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CoC PR-503 Acta

Asamblea Extraordinaria de Miembros del PR 503 CoC 28 de marzo de 2017

Esta reunión extraordinaria de la Junta Directiva de Coc PR 503 se llevó a cabo en las Facilidades de la Primera Iglesia Bautista de Caguas y fue llamada a orden por su presidente Walter Pérez a las (10:50 am). Asistieron a la reunión: Corporación Milagros de Amor, Guara Bi, Municipio de Yauco, Municipio de Hormigueros, Coalición de Coaliciones, IPVI PR, PATH ASSMCA, IPVI Arecibo, COSSMA, Hogar Crea, Hogar Fortaleza del Caído, Estancia Corazón, Municipio de Coamo, Lucha Contra el Sida, Fundesco, Municipio de Caguas, Hogar Nueva Mujer, CABHI ASSMCA, Municipio de Cayey, Municipio de Guayama, Centro Cristo Pobre, Departamento de la Familia, Municipio de Aguas Buenas. Invitados: Ernesto Cruz (proveedor de Asistencia Técnica). El propósito general de esta reunión fue: aprobar la nueva Entidad Colaboradora. A tales efectos, los asuntos discutidos se detallan a continuación, a saber:

1. El Sr. Iván Moratiel secretario de la Junta de Directores determina quorum con 35 presentes, 21 votantes.

2. Se escogen los voluntarios para el Comité de Escrutinio Sandra Cruz Ramírez – IPVI de PR (representante del Comité) Beatriz Grau – CABHI ASSMCA Dalimar González – Municipio de Cayey

El pleno aprobó estas personas lleven el Comité de Escrutinio no hubo objeción.

3. Iris de León notificó que la minuta de la Asamblea General del 7 de julio de 2016 había sido modificada según los cambios sugeridos en la Asamblea del 24 de febrero de 2017 en el Centro de Convenciones de Guayama, se indicó se enviaría por correo electrónico al pleno para ser aprobada en la próxima Asamblea General de Miembros del PR 503 CoC.

4. Walter Pérez dio un resumen de cómo se determinó la nueva Entidad Colaboradora, indico cuales fueron los proceso de evaluación para los proponentes (Hogar Crea y Municipio de Caguas). Realizo lectura de la Moción enviada por el Comité Evaluador en donde indicaba que el Municipio de Caguas había tenido la mayor puntuación y por ende la recomendaban para la designación como la nueva Entidad Colaboradora.

5. Se lleva votación para ratificar al Municipio de Caguas como la nueva Entidad Colaboradora.

A favor 16 En contra 3 Abstenidos 2

Total: 21 votantes

6. El Sr. Carlos Pagan del Hogar Crea solicita se le envié por correo electrónico el documento que se utilizó para elegir la nueva Entidad Colaboradora. El presidente Walter Pérez le indico que el secretario de la Junta Iván Moratiel le enviara la información solicitada tan pronto se haga posible.

7. Iris de León realiza lectura de las personas que se anotaron el 8 de febrero de 2017 en Comités por Reglamento. Cabe destacar que se anotaron nuevas personas.

8. Asuntos nuevos: Ivelisse Mussenden indica que como parte del proceso de fondos ESG se

requiere la participación de los Miembros del CoC en los Comités por Reglamento, que será un criterio de evaluación a la hora de asignación de fondos. El Departamento de la Familia estará pidiendo una certificación de asistencia a la Junta de Directores de las organizaciones que participaron en los Comités por Reglamento.

Beatriz Grau indica que el Programa de ASSMCA tiene unos fondos disponibles para dar adiestramientos y asistencia técnica a organizaciones que identifiquen necesidad en distintas áreas de interés. Entrego un Estudio de necesidades el cual debía ser llenado y entregado para su acción correspondiente.

Hamill Álvarez indica que tienen clínicas disponibles para estabilizar personas bajo el tratamiento de buprenorfina, brindo información de contacto.

Juan de Dios Videao indica tiene Programas de Vivienda Permanente para personas sin hogar crónicos viviendo con VIH, 30 camas de albergue de emergencia para hombres y 10 camas de albergue de emergencia para mujeres. También nos indica que tiene dos apartamentos para familiar los cuales al momento están vacíos, brindo la información de contacto.

Se le agradece al Sr. Francisco Rodríguez por su dedicación y compromiso durante estos años.

La reunión se dio por terminada a las 11:50 am, luego de una moción de cierre por parte de Juan de Dios Videao y secundada por Ivelisse Mussenden. La próxima Asamblea de Miembros del PR 503 CoC será el 23 de junio de 2017 en el Centro de Convenciones de Guayama a las 8:30 am se enviara invitación y agenda por correo electrónico. Aprobado conforme al reglamento, durante la reunión llevada a cabo el día martes, 28 de marzo de 2017 en Caguas, Puerto Rico. _____________________ ____________________ Walter Pérez Iván Moratiel Presidencia Secretaría

PR-503 CoC SUR/SURESTE

Asamblea de Miembros del PR–503 CoC

Lugar: Centro de Convenciones

Guayama P.R

Fecha: viernes, 23 de junio de 2017

Hora: 8:30 am

COCPR503@GMAIL. COM

AGENDA

1. Identificación y Registro de Participantes

2. Saludo y Bienvenida

3. Constitución del Quórum

4. Invocación

5. Establecimiento del proceso parlamentario para efectuar los trabajos

6. Establecimiento del sistema de votación

7. Lectura, modificación y aprobación de la agenda

8. Lectura, modificación y aprobación de las minutas de Asambleas anteriores:

7 de julio de 2016

24 de febrero de 2017

28 de marzo de 2017

9. Informe Junta de Directores

10. Elección Nueva Junta

11. Aprobación enmiendas al CAS

12. Informe Datos del Conteo 2017

13. Asuntos Nuevos

14. Fecha de Próxima Reunión y Cierre

Estándares Escritos

CoC PR-503 Sur/Sureste

1

Tabla de Contenido

Introducción……………………………………………………………………..2

Descripción General……………………………………………………………3

Elegibilidad……………………………………………………………………….6

Políticas del Sistema de Cuidado Continuo CoC PR-503……………….7

Estándares Mínimos.………………………………………………………...….10

Requisitos para el Mantenimiento de Expedientes………………………11

Participación Requerida………………………………………………………11

Anejos: Estándares

Alcance Comunitario…………………………………………………..13

Servicios Breves – Desvío……………………………………………….15

Prevención………………………………………………………………..16

Albergue de Emergencia……………………………………………...17

Albergue de Emergencia Violencia Doméstica…………………..22

Vivienda Transitoria………………………………………………………24

Albergue Seguro – Safe Haven………………………………………..26

Vivienda Permanente con Servicios de Apoyo……………………27

Vivienda Permanente de Reubicación Rápida…………………..,32

2


INTRODUCCIÓN En el 2009, la ley conocida como McKinney-Vento Homeless Assistance Act (Act) fue enmendada por

la ley Homeless Emergency Assistance and Rapid Transition to Housing Act (HEARTH Act). A través del

HEARTH Act, se consolidaron los Programas de Servicios de Apoyo (Supportive Housing Program),

Programas de Albergue Más Cuidado (Shelter Plus Care program), y Programa de Sección 8 –

Rehabilitación Moderada para Unidades de Ocupación (Section 8 Moderate Rehabilitation Single

Room Occupancy Program) bajo el Programa de Cuidado Continuo (CoC por sus siglas en inglés),

administrado por el Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD por

sus siglas en inglés). A través de la ley HEARTH también se introduce el requisito de que los

subrecipientes de fondos del CoC fortalezcan la coordinación de los servicios y el apoyo brindado a

personas sin hogar a través de los Sistemas de Cuidado Continuo para Personas sin Hogar (CoC por

sus siglas en inglés).

El Aviso de HUD CPD-17-01 del 23 de enero de 2017, titulado “Notice Establishing Additional

Requirements for a Continuum of Care Centralized or Coordinated Assessment System”, establece

nuevos requerimientos a los Sistemas de Cuidado Continuo, los recipientes del Programa de Cuidado

Continuo y el Programa de Soluciones de Emergencia (ESG por sus siglas en inglés) tienen que cumplir

en el desarrollo y uso de un sistema coordinado de entrada.

Estos estándares han sido elaborado con el propósito de establecer los procesos y políticas que

regirán la implementación del Sistema Coordinado de Entrada, según enmendado, a ser utilizado en

el área geográfica que comprende el CoC PR-503: Adjuntas, Aguada, Aguadilla, Aguas Buenas,

Añasco, Arroyo, Cabo Rojo, Caguas, Canóvanas, Cayey, Ceiba, Cidra, Coamo, Culebra, Fajardo,

Guánica, Guayama, Guayanilla, Gurabo, Hatillo, Hormigueros, Humacao, Isabela, Jayuya, Juana

Díaz, Juncos, Lajas, Las Marías, Las Piedras, Loíza, Luquillo, Manatí, Maricao, Maunabo, Mayagu ̈ez,

Moca, Naguabo, Patillas, Peñuelas, Ponce, Quebradillas, Rincón, Río Grande, Sabana Grande,

Salinas, San Germán, San Lorenzo, San Sebastián, Santa Isabel, Trujillo Alto, Vieques, Villalba, Yabucoa,

y Yauco.

Figura 1. Área Geográfica del CoC PR-503

3

Estos estándares tienen el propósito de estandarizar los procesos de entrada, evaluación,

identificación de recursos, coordinación de referidos y ubicación para que los participantes reciban

servicios preventivos de vivienda y otros servicios de apoyo relacionados, dirigidos a la estabilización

en vivienda de largo plazo, además de asegurar que los individuos y familias ubicadas en vivienda

vuelvan a quedar sin vivienda.

El CoC PR-503 dirige sus esfuerzos a garantizar que las personas sin hogar reciban servicios de alta

calidad, sensibilidad y de excelencia; partiendo del respeto a su dignidad, integridad y libertad como

seres humanos, asegurando la protección de sus derechos civiles, contenidos en la Parte 24, CRF

578.93, con relación al “Fair Housing and Equal Opportunity” y “Equal Access Rule”, según plublicada.

Este es un documento vivo, cuyas enmiendas tienen que ser aprobadas por los Miembros del PR 503

CoC antes de su implementación. Además, será revisado anualmente según las necesidades

surgidas a través de los procesos de la evaluación continua de los procesos del Sistema Coordinado

de Entrada.

Conforme con la Parte 24 del Código de Regulaciones Federales (24 CFR) que gobierna el CoC PR-

503(24 CFR 578) y el Programa ESG (24 CFR 576), así como la reglamentación final de Departamento

de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD), relacionada a la definición de persona

sin hogar y persona sin hogar crónica (24 CFR 91), se han desarrollado los siguientes estándares escritos

para establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada – Coordinated Entry System (CES), de

ahora en adelante denominado “Sistema Coordinado de Entrada”.

Descripción General El Continuum of Care Interim Rule [578.7 (a) (8)] identifica varias responsabilidades para el Sistema de

Cuidado Continuo. Una de éstas es establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada, el cual

se define como un proceso diseñado para coordinar el acceso, evaluación de necesidades, referidos

y ubicación en alternativas de vivienda a individuos y familias sin hogar que solicitan servicios

relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles, incluyendo el alcance comunitario, la

prevención y el desvío a otros sistemas de asistencia social, así como los Estándares Escritos que

habrán de uniformizar estos procesos en toda el área geográfica del CoC PR-503.

El Sistema Coordinado de Entrada es un proceso a nivel de todo el CoC para facilitar la conexión a

todos los recursos destinados a individuos y familias sin hogar de una manera coordinada y

estandarizada, y refiriendo a los participantes a la estrategia de servicio o la intervención de vivienda

más adecuada según sus necesidades. Este sistema debe asegurar que las personas sin hogar tengan

un acceso equitativo, coordinado y puntual de los recursos de vivienda, con un enfoque centrado

en la persona, respetando la decisión, selección y dignidad de los participantes.

Además, se define el Sistema Coordinado de Entrada como un proceso diseñado para coordinar el

acceso, evaluación, identificación, referidos y ubicación a individuos y familias sin hogar que solicitan

servicios relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles en alternativas de vivienda

disponible. Como parte de este proceso se deben desarrollar políticas estandarizadas que guíen la

operación del Sistema Coordinado de Entrada en su atención a las necesidades de los participantes;

siempre en cumplimiento con los requisitos establecidos por HUD. El Sistema Coordinado de Entrada

tiene como principal propósito el que las personas sin hogar puedan tener acceso a alternativas de

4

vivienda y los servicios disponibles de acuerdo a sus necesidades, dentro del cuidado continuo de

personas sin hogar, de manera rápida y con el mínimo de barreras de acceso.

Los requerimientos contenidos en el Aviso CPD-17-001 incluyen:

1. Cobertura Geográfica Completa a Todo el CoC;

2. Uso de Puntos de Acceso y Determinación de Elegibilidad y Necesidades Estandarizados;

3. Uso de Procesos Estandarizados de Priorización y Referido;

4. Disminución de Barreras de Acceso;

5. Mercadeo;

6. Alcance Comunitario;

7. Servicios de Emergencia;

8. Servicio de Prevención;

9. Referido a Proyectos Participantes;

10. Planificación de Seguridad;

11. Autonomía de los Participantes;

12. Protecciones a la Privacidad;

13. Protecciones a la Seguridad de los Datos;

14. Adiestramiento;

15. Procesos de Planificación Continua y Consulta con la Comunidad.

El Sistema Coordinado de Entrada se establece además como mecanismo para el logro de los

indicadores de desempeño de los sistemas de cuidado continuo (System Performance Measures), los

cuales incluyen:

Tiempo de l@s participantes como persona sin hogar – reducción en el número de personas sin

hogar no albergadas;

Regreso a la situación sin hogar;

Acceso o cobertura – alcance a las personas que se encuentran sin hogar;

Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia;

Aumento en el empleo e ingresos de las personas sin hogar;

Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia por primera vez; y,

Otros determinantes de logros relacionados con la reducción de la deambulancia.

Cónsono con estos indicadores, las expectativas o beneficios de operar un Sistema Coordinado de

Entrada de manera efectiva son:

Alinear la intervención con los individuos o familias de manera adecuada, particularmente

considerando los participantes con mayor necesidad.

Reducir las barreras para encontrar vivienda o servicios relacionados a vivienda.

Promover la efectividad en los procesos de ubicación en los programas de vivienda.

Aumentar la calidad y satisfacción de los participantes en su acceso directo a vivienda y su

proceso de recuperación.

Fomentar una mayor colaboración entre los proveedores que ofrecen asistencia a las personas sin

hogar.

Exigir los más altos estándares en el manejo de personas sin hogar; y así mejorar el desempeño de

los programas dentro del sistema.

5

Desarrollar uniformidad en los procesos de elegibilidad, identificación, referidos y ubicación en

vivienda en el CoC PR-503, sin importar quién sea el o la participante o cómo llegue.

Aumentar los niveles de ocupación de los proyectos existentes en el sistema de cuidado continuo,

en cumplimiento por lo establecido por HUD.

El Sistema Coordinado de Entrada tiene además dos metas básicas:

1. Crear un proceso estandarizado de acceso y evaluación para todos los participantes.

2. Crear un proceso de identificación, referido y ubicación coordinado para los participantes, que

sea libre de barreras de exclusión y acceso.

Una vez aprobados estas enmiendas a los procedimientos por el CoC PR-503, cada agencia

participante que recibe fondos de vivienda y servicios de apoyo para personas sin hogar, o que tienen

requerimientos reglamentarios de otros fondos de HUD o cualquier otra agencia federal y estatal,

dentro del CoC PR-503 deberá suscribirse y participar activamente en los procesos establecidos por

el Sistema Coordinado de Entrada, como medida de cumplimiento y ejecución en el sistema de

cuidado continuo, y cumplimiento con el Aviso emitido. Así mismo, los referidos se llevarán a cabo

tomando en cuenta todo el continuo de programas, incluyendo sus poblaciones de enfoque, las

necesidades específicas, los servicios ofrecidos, y la disponibilidad de camas o espacios de vivienda

disponibles.

El Sistema Coordinado de Entrada operará y estará disponible a toda persona o familia sin importar

su raza, color, origen nacional, religión, sexo, edad, estatus familiar, condición de impedimento,

orientación sexual real o percibida, identidad de género, o estatus matrimonial.

6

ELEGIBILIDAD El Sistema Coordinado de Entrada está dirigido a servir a todo individuo o familia sin hogar que se

encuentra en la búsqueda de vivienda. Según establecido por HUD, hay cuatro categorías definidas

bajo las cuales los individuos y familias podrían clasificarse o definirse como personas sin hogar:

Categoría 1: Literalmente sin hogar

Individuo o familia que carece de un lugar fijo, regular, y adecuado para pernoctar (pasar la

noche), significando que:

1. Tiene como residencia nocturna principal un lugar público o privado no apto para la habitación

humana;

2. Vive en un albergue público o privado designado para proveer ubicación temporera

(incluyendo albergue de emergencia, vivienda transitoria, y hoteles y moteles pagados por

organizaciones caritativas o por programas federales, estatales o locales; o

3. Está saliendo de una institución donde ha residido durante los pasados 90 días o menos y que

residió en un albergue de emergencia o lugar no apto para la habitación humana

inmediatamente antes de entrar a la institución.

Categoría 2: En inminente riesgo de deambulancia

Individuo o familia que se encuentra en inminente riesgo de perder su residencia nocturna

principal, y que:

1. Perderá la residencia dentro de los próximos 14 días de la fecha de solicitud de asistencia como

persona sin hogar;

2. Otra alternativa de residencia no ha sido identificada; y

3. Individuo o familia carece de recursos o redes de apoyo necesario para obtener otra vivienda

permanente.

Categoría 3: Persona sin hogar bajo otros estatutos federales

Persona sola menor de 25 años de edad, o familias con solo jóvenes y niños, que de otra manera

no cualifican como personas sin hogar bajo esta definición, pero:

1. Es definida como persona sin hogar bajo otra reglamentación federal;

2. No ha tenido arrendamiento, interés propietario, o acuerdo de ocupación en vivienda

permanente durante los pasados 60 días con anterioridad a la solicitud de asistencia;

3. Ha experimentado inestabilidad persistente, medido por dos mudanzas o más durante los

pasados 60 días; y

4. Se espera que continúe en esta situación por periodo indeterminado de tiempo debido a una

necesidad especial o barrera.

Categoría 4: Huyendo/intentando huir de violencia doméstica

Cualquier individuo o familia que:

1. Está huyendo o intenta huir de violencia doméstica;

2. No tiene otra residencia; y

3. Carece de recursos o redes de apoyo para obtener otra vivienda permanente.

7

Políticas del Sistema de Cuidado Continuo

CoC PR-503

El CoC PR-503 establece la política del Sistema de Cuidado Continuo que representa e integra en

cumplimiento con la reglamentación federal aplicable, según enmendada, como un sistema de

amplio y de libre acceso, determinación de elegibilidad, identificación, coordinación y ubicación

que representa un componente crítico en el esfuerzo de una comunidad para terminar y prevenir la

cifra de personas sin hogar dentro del área geográfica que representa.

Las siguientes políticas describen las características que habrán de definir la oferta de servicios a

individuos y familias sin hogar que se proveerán en el área geográfica del PR-503.

Acceso justo y equitativo a vivienda y servicios: El Sistema Coordinado de Entrada promueve el

fácil acceso para los individuos y familias sin hogar en que se encuentran en la búsqueda de

alternativas de vivienda y servicios de apoyo en toda el área geográfica del CoC PR-503. El Sistema

Coordinado de Entrada deberá proveer diferentes modos de acceso, ya sea a través de sistemas

telefónicos libres de costo, acceso directo mediante centros de servicio estratégicamente

localizados, referidos recibidos por miembros de la comunidad, o desde las agencias de servicio

público y privada, y mediante la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo que reciben

fondos del Programa CoC, el Programa ESG, o cualquier otro programa, sin importar la fuente de

fondos que financian a dichos programas. Esta política impulsa estrategias de “visibilidad social”

que incluyen el componente de alcance comunitario en la calle, y opúsculos informativos sobre el

programa, medios de comunicación en masa, o mediante acuerdos con agencias públicas y

privadas interesadas en servir de facilitadores de acceso al sistema de cuidado continuo, entre

otras. Estos procedimientos aseguran que los centros de servicio directo tengan localizaciones

geográficas estratégicas y culturalmente accesibles a una diversidad de poblaciones con

diferentes necesidades especiales y de fácil acceso a transporte público. El Sistema Coordinado

de Entrada deberá servir a los participantes en igualdad de condiciones y modalidades lingüísticas,

facilitando el acceso a los servicios y a su vez respetando la diversidad cultural de la población,

sobrepasando barreras idiomáticas, culturales y sociales.

