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INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS

INFORME DE RESULTADOS DE REVISION POR LA DIRECCIÓN

Código : GD-RG-002

Versión : 01

Fecha : 04-08-2011

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FECHA DE

ELABORACIÓN: 26 11 2015 N° DEL INFORME 001

RESPONSABLE: Adolfo Herrera Caicedo.

Beckysibeth Tatis Villa. CARGO Rep. Alta Dirección

INFORME DE REVISION POR LA DIRECCCION 2015

La alta dirección de Instituto Bolivariano Esdiseños en respuesta a su compromiso con la

implementación, mantenimiento y mejora de su Sistema de Gestión de Calidad, y a partir

de las normas: ISO 9001, NTC 5555, NTC 5581 y NTC 5888, establece en este

documento, el informe general del primer y segundo semestre del año 2015, el cual

incluye el comportamiento de los procesos que se han desarrollado dentro de este

Sistema, los cuales son:

Gestión directiva.

Gestión de la calidad.

Gestión académica.

Gestión de la comunidad.

Gestión de talento humano.

Gestión de financiera.

Gestión logística e infraestructura.

Gestión de mercadeo.

ALCANCE DEL INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

El presente Informe de Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad de

1 de Enero a Noviembre de 2015, contiene los siguientes aspectos:

A. La política y los objetivos de calidad

B. Los resultados de aprendizaje de los estudiantes medidos a través de

las pruebas tanto externas cuando aplique, como evaluaciones internas de la

institución de formación para el trabajo

C. La información estadística derivada de los indicadores relevantes de

los objetivos, tales como matricula, retención, repetición, deserción, promoción;

D. El direccionamiento y plan estratégico de la institución de formación para el



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trabajo;

E. Las condiciones del contexto y las necesidades concretas de

formación de talento humane del sector productivo al que apunta la oferta de

formación;

F. Los resultados financieros de las instituciones;

G. Los efectos financieros de las actividades relacionadas con calidad;

H. Las acciones de seguimiento de las revisiones de la calidad

efectuadas por la alta dirección de la institución;

I. Los resultados de las quejas, solicitudes y manifestaciones de los clientes

J. Sector productivo y otras partes interesadas;

K. Los resultados obtenidos con el plan de mejoramiento institucional,

incluyendo los resultados de las acciones preventivas y correctivas;

L. El grado de cumplimiento del perfil esperado del egresado;

M. La información sobre el destino de los egresados de la institución:

N. Los resultados del proceso de autoevaluación institucional.

O. Las recomendaciones de mejora;

P. Los cambios en los requisitos legales, profesionales o reglamentarios

y los cambios en el marco legal vigente;

Q. Los resultados de las auditorías internas al sistema de gestión de la

calidad.

R. La mejora de la eficacia del sistema de Gestión de la calidad y sus procesos



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S. La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente

T. La retroalimentación del cliente

U. El desempeño de los procesos y la conformidad del producto

V. El estado de las acciones correctivas y preventivas

W. Las acciones do seguimiento de revisiones por la dirección previas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - 2015

A) POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

La Política de Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad fue aprobada por medio de acta el 28 de Mayo y es la siguiente: INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS cuenta con personal idóneo y capacitado para ejercer las labores encomendadas y específicas, con recursos físicos, humanos y pedagógicos, con diseños curriculares basados en las normas de competencia establecidas, dando así cumplimiento con toda la normatividad vigente, procurando mantener claridad y veracidad en toda la información suministrada; ofreciendo a l campo laboral egresados competentes. Se entiende, se mantiene y se revisa cada año en la revisión por la Dirección para orientar todos los procesos, siguiendo los procedimientos y actividades institucionales a la mejora continua del Instituto Bolivariano Esdiseños logrando de esta manera la satisfacción del cliente. Para el cumplimiento de la anterior, se aprobaron Los objetivos de Calidad definidos, los cuales son siete (7) y corresponden a: 1. Contar con personal idóneo y capacitado para ejercer las labores encomendadas y específicas. 2. Administrar el Sistema de Gestión de la Calidad dando cumplimiento a los requisitos del estándar ISO 9001 y la norma NT C5555. 3. Transformar el contexto de nuestra comunidad educativa.



