CONSULTORIA: DISEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN ......procesos de calidad, se encontraron algunas...
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CONSULTORIA: DISEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA
LA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA FUNDACIÓN KARIT
IBITA
JAIDITH TATIANA VERGARA IBARRA
XENIA BARRAGÁN LEAL
YURI ANDREA MARTÍNEZ ROZO
UNIVERSIDAD DE SANTANDER UDES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA CALIDAD Y AUDITORIA EN
SERVICIOS DE SALUD
ESPECIALZIACIÓN EN GERENCIA DE INSTITUCIONES DE SALUD
BUCARAMANGA
2019
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CONSULTORIA: DISEÑO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA FUNDACIÓN KARIT IBITA
JAIDITH TATIANA VERGARA IBARRA
COD: 19731023
TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL
TÍTULO DE ESPECIALISTA EN GERENCIA DE INSTITUCIONES DE SALUD
XENIA BARRAGÁN LEAL
COD: 19751041
YURI ANDREA MARTÍNEZ ROZO
COD: 19751018
TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR EL
TÍTULO DE ESPECIALISTA EN GERENCIA DE LA CALIDAD Y AUDITORÍA EN
SERVICIOS DE SALUD
ALEJANDRO DAVID MARTÍNEZ
DIRECTOR
LUIS REINA VILLAMIZAR
CODIRECTOR
UNIVERSIDAD DE SANTANDER “UDES”
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIADE LA CALIDAD Y AUDITORIA EN
SERVICIOS DE SALUD Y GERENCIA DE INSTITUCIONES DE SALUD
BUCARAMANGA
2019
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DEDICATORIA
Mira que te mando que te esfuerces y seas valiente no temas ni desmayes porque Jehová tu Dios estará
contigo donde quiera que estés y fueres. Josué 1:9
A: Dios y mis padres Marta Ibarra y Mario Vergara. Por nunca dejar de enseñarme para vida, por mis
principios no negociables, por ser mi ejemplo y motivación, y sobre todo por ayudarme a creer que es
posible.
¡Gracias por tanto! Vergara Jaidith Tatiana
Le dedico a Dios, a mi madre BLANCA CECILIA LEAL, a mis hermanos, a mi esposo ANDRES
FRANCISCO PRADA CAMARGO y a mis hijos, estas personas en su día a día me brindaron su apoyo
incondicional a ser una mujer fuerte, emprendedora para conseguir mis objetivos sin importar los
obstáculos y dificultades.
¡Gracias por tanto! Xenia Barragán Leal
A Dios, la Virgencita que me acompaña en todo momento creando en mí una mujer más sabia y
paciente, a mi esposo UDAY CAMILO MORENO SALCEDO que me apoya incondicionalmente, y es mi
complemento perfecto para luchar cada día, a mis hermosas hijas que han traído una felicidad infinita
a mi vida y son mi motor impulsándome a salir adelante a pesar de las dificultades, y por último a mis
padres que han sido mis cómplices en todas las etapas de mi vida y han estado a mi lado en todo
momento.
¡Gracias por tanto! Yuri Andrea Martínez
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AGRADECIMIENTOS
En todo tiempo ama el amigo y es como un hermano en tiempos de angustias. Prov. 22:7
A: los amigos Aidé Pinzón, Eliecer Cáceres. Por ser el apoyo y soporte en los tiempos que pensé no era
posible. Que la vida les retribuya y bendiga siempre …
¡Gracias por tanto! Vergara Jaidith Tatiana
Agradezco a mis compañeros de clase por su motivación para no desistir en los momentos de dificultad
y porque también de cada uno adquirí experiencia para la vida personal y profesional.
¡Gracias por tanto! Xenia Barragán Leal
Agradezco a mi familia que me apoyaron a seguir adelante en esta especialización, doy infinitas gracias
porque fueron una ayuda importantísima para poder cumplir al 100% con mis deberes como madre,
esposa, hija y compromisos académicos,
¡Gracias por tanto! Yuri Andrea Martínez
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TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN ....................................................................................................... 11
ABSTRACT ...................................................................................................... 12
introduccion .................................................................................................... 13
1. LA FUNDACIÓN KARIT IBITA “FUNKARIB ............................................ 14
CAMINO HACIA EL PENSAMIENTO INTERCULTURAL............................... 14
Misión: .............................................................................................................. 14
Visión: ............................................................................................................... 15
Ámbito De La Consultoría ............................................................................... 15
2. PLANTEAMIENTO DE LA CONSULTORÍA ............................................. 16
3. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA .......................................................... 18
3.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................. 18
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................... 18
4. MARCO TEÓRICO .................................................................................... 19
4.1. GESTION DOCUMENTAL ....................................................................... 19
4.2. DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................... 21
4.3. VALOR AÑADIDO Y BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .. 28
Acceso Centralizado Y Sencillo ............................................................. 28
Seguridad ................................................................................................. 28
Ahorro De Tiempo.................................................................................... 28
Reducción De Redundancias ................................................................. 28
Agilidad Y Automatización: .................................................................... 28
Intercambio De Documentos: ................................................................. 28
Soporte Documental: ............................................................................... 29
Tipo Documental:..................................................................................... 29
Trámite De Documentos: ........................................................................ 29
Unidad Documental: ................................................................................ 29
Registro De Ingreso De Documentos: ................................................... 29
Reglamento De Archivo: ......................................................................... 29
Organización Documental: ..................................................................... 29
Documento De Archivo: .......................................................................... 29
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Archivo: .................................................................................................... 29
5. METODOLOGÍA ........................................................................................ 30
Recopilación De Procesos Y Áreas Funcionales. ......................................... 30
Áreas Funcionales: .................................................................................... 30
Clasificación. .................................................................................................... 32
Ordenación. ...................................................................................................... 36
Implementación ................................................................................................ 37
6. RESULTADOS .......................................................................................... 39
7. CONCLUSIONES ...................................................................................... 42
8. RECOMENACIONES ................................................................................... 43
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................... 44
ANEXO ............................................................................................................ 46
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LISTA FIGURAS
Figura 1. Formato de documento interno para la Fundación Karit Ibita.2019* ..... 33
Figura 2. Formato interno para el control y cambio de documentos empleados en
la Fundación Karit Ibita.2019* ......................................................................... 34
Figura 3 .Formato externo para la presentación y emisión de documentos
empleados en la Fundación Karit Ibita.2019* ................................................. 35
Figura 4 Formato rotulo de la documentación a archivar por área y
funcionalidad en tiempo de la Fundación Karit Ibita.2019* ............................. 37
Figura 5 .Sección de archivos Antes de la realización de la consultoría de gestión
documental de la Fundación Karit Ibita.2019* ................................................ 39
Figura 6.Sección de archivos después de la realización de la consultoría de
gestión documental de la Fundación Karit Ibita.2019* .................................... 39
Figura 7.Sección de archivos después de la realización de la consultoría de
gestión documental de la Fundación Karit Ibita.2019* .................................... 41
file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130479file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130480file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130480file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130481file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130481file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130482file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130482file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130483file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130483file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130485file:///D:/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130485
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Paradójicamente, en la era de la información, la humanidad está
en riesgo de perder la memoria.
