Colaboracion Y Comunicaciones eficientes en gestión de proyectos
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Gestión de ProyectosGestión de las ComunicacionesMódulo de Dirección de Proyectos
Sant Cugat, 10 de Junio de 2009
Presentació
Xavier Hernanz
• Business Productivity Advisor del Centre Microsoft d’Innovació en Productivitat.
• Ex-Director de R&D de Sanyo España i Kilsen.
• Enginyer Superior de Telecomunicacionsper la UPC.
• Màster en Gestió de Projectes (MPM) per La Salle.
• PDD per IESE
Intro
¿Por qué
las C&C
son
Claves?
Descripción
de la
Tecnología
Demo
C&C son
ClavesDades Tecnologies
Bones
Pràctiques
Cultura
Corporativa
MI
Integración con
Telefonía
Tele-
conferencia
Espacios
Colaborativos
Recursos Web
2.0
¿Qué es un Proyecto?
Casi todo es un
Proyecto
El Éxito de un ProyectoUna Visión Clásica
P
REQUERIMIENTOS
El Éxito de un ProyectoUna Visión People Centric de los Proyectos
P
REQUERIMIENTOSPERSONAS
PERSONAS
PERSONAS
El Éxito de un ProyectoColaboración y Comunicación como elementos Clave
P
REQUERIMIENTOSPERSONAS
PERSONAS
PERSONASConocimiento del entorno
Compromiso y Responsabilidad
Errores (malos entendidos)
Información a Tiempo
Agilidad
Capacidad de Previsión
Toma Dinámica de Decisiones
Habilidades
Cultura
Buenas Prácticas
Motivación
Reconocimiento
Los SSII de apoyo a la gestión de proyectos
van más allá de las ‘herramientas tradicionales’.
Sistemas de Información
Aplicaciones
de definición,
planificación,
monitorización
y seguimiento
de proyectos
Herramientas colaborativas
Tecnologías de comunicación
Aplicaciones
Web 2.0
Colaboración y Comunicación en el PMBeneficios
• Respuesta rápida en la resolución de problemas
• Mayor visibilidad
• Mejora de Productividad
• Cohesión del equipo y motivación
• Y en última instancia … mejorar el resultado global del Proyecto
Un ejemplo. SIEMENS PSEConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams. Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de Victoria (Canada).
Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Comunicación
Síncrona
Comunicación
Asíncrona
Comunicación
ProgramadaReunión
Revisión de un
documento
Comunicación No
ProgramadaTeléfono/MI Email/Teléfono
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Un ejemploConsejos para la Comunicación de equipos distribuidos
„Beyond travel: Unleashing the collaborative potential of global teams.
Guidelines for successful distributed collaboration‟. Universidad de
Victoria (Canada). Noviembre 2008. Estudio solicitado por SIEMENS
Punts Calents
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS
• Coordinació Ineficient 3.7h
• Esperant la Informació 3.5h
• Comunicacions Indesitjades 3.7h
• Reclamacions de Clients 3.3h
• Barreres en la Col·laboració 3.3h
TOTAL = 17.5h
17,5h44%
22,5h56%
Punts Calents
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS
Punts Calents
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS
Punts Calents
„SMB Communications Pain Study: Uncovering the hidden cost of communications barriers and latency‟, SIS International Research, Gener 2009 . Estudi encarregat per SIEMENS
Tecnologías de Comunicación en el PMAccesibilidad | Mensajería Instantánea Corporativa
• Tiempo de Respuesta Inmediato: Se evitan los retrasos
típicos del Email y del Buzón de Voz.
• Bajo Nivel de Intrusión: La comunicación por MI puede ser
simultánea con otros modos de Comunicación o de
Colaboración (Teléfono, Reuniones, …)
• Disponibilidad Selectiva: Diferentes niveles de disponibilidad
personal, según identidades y grupos.
• Registro y Consulta de Conversaciones: Consultas sobre
conversaciones pasadas.
• Seguridad: Autentificación de los interlocutores y Encriptación
del contenido.