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4. Garantizar formación académica laboral e integral por competencias y de calidad. 5. Ofrecer al campo laboral egresados competentes. 6. Planear y coordinar actividades relacionadas con la formación Técnico Laboral por Competencias. 7. Satisfacer plenamente los requerimientos de nuestros clientes.

Los porcentajes de cumplimiento de los objetivos de calidad se evidencias como resultado

de:

OBJETIVOS ACTIVIDADES

Contar con el personal idóneo y capacitado para ejercer las labores encomendadas y específicas.

Divulgación del manual de funciones para

afianzar el conocimiento de las labores y roles del

talento humano dentro del SGC.

Realización de capacitaciones y talleres sobre el

SGC, trabajo en equipo y liderazgo.

Realización de capacitaciones al personal nuevo

sobre aspectos generales y SGC.

Administrar el Sistema de Gestión de la Calidad dando cumplimiento a los requisitos del estándar ISO 9001 y la norma NTC 5555.

Realización de auditorías interna con el fin de conocer el nivel de cumplimiento de los requisitos de la normativa vigente y aplicable a Instituto.

Transformar el contexto de nuestra comunidad educativa.

Organización y participación activa en eventos culturales y deportivos.

Garantizar la formación académica laboral e integral por competencias y de calidad.

Adecuación de los ambientes de aprendizaje.

Ofrecer al campo laboral egresados competentes.

Convenios con empresas reconocidas a nivel distrital.

Planear y coordinar actividades relacionadas con la formación Técnico Laboral por Competencias.

Salidas pedagógicas. Simulación de espacios laborales.

Satisfacer plenamente los requisitos del El fortalecimiento de la comunicación a través de



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cliente.

medios como carteles, tablero informativo, correo, plataforma Q10, redes sociales, chat institucional. La realización de las debidas socializaciones de manera práctica y oportuna. Adecuación y organización del tablero institucional.



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B) Los resultados de aprendizaje de los estudiantes medidos a través de las pruebas tanto externas cuando aplique, como evaluaciones internas de la institución de formación para el trabajo. El SGC en Instituto Bolivariano Esdiseños, en su proceso de gestión académica y

durante el año 2015, ha fortalecido la metodología para la evaluación y promoción

de cada uno de los estudiantes en los distintos proyectos educativos del programa

en los que se encuentran matriculados.

Los resultados de aprendizajes de estos estudiantes, se miden con la aplicación de

las pruebas que se realizan en la plataforma Q10, por tal razón, los docentes y

personal administrativo, recibieron diferentes capacitaciones para la mejora en el

manejo de dicha plataforma.

Este año los docentes recibieron una capacitación sobre el diligenciamiento de

la documentación requerida y que establece la norma para el buen

funcionamiento en la parte académica como lo es: las guías de aprendizaje y

diagrama de Gantt, evaluaciones de Homologación etc.

Hasta la fecha hay un promedio 40 estudiantes a graduar de todos los programas, de

la promoción del primer semestre del año 2015, se graduaron 7 estudiantes.

C) La información estadística derivada de los indicadores relevantes de

los objetivos, tales como matricula, retención, repetición, deserción,

promoción.

La información estadística derivada de los indicadores relevantes de los

objetivos, tales como matricula, retención, repetición, deserción, promoción;

se pueden encontrar en la plataforma Q10.

D) El direccionamiento y plan estratégico de la institución de

formación para el trabajo.



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De acuerdo con la planificación realizada a principios de año 2015, se desarrollaron

las actividades planteadas para la búsqueda de la mejora continua de cada uno de

los procesos del SGC del Instituto.

Desde inicio fue necesario crear estrategias para trabajar por la necesidad de

empoderar a todo el personal docente, administrativo y de oficios varios en el

proceso, razón por la cual, se decidió realizar un taller de liderazgo y trabajo en

equipo, de habilidades comunicativas y sobre los cinto tipos de mente, para trabajar

la parte motivacional de cada uno de ellos, luego se desarrollaron capacitaciones

relacionadas con la normatividad legal vigente y aplicable y con toda la

documentación del SGC de Instituto.

