CONSULTA E INVESTIGACIÓN
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CONSULTA E INVESTIGACION
PDG - TRD
Olga Lucía Uribe Márquez
TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION
OLGA LUCIA URIBE MARQUEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
Y BELLAS ARTES
Armenia
2012
CONSULTA E INVESTIGACION
PDG - TRD
Olga Lucía Uribe Márquez
TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION
OLGA LUCIA URIBE MARQUEZ
Tutora
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Gestión Documental I G4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
Y BELLAS ARTES
Armenia
2012
CONSULTA E INVESTIGACION
PDG - TRD
Olga Lucía Uribe Márquez
TABLA DE CONTENIDO
PAGINA
INTRODUCCIÒN 4
JUSTIFICACIÓN 5
GESTION DOCUMENTAL - DOCUMENTO DE ARCHIVO 6 - 7
LEY GENERAL DE ARCHIVOS – TITULO V ARTICULO 21 8
OBJETIVOS 9 - 10
ASPECTOS QUE SE DEBEN CONCIDERAR EN LOS PDG 11 - 16
IIPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TRD 17
VENTAJAS E IMPLEMENTACIÓN DE UN PGD 18 - 19
NORMAS – ENUNCIADO Y SU EXPLICACIÓN 20 – 25
DERECHOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS. 26 - 27
CONCLUSIONES 28
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 29
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CONSULTA E INVESTIGACION PDG – TRD OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo se abordan temas tales como, Gestión Documental,
Tablas de Retención, documentos, basados en las políticas emitidas por el
Archivo General de la Nación, los cuales sirven de apoyo a las unidades de
información, bibliotecas e instituciones públicas y privadas que manejan la
información.
Así mismo se dan a conocer los objetivos y ventajas que conllevan a un manejo
estructural ceñido a los artículos, acuerdos y leyes generales de archivos
siguiendo las políticas establecidas por el Archivo General de la Nación
También se muestran aspectos que debemos tener en cuenta para la
elaboración de un programa de gestión documental, explicando las distintas
etapas que se deben tener en cuenta para la consecución de las Tablas de
Retención Documental y promover su elaboración y aplicación en cada entidad.
.
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JUSTIFICACIÒN
Este trabajo va enfocado a realizar adecuadamente el proceso para la
elaboración de un programa de Gestión Documental con sus respectivas TRD
Tablas de Retención Documental teniendo en cuenta los lineamientos
proferidos, orientados y coordinados por el Archivo General de la Nación.
Los objetivos descritos deben de ir de la mano con las normas establecidas,
enmarcadas por la ley general de archivos para lograr los propósitos.
Va dirigido a todos los archivos públicos en sus diferentes niveles de
organización administrativa y territorial. Los archivos privados también pueden
hacer parte de este sistema actuando de conformidad con las políticas y planes
que para tal efecto se adopten.
Desde el punto de vista de su justificación, los archivos se clasifican en:
Archivo General de la Nación.
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
Estos tendrán las funciones señaladas en la ley 80 de 1989 y el decreto 1777
de 1990. Teniendo en cuenta que la administración pública será responsable
de la gestión de sus documentos y la administración de sus archivos.
Para el presente desarrollo de este ejercicio se tienen presentes todas las
normas emitidas por el Archivo General de la Nación contempladas en la
constitución nacional de Colombia.
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GESTION DOCUMENTAL
TAREA DE CONSULTA E INVESTIGACION
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1. Defina con sus propias palabras “Gestión Documental” a partir del
concepto que emite el Archivo General de la Nación.
Es un herramienta de trabajo que provee un mecanismo automatizado que
facilita a los usuarios la radicación, elaboración distribución, seguimiento,
inventario, custodia y consulta de las unidades documentales, y del cual se
esperan resultados como tener una base de datos disponible para cumplir con
los objetivos propuestos, y hacer seguimiento documental.
Un sistema de Gestión Documental también se ocupa del proceso,
almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos al
conjunto de usuarios que operan en el mismo.
El objetivo de la gestión documental es tratar un conjunto de documentos en
papel, electrónicos y audiovisuales creados por personas naturales o jurídicas
de las entidades públicas o privadas.