Jorge palacio preciado
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RESUMEN
Título: Diseño Del Proceso De Gestión Documental Para La Administración De La
Información En La Fundación Karit Ibita.
Autores: Barragán Leal Xenia, Martínez Rozo Yuri, Vergara Ibarra Jaidith Tatiana
Palabras Claves: gestión documental, Funkarib, archivo, información.
Descripción:
La gestión documental comprende la estructura, registro, almacenamiento,
recuperación y difusión de la información de una entidad o institución
independientemente de la función realizada, esta es una alternativa aplicada hoy
en día con el fin de dar un orden a los procesos de información manejados en
cualquiera entidad con el objetivo de obtener organización documental.
En Colombia se encuentran bajo el marco legal establecidas la ley general de
archivos(Ley 594 de 14 de Julio de 2000), la cual abarca normas generales para
su aplicabilidad en entidades públicas estatales; en este contexto la fundación
FUNKARIB (Karib Ibita- Camino Al Pensamiento Intercultural ), es una
organización de régimen especial por la que como entidad prestadora de servicios
en comunidades indígenas del departamento de Arauca con los siguientes
programas: modalidad presencial en desarrollo infantil en medio familiar,
modalidad propia, casa hogar, intervención, apoyo psicosocial, territorios étnicos
con bienestar ,y fortalecimiento de la cultura indígena u´wa requiere de igual
medida la implementación de estatutos organizaciones en el manejo de archivos
documentales que garanticen el orden para su manipulación de interés.
Un aspecto importante a resaltar es la conservación, administración, organización
y almacenamiento de la información, que es la gran preocupación de las empresas
debido a su complejidad que se requiere el uso e intención de manejo, por medio
del presente trabajo se realiza el diseño de gestión documental para la fundación
karit ibita con aplicabilidad para sus diversos servicios prestados a las diferentes
comunidades indígenas del Departamento de Arauca comunitario y cultural en las
diferentes comunidades indígenas del Departamento de Arauca.
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ABSTRACT
Title: Design of the document management process for information management
in the Karit Ibita Foundation.
Authors: Barragán Leal Xenia, Martínez Rozo Yuri, Vergara Ibarra Jaidith Tatiana
Keywords: document management, Funkarib, archiving, information.
Description:
Document management includes the structure, registration, storage, retrieval and
dissemination of the information of an entity or institution regardless of the function
performed, this is an alternative applied today in order to give an order to the
information processes handled in Any entity with the objective of obtaining
documentary organization.
In Colombia they are under the legal framework established by the general law of
archives (Law 594 of July 14, 2000), which covers general rules for their
applicability in state public entities; In this context, the FUNKARIB Foundation
(Karib Ibita- Way To Intercultural Thought), is a special regime organization
whereby as a service provider in indigenous communities of the department of
Arauca with the following programs: face-to-face modality in child development in a
family environment , own modality, home, psychosocial intervention and support,
ethnic territories with well-being, and strengthening of the U'wa indigenous culture
requires equally the implementation of statutes organizations in the management
of documentary archives that guarantee the order for their manipulation of interest .
An important aspect to highlight is the conservation, administration, organization
and storage of information, which is the great concern of companies due to its
complexity that requires the use and intention of management, through this work
the design of Document management for the karit ibita foundation with application
for its various services provided to the different indigenous communities of the
Department of community and cultural Arauca in the different indigenous
communities of the Department of Arauca.
https://www.google.com/search?q=abstract&spell=1&sa=X&ved=0ahUKEwj--dSuyrrjAhVJs1kKHZ3gB4YQkeECCCsoAA
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INTRODUCCION
La fundación tiene como objetivo el desarrollo integral de poblaciones vulnerables,
fomentando el bienestar social, la defensa de los derechos humanos, la unidad, el
territorio, la cultura y la autonomía, prestando servicios sociales y/o a través del
desarrollo de programas y proyectos culturales, productivos, de salud y de
protección integral para niños, niñas adolescentes, ancianos y sus familias,
basados en procesos de calidad técnicos, administrativos y legales teniendo en
cuenta enfoques diferenciales y en especial el enfoque étnico. Se proyecta a ser
una entidad altamente competitiva e idónea para potenciar procesos sociales,
culturales, ambientales, comunitarios, organizativos, territoriales en busca del
mejoramiento de la condición de vida de la población indígena del departamento
de Arauca. Al realizar un recorrido evaluativo en servicios operacionales y
procesos de calidad, se encontraron algunas limitantes que no permiten avanzar
en los procesos de auditorías generando así mismo un bloqueo en el proceso de
habilitación y acreditación. De igual forma al no desarrollar un plan anual de
auditoría interna en base a procesos de riesgos, talento humano, procesos
organizacionales, financieros, de contratación, comerciales, y procesos
estratégicos de mercadeo, basados en la documentación requerida según la
norma ISO 9001 de 2015, se genera una inmovilización en el desarrollo de
procesos de gestión de la calidad. Teniendo en cuenta la falta de documentación,
la ausencia de esquemas organizacionales informativos y mapas de procesos
necesarios para poder dar cumplimiento con los requisitos de la normatividad da
lugar a un retraso en los procesos de audiencia y revisión de la calidad. Teniendo
un impacto negativo al no contar con una estructura informativa en los procesos
de ejecución y procesos operacionales de la fundación karit ibita.