Cada año se la da la bienvenida a los estudiantes antiguos y a los ingresan y de

inmediato se realiza la inducción a estos, dándoles a conocer nuestro SGC. Se realizaron reuniones de padres de familia, donde se les explicó a ellos de los

alcances de nuestro PEI y todos los beneficios que pueden tener sus hijos al

estudiar en una institución certificada como la nuestra. En cuanto a los contenidos de los PEP, se han revisado para verificar que se esté

cumpliendo con todos los requisitos y que sea el adecuado para la población

estudiantil.

El mercadeo d e n u e s t r a i n s t i t u c i ó n se realizó a partir de la entrega de

volantes y la realización de una feria.

Para el seguimiento a los egresados fue necesar io modif icar la encuesta,

subirla al Q10 y apl icarla a los estudiantes graduados a mediados de

año. Por otra parte, se evidenció que no respondían todas las

preguntas.

Los estudiantes han tenido la oportunidad de participar en charlas sobre la

drogadicción.

El cuerpo de bomberos este año nos capacito con respecto al COPASO y se

realizó un simulacro con todo el personal incluyendo a la comunidad. De igual

forma el departamento de Transito de Cartagena brindó una capacitación a los

estudiantes sobre prevención vial. En cuanto a cada una de las actividades realizadas este año podemos evidenciarlas

en nuestro proceso de gestión a la comunidad, lo mismo



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E) Las condiciones del contexto y las necesidades concretas de formación de

talento humano del sector productivo al que apunta la oferta de formación.

De acuerdo a las necesidades del sector productivo y a diálogos con las empresas

con las cuales tenemos convenio de pasantías, hemos podido observar en este

semestre que la gran necesidad estuvo en mercadeo y secretariado.

F) Los resultados financieros de las instituciones

Con los estados financieros del año 2015 se obtuvo la información necesaria para

cumplir con la meta establecida y la que no se alcanzaron se les hizo su respectiva

acción correctiva esto nos ayuda a ir conforme a las normas legales y a las de

calidad ajustándose a los estatutos y a las decisiones de la alta dirección. Se

determina para el año 2016 una rentabilidad que permite al Instituto sostenibilidad y

permanencia en el mercado. La institución da a conocer su situación económica y

financiera y los cambios que experimenta la misma de un periodo a otro con sus

variaciones como son el Balance General y los Estados de Resultados.

G) Los efectos financieros de las actividades relacionadas con calidad

Dentro del presupuesto anual se destinó el rubro cuyo destino era para los procesos

de Gestión de Calidad los cuales fueron ejecutados en capacitaciones durante el año

al personal de la Institución, pagos a la asesoría de calidad y ratificación de la

certificación de calidad por parte de CELAC.

Se sigue teniendo como prioridad todo a lo que concierne a la calidad del instituto ya

que es la que está al frente de que cada uno de los procesos se ejecute y para seguir

manteniendo nuestra certificación.

H) Las acciones de seguimiento de las revisiones de la calidad efectuadas

por la alta dirección de la institución

En este semestre se notó el empoderamiento de los docentes en relación con la

documentación del SGC. Actualmente contamos con coordinador de calidad y se ha

trabajado en la mejora de los procesos. Las quejas las atiende el Coordinador

académico procurando la puntualidad y pertinencia de sus respuestas,

Se dispone de carteleras para nuestros clientes internos y externos, para socializar

temas relacionados SGC entre otros que se consideran pertinentes por la institución.

I) Los resultados de las evaluaciones de las quejas, reclamos, solicitudes

y manifestaciones de satisfacción de los clientes (estudiantes y sector

productivo) y otras partes interesadas.

Durante este semestre, las quejas giraron alrededor de situaciones de logística y no

de infraestructura o falta de mantenimiento de equipo. Las quejas atendidas



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oportunamente son las que le comunican al Coordinador académico, el cual

diligencia el formato con su respectiva solución.

J) Sector productivo y otras partes interesadas:

En el sector productivo contamos con estudiantes en diferentes empresas llevando la

bandera como técnicos de gran capacidad.

