminado y liquidado, por lo que inobservó lo previsto

en el artículo 93 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública e

incumplió lo que establece el artículo 10, numeral 3 del Reglamento de

desconcentración administrativa, financiera y jurídica de la SENPLADES, expedido con

Acuerdo 569-2012 de 2 de abril de 2012, en el que señala:

"... Se delega a los Subsecretarios/as Generales..., el ejercicio de las siguientes atribuciones:... - 3. Autorizar y suscribir los actos e instrumentos legales necesarios para iniciar, ejecutar y concluir los procesos de terminación de los contratos por mutuo acuerdo o de manera unilateral y anticipada,... previo el informe del Administrador del Contrato, de los contratos respecto de los cuales hubiere resuelto su adjudicación..."

Uso de los productos recibidos


2015, solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, proporcione e v fie rfk if ¿¿teiTrv



los documentos que evidencien la aplicación de los 4 productos recibidos y cancelados

a ESTADIGRAFA, quien con oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0575-OF de 13 de julio

de 2015 dio a conocer que la Dirección de Pensamiento Programático utilizó la

información entregada por la Consultora, en el Diagnóstico y análisis biofísico para la

evaluación y formulación de escenarios de desarrollo en el Archipiélago de Galápagos,

Diagnóstico Integral de la Región Amazónica y en los encadenamientos biofísicos; y que

estos productos pueden ser utilizados y aplicados independientemente en otras

investigaciones, sin que el producto 5 afecte al uso de los productos entregados por

ESTADIGRAFA.

El equipo de control, con oficios 53, 54, 56 y 58-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 18

de agosto de 2015, comunicó los resultados provisionales a la Subsecretaría General

de Planificación para el Buen Vivir, ex Director de Pensamiento Programático, Gerente

General de ESTADIGRAFA y Coordinador General de Asesoría Jurídica

respectivamente.

El ex Director de Pensamiento Programático con comunicación de 28 de agosto de

2015, indicó que por la disposición de terminar el contrato por mutuo acuerdo, emitida

por la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir no se continuó con el

proceso de ajustes para la aprobación de los productos.

Lo manifestado por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de control, la

aprobación y recepción del producto 5 e informe final, fue suspendido por disposición

de la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir.

La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, posterior a la lectura del

borrador del informe, efectuada el 7 de septiembre de 2015, con oficio SENPLADES-

SGPBV-2015-0760-OF de 14 de septiembre de 2015 indicó que no se dio la terminación

del contrato por mutuo acuerdo basado eri la causal del Caso fortuito por lo que el

pronunciamiento efectuado en el oficio SENPLADES-SGPBV-2015-0095-M de 6 de abril

de 2015, quedó sin efecto, puesto que a criterio de la Coordinación General de Asesoría

Jurídica, el informe técnico del Administrador del Contrato no reunió los requisitos

establecido en el ordenamiento jurídico.



El Gerente General de la empresa ESTADIGRAFA, con comunicación de 28 de agosto

de 2014, recibida el 7 de septiembre de 2015, indicó que únicamente se dispone de un

acuerdo verbal de terminación por mutuo acuerdo entre las partes, y que no han recibido

una notificación oficial de la suspensión de los trabajos, además señaló:

"... la firma consultora desea dejar constancia que el acuerdo de terminación por mutuo acuerdo entre SENPLADES y mi representada, no se basa en una aceptación implícita, tácita o explícita de las razones expuestas por SENPLADES, que de hecho no la compartimos; Sino (sic) más bien, se basa en el respeto que la firma consultora..., le tienen a las definiciones de la SENPLADES... ”

Lo expuesto por el Gerente General de ESTADIGRAFA ratifica lo comentado por el

equipo de control, ya que no se estableció documento alguno emitido por la

Subsecretaría General de Planificación y Desarrollo, suspendiendo los trabajos o

efectivizando el procedimiento administrativo de terminación del contrato por mutuo

acuerdo, en el que se determine las circunstancias imprevistas, técnicas o económicas

por las cuales no es posible o conveniente seguir con la ejecución contractual.

Conclusiones

La empresa ESTADIGRAFA dentro del plazo establecido, presentó los 5 productos

objetos del contrato e informe final, de los cuales 4 productos fueron recibidos a

satisfacción, el quinto y el informe final fueron observados por tres ocasiones por el

Director de Pensamiento Programático - Administrador del Contrato, observaciones que

fueron corregidas; sin embargo, no fueron aprobados y recibidos en consideración a que

la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, dispuso se realice los

trámites para la terminación del contrato por mutuo acuerdo, por configurarse el caso

fortuito; sobre el cual no se estableció los fundamentos técnicos y jurídicos que lo

sustenten.

