CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL...
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CONSTRUCCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN BASE DEL PROCESO DE
GESTIÓN DE LABORATORIOS PARA EL DESARROLLO Y AVANCE DE LA POLÍTICA
4: MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y DEL
TALENTO HUMANO, DENTRO DEL MARCO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE
DESARROLLO 2008-2016 DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE
CALDAS
JESSICA PAOLA VIVAS CORTES – 20121015051 – C.C. 1.018.480.798
ALEXÁNDER MÉNDEZ FERNÁNDEZ – 9711569 – C.C. 79.845.465
Proyecto de grado en la Modalidad de Pasantía para optar por el título de Ingeniero Industrial
Director Externo
John Alberto Avilés Barragán
Director Interno
Msc. Ing. Cesar Andrey Perdomo Charry
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
NOVIEMBRE DE 2017
2
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 8
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................................... 8
2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 9
3. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 9
4. ALCANCE Y LIMITACIONES ................................................................................................. 9
5. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 10
5.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS ................... 10
5.2. MARCO HISTÓRICO ..................................................................................................... 11
5.3. MARCO LEGAL .............................................................................................................. 12
5.4. MARCO NORMATIVO ................................................................................................... 15
5.5. ESTADO DEL ARTE – SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL) ..................................................................................................... 20
6. METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 22
6.1. POBLACIÓN ................................................................................................................... 22
6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN .................................................................................... 23
6.2.1. Fuentes de Información Primaria ......................................................................... 23
6.2.2. Fuentes de Información Secundaria .................................................................... 23
6.3. DISEÑO METODOLÓGICO ......................................................................................... 24
6.4. DESARROLLO METODOLÓGICO ............................................................................. 26
6.4.1. Desarrollo Metodológico del Normograma del Proceso ................................... 26
6.4.2. Desarrollo Metodológico de la Caracterización del Proceso ........................... 27
6.4.3. Desarrollo Metodológico de los Procedimientos del Proceso ......................... 27
6.4.4. Desarrollo Metodológico de los Formatos de Proceso ..................................... 28
6.4.5. Desarrollo Metodológico del Reglamento del Proceso ..................................... 28
6.4.6. Desarrollo Metodológico de la Guía del Proceso .............................................. 29
6.4.7. Desarrollo Metodológico del Instructivo del Proceso ........................................ 29
6.4.8. Desarrollo Metodológico del Levantamiento de Información de Cargas
Laborales ................................................................................................................................. 29
6.4.9. Desarrollo Metodológico de los Indicadores del Proceso ................................ 31
7. RESULTADOS ALCANZADOS ............................................................................................ 43
3
7.1. NORMOGRAMA ............................................................................................................. 43
7.2. CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................... 43
7.3. PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 43
7.4. FORMATOS .................................................................................................................... 50
7.5. REGLAMENTOS ............................................................................................................ 62
7.6. INSTRUCTIVOS ............................................................................................................. 62
7.7. GUÍAS .............................................................................................................................. 62
7.8. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA CARGAS LABORALES .............. 62
7.9. INDICADORES ............................................................................................................... 63
7.10. MAPA DE RIESGOS .................................................................................................. 65
7. PROPUESTA DE MEJORA .................................................................................................. 68
8. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 69
9. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 70
4
TABLA DE FIGURAS
Figura 1. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos. Fuente: NTCGP
1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública ........................................................... 16
Figura 2. Modelo del Sistema Integrado de Gestión. Fuente: Norma Técnica Distrital del Sistema
Integrado de Gestión (NTD-SIG 001:2011). Pág. 15. ......................................................................... 17
Figura 3. Principios del MECI. Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para
el estado colombiano- MECI 2014; pagina 10. .................................................................................. 19
Figura 4. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano- MECI
2014; página 16................................................................................................................................. 20
Figura 5. Modelo de operación por procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
Fuente: http://comunidad.udistrital.edu.co/sigud/procesos/ .......................................................... 22
Figura 6. Fases y división del proyecto .............................................................................................. 24
Figura 7. Fases levantamiento de información de cargas laborales ................................................. 26
Figura 8. Clasificación de los riesgos ................................................................................................ 37
Figura 9. Probabilidad de ocurrencia del riesgo ................................................................................ 38
Figura 10. Impacto catastrófico y mayor de los riesgos .................................................................... 38
Figura 11. Formato para determinar el impacto de los riesgos de corrupción ................................. 39
Figura 12. Calificación del impacto de los riesgos de corrupción ...................................................... 39
Figura 13. Matriz de calificación del riesgo ....................................................................................... 40
Figura 14. Puntuación criterios de calificación de los riesgos de calidad .......................................... 40
Figura 15. Criterios para la evaluación y medición de los riesgos de corrupción .............................. 41
Figura 16. Calificación del control de los riesgos .............................................................................. 41
Figura 17. Formato GL-PR-001-FR-001, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos ....................... 53
Figura 18. Formato GL- PR-001-FR-002, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos Laboratorio
Ciencias Básicas ................................................................................................................................. 54
Figura 19. Formato GL- PR-001-FR-003, Préstamo Recurrente de Equipos ...................................... 55
Figura 20. Formato GL- PR-001-FR-004, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos por Práctica .. 56
Figura 21. Formato GL-PR-001-FR-005, Control de Asistencia Salas, Talleres, Aulas u Otros Espacios
........................................................................................................................................................... 57
Figura 22. Formato GL- PR-001-FR-006, Solicitud Salida de Materiales y Equipos a Espacios
Externos de la Facultad ..................................................................................................................... 58
Figura 23. Formato GL--PR-002-FR-007, Hoja de Vida de Equipos .................................................. 59
Figura 24. Formato GL--PR-003-FR-008, Reporte de Averías de Equipos .......................................... 60
Figura 25. Formato GL--PR-003-FR-009, Reporte Deudor de Equipos, Materiales e Insumos en
Práctica .............................................................................................................................................. 61
Figura 26. Formato GL--PR-007-FR-010, Paz y Salvo ........................................................................ 61
Figura 31. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad ........................................... 66
Figura 32. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad ........................................... 67
5
TABLA DE TABLAS
Tabla 1. Justificación del tipo de modificación de los procedimientos actuales del SIGUD
........................................................................................................................................ 45
Tabla 2. Control de cambios procedimiento GL-PR-001, Desarrollo de Práctica de
Laboratorio ...................................................................................................................... 46
Tabla 3. Control de cambios procedimiento GL-PR-002, Programación y Ejecución de
Mantenimiento de Equipos .............................................................................................. 47
Tabla 4. Control de cambios procedimiento GL-PR-003, Registro de Daños y Averías ... 47
Tabla 5. Control de cambios procedimiento GL-PR-004, Control y Registro del Ingreso de
Equipos, Materiales e Insumos ........................................................................................ 48
Tabla 6. Control de cambios procedimiento GL-PR-005, Evaluación Estado del
Laboratorio ...................................................................................................................... 48
Tabla 7. Control de cambios procedimiento GL-PR-006, Reporte de Necesidades de
Laboratorios ..................................................................................................................... 49
Tabla 8. Control de cambios procedimiento GL-PR-007, Expedición de Paz y Salvo....... 49
Tabla 9. Justificación del tipo de modificación a los formatos actuales del SIGUD .......... 52
Tabla 10. Formatos finales correspondientes los nuevos procedimientos del proceso ..... 52
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TABLA DE ANEXOS
ANEXO 1. Normograma del Proceso.
ANEXO 2. Caracterización del Proceso.
ANEXO 3. Procedimiento GL-PR-001.
ANEXO 4. Procedimiento GL-PR-002.
ANEXO 5. Procedimiento GL-PR-003.
ANEXO 6. Procedimiento GL-PR-004.
ANEXO 7. Procedimiento GL-PR-005.
ANEXO 8. Procedimiento GL-PR-006.
ANEXO 9. Procedimiento GL-PR-007.
ANEXO 10. Formato GL-PR-001-FR-001.
ANEXO 11. Formato GL-PR-001-FR-002.
ANEXO 12. Formato GL-PR-001-FR-003.
ANEXO 13. Formato GL-PR-001-FR-004.
ANEXO 14. Formato GL-PR-001-FR-005.
ANEXO 15. Formato GL-PR-001-FR-006.
ANEXO 16. Formato GL-PR-002-FR-007.
ANEXO 17. Formato GL-PR-003-FR-008.
ANEXO 18. Formato GL-PR-003-FR-009.
ANEXO 19. Formato GL-PR-007-FR-010.
ANEXO 20. Reglamento GL-PR-001-RT-001.
ANEXO 21. Instructivo GL-PR-002-IN-001.
ANEXO 22. Guía GL-PR-001-GUI-001.
ANEXO 23. Indicador GL-001.
ANEXO 24. Indicador GL-002.
7
ANEXO 25. Indicador GL-003.
ANEXO 26. Indicador GL-004.
ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 1. Análisis DOFA.
ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 2. Evaluación Impacto Riesgos de
Corrupción 1.
ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 3. Matriz de Riesgos.
ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso. Carpeta 4. Plan de Mejoramiento.
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INTRODUCCIÓN
El presente trabajo es una compilación de información recaudada en las diferentes
facultades de la universidad, allí se evidencia algunos hallazgos aspectos claves a
corregir o a modernizar. El proceso gestión de laboratorios es un proceso de apoyo a los
procesos misionales de la universidad, de allí la importancia del mismo, el presente
trabajo se ha desarrollado de acuerdo a la política de actualización y modernización de
procedimientos, y formatos.
Dentro de los diferentes recorridos se evidencia una necesidad de sistematización de
algunos procedimientos y actividades recorridos se evidencia una necesidad de
sistematización de algunos procedimientos y actividades.
En el ámbito moderno de las organizaciones en el cumplimiento de los objetivos
estratégicos e institucionales es necesario la interacción de todas las dependencias, las
cuales se desarrollan empleando herramientas de planeación, operación y control entre
las que se encuentra el Sistema Integrado de Gestión, un conjunto de acciones e
instrumentos que permite la cohesión s inteligente de las partes de la universidad, así
mismo enfocándose en lograr la satisfacción del usuario como lo establece la NTC GP
1000.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El proceso de gestión de laboratorios presentaba varios aspectos a modernizar y a
mejorar, las formas de hacer las prácticas en algunos procedimientos no eran las
correctas. Se pudo evidenciar que cada facultad articulaba con sus propios formatos y
hacia sus procedimientos de una manera particular, en conclusión el desconocimiento de
los procedimientos y formatos era el problema más visible de cada uno de los
laboratorios.
El uso inadecuado, o el no uso de los formatos, se evidencian la necesidad de
modernización de estos ya que los que no eran funcionales y lo cual es una causa de
que no funcionen de manera coherente los procedimientos.
Falta de socialización de los procedimientos, formatos y documentación.
Falta de sistematización de los procedimientos.
Necesidad de modernización del proceso.
Documentación no funcional.
Necesidades de un estudio de cargas laborales.
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2. JUSTIFICACIÓN
La modernización de los procedimientos, y la documentación asociada al mismo,
necesitaba ser actualizada lo más pronto posible, para permitir una trazabilidad
documental, las necesidades de laboratorios no contaban con una herramienta para hacer
saber sus necesidades, y sobre todo la premura de una sistematización de
procedimientos, estos aspectos justifican el trabajo realizado.
El presente proyecto se desarrollará con el fin de actualizar y ajustar los procesos de cada
uno de los subsistemas que componen el proceso de Gestión de laboratorios.
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO PRINCIPAL
Construir y actualizar la información base del Proceso de Gestión de Laboratorios, dentro
del marco del Plan Estratégico de Desarrollo 2008-2016 de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Construir y/o ajustar procedimientos, formatos, instructivos y demás documentación
correspondiente al Proceso de Gestión de Laboratorios, con el fin de cumplir con los
requisitos del Sistema Integrado de Gestión y los requisitos inherentes al proceso.
Levantar la información base para la realización del estudio de cargas laborales del
Proceso de Gestión de Laboratorios del Modelo de Operación por Procesos
actualmente implementado.
Rediseñar y/o construir los indicadores correspondientes al Proceso de Gestión de
Laboratorios, de acuerdo con las necesidades propias del proceso y del Sistema
Integrado de Gestión.
Generar el Mapa de Riesgos de Calidad y Corrupción del Proceso de Gestión de
Laboratorios que permita la generación de acciones de mejora.
4. ALCANCE Y LIMITACIONES
ALCANCE
Este proyecto se implementará en toda la Universidad Distrital Francisco José de Caldas;
tiene como meta la actualización y ajuste del proceso gestión de la laboratorios para que
articule conjuntamente con todo el modelo de operación de la Universidad Distrital con el
liderazgo del equipo (SIGUD) por medio de la construcción, documentación y/o validación
10
de indicadores y mapas de riesgo de los procesos de gestión de Laboratorios.
Adicionalmente se generarán propuestas de socialización que permitan dar a conocer la
actualización a toda la comunidad universitaria.
LIMITACIONES
A continuación se nombraran las limitaciones encontradas:
El proyecto debe desarrollarse en un plazo no mayor a 6 meses.
Parte de la información está basada en la observación de los laboratoristas.
El proyecto abarca los procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y
se limita a la forma en que cada ejecuta las laboratorista realiza sus actividades.
Los recursos dispuestos para la ejecución del proyecto.
La disposición de las personas que laboran en los laboratorios.
5. MARCO TEÓRICO
A continuación se dará a conocer los aspectos generales enmarcados en el desarrollo del
presente trabajo, para ello se presenta una revisión conceptual y teórica que permite
enmarcar el desarrollo del tema.
5.1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS
El sistema de gestión de calidad puede ser visto como una herramienta que permite
generar procesos para identificar y manejar las actividades necesarias para lograr los
objetivos impulsados por los clientes de la organización, al igual que integrar un conjunto
de elementos para emprender actividades tendientes a la mejora de la calidad, en el que
se incluya a personas, equipos, proveedores, materiales y procedimientos. (Frank Gryna,
2007)
Teniendo en cuenta que la mejora en la calidad de los servicios y de la eficiencia de la
administración pública es una preocupación generalizada se expidieron una serie de
normas que faciliten y estipulen los requisitos para la implementación de los sistemas de
gestión de calidad en las entidades públicas, la principal norma es la Norma Técnica de
Calidad de la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004, adoptado con el Decreto 4110 de
2004 y la cual fue actualizada a la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009, con el objetivo de facilitar su interpretación y promover la
implementación de sus requisitos de manera conjunta con el modelo estándar de control
interno y el sistema de desarrollo administrativo.
En Colombia fueron expedidas las siguientes reglamentaciones que propendían por la
organización administrativa, y la implementación de un sistema de gestión de calidad:
Ley 498 de 1998, que se ocupa del Sistema de Desarrollo Administrativo – SISTEDA
y que es reglamentada parcialmente por el decreto 910 de 2000
11
Ley 872 de 2003, la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, es
reglamentada parcialmente por el Decreto 4295 de 2007 y por el Decreto 4485 de
2009, en el cual se da vida jurídica a la Norma Técnica de la Gestión Pública –
NTCGP 1000:2009.
5.2. MARCO HISTÓRICO
La Universidad Distrital fue fundada en 1948, por iniciativa del presbítero Daniel de
Caicedo quien además fue su primer rector, con el propósito de ofrecer educación a los
jóvenes de los sectores menos favorecidos de la ciudad.
