CONSEJOS PARA REALIZAR PRESENTACIONES EFECTIVAS

CRDITOS:

Extrado del documento elaborado por EDUTEKA.

Fecha de publicacin en EDUTEKA: Junio 29 de 2002.

Crear presentaciones impactantes no es nada fcil hoy en da, cuando la sociedad es bombardeada constantemente con

informacin de todo tipo. La cultura occidental se est moviendo rpidamente desde la informacin escrita y verbal hacia

el dominio de la imagen y la comunicacin visual. Los nmeros y las letras continan y continuarn siendo el principal

medio para expresar y registrar informacin, pero su absoluto dominio est cediendo el paso al avance de la informacin

visual1.

En los documentos impresos, el lenguaje ha sido el elemento principal y los factores visuales se han considerado como

secundarios o de soporte. Actualmente, en los medios de comunicacin prima lo visual y lo verbal simplemente

complementa. Nuestra cultura verbal se ha movido hacia lo icnico al punto que la mayora de lo que sabemos y

aprendemos, lo que compramos y en lo que creemos, lo que reconocemos y deseamos, est determinado por la imagen

fotogrfica que hace eco en la psiquis humana2. Es urgente que los estudiantes desarrollen sus capacidades para trabajar

adecuadamente con entornos visuales como la multimedia y que reconozcan cuando un dato debe presentarse en forma

visual y cuando en forma descriptiva con palabras y nmeros.

Presentamos a continuacin una serie de ideas propuestas por expertos en el tema para que sirvan como gua del maestro

en la formacin de los estudiantes en la realizacin de presentaciones efectivas.

1 Lindstrom, Robert L., Being Visual, Chapter 3: Multimedia Literacy. A Guidebook for Strategic Presentation in the Rich-media Communications Era

2 Dondis, Donis A. A primer of Visual Literacy.

http://www.presentersuniversity.com/courses_visual_aids_being_visual03.phphttp://www.arts.uwaterloo.ca/~ipederse/Dondis.htm

IDEAS

Profundidad en la investigacin

Es importante que la proporcin de tiempo dedicada a la investigacin y el desarrollo de ideas sea mayor que el tiempo dedicado a preparar las diapositivas (Investigacin = 80%, Presentacin = 20%.3 Puede llevarse un registro del tiempo dedicado a cada actividad.

Es claro que las nuevas tecnologas son deslumbrantes y pueden aadirle gran valor a una presentacin, pero no deben dejarse seducir por ellas ya que la audiencia lo que desea es escuchar algo realmente nuevo, producto de una excelente investigacin.

Aportar informacin (datos nuevos)

Se debe poner especial cuidado en la articulacin de la informacin que se aporte en la presentacin. Un argumento slido debe conducir a una exposicin fluida de los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia no conoce. La respuesta a cunto es suficiente? depende del tema que se aborde.

Hay que tomar en cuenta que las presentaciones efectivas dependen en gran medida de la calidad de la informacin expuesta y no tanto de la forma como sta se presente (espectacularidad).

En cada investigacin, es conveniente y pertinente, analizar cmo se relaciona su proyecto con los temas de actualidad e inters para la comunidad estudiantil.

tica

Hacemos hincapi en el respeto por los derechos de autor que debemos observar a lo largo de la investigacin. Se deben citar las fuentes de las cuales se obtuvieron todos los elementos utilizados en la presentacin (texto, fotografas, imgenes, mapas, etc).

A no ser que las fuentes se citen en cada diapositiva, la ltima debera listar las obras consultadas, no importa que se trate de una presentacin informal4.

Los profesores deben familiarizarse con las leyes y normas que regulan el respeto por los derechos de autor5. Es importante destinar un tiempo para reflexionar con los estudiantes sobre este asunto para ayudar a formar buenos ciudadanos en un mundo cada vez ms digital.

DISEO

Seleccionar texto e imagen

Se debe preparar un guin con el fin de evitar productos finales carentes de una estructura lgica o que no puedan comunicar el mensaje central. Adems, ste puede usarse como herramienta de evaluacin durante el desarrollo del proyecto

4.

