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CONCEPTOS BÁSICOS (II) CAPÍTULO 2

ACTIVIDADES

1. Cambiar el ancho de una columna.

2. Combinar celdas. 3. Marcas de desbordamiento.

Conceptos básicos (y II) 2

4. Modificar la altura de las filas.

5. Selección de filas. 6. Ocultar filas y columnas. 7. Mostrar filas y columnas.

Si has tenido que iniciar Excel de nuevo, es preceptivo que recuperes tu archivo de trabajo; sí, ése que guardaste en el capítulo anterior (sino, salta al apartado 2.1).

8. Comentarios en las celdas. 9. Guardar el libro de trabajo. 10. Cerrar el libro de trabajo. 11. Abrir un libro de trabajo. 12. Selección de hoja. 13. Cambiar el nombre. 14. Añadir una hoja. 15. Mover o copiar una hoja. 16. Ocultar y mostrar una hoja. 17. Copiar en varias hojas a la

vez. 18. Eliminar hojas.

Aunque luego te lo explicaremos con más detalle, por ahora limítate a comprobar que tienes abierto el panel de tareas inicio y a hacer un doble clic sobre el nombre de tu archivo Libro1.xls (que debería aparecer allí) para recuperarlo. Vas a añadirle un título en negrita y lo ajustarás de forma que quede centrado con respecto a las cinco columnas de la tabla en la que estás trabajando. Incluso descubrirás que

también puedes cambiar el tamaño, altura y anchura de las celdas. Haz lo siguiente:

19. Inmovilizar y movilizar paneles.

20. Dividir paneles. 21. Los cuadros de división. 22. Buscar, Reemplazar y

Corregir. 23. Atajos de teclado.

2.1 Operaciones con filas y columnas

1. Selecciona la celda A1, escribe ‘Ventas por tienda en 2007’.

Como ves, el texto que estás escribiendo no cabe en la celda A1 y se sale por su derecha invadiendo la celda adyacente B1. Esto no es un defecto, simplemente estás intentando encajar en una celda más caracteres de los que su anchura permite y Excel, en tanto no valides la entrada, lo resuelve de esta manera. Pues bien:

2. Ahora valida la entrada, por ejemplo pulsando Enter.

Como la celda B1 no contiene nada, Excel sigue utilizando su espacio para mostrar el texto que no cabe en A1. Pero, insistimos: ¡B1 no contiene nada!

3. Selecciona B1 y comprueba, en la barra de fórmulas, que esta celda está vacía.

HOJA DE CÁLCULO EN LA ENSEÑANZA -53-


La pregunta es: ¿y si B1 contuviera algo, se dejaría invadir? Comprobémoslo:

4. Escribe ‘algo’ en B1, valida la entrada y comprueba cómo se superpone al exceso de A1. (No borres B1 aún).

Como esta situación nunca es aconsejable en una tabla de datos, Excel te propone dos posibles soluciones, según cuál sea tu propósito: o aumentas el ancho de la columna hasta que quepa el valor introducido, o combinas varias celdas vacías de una misma fila para crear un espacio mayor que contenga toda la entrada. Empecemos por la primera solución.

Para cambiar el ancho de una columna basta con modificar el ancho de cualquiera de las celdas de esa columna. Así que, en este caso:

Actividad obligatoria

Cambiar el ancho de

una columna 5. Selecciona la celda A1 y ejecuta el comando Formato -Columna - Ancho…

O si quieres hacerlo más rápido, un clic con el botón secundario del ratón sobre el título de la columna, y en su menú contextual, seleccionar Ancho de columna…

En cualquiera de los casos, Excel te mostrará el cuadro de diálogo Ancho de columna , en el que podrás introducir un número, que representa el promedio de los dígitos 0-9 que puedes escribir en una celda de esa columna, con el tipo de letra estándar (Arial de 10 puntos). Es decir, que si pone 10,71 te está indicando que caben en la celda algo más de 10 dígitos (que serán los que podrás escribir, claro está).



6. Empieza por ponerle un ancho de 20 y a ver qué pasa. Si no es suficiente o te has pasado, juega con otros valores hasta que el texto quepa con dignidad en la celda.

Este método empírico está muy bien, pero parece poco serio al tener que ir haciendo pruebas hasta encontrar la anchura deseada. Por eso Excel, una vez más, pone a nuestra disposición algunas opciones más cómodas, todas ellas basadas en que lo más acertado siempre será ajustar la anchura de la columna a la de la de la celda de contenido más largo. Para eso, una vez localizada y seleccionada esa celda, dispones del comando Formato – Columna – Ajustar a la selección, que ajustará la anchura de la columna a la del contenido

O si eres hábil con el ratón,

de la celda que tengas seleccionada.

te invitamos a que sitúes su puntero sobre la línea que separa los títulos de las columnas A y B (precisamente esta línea sirve para ajustar manualmente la anchura de las columnas mediante el ratón). Cuando estés encima se transformará en una flecha de dos puntas .

Pues bien, si en ese momento haces clic, podrás ajustar la anchura arrastrando a derecha o izquierda los límites de la columna. A medida que lo hagas,

buscarla desplazándote por

verás una línea discontinua vertical que te servirá de referencia visual de la anchura de la columna junto con un cuadro numérico indicador de la medida. Cuando la anchura esté a tu gusto suelta el botón del ratón.

¿Pero qué pasa si en la columna tienes 300 entradas, ó 3.000, y no tienes a la vista la celda de mayor contenido? ¿Vas a ponerte a

la hoja de cálculo?



La idea no parece muy sugerente, pero, aquí está Excel que también ha previsto esta contingencia: basta con que sitúes el puntero del ratón sobre la línea de separación de los títulos de las columnas y, cuando se transforme en , hacer doble clic: se ajusta

o no adyacentes, y arrastrar una cualquiera de las líneas de separación de sus cabeceras para

cionar una columna sólo ratón sobre su título de

cabecera y cuando el puntero se transforme en una flecha

rá automáticamente la anchura de la columna a la de la celda de mayor contenido.

No está de más que sepas que se puede hacer una selección múltiple de varias columnas, sean

Selección de columnas

modificar el ancho de todas ellas a la vez.

¿Cómo se hace? Para selectienes que situar el puntero del

, hacer clic. Una columna seleccionada muestra su título somb

seguram stética del resultado de nuestro ajuste será poco afortunada, pues por querer

reado.

Sea cual sea el método elegido, ente la e

encajar un texto tan largo en la celda A1, hemos hecho que toda la columna A sea demasiado ancha:

Además esto dista mucho de nuestro propósito de poner una línea de título o encabezado a nuestra tabla, de ahí que esta vez acudiremos a la segunda solución: Combinar y centrar simultáneamente.



Para que la tabla quede más bonita, Excel te permite unir varias celdas (combinar celdas), creando una celda más grande, y luego centrar en su interior los datos que desees escribir. Mira cómo se hace:

7. Selecciona el rango de celdas A1:E1 y haz clic en la herramienta Combinar y centrar, de la barra Formato.

que veas el mensaje de advertencia

O sea, que si continúas, que sepas que vas a perder el contenido de B1, pues en una combinación siempre predominará el contenido de la celda más a la izquierda y/o más alta del rango seleccionado, en este caso A1.

8. Como eso es precisamente lo que buscamos, pulsa

Sí, ya somos conscientes de que B1 contiene ‘algo’, pero intencionadamente el propósito es

que te hace Excel cuando intentas unir celdas que ya están ocupadas.

para continuar y observa el resultado:

o la celda A1 (siempre le asigna el nombre de la celda del extremo superior izquierdo del rango inicial). Tiene una anchura igual a la de las cinco columnas juntas y, además, mantiene centrado horizontalmente el texto que contiene.

Ahora, el rango A1:E1 se transforma en una única celda, que, a la vista del cuadro de nombres, es reconocida por Excel com


Combinar celdas



9. Desde la barra Formato, aplícale el atributo negrita, dale a altura de 14 puntos y aprovecha para ajuun star más

proporcionadamente la anchura de la columna A:

olumna E a 50 píxeles y o

para modesbordamiento

11.

grand

mentará el número de caracteres que

fuhatabla.