Como característica esencial se destaca la orientación de sus programas hacia la solución
de los problemas más sentidos de la ciudad. Esto explica la razón por la cual las primeras
carreras creadas fueron: Ingeniería radiotécnica; Ingeniería topográfica.
En 1960 la Universidad ya contaba con dos facultades: Ingeniería Forestal e Ingeniería
Electrónica, en 1972 fueron creados dos nuevos programas de gran importancia:
Ingeniería Industrial e Ingeniería de Sistemas, que ampliaron significativamente la oferta
académica de la Facultad de Ingeniería. En esa misma década se introdujeron nuevas
tendencias en la formación tecnológica, mediante su proyección hacia las áreas sociales
con saberes específicos.
En consecuencia se fortalecieron las áreas de ciencias básicas y humanidades, en la
década del 80, después de un prolongado cierre, la Universidad amplió su planta física,
especialmente con la construcción de la sede Macarena A y se introdujeron reformas en
la organización académica.
En la década de los 90 surgió la Facultad Tecnológica en el marco del Plan de Desarrollo
“Formar Universidad”, posteriormente se formuló el Plan de Desarrollo 2001- 2005:
“Educación de calidad para la equidad social”, con el propósito de aportar al mejoramiento
de la calidad de la formación universitaria en los ámbitos de la integralidad humana, el
sentido de ciudadanía y el manejo de saberes.
En diciembre del año 2005 se creó la Facultad de Artes - ASAB, a partir de la integración
definitiva de la Academia Superior de Artes de Bogotá a la Universidad Distrital. El
recorrido de los principales hitos de la Universidad Distrital indica que sus acciones se han
orientado a alcanzar una mayor pertinencia y calidad, asumiendo la formación de
profesionales comprometidos con la construcción de “conocimientos y saberes e
investigación de alto impacto para el desarrollo humano y social.”
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD se hace vigente a partir
2008, con el fin de cumplir los objetivos misionales y garantizar la satisfacción de las
necesidades de la comunidad, entre otras.
12
5.3. MARCO LEGAL
El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital se respalda en la legislación
del estado colombiano. A continuación, se nombra la normatividad relativa al control
interno y el sistema de gestión de la calidad para entidades públicas:
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional.
Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan
otras disposiciones.
Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama
ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 514 de 2006: Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel
distrital debe tener un subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA)
como parte del sistema de información administrativa del sector público.
Decreto 652 de 2011: Tiene como objetivo adoptar la norma técnica distrital del
sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales, NTDSIG
001:2011.
Decreto no. 1075 del 26 de mayo de 2015 "por medio del cual se expide el decreto
único reglamentario del sector educación".
Decreto 1072 de 2015 “por medio del cual se expide el decreto único reglamentario
del sector trabajo”.
Decreto 1083 de 2015 “por medio del cual se expide el decreto único reglamentario
del sector de función pública”.
La división de Recursos Humanos, para el proceso de cargas laborales se sustenta en
diferentes lineamientos jurídicos que se indican a continuación:
Constitución Política de Colombia:
Artículo 69. Se garantiza la Autonomía Universitaria. Las universidades podrán
darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley.
Artículo 122. No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o
reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén
contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el
presupuesto correspondiente.
Artículo 125. Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera.
Se exceptúan los de elección popular, los de libre nombramiento y remoción, los
de trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. Los funcionarios, cuyo
sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley,
serán nombrados por concurso público. El ingreso a los cargos de carrera y el
13
ascenso en los mismos, se harán previo cumplimiento de los requisitos y
condiciones que fije la ley para determinar los méritos y calidades de los
aspirantes.
Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales
y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad,
eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Ley 30 de 1992 (Diciembre 28) Por la cual se organiza el servicio público de la
Educación Superior.
Decreto 785 del 17 de marzo de 2005. “por el cual se establece el sistema de
nomenclatura y clasificación y funciones y requisitos generales de los empleos de las
entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004”.
Decreto 1227 de 2005. por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y
el Decreto-ley 1567 de 1998.
Artículo 95. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama
Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en
necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y
basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.
Parágrafo. Toda modificación a las plantas de empleos, de las estructuras y de
los estatutos de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del poder
público del orden nacional deberán contar con el concepto técnico favorable del
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Artículo 96. Se entiende que la modificación de una planta de empleos está
fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la
administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven
en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas.
Decreto 1746 de 2006, “por el cual se modifica el Decreto 1227 de 2005”.
Decreto 1083 del 26 de mayo de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.
La Universidad como entidad autónoma ha establecido directrices expuestas a
continuación:
Acuerdo No. 003 del Consejo Superior Universitario, emitido el 8 de abril de 1997,
“Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas.”
Acuerdo No. 011 del Consejo Superior Universitario, emitido el 9 de noviembre de
1998 “Por el cual se adopta la Planta Global del Personal Administrativo de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas al sistema de nomenclatura y
clasificación de empleos y a la escala salarial y se dictan otras disposiciones”.
Acuerdo No. 005 del Consejo Superior Universitario, emitido el 21 de Julio de 1999
“por el cual se modifica el Acuerdo 011 del 9 de noviembre de 1998”
14
Resolución No. 375 de la Rectoría, emitida el 23 de Julio de 1999. “Por la cual se
incorporan a la planta de cargos a los funcionarios de la Universidad Distrital
Francisco José de Caldas”.
Resolución No. 376 de la Rectoría, emitida el 23 de Julio de 1999. “Por la cual se
distribuyen los cargos de la planta global de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas”.
Resolución No. 215 de la Rectoría, emitida el 24 de Julio de 2014. “por la cual se
ajusta y conforma el Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, y se establecen las
funciones a los equipos del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD, en los Niveles
Ejecutivo, Técnico, Operativo y Evaluador y se establecen otras disposiciones”.
Resolución No. 227 de la Rectoría, emitida el 8 de Agosto de 2014. “por la cual se
realiza el Mejoramiento Continuo a la Política, Objetivos y Modelo de Operación por
Procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José
de Caldas, SIGUD, y se dictan otras disposiciones.
Resolución 1101 de 2002 "Por la cual se establece el Manual Descriptivo de
Funciones Generales y Especificas y los Requisitos Mínimos para los cargos de
Planta de Personal Administrativo de la Universidad Distrital Francisco José de
Caldas"
De manera específica, el proceso de Gestión de Recursos Financieros está
categorizado como un proceso de apoyo dado que provee recursos necesarios a los
procesos estratégicos y misionales, por lo que los referentes legales que rigen sus
actividades son:
Ley 819 de 2003: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto,
responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
Ley 1473 de 2011: Por medio de la cual se establece una regla fiscal y se dictan otras
disposiciones.
Resolución 465 de 1999: Mediante la cual se adopta el Manual de Ejecución
Presupuestal de las Entidades que integran el Presupuesto Anual del Distrito Capital,
y las circulares, instructivos, memorandos y formatos que en su oportunidad expida la
Secretaría de Hacienda.
Resolución 001 de 2001: Por la cual se expide el Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes
Públicos del Distrito Capital.
Resolución 1692 de 2001: Por medio de la cual se adopta el Manual de
Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el
Presupuesto Anual del Distrito Capital, las Empresas Industriales y Comerciales del
Distrito y Sociedades por Acciones y de Economía Mixta sujetas al régimen de
aquellas y de las Empresas Sociales del Estado.
Acuerdo 024 de 1995: Estatuto orgánico de presupuesto.
Acuerdo 003 de 1997: Por el cual se expide el Estatuto General de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas.
15
Resolución 117 de 2005: Por medio de la cual se modifica y aclara la resolución No.
098 del 22 de abril de 2005 que reglamentó el procedimiento general de solicitud de
avances, aprobación, desembolsos y su correspondiente legalización en el
Universidad Distrital Francisco José de Caldas.
5.4. MARCO NORMATIVO
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTC-GP 1000:2009)
La NTCGP está dirigida a todas las entidades de la rama ejecutiva del poder público y
otros entes prestadores de servicios, y se ha elaborado con el propósito de que éstas
puedan mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios
que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.
La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en procesos,
el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de actividades
relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona
sobre los vínculos entre los procesos individuales que forman parte de un sistema
conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción1.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un Sistema de Gestión de la Calidad,
enfatiza sobre la importancia de:
a) La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
b) La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor.
c) La obtención de resultados del desempeño y la eficacia del proceso.
d) La mejora continua de los procesos, con base en mediciones objetivas
Lo anterior se ve reflejado en la siguiente figura en la cual se muestra el modelo general
del sistema de gestión de calidad basado en procesos, el cual muestra que las partes
interesadas juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de
entrada, y que su satisfacción es el objetivo principal del modelo.
1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública (NTCGP 1000:2009).
16
Figura 1. Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos. Fuente: NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública
Los principios que se han enmarcado en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública – NTCGP que la alta dirección de Entidades prestadoras de servicios y la rama
ejecutiva del poder público pueden utilizar para mejorar su desempeño son los siguientes:
a) Enfoque hacia el cliente
b) Liderazgo
c) Participación activa de los servidores públicos
d) Enfoque basado en procesos
e) Enfoque del sistema para la gestión
f) Mejora continua
g) Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones
h) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios
i) Coordinación, cooperación y articulación
j) Transparencia
Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y
Organismos Distritales (NTD-SIG 001:2011)
Una vez expedido el decreto 176 del 2010 “Por el cual se definen los lineamientos para la
conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito
Capital y se asignan unas funciones” la administración distrital decide crear una norma
que especifique los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de Gestión aplicable
a las entidades y organismos distritales, teniendo en cuenta que este está enmarcado en
17
el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998 y
que se compone de los siguientes subsistemas:
a) Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
b) Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).
c) Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
d) Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
e) Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
f) Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
g) Subsistema de Control Interno (SCI).
h) Adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de
Acreditación (SUA).
Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos comunes que
pueden ser administrados de forma integrada, para generar una gestión efectiva y que los
esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los
distintos usuarios y partes interesadas.
Figura 2. Modelo del Sistema Integrado de Gestión. Fuente: Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión
(NTD-SIG 001:2011). Pág. 15.
El desarrollo de la norma se basa en la implementación del ciclo PHVA (Planificar, Hacer,
Verificar y Actuar).
18
Planificar
La planificación del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y organismo distrital debe
tener en cuenta los siguientes componentes:
Planificación de los procesos
Planificación de la gestión del riesgo
Planificación operativa del Sistema Integrado de Gestión
Planificación documental del Sistema Integrado de Gestión
Planificación de recursos
Planificación de la medición y el seguimiento
Planificación de la comunicación y la participación.
Lo anterior en el marco de una planeación institucional, el compromiso de la alta dirección
y la definición de responsabilidades en el Sistema Integrado de Gestión.
Hacer
El hacer del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los procedimientos
documentados y registros, los Controles operacionales, la prestación del bien o servicio,
los mecanismos de medición, la preparación y respuesta ante emergencias, y la
comunicación.
Verificar
El verificar del Sistema Integrado de Gestión debe comprender los siguientes
aspectos:
Estructurar un procedimiento de evaluación periódica de lo legal
Establecer un procedimiento para registrar, investigar y analizar los incidentes
relacionados con deficiencias detectadas en aspectos legales, ambientales, manejo de
información, salud ocupacional y seguridad industrial, entre otros.
Realizar auditorías internas y revisiones por la dirección acordes con los requisitos.
Seguimiento y monitoreo de los procesos, bienes o servicios ofrecidos.
Satisfacción de los usuarios y partes interesadas.
Actuar
El actuar del Sistema Integrado de Gestión en la entidad y organismo distrital debe tener
en cuenta la sostenibilidad, las acciones de mejora, las acciones correctivas y las
acciones preventivas.
Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
19
La Ley 87 de 1993 ,define el control interno como el sistema integrado por el esquema de
organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una organización, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración
de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y
legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas
u objetivos previstos.
Con el objetivo de reglamentar su implementación el Gobierno Nacional expide el Decreto
1599 de 2005 mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI
100:2005, y con el fin de fortalecerlo acorde a las normas y tendencias internacionales, se
genera una actualización mediante el Decreto 943 del 2014, el cual se implementará a
través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, y es de obligatorio
cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado.
El Modelo actualizado brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo fin
último es garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales, que
sirva a las organizaciones para facilitar la implementación y fortalecimiento continuo de
sus Sistemas de Control Interno, este se basa en 3 principios los cuales se muestran en la
siguiente figura.
Figura 3. Principios del MECI. Fuente: Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado
colombiano- MECI 2014; pagina 10.
EL MECI pretende establecer acciones, políticas, métodos, procedimientos y mecanismos
de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo que permitan la
autoprotección necesaria para garantizar una administración pública transparente y
eficiente; actuando bajo el imperio de la Constitución y las normas. (Gutiérrez; Gutiérrez).
Para lo cual su implementación se desarrolla de acuerdo a una estructura general
compuesta por dos módulos (Módulo de Control de Planeación y Gestión, Módulo de
Control de Evaluación y Seguimiento) los cuales se desarrollan mediante 6 componentes
20
(Talento Humano, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo,
Autoevaluación Institucional, Auditoría Interna y Planes de Mejoramiento) y 13 elementos,
como se muestra en la figura del Modelo Estándar de Control Interno para el estado
Colombiano- MECI 2014.
Figura 4. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano- MECI 2014; página 16.
5.5. ESTADO DEL ARTE – SIGUD (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL)
De acuerdo a la resolución 194 del 2010, el Sistema Integrado de Gestión de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas es el conjunto de orientaciones, procesos,
políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un desempeño
institucional articulado y armónico, para el cumplimiento de su Misión y Plan Estratégico
de Desarrollo, y evidenciar la satisfacción de la Comunidad Universitaria y las partes
interesadas.
En el año 2008 el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Distrital SIGUD estaba
constituido por tres equipos de trabajo; el grupo directivo, operativo, y el evaluador. El
modelo de operación por procesos inherente al SIGUD se estableció inicialmente
mediante la resolución 194 del 2010 en el cual se establecen 17 procesos enmarcados en
tres Macroproceso (estratégicos, misionales y de apoyo), este fue mejorado mediante la
resolución 227 del 2014 en donde se definen 5 Macroprocesos y 22 subprocesos.
El desarrollo del SIGUD en el periodo de 2013-2015 se ve enmarcado en el Plan
Institucional de la Universidad Distrital, en el cual se establecen 5 fases enmarcadas en el
ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), su desarrollo ha sido el siguiente:
21
Durante el año 2013 se diseñaron la Metodología y la Herramienta de Diagnóstico y la
Guía de Instrucciones para la aplicación de la Herramienta, las cuales fueron aplicadas a
los 17 Procesos inicialmente contemplados en el Modelo de Operación vigente en
correspondencia con la Estructura Funcional existente, se consolidaron y socializaron los
resultados obtenidos.
Durante el año 2014 se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
SIGA-UD y se modifica la composición de funciones del comité de archivo mediante la
Resolución 214 de Julio del 2014. Además, se ha participo continuamente en los
Comités de Comunicaciones, Comité de Acreditación Institucional, Comité de
Continuidad de Negocio, Comité del SIGA-UD y el Comité de Seguridad de la
Información.