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1. LA FUNDACIÓN KARIT IBITA “FUNKARIB CAMINO HACIA EL PENSAMIENTO INTERCULTURAL
La FUNDACIÓN KARIT IBITA “FUNKARIB” nace en el año 2012 por iniciativa de 6
profesionales indígenas de diferentes ramas, con el propósito de apoyar en el
mejoramiento de las condiciones de vida de poblaciones rurales, vulnerables y
especialmente a comunidades indígenas, a través de diferentes estrategias;
FUNKARIB al año 2018 ha adelantado diferentes contratos y convenios de aporte
en los cuales ha venido desarrollando su objeto social desde diferentes campos y
áreas del conocimiento así como un alto reconocimiento por ser una entidad sin
ánimo de lucro.
Fomentar el bienestar social, la defensa de los derechos, la unidad, el territorio, la
cultura y la autonomía las cuales reflejamos en este informe anual al señalar los
programas y actividades desarrolladas durante el año 2017 en las cuales hemos
articulado procesos técnicos y administrativos para el fortalecimiento de los planes
de vida, la autonomía y la cultura de los grupos étnicos.
Bajo la anterior premisa fijamos como objetivo primordial Contribuir al desarrollo
integral de poblaciones vulnerables, fomentando el bienestar social, la defensa de
los derechos humanos, la unidad, el territorio, la cultura y la autonomía, prestando
servicios sociales y/o a través del desarrollo de programas y proyectos culturales,
productivos, de salud y de protección integral para niños, niñas adolescentes,
ancianos y sus familias, basados en procesos de calidad técnicos, administrativos
y legales teniendo en cuenta enfoques diferenciales y en especial el enfoque
étnico.
Misión: La FUNDACION KARIT IBITA “FUNKARIB” Es una entidad de profesionales
indígenas de la Orinoquia, que busca el fortalecimiento cultural, organizativo, y el desarrollo
de procesos propios e interculturales con las poblaciones vulnerables y especialmente con
la población indígena, respetando la autonomía y la cosmovisión de cada grupo social.
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Visión: La FUNDACION KARIT IBITA, proyectada a ser una entidad altamente
competitiva e idónea para potenciar procesos sociales, culturales, ambientales,
comunitarios, organizativos, territoriales de pervivencia y sobrevivencia de las
distintas culturas de nuestro contexto, en busca del mejoramiento de las condiciones de
vida de las poblaciones vulnerables.
Ámbito De La Consultoría
La consultoría se realizará en la sede principal ubicada en la dirección Cra 17 Nº
28-48 Barrio modelo en el municipio de Saravena-Arauca
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2. PLANTEAMIENTO DE LA CONSULTORÍA
Hoy en día para las diferentes empresas manejar un ambiente organizado en la
utilización de sus archivos y soportes informativos(Programa de Gestión
Documental -PGD, 2019), ilustra la oportunidad de hacer más eficientes sus
procedimientos, resguardando explícitamente la información necesaria además de
cumplir con la legislación, e incentivar efectivamente el alcance de la misión,
visión y políticas propuestas.
En este sentido la Fundación Karit Ibita conocida comúnmente como una entidad
solidaria, eficaz y oportuna, al momento de atender las necesidades integrales de
las diferentes comunidades étnicas indígenas del departamento de Arauca, ha
dispuesto de un completo equipo interdisciplinario en la parte operacional para
poder llevar a cabo la ejecución de sus actividades: administrativas, pedagógicas,
educativas, financieras, psicológicas y artísticas.
Al realizar un recorrido evaluativo en servicios operacionales y procesos de
calidad, se encontraron algunas limitantes que no permiten avanzar en los
procesos de auditorías generando así mismo un bloqueo en el proceso de
habilitación y acreditación. De igual forma al no desarrollar un plan anual de
auditoría interna en base a procesos de riesgos, talento humano, procesos
organizacionales, financieros, de contratación, comerciales, y procesos
estratégicos de mercadeo, basados en la documentación requerida según la
NORMA ISO 9001 DE 2015, se genera una inmovilización en el desarrollo de
procesos de gestión de la calidad.
Teniendo en cuenta la falta de documentación, la ausencia de esquemas
organizacionales informativos y mapas de procesos necesarios para poder dar
cumplimiento con los requisitos de la normatividad da lugar a un retraso en los
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procesos de audiencia y revisión de la calidad. Teniendo un impacto negativo al no
contar con una estructura informativa en los procesos de ejecución y procesos
operacionales de la fundación KARIT IBITA.
Este mejoramiento de la calidad tendría un impacto significativo sobre los costos, y
procesos de habilitación totales del sistema. Esta información debe ser identificada
y vigilada por la alta dirección como factor importante en el manejo y ejecución de
la misma siendo utilizada por aquellas personas que la necesitan. Al término de la
consultoría, se presentarán sus resultados, a través de un listado de posibles
soluciones lógicas, objetivas, imparciales y constructivas, poniendo de manifiesto
los errores encontrados.
Por ende, se hace necesario formular opciones de mejora como lo es la
consultoría: Diseño Del Proceso De Gestión Documental Para La Administración
De Información En La Fundación Karit Ibita Empleada Y Adquirida Durante La
Ejecución De Sus Actividades En El Departamento De Arauca, con el fin de
contribuir académicamente a la institución y generar formas de aplicabilidad futura.