Poder modificar la anchura de las celdas se hace imprescindible, en ocasiones, para entender lo que pone en algunas celdas. Hagamos una prueba:

10. Cambia la anchura de la cobserva lo que curre en las celdas que tenían números: ¡los números han desaparecido y en su lugar aparece el carácter # rellenando las celdas!

Esto es lo que hace Excel cuando no tiene espacio suficiente strar un número completo, recurre a poner marcas de

(#) en su lugar.

Selecciona cualquiera de las celdas con marcas para que veas, en la barra de fórmulas, que los valores de la celda siguen existiendo.

En nuestra hoja de cálculo estamos manejando cifras de pocos dígitos, pero es muy habitual trabajar con números más


Marcas de desbordamiento

es y las marcas de desbordamiento aparecerán muy a menudo. Además, si usas formatos para los números con puntos de millar, signos de moneda, etcétera, auhay en la celda, lo que contribuye al riesgo de aparición de las marcas. La única forma de evitarlas es o reducir el tamaño de la

ente empleada o aumentar el ancho de la columna. En cada caso brá que adoptar la opción que menos afecte a la armonía de la

12. Por el método que prefieras, modifica el ancho de la columna E hasta que desaparezcan las marcas de desbordamiento y recuperes la visión correcta del contenido.



La altura de una fila se mide en píxeles (o puntos) y su valor, r defecto, es el de la fuente estándar (Arial de 10 puntos). Observa mo al aumentar la altura de la fuente en

pocó A1, también lo ha hecho la de toda la fila 1, pues Excel tiende a acomodar la altura de una fila a

Hacer clic sobre el borde inferior del encabezado o título

la de la fuente más alta existente en cualquiera de sus celdas (tenlo presente cada vez que decidas modificar el tamaño de la fuente).

Pero esto, al igual que has hecho con el ancho de las columnas, también puedes modificarlo de manera manual (y con selecciones múltiples, si fuera necesario). Excel te ofrece hasta cuatro formas distintas de hacerlo:

de la fila y, cuando el puntero se transforme en una flecha de dos puntas , arrastrar hacia arriba (para disminuir) o hacia abajo (para aumentar).

Previa selección de la fila, desde el menú Formato – Fila – Alto…, introducir un valor (en puntos) en el cuadro de diálogo Alto de fila que aparece.

O si quieres que Excel automáticamente acomode la altura a la de la celda con mayor entrada de toda la fila, previa selección de la fila:

Acude al menú Formato – Fila – Autoajustar.

O sitúa el puntero del ratón sobre la línea de separación de los nombres de las filas y cuando se transforme en

, haces doble clic (sin necesidad de arrastrar).

Para seleccionar una fila sólo tienes que situar el puntero del ratón sobre su

lo y cuando el puntero se transforme en flecha

títuuna , hacer clic. Una fila

nada muestra su título sombrseleccio eado en otro color.

Al igual que con las columnas, también aqlecciones múltiples de varias filas, sean o n

uí puedes hacer se o adyacentes, y arrastrar una cualquiera de las líneas de separación de sus títulos para modificar la altura de todas ellas a la vez.


Modificar la altura

de las filas


Selección de filas




Apliquemos lo estudiado.

1 13. Selecciona la fila y, arrastrando su borde inferior de a altura a 40 píxeles.

ás de relieve al título ontalmente en la

vertica

14. Selecciona entonces la celda y

separación, ajusta l

Con esto conseguimos darle un poco mde la tabla, pero el texto, que sí está centrado horizcelda, no lo está

lmente, pues parece como posado en el inferior de la celda.

A1accede a la pestaña del cuadro de diálogo . Formato de celdas

15. En el grupo Alineación del texto, selecciona Vertical – Centrar y pulsa

.

Todo arreglado. El texto se centrará verticalmente en la celda y su aspecto ganará enteros.

s encierran muchas más posibilidades uemos todas, conviene que conozcas.

No lo parece, pero te aseguramos que el númcolumnas de una hoja es siempre el mismcolumnas, lo que supone 16.777.216 celdas. Esto no impuedan eliminar e insertar nuevas filas, column

Las filas y las columnaque, aunque no las practiq

ero de filas y o: 65.536 filas y 256

pide que se as y celdas, pero has

Insertar filas, columnas y

celdas


de saber que cuando insertas una fila o una columna, lo que pasa en que la última desaparece; eso sí, siempre que esté realidad es vacía,

Para insertar una fila tienes tres opciones:

Seleccionar la fila en cuya posición quieres insertar una nueva y usar el comando I

pues si contiene información, Excel no permite la inserción y te lo notifica con una ventana de aviso:

nsertar - Filas desde la

Seleccionar la fila en cuya posición

barra del menú principal.

quieres insertar una nueva, pero ahora con el botón secundario del ratón, y elegir Insertar, en el menú contextual que aparece.

En cualquiera de estos dos casos, al insertar la fila aparecerá un botón de opciones de inserción , desde el que podrás elegir el formato que heredará la nueva fila.

Por defecto siempre le aplica el formatsuperior, pero puedes elegir el de

que le aplicará el es

o de la fila la fila inferior o borrar el

formato, lo tándar por defecto (fondo en color blanco, texto en color negro, fuente Arial de 10 puntos y sin bordes).

Puedes seleccionar, en vez de una sola, varias filas y seguir cualquiera de los p Excel insertará tantas do.

alquiera de la fila en cuya

asos anteriores. En ese caso, filas adicionales como filas hayas selecciona

Y, finalmente, también puedes:

Seleccionar una celda cuposición vas a insertar una nueva y elegir el comando Insertar – Filas, de la barra del menú principal.



También aquí, si seleccionas varias celdas en la colum insertará tantas filas adic

na, Excel ionales como celdas hayas seleccionado.

Pprocedim expero tenlas columnas y usar, lógicamente, el comando

ara insertar una columna, el iento es actamente el mismo,

drás que hacer la selección sobre

Insertar – Columnas. En este arecerá una columna en blanco a rda de la columna seleccionada.

Igualmente existe la posibilidad de insertar celd

caso, apla izquie

as, en vez de filas y columnas. En este caso basta con que selecciones la celda, o rango de celdas, desde donde se van a insertar las nuevas, y usar el comando Insertar – Celdas… de la barra de menús.

No obstante, lo más fácil y rápido sigue siendo seleccionar la celda (o el

) y elegir Irango nsertar… desde su menú contextual directamente.

n sitio, de ahí que siempre abrirá el Ahora bien, insertar una celda exige tener que desplazar las

celdas existentes hacia algúcuadro de diálogo Insertar celdas

r para preguntarnos cuál será

nuest

esta opción de insertar os lugares de la hoja.

columnas nos referimos s celdas (fórmulas, datos,

formato,…), pero las celdas vacías seguirán permaneciendo en la hoja. Sin emceldasdespla

ma más completa de borrar filas y columnas es seleccionarlas primero y acudir al

rrar después, para elegir:

a decisión.

Agudiza los sentidos cuando uses celdas, pues puedes causar problemas en otr

Cuando hablamos de borrar filas oexclusivamente a quitar el contenido de su

bargo, si lo que hacemos es eliminar filas, columnas o , Excel quita literalmente las celdas de la hoja de cálculo y za las celdas vecinas para llenar el espacio.

La for

menú Edición – Bo

Todo: Si formato por defecto.

vas a devolver las celdas a su

Borrar y eliminar filas,

columnas y celdas



Formatos: Si sólo quieres eliminar el formato (ya sabes: color del texto, de fondo,… y esas cosas).

Contenido: Si sólo quieres borrar los datos o fórmulas de las celdas.