Acceso y evaluación estandarizados: La entrada de los participantes al sistema de cuidado

continuo estará guiada por protocolos estandarizados de acceso, evaluación, referidos y

ubicación. De esta manera se proveerá un sentido de unidad y uniformidad al proceso de toma

de decisiones.

Agencia líder: Coalición de Coaliciones es la Agencia Coordinadora del Sistema Coordinado de

Entrada y deberá establecer y formalizar acuerdos de colaboración con las agencias que forman

parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas sin hogar del CoC PR-

503 que garanticen su integración en los procedimientos incluidos en este Manual.

Área geográfica: El Sistema Coordinado de Entrada deberá servir a los individuos y familias sin hogar

que se encuentran en la búsqueda de alternativas de vivienda y servicios de apoyo localizados en

los 54 municipios que comprenden el área geográfica del sistema de cuidado continuo del CoC

PR-503. Dada la movilidad geográfica que caracteriza la experiencia de estar sin hogar, los

servicios del Sistema Coordinado de Entrada estarán disponibles para atender personas sin hogar

localizadas en los 78 municipios de Puerto Rico, tomando en consideración situaciones de

seguridad, disponibilidad de alternativas de vivienda y preferencia de las personas sin hogar.

Capacitación y adiestramiento: Se desarrollarán actividades para capacitar y adiestrar, al menos

una vez al año, tanto al equipo de trabajo directo del Sistema Coordinado de Entrada, como al

personal de las agencias que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de

8

apoyo a personas sin hogar del CoC PR-503 con el propósito de implementar adecuadamente y

de manera uniforme el Sistema Coordinado de Entrada. Se adoptará un currículo basado en la

política pública federal y estatal que cobija a las personas sin hogar, los determinantes sociales de

la salud, la reducción de estigmas hacia las personas sin hogar, la reducción de daños, la

eliminación de barreras de acceso a las alternativas de vivienda disponibles, y la utilización de

modelos de intervención culturalmente sensibles y basados en evidencia probada. Se

desarrollarán actividades de capacitación y adiestramiento disponibles en diferentes modalidades

tecnológicas, desde el adiestramiento individualizado, grupos pequeños, sistemas digitales, videos,

entre otros.

Competencia cultural: El personal encargado de proveer todos los servicios de vivienda y apoyo,

incluyendo sin limitarse a, actividades de alcance comunitario, realización de entrevistas de

cernimiento y evaluación, a todo personal en contacto directo con individuos y familias sin hogar,

deben usar prácticas que propicien la competencia cultural e instrumentos que incluyan lenguaje

basado en competencia cultural. Por ejemplo, el lenguaje utilizado debe reflejar un entendimiento

sobre asuntos y necesidades relacionados a la comunidad LGBTQ y otras comunidades y grupos

culturales, así como condiciones sociales, raciales, económicas y de impedimento. Todo el

personal debe estar capacitado para utilizar lenguaje de forma apropiada y respetuosa, y ofrecer

opciones que reflejen las necesidades específicas de cada población. Siguiendo las políticas de

HUD, la ubicación en alternativas de vivienda de participantes transgénero y transexuales será

según la categoría por la cual se auto-identifique la persona. *

Composición del Sistema Coordinado de Entrada: El personal relacionado al Sistema Coordinado

de Entrada incluye a todo personal designado como representante autorizado, sin limitarse a:

o Personal de trabajo designado por Coalición de Coaliciones al Sistema Coordinado de Entrada

(Coordinador(a) de Proyecto, Oficial de Apoyo Operacional, Trabajo de Alcance Comunitario,

Navegación, Manejo de Caso de Sistema Coordinado de Entrada, y Trabajo Social).

o Personal asignado a las operaciones del Sistema Coordinado de Entrada de las agencias

participantes colaboradores que forman parte del CoC PR-503 y que reciben fondos del

Programa CoC, ESG o cualquier otra fuente de fondos destinados a proveer servicios a individuos

o familias sin hogar.

Protección de Confidencialidad y Privacidad: La protección a la privacidad es uno de los principios

más valiosos del trabajo del Sistema Coordinado de Entrada y el CoC PR-503, con el propósito de

asegurar el consentimiento, proteger y hacer uso adecuado de la información de los participantes.

En el cumplimiento de esta política, todo individuo o familia sin hogar deberá firmar un

consentimiento que autorice a recolectar, almacenar y compartir información que estos puedan

considerar confidencial, sin menoscabo en los servicios a los que tienen derecho.

Determinación de Prioridades: La reglamentación federal establece que un Sistema Coordinado

de Entrada efectivo asegura que las personas con mayor necesidad tengan prioridad al momento

de acceder a oportunidades de cualquier tipo de vivienda para personas sin hogar disponible.

Enfoque en la persona: Se tomará en cuenta la autonomía del participante y su libertad para

negarse a contestar preguntas y alternativas de vivienda y servicios, sin menoscabo al acceso a los

servicios. Se incorporará el elemento de autodeterminación en la toma de decisiones, donde el/la

participante decide entre las opciones disponibles: localización, tipo de programa de vivienda,

niveles de servicio y cuidado, y otras decisiones concernientes a sus necesidades. Los participantes

serán tratados de acuerdo con su identidad de género auto informada, independientemente de

la apariencia, genitales u otras características físicas, o la documentación e identificación legal

(e.g. licencia de conducir). Las personas con diferentes características o identificación sexual que

se refieren a los proyectos de vivienda adscritos al Sistema Coordinado de Entrada no podrán ser

rechazadas o referidos a otro albergue o programa, la duración o extensión de su transición de

género, y / o porque no cumplen con las expectativas de lo que un hombre o una mujer “se

supone” debe ser. La información privada, como la información médica acerca del estado o la

9

transición de un participante, es confidencial. El personal deberá dirigirse a los participantes con

los nombres, títulos, pronombres y otros términos compatibles con su identidad de género y de

acuerdo a la preferencia expresada por el participante.

Evaluación de participantes y otros sectores de la comunidad: Se requiere que los participantes

lleven a cabo un proceso anual de evaluación sobre la satisfacción de los servicios recibidos,

referidos, y coordinados a través del Sistema Coordinado de Entrada y sus componentes.

Expectativa para Proyectos Comunitarios: Los programas dedicados al trabajo con personas sin

hogar deben garantizar la máxima utilización de los recursos de vivienda existentes manteniendo

altos niveles de ocupación y asegurar la permanencia y estabilidad a largo plazo en vivienda

permanente.

Inclusivo: A través del Sistema Coordinado de Entrada se proveen servicios a distintas poblaciones

o grupos poblacionales, incluidas personas sin hogar crónicas, veteranos, familias, jóvenes,

personas con condiciones asociadas al uso problemático de sustancias, incluyendo alcohol,

personas viviendo con VIH/sida, sobrevivientes de violencia doméstica, personas pertenecientes a

la comunidad LGBTQ, menores de edad, inmigrantes, entre otras. Sin embargo, de acuerdo a las

categorías establecidas por la reglamentación federal, las poblaciones atendidas se clasificarán

como:

o Familias de Adultos acompañados de menores

o Familias de Adultos Solamente (sin menores)

o Familias de Jóvenes Solamente

o Víctimas de violencia de doméstica o huyendo de situaciones de violencia de doméstica

Informar la planificación local: La información obtenida a través del Sistema Coordinado de

Entrada se utilizará para guiar otros procesos de planificación de servicios a ser ofrecidos a la

población sin hogar y esfuerzos para generar cambios en los sistemas de servicio.

Modelo de servicio: El Sistema Coordinado de Entrada sigue una estructura descentralizada, lo cual

significa que los participantes tienen varias puertas de entrada al sistema. Los participantes pueden

llamar a una línea telefónica o visitar personalmente los centros del Sistema Coordinado de Entrada

ubicados en Caguas y Ponce, agencias que ofrecen servicio a personas sin hogar o agencias de

servicio a ciudadanos en los municipios dentro del área geográfica del CoC PR-503. En adición, el

componente de alcance comunitario servirá de puente de acceso directo al Sistema Coordinado

de Entrada a aquella población que por diferentes circunstancias se encuentran en lugares no

aptos para la habitación humana, o carecen de un lugar seguro y estable para vivir de manera

saludable y decente.

Orientación hacia el Modelo Vivienda Primero: El modelo de Vivienda Primero parte de la premisa

de que la vivienda es un derecho humano básico, siendo un valor al que aspira todo ser humano.

Por lo que el modelo promueve que los participantes puedan ser ubicados en vivienda de forma

rápida, sin pre-condiciones o requisitos de participación en servicios. El Sistema Coordinado de

Entrada deberá reforzar la utilización de elementos que forman parte de este modelo, a saber:

poco o ningún ingreso; historial o abuso activo de sustancias; historial criminal; historial de violencia

de género (órdenes de protección) al momento de la evaluación. La existencia de condiciones

para la terminación de los programas, tales como: negativa de participar en los servicios; falta de

progreso en los planes de servicios; pérdida de ingreso o incapacidad para aumentar ingresos; ser

víctima de violencia de género o; cualquier otra razón no justificada y en clara violación de los

derechos de los residentes de vivienda asistida.

Derecho a Disponibilidad Continua de Servicios: El CoC PR-503 protege el derecho de todo

residente y participante de cualquiera de los proyectos de vivienda y servicios de apoyo dentro de

la red de proveedores a ser reconsiderado para reingreso o readmisión a cualquier servicio luego

de que voluntariamente o por cualquier otra razón, haya tenido que darse por terminado el

servicio, sin que la situación previa de ninguna manera sea considerada al momento del reingreso,

solamente se considerará la situación existente al momento de la solicitud, así como las

10

consideraciones relacionadas con requisitos de elegibilidad y otros requerimientos reglamentarios

del programa de servicios al que tiene derecho.

Planificación segura: Se establecerá un protocolo de seguridad, que garantice la seguridad de los

individuos, personal y programas que reciben y proveen asistencia; con particular atención al

manejo del Sistema Coordinado de Entrada en los casos de violencia de doméstica (según la Ley

Federal: “Violence Against Woman Act” (VAWA), y la Ley 54 del 15 de agosto de 1989, del Estado

Libre Asociado de Puerto Rico).

Protocolo de referidos: Los programas que participen en el CoC PR-503, deberán realizar y recibir

todos los referidos elegibles realizados por el Sistema Coordinado de Entrada. De tener algún motivo

o justificación para no recibir el referido de algún participante, los programas tendrán que explicar

y justificar la decisión, permitiendo que los participantes puedan identificar y acceder otros

programas de servicios disponibles.

Reducir las Barreras: El Sistema Coordinado de Entrada permite que los programas de vivienda

disponibles disminuyan las barreras de acceso.

Referidos a proyectos: Se realizarán referidos a todos los proyectos de servicio en el CoC PR–503

que reciban fondos, incluyendo programas: Albergues de Emergencia, Reubicación Rápida,

Vivienda Transitoria, Asistencia de Renta, Safe Haven, Sección 8, Vivienda Subsidiada, Vivienda

Pública, HUD-VASH, Supportive Services for Veterans Families (SSVF), entre otros.

Servicios de emergencia: El Sistema Coordinado de Entrada no podrá retrasar el acceso a servicios

de emergencia, pudiendo acceder a los servicios de albergue disponibles la noche que lo

requieran mientras se completa la evaluación de necesidades y la identificación de oportunidades

de vivienda disponibles.

Utilización del Sistema de HMIS Conexión Boricua: es un requisito reglamentario compulsorio para

el cumplimiento programático de todas las agencias participantes del Sistema Coordinado de

Entrada que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas

sin hogar del CoC PR-503 la entrada de datos de todas las personas sin hogar atendidas que hayan

firmado un Consentimiento, en el sistema de manejo de información para personas sin hogar (HMIS)

Conexión Boricua. El personal del Proyecto de HMIS Conexión Boricua deberá garantizar el acceso

a todos los instrumentos y módulos disponibles en el sistema electrónico para la entrada de datos

del Sistema Coordinado de Entrada, así como proveer el adiestramiento y el apoyo técnico

necesario que garantice las operaciones óptimas del Sistema Coordinado de Entrada.

ESTÁNDARES MÍNIMOS De acuerdo a los requerimientos de la reglamentación del Programa CoC, las agencias participantes

del Sistema Coordinado de Entrada operarán de acuerdo a estándares mínimos, garantizando un

sistema uniforme y de igual acceso para todas las personas que necesiten acceder al sistema de

servicios designado como sistema de cuidado continuo. Algunos de los principios que guiarán los

estándares mínimos esperados serán, sin limitarse a:

Todas las agencias participantes que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios

de apoyo para personas sin hogar acuerdan considerar dar por terminada la estadía solamente a

través de los mecanismos de comunicación y coordinación establecidos por el Sistema

Coordinado de Entrada, utilizando principalmente el modelo de vivienda primero.

Todas las organizaciones que proveen servicios con fondos del Programa CoC y ESG deben tener

una política justa y clara de terminación de servicios, estadías, reclamaciones, quejas y resolución

de conflictos. Las políticas deben asegurar que un residente tenga el derecho de disputar

formalmente una decisión que ponga en riesgo su estadía en el proyecto de vivienda y su

estabilidad. Esta política deberá ser informada al residente al momento de su admisión al proyecto

11

e incluida en el acuerdo o contrato de arrendamiento firmado entre las partes, copia del cual

deberá ser entregado al residente.

Todas las organizaciones deben tener políticas que garanticen a los residentes recibir un aviso por

escrito que contenga las razones claras para la terminación del servicio o estadía, que incluya una

declaración detallada de los hechos, la fuente de la información en que se basa, y el derecho del

residente a una revisión de su expediente del proyecto, toda evidencia en la que se basó la

decisión y el derecho a solicitar una reconsideración o apelación imparcial de la decisión.

Si por alguna razón justificada una agencia colaboradora del Sistema Coordinado de Entrada

decide la terminación o transferencia de un residente, deberá comunicarse con la Junta de

Directores del CoC PR-503 y el Sistema Coordinado de Entrada en un término no menor de 48 horas

mediante comunicación escrita. El Sistema Coordinado de Entrada utilizará un formulario

estandarizado para documentar cualquier situación que requiera la terminación, cierre o

transferencia de un residente. De surgir una situación que obligue al cese de operaciones de los

proyectos de vivienda, la misma deberá notificarse a la Junta de Directores del CoC PR-503 en un

término no menor de 30 días mediante notificación por escrito.

REQUISITOS PARA EL MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES La documentación para la administración y el seguimiento de servicios efectivo se mantendrá

actualizado y se conservará la confidencialidad de los residentes de los programas.

ESTÁNDARES MÍNIMOS

Cada expediente del participante y residente deberá incluir, como mínimo, un documento de

consentimiento para recopilar, compartir e ingresar información al sistema electrónico que se

considere confidencial, información y documentación de respaldo de elegibilidad requerida por

las agencias proveedoras de los fondos, los acuerdos de participación y / o contratos de

arrendamiento firmados, planes de servicio, notas del Sistema Coordinado de Entrada, información

sobre los servicios provistos tanto directamente como a través de referidos, y cualquier dato de

seguimiento y evaluación que se recopile mientras dure la participación.

La información de los participantes y residentes deberá ser entrada al Sistema de HMIS Conexión

Boricua, asegurándose de contar con la autorización y firma de un consentimiento para el

almacenamiento de información en formato electrónico, mantener la calidad de los datos, en el

tiempo determinado y siguiendo los requisitos adicionales establecidos por Sistema de HMIS

Conexión Boricua.

El proyecto de vivienda y servicios de apoyo a persona sin hogar participante del Sistema

Coordinado de Entrada y adscrito al CoC PR-503 deberá mantener cada expediente de los

participantes y residentes en un lugar seguro y de difícil acceso, se compromete a informar sobre

el derecho a negarse a compartir información que se considere confidencial, a menos que la

información sea necesaria para establecer o documentar la elegibilidad a un programa de

acuerdo a la reglamentación aplicable, no divulgar datos del expediente sin la autorización por

escrito del participante o residente, excepto para el personal del proyecto y otras agencias, según

exige la ley. Los participantes deberán dar su consentimiento informado para usar o compartir los

datos que identifica a un de participante o residente si se utilizan para una investigación, educar e

interpretación del público.

PARTICIPACIÓN REQUERIDA HUD y la Administración de Veteranos (VA) han impartido instrucciones requiriendo que todas las

organizaciones y agencias participen y colaboren con el Sistema Coordinado de Entrada del CoC

correspondiente. Cualquier proyecto que recibe fondos de HUD (Programa CoC y ESG) o fondos de

12

VA (Supportive Services for Veteran Families [SSVF], Veterans Affairs Supportive Housing [HUD-VASH] y

Grants Per-Diem [GPD]) deben cumplir con los requisitos de participación.

Para dar formalidad a este requerimiento, se requiere la firma de un acuerdo de participación o

Memorando de Entendimiento, para asegurar que todos los proveedores de vivienda y servicios

localizados en el área geográfica del CoC utilicen el Sistema Coordinado de Entrada de una manera

abierta, transparente y consistente. Además, este documento establece las responsabilidades entre

Coalición de Coaliciones, el CoC PR-503 y las agencias colaboradoras del Sistema Coordinado de

Entrada.

13

ESTÁNDARES MÍNIMOS SEGÚN SERVICIO DE VIVIENDA

ALCANCE COMUNITARIO

CRITERIO DE ELEGIBILIDAD

Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles:

Categoría 1 – literalmente persona sin hogar

Descripción del Programa Estándares Mínimos Límite de

Tiempo Resultados Esperados

El alcance comunitario sirve como

puente de acceso desde la

comunidad y la calle hasta los

servicios dirigidos a personas sin

hogar. Las actividades están

diseñadas para satisfacer las

necesidades inmediatas de las

personas sin hogar que viven en

áreas no adecuadas para

pernoctar (ej.: parques, puentes,

calle), conectándolos con

albergues de emergencia, vivienda

y/o servicios de salud (§ 576.101).

La modalidad de alcance

comunitario está diseñada para

trabajar de manera integrada

dentro del sistema de cuidado

continuo. El alcance comunitario

tiene como objetivo principal la

identificación de personas

literalmente sin hogar con el

propósito de ser ubicados en las

alternativas de vivienda disponibles

dentro del sistema de cuidado

continuo de acuerdo a sus

necesidades. El trabajo de alcance

comunitario se caracteriza como

uno dinámico y dirigido a vincular a

Toda actividad y servicio de Alcance

Comunitario deberá ser

proporcionado directamente en la

calle, no en facilidades, oficinas u

organizaciones.

Contarán con personal adiestrado y

competente para identificar las

necesidades y completar

instrumentos de evaluación

estandarizados.

El Alcance Comunitario se dedicará

a localizar, identificar y establecer

relaciones con las personas sin hogar

que se encuentran en la calle y otros

lugares identificados.

Deberán estar enfocados y

comprometidos en proveerles

asistencia inmediata, intervención, y

conexiones con programas de

servicio para personas sin hogar y/o

servicios sociales necesarios.

Deberán desarrollar la confianza del

participante para lograr un

compromiso de parte de éstos, en

especial para aquellas personas sin

hogar de difícil alcance y manejo.

Proveerán un servicio coordinado y

completo con el Sistema Coordinado

30 – 90

días

El ___% de los participantes se

comprometan consistentemente

con el servicio de alcance

comunitario.

El ___% de los participantes

desarrollan un plan de manejo de

Sistema Coordinado de Acceso

dentro de los primeros 30 días.

El ___% de los participantes son

conectados a los principales

recursos que incluyen beneficios

financieros, tratamiento médico,

salud mental y tratamiento para uso

problemático de sustancias dentro

de los primeros 30 días.

El __% de los participantes está

relacionado a un representante

autorizado del Sistema Coordinado

de Acceso en la comunidad,

vivienda u otro escenario (hospital,

reunificación de familia, etc.) en los

primeros 90 días.

14



los participantes a los servicios

disponibles el sistema de cuidado

continuo.

Actividades relacionadas:

“Enganche” o conexión inicial

Intervenciones de emergencia de

salud mental.

Manejo de Sistema Coordinado de

Acceso.

Transportación.

Intervenciones de salud urgentes.

Intervenciones a poblaciones con

necesidades especiales.

de Acceso hasta alcanzar la

ubicación en una alternativa de

vivienda ajustada a su necesidad.

Utilizarán los instrumentos de

evaluación estandarizados: “Hoja de

Cernimiento y Determinación de

Elegibilidad Inicial”; “Entrevista de

Evaluación”; y, “Vulnerability Index -

Service Prioritization Decision

Assistance Tool” (VI-SPDAT).

Facilitarán la asistencia necesaria

para la provisión de alimentos, ropa,

intervención en crisis, sábanas,

vestimenta, artículos de primera

necesidad y personales, y

transportación.