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3. OBJETIVO DE LA CONSULTORIA
3.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar el proceso de gestión documental para la administración de información
en la Fundación Karit Ibita empleada y adquirida durante la ejecución de sus
actividades en los procesos administrativos de su sede principal.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar cada área de la fundación Karit Ibita según sus procesos
documentales y sus archivos manejados relacionados con su función.
Establecer los diferentes formatos a usar en cada área de la fundación Karit
Ibita.
Diseñar y organizar los formatos de clasificación de la documentación de la
fundación Karit Ibita durante los años 2012 a 2018 de acuerdo con el área
de generación.
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4. MARCO TEÓRICO
4.1. GESTION DOCUMENTAL
La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e
internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración
pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción
de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras
importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de
búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros
procesos administrativos.
En Colombia se han creado diversas leyes, decretos y acuerdos encaminados a la
organización de la gestión documental en el sector público, sin embargo uno de
los campos a los cuales se dirigen estas normativas permiten de su aplicabilidad
para otros sectores como el privado; en esto el programa para la gestión
documental –PGD 2020-2024 resume las normativas legales vigentes de las
cuales se toman algunas como(Documental & Mintic, 2014):
Ley 594 de 2000: ley general de archivos
Ley 1581 de 2012: ley de protección de datos generales
Código de Procedimiento Penal: Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio
de documento privado.
Código Procedimiento Civil: Artículo 251. “Distintas clases de documentos.
Son documentos los escritos impresos, planos, dibujos, cuadros,
fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,
radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,
todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
Decreto 2620 de 1993: Procedimiento para la utilización de medios técnicos
adecuados para conservar los archivos de los comerciantes
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Decreto 2482 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales
para la integración de la planeación y la gestión.
Acuerdo AGN 11 de 1996: Criterios de conservación y organización de
documentos
Acuerdo AGN 47 de 2000: Acceso a documentos.
Acuerdo 005 DE 2013: Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en
las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se
dictan otras disposiciones
Acuerdo 002 DE 2014: Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para creación, conformación, control y consulta de los expedientes
de archivo y se dictan otras disposiciones
Circular 002 DE 1997: Parámetros a tener en cuenta para la
implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
Norma Técnica Colombiana NTC 4095: Norma general para la descripción
archivística.
Acuerdo 005 DE 2013: Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en
las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se
dictan otras disposiciones.
Actualmente se implementan sistemas, que cada día son más sofisticados y
pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y
video. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de
Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos
se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno
Web.
Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son
todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes
cantidades de documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o
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imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización
clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información
almacenada en una base de datos.”
Como vemos aquí se ha traducido la palabra “System” por “Software”.
Normalmente un sistema de gestión documental se compone de software
(herramientas / programas) más o menos integrados. La elección de utilizar
herramientas individuales o un sistema integrado depende realmente de la
complejidad del proceso que se quiera gestionar y el nivel de integración de los
programas con los procesos administrativos.
Hay una gran variedad de “sistemas” de gestión documental. Su funcionalidad
puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y
sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso
del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y
llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios
departamentos.
Es importante resaltar que antes de embarcarse en un proyecto de implantación
de un sistema de gestión documental es imprescindible marcar los objetivos que
se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su
gestión. Para ello hay que contar con los servicios de expertos en la materia, que
ofrecen orientación hacia la solución más idónea. Sólo así se podrá asegurar que
la inversión en el sistema nos aporte los resultados esperados. Hay una larga lista
de proyectos que fallaron por subestimar la importancia de una preparación
adecuada.
4.2. DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Cuando hablamos de los sistemas de gestión documental no debemos olvidar que
cuanto más alto es el grado de digitalización de la información que forma parte de
los procesos, mayor es el grado de control y automatización que podemos
conseguir.
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El primer paso consiste en definir qué documentos forman parte de nuestros
procesos, cómo podemos incluirlos en nuestro sistema de gestión documental y
qué información extraer y almacenar juntamente con los documentos en su base
de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo
interactúan con los demás procesos y de qué forma podemos integrar los mismos.
Lo más probable es que nos encontremos con información que proviene de
diferentes fuentes y que está en formatos diferentes. Parte de ella en formato
digital, almacenado en ficheros o bases de datos, y otra en forma de documentos
impresos.
Si la información proviene de otras bases de datos o tiene el formato que estamos
manejando de uso diario su consulta y extracción se dificulta, esto se complica
algo más cuando el documento viene del exterior en formato papel, como por
ejemplo una factura. Pero si la solución incluye un sofisticado programa de
reconocimiento de caracteres ópticos (OCR = Optical Character Recognition), ya
hemos dado un paso importante. Con un escáner u otro dispositivo de
digitalización convertimos el documento no sólo en una imagen, sino que también
llegamos a “leer” electrónicamente su contenido. Si el sistema nos permite
reconocer y definir qué partes del documento necesitamos incluir en la base de
datos (número de factura, fecha, productos, importes, etc.), tenemos toda la
información necesaria en nuestro sistema de gestión documental
La digitalización de la información vía OCR nos facilita la integración de todo tipo
de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo(Patricia Russo,
n.d.).
Tener toda información en forma digital y estructurada en una base de datos es
fundamental para lograr una gestión documental avanzada. En un sitio
centralizado podemos encontrar fácilmente los documentos y establecer las reglas
de quién puede acceder, modificar y borrar/archivar su información.
Pero queremos ir más allá y agilizar nuestros procesos de negocio. Uno de los
pilares de nuestra solución de gestión documental es conocer los distintos
formatos de digitalización, lo cual nos permite especificar cada paso de un
proceso, con sus actividades y dependencias relacionadas y los departamentos y
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roles involucrado. Además, ayudan a reducir el tiempo empleado en la
administración de las tareas, minimiza la probabilidad de olvidos y fallos en el
proceso.
