Objetivo de la contabilidad◦ Información y control

Función de la contabilidad.◦ Registro sistemático y metodológico de los hechos

económicos de la empresa.

Significativa◦ Verdadera◦ Exacta◦ Clara◦ Referida a un nivel

Completa Económica Oportuna

Usuarios Internos Usuarios Externos◦ Inversionistas◦ Acreedores◦ Grandes clientes◦ Trabajadores◦ Competidores◦ Organismos fiscalizadores: DIAN, Cámara de

Comercio, entre otros.

Partes de un sistema. El sistema contable es principal subsitema del

sistema de información de la empresa. Consideración de costo – beneficio.

1. Principios Contables Generalmente Aceptados.2. Normas Generales de Contabilidad.3. Normas Internacional de contabilidad4. Otras normas específicas

Reglas Fundamentales. Marco general de la inclusión y forma de presentación de la información contable:

Equidad Entidad contable Empresa en marcha Bienes económicos Moneda Periodo de tiempo Ingresos/ egresos

Realización Costo histórico Objetividad Criterio prudencial Significación o importancia relativa Uniformidad Contenido de fondo sobre la forma

Dualidad económica Relación fundamental de los estados financieros Objetivos generales de la información financiera Exposición

Dictadas por el Colegio de Contadores Boletines técnicos Reguladas por el gobierno

Dictadas por la International Accounting Standars Committee (IASC)

Remitirse a ellas en ausencia de normas nacionales

Superintendencia de Valores Superintendencia Financiera y otras instituciones Otros

Introducción: ◦ Información para la toma de decisiones◦ Contabilidad Financiera

Tres estados básicos:◦ Balance General◦ Estado de Resultados◦ Estado de Flujo de Efectivo

Notas a los estados financieros

Muestra la situación financiera de la empreas en una fecha determinada.

Presenta los saldos de activos, pasivos y patrimonio en un momento del tiempo.

Es estáticostático, pues es una representación del proceso económico de una entidad en un momento determinado.

300,000300,000TotalTotal300,000300,000TotalTotal

15,00015,000Equipos de oficina

Equipos de oficina

220,000220,000CapitalCapital90.00090.000EdificiosEdif icios100,000100,000TerrenoTerreno

80,00080,000Pasivos totales

Pasivos totales

2,0002,000MercancíasMercancías

3,0003,000Sueldos x pagar

Sueldos x pagar

60,50060,500Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

36,00036,000Cuentas x pagar

Cuentas x pagar

10,00010,000Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

41,00041,000Ctas x pagarCtas x pagar22,50022,500EfectivoEfectivoPasivosPasivosActivosActivos

Balance General al 31 de diciembre de 2006Balance General al 31 de diciembre de 2006Ferretería HérculesFerretería Hércules

Muestra el “resultado” de la gestión de una entidad y su detalle.

Sus características son:◦ Dinámico◦ Acumulativo◦ Económico

Muestra cómo varió el saldo de efectivo y efectivo equivalente.

Proporciona información sobre:◦ Capacidad para cancelar deudas.◦ Necesidad de obtener financiamiento externo.◦ Capacidad para pagar a los dueños (dividendos).◦ Causas de cambio en el valor del efectivo durante

el periodo.

Constituyen un complemento importante de los estados financieros en el cual se detalla la información que aparece en ellos.

◦ Personas◦ Procedimientos◦ Herramientas◦ Registros

Objetivos◦ Desarrollar información contable◦ Comunicar esta información a quienes toman decisiones

Diferencias según el tamaño de la Empresa

Interpretar y registrar los efectos de las transacciones.

Clasificar las transacciones en grupos adecuados para efectos de informes contables.

Resumir las transacciones y darlas a conocer a quienes toman las decisiones.

Diferencias según tamaño Grado de automatización Equipo multidisciplinario

Registros iniciales◦ Diario General◦ Diario Especial

Clasificación y almacenamiento de la información registrada◦ Cuentas de Mayor◦ Bases de datos sistematizadas

Resumen y comunicación de la información contable

Guía de despacho Factura Cheque Letra de cambio Pagaré Nota de crédito Nota de débito

Conocida también como Ecuación Contable, consiste en aplicar la siguiente fórmula:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Se traduce en lo que la empresa:Tiene + le adeudan = debe a terceros + debe a

dueños Ambos lados de la ecuación son dos apreciaciones de

los mismos recursos de la empresa

Ejemplo:Activo = Pasivo + Patrimonio500.000 = 200.000 + 300.000

O bien:

Activo – Pasivo = Patrimonio 500.000 - 200.000 = 300.000

Independientemente si la empresa crece o no la igualdad siempre debe mantenerse.