Así mismo, se establecieron las Responsabilidades y Funcionamiento del Comité
Ejecutivo del SIGUD y demás niveles de responsabilidad y autoridad del Sistema
Integrado de Gestión SIGUD mediante la Resolución N° 215 del 24 de julio de 2014.
Se rediseñó y actualizó la Página Web del Sistema Integrado de Gestión, SIGUD;
incluyendo la definición del Sistema y los Subsistemas, la Plataforma
Estratégica, los Procesos y la Normatividad Durante el año 2015.
Creación y conformación de los Subsistemas de Gestión Ambiental (SGA),
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Subsistema de Control
Interno y el Subsistema de Gestión de la Seguridad de la Información, donde se
establece la Política, los Objetivos y la Estructura de cada uno.
Se validó y aprobó la Metodología para la Identificación de Riesgos.
Se estableció el diseño de la matriz para la elaboración del Listado Maestro de
Documentos y el Cuadro de Caracterización Documental en donde se registró la
documentación normalizada de los Procesos.
Se construyeron, validaron y aprobaron, los Indicadores con cada uno de los
Líderes de Proceso, identificando cada uno de los aspectos que se encuentran
en la Hoja de Vida del Indicador, incluyendo el Objetivo Estratégico al cual le
aporta a partir de los establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación, CNA.
22
Figura 5. Modelo de operación por procesos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Fuente:
http://comunidad.udistrital.edu.co/sigud/procesos/
6. METODOLOGÍA
A continuación se mostrará la metodología que se llevó acabo para terminar
satisfactoriamente el trabajo asignado por el SIGUD y dar cumplimiento a los objetivos
planteados anteriormente.
En la primera fase del proyecto se utilizó una metodología exploratoria en la cual se
recolectó información primaria y secundaria, que permitieron un acercamiento al estado
actual del Sistema Integrado de Gestión y del Proceso de Gestión de Laboratorios. En la
fase final se desarrolló una metodología descriptiva que corresponde a la construcción,
documentación y validación de procedimientos, formatos, guías, instructivos, reglamentos,
indicadores y mapa de riesgos, así como la generación de una propuesta de mejora al
proceso.
6.1. POBLACIÓN
El proyecto se realizó con el personal técnico de los laboratorios, gestores y líderes del
Proceso de Gestión de Laboratorios de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas
ubicada en la ciudad de Bogotá, Colombia.
23
El personal técnico y los gestores que colaboraron en la ejecución del proyecto eran las
personas que tenían el mayor conocimiento y experiencia en el desarrollo de los
procedimientos y las actividades del proceso de estudio con lo que se obtuvo buenos
resultados al final del proyecto
. 6.2. FUENTES DE INFORMACIÓN
Para llevar a cabo la ejecución del proyecto fue necesario realizar la recolección de datos
cualitativos y cuantitativos provenientes de fuentes de información primaria y secundaria.
6.2.1. Fuentes de Información Primaria
Documentación existente en el SIGUD acerca de la Caracterización, Procedimientos,
Formatos y Normograma del Proceso de Gestión de Laboratorios.
Reuniones con los líderes, gestores del Proceso y personal técnico de los laboratorios
en cada Facultad con el fin de recolectar la información que permita unificar y
actualizar la documentación necesaria para el proceso (Caracterización,
Procedimientos, Formatos, Reglamentos, Guías, Instructivos).
Reuniones con los gestores del Proceso en cada Facultad para recolectar la
información que permita la construcción de los indicadores y mapas de riesgo.
Observación directa de las actividades inherentes al proceso, durante la cual se
identificara el tiempo, encargados, entradas, pautas, soportes y salidas de cada
actividad.
6.2.2. Fuentes de Información Secundaria
Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión
elaborada por el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y
Control de la Universidad.
Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi elaborado
por el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la
Universidad.
Guía para la Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión elaborada por
el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la
Universidad.
Manual de Gestión para la Administración de Riesgo elaborado por el equipo SIGUD
perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la Universidad.
Instructivo para Levantamiento de Información de Cargas Laborales elaborado por el
equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la
Universidad.
Plan Estratégico de Desarrollo 2018-2030 (Documento Preliminar) elaborada por el
equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la
Universidad.
24
Reglamentación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que rige la
ejecución de los procedimientos pertenecientes al Proceso de Gestión de
Laboratorios.
Normas técnicas que orientan y fundamentan las bases para los sistemas de calidad
de Procesos y Procedimientos.
Leyes distritales y gubernamentales que establezcan parámetros para la gestión y
evaluación de los procesos y procedimientos de la entidad que como universidad y
ente público debe cumplir.
Indicadores y mapas de riesgo elaborados por otras universidades que tengan
implementado un Sistema Integrado de Gestión.
Marco de referencia expuesto anteriormente.
6.3. DISEÑO METODOLÓGICO
Para realizar la intervención a los procesos se ha propuesto una metodología en cuatro
fases, tal y como se muestra en la siguiente figura.
Figura 6. Fases y división del proyecto
25
Fase I: Diagnóstico
Esta comprende la recopilación y análisis de la información existente del proceso
(Caracterización, indicadores, mapas de riesgos, normograma, procedimientos, manuales,
instructivos, formatos y demás documentación) con el fin de determinar el estado inicial
del proceso frente a su alineación con la plataforma estratégica de la universidad, el
cumplimiento de los requisitos legales y del Sistema Integrado de Gestión.
El objetivo es reconocer es estado actual del proceso y a partir de este determinar los
posibles rezagos documentales, fortalezas y aspectos a mejorar.
Fase II: Ejecución
Esta fase se va a desarrollar de acuerdo al aspecto a examinar en el proceso:
Actualización y ajuste documentación, levantamiento de información base para cargas
laborales: De acuerdo a los rezagos documentales identificados en la fase de
diagnóstico, se realizarán las modificaciones o generación de la documentación
correspondiente, así mismo se realizará la toma de tiempos y levantamiento de
información de cargas laborales.
Mecanismos de medición y seguimiento: Ajustar, construir, validar y apoyar la
medición de los indicadores del proceso, teniendo en cuenta su relación con la
plataforma estratégica y el objetivo del proceso.
Mapas de riesgo: Validar los mapas de riesgos de calidad y de corrupción del
proceso, y a partir de este generar Acciones Correctivas para los que se lleguen a
materializar y Acciones Preventivas para los que se identifiquen antes de su
materialización.
En cada una de las etapas anteriores, se realizará una socialización con los Líderes y
Gestores de Procesos con el fin de realizar la aprobación e implementación respectivas.
Posterior a la intervención de los procedimientos se hará el levantamiento de información
para el estudio de cargas laborales, en este caso los pasantes se encargarán de la fase
de ejecución únicamente, la metodología para esta se muestra en la siguiente figura.
26
Figura 7. Fases levantamiento de información de cargas laborales
Fase III: Análisis final y propuesta
De acuerdo a la información recopilada y generada en las fases anteriores, se realiza un
análisis integral del proceso con el fin de generar posibles acciones correctivas y
preventivas a partir del mapa de riesgos de calidad y corrupción y el análisis de los
indicadores.
6.4. DESARROLLO METODOLÓGICO
El desarrollo paso a paso de la metodología llevada a cabo para construir y actualizar la
documentación correspondiente al Proceso de Gestión de Laboratorios se presenta a
continuación.
6.4.1. Desarrollo Metodológico del Normograma del Proceso
La metodología que se utilizó para la actualización del normograma del proceso consistió
en una evaluación conjunta con el profesional asignado por parte de la Oficina Asesora de
Planeación y Control de los rezagos existentes en la normatividad competente a este, por
medio del SISGRAL (Sistema de Información Secretaría General) de la Universidad y vía
internet.
Una vez revisada cada una de las normas, leyes, decretos, resoluciones y demás
normatividad nacional e internacional que estuviese o no en el documento y aplicase al
proceso, se tomará la decisión de eliminar, modificar o agregar la que corresponda para
posterior a ello ser socializada con los líderes del proceso.
27
6.4.2. Desarrollo Metodológico de la Caracterización del Proceso
La metodología que se utilizó para la actualización de la caracterización del proceso se
apoyó en el plan estratégico de desarrollo 2007 – 2016 de la Universidad Distrital
Francisco José de caldas (PEDUD 2007-2016), el cual enmarca su operación en la
política 2, estrategia 1, programa 2, proyecto 1 y 2, por medio de la cual se realiza la
evaluación inicial de la caracterización del proceso de Gestión de Laboratorios.
Inicialmente esta revisión es realizada por nosotros los pasantes en la que se revisa que
el objetivo sea coherente con el proceso, el alcance esté acorde al objetivo y al proceso y
luego se procede a una revisión detallada de cada una de las actividades que enmarcan
el ciclo PHVA que compone a este documento, donde se cuestiona la coherencia de estas
respecto a los insumos que se tienen y a sus resultados. También se examinan cada uno
de los aspectos que le conciernen a la caracterización tales como: Recursos (humanos,
físicos, ambiente de trabajo, sistemas de información especiales), los documentos
asociados al proceso los cuales se actualizan al final del todo el proyecto donde ya se
tiene definida toda la documentación concerniente, los requisitos aplicados al proceso, los
procesos que interactúan con la Gestión de Laboratorios y las partes interesadas.
Posteriormente se realizan mesas de trabajo en las que se socializaron nuestras
observaciones y se invitó al personal técnico y gestores a la revisión del documento en la
página del SIGUD en caso de encontrar alguna observación frente a este.
Por último, una vez hecho los cambios pertinentes se socializaron estas modificaciones
con el personal técnico, gestores y líderes del proceso para recibir aprobación
principalmente de los gestores y líderes, en este caso, coordinadores de laboratorio de
cada Facultad y Decanos, respectivamente.
6.4.3. Desarrollo Metodológico de los Procedimientos del Proceso
La metodología que se utilizó para la actualización y estandarización de procedimientos
consistió en la realización de mesas de trabajo periódicas que contaban con la asistencia
del personal técnico de laboratorios y en la mayoría de ocasiones con el coordinador de
laboratorios de la Facultad, estas reuniones se realizaban en cada facultad con el fin de
conocer el grado de aplicación de la documentación del proceso establecida por el equipo
SIGUD, las actividades que se desarrollaban en los laboratorios y las necesidades que
tenían estos, para así estandarizar los procedimientos y hacerlos transversales a todas
las sedes de la Universidad.
Por medio de estas mesas de trabajo presentábamos nuestras propuestas de acuerdo a
lo evidenciado para recibir observaciones por parte de los participantes, pues quienes
más que ellos tenían el conocimiento de las diferentes actividades que intervenían en
cada procedimiento; durante estas reuniones se evidenció que cada Facultad resultaba
ser una Universidad diferente pues a pesar de realizar las mismas actividades, estas se
hacían de forma diferente en cada una, esto hizo que la unificación de procedimientos
fuera compleja, sin embargo, por medio del diálogo y soluciones presentadas a estos
desacuerdos se logró llegar a lo propuesto.
28
Una vez en acuerdo el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las
principales labores de este proceso, se presentó el resultado final a cada uno de los
coordinadores de laboratorio de cada Facultad para recibir el visto bueno y posteriormente
realizar lo mismo con los líderes, es decir, los decanos.
Para la elaboración de cada uno de los procedimientos se utilizó como herramienta básica
el Instructivo para la Elaboración de Procedimientos en la Herramienta Bizagi elaborado
por el equipo SIGUD.
6.4.4. Desarrollo Metodológico de los Formatos de Proceso
La metodología que se utilizó para la actualización y estandarización de formatos
consistió al igual que con los procedimientos en la realización de mesas de trabajo por
facultad con el fin de conocer el grado de aplicación de la documentación del proceso
establecida por el equipo SIGUD en cuanto a formatos, identificar las necesidades de
cada laboratorio y entregar diferentes propuestas para elegir una que aplicase a toda la
Universidad con cada actividad.
Con la primera reunión se pudo recolectar la mayor cantidad de información posible, ya
que debido a que los formatos establecidos en el SIGUD no eran funcionales para los
laboratorios, ellos crearon sus propios documentos los cuales fueron de gran ayuda a la
hora de estandarizar estos elementos puesto que podíamos evidenciar la información que
requerían los laboratorios para las diferentes actividades que se presentan en estos.
A demás de ello, en el desarrollo de esta actividad se tuvo en cuenta una de las políticas
de la Universidad Distrital en el momento de diseñar los formatos y es la del ahorro de
papel, es decir que además de modificar estos documentos ya que muchos no eran
funcionales para los laboratorios, se trató de utilizar la información más importante para
cada uno y así reducir el tamaño de estos.
Una vez en acuerdo el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las
principales labores de este proceso, se presentó el resultado final a cada uno de los
coordinadores de laboratorio de cada Facultad para recibir el visto bueno y posteriormente
realizar lo mismo con los líderes, es decir, los decanos.
6.4.5. Desarrollo Metodológico del Reglamento del Proceso
La metodología que se utilizó para la creación del reglamento del proceso se apoyó en la
Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión elaborada
por el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la
Universidad, en la que se especifica la estructura que debe tener un documento dentro de
la institución, en este caso un reglamento.
Para la creación de este se utilizaron como fuente los reglamentos implementados en
cada una de las Facultades, se fusionó esta información y se establecieron las normas
globales para la Universidad.
29
Una vez aprobado por el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las
principales labores de este proceso, se presentó el resultado final a cada uno de los
coordinadores de laboratorio de cada Facultad para recibir el visto bueno y posteriormente
realizar lo mismo con los líderes, es decir, los decanos.
6.4.6. Desarrollo Metodológico de la Guía del Proceso
La metodología que se utilizó para la creación de la guía del proceso se basó en la Guía
de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión elaborada por el
equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la
Universidad, en la que se especifica la estructura que debe tener un documento dentro de
la institución, en este caso una guía.
Para la creación de este se recibió la Guía para la Recolección de Material Vegetal
implementado en el Herbario de la Facultad de Medio Ambiente debido a sus servicios de
extensión, se dejó el mismo contenido y se adecuó a los estándares y parámetros
establecidos por el equipo SIGUD.
Una vez aprobado por el personal técnico de laboratorios quienes son los que realizan las
principales labores de este proceso, se presentó el resultado final a cada uno de los
coordinadores de laboratorio de cada Facultad para recibir el visto bueno y posteriormente
realizar lo mismo con los líderes, es decir, los decanos.
6.4.7. Desarrollo Metodológico del Instructivo del Proceso
La metodología que se utilizó para la creación del instructivo del proceso se apoyó en la
Guía de Normalización de Documentos para el Sistema Integrado de Gestión elaborada
por el equipo SIGUD perteneciente a la Oficina Asesora de Planeación y Control de la
Universidad, en la que se especifica la estructura que debe tener un documento dentro de
la institución, en este caso un instructivo.
Para la creación de este se utilizó como fuente el Formato de Hoja de Vida de Equipos ya
que el personal técnico, encargado de diligenciar este documento informó la necesidad de
crear un documento que explicase paso a paso la manera de diligenciar correctamente
este formato.
Se presentó el resultado final a cada uno de los coordinadores de laboratorio de cada
Facultad para recibir el visto bueno y posteriormente realizar lo mismo con los líderes, es
decir, los decanos.
6.4.8. Desarrollo Metodológico del Levantamiento de Información de
Cargas Laborales
La metodología que se utilizó para la creación del instructivo del proceso se apoyó en el
Instructivo para Levantamiento de Información de Cargas Laborales elaborado por el
equipo SIGUD.