Otro punto importante es mirar hacia el final del ciclo de vida de un documento y
poder definir qué “destino” toma cierta documentación después de un tiempo
determinado. ¿Quién recuerda cuándo se borran, archivan, etc.? En muchos
casos estás tareas se pueden automatizar completamente.
Ejemplo de aplicación de la gestión documental en un proceso de Recursos
Humanos a continuación vamos a ver un ejemplo ilustrativo, de un proceso de
contratación y pago de nóminas donde interactúan el departamento de RRHH y
contabilidad, y como agente externo, el banco que efectúa las transferencias a los
empleados.
Empezamos por la base, que es la creación de formularios estándar de
contratación que contienen gran parte de la información necesaria para nuestro
workflow. La primera página del contrato tiene todos los datos operativos, como el
domicilio, nómina, porcentaje de la variable, datos fiscales y bancarios. Dada la
importancia que la información contenida en el contrato tiene para los procesos
afectados, el documento se elabora conjuntamente entre varios departamentos y
sigue un proceso de aprobaciones, antes de que se haga accesible a los
empleados de RRHH.
Una vez firmado el contrato por las partes implicadas se procede a su escaneo y
digitalización vía OCR, para guardar una copia como imagen y los detalles
operativos en nuestra base de datos centralizada. Mediante este sistema, nos
hemos ahorrado tener que teclear los datos a mano, y naturalmente, hemos
establecido una política de permisos mediante la cual sólo tienen acceso las
personas con las autorizaciones asignadas.
Se generan unas tareas específicas, definidas para la incorporación de nuevos
empleados, por ejemplo, gestionar el alta en la Seguridad Social, y se avisa a las
personas responsables. En caso de no terminar la actividad en el tiempo
estipulado, se envía un aviso a una instancia superior.
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Llegado fin de mes, se lanza el proceso de pago de nóminas. El cual accede por
un lado a los datos de la nómina y también al sistema CRM, donde se guardan las
ventas efectuadas por el empleado. Según el porcentaje cumplido del variable y
demás datos, se genera un registro para cada empleado. Estos registros llevan
también la información del responsable que tiene que aprobar el pago de cada una
de las nóminas. Vía correo electrónico y/o a través de nuestro sistema de gestión
documental, envía un aviso a los responsables. Una vez aprobados, avisa a
administración, que lanza el proceso de impresión de las nóminas, que a la vez
genera un lote de órdenes de trasferencias en un fichero con formato XML que se
transmite al banco encargado de hacer las transferencias. El banco procesa el lote
y devuelve el fichero con el estatus de cada transacción. Actualizamos nuestra
base de datos, y si había alguna incidencia nuestro sistema de workflow/gestión
documental, avisa a la persona definida en el sistema para cada caso. Para las
transferencias que se han procesado correctamente, el sistema actualiza la
aplicación de contabilidad y también el sistema CRM.
Entre los diferentes aspectos se debe tener presente: para la escogencia de
un software idóneo con la capacidad de respuesta a todos los procesos de
implementaciones en la gestión documental debemos tener en cuenta(Bruce,
2013a, 2013b; Documental, n.d.; Gestion documental, 2008; Especial, 2018; León,
2010; Maya, 2013):
La Imagen digital: La diferencia entre una reproducción fotográfica
ordinaria (analógica) y una reproducción fotográfica digital estriba en que la
primera obtiene la imagen sobre una emulsión química fotosensible
(película fotográfica), mientras que la reproducción digital captura una
imagen de formato electrónico por medio de un sensor y construye su
representación mediante una cadena de bits. Esta cadena de bits,
interpretada por un ordenador, presenta una reproducción de la imagen en
pantalla. Las imágenes digitales se pueden obtener de varias formas: Por
medio de dispositivos de conversión analógica-digital, como son los
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escáneres y las cámaras digitales. Y Directamente mediante programas
informáticos.
Resolución digital: La resolución de la imagen viene dada por el número
de pixeles (nº de filas x nº de columnas) que tiene la imagen. Cuanto mayor
sea este número mayor será la resolución. La medida de la resolución se
determina por el número de píxeles leídos en una distancia lineal de una
pulgada (2,54 cm) en el documento digitalizado. Las unidades más
utilizadas son “puntos por pulgada” o dots per inch (dpi), y los “píxeles por
pulgada” o pixels per inch (ppi). Conviene no confundir dpi (dots per inch o
puntos por pulgada) con ppi (pixels per inch o píxeles por pulgada). Los
píxeles por pulgada hacen referencia a la resolución a la que ponemos
nuestras imágenes para impresión. La imagen se puede imprimir con más o
menos calidad de impresión, es decir, con más o menos cantidad de puntos
de tinta de la impresora. Los puntos por pulgada determinan la matriz de
resolución con que imprimirá la impresora.
Tamaño del fichero: El tamaño del fichero se calcula multiplicando el área
de superficie (ancho por alto) del documento a digitalizar (en pulgadas), por
la profundidad en bits (en bits/píxel) y por el cuadrado de la resolución
(ppi2). Dado que el tamaño del archivo se representa en Bytes (8 bits),
dividiremos el resultado por 8. Por ejemplo, para una página A4 en blanco y
negro, profundidad 1 bits/píxel, digitalizada a resolución de 300 ppi, el
tamaño del archivo será: 8.700.632 píxeles / 8 (bits/Byte) = 1,04 MegaBytes
Compresión: La compresión se utiliza para reducir el tamaño del fichero de
imagen para su almacenamiento, su procesamiento y transmisión. El
tamaño del fichero para las imágenes digitales puede ser muy grande, lo
que requiere mayores recursos informáticos para su almacenamiento,
procesamiento y transmisión.