Ejemplo:Suponga que el Sr. Jimmy Villegas, impresor,

decide abrir una empresa dedicada a la impresión de libros personalizados, lo cual resulta atractivo para los clientes.

La primera operación de Xtrema” se registra el 8 de Septiembre de 2001, fecha en la cual el dueño, abre una cuenta bancaria con $800.000, a nombre de la empresa, porque dice: “así puedo llevar un control más exhaustivo de los ingresos y egresos de mi negocio”. La ecuación contable es:

Activo = Pasivo + Patrimonio800.000= 0 + 800.000

Banco = 0 + Capital

Se registran las siguientes transacciones: 12 de septiembre, Compra de una cosedora

industrial, con el dinero del banco por $450,000

23 de septiembre, Compra de un local, donde se atenderá al público. El valor es de $2.000,000, para lo cual se pide un préstamo al banco por 90% del valor del local.

09 de Octubre, Compra de equipos de impresión por un valor de $230,000. Esta compra se realiza a crédito.

25 de octubre, un amigo del dueño, ofrece comprar algunas de las impresoras, valoradas en $50,000, lo cual es aceptado, se acepta que pague en 30 días más.

30 de octubre se paga al banco $250,000 correspondiente a la primera cuota, del préstamo.

25 de noviembre: se recibe el pago de los $50,000, correspondiente a la venta de las impresoras

30 de noviembre: se arrienda un terreno aledaño al local, para usarlo como parqueadero, cancelan $60,000, correspondientes a los meses de diciembre y enero.

Teoría que establece que los capitales deben permanecer invariables para determinar el aumento o la disminución en el transcurso de un periodo determinado.

Como el capital no puede variar se crean dos cuentas: Pérdidas y Ganancias.

Ejemplo: Aporte del dueño $5,000 en efectivo Compra de mercancías a crédito $3,000 Vende la mitad de la mercancía en $4,000 Pago de $1,000 en efectivo por arriendo de local

“Agrupación sistemática de los cargos y abonos relativos a la misma persona o asunto, que se registran bajo un título apropiado”.

Ejemplos: Clientes, Caja Por convención tiene dos partes: Debe y Haber Hacer una anotación en el Debe de una cuenta se

llama cargar o debitar. Hacer una anotación en el Haber de una cuenta

se llama abonar o acreditar.

La suma de los cargos de una cuenta, se llama “débitos”

La suma de los abonos de una cuenta,se llama “créditos”

Ejemplos Una cuenta es: Acreedora cuando su saldo es

acreedor y Deudora; cuando su saldo es Deudor.

Un cargo aumenta las cuentas de activo. Un abono disminuye las cuentas de activo. Un cargo disminuye las cuentas de pasivo. Un abono aumenta las cuentas de pasivo. En el patrimonio ocurre lo mismo que para los

pasivos.

Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Cuentas de Patrimonio Cuentas de Resultado Cuentas de Orden: responsabilidades o derechos

latentes.

1210 Cuotas o partes

11. Disponible

12. Inversiones

1. ACTIVO

1205 Acciones 120505 Agricultura

2. PASIVO

120530 Construcción

PUCPUC

Sirve para definir qué cuentas se van a utilizar, cómo se denominarán y en qué forma se clasificarán.

Determinan el esquema de información que será capaz de proporcionar el registro contable.

Objetivo: Ordenar y sistematizar el registro de las

transacciones. Debe estar de acuerdo con las características de la

empresa y sus necesidades particulares de información y control.

Requisitos:◦ Detallado y claro◦ Completo◦ Actualizado

Requisitos: debe ser:◦ Amplio◦ Flexible: capacidad de adaptarse◦ Racional: para fácil manejo.

Además:◦ Número adecuado de cuentas◦ Que no haya sobreposición de cuentas◦ No se produzcan vacíos◦ Adecuada codificación

Se detalla:◦ Plan de cuentas y su objetivo.◦ Campo de acción.◦ Procedimientos de operación de las cuentas.

