¿COMO ORGANIZAR SU FERIA? - ExpoDefensa 2019 · • Asegúrese de dejar su stand limpio (se hará...
Transcript of ¿COMO ORGANIZAR SU FERIA? - ExpoDefensa 2019 · • Asegúrese de dejar su stand limpio (se hará...
¿COMO ORGANIZARSU FERIA?
Antes, Durante y Después
Acciones 1 año previo a la feria
Analizar la edición anterior de la feria
• Analizar el balance de la última feria y el perfil de los expositores y visitantes
• Identificar el área de la feria y las tecnologías presentadas (nomenclatura)
• Consultar la lista de los expositores de la última edición de la feria y la de la próxima (si disponible):- Listar las potenciales empresas clientes y los potenciales proveedores - Listar a sus competidores presentes y deducir a los ausentes
• Consultar la lista de los medios de comunicación presentes en la última feria y listar los que le interesan
Definir los objetivos de su feria
• Prresentar sus nuevos productos / servicios • Dar a conocer su empresa y sus productos :- a los usuarios- a los medios- a los grandes contratistas
• Descubrir las tendencias del Mercado y las evoluciones técnicas de su sector• Evaluar a sus competidores concurrents
• Prospectar nuevos mercados y encontrar nuevos clientes para sus productos / servicios • Fidelizar a sus clientes actuales• Desarrollar sus ventas• Encontrar proveedores, socios o subcontratistas para su empresa• Conversar con los usuarios desus productos
Comerciales Notoriedad
Informarse
1
Preparar su stand
Elegir la decoración de su stand
Al stand
A la logística
A la comunicación
Establecer su presupuesto global tomando en cuenta los gastos asociados:
• La compra de su lugar y de sus derechos de inscripción (algunas opciones pueden ser facturadas por el organizador: esquina, planta alta, área ocupada...)• La construcción de su stand (si se compra un área vacía) por un decorador• Las prestaciones técnicas indispensables del predio ferial (eslingas, fluidos, electricidad, internet...)
• El transporte ida y vuelta de los productos que desea presentar• La realisación y el transporte del material de marketing• El transporte, el alojamiento y las comidas del personal presente en el stand • Los eventuales seguros que decida suscribir
• Las operaciones de patrocinio y publicidad que planee para esta oportunidad• Las eventuales invitaciones destinadas a sus clientes • Los objetos promocionales que piensa descubrir en la feria
Comprar la superficie vacía y elejir a un
decorador
Ordenar su stand “llave en mano”
a la organización
Elejir los productos que presentaran en su stand: preste atención a
cumplir con la conformidad de los equipos presentados
2
Tiene a su disposición tipos de formularios obligatorios y opcionales repartidos en varias categorías:
• Informaciones generales
• Prepare su stand • Comunique• Haga negocios
• Accede a la feria
Informarse sobre las normas vigentes
Acciones 9 meses previos a la feria
Elaborar un plan de preparación de la feria y haciendo una lista de todas las acciones a realizar y anotarlas en su agenda
Preste atención a las fechas límites indicadas en los formularios de inscripción, las solicitudes, lospedidos y las declaraciones
Estos formularios se encuentran en el espacio extranet de las empresas expositoras y se ingresa en el sitio con un nombre de usuario y una contraseña a través del sitio internet de la feria
Analizar los formularios disponibles y anotar en su agenda las fechas límites para cada uno:• Formularios obligatorios : tarjetas de identificación expositores et visitantes empresa, catálogo oficial de la feria y evento oficial
• Formularios opcionales en funcción de sus ordenes y objetivos: declaración de obras (unicamente para superficies vacías), texto del aviso (unicamente para los stands "packs"), pitchs expositores...