Facilitarán los contactos de los

principales recursos disponibles,

incluyendo el del representante

autorizado que realiza el alcance.

15

SERVICIOS BREVES - DESVÍO


Ser una persona en riesgo de perder su hogar que cumple con la siguiente categoría de persona sin hogar:

Categoría 2- Persona en Riesgo Inminente

Descripción del programa Estándares mínimos Límite de

tiempo Outcomes esperados

Un programa que canaliza los servicios a

individuos y familias sin hogar de entrar al

sistema de cuidado continúo para personas sin

hogar, ayudándolos a identificar arreglos

inmediatos de vivienda y conectándolos a

servicios y ayudas financieras de ser necesario

fuera del CoC. Orienta a los solicitantes de otras

alternativas para la satisfacción de otras

necesidades y hace referido de ser necesario.

Completar instrumento para

verificar elegibilidad.

Proveer plan de estabilización de

vivienda.

Proveer mediación de conflicto.

Proveer servicios de ubicación de

vivienda.

Proveer servicios de estabilización

financiera para vivienda.

Proveer conexión a los principales

recursos según preferencia del

participante y las necesidades.

Ninguno El __% de los individuos

o familias que reciben

asistencia no entraran

al sistema de falta de

vivienda.

El __% de los los

individuos o familias

que reciben asistencia

se mantendrán fuera

del sistema de falta de

vivienda por un año

16

PREVENCIÓN


Individuos/familias que cumplen con los criterios de HUD para las siguientes definiciones son elegibles para recibir servicios

de prevención:

Categoría 2 – Persona en riesgo inminente

Categoría 3 – Persona sin hogar bajo otro estatuto federal

Categoría 4 – Individuos/Familias huyendo o intentando huir de violencia doméstica



Las actividades de prevención están

diseñadas para prevenir la experiencia de la

deambulancia, la entrada al sistema de

servicios a personas sin hogar y promover la

retención de vivienda a través de la

asistencia financiera y servicios de

estabilización de corto a mediano plazo (§

576.103).

Actividades permitidas:

ayuda para el alquiler a corto plazo

ayuda para el alquiler a medio plazo

alquileres atrasados

Costos elegibles (ayuda financiera):

Depósito de seguridad renta

Atrasos de renta

Depósitos de utilidades

Pagos por utilidades

Costos de mudanza

Costos elegibles (servicios):

Búsqueda de vivienda y ubicación

Estabilidad de vivienda

Manejo de Sistema Coordinado de

Acceso

Mediación

Servicios Legales

Reparación de crédito

Contarán con personal

adiestrado y competente para

identificar las necesidades y

completar instrumentos de

evaluación estandarizados.


evaluación estandarizados: “Hoja

de Cernimiento y Determinación

de Elegibilidad Inicial”; “Entrevista

de Evaluación”.

Proveer servicios de estabilización

de vivienda necesaria que

incluyen servicios tanto de apoyo

como financieros.

Proveer conexión a través del

Sistema Coordinado de Acceso a

los servicios disponibles centrado

en las preferencias de los

solicitantes, elegibilidad y

necesidad.

Deberá proveer evidencia a

través de documentación que

valide los atrasos en renta y

utilidades.

24 meses El __% de los individuos o

familias que reciben

asistencia,

permanecerán en

vivienda.

El __% de los individuos o

familias que reciban

asistencia no regresarán

por servicios adicionales

de prevención al menos

por un (1) año.

17

ALBERGUE DE EMERGENCIA


Los participantes deben cumplir con al menos una de las siguientes categorías de persona sin hogar establecida por el

HUD:

Categoría 1 – Literalmente persona sin hogar,

Categoría 2 – Persona en Riesgo Inminente,

Categoría 3 – Persona sin hogar bajo otro estatuto federal,

Categoría 4 – Individuos/Familias huyendo o intentando huir de violencia doméstica



El propósito de los albergues de

emergencia es proveer un lugar

seguro y a corto plazo donde las

personas sin hogar puedan

pernoctar durante la noche, en lo

que se les puede asistir para tener

acceso a vivienda segura y

asequible fuera del albergue. Los

albergues no requieren que los

participantes firmen acuerdos de

arrendamiento (§ 576.102).


Manejo de Sistema Coordinado

de Acceso

Cuido de niños

Servicios de educación

Asistencia en el empleo y

adiestramientos

Servicios ambulatorios de salud

Servicios legales

Destrezas de vida

Servicios de salud mental

Tratamiento para uso

problemático de sustancias

Transportación

Todos los proveedores de servicio

de albergue deberán participar

del Sistema Coordinado de

Acceso.

Los albergues de emergencia que

reciban participantes deberán

utilizar los procesos de acceso y

entrada estandarizados,

establecidos en el Sistema

Coordinado de Acceso.

Contarán con personal adiestrado

y competente para identificar las

necesidades y completar

instrumentos de evaluación

estandarizados.





de Evaluación”; y, “Vulnerability

Index - Service Prioritization

Decision Assistance Tool” (VI-

SPDAT).

Establecerán un plan individual de

servicios que incluya la meta de

reubicación lo más pronto posible

90 días El __% es ubicado en un espacio

seguro.

El __% completa la evaluación de

necesidades.

El __% cuenta con un plan

individual de servicios para la

estabilidad de vivienda.

El __% recibe manejo de Sistema

Coordinado de Acceso como

parte de los servicios de vivienda.

El __% se mueve a una vivienda

permanente u otra alternativa de

acuerdo a su necesidad.

El ___% aumenta su ingreso.

18



Servicios para población con

necesidades especiales

Personal designado en horarios

no tradicionales y fines de

semana para evitar

interrupciones en el acceso en

situaciones de emergencia.

en una vivienda permanente u

otra alternativa de vivienda

disponible de acuerdo a sus

necesidades.

Deberán proveer los servicios de

apoyo necesario, incluyendo

gestiones para completar

documentos necesarios y de

elegibilidad que permitan el

acceso a alternativas de vivienda

disponibles y otros servicios de

apoyo.

Acceso a las facilidades de

albergue 24 horas, 7 días de la

semana.

El personal de servicio del

albergue de emergencia

proveerá un ambiente acogedor,

seguro y cómodo, con respeto y

dignidad para todos los

participantes.

Los participantes que soliciten

servicio de albergue de

emergencia serán admitidos de

acuerdo a la identificación de

sexo con el cual se identifica la

persona. A las personas

identificadas como transgéneros y

transexuales, se les ofrecerán los

mismos servicios y recursos que a

todos los demás.

TODA información se tratará con

carácter confidencial, por lo que

el personal de servicio del

albergue de emergencia NO

19



podrá divulgar, compartir o

difundir de ninguna manera la

identificación sexual de los

participantes.

Todo individuo o grupo de

individuos sin importar la edad,

género, orientación sexual o

estatus marital que se identifique

como familia en un albergue para

familias debe ser atendido como

familia. *

Los miembros de las familias en

albergues de emergencia para

familias no pueden ser separados

al momento de entrada al

albergue.

No podrán hacerse

cuestionamientos, requerimientos

de documentación o evidencia

de estatus familiar, identificación

de género y/u orientación sexual.

Sin embargo, esto no incluye

realizar las preguntas relacionadas

al sexo con el propósito ÚNICO de

determinar su ubicación

temporera en albergues de

emergencia debido a la

disposición de las habitaciones y

facilidades sanitarias, o para

determinar la cantidad de cuartos

a los que el grupo familiar

cualifica.

La edad y/o género de un menor

de 18 años no debe ser utilizada

como base para negar la

20



admisión de ninguna familia a un

albergue de emergencia

financiado con fondos de los

Programas ESG o THP, si sirven a

familias con menores de 18 años.

No hay cargos económicos a los

participantes de un albergue de

emergencia.

Deberá operar bajo una política

de puertas abiertas y libre de

barreras.

La ausencia de documentación

(ID con foto, certificado de

nacimiento, etc.) no se

considerará una barrera para

proveer albergue de emergencia.

La identificación será requerida

cuando se considere necesario

para propósitos de seguridad.

Todos los participantes del

albergue de emergencia serán

notificados sobre la política de

quejas o agravios de la agencia.

Cuando no sea posible proveer

acceso a un participante en un

albergue de emergencia, el

representante autorizado deberá

comunicarse con el Sistema

Coordinado de Acceso coordinar

la búsqueda de otras alternativas.

Los albergues de emergencia

deberán desarrollar e implantar

políticas y procedimientos que

provean un ambiente seguro para

21



los participantes y el personal de

servicio.

Tener la capacidad para servir a

participantes que necesitan

acomodo especial.

Prioridad de albergue para las

familias:

Los albergues darán prioridad a

familias que:

No pueden ser separadas y

divididas;

Se encuentran literalmente sin

hogar;

Pueden ser acomodados en un

albergue; y

No necesiten servicios médicos o

psiquiátricos o que signifiquen un

riesgo a la seguridad a sí mismos o

a los demás.

22

ALBERGUE PARA VÍCTIMA DE VIOLENCIA DOMÉSTICA


Cualquier persona de cualquier género, huyendo de violencia doméstica.



Albergues de emergencia

dedicados a proveer alternativas

de albergues seguros y

confidenciales para individuos y

familias de cualquier género que se

encuentren en crisis de vivienda y

huyendo de violencia doméstica.

La existencia de órdenes de

protección no será un requisito de

admisión y ubicación de esta

población.

Acceso 24 horas, 7 días a la

semana.

Ambiente físico seguro y

confidencial.













SPDAT).

Los albergues de emergencia

que reciban participantes

deberán utilizar los procesos de

entrada establecidos a través del

Sistema Coordinado de Acceso.

Desarrollará un plan individual

para lograr la estabilidad de

vivienda y otros servicios de

apoyo necesarios.

Proveerá servicios de manejo de


Proveerá conexión a recursos

necesarios.

90 días

El __% recibe un espacio de

albergue seguro.

El __% completa la evaluación de

necesidades.

El __% cuenta con un plan

individual para la estabilidad de

vivienda y otros servicios de apoyo

necesarios.

El __% recibe servicio de manejo

de Sistema Coordinado de

Acceso.


permanente.

El __% aumenta su ingreso.

23



Servicios de intercesoria legal

para garantizar la orientación y la

protección de las víctimas.

24

Vivienda transitoria



Categoría 1 – literalmente sin hogar,

Categoría 2 – en riesgo inminente, o

Categoría 4 – Individuos/Familias huyendo o intentando huir de violencia doméstica.



Servicios de vivienda a mediano

plazo para la transición de

individuos y familias sin hogar a una

vivienda permanente apropiada.

Al momento de la ubicación de

una persona sin hogar en un

proyecto de vivienda transitoria,

deberá tomarse en consideración

cómo se afectará la definición de

persona sin hogar crónica ante

futuras consideraciones de

ubicación en alternativas de

vivienda permanente con servicios

de apoyo.

Los programas de vivienda

transitoria proveerán facilidades

de vivienda seguras y accesibles

que satisfagan las necesidades

específicas de los participantes.






El personal de manejo de Sistema

Coordinado de Acceso deberá

tener la habilidad y experiencia

para cumplir las necesidades

únicas de la población a la que

sirve.








SPDAT).

24 meses EL ___% se mueve a una vivienda

permanente en 90 días.






permanente en 2 años.

El __% mantiene o aumenta su

ingreso.

25



Proveerán asistencia para la

transición a una vivienda

permanente.

Proveerán apoyo intensivo

durante la duración de la estadía

en vivienda transitoria.

Los participantes del programa

de vivienda transitoria deberán

completar un acuerdo de

arrendamiento por un término de

al menos un mes. El acuerdo de

arrendamiento debe ser

renovado automáticamente al

expirar, excepto cuando sea

notificado por escrito con

antelación por cualquiera de las

dos partes, o hasta un máximo de

24 meses.

26

Safe Haven (Albergues Seguros)



Categoría 1 – literalmente sin hogar,



Los “Safe Haven”, o Albergues

Seguros es una forma de vivienda

con servicios de apoyo que sirve a

personas sin hogar que representan

un reto a los servicios debido a sus

condiciones de enfermedad

mental severa y abuso de

sustancias que vienen

directamente de la calle y se les

dificulta participar o deciden no

participar en otros programas de

vivienda y servicios de apoyo.

La Ley HEARTH eliminó esta

categoría de vivienda y HUD

continuará financiando solamente

a los proyectos existentes bajo la

categoría de renovaciones,

siempre que mantengan el mismo

nivel de servicios y ocupación. Para

ser elegible para continuar

recibiendo fondos de renovación,

los Safe Havens tienen que:

Permitir la residencia 24 horas

por un periodo no específico de

tiempo;

Proveer acomodo privado o

semi-privado;

Los programas de safe haven

proveerán facilidades de

vivienda seguras y accesibles que

satisfagan las necesidades

específicas de los participantes.











sirve.








SPDAT).

Proveerán asistencia para la

transición a una vivienda

permanente.

24 meses EL ___% se mueve a una vivienda







permanente en 2 años.

El __% mantiene o aumenta su

ingreso.

27



Tener una ocupación limitada a

no más de 25 personas;

Prohibir el uso de drogas ilegales

en las facilidades; y,

Proveer acceso a los servicios

necesarios en una facilidad de

baja demanda, pero no puede

requerir a los participantes su

participación.


durante la duración de la

estadía.

VIVIENDA PERMANENTE CON SERVICIOS DE APOYO



Categoría 1- Literalmente sin hogar

Categoría 4 - Huyendo de violencia doméstica

Primera prioridad: Individuos y Familias sin hogar crónicos; con mayor tiempo sin hogar, con criterios mayores de cronicidad

y vulnerabilidad, con necesidades de servicio más severas.

Segunda prioridad: individuos y familias sin hogar crónicos con mayor tiempo sin hogar.



La Vivienda Permanente con

Servicios de Apoyo es una

alternativa de vivienda segura,

asequible, y accesible, cuya

finalidad es proporcionar

vivienda sin un tiempo de estadía

particular y por tiempo ilimitado.

Deberán utilizarse los criterios de

priorización y preferencia de

unidades de vivienda

permanente con servicios de



apoyo proveerán facilidades de

vivienda seguras y accesibles que


específicas de los residentes.

Todos los participantes elegibles a

los proyectos de vivienda


apoyo PSH serán referidos a través

Tiempo

Ilimitado

El __% de los residentes

permanecen en vivienda


apoyo por un término de al menos

12 meses.

El __% de los residentes mantiene o

aumenta su ingreso a través de

adquisición de beneficios, empleo

o una combinación de ambos

durante los primeros 12 meses

28



apoyo contenidos en el “Notice:

CPD-16-11; July 25, 2016;

Prioritizing Persons Experiencing

Chronic Homelessness and Other

Vulnerable Homeless Persons in

Permanent Supportive Housing.”

del Sistema Coordinado de

Acceso.

Los proyectos de vivienda con

servicios de apoyo deberán

utilizar el modelo de Vivienda

Primero al momento de proveer

acceso y durante la estadía de

los residentes.











sirve.








SPDAT).



de los residentes en vivienda


apoyo.

Los residentes de los proyectos de

vivienda permanente con

servicios de apoyo deberán firmar

El __% de los residentes que salen

de los proyectos de vivienda


apoyo están destinados a otras

alternativa de vivienda

permanente.

29



un contrato de arrendamiento

por un término no menor de un (1)

año.

El contrato de arrendamiento

deberá ser renovado

automáticamente por un término

no menor de un (1) mes, excepto

cuando sea notificado por escrito

con antelación por cualquiera de

las dos partes.

El proceso de renovación de

contrato deberá incluir la

actualización de información y

documentación de apoyo

necesaria.


deberá contener los términos y

condiciones de estadía,

incluyendo provisiones

relacionadas con decisiones

adversas a su estadía.


deberá tener mecanismos

imparciales de apelación y

reclamaciones ante decisiones


Toda decisión que deba ser

tomada que afecte el estatus de

la estadía de los residentes de los

proyectos de vivienda


apoyo deberá ser comunicada al


para la discusión de alternativas

de vivienda.

30



El proyecto de vivienda con

servicios de apoyo deberá contar

con estrategias dirigidas a

reubicar a los residentes a otra


permanente, de acuerdo a sus

necesidades específicas, y

cuando el residente así lo solicita.

31

VIVIENDA PERMANENTE DE REUBICACIÓN RÁPIDA



Categoría 1- Literalmente sin hogar

Categoría 4 - Huyendo de violencia doméstica

Si cumple con la categoría 4, también deberán residir en uno de los lugares establecidos en la categoría 1 al momento

en que se determine la elegibilidad.



Estas actividades están diseñadas

para ubicar a personas sin hogar

de forma rápida a una vivienda

permanente a través de servicios

de reubicación rápida y

estabilización de vivienda y la

asistencia de alquiler a corto y/o

medio plazo.

El Programa de Reubicación

Rápida es un servicio ofrecido sin

precondiciones (como empleo,

ingreso, ausencia de récord

criminal o sobriedad) y los recursos

y servicios que se proveen son

típicamente ajustados a las

necesidades de los participantes

(§576.104).

Costos elegibles (ayuda

financiera):

Gastos de solicitud

Depósito de seguridad

Renta del último mes

Depósitos de utilidades


permanente de reubicación

rápida con servicios de apoyo

proveerán facilidades de vivienda

seguras y accesibles que


específicas de los residentes.

Todos los participantes elegibles a

los proyectos de vivienda


apoyo serán referidos a través del


Los proyectos de vivienda de

reubicación rápida deberán

utilizar el modelo de Vivienda

Primero al momento de proveer

acceso y durante la estadía de

los residentes.








24 meses El __% de los residentes

mantienen estadías

estables por un término

al menos de 6 meses.


mantienen estadías




mantienen estadías




aumentan sus ingresos

mediante un empleo o

beneficios.


proporcionan un mejor

entorno familiar para los

niños (por ejemplo,

mejoría en asistencia a

la escuela).


que salen de los


32



Pagos por utilidades

Costos de mudanza


Búsqueda de vivienda y

Colocación

Estabilidad de vivienda

Manejo de Sistema Coordinado

de Acceso os

Mediación

Servicios Legales

Reparación de crédito




sirve.








SPDAT).



de los residentes en vivienda

permanente de reubicación

rápida.

Los residentes del programa de

vivienda permanente de

reubicación rápida deberán

firmar un contrato de

arrendamiento por un término no

menor de un (1) mes.


deberá ser renovado

automáticamente por un término

no menor de un (1) mes, excepto

cuando sea notificado por escrito

con antelación por cualquiera de

las dos partes.


deberá contener los términos y

condiciones de estadía,

incluyendo provisiones

permanente de

reubicación rápida

están destinados a otras


permanente.

33



relacionadas con decisiones



deberá tener mecanismos

imparciales de apelación y

reclamaciones ante decisiones


Toda decisión que deba ser

tomada que afecte el estatus de

la estadía de los residentes de los



apoyo deberá ser comunicada al


para la discusión de alternativas

de vivienda.

El proyecto de vivienda de

reubicación rápida deberá

contar con estrategias dirigidas a

reubicar a los residentes a otra


permanente, de acuerdo a sus

necesidades específicas, cuando

lo estime necesario y justificado, y

cuando el residente así lo solicita.

Deberá realizarse una inspección

de calidad de vivienda de

acuerdo a la reglamentación

federal.

Sistema Coordinado de Entrada


Manual de Políticas

Procedimientos Operacionales

1

Tabla de Contenido

Introducción……………………………………………………………………..2

Descripción General……………………………………………………………3

Elegibilidad……………………………………………………………………….5

Políticas del Sistema Coordinado de Entrada: Determinación de

Elegibilidad y Ubicación……………………………………………………….7

Estándares Mínimos.………………………………………………………...….10

Requisitos para el Mantenimiento de Expedientes………………………11

Participación Requerida………………………………………………………11

Proceso:

Acceso……………………………………………………………………..12

Evaluación…………………………………………………………………12

Identificación……………………………………………………………..13

Ubicación………………………………………………………………….13

Instrumentos de Cernimiento y Evaluación…………………………13

Lista de Espera…………………………………………………………… 14

Desvío……………………………………………………………………… 14

2


INTRODUCCIÓN En el 2009, la ley conocida como McKinney-Vento Homeless Assistance Act (Act) fue enmendada por

la ley Homeless Emergency Assistance and Rapid Transition to Housing Act (HEARTH Act). A través del

HEARTH Act, se consolidaron los Programas de Servicios de Apoyo (Supportive Housing Program),

Programas de Albergue Más Cuidado (Shelter Plus Care program), y Programa de Sección 8 –

Rehabilitación Moderada para Unidades de Ocupación (Section 8 Moderate Rehabilitation Single

Room Occupancy Program) bajo el Programa de Cuidado Continuo (CoC por sus siglas en inglés),

administrado por el Departamento de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD por

sus siglas en inglés). A través de la ley HEARTH también se introduce el requisito de que los

subrecipientes de fondos del CoC fortalezcan la coordinación de los servicios y el apoyo brindado a

personas sin hogar a través de los Sistemas de Cuidado Continuo para Personas sin Hogar (CoC por

sus siglas en inglés).

