Consejo Nacional de Cooperativas Plan Contable...
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Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 1
Consejo Nacional de Cooperativas
Plan Contable Institucional
Año 2013
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 2
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 3
Tabla de contenido 1. Presentación .......................................................................................................... 7
1. Aspectos Generales del Conacoop ............................................................................ 8
Marco legal ................................................................................................................... 8
Financiamiento .............................................................................................................. 8
Funciones del Conacoop: ................................................................................................ 8
Misión: ......................................................................................................................... 9
Visión: .......................................................................................................................... 9
2. Catálogo de cuentas ............................................................................................. 10
1. Activos: .............................................................................................................. 10
Codificaciones detalladas de los activos: ..................................................................... 12
Tabla con las codificaciones detalladas de los activos.................................................... 12
2. Pasivos ............................................................................................................... 16
Codificaciones detalladas de los Pasivos: ..................................................................... 17
Tabla con las codificaciones detalladas de los pasivos ................................................... 17
3. Patrimonio........................................................................................................... 21
Codificaciones detalladas del Patrimonio: .................................................................... 22
Tabla con las codificaciones detalladas del patrimonio ...................................................... 23
4. Ingresos ............................................................................................................. 24
Codificaciones detalladas de los Ingresos: ................................................................... 25
Tabla con las codificaciones detalladas de los Ingresos ..................................................... 25
5. Gastos (Egresos).................................................................................................. 26
Codificaciones detalladas de los Ingresos: ................................................................... 28
3. Manual descriptivo de las cuentas .......................................................................... 31
1. Objetivos ............................................................................................................ 31
2. Clasificación Contable ........................................................................................... 32
Cuenta Mayor .......................................................................................................... 32
3. Descripción De Cuentas ........................................................................................ 32
4. Normas y Políticas Contables ................................................................................. 44
4.1. Normas de Control Interno Procesamiento de Datos (P.E.D.)................................. 44
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 4
4.2. Principales políticas contables: ........................................................................... 44
Periodo Económico: .................................................................................................. 45
Efectivo y equivalentes a efectivo ............................................................................... 45
Instrumentos Financieros: ......................................................................................... 45
4.3. Normas de Control relacionadas con las Partidas de Efectivo ................................. 50
Requisitos de control interno para las partidas de caja y bancos .................................... 50
4.4. Normas de Control Interno Relacionadas con las Inversiones en Depósitos y Valores 55
4.5. Normas de Control Interno Relacionado con los Activos No Corrientes .................... 57
Requisitos de control interno para los Activos Fijos ....................................................... 57
4.6. Normas de Control Interno Relacionadas con el Patrimonio ................................... 58
4.7. Normas de Control Interno Relacionadas con los Ingresos..................................... 58
4.8. Normas de Control Interno Relacionadas con los Egresos ...................................... 59
5. Procedimientos Contables ..................................................................................... 62
5.1. Procedimiento para el Manejo de los Desembolsos de Efectivo .............................. 62
Paso Nº 1 ............................................................................................................... 62
Paso Nº 2 ............................................................................................................... 63
Paso Nº 3 ............................................................................................................... 63
Paso Nº 4 ............................................................................................................... 64
6.2- Procedimiento para el Manejo de las Entradas de Efectivo ........................................ 65
Recibo de Valores ..................................................................................................... 65
Paso Nº 1 ............................................................................................................... 65
6.3. Depósitos Bancarios ......................................................................................... 65
Paso Nº 1 ............................................................................................................... 65
Paso Nº 2 ............................................................................................................... 66
Paso Nº 3 ............................................................................................................... 67
6.4. Caja Chica ....................................................................................................... 68
Paso Nº 1 ............................................................................................................... 68
Paso Nº 2 ............................................................................................................... 69
Paso Nº 3 ............................................................................................................... 70
Paso Nº 4 ............................................................................................................... 71
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 5
Paso Nº 5 ............................................................................................................... 71
6.5. Conciliación Bancaria ........................................................................................ 72
Paso Nº 1 ................................................................................................................ 72
Paso Nº 2 ................................................................................................................ 73
6.6. Procedimiento para Arreglos de Pago Cargas Parafiscales ..................................... 74
Paso Nº 1 ............................................................................................................... 74
Paso Nº 2 ............................................................................................................... 75
6.7. Procedimiento sobre las Inversiones a Efectuar.................................................... 76
Paso Nº 1 ............................................................................................................... 76
Paso Nº 2 ............................................................................................................... 76
Paso Nº 3 ............................................................................................................... 77
6.8. Procedimientos para efectuar Compras ............................................................... 78
Paso Nº 1 ................................................................................................................ 78
Paso Nº 2 ................................................................................................................ 79
Manual Contable para el uso del programa BOS HT ............................................................. 80
Formularios aplicables .................................................................................................. 80
Estructura de los estados financieros ............................................................................. 80
BOS HT .......................................................................................................................... 83
Sistema de Contabilidad ............................................................................................... 83
Parámetros Generales .................................................................................................. 84
Parámetros Contabilidad ............................................................................................... 85
Contabilidad ............................................................................................................. 85
Monedas Evaluativas ................................................................................................. 88
Documentos............................................................................................................. 88
Maestros ..................................................................................................................... 88
Cuentas ................................................................................................................... 89
Cuentas(Saldos) ....................................................................................................... 91
Segmentos .............................................................................................................. 93
N.I.T ....................................................................................................................... 94
Retención ................................................................................................................ 96
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 6
Manejo de Nits y Retenciones ........................................................................................ 98
Sistema de Contabilidad ............................................................................................ 98
Control de Nits ......................................................................................................... 98
Control de Retenciones ............................................................................................. 99
Control de retenciones en Cuentas a cobrar ................................................................ 101
Control de retenciones en Cuentas a pagar: .............................................................. 103
Transacciones ............................................................................................................. 106
Asientos ................................................................................................................. 106
Cierre Mensual/Acumulado ....................................................................................... 112
Ajuste por Tipo de Cambio........................................................................................ 113
Ajuste por Inflación ................................................................................................. 115
Aplicar asientos Guardados ....................................................................................... 117
Asientos Predefinidos ............................................................................................... 118
Reportes .................................................................................................................... 121
Catálogo de Cuentas ................................................................................................ 121
Transacciones Diarias .............................................................................................. 122
Analítico de Cuentas ................................................................................................ 123
Balance de Comprobación ........................................................................................ 126
Nit y Retenciones .................................................................................................... 128
Libro de Compras y Ventas ....................................................................................... 129
Generador Financiero ............................................................................................... 132
Utilitarios ................................................................................................................... 143
Recuperar ............................................................................................................... 143
Pasar de período Fiscal ............................................................................................. 145
Importar datos del BOS 1.60 .................................................................................... 146
Convertidor por Segmentos ...................................................................................... 148
Consolidar Compañías .............................................................................................. 149
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 7
1. Presentación
Dicho documento reúne el catálogo de cuentas de la institución junto con un
manual descriptivo de estas cuentas así como las políticas contables que ha
desarrollado el Conacoop para su funcionamiento. De igual forma hace una
descripción detallada de los procedimientos contables y adminsitrativos de la
organización.
Es sumamente importante que exista tanto el personal como los
procedimientos adecuados para el manejo de la Contabilidad, ya que esto le
permitirá a la administración, contar con información financiera oportuna y
confiable para su análisis y toma de decisiones.
El Plan Contable es una herramienta de vital importancia ya que de este se
deprenden cuentas y sub cuentas las cuales van hacer utilizadas dentro de las
operaciones realizadas por el CONACOOP teniendo como objetivos:
1. La acumulación de información sobre las actividades económicas que la
Institución realiza según sus actividades, de acuerdo con una estructura
de códigos que cumpla con el modelo contable a utilizar.
2. Proporcionar al CONACOOP las cuentas contables y sus clasificaciones
para el registro de sus transacciones, que les permitan, tener un grado
de análisis adecuado; y con base en ello, obtener estados financieros que
reflejen su situación financiera, Balances y flujos de efectivo.
3. Proporcionar a las personas una guía de cómo se realiza la contabilidad
de la Intuición bajo que normas y principios contables nos regimos y una
clasificación detallada de cómo se conforman las cuentas a utilizar para
generar la información contable.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 8
1. Aspectos Generales del Conacoop
El Consejo Nacional de Cooperativas, Conacoop, es un ente de naturaleza
pública no estatal, órgano rector del movimiento cooperativo costarricense,
cuya finalidad responde a la representación y defensa del sector.
Consecuentemente es un órgano político, es decir, debe dictar los grandes
lineamientos por lo que se debe regir el cooperativismo.
El Conacoop, es un organismo de delegados del sector cooperativo a nivel
nacional, el cual está integrado por los siguientes sectores:
Sector Agrícola Industrial
Sector Autogestionario
Sector Demás Cooperativas
Marco legal
El marco legal bajo el cual se rige el Conacoop, es:
Ley de Asociaciones Cooperativas (ley N. 4179 del 22 de agosto de
1968) y creación del INFOCOOP y otras normas conexas.
Reglamento del CONACOOP
Acuerdos de Plenario
Financiamiento
El Conacoop se financia hasta con un 2% de los excedentes líquidos de las
cooperativas al cierre de cada ejercicio económico y con los recursos que se
puedan adquirir por diferentes vías.
Además con el 1.5% de los recursos del Infocoop que por ley éste traslada.
Funciones del Conacoop:
a) Aprobar los reglamentos internos para su funcionamiento.
b) Elegir y remover, en su caso los representantes del sector cooperativo en la
Junta Directiva del INFOCOOP.
c) Actuar como cuerpo representativo de las asambleas y nombrar su
Secretario Ejecutivo.
d) Sesionar ordinariamente una vez cada tres meses.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 9
e) Cumplir las disposiciones y resoluciones del Congreso Anual Cooperativo.
f) Aprobar los reglamentos internos para su funcionamiento.
g) Elegir y remover, en su caso los representantes del sector cooperativo en la
Junta Directiva del INFOCOOP.
h) Actuar como cuerpo representativo de las asambleas y nombrar su
Secretario Ejecutivo.
i) Sesionar ordinariamente una vez cada tres meses.
j) Cumplir las disposiciones y resoluciones del Congreso Anual Cooperativo.
k) El Consejo Nacional de Cooperativas elige en su seno un Presidente, un
Vice-Presidente, un secretario y dos vocales. Estas personas que se eligen
representan:
Sector agrícola – industrial
Sector autogestión
Otros sectores
Misión:
Representar, defender, normar, direccionar e impulsar políticas al Movimiento
Cooperativo costarricense, para generar y distribuir riqueza de manera justa y
equitativa.
Visión:
Ser el organismo del Movimiento Cooperativo costarricense que impulse el
modelo de economía social, a través de lineamientos, políticas y valores
cooperativos, mejorando la calidad de vida de la población, con estándares de
alta competitividad empresarial y productividad sostenible, en armonía con el
medio ambiente.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 10
2. Catálogo de cuentas
El consejo nacional de cooperativas tiene a desarrollado un catálogo de
cuentas para su funcionamiento diario, entre los cuales se establecen los
Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Gastos y Otros intereses y Comisiones,
los cuales tienen una codificación establecido de la siguiente forma:
1. Cuenta superior
2. Subcuentas
3. Fondos: ya sea proveniente de Fondos Infocoop o Fondos Propios
4. Detalle
A continuación se presenta el catalo de cuentas para los activos de la
institución
1. Activos:
El activo líquido, circulante o activo corriente corresponde a un activo que se
puede vender rápidamente. Lo constituyen aquellos grupos de cuentas que
representan bienes y derechos, fácil de convertirse en dinero o de consumirse
en el próximo ciclo normal de operaciones de la organización. Como ejemplo:
Caja, banco, inversiones transitorias, cuentas por cobrar.
El activo fijo se compone de bienes tangibles que se emplean en las
operaciones de la organización. Estos bienes tienen una vida útil o de servicio
de más de un año.
La codificación de los activos de la institución se desarrolla de la siguiente
manera:
a) El código de la cuenta de activo es 1, establecido como la cuenta
superior.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 11
b) La clasificación de activos según las sub cuentas, será:
01 Activos Corrientes.
02 Activos No Corrientes.
03 Otros Activos.
c) Los códigos de clasificación según las subcuentas de activos serán:
Activos Corrientes Activos No Corrientes Otros Activos
01. Efectivo, Bancos
02. Cuentas por Cobrar
03. Inversiones Transitorias
03. Mobiliario y Equipo de
Oficina
04. Equipo de Comunicación 05. Vehículos
06. Equipo y Programas de
Computo
07. Maquinaria y Equipo Diverso
08. Valores en Garantía
01. Derechos telefónicos
02. Depósitos de Garantía
03. Seguros Pagados por Adelantado
04. Prima en Compra de
Inversión
05. Contratos 06. Intereses Moratorios
d) El código para la proveniencia de recursos es:
0001. Fondos Propios
0002. Fondos Infocoop
e) El código por detalle de activo de penderá del grupo, detalle de cuenta
superior y la subcuenta.
Ejemplo de codificación para los activos de la institución
1 – 01 – 01 – 0001 -0-01 – 01
Código Caja Chica General
Código Caja
Código Fondos Propios
Código Efectivo, Bancos
Código Activos Corriente
Código Activos
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 12
Codificaciones detalladas de los activos:
En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los activos detallados
con su codificación respectiva, como son varios grupos se detalla de la
siguiente manera:
Estableciendo la cuenta para el control de la contabilidad
institucional.
El nombre de la cuenta detallando su acción
El nivel, mostrando si es una cuenta Superior, una subcuenta o
el detalle de esta.
La cuenta superior es el código de cuenta que se utiliza a la
hora de agregar los datos al programa financiero BOS-7 que
utiliza la institución.
Tabla con las codificaciones detalladas de los activos
CUENTA NOMBRE CUENTA NIVEL CUENTA
SUPERIOR 1 ACTIVOS Superior CATALOGO
1-01 ACTIVOS CORRIENTES Subcuenta 1
1-01-01 EFECTIVO, BANCOS Subcuenta 1-01
1-01-01-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-01-01
1-01-01-0001-0-01 CAJA Subcuenta 1-01-01-0001
1-01-01-0001-0-01-01 CAJA CHICA GENERAL Detalle 1-01-01-0001-0-01
1-01-01-0001-0-01-02 TRANSITORIA DE RECIBOS Detalle 1-01-01-0001-0-01
1-01-01-0001-0-01-03 TRANSITORIA - NÓMINA Detalle 1-01-01-0001-0-01
1-01-01-0001-0-02 CUENTAS DE AHORROS Subcuenta 1-01-01-0001
1-01-01-0001-0-02-02 B.P.D.C. CTA No. 5810096971-
5
Detalle 1-01-01-0001-0-02
1-01-01-0001-0-03 BANCOS Subcuenta 1-01-01-0001
1-01-01-0001-0-03-01 B.N.C.R. CTA CORR No. 43875-
4
Detalle 1-01-01-0001-0-03
1-01-01-0001-0-03-02 B.P.D.C. CTA CORR No. 4648-3 Detalle 1-01-01-0001-0-03
1-01-01-0001-0-03-03 B.N.C.R. CTA CORR $ No. Detalle 1-01-01-0001-0-03
1-01-01-0001-0-03-04 APORTES ESPECIALES Detalle 1-01-01-0001-0-03
1-01-01-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 1-01-01
1-01-01-0002-0-01 CAJA Subcuenta 1-01-01-0002
1-01-01-0002-0-01-02 TRANSITORIA DE RECIBOS Detalle 1-01-01-0002-0-01
1-01-01-0002-0-01-03 CAJA CHICA GENERAL Detalle 1-01-01-0002-0-01
1-01-01-0002-0-02 CUENTAS DE AHORROS Subcuenta 1-01-01-0002
1-01-01-0002-0-02-01 B.P.D.C. CTA No. 5810092156-
5
Detalle 1-01-01-0002-0-02
1-01-01-0002-0-03 BANCOS Subcuenta 1-01-01-0002
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 13
1-01-01-0002-0-03-03 B.N.C.R. CTA CORR No. 01519-
0
Detalle 1-01-01-0002-0-03
1-01-02 CUENTAS POR COBRAR Subcuenta 1-01
1-01-02-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-01-02
1-01-02-0001-0-01 ORGANISMOS Subcuenta 1-01-02-0001
1-01-02-0001-0-01-01 INFOCOOP 1.50% Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-02 COOPEPOAS R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-03 UNISEGUROS Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-04 COOPEMEX R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-05 CENECOOP Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-06 C.P.C.A Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-07 SIGRID CAMPOS GAMBOA Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-08 ARSECOOP Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-09 ANA TOMASA PALACIOS Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-10 UNACOOP R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-11 ZAPATA CASTRO JAIME Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-12 FEDEJOVEN R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-13 UNACOOP R.L. Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-14 JOSE LUIS CUBILLO Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-15 EDGAR VALVERDE HERRERA Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-16 JESÚS ORTEGA LÓPEZ Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-01-17 COOPEANDE # 5 Detalle 1-01-02-0001-0-01
1-01-02-0001-0-02 FUNCIONARIOS Y DIRECTORES Subcuenta 1-01-02-0001
1-01-02-0001-0-02-01 BRENES MURILLO MAGALY Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-02 CÉSPEDES PORTILLA KATTIA Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-03 EDWIN MORA DINARTE Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-04 MICOL SOSSA VARGAS Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-05 MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-06 ARIAS GIVANS MARIE CLAIRE Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-07 MARTÍNEZ BARRANTES RODOLFO Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-08 ARAYA JIMENEZ LISBETH Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-09 JONATHAN BRENES QUESADA Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-11 QUESADA JIMENEZ JOSE RAFAEL Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-15 UREÑA VARGAS JONATHAN Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-02-18 FUNCIONARIOS CONACOOP Detalle 1-01-02-0001-0-02
1-01-02-0001-0-03 COOPERATIVAS Subcuenta 1-01-02-0001
1-01-02-0001-0-03-01 COOPERATIVAS Detalle 1-01-02-0001-0-03
1-01-02-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 1-01-02
1-01-02-0002-0-01 ORGANISMOS Y COOPERATIVAS Subcuenta 1-01-02-0002
1-01-02-0002-0-01-01 CONACOOP, FONDOS PROPIOS Detalle 1-01-02-0002-0-01
1-01-02-0002-0-01-02 INFOCOOP Detalle 1-01-02-0002-0-01
1-01-02-0002-0-02 FUNCIONARIOS Y DIRECTORES Subcuenta 1-01-02-0002
1-01-02-0002-0-02-01 BRENES MURILLO MAGALY Detalle 1-01-02-0002-0-02
1-01-02-0002-0-02-02 MARTIN PIZARRO Detalle 1-01-02-0002-0-02
1-01-02-0002-0-02-03 KATIA CÉSPEDES PORTILLA Detalle 1-01-02-0002-0-02
1-01-03 INVERSIONES TRANSITORIAS Subcuenta 1-01
1-01-03-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-01-03
1-01-03-0001-0-01 FONDOS DE INVERSIÓN B.N.C.R Subcuenta 1-01-03-0001
1-01-03-0001-0-01-01 BN DINERFONDO COLONES Detalle 1-01-03-0001-0-01
1-01-03-0001-0-01-02 BN DINERFONDO COLONES (
CESANTÍA ) CONAC
Detalle 1-01-03-0001-0-01
1-01-03-0001-0-01-03 BN DINERFONDO COLONES,
APORTES ESPECIALE
Detalle 1-01-03-0001-0-01
1-01-03-0001-0-02 FONDOS DE INVERSIÓN B.P.D.C. Subcuenta 1-01-03-0001
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 14
1-01-03-0001-0-02-01 INVERSIÓN COLONES B.P.D.C. Detalle 1-01-03-0001-0-02
1-01-03-0001-0-02-02 CERTIFICADO DEPOSITO A PLAZO
B.P.D.C
Detalle 1-01-03-0001-0-02
1-01-03-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 1-01-03
1-01-03-0002-0-01 FONDOS DE INVERSIÓN B.N.C.R Subcuenta 1-01-03-0002
1-01-03-0002-0-01-01 BN DINERFONDO COLONES Detalle 1-01-03-0002-0-01
1-01-03-0002-0-01-02 BN DINERFONDO COLONES
(CESANTÍA) CONACOO
Detalle 1-01-03-0002-0-01
1-02 ACTIVOS NO CORRIENTES Subcuenta 1
1-02-03 MOBILIARIO Y EQUIPO DE
OFICINA
Subcuenta 1-02
1-02-03-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-02-03
1-02-03-0001-0-01 MOB. Y EQ. OFICINA, COSTO Detalle 1-02-03-0001
1-02-03-0001-0-02 DEPREC. ACUM. MOB. Y EQ.
OFICINA
Detalle 1-02-03-0001
1-02-03-0002-0-01 MOB. Y EQ. OFICINA, COSTO Detalle 1-02-03
1-02-03-0002-0-02 DEPREC. ACUM. MOB. Y EQ.
OFICINA
Detalle 1-02-03
1-02-03-0004 FONDOS LEY 7649 Subcuenta 1-02-03
1-02-03-0004-0-01 MOB. Y EQ. OFICINA, COSTO Detalle 1-02-03-0004
1-02-03-0004-0-02 DEPREC. ACUM. MOB. Y EQ.
OFICINA
Detalle 1-02-03-0004
1-02-03-002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 1-02-03
1-02-04 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Subcuenta 1-02
1-02-04-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-02-04
1-02-04-0001-0-01 EQUIPO DE COMUNICACIÓN,
COSTO
Detalle 1-02-04-0001
1-02-04-0001-0-02 DEPREC. ACUM. EQ. DE
COMUNICACIÓN
Detalle 1-02-04
1-02-04-0002-0-01 EQUIPO DE COMUNICACIÓN,
COSTO
Detalle 1-02-04
1-02-04-0002-0-02 DEPREC. ACUM. EQ DE
COMUNICACIÓN
Detalle 1-02-04
1-02-05 VEHÍCULOS Subcuenta 1-02
1-02-05-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-02-05
1-02-05-0001-0-01 VEHÍCULOS, COSTO Detalle 1-02-05-0001
1-02-05-0001-0-02 DEPREC. ACUM. VEHÍCULOS Detalle 1-02-05-0001
1-02-06 EQ. Y PROGRAMAS DE COMPUTO Subcuenta 1-02
1-02-06-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-02-06
1-02-06-0001-0-01 EQ. Y PROGRAMAS DE COMPUTO,
COSTO
Detalle 1-02-06-0001
1-02-06-0001-0-02 DEPREC. ACUM. EQ. Y PROG. DE
COMPUTO
Detalle 1-02-06-0001
1-02-06-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 1-02-06
1-02-06-0002-0-01 EQ. Y PROGRAMAS DE COMPUTO,
COSTO
Detalle 1-02-06-0002
1-02-06-0002-0-02 DEPREC. ACUM. EQ. Y PROG. DE
COMPUTO
Detalle 1-02-06-0002
1-02-07 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSO Subcuenta 1-02
1-02-07-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-02-07
1-02-07-0001-0-01 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSO,
COSTO
Detalle 1-02-07-0001
1-02-07-0001-0-02 DEPREC. ACUM. MAQ. Y EQ.
DIVERSO
Detalle 1-02-07-0001
1-02-07-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 1-02-07
1-02-07-0002-0-01 MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERSO,
COSTO
Detalle 1-02-07-0002
1-02-07-0002-0-02 DEPREC. ACUM. MAQ Y EQ
DIVERSO
Detalle 1-02-07-0002
1-02-08 VALORES EN GARANTÍA Subcuenta 1-02
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 15
1-02-08-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-02-08
1-02-08-0001-0-01 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Detalle 1-02-08-0001
1-02-08-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 1-02-08
1-02-08-0002-0-01 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Detalle 1-02-08-0002
1-03 OTROS ACTIVOS Subcuenta 1
1-03-01 DERECHOS TELEFÓNICOS Subcuenta 1-03
1-03-01-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-03-01
1-03-01-0001-0-01 ICE CELULAR No. 8314-47-28 Detalle 1-03-01-0001
1-03-01-0001-0-02 ICE TELÉFONO No. 224-59-62 Detalle 1-03-01-0001
1-03-01-0001-0-03 ICE TELÉFONO No. 2225-13-61 Detalle 1-03-01-0001
1-03-01-0001-0-04 ICE TELÉFONO No. 2225-11-93 Detalle 1-03-01-0001
1-03-01-0001-0-05 ICE TELÉFONO No. 283-89-13 Detalle 1-03-01-0001
1-03-02 DEPÓSITOS EN GARANTÍA Subcuenta 1-03
1-03-02-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-03-02
1-03-02-0001-0-01 DEPOSITO GARANTÍA BEEPER Detalle 1-03-02-0001
1-03-02-0001-0-02 DEPOSITO GARANTÍA CASILLERO Detalle 1-03-02-0001
1-03-02-0001-0-05 DEPOSITO GARANTÍA MEDIDOR #
6031314
Detalle 1-03-02-0001
1-03-02-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 1-03-02
1-03-02-0002-0-01 DEPOSITO GARANTÍA EDICOOP Detalle 1-03-02-0002
1-03-03 SEGUROS PAGADOS POR
ADELANTADO
Subcuenta 1-03
1-03-03-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-03-03
1-03-03-0001-0-01 SEGURO DE RIESGOS DEL
TRABAJO
Detalle 1-03-03-0001
1-03-03-0001-0-02 SEGURO DE FIDELIDAD Detalle 1-03-03-0001
1-03-03-0001-0-03 SEGURO VEHÍCULO VITARA PL
No.438870
Detalle 1-03-03-0001
1-03-03-0001-0-04 PRIMA EN COMPRA INVERSIONES Detalle 1-03-03-0001
1-03-04 PRIMA EN COMPRA DE INVERSIÓN Subcuenta 1-03
1-03-04-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-03-04
1-03-04-0001-0-01 PRIMA EN COMPRA DE INVERSIÓN Detalle 1-03-04-0001
1-03-05 CONTRATOS Subcuenta 1-03
1-03-05-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-03-05
1-03-05-0001-0-01 CONTRATACIONES EN SERVICIOS
PROFESIONALES
Detalle 1-03-05-0001
1-03-06 INTERESES MORATORIOS Subcuenta 1-03
1-03-06-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 1-03-06
1-03-06-0001-0-01 COOPEPOAS R.L. Detalle 1-03-06-0001
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 16
2. Pasivos
Estas son las deudas que deben cancelarse antes de un año.