3 Mckenzie, Jamie. Scoring Power Points

4 Valenza, Joyce Kasman. PowerPoint effective, but often misused.

5 Copyright Website. Portal que provee informacin sobre derechos de autor para todos los navegantes en Internet (ingls)

http://fno.org/sept00/powerpoints.htmlhttp://joycevalenza.com/powerptart.htmlhttp://www.benedict.com/

El guin con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentacin. A partir de sta se definen los ttulos de las otras diapositivas y bajo cada ttulo se incluye el texto explicativo, las imgenes de apoyo y las notas personales.

Cada diapositiva debe tener un ttulo que aclare tanto al pblico como al estudiante que realiza la presentacin, cul es el punto principal a comunicar. Esto asegura la coherencia en la presentacin y ayuda a organizar el material.

El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener slo seis lneas de texto, con seis palabras por lnea, no importa que un par de diapositivas tengan 8 lneas, pero que esto no sea la regla.

A no ser que se realice una cita textual, no deben incluirse prrafos en las diapositivas.

Escriba frases, no oraciones. Tenga en cuenta que la presentacin es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de ste y que le debe recordar adems, hacer comentarios adicionales.

No olvide simplificar, simplificar y simplificar. Cuando termine de preparar la presentacin, debe volver a editarla con el fin de omitir palabras innecesarias o reemplazar oraciones por palabras claves.

Debe tener especial cuidado con la redaccin y ortografa, pues los errores se magnifican cuando se proyectan. Un buen truco consiste en imprimir la presentacin y pedirle a alguien ms que la lea con el fin de corregir errores ortogrficos, mecanogrficos u otras inconsistencias.

Las ayudas visuales como grficas, mapas, dibujos y fotografas, entre otras, se deben utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultaran difciles de entender. Deles ese uso.

Se debe abrir y cerrar la presentacin con textos especiales. Los primeros minutos sirven para establecer un contexto que es crtico para generar las expectativas y el inters de la audiencia. Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos ms importantes que se han tratado a lo largo de la presentacin.

Armona

Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentacin.

Hay que ser consistente en el tipo de letra, su tamao y formato.

Utilice un tipo de letra clara y fcil de leer como Arial, Tahoma o Verdana. As como fondos de pantalla sencillos que no distraigan del objetivo.

Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar ms alejado del saln. Las combinaciones de maysculas y minsculas son las ms legibles

4.

Las vietas deben ser consistentes; en un listado de acciones todas las frases deben comenzar con verbos; en un listado de beneficios todos los puntos deben corresponder a esta categora.

Todas las vietas pueden comenzar con un verbo, o las frases con un sujeto. Esta estructura har que la presentacin fluya ms fcilmente de un punto a otro.

6 palabras en cada vieta, 6 vietas en cada diapositiva, y no ms de 6 diapositivas de texto seguidas, es una buena prctica. Seis diapositivas de texto seguidas, quiere decir que el presentador habla por lo menos 10 minutos sin ninguna ayuda visual.

La apariencia de las diapositivas debe ser variada. Es buena idea intercalar grficas, con frases y listados, con fotos. Una impresin en papel de la presentacin permite asegurarse que hay variedad visual.

Hay que ser cuidadoso con el uso de los colores. Una buena eleccin de colores es un punto crtico para la transmisin del mensaje. Por ejemplo, la utilizacin del rojo en presentaciones que contengan resultados numricos debe hacerse con cuidado ya que este color significa valores negativos.

Asegrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Los expertos recomiendan colores muy oscuros para el texto y pasteles plidos para el fondo como amarillo claro, aunque algunos prefieren texto claro sobre fondo oscuro.

Al final de la presentacin tenga un par de diapositivas en blanco seguidas de otra que diga "Gracias" o que presente nuevamente el contenido de la diapositiva inicial.

Eliminar distracciones

Los diseos muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje.

Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es ms fcil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales.

La presentacin debe tener el mnimo posible de sonidos y animaciones. Estos elementos deben reservarse para dar mayor nfasis a los puntos importantes.

No utilice colores complementarios en la misma diapositiva (rojo y verde, azul y anaranjado, etc.).

No utilice colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e incluso pueden ocasionar problemas de visin para algunos asistentes.