K) Los resultados obtenidos con el plan de mejoramiento institucional,

incluyendo los resultados de las acciones preventivas y

La institución cuenta con declaraciones documentadas de la política y los objetivos de calidad, se han revisado y se mantienen, se han divulgado a la comunidad educativa. En el manual del sistema de gestión de calidad se incluye el alcance, en las caracterizaciones de los procesos que complementan el manual de calidad se puede evidenciar la responsabilidad y las interacciones entre los procesos directivos, académicos, administrativos y financieros y de gestión de la comunidad; se referencian los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad y se evidencia organigrama, el manual de calidad es coherente con los objetivos y componentes del PEI dando cumplimiento a los requisitos del numeral 4.2.2. Se evidencian los procedimientos documentados requeridos en la norma técnica, se han actualizado, aplicado y se mantienen. La institución cuenta con los documentos que requieren para la planificación eficaz, operación y control de sus procesos. La institución cuenta con los registros requeridos en las normas técnicas y los registros necesarios para la prestación del servicio de formación. La planificación de la prestación del servicio se evidencia documentada en el PEI y en el manual de convivencia. La documentación del SGC se ha establecido, documentado, implementado, mantenido y se encuentra mejorando su eficacia. Se pudo evidenciar que las directivas de la institución conocen y participan activamente dentro del sistema de gestión de calidad, proporcionan los recursos necesarios para la operación eficaz y eficiente del sistema de gestión y de los programas, en la entrevista con la responsable de la dirección se pudo confirmar que se conoce los aspectos relevantes y por mejorar de cada proceso. Se han determinado y documentado los requisitos de los clientes y de las partes interesadas, la institución enfoca el sistema al cumplimiento de los requisitos identificados, se establecieron la política y objetivos de calidad de acuerdo con los requisitos de los clientes y de la norma técnica, se evidencia comunicación y entendimiento por parte de los estudiantes y personal de la institución. La dirección ha planificado, documentado e implementado el sistema de gestión de calidad, se han definido los canales de comunicación interna para la comunicación del sistema de gestión de calidad. Se definió la responsabilidad y



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autoridad de los miembros de la comunidad educativa. De acuerdo con lo anterior y el resultado de las entrevistas realizadas con el personal del los diferentes procesos; se puede evidenciar continuidad del compromiso de la dirección con el sistema de gestión de calidad. La institución ha establecido e implementado mecanismos e instrumentos adecuados que le permiten conocer la percepción de la satisfacción de los clientes con respecto al cumplimiento de sus requisitos, se han implementado métodos adecuados para evaluar la percepción de la satisfacción de los clientes tales como encuestas de satisfacción, buzón de sugerencias, procedimientos para el tratamiento de quejas, comités, autoevaluación institucional. Se cuenta con resultados de satisfacción de los clientes, la institución realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción de satisfacción de los clientes estudiantes y docentes, la cual es un elemento de entrada para la autoevaluación institucional, la evaluación del programa y la revisión por la dirección, resultado de la las evaluaciones se han establecido acciones de mejora, las cuales han contribuido con el mejoramiento y la eficacia del sistema de gestión. En las entrevistas realizadas a los estudiantes se pudo evidenciar alto grado de satisfacción con la formación recibida, la institución y el personal docente. Los instrumentos establecidos para evaluar la percepción de la satisfacción de los clientes se han establecido, documentado, implementado, mantenido y ha se encuentran mejorando su eficacia. La institución ha establecido, documentado e implementado métodos adecuados para identificar las no conformidades derivadas de la medición y seguimiento de los procesos y de la prestación del servicio, ESDISEÑOS cuenta con un procedimiento documentado en el cual se establecen los controles, responsabilidad y autoridad para el tratamiento de las no conformidades, se mantienen los registros correspondientes, es conveniente mejorar el registro y seguimiento de los productos no conformes que se presentan y evidencias las acciones de mejora que se aplican a los estudiantes con bajo nivel de desempeño o dificultades de aprendizaje. El procedimiento para el tratamiento del producto o servicio no conforme se ha establecido, documentado, implementado, mantenido y se encuentra mejorando su eficacia.