La primera forma de pasivo exigible son las cuentas por pagar. Una
administración minuciosa de estas, precisa la aceptación de los descuentos
ofrecidos por el proveedor, pero exige que los pagos se distribuyan a lo largo
del tiempo de tal forma que se efectúe el mínimo número posible de pagos por
adelantado. Evidentemente, los pagos efectuados con posterioridad a las
fechas de vencimiento pueden quedar rápidamente reflejados en una pérdida
de posiciones en la clasificación crediticia mantenida por los proveedores.
La codificación de los pasivos de la institución se desarrolla de la siguiente
manera:
f) El código de la cuenta de pasivo es 2, establecido como la cuenta
superior.
g) La clasificación de pasivos según las sub cuentas, será:
01 Pasivos Corrientes.
02 Pasivos No Corrientes.
h) Los códigos de clasificación según las subcuentas de pasivos serán:
Pasivos Corrientes Pasivos No Corrientes
01. Cuentas por pagar.
02. Retenciones por pagar.
03. Gastos Acumulados. 04. Pasivos Diferidos.
01. Documentos por Pagar
i) El código para la proveniencia de recursos es:
0001. Fondos Propios
0002. Fondos Infocoop
j) El código por detalle de pasivo de penderá del grupo, detalle de cuenta
superior y la subcuenta.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 17
Ejemplo de codificación para los pasivos de la institución
2 – 01 – 02 – 0001 -0-01 – 01
Código Reten. Obreras y Patron.
Código Retenciones de C.C.S.S
Código Fondos Propios
Retenciones por pagar
Código Pasivos Corriente
Código Pasivos
Codificaciones detalladas de los Pasivos:
En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los pasivos detallados
con su codificación respectiva, como son varios grupos se detalla de la
siguiente manera:
Estableciendo la cuenta para el control de la contabilidad
institucional.
El nombre de la cuenta detallando su acción
El nivel, mostrando si es una cuenta Superior, una subcuenta o
el detalle de esta.
La cuenta superior es el código de cuenta que se utiliza a la
hora de agregar los datos al programa financiero BOS-7 que
utiliza la institución.
Tabla con las codificaciones detalladas de los pasivos
2 PASIVOS Superior CATALOGO
2-01 PASIVOS CORRIENTES Subcuenta 2
2-01-01 CUENTAS POR PAGAR Subcuenta 2-01
2-01-01-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 2-01-01
2-01-01-0001-0-01 ORGANISMOS Y COOPERATIVAS Subcuenta 2-01-01-0001
2-01-01-0001-0-01-01
INFOCOOP 1.50% Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01- FECOOPA Detalle 2-01-01-0001-0-01
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 18
02
2-01-01-0001-0-01-03
ARSECOOP Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-04
COOPEMEX- AFILIACIÓN FUNCIONARIOS
Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
05
APORTES ESPECIALES DE
ORGANISMOS
Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
06
COOPESTANFRUCO R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
07
INST. NAC. FOMENTO COOPETVO (
INFOCOOP)
Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-08
CONCEPCIÓN CÁRDENAS BOLAÑOS Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-09
COOPEMUPRO R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
10
FRANKLIN SALAZAR Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
11
COOPEPOAS R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-12
GERARDO JOHANNING Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-13
ALEJANDRO ABELLAS CISNEROS Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
14
RONALD FREDDY ZÚÑIGA Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
15
COODEPAS R.L. Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
16
PRODUCCIÓN CREATIVA Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-17
DIXIANA DIAZ NAVARRO Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
18
AYBI MORA VARGAS Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
19
UNIVERSIDAD NACIONAL Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
20
PORTER NOVELLI Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-21
BIOSPHERA Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-22
CANARA Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
23
AIDA TORRES VILLEGAS Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
24
COMERCIALIZADORA GORI Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0001-0-01-
25
RIGOBERTO SANCHEZ BOLAÑOS Detalle 2-01-01-0001-0-01
2-01-01-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 2-01-01
2-01-01-0002-0-01 ORGANISMOS Y COOPERATIVAS Subcuenta 2-01-01-0002
2-01-01-0002-0-01-
01
CONACOOP, FONDOS PROPIOS Detalle 2-01-01-0002-0-01
2-01-01-0002-0-01-
04
COOPEMEX- AFILIACIÓN
FUNCIONARIOS
Detalle 2-01-01-0002-0-01
2-01-02 RETENCIONES POR PAGAR Subcuenta 2-01
2-01-02-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 2-01-02
2-01-02-0001-0-01 RETENCIONES C.C.S.S. Subcuenta 2-01-02-0001
2-01-02-0001-0-01-
01
RETENCIONES OBRERAS Y
PATRONALES 35%
Detalle 2-01-02-0001-0-01
2-01-02-0001-0-02 RETENCIONES TRIBUTACIÓN DIRECTA
Subcuenta 2-01-02-0001
2-01-02-0001-0-02-01
RETENCIONES RENTA FUNCIONARIOS
Detalle 2-01-02-0001-0-02
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 19
2-01-02-0001-0-02-
02
RETENCIONES SERVICIOS
PROFESIONALES
Detalle 2-01-02-0001-0-02
2-01-02-0001-0-03 RETENCIONES B.P.D.C OPER FUNC. Subcuenta 2-01-02-0001
2-01-02-0001-0-03-01
MORA DINARTE EDWIN Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-
02
UREÑA VARGAS JONATHAN Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-
03
MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-
04
ARIAS GIVANS MARIE CLAIRE Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-05
TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-06
KATIA CÉSPEDES PORTILLA Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-
07
CAÑAS CASTRO JOSE Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-
08
LUIS RODRIGUEZ AGUILAR Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-15
ESPINOZA LARA YICENIA Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-03-16
GIOCONDA MONTERO SOLIS Detalle 2-01-02-0001-0-03
2-01-02-0001-0-04 JUZGADO DE MAYOR CUANTÍA S.J. Subcuenta 2-01-02-0001
2-01-02-0001-0-04-
01
SANCHEZ BOLAÑOS RIGOBERTO Detalle 2-01-02-0001-0-04
2-01-02-0001-0-04-
02
TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0001-0-04
2-01-02-0001-0-04-14
KATIA CÉSPEDES PORTILLA Detalle 2-01-02-0001-0-04
2-01-02-0001-0-05 RETENC OPER FUNC
COOPEASAMBLEA
Subcuenta 2-01-02-0001
2-01-02-0001-0-05-
01
MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 2-01-02-0001-0-05
2-01-02-0001-0-06 RETENCIÓN PRÉSTAMO COOPEANDE
#5
Subcuenta 2-01-02-0001
2-01-02-0001-0-06-01
TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0001-0-06
2-01-02-0001-0-06-02
JONATHAN UREÑA VARGAS Detalle 2-01-02-0001-0-06
2-01-02-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 2-01-02
2-01-02-0002-0-01 RETENCIONES C.C.S.S. Subcuenta 2-01-02-0002
2-01-02-0002-0-01-01
RETENCIONES OBRERAS Y PATRONALES 35%
Detalle 2-01-02-0002-0-01
2-01-02-0002-0-02 RETENCIONES TRIBUTACIÓN DIRECTA
Subcuenta 2-01-02-0002
2-01-02-0002-0-02-
01
RETENCIONES RENTA
FUNCIONARIOS
Detalle 2-01-02-0002-0-02
2-01-02-0002-0-02-
02
RETENCIONES SERVICIOS
PROFESIONALES
Detalle 2-01-02-0002-0-02
2-01-02-0002-0-03 RETENCIONES B.P.D.C OPER FUNC. Subcuenta 2-01-02-0002
2-01-02-0002-0-03-01
BRENES MURILLO MAGALY Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-
02
CÉSPEDES PORTILLA KATHIA Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-
03
UREÑA VARGAS JONATHAN Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-
04
RODRIGUEZ AGUILAR LUIS Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-05
ROY RODRIGUEZ ZARATE Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03- TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0002-0-03
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 20
06
2-01-02-0002-0-03-07
YISENIA ESPINOZA LARA Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-08
JOSE CAÑAS CASTRO Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-
09
MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-
14
MARIE CLAIRE ARIAS GIVANS Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-03-
15
EDWIN MORA DINARTE Detalle 2-01-02-0002-0-03
2-01-02-0002-0-04 JUZGADO DE MAYOR CUANTÍA S.J. Subcuenta 2-01-02-0002
2-01-02-0002-0-04-08
TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0002-0-04
2-01-02-0002-0-04-
09
MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 2-01-02-0002-0-04
2-01-02-0002-0-04-
10
KATIA CÉSPEDES PORTILLA Detalle 2-01-02-0002-0-04
2-01-02-0002-0-05 RETENCIÓN PRÉSTAMO COOPEANDE #5
Subcuenta 2-01-02-0002
2-01-02-0002-0-05-01
JONATHAN UREÑA VARGAS Detalle 2-01-02-0002-0-05
2-01-02-0002-0-05-
02
TEODORO HIDALGO GOMEZ Detalle 2-01-02-0002-0-05
2-01-02-0002-0-06 RETENCIONES OPER. FUNC
COOPEMEX R.L.
Subcuenta 2-01-02-0002
2-01-02-0002-0-06-
15
EDWIN MORA DINARTE Detalle 2-01-02-0002-0-06
2-01-02-0002-0-07 RETENCIONES OPER. FUNC COOPEASAMBLEA R.L.
Subcuenta 2-01-02-0002
2-01-02-0002-0-07-
09
MONTOYA ACUÑA KATHERINE Detalle 2-01-02-0002-0-07
2-01-03 GASTOS ACUMULADOS Subcuenta 2-01
2-01-03-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 2-01-03
2-01-03-0001-0-01 AGUINALDO 8.33% Detalle 2-01-03-0001
2-01-03-0001-0-02 CESANTÍA 8.33% Detalle 2-01-03-0001
2-01-03-0001-0-03 VACACIONES 4.16% Detalle 2-01-03-0001
2-01-03-0001-0-04 SALARIO ESCOLAR 8.33% Detalle 2-01-03-0001
2-01-03-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 2-01-03
2-01-03-0002-0-01 AGUINALDO 8.33% Detalle 2-01-03-0002
2-01-03-0002-0-02 CESANTÍA 8.33% Detalle 2-01-03-0002
2-01-03-0002-0-03 VACACIONES 4.16% Detalle 2-01-03-0002
2-01-03-0002-0-04 SALARIO ESCOLAR 8.33% Detalle 2-01-03-0002
2-01-04 PASIVO DIFERIDO Subcuenta 2-01
2-01-04-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 2-01-04
2-01-04-0001-0-01 INTERÉS DIFERIDO SOBRE
INVERSIONES
Detalle 2-01-04-0001
2-01-04-0001-0-02 INTERÉS POR PAGAR A COOPESERVIDORES
Detalle 2-01-04-0001
2-01-04-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 2-01-04
2-01-04-0002-0-01 INTERÉS DIFERIDO SOBRE
INVERSIONES
Detalle 2-01-04-0002
2-01-05 PLANILLA POR PAGAR Subcuenta 2-01
2-01-05-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 2-01-05
2-01-05-0001-0-01 PLANILLA FUNCIONARIOS CONACOOP
Detalle 2-01-05-0001
2-01-05-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 2-01-05
2-01-05-0002-0-01 PLANILLA FUNCIONARIOS
CONACOOP
Detalle 2-01-05-0002
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 21
2-01-09 OTRAS CUENTAS POR PAGAR Subcuenta 2-01
2-01-09-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 2-01-09
2-01-09-0001-0-08 FONDOS EN CUSTODIA (CESANTÍA) Detalle 2-01-09-0001
2-01-09-0001-0-09 DESCUENTO EN COMPRA
INVERSIONES
Detalle 2-01-09-0001
2-01-09-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 2-01-09
2-01-09-0002-0-01 FONDOS EN CUSTODIA ( CESANTÍA ) Detalle 2-01-09-0002
2-02 PASIVO NO CORRIENTE Subcuenta 2
2-02-01 DOCUMENTOS POR PAGAR Subcuenta 2-02
2-02-01-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 2-02-01
2-02-01-0001-0-01 ORGANISMOS Y COOPERATIVAS Subcuenta 2-02-01-0001
2-02-01-0001-0-01-01
COOPESERVIDORES R.L. Detalle 2-02-01-0001-0-01
3. Patrimonio
El Capital contable representa el patrimonio y consiste normalmente en
donaciones, transferencias de organismos públicos y privados y el superávit
acumulado.
La codificación del patrimonio de la institución se desarrolla de la siguiente
manera:
a) El código de la cuenta del patrimonio es 3, establecido como la cuenta
superior.
b) La clasificación del patrimonio según las sub cuentas, será:
01 Superávit de Operación
02 Variación Patrimonial
c) Los códigos de clasificación según las subcuentas del patrimonio serán:
Superávit de Operación Variación Patrimonial
01. Superávit de Periodos
Anteriores.
01. Variación Patrimonial/
Depreciación Acumulada. 02. Variación Patrimonial/
Provisiones Laborales.
03. Variación Patrimonial por conversión
04. Variación Patrimonial/
Cargas Parafiscales
05. Variación Patrimonial/ Valores en Garantía
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 22
d) El código para la proveniencia de recursos es:
0001. Fondos Propios
0002. Fondos Infocoop
e) El código por detalle del patrimonio de penderá del grupo, detalle de
cuenta superior y la subcuenta.
Ejemplo de codificación para el Patrimonio de la institución
3 – 02 – 05 – 0002 -0-01
Código de Valores de Garantía
Código Fondos Infocoop
Código de Var. Patr. / Valores en Gar.
Código Variación Patrimonial
Código Patrimonio
Codificaciones detalladas del Patrimonio:
En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas del patrimonio detallados
con su codificación respectiva, como son varios grupos se puntualiza de la
siguiente manera:
Estableciendo la cuenta para el control de la contabilidad
institucional.
El nombre de la cuenta detallando su acción
El nivel, mostrando si es una cuenta Superior, una subcuenta o
el detalle de esta.
La cuenta superior es el código de cuenta que se utiliza a la
hora de agregar los datos al programa financiero BOS-7 que
utiliza la institución.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 23
Tabla con las codificaciones detalladas del patrimonio
3 PATRIMONIO Superior CATALOGO
3-01 SUPERÁVIT DE OPERACIÓN Subcuenta 3
3-01-01 SUPERÁVIT DE PERIODOS ANTERIORES Subcuenta 3-01
3-01-01-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 3-01-01
3-01-01-0001-0-01 SUPERÁVIT Detalle 3-01-01-0001
3-01-01-0001-0-02 SUPERÁVIT DE CAPITAL Detalle 3-01-01-0001
3-01-01-0001-0-03 SUPERÁVIT POR ERRORES, ESTIMACIONES DE P Detalle 3-01-01-0001
3-01-01-0002 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 3-01-01
3-01-01-0002-0-01 SUPERÁVIT Detalle 3-01-01-0002
3-01-01-0002-0-02 SUPERÁVIT POR ERRORES, ESTIMACIONES DE P Detalle 3-01-01-0002
3-01-01-0004 FONDOS LEY 7649 Subcuenta 3-01-01
3-01-01-0004-0-01 SUPERÁVIT Detalle 3-01-01-0004
3-02 VARIACIÓN PATRIMONIAL Subcuenta 3
3-02-01 VARIACIÓN PATRIMONIAL / DEPREC. ACUMULAD Subcuenta 3-02
3-02-01-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 3-02-01
3-02-01-0001-0-01 DEPREC ACUM MOB Y EQUIPO DE OFICINA Detalle 3-02-01-0001
3-02-01-0001-0-02 DEPRE ACUM EQUIPO DE COMUNICACIÓN Detalle 3-02-01-0001
3-02-01-0001-0-03 DEPRE ACUM VEHÍCULOS Detalle 3-02-01-0001
3-02-01-0001-0-04 DEPRE ACUM DE EQUIPO Y PROG DE COMPUTO Detalle 3-02-01-0001
3-02-01-0001-0-05 DEPRE ACUM DE MAQUINARIA Y EQUIPO DIVERS Detalle 3-02-01-0001
3-02-01-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 3-02-01
3-02-01-0002-0-01 DEPRE ACUM DE EQUIPO Y PROG DE COMPUTO Detalle 3-02-01-0002
3-02-01-0002-0-02 DEPRE ACUM DE EQUIPO DE COMUNICACIÓN Detalle 3-02-01-0002
3-02-01-0002-0-03 MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Detalle 3-02-01-0002
3-02-01-0002-0-04 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Detalle 3-02-01-0002
3-02-01-0002-0-05 EQUIPO Y PROGRAMAS DE COMPUTO Detalle 3-02-01-0002
3-02-02 VARIACIÓN PATRIMONIAL/PROVISIONES LABORA Subcuenta 3-02
3-02-02-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 3-02-02
3-02-02-0001-0-01 AGUINALDO Detalle 3-02-02-0001
3-02-02-0001-0-02 VACACIONES Detalle 3-02-02-0002
3-02-02-0001-0-03 SALARIO ESCOLAR Detalle 3-02-02-0001
3-02-02-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 3-02-02
3-02-02-0002-0-01 AGUINALDO Detalle 3-02-02-0002
3-02-02-0002-0-02 VACACIONES Detalle 3-02-02-0002
3-02-02-0002-0-03 SALARIO ESCOLAR Detalle 3-02-02-0002
3-02-03 VARIACIÓN PATRIMONIAL POR CONVERSIÓN Subcuenta 3-02
3-02-03-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 3-02-03
3-02-03-0001-0-01 VARIACIÓN PATRIMONIAL POR CONVERSIÓN Detalle 3-02-03-0001
3-02-03-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 3-02-03
3-02-03-0002-0-01 VARIACIÓN PATRIMONIAL POR CONVERSIÓN Detalle 3-02-03-0002
3-02-04 VARIACIÓN PATRIMONIAL / CARGAS PARAFISCA Subcuenta 3-02
3-02-04-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 3-02-04
3-02-04-0001-0-01 CARGAS PARAFISCALES Detalle 3-02-04-0001
3-02-04-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 3-02-04
3-02-04-0002-0-01 CARGAS PARAFISCALES Detalle 3-02-04-0002
3-02-05 VARIACIÓN PATRIMONIAL / VALORES EN GARAN Subcuenta 3-02
3-02-05-0001 FONDOS PROPIOS Subcuenta 3-02-05
3-02-05-0001-0-01 VALORES EN GARANTÍA Detalle 3-02-05-0001
3-02-05-0002 FONDOS INFOCOOP Subcuenta 3-02-05
3-02-05-0002-0-01 VALORES EN GARANTÍA Detalle 3-02-05-0002
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 24
4. Ingresos
Se consideran en esta sección todos los ingresos que obtiene la entidad en el
desarrollo de sus actividades, tales como ingresos por los porcentajes de Ley,
intereses ganados por inversiones realizadas, donaciones recibidas, aportes del
Infocoop y otras entidades públicas y privados .
La codificación de los ingresos de la institución se desarrolla de la siguiente
manera:
f) El código de la cuenta de los ingresos es 6, establecido como la cuenta
superior.
g) La clasificación de los ingresos según las sub cuentas, será:
01 Aportes de Ley.
02 Ingresos por Intereses
03 Otros Ingresos
04 Superávit
h) Los códigos de clasificación según las subcuentas de los Ingresos serán:
Aportes de Ley Ingresos por
Intereses Otros Ingresos Superávit
01 Fondos Propios
02 Fondos Infocoop,
1.5%
01 Fondos Propios
02 Fondos Infocoop,
1.5%
01 Fondos Propios
02 Fondos Infocoop,
1.5%
01 Fondos Propios
02 Fondos Infocoop,
1.5%
i) El código por detalle de los Ingresos dependerá del grupo, detalle de
cuenta superior y la subcuenta.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 25
Ejemplo de codificación para los pasivos de la institución
6 – 02 – 02 – 0003
Intereses sobre Inversión
Código Fondos Infocoop, 1.5%
Ingresos por Intereses
Código de los Ingresos
Codificaciones detalladas de los Ingresos:
En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los Ingresos detallados
con su codificación respectiva, como son varios grupos se puntualiza de la
siguiente manera:
Estableciendo la cuenta para el control de la contabilidad
institucional.
El nombre de la cuenta detallando su acción
El nivel, mostrando si es una cuenta Superior, una subcuenta o
el detalle de esta.
La cuenta superior es el código de cuenta que se utiliza a la
hora de agregar los datos al programa financiero BOS-7 que
utiliza la institución.
Tabla con las codificaciones detalladas de los Ingresos
6 INGRESOS Superior CATALOGO
6-01 APORTES DE LEY Subcuenta 6
6-01-01 FONDOS PROPIOS Subcuenta 6-01
6-01-01-0001 EXCEDENTES DE COOPERATIVAS Detalle 6-01-01
6-01-02 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 6-01
6-01-02-0001 APORTES DEL INFOCOOP 1.50% Detalle 6-01-02
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 26
6-02 INGRESOS POR INTERESES Subcuenta 6
6-02-01 FONDOS PROPIOS Subcuenta 6-02
6-02-01-0001 INTERESES CUENTAS DE AHORROS Detalle 6-02-01
6-02-01-0002 INTERESES CUENTAS CORRIENTES Detalle 6-02-01
6-02-01-0003 INTERESES SOBRE INVERSIONES Detalle 6-02-01
6-02-02 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 6-02
6-02-02-0001 INTERESES CUENTAS DE AHORROS Detalle 6-02-02
6-02-02-0002 INTERESES CUENTAS CORRIENTES Detalle 6-02-02
6-02-02-0003 INTERESES SOBRE INVERSIONES Detalle 6-02-02
6-03 OTROS INGRESOS Subcuenta 6
6-03-01 FONDOS PROPIOS Subcuenta 6-03
6-03-01-0001 APORTES PARA VIAJES AL EXTERIOR Detalle 6-03-01
6-03-01-0002 VENTA DE ACTIVOS EN DESUSO Detalle 6-03-01
6-03-01-0003 INGRESOS POR CHEQUES NO CAMBIADOS Detalle 6-03-01
6-03-01-0004 INGRESOS NO FINANCIEROS Detalle 6-03-01
6-03-01-0005 INGRESO POR INDEMNIZACIÓN Detalle 6-03-01
6-03-01-0006 INGRESO POR DESCUENTO EN COMPRA INVERSIÓN Detalle 6-03-01
6-03-02 FONDOS INFOCOOP 1.50% Subcuenta 6-03
6-03-02-0001 SUPERÁVIT ACUMULADO (INGRESO) F.I Detalle 6-03-02
6-03-02-0002 VENTA DE ACTIVOS EN DESUSO Detalle 6-03-02
6-03-02-0003 INGRESO POR CHEQUES NO CAMBIADOS Detalle 6-03-02
6-03-02-0004 INGRESOS NO FINANCIEROS Detalle 6-03-02
6-04 SUPERÁVIT Subcuenta 6
6-04-01 FONDOS PROPIOS Subcuenta 6-04
6-04-01-0001 SUPERÁVIT ACUMULADO (INGRESOS) PROPIOS Detalle 6-04-01
6-04-02 FONDOS INFOCOOP 1.5% Subcuenta 6-04
6-04-02-0001 SUPERÁVIT ACUMULADO (INGRESOS) INFOCOOP Detalle 6-04-02
5. Gastos (Egresos)
El CONACOOP para realizar sus operaciones incurre en una serie de egresos
fijos o variables, indispensables o discrecionales, para lo cual realizan compras,
de bienes y servicios recurrentes para cumplir con los programas establecidos
por el Congreso Nacional Cooperativo.