Los dispositivos de proyeccin pocas veces producen los mismos colores que un monitor. Asegrese de verificar que todas las tonalidades de la presentacin se vean bien cuando son proyectadas.

PRESENTACIN

Hablar

Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y confianza. Es muy importante evitar la mera apariencia de conviccin, debe aprender a pensar y comunicarse honestamente. Esto constituye uno de los aspectos esenciales de un buen ciudadano.

Los, hay que reconocer y dudar de los oradores manipuladores y falsos. Es indispensable desarrollar el pensamiento crtico para no "caer" en una presentacin poco profunda o con imgenes e ideas de dudosa validez, como los demagogos.

El orador efectivo crea una conexin fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes momentos de la presentacin.

Evite leer las diapositivas. La audiencia las puede leer sin ayuda del expositor, ste debe concentrarse en la elaboracin y exploracin del tema investigado.

Actuar

No puede olvidar su primera y ms til herramienta audiovisual: Usted mismo! Su rostro, su voz, sus manos y su cuerpo son mucho ms expresivos que cualquier cosa que la tecnologa pueda producir.

Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse ms a su audiencia.

Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador adems del contacto visual y el entusiasmo, consiste en contar ancdotas personales, apuntes divertidos o ejemplos inteligentes

4.

Es buena idea tener un "Plan B". La tecnologa es cada da ms fcil de usar, pero sigue existiendo la posibilidad de que un proyector no pueda comunicarse con el computador, o pueda caerse la red. Tenga un plan de contingencia como tener la presentacin en transparencias o tener una copia impresa que se pueda fotocopiar en cualquier momento. Si el equipo falla, usted debe continuar, usted es el mensaje; las ayudas visuales son slo eso, ayudas.

La audiencia

Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia. Cul es el propsito de la presentacin: ensear, persuadir, motivar, aclarar o informar?

Si el mensaje del orador llega a la audiencia de una manera convincente y atractiva, es probable que varios de los asistentes den seales de aprobacin mediante alguna forma de lenguaje corporal. El presentador debe estar pendiente de este tipo de seales a fin de continuar como va o rectificar en la forma de presentar la informacin.

Quien realiza la presentacin debe hacerse preguntas como: A quin va dirigido? Cules son sus necesidades? Cules sus preferencias? Qu comportamientos tienen? Cunto saben sobre el tema? Cunto vocabulario manejan? Qu nivel de profundidad se le debe dar al tema?

Asegrese antes de iniciar la presentacin que todos los elementos fundamentales para llevar a cabo la presentacin, funcionen apropiadamente.

Es importante que dentro del tiempo de la presentacin haya espacio para que la audiencia pueda hacer preguntas.

Pensando en el momento de las preguntas, es importante conocer la ubicacin dentro de la presentacin de las diapositivas claves para llegar a ellas directamente a fin de aclarar las dudas presentadas por la audiencia.

EVALUACIN

Cuando son los estudiantes quienes realizan la presentacin y sta requiere ser evaluada, es conveniente considerar los siguientes elementos. Asimismo, se pueden tomar en cuenta para hacer una autoevaluacin de las presentaciones elaboradas.

Ejemplos

Para lograr que los estudiantes realicen trabajos de calidad, con profundidad y elegancia, se debe permitir que ellos aprecien ejemplos de trabajos excelentes realizados por otros estudiantes en proyectos similares.

Aunque existe el peligro de que imiten los trabajos realizados por otros estudiantes, en general responden bien cuando ven una serie de productos y presentaciones que demuestren una buena combinacin de pensamiento y uso apropiado de la tecnologa

3.

Instrumentos

En el caso de los proyectos, la presentacin debe ser un componente sumario de un producto mayor. Los estudiantes deben desarrollar sus presentaciones solo despus de haber terminado un ensayo profundo donde hayan considerado las preguntas esenciales sobre el tema elegido.

Las Matrices de Valoracin o rbricas pueden usarse para describir a los estudiantes lo que el docente espera.

Un ejemplo de rbrica para evaluar una presentacin multimedia sera:

RBRICA PARA EVALUAR UNA PRESENTACIN MULTIMEDIA

INDICADOR CRITERIOS

Excelente Bueno Satisfactorio Requiere mejoras

Presentacin Oral

Interesante y muy bien presentada.

