COMITÉ DE MEJORAMIENTO ACTA No 1

IGACINSTITUTO GEOGRÁFICO

AGUSTiN CODAZZI

Territonal DUlndio

PROSPERIDADPARA TODOS

COMITÉ DE MEJORAMIENTO

ACTA No 1

Fecha: 26 de Febrero de 2014

Lugar: Sala de Juntas Dirección Territorial

Hora: 02:00 p.m.

Asistentes: Se anexa relación.

Orden del Día

1. Lectura, seguimiento y aprobación del Acta de Comité de Mejoramiento del30 de Diciembre de 2013.

2. Seguimiento Plan de Gestión Anual.3. Seguimiento de Indicadores. (SISGES).4. Análisis Informes de Auditorias5. Análisis PQRS.6. Análisis Encuestas de Satisfacción.7. Análisis Causas Producto No Conforme.8. Análisis a los Riesgos y sus Acciones Preventivas.9. Seguimiento a las ACPM.10. ACPM propuestas.

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DESARROLLO

1. Lectura, seguimiento y aprobación del Acta de Comité deMejoramiento del 30 de Diciembre de 2013.

La Directora Territorial Dra. GLORIA INÉS ARISTIZABAL GARCíA dio inicio a lareunión solicitando al Profesional de Apoyo al Sistema de Gestión de CalidadJAMES FERNANDO ARIAS SUÁREZ, la lectura del acta anterior, la cual consistióbásicamente en el seguimiento al Plan de Gestión Anual, donde se resalta elresultado correspondiente a algunas áreas donde satisfactoriamente se cumplió almás del 100% Y con respecto a los indicadores SISGES, se sigue notando elinconformismo con los resultados de algunos indicadores con respecto a lossemáforos y a la dificultad para realizar los respectivos análisis.

Seguidamente se da la palabra al Doctor Wilson Orlando Ávila Pinzón, Facilitadorde Calidad de la Sede Central, quien después de la auditoría realizada a laTerritorial Quindío, resalta la disposición, la actitud y la responsabilidad por partede cada funcionario y contratista con la Institución; además manifiesta con relaciónal IGACNET lo apropiados que se encuentran en el tema los responsables decada área; resalta también que con relación a las encuestas de satisfacción somosuna de las territoriales con más aceptación a nivel nacional.

Propone el Doctor Wilson Ávila, ingresar en la plataforma, las acciones de mejoraque se identifiquen en cada área para así evidenciar las iniciativas por parte de lasmismas.

Manifiesta la Doctora Gloria Inés Aristizabal García, que algunas iniciativas nopasan de la Sede Central y desmotivan al personal; a lo que el Doctor Wilson Ávilase compromete en llevar las inquietudes para que podamos tener respuestasoportunas y felicita además a la Doctora Gloria Inés Aristizabal García por elcompromiso y el sentido de pertenencia que tiene con los temas de la territorial.



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2. Seguimiento al Plan de Gestión Anual.

La Doctora Gloria Inés Aristizabal García, argumenta con respecto al Plan deGestión Anual, que los informes ejecutivos y de gestión se realizan y envíanmensual y trimestralmente, lo que permite mantener los procesos de gestióncontrolados y con relación a los cuadros de los proyectos se solicita a losresponsables de cada área el aporte en la información que tienen a cargo, paracompletar entre todos la gestión de los proyectos de acuerdo al avance trimestral;como también se está a la espera del plan de gestión para este año, puesto que laSede Central está realizando los ajustes necesarios para luego remitirlos a lasterritoriales y realizar su debida gestión.

3. Seguimiento de Indicadores. (SISGES).

El Doctor Wilson Ávila, manifiesta que ha realizado el listado de inconsistenciaspresentadas en la plataforma del SISGES, además que se le hizo entrega de lacopia de los pantallazos y de los correos enviados a la Sede Central, las cualesson suficientes pruebas para demostrar todas las inconformidades presentadaspor la Territorial Quindío con el aplicativo SISGES y que por solicitud de la DoctoraMarcela Puentes, dichas pruebas las presentara en la Sede Central.

Comenta además, sobre los cambios que la Sede Central realizara al aplicativoSISGES, aunque no se sabe todavía las directrices a seguir, si se conservaran losmismos indicadores o quedaran algunos y otros no, todo en aras de mejorar lacalidad de esta herramienta de gestión y poder tomar decisiones a partir de ellos.

A lo cual el Ingeniero Rafael Piñeros, propone que se realicen pruebas al nuevosistema, antes de ser aprobado totalmente, para así hacer las recomendacionesperti nentes.

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4. Análisis Informes de Auditorias.

No se pone a consideración el tema, puesto que no se han realizado auditorias niel año anterior, ni en lo que ha transcurrido del año; añadiendo la Directora GloriaInés Aristizabal García que la auditoria está programada a partir de hoy 26 deFebrero hasta el 28 de Febrero del presente año.

5. Análisis de PQRS.

Comenta el Doctor Wilson Ávila que con relación a las PQRS, ocupamos elsegundo puesto con relación a las otras territoriales y que quedan en lo que vacorridos del presente año dos PQRS por gestionar; una para dar respuesta conradicado No 651 del 14 de Febrero y la otra para firma con radicado No 905 del21 de Febrero de 2014.

En el año 2013 no quedo pendiente ninguna PQRS por responder, todas fueroncerradas.

6. Análisis Encuestas de Satisfacción.

Con relación a las encuestas la Territorial Quindío se encuentra calificada con un94 % de satisfacción con respecto al servicio al cliente, a lo cual el Doctor WilsonÁvila recomienda no descuidar este valor del indicador, antes por el contrariopropone crear las herramientas para mejorarlo y aumentar el porcentaje desatisfacción.