Todos los egresos deben ser generados bajo ciertos procedimientos y
con ciertas técnicas de control interno, para que se ejecuten con la aprobación
y permanezcan bajo el control de la administración.
La importancia de realizar unos desembolsos hábiles en la adquisición de
activos fijos se debe al hecho de que tales desembolsos suelen ser de gran
envergadura y la vida económica de los bienes adquiridos es bastante larga.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 27
Determinar si se adquiere o no un equipo o mobiliario debe hacerse
considerando la premisa costo/beneficio y los planes trazados en el corto,
mediano y largo plazo.
La codificación de los egresos de la institución se desarrolla de la siguiente
manera:
a) EL código de la cuenta de gasto siempre será 7
b) os códigos de los programas son los siguientes
01. Administrativo Financiero (AD FI)
02. Planificación Institucional (PLES)
03. Articulación Sectorial (AR SEC)
04. Auditoria Interna (AUDIN) 05. Comité de las Mujeres Cooperativistas (CONA)
c) El código para la Proveniencia de recursos es:
01. FONDOS PROPIOS
02. FONDOS INFOCOOP
d) El código para la meta está definido por el código del programa y la
cantidad de metas que tiene cada programa en cada fondo:
AD FI con dos metas en fondos propios y dos en fondos
Infocoop
PLES con tres metas en fondos propios y una meta en fondos
Infocoop
AR SEC con cinco metas en fondos propios y tres metas en
fondos Infocoop
AUDIN con cinco metas en fondos propios, pero para efectos
presupuestarios se presenta en una sola meta.
CONA con tres metas en fondos propios
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 28
e) El código por objeto del gasto dependerá del Grupo, partida y
subpartida, como son varios grupos, partidas y subpartidas se anexa el
documento.
Un ejemplo de codificación para una factura de alimentación sería:
7– 01– 01 – 0102 -2-02-03
Subpartida Alimentos y Bebidas
Partida Alimentos y Prod. Agro
Grupo de Materiales y Suministros
Meta 0102
Fondos Propios
Programa Administrativo Financiero
Código Gasto
Codificaciones detalladas de los Ingresos:
En la siguiente tabla se puede apreciar las cuentas de los Ingresos detallados
con su codificación respectiva, como son varios grupos se puntualiza de la
siguiente manera:
Código por OBG
CLASIFICADOR POR OBJETO DEL GASTO DEL SECTOR PÚBLICO
0 REMUNERACIONES
0.0 1 REMUNERACIONES BÁSICAS
0.01.01 Sueldos para cargos fijos
0.02 REMUNERACIONES EVENTUALES
0.02.04 Compensación de vacaciones
0.03 INCENTIVOS SALARIALES
0.03.01 Retribución por años servidos
0.03.03 Decimotercer mes
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 29
0.03.04 Salario escolar
0.04 CONTRIBUCIONES PATRONALES AL DESARROLLO Y LA SEGURIDAD SOCIAL
0.04.01 Contribución Patronal al Seguro de Salud de la Caja Costarricense de Seguro Social
0.04.02 Contribución Patronal al Instituto Mixto de Ayuda Social
0.04.03 Contribución Patronal al Instituto Nacional de Aprendizaje
0.04.04 Contribución Patronal al Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares
0.04.05 Contribución Patronal al Banco Popular y de Desarrollo Comunal
0.05 CONTRIBUCIONES PATRONALES A FONDOS DE PENSIONES Y OTROS FONDOS DE
CAPITALIZACIÓN
0.05.01 Contribución Patronal al Seguro de Pensiones de la Caja Costarricense de Seguro Social
0.05.02 Aporte Patronal al Régimen Obligatorio de Pensiones Complementarias
0.05.03 Aporte Patronal al Fondo de Capitalización Laboral
0.05.04 Contribución Patronal a otros fondos administrados por entes públicos
1 SERVICIOS
1.01 ALQUILERES
1.01.01 Alquiler de edificios, locales y terrenos
1.01.02 Alquiler de maquinaria, equipo y mobiliario
1.01.99 Otros alquileres
1.02 SERVICIOS BÁSICOS
1.02.01 Servicio de agua y alcantarillado
1.02.02 Servicio de energía eléctrica
1.02.03 Servicio de correo
1.02.04 Servicio de telecomunicaciones
1.02.99 Otros servicios básicos
1.03 SERVICIOS COMERCIALES Y FINANCIEROS
1.03.01 Información
1.03.02 Publicidad y propaganda
1.03.03 Impresión, encuadernación y otros
1.03.04 Transporte de bienes
1.03.06 Comisiones y gastos por servicios financieros y comerciales
1.03.07 Servicios de transferencia electrónica de información
1.04 SERVICIOS DE GESTIÓN Y APOYO
1.04.02 Servicios jurídicos
1.04.04 Servicios en ciencias económicas y sociales
1.04.05 Servicios de desarrollo de sistemas informáticos
1.04.06 Servicios generales
1.04.99 Otros servicios de gestión y apoyo
1.05 GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE
1.05.01 Transporte dentro del país
1.05.02 Viáticos dentro del país
1.05.03 Transporte en el exterior
1.05.04 Viáticos en el exterior
1.06 SEGUROS, REASEGUROS Y OTRAS OBLIGACIONES
1.06.01 Seguros
1.07 CAPACITACIÓN Y PROTOCOLO
1.07.01 Actividades de capacitación
1.07.02 Actividades protocolarias y sociales
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 30
1.07.03 Gastos de representación institucional
1.08 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN
1.08.01 Mantenimiento de edificios y locales
1.08.05 Mantenimiento y reparación de equipo de transporte
1.08.06 Mantenimiento y reparación de equipo de comunicación
1.08.07 Mantenimiento y reparación de equipo y mobiliario de oficina
1.08.08 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información
1.08.99 Mantenimiento y reparación de otros equipos
1.99 SERVICIOS DIVERSOS
1.99.99 Otros servicios no especificados
2 MATERIALES Y SUMINISTROS
2.01 PRODUCTOS QUÍMICOS Y CONEXOS
2.01.01 Combustibles y lubricantes
2.01.02 Productos farmacéuticos y medicinales
2.01.04 Tintas, pinturas y diluyentes
2.02 ALIMENTOS Y PRODUCTOS AGROPECUARIOS
2.02.03 Alimentos y bebidas
2.03 MATERIALES Y PRODUCTOS DE USO EN LA CONSTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO
2.03.04 Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo
2.04 HERRAMIENTAS, REPUESTOS Y ACCESORIOS
2.04.02 Repuestos y accesorios
2.99 ÚTILES, MATERIALES Y SUMINISTROS DIVERSOS
2.99.01 Útiles y materiales de oficina y cómputo
2.99.03 Productos de papel, cartón e impresos
2.99.04 Textiles y vestuario
2.99.05 Útiles y materiales de limpieza
2.99.07 Útiles y materiales de cocina y comedor
2.99.99 Otros útiles, materiales y suministros
6 TRANSFERENCIAS CORRIENTES
1.09 IMPUESTOS
1.09.99 Otros impuestos
6.02 TRANSFERENCIAS CORRIENTES A PERSONAS
6.02.01 Becas a funcionarios
6.02.99 Otras transferencias a personas
6.03 PRESTACIONES
6.03.01 Prestaciones legales
6.04 TRANSFERENCIAS CORRIENTES A ENTIDADES PRIVADAS SIN FINES DE LUCRO
6.04.01 Transferencias corrientes a asociaciones
6.04.03 Transferencias corrientes a cooperativas
6.04.04 Transferencias corrientes a otras entidades privadas sin fines de lucro
6.07 TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL SECTOR EXTERNO
6.07.01 Transferencias corrientes a organismos internacionales
5 BIENES DURADEROS
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 31
5.01 MAQUINARIA, EQUIPO Y MOBILIARIO
5.01.03 Equipo de comunicación
5.01.04 Equipo y mobiliario de oficina
5.01.05 Equipo y programas de cómputo
5.01.99 Maquinaria y equipo diverso
7.02 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL A PERSONAS
7.02.01 Transferencias de capital a personas
7.03 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL A ENTIDADES PRIVADAS SIN FINES DE LUCRO
7.03.01 Transferencias de capital a asociaciones
7.03.03 Transferencias de capital a cooperativas
7.03.99 Transferencias de capital a otras entidades privadas sin fines de lucro
7.04 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL A EMPRESAS PRIVADAS
7.04.01 Transferencias de capital a empresas privadas
3. Manual descriptivo de las cuentas
Este apartado pretende establecer lineamientos generales para registrar y
monitorear las cuentas del Estado de Resultados y del Balance General de
Situación, de tal forma que el registro de las transacciones sea consistente y
de acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera en lo
aplicable y a los procedimientos establecidos por el Conacoop.
De esta forma la administración podrá controlar con una base regular, la
integridad de las cuentas como parte importante del proceso de control interno
en la transparencia y salvaguardia de los recursos de la entidad.
El manual de cuentas facilita la clasificación contable para cada una de las
transacciones, cumpliendo además con la norma de consistencia al aplicar
criterios uniformes a las diferentes situaciones económicas-financieras, que se
derivan de las operaciones de la entidad.
1. Objetivos
1. Proveer guías e instrucciones relativas a las operaciones
diarias.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 32
2. Asegurar que las cuentas sean mantenidas de una forma
consistente.
3. Asegurar que los reportes financieros estén apropiadamente
reflejados y de acuerdo con las normas contables y
procedimientos establecidos por el Conacoop.
2. Clasificación Contable
El catálogo de cuentas de Conacoop ha sido establecido y compuesto en tres
niveles:
Cuenta Mayor
Subcuenta: Cuenta Auxiliar
La clasificación es la siguiente de la cuenta mayor es como sigue:
a) Cuentas de Activo b) Reservas Incobrables y de Riesgo
c) Pasivos
d) Patrimonio
e) Ingresos
f) Gastos
g) Cuentas de Orden
Autorización para Modificaciones
Las variaciones que se pretendan realizar deberán ser conocidas y aprobadas
por la Secretaria Ejecutiva, previa opinión de la Auditoría Interna.
3. Descripción De Cuentas
3.1. Grupo: Activos
3.1.1. Grupo: Efectivo-Bancos
Cuenta: 1-01-01
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 33
Concepto Está constituido por los recursos disponibles en las diferentes
cuentas corrientes en moneda nacional y extranjera. Cada
cuenta debe de tener un auxiliar respectivo.
Al cierre del mes las cuentas de efectivo deben ser conciliado
contra los estados de cuenta bancarios.
Saldo Normal: Deudor
Operación Se debita:
1. Con los depósitos y transferencias por notas de crédito de los
Bancos.
2. Anulación de cheques o transferencias.
3. Asiento de diario del diferencial cambiario en moneda
extranjera
Se acredita:
1. Con los cheques, y transferencias
2. Con las notas de débito de los bancos.
3. Transferencias de fondos entre cuentas bancarias o de
inversión
Subcuentas
Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y
fondos Infocoop
Justificantes:
Notas de débitos y crédito de los bancos
Asientos de diario
Depósitos bancarios
Copias de cheques y de transferencias con los respaldos
Correspondientes.
Observaciones: El diferencial cambiario se calcula con el tipo de cambio de
compra de acuerdo a la referencia del Banco Central. Se carga la cuenta
bancaria y se acredita Resultados del periodo
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 34
3.1.2. Grupo: Caja Chica
Cuenta: 1-01-01-0002-0-01-03
Concepto Los fondos disponibles de caja chica se utilizarán de acuerdo con
el Reglamento respectivo. Se utiliza el sistema de fondo fijo efectuando
reintegros periódicos a través de la emisión de cheques, debitando las cuentas de gastos y acreditando la cuenta corriente bancaria
SALDO NORMAL: DEUDOR
Operación Se debita:
1. Con el cheque que crea el fondo de caja chica.
2. Con los cheques que incrementan el fondo fijo.
Se acredita:
1. Con la cancelación o retiro del fondo fijo
2. Con las disminuciones del fondo fijo.
Subcuentas
No tiene
Justificantes:
Cheques de reintegro
Observaciones: no se tienen
3.1.3. Grupo: Inversiones Transitorias
Cuenta 1-01-03
Concepto Las inversiones en valores y depósitos mantenidas al
vencimiento, deben registrarse al costo de adquisición en el
mercado primario o secundario. Los descuentos o primas por compras o ventas, se amortizan por el plazo de la inversión.
Las inversiones deben de conciliarse con el estado del puesto de
bolsa.
Saldo Normal: Deudor
Operación Se debita:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 35
1. Con los valores colocados en certificados o fondos de
inversión.
2. Por diferencial cambiario en inversiones en moneda
extranjera.
3. Por descuento en compras de inversiones en el mercado secundario
Se acredita:
1 Con el vencimiento de la inversión.
2 Con la venta de la inversión
3 Con la prima de la inversión
Subcuentas
Las establecidas en el catálogo de cuentas divididas en fondos propios y fondos Infocoop.
Justificantes:
Notas de débitos y crédito del puesto de bolsa
Asientos de diario
Boletas de operación y confirmación de transacciones del
puesto de bolsa Autorización de inversión, pago o ampliación del plazo de la
recompra por
Cheques o transferencias
Depósitos bancarios
Observaciones:
El diferencial cambiario se calcula con el tipo de cambio de compra de acuerdo a la referencia del Banco Central.
Debe de procederse a la conciliación contable con respecto al estado del puesto
de Bolsa.
3.1.4. Grupo: Productos por Cobrar
Cuenta:
Concepto Se registran los intereses devengados pero no cobrados de las
diferentes inversiones en depósitos y valores.
Los intereses de las inversiones comprometidas se registran en
una cuenta diferente a los intereses por inversiones disponibles
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 36
Saldo Normal: Deudor
Operación Se debita:
1. Con la realización de los intereses ganados y no cobrados
Se acredita:
1. Pago de cupones vencidos
2. Capitalización de intereses
Subcuentas
Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y
fondos Infocoop
Justificantes:
Notas de débitos y crédito del puesto de bolsa
Asientos de diario Boletas de operación y confirmación de transacciones del
puesto de bolsa
Autorización de inversión, pago o ampliación del plazo de la
recompra por
3.1.5. Grupo: Cuentas por Cobrar
Cuenta 1-01-02
Concepto Corresponde al importe al vencimiento de saldos por arreglos de
pago
Saldo Normal: Deudor
Operación Se debita:
1. Con la emisión del cheque o transferencia bancaria
Se acredita:
a. Con la amortización de pagos de cada periodo
b. Cancelación total del arreglo abonos parciales o pagos totales
extra planillas.
Subcuentas
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 37
Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y
fondos Infocoop
Justificantes:
Asientos de diario
Cheques y transferencias bancarias Depósitos y aplicaciones
Observaciones:
Los arreglos de pago deben sujetarse al reglamento respectivo.
3.1.6. Grupo: Desembolsos por Liquidar
Cuenta
Concepto Representan otras reclamaciones contra terceras personas por adelantos de viáticos u otros gastos por liquidar
Saldo Normal: Deudor
Operación Se debita:
1. Cheques o transferencias
2. Notas de débito
Se acredita:
a. Liquidaciones
b. Notas de crédito
Subcuentas
Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y
fondos Infocoop
Justificantes:
Notas de débitos y crédito
Asientos de diario
Liquidaciones
Depósitos o transferencias
Observaciones: no se tienen
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 38
3.1.7. Grupo: Activos No Corrientes
Cuenta 1-02
Concepto Corresponde a las erogaciones por mobiliario y equipo, primas
de seguros, gastos diferidos en suministros, descuento y
comisiones por compra de inversiones, etc.
Saldo Normal: Deudor
Operación Se debita:
1. Cheques emitidos para pagos los pagos indicados.
2. Transferencias a cuentas cliente
Se acredita:
1. Por aplicaciones mensuales diferidas y de amortización
Subcuentas
Las establecidas en el catalogo de cuentas separados en fondos propios y
fondos Infocoop
Justificantes:
Asientos de diario
Cheques y transferencias con los respaldos respectivos.
Observaciones: no se tienen
3.2. Grupo: pasivos
3.2.1. Grupo Planillas por Aplicar
Cuenta: Código 300
Concepto Corresponde a los pagos bisemanales que realiza el CONACOOP en salarios y retenciones
Al final de periodo se liquida contra el reporte por cada partida
que
Saldo Normal: Acreedor
Operación Se debita:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 39
1. Liquidación de periodo
Acreditarse:
1. Adelantos por transferencia bancaria os cheques
Subcuentas
Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y fondos Infocoop
Justificantes:
Notas de crédito
Asientos de diario
Aplicación de planillas
Observaciones: no se tienen
3.2.2. Grupo: Cuentas por Pagar
Cuenta 2-01
Concepto Corresponde a pasivos de corto plazo, retenciones a
funcionarios, cargas sociales (25%), y otras cuentas de corto
plazo
Saldo Normal: Acreedor
Operación Se debita:
1. Por el cheque o transferencia
2. Aplicación de excesos.
Se acredita:
1. Asiento de retenciones por pagar.
2. Compromisos de pago.
3. Otros pasivos
Subcuentas
Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos propios y
fondos Infocoop
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 40
Justificantes:
Notas de débitos y crédito
Asientos de diario
Facturas o comprobantes
Aplicación de planillas
Observaciones: no se tienen
3.2.3. Grupo: Retenciones por Pagar
Cuenta 2-01-02
Concepto Montos estimados de pasivo por décimo tercer mes, vacaciones,
cesantía, y salario escolar
Saldo Normal: Acreedor
Operación Se debita:
1. Cheques o transferencias por la realización del gasto.
2. Asientos de gastos y ajustes sobre estimaciones
Se acredita:
1. Asiento de diario por concepto de estimaciones
2. Asientos de diario por ajustes sobre las estimaciones
Subcuentas Las establecidas en el catálogo de cuentas separado en fondos
propios y fondos Infocoop
Justificantes:
Notas de débitos y crédito del banco.
Asientos de diario
Observaciones: Las provisiones se regulan con base en los reglamentos respectivos.
3.2.4. Grupo: Obligaciones por Pagar
Cuenta
Concepto Corresponde al financiamiento obtenido mediante entidades
financieras
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 41
Saldo Normal: Acreedor
Operación Se debita:
1. Por los pagos mensuales.
Se acredita:
1. Por lo compromisos constituidos
Subcuentas: Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos
propios y fondos Infocoop
Justificantes:
Notas de débitos y crédito
Asientos de diario
Transferencias y Depósitos bancarios
Observaciones: No se tienen
3.3. Grupo: Patrimonio
Cuenta 3
Concepto Es el registro de los aportes por donaciones o el superávit anual
del periodo
Saldo Normal: Acreedor
Operación Se debita:
1. Por cargos de ajustes de periodos anteriores o por déficit
anual
Se acredita:
1. Superávit anual 2. Donaciones
3. Ajustes de periodos anteriores.
Subcuentas: Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos
propios y fondos Infocoop
Justificantes:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 42
Notas de débitos y crédito
Asientos de diario
Observaciones: Los ajustes por concepto de errores de periodos anteriores
deben ser aprobados por la Secretaria Ejecutiva.
3.4. Grupo: Ingresos
Cuenta 6
Concepto Es el acumulado por concepto de cargas parafiscales, inversiones
en depósitos y valores, diferencial cambiario, ganancias en
negocios bursátiles, recursos en súper fondos, cuentas de
ahorro, primas por compra de inversiones con descuentos y
otros ingresos. Se incluye los aportes ordinarios y extraordinarios del Infocoop y aportes de cooperativas para
actividades diversas, transferencias 1.5% INFOCOOP
Saldo Normal: Acreedor
Operación Se debita:
1. Por el saldo acumulado al efectuarse el cierre de las cuentas
de resultado al final del ejercicio.
Se acredita:
1. Con los asientos de diario producto del rendimiento de las
inversiones en valores y depósitos. Aplicación de planillas
por el cobro de intereses de la cartera de crédito.
Subcuentas: Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos
propios y fondos Infocoop
Justificantes:
Recibos de dinero, transferencias
Notas de débitos y crédito
Asientos de diario
Observaciones: no se tienen observaciones
3.5. Grupo: Gastos Por Programa Y Subprogramas
Cuenta 7
Concepto Es el acumulado por concepto de gastos de atención de los
programas de identidad cooperativa, Desarrollo empresarial,
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 43
política pública, economía social y aporte del 1.5 % del Infocoop
ordinarios y extraordinarios.
Saldo Normal: Deudor
Operación Se debita:
1. Por los gastos por programa cuando se devengan.
Se acredita:
1. Por el saldo acumulado al efectuarse el cierre de las cuentas
de resultado al final del ejercicio.
Subcuentas: Las establecidas en el catálogo de cuentas separados en fondos
propios y fondos Infocoop
Justificantes:
Facturas Copias de cheques, notas de transferencias con los débitos
del Banco Popular, Banco Nacional
Notas de débitos y crédito
Asientos de diario
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 44
4. Normas y Políticas Contables
4.1. Normas de Control Interno Procesamiento de Datos (P.E.D.)
1. La instalación de los equipos, redes, cableado deben reunir los
requisitos mínimos establecidos por las normas generalmente
aceptadas en materia de procesamiento electrónico de datos.
2. Debe existir un plan de contingencia para siniestros y respaldo de
información.
3. El mantenimiento preventivo a los equipos, redes, programas
debe ser continuo, por lo cual la administración llevará para los
efectos una bitácora de trabajo.
4. El CONACOOP deberá contratar las actualizaciones de los
programas, adquiridos con empresas reconocidas y conforme al
contrato anual, previa autorización de la Secretaría Ejecutiva e
informados a la Auditoría Interna.
4.2. Principales políticas contables:
A partir del 1 de octubre del 2001, el Colegio de Contadores Públicos de Costa
Rica, adopta oficialmente para Costa Rica las Normas Internacionales de
Contabilidad sustituyendo los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados a esa fecha. Dentro de los cambios más significativos en relación
con los principios de contabilidad aplicados anteriormente, se encuentran:
a) Estructura de presentación de los estados financieros: Activos
Corrientes, Activos no Corrientes, Patrimonio, Pasivo Circulante, Pasivo
no Circulante. Cambios en la presentación del estado de cambios con
base a efectivo y variaciones en el capital.
b) Valuación: Los activos son registrados a costo histórico y/o costo actual,
sus pasivos son registrados al importe de producto recibido
intercambiados por la obligación o en algunas circunstancias, a los
importes de efectivo o equivalente que se espera serán pagados para
liquidar el pasivo en el curso normal de los negocios. Asimismo, los
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 45
activos deberán valuarse a su valor de realización y/o liquidación, o bien
a su valor presente.
Algunas de las políticas de contabilidad más importantes se detallan a
continuación:
Unidad monetaria y regulación cambiaria
Los registros de contabilidad operan en colones costarricenses que es la
moneda de curso legal en Costa Rica. Los activos y pasivos en moneda
extranjera se expresan al tipo de cambio de referencia del último día
hábil de cada mes.
Periodo Económico:
El periodo económico del Consejo Nacional de Cooperativas para el año 2012 y
2011, está comprendido del 1 de enero de cada año al 31 de diciembre del
mismo año, dicho periodo cubre un total de 12 meses.
Efectivo y equivalentes a efectivo
Las actividades de operación del estado de flujos de efectivo se preparan
conforme con el método indirecto y para este propósito se considera como
efectivo y equivalente a efectivo el saldo del rubro de disponibilidades, los
depósitos a la vista y a plazo y los valores invertidos con la intención de
convertirlos en efectivo en un plazo no mayor a dos meses, negociables en la
Bolsa Nacional de Valores, S.A.
Instrumentos Financieros:
Activo Método
Negociables
Son aquellas inversiones que tienen un patrón de comportamiento consistente,
en cuanto a negociar con ellas y generar ganancias, aprovechándose de las
fluctuaciones en el precio o el margen de intermediación. Se registran al costo
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 46
y se valúan al valor de realización o mercado. El ajuste por valuación en el
precio de mercado se carga o acredita al estado de resultados del periodo.
Disponibles para la Venta Son aquellas inversiones en valores cotizados
en una bolsa de valores y que son mantenidos intencionalmente por la entidad
financiera para obtener una adecuada rentabilidad por sus excedentes
temporales de liquidez, y que no se mantengan para negociación o se vayan a
conservar hasta el vencimiento. Se registran al costo de negociación, y se
valúan al valor de realización. El ajuste entre el valor contable y el valor de
realización se carga o acredita contra una cuenta patrimonial, salvo los fondos
de inversión denominados como “abiertos”, pues el producto de su valoración
deberá registrarse en el estado de resultados.