L) El grado de cumplimiento del perfil esperado del egresado En ese contexto de evaluación, el seguimiento de egresados es un asunto

transcendental para las Instituciones, ya que el desempeño profesional y personal

de los egresados permite construir indicadores con respecto a la calidad y

eficiencia de las instituciones de educación. Sin embargo, no todas las Instituciones

cuentan con programas sistemáticos de seguimiento de egresados que sirvan para la

detección de áreas de oportunidad para la mejora.

Una de las limitaciones en este trabajo ha sido el no contar con un marco de



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muestreo actualizado, primero porque los domicilios y números telefónicos de

cada egresado son obtenidos de registros oficiales manejados en el período en que

fueron estudiantes, a partir de que egresaron estos datos personales tienen poca

probabilidad de mantenerse sin cambio; de inicio el estudiante mantiene su

residencia en el domicilio familiar (padres), mientras que en algunos casos,

después de su egreso su situación personal es diferente (por ejemplo, cambia su

estado civil, salen a hacer otros oficios y encuentran trabajo fuera de su lugar de

origen) por lo que es muy probable que sus datos personales no se mantengan

actualizados.

El modelo para seguimiento de egresados es construido a través de la percepción del

egresado y mide el grado de eficacia en el desempeño laboral del egresado, en

particular de los egresados de años anteriores. La idea de este modelo es que

proporcionen una medida a nivel global que guarda la eficacia laboral del egresado y

explique las relaciones de causalidad con sus componentes. Los componentes del

modelo lo conforman una serie de variables abstractas indicadoras de la formación



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profesional del egresado, mediante las cuales el egresado configura una

evaluación de diferentes aspectos que están relacionados con la formación

profesional, con su inserción en el mercado laboral y con su experiencia en la

aplicación de competencias que emplea en su trabajo.

El primer paso para elaborar el modelo ha sido la conceptualización de las variables

latentes y sus relaciones. Uno de los objetivos de este proyecto es encontrar cuáles

son los diferentes factores que permita construir el modelo latente, que en este caso

será conformado de un conjunto de ecuaciones estructurales que resumen las

relaciones entre una serie de variables; a los conceptos abstractos, se les conoce

cómo variables latentes. La relación de estas variables es posible medirlas a través

de lo que se conoce como modelos de ecuaciones estructurales, que han sido

utilizados en este trabajo de investigación.

M) La información sobre el destino de los egresados de la institución

El seguimiento de egresados mide el grado de eficacia en el desempeño laboral del

egresado, en particular de los egresados de años anteriores. La idea de este modelo

es que proporcionen una medida a nivel global que guarda la eficacia laboral del

egresado y explique las relaciones de causalidad con sus componentes. Los

componentes del modelo lo conforman una serie de variables abstractas

indicadoras de la formación profesional del egresado, mediante las cuales el

egresado configura una evaluación de diferentes aspectos que están relacionados

con la formación profesional, con su inserción en el mercado laboral y con su

experiencia en la aplicación de competencias que emplea en su trabajo.

Por otra parte se intenta en lo posible mantener actualizada nuestra base de

datos y realizamos eventos y reuniones de egresados para recabar más

información sobre su continua formación académica y su vinculación laboral en el

mercado.

N) Los resultados del proceso de autoevaluación institucional La institución mantiene un sistema de autoevaluación institucional que le permite

desarrollar procesos participativos y permanentes de planeación y autorregulación

que orienten sus planes y proyectos.

La institución tiene una misión claramente formulada; esta es coherente y pertinente

con el medio social y cultural.



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Los indicadores muestran un porcentaje considerable del conocimiento de la

misión, visión y principios institucionales. En cuanto al direccionamiento estratégico,

hace falta más apropiación sobre el particular ya que el porcentaje nos indica que

hay que trabajarle mas este ámbito para superar las debilidades presentadas.

La institución debe mejorar el seguimiento al egresado y aprender de sus

experiencias para alcanzar continuamente las políticas y el desarrollo

institucional.

De acuerdo con su naturaleza, su misión y su Proyecto Educativo, la institución ha

planteado políticas claras y un compromiso con la investigación, debemos mejorar

en cuanto a la formulación de proyectos y articulación de planes con otras entidades

para el fomento de la actividad investigativa de los docentes. Se debe aplicar

políticas y acciones claramente definidas que permitan articular sus funciones con los

distintos programas académicos.