Se ha priorizado la introducción de la gestión de documentos electrónicos
para su organización; puesto que hoy día la mayoría de las comunicaciones y
los documentos se producen electrónicamente, además tienen un
reconocimiento con un valor legal, es indispensable entonces conservar este
capital documental en toda su integridad y autenticidad y otorgarle su valor
testimonial.
2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo
a partir de la definición que da del mismo el AGN.
Documento: Información registrada bien sea oral o escrita, cualquiera sea su
forma o el medio utilizado, recogido en cualquier tipo de soporte material,
(gráfico, sonoro, de imagen, o incluso en medios magnéticos) convirtiéndose en
una expresión natural o convencional producida por persona natural o jurídica.
Documento de Archivo: Conjunto de documentos organizados debidamente a
través del tiempo o de la historia, que sirven como apoyo a un testimonio a una
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actividad humana registrando una información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, cada una de estas
tienen un valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o
cultural y deben ser objeto de conservación.
Cuando los escritos contienen datos de alta fidelidad por su contenido como
probatorios de algún suceso se pueden clasificar así:
Auténtico: El que está autorizado o legalizado
Privado: el que es autorizado por las partes interesada pero no por un
funcionario competente.
Público: El que autorizado por un funcionario competente acredita los
hechos que refiere con debida fecha.
3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos?
Ley 594 de 2000
4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de
Documentos, Artículo 21?
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.
Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las
entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la
administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan
con los siguientes requisitos:
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a) Organización archivística de los documentos.
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en
cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información
contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del
sistema.”
5- Objetivos de un programa de gestión documental:
a) Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada
persona o funcionario debe saber qué documentos tiene que guardar,
cuando, como y donde. Así podrá encontrar en poco tiempo los
documentos adecuados cuando se requieran.
b) Implementar un programa de gestión documental aplicado a los
cambios e innovaciones tecnológicas con sus respectivas
reglamentaciones
c) Adquirir los conocimientos que fundamentan la Archivística como
disciplina para emplear las bases de una estructura o diseño.
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d) La información debidamente organizada se debe compartir y
aprovechar como un recurso colectivo, de consulta o investigación.
e) Evitar que se duplique tratando de conservar los originales, obviando
fotocopiados innecesarios, descartar la duplicidad en las grabaciones de
datos, etc.
f) Definir el ámbito de aplicación de un sistema de gestión documental
desde un punto de vista práctico, nos obliga a considerar un enfoque
global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los
documentos electrónicos y las bases de datos. En cualquier empresa
existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que
no se pueden ofrecer soluciones parciales.
g) Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de
procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de
información, formatos establecidos y aplicables para estructurar el
Programa de Gestión Documental, con su respectiva metodología y los
procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una
institución o empresa ya sea público o privado.
h)
Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas
impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas
aplicables a la gestión documental.
i) Establecer las directrices administrativas y técnicas que garanticen la
conservación y uso del patrimonio documental en cada una de las
etapas del ciclo vital, tales como: archivos de gestión, archivo central y
archivo histórico.
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6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un
Programa de Gestión Documental.
Tenemos que tener en cuenta que la Ley 594 del 2000, ley general de archivos,
nos presenta los procesos archivísticos que debemos tener en cuenta para un
programa de gestión documental, enmarcado a un archivo en su totalidad.
Dentro de dicho proceso se encuentran los siguientes pasos o etapas que
darán como resultado de llevarse a acabo de una manera eficaz un buen
programa de gestión documental en cualquier empresa, estos pasos son:
Producción de Documentos
Recepción de Documentos
Distribución de Documentos
Trámite de Documentos
Organización de Documentos
Consulta de Documentos
Conservación de Documentos
Disposición final de los documentos
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Breve explicación a cada paso.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Nos referimos a la cantidad de documentos
que pueda generar la empresa, de acuerdo a su género, es decir a su función
empresarial. Dentro de esta y a manera de creación documental se debe tener
en cuenta el uso de papel y de tintas que se debe utilizar con el fin de
conservar su durabilidad y el medio ambiente, y otras normas que regulan este
proceso.