30
El objetivo de esta labor fue recopilar la información de las actividades de los
procedimientos del proceso de Gestión de Laboratorios y sus tiempos de realización, para
esto fue necesario entrevistar a todo el personal técnico de laboratorios de las cinco (5)
facultades en lo posible, a quienes se les preguntaron los rangos de tiempo que duraban
realizando las actividades que les aplicaran de los procedimientos y la frecuencia con que
hacía estas, además de algunos datos personales.
En el caso de Gestión de Laboratorios debimos diligenciar las actividades de cada
procedimiento por matriz, es decir, que se tenían siete (7) matrices a diligenciar por cada
entrevista si aplicasen todas. Se iniciaba con la información general de la matriz donde se
especificaba principalmente a qué proceso y procedimiento aplicaba esta y en qué sede
laboraba la persona a quien se realizaba la entrevista.
Después de esto, en las tres primeras columnas se ingresaban las actividades del
procedimiento, con el entrevistado se determinaban cuáles eran complementarias y
cuáles no, siendo las primeras aquellas que no pertenecían al procedimiento pero eran
indispensables para este, como también la sede donde se realizan dichas actividades.
Posteriormente se diligenciaba información acerca del empleo del entrevistado como si es
contratista o no, su nivel jerárquico en la institución, la dependencia a la que pertenece, la
denominación del cargo si era funcionario de planta o provisional.
Código L:
Código #:
Día Mes Año
29 6 2017
PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
NOMBRE DEL GESTOR DEL PROCESO:
Gestión de Laboratorios
Desarrollo Práctica de Laboratorio
Giovanni Rodrigo Bermúdez Bohórquez
CARGO DEL GESTOR DEL PROCESO:
INFORMACION GENERAL
GL
GL-PR-001
FECHA
Vicerrector Académico
NOMBRE DEL LIDER DEL PROCESO:
CARGO DEL LIDER DEL PROCESO:
Alexánder Méndez Fernández y Jessica Paola Vivas Cortes RESPONSABLE(S) DEL LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
Diego Tomás Corradine Mora
Coordinador de Laboratorio Facultad Medio Ambiente
Verificar disponibilidad de materiales y/o equipos -Facultad de Medio Ambiente -
Laboratorio de Biología
Solicitud, recepción y manejo de guías -Facultad de Medio Ambiente -
Laboratorio de Biología
Alistamiento de sala con equipos y materiales -Facultad de Medio Ambiente -
Laboratorio de Biología
Solicitud de material faltante XFacultad de Medio Ambiente -
Laboratorio de Biología
Solicitar carnet o documento soporte -Facultad de Medio Ambiente -
Laboratorio de Biología
CONTRATISTA
(Marque con una "X" si la
actividad corresponde a un
contratista)NIVEL JERARQUICO ACTUAL DEPENDENCIA
DENOMINACION DEL CARGO
(Si la actividd es realizada por
un contratista mo diligencie
esta celda)
CÓDIGO
X TECNICO Vicerrectoría Académica
X TECNICO Vicerrectoría Académica
X TECNICO Vicerrectoría Académica
GRADO
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO ( Acorde a l Manual de Funciones 2002)
31
Se solicitaban otros datos como si contaba con un puesto de trabajo y con un computador
para el desarrollo de sus labores. También al finalizar la entrevista se registraba el
documento de identidad del entrevistado y su nombre completo.
Por último, como labor fundamental durante la entrevista, se registraban los tiempos
mínimo, promedio y máximo en que duraba la persona realizando cada una de las
actividades que le aplicasen, donde el promedio no era uno matemático sino referente al
tiempo que más se presentaba en el desarrollo de cada actividad, si el menor o el mayor;
como último dato se solicitaba la frecuencia en que realizaba cada actividad ya fuera en la
semana, mes, semestre o año y se adecuaba este dato para que quedara mensual .
De acuerdo a esto, con el personal de Laboratorios para el levantamiento de la
información base para la realización del estudio de cargas laborales del Proceso de
Gestión de Laboratorios se realizaron como primer paso las entrevistas individuales y
grupales, después de la revisión por la División de Recursos Humanos se solicitaron las
firmas al personal entrevistado en las matrices de levantamiento de esta información y por
último, se revisó y validó la información levantada con los gestores del proceso.
6.4.9. Desarrollo Metodológico de los Indicadores del Proceso
La metodología que se utilizó para la creación de indicadores se apoyó en la Guía para la
Construcción de Indicadores Sistema Integrado de Gestión elaborada por el equipo
SIGUD.
Para poder iniciar con la construcción de los indicadores, fue necesaria la colaboración de
los gestores del Proceso y un promotor que tuviesen un amplio conocimiento del Proceso
de Gestión de Laboratorios, así como de los diferentes procedimientos y actividades que
se llevan a cabo. Era necesario establecer los principales procedimientos que afectaban
directamente el objetivo general del Proceso, debido a que la finalidad no era llenar los
procesos con muchos indicadores, sino determinar indicadores valiosos que lograran
además de evaluar la eficacia o eficiencia como en muchos casos, evaluaran el impacto
que presenta el proceso en la misión de la Universidad.
Posteriormente se realizó un estudio benchmarking, con otras universidades como ideas
preliminares para postular y construir indicadores, los cuales eran socializados con los
Seg. Min. Horas Seg. Min. Horas Seg. Min. Horas
0 0 0 0 Permanente
40 0.6666667 1 1 1.5 1.5 1.099722222 17 Permanente
15 0.25 15 0.25 30 0.5 0.312083333 51 Permanente
No. PROMEDIO DE
VECES QUE SE
REALIZA LA
ACTIVIDAD EN EL
MES
Actividad
Permanente o
Esporádica
Tiempo mínimo - Tm
Tiempo
Mínimo -
Tm (Horas)
Tiempo Promedio -
Tp
Tiempo
Promedio -
Tp (Horas)
Tiempo Máximo - TM
Tiempo
Máximo -
TM(Horas)
TIEMPO DE
TRABAJO POR
ACTIVIDAD
T(Horas)
32
promotores y gestores del Proceso, donde algunos se descartaban, otros se
complementaban y otros se generaban como resultado de los análisis.
Establecidos los nuevos indicadores se procedió a realizar una Hoja de Vida para cada
uno, la cual describía en detalle el indicador para facilitar su lectura e interpretación por
cualquier persona que necesitase la información.
La hoja de vida tuvo que ser aprobada únicamente por los gestores del proceso, es decir,
los coordinadores de laboratorio de cada Facultad.
A continuación se muestra el paso a paso de la elaboración de la hoja de vida de cada
indicador tomando como ejemplo el indicador número 5, Impacto de los laboratorios en los
proyectos de grado.
En la primera parte del formato se encuentra la descripción del indicador, en la cual se
diligenció el nombre, código (dado por la Oficina Asesora de Planeación y Control),
objetivo, fecha de creación y fecha de actualización del indicador. Para el indicador de
efectividad del Proceso de Gestión de Laboratorios esta información es la siguiente:
En la segunda parte del formato se encuentra la descripción del proceso, allí se registró el
nombre del proceso al cual pertenece el indicador, el objetivo general del mismo y las
políticas y lineamientos del Plan Estratégico a los cuales se encuentra incluido el objetivo.
Seguido a esto, se determinó la forma de cálculo del indicador, la cual se estableció
mediante una fórmula matemática. Para el ejemplo que se está desarrollando la fórmula
es:
26 10 2017Fecha de Creación Fecha de Actualización
Nombre:
Objetivo:
Impacto de los laboratorios en los proyectos de grado Código: GL-005
Medir el impacto de los laboratorios en el desarrollo de proyectos de grado
FORMATO: HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Código: GI-GUI-002-FR-004
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico Versión: 02
Proceso: Gestión IntegradaFecha de Aprobación:
17/09/2014
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
ALINEADO AL OBJETIVO DE LA POLÍTICA DEL PLAN ESTRATÉGICO
Lineamiento 1. Estrategia 2. Promover el intercambio, la circulación y el diálogo de
conocimiento y saberes a través de programas de proyección social/extensión que
integre los campos estratégicos con los capos de formación y los campos de
conocimientos y saberes para la articulación de la Universidad con la sociedad.
Lineamiento 3. Estrategia 2. Establecer con la comunidad campos estratégicos y
campos de conocimiento y saberes de acuerdo con el contexto que permitan definir la
agenda de investigación/creación para potenciar las capacidades de la comunidad.
OBJETIVO DEL PROCESO
Desarrollar las actividades de soporte necesarias para
llevar a cabo la Gestión de Laboratorios de la
Universidad Distrital Francisco José de Caldas mediante
el cumplimiento de los lineamientosy políticas
institucionales establecidas, brindando así apoyo a las
labores misionales.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
PROCESO
Gestión de Laboratorios
* 100
33
Además se definió la unidad de medida, la tendencia esperada y la meta o valor
esperado; este último fue acordado con el gestor haciendo uso de su conocimiento acerca
del Proceso.
Las variables del indicador son el numerador y el denominador de la fórmula y las fuentes
para obtener esta información son establecidas con los gestores ya que es necesario
verificar si estas realmente existen o deben ser creadas.
Se definió la periodicidad de medición del indicador, los rangos de evaluación los cuales
se establecen acorde a la meta instaurada y el encargado de reportar dicho indicador.
Se determina qué tipo de indicador es de acuerdo a la Guía para la Construcción de
Indicadores Sistema Integrado de Gestión, en este caso de impacto, y se hace una breve
descripción de cómo se lee el indicador, de tal manera que cualquier persona que trabaje
o no en la dependencia pudiese entender lo que este significa.
Se registran los pasos para obtener la información tanto del numerador como del
indicador, es decir, las instrucciones para el cálculo de cada variable.
Creciente Decreciente Estático
FORMA DE CÁLCULO
Meta o Valor EsperadoUnidad de MedidaTendencia esperada del Indicador
Porcentaje X
FÓRMULA
15%
* 100
Informe de Gestión de Laboratorios
Informe de Gestión de Laboratorios
Número de horas de servicio de laboratorios para proyectos de grado
Número total de horas de servicio de laboratorios
Número
Número
UNIDAD DE MEDIDANOMBRE
VARIABLES DEL INDICADOR
FUENTE DE INFORMACIÓN
XSemestral Anual
RANGOS DE EVALUACIÓN
Crítico En Riesgo Adecuado
Otro
Líder del Proceso Gestor del Proceso Equipo SIGUD
QUIÉN REPORTA EL INDICADOR AL TABLERO
Cuál?
Mensual Trimestral
0-6.9% 7%-14.9%
PERIODICIDAD DE LA MEDICIÓN DEL INDICADOR
X15%-100
X
Calidad
Impacto
Resultados
Estrategicos
Economia
Insumo
TIPO DE INDICADOR
Proceso Eficiencia
Producto
Gestión
Eficacia
Dimensión de Evaluación
INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR (Cómo se lee el Indicador)
Nivel de Medición
Del total de proyectos de grado, el indicador muestra el porcentaje de trabajos de grado que utilizaron los servicios de laboratorios de la Universidad para el desarrollo de estos.
Intervención
Jerarquia
Efectividad
Numerador:
1.
2.
3.
Denominador:
1.
2.
3.
Instrucciones para el cálculo de cada Variable
Número de proyectos de grado que utilizaron laboratorios para el desarrollo de este
El personal técnico o la persona encargada realiza el Informe de Gestión de Laboratorios.
Extraer el número total de horas de servicio para proyectos de grado.
Registrar el número total de horas de servicio para proyectos de grado.
Número total de proyectos de grado
El personal técnico o la persona encargada realiza el Informe de Gestión de Laboratorios.
Extraer el número total de usuarios que utilizan los laboratorios.
Registrar el número total de usuarios que utilizan los laboratorios.
34
Finalmente, en la parte inferior del formato, se nombraron aquellos términos
desconocidos y que son necesarios para entender la información consignada en la Hoja
de Vida; además se registró el nombre de las personas encargadas de consolidar y
reportar los datos, hacer seguimiento y análisis y tomar las decisiones con respecto a los
resultados arrojados por el indicador.
Una vez finalizada la Hoja de Vida del indicador, el gestor del Proceso validó y aprobó la
información consignada en el formato.
6.4.10. Desarrollo Metodológico de la Matriz de Riesgos del Proceso
La metodología que se utilizó para la construcción del mapa de riesgo, se fundamentó en
el Manual para la Administración de Riesgo elaborado por el equipo SIGUD.
El primer paso para realizar fue diligenciar la Matriz Análisis DOFA Contexto Interno y
Externo, que como su nombre indica permite realizar un análisis de las Debilidad,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas del Proceso en el contexto interno y externo.
Coordinador de Laboratorios Decanos de Facultad
Definición de Términos
Informe de Gestión de Laboratorios: Informe en el cual se especifican las actividades realizadas en los laboratorios durante determinado periodo.
Laboratorio: Espacio académico adecuado para diversas ramas de la ciencia. Aplica talleres, aulas especializadas, de software aplicado y laboratorios.
Responsables de la Medición
Nivel:
Cargo:
Consolidar y Reportar Datos
Coordinador de Laboratorios
Seguimiento y Análisis Toma de Decisiones
1El talento humano supera las exigencias
del cargo 1 Falta de presupuesto
2 Facilidad de acceso a los usuarios 2 Incoherencia entre cargo y perfil
3 Recursos tecnológicos 3Personal indispensable en algunos
laboratorios
4 Creatividad del personal 4Tiempo de espera para los requerimientos
es muy amplio (1 año)
5Relación con otras entidades o
dependencias5 Explosión demográfica
6Hay capacitacion de equipos nuevos para
el personal 6
Relación con otras entidades o
dependencias
7 7 Actualización de la normatividad
8 8Aplicación incorrecta de los
procedimientos
9 9
10 10
1El espacio fisico no es suficiente para el
desarrollo de las practicas 1 Ampliación de instalaciones
2 Laboratorios descentralizados 2Expansión de convenios
interinstitucionales
3 Falta de sistematización en el proceso 3 Actualización de la normatividad
4
Dependencia del presupuesto para
adquisicón de equipos y contratación de
personal
4 Avances tecnológicos
5Asignación salarial no está acorde con el
perfil laboral en algunos casos5
Relación con otras entidades y
dependencias
6Demora en la atención de los requisitos
de laboratorios 6
Buena comunicación con procesos
misionales
7Falta de control en las actividades de
extensión7
8 Falta de personal 8
9 9
10 10
OPORTUNIDADESDEBILIDADES
AMENAZASFORTALEZAS
35
Una vez tienen identificados los factores tanto internos (debilidades, fortalezas) como
externos (oportunidades, amenazas) según el contexto, se establecen aquellos elementos
o actividades generadores del riesgo de acuerdo a las diferentes combinaciones de
variables que establece el formato como fortalezas y amenazas, fortalezas y
oportunidades, debilidades y amenazas y debilidades y oportunidades.
Luego de haber establecido las posibles causas, se procede a identificar los riesgos de
calidad y de corrupción que se puedan dar en el proceso de Gestión de Laboratorios.
