Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Alex A. Pérez Román Adiestramiento Auditores Internos del...
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Compras, Cuentas por Pagar y Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosDesembolsosCompras, Cuentas por Pagar y Compras, Cuentas por Pagar y DesembolsosDesembolsos
Alex A. Pérez Román Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno
2 de mayo de 2008
Estado Libre Asociado de Puerto RicoEstado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOROFICINA DEL CONTRALOR
Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173
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2Contraloría a sus órdenes...
Introducción y objetivosIntroducción y objetivos
Proveer información sobre:
• Propósito de la auditoría de compras del Gobierno
• Reglamentación aplicable
• Personas autorizadas a comprar
• Procesos relacionados
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3Contraloría a sus órdenes...
Reglamentación Aplicable al Proceso de Reglamentación Aplicable al Proceso de ComprasCompras
• LeyesCódigo de Ética para Contratistas, Suplidores y
Proveedores de Bienes y Servicios (Ley Núm. 84 del 18 de junio de 2002)
Registro Único de Licitadores (Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002)
• Código Penal de Puerto Rico• Órdenes Ejecutivas• Reglamentos
Administración de Servicios GeneralesReglamentación Interna
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4Contraloría a sus órdenes...
Cont. Cont. Reglamentación AplicableReglamentación Aplicable
• Cartas CircularesAdministración de Servicios
GeneralesDepartamento de HaciendaDepartamento de JusticiaOficina del Contralor de Puerto RicoMemorandos de OCAM
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5Contraloría a sus órdenes...
Objetivos de la Auditoría de Objetivos de la Auditoría de Compras y DesembolsosCompras y Desembolsos
Verificar:
• Documento que origina la compra
• Recibo de los bienes
• Distribución contable y registro de las transacciones
• Procesamiento de facturas
• Registro del desembolso
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6Contraloría a sus órdenes...
Conocimiento del ProcesoConocimiento del Proceso
Reglamentación aplicable y entrevistas a:• Comprador• Receptor• Encargados del procesamiento de las facturas• Encargados de efectuar los desembolsos• Supervisores• Otros
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7Contraloría a sus órdenes...
Cont. Conocimiento del ProcesoCont. Conocimiento del Proceso
Nombramientos y Volumen de Nombramientos y Volumen de TransaccionesTransacciones
Inspección de documentos
• Nombramientos y vigencia
• Determinar universos
• Revisión analítica
• Muestra
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8Contraloría a sus órdenes...
Cont. Conocimiento del ProcesoCont. Conocimiento del Proceso
Controles InternosControles Internos• El proceso tiene buenos controles
internos y son observados.
• En el proceso no hay controles, no se observan los establecidos o son muy pobres los existentes.
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9Contraloría a sus órdenes...
Pruebas de CumplimientoPruebas de Cumplimiento
Requisición• Cumplimentada• Contiene detalle de los artículos requisados• Firmada por el solicitante y por quien aprueba la
adquisición Orden de Compra
• Enumeradas y usadas en secuencia• Aprobadas • Detalladas
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10Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento
Procedimiento de Compra
• Compras en Mercado Abierto
– Emergencia
– Único Proveedor
• Subastas informales
• Subastas formales
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11Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento
Evaluación de la Selección del Procedimiento de Compra
• Selección adecuada del procedimiento de compra
• Que se haya seguido dicho procedimiento
• Selección adecuada del proveedor de acuerdo al método de compra
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12Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento
Recibo de Bienes• Se cumplimente el informe de recibo e
inspección para cada orden de compra
• Que las personas que firman el informe de recibo están autorizadas para ello
• Copia del informe de recibo para el Departamento de Compras, Contabilidad y Propiedad
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13Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento
Procesamiento de Facturas• Comparación de las facturas contra las
órdenes de compra
• Reclamación por bienes dañados
• Pago por bienes no recibidos
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14Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento
Desembolsos• Corrección aritmética• Determinar su corrección, propiedad y
legalidad• Corresponden a actividades de la entidad• Evaluar si son extravagantes, excesivos e
innecesarios• Los pagos fueron aprobados y las facturas
canceladas una vez pagadas
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15Contraloría a sus órdenes...
Cont. Pruebas de CumplimientoCont. Pruebas de Cumplimiento
Cheques• Comparación del beneficiario, importe y
fecha
• Firmas en los cheques son las requeridas y las autorizadas
• Endosos corresponden al beneficiario del cheque y el mismo no parece ser irregular
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Hallazgos FrecuentesHallazgos FrecuentesHallazgos FrecuentesHallazgos Frecuentes
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17Contraloría a sus órdenes...
Hallazgos FrecuentesHallazgos Frecuentes
No había Requisición de Compra. Fraccionamiento en las compras para evitar
subastas. No se solicitaron cotizaciones a por lo menos 3
licitadores. Cotizaciones con poca información que no permitía
corroborar su autenticidad. No se preparó el Récord de Cotizaciones o no se
preparó adecuadamente. No se obtuvo certificación de disponibilidad de
fondos.
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18Contraloría a sus órdenes...
Cont. Hallazgos RecientesCont. Hallazgos Recientes
Los bienes no fueron recibidos por personal autorizado para ello.
Facturas sin aprobar por funcionarios autorizados.
Facturas y justificantes no fueron cancelados una vez pagados.
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19Contraloría a sus órdenes...
Cont. Hallazgos RecientesCont. Hallazgos Recientes
La Junta de Subastas no evaluó todas las propuestas sometidas.
Documentos del proceso de subastas no indicaban fecha, número de subasta, persona que lo preparó, firma, entre otros.
No se estampó la fecha y hora de recibo de las propuestas sometidas por los licitadores. El Comité de Apertura tampoco incluyó sus iniciales.
Evaluación de propuestas recibidas después de la fecha fijada para la apertura de los pliegos.
Ausencia de Actas de la junta de Subastas.
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20Contraloría a sus órdenes...
Véase folleto de ComprasVéase folleto de Compras
Folleto Informativo
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21Contraloría a sus órdenes...
Preguntas
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22Contraloría a sus órdenes...
Información adicionalInformación adicional
División de Auditorías de:
• Corporaciones Públicas: (787) 777-6080
• Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248
• Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249
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Contraloría a sus Contraloría a sus órdenes...órdenes...