La institución cuenta con un sistema de información que sustentan la autoevaluación

y la planeación y se usan efectivamente para la toma de decisiones. Dichos

sistemas incluyen el manejo de indicadores de gestión y están orientados al

fomento de un continuo mejoramiento de la calidad.

La institución mantiene mecanismos de comunicación, información y políticas

para la adecuada motivación y capacitación continua de los miembros de la

institución.

Debemos seguir mejorando los recursos de apoyo académico como biblioteca,

laboratorios, recursos informáticos, equipos audiovisuales, computadores y otros

recursos tecnológicos suficientes y adecuados y que sean utilizados

apropiadamente. También disponer de sitios adecuados para prácticas.

El apoyo financiero muestra que la institución tiene patrimonio propio pero debe

mejorar la solvencia financiera y mejorar el apoyo financiero, pero muestra

políticas y procesos para elaborar y ejecutar su presupuesto y evaluar su

gestión financiera. (Ver institutobolivariano.q10academico.com ruta: institucional-

bienestar bienestar institucional-encuesta).en esta ruta se encuentra los resultados

de las encuestas realizadas).

O) Las recomendaciones de mejora El ámbito de la revisión del Sistema de Gestión de Calidad involucra el nivel de adecuación del Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO 9001 del, NTC 5555, NTC 5581 y NTC 5666

Durante el 2015 y con miras a mantener la certificación de Calidad, se planeó el

ciclo de auditorías internas de calidad, las cuales abarcaron la totalidad de los

procesos de la institución.



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Dicho ciclo se desarrolló cubriendo todos los procesos establecidos para cada

proceso.

Como objetivo principal de las Auditorias se planteó determinar el nivel de

adecuación del Sistema de Gestión de Calidad a los requisitos de la norma de

calidad. Como resultado del proceso se detectaron (01) no conformidades en gestión

de la calidad ya se evidencio acción correctiva para los indicadores ya que no

están llegando al umbral requerido, incumpliendo a requisitos de la norma de

calidad establecida.

Al comparar el número de no conformidades frente al 2014 se refleja una disminución

considerable. Se puede concluir que el sistema presenta un mejor nivel de

adecuación y madurez frente a los resultados del 2014.

Una vez evaluado el nivel de adecuación del Sistema de Gestión de Calidad en la

institución, el coordinador de calidad concluye que se han logrado mantener los

principios y lineamientos del sistema y adicionalmente se evidencian mejoras

significativas en el mismo con respecto al año anterior. De continuarse con esta

tendencia se lograría una solidez Sistema de Gestión de Calidad y como

consecuencia de esto, la auditoria de seguimiento 2015.

Se recomienda mejorar los ambientes de aprendizaje, ajustar las metas de los

indicadores, modificar las encuestas y se desarrollen capacitaciones a todos los

funcionarios de la institución con relación al uso y aplicación de los registros o

instrumentos establecidos en el Mapa de Procesos, así como a la importancia de los

controles de los registros establecidos en SGC.



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P) Los cambios en los requisitos legales, profesionales o

reglamentarios y los cambios en el marco legal vigente.

Se realizó una revisión del aspecto legal vigente y al cierre del 2015 y se incluyeron

en nuestro listado maestro de documentos externos normas y decretos

actualizados

Q) Los resultados de las auditorías internas al sistema de gestión de

calidad.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Planeación y programación de la auditoria interna.

Recolección de la información de cada proceso.

Emisión del plan de auditoria.

Realización de reunión de apertura.

Entrevistas a líderes de procesos.

Revisión de la documentación actualizada del SGC.

Verificación de los registros existentes y de su respectivo en cada proceso.

Evaluación gestión de auditoria por parte de los 8 auditados.

Diseño del informe de auditoría y planes de acción.

Realización de reunión de cierre, entrega de informe de auditoría y de planes de acción.



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HALLAZGOS DE AUDITORÍA

FORTALEZAS:

Disponibilidad de tiempo del personal.

Buen ambiente de trabajo en la Auditoria.

ASPECTOS POR MEJORAR

Compromiso de parte del personal administrativo y docente en lo que respecta al

conocimiento de la normatividad, modelo pedagógico.