Para poder documentarlos, analizarlos y evaluarlos, se utilizó la herramienta Excel, en la
cual el equipo SIGUD desarrolló un formato como el siguiente:
DFalta de sistematización en el
proceso
A
Tiempo de espera para los
requerimientos es muy amplio (1
año)
DDependencia del presupuesto
para adquisicón de equipos y
contratación de personal
A
Tiempo de espera para los
requerimientos es muy amplio (1
año)
D
Dependencia del presupuesto
para adquisicón de equipos y
contratación de personal
A Explosión demográfica
D
Asignación salarial no está acorde
con el perfil laboral en algunos
casos
APersonal indispensable en
algunos laboratorios
D El espacio fisico no es suficiente
para el desarrollo de las practicas A Falta de presupuesto
D Laboratorios descentralizados
A Actualización de la normatividad
D Demora en la atención de los
requisitos de laboratorios A Falta de presupuesto
DAsignación salarial no está acorde
con el perfil laboral en algunos
casosA
Personal indispensable en
algunos laboratorios
D Laboratorios descentralizados
ARelación con otras entidades o
dependencias
D Falta de control en las actividades
de extensiónA
Aplicación incorrecta de los
procedimientos
D Falta de personal
AAplicación incorrecta de los
procedimientos
10Uso indebido de los recursos de laboratorios para beneficio propio, favorecimiento a
terceros o asuntos institucionales. Tráfico de influencias
11 Inadecuado control de inventarios
1
5 Infraestructura inadecuada para prestar el servicio
6 Falta de socialización de la normatividad
7Fallos en redes eléctricas. Equipos dañados durante la realización de prácticas. Equipos y
materiales en mal estado.
8 Déficit de personal para la prestación del servicio
3
VARIABLES (DA)
4
2
CAUSAS
Se podrá evidenciar más fácil los requerimientos de los laboratorios
Retraso en la ejecución de propuestas académicas. Déficit de equipos para el desarrollo de
las prácticas.
El servicio al usuario puede debilitarse debido al crecimiento de la población y su
dependencia del presupuesto
Pausar las operaciones de los laboratorios al depender de una sola persona y decida
renunciar
9 Desconocimiento de los procedimientos y formatos del proceso
36
En la primera y segunda columna del formato se diligenciaron, el nombre del Proceso al
cual se le identificaron los riesgos y el objetivo general.
37
A continuación, a partir de la matriz de contexto estratégico, se identificaron las causas,
es decir los medios, circunstancias y agentes generadores del riesgo y se clasificaron
como factores internos o externos.
A partir de allí, se identificó el riesgo, se realizó una breve descripción de su significado y
se clasificó de acuerdo a los siguientes aspectos:
Figura 8. Clasificación de los riesgos
En este caso se obtuvo la siguiente información:
38
Seguido a esto, el gestor del proceso clasificó el riesgo de acuerdo a la probabilidad de
ocurrencia y al impacto que puede causar su materialización, es decir, la frecuencia con
que se ha materializado el riesgo o la posibilidad de que se materialice de acuerdo con su
conocimiento acerca del Proceso y su experiencia en el mismo.
Para medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo, se tienen en cuenta las siguientes
especificaciones:
Figura 9. Probabilidad de ocurrencia del riesgo
Respecto al impacto que pueda tener dicho riesgo varía la manera de determinarlo
dependiendo de este, para el caso de los riesgos de calidad, presenciado en este
ejemplo, se determina a través de la siguiente información la cual considera tanto
consecuencias cualitativas como cuantitativas, dependiendo las que aplique en el caso.
A continuación se evidencian las consecuencias de un impacto catastrófico.
Figura 10. Impacto catastrófico y mayor de los riesgos
Para el caso de los riesgos de corrupción dependerá del efecto que pueda causar este
hecho evaluado a través del siguiente formato, en el cual se deberá calificar cada riesgo
de corrupción y dependiendo del puntaje se determinará el impacto:
39
Figura 11. Formato para determinar el impacto de los riesgos de corrupción
Figura 12. Calificación del impacto de los riesgos de corrupción
A partir de estas dos calificaciones, se procede a evaluar el riesgo con ayuda de la matriz
de Calificación del Riesgo, en la cual se determina en qué nivel se encuentra y de esta
manera establecer aquellos riesgos que son aceptables o tolerables y cuales son
importantes o inaceptables, para poder fijar un tratamiento y las correspondientes
acciones que mitiguen o impidan su materialización. La Matriz de Calificación del Riesgo
es la siguiente:
40
Figura 13. Matriz de calificación del riesgo
Una vez analizado el riesgo inherente, el gestor identificó los controles que posee la
entidad para mitigarlo y de esta manera bajar el nivel del riesgo, estos se clasificaron en
preventivos, a aquellos que actúan para eliminar la causa del riesgo para prevenir su
materialización, y correctivos, a aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad,
después de ser detectado un evento no deseable, como también si este era manual o
automático.
Detectados los controles, el gestor procederá a evaluarlos de acuerdo a los criterios
establecidos en la matriz. Para el caso de los riesgos de calidad son los siguientes:
Figura 14. Puntuación criterios de calificación de los riesgos de calidad
41
Para este caso se obtuvieron los siguientes resultados:
Y para el caso de los riesgos de corrupción, el gestor responderá las siguientes preguntas
para cada control:
Figura 15. Criterios para la evaluación y medición de los riesgos de corrupción
A partir de estas calificaciones se obtuvo un porcentaje total para cada control. Estos
porcentajes indican: (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2011)
Figura 16. Calificación del control de los riesgos
Con los resultados que obtuvo cada control se realizó una nueva evaluación del riesgo,
desplazando la probabilidad de ocurrencia (si los controles son preventivos) o el impacto
42
(si los controles son correctivos) en la Matriz de Calificación del Riesgo mostrada
anteriormente.
El nuevo nivel de riesgo analizado después de determinar y valorar los controles se
denomina residual y solo es aceptable cuando se encuentra en la zona verde de la Matriz
de Calificación del Riesgo, como se presenta en este caso.
Finalmente, se decidió el tratamiento del riesgo, el cual puede ser: (Departamento
Administrativo de la Función Pública, 2011)
Reducirlo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad y el
impacto. Este es el método más sencillo y económico para superar las debilidades
antes de aplicar medidas más costosas y difíciles.
Evitarlo: Tomar medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es la primera
alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se genera cambios
sustanciales, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.
Compartir o transferir: Traspaso de pérdidas a otras organizaciones, como contratos
de seguros, que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad.
Asumir el riesgo: Luego de reducir o transferir el riesgo puede quedar un riesgo
residual, en este caso de debe aceptar la pérdida y elaborar planes de contingencia
para su manejo.
Si el riesgo se presentara en una zona de riesgo moderada, alta o catastrófica será
necesaria la implementación de un plan de acción para eliminar en lo posible o mitigar
dicho riesgo en el caso de los riesgos de calidad.
Para los riesgos de corrupción se deben implementar controles orientados a reducir la
probabilidad de ocurrencia el riesgo o a reducir el impacto de este, por lo que se define:
Periodo de Ejecución: En éste se diligencia el periodo en el que se realiza o se ejecuta
la acción de qué fecha a qué fecha.
Acciones: En este campo se registra las acciones necesarias para mitigar el riesgo.
Registro: En esta casilla se registra la evidencia de la ejecución de la acción.
Los líderes y/o gestores del proceso en conjunto de sus equipos deberán realizar
seguimiento periódico al mapa de riesgos de corrupción y si es el caso ajustarlo.
43
7. RESULTADOS ALCANZADOS
A partir del trabajo en campo realizado durante un año y con apoyo del personal técnico
de laboratorios y gestores del proceso de Gestión de Laboratorios, se obtuvo como
producto final lo siguiente:
7.1. NORMOGRAMA
De acuerdo a la metodología mencionada, se determinó que las normas, leyes, circulares,
resoluciones, decretos y reglamentos son coherentes al proceso, también se encontró una
resolución no registrada en este, la Resolución 001 de 2001 por la cual se expide el
Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los
Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital, aplicando toda al proceso.
Se tuvo en cuenta la petición por parte de los coordinadores de incluir la regulación del
comité de laboratorios por medio de la Resolución 394 del 25 de octubre de 2006, la cual
en el momento de incluirla en el normograma del proceso ya estaba registrada. A demás
de ello se tomó en cuenta dicha información en la creación del Reglamento Unificado de
Laboratorios.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 1. Normograma del Proceso.
7.2. CARACTERIZACIÓN
Desarrollada la metodología mencionada anteriormente, se efectuaron las siguientes
modificaciones en la caracterización, estas fueron aprobadas por los gestores y líderes
del proceso.
Se integró el proceso de Gestión de Investigación como proceso que interactúa con la
Gestión de laboratorios siendo estos lugares adecuados para la innovación e
investigación.
Se actualizaron los documentos específicos del proceso los cuales son:
Procedimientos, formatos, reglamentos, guías e instructivos una vez fueron
construidos y actualizados.
Se modificaron los requisitos aplicados al proceso ya que no debía aparecer los de la
NTC GP 1000:2009 si no los de la norma ISO 9001:2015 que aplicaran al proceso de
acuerdo a su objetivo.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 2. Caracterización del Proceso.
7.3. PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la metodología utilizada para la actualización y construcción de
procedimientos, de diez (10) que existían en el SIGUD resultaron siete (7), aprobados por
los gestores o coordinadores de laboratorios de cada facultad y los líderes o decanos de
la Universidad, justificados a continuación.
44
La siguiente tabla presenta los procedimientos que actualmente se encuentran en el
SIGUD indicando la decisión que se tomó con cada uno y su justificación.
PROCEDIMIENTOS
ANTIGUOS
TIPO DE
MODIFICACIÓN JUSTIFICACIÓN
GL-PR-001, Desarrollo de
Prácticas de Laboratorio en
Espacios Académicos
Programados en las
Instalaciones
Modificación
Se fusionará con los procedimientos
2, 3 y 4 en uno solo teniendo en
cuenta que estos cuatro tratan del
desarrollo de práctica pero en
diferentes escenarios.
GL-PR-002, Desarrollo de
Prácticas Libres Eliminación
Se fusionará con los procedimientos
1, 3 y 4 en uno solo teniendo en
cuenta que estos cuatro tratan del
desarrollo de práctica pero en
diferentes escenarios.
GL-PR-003, Desarrollo de
Prácticas fuera de las
Instalaciones de la Facultad y
Salidas de Campo
Eliminación
Se fusionará con los procedimientos
1, 2 y 4 en uno solo teniendo en
cuenta que estos cuatro tratan del
desarrollo de práctica pero en
diferentes escenarios.
GL-PR-004, Desarrollo de
Prácticas de otras
Universidades y Entidades
Eliminación
Se fusionará con los procedimientos
1, 2 y 3 en uno solo teniendo en
cuenta que estos cuatro tratan del
desarrollo de práctica pero en
diferentes escenarios.
GL-PR-005, Actualización y
Divulgación de Reglamentos
Internos por Tipo de
Laboratorio
Eliminación
Se evidenció que no es aplicado por
los laboratorios de las diferentes
facultades de la Universidad sino
que cada una maneja su propio
reglamento, por lo cual se unificaron
dichos reglamentos creando uno
general para toda la Universidad.
GL-PR-006, Elaboración y
Ejecución de Mantenimiento
Preventivo y o Correctivo a
Equipos
Modificación
Falta especificar diferentes
situaciones que se pueden presentar
como: Si el equipo tiene garantía, si
se debe dar de baja o si puede ser
reparado por el personal técnico
antes de programar un
mantenimiento especializado, entre
otras.
GL-PR-007, Registro de
Daños y Averías a Equipos
durante las Prácticas
Modificación
Falta especificar diferentes aspectos
como si el personal técnico puede
dar solución y se necesita detallar
más las actividades que se realizan
45
PROCEDIMIENTOS
ANTIGUOS
TIPO DE
MODIFICACIÓN JUSTIFICACIÓN
cuando se presenta un daño o
avería.
GL-PR-008, Expedición de
Paz y Salvos Modificación
Se necesita hacer más explícito los
casos en que se da la expedición de
paz y salvos (graduaciones y retiros)
y las actividades que se dan en cada
uno. También se debe detallar los
diferentes actores que lo expiden ya
que cambia por Facultad.
GL-PR-009, Preparación del
Laboratorio para la Prestación
del Servicio
Modificación
Es necesario especificar desde un
principio los tipos de mantenimiento
que puede tener el laboratorio y sus
actividades concernientes. También
se deben tener en cuenta formatos
que participan en este procedimiento
así no pertenezcan al proceso.
GL-PR-010, Control y
Verificación del Ingreso de los
Materiales, Equipos e
Insumos para cada
Laboratorio
Modificación
Se necesita tener en cuenta los
procedimientos de otros procesos
que participan en este. También es
necesario crear nuevas actividades
esenciales como la creación de Hoja
de Vida de Equipos.
Tabla 1. Justificación del tipo de modificación de los procedimientos actuales del SIGUD
A continuación se presenta los siete (7) procedimiento resultado de las diferentes mesas
de trabajo los cuales son transversales a las diferentes facultades de la Universidad.
GL-PR-001, DESARROLLO DE PRÁCTICA DE LABORATORIO
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
07/03/2014 01
Primera Emisión. GL-PR-001, Desarrollo de Prácticas
de Laboratorio en Espacios Académicos Programados
en las Instalaciones
07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-002, Desarrollo de Prácticas
Libres
07/03/2014 01
Primera Emisión. GL-PR-003, Desarrollo de Prácticas
fuera de las Instalaciones de la Facultad y Salidas de
Campo
07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-004, Desarrollo de Prácticas
de otras Universidades y Entidades
46
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
30/10/2017 02
Se fusionan los procedimientos 1, 2, 3 y 4 versión 01,
en uno solo nombrado "Desarrollo de Práctica de
Laboratorio" ya que estos cuatro tienen en común el
desarrollo de práctica pero en diferentes escenarios los
cuales quedan plasmados en este nuevo
procedimiento.
Tabla 2. Control de cambios procedimiento GL-PR-001, Desarrollo de Práctica de Laboratorio
Tal como lo menciona el cuadro de control de cambios, los procedimientos 1, 2, 3 y 4 que
se encuentran actualmente en la Página Web del SIGUD2 se fusionaron creando el
procedimiento GL-PR-001, Desarrollo de Práctica de Laboratorio, ya que estos cuatro
anteriormente mencionados tienen en común el desarrollo de práctica de laboratorio pero
en diversos escenarios, los cuales fueron incluidos en el nuevo procedimiento por medio
de preguntas tales como:
¿Requiere de un espacio?: Para diferenciar si se trata de una práctica libre, una práctica
programada o de extensión.
¿Es una práctica interna?: Para diferenciar si se trata de una práctica dentro de la
Universidad o fuera de esta.
¿Es una práctica diurna?: Para diferenciar si se trata de una práctica diurna o una
nocturna.
Con respecto a la última pregunta es importante denotar dos aspectos, el primero es que
aparece un término desconocido y es el de pernoctar que hace alusión a la práctica
nocturna la cual no se refiere a la realización de dicha actividad en horas de la noche, sino
al hecho de pasar la noche en la Universidad realizando esta; por otro lado este tipo de
práctica es llevada a cabo en la Facultad de Ingeniería, por lo que se incluye esta
pregunta, y con la cual queda abierta la posibilidad de cualquier facultad perteneciente a
la Universidad Distrital de implementarla con los debidos procesos ya que se encuentra
ahora en los procedimientos de Gestión de Laboratorios.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 3. Procedimiento GL-PR-001.