Mantenidas al Vencimiento La categoría de valores mantenidos hasta el
vencimiento se limita exclusivamente a valores de deuda. Se registran al costo
y se valúan a su costo amortizado, solo si la entidad tiene la intención de
mantenerlos hasta su vencimiento y se cuenta además, con la capacidad
financiera para hacerlo.
Cuentas por Cobrar:
Las cuentas por cobrar representan los aportes de los organismos y
cooperativas, correspondientes al 2% y/o 1% de los excedentes del período
según corresponda, de acuerdo con lo establecido en el artículo 136 de la Ley
4179.
Inmuebles, mobiliario y equipo:
Se registran al costo. Las reparaciones que no extienden la vida útil se cargan
a resultados. La depreciación se registra a las tasas necesarias para amortizar
el costo, según su vida útil estimada (10 años para mobiliario y equipo, de 5
años para equipo de cómputo, 5 años para vehículo), y es computada por el
método de línea recta.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 47
Las erogaciones por mantenimiento y reparaciones menores se debitan a
operaciones según se incurren, mientras que las mejoras de importancia se
capitalizan.
Deterioro en el valor de los activos:
La empresa estima que no existen activos de importancia sobre los cuales se
deban registrar ajustes por deterioro. El deterioro en el valor se producirá
cuando el importe recuperable de un activo sea menor a su valor en libros.
Las NIIF requieren que se estime el importe recuperable de los activos cuando
exista indicación de que puede haberse deteriorado su valor. Se requiere
reconocer pérdida por deterioro siempre que el importe en libros del activo sea
mayor que su importe recuperable. Esta pérdida debe registrarse como carga a
resultados si esos activos se contabilizan por su precio de adquisición o costo
de producción, y como disminución de las cuentas de superávit por
reevaluación si el activo se contabiliza por su valor revaluado.
El importe recuperable se define como el mayor entre el precio de venta neto y
su valor de uso, que es el apropiado; se calcularía trayendo a valor presente
los flujos de efectivo que se espera que surjan de la operación continua del
activo a lo largo de su vida útil. El importe recuperable se puede estimar
tomando en cuenta lo que se denomina una unidad generadora de efectivo,
que es el más pequeño grupo inidentificable que incluya el que se está
considerando y cuya utilización continuada genera entradas de efectivo que
sean en buena medida independientes de la entrada producidas por otros
activos o grupo de activos
Provisión para aguinaldo y vacaciones:
Conacoop tiene la política de acumular provisión para aguinaldo y vacaciones
para reconocer mensualmente el gasto respectivo sobre la base de devengado.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 48
Prestaciones legales:
El CONACOOP reconoce la cesantía como un derecho real. La institución
traslada un 3% de los salarios a al sistema central de recaudación (SICERE),
para dar cumplimiento a lo establecido por la Ley de Protección al Trabajador y
un 5.33% al Banco Nacional de Costa Rica. Los recursos correspondientes al
derecho de cesantía acumulado por cada uno de los funcionarios de la
institución, son revelados en cuentas de orden fuera del cuerpo de los Estados
Financieros del CONACOOP, como medida de control al no ser recursos de los
cuales la institución pueda disponer en el desarrollo de sus operaciones.
Reconocimiento de los Ingresos:
Los ingresos del contrato se miden por el valor razonable de la
contraprestación recibida o por recibir.
Reconocimientos de Costos:
Los gastos relacionados con los programas se reconocen en el periodo en el
que se incurren.
Otros gastos tales como amortizaciones, se registran mensualmente con base
en el plazo de amortización del activo; el gasto por depreciación se reconoce
mensualmente con base a las tasas de depreciación aplicadas.
Transacciones en moneda extranjera:
La utilidad o pérdida derivadas de la valuación de saldos en moneda extranjera
(Dólar americano $) con respecto al colón de la República de Costa Rica (¢)
correspondientes a cuentas de activos y pasivos monetarios denominados en
US dólares y en otras monedas extranjeras de libre uso, se aplican a los
resultados del periodo.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 49
Normativa Aplicable
1. Ley No. 4179 de Asociaciones Cooperativas y reformas. Del artículo
No. 136 al 153.
2. Ley 7428, articulo 4.-ambito de competencia de la Contraloría
General de la República en materia de supervisión a entes no
estatales. Articulo No 8. De la Hacienda Pública.
3. Ley No. 8292 Ley General de Control Interno.
4. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos.
5. Ley de contratación Administrativa.
6. Ley General de Administración Pública No. 6227
7. Reglamento General del Consejo Nacional de Cooperativas.
8. Ley 8422, contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la
función pública.
9. Ley de Acoso laboral
10. Ley antitabaco.
11. Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público
de la Contraloría General de la República.
12. Manual de normas de control interno para el sector público de la
Contraloría General de la República.
13. Criterios y pronunciamientos de la Contraloría General de la
República.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 50
4.3. Normas de Control relacionadas con las Partidas de Efectivo
Se agrupan dentro de la partida de caja y bancos, las cuentas corrientes
bancarias en colones o en moneda extranjera, el fondo de caja chica, los
cheques emitidos por el CONACOOP, pero retenidos en su entrega a los
beneficiarios, así como el dinero en tránsito.
Requisitos de control interno para las partidas de caja y bancos
Los requisitos de control interno, que debe cumplir las empresas del grupo en
lo referente al rubro de caja y bancos, se dividen en controles generales y
controles específicos, son los siguientes.
a. Generales
Entre los controles generales se pueden mencionar los siguientes:
1. Debe darse una segregación adecuada entre las funciones de
custodia y manejo del efectivo, de las autorizaciones dadas y de las
de registro contable.
Función Desligada de:
Custodia de fondos en efectivo.
Manejo de registro de Cuentas por cobrar o Por pagar,
De cuentas de gastos, de firma de cheques o vales de caja.
Recepción de efectivo Desembolso en efectivo Aprobación de
desembolsos.
Preparación de desembolsos.
Preparación de conciliaciones.
Todas las demás funciones desembolsos.
Bancarias y aprobación de estas.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 51
2. Deben tenerse pólizas de fidelidad de posiciones, sobre aquellos
funcionarias (os) que administren fondos y además se deben revisar
periódicamente sus coberturas.
3. debe llevarse un sistema contable de cuentas mayores y auxiliares,
en los que se pueda observar el movimiento realizado en cada una
de ellas, debidamente identificados.
b. Controles específicos.
- Ingresos:
1. Para controlar las entradas de efectivo, se deben utilizar recibos
numerados, donde se especifique: fecha, concepto, nombre del cliente,
especies recibidas y su monto.
Debe detallarse los números de cheques y el banco contra el cual fueron
girados. La secuencia numérica debe ser respetada al emitir los recibos o
facturas. En todo recibo de dinero de la cooperativa o empleados para el
pago de préstamos, debe constar el número de operación a la que abona
o cancela intereses. Es conveniente el uso de código por cliente o
empleado en esta documentación.
2. A los cheques recibidos, se les debe colocar inmediatamente en su
reverso, un endoso restrictivo, que mencione que únicamente deberá
depositarse en cuentas del CONACOOP.
3. Los ingresos en efectivo deben depositarse el día en que se reciben o a
más tardar el día hábil siguiente, en las mismas especies en que fueron
recibidos.
4. Deben detallarse las cantidades (efectivo y numero de cheques)
depositadas al dorso de las boletas de depósito y de estas debe quedar
una copia en poder contabilidad. Alternativamente, los depósitos se
pueden respaldar con listados de las especies a depositar.
5. Los cheques que no se puedan depositar inmediatamente por alguna
circunstancia especial, deben ser registrados y guardados en un lugar
seguro.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 52
6. Un funcionario (a), que no sea la Ejecutiva de Cobros, verificará que
todas las entradas de efectivo, se han depositado intactas y
oportunamente.
7. Los juegos de recibo de dinero que se anulen deben ser mutilados y
archivados adecuadamente.
8. En el auxiliar de bancos debe anotarse el número de depósito y su fecha,
además de su monto.
9. Deben custodiarse bajo llave los talonarios de recibos en blanco y
llevarse un control sobre su entrega a los usuarios. Periódicamente debe
inventariarse los talonarios en uso y custodia.
10. Cada talonario de recibo debe ser utilizado por una sola persona.
11. Los ingresos diarios en efectivo no se deben utilizar para cambiar
cheques personales de empleados, clientes u otras personas externas a las
empresas del grupo, salvo autorización de un funcionario responsable.
- Egresos:
1. Debe existir aprobación por parte de la Secretaria Ejecutiva bien por el
personal designado por la entidad para la apertura de cuentas bancarias,
así como de los funcionarios que pueden firmar los cheques.
2. Los cheques y/ o transferencias se deben girar con firmas
mancomunadas, lo cual debe hacerse del conocimiento del banco.
3. No se deben emitir cheques en blanco, a caja o al portador.
4. EL giro de cheques y/o transferencias debe realizarse mediante un
proceso de revisión y aprobación (autorización) previa y debe
acompañarse de documentación apropiada.
5. Los formularios de cheques deben ser pre numerados y se debe llevar
un control diario de los cheques que se emiten. Los cheques en blanco
deben ser custodiados adecuadamente y se deben realizar arqueos
periódicos de estos, con base en el registro que se lleve de inventario, a
partir del momento en que son entregados por el banco.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 53
6. Los cheques que son anulados deben ser mutilados, de manera que se
evite su uso posterior y ser archivados con el propósito de que la
secuencia numérica no se pierda.
7. Cualquier cambio en los funcionarios autorizados por la Administración
para firmar cheques, debe comunicarse a los bancos tan pronto como
suceda y comunicar a la auditoría interna.
8. Todas las cuentas bancarias deben registrarse en libros y cualquier
transferencia de fondos que se realice entre ellas debe quedar asentada
individualmente.
9. En el libro de caja debe indicarse la fecha de emisión de los cheques, su
número y beneficiario.
10.Los cheques y/o transferencias a proveedores se deben girar con base
en facturas originales.
11.Los cheques y/o transferencias deben ser emitidos a nombre del cliente
o acreedor directo de las empresas, salvo autorización por escrito de
éste o sus representantes.
12.La persona que retire el cheque debe firmar como recibido, dar su
nombre completo y su número de cédula. Debe estar autorizada por el
beneficiario para hacerlo, en caso de que éste no lo pueda retirar
personalmente. Si el cliente o proveedor es una empresa, debe
solicitarse el recibo de dinero.
13.Debe indicarse la codificación contable en las copias- comprobantes de
los cheques.
14.Los saldos en las cuentas corrientes se deben controlar apropiadamente
por lo que la emisión de cualquier cheque se debe hacer con base en el
saldo disponible en las cuentas corrientes según los registros contables
de la entidad.
c. Efectivo en caja, caja chica y otros fondos:
1. Una persona ajena al manejo de efectivo o de los registros contables de
caja y bancos, debe realizar arqueos sobre los diferentes fondos de
efectivo.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 54
2. Los encargados de los fondos de caja, no deben realizar la función de
recepción de efectivo de los clientes.
3. La responsabilidad de cada fondo de caja debe recaer sobre una sola
persona.
4. El monto máximo a pagar por compras de caja chica es de ¢ 20.000.00.
La encargada (o) del fondo de caja chica realizará el reintegro con el 15
% del monto no consumido.
5. Todos los desembolsos deben ser amparados por comprobantes y
autorizados previamente por las personas que designe la administración
para el efecto.
6. Deben utilizarse formularios adecuados para el manejo del fondo, y que
se preparen de tal manera que sea difícil su alteración, además deben
ser aprobados por las personas autorizadas, firmados por la persona que
recibió el efectivo y cancelados con un sello fechador.
7. El cheque de reembolso del fondo debe ir acompañado por los
comprobantes que respaldan los egresos, a los cuales se les debe poner
un sello de "pagado con cheque No.".
8. Los fondos se deben utilizar únicamente para cancelar el tipo de
erogaciones para el que fueron creados y en ellos no debe ingresar
efectivo que no provenga del cheque de reintegro.
9. El cheque de reintegro debe emitirse a favor del encargado de custodia.
10.El fondo de caja chica no debe ser utilizado para cambiar en efectivo
cheques de funcionarios.
11.En los vales provisionales de caja chica, se debe anotar la fecha de
emisión del mismo. El período máximo para su liquidación es de 7 días
hábiles.
d. Conciliaciones bancarias:
1. En el sistema contable del CONACOOP deben estar identificadas
independientemente todas y cada una de las cuentas corrientes.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 55
2. Es conveniente que mensualmente, o en períodos menores si es factible, se
realicen conciliaciones de todas las cuentas bancarias e investigar y ajustar
las partidas de conciliación que así lo ameriten. Estas deben ser hechas por
personas ajenas a las que realicen funciones de cobro y manejo de efectivo,
así como de las de preparación, aprobación o firma de cheques.
3. El funcionario (a) que prepara las conciliaciones bancarias debe recibir los
estados de cuenta del banco en un sobre cerrado o en los medios
magnéticos disponibles o por Internet.
4. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas en tinta, utilizando
formatos adecuados.
5. Periódicamente se deben solicitar los cheques cancelados al banco, para
que una persona capacitada no relacionada con el manejo del efectivo y de
las cuentas bancarias, revise los endosos y otras características.
6. En la conciliación bancaria debe indicarse el número, fecha de emisión y
beneficiario de los cheques pendientes.
7. En el formulario de conciliación debe indicarse el corte de los formularios
(cheques, depósitos, etc.).
8. Las conciliaciones bancarias deben llevar las firmas de: hecho por, revisado
por y aprobado por.
4.4. Normas de Control Interno Relacionadas con las
Inversiones en Depósitos y Valores
Las inversiones transitorias están representadas por valores negociables o
cualquier otro instrumento de inversión que se puede convertir en efectivo en
el corto plazo. Su objetivo es lograr un rendimiento durante el período en que
estos recursos no son requeridos para cubrir las necesidades normales de la
entidad. Las inversiones en Depósitos y valores solo pueden ser realizadas en
títulos del estado y en los Bancos del sector público, incluido el Banco Popular.
Requisitos de control interno para Inversiones en Depósitos y Valores:
El Directorio o comisión nombrada al respecto debe aprobar la adquisición y
venta de los valores o bien, delegar esta función en el puesto de bolsa
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 56
seleccionado, no obstante las autorizaciones de inversiones deben estar
autorizadas por el CONACOOP.
Deben segregarse las funciones de adquisición y venta de valores, custodia,
registro, cobro de rendimientos, así como de la comprobación periódica de su
existencia.
El registro auxiliar de inversiones, debe contener todos los datos que permitan
la plena identificación y control de los títulos y de sus rendimientos, así como
el cobro oportuno de los títulos y cupones.
Los títulos valores deben conservarse en lugar seguro, por ejemplo en caja
fuerte o bien bajo el control y administración de alguna institución
especializada.
El responsable del manejo de las inversiones debe estar debidamente cubierto
por una póliza de seguros y periódicamente se deben revisar las coberturas en
relación con el monto de las inversiones.
Periódicamente se deben realizar arqueos de los títulos valores y ser
practicados por persona que no están relacionadas con su custodia o registro.
El acceso a la caja de seguridad para verificar la existencia física de los títulos
valores, se realizará en forma conjunta con la auditoría interna.
El registro de los rendimientos debe realizarse en base a lo devengado.
Los títulos nominativos que posee el puesto deben estar girados o endosados a
su favor y preferiblemente deben ser de alta liquidez.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 57
4.5. Normas de Control Interno Relacionado con los Activos No
Corrientes
El activo fijo se compone de bienes tangibles que se emplean en las
operaciones de la organización. Estos bienes tienen una vida útil o de servicio
de más de un año.
Requisitos de control interno para los Activos Fijos
1. La Secretaría Ejecutiva debe aprobar previamente la adquisición, venta,
retiro o destrucción de activos fijos o cualquier gravamen que se le
imponga, si el monto de la operación es considerable.
2. Se deben segregar las funciones de adquisición, venta, custodia y
registro de los activos.
3. Deben existir procedimientos para comprobar que se hayan recibido y
registrado los bienes adquiridos, según las especificaciones aprobadas.
4. Se debe llevar un auxiliar, donde se indiquen las características de los
activos fijos que posea la entidad como son: fecha de adquisición,
descripción, número de placa, localización, costo, mejoras,
revaluaciones, depreciación mensual y acumulada, valor en libros.
5. A cada activo fijo se le debe colocar una placa metálica numerada, que
lo identifique como activo de las empresas del grupo y lo relacione con
el auxiliar mencionado en el punto anterior.
6. Se debe efectuar un inventario de activos fijos, por lo menos una vez al
año y se deben ajustar los registros de acuerdo con los resultados de
ese trabajo.
7. Es conveniente asegurar los activos fijos contra incendio, robo u otras
coberturas según el tipo de activo y su valor. Periódicamente se deben
revisar las coberturas en relación con los montos de los activos
asegurados.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 58
8. Deben existir reglas definidas para distinguir las adiciones al activo de
aquella que representen gastos por mantenimiento y reparaciones.
9. Se deben utilizar porcentajes adecuados de depreciación para los activos
durante sus vidas estimadas, y que estén de acuerdo a las aprobadas
por las autoridades tributarias. Tanto el método como los porcentajes
de depreciación deben utilizarse consistentemente y cualquier cambio
que se presente en ese sentido, debe divulgarse claramente en los
estados financieros.
10.La administración deberá implementar un control de uso de activos fijos
por parte de los funcionarios del CONACOOP.
4.6. Normas de Control Interno Relacionadas con el
Patrimonio
El Capital contable representa el patrimonio y consiste normalmente en
donaciones, transferencias de organismos públicos y privados y el superávit
acumulado.
Requisitos de control interno para el Patrimonio
1. Las transacciones de capital y otras transacciones que afecten
cuentas patrimoniales deben ser refrendados por Secretaría
Ejecutiva y aprobadas por la Auditoría Interna.
4.7. Normas de Control Interno Relacionadas con los
Ingresos
Se consideran en esta sección todos los ingresos que obtiene la entidad en el
desarrollo de sus actividades, tales como ingresos por los porcentajes de Ley,
intereses ganados por inversiones realizadas, donaciones recibidas, aportes del
Infocoop y otras entidades públicas y privados .
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 59
Requisitos de control interno para los Ingresos
a) Los ingresos deben registrarse de manera separada de acuerdo al tipo
de que se trate.
b) Todos los ingresos en efectivo o valores equivalentes deben ser
depositados a más tardar el día siguiente hábil. Mientras permanezcan
dentro de la empresa deben estar en caja de seguridad bajo la
responsabilidad de la tesorería.
c) Todos los ingresos en efectivo o valores equivalentes deben ser
revisados por la tesorería.
4.8. Normas de Control Interno Relacionadas con los
Egresos
El Conacoop para realizar sus operaciones incurre en una serie de egresos fijos
o variables, indispensables o discrecionales, para lo cual realizan compras, de
bienes y servicios recurrentes para cumplir con los programas establecidos por
el Congreso Nacional Cooperativo.
Todos los egresos deben ser generados bajo ciertos procedimientos y con
ciertas técnicas de control interno, para que se ejecuten con la aprobación y
permanezcan bajo el control de la administración.
Requisitos de control interno para los egresos por programa
1. En el proceso de aprobación, compra y pago de suministros y otros
bienes que requiera la entidad debe utilizarse la orden de compra.
2. Para adquirir bienes y servicios con un costo superior a un valor que
determine el proceso licitario, deben de presentarse por lo menos tres
cotizaciones.
3. Ningún funcionario o funcionaria por si solo o sola podrá ordenar la
compra, recibir los bienes y aprobar su pago según se dispone en la
normativa de políticas y procedimientos del CONACOOP.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 60
4. Es conveniente que se centralice la función de compra y en cualquier
deuda que se asuma sea comunicada al Dpto. de contabilidad. Esto
puede hacerse con una copia de la orden de compra.
5. Los bienes recibidos deben ser cotejados contra las órdenes de compra y
facturas, cerciorándose de que se están recibiendo los bienes en las
cantidades, precios y con las características acordadas.
6. Todos los gastos deben estar amparados por documentación adecuada.
7. Los diferentes servicios profesionales o similares que se paguen deben
estar amparados por contratos y presentar recibo o facturas autorizadas
por la Administración Tributaria, con la deducción del 2% del impuesto
sobre la Renta.
8. Debe llevarse un auxiliar de gastos que contenga las subcuentas
razonables para conocer lo incurrido en los diferentes tipos de gastos.
9. Se deben considerar como gastos solamente aquellos en que incurra
directamente la entidad, por lo que no se deben incluir los gastos de
carácter personal realizados por ejecutivos u funcionarios.
10.Se deben mantener archivos con la documentación necesaria sobre el
personal que labora o que ha laborado en las empresas, donde se puede
encontrar las solicitudes de empleo, acciones de personal, control de
vacaciones, liquidaciones, etc.
11.Se deben tener adecuados controles en el proceso de preparación,
revisión, aprobación y pago de planilla de salarios.
12.Sobre el salario de los empleados del Conacoop deben efectuar las
retenciones o cargas sociales que establece la ley. Los importes
retenidos, así como el correspondiente a la obligación patronal, se deben
cancelar en el período establecido por la C.C.S.S...
13.Los salarios que pague las empresas del grupo no deben ser inferiores a
los que establece la Ley de salarios mínimos.
14.Se debe cumplir con los beneficios legales de aguinaldo, vacaciones,
bono escolar y el reconocimiento de la cesantía como un derecho real,
de acuerdo con el Reglamento del Fondo de Cesantía.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 61
15.Los gastos para viáticos en el interior o exterior del país serán regulados
de acuerdo a la normativa que para tal efecto rige para las instituciones
del estado emitida por la Contraloría General de la República.
16.Todos los egresos deben de contener presupuesto, para lo cual previo a
la autorización del desembolso, la Coordinación Administrativa
Financiera debe de revisar y aprobar el egreso.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 62
5. Procedimientos Contables
5.1. Procedimiento para el Manejo de los Desembolsos
de Efectivo
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Salidas de efectivo
Nombre de la operación: Preparación pare el desembolso
Quién ejecuta: Oficial de servicios y operaciones
administrativas-financieras
Información que recibe:
Factura de proveedor con acuse de recibo. Orden de Compra (cuando corresponda) Planilla bisemanal Adelanto de viáticos, pago de kilometraje, servicios públicos,
reposición de caja chica. Recibo o factura por servicios profesionales. Otras erogaciones autorizadas.
Proceso desarrollado:
Se elabora el cheque o transferencias para el cual se incluye los
códigos de cuentas contables, fecha, detalle y monto. Toda la
documentación es sellada con la leyenda “Cancelado con el cheque y
No. transferencia. Los cheques anulados se mantienen sellados en
original.
Información que produce:
Emisión del cheque, original y tres copias.
Emisión de la nota para la transferencia bancaria
A quién entregar:
Se entregan a la Coordinadora Administrativa-Financiera
Información documentada:
No se documenta información en este proceso.
Observaciones:
No hay comentario.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 63
Paso Nº 2
Nombre del procedimiento: Salidas de efectivo
Nombre de la operación: Revisión de desembolsos
Quién ejecuta: Coordinadora Administrativa-Financiera
Información que recibe:
El cheque original y tres copias
Nota para la transferencia bancaria
Documentos de respaldo del pago efectuado
Proceso desarrollado:
Verifica la nota de la transferencia bancaria y/o el número de cheque, monto y el beneficiario, corresponda a los datos correctos. Luego de
su revisión se encarga de firmar el cheque y se lo entrega a la
Secretaria Ejecutivo como última firma de autorización.
Información que produce:
Desembolso revisado.
A quién entregar:
Se entrega a la Oficial de servicios y operaciones administrativas-
financieras
Información documentada:
No se documenta información.
Observaciones:
No hay comentario.
Paso Nº 3
Nombre del procedimiento: Salidas de efectivo
Nombre de la operación: Entrega de cheque y7o aplicación de transferencia bancaria.
Quién ejecuta: Oficial de servicios y operaciones
administrativas-financieras.
Información que recibe:
Cheque original y tres copias), debidamente firmadas. Nota para la transferencia bancarias
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 64
Documentos de respaldo.
Proceso desarrollado:
Se procede a realizar la entrega. Se obtiene el recibo o la firma de
recibido conforme en la copia del cheque. En el caso de la nota de transferencia bancaria, se procede a remitir vía fax al Banco la nota
respectiva para que realice la transferencia.
Información que produce:
Entrega del cheque.
Envió de nota de transferencia bancaria.
A quién entregar:
Una copia con los respaldos y la otra para el consecutivo de cheques y/o transferencias.
El cheque original y una copia se entrega a la persona física
o jurídica.
Información documentada:
Una copia se archiva solamente por consecutivo.
Observaciones:
No hay comentario.