El Aviso de HUD CPD-17-01 del 23 de enero de 2017, titulado “Notice Establishing Additional

Requirements for a Continuum of Care Centralized or Coordinated Assessment System”, establece

nuevos requerimientos a los Sistemas de Cuidado Continuo, los recipientes del Programa de Cuidado

Continuo y el Programa de Soluciones de Emergencia (ESG por sus siglas en inglés) tienen que cumplir

en el desarrollo y uso de un sistema coordinado de entrada.

Este manual ha sido elaborado con el propósito de establecer los procesos y políticas que regirán la

implementación del Sistema Coordinado de Entrada, según enmendado, a ser utilizado en el área

geográfica que comprende el CoC PR-503: Adjuntas, Aguada, Aguadilla, Aguas Buenas, Añasco,

Arroyo, Cabo Rojo, Caguas, Canóvanas, Cayey, Ceiba, Cidra, Coamo, Culebra, Fajardo, Guánica,

Guayama, Guayanilla, Gurabo, Hatillo, Hormigueros, Humacao, Isabela, Jayuya, Juana Díaz, Juncos,

Lajas, Las Marías, Las Piedras, Loíza, Luquillo, Manatí, Maricao, Maunabo, Mayagu ̈ez, Moca, Naguabo,

Patillas, Peñuelas, Ponce, Quebradillas, Rincón, Río Grande, Sabana Grande, Salinas, San Germán,

San Lorenzo, San Sebastián, Santa Isabel, Trujillo Alto, Vieques, Villalba, Yabucoa, y Yauco.

El Sistema Coordinado de Entrada del CoC PR-503 servirá a individuos y familias de los 54 municipios

que comprende el área geográfica del sistema de cuidado continuo.

Figura 1. Área Geográfica del CoC PR-503

3

Este documento tiene el propósito de estandarizar los procesos de entrada, evaluación, identificación

de recursos, coordinación de referidos y ubicación para que los participantes reciban servicios

preventivos de vivienda y otros servicios de apoyo relacionados, dirigidos a la estabilización en

vivienda de largo plazo, además de asegurar que los individuos y familias ubicadas en vivienda

vuelvan a quedar sin vivienda.

El CoC PR-503 dirige sus esfuerzos a garantizar que las personas sin hogar reciban servicios de alta

calidad, sensibilidad y de excelencia; partiendo del respeto a su dignidad, integridad y libertad como

seres humanos, asegurando la protección de sus derechos civiles, contenidos en la Parte 24, CRF

578.93, con relación al “Fair Housing and Equal Opportunity” y “Equal Access Rule”, según plublicada.

Este es un documento vivo, cuyas enmiendas tienen que ser aprobadas por los Miembros del PR 503

CoC antes de su implementación. Además, será revisado anualmente según las necesidades

surgidas a través de los procesos de la evaluación continua de los procesos del Sistema Coordinado

de Entrada.

Conforme con la Parte 24 del Código de Regulaciones Federales (24 CFR) que gobierna el CoC PR-

503(24 CFR 578) y el Programa ESG (24 CFR 576), así como la reglamentación final de Departamento

de la Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD), relacionada a la definición de persona

sin hogar y persona sin hogar crónica (24 CFR 91), se han desarrollado los siguientes estándares escritos

para establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada – Coordinated Entry System (CES), de

ahora en adelante denominado “Sistema Coordinado de Entrada”.

Descripción General del

Sistema Coordinado de Entrada El Continuum of Care Interim Rule [578.7 (a) (8)] identifica varias responsabilidades para el Sistema de

Cuidado Continuo. Una de éstas es establecer y operar un Sistema Coordinado de Entrada, el cual

se define como un proceso diseñado para coordinar el acceso, evaluación de necesidades, referidos

y ubicación en alternativas de vivienda a individuos y familias sin hogar que solicitan servicios

relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles, incluyendo el alcance comunitario, la

prevención y el desvío a otros sistemas de asistencia social.

El Sistema Coordinado de Entrada es un proceso a nivel de todo el CoC para facilitar la conexión a

todos los recursos destinados a individuos y familias sin hogar de una manera coordinada y

estandarizada, y refiriendo a los participantes a la estrategia de servicio o la intervención de vivienda

más adecuada según sus necesidades. Este sistema debe asegurar que las personas sin hogar tengan

un acceso equitativo, coordinado y puntual de los recursos de vivienda, con un enfoque centrado

en la persona, respetando la decisión, selección y dignidad de los participantes.

Además, se define el Sistema Coordinado de Entrada como un proceso diseñado para coordinar el

acceso, evaluación, identificación, referidos y ubicación a individuos y familias sin hogar que solicitan

servicios relacionados a opciones y servicios de vivienda disponibles en alternativas de vivienda

disponible. Como parte de este proceso se deben desarrollar políticas estandarizadas que guíen la

operación del Sistema Coordinado de Entrada en su atención a las necesidades de los participantes;

siempre en cumplimiento con los requisitos establecidos por HUD. El Sistema Coordinado de Entrada

tiene como principal propósito el que las personas sin hogar puedan tener acceso a alternativas de

vivienda y los servicios disponibles de acuerdo a sus necesidades, dentro del cuidado continuo de

personas sin hogar, de manera rápida y con el mínimo de barreras de acceso.

4

Los requerimientos contenidos en el Aviso CPD-17-001 incluyen:

1. Cobertura Geográfica Completa a Todo el CoC;

2. Uso de Puntos de Acceso y Determinación de Elegibilidad y Necesidades Estandarizados;

3. Uso de Procesos Estandarizados de Priorización y Referido;

4. Disminución de Barreras de Acceso;

5. Mercadeo;

6. Alcance Comunitario;

7. Servicios de Emergencia;

8. Servicio de Prevención;

9. Referido a Proyectos Participantes;

10. Planificación de Seguridad;

11. Autonomía de los Participantes;

12. Protecciones a la Privacidad;

13. Protecciones a la Seguridad de los Datos;

14. Adiestramiento;

15. Procesos de Planificación Continua y Consulta con la Comunidad.

El Sistema Coordinado de Entrada se establece además como mecanismo para el logro de los

indicadores de desempeño de los sistemas de cuidado continuo (System Performance Measures), los

cuales incluyen:

Tiempo de l@s participantes como persona sin hogar – reducción en el número de personas sin

hogar no albergadas;

Regreso a la situación sin hogar;

Acceso o cobertura – alcance a las personas que se encuentran sin hogar;

Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia;

Aumento en el empleo e ingresos de las personas sin hogar;

Reducción en el número de personas que experimentan la deambulancia por primera vez; y,

Otros determinantes de logros relacionados con la reducción de la deambulancia.

Cónsono con estos indicadores, las expectativas o beneficios de operar un Sistema Coordinado de

Entrada de manera efectiva son:

Alinear la intervención con los individuos o familias de manera adecuada, particularmente

considerando los participantes con mayor necesidad.

Reducir las barreras para encontrar vivienda o servicios relacionados a vivienda.

Promover la efectividad en los procesos de ubicación en los programas de vivienda.

Aumentar la calidad y satisfacción de los participantes en su acceso directo a vivienda y su

proceso de recuperación.

Fomentar una mayor colaboración entre los proveedores que ofrecen asistencia a las personas sin

hogar.

Exigir los más altos estándares en el manejo de personas sin hogar; y así mejorar el desempeño de

los programas dentro del sistema.

Desarrollar uniformidad en los procesos de elegibilidad, identificación, referidos y ubicación en

vivienda en el CoC PR-503, sin importar quién sea el o la participante o cómo llegue.

Aumentar los niveles de ocupación de los proyectos existentes en el sistema de cuidado continuo,

en cumplimiento por lo establecido por HUD.

5

El Sistema Coordinado de Entrada tiene además dos metas básicas:

1. Crear un proceso estandarizado de acceso y evaluación para todos los participantes.

2. Crear un proceso de identificación, referido y ubicación coordinado para los participantes, que

sea libre de barreras de exclusión y acceso.

Una vez aprobados estas enmiendas a los procedimientos por el CoC PR-503, cada agencia

participante que recibe fondos de vivienda y servicios de apoyo para personas sin hogar, o que tienen

requerimientos reglamentarios de otros fondos de HUD o cualquier otra agencia federal y estatal,

dentro del CoC PR-503 deberá suscribirse y participar activamente en los procesos establecidos por

el Sistema Coordinado de Entrada, como medida de cumplimiento y ejecución en el sistema de

cuidado continuo, y cumplimiento con el Aviso emitido. Así mismo, los referidos se llevarán a cabo

tomando en cuenta todo el continuo de programas, incluyendo sus poblaciones de enfoque, las

necesidades específicas, los servicios ofrecidos, y la disponibilidad de camas o espacios de vivienda

disponibles.

El Sistema Coordinado de Entrada operará y estará disponible a toda persona o familia sin importar

su raza, color, origen nacional, religión, sexo, edad, estatus familiar, condición de impedimento,

orientación sexual real o percibida, identidad de género, o estatus matrimonial.

6

ELEGIBILIDAD El Sistema Coordinado de Entrada está dirigido a servir a todo individuo o familia sin hogar que se

encuentra en la búsqueda de vivienda. Según establecido por HUD, hay cuatro categorías definidas

bajo las cuales los individuos y familias podrían clasificarse o definirse como personas sin hogar:

Categoría 1: Literalmente sin hogar

Individuo o familia que carece de un lugar fijo, regular, y adecuado para pernoctar (pasar la

noche), significando que:

1. Tiene como residencia nocturna principal un lugar público o privado no apto para la habitación

humana;

2. Vive en un albergue público o privado designado para proveer ubicación temporera

(incluyendo albergue de emergencia, vivienda transitoria, y hoteles y moteles pagados por

organizaciones caritativas o por programas federales, estatales o locales; o

3. Está saliendo de una institución donde ha residido durante los pasados 90 días o menos y que

residió en un albergue de emergencia o lugar no apto para la habitación humana

inmediatamente antes de entrar a la institución.

Categoría 2: En inminente riesgo de deambulancia

Individuo o familia que se encuentra en inminente riesgo de perder su residencia nocturna

principal, y que:

1. Perderá la residencia dentro de los próximos 14 días de la fecha de solicitud de asistencia como

persona sin hogar;

2. Otra alternativa de residencia no ha sido identificada; y

3. Individuo o familia carece de recursos o redes de apoyo necesario para obtener otra vivienda

permanente.

Categoría 3: Persona sin hogar bajo otros estatutos federales

Persona sola menor de 25 años de edad, o familias con solo jóvenes y niños, que de otra manera

no cualifican como personas sin hogar bajo esta definición, pero:

1. Es definida como persona sin hogar bajo otra reglamentación federal;

2. No ha tenido arrendamiento, interés propietario, o acuerdo de ocupación en vivienda

permanente durante los pasados 60 días con anterioridad a la solicitud de asistencia;

3. Ha experimentado inestabilidad persistente, medido por dos mudanzas o más durante los

pasados 60 días; y

4. Se espera que continúe en esta situación por periodo indeterminado de tiempo debido a una

necesidad especial o barrera.

Categoría 4: Huyendo/intentando huir de violencia doméstica

Cualquier individuo o familia que:

1. Está huyendo o intenta huir de violencia doméstica;

2. No tiene otra residencia; y

3. Carece de recursos o redes de apoyo para obtener otra vivienda permanente.

7

Políticas del Sistema Coordinado de Entrada

DETERMINACIÓN DE ELEGIBILIDAD Y UBICACIÓN El CoC PR-503 establece la política del Sistema Coordinado de Entrada como un sistema de amplio y

libre acceso, determinación de elegibilidad, identificación, coordinación y ubicación que representa

un componente crítico en el esfuerzo de una comunidad para terminar y prevenir la cifra de personas

sin hogar dentro del área geográfica que representa.

Las siguientes políticas del Sistema Coordinado de Entrada describen las características que habrán

de definir la oferta de servicios a individuos y familias sin hogar que se proveerán en el área geográfica

del CoC PR-503.

Acceso justo y equitativo a vivienda y servicios: El Sistema Coordinado de Entrada promueve el

fácil acceso para los individuos y familias sin hogar en que se encuentran en la búsqueda de

alternativas de vivienda y servicios de apoyo en toda el área geográfica del CoC PR-503. El Sistema

Coordinado de Entrada deberá proveer diferentes modos de acceso, ya sea a través de sistemas

telefónicos libres de costo, acceso directo mediante centros de servicio estratégicamente

localizados, referidos recibidos por miembros de la comunidad, o desde las agencias de servicio

público y privada, y mediante la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo que reciben

fondos del Programa CoC, el Programa ESG, o cualquier otro programa, sin importar la fuente de

fondos que financian a dichos programas. Esta política impulsa estrategias de “visibilidad social”

que incluyen el componente de alcance comunitario en la calle, y opúsculos informativos sobre el

programa, medios de comunicación en masa, o mediante acuerdos con agencias públicas y

privadas interesadas en servir de facilitadores de acceso al sistema de cuidado continuo, entre

otras. Estos procedimientos aseguran que los centros de servicio directo tengan localizaciones

geográficas estratégicas y culturalmente accesibles a una diversidad de poblaciones con

diferentes necesidades especiales y de fácil acceso a transporte público. El Sistema Coordinado

de Entrada deberá servir a los participantes en igualdad de condiciones y modalidades lingüísticas,

facilitando el acceso a los servicios y a su vez respetando la diversidad cultural de la población,

sobrepasando barreras idiomáticas, culturales y sociales.

Acceso y evaluación estandarizados: La entrada de los participantes al sistema de cuidado

continuo estará guiada por protocolos estandarizados de acceso, evaluación, referidos y

ubicación. De esta manera se proveerá un sentido de unidad y uniformidad al proceso de toma

de decisiones.

Agencia líder: Coalición de Coaliciones es la Agencia Coordinadora del Sistema Coordinado de

Entrada y deberá establecer y formalizar acuerdos de colaboración con las agencias que forman

parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas sin hogar del CoC PR-

503 que garanticen su integración en los procedimientos incluidos en este Manual.

Área geográfica: El Sistema Coordinado de Entrada deberá servir a los individuos y familias sin hogar

que se encuentran en la búsqueda de alternativas de vivienda y servicios de apoyo localizados en

los 54 municipios que comprenden el área geográfica del sistema de cuidado continuo del CoC

PR-503. Dada la movilidad geográfica que caracteriza la experiencia de estar sin hogar, los

servicios del Sistema Coordinado de Entrada estarán disponibles para atender personas sin hogar

localizadas en los 78 municipios de Puerto Rico, tomando en consideración situaciones de

seguridad, disponibilidad de alternativas de vivienda y preferencia de las personas sin hogar.

Capacitación y adiestramiento: Se desarrollarán actividades para capacitar y adiestrar, al menos

una vez al año, tanto al equipo de trabajo directo del Sistema Coordinado de Entrada, como al

personal de las agencias que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de

apoyo a personas sin hogar del CoC PR-503 con el propósito de implementar adecuadamente y

de manera uniforme el Sistema Coordinado de Entrada. Se adoptará un currículo basado en la

política pública federal y estatal que cobija a las personas sin hogar, los determinantes sociales de

8

la salud, la reducción de estigmas hacia las personas sin hogar, la reducción de daños, la

eliminación de barreras de acceso a las alternativas de vivienda disponibles, y la utilización de

modelos de intervención culturalmente sensibles y basados en evidencia probada. Se

desarrollarán actividades de capacitación y adiestramiento disponibles en diferentes modalidades

tecnológicas, desde el adiestramiento individualizado, grupos pequeños, sistemas digitales, videos,

entre otros.

Competencia cultural: El personal encargado de proveer todos los servicios de vivienda y apoyo,

incluyendo sin limitarse a, actividades de alcance comunitario, realización de entrevistas de

cernimiento y evaluación, a todo personal en contacto directo con individuos y familias sin hogar,

deben usar prácticas que propicien la competencia cultural e instrumentos que incluyan lenguaje

basado en competencia cultural. Por ejemplo, el lenguaje utilizado debe reflejar un entendimiento

sobre asuntos y necesidades relacionados a la comunidad LGBTQ y otras comunidades y grupos

culturales, así como condiciones sociales, raciales, económicas y de impedimento. Todo el

personal debe estar capacitado para utilizar lenguaje de forma apropiada y respetuosa, y ofrecer

opciones que reflejen las necesidades específicas de cada población. Siguiendo las políticas de

HUD, la ubicación en alternativas de vivienda de participantes transgénero y transexuales será

según la categoría por la cual se auto-identifique la persona. *

Composición del Sistema Coordinado de Entrada: El personal relacionado al Sistema Coordinado

de Entrada incluye a todo personal designado como representante autorizado, sin limitarse a:

o Personal de trabajo designado por Coalición de Coaliciones al Sistema Coordinado de Entrada

(Coordinador(a) de Proyecto, Oficial de Apoyo Operacional, Trabajo de Alcance Comunitario,

Navegación, Manejo de Caso de Sistema Coordinado de Entrada, y Trabajo Social).

o Personal asignado a las operaciones del Sistema Coordinado de Entrada de las agencias

participantes colaboradores que forman parte del CoC PR-503 y que reciben fondos del

Programa CoC, ESG o cualquier otra fuente de fondos destinados a proveer servicios a individuos

o familias sin hogar.

Protección de Confidencialidad y Privacidad: La protección a la privacidad es uno de los principios

más valiosos del trabajo del Sistema Coordinado de Entrada y el CoC PR-503, con el propósito de

asegurar el consentimiento, proteger y hacer uso adecuado de la información de los participantes.

En el cumplimiento de esta política, todo individuo o familia sin hogar deberá firmar un

consentimiento que autorice a recolectar, almacenar y compartir información que estos puedan

considerar confidencial, sin menoscabo en los servicios a los que tienen derecho.

Determinación de Prioridades: La reglamentación federal establece que un Sistema Coordinado

de Entrada efectivo asegura que las personas con mayor necesidad tengan prioridad al momento

de acceder a oportunidades de cualquier tipo de vivienda para personas sin hogar disponible.

Enfoque en la persona: Se tomará en cuenta la autonomía del participante y su libertad para

negarse a contestar preguntas y alternativas de vivienda y servicios, sin menoscabo al acceso a los

servicios. Se incorporará el elemento de autodeterminación en la toma de decisiones, donde el/la

participante decide entre las opciones disponibles: localización, tipo de programa de vivienda,

niveles de servicio y cuidado, y otras decisiones concernientes a sus necesidades. Los participantes

serán tratados de acuerdo con su identidad de género auto informada, independientemente de

la apariencia, genitales u otras características físicas, o la documentación e identificación legal

(e.g. licencia de conducir). Las personas con diferentes características o identificación sexual que

se refieren a los proyectos de vivienda adscritos al Sistema Coordinado de Entrada no podrán ser

rechazadas o referidos a otro albergue o programa, la duración o extensión de su transición de

género, y / o porque no cumplen con las expectativas de lo que un hombre o una mujer “se

supone” debe ser. La información privada, como la información médica acerca del estado o la

transición de un participante, es confidencial. El personal deberá dirigirse a los participantes con

los nombres, títulos, pronombres y otros términos compatibles con su identidad de género y de

acuerdo a la preferencia expresada por el participante.

9

Evaluación de participantes y otros sectores de la comunidad: Se requiere que los participantes

lleven a cabo un proceso anual de evaluación sobre la satisfacción de los servicios recibidos,

referidos, y coordinados a través del Sistema Coordinado de Entrada y sus componentes.

Expectativa para Proyectos Comunitarios: Los programas dedicados al trabajo con personas sin

hogar deben garantizar la máxima utilización de los recursos de vivienda existentes manteniendo

altos niveles de ocupación y asegurar la permanencia y estabilidad a largo plazo en vivienda

permanente.

Inclusivo: A través del Sistema Coordinado de Entrada se proveen servicios a distintas poblaciones

o grupos poblacionales, incluidas personas sin hogar crónicas, veteranos, familias, jóvenes,

personas con condiciones asociadas al uso problemático de sustancias, incluyendo alcohol,

personas viviendo con VIH/sida, sobrevivientes de violencia doméstica, personas pertenecientes a

la comunidad LGBTQ, menores de edad, inmigrantes, entre otras. Sin embargo, de acuerdo a las

categorías establecidas por la reglamentación federal, las poblaciones atendidas se clasificarán

como:

o Familias de Adultos acompañados de menores

o Familias de Adultos Solamente (sin menores)

o Familias de Jóvenes Solamente

o Víctimas de violencia de doméstica o huyendo de situaciones de violencia de doméstica

Informar la planificación local: La información obtenida a través del Sistema Coordinado de

Entrada se utilizará para guiar otros procesos de planificación de servicios a ser ofrecidos a la

población sin hogar y esfuerzos para generar cambios en los sistemas de servicio.