NO CONFORMIDADES

No. PROCESO REQUISITO DESCRIPCIÓN

1 AREA DE GESTIÓN

FINANCIERA

ISO9001/

NTC5555: 6.1,

6.2, 6.3, 6.5,

7.4

No se garantiza la oportuna comunicación de las actualizaciones en

la documentación del SGC.

El contador desconoce los cambios en los indicadores del proceso

reflejados en la -FI-CT-001- caracterización del proceso financiero.

2

AREA DE

LOGISTICA E

INFRAESTRUCTUR

A

ISO9001/

NTC5555: 6.1,

6.2, 6.3, 6.5

En el informe de gestión de Marzo (periodo IV) realizado por la

secretaria Derlys P. no se evidencia descripción de actividades ni

registros fotográficos, además, falta un soporte con las solicitudes de

mantenimiento: “arregle de goteras, limpieza de techo”, según lo

plasmado en este.

5 AREA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

ISO9001/

NTC5555: 4.1,

4.2, 7.1, 7.2,

8.1, 8.2, 8.3,

8.4, 8.4

No se evidencia la respuesta oportuna al reclamo relacionado con el

mal estado del baño el día 10 de Junio de 2015.

VERIFICACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO EFICAZ DEL S.G.C.

CICLO ASPECTO REVISADO SI NO

P

Se evidencia la aplicación y conformidad con la Norma ISO 9001:2008 x

Se tienen establecidos los objetivos y procesos del S.G.C. x

Se evidencian los documentos necesarios para la operacionalización de los

procesos x

Se tienen en cuenta los requisitos legales en la planeación de las actividades de los

procesos x

H

Se evidencia la interacción de los procesos en el desarrollo de las respectivas

actividades x

Las actividades se desarrollan de acuerdo a lo establecido en los procedimientos X

Los registros del S.G.C. se llevan adecuadamente de acuerdo a lo establecido x

Se realiza evaluación periódica a los procesos y al sistema a través de la medición

de indicadores x

V

El análisis y seguimiento a los indicadores del S.G.C. evidencian la eficacia del

sistema x

Se evidencia el adecuado manejo a las quejas, reclamos, sugerencias y

manifestaciones de satisfacción x

Se evidencia la adecuada medición de la satisfacción de los clientes x



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VERIFICACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO EFICAZ DEL S.G.C.

CICLO ASPECTO REVISADO SI NO

Se realiza una adecuada revisión al S.G.C. a través de la Revisión por la Dirección x

A

Existe una gestión apropiada para las acciones correctivas implementadas X

Existe una gestión apropiada para las acciones preventivas implementadas x

Existe una gestión apropiada para las acciones de mejora implementadas x

DECLARACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO EFICAZ DEL S.G.C. SI NO

De acuerdo a la evaluación de los aspectos anteriores, se evidencia que el Sistema de Gestión

de la Calidad ha sido implementado y se mantiene de manera eficaz. x

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR

Falta de interés de algunos funcionarios de estudiar todo lo referente al SGC del Instituto,

teniendo en cuenta que se han hecho capacitaciones del SGC.

ENTRADAS DEL ÚLTIMO AÑO PARA LA REVISION POR LA DIRECCION

AUDITORIAS EXTERNAS

De la Auditoría externa del 2014, quedaron como entradas para el 2015: Las acciones tomadas para dar solución a las causas identificadas en las no conformidades ya que no son apropiadas al hallazgo encontrado. Las metas establecidas para la medición de la eficacia el SGC, de tal forma que los resultados muestren la realidad del estado del sistema. Algunos de nuestros indicadores vienen incumpliendo las metas propuestas desde hace



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dos años. Parte vital para el mejoramiento continuo que hace cada vez más exigentes los indicadores.

AUDITORÍA INTERNA DEL 2015

PROCESO: Gestión Directiva. Hallazgos: no se encontraron

PROCESO: Gestión de la Calidad. Hallazgos: Se encontró un hallazgo no se videncia acción correctiva al umbral

requerido en el indicador. Aspectos por mejorar: reestructurar la fórmula del indicador para así lograr la

meta propuesta.

PROCESO: Gestión de la comunidad.