RECEPCIÓN DOCUMENTAL: Este proceso se refiere al control que se debe
tener sobre los documentos generados y que lleguen a la empresa, es allí en
donde llevamos un control y seguimiento a los mismos. Se debe hacer una
revisión general, es decir que la documentación llegue completa, en buen
estado, si es original o copia, que sea lo que están entregando, contar los folios
y anexos, que traigan la respectiva firma, firmar con hora y fecha el recibido de
la documentación, (importante esta tarea). Igualmente hay que tener en cuenta
que la documentación no sólo puede recibirse en físico, hay que tener en
cuenta los correos electrónicos, fax y por los mismos mensajeros. Hay que
establecer un sitio para la recepción en donde verificamos lo que recibimos y
enviamos. Igualmente se cuenta con normas para ello.
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DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: Para este proceso y de acuerdo al flujo
documental y a la empresa, se debe planear y hacer uso de la tecnología que
hoy en día tenemos, y mirar la manera en que se va a distribuir las
comunicaciones a nivel interno y externo, con el fin de hacerlo más ágil y
oportuno, debemos determinar las dependencias que generan documentación,
tener un casillero para su clasificación y distribución, verificar cuantas personas
se requieren para la entrega, teniendo en cuenta medios de control, y
verificación de la entrega y envío, esto con el fin de dar respuesta a cualquier
reclamación o consulta por parte de los usuarios.
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TRÁMITE DOCUMENTAL: Este es generado por las diferentes unidades
productoras, de acuerdo a sus funciones, una vez generado existen varias
formas de darle el trámite que se requiere, uno de ellos puede ser el recoger
por parte de los mensajeros y entregarlo a su destinatario (interno o externo),
otra es por medio digital, operación que hace más fácil y rápido las
comunicaciones.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Considero que este es un proceso especial
al que debe darse mayor prioridad, sin descuidar a los otros procesos, pues
este proceso se cuenta con otros procesos como son la clasificación,
ordenación, descripción, es la manera en cómo vamos a organizar los
documentos para preservar su conservación y su disposición final, hay que
tener en cuenta las Tablas de Retención Documental. Hay que tener en cuenta
los espacios, sitios en donde van a mantener los documentos.
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CONSULTA DOCUMENTAL: Este proceso se enmarca en una cantidad de
normas que regulan y garantizan la consulta. Consulta que debe ser veraz,
todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo
los casos que establezca la ley, lo dice la constitución, igual es un derecho que
se tiene y porque no a obtener copias si se llegare a necesitar, eso si, llevando
un control de préstamo y de consultas.
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Se refiere a las medidas de prevención y
conservación con el fin de garantizar el documento.
Para ello debemos contar con sitios adecuados que cumplan con las normas
que establecen el almacenamiento, es decir con unas condiciones mínimas,
siguiendo lineamientos de entidades como el Archivo General de la Nación,
contando con sitios que contengan la seguridad en todo sentido, me refiero a
seguridad contra incendios, siniestros, humedad, situaciones a las que
podemos anticiparnos si tenemos siempre un plan de mejoramiento continuo
que aseguren cada vez más los archivos.
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DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Esta disposición final está
determinada en las TRD de la empresa y como quedó consignado para cada
serie y subserie, sólo es cuestión de seguir los lineamientos, es decir si los
documentos son de conservación temporal, total o para su eliminación.
Dentro de las disposiciones finales documentales están:
Conservación Total
Eliminación
Selección
Microfilmación
Escaneo
Digitalización
Además de lo anterior un programa de gestión documental debe tener:
Facilidad de uso
Agilidad en la introducción de documentos
o En la conversión de documentos en papel a formato digital.
o En la incorporación de los archivos a la base de datos.
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7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental
(TRD) y cuáles etapas comprenden.