Paso Nº 4
Nombre del procedimiento: Salidas de efectivo
Nombre de la operación: Registro de la Salida de Efectivo
Quién ejecuta: El Contador del CONACOOP
Información que recibe:
La copia de los cheques, los recibos por los pagos efectuados
y las facturas del mes. Las notas de transferencias, boletas rosadas de aplicación
bancaria y los pagos efectuados y las facturas del mes.
Proceso desarrollado:
Al final de cada mes se revisa la aplicación de cheques y de
transferencias bancarias, en las cuentas corrientes, programas y
presupuesto. Información que produce:
El asiento mensual sobre los cheques y transferencias bancarias
emitidas.
A quién entregar:
No aplica.
Información documentada: Las copias de cheques, notas de transferencias bancarias y
boletas rosadas de por meses en un ampo, separando los
giros emitidos por fondos propios y fondos Infocoop.
Observaciones:
Al final de cada mes se realizan las conciliaciones Bancarias.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 65
6.2- Procedimiento para el Manejo de las Entradas de
Efectivo
Recibo de Valores
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Recibo de valores
Nombre de la operación: Preparación de recibo Quién ejecuta: Gestión de cobro
Información que recibe:
Cheque original de la entidad cooperativa u otros organismos.
Reintegro de dineros por adelantos de gastos u otros conceptos.
Proceso desarrollado: Se confecciona un recibo oficial de valores recibidos (cheques, dinero,
transferencia bancaria), en estricto orden consecutivo. Se anota la fecha
y el concepto del valor recibido, esto es, liquidación total o parcial de
cargas parafiscales, aporte del 1.5% del Infocoop, reintegro de dineros
por liquidaciones de gastos diversos, aportes especiales de los
organismos cooperativos u otros conceptos.
Información que produce:
Recibo oficial del CONACOOP por entrada de valores.
A quién entregar:
Al Oficial de servicios y operaciones administrativas-financieras para la
confección del depósito y afectación de los controles auxiliares de Bancos y control mensual de pagos por cargas parafiscales.
Información documentada:
Las copias de los recibos en efectivo o cheques posteriormente
se anexan copia del depósito.
Observaciones:
6.3. Depósitos Bancarios
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Depósitos Bancarios
Nombre de la operación: Preparación del depósito
Quién ejecuta: Tesorería
Información que recibe:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 66
Copia verde de los recibos de dinero.
Cheque original de la entidad cooperativa u otros organismos.
Dinero en efectivo por reintegro de gastos diversos.
Proceso desarrollado:
Se confecciona la boleta bancaria original y una copia respectiva, para el
depósito de dinero, donde se especifica el número y nombre de la cuenta
bancaria de CONACOOP y anotando el monto a depositar.
También revisa que concilie el monto de la boleta de depósito bancario
con los recibos extendidos, luego se le entrega la copia y el original de la
boleta de depósito junto con el dinero al Mensajero de CONACOOP para que lleve a cabo el depósito de dinero en el banco.
Información que produce:
Boleta bancaria llena con los depósitos a realizar, junto con una copia.
A quién entregar:
Al contador para el registro y preparación de asientos contables.
Información documentada:
Las copias verdes de los recibos en efectivo o cheques
posteriormente se anexan copia del depósito.
Observaciones:
Después de realizar el depósito en el banco el mensajero se
encargará de entregar la copia de la boleta bancaria la Contador del
CONACOOP
Paso Nº 2
Nombre del procedimiento: Depósitos Bancarios
Nombre de la operación: Registro de los depósitos realizados
Quién ejecuta: Tesorería
Información que recibe:
La copia de la boleta bancaria debidamente sellada por el banco.
Copia verde de los recibos de dinero.
Proceso desarrollado:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 67
Se ingresa al sistema contable “Codeas”para procesar la
información en el computador dentro del sistema de Bancos de
registro de depósitos, donde registra los depósitos hechos durante
la semana. A la vez debe verificar que todos los recibos extendidos durante la semana por la venta de artículos fueran debidamente
enviados al banco, verificando también el consecutivo de los recibos
de dinero. Posteriormente se imprime el reporte del respectivo
depósito.
Información que produce:
Documentación preparada para que al final del mes se lleve a
cabo el registro contable de los depósitos.
A quien entregar:
El reporte del depósito se entrega al Contador
Información documentada:
Se archiva separado por número de depósito, los recibos junto
con la copia del depósito en un ampo.
Observaciones:
Este proceso se elabora al final de la semana.
Paso Nº 3
Nombre del procedimiento: Depósitos Bancarios
Nombre de la operación: Aprobación de asientos.
Quién ejecuta: El Contador de la Asociación
Información que recibe:
No recibe información.
Proceso desarrollado:
Se le solicita verbalmente al encargado de caja chica el monto de
dinero necesario para llevar a cabo la compra, posteriormente éste
prepara un comprobante (vale de caja chica) con el nombre de la
persona que se le entrega el dinero y la cantidad de dinero solicitado.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 68
Información que produce:
Asiento de registro de depósito.
A quien entregar:
No aplica.
Información documentada:
Se archiva en un ampo separado por mes y por tipo de
documento.
Observaciones:
Al final de cada mes se realizan las conciliaciones bancarias, para
comparar los datos registrados según libros con los de bancos.
6.4. Caja Chica
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Compra de dinero con caja chica.
Nombre de la operación: Solicitud de compra.
Quién ejecuta: Tesorería
Información que recibe:
Solicitud verbal de compra de algún artículo, especificando
características y cantidad deseada.
Proceso desarrollado:
Se le solicita verbalmente el encargado de caja chica el monto de
dinero necesario para llevar a cabo la compra, posteriormente éste
prepara un comprobante (vale de caja chica) con el nombre de la
persona que se le entrega el dinero y la cantidad de dinero solicitado.
Dicho vale de caja chica deberá estar autorizado por el superior inmediato.
Inmediatamente se le entregará el dinero y se le pide una firma de
recibido sobre el comprobante.
Una vez realizada la compra el solicitante le entrega la factura de compra al encargado de la caja chica.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 69
Inmediatamente revisa los comprobantes del gasto, verificando el
concepto del comprobante de dinero entregado contra la factura de
compra.
Información que produce:
Comprobante de dinero entregado.
A quien entregar:
No aplica
Información documentada:
Archiva las facturas respectivas.
Observaciones:
Las compras son por un monto no mayor a los 5.000.00 colones.
Paso Nº 2
Nombre del procedimiento: Reintegro de la caja chica
Nombre de la operación: Reintegro de Fondos
Quién ejecuta: Tesorería
Información que recibe:
Con los comprobantes de gastos (facturas de compra).
Proceso desarrollado:
En el momento en que realizará el reintegro del fondo, se confecciona
el informe de reintegro de caja chica. Se indica la descripción y monto de los gastos, total en caja chica, monto del fondo y diferencias
(sobrantes o faltantes de efectivo). Seguidamente, se le adjunta los
comprobantes originales y firma el informe con “Hecho por”.
Información que produce:
El informe de reintegro de caja chica.
A quien entregar:
Se le entrega el informe al Contador para su revisión y
autorización.
Información documentada:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 70
Archiva temporalmente una copia del informe de reintegro como
comprobante para mantener el monto fijo de caja chica.
Observaciones:
No hay observaciones.
Paso Nº 3
Nombre del procedimiento: Reintegro de la caja chica
Nombre de la operación: Revisión y autorización del reintegro
Quién ejecuta: Soporte administrativo financiero
Información que recibe:
Con los comprobantes de gastos (facturas de compra).
Informe de reintegro de caja chica.
Proceso desarrollado:
Procede a revisar los documentos soportes del informe y sus
respectivas autorizaciones. Además debe corroborar que los montos
sean los correctos y que no haya tachaduras o alteraciones en los
documentos. Una vez verificado el informe, deberá firmarlo como
constancia de su revisión y aprobación.
Información que produce:
Autorización del informe de reintegro de caja chica.
A quien entregar:
Se entrega a la auxiliar de contabilidad para la emisión del
respectivo cheque.
Información documentada:
Ninguna.
Observaciones:
No hay observaciones.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 71
Paso Nº 4
Nombre del procedimiento: Reintegro de la caja chica
Nombre de la operación: Emisión de cheque y registro contable
Quién ejecuta: Tesorería
Información que recibe:
Con los comprobantes de gastos (facturas de compra).
Informe de reintegro de caja chica autorizado por el contador.
Proceso desarrollado:
Una vez que el informe esté aprobado, se procede a elaborar el cheque
respectivo y firma como “hecho por”. Seguidamente, introduce en la
computadora el asiento del cheque por el reintegro de caja chica.
Información que produce:
El cheque original y copia respectiva.
A quien entregar:
Se le entrega el cheque al Tesorero para su revisión final y la
firma de autorización de cheque junto con la firma del
presidente.
Información documentada:
Se archiva la copia del cheque junto con el informe de caja
chica.
Observaciones:
Una vez que el custodio recibe el dinero deberá desechar la copia del informe de caja chica, para mantener siempre en documento y
en dinero el monto fijo asignado.
Paso Nº 5
Nombre del procedimiento: Reintegro de la caja chica
Nombre de la operación: Aprobación del Asiento
Quién ejecuta: El Contador
Información que recibe:
No recibe información.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 72
Proceso desarrollado:
Ingresa en el sistema, en el módulo de Contabilización, donde él
mayoriza automáticamente los asientos realizados durante el mes para obtener el registro Contable de fin de mes.
Información que produce:
Registro Contable.
A quien entregar:
No aplica.
Información documentada:
No hay información para documentar.
Observaciones:
No hay observaciones.
6.5. Conciliación Bancaria
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Conciliación bancaria
Nombre de la operación: Preparación de la Conciliación Bancaria
Quién ejecuta: Tesorería
Información que recibe:
Lista de los movimientos bancarios mensual impreso del sistema
Contable de la Asociación.
Estado de la cuenta de banco mensual.
Proceso desarrollado:
Se eliminan partidas registradas por ambas entidades, determinando
aquellas que se encuentran pendientes de registro, también aquellas
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 73
que están pendientes de cobro o en tránsito por la entidad financiera.
Además concilia las notas de débito o crédito, verificando cobros
bancarios o a terceros, de igual manera, verifica errores bancarios por
depósitos o cheques en cuentas corrientes o por montos diferentes.
También verifica errores contables o de registro por cheques y depósitos registrados por montos diferentes a los reflejados por el
banco.
Se realizan los asientos de diario para incluir partidas no registradas en
contabilidad y los ajustes respectivos. Inmediatamente se firma por la
persona encargada de elaborarla, en la indicación “hecho por·”
Información que produce:
Conciliación bancaria mensual preliminar (sin ajustes)
Detalle de ajustes producto de la conciliación preliminar.
Conciliación bancaria después de ajustes.
A quien entregar:
Se entregan al Tesorero.
Información Documentada:
No se documenta información.
Observaciones:
Se firma como elaborada.
Paso Nº 2
Nombre del procedimiento: Conciliación Bancaria
Nombre de la operación: Revisión y aprobación
Quién ejecuta: Tesorero
Información que recibe:
Conciliación Bancaria mensual preliminar (sin ajustes)
Estados de Cuentas del banco.
Detalle de ajustes producto de la conciliación preliminar.
Conciliación bancaria después de ajustes.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 74
Proceso desarrollado:
Se revisa que concilien los saldos en libros y bancos, se analizan
partidas antiguas, insólitas y los ajustes realizados. SE obtiene su firma de revisión y aprobación, después de la firma del Contador.
Información que produce:
Conciliación bancaria mensual revisada y aprobada.
A quien entregar:
Se entrega al Contador para que archive la Conciliación Bancaria, donde se le adjuntará el estado de cuentas de banco.
Información documentada:
Se archiva en el ampo de los Estados Financieros.
Observaciones:
Nada que comentar.
6.6. Procedimiento para Arreglos de Pago Cargas Parafiscales
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Concesión de arreglo de pago cargas
parafiscales
Nombre de la operación: Propuesta de arreglo
Quién ejecuta: Gestión de cobro
Información que recibe:
Solicitud de arreglo de pago
La copia de los estados financieros.
Proceso desarrollado:
Una vez recibida la solicitud de arreglo de pago, en el cual se detalla el
monto a cancelar, el plazo y cuota a pagar, junto con los estados
financieros, se determinará si cumple con todos los requisitos
establecidos en el reglamento y se analizará la capacidad y disponibilidad de pago del solicitante.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 75
Con base en este estudio, el Soporte Administrativo-Financiero
aprueba la solicitud de arreglo de pago y firma como aceptación.
Información que produce:
Resultados del análisis para conceder el arreglo de pago
A quien entregar:
Soporte administrativo financiero
Información documentada:
Nada que documentar.
Observaciones:
Paso Nº 2
Nombre del procedimiento: Concesión de arreglo de
pago
Nombre de la operación: Actualización del Registro
Contable
Quién ejecuta: El Contador
Información que recibe:
La documentación del arreglo de pago
Proceso desarrollado:
Al final de cada mes se realizará la mayorización del asiento de arreglos
de pagos
Información que produce:
Asiento de diario
A quien entregar:
No aplica
Información Documentada:
Resguardar copias del cheque y la solicitud de crédito
Observaciones:
Nada que comentar.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 76
6.7. Procedimiento sobre las Inversiones a Efectuar
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Inversión
Nombre de la operación: Determinación del lugar a invertir
Quién ejecuta: Comité de inversiones
Información que recibe:
Estudio de ofertas de valores del mercado primario y secundario del
puesto de bolsa. Proceso desarrollado:
Soporte administrativo financiero dará asesoría constante a los Miembros
de la Comisión de Inversiones, sobre información actualizada de los
lugares donde se puede invertir, los problemas que existen, conocimiento
de las nuevas fluctuaciones y de que se puede esperar sobre la devaluación. Permitiendo que ellos puedan tener un conocimiento más
amplio en este campo, para tomar buenas decisiones de donde es más
conveniente invertir.
Con base en esta asesoría el Comité encargará de determinar si se lleva a
cabo la inversión y dónde se puede realizar conforme los lineamientos establecidos en el manual de control interno.
Información que produce:
Resultados de la decisión de invertir.
A quien entregar:
Dan a conocer los resultados al Contador del CONACOOP
Información Documentada:
Los resultados de la última convocación se documentan en las Actas
del Comité.
Paso Nº 2
Nombre del procedimiento: Inversión
Nombre de la operación: Inversión
Quién ejecuta: Soporte administrativo-Financiero
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 77
Información que recibe:
Solicitud de realizar dicha inversión
Proceso desarrollado:
Se confecciona el cheque respectivo girado a nombre de la entidad
donde se va a realizar la inversión
Información que produce:
Confección del Cheque.
A quien entregar:
Se entrega el cheque al Tesorero para su revisión final y la firma
de autorización de cheque junto con las firmas correspondientes.
Información Documentada:
Nada que documentar.
Observaciones:
Paso Nº 3
Nombre del procedimiento: Inversión
Nombre de la operación: Revisión y reconciliación de Inversiones
Quién ejecuta: El Contador
Información que recibe:
Reporte del Banco o Puesto de Bolsa.
Proceso desarrollado:
Se verifica que el dinero transferido de una cuenta corriente a otra se realizó, así como la llegada del dinero en el Fondo de Inversión elegido.
También se revisan los movimientos mensuales tales como: las salidas
e ingresos de fondos, se comprueban que los intereses pagados sean
los que realmente se reportan, chequeando que los saldos y los
intereses sean realmente los correctos. De la misma forma, se debe
verificar la fecha de vencimiento de los fondos invertidos.
Información que produce:
Revisión de los fondos invertidos.
A quien entregar:
Tesorero para su revisión final
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 78
Información Documentada:
Nada que documentar.
Observaciones:
Este proceso debe hacerse al menos una vez al mes.
En la medida de los posible mantener los títulos valores en custodia del
emisor. En su defecto se deberán guardar en cajas de seguridad.
6.8. Procedimientos para efectuar Compras
Paso Nº 1
Nombre del procedimiento: Compras
Nombre de la operación: Emisión de Orden de Compra
Quién ejecuta: Tesorería
Información que recibe:
Requerimiento de compra por escrito.
Proceso desarrollado:
Con base en la política de compras procede a conseguir las respectivas
cotizaciones. Se adjuntará a la orden de compra una cotización como
mínimo siempre y cuando no exceda del monto establecido por Soporte
Administrativo-Financiero, en cuyo caso deberá adjuntar tres.
Una vez reunidas las cotizaciones procederá a su análisis escogiendo el
suplidor que provea el bien o servicio de la calidad y especificaciones
requeridas y al menor costo posible.
Después procederá a elaborar la respectiva orden de compra,
especificando el nombre del suplidor, los artículos, cantidad, condiciones de pago y fecha de entrega.
Información que produce:
La Orden de Compra y dos copias
A quien entregar:
Al Contador para compras recurrentes no mayores a
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 79
¢50.000.00.
Información Documentada:
Copia para consecutivo.
Observaciones:
No hay observaciones.
Paso Nº 2
Nombre del
procedimiento:
Compra
Nombre de la
operación:
Autorización de Orden de Compra
Quién ejecuta: Soporte administrativo Financiero
Información que recibe:
Orden de Compra
Cotizaciones (Si aplican)
Proceso desarrollado:
Revisa y autoriza la orden de compra.
Información que produce:
Autorización la orden de compra.
A quien entregar:
Copia verde a la Oficinista, encargada de recibir la mercadería.
Información documentada:
No se documenta información en este proceso.
Observaciones:
Cuando llega la mercadería es cotejada inspeccionando cantidad, precio y características de los artículos comprados con la copia de la
Orden de Compra.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 80
Manual Contable para el uso
del programa BOS HT
Formularios aplicables
Estructura de los estados financieros
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 81
Contenido
BOS HT ..................................................................................................... 83
Parámetros Generales .............................................................................. 84
Parámetros Contabilidad ......................................................................... 85
Contabilidad ........................................................................................ 85
Monedas Evaluativas ........................................................................... 88
Documentos ......................................................................................... 88
Maestros ................................................................................................. 89
Cuentas ................................................................................................ 89
Cuentas(Saldos) ................................................................................... 91
Segmentos ........................................................................................... 93
N.I.T .................................................................................................... 94
Retención ............................................................................................ 96
Manejo de Nits y Retenciones ................................................................. 98
Sistema de Contabilidad ...................................................................... 98
Control de Nits .................................................................................... 98
Control de Retenciones ........................................................................ 99
Control de retenciones en Cuentas a cobrar ....................................... 101
Control de retenciones en Cuentas a pagar: ....................................... 103
Transacciones ....................................................................................... 106
Asientos ............................................................................................. 106
Cierre Mensual/Acumulado ............................................................... 112
Ajuste por Tipo de Cambio ................................................................ 113
Ajuste por Inflación ........................................................................... 115
Aplicar asientos Guardados ............................................................... 117
Asientos Predefinidos ........................................................................ 118
Reportes ................................................................................................ 121
Catálogo de Cuentas .......................................................................... 121
Transacciones Diarias ........................................................................ 122
Analítico de Cuentas .......................................................................... 123
Balance de Comprobación ................................................................. 126
Nit y Retenciones .............................................................................. 128
Libro de Compras y Ventas ............................................................... 129
Generador Financiero ........................................................................ 132
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 82
Utilitarios .............................................................................................. 143
Recuperar .......................................................................................... 143
Pasar de período Fiscal ...................................................................... 145
Importar datos del BOS 1.60 ............................................................. 146
Convertidor por Segmentos ............................................................... 148
Consolidar Compañías ....................................................................... 149
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 83
BOS HT Sistema de Contabilidad
A menudo se le ha dado a la contabilidad el nombre de "Lenguaje de los negocios". La
gente que participa en el mundo de los negocios utiliza los términos y los conceptos
contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o
pequeña.
Vivimos en una era en que se explica todo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso
más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital para todas las
unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una
declaración de renta.
Con mucha frecuencia, una persona debe proporcionar información contable personal para
poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o
conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante
sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los
estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para
controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la
operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o
una ciudad.
El sistema BOS HT presenta un sistema ágil, y sencillo para el manejo de las transacciones
y/o movimientos permitiendo generar información en el momento deseado, con la
seguridad de que la información es veraz.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 84
Parámetros Generales
Los parámetros generales consisten en una serie de opciones que utilizan en forma común
todos los módulos con sistema multimoneda, para los cuales se debe definir la moneda
local del país y las dos monedas alternas con sus respectivos redondeos.
Para el correcto funcionamiento del mismo se debe dar mantenimiento a los tipos de
cambio de compra y/o ventas ya sea en forma diaria, semanal, mensual, anual, etc. en
conformidad con las políticas de la empresa.
En vista de que el mantenimiento del tipo de cambio es flexible(se puede modificar cuantas
veces sea necesario) es importante recordar el modificar antes de contabilizar los asientos,
ya que en los mismos quedan asignados como histórico el tipo de cambio encontrado en el
momento de grabar.
En listados de tipos de cambios podemos obtener mediante un rango de fechas los
movimientos en orden cronológico de las variaciones de los tipos de cambio con la
respectiva variación absoluta y porcentual ya sea diariamente como acumulada.
En esta sección se define también el efecto cambiario que se desea obtener en módulos
alternos(Inv-Compras, Facturación, CxC, CxP, Bancos) y que están integrados con
contabilidad, esto repercute en el momento de generar las transacciones y en los reportes
propios de cada módulo así como en la contabilización de los movimientos o documentos
de estos módulos a contabilidad.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 85
Parámetros Contabilidad Contabilidad
En esta sección se define los patrones básicos de operación del sistema y otras opciones que
son necesarias para ajustar este módulo a los requerimientos de la empresa.
Patrones:
Cuentas: En patrón de cuentas se define el formato o la estructura que se va a utilizar en la
elaboración del catálogo de cuentas. La forma y cantidad es personalizada y se hace en
conformidad con la actividad, políticas de control y el planteamiento previo de la forma en
que se desea revelar o interpretar los movimientos de la empresa. Para ello se dispone de un
total de veinticinco caracteres reservados que pueden ser números, letras o ambos.
Asientos: Similarmente para el caso de los asientos en este campo se define la máscara o
formato que se va a utilizar, para ello se cuenta con un máximo de once caracteres
alfanuméricos los cuales se ajustan a la necesidad de la empresa.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 86
Nit: En aquellos casos en donde se desea controlar o relacionar un movimiento a un
Nit(Número de Identificación Tributaria / número de Cédula física o Jurídica), se puede
enmascarar o formatear con un ancho máximo de veinte caracteres.
Retenciones: Para los que desean reflejar lo retenido por concepto de un impuesto u otro
concepto se dispone de un máximo de seis caracteres para definir el formato a usar.
Opciones:
Contabilización inmediata de asientos: Activando esta opción se logra que un asiento sea
contabilizado al momento de grabar, omitiendo la opción de que sea guardado para una
posterior revisión y contabilización.
Permitir asientos de cierre mensual: Al seleccionar este parámetro el usuario podrá
generar asientos de cierre por cada mes, en caso contrario solo podrá generar los cierres de
manera acumulada.
Integrado con presupuesto: Permite el flujo de información entre ambos módulos,
Contabilidad y Presupuesto.
Segmentación Interna del código contable: Este parámetro se debe activar si una empresa
desea contabilizar en conformidad con la NIC 14 (Norma Internacional de Contabilidad),
en donde se establece básicamente que la contabilidad debe de estar segmentada por
actividades o zonas geográficas o aquellas empresas que por su naturaleza están divididas
en departamentos, centros operativos o de costo, unidades estratégicas de negocios,
proyectos, etc.
Por lo tanto se debe de definir cual es el inicio de la segmentación dentro del código
contable y el ancho que va a tener el código interno del segmento que va a formar parte del
código contable.
Una vez activado el parámetro, el sistema realiza los siguientes cambios:
Agrega el maestro de segmentos, en donde se define los segmentos a utilizar y se informa
la relación de segmentos por cuenta y cuentas por segmentos.
Trasforma la pantalla del maestro de cuentas en donde se agrega en la barra de navegación el icono de agregar segmentos y la pantalla en donde se indica los segmentos y la relación
con otros segmentos. En la pestaña de saldos, se permite ver el movimiento acumulado por
los segmentos relacionados en el mismo nivel de la cuenta.
En transacciones Asientos en el encabezado de la pantalla aparece el rótulo de segmentación, de tal forma que si la cuenta está relacionada con un segmento el campo se
activa y permite distribuir un movimiento entre los segmentos relacionados.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 87
En utilitarios se añade la herramienta Convertidor por Segmentos, la cuál se utiliza en
caso de una empresa en marcha que desea cambiar su contabilidad acumulada a
contabilidad por segmentos o modificar la localización del segmento en la cuenta.
Período Contable: En la pestaña de período contable se establece el año de trabajo a
utilizar(natural o fiscal) dividido en un máximo de trece períodos.