Relativamente interesante; presentada con bastante propiedad.

Algunos problemas en la presentacin, pero fue capaz de mantener el inters de la audiencia.

Mal presentada y no logr la atencin de la audiencia.

Originalidad

El producto demuestra gran originalidad. Las ideas son creativas e ingeniosas.

El producto demuestra cierta originalidad. El trabajo demuestra el uso de nuevas ideas y de perspicacia.

Usa ideas de otras personas (dndoles crdito), pero no hay casi evidencia de ideas originales.

Usa ideas de otras personas, pero no les da crdito.

Cantidad de Trabajo

La cantidad de trabajo es dividida igualmente y compartida por todos los miembros del grupo.

La cantidad de trabajo es dividida y compartida equitativamente entre los miembros del equipo.

Una persona en el grupo no hizo su parte del trabajo.

Varias personas en el grupo no hicieron su parte del trabajo.

Requisitos Cumpli con todos los requisitos. Excedi las expectativas.

Todos los requisitos fueron cumplidos.

No cumple satisfactoria- mente con un requisito.

Ms de un requisito no fu cumplido satisfactoria- mente.

Contenido

Cubre los temas en profundidad con detalles y ejemplos. El conocimiento del tema es excelente.

Incluye conocimiento bsico sobre el tema. El contenido parece ser bueno.

Incluye informacin esencial sobre el tema pero tiene 1-2 errores en los hechos.

El contenido es mnimo y tiene varios errores en los hechos.

Borrador

Se trajo el borrador en la fecha de vencimiento. El estudiante comparte con sus compaeros y hace una redaccin extensa basada en la reaccin de estos.

Se trajo el borrador en la fecha de vencimiento. El estudiante comparte con los compaeros y estos hacen las ediciones.

Provee redaccin y/o edicin de los compaeros, pero el borrador no estaba listo para ser editado.

El borrador no est listo para editar y no participa en el repaso del borrador de sus compaeros.

Organizacin

Contenido bien organizado usando ttulos y listas para agrupar el material relacionado.

Us ttulos y listas para organizar, pero la organizacin en conjunto de tpicos aparenta debilidad.

La mayor parte del contenido est organizado lgicamente.

La organizacin no estuvo clara o fue lgica. Slo muchos hechos.

Puntuacin No hay faltas de ortografa ni errores gramaticales.

Tres menos faltas de ortografa y/o errores de puntuacin.

Cuatro errores de ortografa y/o errores gramaticales.

Ms de cuatro errores de ortografa y de gramtica.

Finalmente, la presentacin realizada con un software como PowerPoint es el compendio visual de los descubrimientos

que apoyan la presentacin oral. Lo ideal es que la presentacin se acompae de un ensayo o argumento cuidadosamente

construido, desarrollado en un procesador de palabras, que plantee las ideas principales y las trate con profundidad3.

Bibliografa

Anderson, Gail Zack. Top Ten Tips for PowerPoint Slide Shows.

Anderson, Gail Zack. First Steps First.

Anderson, Gail Zack. Adding Value with Visual Aids.

Endicott, Jim. Five Step Approach to Mapping Your Presentation Content.

Lindstrom, Robert L., Being Visual, Chapter 2: Presentation Evolution? A Guidebook for Strategic Presentation in

the Rich-media Communications Era.

Misner, Carol D. Tips on Multimedia: Using PowerPoint for Presentations.

Plagiarism.org. Recursos en lnea para educadores preocupados con el crecimiento del plagio en Internet (ingls).

http://www.presentersuniversity.com/courses_visual_aids_visuals_top10.phphttp://www.presentersuniversity.com/courses_content_firststeps.phphttp://www.presentersuniversity.com/courses_visual_aids_adding_value.phphttp://www.presentersuniversity.com/courses_content_5step.phphttp://www.presentersuniversity.com/courses_visual_aids_visuals_being_visual-intro.phphttp://www.presentersuniversity.com/courses_visual_aids_visuals_being_visual-intro.phphttp://www.tipsnews.org/newsletter/99-12/tips_on_multimedia.htmlhttp://www.plagiarism.org/