CONSULTAS Y RELACIONES EN ACCESS

1. Las consultas en Access nos permiten ‘filtrar’ la información

proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una

tabla que contuviera una agenda telefónica, podríamos, mediante una

consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los teléfonos de las

personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran

unos apellidos determinados.

Tipos de consultas:

Consulta de creación de tablas: Este tipo de consulta puede ser

usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de

registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla

no heredará las propiedades de los campos, ni la clave principal

que tuviera la tabla origen.

Consulta de actualización: Este tipo de consultas pueden ser

usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla,

de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de

ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente.

Consulta de datos anexados Este tipo de consultas pueden ser

usadas cuando se quiera añadir registros a una tabla de otra que

ya contenga algunos. Entonces, se podrán agregar datos que

estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de

Tabla, como pueden ser DBase, Paradox.

Consulta de eliminación: Este tipo de consultas pueden ser

usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla

que cumplan determinados criterios. Es posible ver los registros

que van a ser eliminados antes de ejecutar la consulta.

2. Una relación es una característica especial de Access que hace que

podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo

en común. Existen tres tipos de relaciones:

Relación de uno a varios: se crea si solo uno de los campos relacionados es una clave principal (clave principal: uno o mas campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas). O tiene un índice único. Un índice único no permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al establecer un campo como clave principal, queda automáticamente definido como exclusivo).

Relación de uno a uno: Si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índice único.

Relación de varios a varios: Es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas de las otras dos tablas.