Comentarios: Si sólo quieres borrar los comentarios de las celdas (enseguida te explicamos qué son).

a, lo más ráp

Si sólo quieres borrar el contenido de una celda (y esto ya deberías saber cómo hacerlo), de una fila o de una column

ido es seleccionarla con el botón secundario del ratón y elegir la opción Borrar contenido (en su menú contextual), o con la tecla Supr .

Ten presente que si estás editando una celda y borras con las teclas Supr o Retroceso , en realidad sólo eliminarás el contenido, pero no el formato ni el comentario, si tuviera.

Y si borras una celtodos los efectos lavalor que recibirá l

Por otra psólo tienes que aplicar uno

Selecciona

da que sea un operando de una fórmula, a celda se quedará con el valor cero, que será el

a fórmula.

arte, si lo que quieres es eliminar filas o columnas de los siguientes métodos:

la fila o la columna (o un grupo de ellas) y elige el comando Eliminar del menú Edición.

menú contextual para elegir Elimin Selecciona la fila o la columna (o un grupo de ellas) y

accede a su ar.

de celdas, a eliminar y usa

Y, finalmente, para eliminar celdas:

Selecciona la celda, o rango también el comando Eliminar… (accesible desde el menú Edición o desde su menú contextual), pero ahora te aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar celdas para decidir cómo hacerlo.

A vcolususimdel us

Actividad obligatoriaeces es conveniente ocultar filas y/o

umnas cuyo contenido no es relevante para el ario, pero sin borrarlas o eliminarlas, plemente evitar que los datos estén al alcance

Ocultar filas y columnas

uario de la hoja. Eso sí, a efectos de cálculo, para Excel cualquier fila o columna



ocultas sigue tan vigente y operativa como si estuviera a la vista. Prueba lo siguiente:

16. Selecciona las filas 3 y 4 de nuestra hoja de trabajo.

17. Elige Formato – Fila – Ocultar, o, más rápido, desde su menú contextual, elige Ocultar.

El efecto es que lpuede apreciar el salto en la numeración de

as filas desaparecen (se

Por otro lado, la línea de separación de los encabezados de las fil ás gruesa de lo

sus encabezados), pero el resultado de las fórmulas del rango B6:E6 no varía, ya que Excel nunca prescinde del contenido de las celdas ocultas.

as adyacentes a las ocultas, se mostrará mhabitual.

Si quisiéramos ocultar columnas, el procedimiento sería idéntico, salvo que, una vez seleccionadas, el menú a manejar será el propio de las columnas: Formato – Columna

– Ocultar, o, más rápido, desde su menú contextual, elegir Ocultar.

En realidad, una fila o columna ocultas son

una fila o columna cu

El proceso inv ar una fila o colum

las o a por

ya altura o anchura, respectivamente, es cero, arrastrar hacia arriba el borde inferior del

nea, o hacia la izquierda el borde derecho del olumna hasta unirlos con la fila o columna el mismo efecto de ocultación.

erso de mostr

por lo que se podríaencabezado de una líencabezado de una canterior, y tendríamos


Mostrar filas y columnas

na ocultas es un poco más complicado, pues nos va a ser imposible seleccionar algo que está oculto.

La solución pasa por seleccionar las ficolumnas adyacentes a las ocultas (al menos uncada lado) y elegir Formato - Fila - Mostrar, pcaso de las filas, o F

ara el ormato - Columna - Mostrar



para el caso de las columnas.

Y si lo prefieres de manera más rápida:

18. Selecciona las filas 2 y 5 y desde su menú contextual elige la opción Mostrar para recuperar las filas ocultas.

En el caso de las columnas, también es de aplicación la opción Mostrar de su menú contextual.

Antes hemos hecho mención a los comentarios y ahora es un buen a especie de

misión no es nde se ponen, ejo acerca del

, pero no influyen en las operaciones y cálculos que se puedan realizar en la hoja.

Veamos esto con un ejemplo práctico:

o del ratón sobre contextual elige

Ins


momento para decirte que no son más que unnotas que se escriben para una celda determinada. Suotra que informar de algo relacionado con la celda dopara indicar al usuario de la hoja alguna acción o cons

contenido de la celda

Comentarios en las celdas

19. Haz clic con el botón secundarila celda B8, y en el menú

ertar comentario.

texto, de fondo del usuario del

enador y enlazado a la celda con una flecha. Además, se incorpora un pequeño triangulito de color rojo en la parte

cuadro para validar el co

Si no quiepersonaliza

Se abrirá un pequeño cuadro deamarillo, encabezado por el nombre ord

superior derecha de la celda, que Excel mantendrá en tanto no eliminemos el comentario. El punto de inserción parpadea dentro del cuadro de texto (cuyo tamaño puedes modificar usando los ocho estiradores repartidos por el marco).

20. Escribe ‘Esta celda indica la fecha clic fuera del del día de hoy’ y haz

mentario.

res que aparezca el nombre del usuario (que puede rse desde el menú Herramientas - Opciones… - General)



en el

cuadradito de color rojo en la esquina superior derecha de la celda.

21. Ahora, para ver el comentario basta con pasar el puntero del ratón por encima de la celda (no hace falta que hagas clic).

Y cuando quieras editarlo o eliminarlo,

debes acudir al menú contextual de la celda y elegir la opción que desees.

La opción Mo

comentario, lo seleccionas y lo borras. A fin de cuentas esto no es más que un cuadro de texto.

Ya está. El cuadro del comentario se cierra y el único resto visible que queda es el

strar u ocultar comentarios hará que permanezcan siempre visibles, o no, en la hoja, sin necesidad de pasar el puntero del ratón por encima. Si la activas y tienes muchos comen

da C8s la celda aún).

tarios, resulta bastante molesto.

22. Asegúrate de tener seleccionada la cel y escribe ‘En Oviedo, siendo las ’ (no valide

23. Ahora pulsa la combinación de teclas + + (dos recerá la hora actual, y tampoco vapuntos), apa

entrada. lides la

Ayudas a la introducción

de datos



24. Escribe ‘del ’ y a continuación la combinación de teclas + + (punto y coma) para colocar la fecha actual

ar para ver el resultado:

rápida de introducidede saber que Excel acepta también una variedad de formas de representación de este tipo de datos, todos ellos accesibles desde la pestaña

en la celda. Ahora puedes valid

Ésta es una manera r valores

tipo hora y fecha, pero has Formatos de fechas

y horas

del cuadro de diálogo Formato de celdas (que ya conoces), accediendo a las opciones de la categoría de Fechas y Hora. Eso sí, si quieres que Excel los recono , deben escribirse tal y como se

ge el cuadro de lista Tzca como fechas u horas

indican en los formatos que reco ipo:, ya que retados por el texto:

emplo, ’30-12-n Enter.

lista T

de lo contrario serán interpprograma como simples datos de

25. Escribe en D14, por ej59’ y valida la celda co

Una ojeada al cuadro de ipo: nos indica de fecha válido

o reconoce y lo cambia al formato de fecha estándar, usando la barra separador (en vez del guión -Además, lo alinea en la celda por la derecha.

que éste es un formato (día-mes-año). Por eso, Excel l

/ como ) y poniendo cuatro dígitos en el año.



26. Ahora, en la celda activa D15 escribe: ’30-13-59’ y valida la celda.

En este caso Excel no reconoce que esto sea una fecha, pues no existe el mes 13, así que ni le cambia el formato ni lo alinea por

urarlo desde el menú

la derecha, pues considera que acabas de introducir texto. Ya puedes borrar estas celdas.

Como ya sabes, cuando pulsas Enter para validar una celda, el puntero de celda activa se desplaza hacia abajo, por defecto. Pero puede haber ocasiones en las que la estructura de la hoja que has creado aconseje definir otra dirección, e incluso no provocar el movimiento. Pues bien, esto puedes config

Herramientas - Opciones…, en ñasu pesta .

La casilla de verificación que lo controla es la de Mover selección después de ENTRAR.