Modelo de servicio: El Sistema Coordinado de Entrada sigue una estructura descentralizada, lo cual

significa que los participantes tienen varias puertas de entrada al sistema. Los participantes pueden

llamar a una línea telefónica o visitar personalmente los centros del Sistema Coordinado de Entrada

ubicados en Caguas y Ponce, agencias que ofrecen servicio a personas sin hogar o agencias de

servicio a ciudadanos en los municipios dentro del área geográfica del CoC PR-503. En adición, el

componente de alcance comunitario servirá de puente de acceso directo al Sistema Coordinado

de Entrada a aquella población que por diferentes circunstancias se encuentran en lugares no

aptos para la habitación humana, o carecen de un lugar seguro y estable para vivir de manera

saludable y decente.

Orientación hacia el Modelo Vivienda Primero: El modelo de Vivienda Primero parte de la premisa

de que la vivienda es un derecho humano básico, siendo un valor al que aspira todo ser humano.

Por lo que el modelo promueve que los participantes puedan ser ubicados en vivienda de forma

rápida, sin pre-condiciones o requisitos de participación en servicios. El Sistema Coordinado de

Entrada deberá reforzar la utilización de elementos que forman parte de este modelo, a saber:

poco o ningún ingreso; historial o abuso activo de sustancias; historial criminal; historial de violencia

de género (órdenes de protección) al momento de la evaluación. La existencia de condiciones

para la terminación de los programas, tales como: negativa de participar en los servicios; falta de

progreso en los planes de servicios; pérdida de ingreso o incapacidad para aumentar ingresos; ser

víctima de violencia de género o; cualquier otra razón no justificada y en clara violación de los

derechos de los residentes de vivienda asistida.

Derecho a Disponibilidad Continua de Servicios: El CoC PR-503 protege el derecho de todo

residente y participante de cualquiera de los proyectos de vivienda y servicios de apoyo dentro de

la red de proveedores a ser reconsiderado para reingreso o readmisión a cualquier servicio luego

de que voluntariamente o por cualquier otra razón, haya tenido que darse por terminado el

servicio, sin que la situación previa de ninguna manera sea considerada al momento del reingreso,

solamente se considerará la situación existente al momento de la solicitud, así como las

consideraciones relacionadas con requisitos de elegibilidad y otros requerimientos reglamentarios

del programa de servicios al que tiene derecho.

Planificación segura: Se establecerá un protocolo de seguridad, que garantice la seguridad de los

individuos, personal y programas que reciben y proveen asistencia; con particular atención al

manejo del Sistema Coordinado de Entrada en los casos de violencia de doméstica (según la Ley

10

Federal: “Violence Against Woman Act” (VAWA), y la Ley 54 del 15 de agosto de 1989, del Estado

Libre Asociado de Puerto Rico).

Protocolo de referidos: Los programas que participen en el CoC PR-503, deberán realizar y recibir

todos los referidos elegibles realizados por el Sistema Coordinado de Entrada. De tener algún motivo

o justificación para no recibir el referido de algún participante, los programas tendrán que explicar

y justificar la decisión, permitiendo que los participantes puedan identificar y acceder otros

programas de servicios disponibles.

Reducir las Barreras: El Sistema Coordinado de Entrada permite que los programas de vivienda

disponibles disminuyan las barreras de acceso.

Referidos a proyectos: Se realizarán referidos a todos los proyectos de servicio en el CoC PR–503

que reciban fondos, incluyendo programas: Albergues de Emergencia, Reubicación Rápida,

Vivienda Transitoria, Asistencia de Renta, Safe Haven, Sección 8, Vivienda Subsidiada, Vivienda

Pública, HUD-VASH, Supportive Services for Veterans Families (SSVF), entre otros.

Servicios de emergencia: El Sistema Coordinado de Entrada no podrá retrasar el acceso a servicios

de emergencia, pudiendo acceder a los servicios de albergue disponibles la noche que lo

requieran mientras se completa la evaluación de necesidades y la identificación de oportunidades

de vivienda disponibles.

Utilización del Sistema de HMIS Conexión Boricua: es un requisito reglamentario compulsorio para

el cumplimiento programático de todas las agencias participantes del Sistema Coordinado de

Entrada que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios de apoyo a personas

sin hogar del CoC PR-503 la entrada de datos de todas las personas sin hogar atendidas que hayan

firmado un Consentimiento, en el sistema de manejo de información para personas sin hogar (HMIS)

Conexión Boricua. El personal del Proyecto de HMIS Conexión Boricua deberá garantizar el acceso

a todos los instrumentos y módulos disponibles en el sistema electrónico para la entrada de datos

del Sistema Coordinado de Entrada, así como proveer el adiestramiento y el apoyo técnico

necesario que garantice las operaciones óptimas del Sistema Coordinado de Entrada.

ESTÁNDARES MÍNIMOS De acuerdo a los requerimientos de la reglamentación del Programa CoC, las agencias participantes

del Sistema Coordinado de Entrada operarán de acuerdo a estándares mínimos, garantizando un

sistema uniforme y de igual acceso para todas las personas que necesiten acceder al sistema de

servicios designado como sistema de cuidado continuo. Algunos de los principios que guiarán los

estándares mínimos esperados serán, sin limitarse a:

Todas las agencias participantes que forman parte de la red de proveedores de vivienda y servicios

de apoyo para personas sin hogar acuerdan considerar dar por terminada la estadía solamente a

través de los mecanismos de comunicación y coordinación establecidos por el Sistema

Coordinado de Entrada, utilizando principalmente el modelo de vivienda primero.

Todas las organizaciones que proveen servicios con fondos del Programa CoC y ESG deben tener

una política justa y clara de terminación de servicios, estadías, reclamaciones, quejas y resolución

de conflictos. Las políticas deben asegurar que un residente tenga el derecho de disputar

formalmente una decisión que ponga en riesgo su estadía en el proyecto de vivienda y su

estabilidad. Esta política deberá ser informada al residente al momento de su admisión al proyecto

e incluida en el acuerdo o contrato de arrendamiento firmado entre las partes, copia del cual

deberá ser entregado al residente.

Todas las organizaciones deben tener políticas que garanticen a los residentes recibir un aviso por

escrito que contenga las razones claras para la terminación del servicio o estadía, que incluya una

declaración detallada de los hechos, la fuente de la información en que se basa, y el derecho del

residente a una revisión de su expediente del proyecto, toda evidencia en la que se basó la

decisión y el derecho a solicitar una reconsideración o apelación imparcial de la decisión.

11

Si por alguna razón justificada una agencia colaboradora del Sistema Coordinado de Entrada

decide la terminación o transferencia de un residente, deberá comunicarse con la Junta de

Directores del CoC PR-503 y el Sistema Coordinado de Entrada en un término no menor de 48 horas

mediante comunicación escrita. El Sistema Coordinado de Entrada utilizará un formulario

estandarizado para documentar cualquier situación que requiera la terminación, cierre o

transferencia de un residente. De surgir una situación que obligue al cese de operaciones de los

proyectos de vivienda, la misma deberá notificarse a la Junta de Directores del CoC PR-503 en un

término no menor de 30 días mediante notificación por escrito.

REQUISITOS PARA EL MANTENIMIENTO DE EXPEDIENTES La documentación para la administración y el seguimiento de servicios efectivo se mantendrá

actualizado y se conservará la confidencialidad de los residentes de los programas.

ESTÁNDARES MÍNIMOS

Cada expediente del participante y residente deberá incluir, como mínimo, un documento de

consentimiento para recopilar, compartir e ingresar información al sistema electrónico que se

considere confidencial, información y documentación de respaldo de elegibilidad requerida por

las agencias proveedoras de los fondos, los acuerdos de participación y / o contratos de

arrendamiento firmados, planes de servicio, notas del Sistema Coordinado de Entrada, información

sobre los servicios provistos tanto directamente como a través de referidos, y cualquier dato de

seguimiento y evaluación que se recopile mientras dure la participación.

La información de los participantes y residentes deberá ser entrada al Sistema de HMIS Conexión

Boricua, asegurándose de contar con la autorización y firma de un consentimiento para el

almacenamiento de información en formato electrónico, mantener la calidad de los datos, en el

tiempo determinado y siguiendo los requisitos adicionales establecidos por Sistema de HMIS

Conexión Boricua.

El proyecto de vivienda y servicios de apoyo a persona sin hogar participante del Sistema

Coordinado de Entrada y adscrito al CoC PR-503 deberá mantener cada expediente de los

participantes y residentes en un lugar seguro y de difícil acceso, se compromete a informar sobre

el derecho a negarse a compartir información que se considere confidencial, a menos que la

información sea necesaria para establecer o documentar la elegibilidad a un programa de

acuerdo a la reglamentación aplicable, no divulgar datos del expediente sin la autorización por

escrito del participante o residente, excepto para el personal del proyecto y otras agencias, según

exige la ley. Los participantes deberán dar su consentimiento informado para usar o compartir los

datos que identifica a un de participante o residente si se utilizan para una investigación, educar e

interpretación del público.

PARTICIPACIÓN REQUERIDA HUD y la Administración de Veteranos (VA) han impartido instrucciones requiriendo que todas las

organizaciones y agencias participen y colaboren con el Sistema Coordinado de Entrada del CoC

correspondiente. Cualquier proyecto que recibe fondos de HUD (Programa CoC y ESG) o fondos de

VA (Supportive Services for Veteran Families [SSVF], Veterans Affairs Supportive Housing [HUD-VASH] y

Grants Per-Diem [GPD]) deben cumplir con los requisitos de participación.

Para dar formalidad a este requerimiento, se requiere la firma de un acuerdo de participación o

Memorando de Entendimiento, para asegurar que todos los proveedores de vivienda y servicios

localizados en el área geográfica del CoC utilicen el Sistema Coordinado de Entrada de una manera

abierta, transparente y consistente. Además, este documento establece las responsabilidades entre

Coalición de Coaliciones, el CoC PR-503 y las agencias colaboradoras del Sistema Coordinado de

Entrada.

12

PROCESO El Sistema Coordinado de Entrada es un proceso a través del cual se evalúan las necesidades de los

individuos y familias sin hogar que solicitan servicios relacionados a opciones y servicios de vivienda

disponibles, organiza en orden de prioridad a los individuos y familias sin hogar más vulnerables y de

mayor necesidad, identifica las alternativas de vivienda y servicios que más se ajusten a sus

necesidades particulares, y realiza referidos a los recursos de vivienda disponibles y adecuados de

una manera sistemática y eficiente. El equipo del Sistema Coordinado de Entrada ha desarrollado un

manual como guía para establecer cómo se debe operar cada proceso según la etapa dentro del

Sistema Coordinado de Entrada. Este documento incluye información sobre el personal encargado

en cada etapa, los formularios necesarios para llevar a cabo la operación y el tiempo estimado que

debe tardar el proceso, antes de pasar a la siguiente etapa.

El proceso del Sistema Coordinado de Entrada consta de cuatro principales componentes o etapas:

acceso, evaluación, identificación y ubicación.

ACCESO La primera etapa tiene el propósito de determinar la elegibilidad de individuos o familias para recibir

servicios del CoC a través del Sistema Coordinado de Entrada. La primera parte del proceso lleva a

cabo un cernimiento de los individuos y familias que solicitan los servicios. El CoC PR-503 sigue un

modelo híbrido donde se han establecido cuatro (4) puntos de entrada para acceder a los servicios

relacionados a vivienda. Los puntos de acceso son: (a) línea telefónica libre de costo; (b) centros de

servicios operados por el Sistema Coordinado de Entrada localizados en Caguas y Ponce; (c) alcance

comunitario; y, (d) organizaciones/agencias colaboradoras del CoC PR-503.

Desde cualquiera de los puntos de acceso se podrá realizar el cernimiento inicial para determinar la

elegibilidad del individuo o familia para recibir servicios de vivienda bajo la definición de persona sin

hogar. Sin embargo, todos los puntos de entrada utilizarán el mismo método de cernimiento,

evaluación, identificación y ubicación, utilizando un proceso uniforme para la toma de decisiones.

EVALUACIÓN La segunda etapa tiene el propósito de recopilar la información necesaria de los solicitantes con el

propósito de evaluar las necesidades específicas de vivienda y servicios de apoyo que fomenten la

ubicación adecuada a las opciones disponibles de ubicación en alternativas de vivienda y su

estabilización de largo plazo. Una vez firmado un consentimiento informado y mediante entrevista

con el/la participante y utilizando un instrumento estandarizado, se procurará recopilar la información

necesaria para conocer: datos de identificación, de vivienda y experiencia de deambulancia,

situación económica, salud física y mental, situaciones de violencia de género, o cualquier otra

situación que esté experimentando que afecte su vida. Como parte de esta etapa es necesario

evidenciar y documentar la veracidad de que el individuo o familia que solicita servicios cumple con

la definición de persona sin hogar, de acuerdo a su situación. Esta evidencia se deberá incluir en el

expediente del participante.

13

IDENTIFICACIÓN La tercera etapa la constituye el proceso de identificación de la mejor alternativa de vivienda

y servicios de apoyo disponibles, de acuerdo a las necesidades específicas identificadas en el

proceso de evaluación y a los objetivos y preferencias. El Sistema Coordinado de Entrada utilizará la

información suministrada por el sistema de HMIS-AWARDS para la disposición de camas actual en el

sistema de cuidado continuo para así poder destinar los referidos correspondientes a la mejor

alternativa disponible que atienda la necesidad de vivienda del participante.

UBICACIÓN La cuarta etapa lo constituye el proceso de ubicación por el cual se coordina y conecta a cada

individuo o familia con la opción de vivienda y servicio más apropiado para cada participante

previamente identificada. Todo referido deberá hacerse a través del Sistema Coordinado de

Entrada, luego de una comunicación y discusión de caso con los representantes autorizados de las

agencias y organizaciones colaboradoras y los participantes. Al hacer los referidos es fundamental

tomar en cuenta, valorar, considerar y respetar los objetivos y preferencias de los/las participantes al

momento de tomar decisiones que les afecten.

INSTRUMENTOS DE CERNIMIENTO Y EVALUACIÓN El Sistema Coordinado de Entrada y sus agencias colaboradoras utilizarán como paso inicial la “Hoja

de Cernimiento y Determinación de Elegibilidad Inicial”, en la cual se determina la elegibilidad del

solicitante dentro de los criterios reglamentarios de la definición de persona sin hogar.

Una vez certificada su elegibilidad, se completará el instrumento de “Entrevista de Evaluación”, en el

cual se realiza una entrevista completa con el propósito de conocer las circunstancias de la situación

del solicitante al momento de la entrevista, así como sus necesidades y condiciones específicas.

Como parte de la segunda etapa del proceso de entrada del Sistema Coordinado de Entrada es

preciso hacer una Entrevista de Evaluación a cada solicitante, una vez se determine que es elegible

para recibir servicios de vivienda bajo la definición de persona sin hogar, según aplique. Para hacer

esta entrevista se utilizará un instrumento de forma estandarizada a todos los/las solicitantes,

independientemente de la demografía y localización. El instrumento Entrevista de Evaluación ha sido

diseñado en cumplimiento con los requisitos de HUD establecidos por los Estándares de Datos vigentes

para las operaciones del Sistema de HMIS Conexión Boricua, para recopilar la información necesaria

que ayude a conocer: los datos de identificación, de vivienda y deambulancia, situación económica,

salud física y mental, incluyendo uso de sustancias. La Entrevista de Evaluación servirá de guía para

completar el VI-SPDAT y poder evaluar las opciones disponibles para la ubicación de cada

participante en las alternativas de vivienda disponibles al momento de la entrevista.

Figura 2. Flujograma del proceso del Sistema Coordinado de Entrada

Acceso Evaluación

Acceso y evaluación

estandarizados

Identificación/Ubicación coordinados

Identificación Ubicación

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La información contenida en la Entrevista de Evaluación brindará la información necesaria para

completar el instrumento conocido como “Vulnerability Index - Service Prioritization Decision

Assistance Tool” (VI-SPDAT). El VI-SPDAT servirá de herramienta para el establecimiento del orden de

prioridad, basado en las condiciones y necesidades específicas de cada individuo o familia sin hogar,

en la segunda etapa de evaluación. Esta herramienta permite el establecimiento del orden de

priorización basada en la vulnerabilidad a través de cinco componentes: (a) historial de vivienda y

deambulancia, (b) los riesgos, (c) la socialización y el funcionamiento diario, (d) bienestar - incluyendo

las condiciones de salud crónicas, uso de sustancias, enfermedad mental, y trauma y, (e) composición

de la familia (si aplica).

El VI-SPDAT permite a los proveedores de servicios evaluar y dar prioridad al universo de personas sin

hogar que entran al sistema de cuidado e identificar el orden de prioridad adjudicar al momento de

considerar las alternativas de ubicación de vivienda, a base de la severidad y nivel de complejidad

de sus necesidades.

La siguiente tabla muestra las recomendaciones sobre alternativas de vivienda según la puntuación

total del VI-SPDAT:

Puntuación Recomendación

8 o más Prioridad para Vivienda Permanente con Servicios de Apoyo (PSH)

4-7 Prioridad para Vivienda Transitoria (TH)

4-7 Prioridad para Reubicación Rápida (RRH)

0-3 Prevención

LISTA DE ESPERA Todo individuo o familia sin hogar para quien por alguna razón no pueda identificarse una alternativa

de vivienda disponible que atienda su necesidad de vivienda será incluido en una Lista de Espera de

acuerdo al nivel de prioridad determinado.

DESVÍO Todo individuo o familia que una vez entrevistada y evaluada se determina que no cualifica para ser

atendida dentro de la red de vivienda y servicios de apoyo para personas sin hogar del Sistema de

Cuidado Continuo CoC PR-503 deberá ser referido a un sistema alterno de asistencia social disponible

que permita la satisfacción de la necesidad identificada.

Presentes:

Coalición de Coaliciones

Centro Cristo Pobre

Departamento de la Familia

Pathstone

Corporación Milagros del Amor

Hogar Fortaleza del Caído

Hogar Luz de Vida

Guara Bi

Transformados por su Presencia

ASSMCA

Estancia Corazón

IPVI PR

COSSMA

Proyecto Matria

Lucha Inc.

Hogar Nueva Mujer

Hogar Crea

Fundesco

Casa de la Bondad

Municipio de Coamo

Municipio de Caguas

Municipio de Mayagüez

Municipio de Gurabo

Municipio de Jayuya

Municipio de Hormigueros

Municipio de Salinas

Municipio de Isabela

Municipio de Humacao

Municipio de Cayey

Municipio de Naguabo

Municipio de Guayama

Municipio de Ponce

Representación de la población sin hogar

PR-503 CoC

SUR/SURESTE


Lugar:

Centro de Convenciones

Guayama P.R

Fecha: Viernes, 24 de febrero de 2017

Hora: 8:30 am

MINUTA

Asuntos discutidos:

Comienza la asamblea a las 9:45 am

Se establece cuórum para llevar a cabo la Asamblea con 55 personas en lista de asistencia,

de estas son: 32 agencias y un representante de la población sin hogar.

Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para que comiencen los

trabajos, secunda la moción la Sra. Idalia Pérez del Municipio de Jayuya.

Saludo y bienvenida por el presidente del Cuerpo Directivo el Sr. Walter Pérez.

El Sr. Miguel Rivera parlamentarista indica las normas y recomienda que el CoC PR 503

tenga un Manual Parlamentario.

Walter Pérez presidente indica que la Sra. Yolanda Ramos trabajara como observadora de

la Asamblea además menciono que es de una comunidad religiosa y que la misma

realizara un informe de lo que allí suceda y se lo entregara a la Junta de Directores.

Se nominan voluntarios para el Comité de Escrutinio

o María Rodríguez – Pathstone

o Luis Rodríguez – Centro Cristo Pobre

o Arnaldo Rodríguez – Municipio de Guayama

Idalia Pérez del Municipio de Jayuya presenta moción para que se apruebe el comité de

escrutinio, secunda la moción Marisol Meléndez del Municipio de Naguabo y Andrés

Rodríguez de Hogar Crea Inc.

*El pleno aprobó por voto mayoritario que estas personas lleven a cabo las labores del

comité de escrutinio no hubo objeción ni oposición.

José Luis Vázquez realizo lectura de la minuta de la Asamblea del 7 de julio de 2017.