Formatos de ficheros: Existen diferentes formatos de ficheros de
imágenes en el mercado. Cada uno con sus características específicas, sus
ventajas e inconvenientes en relación a su capacidad para soportar
-
distintas profundidades de bits, de colores, metadatos, de aceptar o no
distintas técnicas de compresión, etc. Señalaremos los siguientes:
o BMP (Windows Bitmap): es el formato propio del programa Microsoft Paint,
perteneciente al Sistema operativo Windows. Puede guardar imágenes de
24 bits (16,7 millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos. Proporciona
gran calidad para imágenes en color. Es un formato estándar y
ampliamente soportado. Es de fácil integración en aplicaciones y entornos
Windows. En contrapartida, este formato no permite apenas la compresión
de los ficheros, lo que genera archivos demasiado grandes. Además,
carece de metadatos.
o GIF (Graphic Interchange Format): es un formato que utiliza compresión sin
pérdida de calidad para imágenes de hasta 256 colores, limitados por una
paleta restringida a este número de colores. Por ese motivo, con imágenes
con más de 256 colores (profundidad de color superior a 8), la imagen debe
adaptarse reduciendo sus colores, con la consiguiente pérdida de calidad.
Admite un alto grado de compresión. Se trata de un formato estándar
ampliamente soportado y muy usado. Tiene capacidad para soportar la
animación y no necesita de una aplicación externa para su visualización en
web.
o TIFF (Tagged Image File Format): Es un formato de fichero digital que
acepta la compresión sin pérdidas, por lo que se conserva la información
original completa. Se trata de un formato estándar y de uso libre, y es el
más utilizado con fines de conservación. Proporciona gran calidad para
imágenes en color (32 bits), escala de grises y blanco y negro. Su principal
inconveniente es el alto volumen de almacenamiento requerido motivado
por el tamaño del archivo que genera.
o JPEG (Joint Photographic Experts Group): Se trata de un formato de gran
calidad para imágenes en color (24 bits) que ofrece un alto grado de
compresión, aunque ésta siempre es con pérdidas. Pese a que esa pérdida
-
no siempre se traduce en una “pérdida visual”, cada vez que se edita y se
guarda una imagen jpg se producen pérdidas de calidad, por lo que no es
recomendable para ficheros maestros. Es un formato estándar muy usado.
o PDF (Portable Document Format): es un formato de almacenamiento de
documentos compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto),
desarrollado por la empresa Adobe Systems. Este formato permite distintos
grados de compresión, aunque siempre con pérdidas. Es un estándar muy
extendido y mantiene una calidad muy buena. El Pdf es idóneo para
imprimir y crear documentos secuenciales con páginas múltiples. Puede
generarse desde cualquier aplicación mediante la instalación de una
impresora virtual en el sistema operativo, en caso de usar aplicaciones sin
esa funcionalidad embebida.
o El PDF/A, basado en un subconjunto del formato PDF, es el estándar ISO
(ISO 19005-1:2005) para la preservación de los documentos electrónicos a
largo plazo. SVG (Scalable Vector Graphics): Es una especificación para
describir gráficos vectoriales bidimensionales, tanto estáticos como
animados. La imagen vectorial, a diferencia de un mapa de bits, puede ser
escalada, tanto como se requiera, sin pérdida de calidad de imagen. Las
imágenes SVG pueden salvarse comprimidas. Tiende a comprimirse muy
bien, llegando a ser ficheros mucho más pequeños. Aun así, a menudo el
fichero vectorizado original (SVG) o gráfico vectorial es más pequeño que la
versión de mapa de bits.
o PNG (Portable Network Graphics): es un formato gráfico basado en un
algoritmo de compresión sin pérdida para bitmaps no sujeto a patentes.
Este formato fue desarrollado en buena parte para solventar las deficiencias
de formato GIF y permite almacenar imágenes con una mayor profundidad
de contraste y otros datos importantes.
o RAW: El formato RAW, cuya traducción literal del inglés al castellano
significa “crudo”, es un formato de archivo digital de imágenes que contiene
la totalidad de los datos de la imagen tal y como ha sido captada por el
sensor digital de la cámara fotográfica. Sería, por así decirlo, el “negativo de
-
una cámara digital”. El formato RAW generalmente lleva aplicada
compresión de datos sin pérdida de información. Debido a que contiene la
totalidad de los datos de la imagen captada por la cámara y una mayor
profundidad de color, sus ficheros tienen un tamaño de archivo muy grande,
a pesar de que, generalmente, usan compresión.
4.3. VALOR AÑADIDO Y BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
A continuación, enumeramos algunos de los beneficios más destacados de la
implantación de un sistema de gestión documental:
Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué
actividades puede efectuar sobre las mismas.
Acceso Centralizado Y Sencillo: a toda la documentación relevante de la
empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento.
Seguridad: no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y
copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de
datos.
Ahorro De Tiempo: a la hora de buscar la documentación, y de costes en su
gestión y almacenamiento.
Reducción De Redundancias: como duplicidad de documentos, fotocopias,
grabaciones de datos.
Agilidad Y Automatización: de las tareas administrativas con la creación de
flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de
negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y
monitorizadas.
Intercambio De Documentos: en formato electrónico entre empresas, incluyendo
el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.
Para no olvidar el “efecto secundario” positivo de la mayor satisfacción de los
clientes internos y externos.
-
El presente glosario recoge las definiciones establecidas por el Archivo General de
la Nación en el Acuerdo 027 de 2006 y el Decreto 1080 de 2015(Campillo Torres,
2010; Colciencias, n.d.; Documental & Mintic, 2014).
Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tipo Documental: Documentos cuyo contenido y estructura revelan una actividad
o acción, posibilitando su clasificación e inventario Ej.: Actas, facturas, informes,
etc.
Trámite De Documentos: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la Programa de Gestión Documental -PGD
2019 - 2024 51 constituyen varios, formando un expediente.
Registro De Ingreso De Documentos: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes
de dependencias, instituciones o personas naturales.
Reglamento De Archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos
y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Documento De Archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
-
5. METODOLOGÍA
La siguiente consultoría se desarrollara en las siguientes fases(Anticorrupci,
Atenci, & Ciudadano, 2015; Colombia, 2016; Documental, n.d.; Gestion
documental, 2008; Documental & Mintic, 2014; Maya, 2013).