De las posibilidades de restricción relacionadas al evento
(nomenclatura de los productos y servicios, aduanas / importaciones
temporales, reglas técnicas)
Informarse
De la normativa de la feria (consultar el Manual del expositor)
P 33
Informarse y listar los servicios disponibles que le interesa:
DESARROLLARSU NEGOCIO
AUMENTAR SU NOTORIEDAD
AMPLIAR SUS REDES
DIRIGIRSE A LA PRENSA
• Citas de negocios• Servicio de puesta en relación de expositores y visitantes• Delegaciones oficiales, VIP Experts• Conferencias
• Demostraciones dinámicas• Patrocinio• Anuncio de sus eventos durante la feria• Catalogos impresos y en línea• Pitchs expositores
• Invitaciones personalizadas a sus clientes (e-invitaciones e invitaciones impresas)• Recepción oficial de los expositores• Contactos facilitados en la feria
• Comunicados de prensa en línea• Anuario de los responsables Prensa-Comunicación• Casilleros para la prensa• Boletines diarios
* Todos los servicios presentados no están disponibles en todos las ferias organizadas por COGES** Encuentre los detalles de todos los servicios en el Manual del expositor de cada ferias
4
Objetos promocionales (goodies)
Diseñar y realizar las herramientas márketing de la feria
Elejir a colaboradores de su empresa
• Reactualizar los argumentos comerciales de la empresa ; planificar una sesión de formación de los comerciales (definición del papél de cada uno, capacitación sobre los productos)
• Preparar la centralisación de las tarjetas personales encontradas (tarjetas grapadasen un cuaderno con comentarios y acciones a realizar); posibilidades de alquilar un lector de tarjetas de identificación
Carteles Folletos comerciales
Video Tarjetaspersonales
En las ferias internacionales, privilegiar las versiones en inglés
• Que serán presentes en el stand
• Que serán presentes en la feria para participar a las citas de negocios, a las conferencias, al “benchmark”…
• Encargado « Prensa y Comunicación »
• Responsable, antes de la feria, de contestar a las solicitudes de citas de los visitantes y otros expositores y de planificar las citas en el stand
Es importante contar con un colaborador a lo menos y una azafata en el stand en todo momento
Importancia de un buen manejo del idioma inglés y de un otro idioma en funcción de la región en la cual se desarrolla la feria: español, portugues, ruso...
Acciones 4 meses previos a la feria
5
542 31
Acciones 2 meses previos a la feria
Preparar un plan de acción de comunicación para la feria
Invitar a su red de contactos
• Adaptar sus medidas a los medios puestos a su disposición por el organizador (custodia individualizada de su stand, protección de sus equipos mediante cadenas o bajo cerrojo…) • Núnca dejar su stand sin vigilancia
Elegir los medios hacia los que desea orientar su
comunicación, pedir la lista de los medios acreditados
Proporcionar a los medios el nombre y los datos de contac-
to de su responsable de Prensa y Comunicación
Informar a los medios de los eventos que piensa
organizar en la feria
Ponerse en contacto con el equipo de los Show Dailies y
con los medios oficiales
Redactar el “comunicado de prensa” que, llegado el momento, se distribuirá
en los casilleros de prensa de los medios elegidos
• Utilisar la e-invitación que podrá personalizar o las invitaciones impresas propuestas por el organizador y mandarlas a sus prospectos• Anunciar su participación a la feria como expositor o su intervención durante las conferencias generales o los Pitchs de los expositores, a través de sus propias herramientas de comunicación: Carta interna, sitio Internet, newsletters,...
Preparar la acogida de los visitantes de alto nivel en su stand : VIP, VIP experts y delegaciones oficiales
Si su stand es eligible, rellenar el formulario de solicitud relativo a las
delegaciones oficiales (en su espacio extranet)
Preparar las medidas de seguridad que se deberan tomar en el sitio de la feria a cerca de sus equipos
Importante:si es usted responsable de un
pabellón nacional o agrupador, sus solicitudes deberan especificar qué expositor desea usted que la dele-
gación encuentre
Designar a una o varias personas del nivel apropriado para encargarse de recibir a las delegaciones oficiales en
su stand y atenderlas
6
Preparar el material de la vida corriente de la feria
Acciones el día previo a la feria
Accione 15 días previos a la feria
• Comprobar que el stand está correctamente terminado
• Comprobar el número y el cartel identificador de su stand
• Comprobar que los videos funcionan en los lectores
• Retirar las tarjetas de identificación personales de su empresa y sus invitaciones a la inauguración oficial
• Pedir o retirar las tarjetas de estacionamiento para la duración de la feria
• Guardar en el depósito seguro de su stand:- El material de márketing (folletos, objetos promocionales…)- El material básico de bricolaje- La máquina para hacer café, las bebidas, los snacks…
Pasar usted-mismo en la feria o pedirselo a un colaborador para:
Preparar la acogida de los visitantes de alto nivel en su stand: VIP, VIP experts y delegaciones oficialesPara las empresas elegibles, tener una persona presente en el stand para attender a los oficiales acompañantes de las delegaciones oficiales que hacen un recorrido previo de la feria a la visita de su delegación y que confirman la franja horaria prevista de visita de su autoridad