GL-PR-002, PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-006, Elaboración y Ejecución
2 Disponible en: SIGUD, Procesos, Apoyo, Gestión de Laboratorios [en línea]:
http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud/pa/gl
47
de Mantenimiento Preventivo y o Correctivo a Equipos
30/10/2017 02
Se renombra el procedimiento a "Programación y
Ejecución de Mantenimiento" y se tienen en cuenta
nuevos aspectos como: Si el equipo tiene garantía, si
se debe dar de baja o si puede ser reparado por el
personal técnico de la Universidad antes de pensar en
programar un mantenimiento especializado con un
externo
Tabla 3. Control de cambios procedimiento GL-PR-002, Programación y Ejecución de Mantenimiento de Equipos
Como se menciona en el cuadro de control de cambios el procedimiento es renombrado,
también se tiene en cuenta que no siempre el mantenimiento es realizado por un externo
sino que muchas veces es realizado por los mismos laboratoristas, por la red o es
efectuado por garantía del equipo, se añade la actividad de efectuar la garantía de
mantenimiento del equipo y se pregunta al inicio si el equipo se puede reparar para saber
si continua con las actividades del procedimiento o sencillamente se da de baja.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 4. Procedimiento GL-PR-002.
GL-PR-003, REGISTRO DE DAÑOS Y AVERÍAS
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-007, Registro de Daños y
Averías a Equipos durante las Prácticas
30/10/2017 02
Se renombra el procedimiento a "Registro de Daños y
Averías" y se tiene en cuenta en este si el usuario fue
responsable del daño o avería y si el personal técnico
puede dar la solución al inconveniente.
Tabla 4. Control de cambios procedimiento GL-PR-003, Registro de Daños y Averías
Como se menciona en el cuadro de control de cambios el procedimiento es renombrado,
se tiene en cuenta si el usuario es responsable del daño y debe reponer el accesorio o
equipo, o en caso contrario el equipo habría fallado por uso y no por la manipulación del
involucrado; por último es incluida al inicio del procedimiento la pregunta “¿se trata de un
daño/avería?” ya que en caso contrario podría tratarse de un hurto.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 5. Procedimiento GL-PR-003.
GL-PR-004, CONTROL Y REGISTRO DEL INGRESO DE EQUIPOS, MATERIALES
E INSUMOS
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-010, Control y Verificación del
48
Ingreso de los Materiales, Equipos e Insumos para
cada Laboratorio
30/10/2017 02
Se renombra el procedimiento a "Control y Registro del
Ingreso de Equipos, Materiales e Insumos" y se tiene
en cuenta el Procedimiento GIF-PR-002, Ingreso Bien
Tangible en el que principalmente se es puesta la placa
a los equipos.
Tabla 5. Control de cambios procedimiento GL-PR-004, Control y Registro del Ingreso de Equipos, Materiales e Insumos
Como se menciona en el cuadro de control de cambios el procedimiento es renombrado,
también se armoniza este con un procedimiento de Infraestructura Física GIF-PR-002,
Ingreso Bien Tangible, en el cual se le asigna la placa al equipo que ingresa, y por último,
se agrega el paso de crear Hoja de Vida de Equipo (formato explicado posteriormente),
paso esencial para el logro de un mayor control frente a los equipos nuevos y antiguos de
los laboratorios.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 6. Procedimiento GL-PR-004.
GL-PR-005, EVALUACIÓN ESTADO DEL LABORATORIO
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-009, Preparación del
Laboratorio para la Prestación del Servicio
30/10/2017 02
Se renombra el procedimiento a "Evaluación Estado de
Laboratorio" por lo que se elimina la actividad de
"Realizar aseo" y se incluyen las opciones de solicitar
mantenimiento locativo y técnico de acuerdo a la
necesidad que se presente y así habilitar los
laboratorios en las mejores condiciones.
Tabla 6. Control de cambios procedimiento GL-PR-005, Evaluación Estado del Laboratorio
Como se menciona en el cuadro de control de cambios el procedimiento es renombrado,
se elimina la actividad de realizar aseo, se cuestiona que tipo de mantenimiento requiere
el laboratorio ya que puede ser locativo y técnico, en donde para el primero se continua
con las actividades del procedimiento para así habilitar el laboratorio y para el último
redirige al usuario al procedimiento 2 “GL-PR-002, Programación y Ejecución de
Mantenimiento”; por último, se tiene en cuenta si la reparación puede ser realizada por el
personal técnico o si le corresponde a recursos físicos de acuerdo a la naturaleza del
cargo.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 7. Procedimiento GL-PR-005.
49
GL-PR-006, REPORTE DE NECESIDADES DE LABORATORIOS
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
30/10/2017 01
Se crea el Procedimiento Reporte de Necesidades de
Laboratorios en el que se plasma las diferentes labores
que se deben ejecutar cuando aparece determinada
necesidad en los laboratorios, especialmente de
adquisición de nuevos equipos.
Tabla 7. Control de cambios procedimiento GL-PR-006, Reporte de Necesidades de Laboratorios
Este es un procedimiento nuevo el cual es creado debido a la necesidad de los
laboratorios de informar sus necesidades, especialmente cuando se requieren de nuevos
equipos, materiales e insumos por determinada circunstancia o actividad.
Este procedimiento es una actividad periódica de los laboratorios que no estaba
documentada con la que se logra la no dependencia de personal ya que cualquier
persona habilitada para el cargo sabrá qué hacer cuando el laboratorio presenta una
necesidad.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 8. Procedimiento GL-PR-006.
GL-PR-007, EXPEDICIÓN DE PAZ Y SALVOS
Fecha de
Modificación Versión Control de Cambios
07/03/2014 01 Primera Emisión. GL-PR-007, Expedición de Paz y
Salvos
30/10/2017 02
Se complementa el procedimiento distinguiendo en este
la expedición de paz y salvos para graduados y por otro
lado para retiro de los estudiantes.
Tabla 8. Control de cambios procedimiento GL-PR-007, Expedición de Paz y Salvo
En este procedimiento se específica si la solicitud de paz y salvo es para graduados o
para retiros u otro motivo lo que desenlaza diferentes actividades en cada caso.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 9. Procedimiento GL-PR-007.
CAMBIOS GENERALES
o Objetivo y alcance: Para los procedimientos expuestos anteriormente se revisó
que el alcance de cada uno de los procedimientos fuera coherente a este y a su
objetivo, el único cambio realizado fue el reemplazo de la palabra estudiantes por
usuarios ya que se tuvo en cuenta la NTCGP 1000:2009, Norma Técnica de Calidad
50
en la Gestión Pública, la cual se enfoca en el usuario y fue tenida en cuenta en todo
el proceso.
o Base legal: Se incluye el Reglamento Unificado de Laboratorios, creado en la
presente pasantía, a los procedimientos que aplicara.
o Definiciones: No presenta cambios.
o Documentos y registros: Se incluyen los nuevos documentos generados para
cada procedimiento y se eliminan los considerados no funcionales para cada uno de
estos.
o Políticas de operación: No se presentan cambios.
o Responsable del procedimiento: Los responsables de los procedimientos
continúan siendo los mismos en cada procedimiento.
o Responsabilidad y autoridad: Las personas que elaboran, revisan y aprueban los
procedimientos continúan siendo las mismas, lo único que se modifica es la fecha
en que se realiza cada actividad.
7.4. FORMATOS
De acuerdo a la metodología utilizada para la actualización y construcción de formatos, de
once (11) formatos que se encontraban en el SIGUD, resultaron diez (10) los cuales a
pesar del mayor intento de unificarlos para todas las actividades, se vio la necesidad de
crear formatos específicos para ciertos laboratorios dependiendo la rama de la ciencia a la
que pertenezcan y a cómo se desarrolla determinada actividad.
Por ello, es importante mencionar que cada laboratorio deberá hacer uso de los formatos
que le apliquen, esto principalmente con el procedimiento de Desarrollo de Práctica de
Laboratorio y además, no será necesario diligenciar absolutamente todos los campos de
estos ya que hay casos en que no aplica o el laboratorio no cuenta con dicha información,
esto debido a que para lograr estandarizarlos y hacerlos funcionales a todas las
facultades fue necesario incluir la información más relevante utilizada.
La siguiente tabla presenta los formatos que actualmente se encuentran en el SIGUD
indicando la decisión que se tomó con cada uno y su justificación.
FORMATOS ANTIGUOS TIPO DE
MODIFICACIÓN JUSTIFICACIÓN
GL-PR-001-FR-001, Base de
Datos de Uso de
Laboratorios
Eliminación
Con los diferentes formatos de solicitud de
materiales, equipos e insumos quedarán
registrados las diferentes prácticas que
fueron realizadas.
GL-PR-001-FR-002, Formato
de Solicitud de Material,
Equipos e Insumos (Docente)
Eliminación No es efectivo para el registro del
desarrollo de las diferentes prácticas.
51
FORMATOS ANTIGUOS TIPO DE
MODIFICACIÓN JUSTIFICACIÓN
GL-PR-001-FR-003, Formato
de Solicitud de Material,
Equipos e Insumos
(Estudiante)
Eliminación
Tiene exactamente el mismo contenido
del formato GL-PR-001-FR-002 "Formato
de Solicitud de Material, Equipos e
Insumos (Docente)" versión 01.
GL-PR-002-FR-004, Formato
de Solicitud de Material,
Equipos e Insumos de
Prácticas Libres
Eliminación
Tiene exactamente el mismo contenido
del formato GL-PR-001-FR-002 "Formato
de Solicitud de Material, Equipos e
Insumos (Docente)" versión 01.
GL-PR-003-FR-005, Formato
de Solicitud de Material,
Equipos e Insumos de
Salidas de Campo
Eliminación
Tiene exactamente el mismo contenido
del formato GL-PR-001-FR-002 "Formato
de Solicitud de Material, Equipos e
Insumos (Docente)" versión 01.
GL-PR-004-FR-006, Formato
de Solicitud de Prácticas de
Externos
Eliminación
Tiene exactamente el mismo contenido
del formato GL-PR-001-FR-002 "Formato
de Solicitud de Material, Equipos e
Insumos (Docente)" versión 01.
GL-PR-004-FR-007, Formato
de Certificación de Práctica
de Externos
Eliminación
No es necesario ya que con el formato de
Solicitud Salida de Materiales, y Equipos a
Espacios Externos de la Facultad, GL-PR-
001-FR-006, queda registrado lo
solicitado, la fecha de aprobación y la
fecha de salida de dichos elementos como
soporte de la realización de la práctica,
por ende no es necesario.
GL-PR-006-FR-008, Formato
de Diagnóstico de Equipos Eliminación
No es funcional para las diferentes
situaciones que se pueden presentar. Se
necesitan crear dos formatos, uno cuando
se presente un daño o avería donde el
usuario deba reponer el elemento; y otro
cuando ocurra una avería debido al uso
de la máquina y no por falla del usuario.
GL-PR-007-FR-009, Formato
de Registro de Daños y
Averías
Eliminación
No es funcional para las diferentes
situaciones que se pueden presentar. Se
necesitan crear dos formatos, uno cuando
se presente un daño o avería donde el
usuario deba reponer el elemento; y otro
cuando ocurra una avería debido al uso
de la máquina y no por falla del usuario.
GL-PR-008-FR-010, Formato
de Paz y Salvo Modificación
Se amplía el alcance de este formato ya
que es expedido por diferentes actores y
motivos de acuerdo a lo establecido en
cada Facultad.
52
FORMATOS ANTIGUOS TIPO DE
MODIFICACIÓN JUSTIFICACIÓN
GL-PR-001-FR-011, Formato
Control de Asistencia Modificación
Se amplía el alcance de este formato
haciéndolo funcional a diversos tipos de
prácticas.
Tabla 9. Justificación del tipo de modificación a los formatos actuales del SIGUD
A continuación se presenta una tabla en la que se asocian cada uno de los formatos
creados y rediseñados con su respectivo procedimiento.
PROCEDIMIENTO FORMATOS
GL-PR-001, Desarrollo de
Práctica de Laboratorio
GL-PR-001-FR-001, Solicitud de Materiales, Equipos e
Insumos
GL-PR-001-FR-002, Solicitud de Materiales, Equipos e
Insumos Laboratorio Ciencias Básicas
GL-PR-001-FR-003, Préstamo Recurrente de Equipos
GL-PR-001-FR-004, Solicitud de Materiales, Equipos e
Insumos por Práctica
GL-PR-001-FR-005, Control de Asistencia Salas, Talleres,
Aulas u Otros Espacios
GL-PR-001-FR-006, Solicitud Salida de Materiales y
Equipos a Espacios Externos de la Facultad
GL-PR-002, Programación
y Ejecución de
Mantenimiento de Equipos
GL-PR-002-FR-007, Hoja de Vida de Equipos
GL-PR-003, Registro de
Daños y Averías
GL-PR-003-FR-008, Reporte de Averías de Equipos
GL-PR-003-FR-009, Reporte Deudor de Equipos,
Materiales e Insumos en Práctica
GL-PR-004, Control y
Registro del Ingreso de
Equipos, Materiales e
Insumos
N/A
GL-PR-005, Evaluación
Estado del Laboratorio N/A
GL-PR-006, Reporte de
Necesidades de
Laboratorios
N/A
GL-PR-007, Expedición de
Paz y Salvos GL-PR-007-FR-010, Paz y Salvo
Tabla 10. Formatos finales correspondientes los nuevos procedimientos del proceso
53
GL-PR-001-FR-001, SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS
Formato creado para la solicitud de materiales, equipos e insumos por parte del
estudiante en una práctica programada o libre; este es el formato principal que aplica a la
mayoría de laboratorios de todas las facultades para el desarrollo de prácticas.
Una hoja carta en sentido horizontal contiene dos de estos formatos. Aunque el objetivo
es sistematizar el proceso, mientras se llega a esto se harán uso de estos formatos de
manera física o digital de acuerdo a la situación y a como mejor considere cada
laboratorio.
Figura 17. Formato GL-PR-001-FR-001, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos
Para la visualización de este documento ver ANEXO 10. Formato GL-PR-001-FR-001.
DÍA M ES AÑO
EN T R EGA D EVOL.
OBSERVACIONES
___ Académico ___ Investigación ___Extensión ___Servicios ___Otros
Versión: 01
Fecha de aprobación:
30/10/2017
D ESC R IP C IÓNEST A D O
CÓDIGO/CÉDULA:
CÓDIGO DE GRUPO:
C A N T .
TÍTULO DE LA PRÁCTICA O ESPACIO ACADÉM ICO:
No. ConsecutivoHORA SOLICITUD
DOCENTE:ATENDIDO POR:
SOLICITUD DE MATERIALES,
EQUIPOS E INSUMOS
Macroproceso: Apoyo a lo
Misional
Proceso: Gestión de
Laboratorios
NOM BRE:
#
IN T ER N O
USUARIO:
Código: GL-PR-001-FR-
001
DEPENDENCIA/LUGAR
Tipo de práctica:
54
GL-PR-001-FR-002, SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS
LABORATORIO CIENCIAS BÁSICAS
Formato creado debido a la necesidad de los laboratorios pertenecientes al área de
ciencias básicas como química, física y biología, entre otros, en los cuales para la
solicitud de materiales o insumos tanto el usuario como el laboratorista debe saber la
cantidad en diversas unidades como lito, decilitro o mililitro, y también el porcentaje de
concentración en especial para el caso de los reactivos.