Por lo tanto se debe de indicar el período en el cual se desea trabajar, iniciando con el año y
el mes de inicio con lo cuál el sistema define de forma automática los demás períodos de
acuerdo a lo establecido.
En los casos en donde el período de trabajo no es de meses completos(del 01 al 30), si no
con cortes entre mes se podrá indicar con fechas intermedias el inicio y fin de cada mes.
Su finalidad se basa en la definición de los patrones de operación del sistema y otras
opciones.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 88
Monedas Evaluativas
La finalidad de éstos parámetros es definir las diferentes monedas(quetzal, pesos
mexicanos, libras, etc.) o reflejar en montos de mayor o menor cuantía(miles de colones,
millones de colones, etc.) los resultados en los estados financieros. Por lo que es necesario
indicar en cada campo la información requerida.
Documentos
En esta ventana se permite ingresar los nombres y abreviaturas o descripción de diferentes
tipos de documentos que intervienen en la elaboración de los asientos o también como
filtros para emitir los reportes. Para ello se cuenta con un código de tres caracteres y en la
descripción con diez.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 89
Maestros Cuentas
La pantalla principal de Cuentas tiene como finalidad permitir la edición y consulta de las
cuentas contables, sus características y el tratamiento que tendrán para la contabilización de
las transacciones.
Ventana de cuentas cuando se utiliza segmentos, en caso contrario el cuadro y el icono de segmentos se
omiten.
Para la inclusión y definición de cuentas debe considerarse lo siguiente:
Cuenta: El número de la cuenta podrá ser incluido de acuerdo al formato definido en la
sección parámetros.
Nivel: Se pueden utilizar tres niveles diferentes de cuenta Mayor, Subcuenta y Detalle.
Dado que se dispone de 8 niveles de subcuentas, el número de los mismos depende de la
forma en como se haya estructurado el catálogo, por ejemplo:
10 Activos Mayor
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 90
10-01 Activos Circulantes Subcuenta
10-01-01 Bancos Subcuenta
10-01-01-01 Cuentas Dólares Subcuenta
10-01-01-01-01 Banco del Mundo Detalle
Como se puede observar en el ejemplo anterior se presentan tres niveles de subcuentas
antes de llegar a la cuenta detalle a la cual se le hace el movimiento contable.
Tipo: El tipo deudor o acreedor se define de acuerdo al tratamiento establecido por las
normas de contabilidad en este campo, por lo que todas las cuentas derivadas de una
superior heredan el tipo establecido en ésta.
Moneda base: En sistemas multimoneda se debe de indicar la moneda que utiliza la cuenta
de tal manera que si es la moneda local se define la primera y si es alterna cualquiera de las
dos siguientes definidas en los parámetros generales.
Puede ocurrir que una cuenta superior sea de un tipo de moneda y las subcuentas de estas
sean de una moneda diferente(eje: Bancos en cuenta colones y dólares.)
Cuenta superior: En todas aquellos niveles de subcuenta y de detalle se deben indicar la
cuenta superior a la cual pertenecen, esto con la finalidad de que se realicen los enlaces y la
acumulación de los movimientos.
Con respecto a la sección de tratamiento se debe de considerar lo siguiente:
De Resultados: se debe activar en caso de que una cuenta no sea de balance sino de resultados, lo anterior para efecto de que el sistema le dé el tratamiento debido en los
cierres y pase de períodos.
De Orden: se activa en todas aquellas cuentas que se deseen que lleven controles externos no incorporados en los movimientos normales de la compañía.
Bloqueada: Cuando se activa no permite incluir movimientos en esa cuenta.
Utiliza Nit: Permite activarse sólo en cuentas de detalle con el objetivo de relacionar un número de identificación a un movimiento en el momento de hacer el asiento.
Está orientado principalmente para Costa Rica en donde se debe informar anualmente todas
las personas a las que se les pago Servicios Profesionales, Alquileres, Intereses mayores de
¢ 100.000.00 y las compras, ventas de bienes o servicios superiores a ¢ 5,000,000.00, por lo
tanto aquellas cuentas que cumplen con este requisito se les debe activar este check así
como haber definido el formato o máscara a utilizar en parámetros de contabilidad de tal
manera que en los asientos cuando el sistema determina que la cuenta está relacionada a un
Nit invoca automáticamente la pantalla de Nits para relacionar el movimiento al Nit y poder
controlar los movimientos y generar los reportes respectivos.
Segmentos: En lo que respecta a la pantalla de segmentos la misma se hace visible cuando
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 91
se desea segmentar o dividir la contabilidad, para ello se debe haber activado el parámetro
de segmentación interna del código contable y haber definido los segmentos en el maestro
respectivo.
El objetivo es que si existe una cuenta que se repite en todos o algunos de los segmentos el
usuario no tenga que digitarla una a una si no que el sistema lo haga automáticamente ya
sea para uno, cien o más segmentos. Para ello cuando se determina esta situación el usuario
incluye la cuenta mediante el icono por lo que el sistema indicará en el código de la
cuenta la sección segmentada con @@ y activa la pantalla de segmentos en donde se debe
marcar uno o todos los segmentos relacionados con el click izquierdo, por lo que al
completar el resto de la información se da aceptar y el sistema crea todas las cuentas con
segmentos.
En caso de que se desee que en la descripción de la cuenta en el momento de generar el
grupo de cuentas quede el número del segmento, se debe de indicar en este campo en
cualquier lugar el signo @, para la descripción del segmento el signo & y para el número de
cuenta el signo #.
Inflación: Las opciones del panel Inflación se utilizan en aquellos países que se permite
ajustar los estados financieros que fueron distorsionados por el aumento constante en los
precios.
Por lo tanto cuando se activa se debe de indicar cual es la cuenta de inflación que lleva la
contrapartida para balancear el asiento, esto hace que el asiento afecte la cuenta que se
ajusta contra esta otra cuenta.
Además existe la opción cuenta acumular en donde los cálculos de los movimientos de las
cuentas en lugar de ser enviados a la cuenta que acepta el ajuste es enviados a la indicada
en este combo, por lo que el asiento quedaría un primer movimiento a esta cuenta
acumulativa contra la cuenta de la cuenta de inflación mencionada en punto anterior.
Ajuste por tipo de cambio: Cuando una empresa tiene una o varias cuentas en diferentes
monedas debe considerar estas opciones para ajustar los saldos de estas al tipo de cambio
vigente, para ello debe haber definido los tipos de cambio en los parámetros generales e
indicar cual cuenta lleva la contrapartida del ajuste, en algunos casos si la cuenta de ajustar
es deudora se ajusta contra una cuenta de resultados acreedora y si es acreedora contra una
cuenta de resultados deudora, además se debe definir el tipo de cambio a utilizar mediante
un combo de selecciones que puede ser Compra, Venta o que herede el tipo de cambio
definido en la cuenta superior.
Cuentas(Saldos)
En la pestaña denominada "Saldos" se presentan los movimientos acumulados y los saldos
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 92
de la cuenta en los diferentes meses o períodos establecidos en parámetros en la sección
período contable.
Los montos se presentan en la moneda base de la cuenta pero en vista de que el sistema
maneja las tres monedas simultáneamente permite ver los saldos en las otras monedas
relacionadas con sólo encender el check o casilla de la moneda a consultar.
En caso de que la contabilidad esté dividida por segmentos y exista una cuenta que esté
relacionada con otro segmento se puede obtener la información acumulada, por ejemplo si
existieran salarios en cuatro departamentos y quisiéramos ver el total de salarios pagados
encendiendo la casilla de consolidar segmentos se agrupan los movimientos de los cuatro
departamentos y obtenemos la información acumulada.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 93
Segmentos
Una vez activado el parámetro de segmentación interna el sistema activa el maestro de
segmentos, esta pantalla consta de tres secciones, en la primera pestaña(segmentos) se debe
definir el código del segmento en conformidad con el ancho definido en parámetros y la
descripción del mismo en conformidad con la actividad de la empresa o lo que se desea
segmentar.
Las secciones o pestañas Cuentas por Segmentos y Segmentos por Cuentas informan
todas las relaciones existentes entre las cuentas que forman un segmento o una cuenta con
cuáles segmentos están relacionados.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 94
La impresión de esta información se obtiene en el reporte de catálogo de cuentas filtrando
la información por segmentos, y los movimientos en los otros reportes.
N.I.T
El marco teórico para este control en Costa Rica descansa en el cumplimiento de las
disposiciones de tributación directa en donde se establece que en todas las transacciones
comerciales de compra o venta (proveedor o cliente) superiores a ¢ 5.000.000.00, así como
gastos específicos por servicios profesionales, alquileres e intereses que sean iguales o
mayores a ¢ 100.000.00 se debe reportar en el formulario d-151 indicando el nombre de las
personas físicas o jurídicas, el número de identificación tributaria y el monto de la
operación por cada uno de ellos y en forma acumulado, ocurridos durante el período fiscal,
castigando con fuertes multas y sanciones el incumplimiento de esta información.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 95
Para cumplir con lo anterior se procedió a incluir en contabilidad el maestro de Nits el cual
está compuesto por los siguientes campos:
NIT(Numero de Identificación Tributaria): se indica el número de cédula jurídica o física
de los proveedores, clientes o a quienes se les paga servicios profesionales, alquileres e
intereses.
Nombre: el nombre de a quien le corresponde el Nit ingresado.
Tipo: Se puede seleccionar 4 tipos de personas fiscales los cuales son los jurídicos
domiciliados, no domiciliados, naturales o físicas, residentes o domiciliados y los
naturales no residentes.
Grupo: Sirve para agrupar de acorde a la nomenclatura establecida por tributación(cl =
cliente, pv = proveedor, sp = servicios profesionales, al = alquileres y i = intereses) o a una
agrupación interna con código alfanumérico.
RIF(Registro Información Fiscal): Se indica el número de identificación del
corresponsable o representante legal ante la tributación directa.
Retención: si esta afecto a alguna retención predefinida en el maestro de retenciones.
El procedimiento para la utilización de los campos anteriores y lograr el objetivo de
asignación y control de Nits tanto en el módulo de Contabilidad como en Facturación,
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar se indicará posteriormente.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 96
Retención
Según las leyes actuales en Costa Rica las transacciones comerciales que se realizan a
instituciones autónomas, semiautónomas y públicas las cuales son exentas de los impuesto
de ventas y consumo deben retener un 2% sobre el total del monto pagado.
Para el proveedor de estas instituciones este 2% retenido se convierte en un anticipo del
impuesto de la renta, el cual podrá aplicar al final del período después de haber
determinado el impuesto correspondiente y reportarlo en el formulario d-101.
Para que el monto de lo retenido sea efectivamente aplicado a la cuenta por parte de la
tributación directa se debe de estar acreditado previamente en los sistemas de tributación, y
en caso contrario el afectado debe presentar la solicitud de aplicación presentando los
detalles de las instituciones que retuvieron el monto reportado.
Por lo tanto la persona que hizo la retención debe reportar en el formulario d-106 lo
retenido por concepto de retenciones.
Para controlar lo anterior se incluyó en contabilidad el maestro de retenciones el cual esta
compuesto por los siguientes campos:
Retención: Se indica el código alfanumérico o interno que se le asigna a la retención.
Descripción: Se indica el nombre relacionado con el código establecido anteriormente.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 97
Cuenta: Se selecciona la cuenta contable correspondiente de la retención que se desea
controlar.
Tipo: En este campo se permite seleccionar 4 tipos de personas fiscales, los cuales son los
jurídicos domiciliados y no domiciliados, los naturales o físicas residentes o domiciliados y
los naturales no residentes.
Porcentaje: Se indica el porcentaje de retención que se desea aplicar sobre los
movimientos.
Base(%): En este campo se asigna el porcentaje de la transacción que se debe cobrar.
Exento bajo: en este campo se debe de indicar si existe un monto que es exento o que no
es afecto al porcentaje de la retención.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 98
Manejo de Nits y Retenciones Sistema de Contabilidad
Objetivo
Procedimiento orientado para poder controlar los movimientos con Nits y Retenciones en
sistemas independientes(no integrados) partiendo del hecho de que los documentos llegan a
contabilidad posteriormente para su registro, o sea que la transacción ya ocurrió.
Control de Nits
De conformidad con la legislación vigente en Costa Rica se debe reportar al final del
período fiscal en el formulario d-151 la lista de los proveedores y/o clientes con una
operación mayor a los ¢ 5.000.000.00 y gastos por servicios profesionales, alquileres e
intereses pagados por un monto superior a ¢ 100.000.00.
Para poder controlar lo anterior es necesario:
1-Ingresar en el maestro de Nits e incluir las cédulas jurídicas o número de identificación
tributaria.
2-Ingresar en el maestro Cuentas e indicar en el panel de tratamiento si la cuenta de detalle
utiliza Nits.
Por lo tanto:
Cuando estamos haciendo un asiento y utilizamos la cuenta que definimos en el maestro de
cuentas que utiliza Nits en el momento en que digitamos el monto del débito o del crédito
automáticamente el sistema activa la pantalla de control de Nits para que el usuario defina a
cual Nit corresponde el movimiento, y en caso de no existir se pueda agregar un nuevo Nit
en ese momento y asignarlo.
Resultado:
Para obtener el resultado acumulado de los movimientos por Nits y cumplir con la
obligación fiscal de la presentación de la información en el formulario d-151 existe el
reporte de Nits y Retenciones en donde en los parámetros se selecciona el tipo de Nits y se
indica el monto mayor que se desea acumular y obtener la información correspondiente.
Ejemplo:
Tenemos el comprobante de pago de un cheque emitido a la compañía AAA
S.A. por alquiler de oficinas por ¢ 300.000.00.
Se contabiliza de la siguiente manera:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 99
Débito a la cuenta # 500-01-001-0038-gasto por alquileres.
Crédito a la cuenta # 100-02-001-0012-BNCR Cta. 112345-8
Asignación del Nit:
1- Ingresar en la opción contabilidad: transacciones : asientos.
2- Digitar el encabezado del asiento(número asiento, comentario,
moneda.)
3- Digitar la cuenta 500-01-001-0038(el sistema determina que esta
cuenta fue previamente definida que utiliza Nits en el maestro.)
4- Digitar el monto del débito(¢ 300.000.00.) El sistema invoca
automáticamente la pantalla de control de Nits.
5- Oprimir la tecla f2(el sistema presenta la tabla con los Nits
agregados.)
6- Seleccionar el Nit correspondiente a la cía AAA S.A. y dar aceptar.
7- Si no existe, digitar el nuevo número de cédula(el sistema
determina que no existe y llama la tabla de Nits para incluir la
información.)
8- Digitar el resto de información y la cuenta de crédito.
9- Contabilizar el asiento.
Generación de la información:
1- Ingresar en la opción contabilidad: reportes : Nits y Retenciones.
2- Crear un reporte.
3- En parámetros definir la información general(descripción, líneas
por páginas, fecha del reporte, rango de fechas y moneda del
reporte.)
4- En el panel tipo escoger Nit.
5- En el campo Total Nit mayor a indicar 99.999.99 (según la ley es a
partir de ¢ 100.000.00 inclusive.)
6- Seleccionar los filtros de Nit y el de tipos.
7- Seleccionar las columnas correspondientes(asiento, cuenta, Nit,
monto, nombre Nit, tipo Nit, etc.) y generar el reporte.
Control de Retenciones De conformidad con la legislación vigente en Costa Rica todas aquellas instituciones
autónomas, semiautónomas y públicas tienen que retener del pago a sus proveedores un 2%
del total de la venta o servicio recibido.
Para controlar lo anterior es necesario:
1-Ingresar en el maestro de retenciones y definir el tipo de retención con el porcentaje del
2% y la cuenta contable correspondiente a la retención.
2-Relacionar en el maestro de Nits el Nit del cliente o proveedor con la retención del punto
anterior.
Por lo tanto:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 100
Cuando se confecciona un asiento y se utiliza la cuenta definida en el maestro de
retenciones que controla la retención al momento de digitar el monto del débito o crédito
automáticamente el sistema activa la pantalla de control de Nits para que el usuario defina a
cual Nit corresponde el movimiento e informa el monto base de la retención y lo retenido.
Resultado:
Para obtener el resultado acumulado de las retenciones por Nits existe el reporte de Nits y
Retenciones en donde mediante los parámetros se selecciona el tipo de retención y el
sistema genera el reporte con toda la información correspondiente.
Ejemplo:
Tenemos el recibo de dinero por un monto de ¢ 980.000.00 que le hicimos a
una institución autónoma cancelando una factura por ¢ 1.000.000.00, la
cual nos hizo una retención automática del 2% o sea
¢ 20.000.00 y nos pago el neto.
Se contabiliza de la siguiente manera:
Débito por ¢ 980.000.00 a la cuenta # 100-01-001-0005 valores por
depositar.
Débito por ¢ 20.000.00 a la cuenta # 200-10-001-0002 retención 2% imp.
Renta.
Crédito por ¢ 1.000.000.00 a la cuenta # 100-12-001-0300 Cuentas a
cobrar-public.
Asignación del nit-retención:
1- Ingresar en la opción contabilidad : transacciones : asientos.
2- Digitar el encabezado del asiento(número asiento, comentario,
moneda).
3- Digitar la primera línea de débito con todas las características.
4- Digitar la segunda línea de débito o sea la cuenta 200-10-001-
0002(el sistema determina que esta cuenta fue previamente definida
que utiliza retención en el maestro de retenciones).
5- Digitar el monto del débito o sea ¢ 20.000.00(el sistema invoca
automáticamente la pantalla de control de Nits).
6- Oprimir la tecla f(el sistema presenta la tabla con los Nits
agregados).
7- Seleccionar el Nit correspondiente de la cuenta a cobrar y dar
aceptar(el sistema presenta información del monto base o sea ¢
1.000.000.00 y la retención de ¢ 20.000.00).
8- Si no existe digitar el nuevo número de cédula(el sistema determina
que no existe y llama la tabla de Nits para incluir la
información).
9- Digitar el resto de información y la cuenta de crédito.
10- Contabilizar el asiento.
Generación de la información:
1- Ingresar en la opción contabilidad : reportes : Nits y retenciones.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 101
2- Crear un reporte.
3- En parámetros definir la información general(descripción, líneas
por páginas, fecha del reporte, rango de fechas y moneda del
reporte).
4- En el panel tipo escoger retención.
5- Seleccionar los filtros de Nit y el de tipos.
6- Seleccionar las columnas correspondientes(asiento, cuenta, Nit,
monto, nombre Nit, tipo Nit, etc.) y generar el reporte.
Control de retenciones en Cuentas a cobrar
Procedimiento:
Para poder controlar las retenciones hechas en los pagos de facturas en cuentas por cobrar
es necesario el considerar lo siguiente.
1- Se debe de activar las opciones de integrado con contabilidad y usar retenciones en el
módulo de Cuentas por Cobrar en la carpeta de integración de la sección de parámetros.
2- Asignar en el maestro de Rif en contabilidad el número de RIF, que corresponde al
cliente y relacionarlo con la retención usual.
3- En el maestro de retenciones del módulo de contabilidad, debe de existir el tipo de
retención que se va ha considerar como usual en el maestro de Rif, y que pertenece al
cliente.
4- Incluir en el maestro de clientes de cuentas por cobrar, en el campo Rif, lo
correspondiente del maestro de Rif.
Con lo anterior, se hace una relación del módulo de cuentas por cobrar con contabilidad,
además en lo sucesivo con sólo indicar en el maestro de clientes el número de Rif, este se
relaciona con la retención usual y con la cuenta contable.
Por lo tanto:
Cuando incluimos un recibo de dinero en la opción de recibos y notas en movimientos de
cuentas a cobrar a un cliente que tiene retención, debemos digitar el monto total de
cancelación ( pago neto más la retención aplicada).
Por lo tanto, cuando se hace la aplicación a las facturas que corresponden, después de
digitar el monto, nos posicionamos nuevamente sobre la columna aplicado y oprimimos las
teclas rápidas Alt-T(o el icono), presentando la pantalla de distribución de retenciones, la
cual trae por defecto la retención usual del cliente, y nos da la posibilidad de aplicar hasta
diez tipos de retenciones diferentes sobre la factura.
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Cuando se da aceptar el sistema inserta la línea con el monto total retenido,
disminuyendolo del monto aplicado.
Cuando le damos grabar al recibo, el sistema considera el subtotal como lo recibido y lo
presenta con las siglas RE y la retención como una nota de crédito presentándolo en el
estado de cuenta con las siglas Rt.
En el encabezado del recibo se presenta el monto neto recibido como un subtotal, seguido
del campo retención, que forma el total pagado por el cliente.
Ejemplo:
Tenemos el recibo de dinero por un monto de 980.000.00 que le hicimos a
una empresa que nos cancela una factura por 1.000.000.00, la cual nos
hizo una retención automática del 2% o sea 20.000.00 y nos pago el neto.
Asignación del rit-retención:
Ingresar en la opción Cuentas a cobrar : movimientos : recibos y notas
Digitar el código del cliente (el sistema determina que este cliente
tiene rifs y que relacionado con este hay una retención del 2%, definida
en el maestro clientes)
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Digitamos el resto de información
Digitar el monto del recibo o sea 1,000.000.00 y lo aplicamos a la
factura por el 1.000.000.00.
Oprimimos sobre el monto aplicado la tecla rápidas Alt-T, para que nos
presente la pantalla de distribución de retenciones, esta nos sugiere la
retención usual, por lo que si no existe otra retención le damos aceptar
y el sistema presenta como una nota de crédito los 20.000.00 retenidos en
esa factura.
En el encabezado del recibo, se presenta los 980.000.00 como subtotal,
los 20.000.00 como retenciones, y el total por el 1.000.000.00.
Al aceptar el recibo, el sistema asigna los 980.000.00 como el monto del
recibo asignando las siglas RE y la retención por 20.000.00 como Rt.
Control de retenciones en Cuentas a pagar:
Objetivo
Poder controlar las retenciones que se deben de hacer en los pagos de facturas a
proveedores y la asignación del Rif correspondiente.
Para poder controlar lo anterior es necesario:
1- Se debe de activar las opciones de integrado con contabilidad y usar retenciones en el
módulo de Cuentas por Pagar en la carpeta de integración de la sección de parámetros.
2- Asignar en el maestro de Rif en contabilidad el número de RIF, que corresponde al
proveedor y relacionarlo con la retención usual
3- En el maestro de retenciones del módulo de contabilidad, debe de existir el tipo de
retención que se va ha considerar como usual en el maestro de Rif, y que pertenece al
proveedor.
4- Incluir en el maestro de proveedores de cuentas por pagar, en el campo Rif, lo
correspondiente del maestro de Rif.
Con lo anterior, se hace una relación del módulo de cuentas por pagar con contabilidad,
además en lo sucesivo con solo indicar en el maestro de proveedores el número de Rif, este
se relaciona con la retención usual y con la cuenta contable.
Por lo tanto:
Cuando incluimos un pago en la opción de pagos y notas en movimientos de cuentas por
pagar a un proveedor que tiene retención, debemos digitar el monto total de cancelación (
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pago neto más la retención aplicada).
Tenemos que indicar cual es el total la factura que vamos a pagar para que el sistema haga
la retención y nos indique el monto neto que se tiene que girar el pago, la diferencia entre el
monto original y el monto pagado o sea el monto producto de la retención genera una nota
de debito por retención.
Por lo tanto, cuando se hace la aplicación a las facturas que corresponden, después de
digitar el monto, nos posicionamos nuevamente sobre la columna aplicado y oprimimos las
teclas rápidas Alt-T(o el icono), presentando la pantalla de distribución de retenciones, la
cual trae por defecto la retención usual del proveedor, y nos da la posibilidad de aplicar
hasta diez tipos de retenciones diferentes sobre la factura. Cuando se da aceptar el sistema
inserta la línea con el monto total retenido, disminuyendolo del monto aplicado.
Ejemplo:
Somos una empresa que hace retención y tenemos la solicitud de pago de
una factura que tiene un monto de 1,000.000.00, a la cual le tenemos
que hacer una retención automática del 2% o sea 20.000.00 y emitir el
pago neto.
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Asignación del nit-retención:
Ingresar en la opción Cuentas a pagar:movimientos:pagos
Digitar el código del cliente (el sistema determina que este cliente
tiene nits y que utiliza la retención del 2%, definida en el maestro
clientes)
Digitamos el resto de información
Digitar el monto del pago o sea 1,000.000.00 y lo aplicamos a la
factura por el 1.000.000.00.
Oprimimos sobre el monto aplicado la tecla rápidas Alt-T, para que nos
presente la pantalla de distribución de retenciones, esta nos sugiere la
retención usual, por lo que si no existe otra retención le damos aceptar
y el sistema presenta como una nota de débito los 20.000.00 retenidos en
esa factura.
En el encabezado del recibo, se presenta los 980.000.00 como subtotal,
los 20.000.00 como retenciones, y el total por el 1.000.000.00.