Despliega su cuadro de lista y elige la opción que más te interese, o desmarca la casilla de

rango de celdas, de varias filcolumnas, cuando introduzcas datpulses Enter para validar (este truco no funciona si validas con las flechamovimiento del cursor), al llegafinal de una columna, el puntero paprincipio de la siguiente. Si quieres saltarte una celda, pulsa Enterescribir nada. Para ir hacia atrás, p

verificación si no quieres que el puntero se mueva al validar una celda.

Si tienes una selección de un as y os y

s de r al sa al

sin ulsa

+ Enter. Y si quieres introducide tabulado

r los datos por filas, usa la tecla

en vez de Enter.

Cuando tengas que introducir muchos números con decimales fijos (por culpa de los €, por ejemplo):

Cómo mover el puntero

de celda

Mover el puntero

en un rango

Ayuda con los decimales



Selecciona el comando Herramientas – Opciones…, accede a su pestaña , activa la casilla de verificación Número fijo de dec

A pescribes ‘12345’lo transforautomáticadecimales). Esta acción no tendrá efecto sobre los valores in

imales y deja el valor por defecto de 2 decimales, por ejemplo.

artir de este momento, si en una celda, Excel

mará a ‘123,45’ (separa mente el número de

troducidos anteriormente en la

e verificación.

teluego, deentrada teniendo en cuenta otras entrmisma columna. Veamos cómo funciona:

27. En el rango A11:A1‘Barcelona’ y ‘Valencúltima entrada, la celdA14.

Si tuvieras que escribir deletra, la ‘M’, Excel analiza loscomprueba que ya existe un v

completar la entradprincipio los deja selecciona

drid’, sino ‘Mallorca’, así que termina la entrada manualmente y pulsa Enter para

evo ‘Madrid’.

Descubre

hoja. Para volver a la normalidad sólo tienes que desactivar esta casilla d

Autocompletar es un peculiar comportamiento de Excel que posibilitará escribir las primeras letras de un texto en la celda, y

forma automática, ver cómo el programa completa la adas anteriores realizadas en la

Autocompletar

3 escribe ‘Madrid’, ia’. Al validar esta a activa deberá ser

nuevo ‘Madrid’, al poner la primera valores anteriores de la columna, alor que empieza por ‘M’ e intenta a con el resto de caracteres, pero en

dos a la espera de que, o bien los confirmas validando la entrada o bien escribes otra cosa (por ejemplo, ‘Mallorca’, que también empieza por ‘M’). Con esta característica ahorrarás bastante tiempo en listas largas de elementos parecidos.

28. Pero no, no querías escribir ‘Ma

continuar en A15.

Ahora supongamos que precisas escribir de nu



29. Escribe la ‘M’. Curiosamente, ahora la celda no autocompleta.

30. Escribe la ‘a’. Sigue sin autocompletar.

está pasando? ¿Se habrá estropeado el servicio de tar? ¡Ni hablar! Lo que ocurre es que Excel, al analizar anteriores de la columna, descubre que ya hay dos e empiezan por ‘Ma’, por lo que no tiene claro cómo tar la celda en este momento (no sabe si

¿Quéautocomplelas entradasentradas quautocomple

mopciones.

31. Escribe la ‘d’. Ahora sí, ya autocompleta

secund

pupestaña

sugerirte Madrid o Mallorca). Excel no mostrará una sugerencia hasta que escribamos una letra que

arque la diferencia inequívoca entre las distintas

porque ha deshecho la duda. Validas y listo.

Otra forma de obtener los mismos resultados es hacer clic con el botón

ario del ratón sobre la celda y seleccionar Elegir de la lista desplegable…, en su menú contextual. Entonces aparece una lista desplegable con todas las entradas realizadas en la columna hasta este momento. Haces clic sobre la deseada y se autocompleta automáticamente.

Desactivar lacaracterística de

Autocompletar sólo ede hacerse desde la

del menú Herramientas - Opciones…, desmarcando la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

Cuando tengas que introducir fracciones te será de utilidad saber qsólo tienes que

ue para conseguirlo dejar un espacio entre la parte entera y la

fraccionada. Por ejemplo, si tienes que poner ‘3 5/6’, escribe el número ‘3’, un ‘espacio’ y finalmente ‘5/6’. Excel pondrá el valor

Usa la lista desplegable

Usando fracciones



real e 83333…) y aplicará el formato

parte entera, pon un cero como parte or ejemplo, si es sólo ‘1/2’, escribe ‘0’, un ‘espacio’ y

una celda, podrás comprobar en la barra aneja el valor numérico real de lo

nuar haremos un par de cosas, borrar

8 (que es donde está nuestra tabla de datos).

n la barra de fórmulas (3,Fracción a la celda.

Si la fracción no tieneentera. P‘1/2’.

Si pruebas esto en algde fórmulas, cómo Excel mrepresentado.

Bien. Antes de conticualquier resto de datos que hayamos ido creando y que afean nuestra hoja, de manera que sólo ha de quedar nuestra tabla del informe de ventas de las tiendas, así que:

32. Borra el contenido de todas las celdas, a excepción del rango A1:E

2.2 Operaciones con libros de trabajo

Y ahora ¿te imaginas que se produzca un apagón? Sí, eso que suele pasar siempre que estamos trabajando con los ordenadores en algo muy importante, largo y laborioso. Si así fuera ya sabes que perderías todo lo realizado hasta este momento. Por esto es muy importante guardar los archivos con cierta asiduidad y para ello Excel te propone cuatro formas diferentes:


Guardar el libro

de trabajo



Usar los comandos Guardar o Guardar como… del menú Archivo.

Usar el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar (que ya conoces del capítulo anterior).

Usar el atajo de teclado: + . Usar la combinación de teclas: + .

Si el libro de trabajo ya lo hubieras guardado anteriormente, un clic sobre el icono es la opción más rápida. En este caso, el

el mis que ten cuidado, pues una vez

uardar (o usas la opción

documento se sobrescribiría sobre la versión anterior conservando mo nombre y ubicación (así

guardado así, el archivo original es ya irrecuperable).

Pero si es la primera vez que se va a gde menú Archivo - Guardar como…), se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como rá familiar, dado que e

y

, cuyo manejo seguro que te resultas exactamente igual al que hayas usado en cualquier otro

programa de Windows, y desde donde vas a poder darle un nombre y ubicación nuevas, si fuera necesario.

En el capítulo anterior ya viste que Excel propone llamarlo Libro1.xls, pero esta denominación genérica no es murecomendable, así que ve acostumbrándote a utilizar nombres más descriptivos de su contenido.

Y la ubicación será la establecida por defecto por el programa y que se puede cambiar desde la pestaña del cuadro de diálogo Opciones , (ya sabes: menú Herramientas - Opciones…), en el campo de texto Ubicación predeterminada del archivo:.



Normalmente usará la carpeta y nosotros no vamos a cambiarlo, por ahora:

33. Elige Archivo - Guardar como… y dale el nombre ‘Ejercicio 1’ (la extensión .xls la pone Excel de manera automática) y haz clic sobre su botón para salvar el libro.

de que, desde la pestaña

¿Eres del tipo de personas que vive en el despiste permanente? Pues no te preocupes, Excel te ayudará con la Autorrecuperación de archivos.

Sólo tendrás que asegurarte

Autorrecuperación

del cuadro de diálogo Opciones , esté activada la opción Guardar información de Autorrecuperación cada: y tengas un

tiempo razonable en el campo numérico minutos.

Autorrecuperación guardará una copia del

guarde cada 5 minutos, recuperarás más información que si lo dejas cada 10 minutos.

archivo en el que estás trabajando, cada intervalo de minutos configurado, así que para que se realice con más frecuencia deberás bajar el valor que te propone. Por ejemplo, si estableces que se



Con Autorrecuperación habilitada, si el programa deja de responder mientras trabajas (vamos, que se queda ‘colgado’), o se apaga indebidamente el ordenador, en el

Excel, te mostrará

hivo de la lista que quieras recuperar y ya

Recuperación dseguir trabajando

¡Y ni se te ocurra usar la Autorrecuperde guardar manualmente los archivos! Eexcepcional, pues no garantiza la recuperación

Supongamos que has terminado la setrabajo de Excel y lo has salvado (hecho histórentonces un buen momento para cerrarlo y aque está utilizando en el ordenador.