Hallazgos: no se encontraron

PROCESO: Gestión Académica.


PROCESO: Gestión de Logística y de la infraestructura.


PROCESO: Gestión Financiero.

Hallazgos: dos en cartera y financiero.

Aspectos por mejorar: reestructurar la fórmula del indicador para así lograr la meta propuesta. PROCESO: Talento humano.


PROCESO: Mercadeo.


CALIFICACION DEL AUDITOR INTERNO

NOMBRE PROCESO AUDITADO RESULTADO

BECKSIBETH TATIS VILLA. Todos los procesos 95%

ANA CORREDOR

MONTERROSA

Gestión de la calidad 95%

65 A 80: MUY BUEN AUDITOR

49 A 64: BUEN AUDITOR

30 A 48: AUDITOR REGULAR (DEBE MEJORAR) 0 A 47: MAL AUDITOR (SE DEBE CAPACITAR)



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1. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas.

Es compromiso permanente y nuestra razón de ser, lograr los objetivos de cada uno de los alumnos. Revisar permanentemente las encuestas de satisfacción y los parámetros de medición para continuar mejorando los estándares de satisfacción.

Continuar con las acciones que define cada uno de los coordinadores, para lograr los objetivos y las metas propuestas para sus alumnos.

Tener actualizados los cronogramas de actividades (general, del SGC, de mantenimiento) y darle cumplimiento. Se debe continuar en el 2016 con la tarea de simplificar los procedimientos de verificación, sin detrimento de los logros alcanzados.

CONCLUSION DE LA REVISION POR LA DIRECCION

ELEMENTO SI/NO JUSTIFICACIÓN

¿El S.G.C. es conveniente? (Respecto de la misión, Visión y direccionamiento estratégico de la entidad)

si

Se concluye que el SGC le ha permitido a la Institución mejorar

en los aspectos organizacionales, de operación y de reconocimiento

ante la comunidad y la región, por lo que se considera conveniente y

oportuno continuar con su mantenimiento

¿El S.G.C. es adecuado? (Las disposiciones planificadas permiten cumplir la política de

calidad)

si El SGC se ha implementado de manera acorde y adecuada a las necesidades y retos institucionales.

¿El S.G.C. es eficaz? (Se han alcanzado los resultados planificado, se han utilizado adecuadament e los recursos,

el impacto de la gestión es adecuado?)

si De acuerdo al cumplimiento de los objetivos del plan de calidad

este ha tenido un buen nivel en su desarrollo. De igual manera las

auditorías internas y externas han permitido evidenciar la disminución

en el número de hallazgos.

¿El S.G.C. es eficiente?

si A pesar de no contar con una dependencia exclusiva para el manejo del SGC así como funcionarios dedicados exclusivamente para esta

actividad y de igual manera con



Código : GD-RG-002

Versión : 01

Fecha : 01-07-2014

Página : 20 de 20

un presupuesto limitado para mejorar el sistema la Institución ha logrado mantener y mejorar el sistema a través del

tiempo.

¿El S.G.C. es efectivo?

si El Instituto se ha logrado consolidar en la ciudad como una Institución T é c n i c a de Educación p a r a e l t r a b a j o y e l d e s a r r o l l o , que ofrece programas de Educación de Calidad, con

compromiso de los funcionarios administrativos y docente que en ella trabajan y los cuales han demostrado eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus labores. De igual manera la gestión de los recursos se ha optimizado para el cumplimiento con calidad de sus

procesos misionales, respondiendo a las expectativas y necesidades de los clientes.

Como conclusión general la alta Dirección considera que se logró comprobar el cumplimiento de los requisitos del SGC y se ha empezado a evidenciar la eficacia, eficiencia y efectividad del mismo, puesto que la entidad ha continuado operando bajo los criterios de la norma. El Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión documental, trabajando de manera integral la norma.

Con respecto al producto no conforme presentado este año tiene que ver con el registro de revisión verificación y validación, que no llena los requisitos y como plan de acción correctivo se sugirió implementar uno nuevo y que se aplique para antes que culmine este año 2015.

Se continuara con la realización de las auditorias del SGC en procura de la integralidad y optimización de los recursos en busca de un mejoramiento.

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