Al aceptar el pago, el sistema asigna los 980.000.00 como el monto del
pago asignando las siglas PA y la retención por 20.000.00 como Rt.
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Transacciones Asientos
Desde esta ventana se realiza la confección o registro de las diferentes transacciones que
intervienen en el proceso de la actividad de la empresa, esto con la finalidad de formar el
cuadro completo de la información contable, que refleje la realidad contable y financiera de
la empresa a una fecha determinada.
En vista de lo anterior y aunque el proceso es de fácil manejo se debe seguir con sumo
cuidado lo siguiente:
Antes de ingresar a la ventana principal se presenta la siguiente pantalla en donde se da la
información del período actual y subraya el mes de trabajo aunque queda a criterio del
usuario a cual mes ingresa, por lo que debe verificar si tanto el período como el mes es el
correcto.
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Mediante la opción de seguridad Cambiar período actual en asientos se puede prohibir esta
ventana obligando al usuario a cambiar el mes de trabajo en parámetros de contabilidad,
esto con la finalidad de evitar una selección incorrecta.
Una vez seleccionado el período en la ventana de asientos contamos con los siguientes
campos:
Asiento: Debe indicarse el número de asiento correspondiente de acuerdo al formato
establecido en los parámetros.
Fecha: La fecha indicada debe estar dentro del período de trabajo, la fecha es por asientos
y no por transacciones por lo que todos los movimientos que se contabilicen en el sistema
se les asignan la fecha del asiento.
Comentario: En este campo se puede utilizar para darle un nombre al asiento o cualquier
otro tipo de indicación que se considere necesaria.
Cuenta: Este campo es informativo e indica la descripción de la cuenta, esto ocurre cada
vez que nos posicionemos sobre la columna Cuenta en el detalle del asiento.
Segmento: Este rótulo se activa cuando la cuenta digitada está asignada o relacionada a un
segmento, de esta forma indica la descripción del mismo.
Después de haber digitado la cuenta, con la combinación de teclas Alt + S o dando click
sobre este rótulo se permite distribuir un monto entre todos o algunos de los segmentos
relacionados. Esto lo hace invocando la pantalla siguiente, en donde se digita la
información general del asiento y en la parte de detalle de segmentos se presentan los
segmentos relacionados con la cuenta digitada.
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El sistema presenta todos los segmentos marcados con un asterisco(*) por lo que mediante
la combinación de teclas CTRL + 1, CTRL + 2, ...9 se puede desmarcar o marcar
nuevamente los segmentos que deseamos que se les distribuya el monto digitado, una vez
marcados los mismos con las teclas ALT + D o posicionándose sobre el botón distribuir se
da enter o un click y el monto será distribuido entre los segmentos marcados.
Como se ha indicado el sistema toma el monto total, lo divide entre los segmentos
marcados, asigna el monto proporcional que le corresponde a cada uno de ellos y ajusta
cualquier diferencia al último segmento, pero también el usuario puede digitar el monto que
considere correcto manualmente a cada uno de ellos, por lo que el sistema lleva el control
de faltantes o sobrantes no permitiendo aceptar hasta que el monto esté totalmente
distribuido.
Para lograr la aplicación de este proceso en los asientos se debe dar Aceptar y el sistema
vuelve a la pantalla anterior y asigna automáticamente esta información.
Nit: Este rótulo se activa cuando el sistema determina que la cuenta de detalle digitada
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 109
utiliza Nit en el maestro de cuentas.
Después de que se digita el monto el sistema activa automáticamente la pantalla de Nits
permitiendo al usuario digitar el número de Nits o con F2 buscar el Nit que corresponde, en
caso de no existir se puede incluir desde aquí un nuevo Nit, para ello el sistema invoca este
maestro. Después de haber asignado el Nit al movimiento el sistema presenta el nombre del
Nit seguido de este rótulo.
En caso de querer cambiar o reasignar un Nit a un movimiento el usuario puede utilizar las
teclas rápidas Alt -N o posicionarse sobre el rótulo Nit y dar enter o click y el sistema
presenta nuevamente la pantalla para que se le asigne el nuevo Nit.
El sistema no permite contabilizar cuentas con Nits, si no tiene el Nit asignado.
Moneda: En vista de que la contabilidad lleva los saldos en las tres monedas mediante esta
pantalla se define en primer lugar en que moneda y en que tipo de cambio se contabiliza el
asiento, además los tipos de cambios correspondientes en las otras dos monedas que
servirán de tipo de cambio histórico cuando se contabilice el asiento.
Moneda asiento: El sistema considera originalmente como moneda del asiento la moneda
local pero con el click izquierdo se puede cambiar a cualquiera de las otras dos monedas
por lo que cada vez que cambiemos la moneda en el título de la columna Monto se presenta
el carácter de la moneda definida en el parámetro general, el cual sirve de guía al usuario
indicando la moneda en que se está digitando los montos y quedará contabilizado el
asiento.
Cambiar tipo de Cambio: Mediante el botón "Leer T.C" se puede realizar la selección de
cual tipo usar, sea de compra o venta. Por lo que el sistema presenta los tipos de cambios
del día del asiento o el último que encuentre en la tabla de parámetros generales, el cual en
el momento de contabilizar el asiento se convertirá en el tipo de cambio histórico del
asiento.
Área de Detalle
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Cuenta: Para ésta columna se permite digitar el número de cuenta correspondiente con el
que se desea hacer el movimiento, o mediante la tecla F2 o CTRL + F2 se puede accesar al
catálogo de cuentas a fin de poder escoger la cuenta que deseamos utilizar.
También facilita el tener presente la parte inicial del código de la cuenta ya que si digitamos
parcialmente una cuenta y se da F2 el sistema nos presenta el catálogo en esta sección,
siendo más fácil la localización de la cuenta.
En caso de una cuenta nueva cuando se digita un código y el sistema determine que no
cumple con ninguna cuenta del catálogo se permite crearla desde esta sección.
Descripción: En esta columna se digita la descripción de la cuenta o del movimiento, para
ello se cuenta con 40 caracteres de tal manera que hace un corrimiento horizontal para
disponer de esta cantidad pudiendo el usuario visualizar el total de lo descrito en la parte
inferior de la pantalla.
Tipo: En esta sección se digita Db si es un débito y Cr si es un crédito, además se puede
presionar F2 y seleccionar o cambiar la opción o mediante las teclas más(+) para débitos y
menos(-) para los créditos.
Monto: Se digita la cantidad que afecta la transacción, para ello se debe considerar la
moneda establecida según el carácter de la moneda.
No Doc.: Se digita el número de documento que está afectando el movimiento.
T. Doc.: Se asigna el tipo de documento el cual puede ser digitado o llamado con F2 desde
la tabla de documentos. Si el tipo es correspondiente a la tabla de documentos, el sistema
presenta en la parte final de la pantalla la descripción del mismo.
Balance del asiento: En la parte inferior de la pantalla se indica mediante Débitos y
Créditos el balance de los movimientos y la falta en caso de existir un desbalance entre
ambos.
El asiento no puede ser contabilizado si no está balanceado.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 111
Cuando se tiene activado el parámetro de actualización inmediata de asientos al momento
de registrar alguno el sistema lo contabiliza de una sola vez, en caso contrario al dar click
en el botón guardar se despliega un mensaje del sistema en el cual se pregunta si se quiere
guardar o contabilizar el asiento.
La diferencia entre éstos dos tipos de asientos es que un asiento guardado puede ser
modificado en sus líneas de detalle, en cambio uno contabilizado no puede recibir cambios.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 112
Cierre Mensual/Acumulado Mediante esta ventana se permite realizar el proceso de liquidación o cierre de todas
aquellas cuentas definidas en el maestro de cuentas como cuentas de resultados(Ingresos o
Gastos).
Para efectuar el proceso de cierre se indica lo siguiente:
Cuenta contra la cual cerrar: Se indica la cuenta que se utilizará como contrapartida, o sea
la que hace el balance del asiento; usualmente es una cuenta transitoria llamada Ganancias
y Pérdidas.
Tipo de Cierre: Existen dos tipos de cierre, el mensual y el acumulado. El cierre mensual se
utiliza en aquellos casos que se desea hacer liquidaciones parciales y en el acumulado el
sistema hace un asiento de cierre en cada uno de los meses por la cantidad de meses que
forman el período contable. Siempre esta inactivo.
El valor de este campo depende del parámetro Permitir asientos de cierre mensual, si se
marca el campo muestra Mensual, si se desmarca el campo dice Acumulado.
Período: Cuando el tipo de cierre es mensual este campo corresponde al mes que se desea
cerrar, en caso de que sea acumulado servirá de rango para indicar hasta donde se desea
hacer la aplicación.
Cuando el parámetro Permitir asientos de cierre mensual esta marcado, este campo se
habilita, caso contrario se inhabilita.
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Patrón de moneda: En este campo de selección se escoge la(s) cuenta(s) que se desean
cerrar.
En sistemas multiusuario en vista de que el sistema lleva simultáneamente las tres monedas
es imprescindible hacer el cierre en todas las monedas que existan, para efecto de evitar
inconsistencias en los saldos.
Cerrar, No Cerrar: En esta área se indica por medio de patrones o rangos las cuentas o
grupo de cuentas que se desean cerrar o cuales no, además se puede usar para establecer un
orden de asientos de cierre(primero ingresos, después gastos, etc.).
Ajuste por Tipo de Cambio
Mediante esta opción se permite ajustar los saldos de aquellas cuentas monetarias que
fueron definidas en el maestro de cuentas que aceptaban ajuste por tipo de cambio. Esto lo
hace llevando el saldo de las mismas al tipo de cambio según la fecha indicada o al último
encontrado en parámetros generales.
Para ello se dispone de la siguiente pantalla:
Cuenta general contra la cual ajustar: Esta opción permite asignar una cuenta del
catálogo contable en donde se registrará el movimiento de la contrapartida de la cuenta a
ajustar con la finalidad de balancear el asiento.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 114
Lo anterior lo asigna siempre y cuando en el panel inferior derecho del maestro de cuentas
no se haya definido la cuenta de ajuste.
Moneda a ajustar: Mediante un combo de selección se encuentran disponibles las tres
monedas definidas en parámetros generales, las cuales filtran el proceso de ajuste por tipos
de cambio por cada una de ellas.
Período: Se indica en este campo el período contable en el que se desea hacer el ajuste.
Ajustar Cuentas: Permite seleccionar activando el check correspondiente el tipo de cuenta
que se desea ajustar, ya sea normal o de orden.
Número de documento: Lo indicado en este campo será considerado en la columna
No.Doc. en todas las líneas del asiento al momento de realizar el proceso.
Tipo de documento: Tiene el mismo efecto del punto anterior y repercute en la columna
T.doc de las líneas de asiento.
Usar tipos de cambio del: Se indica la fecha en donde se encuentra el tipo de cambio, con
el cual se desea hacer el o los ajustes.
Para lo anterior se dispone de la fecha de inicio y final del período definido.
Una vez indicada esta fecha el sistema presenta las diferentes monedas que se encuentran
definidas así como los tipos de cambio de Compra y Venta existentes que se van a utilizar
para hacer el asiento de ajuste.
El proceso genera para todas aquellas cuentas que cumplan con todo lo anterior el asiento
correspondiente, el cual queda a criterio del usuario capacitado su aprobación.
A continuación un pequeño ejemplo de la elaboración de un asiento de ajuste:
Hay dos cuentas con movimiento
1-100-004 tuvo movimiento por $ 5,000.00 con tc 310.52
1-200-006 tuvo movimiento por $ 5,000.00 con tc 310.52
Al presentar el asiento se puede elegir el tipo de cambio según sea
compra o venta, si las cuentas tuvieron el movimiento con el mismo tipo
de cambio solo se hace un asiento, si no es así se presentará un asiento
por cada cuenta.
El cálculo que realizó el sistema fue el siguiente: cuenta 1-100-004
5,000 * 310.52 = 1,552,600.00 (al momento de darse el movimiento)
5,000 * 320.52 = 1,602,600.00 (al momento de hacer el ajuste y según
el Tc indicado)
50,000.00 (el monto por el cual se hará el
ajuste)
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 115
Lo mismo se hará por la cuenta 1-200-006 por lo tanto el total del ajuste
será de ¢ 100,000.00
El asiento que resultante es el siguiente:
Ajuste por Inflación
Mediante esta opción se permite ajustar los saldos de aquellas cuentas que fueron definidas
en el maestro de cuentas que aceptan ajustes por inflación.
Esto se hace ajustando el saldo de las mismas al porcentaje de inflación que corresponde a
una fecha de tal manera que se pueda evaluar y registrar en los países en los cuales sea
permitido el efecto inflacionario.
Para lo anterior se dispone de la siguiente pantalla:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 116
Cuenta general de inflación: Se indica la cuenta contable a usar como contrapartida de la
cuenta ajustada.
De tal manera que si no se definió la cuenta de inflación en el maestro de cuentas el sistema
considerará esta cuenta general, y si ya existe deja la cuenta del maestro.
Moneda a Afectar: Mediante esta opción se permite seleccionar la moneda en la que se
desea generar el asiento.
Tipo de documento: Tipo de documento para el asiento.
Numero documento: Numero para el documento, es un campo informativo.
Tipo de Cambio a Usar: En caso de que la moneda seleccionada sea alterna se debe indicar
si el tipo es de compra o venta para que se genere el asiento a este tipo de cambio.
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Las opciones existentes en este panel permiten determinar cuales cuentas se desea ajustar,
si solo las normales o de orden.
Además existe la opción de Trasladar Inflación a Cta. General, la cual cuando esta
activada cambia la cuenta de ajuste definida en el maestro de cuentas por la cuenta general
definida en la parte superior de esta pantalla.
Ajustar cuentas normales: Al marcar este parámetro se ajustan las cuentas definidas como
normales en el maestro de cuentas.
Ajustar cuentas de orden: Al marcar este parámetro se ajustan las cuentas definidas como
de orden en el maestro de cuentas.
Cuentas: Por medio de patrones o rangos se establecen las cuentas que serán incluidas en el
proceso de ajuste.
Periodo
Este grupo de parámetros cuenta un check para indicar el mes que se desea ajustar,
también se tiene un campo para indicar el porcentaje de inflación, este porcentaje en caso
de ser negativo se debe oprimir la tecla menos(-) y para quitarlo se digita nuevamente esta
tecla.
Aplicar asientos Guardados
Un asiento guardado es un asiento que es confeccionado desde contabilidad o desde algún
otro módulo integrado pero que aún no afecta los saldos en las cuentas, si no que es
guardado para una posterior aprobación o para una modificación o inclusión de
movimientos.
El proceso para aplicar asientos guardados permite contabilizar en firme un grupo de
asientos guardados, para ello se cuenta con la siguiente pantalla.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 118
Aplicar asientos guardados al período: Debe indicarse la fecha de trabajo o el mes en que
se desea que se contabilicen los asientos.
Fecha Menor y Fecha Mayor: Mediante este rango de fechas se establece el período en el
cual se encuentran los asientos que se desean contabilizar.
Revisar asientos antes de aplicar: Activando este check se permite visualizar uno a uno los
asientos guardados con la información y las transacciones respectivas antes de proceder a
su contabilización, permitiendo de ésta forma modificar, guardar, borrar, etc.
Asientos Predefinidos
Tiene como finalidad crear y definir formatos de asientos cuyas líneas no varían de un
período a otro, teniendo una utilización frecuente, al igual que asientos que aunque son de
carácter esporádico contienen cálculos invariables en su confección de un momento
determinado a otro, con lo cual se pueden guardar las plantillas y sólo será necesario
ingresar la información para que el asiento se elabore automáticamente.
La elaboración de un asiento predefinido se efectúa de la siguiente forma:
Variables: En esta columna se realiza la definición de las variables que serán utilizadas en
el asiento, las mismas serán solicitadas a la hora de generar una plantilla en el área de
asientos. Las variables pueden ser rótulos para el caso de la descripción del asiento o
cantidades, en cuyo caso son las columnas de montos. Se pueden utilizar en forma
compuesta o realizar operaciones con ellos, permitiendo así presentar el resultado.
Columna [Cuenta]: Se definen las cuentas que serán utilizadas para el asiento, si no se
conoce el código de la cuenta a utilizar, por medio de la tecla F2 se desplegará en pantalla
el catálogo de cuentas existentes.
Columna [Descripción]: Para definir la descripción de un asiento se puede proceder a
digitar textualmente lo que deseamos aparezca registrado, o por otra parte al igual que en la
definición de las cuentas contables utilizar la tecla F2 lo que nos desglosará la lista de
variables creadas a fin de agregarlas si deseamos formar parte o inclusive toda la
descripción de una línea con ellas.
Columna [Tipo]: Dado que lo que estamos haciendo es confeccionando un asiento, esta
columna solo puede asumir dos valores posibles DB (Débito) o (Crédito).
Columna [Monto]: En la columna monto se definen sea el monto en el caso de aquellos
como el generado para depreciación por el método de línea recta, el cual período a período
siempre será igual. O por el contrario se pueden utilizar las variables antes definidas, en esta columna pueden utilizarse individualmente o combinadas sea con valores ingresados
directamente o realizando operaciones con ellas.(suma, resta, multiplicación, división).
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 119
Una vez que la plantilla del asiento esta completa, se procede a presionar el botón [Aceptar]
con lo cual la plantilla quedará guardada y lista para utilizarse en cualquier momento. En
caso de considerarse necesario por medio del botón modificar se pueden efectuar cambio a
una plantilla determinada.
Nótese que el manejo de las variables para el sistema de contabilidad difiere a la
forma en que son utilizadas en los otros módulos, ya que aquí no existen variables
predefinidas estas deben crearse.
A continuación un ejemplo de cómo se llama un asiento predefinido desde la ventana de
asientos:
1-Se abre la ventana de asientos en modo Inclusión.
2- Seguido se da click en el icono de asientos predefinidos señalado en
el gráfico mediante una flecha.
Aparecerá una lista con todos los asientos predefinidos que existen, se
selecciona el requerido y luego se digita los datos sobre variables,
descripción u otros solicitados por el sistema antes de elaborar el
asiento.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 120
3-Por último el sistema llena el asiento con los datos digitados en la
lista de valores.
Para llamar otro asiento predefinido se deben repetir los pasos del 1 al
2.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 121
Reportes Catálogo de Cuentas
Este reporte permite obtener toda la información del maestro de cuentas y de segmentos ya
sea total o parcial mediante el activar o desactivar una serie de opciones según sean las
necesidades.
Para generar el catálogo contable se cuenta con las siguientes opciones:
Descripción: Se indica el nombre de la plantilla.
A: Cambiar el tipo de letra del reporte.
Fecha del reporte: Por omisión el sistema presentará la fecha actual a la que el reporte va a
ser generado, en caso de ser necesario el usuario puede variarla.
Líneas por página: Se establece la cantidad máxima de líneas por página.
Año Fiscal: Se indica el período contable al que será generado el reporte.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 122
Tipo de Cuenta: Se selecciona el tipo de cuentas(Todas, Solo Balance, Solo Resultados)
que serán incluidas en el reporte.
Nivel de Resumen: Se indica el tipo de nivel, el mismo varia según la estructura del
catálogo contable. Se podría generar el reporte sólo a un nivel de mayores, subcuentas o de
detalles.
En el panel Tratamiento de Cuentas se tienen las opciones para indicar si se quiere en el
reporte las cuentas de orden, de resultados, bloqueadas, que usan nit o si se desea reordenar
el catálogo.
Lo mismo ocurre con las opciones Ajusta por Inflación o Ajuste por tipo de cambio, se
incluye en el reporte las cuentas que cumplan con los criterios seleccionados.
Toda esta información se puede filtrar o generar sólo por un grupo de cuentas, para ello se
tienen los filtros de cuentas y monedas.
Transacciones Diarias
En este reporte se permite generar todos los asientos que fueron contabilizados a una fecha
o rango de fechas determinadas, así como información relacionada mediante la
combinación de los filtros de cuentas, asientos y tipo de documentos.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 123
Descripción: Se indica el nombre de la plantilla y a la vez del reporte.
A: Cambiar el tipo de letra del reporte.
Fecha del reporte: Fecha de emisión del reporte.
Líneas por pagina: Cantidad de líneas por pagina.
Rango de fechas: Debe definirse el período para el cual se desea generar los movimientos
de las cuentas seleccionadas.
Moneda del Reporte: Permite seleccionar la moneda en la cual será generada la
información.
Filtros del reporte: Estas columnas permiten definir rangos o patrones para los
movimientos que el usuario necesita incluir en el reporte, así como las diferentes monedas
que se deben considerar.
Para la elaboración de las plantillas o reportes de transacciones se tienen disponibles
en el área de columnas los archivos "Cuentas y Detalle Asientos".
Analítico de Cuentas
Su finalidad es la generación de información al más bajo nivel de detalle en donde
ocurrieron todos los movimientos o asientos aplicados a las diferentes cuentas lo que
permite hacer un análisis detallado de todos los movimientos realizados que formaron los
saldos acumulados en los niveles superiores.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 124
Descripción: Se indica el nombre de la plantilla.
A: Cambiar el tipo de letra del reporte.
Fecha del reporte: Por omisión el sistema presentará la fecha actual a la que el reporte va
ha ser generado, en caso de ser necesario el usuario puede variarla.
Rango de Fechas: Se debe indicar el rango de fechas para las cuales se desglosará el
listado de los movimientos efectuados.
Moneda del Reporte: Moneda en la cual se desea que sean expresados los movimientos.
Sólo cuentas con movimientos: Cuando esta opción está activa presenta en el reporte sólo
las cuentas que tienen movimiento, excluye todas las demás.
Incluir los asientos de cierre: Con está opción se permite generar los reportes con los datos
antes del cierre cuando está apagado y después del cierre cuando está activa.
Sólo cuentas de detalle: Permite generar la información a nivel de detalle excluyendo todos
los otros niveles de subcuentas y de mayor.
Cuentas: En filtros del reporte mediante esta columna se indica el rango o patrón de
cuentas que serán objeto del reporte.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 125
Tipo Documento: Dado que es un dato existente en todos los asientos y que es de uso muy
específico por medio de él también se permite filtrar la información.
Para la elaboración de este reporte, se tiene disponible en el área de columnas el
archivo de "Detalle del Asiento".
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 126
Balance de Comprobación
Mediante este reporte se obtienen de forma acumulada los saldos de los movimientos
ocurridos en un período de tiempo determinado.
Descripción: Se indica el nombre de la plantilla y a la vez del reporte.
A: Cambiar el tipo de letra.
Líneas por pagina: Cantidad de líneas por pagina del reporte.
Rango de meses: Debe definirse el período para el cual se desea ver los movimientos de las
cuentas seleccionadas.
Año Fiscal: Se indica el período en el cual se encuentra el rango de meses solicitado. El
sistema por omisión presentará el periodo contable actual.
Moneda del Reporte: Permite seleccionar la moneda en la cual será generada la
información.
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Nivel de Resumen: Permite emitir el reporte con los movimientos a un nivel determinado.
Esto depende de la forma como haya sido confeccionado el catálogo de cuentas.
Sólo cuentas con movimientos: Cuando esta opción está activa presenta en el reporte sólo
las cuentas que tienen movimiento excluyendo todas las demás.
Incluir los asientos de cierre: Con está opción se permite generar los reportes con los datos
antes del cierre cuando está apagado y después del cierre cuando está activa.
Cuentas con saldo final mayor a cero: Al marcar esta opción se genera en el reporte la
información de las cuentas cuyo saldo final sea mayor a cero.
Movimiento neto: Con está opción encendida se afecta sólo las columnas inicial débitos,
inicial créditos, final débitos y final créditos en el sentido de que indica el movimiento neto
en la columna que tenga el monto mayor.
Sólo cuentas de detalle: Permite generar la información a nivel de detalle excluyendo todos
los otros niveles de subcuentas y de mayor.
Reordenar catalogo: Al seleccionar este parámetro el sistema reordena el catalogo de
cuentas.
Cuentas: En filtros del reporte mediante ésta columna se indica el rango o patrón de
cuentas que serán objeto del reporte.
Para la elaboración del balance de comprobación, se tiene disponible en el área de
columnas el archivo de "Cuentas ".
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Nit y Retenciones
En este reporte se genera la información relacionada de los movimientos contables con los
Nits y retenciones.
Para generar el reporte de Nits o de Retenciones se cuenta con los siguientes parámetros:
Descripción: Se indica el nombre de la plantilla y a la vez del reporte.
A: Cambiar el tipo de letra del reporte.
Líneas por página: Se establece la cantidad de líneas que se desea en el reporte.
Fecha del reporte: Por omisión el sistema presentará la fecha actual a la que el reporte va
ha ser generado, en caso de ser necesario el usuario puede variarla.