Pues bien, para cerrar un libro de t varposibilidades:

Usar el comando A

siguiente inicio de los archivos recuperados en el panel de tareas Recuperación de documentos. La fecha de los archivos refleja la última vez que los archivos fueron guardados por Autorrecuperación.

Bastará un clic sobre el arc

podrás cerrar el panel de e documentos para sin estorbos.

ación como sustituto sto es una medida de todo el trabajo.

sión con tu libro de ico, no cabe duda), es sí liberar la memoria

rabajo tienes ias


Cerrar el libro

de trabajo

rchivo - Cerrar.

Usar el botón de cierre de la ventana del libro de trabajo, situado a la derecha de la barra del menú principal, debajo del botón de cierre del programa.

Hacer doble clic sobre el icono de control situado al principio de la barra del menú principal.

Pulsar la combinación de teclas + .

Pulsar la combinación de teclas + .

Como ves, no hay disculpa para no cerrarlo, así que:



34. Por el método que prefieras, cierra el libro de trabajo, pero no cierres el programa.

n cambio en el libro de preguntará si quier

Ya ves, el resultado de cerrar el libro, pero no el programa, es

a a,

Para tu tranquilidad, si has efectuado algúsde la última vez que lo guardó, entonces Excel te

es guardarlo antes de cerrarlo.

una pantalla oscura y gris, sin una triste ventana del libro de trabajoque llevarse al ratón, así que éste puede ser un buen momento para que aprendas más formas de crear un nuevo libro de trabajo.

Cuando iniciaste Excel ya viste que se crea, de formautomática, un nuevo libro de trabajo vacío. Pero esta formaunque funciona, no es la más refinada si ya tenemos Excel abierto, ya que no vas a estar cerrando e iniciando el programa cada vez que tengas necesidad de crear un nuevo libro.

Hay otras tres formas de hacerlo y no precisan cerrar elprograma:

Usar el botón Nuevo

Crear un libro

de trabajo

de la barra de herramiEstándar.

Pulsar la combinación de teclas

entas

+ .

Usar el comando Nuevo…, del menú Archivo.



En los dos primeros casos, Excel te muestra la familiar pantalla inicial de un libro de trabajo en blanco: ya sabes, con sus tres hojas de cálculo, Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Pero el tercer método, más completo, va un poco más allá, libro desde donde podrás elegir si

quier), o cargar una plantilla.

algo. Así, supongam que hacer todos los años el inform mos que no m endrías que realizar una hoja igual a la que llevas creando a lo largo de este capítu

os creado, con sus encabezados, bordes, fórmulas y atractivos colori

introducir los valores de cada trimestre.

pues abre el panel de Nuevoe

libro existente…s un Libro en blanco, abrir uno que ya tengas guardado (A

partir de un

Una plantilla es un modelo que sirve como base para realizar os que tienes … desde una

plantilla e de ventas de tus tiendas (bueno, vale, ya sabeerece gastar una hoja de cálculo para semejante tarea). T

lo ¡cada año! Arduo trabajo.

Pues bien, se podría aprovechar el modelo de hoja que hem

nes, y tras eliminarle los valores de entrada (que son los que habrá que escribir cada trimestre), guardarla como una plantilla. Luego, cada vez que precisásemos el modelo, crearíamos el libro de trabajo desde la plantilla y sólo tendríamos que

Si haces clic sobre se abrirá el cuadro de diálogo Plantillas , para enseñarte las disponibles. En la pestaña te ofertará, al menos, la plantilla Libro (que es la que utiliza por defecto cuando creas un libro nuevo):



Al crear un libro basado en una plantilla, Excel crea una copia de la plantilla en la memoria, de forma que la plantilla inicial se mantiene inalterada. El nombre por defecto del libro de trabajo es el nombre de la plantilla más un número, de ahí que se llamen Libro1, Libro2, etcétera, las que se crean al iniciar el programa.

Puedes ver más plantillas en la pestaña Soluciones de hoja de cálculo y también conectarte a Internet con un clic en

y descargar multitud de modelos que te brinda Microsoft gratuitamente. No estaría de más que investigases esta opción.

Con Excel se puede trabajar con varios libros de trabajo al mismo tiempo, pues es bastante normal, en el trabajo con grandes proyectos, tenerlos distribuidos en hojas de cálculo distintas. Cuando es necesario trabajar con varios libros a la vez, lo mejor es agruparlos en lo que se llama un área de trabajo.

De esta manera, cuando abras un área de trabajo, se abrirán todos los libros que pertenecen a ella. Además, esto funciona como una fotografía de Excel, pues al abrir el archivo de área de trabajo, el programa se ocupa de que todo aparezca exactamente de la misma

Guardar área de

forma que lo habías dejado cuando lo guardaste, con sus tamaños de ventana, configuraciones y formatos,… etcétera.

Para guardar un área de trabajo utiliza el comando

trabajo… del menú Archivo. Por defecto,

Excel le asigna el nombre , aunque ya reanudar.xlwsupondrás que puedes cambiarlo desde el campo Nombre de archivo, del cuadro de diálogo Guardar área de trabajo .

Ten siempre en cuenta que un archivo de área de trabajo no incluye los distintos archivos de libro de trabajo a los que hace referencia, sino sólo la información necesaria para volver a

om

El área de trabajo

rec poner el área de trabajo.



Cuando no quieras crear nuevos libros, ni áreas de trabajo, pues sólo tratas de abrir un libro que tienes guardado, has de saber que existen varios métodos para hacerlo:

Utilizar el comando Archivo - Abrir… Usar el botón Abrir de la barra de herramientas

Estándar. Desde el teclado, con la combinación + .

Con cualquiera de las opciones se abrirá el cuadro de diálogo Abrir , desde donde podrás localizar el archivo que buscas.

Una vez localizado, bastará un doble clic sobre su nombre para abrirlo.

Pero si se quiere abrir un archivo con el que se ha estado trabajado recientemente, seguramente lo encontrarás al final del menú Archivo…., pues por defecto Excel recuerda los últimos cuatro archivos que se usaron, aspecto éste que

puedes configurar, una vez más, desde el cuadro de diálogo Opciones , en su pestaña

, que tantas veces hemos usado ya.

35. ‘Ejercicio 1algunas cosas.


Abrir un libro

de trabajo

Así pues, abre de nuevo tu libro ’, pues aún nos servirá para



2.3 Operaciones con hojas de cálculo

Ya hemos visto que al crExcelhojas, accesibles desde las pela

de hojas en n

ear un libro de trabajo o iniciar , aparece compuesto de tres

stañas o etiquetas situadas en parte inferior del libro.

¿Por qué tres? Pues porque así está configurado en el cuadro numérico Número

uevo libro:, situado, como no podía ser de otra manera, en la ficha

del cuadro de diálogo Opciones , y que puedes personalizar si lo deseas.

Al menos una de las hojas estará siempre activa y será la de la pestaña seleccionada, la que aparece en primer plano.

Lo mejor será practicar para aprender, así que en el libro de trabajo ‘Ejercicio 1’ que

ya tienes abierto:

36. Haz clic sobre las tres etiquetas de hoja y comprueba lo fácil que resulta seleccionarlas.

37. Ahora usa la combinación de teclas + o + y comprueba cómo también sirve para moverte por las

libro de trabajo contiene no pueden estar visibles s en pantalla. Por eso, la s de hoja incorpora unos zamiento de etiquetas.

Estos botones sólo entran en acción cuando hay más etiquetas de las que se pu e en casossólo tres hojas,

soetiquetrabaj ecciónala de la lista.


Selección de hoja

distintas hojas.

A veces, untantas hojas que todas sus etiquetabarra de etiquetabotones de despla

eden enseñar, por lo qu como éste, de tan no producen ningún efecto.