Este formato aplicará para los laboratorios anteriormente mencionados y para los que
consideren necesario su uso, siendo la Facultad de Ciencias y Educación, de Medio
Ambiente y Tecnológica donde más se evidenciaría la implementación de este.
Figura 18. Formato GL- PR-001-FR-002, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos Laboratorio Ciencias Básicas
Para la visualización de este documento ver ANEXO 11. Formato GL-PR-001-FR-002.
Código: GL-PR-001-FR-
002
Versión: 01
Fecha de aprobación:
30/10/2017
Profesor:
Nº de grupos:
Hora:
Hora:
Materiales y equipos Concentración Cantidad
Nombre de la práctica:
Asignatura:
Monitor:
Reactivos
SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS LABORATORIO
CIENCIAS BÁSICAS
Macroproceso: Apoyo a los Misional
Proceso: Gestión de Laboratorios
Firma docente Revisado y aprobado por
Observaciones:
Fecha de práctica:
Fecha de solicitud:
55
GL-PR-001-FR-003, PRÉSTAMO RECURRENTE DE EQUIPOS
Formato creado para la solicitud de equipos de alta rotación como computadores,
microscopios, entre otros, para los cuales teniendo en cuenta el ahorro de papel no se
justifica utilizar un formato (GL-PR-001-FR-001) por cada estudiante que solicite el
equipo, para este caso el laboratorista podrá utilizar un formato para cada equipo o tipo de
equipo, en el cual se especificará fecha, equipo o espacio a prestar, usuario, hora de
entrada, hora de salida, entre otros datos importantes; con esto podemos evidenciar el
ahorro de papel y de tiempo para los laboratoristas ya que por ejemplo en vez de recibir
12 formatos para 12 estudiantes que solicitan un equipo, registrará la misma información
en una sola página en 12 filas del formato.
Figura 19. Formato GL- PR-001-FR-003, Préstamo Recurrente de Equipos
Para la visualización de este documento ver ANEXO 12. Formato GL-PR-001-FR-003.
_______________________________ATENDIDO POR:
Macroproceso: Apoyo a lo Misional Versión: 01
Proceso: Gestión de LaboratoriosFecha de aprobación:
30/10/2017
HORA
SALIDA
Código
internoUSUARIO CÓDIGO/CÉDULA
LABORATORIO
Equipo o espacio
a prestarFECHA
PROY.
CURRICULAR
PRÉSTAMO RECURRENTE DE EQUIPOS Código: GL-PR-001-FR-003
OBSERVACIONES:
HORA
ENTRADAFIRMA
56
GL-PR-001-FR-004, SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS POR
PRÁCTICA
Formato diseñado para los laboratorios que crean grupos de trabajo al inicio de semestre
para el desarrollo de prácticas con el fin de reducir tiempos en el momento de la solicitud,
entrega y devolución de equipos, materiales e insumos durante la realización de estas.
Para este caso el laboratorista utiliza un solo formato por práctica, con lo que también se
evidencia el ahorro de papel, en donde en la primera columna especifica los elementos a
prestar y en las siguientes donde se encuentra la enumeración de grupos, se chequearán
los materiales que se presten a los equipos correspondientes.
Figura 20. Formato GL- PR-001-FR-004, Solicitud de Materiales, Equipos e Insumos por Práctica
Para la visualización de este documento ver ANEXO 13. Formato GL-PR-001-FR-004.
Nombre del profesor:
Nombre del monitor:
Grupo
Descripción
Firma docente Firma técnico
SOLICITUD DE MATERIALES, EQUIPOS E INSUMOS POR
PRÁCTICA
Macroproceso: Apoyo a los Misional
Proceso: Gestión de Laboratorios
Nombre de la práctica:
Fecha:
Asignatura:
Código: GL-PR-001-FR-
004
Versión: 01
Fecha de aprobación:
30/10/2017
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
57
GL-PR-001-FR-005, CONTROL DE ASISTENCIA SALAS, TALLERES, AULAS U
OTROS ESPACIOS
Formato diseñado como asistencia de los profesores que reservan determinado espacio
para el desarrollo de sus clases. Este aplica principalmente a las salas de sistemas, sin
embargo se amplía su alcance para talleres, aulas u otros espacios ya que en otras
facultades como la de Artes – ASAB los docentes apartan talleres para el desarrollo de
sus materias y donde también se lleva una asistencia.
Figura 21. Formato GL-PR-001-FR-005, Control de Asistencia Salas, Talleres, Aulas u Otros Espacios
Para la visualización de este documento ver ANEXO 14. Formato GL-PR-001-FR-005.
GL-PR-001-FR-006, SOLICITUD SALIDA DE MATERIALES Y EQUIPOS A
ESPACIOS EXTERNOS DE LA FACULTAD
Formato creado para el préstamo de equipos y materiales a espacios fuera de la
Universidad; este documento fue diseñado de tal manera que los solicitantes perciban el
compromiso y la responsabilidad que están adquiriendo al utilizar fuera de la Universidad
dichos equipos, así que este puede ser visto como una especie de pagaré ya que al inicio
de este se especifican los elementos a prestar, el número de placa (si tiene), la fecha de
IMPORTANTE: Al firmar esta plantilla, acepto las políticas de uso de las salas de informática y me comprometo a velar por el cumplimiento de las mismas.
Código: GL-PR-001-FR-005
Versión: 02
Fecha de aprobación: 30/10/2017
CONTROL DE ASISTENCIA SALAS, TALLERES, AULAS U OTROS ESPACIOS
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestón de Laboratorios
Entrada
Entrada
Sala
Sala
14:00 a 16:00 16:00 a 18:00 18:00 a 20:00 20:00 a 22:00
FECHA DD MM AAAA
6:00 a 8:00 8:00 a 10:00 10:00 a 12:00 12:00 a 14:00Horario
Sala
Salida
Salida
Entrada
Salida
Sala
Entrada
Salida
Sala
Entrada
Salida
Sala
Entrada
Salida
Sala
Entrada
Salida
58
salida, la fecha en que se devolverán y el precio del(los) equipo(s), además de ello se
deberá registrar el destino de estos, donde reposarán, los usuarios responsables con sus
datos principales y se podrán anexar y solicitar los documentos que el laboratorista
considere necesarios para el préstamos de dichos elementos como copia del carnet
refrendado, certificado del evento, entre otros.
Figura 22. Formato GL- PR-001-FR-006, Solicitud Salida de Materiales y Equipos a Espacios Externos de la Facultad
Para la visualización de este documento ver ANEXO 15. Formato GL-PR-001-FR-006
.
GL-PR-002-FR-007, HOJA DE VIDA DE EQUIPOS
Formato creado debido a la necesidad de los laboratorios frente al control de los
mantenimientos de los equipos; cada equipo deberá contar con su hoja de vida en la cual
se registran los datos más importantes de este y los diferentes mantenimientos
Fecha
SolicituConsecutivo
M otivo de
solicitud:
Práct ica
Académica
M antenimient
oInvest igación
Préstamo
ExtensiónGarantía Otro
Código: GL-PR-001-FR-006
Versión: 01
Fecha de aprobación:
30/10/2017
FIRMACELULARNOMBRE CÓDIGO
SOLICITUD SALIDA DE MATERIALES Y EQUIPOS A ESPACIOS
EXTERNOS DE LA FACULTAD
Macro proceso: Apoyo a los misional
Proceso: Gestión de Laboratorios
FECHA SALIDA
Dependencia
CÉDULA
En caso que la dependencia requiera los equipos listados en la tabla anterior, se deberá proceder con la
entrega en el tiempo que establezcan las partes.
Destino de los equipos: (Ciudad, Dirección)
_________________________________________________________________________________________________
___ Lugar donde reposarán los equipos: (Ciudad, Dirección, otras especificaciones)
_________________________________________________________________________________________________
___
Responsable
Nombre:______________________________________________________Cédula
N°:______________________________
Empresa/Institución:_______________________________________________________Cargo:__________________
_____
Manifiesto que conozco las condiciones de préstamo o salida de equipo, el cual será de uso netamente
académico o investigativo asumiendo total responsabilidad en caso de ocasionarse alguna avería a equipos y
Usuario(s) Responsable(s):
FECHA DE
DEVOLUCIÓN
Por medio de la presente los usuarios relacionados, solicitamos la salida de equipo(s) mencionado(s) a
continuación:
PRECIO UNITARIO
DEL ELEMENTO
PLACA DE
INVENTARIODESCRICPIÓN DEL ELEMENTO
Coordinador de Laboratorios
NOTA
Usuario: Anexar soportes que garanticen la calidad de estudiante. (Ej: Carnet vigente, recibo de matrícula,
otro)
Otros: Soportes para justificar la salida del equipo.
*Para la salida del equipo debe haber preferiblemente un docente de planta responsable de esta.
V°B° Coordinador Proyecto Curricular
V°B° Coordinador de Sede
59
realizados, detrás de este irán anexos todos los soportes de dichos mantenimientos ya
que la información que se registra en el formato es la más relevante.
Con la creación de este y la inclusión de la actividad “crear hoja de vida de equipo” en el
procedimiento GL-PR-004, Control y Registro del Ingreso de Equipos, Materiales e
Insumos, se genera el deber de que todos los equipos que de ahora en adelante ingresen
a los laboratorios contarán con su Hoja de Vida y los que ya se encontraban en estos
también, por lo que una de las tareas pendientes y que algunos laboratoristas ya están
iniciando es el diligenciamiento de este formato para los equipos antiguos con el registro
de los últimos mantenimientos realizados.
Figura 23. Formato GL--PR-002-FR-007, Hoja de Vida de Equipos
Para la visualización de este documento ver ANEXO 16. Formato GL-PR-002-FR-007.
ITEM
Código: GL-PR-002-FR-007
Versión: 01
Fecha de aprobación: 30/10/2017
3. HISTORIAL DE MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO INTERNO PREDICTIVO (MIP)------ MANTENIMIENTO EXTERNO PREDICTIVO (MEP) MANTENIMIENTO INTERNO PREVENTIVO (MIPV)-------MANTENIMIENTO EXTERNO PREVENTIVO (MEPV)
OBSERVACIONES / REPUESTOS
¿Cuenta con
manual?Accesorios
2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
TIPO DE USO
PAÍS DE ORIGEN
REFERENCIA/MODELO
TIEMPO DE GARANTÍA
TIEMPO DE VIDA ÚTIL
FRECUENCIA DE MTTO
1. INFORMACIÓN DEL EQUIPO
CÓDIGO INTERNO
NOMBRE DEL EQUIPO
DEPENDENCIA
FECHA DE ADQUISIÓN
CÓDIGO DE INVENTARIO
UBICACIÓN
MARCA
# SERIEIMAGEN EQUIPO
# DE FACTURA COMPRA
# DE REMISIÓN COMPRA
VALOR DE COMPRA
PROVEEDOR
TIPO DE
MANTENIMI
ENTO
FECHA DE
REALIZACIÓ
N
DATOS EMPRESA CONTRATADA TIEMPO DE
GARANTÍA
ESPECIFICACIONES DEL MANTENIMIENTO
REALIZADO RESPONSABLE
CONVENSIÓN TIPO DE MANTENIMIENTOMANTENIMIENTO INTERNO CORRECTIVO (MIC)------MANTENIMIENTO EXTERNO CORRECTIVO (MEC)
POTENCIA ELÉCTRICA
HOJA DE VIDA DE EQUIPOS
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de Laboratorios
(Ver anexos mantenimiento del equipo)
Académico Investigación Extensión Servicios Otros
60
GL-PR-003-FR-008, REPORTE DE AVERÍAS DE EQUIPOS
Formato diseñado para el caso en que un usuario dañe o pierda algún equipo o accesorio,
en donde deberá reponer dicho elemento.
Figura 24. Formato GL--PR-003-FR-008, Reporte de Averías de Equipos
Para la visualización de este documento ver ANEXO 17. Formato GL-PR-003-FR-008.
Día Mes Año
Cargo
Celular Correo
Marca Cód. Int.
Banco Hora
Día Mes Año
Código: GL-PR-003-FR-
008
Versión: 01
Fecha de aprobación:
30/10/2017
Carrera
Facultad
Laboratorio
AsignaturaSala de ubicación
Forma en que se lleva a cabo el mantenimiento
Firma técnico que
atendió:
Hora
Usuario/Responsable
Macroproceso: Apoyo a lo Misional
Proceso: Gestión de Laboratorios
REPORTE DE AVERÍAS DE EQUIPOS
Firma usuario:
Mantenimiento
interno
Código/Cédula
Equipo
Fecha de salida del equipo a
mantenimiento
Procedimiento realizado
¿Cuál?:
Servicio técnico
especializadoRespaldo por garantía Otro
Descripción de la avería Fecha de entrada del equipo a
mantenimiento
61
GL-PR-003-FR-009, REPORTE DEUDOR DE EQUIPOS, MATERIALES E INSUMOS
EN PRÁCTICA
Formato diseñado para los casos en que un equipo falle durante su uso y deba ser
enviado a mantenimiento.
Figura 25. Formato GL--PR-003-FR-009, Reporte Deudor de Equipos, Materiales e Insumos en Práctica
Para la visualización de este documento ver ANEXO 18. Formato GL-PR-003-FR-009.
GL-PR-007-FR-010, PAZ Y SALVO
Este formato fue modificado en gran magnitud al ampliarse el alcance de este ya que el
paz y salvo de laboratorios en todas las facultades es expedido por diferentes actores
como lo pueden ser: Laboratoristas, coordinadores de laboratorios o coordinadores de
proyecto curricular, por ello se diseña de tal manera que se puede registrar quien, para
qué, para quién y cuándo se expide este de manera abierta.
Figura 26. Formato GL--PR-007-FR-010, Paz y Salvo
Para la visualización de este documento ver ANEXO 19. Formato GL-PR-007-FR-010.
62
7.5. REGLAMENTOS
Debido a la eliminación del procedimiento GL-PR-005, Actualización y Divulgación de
Reglamentos Internos por Tipo de Laboratorio versión 01, ya que no era utilizado e
implementado en los laboratorios de las diferentes facultades, se creó el Reglamento
Unificado de Laboratorios con código GL-PR-001-RT-001, el cual contiene la normatividad
principal que aplica a todos los laboratorios de toda la Universidad, como deberes,
obligaciones y prohibiciones de los usuarios y responsables de laboratorios, sanciones,
normas generales de seguridad para laboratorios, talleres, aulas de software aplicado y
aulas especializadas, entre otros temas básicos del proceso.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 20. Reglamento GL-PR-001-RT-
001.
7.6. INSTRUCTIVOS
De acuerdo a la metodología mencionada, se crea el instructivo para el Diligenciamiento
de la Hoja de Vida de Equipos codificado como GL-PR-002-IN-001, en el cual se explica
paso a paso como se debe diligenciar el Formato Hoja de Vida de Equipos y que
información se debe registrar.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 21. Instructivo GL-PR-002-IN-001.
