Sistema de Gestin AmbientalFecha: 31/03/15

Procedimiento de Comunicacin InternaCdigo: CIN-PRO-01-CAL

Versin: 00

Referencia a la Norma ISO 14001:2004 4.4.3Pgina: 2

Contenido1.OBJETIVO12.ALCANCE13.RESPONSABLE14.DEFINICIONES15.FORMATOS36.DOCUMENTOS EXTERNOS47.ANEXOS47.1.Anexo 1: registro DATOS PERSONALES47.2.Anexo 2: matriz de comunicacin.48.CONTROL DE CAMBIO5

1. OBJETIVO

Establecer las directrices y vnculos de la informacin para la comunicacin interna, con base en la eficacia del sistema de gestin ambiental en Calima Centro Comercial.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos e informacin por comunicar en todos los procesos que integran todos los sistemas de gestin.

3. RESPONSABLE

Las personas que integran la junta administrativa, tiene las siguientes responsabilidades: Resolver las sugerencias en aquellos casos que exista dificultad. Recabar informacin del responsable de gestin ambiental. Decidir sobre la idoneidad de comunicacin interna de los aspectos significativos. Mantener registro de los comunicados internos de la direccin.

4. DEFINICIONES

Comunicacin interna: aquella que se establezca tanto emisor como receptor pertenezca a la organizacin.Parte interesada: individuo o grupo relacionado o afectado por las actividades de la organizacin.

1. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADESFLUJOGRAMADESCRIPCION ACTIVIDADESRESPONSABLE

Inicio

1. Consecuencia de la informacin

2. Enviar la informacin para su debida aprobacin

4. Enviar a los medios la informacinA3. Estudio de la informacin interna a comunicar

1. Cada colaborador elabora o consigue la informacin de acuerdo con las necesidades detectadas en la matriz de comunicacin.Las personas que integran la junta administrativa

2. Se remite la informacin al responsable del proceso para diligenciar su respectiva aprobacin.Las personas que integran la junta administrativa

3. El Responsable del proceso hace la revisin de la informacin interna a comunicarLas personas que integran la junta administrativa

4. Cada responsable del proceso en el formato establecido enva la informacin a la seccin de comunicaciones, en la matriz de comunicacin si es un evento planeado con antelacin en la planeacin del semestre, en el formato de publicacin de informacin, si no est establecido en esta planeacin. 5. Publicacin en los diferentes medios establecidosA

Las personas que integran la junta administrativa

5. La seccin de comunicaciones realiza la difusin de la informacin.6. Verificar la eficacia de la comunicacin interna

Las personas que integran la junta administrativa

6. Se verifica la eficacia del comunicado. Si se cumple el objetivo; el procedimiento termina, si no se cumple se procede a comunicar nuevamente.Fin

Las personas que integran la junta administrativa

5. FORMATOSLos formatos creados para el desarrollo de este procedimiento son: Registro DATOS PERSONALES Matriz de comunicacin interna y externa.

6. DOCUMENTOS EXTERNOS

Norma ISO 14001/04Sistema de gestin ambiental agencia pblica empresarial sanitaria hospital ponienteFundacin universitaria de Popayn (FUP)

7. ANEXOS7.1. Anexo 1: registro DATOS PERSONALESDatos personales

Apellidos:Funcin:

Nombre:Sector:

Telfono:Fecha admisin:

Domicilio:

Experiencia:Evaluacin:Elaborado por:

7.2. Anexo 2: matriz de comunicacin.Aspecto a comunicarResponsable A quien le comunicaCuando comunicaEstrategia y medios

Poltica ambientalLas personas que integran la junta administrativa Concesionarios Mantenimiento Servicio de aseo seguridadCuando ingresen a laInstitucin o cuandose modifique.Reuniones con el personal.Medios institucionales.

ObjetivoLas personas que integran la junta administrativa Concesionarios Mantenimiento Servicio de aseo seguridadCuando ingresen a la Institucin o cuando se modifique.Reuniones con el personal.Medios institucionales.

Requisitos legales aplicablesSecretarias encargadas de la administracin Concesionarios Mantenimiento Servicio de aseo seguridadCuando ingresen a la Institucin o cuando se modifique.Reuniones con el personal.Medios institucionales

Evaluacin y controlSecretarias de administracin y junta administrativa Concesionarios Mantenimiento Servicio de aseo seguridadAl finalizar la auditoria.

Reuniones con el personal.Medios institucionales

Resultados Secretarias de administracin y junta administrativa

Concesionarios Mantenimiento Servicio de aseo seguridadAl finalizar la auditoria.Previo o durante larevisin por ladireccinReuniones con el personal.Medios institucionales

8. CONTROL DE CAMBIO

VERSIONDESCRIPCION DEL CAMBIORESPONSABLEFECHA DE APROVACION

00Versin pruebaLiliana BastidasLeidy VillegasLina Mara CoboMadelyn Andrea GuaicharMarzo 2015

ELABORREVISOAPROBO

Liliana Andrea BastidasLeidy Johana VillegasLina Mara CoboMadelyn Andrea GuaicharAPRENDICES SENAIng. Juan David AraqueINSTRUCTOR SENANombre y cargo