Fase #1
Recopilación De Procesos Y Áreas Funcionales.
Los materiales consultados han sido documentos jurídicos y normativos
relacionados con las disposiciones generales para la Conservación del Patrimonio
Documental en diferentes organizaciones empresariales. Se identificó cada
proceso administrativo propio de la fundación Karit Ibita y sus funciones a ejercer,
con el fin de recopilar la información pertinente y relacionada a cada área.
Áreas Funcionales:
Gerencia: persona nombrada con la capacidad de liderazgo y manejo
administrativo del que derivan funciones y delegaciones propias de la
institución con el fin de alcanzar un bien común y en equipo (Rol &
Gerente, n.d.).
Revisoría Fiscal Y Contador Público: persona responsable de llevar a
cabo la administración financiera y velar por el buen funcionamiento de los
componentes activos y pasivos de la institución y de mantener en lo posible
un equilibrio de estos ,como también del manejo de los presupuestos,
asesorías de orden financiero, asesoría tributaria y contrataciones
realizadas en pro de la entidad(Chaverra, 2013).
-
Gestión Financiera: liderado por un grupo de personas encargadas de
ejecutar acciones de presupuestos concernientes al flujo de entrada y
salida de dinero, convenios, entre otros.
Gestión Talento Humano: conformada por la Concertación Con
Gobernadores De Población Beneficiada, Coordinación, Auxiliar
Administrativo, Equipo De Salud Nutrición, Equipo Psicosocial, Agentes
Educativos.
Gestión Ambiente Físico Y Tecnológico: es un proceso de apoyo del
cual se le da relevancia absoluta a las condiciones de infraestructura,
soporte físico y tecnológico para realizar adecuadamente las diversas
funciones de acuerdo a su capacidad instalada y de implementación de
hardware y software.
Gestión De Almacén: de la cual se destina para el almacenamiento interno
de las diferentes herramientas de trabajo con modalidad pedagógica,
recreativa y deportiva.
Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo: encargado de velar con el
cumplimiento de las condiciones establecidas por NORMAS relacionadas a
la LEY 1562 de 2012 Y El Decreto 1443 De 2014 con las que hacen
referencia a las condiciones del ejercicio laboral y vinculación al sistema de
riesgos laborales(El Congreso de la República de Colómbia, 2012;
Ministerio del Trabajo, 2014).
Gestión De Logística Y Transporte: por la que se realiza apoyo
institucional para la puesta en marcha de eventos y organización de
presentación de impacto comunitario y propio de la fundación.
-
Gestión Documental: refuerza el proceso de una buena organización en la
manipulación de los documentos y archivos de la fundación de acuerdo a
su función y origen de radicado o respuesta externa.
Código Que Se Le Asigno A Cada Área Para Ubicación De La Documentación
Gerencia (GER: 001…)
Revisoría Fiscal Y Contador Público (REV F -CON P: 001…)
Gestión Financiera (GFA: 001...)
Gestión Talento Humano (GTH: 04)
Gestión Ambiente Físico Y Tecnológico (GAMT: 001…)
Gestión De Almacén (G ALM: 001...)
Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo (GSS: 001...)
Gestión De Logística Y Transporte (G L-T: 001…)
Gestión Documental (GD:001…)
Fase #2
Clasificación.
En esta fase se seleccionó la documentación generada por cada una de las
dependencias de la FUNDACION KARIT IBITA desde el año 2012 al 2018 para la
Implementación del Sistema Institucional de Archivos en la fundación, La cual
permitirá identificar la procedencia de cada documento emitido según su finalidad
a cumplir para agrupar la información existente.
En esta fase se prosiguió a la elaboración de los formatos según la categorización,
relevancia y funcionalidad de la siguiente manera.
1. Para documentos de implementación interna relacionados a manuales y
formatos de usos: Una vez establecidas las áreas y procesos de la
fundación KARIT IBITA se prosiguió a la clasificación de los documentos de
acuerdo de la radicación emitida con un encabezado y sección de cambios.
-
El encabezado constara de(Colombia, 2016):
Logotipo de la fundación Karit Ibita, al lado izquierdo de la página.
Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
Código del documento al lado superior derecho de la página.
Versión actual del documento al lado derecho central de la página.
Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras
Páginas del documento
Ejemplo Del Encabezado:
Ejemplo De Cambios Y Control De Documento
Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener
los controles de los cambios que han sufrido el documento en cada una de sus
Sistema Integrado De Gestión
FUNDACION KARIT IBITA
Código. SIG-GDO-001
Versión: 01
Fecha: 03-10-2019
Página: 1 de 2
Tipo Letra
Arial
Tamaño: 12
Tipo Letra
Arial
Tamaño: 8
*Cada formato contendrá este tipo de información según sea su procedencia, se actualizará según su necesidad de funcionamiento. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019
Figura 1. Formato de documento interno para la Fundación Karit Ibita.2019*
-
versiones y otra tabla con el control de documentos que indica nombre y cargo de
quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión.
TIPO
DOCUMENTO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Proceso
Gestión
Documental
FIRMA:
NOMBRE:
Juan Pérez
Ana Castro
Carmen López
CARGO:
Representante de
la Dirección para
el SIG
Comité Directivo
Comité Directivo
FECHA: 04-10-2019 05-10-2019 06-10-2019
Figura 2. Formato interno para el control y cambio de documentos empleados en la Fundación Karit Ibita.2019*
*Cada documento actualizado contendrá este tipo de información según sea su procedencia. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019
-
2. Para documentos de implementación interna y externa relacionados a
circulares y respuestas a procesos:
Fa
Dependencia
Quien emite
Pie de página con su
respectivo
redireccionamiento
Versión del
documento
Tipo
Información
emitida
Logo de la
fundación
*Cada documento será emitido según sea la información y priorización dado el área. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019
Figura 3 .Formato externo para la presentación y emisión de documentos empleados en la Fundación Karit Ibita.2019*
-
Fase # 3
Ordenación. Se realizo la organización de documentación física que se tiene del año 2012 al
2018 la cual consistió en dar organización a todos los tipos de documentos que se
han generado en la fundación, y que a su vez dan respaldo a la optimización de
tiempo en la búsqueda de información, esta se empleará a través de carpetas u
expedientes respectivos.