La Sra. Sandra Rosas del Municipio de Hormigueros indica que la Sra. Miriann Matos

aparece en el Municipio de San German y es del Municipio de Hormigueros. En adición

indica que se modifique la minuta y se añadan los apellidos a todos los nombres.

Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez indica que en la lista de los presentes al

comienzo de la minuta no aparece representación del Municipio de Mayagüez aunque

aparece como votante. Indica que falta información en la minuta que debe ser

completada para poderse aprobar.

Yamina Apolinaris de Corporación de Milagros del Amor indica que hay un planteamiento

en la minuta en que indica que ella menciono que las personas sin hogar no tendrán voto,

aclara que hubo un proceso antes de ella hacer ese comentario y fue que la Asamblea

determino que las personas sin hogar no tendrían voto por que en el reglamento indicaba

que no se le daría voto a las personas sin hogar, que ella personalmente indico que no

estaba de acuerdo con esa decisión.

Sandra Velázquez del Municipio de Caguas indica que lo que se planteo fue si la cantidad

de personas sin hogar que tenían derecho a voto eran todas las presentes o solo una que

el reglamento no era claro en ese punto.

Doris Quiñones de Estancia Corazón indico que debían establecerse todos los procesos y

ser más específicos que se perdieron muchos detalles importantes.

Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para que no se apruebe la

minuta hasta que se arregle, que sea circulada al pleno para aprobación en la próxima

asamblea. Secunda la moción Juan de Dios del Centro Cristo Pobre. No hubo oposición ni

objeción por voto unánime queda debidamente aprobada la moción.

Doris Quiñones de Estancia Corazón le solicita al presidente Walter Pérez que haga el

proceso correcto de votación dejándose llevar por las recomendaciones del Sr. Miguel

Rivera parlamentarista. Se lleva a votación la moción del Sr. Jaime Rosario del Municipio

de Mayagüez.

o A favor 22

o En contra 0

o Abstenidos 1 (Doris Quiñones de Estancia Corazón)

La Sra. Amarilis Pagan del Proyecto Matria presenta moción para que se altere el orden

de la Agenda, que se presente primero el Informe del Cuerpo Directivo y la Agencia

Coordinadora y el Comité que trabajo con la Guía del Solicitante Colaborativo. La moción

no fue secundada ni aprobada por el pleno.

Ivelisse Mussenden del Departamento de la Familia presenta las enmiendas al

Reglamento e indico como fue el proceso y el protocolo para realizar las mismas.

Menciona que el 10 de febrero de 2017 se circuló el Acuerdo Comunitario vigente el

borrador del Nuevo Reglamento, el formulario de enmiendas, el RFP y la Guía de Solicitud

de la Entidad Colaboradora, que se circuló a todos los miembros del CoC PR 503 para que

sometieran enmiendas al Reglamento. Que las enmiendas debían ser en el Formulario

enviado, agradece a todas las personas que se tomaron el tiempo de hacer el ejercicio. Se

recibieron 6 formularios de enmiendas 5 organizaciones de base comunitaria y 1

municipio. Que muchas de las enmiendas eran de sintaxis, formato, semítica uniformidad

y de ser consistentes en el lenguaje esas enmiendas se acogieron y se corrigieron. Algunas

enmiendas fueron de contenido las cuales el comité miro las llevo al Cuerpo Directivo se

discutieron y son las que se van a presentar en el día de hoy.

Lectura de la Enmienda #1 del Reglamento

La Sra. Amarilis Pagan del Proyecto Matria pregunto cuál era el tiempo establecido para

que las enmiendas fueran circuladas al pleno según el Acuerdo Comunitario. Ivelisse

Mussenden del Departamento de la Familia le indica que entiende que eso no está

específico en el Acuerdo Comunitario pero aclara que cuando circularon el mismo se les

estipulo un tiempo específico para enviar sus enmiendas y contestar. La Sra. Amarilis

Pagan del Proyecto Matria indica que en el Acuerdo Comunitario específica que las

enmiendas deben ser enviadas que con dos semanas de anticipación, que al día 10 de

febrero de 2017 se cumplían los 10 días y que algunas personas estaban viendo el

Reglamento hoy por primera vez, que no tuvieron tiempo de revisar el documento y hacer

sus consultas, ya que muchos son juntas directivas. Ivelisse Mussenden del Departamento

de la Familia menciona para efectos de aclaración, que en una Reunión Extraordinaria del

CoC PR 503 en vista de los señalamientos de HUD se recomendó que se enmendara y se

revisara el Acuerdo Comunitario. Que se envió a todos los componentes el Acuerdo

Comunitario viejo el borrador del Reglamento nuevo con el propósito de que se observara

lo que había y en base a eso hacer sus recomendaciones.

Hammil Álvarez de COSSMA indica que es importante aclarar a los presentes que este CoC

está siendo mirado por HUD, que muchas de las cosas trabajadas son en respuesta a una

exigencia de la fuente de fondos que las cosas señaladas se hacen antes de las fechas

estipuladas o desaparece el CoC que esta consiente de lo que indico la compañera

Amarilis Pagan del Proyecto Matria que talvez no tuvo tiempo de leerlo que algunos no le

llego pero que no hay tiempo para que los trabajos del CoC se detenga.

El parlamentarista Miguel Rivera indica que se proceda a la votación de la Enmienda #1

del Reglamento.

Amarilis Pagan del Proyecto Matria indica si habrá la posibilidad de hacer una Asamblea

antes del 31 de marzo de 2017. Walter Pérez indica que HUD les dio hasta esa fecha para

entregar las enmiendas al Reglamento, la selección de la Nueva Entidad Colaboradora y

otros asuntos que fueron planteados en un calendario que se le entrego a HUD. Que

realizar una Asamblea atrasaría todos los procesos.

Ramfis Pérez de Lucha Inc. indicó que en la Reunión Extraordinaria se planteó cual iba a

ser el itinerario de los procesos.

Idalia Pérez del Municipio de Jayuya presenta moción para que continúen los trabajos

secunda la moción Juan de Dios de Cristo Pobre.

o A favor 31

o En contra 3

o Abstenidos 0

Enmienda #1

o A favor 28

o En contra 2

o Abstenidos 4

Total: 30

La enmienda queda debidamente aprobada, cuatro personas no ejercieron su

derecho al voto.

El parlamentarista Miguel Rivera indica que las personas que no levanten la mano para

votar se contaran como votos abstenidos.

Enmienda #2

o A favor 29

o En contra 0

o Abstenidos 5

o Total: 34

La enmienda queda debidamente aprobada

Enmiendas #3

o A favor 25

o En contra 0

o Abstenidos 9

o Total: 34


Enmienda #4

Afife Torres Coordinadora del CAS PR 503 pregunta por qué ellos solo tienen voz y no

derecho al voto. Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor indica que ella

también tiene esa misma pregunta pues en reunión del comité se había decidido que

tanto HMIS como el CAS tendrían voz y voto, que solo la Agencia Coordinadora tendría

voz pero no voto.

Walter Pérez presidente aclara que como los tres HMIS, CAS y Agencia Coordinadora son

dirigidas por la misma organización al momento, por eso se decidió que tuvieran voz pero

no voto y que el restante de los 13 que componen la Junta tendrán voz y voto.

Ivelisse Mussenden indica que esto va más allá que el HMIS, CAS y Agencia Colaborador

que esto fue realizado por componente para que haya representación de todos para

poder trabajar en nuestro norte que es la población sin hogar.

Doris Quiñones de Estancia Corazón indica que cuando hablamos del CoC hay 3 entidades

que tienen posición poder decisional sobre muchos elementos estos son HMIS, Agencia

Colaboradora y el CAS. Estas entidades van a dar cuenta de lo que pasa con la ejecución

y funcionamiento de las demás agencias. En ese sentido se hace de esta manera de que

tengan voz pero no voto para evitar conflicto de interés.

Arnaldo Rodríguez del Municipio de Guayama indico que no recibió el correo electrónico

de las enmiendas, recomienda se hagan las entregas también por correo regular como

método de acuse de recibo para que garantice que todos reciban los documentos.

Adicional indica que se abstuvo de las enmiendas al Reglamento por que mencionaba algo

de la política y el municipio, menciono que hay leyes de ética gubernamental y las leyes

que aplican a los municipios y sus empleados, que no debe de haber un trato distinto

porque se lleve a cabo una elección cada 4 años.

Walter Pérez presidente indica que el asunto de entrega de documentos será discutido

en asuntos nuevos.

Votación Enmienda #4

o A favor 26

o En contra 3 (Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor indico que está

en contra porque desea que allá representación de dos personas sin hogar)

o Abstenidos 5

o Total: 34


Enmienda # 5

Ivelisse Mussenden del Departamento de la Familia indico que en medio del proceso de

las enmiendas se percataron que el Código de Ética no había sido circulado, menciono

que se circuló el 22 de febrero de 2017. Moción para que se apruebe el Código de ética

según recomendación del parlamentarista Miguel Rivera.

o A favor 28

o En contra 2

o Abstenidos 4

o Total: 34

o La enmienda queda debidamente aprobada

Enmienda #6

o A favor 24

o En contra 0

o Abstenidos 10

o Total: 34

o La enmienda queda debidamente aprobada

El parlamentarista Miguel Rivera índico que en cualquier momento se puede hacer un

reconteo de los presentes con el fin de aclarar los números para efectos de votación.

Enmiendas # 7

o A favor 28

o En contra 1

o Abstenidos 5

o Total: 34


Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor recomienda que se cuenten solo los

votos abstenidos que han levantado la mano porque talvez se cuenta como voto

abstenido gente que ya se fue de la Asamblea, ya que el voto de abstención es un voto

consiente y es un derecho.

Walter Pérez presidente acoge la recomendación de Yamina Apolinaris.

Idalia Pérez del Municipio de Jayuya indica que el proceso empezó de una manera que

recomienda que se haga una anotación en la minuta que especifique el cambio en cuanto

al conteo de los votos.

El parlamentarista Miguel Rivera recomienda se continúen con el proceso que estaba para

que no cree incongruencias.

Amarilis Pagan del Proyecto Matria menciona que tiene una preocupación en cuanto al

lenguaje (enmienda #7) cuando menciona que una persona que no participo en los grupos

de trabajo no puede obstaculizar los trabajos, que se habla de grupos de trabajo y no

trabajos de la Asamblea que hay que tomarlo con cautela por que puede traer una

situación legal y ella como abogada y directora de una organización quiere descargar la

responsabilidad por si pasa algo.

El parlamentarista Miguel Rivera aclara que solo las personas que dieron su voto a favor

pueden pedir una reconsideración que las personas que votaron en contra o abstenidos

no tienen ese derecho.

Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor menciona que debe haber una

moción para aprobar el Reglamento en su totalidad con las enmiendas discutidas. Cristian

Pagan del Municipio de Ponce secunda la moción.

o A favor 29

o En contra 2

o Abstenidos 3

o Total: 34

El Reglamento queda debidamente aprobado

Ramfis Pérez de Lucha Inc. felicita el Comité de Reglamento por la dedicación y sus largas

horas de trabajo, los mismos son: Sandra Velázquez Municipio de Caguas, Ivelisse

Mussenden Departamento de la Familia, Yamina Apolinaris Corporación Milagros de

Amor, Jaime Rosario Municipio de Mayagüez, Héctor Vicens representación de población

sin hogar, Doris Quiñones de Estancia Corazón e Idalia Pérez del Municipio de Jayuya.

Ramfis Pérez de Lucha Inc. presenta las Enmiendas a la Guía del Solicitante Colaborativo

agradece a los miembros que participaron del Comité de RFP, por su dedicación y largas

horas de trabajo ellos son: Vilmarie Rivera del Hogar Nueva Mujer, Gloria Vázquez de Casa

de la Bondad, Hammil Álvarez de COSSMA, Roberto Ramírez de Pathstone y este servidos

(Ramfis Pérez). Indica que la Guía fue circulada a todos los miembros del CoC y que 2

organizaciones dieron las recomendaciones.

Receso 11:40 am

Continúan trabajos de Asamblea 11:40 am

Ramfis Pérez indica que se incluyeron las recomendaciones al documento de la Guía y que

las mismas fueron aprobadas por el Cuerpo Directivo. La Sra. María Rodríguez de

Pathstone recomendó que se cambiara en el documento la palabra dinero por la palabra

fondo y Agencia Coordinadora por Entidad Coordinadora. Ramfis Pérez indico que hubo

un cambio en el itinerario de las fechas que la Convocatoria para la nueva Entidad

Colaboradora será circulada en el día de hoy (24 de febrero de 2016). Menciono que

enviaran las propuestas al correo electrónico [email protected], también se requiere

que sean enviadas por correo certificado a la dirección será la de Guara Bi ya que Iván

Moratiel es el secretario. El 28 de marzo de 2017 será la fecha límite para someter

preguntas y el 4 de marzo de 2017 para contestarlas esto será por correo electrónico.

Indico que la fecha límite para entregar propuestas será hasta el 7 de marzo de 2017, y

que el comité evaluador evaluara las propuestas el 17 de marzo de 2017. El 20 de marzo

de 2017 debe estar seleccionado la Nueva Entidad Colaborativa y el 28 de marzo de 2017

en Asamblea se notificara la Nueva Entidad Colaboradora la cual debe ser ratificada por

el pleno.

Juan de Dios de Cristo Pobre indica que la Nueva Entidad no puede ser recipiente fondos

de la Coalición de Coaliciones además menciona que si se hará un anuncio en la prensa,

sobre la Convocatoria para la Nueva Entidad Colaboradora. Ramfis Pérez indico que el

presidente Walter Pérez y el van a estar trabajando con eso que harán un aviso público.

Presenta moción para que se apruebe poner la palabra Entidad en vez de Agencia y fondos

en vez de dinero.

o A favor 29

o En contra 0

o Abstenidos 5

o Total: 34

En el documento número 8 la Sra. Sandra rosas del Municipio de Hormigueros

recomienda que se añada los documentos requeridos para el proponente, se presenta

moción para que se apruebe.

mailto:[email protected]

o A favor 28

o En contra 0

o Abstenidos 6

o Total: 34

Queda debidamente aprobada la enmienda

En el documento número 9 la Sra. Sandra Rosa del Municipio de Hormigueros recomienda

se pongan los criterios de evaluación, se presenta moción para que se apruebe la

recomendación.

o A favor 24

o En contra 0

o Abstenidos 10

o Total 34

Queda debidamente aprobada la enmienda

Sandra Rosas del Municipio Hormigueros sugiere que el Comité evaluador de las

propuestas no debe ser compuesto por personas que compiten por los mismos fondos y

que las cartas no sean dirigidas al presidente (Walter Pérez).

Walter Pérez presidente indica que en una reunión de Junta se constituyó un comité

evaluador en consideración a lo que HUD menciono de que los miembros fueran algunos

parte del pleno y otros del Cuerpo, se le hizo el solicitud a:

o Carmen Alicia – Casa del Peregrino en Aguadilla (no recibe fondos)

o Juan de Dios – Cristo Pobre (recibe fondos)

o Idalia Pérez – Municipio de Jayuya (recibe fondos)

o Luis Segarra - vicepresidente

o Walter Pérez - presidente

Yamina Apolinaris de Corporación Milagro de Amor presenta moción para que se

apruebe el documento de la Guía del Solicitante Colaborativo, secunda la moción el Sr.

Juan de Dios de Cristo Pobre.

o A favor 28

o En contra 0

o Abstenidos 6

o Total 34

Queda debidamente aprobada la Guía de Solicitante Colaborativo

Walter Pérez presenta moción para que el Informe del Cuerpo Directivo y la Agencia

Coordinadora pase a un lugar posterior para darle prioridad a los asunto de las

nominaciones. Secunda la moción Cristian Pagán del Municipio de Ponce.

o A favor 27

o En contra 3

o Abstenidos 4

o Total 34

Queda debidamente aprobada la moción

Afife Torres del CAS indica que el proceso de nominaciones no está claro que en asamblea

pasada se indicó que el documento sería enviado por correo electrónico y que las

personas iban a postear su resume y lo iba a enviar para que todos supieran quienes eran

los candidatos que iban a ser presentados. Walter Pérez indica que el documento no se

ha enviado que solo envió una nominación el Sr. Ramfis Pérez.

Walter Pérez indicó que la Junta se compone de 16 miembros de los cuales 13 tienen voz

y voto, que solo 3 tendrán voz pero no voto.

Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para ir nominando según el

orden de la tabla, secunda la moción Luis Segarra de Fortaleza del Caído.

El Sr. Miguel Rivera parlamentarista estará durante el proceso de nominación según el

presidente Walter Pérez.

Hammil Álvarez de COOSMA pregunta cómo serán las posiciones, Walter Pérez

presidente indica que en una reunión del cuerpo se tomó la decisión de que la Asamblea

debía elegir los miembros. Ramfis Pérez de Lucha Inc., menciona que el Reglamento

aprobado indica que se elijan los miembros y luego el Cuerpo directivo elige las

posiciones.

Miguel Rivera parlamentarista sugiere que el Comité de Escrutinio verifique las personas

votantes.

Afife Torres del CAS recomienda que se explique que esperan de esos miembros según su

categoría. Yamina Apolinaris de Corporación de Milagro de Amor menciona los

componentes y cuales cualifican para estas posiciones.

Andrés Rodríguez de Hogar Crea presenta moción para que la Junta existente permanezca

hasta junio de 2017, secunda la moción Amarilis Pagan del Proyecto Matria.

Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor presenta una enmienda a la moción

del Sr. Andrés Rodríguez para que la próxima Junta se nomine en la próxima Asamblea la

cual será en junio de 2017. Walter Pérez indico que hay muchos miembros de la Junta

actual que no desean continuar.

Andrés Rodríguez de Hogar Crea enmienda su moción e indica que la Junta actual

permanezca hasta junio 2017, y aquel miembro que no desee continuar haga una

renuncia y que la Junta determine el proceso para llenar esas vacantes. Secunda la moción

Amarilis Pagán del Proyecto Matria.

Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor indica que su enmienda a la moción

va dirigida a que ella personalmente no desea continuar en la Junta para que otros

miembros participen, que si estará disponible para el proceso de transición.

Sandra Velázquez del Municipio de Caguas pregunta cómo sería el proceso de decisiones

si permaneciera la Junta actual, basados en el Reglamento nuevo o el Reglamento

anterior.

El parlamentarista Miguel Rivera indica que todo lo que se pueda hacer bajo el

Reglamento nuevo hay que hacerlo, que lo único que no se puede hacer seria la

composición de la Junta.

Votación para la moción según enmendada por Andrés Rodríguez de Hogar Crea,

aceptada por Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor y secundada por

Amarilis Pagan de Proyecto Matria.

o A favor 19

o En contra 7

o Abstenidos 8

o Total 34

Queda debidamente aprobada la moción

El parlamentarista Miguel Rivera recomienda que se determine un comité de

nominaciones tomando en consideración el Reglamento y la disposición de las personas.

Ramfis Pérez de Lucha Inc. presenta moción para que se nomine 5 miembros para el

comité de nominaciones, secunda la moción Yamina Apolinaris de Corporación de Amor.

o A favor 21

o En contra 4

o Abstenidos 9

o Total 34

Nominaciones para el Comité de nominaciones

o Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez nomina a Yamina Apolinaris de

Corporación Milagros de Amor la misma no acepto.

o Ramfis Pérez de Lucha Inc. nomina a Carmen Matos de Fundesco la misma acepto.

o Luis Segarra de Fortaleza al Caído nomina a Hammil Alvares de COOSMA la misma

no acepta.

o Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de Amor nomina a Amarilis Pagan de

Proyecto Matria la misma no acepto.

o Ramfis Pérez de Lucha Inc. nomina a Gloria Vázquez de Casa la Bondad en

Humacao la misma acepto.

o Lourdes Rivera de Coalición de Coaliciones nomina a Arnaldo Rodríguez del

Municipio de Guayama el mismo acepto.

o Juan de Dios de Cristo Pobre nomina a Luis Rodríguez de Cristo Pobre el mismo

acepto.

o Cristian Pagan del Municipio de Ponce nomina a Edna Lugo del Municipio de

Ponce la misma acepto.

Se cerraron las nominaciones no hubo objeción ni oposición.

Se retira el parlamentarista Miguel Rivera a la 1:00 pm.

Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez presenta moción para que se ratifique el comité

evaluador, decisión que ya tomo el Cuerpo directivo, secunda la moción María Rodríguez

de Pathstone.

o A favor 16

o En contra 3

o Abstenidos 15

o Total 34

Doris Quiñones de Estancia Corazón presenta moción para que se determine quorum,

secunda la moción Sandra Rosas del Municipio de Hormigueros.

Se establece quorum de 28 presentes con un 82%, a las 1:16 pm.

