11/1/2016 Cómo sumar, contar o promediar celdas según su color de fondo o de texto (sin macros)

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Jueves, 27 Agosto 2015 04:43

Cómo sumar, contar o promediarceldas según su color de fondo o detexto (sin macros)

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Muchos usuarios de Excel han deseado alguna vez sumar, contar o promediarlas celdas que tuvieran un determinado color de fondo o de texto. ¿Te hapasado? Este tipo de situaciones se suele resolver con macros. Sin embargohay formas mucho más rápidas y sencillas de lograrlo.

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Empecemos aceptando la realidad cruda: Ninguna función de Excel (al menos hastahoy) tiene la capacidad de manejar colores como argumentos. No tenemos forma dedecirle a Excel, por medio de una función, que nos sume todas las celdas con fondoceleste, o que nos promedie todos los números de color violeta.

De ahí que muchos usuarios recurran al uso de macros para resolver este tipo desituaciones. Sin embargo, en la mayoría de los casos, tal vez no se justifique elesfuerzo y el tiempo empleados en lidiar con una macro, ya que podemos conseguir lomismo con una serie de pasos muy simples.

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Partamos de una lista de datos con diversos formatos (diferentes colores de celda y/ofuente), ya sea que se hayan aplicado de forma manual o por medio de formatocondicional. Da igual, porque la solución que aplicaremos es idéntica en ambos casos.Los dos pasos básicos que daremos para conseguir nuestro objetivo son:

1) Filtrar las celdas que tengan el color de fondo o texto deseado.

2) Obtener la suma, el recuento o el promedio de dichas celdas.

Filtrar por colorFiltrar es establecer ciertas reglas para que solo se muestren los datos quecoincidan con dichas reglas y que los demás se oculten momentáneamente.Excel nos da la posibilidad de filtrar los datos de un rango tanto por el contenido de lascolumnas, como por su color de celda o de fuente.

Pero vayamos por partes: ¿Cómo podemos aplicar un filtro a un rango, en primerlugar? Basta con que seleccionemos cualquier celda dentro del rango y presionemosCtrl+Mayús+L (esto es: presionar la tecla Ctrl, sin soltarla presionar la tecla Mayús oShift y, sin soltar ninguna de las anteriores, presionar la tecla L). Otra forma es hacerclic en el ícono de Ordenar y filtrar (en el grupo Modificar de la ficha Inicio) y luegoseleccionar la opción Filtro.

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Aparecerá un botoncito en el encabezamiento de cada columna de nuestro rangode datos. Eso significa que los filtros están disponibles para ser aplicados.

Si hacemos clic en uno de esos botones, se desplegarán todas las opciones que Excelnos ofrece para la filtrar los datos de la columna. La que nos interesa en este caso esFiltrar por color. Automáticamente Excel detecta todos los colores aplicados tanto alas fuentes como a los fondos de las celdas.

Nos alcanzará con cliquear sobre el color de los datos que queremos sumar, contar,promediar, etc. (Aunque pueda parecer obvio, no está de más aclarar que si noaplicamos ningún color de celda o de fuente a la columna, no aparecerán las opcionesde filtrado por color. En el ejemplo solo se muestran colores de fondo porque noaplicamos ningún color de fuente al rango de datos.)

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Una vez elegido un color, Excel dejará visibles solamente las celdas de ese color yocultará las demás.

Con esto terminamos la primera parte de nuestro reto. Consideremos ahora cómo usarlos datos que tenemos a la vista.

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Seleccionar los datos 㜵⸱ltradosLa solución más simple es solo seleccionar los datos que acabamos de filtrar. Enla zona inferior izquierda de la ventana, sobre la barra de estado, Excel nos mostraráautomáticamente la suma, el recuento y el promedio de las celdas visibles que fueronseleccionadas.

Veamos ahora cómo conseguir una solución más permanente.

La función SUBTOTALESLa función SUBTOTALES nos permite efectuar los cálculos más básicos de Excel(sumar, contar, promediar, etc.). Su sintaxis es sencilla:

=SUBTOTALES(Tipo de cálculo; Rango)

El primer argumento es un número que identifica el tipo de cálculo a realizar. Los másusuales son:

Número Tipo de cálculo

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109 SUMA

102 CONTAR

101 PROMEDIO

El segundo argumento es el rango de valores que deseamos sumar, contar,promediar, etc.

La peculiaridad de la función SUBTOTALES que nos es útil en este caso es que solotoma en cuenta las celdas visibles de un rango filtrado.

Conviene aplicar la función SUBTOTALES sobre el rango de datos sin filtrar. Luego,cuando filtremos diferentes colores, la función se recalculará, adaptándose a losnuevos valores visibles.

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Por ejemplo, si deseamos sumar todas las celdas de la columna que tengan fondoverde, podemos aplicar el Filtro por color, tal como hemos analizado antes, ySUBTOTALES nos devolverá la suma de las celdas con fondo verde solamente. Paraque la función devuelva la suma de las celdas con fondo de otro color, bastará concambiar de filtro.

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Como te habrás dado cuenta, el proceso es bastante simple y lo mejor de todo es consolo modificar el filtro, la función SUBTOTALES recalculará los resultadosautomáticamente, sin necesidad de volverla a reescribir.

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Modificado por última vez en Domingo, 25 Octubre 2015 07:09

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Etiquetado como filtro filtrar por color color SUBTOTALES tips trucos funciones

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