“Gente con Ideas”

COMO OPTIMIZAR …….

……………EL USO DEL TIEMPO

“Gente con Ideas”

¿QUÉ ES EL TIEMPO?Es una construcción del intelecto humano que ordena y sincroniza la vida en sociedad , Lo utilizamos para medir , comprobar y expresar cambiosTodo gira en torno al tiempo

CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO

• UNIVERSAL: El tiempo esta distribuido en forma igualitaria . Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo.

• INVARIABLE: El tiempo transcurre a un ritmo constante. El tiempo no vuela o se arrastra con lentitud , aunque a veces parezca que lo hace.

• LIBRE: El tiempo no se puede almacenar. Se consume de un modo u otro. Si no se planifica adecuadamente se puede desperdiciar

• IRRECUPERABLE: Su uso no se puede posponer.• INDIVISIBLE: El tiempo y la vida son inseparables , cada pensamiento, cada

sentimiento y cada acción requiere tiempo.

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“SOMOS LO QUE

HACEMOS DÍA A DÍA. DE MODO QUE LA

EXCELENCIA NO ES UN

ACTO, SINO UN HÁBITO”

Aristóteles

¿QUIEN ADMINISTRA A QUIEN?

“Gente con Ideas”

EL TIEMPO QUE

DISPONEMOS

1 AÑO

365 días

8760 horas

525.600 minutos

31.536.000 segundos

“Gente con Ideas”

¿PORQUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO

MANEJO DEL TIEMPO?

• Para obtener mayor productividad.

•Para lograr mayores satisfacciones y

tener paz con uno mismo.

¿QUÉ SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO?

Tener un control de los eventos de nuestra vida.

“Gente con Ideas”LADRONES DE TIEMPO

El primer paso debería ser entonces preguntarnos cuáles son los malos hábitos que se roban nuestro tiempo:

a) Conversaciones innecesarias o mas de la cuenta

b) Lentitud mental y física

c) Llegadas tardías

d) El Celular

e) Demasiado tiempo para comer

f) Interrupciones

Drucker cita entre las grandes causas:

A) La mala organización, B) La información deficiente C) No saber trabajar en equipo

Napoleón dijo alguna vez: “Hay ladrones a los que no se

castiga, pero que roban lo más preciado: el tiempo”.

“Gente con Ideas”SOBRE EL TIEMPO……….

• El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.

• Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo

lo estás gastando actualmente.

• Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado.

• El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de

administrarlo mal. El mejor generador de tiempo es la buena administración.

• Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión,

perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo urgente.

“Gente con Ideas”SOBRE EL TIEMPO……..

• La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.

• La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda la organización.

• Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente, que arduamente.

• El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerárquico.

• Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida.

“Gente con Ideas”

CONSEJOS PRÁCTICOS

1. LLEVAR UNA PROGRAMACION puede ayudar y mucho: ser esclavos de la ruta en

un buen sentido:“ lo que no está en ella, no existe”.

2. PROGRAME EN BASE AL TERRITORIO

3. LLEVAR UN REGISTRO DE NUESTRO USO DEL TIEMPO, analizar periódicamente

como estamos usando el tiempo.

4. ELIMINAR TODAS AQUELLAS TAREAS QUE NO AGREGAN VALOR, todos

participamos de actividades que sentimos innecesarias. Pero si no nos detenemos a

observarlas detenidamente muchas veces no nos percatamos de esto

4. TRABAJO EN EQUIPO aquello que entre todos se pueda hacer de manera

coordinada es clave para gestionar el tiempo.

5. EXISTEN ACTIVIDADES QUE PERMITEN INTEGRAR ACTIVIDADES Y DUPLICAR

EL TIEMPO..

6. SER PROACTIVO, TENER INICIATIVA

“Gente con Ideas”

QUE ES PROGRAMAR ?

¿QUÉ ES?

• Es predeterminar el curso de los eventos.

• Decidir con anticipación las acciones y sus

circunstancias.

¿PARA QUÉ SIRVE?

• Hace más eficiente el proceso.

• Corrobora su viabilidad.

“Gente con Ideas”OTROS BENEFICIOS DE LA PROGRAMACIÓN

Anticipa y reduce el impacto de una crisis.

Genera la emergencia de alternativas y planes de

contingencia.

Ahorra recursos.

Hace que lo imprevisto no lo sea tanto.

Alivia tensiones.

Invertir en planificación es ahorrar en ejecución.

“Gente con Ideas”CONDUCTAS QUE FAVORECEN

LA PLANIFICACIÓN

• Revisión de objetivos anuales por rol.

• Programación semanal en agenda.

• Adaptación diaria.

• Flexibilidad.

• Saber decir “no”.

“Gente con Ideas”LA MATRIZ DEL TIEMPO

Urgente No urgente

Crisis.

Imprevistos.

Trabajos contra

reloj.

Preparación.

Prevención.

Clarificación de valores.

Construcción de relaciones.

Interrupciones.

Informes, reuniones,

etc. innecesarios.

Asuntos menores.

Actividades “escape”

Corrrespondencia

irrelevante.

Trabajo minucioso.

TV en exceso.

“Gente con Ideas”COMO OCUPAR ''TIEMPO MUERTO''

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha

comprometido su tiempo.

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y

resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.

ROSS WEBBER NOS COMENTA:

“Uno de los mejores administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su

portafolios:

•Folder Beige que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar.

•Folder Rojo que contienen proyectos en vía de elaboración, como pueden ser presupuestos, políticas,

procedimientos, etc.

•Folder azul que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la

carpeta azul.

“Gente con Ideas”

EL PROCESO DE 6 PASOS PARA LA CORRECTA

ADMINISTRACIÓN PERSONAL

1 - Definición de la Misión personal/profesional

2 - Identificación de los roles más importantes

3 - Metas a alcanzar en cada rol

4 - Planificación semanal

5 - Cumplir con lo planificado, ejercitar la integridad

6 – Evaluación Semanal

“Gente con Ideas”AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas?

A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

•Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

“Gente con Ideas”AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

•Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

“Gente con Ideas”AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

EJERCICIO

•En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

•Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.

–4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

•Llego a posponer las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.

–4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre

•Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.

–1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

“Gente con Ideas”AUTO ANÁLISIS DEL USO DEL TIEMPO

Puntuación

Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será

el siguiente:

–Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.

–Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.

–Entre 37 y 44: Muy bien.

–Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

“Gente con Ideas”

"TIME IS MONEY"

Benjamin Franklin