Es un instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la
gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central e histórico de cualquier institución o empresa; pública o privada.
a) Una de las etapas que deben comprender las TRD es un listado de
series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o
recibidos por las unidades administrativas de la empresa, dando
cumplimiento a sus funciones a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada fase del archivo.
b) Estas tablas son susceptibles de modificación cuando surgen del
seguimiento o de la solicitud de una dependencia; estas son evaluadas
por un grupo de funcionarios y deben de ser aprobadas por un comité de
archivo previamente conformado por personas profesionales o
conocedoras en el tema.
c) Las tablas de valoración documental juegan un papel importantísimo en
esta etapa, pues son el resultado del análisis y organización de un fondo
acumulado que presenta el listado de agrupaciones o series
documentales con anotación de sus fechas extremas, valoración, y los
procedimientos a seguir para aplicar su disposición final.
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d) Este instrumento se constituye en una guía para la organización,
selección y expurgo de los documentos y en la base de las
transferencias definidas en el cronograma anual. Su elaboración y
aplicación obedece a lo establecido en el acuerdo 02 de 2004 del
Archivo General De La Nación.
8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce
la implementación de un Programa de Gestión Documental para las
empresas.
La importancia de un PGD radica en su conservación física, seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en los diferentes
soportes documentales.
Los artículos 19 y 21 emitidos por la ley general de archivos es clara en sus
instrucciones donde se establece que las entidades públicas deben de elaborar
programas de gestión de documentos aplicando las recientes tecnologías de
acurdo a los procesos archivísticos.
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Las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión
Documental son los siguientes:
a) Reducción de costos.
b) Reducción del espacio físico de almacenamiento.
c) Reducción de los ciclos de trabajo.
d) Aumento de comunicación en la empresa, mejorando la
integridad y seguridad de la información.
e) Tener un archivo centralizado en una base de datos en
un servidor central
f) Facilidad para la realización de las copias de seguridad.
g) Búsquedas rápidas de los archivos
h) Control de acceso a los documentos.
.
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9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión
Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de
Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es
necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas
proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como
las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un
cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su
explicación.
1.
NORMA AÑO ENUNCIADO
Acuerdo 039 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
EXPLICACION
Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta
Directiva" ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.
La Administración Pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas
que cumplen funciones públicas deben elaborar y adoptar las Tablas de
Retención Documental para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado,
la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la
información contenida en los documentos de archivo
Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial
que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
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2.
NORMA AÑO ENUNCIADO
Acuerdo 042 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
EXPLICACION
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734
de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo y de
acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido
a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón
de sus funciones.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las
entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos
que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases,
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3.
NORMA AÑO ENUNCIADO
Acuerdo 050
2000
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
EXPLICACION
Se hace necesario reglamentar los aspectos relacionados con la prevención
de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo,
El artículo octavo del Decreto 1777 establece las funciones de la junta
directiva del Archivo General de la Nación, hoy por hoy se denomina consejo
directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1995 y en su numeral a) dispone:
"Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional.
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo
General de la Nación y en su literal b) preceptúa: "Fijar políticas y expedir los
reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopta la junta directiva"
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4.
NORMA AÑO ENUNCIADO
Ley 594 2000 La ley 594 del 200 permite observar las reglas y
los principios por los cuales se regulan la función
archivística del país, teniendo en cuenta que
todas las empresas sean públicas o privadas,
tienen que seguir este “protocolo”.
EXPLICACION
Con ella conocemos los diferentes aspectos públicos, privados, los privados
de interés público, los totales, las funciones, gestiones el patrimonio de ellas y
la gestión general y ayuda; muestra un glosario de dichas palabras para tener
una mayor comprensión, oportuna y enriquecedora con este tema.
Esto se hace con la finalidad de tener una información recuperable, y se ha de
tener diferentes tipos de almacenamiento, ya sea magnética, audio visual y
microfilmadas, escaneadas, digitalizadas y demás, para que puedan ser
usadas por los ciudadanos y las metodologías de el cuidado de ellas.
Es importante obtener conocimiento del manejo de la reglamentación
archivística, para tener en cuenta los decretos que hablan sobre la
autenticación de estos, el uso de sellos, la prohibición de fotocopias
de documentos al igual que el orden de ellos, para no cometer errores en
alguna institución o empresa donde estemos laborando
El Estado es quien determina las directrices necesarias para garantizar que en
Colombia se apliquen unos principios generales y unos procesos archivísticos,
con el objetivo de facilitar el manejo y la conservación de
la documentación generada por las entidades públicas y por las entidades
privadas que cumplen funciones públicas en el país.