Se lleva a cabo votación nuevamente para la moción de Jaime Rosario del Municipio de

Mayagüez.

o A favor 16

o En contra 4

o Abstenidos 8

o Total 28

Arnaldo Rodríguez del Municipio de Guayama indica que el Centro de Convenciones

estará disponible los días 1,6 y 7 de marzo de 2017 por si se queda algún trabajo

pendiente el cual debe de ser discutido antes del 31 de marzo de 2017.

Afife Torres del CAS indica que si el pleno lo aprueba se enviara el Informe de la Agencia

Coordinadora por correo electrónico a todos los presentes. Se lee carta del Sr. Francisco

Rodríguez Agencia Coordinadora dirigida al Cuerpo Directivo y a la Asamblea.

Walter Pérez presidente presenta moción para que se envié también el Informe del

Cuerpo Directivo por correo electrónico, secunda la moción Ramfis Pérez de Lucha Inc.,

no hubo oposición ni objeción.

Yamina Apolinaris de Corporación Milagros de amor indica que ha nombre del Cuerpo

Directivo y de la Asamblea se le desea pronta recuperación en el proceso de salud del Sr.

Francisco Rodríguez.

Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez agradece a Francisco Rodríguez y a Coalición

de Coaliciones por toda la labor, y el compromiso que este CoC existe gracias a eso. Indica

que la Asamblea y el Cuerpo Directivo están sumamente agradecido.

En asuntos nuevos se discute la situación que trajo Arnaldo Rodríguez el Municipio de

Guayama para que se entreguen las comunicaciones por correo electrónico, por correo

regular y se de una llamada corroborando que recibieron la comunicación esto con el fin

de asegurar el recibo de todos los documentos enviados.

La reunión se dio por terminada a las 1:36 pm, luego de una moción de cierre por parte de Sandra

Velázquez del Municipio de Caguas y secundada por Jaime Rosario del Municipio de Mayagüez.

La próxima Asamblea del PR 503 CoC será el 23 de junio de 2017 en las Facilidades del Centro de

Convenciones de Guayama PR a las 8:30 am se enviara invitación y agenda por correo electrónico.

Aprobado conforme al reglamento, durante la reunión llevada a cabo el día viernes, 24 de

febrero de 2017 en Guayama, Puerto Rico.

________________________

Iván Moratiel

Secretario

PR-503 CoC

SUR/SURESTE


Lugar:

Coliseo Arquelio Torres Ramírez

San German P.R

Fecha: Jueves, 7 de julio de 2016

Hora: 9:00 am

MINUTA

Presentes:

Coalición de Coaliciones

Hogar Luz de Vida Mayagüez

Guara Bi

Municipio de Caguas

Municipio de Jayuya

Centro Cristo Pobre

Municipio Ponce

Municipio Moca

Cossma Inc.

Proyecto Amor que Sana

Proyecto La Nueva Esperanza

Fundesco

Hogar Nueva Mujer

IPVI Dame Tu Mano

Municipio Naguabo

Proyecto Matria Inc.

Municipio San German

Municipio Cayey

Municipio de Hormigueros

Municipio Guayama

Lucha Inc.

Municipio de Isabela

Estancia Corazón

Municipio de Aguas Buenas

Municipio de Ceiba

DSC-CIRS

Municipio de Yauco

Municipio de San Lorenzo

Municipio de Guanica

Municipio de Mayagüez

Coalición del Este

Municipio de Humacao

ASSMCA

Municipio de Coamo

Pathstone

Corporación Milagros de Amor

Departamento de la Familia

Guayama CAM

Hogar María del Carmen

Asuntos discutidos:

Comienza la asamblea a las 10:30 am

Se establece cuórum para llevar a cabo la Asamblea por el Sr. Iván Moratiel secretario del

Cuerpo Directivo (80 personas en lista de asistencia).

Saludo y bienvenida por el presidente del Cuerpo Directivo el Sr. Walter Pérez.

El Sr. Juan Panelli presenta moción para que se enmiende la agenda eso no fue aprobado

por el Cuerpo Directivo hasta tanto se denominen los voluntarios para el comité de

escrutinio, se continua con la agenda y los procesos parlamentarios.

Se nominan voluntarios para el Comité de Escrutinio

o Carmen Matos – Fundesco (representante del comité)

o Julio Cruz – Dame tu mano Mayagüez

o Ana Berejan – Municipio de Hormigueros

El pleno aprobó que estas personas lleven el comité de escrutinio no hubo

objeción.

El Sr. Juan Panelli repite nuevamente la moción para que se enmiende a agenda.

José Luis de Estancia Corazón presenta moción para que realice otra asamblea durante

15 días, Yamina Apolinaris indica que hasta que no se apruebe la moción anterior no se

puede presentar otra hasta tanto esta sea aprobada y secundada.

El Sr. Iván Moratiel pasa lista de las personas votantes por organización.

o Amor que sana

o Hogar Luz de Vida – Walter Pérez

o Municipio de San German- Teniente Nelson

o Municipio de Cayey – Yolanda Sierra

o Municipio de Jayuya – Claritxa Negrón

o Municipio de Hormigueros – Miriam Matos

o IPVI de Puerto Rico – Nilsa López

o Centro Cristo Pobre – Juan de Dios

o Municipio de Mayagüez – Jaime Rosario

o Municipio de Ponce – Maira Pacheco

o Municipio de Moca - Yolanda Barreto

o Cossma- Janella Plana

o Proyecto La Nueva Esperanza – Joanan

o Comunidad Interesada- José Galatza

o Fundesco – Carmen Matos

o Hogar Nueva Mujer – Vilmarie Rivera

o Municipio de Naguabo -

o Proyecto Matria – Amarilis Pagan

o Municipio Guayama – Arnaldo Rodríguez

o Lucha Contra el SIDA – Wandaliz Román

o Municipio de Isabela – Rosario Villanueva

o Estancia Corazón – José Luis Vázquez

o Municipio de Aguas Buenas – Benigno Díaz

o Municipio de Ceiba – Edith Medina

o DSC/CIRS –

o Municipio de Yauco – Jean Wise

o Municipio de San Lorenzo – Iris de Gracia

o Municipio de Guaníca – María Caraballo

o Coalición del Este – Juan Correr

o Municipio de Humacao – Yudit

o ASSMCA- Yesenia Monjica

o Municipio de Coamo – María Mauras

o Pathstone- Roberto Ramírez

o Corporación Milagros del Amor – Yamina Apolinaris

o Departamento de la Familia – Ivelisse Mussenden

o Coalición de coaliciones – Lourdes Rivera

o Hogar María del Carmen Aguada – Rose Marie

o Guara Bi – Iván Moratiel

o Personas sin hogar – 9

-Yamina Apolinaris indica que es un solo voto por organización pero en el

caso de las personas sin hogar son los únicos que tienen su propio voto.

La Sra. Sandra Velázquez indica que el reglamento no se especifica cómo sería el proceso

de votación de las personas sin hogar, pregunta dónde está la referencia en donde puede

aclarar cuál sería el proceso correcto.

Janella Plana indica que eso es un mandatorio federal por lo cual debe de constar en el

reglamento, recalco que no tiene la fuente ni la información específica.

La Asamblea determino que las personas sin hogar no tendrán voto que solo será la

persona que fue seleccionada para votar por la organización a la que pertenecen. Total

que hace quorum para votar 38 organizaciones.

Solicitan moción para que se haga una asamblea en 15 días, Yamina Apolinaris indica que

ya está moción fue secundada.

Ramfis Pérez indica que todas las preocupaciones o la mayoría van a ser atendidas,

recomienda que esperemos a que se discuta el informe del presidente y basado a eso se

presenten enmiendas, dudas o preguntas.

Proceso de votación para la moción del Sr. Juan Panelli

o A favor 14

o En contra 17

o Abstenciones 4

La moción del Sr. Juan Panelli no fue aprobada por el pleno

El Sr. Iván Moratiel secretario realiza lectura de la minuta de la pasada Asamblea 22 de

enero de 2016, el Sr. Arnaldo Rodríguez del Municipio de Guayama presenta moción para

que se apruebe la minuta, la misma fue secundada por Doris Quiñones. La minuta fue

debidamente aprobada y acogida por la asamblea.

El presidente del Cuerpo Directivo el Sr. Walter Pérez presenta su informe.

La Sra. Yamina Apolinaris presenta plan basado en preocupaciones y recomendaciones

del Cuerpo Directivo relacionado a las organizaciones que perdieron los fondos,

resignación de fondos, medidas de desempeño entre otros.

Sandra Velázquez presenta moción sustituta para el proceso de transición del Municipio

de Caguas. Solicita se haga un nuevo ranking y se elimine los proyectos 1, 2 y que los

fondos se le asignen a proyectos nuevos de permanent housing bonus al eliminar estos

proyectos se pueden añadir más proyectos en el tier 1.

El Sr. Walter Pérez presidente del Cuerpo Directivo presenta horario para el receso de

1:30 pm a 2:00 pm.

Tarde comienza a las 2:09 pm

El Sr. Iván Moratiel a las (2:13 pm) pasa lista de las Organizaciones, habían 29

organizaciones votantes presentes.

Luis Cruz presenta moción para que se discutan o traigan al pleno las dos propuestas se

lleva a cabo votación, con los siguientes resultados:

o Votar a favor de la moción – 11

o En contra de la moción – 14

Nota: queda descartada la moción del Sr. Luis Cruz

Moción para que se vote por la propuesta sustituta sugerida por Sandra Velázquez para

el proceso de transición del Municipio de Caguas

o A favor 15

o En contra 14

Se lleva a cabo votación por organizaciones para la propuesta sugerida por el Municipio

de Caguas con los siguientes resultados: (2:35 pm)

o A favor 14

o En contra 15

o Abstención 2

Yamina Apolinaris lee la propuesta que tiene el Cuerpo directivo hacia el CoC PR 503 en

donde solicita mover los proyectos 1 y 2 al tier 2 colocándolos al final de la lista. Con el

propósito de que el dinero esté disponible para las organizaciones y sea utilizado para

vivienda permanente. Se lleva a cabo votación con los siguientes resultados: (3:02 pm)

o A favor 12

o En contra 16

o Abstención 0

Total 28 votos

Propuesta original ( 3:14 pm)

o Primera moción

A favor 16

En contra 2

Abstención 4

Total 22 votos

o Segunda moción

A favor 20

En contra 0

Abstención 1

Total 21 votos

Se determina continuación de la Asamblea ya que no se discutieron todos los puntos de

la agenda se pauto para agosto de 2016

Yamina Apolinaris indica que el pleno tenga una reunión para discutir el debriefing que

tuvieron como CoC y a su vez discutir los resultados de la reunión con la Sra. Ann Olive,

no hubo oposición u objeción.

Yamina Apolinaris indica que se realice un calendario de tareas relacionadas con la

Competencia del 2016 con el propósito de que los componentes del CoC se comprometan

a participar en los comités de trabajos, no hubo oposición ni objeción.

Walter Pérez indica que hay continuidad de la asamblea para el mes de agosto se le

notificara fecha.

Walter Pérez indico que la Agencia Colaboradora no dio su informe ya que los puntos

pautados en la agenda se prolongaron.

El Sr. Walter Pérez presenta moción de cierre debidamente secundada da por terminada

la Asamblea a las 3:50 pm aproximadamente.

U.S. Department of Housing and Urban Development

Office of Community Planning and Development

Special Attention of:

All Secretary's Representatives

All Regional Directors for CPD

All CPD Division Directors

Continuums of Care (CoC)

Recipients and Subrecipients of the

Continuum of Care (CoC) Program

Recipients and Subrecipients of the

Emergency Solutions Grants (ESG) Program

Notice: CPD-17-01

Issued: January 23, 2017

Expires: This Notice is effective until it is

amended, superseded, or rescinded

Cross Reference: 24 CFR Part 578,

42 U.S.C. 11381, et seq., 24 CFR Part 576,

and 42 U.S.C. 11371, et seq., Notice CPD-

014-12, 42 U.S.C. 13925, et seq.

Subject: Notice Establishing Additional Requirements for a Continuum of Care

Centralized or Coordinated Assessment System

Table of Contents

I. Purpose .................................................................................................................................... 2

A. Background ...................................................................................................................... 2

B. Applicability ..................................................................................................................... 3

C. Key Terms ........................................................................................................................ 3

D. Non-Discrimination Requirements .................................................................................. 5

II. Additional Requirements for a Coordinated EntryEntry Process ............................................ 6

A. CoC’s Are Required to Conform to Requirements at 24 CFR 578.7(a)(8) ..................... 6

B. CoC’s Must Incorporate Additional Requirements in their Coordinated Entry Process . 7

III. Additional Policy Considerations .......................................................................................... 15

A. Incorporating a Person-Centered Approach ................................................................... 15

B. Incorporating Cultural and Linguistic Competencies .................................................... 16

C. Assessment Processes and Tools.................................................................................... 17

D. Incorporating Mainstream Services ............................................................................... 17

E. Using HMIS and Other Data Collection Systems .......................................................... 18

IV. Questions Regarding this Notice ........................................................................................... 18

https://www.law.cornell.edu/uscode/text/42/13925

I. Purpose

Under the authority of 24 CFR 578.7(a)(8), this Notice establishes new requirements that

Continuums of Care (CoC) and recipients of CoC Program and Emergency Solutions Grants

(ESG) Program funding must meet related to the development and use of a centralized or

coordinated assessment system. It also provides guidance on additional policies that CoCs and

ESG recipients should consider incorporating into written policies and procedures to achieve

improved outcomes for people experiencing homelessness.

The CoC and ESG Program interim rules use the terms “centralized or coordinated assessment”

and “centralized or coordinated assessment system;” however, HUD and its Federal partners

have begun to use the terms “coordinated entry” and “coordinated entry process.” “Centralized

or coordinated assessment system” remains the legal term but, for purposes of consistency with

phrasing used in other Federal guidance and in HUD’s other written materials, the Notice uses

the term “coordinated entry” or “coordinated entry process.”

A. Background

In June 2010, the United States Interagency Council on Homelessness published Opening Doors:

Federal Strategic Plan to Prevent and End Homelessness,1 in which HUD and its Federal

partners set goals to end veteran and chronic homelessness by 2015,2 and end family and youth

homelessness and set a path to end all homelessness by 2020. The development of a

comprehensive crisis response system in each community, including new and innovative types of

system coordination, is central to the plan’s key objectives and strategies. Although a relatively

new concept at the time, communities had already begun to develop and operate coordinated

entry processes independently in response to the same conditions identified by the plan, many

through the implementation of the Homelessness Prevention and Rapid Re-Housing Program

(HPRP) under Title XII of the American Recovery and Reinvestment Act of 2009.

HUD requires each CoC to establish and operate a “centralized or coordinated assessment

system” (referred to as “coordinated entry” or “coordinated entry process”) with the goal of

increasing the efficiency of local crisis response systems and improving fairness and ease of

access to resources, including mainstream resources. Both the CoC and ESG Program interim

rules require use of the CoC’s coordinated entry process, provided that it meets HUD

requirements. Coordinated entry processes are intended to help communities prioritize people

who are most in need of assistance. They also provide information to CoCs and other

stakeholders about service needs and gaps to help communities strategically allocate their current

resources and identify the need for additional resources. The CoC Program interim rule set the

basic parameters for coordinated entry and left further requirements to be set by HUD notice.

Since the CoC Program interim rule was published in 2012, HUD has learned a great deal about

what makes a coordinated entry process most effective and has determined that additional

requirements are necessary. This Notice establishes those additional requirements.3

1 Amended in 2012 and 2015. https://www.usich.gov/opening-doors 2 The goal of ending chronic homelessness has been extended to 2017. 3 Authority established in 24 CFR 578.7(a)(8), “This system must comply with any requirements established by

HUD by Notice.”

https://www.usich.gov/opening-doors

B. Applicability and Deadlines for Compliance

This Notice establishes additional requirements for coordinated entry, as authorized under 24

CFR 578.7(a)(8). Each CoC must establish or update its coordinated entry process in accordance

with the requirements of 24 CFR 578.7(a)(8) and this Notice by January 23, 2018. As required

under 24 CFR 576.400(d) and 578.7(a)(8), each CoC and each ESG recipient operating within

the CoC’s geographic area must also work together to ensure the CoC’s coordinated entry

process allows for coordinated screening, assessment and referrals for ESG projects consistent

with the written standards for administering ESG assistance established under 24 CFR

576.400(e).

Once the CoC establishes or updates its coordinated entry process to meet the requirements in

this Notice and 24 CFR 578.7(a)(8), all CoC program recipients and subrecipients must begin

using that process as required under 24 CFR 578.23(c)(9) and (11). However, as provided in

section 578.23(c)(9), a victim service provider may choose not to use the CoC’s coordinated

entry process, if victim service providers in the area use a coordinated entry process that meets

HUD's requirements and the victim service provider uses that system instead.

Similarly, once the CoC establishes or updates its coordinated entry process to meet the

requirements in this Notice and 24 CFR 578.7(a)(8), HUD will expect that coordinated entry

process to be used for all ESG programs and projects within the geographic area as required

under 24 CFR 576.400(d). To be clear, however, section 576.400(d) allows but does not require

victim services providers under ESG to use the CoC’s coordinated entry process.

C. Key Terms

1. Affirmative Marketing and Outreach. The CoC Program interim rule at 24 CFR

578.93(c) requires recipients of CoC Program funds to affirmatively market their housing

and supportive services to eligible persons regardless of race, color, national origin,

religion, sex, age, familial status, or disability who are least likely to apply in the absence

of special outreach, and maintain records of those marketing activities. Housing assisted

by HUD and made available through the CoC must also be made available to individuals

and families without regard to actual or perceived sexual orientation, gender identity, or

marital status in accordance with 24 CFR 5.105 (a)(2).

Nondiscrimination and affirmative outreach requirements for the ESG program are

located at 24 CFR § 576.407(a) and (b).

2. “Coordinated Entry Process” and “Centralized or Coordinated Assessment

System.” The CoC Program interim rule at 24 CFR 578.3 defines centralized or

coordinated assessment as the following:

“…a centralized or coordinated process designed to coordinate program

participant intake assessment and provision of referrals. A centralized or

coordinated assessment system covers the geographic area, is easily accessed by

individuals and families seeking housing or services, is well advertised, and

includes a comprehensive and standardized assessment tool…”

For the purpose of this Notice, HUD considers the terms “Centralized or

Coordinated Assessment System” and “Coordinated Entry Process” to be

interchangeable.

3. Access Points. Access points are the places–either virtual or physical–where an

individual or family in need of assistance accesses the coordinated entry process. These

can include the following examples:

a. a central location or locations within a geographic area where individuals and

families present to receive homeless housing and services;

b. a 211 or other hotline system that screens and directly connects callers to

appropriate homeless housing and service providers in the area;

c. a “no wrong door” approach in which a homeless family or individual can present

at any homeless housing and service provider in the geographic area but is

assessed using the same tool and methodology so that referrals are consistently

completed across the CoC;

d. a specialized team of case workers that provides assessment services at provider

locations within the CoC; or

e. a regional approach in which “hubs” are created within smaller geographic areas.

4. Distinct elements of the assessment and referral processes. The processes of

assessment, scoring, prioritization and determining eligibility comprise four distinct

elements of the coordinated entry process that connect coordinated entry participants to

potential housing and services.

a. Assessment. In the context of the coordinated entry process, HUD uses the term

“Assessment” to refer to the use of one or more standardized assessment tool(s) to

determine a household’s current housing situation, housing and service needs, risk

of harm, risk of future or continued homelessness, and other adverse outcomes.

HUD does not intend that the term be confused with assessments often used in

clinical settings to determine psychological or physical health, or for other

purposes not related to preventing and ending the homelessness of persons who

present to coordinated entry for housing-related assistance. Assessment tools

often contain a range of questions and can be used in phases to progressively

engage a participant over time. See the Additional Policy Considerations Section

III.C. for more information on assessment processes and tools.

b. Scoring. In the context of the coordinated entry process, HUD uses the term

“Scoring” to refer to the process of deriving an indicator of risk, vulnerability, or

need based on responses to assessment questions. The output of most assessment

tools is often an “Assessment Score” for potential project participants, which

provides a standardized analysis of risk and other objective assessment factors.