Ejemplo De Rotulo
La persona encargada de la dependencia envía los documentos del archivo de
gestión al Archivo Central.
La rotulación de las cajas como unidades de almacenamiento se identifican
teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental de la dependencia que
transfiere.
Si se utilizan cajas X100, el tamaño del rótulo corresponde a 1/2 de hoja tamaño
carta.
Se diligencia el rótulo, para su identificación con los siguientes datos:
1. Nombre de la Entidad
2. Código y Nombre de la Dependencia
3. No. de Caja.
4. Código y Nombre de la Serie/Subserie Documental
5. No. unidad archivística (Carpetas, Libros, Tomos)
6. Asunto, Carpeta, Contenido, expediente, etc.
7. No. total, de Unidades en la caja
8. Fechas Extremas DESDE - HASTA
9. Ubicación, Identifica el No. de Estante
-
ROTULO PARA IDENTIFICACIÓN DE CAJAS DE ARCHIVO X100
10,8 cms
(1) FUNDACION KARIT IBITA
HOJA TAMAÑO
CARTA CAJA No. < (3) No.>
1/4
13,5 cms
No. TOTAL UNIDADES
DESDE
HASTA
UBICACIÓN
< (9) No. Estante>
Fase # 4.
Implementación
Se realizó la justificación a la junta directiva de la fundación KARIT IBITA la
empresa maneja una cantidad considerable de información, la cual, si no es
tratada de manera correcta, podría generar problemas que afecten directamente la
eficiencia de la empresa. Para evitar dicha situación o para contrarrestarla, existen
varias herramientas y estrategias propias de la gestión documental lo cual lo
Figura 4 Formato rotulo de la documentación a archivar por área y funcionalidad en
tiempo de la Fundación Karit Ibita.2019*
*Cada documento será archivado en cajas identificadas por área de emisión. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019
-
explicamos en el diseño del proceso de gestión documental para la administración
de la información en la fundación karit ibita desarrollando las capacitaciones en
cada una de las subsedes para que la información se compartida con sus grupos
de trabajo todo con la finalidad de obtener organización documental para la
empresa.
-
6. RESULTADOS
*corresponde al área de archivos documentales de la fundación. Gestión documental Funkarib. Saravena 2019
Figura 5 .Sección de archivos Antes de la realización de la consultoría de gestión documental de
la Fundación Karit Ibita.2019*
-
Figura 6. Sección de archivos después de la realización de la consultoría de gestión
documental de la Fundación Karit Ibita.2019*
*identificado con elarea y seccion del archivo correspondiente.
file:///D:/Users/PC/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Users/PC/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484file:///D:/Users/PC/Downloads/CONSULTORIA%20FUNKARIB%20FIN.doc%23_Toc25130484
-
Figura 7.Sección de archivos después de la realización de la consultoría de gestión documental de la Fundación Karit Ibita.2019*
*corresponde al área de archivos documentales, archivos Gestión documental Funkarib (formato diligenciado). Saravena 2019
-
7. CONCLUSIONES
Se concluye que, gracias a la realización de la anterior consultoría, la fundación
karit ibita participa en un mejoramiento del proceso de gestión documental de
archivos emitidos en una primera fase comprendida entre los años 2012 hasta
2018, haciendo de esto un estatus de ordenamiento y mayor flexibilidad de
búsqueda archivística de la información, como también la optimización dentro de
la institución de la búsqueda informativa.
Se identifico según cada área los archivos emitidos y se le dio la ruta de
manejo para el proceso de gestión documental con el fin de mitigar tiempo
de manejo y aumenta la eficiente competitiva de manejo interno de la
fundación.
Por otra parte, con la implementación de los formatos creados de uso
interno para los manuales como de uso externo para los posibles
comunicados o solicitudes se logra, estimular la competitividad de la
fundacion como ente socio cultural de impacto comunitario, identificando
cada área de la fundación Karit Ibita según sus procesos documentales y
sus archivos manejados con su función.
Se diseño y organizó los formatos de acuerdo a la vigencia de la
documentación existente, se debe tener en cuenta que durante la revisión e
inspección de la documentación se encontró que solo el 25% de los
archivos estaban presentes en el periodo comprendido 2012-2013 el resto
de información para ese tiempo se habría extraviado por la ausencia de una
organización en la gestión documental, estos archivos no reposan ni en
medio físico ni magnético, a partir del 2014 hasta el 2018 se cuenta con la
mayoría de la información debido a que se implementa como política
interna de la fundación la creación y copia de registros de archivos
relacionados con proyectos y demás actividades ejecutadas.
-
8. RECOMENACIONES
Dado a que es una entidad de orden departamental se recomienda ante una
segunda iniciativa de mejoramiento en la gestión documental y por su complejo
manejo manual el uso de un software que facilite a un mas este proceso ante las
demás sedes de manera descentralizada y a la vez innovadora. Entre estos esta
Qualityweb360 software de gestión documental, que presta servicios de:
Control De Documentos
Auditorías Internas
Acciones Correctivas
Requisiciones De Personal
Proyectos De Mejora
Quejas
Capacitaciones
Clima Laboral
Evaluación Del Personal
Mantenimiento
Evaluaciones De Proveedores
Satisfacción Del Cliente
Indicadores De Desempeño Kip’s
Gestión De Riesgo De La Calidad
Con un valor de inversión anual: $3.60.000 pesos colombianos a la fecha -
modalidad cliente premium, contiene una prueba gratis de 14 días.
ttps://www.qualityweb360.com
-
BIBLIOGRAFÍA
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documental 2015. 1–11.
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-
ANEXO