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CONSULTA E INVESTIGACION PDG – TRD OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ
Un ejemplo claro sería los documentos que almacena el estado para un
servicio público, desde el momento en que nacimos hasta el momento en el
que fallecemos, acta de nacimiento y acata de defunción.
Estos documentos son muy delicados por lo que así pase los 30 años de
funcionamiento de estos, ellos han de ser almacenados de alguna ya que
luego se han de volver patrimonio público, donde cualquier persona
tenga acceso a ello.
5.
NORMA AÑO ENUNCIADO
Acuerdo 038 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000
EXPLICACION
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores
públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las
normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin
que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso
de irregularidades.
Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la
continuidad de la gestión pública.
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como
deberes de todo servidor público el de "Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
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Que el numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está
prohibido a los servidores públicos "Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de
bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su
poder por razón de sus funciones".
Que de acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de
Procedimiento Civil, "el Documento Público es el otorgado por funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención"; y en concordancia con
el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, "la documentación de la administración
pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de
sus recursos informativos". Por lo tanto, el servidor público al desvincularse de
sus funciones titulares no podrá retirar de la entidad pública documento o
archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o
en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artículo 35 de la
Ley 594 de 2000.
Que el Código Penal dentro del Título IX de "Delitos contra la Fe Pública",
artículo 292 establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u
ocultamiento de documento público.
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CONSULTA E INVESTIGACION PDG – TRD OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ
10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los
documentos.
DERECHOS CIUDADANOS
ESTOS SON TUS DERECHOS
La correspondencia una vez salida de las manos del remitente pasa a
ser propiedad única y exclusiva del destinatario.
La correspondencia es privada.
Todo ciudadano tiene derecho a consultar cualquier documento o
expediente previos requisitos que por seguridad tenga la empresa
consultada.
El acceso a los documentos administrativos está recogido en el
artículo 105, apartado b, de la Constitución que dice: La ley regulara: ...
b) El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos,
salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la
averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
El articulo 18 dispone: que la correspondencia es inviolable, como
también los papeles privados; y una ley determinará en que casos y con
que justificativos podrá procederse a su allanamiento y ocupación para
una eventual averiguación o investigación.
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CONSULTA E INVESTIGACION PDG – TRD OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ
El derecho fundamental a la protección de datos personales deriva
directamente de la Constitución y atribuye a los ciudadanos un poder de
disposición sobre sus datos, de modo que, en base a su consentimiento,
puedan disponer de los mismos.
El ciudadano tiene derecho a ser informado, en el momento que facilita
sus datos personales.
El derecho de consulta permite al ciudadano, dirigiéndose al Registro
General de Protección de Datos, para conocer de la existencia de un
fichero o tratamiento de datos.
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CONSULTA E INVESTIGACION PDG – TRD OLGA LUCIA URIBE MÁRQUEZ
CONCLUSIONES
Una vez realizado este trabajo, bajo las investigaciones necesarias para lograr
con éxito el desarrollo del mismo, puedo concluir que teniendo muy presentes
y bien estudias cada una de las leyes, decretos, acuerdos y normas,
establecidos por el Archivo General de la Nación, se puede lograr con grandes
resultados la adecuada organización de los diferentes archivos existentes tanto
a nivel público como privado.
Para facilitar todos estos propósitos nos debemos ceñir a los reglamentos y
orientaciones instaurados por la junta directiva del Archivo General de la
Nación.
La base primordial para la realización de este taller la constituye un buen
análisis para obtener un diagnóstico así como los instructivos y lineamientos
fundamentales para conocer los acervos documentales.
En conclusión, el Archivo General de la Nación nos brinda el apoyo, orientación
y coordinación necesarios para todos y cada uno de nosotros los ciudadanos y
funcionarios públicos a desarrollar y normalizar los procesos archivísticos
relacionados con el PDG Programa de Gestión Documental y las TRD Tablas
de Retención Documental.
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BIBLIOGRAFÌA
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WEBGRAFIA
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9x3Azp7vfQ2_aR.gt.;_ylv=3?scope=all&category=0&fltr=es_&questio
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