7.7. GUÍAS
De acuerdo a la metodología mencionada, se crea la Guía para la Recolección de
Material Vegetal con código GL-PR-001-GUI-001, la cual aplica exclusivamente para el
Herbario de la Facultad de Medio Ambiente. Esta guía fue estandarizada con los
protocolos que presenta el equipo SIGUD y con toda la normatividad que le aplica
Para la visualización de este documento ver ANEXO 22. Guía GL-PR-001-GUI-001.
7.8. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA CARGAS
LABORALES
De acuerdo a la metodología mencionada, se logra de manera exitosa el levantamiento de
la información para el desarrollo de cargas laborales por cada Facultad.
Durante el desarrollo de las entrevistas se evidenció que efectivamente la mayoría de
personal en la institución, en este caso en los laboratorios son contratistas y que muchos
se encontraban en niveles jerárquicos menores en su contrato cuando el laboratorio o
espacio requería de un cargo superior con el que contaba el laboratorista por lo general.
63
Por otro lado, en la toma de tiempos algunos laboratoristas contaban con el registro de
sus tiempos y su frecuencia de realización, sin embargo la gran mayoría estableció
valores empíricos a cerca de estos.
Para finalizar, en varias entrevistas se informó el inconformismo, como ya se mencionó,
del nivel jerárquico de la persona en el contrato, pero también del límite de las actividades
de un laboratorista, cuestionándose hasta donde van las labores de cada uno ya que en
repetidas ocasiones, que ya se vuelve costumbre en la facultad, sus superiores les
solicitan tareas que no les corresponden pero se deben realizar.
Varios de los entrevistados, al solicitar sus firmas ya no se encontraban laborando ya que
su contrato había terminado principalmente y otras razones.
7.9. INDICADORES
Una vez empleada la metodología mencionada para el desarrollo de indicadores, el
producto final son las Hojas de Vida de cada indicador diligenciadas en su totalidad.
A demás de la creación de dos (2) indicadores, se hicieron algunas correcciones a los
indicadores existentes que eran tres (3), los cuales tuvieron cambios en cuanto a su
fórmula, a su fuente de información, a la periodicidad de la medición de este y en especial
se reformaron en cuanto a las políticas y lineamientos con las que se relacionaba de
acuerdo al Plan Estratégico de Desarrollo 2018 – 2030.
Estos tienen como finalidad realizar seguimiento al objetivo del proceso el cual es,
desarrollar las actividades de soporte necesarias para llevar a cabo la Gestión de
Laboratorios de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas mediante el
cumplimiento de los lineamientos y políticas institucionales establecidas, brindando así
apoyo a las labores misionales.
Así que para el proceso de Gestión de Laboratorios quedan cuatro (4) indicadores para el
seguimiento del objetivo de este.
GL-001, Satisfacción de los Usuarios Frente al Servicio que Presta Laboratorios:
Indicador creado con el fin de medir como su nombre lo indica, el nivel de satisfacción
de los usuarios que utilizan los laboratorios en cuanto al servicio y funcionamiento.
Para este se modificaron las fuentes de información ya que no estaban formalizados
por tanto no eran aplicadas en los laboratorios.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 23. Indicador GL-001
GL-002, Capacidad de Laboratorios, Talleres y Aulas Especializadas en la
Institución: Indicador creado con el fin de medir el porcentaje de metros cuadrados
destinados para laboratorios, talleres y aulas especializadas.
64
Este no contaba con una meta por lo que para establecer esta nos basamos en dos
documentos guía para el correspondiente análisis.
Norma Técnica Colombiana NTC 4595 – Ingeniería Civil y Arquitectura
Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes Escolares
Esta norma establece las áreas con las que debe contar un estudiante en
diferentes ambientes pedagógicos básicos, para el caso de los laboratorios,
clasificados en los Ambientes tipo C, la norma establece en promedio un área de
2,5 metros cuadrados por estudiante, teniendo presente que por el tipo de
laboratorio o taller aumenta o disminuye esta medida, sin embargo se establece
este promedio.
Boletín Estadístico de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas – 2013
Por medio del boletín estadístico de la Universidad se pudo conocer que:
Área Total de la Universidad
Área Total de Laboratorios y/o Talleres de la Universidad
Área Total de Aulas de Informática de la Universidad
Número Total de Estudiantes Inscritos a Pregrado 2013-i
18.166
Es decir que, teniendo en cuenta los registros del semestre 2013-1 la universidad
debería contar con un área promedio de laboratorios de:
(
) (
)
( ) ( )
Por lo que se puede deducir que ni siquiera contando con toda el área de la
Universidad que corresponde a 29.054 metros cuadrados, se lograría cumplir este
requisito de 2,5 metros cuadrados de laboratorios por estudiante.
Ahora también se puede contrastar que de los 29.054 metros cuadrados con los que
cuenta la Universidad, 8.816 metros cuadrados corresponde a laboratorios lo que
equivale a un 30.34% de la Universidad. A pesar de este valor de participación, de
acuerdo a la norma Icontec no se cumple ni siquiera el 1% del área esperada de
laboratorios de la Universidad por lo que se decide implementar este valor como
65
meta, que aunque es una muy pequeña, de acuerdo a la situación en la que se
encuentra la Universidad es un valor probable de alcanzar para empezar, el cual se
esperaría aumente con el cumplimiento del indicador.
Por último, la fórmula con la que contaba no era efectiva ya que tenía en cuenta todos
los espacios, ahora se tiene en cuenta solo los espacios académicos lo cual lo hace
más preciso.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 24 Indicador GL-002.
GL-003, Porcentaje de Equipos de Laboratorios Averiados: Indicador creado para
medir el porcentaje de equipos averiados que se encuentran en laboratorios, a este
solo le fue modificado la fuente de información del denominador.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 25. Indicador GL-003.
GL-004, Impacto de los Laboratorios en los Proyectos de Grado: Este indicador
fue propuesto para medir como dice su nombre medir el impacto de los laboratorios en
el desarrollo de proyectos de grado. Se establece una meta del 15% de acuerdo a
algunos informes de gestión vistos durante la aprobación de este con los gestores del
proceso.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 26. Indicador GL-004.
7.10. MAPA DE RIESGOS
Utilizando la metodología mencionada y con el fin de tener una herramienta que permita
administrar los riesgos institucionales, de tal manera que se eviten, reduzcan, prevengan
o mitiguen aquellos que generen un impacto en el cumplimiento de los objetivos generales
de los Procesos de Gestión de Laboratorios, se construye con ayuda de los gestores del
proceso la matriz de riesgos de calidad y de corrupción y se hace una evaluación de estos
para cada Facultad.
El proceso inició con la detección de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas
del proceso de acuerdo al contexto interno y externo de este, para un posterior análisis y
descubrimiento de las posibles causas de riesgo que podían generar la combinación de
estos aspectos.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso.
Carpeta 1. Análisis DOFA
Los riesgos encontrados junto con sus causas, consecuencias y controles existentes
fueron:
66
RIESGOS DE CALIDAD DEL PROCESO
CAUSAS RIESGO CONSECUENCIAS CONTROLES
Infraestructura inadecuada
para prestar el servicio Fallas en la
prestación del
servicio a nivel
tecnológico y
espacios
físicos
Impedimento para
desarrollar las clases y
prácticas
Mantenimientos
preventivos locativos
Daños o fallas en la red Quejas y reclamos por
parte de la comunidad
Planificación de
disponibilidad de salas
Daños o fallas en redes
eléctricas Investigaciones
disciplinarias
Existencia de plantas
eléctricas Cierres de orden público
Equipos en mantenimiento a
la hora de realizar la práctica Fallas en la
prestación del
servicio a nivel
de materiales y
equipos.
Impedimento para
desarrollar las clases y
prácticas
Mantenimientos
preventivos
Equipos y/o materiales en
mal estado
Quejas y reclamos por
parte de la comunidad
Mantenimientos
correctivos
Demora en la aprobación de
mantenimientos Investigaciones
disciplinarias
Stock de seguridad
para materiales Falta de presupuesto
Falta de socialización de la
normatividad Incumplimiento
de la
normatividad y
documentación
que rigen los
laboratorios
Desarrollo inadecuado
de las actividades de los
laboratorios
Socialización de la
normatividad y
procedimientos
Desconocimiento de los
procedimientos y formatos
del proceso
Investigaciones
disciplinarias
Realimentación de
casos indeseados
Incumplimiento de la
normatividad y
documentación del proceso
No ejecución de las
actividades de los
laboratorios
Verificación del
cumplimiento de la
normatividad
Figura 27. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad
RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO
CAUSAS RIESGO CONSECUENCIAS CONTROLES
No estandarización de
costos para las
actividades de
extensión
Cobros
indebidos
Quejas y reclamos por la
comunidad Estandarización de
costos de los servicios
de laboratorios
Investigaciones
disciplinarias
Sanciones
Uso indebido de los
recursos de laboratorios
para beneficio propio,
favorecimiento a
terceros o asuntos
institucionales Peculado
Impedimento para
desarrollar las prácticas de
laboratorios
Control mediante
formato solicitud salida
de materiales y
equipos a espacios
externos de la facultad
Investigaciones
disciplinarias
Tráfico de influencias
Quejas y reclamos por la
comunidad Divulgación de los
servicios y costos a la
comunidad en general Sanciones
67
Inadecuado control de
inventarios
Pérdida de
equipos,
materiales o
insumos
Impedimento para
desarrollar las prácticas de
laboratorios
Control mediante
formato de préstamos
de equipos
Investigaciones
disciplinarias
Control mediante
formato de reporte
deudor de equipos,
materiales e insumos
en práctica
Quejas y reclamos por la
comunidad Control mediante
inventarios periódicos Detrimento patrimonial
Sanciones
Figura 28. Causas, consecuencias y controles de los riesgos de calidad
Una vez establecida la información anterior, el gestor del proceso clasificó el riesgo de
acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y al impacto que puede causar su materialización
en su facultad.
Para la evaluación del impacto de los riesgos de corrupción se utilizó el formato GI-MG-
001-FR-02 con nombre, “Formato para Determinar el Impacto de los Riesgos de
Corrupción” en el cual para cada riesgo establecido se respondía una seria de preguntas
acerca de las consecuencias que se podían tener en caso de que este se materializara, a
partir de las respuestas se obtenía la clasificación del impacto. Se estableció una
evaluación por riesgo para toda la Facultad ya que la evaluación fue la misma.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso.
Carpeta 2. Evaluación Impacto Riesgos de Corrupción.
También se califican los controles existentes y dependiendo de la zona de riesgo en que
quedase el mismo riesgo, se decidía si implementar o no implementar nuevas acciones
para eliminar el riesgo o mitigar el impacto de este. Es decir, si la zona de riesgo era
moderada, alta o catastrófica se veía la necesidad de establecer con ayuda del gestor un
plan de mejoramiento.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso.
Carpeta 3. Matriz de Riesgos.
Establecidas estas acciones, se procedió a diligenciar la matriz de Plan de Mejoramiento
del Proceso donde se registraron los planes de acción para las facultades que lo
requirieron. En esta se identifican los hallazgos, las causas de este, las acciones
planteadas con los gestores, el responsable de esta, el ejecutor, la fecha en que iniciará y
terminará cada acción y su respectivo indicador de seguimiento y cumplimiento.
Para la visualización de este documento ver ANEXO 27. Mapa de Riesgos del Proceso.
Carpeta 4. Plan de Mejoramiento.
68
7. PROPUESTA DE MEJORA
Una vez que el proceso se vuelve trasversal a las cinco (5) facultades de la Universidad,
la propuesta de mejora al proceso de Gestión de Laboratorios es la sistematización de
este en cuanto a procedimientos y formatos en lo posible; se ha evidenciado en ciertos
laboratorios el uso de aplicativos para el desarrollo de prácticas en cuanto a la solicitud
del espacio, materiales, entrega de salas o laboratorios y verificación de paz y salvo, sin
embargo estos se encuentran adecuados al laboratorio que los utiliza, por otro lado es
necesario el trabajo con las dependencias correspondientes para el desarrollo de una
plataforma o sistema que tenga la capacidad y aplique para toda la Universidad. Por
medio de las diferentes mesas de trabajo se ha recibido la propuesta de sistematizar en
primera instancia el procedimiento de Expedición de Paz y Salvo ya que podría realizarse
a través del Sistema de Gestión Académica. Por último, al lograr la sistematización de
formatos se daría un manejo adecuado al uso del papel, siendo una de las políticas de la
Universidad el ahorro de este.
69
8. CONCLUSIONES
Parte del personal de la Universidad presenta resistencia al cambio en cuanto a la
estandarización de procedimientos y formatos ya que cada facultad a pesar de realizar
las mismas actividades en laboratorios, en cada una se realizaba de diferente manera,
sin embargo con el propósito de mejorar continuamente para la institución y por esta,
finalmente se logra el consenso y aprobación de todos.
Se logra el objetivo de construir, actualizar, unificar y estandarizar la documentación
del proceso haciéndolo trasversal a todas las facultades de la Universidad.
Se levanta la información de cargas laborales para el presente proceso en cada una
de las Facultades de la Universidad.
Al evaluar los riesgos de calidad y de corrupción en cada Facultad se evidenció que
cada una cuenta con diferentes características lo que hace que los resultados frente a
estos sean totalmente diferentes, por ello se decide dejar un solo documento pero
incluyendo la evaluación realizada con cada Facultad.
Las acciones de mejora que se requirieron de acuerdo a los resultados obtenidos en el
Mapa de Riesgos fueron registrados en la Matriz de Plan de Mejoramiento.
Al establecer la fuente de información para los indicadores cada facultad contaba con
diferentes fuentes o no la tenían, por ello se generan los documentos necesarios para
ello y se solicita la inclusión de cierta información en los informes de gestión para
lograr la medición de estos.
La caracterización, procedimientos, formatos, guías, instructivo, reglamento y
normograma fueron aprobados por los gestores y líderes del proceso.
Los indicadores y la matriz de riesgos de calidad y de corrupción fueron aprobadas por
los gestores del proceso.
70
9. BIBLIOGRAFÍA
ALCADÍA MAYOR DE BOGOTÁ. (2006). Decreto 514 de 2006. Bogotá D.C., Colombia.
ALCADÍA MAYOR DE BOGOTÁ. (2011). Decreto 652 de 2011. Bogotá D.C., Colombia.
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Gestión para las Entidades y Organismos Distritales (NTD-SIG 001:2011). 2011
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA GESTIÓN PÚBLICA. Manual Técnico del
Modelo Estándar de Control Interno para el estado colombiano- MECI. Dirección de
Gestión y Desempeño Institucional. 2014.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000:2009).
MINISTERIO DE EDUCACIPON NACIONA. Norma Técnica Colombiana NTC 4595.
Ingeniería Civil y Arquitectura, Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes
Escolares.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Boletín Estadístico
Vigencia 2013. Oficina Asesora de Planeación y Control. Disponible en:
http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/boletin-estadistico
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Plan Estratégico de
Desarrollo 2018-2030 (Documento Preliminar). Oficina Asesora de Planeación y Control
de la Universidad – Equipo SIGUD.
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. Sistema Integrado de
Gestión de la Universidad Distrital – SIGUD. Oficina Asesora de Planeación y Control.
Disponible en: http://planeacion.udistrital.edu.co:8080/sigud