La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, dispuso la terminación del

contrato por mutuo acuerdo, sin embargo, a pesar de haber transcurrido 98 días, desde

la fecha de solicitud de terminación del contrato, no ha suscrito el acta de terminación,

lo que originó que no se culmine con el proceso contractual, no se liquide el valor de

25 500,00 USD correspondiente al quinto producto y por tanto no se amortice el anticipo

por 7 650,00 USD.

La Dirección de Pensamiento Programático está utilizando los 4 productos, en el

Diagnóstico y análisis biofísico para la evaluación y formulación de escenarios de o c f ie n h ^ se-iG



desarrollo en el Archipiélago de Galápagos, Diagnóstico Integral de la Región

Amazónica y en los encadenamientos biofísicos, productos que pueden ser utilizados y

aplicados independientemente en otras investigaciones, sin que el producto 5 afecte al

uso de los productos entregados por ESTADIGRAFA.

Hecho subsecuente

El Coordinador General de Asesoría Jurídica, con memorando SENPLADES-CGAJ-2015-

0164-M de 15 de julio de 2015, solicitó a la Subsecretaría General de Planificación para el

Buen Vivir, el informe técnico económico actualizado del Administrador del Contrato, que

evidencie el cumplimiento o no de las normas legales y compromisos contractuales por parte

de la empresa Consultora, los elementos técnicos para la terminación y se adjunte la

liquidación económica contable elaborada por la Dirección Financiera.

La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir, con memorando SENPLADES-

SGPBV-2015-0182-M de 30 de julio de 2015 solicitó al Director de Pensamiento

Programático, encargado en calidad de Administrador del Contrato, remita el informe técnico

económico y contable actualizado, quien con memorando SENPLADÉS-SPN-DPPR-2015- 0032-M de 8 de septiembre de 2015, en informe expresó:

“...Actualmente, la Dirección de Pensamiento Programático está haciendo uso, de la metodología prospectiva que ha demostrado suficientes bondades para el desarrollo de la Visión prospectiva del Ecuador al 2035..., por lo que en base al avance efectivo del proceso y ala información generada y disponible al momento, resulta inconveniente para la institución la utilización del “Documento que contenga el análisis biofísico de la estructura productiva agroalimentaria ecuatoriana y la valoración de los principales impactos basado en los principales productos de consumo humano" (Producto 5), ya que la necesidad de la institución de crear lineamientos de planificación a largo plazo, está siendo cubierta con el uso de la metodología prospectiva que enfoca su acción bajo los ejes centrales de la planificación nacional y cubre las mismas expectativas en el alcance del a visión Ecuador 2035...- En virtud de que las condiciones técnicas para la construcción de la Visión de Largo Plazo Ecuador2035 cambiaron respecto del escenario que motivó la contratación inicial de la consultoría, y considerando que el uso del producto 5 necesariamente implica realizar nuevos reajustes metodológicos y de contenidos para la Visión de largo plazo que no permitirían cumplir con los cronogramas establecidos, y que el último productos (sic) de la consultoría técnicamente no es necesario para contar con la Visión de largo plazo porque ha sido suplido con los ajustes metodológicos antes descritos; se recomienda que conforme a lo establecido en el art. 93 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública se procesa con la terminación por mutuo acuerdo del contrato... ”.

La Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir con memorando SENPLADES-

SGPBV-2015-0208-M de 9 de septiembre de 2015, remitió al Coordinador General deocJier>~h*^ s i& f*



Asesoría Jurídica el informe técnico económico actualizado y solicitó emita criterio jurídico,

respecto de la procedencia de la terminación por mutuo acuerdo del contrato.

Recomendaciones


18. Emitirá a base del informe técnico - económico actualizado presentado por la

Subsecretaría General del Buen Vivir, el informe jurídico que contenga los fundamentos

de hecho y derecho que sustenten la terminación contractual que se enmarquen dentro

de la normativa legal vigente, a fin de respaldar el acto administrativo de la terminación

del contrato definida.

A la Subsecretaría General de Planificación para el Buen Vivir

19. Dispondrá al Director de Pensamiento Programático - Administrador del Contrato

suscriba con el Gerente General de ESTADIGRAFA, el acta de terminación del contrato,

documento que deberá contener: antecedentes, condiciones generales de ejecución,

condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, cumplimiento de

las obligaciones contractuales y cualquier otra circunstancia que se considere

necesaria, con el fin de culminar con el proceso contractual.

Al Director de Pensamiento Programático

20. Una vez suscriba el acta de terminación del contrato, solicitará al contratista la

devolución del valor del anticipo no amortizado, de no llevarse a efecto en coordinación

con el Coordinador General de Asesoría Jurídica, realizará las gestiones legales

pertinente ante la Aseguradora Seguros Confianza, para la ejecución de la garantía de

buen uso del anticipo.C?cAenjct^ ccftv

Miriam Cañar IñiguezDirectora de Auditoría de Administración Central


CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO - … · INP Instituto Nacional de Preinversión LOSNCP Ley...

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