Procedimientos de operación de Cuentas:◦ Clasificación de la cuenta◦ Contenido◦ Tratamiento◦ Significado de su saldo◦ Relaciones con otras cuentas o subcuentas

Igualdad de inventario Las cuentas El proceso contable:

◦ Libro diario (asientos)◦ Libro Mayor◦ Balance comprobación y de saldos◦ Estados financieros finales: Balance General, Estado

de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo

Concepto:◦ Son derechos, bienes que posee la empresa.◦ Ejemplos: caja, cuentas por cobrar, mercaderías o

existencias, activo fijo y otros activos (patentes, licencias, etc.)

Reconocimiento del costo IVA Métodos de inventario

Para toda empresa el costo de la mercadería es:Precio de compra + Fletes + Embalajes + Seguros

Mayor valor de los productos sólo cuando los adquieren los usuarios finales.

IVA Débito Fiscal IVA Crédito Fiscal

Sistema de inventario permanenteSistema de inventario permanente: las transacciones comerciales se registran en el momento en que se producen.Este sistema debe incluir un mayor auxiliar de inventarios, y siempre se realizan dos registros en la venta.También se puede hacer una “toma de inventario”

Ejemplo: 6 de septiembre: se compran 20 relojes, a la

empresa La Hora. Cada reloj costó $50,800 y se pagarán a crédito simple.

10 de septiembre: se venden 3 relojes en $70,000 cada uno, al contado.

Sistema de Inventario Periódico:Sistema de Inventario Periódico: se realiza la toma de inventario físico totaltoma de inventario físico total al final del año. El costo de la mercancía no se registra por cada transacción.

Al final del periodo se calcula el costo de la mercancía vendida de la siguiente forma:

Inventario (según inventario final año anterior)+ Compras de mercaderías= Costo de mercancía disponible para la venta

durante el año- Inventario Final (según inventario físico)=Costo de la mercancía vendida

Ejemplo:◦ “El gordito”, un almacén de productos dietéticos,

tiene sistema de inventario periódico. Al 31 de diciembre de 2001, tiene la siguiente información:

◦ El inventario disponible a fines del 2000 era de $160,000.

◦ Durante 2001 compró mercancía por un total de $1’200,000.

◦ El inventario disponible al final de 2001 tiene un costo de $180,000.

Toda la Mercancía está en sitio de venta

Toda la Mercancía está en sitio de venta

Mercancía en múltiples lugaresMercancía en múltiples lugares

Alto volumen de transacciones y sistema manual

Alto volumen de transacciones y sistema manual

Bajo volumen de transacciones o sistema computarizado

Bajo volumen de transacciones o sistema computarizado

Muchos articulos de bajo costo unitario.

Muchos articulos de bajo costo unitario.

Mercancía de alto costo por unidadMercancía de alto costo por unidad

No se requiere información diaria, la empresa hace contab. Tributarias

No se requiere información diaria, la empresa hace contab. Tributarias

Los gerentes requieren información sobre el inventario, cantidad de artículos vendidos,etc

Los gerentes requieren información sobre el inventario, cantidad de artículos vendidos,etc

Empresas pequeñasEmpresas pequeñasGrandes CompañíasGrandes Compañías

Inventario PeriódicoInventario PeriódicoInventario PerpetuoInventario Perpetuo

Es la forma básica de realizar los registros relacionados con las mercancías.

Es una cuenta mixta de activo y resultado

Se carga porSe carga por:◦ Inventario inicial: precio de compra◦ Compras: precio de compra◦ Fletes: precio de compra◦ Embalajes: precio de compra◦ Seguros: precio de compra◦ Devoluciones de ventas. precio de venta.

Se Abona porSe Abona por:◦ Devolución de compra: precio de compra◦ Ventas: precio de venta.◦ Ventas o anticipos al personal: precio de venta◦ Retiros del propietario: precio de compra◦ Muestra gratis: precio de compra◦ Donaciones: precio de compra◦ Mermas y castigos: precio de compra

Dentro de un sistema perpetuo de inventario, se distinguen cuatro formas de determinar el costo de la mercadería vendida:

Identificación específica Precio medio ponderado Método PEPS o FIFO Método UEPS o LIFO

Sólo puede utilizar cuando es posible identificar cada artículo en forma individual

Artículos homogéneos. Se “supone” una secuencia de salida de unidades

de inventario. Existen tres métodos: Costo Promedio (PMP) PEPS o FIFO UEPS o LIFO