Como hacer una orden de compra?

By: Oscar Ávila

Crea un esquema de las órdenes de compra para la compañía

Al hacer un esquema nuevo, puedes hacer las órdenes de compras dependiendo las necesidades de la compañía.

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En Internet hay varios esquemas disponibles para bajar gratuitamente o a un bajo costo. Antes de bajar los bosquejos asegúrate que verificas los derechos del autor de cada uno.

Selecciona el formato de las ordenes de compraMuchas formas tienen muchos colores y números para acomodar la información más rápido. Hay varias cosas que se requieren en las órdenes de compras:

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• Número de orden de compra - Un número asignado específicamente para cada forma.

• Número de vendedor - El nombre y la dirección del suplidor y el vendedor.

• Números de teléfono - Un número de contacto telefónico y/o fax.• Nombre de los otros suplidores - Se utiliza cuando una tercera

persona o compañía es el suplidor.• Destinatario - El nombre de la persona que recibirá la mercancía.• Destino - La dirección a donde se enviará la mercancía.• Descripción - Las líneas incluyen: nombre del artículo, número de

almacén, precio por unidad, cantidad y el total.• Términos - Las fechas establecidas para recibir la mercancía o los

pagos.• Firmas - La firma del destinatario o de la/las personas autorizadas

a aprobar las transacciones.• Fecha - La fecha en la cual el artículo fue pedido y cuando la

orden de compra fue aprobada.

Entendiendo los términosUna orden de compra firmada es un acuerdo legal entre las partes por los artículos o servicios. Si necesitas devolver un artículo, pregunta si habrán cargos. Acepta los cambios hechos en la orden de compra sólo si tienen una fecha y una firma de alguien autorizado.

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Ahorra tiempo y dinero al utilizar un programa que haga la contabilidadCompra un programa que guarde las órdenes, los pagos, las devoluciones, los débitos y los créditos en las órdenes de compra. Es necesario que con el programa la información pueda ser subida o bajada de Internet cuando haya que hacer reportes, auditorías o para propósitos de los impuestos.

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Mantén los archivos de la compañía organizadosRevisa todo el papeleo y mantén siempre una copia de cada orden de compra en los archivos. Asegúrate de que las órdenes estén completas. Saca cuentas y verifica que los números concuerden.

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Regresa los artículos defectuososSi un artículo esta defectuoso, contacta el vendedor inmediatamente.

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• Provéele al vendedor el número de la orden de compra, el número del artículo, la fecha en la cual se recibió, la fecha en la que se hizo la orden y la descripción del defecto del artículo. Anota el nombre, titulo y el número de teléfono de la persona contactada.

• CONSEJOS

• Asígnale la responsabilidad de las órdenes de compra a una persona en específico.

• Siempre verifica la cantidad, el número del artículo y el total antes de enviar la orden de compra. Un error puede ser extenso y costoso.

Bibliografía

• Cómo hacer una orden de compra By: Oscar Ávila

• Empresa de producción. Costo de materialesBy: Billy Grados Licham

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Yadira Arteaga MirandaMercadotecnia, Comunicación y Planeación Estratégica