Rango de fechas: Debe definirse el período para el cual se desea ver los movimientos de
las cuentas seleccionadas.
Moneda del Reporte: Permite seleccionar la moneda en la cual será generada la
información.
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En el panel Tipo se encuentran las opciones Nits y Retenciones de tal manera que si se
activa la opción de Nits se puede filtrar la información por monto activando la caja de
monto del Nit e indicando la cantidad igual o mayor.
Para filtrar la información se puede hacer por medios de los campos de Nits y grupos,
además se cuenta con el campo de selección por actividad fiscal en donde se puede
seleccionar uno o todos.
Libro de Compras y Ventas
Este reporte tiene como objetivo brindar la información detallada de los movimientos
mensuales realizados en los módulos de Compras y Facturación que son afectados por el
impuesto sobre las ventas. De tal manera que se convierte en una herramienta útil para
confeccionar la declaración correspondiente y servir de justificantes fiscales.
El sistema genera simultáneamente los dos movimientos detallados, tanto de compras como
de ventas por lo que se debe de considerar lo siguiente:
Libro de Compras: Genera los movimientos ocurridos en el módulo de Compras,
agrupados por compras exentas, compras gravadas nacionales y compras gravadas
importadas.
Para ello se debe definir en el maestro de proveedores si el proveedor es nacional o no.
Después de lo anterior cada vez que se agrega una transacción desde el módulo de
Compras, en conformidad al proveedor y si pagó impuesto o no el sistema agrupa por los
anteriores conceptos.
Libro de Ventas: Presenta los movimientos ocurridos en los módulos de Facturación y
Punto de Ventas, agrupando por ventas exentas, ventas gravadas nacionales a
contribuyentes (con RIF o NIT asignado), ventas gravadas a no contribuyentes(clientes
generales no inscritos o ventas al detalle) y ventas por exportación.
Para lograr el efecto anterior primeramente se debe definir en el maestro de cliente si el
cliente es nacional o no, posteriormente se debe clasificar dentro de un rango o patrón a
aquellos clientes generales o de contado que van a ser considerados como no
contribuyentes; por lo cual cada vez que se agrega una transacción desde el módulo de
Facturación o Punto de Ventas en conformidad a que si el cliente se definió como nacional
o no, si pagó impuesto de ventas o si el movimiento fue a un contribuyente o no, el sistema
agrupa por los anteriores conceptos.
Para efecto de obtener el reporte con los movimientos realizados, se debe proceder a parametrizar según la siguiente ventana:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 130
Descripción: Se indica el nombre de la plantilla y a la vez del reporte. Campo informativo.
A: Cambiar el tipo de letra del reporte.
Mes y Año: Se definen el mes y el año de donde se obtendrá los movimientos.
Moneda: Se selecciona la moneda y el respectivo tipo de cambio en la cual será generada la
información.
Porcentaje: Sirve para indicar en la columna el porcentaje del impuesto de ventas que se
facturó en las ventas y compras, es un rótulo que sirve únicamente para efectos
informativos en la columna del reporte % IMP, no tiene ningún efecto de cálculo ya que el
monto del impuesto es el real obtenido de las facturas.
No contribuyentes: Los no contribuyentes son aquellos que no tienen un NIT o un RIF
asignado, o sea aquellos clientes de ventas al detalle, de tal manera que se deben de agrupar
dentro de un rango o patrón de clientes (Ejemplo, Estimado cliente, Cliente de contado,
etc.)
Además es importante considerar las columnas disponibles para generar el reporte de
compras y de ventas ya que en la mayoría son columnas comunes o sea que con sólo que se
seleccione una vez se utilizan en ambos reportes.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 131
Fecha: En este campo se indica la fecha de la transacción, por lo que cuando el sistema
genera primeramente el libro de compras esta fecha es la que encuentra en el archivo del
módulo de compras y lo mismo sucede cuando se genera el reporte de ventas.
# Documento: Presenta el número del movimiento(factura/ devolución) correspondiente al
módulo de donde se obtiene la información.
Nombre: Este campo presenta el nombre del proveedor o del cliente que efectuó la
transacción, es un campo común tanto para el libro de compras como para el libro de
ventas.
Rif/Nit: Este campo presenta el número de cédula de identidad o cédula jurídica del
proveedor o el cliente que efectuó la transacción, al igual que las columnas anteriores es un
campo común y presenta la información correspondiente al módulo.
Total: Muestra el total de la transacción(factura / devolución.)
% Impuesto: Presenta el monto indicado en el campo porcentaje en la pantalla de
parámetros de este reporte. Es un campo informativo por lo que dependiendo de lo que se
digite puede que coincida con el porcentaje real retenido o no.
Exento: Esta columna presenta los movimientos que no pagaron impuestos de ventas, es un
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 132
campo común por lo que al seleccionarlo se presenta en el reporte de compras en la
columna de compras exentas y en el reporte de ventas en ventas exentas.
Ventas Exportación: Se muestran los movimientos de aquellos clientes que no son
nacionales (ventas al exterior), se presenta únicamente en el reporte de ventas en la
columna Vtas. Exportación.
Base 1: Indica la primera base para el cálculo del impuesto sobre las ventas, es una
columna común por lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras en la
columna Nacional todas las compras a proveedores nacionales que fueron gravados con el
impuesto de ventas y en el reporte de ventas en la columna Contribuyente todas las ventas
gravadas realizadas a todos aquellos clientes que no son No Contribuyentes o sea que
agrupa a todos aquellos que sean diferentes a los que están definidos en parámetros de este
reporte como no contribuyentes.
Impuesto 1: Esta columna presenta lo correspondiente del impuesto calculado a aquellos
proveedores o clientes que cumplen lo establecido en la base 1, es una columna común por
lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras en la columna IVA Nacional el
impuesto pagado sobre las compras a proveedores nacionales y en el reporte de ventas en la
columna IVA Contribuyente el impuesto retenido sobre las ventas realizadas a todos
aquellos clientes que no son No Contribuyentes o sea aquellos que no están definidos en
parámetros de este reporte como no contribuyentes.
Base 2: Muestra la segunda base para el cálculo del impuesto sobre las ventas, es una
columna común por lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras, en la
columna Importadas l todas las compras a proveedores extranjeros que son gravadas con el
impuesto de ventas. Y en el reporte de ventas en la columna No Contribuyente todas las
ventas gravadas realizadas a todos aquellos clientes que fueron definidos en parámetros de
este reporte como no contribuyentes.
Impuesto 2: Esta columna presenta lo correspondiente al impuesto calculado a aquellos
proveedores o clientes que cumplen lo establecido en la base 2, es una columna común por
lo que al seleccionarla se presenta en el reporte de compras en la columna IVA Importadas
el impuesto pagado sobre las compras a proveedores extranjeros y en el reporte de ventas
en la columna IVA No Contribuyente el impuesto retenido sobre las ventas realizadas a
todos aquellos clientes que son no contribuyentes.
Generador Financiero
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El generador financiero es una herramienta que permite crear reportes a la medida de
acuerdo a las necesidades de cada compañía. La utilización del mismo se basa en la
colocación de fórmulas y campos sobre una plantilla cuadriculada (similar a una hoja de
Excel.)
De forma similar en la parte superior de la ventana contamos con herramientas comunes:
tipo letra, tamaño, color, etc.
Como información general, nótese que los rótulos aparecen en negro y las fórmulas en rojo
dentro de la plantilla.
Operación
La ventana del Generador Financiero se encuentra ligada a las tres primeras opciones en el
menú general las cuales son Archivos, Editar y Celdas.
Para Archivos se cuenta con las opciones Salvar, Imprimir, Impresora, Parámetros, Generar,
Seguridad y Terminar.
En el caso de los parámetros, nos desplegará una ventana en la cual se incluyen las
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 134
variables y el tipo de las mismas, que serán utilizadas para las fórmulas en los diferentes
campos que sean incluidos en el reporte.
Mediante la opción Seguridad se puede establecer la seguridad para cada plantilla de la
misma manera que se hace con los reportes corrientes.
La opción del menú Editar presenta algunas funciones similares a las que se utilizan en
Excel, éstas sirven para limpiar(borrar), copiar, cortar, pegar, marcar todo; cada función
tiene su propia tecla rápida.
Copiar a Excel: permite cuando se está sobre la plantilla del reporte copiar la información
de la misma sobre una hoja electrónica de Excel; para éste caso se copian los rótulos y los
valores que se indiquen en las fórmulas para el campo Resultado.
Sobre la cuadrícula de la plantilla, al presionar click derecho se muestra un sub-menú con
las mismas opciones presentes en el menú Editar.
Además se agrega la función Sumar la cuál al marcar un bloque de celdas y escoger ésta
función se agrega una fórmula en la plantilla que muestra el resultado de la suma de las
otras celdas existentes; claro está ésta opción sirve solo para celdas con valores numéricos y
según los criterios presentes en la ventana de fórmulas.
Para el menú Celdas se cuenta con la inclusión o eliminación de celdas, columnas y
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 135
fórmulas; también se tiene el salto de página que sirve para indicar en cuál línea se desea el
salto de página al momento de generar el reporte.
A la hora de generar el reporte nos encontraremos con una ventana muy similar a la de
parámetros, con la diferencia de que se deben incluir los valores para cada una de las
variables anteriormente declaradas. El valor de estas variables puede ser un entero, una
fecha o una cuenta contable, todo depende de como hayan sido definidas.
Una vez generado el reporte se agrega a la barra de herramientas un botón que hace
referencia a Excel, el mismo permite al presionarlo copiar el reporte generado a una hoja de
Excel, lo cuál permite su manejo y posterior modificación.
El sistema da la posibilidad de grabar los reportes generados como un archivo tipo texto, de
ésta forma se puede abrir en cualquier procesador.
Fórmulas
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 136
Una parte importante de éste generador de reportes es la posibilidad de manejar mediante
fórmulas cualquier tipo de información que esté ligada con el maestro de cuentas(catálogo
de cuentas.)
La ventana de fórmulas se compone de la siguiente forma:
Nombre: Nombre con el que la fórmula se verá en la plantilla. Al realizar alguna fórmula
que haga referencia a otra fórmula existente se debe utilizar el valor indicado en éste
campo.
Descripción: No es de carácter estrictamente necesario, puede indicarse el nombre de la
fórmula o alguna indicación que se considere necesaria.
Formato: Se indica el formato que tomará la celda como tal, en caso de no ser definido el
sistema por omisión tomará el establecido en la ventana de Parámetros desplegada a la hora
de generar el reporte.
Ejemplos:
@@,@@ % porcentajes
¢@@@,@@@,@@@.@@ monedas
Imprimir: Se indica si una fórmula es visible e imprimible o no a la hora de generar el
reporte, por omisión la casilla aparecerá marcada.
Moneda: Moneda de ejecución a utilizar.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 137
Nivel: Se indica el nivel al cual se esta realizando la operación, existen los niveles
Acumulado, Analítico de Cuentas(Mayor), Detalle y cinco Niveles(X) como tales, los
cuales pueden interpretarse como niveles de sub-cuentas.
Cuando se escoge el nivel Acumulado se realiza el cálculo sobre el valor total de las cuentas
y únicamente se mostrará el valor total.
Si se indica otro nivel el sistema realiza el cálculo para cada una de las cuentas que
cumplan con el patrón indicado y se despliega un valor para cada cuenta.
Periodo: Puede ser Específico en cuyo caso se indica en los campos inferiores o de acuerdo
a variables establecidas. Si las variables ya han sido definidas aparecerán en el combo para
su selección.
Resultado: El campo de resultado se indica con base en las variables definidas la operación
que se desea realizar.
Para ello se cuenta con los siguientes elementos:
Texto. Entre comillas.
Números.
Fechas. Entre llaves.
Operaciones aritméticas - + * / ( ).
Variables de los parámetros del reporte.
Valores de otras celdas.
Funciones Predefinidas.
Las funciones predefinidas que se pueden utilizar en el generador son las siguientes:
NPAG Número de la página actual.
COD (****) Código de la cuenta.
DSC (****) Descripción de la cuenta.
SI (****) Saldo inicial del período.
SF (****) Saldo final del período.
CR (****) Créditos del período.
DB (****) Débitos del período.
MV (****) Movimientos del período.
(NombreParámetro_Año) Despliega el año del período definido. **
(NombreParámetro_Inicial) Despliega el mes inicial del período. **
(NombreParámetro_Final) Despliega el mes final del período. **
(NombreParámetro) El nombre del parámetro entre () despliega el período del reporte. **
**Estas fórmulas se utilizan cuando se define un parámetro tipo período.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 138
Las fórmulas de períodos también se pueden combinar con un texto, como el siguiente
ejemplo:
‘Reporte al año ’ + (NombreParámetro_Año)
Si el período es del año 2002 entonces el resultado de la fórmula será el siguiente:
Reporte al año 2002
En el caso de que se necesite desplegar el período completo, sin necesidad de escribirlo
como un rótulo se puede hacer de la siguiente manera:
(NombreParámetro)
Suponiendo que el período abarca desde el 1 de febrero hasta el 31 de marzo del año 2002
el resultado de la fórmula será: Del 01/02/2002 al 31/03/2002
El check "Eliminar líneas de detalle en cero" permite al marcarla que al momento de
generar el reporte si existen cuentas de detalle que tienen un saldo igual a 0.00 las mismas
no sean incluidas en el reporte.
Operaciones entre columnas
El Generador Financiero permite hacer cálculos entre las distintas columnas utilizadas en la
plantilla del reporte siempre y cuando éstas sean de detalle.
Para ello se debe seguir una pequeña y fácil sintaxis:
La fórmula debe comenzar con ésta declaración: DET(nombre_columna) =
nombre_columna: se indica el nombre de la columna que hace referencia a la(s)
variables declaradas en los parámetros.
Posteriormente se indica la operación deseada, para ello se utiliza la letra de la
columna(título de la columna) seguida de éste signo ?.
Ej.: débitos : columna d
créditos : columna e
La fórmula para el cálculo del movimiento neto sería la
siguiente:
DET(nombre_columna) = d? - e? La operación d?-e? se evalúa para línea
de detalle.
Para éstas operaciones se puede sumar(+), restar(-), multiplicar(*) y dividir(/)**
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 139
**Para las divisiones, éstas pueden realizarse de dos formas distintas:
1- Se utiliza la palabra "dividir" seguido por paréntesis, dentro de ellos se indica la
división de ésta forma: DET(nombre_columna)=DIVIDIR(c?, 100). En éste caso se divide el contenido de la columna c entre 100.
De ésta forma el mismo sistema verifica antes de realizar la operación que el denominador
no sea 0.00, si esto ocurre el resultado de ésta operación sería 0.00.
2- Se utiliza simplemente "c? / d?", para esto el usuario debe verificar que el
denominador no sea 0.00, si esto ocurre se puede producir un problema de
generación del reporte. DET(nombre_columna)=DIVIDIR(c?/d?).
Ejemplo de un reporte Se necesita realizar un reporte que muestre la siguiente información:
Código de la cuenta
Descripción de la cuenta
Saldo Inicial
Débitos
Créditos
Saldo Final
Lo primero y más fácil es digitar algunos rótulos con los títulos del
reporte.
Como en nuestro catálogo existen muchas cuentas contables llevaría mucho
trabajo el digitar una por una todas las cuentas, para evitar ésta labor
se puede declarar una variable que reúna todas las cuentas del catálogo(o
las que necesitemos) de forma que con una orden en el generador se pueden
incluir cientos de líneas.
Para empezar en los parámetros se define una variable que puede ser de
tipo patrón, la cuál permite llamar las cuentas requeridas usando alguna
máscara en especial.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 140
La variable declarada se llamará cta_conta
El paso siguiente es ligar ésta variable con alguna fórmula. Para ello se
usan las funciones predefinidas indicadas en la sección anterior.
En la columna dedicada a los códigos se incluye una fórmula como la
siguiente:
Ahora se debe proceder a indicar la descripción, los saldos y los
movimientos de las cuentas, para ello se hacen las siguientes fórmulas:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 141
Descripción: DSC(CUENTAS) ** El llamado a la descripción de las
cuentas se hace por medio del nombre de la columna que contiene los
códigos contables.
Saldo Inicial: SI(CUENTAS).
Débitos: DB(CUENTAS).
Créditos: CR(CUENTAS).
Saldo Final: SF(CUENTAS).
Como se dijo anteriormente para llamar los saldos y movimientos de las
cuentas en las fórmulas se debe ligar la fórmula recién creada con la
fórmula principal que en éste caso sería la fórmula que maneja el código
contable. También se debe indicar para cada fórmula la fecha y el tipo de
cuentas que debe mostrar(superior, mayor, detalle, etc.).
Para finalizar al generar el reporte el sistema pide el valor de la
variable, la cuál puede ser un código o un patrón(para éste caso se
escoge ********).
De ésta forma se toman todas las cuentas del catálogo, también se podría
pedir las que cumplan con alguna condición(01-010-***) o se podría dar la
cuenta como tal(01-010-001-005).
Como resultado de éstos pasos se genera un reporte como el siguiente:
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 142
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 143
Utilitarios Recuperar
Fallas de fluido eléctrico, o inclusive en el mismo hardware pueden poner en riesgo la
integridad de la información, por dicho motivo se crea esta opción que permite correr
procesos con el fin de restablecer o verificar que los archivos no se dañen. Esto es
dependiendo del motor de manejo de archivos que se esté usando.
Periodo: Se debe indicar el período en el cual se realizará el proceso.
Indexar: Indexar podemos definirlo como "reordenar" los catálogos o registros de
Cuentas, Retenciones, Asientos y Nits. Este proceso se puede realizar tanto para los
archivos actuales como para los históricos.
Guardar o Eliminar Asientos: Muchas veces ocurre que al momento de contabilizar un
asiento el usuario descubre que le faltó incluir algún dato en el mismo, al estar el asiento
contabilizado no se podría modificar por lo tanto en ésta opción se le permite al usuario
grabar el asiento de nuevo con el mismo número de asiento y con la modificación hecha.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 144
Cuando se marca la opción Guardar asiento el usuario puede modificar un asiento ya
contabilizado siempre que se marque también la opción de Eliminar asiento.
Una vez marcados los dos parámetros e indicado el o los asientos a modificar se da aceptar,
luego se entra a Asientos y se presiona el icono de asientos guardados, aparece la lista de
asientos guardados en la que se escoge el asiento que se quiere modificar.
El sistema lo que hace es eliminar el asiento contabilizado y hace una copia la cuál es
guardada para su modificación.
Si solo se marca el parámetro de Guardar asiento el sistema hace una copia del asiento
indicado en el cuadro Procesar asientos.
Limpiar Saldos de todo el período: Este parámetro toma el catálogo de cuentas y lo deja en
cero.
Elimina los movimientos y saldos de las cuentas para todo el período indicado en los
campos del panel Período.
Reconstruir Saldos: Esta opción sirve para los casos en los cuáles se necesita reaplicar
algún asiento, para ello se indica el período y se marca la opción de Reconstruir Saldos.
Al reconstruir saldos es preferible que antes se limpien los saldos de las cuentas para el
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 145
período que se va a reaplicar, esto porque de no hacerse así se podría duplicar algún
movimiento.
Reestructurar Cuentas: En procesos de importación de datos de versiones anteriores, esta
opción se utiliza para asignar el nivel de profundidad que tienen las cuentas en relación con
su cuenta superior, así como verificar que las características de las cuentas de tipo superior
sean heredadas a las cuentas asociadas.
Nota: Antes de proceder a realizar un proceso de recuperación es necesario indicar el
período en el cual se va a procesar. En caso de realizarse para un período anterior al
actual, será necesario ejecutar el mismo proceso para todos los meses posteriores con
el fin de corregir la inconsistencia.
Pasar de período Fiscal
El proceso de cambio de periodo contable se encarga de trasladar los saldos finales del
catálogo de cuentas del período que finaliza como saldos iniciales del período siguiente.
Este proceso se debe hacer al final del período cuando la contabilidad este cerrada ya que
las cuentas de resultados pasan al siguiente período con el saldo en cero.
El sistema le permite trabajar en el período siguiente sin haber cerrado el período actual de
trabajo por lo que se debe de tener presente que una vez finiquitado el cierre del período
anterior se debe de hacer nuevamente el proceso de pasar de período contable y enseguida
el proceso de reconstruir saldos del primer mes.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 146
Importar datos del BOS 1.60
La finalidad de esta herramienta es la conversión de datos de la versión anterior del sistema
Business Operating System Premium 1.6 (SAI PREMIUM 1.6) a la actual.
El "convertidor" como lo llamaremos en adelante, realiza la conversión de los archivos de
datos o tablas de registro referentes a maestros permitiendo así utilizar, migrar la
información en una forma rápida y automática.
La utilización es un sencillo proceso en el cual una vez ingresado a la opción en el área de
Utilitarios lo único que se debe hacer es seleccionar el directorio donde se encuentran la
información que se desea importar, una vez seleccionado el proceso se realiza en forma
automática previa aprobación del usuario.
Cuando se realiza una importación es conveniente verificar que el formato de los códigos
existentes sea igual al de los datos que se desean importar, ya que de lo contrario se puede
tener problemas a la hora de querer accesar la información.
El botón Seleccionar directorio despliega un cuadro en el que se ubica una extensión de
archivos, en ésta se indica el archivo que se quiera convertir y se da Aceptar.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 147
Impresora para formatos de impresión: En este campo se despliegan las diferentes
impresoras que se tienen instaladas en la estación de trabajo, con esto al momento de
importar la información el convertidor adaptara los formatos de impresión existentes al
nuevo sistema de acuerdo a las características de la impresora seleccionada, es muy
importante revisar cada formato una vez importado.
Nota: Cuando un formato es importado y posteriormente se cambia la impresora que
se le asignó al momento de la conversión el formato se debe CREAR de nuevo.
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 148
Convertidor por Segmentos
Este proceso permite a una empresa en marcha cambiar su catálogo simple a un catálogo
por segmentos o reasignar la sección definida para la segmentación dentro del código
contable.
Para ello se tiene primeramente que escoger el archivo del catálogo disponible y pasarlo a
la derecha a la columna catálogo a convertir.
Posteriormente se tiene la opción de convertir a contabilidad por segmentos, la cual se
debe de activar una vez definido en parámetros de contabilidad el inicio y el ancho de la
segmentación así como en el maestro de segmentos los segmentos correspondientes.
También se puede utilizar en el caso de que se desee cambiar la ubicación del segmento en
el código contable.
Para ello se tiene que activar primeramente la opción convertir a contabilidad sin
segmentos mediante el cual rompe la relación de cuenta versus segmento y permite
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 149
asignarlo a otra sección o tratar la contabilidad sin segmentos.
Cuando las cuentas tienen movimientos existe la opción de forzar cuentas con
movimientos, esto por cuanto al hacerlo, la contabilidad pierde su estructura actual, para
adquirir la otra. Por lo que el concepto dado original.
Consolidar Compañías
Mediante este proceso se puede consolidar compañías asociadas que tienen una misma
estructura contable, además se puede utilizar para copiar el catálogo de cuentas en otra
compañía que esta iniciando, para ello se cuenta con las siguientes opciones:
Primero se tiene que crear una compañía nueva con los parámetros configurados
similarmente a las compañías que se van a consolidar.
Selección de compañías: en la columna izquierda se encuentran las compañías disponibles
las cuales al pasarla a la derecha se hacen disponibles para este proceso.
Limpiar saldos de cuentas: se debe activar cuando lo único que se desea es copiar el
catálogo de cuentas de una compañía a otra.
Recalcular saldos: cuando la opción anterior está desactivada y se consolidan los saldos de
varias compañías es conveniente recalcular los saldos para garantizar la integridad de los
Documento Aprobado en el Sesión Ordinaria Nº 847-2014 del Directorio 150
mismos.
Traducir cuentas: El traducir cuentas se utiliza en el caso de que se desee que los saldos
de una cuenta al momento de consolidar sea reescrito con otro código.
También se utiliza para consolidar movimientos de cuentas relacionadas entre compañías a
fin de que refleje el movimiento deudor y acreedor en uno sólo código.
Esta opción está relacionada con la pantalla patrón a traducir en donde se tiene cuatro
líneas para determinar de que cuenta a que cuenta se desea traducir.
Por ejemplo si tenemos cuentas a pagar entre compañías en la cuenta 211 y tenemos
cuentas a cobrar en la 110 y queremos que los movimientos de las cuentas a pagar se
reflejen en las cuentas a cobrar indicamos en la columna patrón a traducir de la cuenta 211
y en la columna a traducir a la cuenta 110.
Los filtros de cuentas a incluir se utilizan en caso de que deseamos parcializar la
consolidación, es decir sólo un grupo de cuentas. El de cuentas a excluir se utiliza cuando
queremos que las cuentas consolidadas entre compañías cuyo saldo sea cero desaparezca.