“A finales de 2011 la mensajería instantánea
será la herramienta de facto para los chats de
voz, vídeo y texto con fines de negocio.“ Gartner
“En 2013 más del 95% de los trabajadores de las
principales organizaciones globales utilizarán IM
como principal interfaz para las comunicaciones
en tiempo real.” Gartner
Tecnologías de Comunicación en el PMAccesibilidad | Mensajería Instantánea Corporativa
• Información de Presencia
• Información de Disponibilidad
• Calendarios Compartidos
Tecnologías de Comunicación en el PMColaboración
• Espacios Colaborativos On-Line y Off-Line.
• Federación de Usuarios
• Correo Electrónico
• Mensajería Instantánea (MI)
• Web Conferencing
Tecnologías de Comunicación en el PMAccesibilidad | Reuniones Virtuales
• Compartir aplicaciones y documentos: con
posibilidad de que cualquier asistente interactúe
con las mismas.
• Grabación de la Reunión: incluyendo,
transiciones, animaciones, aplicaciones e
indexación de participantes , entre otras
funcionalidades.
• RoundTable: Visión panorámica de todos los
asistentes.
• Programación de reuniones virtuales:
Integrada en Outlook.
Colaboración | Entornos Colaborativos
• Espacio Web centralizado en el que se puede
compartir documentos, tareas, calendarios, …
(intranet-extranet)
• Uso de plantillas: para la generación y gestión
rápida de entregables, organización de reuniones, …
•
• Gestión documental: control de versiones,
metadatos y búsquedas.
• Incorporación de Flujos de Trabajo sobre
documentos o elementos de listas.
• Facilidad de utilización e Integración con la
plataforma Office.
• Acceso Offline a información corporativa desde
diferentes clientes informáticos: Independiente de la
conexión y del lugar
• Sincronización de datos y documentos bidireccional
• Información de presencia
• Integración con herramientas Office
OnLine
OffLine
Tecnologías de Comunicación en el PM
Ejemplo. Groove 2007
• Herramienta
• Colaborativa
• Online - Offline
Ejemplo. SharedView
• Pizarra compartida
• Acceso remoto a apps. y escritorio
Otras Tecnologías afines al PMBúsqueda
• Búsqueda Empresarial
• Búsqueda Local
• Búsqueda Intuitiva
• Búsqueda Contextual
• Búsqueda a través de SmartPhone
• Filtrado
• Búsqueda en Redes Sociales
• Navegación
Otras Tecnologías afines al PMBúsqueda Empresarial
• Búsqueda Empresarial - Metadatos:
integrado con aplicaciones y contextual.
• Búsqueda Empresarial – Desktop y
corporativa: búsqueda en unidades locales,
unidades de red, aplicaciones LOB, intranet
y espacios de trabajo.
• Búsqueda Empresarial – Correo
electrónico: búsqueda en Email.
• Motor de búsqueda disponible para
varios Sistemas Operativos.
Otras Tecnologías afines al PMCompetencias/Conocimientos
• Lista de Contactos Centralizada
• Taxonomía
Otras Tecnologías afines al PMAlmacenamiento de la Información No Estructurada
• Gestor Documental (ECM)
• Portales Corporativos
• Portales Personales
• Wiki
• Tinta Digital
Otras Tecnologías afines al PMFuentes de Información Interna
• Intranet
• Gestor Documental (ECM)
• Portales Corporativos
• Portales Personales
• Wiki
• Tinta Digital
• Aplicaciones de Negocio
• Business Intelligence
Otras Tecnologías afines PMFuentes de Información Interna | Business Intelligence
• Monitorización del Negocio en
Tiempo Real: Acceso a la
información de Negocio
actualizada.
• Indicadores: Señalización
impactante y relevante del
estado de variables de negocio.
• Simulaciones: Diseño de
modelos de para simulación de
escenarios.
• Decisiones bien
fundamentadas: Se reduce el
riesgo de errores.
• Informes: Generación
automática de informes.
Cuadros de
Mando
Documentos y
Hojas de Cálculo
Informes
Gráficos y
Análisis
Otras Tecnologías afines PMFuentes de Información Externa
• RSS (Subscripción a noticias, blogs, titulares, …)
• Listas automáticas de Búsqueda
Videos
4.32min 3.26min
Otras aplicaciones
Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...
Web 2.0 y Gestión Proyectos
Aplicación práctica Web 2.0
La Colaboración sin FronterasProsumidores e Ideágoras
PROductor + conSUMIDOR = PROSUMIDOR = PROfesional + conSUMIDOR
IDEa + aGORA = IDEAGORA