Y si haces clic con el botón secundario del ratón bre cualquiera de los botones de desplazamiento de

tas, aparece la lista de todas las hojas del libro de o. Para activar una, sel



Por defecto, las hojas tienen un nombre muy, ,… ¿No sería mejor si cada una tuviera un nom

poco expresivo: Hoja1 Hoja2 bre que defina e contiene? Pues cambiárselo es

estos consejos: claramente la información qu

tan fácil como seguir cualquiera de

Acudir al menú Formato – Hoja – Cambiar nombre.

botón bre la etiqueta

de hoja y elegir el comando C

Hacer clic con elsecundario so

ambiar nombcontextua

Y el método má

38.2007’ y

re en el menú l que aparece.

s rápido:

tamente sobre la etiqueta de hoja y evo nombre: a Hoja1 llámala ‘Balance

Haz doble clic direcescribe el nupulsa Enter para validar. Usa el botón Guardar para

chivo (recuerda que esto graba el archivo y manteniéndole el nombre).

salvar el ardonde estaba

¿Necesitas más hojexisten tres formas d

as? Toma nota: e añadir una hoja a un

libro de trabajo:

Seleccionar el comando

Insertar – Hoja de cálculo, en la

el ratón sobre una etiqueta de hoja, elegir el comando

barra del menú principal.

Hacer clic con el botón secundario d

Insertar… en su menú contextual, y r Hoja de cálculo en el cuadro de diálogo selecciona

Insertar


Cambiar el nombre


Añadir una hoja

que aparece.



O pulsar + .

En cualquiera de estos casos, Excel inserta una hoja en blanco delante de la hoja activa y es ahora la nueva hoja la que se convierte en la activ

as después de haber inse t

a.

Si quieres seguir añadiendo más hojr ado una, pulsa (repite la última acció precises.

39. Por el método que prefieras, inserta

n) tantas veces como hojas

doce hojas en blanco.

or cio tratarás de ordenarlas según un cr

odos:

el comando E

40. Y ahora practica con los botones de desplazamiento de etiqueta para moverte por todas ellas.

Las hojas creadas, seguramente no se van incorporando por den ascendente, así que con el siguiente ejerci

iterio determinado.

Para mover las hojas dispones de dos mét

Usa dición - Mover o copiar hoja… para abrir el cuadro de diálogo Mover o copiar yelegir dónde llevar la hoja

activa.

Hacer clic sobre la etiqueta de hoja y arrastrarla hasta el lugar deseado. Al arrastrar, el puntero del ratón se transforma en y un apuntador te irá acompañando para indicarte dónde se insertará la hoja.

Sin duda que arrastrar y soltar es el método más fácil y rápido, pero cuando el libro tiene muchas hojas, la mejor opción es la primera, con el comando del menú Edición - Mover o copiar hoja… pues desde el cuadro de diálogo es más fácil y rápido localizar el destino de la hoja.

41. Por el método que prefieras, ordena todas las hojas por su nombre, colocando en primer lugar a ‘Balance 2007’.


Mover o Copiar

una hoja



Pero si lo que quieres es copiar una hoja, todos los pasos anteriores son idénticos, salvo que deberás marcar, en el cuadro de diálog

ismo modo, también puedes hacer clic sobre una etiqueta de hoja y manteniendo pulsada la tecla

o Mover o copiar , la opción Crear una copia.

Del m, arrastrarla

hasta el lugar deseado. En este caso, el puntero del ratón se transforma en .

Para identificar la copia, Excel usa el mismo nombre de la

nombre a esta nueva hoja.

Puedes mover o copiar varias hojas a la vez. Sólo tienes que

tecla

hoja arrastrada y le añade un número. Luego puedes cambiar el

seleccionarlas haciendo clic sobre ellas y, manteniendo pulsada la (que permite también selección no adyacente) o la tecla

(marcando la primera y última hojas de una selección contigua), arrastr

o quieres que los demás vean su contenido, o precisas hacer operaciones en hojas abiertas cuyos de las hojas oc no es una hoja elimi ta y no muestra su etiqu son operandos de algun do con absoluta norm

tu libro de trabajo. Balance

arlas a su destino.

Ocultar una hoja es útil cuando nActividad obligatoria

Ocultar y mostrar

una hoja

resultados no tendrían que afectar al contenidoultas. En cualquier caso, una hoja oculta

nada, sino que simplemente no está a la viseta, pero sigue estando ahí. Si sus celdas as fórmulas, todo continúa funcionanalidad.

42. Selecciona las tres primeras hojas de Si has hecho bien tu trabajo deberían de ser: ‘2007’, ‘Hoja1’ y ‘Hoja2’.

43. Selecciona el comando Formato – Hoja – Ocultar.



Comprobarás que las tres hojas han desaparecido de la barra de etiquetas (pero no del libro de trabajo, recuerda):

¿Y para volver a mostrar las hojas ocultas? Hay que hacerlo una a una, pues no se pueden recuperar en bloque:

44. Selecciona el comando Formato – Hoja – Mostrar y en el cuadro de diálogo Mostrar , elige ‘Hoja1’.

45. Repite el mismo paso para recuperar ‘Hoja2’. Por ahora dejaremos oculta ‘Balance 2007’.

Son muchas las ocasiones en las que tienes que crear un libro que contenga la misma información en varias de sus hojas; esto te obliga

quiera del grupo, se reproducirán en las mismas celdas

ha imera, pulsar la tecla Mayús

rá a crear hojas iguales. O si se da el caso de que hay celdas de las distintas hojas que deben recoger los mismos datos en todas ellas (no sé: un artículo, un concepto,…), uno puede pensar en realizar la primera hoja y luego copiarla tantas veces como sea necesario.

Pero puedes ahorrar tiempo si agrupas todas las hojas, ya que de esta manera con que escribas los datos comunes sólo una vez en una hoja cualy con los mismos formatos en el resto de hojas del grupo.

Para agrupar hojas no tienes más que seleccionarlas, bien ciendo clic en la etiqueta de la pr

y hacer clic en la etiqueta de la última hoja, en el caso de hojas adyacentes, o haciendo clic en la etiqueta de la primera hoja y, manteniendo presionando , ir haciendo clic en cada una de las

jas no de un

libro:

46. Haz clic con el botón secundario del ratón en una etiqueta y, a continuación, en su menú contextual, haz clic en S

etiquetas de las otras hojas, lo que permite seleccionar hoadyacentes. Pero si quieres agrupar todas las hojas visibles

eleccionar todas las hojas.


Copiar

hojaen varias s a la vez



Para que sepas que tienes hojas agrupadas, Excel coloca el texto ‘[Grupo]’ en la barra de título

del programa.

47. Combina el rango A2:E2 de cualquier hoja del grupo y

sultado: si revisas cada s hojas del grupo,

todas contendrán lo mismo que e escribir, incluso s, filas o columnas, o

si

Para desagrupar las hojas, basta con hacer clic en cualquiera etique

escribe en él: ‘Probando la agrupación de hojas’. Aplícale atributo negrita y una fuente Arial de 16 puntos. Pon el fondo del rango en color amarillo.

Reuna de la

acabas dheredarán el formato, o si insertaste más celda

las ocultas, etcétera.

ta de hoja no agrupada. Pero si no tienes visible alguna hoja no seleccionada, haz clic con el botón secundario del ratón sobre una etiqueta de hoja cualquiera y, en su menú contextual, selecciona

la opción Desagrupar hojas.

‘[Grupo]’ desaparecerá de la barra de título y ya podrás realizar todos los cambios individuales que necesites hacer en cada una de las hojas de cálculo.

es, usa el menú A

48. Para que quede constancia de tu hazaña, guarda el libro de trabajo, pero cambiándolo de nombre. Llámalo ‘Ejercicio 2’. Ya sab

rchivo – Guardar como…

Y cuando tengas que eliminar una hoja, puedes hacerlo de dos formas:

Bien desde el comando Edición – Eliminar hoja, del menú principal.