7
Acciones durante la feria
Cada mañana, «hacer un briefing» para el equipo en el standRepitir los argumentos de venta, eliminar sobreentendidos e inquietudes, decir unas palabras para dar motivación y dinamismo a su equipo
Verificar que el stand esté bien instalado Folletos, fichas de productos, documentación general, disposición del equipo expuesto en el stand
Verificar los medios de control de visita de los visitantes• En cada página del cuaderno (una por visita), los comerciales graparán la tarjeta personal del visitante y tomará nota de los motivos de su visita, de sus preguntas y centros de interés en relación con los productos…• Exportar con frecuencia los datos de los lectores de tarjetas de identificación
Pasar por la sala de prensaDistribuir su comunicado de prensa en los casilleros de prensa de los medios elegidos y difundir la información sobre los eventos organizados por su parte
Atender un medio de comunicación en su stand• Prever la presencia de un responsable de Prensa y Comunicación capaz de responder preguntas• Prever documentación específica para la prensa y comunicados de prensa en su stand• Pedirle al periodista un ejemplar de la revista
Dejarse tiempo para visitar • Nuevos clientes potenciales• Empresas ausentes• Nuevos productos• Diseño de los stands• Novedades de la competencia• Las animaciones
1
2
3
4
5
7
6
Cada noche• Hacer un recapitulativo de la jornada con su equipo• Ordenar el stand y proteger con cadenas o guardar bajo cerrojo el material sensible (posibilidad de custodia)• Juntar los residuos del stand y dejarlos a la vista para el personal de limpieza
8
Atender a los visitantes • Informa a su equipo los colores de las tarjetas de identificación que permite identificar a los visitantes de alto nivel (DO, VIP, VIP expert)• Conocer para cada categoría el mensaje a transmitir (empresa, producto, objetivo)• Preparar los documentos y las cartas personales que el visitante debe llevarse
8
Fin de la feria
• A partir del cierre oficial del desmontaje de la feria, piense en, custodiar su material sensible o llevárselo para evitar robos y degradaciones
• Asegúrese de dejar su stand limpio (se hará un chequeo de salida)
• Hacer el chequeo de salida con el personal técnico del organizador. Este chequeo será indispensable para el reintegro del depósito de garantía.
Preste especial atención a periodo de desmontaje (entre la partida de los expositores y la llegada de los encargados de llevarse el material).
Es un momento sensible y vulnerable propicio a los robos
9
Las semanas despues de la feria
Sáquele provecho a la feria: Haga un seguimiento de los contactos y evalue los resultados • Hacer un primer balance: número de visitantes, calidad y cantidad de los contactos, etc.• Hacer un seguimiento de los contactos establecidos durante la feria y llevar a cabo las acciones
Acciones por adelante• Aprovechar las distintas fuentes: cuadernos de contactos, tarjetas personales, lector detarjetas de identificación, etc.• Retomar los contactos: contestar a las preguntas, agradecer
Debriefing interno• Con el equipo commercial• Con el resto de la empresa
Evaluar la rentabilidad de la inversión relativa a la feria• A corto plazo: número de contactos prometedores, visibilidad de su empresa• A largo plazo: concretización de los contactos establecidos
Desafios de la feria anterior, resultados tangibles y aprovechables• Cantidad, perfil y nivel de los visitantes• Inteligencia competitive• Potencial de desarrollo• Comunicación
Evaluación de la feria• Rellenar la encuesta de satisfacción del expositor que habrá recibido por internet una vez finalizado la feria• Consultar el balance (review) que le envíe el organizador• Hacer estadísticas sobre los contactos después de la feria, comparar la eficiencia de la feria con otras en las que haya participado• Solicitar la opinión de sus proveedores y de su personal• Plantearse si resultaría interesante participar en una próxima edición y de qué forma• Redactar las conclusiones en forma de ficha práctica para no olvidar nada en el futuro
10
CONTACTOS
Jérémy VIGNADirector Comercial & MárketingTél: +33 (0)1 44 14 51 52 - Móvil: +33 (0)6 07 74 20 28E-mail: [email protected]
Pamela VOLEAUDirectora atención al cliente, Foros & Conferencias
Tel: +33 1 44 14 51 57 / Móvil: +33 6 44 12 85 50E-mail: [email protected]
Daphné LEPETITDirectora ComunicaciónTél: +33 (0)1 44 14 51 53 - Móvil: +33 (0)6 79 13 12 96E-mail: [email protected]
Christina GUDIN du PAVILLONAdjunta al Director Técnico Responsable Expositores
Tél: +33 (0)1 44 14 51 50 - Móvil: +33 (0)6 84 97 93 96E-mail: [email protected]
Bertrand de POMMEROLDirector Visitas ProfesionalesTél: +33 (0)1 44 14 58 06 - Móvil: +33 (0)6 43 52 01 85E-mail: [email protected]
¡Todo el equipo de COGES quedá a su disposición para asesorarlo y ayudarlo en la preparación de su feria y para hacer que su
participación sea todo un éxito!
65 rue de Courcelles — 75008 Paris — FranceTél: +33 (0)1 44 14 58 10 — Fax: +33 (0)1 42 30 70 88