Aclarando la Doctora Gloria Inés Aristizabal, que va a ser difícil por las dificultadesy retrasos que se presentaron con los diferentes servicios requeridos por losusuarios y por la implementación de SNC, el cual está generando dificultades.



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7. Análisis Causas Producto No Conforme.

De acuerdo al informe solicitado por el Doctor Wilson Ávila a la contratista MaríaIsabel Mora, encargada de expedir los certificados, para el mes de Enero sereportaron tres productos no conformes, por error de digitación, error al sacar lainformación de la ficha en colindancia errada al norte y por mala digitación delnúmero predial. Del total facturado correspondiente a 900 certificados para estemes, el número de productos no conformes (3) correspondería a un 0,33 %.

Para el mes de Febrero hasta la fecha se han reportado cuatro productos noconformes, por error en el formato del certificado, por digitar información errada,porque el sistema no tomo el cambio de propietario y porque se digito eldestinatario del certificado errado.

Recomienda el Doctor Wilson Ávila, al momento de generar certificados comoproducto no conforme no omitir ningún error y registrarlo inmediatamente.

8. Análisis a los Riesgos y sus Acciones Preventivas.

Se decide desde la Sede Central estandarizar todos los riesgos, para lo cual elDoctor Wilson Ávila, en su gestión de auditoría socializó con todos los funcionariosresponsables de los procesos el mapa de riesgos modelo de la Sede Central, paraque desde esta territorial se hicieran las modificaciones pertinentes y de maneraconjunta se unificaran criterios; taller que fue altamente productivo por lasdiferentes observaciones que se adicionaron al mapa de riesgos; todo esto con elfin de diseñar un mapa de riesgos general. Comenta además que esta actividad seviene realizando a nivel nacional en diferentes territoriales.


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9. Seguimiento a las ACPM.

Para el presente año no se encuentran ACPM abiertas en la territorial, peromanifiesta el Doctor Wilson Ávila que dentro del plan de acción se debe generaruna acción preventiva por riesgos y trimestralmente ya sea por acta o informeindividual se debe hacer control, para así minimizar la probabilidad de ocurrencia;al respecto se decide que la acción preventiva por riesgos se establecerá en elaplicativo ACPM en la D.T. Quindío, una vez se ajuste el mapa de riesgos degestión con los aportes que se hizo desde la mencionada D.T.

10. ACPM Propuestas.

Dentro de las acciones propuestas por el área de Digitalización y presentadas porel funcionario Javier Alberto Salcedo, se tuvieron en cuenta las siguientes, aunquedependiendo de los cambios que a futuro implemente la Sede Central con el SNC,se decidirá si se incluyen en el aplicativo ACPM como mejora de la DT Quindío,estas fueron:

Aumentar los controles de calidad en la información catastral análogaentregada por los reconocedores prediales a sus respectivos coordinadores,puesto que se evidenció en los últimos procesos de actualización (Armenia,Calarcá y Pijao) que en algunos reconocedores las devoluciones soncontinuas y esto retrasa el proceso en sus diferentes etapas.Entrenar a todo el grupo de reconocedores y coordinadores, en especialaquellos con poca experiencia en esta actividad, en el manejo de lacartografía base digital y la ortofotomapa con la que cuenta el Instituto,insumos básicos que permiten garantizar mayor calidad y precisión en lainformación producida en esta atapa del proceso.Garantizar un flujo y volumen de trabajo permanente al equipo dedigitalizadores de los que se disponen en todos los procesos (Conservación,Titulación y Actualización), con el objeto de optimizar el recurso humano ytecnológico y disponer de cartografía catastral digital actualizada para lasdemás actividades en la que ésta es insumo fundamental (Estudio deZonas Homogéneas Físicas y Geoeconómicas, reporte de novedades y lageneración de productos en PDF).


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TemtONIOuIfldoo

En las manzanas catastrales que físicamente empalman, se recomiendaque sean trabajadas por el mismo reconocedor predial o en su defectoconformar un equipo de trabajo según las asignaciones respectivas.Como el reconocimiento predial es insumo fundamental para las demásactividades del proyecto, es esta actividad la que debe iniciar con uncronograma que considere cierta holgura en el tiempo, de tal forma quecualquier retraso en esta actividad no impacte de forma fuerte la ejecucióndel proyecto, lo que se ve reflejado en actividades como la digitalización,grabación y estudio de zonas que son las que entregan datos procesadospara la liquidación final del municipio en proceso.

No siendo otro el motivo de la reunión sin exponer observación, sugerencia, temao compromiso alguno, se da por terminada a las 3:30 pm.

~tL~A~BkRCIADirectora Territorial Quindío

Profesio

MONCADAde Gestión Integrado

MARIA CON TANZA GAITFacilitadora de Cal' ad del Siste

JAMES F NANDO ARIAS SUAREZProfesional dé A oyo al Sistema de Gestión Integrado


HOJA¿ ~ REGISTRO DE ASISTENCIA FECHA DE REALIZACiÓN

~ CAPACITACiÓN D ENTRENAMIENTO D OTRO EVENTO· [8 AMA - MM - DO

IGAC GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTiÓN DEL TALENTO HUMANO 2D~v-26 - OL..I DE I_._._- -_ ...._--

CIUDAD __~ n r~ SITIO S"~ ~_~_ :sV'Yl 7a-S_.__.. HORA DE INICIO ~O~_ HORA DE FINALIZACiÓN 3;"3 C>

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DEPENDENCIA • •NOMBRE ENTIDAD O EMPRESA CARGO TELEFONO CORREO ELECTRONICO FIRMA "

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~* IOTRO EVENTO: Reuniones, Charlas, Jornadas, Campañas ----

PLANEACIÓN . DESARROllO ORGANIZACIONAl F20102·03/12VS

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