O desde el menú contextual de la etiqueta, eligiendo el comando Eliminar. Ten cuidado con esto, porque aquí no hayhoja eli


Eliminar hojas

marcha atrás, no hay forma de recuperar una minada, por ello Excel te pide confirmación:



Y para cuando qmás que selecci

so de las teclas

uieras eliminar varias hojas a la vez no tienes onarlas y seguir cualquiera de los pasos anteriores.

Recuerda el u y para las selecciones

‘Ejercicio 3’.

50. Finalmprogra

Para los

rgadura, por eso te facilitamos una en el

contiguas y no contiguas, respectivamente.

49. Demuestra lo que sabes seleccionando y eliminando las hojas pares y guardando el libro de trabajo, con el nombre

ente, cierra el libro, pero no el ma.

siguientes ejercicios necesitarás disponer de una hoja de cálculo de mayor enveCD-ROM del curso. Se llama Productos.xls, así que:

51. Abre el archivo Productos.xls, que encontrarás en la carpeta del CD-ROM del curso.

Se trata de un libro que contieLiqueremque tr

Cuando una hoja tiene tanta información y empiezas a moverte por ella, es muy fácil perderse cuando dejas de ver los encabezados, tanto de las filas como de las columnas, pues no siempre podrás interpretar bien los valores de las celdas al perder las referencias de sus encabezados.


ne sólo una hoja de cálculo, stado de artículos, y cuyo contenido es aquí irrelevante, pues sólo

os que conozcas algunos comportamientos cuando tengas abajar con hojas grandes.

Inmovilizar y movilizar

paneles



52. Desplázate hacia abajo por la hoja de cálculo y observa cómo los títulos de las columnas (Cantidad, Categoría, Proveedor, etcétera), se ocultan rápidamente de la vista.

53.

principio de la hoja. Asegúrate de ver los títulos de las

na

55. Empieza por seleccionar la fila 2, la inmediatamente inferior a la de los títulos (que es la que quieres que permanezca inmóvil).

56. Y, finalmente, en el

Ahora, desplázate

os

a la vista.

hacia la derecha. Llegará un momento en que los nombres de los producttambién desaparecen

La solución es fácil: ¡inmovilizar paneles!

54. Si no lo has hecho ya, desplázate al

columnas, en la fila 1, y los nombres de los productos, en la colum A.

menú Ventana, haz clic en Inmovilizar paneles.

ahora hacia abajo de cálculo y verás como, al

pantalla, todo se

57. Ya está. Desplázatepor la hojallegar al final de la

moverá a excepción de las líneas situadas por encima de la que hemos inmovilizado, en este caso, los títulos de las columnas, que permanecen estáticos en un panel separado del resto de la hoja de cálculo mediante una línea horizontal más oscura.



58. Ahora desplaza el puntero de celda hacia la derecha para comprobar que no podemos evitar la desaparición de la primera columna de productos:

¿No hay manera de inmovilizar también la columna A? Claro e sí, bastaría con seleccionar la columna siguiente y acudir de evo al menú Ven

qunu tana – Inmovilizar paneles, pero hay un

conveniente: Excel sólin o deja ejecutar una sola vez esta acción, y la prueba de ello es que si acudes al menú Ventana, la opción Inmovilizar paneles ya no está accesible, pues

sido substituida por Movha ilizar paneles.

59. Así que, sin dilación, usa Movilizar enú Venpaneles desde el m tana.

60. Seleccioninmediatam

a la columna B, la ente posterior a la que

quieres inmovilizar (¿vas entendiendo la pauta?) y de nuevo, en el menú Ventana, haz clic en Inmovilizar paneles.

61. Ve desplazándote a la derecha hasta que compruebes que la columna A permanece siempre a la vista.



Sí, ya has visto el problema, ¿verdad?: ahora la fila 1 ya no ovilizada. ¿Es que no se puede inmovilizar en una misma

ción tanto la fila 1 como la columna A?está inmac A ver si es posible:

62. De nuevo usa Movilizar paneles desde el menú Ventana para liberarlo todo.

63. Selecciona la celda B2 (curiosamente es la inmediatamente inferior a la fila y la inmediatamente posterior a la columna que quieres inmovilizar).

64. Y finalmente Ventana - Inmovilizar paneles.

65. Prueba ahora a moverte en todas las direcciones y verás cómo se han quedado inmovilizadas tanto la fila 1 como las columnas.

cciona el comando Ven

¡Problema resuelto! El secreto está en saber qué celda hay que seleccionar antes de inmovilizar los paneles.

Hay ocasiones en las que nos vendría bien poder visualizar simultáneamente dos o más partes de la misma hoja de cálculo, o varias hojas de un mismo libro de trabajo. Para conseguirlo, Excel nos permite crear nuevas ventanas del mismo libro de trabajo y mantenerlas abiertas todas a la vez.

Para crear una nueva ventana, seletana - Nueva ventana. Se abre una nueva ventana con el mismo

ienza a añadirles vas creando:

libro de trabajo, pero en la barra de título comnúmeros a medida que las

.

En cierta medida, cada ventana es independiente de las ás, pues, por ejemplo, puedes dem

inmcualquiera de las ventanas haces una modificación sobre la hoja que está mostrando, entonces sí que el cambio se aplicará a todas las demás ventanas que tengas abiertas. Piensa que las ventanas podrán ser varias, pero el fichero es sólo uno.

Ventanas múltiples

desplazarte por una y las demás ni se utarán. Pero si desde una



Desde la opción Ventana – Organizar… puedes elegir, a través del cuadro de diálogo Organizar ventanas , cómo quieres que se muestren todas las ventanas que hayas abierto.

Para cerrar las ventanas adicionales puedes usar los métodos normales: si usas el botón cerrar de una de las ventanas, cerrará sólo esa, pero si ejecutas Archivo - Cerrar, cerrarás todas las hojas

misma hoja. Puedes hacerlo mediante el comando Ven

abiertas.

Otras veces preferirás no llenar de ventanas la pantalla, pues puede que te interese utilizarla para ver diferentes partes de una


Dividir paneles tana - Dividir,

que divide la hoja activa en dos o cuatro paneles.

ándose de distinta forma en por crear una división

fila plo en

de o del

ez lo

Toma nota de que la división se produce desde la fila, columna o celda activa, pero comportcada caso. Verás, vamos a empezarhorizontal en dos paneles (desde laactiva), uno encima del otro, por ejemla fila 800. Ya conoces una formadesplazarte a una celda lejana, por medicuadro de nombres, pero esta vharemos de otra manera:

66. Elige la opción Ir a… del menú Edición. Se abre el cuadro de diálogo Ir a .



67. En el cuadro de texto Referencia escribe ‘800:800’ y haz clic en . Con esta acción te desplazas y seleccionas, simultáneamente, la fila 800.

68. ento vertical para situar la sobre el centro de la ventana y asegúrate de que

ovilizados en tu hoja (menú

Usa el cuadro de desplazamilínea 800no existan paneles inmVentana - Movilizar

Acude al comando Ven

paneles). 69. tana - Dividir. Aparecerá una barra

hoja, debajo de la fila 799 y

Ahora verás barras de desplazamiento verticales en cada panel, pues se comportan como dos espacios distintos.

Puedes desplazarte de manera independiente en cada panel para ver sus datos. Practícalo:

70. En el panel inferior, desplázate hacia abajo para ver la fila 2000 (puedes hacer clic debajo de la barra de división y

de división a lo ancho de laencima de la fila 800.

utilizar el cuadro de diálogo Ir a ). En el panel superior, desplázate hacia arriba para ver la fila 1 (recuerda:

+ ). Para cambiar de uno a otro

una celda de cualquiera de ellos o presionar panel puedes hacer clic en

.

71. Quita la división de los paneles desde el menú Ventana - Quitar división.

Ahora vamos a realizar una división vertical de la hoja, tam

eramos, por lo que

celda activa, pero no son nada aconsejables cuando haya que desplazarse a filas o


bién en dos paneles (desde la columna activa). El procedimiento es exactamente igual al anterior, pero esta vez habría que elegir en qué columnas partimos la hoja: serán entre

la C y la D. Sin embargo, queremos que descubras otro método: usando los cuadros de división.

Los cuadros de división permiten crear tanto divisiones en paneles horizontales como verticales. Basta con arrastrarlos hasta la fila o columna que qu

Los cuadros de división

nos vendrán bien cuando la división haya que hacerla en filas o columnas próximas a la



columnas muy lejanas.

El cuadro de división horizontal está en el extremo superior

dedi

de la barra de desplazamiento vertical, y el cuadro de división vertical lo localizarás en el extremo derecho de la barra de

splazamiento horizontal. Sólo son visibles si no hay ya alguna visión o inmovilización previas en nuestra hoja.

72. Desplaza el puntero del ratón hasta el cuadro de división vertical y cuando el puntero se convierta en , arrastra la barra de división a la izquierda, hasta situarla entre las columnas C y D.

Una vez allí, la sueltatravés del menú Ven

s y conseguirás el mismo efecto que a tana - Dividir. Ahora verás barras de

en la parte inferiordesplazamiento horizontales de cada panel que te permitirán moverte por ellos de m

uando el puntero cambie a

anera independiente.

Para quitar la división de los paneles, probemos algo distinto:

73. Sitúa el puntero del ratón sobre la barra de

división y c , haz doble clic: la

en uatro paneles nue

74. S

barra de división desaparecerá.

Y finalmente descubramos cómo dividir cstra hoja (desde la celda activa).

cciona la celda D13 y ejele ecuta el comando Ventana - Dividir. Eso es todo:



Si pulsas te moverás entre los paneles en sentido horario, si pulsas + lo harás en sentido contrario.

75. Guarda el libro, en , con el nombre ‘Ejercicio 4’ y después elimina las divisiones, bien haciendo doble clic sobre ellas o desde el menú Ventana - Quitar división.

Cuando las hojas se nos llenan de mucha información y hay e usar caracteres muy pequeños, el texto de la pantalla se nos estra cada vez más esquivo. Una vez más, Excel nos echa una

ano con la herramienta Zo

qumum om.

0%, pero podem s personalizarlo según nuestras propias “dioptrías”.

Si tu ratón tiene rueda centrazoom si, manteniendo pulsada la

Al final de la barra de herramientas Estándar encontrarás el control Zoom, desde donde podrás modificar su valor fácil y cómodamente con el ratón. Normalmente, está fijado al 10

o

l, puedes modificar fácilmente el tecla , giras la rueda hacia

adelante o hacia atrás. En este sentido, quizás te interese hacer lo mismo, pero sin la tecla . BastZ

a con seleccionar la opción Hacer oom al usar la rueda de IntelliMouse, en la pestaña del

ar

Ten en cuenta que si activas esta opción perderás la posibilidad de moverte hacia arriba y hacia abajo, sobre las hojas del libro, con la rueda central del ratón. A veces suele resultar molesto, pero va con los gustos de cada uno.

Cómo usar el Zoom

chiconocido cuadro de diálogo Opciones :



Nunca está de más echar un vistazo a los datos introducidos en una hoja de cálculo, ya que puede h


Buscar, reemplazar y

corregir

aber desde serias incorrecciones en las entradas numéricas hasta errores ortográficos,

os de lpr

una herramienta de corrección de ortografía, que al igual que has podido ver en otros programas de la sui

que no intervienen en los resultad as fórmulas, pero afean la esentación de los datos.

Excel dispone de

te de Microsoft Office, te da la posibilidad de modificar, de manera manual o automática, los errores ortográficos. Puedes acceder a ella desde el menú Herramientas - Ortografía…, desde el

botón de la barra de herramientas Estándar o pulsando directamente.

En cualquiera de los casos se abrirá el cuadro de diálogo Ortografía . La primera palabra que Excel considere como mal escrita, aparecerá en el cuadro de texto No está en el diccionario:, mientras que en el cuadro de lista Sugerencias aparecerán posibles palabras para sustituirla. Así pues, desde aquí podrás mod ar directamente las palabras que no

reconoce como correctas, ignorar el aviso r o añadirlas al diccionario como buenas

ificde erro

ras opciones que conviene que investigues.

Por otro la de cálculo estás especialmente interesatienes que contengan o estén s con el azúcar. Puedes ponerte a buscarlos y Excel puede hacerlo m

76. B

, entre ot

do, supongamos que en tu hojado en saber cuántos productos

relacionadocontarlos manualmente, pero

ucho más rápido y sin errores:

Selecciona una cualquiera de estas opciones: uscar… en el menú Edición o usa el atajo de

teclado + .

En cualquiera de los casos se abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar .

77. Escribe la palabra ‘Azúcar’ en su cuadro de lista Buscar.

Al construir el patrón de



búsqueda respeta las tildes, ya que Excel las tiene en cuenta. No ocurre lo mismo con las mayúsculas y minúsculas, pues por defecto no las diferencia, salvo que mbotón

odifiques esta condición desde el .

78. Haz clic sobre el botón y la primera celda

que contenga la palabra buscada se destacará.

Si continuas haciendo uso del botón podrás ir contando cada entrada, pero en este caso es más operativo recurrir a , el cual genera una lista de celdas localizadas y sus contenidos e indica, en la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo, el total de celdas encontradas que contienen el patrón de búsqueda.

una cualquiera de las coincidencias, el puntero activa se desplazará hasta dicha instancia.

ste comando esconde algunas interesantes particularidades pongamos que estás especialm

Al seleccionarde celda

Emás. Su ente interesado en buscar productos procontenid

venientes de ‘Boston’ y decides colorear en rojo el o de las celdas donde aparezca esta referencia. Pues bien:

79. Asegúrate de tener abierto el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar .

80. Escribe la palabra ‘Boston’ en su cuadro de lista Buscar: y haz clic en . En nuestro caso se han encontrado 409 celdas con esos datos.

81. Ahora selecciona la pestaña y haz clic en el botón para mostrarlas.

82. En la línea Reemplazar con, usa el botón . Se abrirá el cuadro de diálogo Reemplazar formato .



83. En este cuadro haz clic en la pestaña te cuadro haz clic en la pestaña . En la lista desplegable Color: elige

rojo y en la lista Eel stilo: selecciona rita y termina con Neg .

Regres e nuevo al cuadro Buscar y arás d reemplazar , pero con otra apariencia más trabajada, al mostrarsede la celda. Asegúrate

una vista previa de cómo se verá el texto de no marcar la casilla

Coincidir con el contenido de toda la celda, (sino sólo seleccionará las celdas que contengan exclusivamente el patrón de búsqueda):

84. Haz clic en y aparecerá un mensaje de aviso:

y luego en 85. Haz clic en para regresar a ar que resulta más fácil identifla hoja y comprob

‘Boston’ entre to

Guarda tu trabajo con el nombre ‘

Para quitar o mod de realizar, debes rera ponérselo, pero esta

icar

86.

acabamosseguido pa

das las ciudades de la hoja.

Ejercicio 5’.

ificar un formato especial del tipo que petir los mismos pasos que has vez aplícale los nuevos valores.




A modprimeros capítulos, teejercicios:

Pulsa

o de repaso y refuerzo de lo estudiado en estos proponemos que realices los siguientes

+ para ir a la última celda de la hoja. En nuestro caso J2156.

Pulsa + para ir a la primera celda de la hoja: A1.

Usa + para ir a la última celda ocupada de la columna ).

a celda A2156, presione

(A2156

Desde l + y te irás a la última J2156. celda ocupada de la fila:

Desde la celda J2156, presione + para ir a la primera celda ocupada de la columna: J1.

Ahora presione + para desplazarte a la primara celda ocupada de la fila: la celda A1.

Ya puedes cerrar Excel, sin necesidad de guardar ningún documento. Ya sabes, el botón es una de las opciones para cerrar el programa.


Atajos de teclado

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