While assessment scores generally reflect the factors included in the prioritization

process (see Section I.C.4.c), the assessment score alone does not necessarily

determine the relative order of potential participants for resources. Additional

consideration, including use of case conferencing, is often necessary to ensure

that the outcomes of the assessment more closely align with the community’s

prioritization process by accounting for unique population-based vulnerabilities

and risk factors. See the Additional Requirements Section II.B.3. for more

information on the weighting of assessment scores.

c. Prioritization. In the context of the coordinated entry process, HUD uses the term

“Prioritization” to refer to the coordinated entry-specific process by which all

persons in need of assistance who use coordinated entry are ranked in order of

priority. The coordinated entry prioritization policies are established by the CoC

with input from all community stakeholders and must ensure that ESG projects

are able to serve clients in accordance with written standards that are established

under 24 CFR 576.400(e). In addition, the coordinated entry process must, to the

maximum extent feasible, ensure that people with more severe service needs and

levels of vulnerability are prioritized for housing and homeless assistance before

those with less severe service needs and lower levels of vulnerability. Regardless

of how prioritization decisions are implemented, the prioritization process must

follow the requirements in Section II.B.3. and Section I.D. of this Notice.

d. Determining eligibility. In the context of the coordinated entry process,

determining eligibility is a project-level process governed by written standards as

established in 24 CFR 576.400(e) and 24 CFR 578.7(a)(9). Coordinated entry

processes incorporate mechanisms for determining whether potential participants

meet project-specific requirements of the projects for which they are prioritized

and to which they are referred. The process of collecting required information

and documentation regarding eligibility may occur at any point in the coordinated

entry process, i.e., after or concurrently with the assessment, scoring, and

prioritization processes, as long as that eligibility information is not being used as

part of prioritization and ranking, e.g. using documentation of a specific diagnosis

or disability to rank a person. Projects or units may be legally permitted to limit

eligibility, e.g., to persons with disabilities, through a Federal statute which

requires that assistance be utilized for a specific population, e.g.., the HOPWA

program, through State or local permissions in instances where Federal funding is

not used and Federal civil rights laws are not violated.

D. Non-Discrimination Requirements

The CoC must develop and operate a coordinated entry process that permits recipients of Federal

and state funds to comply with applicable civil rights and fair housing laws and requirements.

Recipients and subrecipients of CoC Program and ESG Program-funded projects must comply

with the nondiscrimination and equal opportunity provisions of Federal civil rights laws as

specified at 24 C.F.R. 5.105(a), including, but not limited to the following:

Fair Housing Act prohibits discriminatory housing practices based on race, color,

religion, sex, national origin, disability, or familial status;

Section 504 of the Rehabilitation Act prohibits discrimination on the basis of disability

under any program or activity receiving Federal financial assistance;

Title VI of the Civil Rights Act prohibits discrimination on the basis of race, color or

national origin under any program or activity receiving Federal financial assistance; and

Title II of the Americans with Disabilities Act prohibits public entities, which includes

state and local governments, and special purpose districts, from discriminating against

individuals with disabilities in all their services, programs, and activities, which include

housing, and housing-related services such as housing search and referral assistance.

Title III of the Americans with Disabilities Act prohibits private entities that own, lease,

and operate places of public accommodation, which include shelters, social service

establishments, and other public accommodations providing housing, from discriminating

on the basis of disability.

In addition, HUD’s Equal Access Rule at 24 CFR 5.105(a)(2) prohibits discriminatory eligibility

determinations in HUD-assisted or HUD-insured housing programs based on actual or perceived

sexual orientation, gender identity, or marital status, including any projects funded by the CoC

Program, ESG Program, and HOPWA Program. The CoC Program interim rule also contains a

fair housing provision at 24 CFR 578.93. For ESG, see 24 CFR 576.407(a) and (b), and for

HOPWA, see 24 CFR 574.603.

II. Requirements for a Coordinated Entry Process

A. The CoC Program interim rule establishes minimum requirements that all

coordinated entry processes must meet.

Per the requirements at 24 CFR 578.7(a)(8) and the definition of a “centralized or coordinated

assessment system” at 24 CFR 578.3, a CoC’s coordinated entry process must:

1. Cover the entire geographic area claimed by the CoC;

2. Be easily accessed by individuals and families seeking housing or services;

3. Be well-advertised;

4. Include a comprehensive and standardized assessment tool;

5. Provide an initial, comprehensive assessment of individuals and families for housing and

services; and,

6. Include a specific policy to guide the operation of the centralized or coordinated

assessment system to address the needs of individuals and families who are fleeing, or

attempting to flee, domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, but who

are seeking shelter or services from non-victim specific providers.

This section also requires the coordinated entry process to comply with any additional

requirements established by HUD through Notice. Section II.B. of this Notice establishes these

additional requirements.

B. CoCs Must Incorporate Additional Requirements into Their Coordinated Entry

Process

Each CoC must incorporate additional requirements into their written policies and procedures to

ensure that its coordinated entry implementation includes each of the requirements described in

this section:

1. Full coverage. Provisions at 24 CFR 578.3 require that a CoC’s coordinated entry

process cover the CoC’s entire geographic area; however, 24 CFR 578.3 does not

prohibit multiple CoCs from joining together and using the same coordinated entry

process. Individual CoCs may only have one coordinated entry process covering their

geographic area; however, for CoCs, such as Balance of State CoCs, whose geographic

areas are very large, the process may establish referral zones within the geographic area

designed to avoid forcing persons to travel or move long distances to be assessed or

served. This Notice further establishes that CoCs that have joined together to use the

same regional coordinated entry process must implement written policies and procedures

that at a minimum describe the following:

a. the relationship of the CoC(s) geographic area(s) to the geographic area(s)

covered by the coordinated entry process(es); and

b. how the requirements of ensuring access, standardizing assessments, and

implementing uniform referral processes occur in situations where the CoC’s

geographic boundaries and the geographic boundaries of the coordinated entry

process are different.

2. Use of Standardized Access Points and Assessment Approaches.

a. Unless otherwise provided in this Notice, the coordinated entry process must offer

the same assessment approach at all access points and all access points must be

usable by all people who may be experiencing homelessness or at risk of

homelessness. The coordinated entry process may, but is not required to include

separate access points and variations in assessment processes to the extent

necessary to meet the needs of the following five populations:

(1) adults without children;

(2) adults accompanied by children;

(3) unaccompanied youth;

(4) households fleeing domestic violence, dating violence, sexual assault,

stalking, or other dangerous or life-threatening conditions (including

human trafficking); and

(5) persons at risk of homelessness. See II.B.8 for more information.

Variations for these five populations are permissible but not required.

b. The CoC may not establish a separate access point and assessment process for

veterans; however, a coordinated entry process may allow Veterans

Administration (VA) partners to conduct assessment and make direct placements

into homeless assistance programs, including those funded by the CoC and ESG

programs, provided that the method for doing so is in collaboration between those

VA partners and the CoC and that the method is included in the CoC’s

Coordinated Entry policies and procedures and the written standards for the

affected programs.

c. A CoC or recipient of federal funds may be required to offer some variation to the

process, e.g., a different access point, as a reasonable accommodation for a person

with disabilities. For example, a person with a mobility impairment may request a

reasonable accommodation in order to complete the coordinated entry process at a

different location.

d. If determined necessary, variations in access and assessment approaches for the

five populations listed in paragraph (a) may be used to remove population-

specific barriers to accessing the coordinated entry process and to account for the

different needs, vulnerabilities, and risk factors of the five populations in

assessment processes and prioritization. Examples of variations could include the

following:

(1) A dedicated access point for unaccompanied youth that provides a safe

and supportive youth environment and that is located in a space easily

accessible to and commonly frequented by youth to increase the likelihood

that unaccompanied youth will access the coordinated entry process;

(2) An assessment tool used with unaccompanied youth that includes youth-

friendly language to elicit a comparable answer to a similar but different

question asked of adults over the age of 24;

(3) Assessment scoring criteria that weight the risk of immediate harm higher

for households with young children when prioritizing persons for housing

and services than for households without minor children;

(4) Assessment locations and information systems for people fleeing domestic

violence that may include separate but comparable processes and

databases in order to provide safety, security, and confidentiality; or

(5) Assessment scoring criteria that weight a single event of homelessness

higher for pregnant women or families with children from the ages of 0 to

5 when prioritizing persons for housing and services than for individuals

or families with older children.

e. Variations in assessment locations and processes shall only be considered

necessary for the five populations listed in paragraph a, if the CoC reasonably

determines that the variations would facilitate access to the coordinated entry

process and improve the quality of information gathered through the assessment.

f. CoCs must ensure that households who present at any access point, regardless of

whether it is an access point dedicated to the population to which the household

belongs, can easily access an appropriate assessment process that provides the

CoC with enough information to make prioritization decisions about that

household. Similarly, CoCs must ensure that households who are included in

more than one of the five populations listed in paragraph a, e.g., a parenting

unaccompanied youth who is fleeing domestic violence, can be served at all of the

access points for which they qualify as a target population.

g. CoCs’ written policies and procedures for coordinated entry must:

(1) Describe the standardized assessment process, including documentation of

the criteria used for uniform decision-making across access points and

staff. Criteria must reflect the prioritization process adopted to meet the

requirements outlined in Section II.B.2. of this Notice. If the CoC is

implementing different access points and assessment tools for the different

populations listed above, written policies and procedures must separately

document the criteria for uniform decision-making within each population

for whom different access points and assessment processes are used.

(2) The CoC must have written policies concerning data collected through the

assessment as described in Section II.B.12 “Privacy Protections.”

Additionally, data from the assessment may not be used to prioritize

households for housing and services on a protected basis, such as on the

basis of a diagnosis or particular disability. Note that determining eligibility

is a different process than prioritization (see I.C.4.d for clarification).

3. Use of Standardized Prioritization in the Referral Process. The CoC must use the

coordinated entry process to prioritize homeless persons within the CoC’s geographic

area for referral to housing and services. The prioritization policies must be documented

in Coordinated Entry policies and procedures and must be consistent with CoC and ESG

written standards established under 24 CFR 576.400(e) and 24 CFR 578(a)(9). These

policies and procedures must be made publicly available and must be applied consistently

throughout the CoC areas for all populations.

The assessment process described in Section II.B.3., including information gathered from

assessment tools, case workers, and others working with households, must provide

sufficient information to make prioritization decisions. CoCs’ written policies and

procedures must include the factors and assessment information with which prioritization

decisions will be made for all homeless assistance, with caveats made in II.B.7. The CoC

should refer to Notice CPD-016-11, Notice on Prioritizing Persons Experiencing Chronic

Homelessness and Other Vulnerable Homeless Persons in Permanent Supportive

Housing, or any subsequent notices that update or replace CPD-016-11 for detailed

guidance on prioritizing Permanent Supportive Housing (PSH) beds. The prioritization

process may use any combination of the following factors:

a. significant challenges or functional impairments, including any physical, mental,

developmental or behavioral health disabilities regardless of the type of disability,

which require a significant level of support in order to maintain permanent

housing (this factor focuses on the level of support needed and is not based on

disability type);

b. high utilization of crisis or emergency services to meet basic needs, including but

not limited to emergency rooms, jails, and psychiatric facilities;

c. the extent to which people, especially youth and children, are unsheltered;

d. vulnerability to illness or death;

e. risk of continued homelessness;

f. vulnerability to victimization, including physical assault, trafficking or sex work;

or

g. other factors determined by the community that are based on severity of needs.

These factors are intended to help identify and prioritize homeless persons within the

geographic area for access to housing and services based on severity of needs. CoCs are

prohibited from using any assessment tool or the prioritization process, including the

factors listed in items a. through g. or any other factors adopted by the community, if it

would discriminate based on race, color, religion, national origin, sex, age, familial

status, disability, type or amount of disability or disability-related services or supports

required. In addition, CoCs are prohibited from discriminating based on actual or

perceived sexual orientation, gender identity, or marital status.

Assessment tools might not produce the entire body of information necessary to

determine a household’s prioritization, either because of the nature of self-reporting,

withheld information, or circumstances outside the scope of assessment questions that

address one or more of the factors discussed above. For these reasons, it is important that

case workers and others working with households have the opportunity to provide

additional information through case conferencing or another method of case worker

input. It is important to note, however, that only information relevant to factors listed in

the coordinated entry written policies and procedures may be used to make prioritization

decisions, and must be consistent with written standards established under 24 CFR

576.400(e) and 24 CFR 578.7(a)(9).

A community-wide list generated during the prioritization process, referred to variously

as a “By Name List,” “Active List,” or “Master List,” is not required, but can help

communities effectively manage an accountable and transparent referral process. If a

https://www.hudexchange.info/resources/documents/notice-cpd-16-11-prioritizing-persons-experiencing-chronic-homelessness-and-other-vulnerable-homeless-persons-in-psh.pdf



community-wide list is used, CoCs must extend the same Homeless Management

Information System (HMIS) data privacy and security protections prescribed by HUD in

the HMIS Data and Technical Standards to “By Name List,” “Active List,” and “Master

List” data. See III.E. for further recommendations on the maintenance of these lists.

In the event that two or more homeless households within the same geographic area are

identically prioritized for referral to the next available unit, and each household is also

eligible for referral to that unit, the CoC should refer the household that first presented for

assistance in the next available unit. The CoC’s written policies and procedures must also

include a process by which individuals and families may appeal coordinated entry

decisions.

4. Lowering Barriers. CoCs must maintain Coordinated Entry written standards that

prohibit the coordinated entry process from screening people out of the coordinated entry

process due to perceived barriers related to housing or services, including, but not limited

to, too little or no income, active or a history of substance use, domestic violence history,

resistance to receiving services, the type or extent of disability-related services or

supports that are needed, history of evictions or poor credit, lease violations or history of

not being a leaseholder, or criminal record–with exceptions for state or local restrictions

that prevent projects from serving people with certain convictions.

5. Marketing. CoCs’ written policies and procedures for the coordinated entry process

must:

a. Include a strategy to ensure the coordinated entry process is available to all

eligible persons regardless of race, color, national origin, religion, sex, age,

familial status, disability, actual or perceived sexual orientation, gender identity,

or marital status.

b. Ensure that all people in different populations and subpopulations in the CoC’s

geographic area, including people experiencing chronic homelessness, veterans,

families with children, youth, and survivors of domestic violence, have fair and

equal access to the coordinated entry process, regardless of the location or method

by which they access the system.

c. Document steps taken to ensure effective communication with individuals with

disabilities. Recipients of federal funds and CoCs must provide appropriate

auxiliary aids and services necessary to ensure effective communication, which

includes ensuring that information is provided in appropriate accessible formats as

needed, e.g., Braille, audio, large type, assistive listening devices, and sign

language interpreters. Access points must be accessible to individuals with

disabilities, including accessible physical locations for individuals who use

wheelchairs, as well as people in the CoC who are least likely to access homeless

assistance.

d. Take reasonable steps to ensure the coordinated entry process can be accessed by

persons with Limited English Proficiency (LEP). HUD’s published Final

Guidance to Federal Financial Assistance Recipients: Title VI Prohibition Against

National Origin Discrimination Affecting Limited English Proficient Persons

(LEP Guidance) (72 FR 2732, published January 22, 2007) provides assistance

and information regarding LEP obligations.

6. Street Outreach. Street outreach efforts funded under ESG or the CoC program must be

linked to the coordinated entry process. Written policies and procedures must describe a

process by which all participating street outreach staff, regardless of funding source,

ensure that persons encountered by street outreach workers are offered the same

standardized processes as persons assessed through site-based access points. CoCs may

decide whether to incorporate the assessment process, in part or whole, into street

outreach activities or separate the assessment process so that it is only conducted by

assessment workers who are not part of street outreach efforts.

7. Emergency services. The coordinated entry process must allow emergency services,

including all domestic violence and emergency services hotlines, drop-in service

programs, and emergency shelters, including domestic violence shelters and other short

term crisis residential programs, to operate with as few barriers to entry as possible.

Additionally, persons must be able to access emergency services independent of the

operating hours of the coordinated entry’s intake and assessment processes. Written

policies and procedures must:

a. clearly distinguish between the interventions that will not be prioritized based on

severity of service need or vulnerability, such as entry to emergency shelter,

allowing for an immediate crisis response, and those that will be prioritized, such

as PSH. If emergency services are funded through the ESG Program, the project

must follow the written standards required under 576.400(e)(3)(iv); and

b. document a process by which persons are ensured access to emergency services

during hours when the coordinated entry’s intake and assessment processes are

not operating and how they will be connected, as necessary, to coordinated entry

as soon as the intake and assessment processes are operating.

8. Homelessness prevention services. Persons must be able to access homelessness

prevention services funded with ESG Program funds through the coordinated entry

process. The coordinated entry process may include separate access point(s) for

homelessness prevention so that people at risk of homelessness can receive urgent

services when and where they are needed, e.g. on-site at a courthouse or hospital,

provided that the separate access point(s) meet all requirements in II.B.2 of this Notice.

Written policies and procedures must describe the process by which persons will be

prioritized for referrals to homelessness prevention services. To the extent that other

homelessness prevention programs participate in the coordinated entry process, the

policies and procedures must also describe the process by which persons will be

prioritized for referrals to these programs.

9. Referrals to participating projects. The coordinated entry process must implement a

uniform and coordinated referral process for all beds, units, and services available at

participating projects. Written policies and procedures must document:

a. the uniform referral process, including standardized criteria by which a

participating project may justify rejecting a referral; and

b. in the rare instances of rejection, the protocol that participating projects must

follow to reject a referral, as well as the protocol the coordinated entry process

must follow to connect the rejected household with a new project.

10. Safety planning. The ESG and CoC program rules provide several safeguards and

exceptions to using coordinated entry for victims of domestic violence, dating violence,

sexual assault and stalking. The ESG rule does not require ESG-funded victim service

providers to use the CoC’s coordinated entry process, but allows them to do so. The CoC

program rule does not require CoC-funded victim service providers to use the CoC’s

coordinated entry process, if they use an alternative coordinated entry for victim service

providers in the area that meets HUD's minimum coordinated entry requirements. Finally,

section 578.7(a)(8) of the CoC program rule requires the CoC to develop a specific

coordinated entry policy to address the needs of individuals and families who are fleeing,

or attempting to flee, domestic violence, dating violence, sexual assault, or stalking, but

who are seeking shelter or services from non-victim service providers.

This Notice further establishes that the coordinated entry process must not jeopardize the

safety of the individuals and families seeking assistance. The written policies and

procedures for coordinated entry must include protocols that ensure at a minimum that

people fleeing or attempting to flee domestic violence and victims of trafficking have

safe and confidential access to the coordinated entry process and victim services,

including access to the comparable process used by victim service providers, as

applicable, and immediate access to emergency services such as domestic violence

hotlines and shelters.

11. Participant autonomy. The coordinated entry process must allow participants

autonomy to freely refuse to answer assessment questions and to refuse housing and

service options without retribution or limiting their access to assistance. Written policies

and procedures must specify the conditions for participants to maintain their place in

coordinated entry prioritized list when the participant rejects options. See Section III.A.

for further guidance on ensuring participant choice in the assessment and referral process.

12. Privacy protections. The coordinated entry process must ensure adequate privacy

protections of all participant information.

a. CoCs must include written policies and procedures for obtaining participant

consent to share and store participant information for purposes of assessing and

referring participants through the coordinated entry process.

b. Participants must also be free to decide what information they provide during the

assessment process.

c. CoCs are prohibited from denying assessment or services to a participant if the

participant refuses to provide certain pieces of information, unless the information

is necessary to establish or document program eligibility per the applicable

program regulation.

d. CoCs are also prohibited from denying services to participants if the participant

refuses to allow their data to be shared unless Federal statute requires collection,

use, storage, and reporting of a participant’s personally identifiable information

(PII) as a condition of program participation.

e. Participants may not be denied access to the coordinated entry process on the

basis that the participant is or has been a victim of domestic violence, dating

violence, sexual assault or stalking. Further, section 578.103(b) of the CoC

program rule requires that records containing PII are kept secure and confidential

and the address of any family violence project not be made public.

f. The assessment and prioritization process cannot require disclosure of specific

disabilities or diagnoses. Specific diagnosis or disability information may only be

obtained for purposes of determining program eligibility to make appropriate

referrals. Further requirements on the collection of disability information for the

purposes of prioritization is described in II.B.3(a) of this Notice.

g. Participants must be informed of the ability to file a nondiscrimination complaint.

13. Data security protections. When a community uses a system other than HMIS to record

information from a coordinated entry process, it must meet HUD’s requirements in 24

CFR 578.7(a)(8) and Section II.A and be compliant with HUD’s HMIS Privacy and

Security Notice or any future regulations that update the requirements therein.

Communities that do use HMIS as part of their coordinated entry process should include

specific policies and procedures to allow for participation by victim service providers that

are prohibited by law from entering personally identifying information in HMIS.

14. Assessor training. The CoC must provide training protocols and at least one annual

training opportunity, which may be in-person, a live or recorded online session, or a self-

administered training, to participating staff at organizations that serve as access points or

otherwise conduct assessments.

a. The purpose of the training is to provide all staff administering assessments with

access to materials that clearly describe the methods by which assessments are to

be conducted with fidelity to the CoC’s coordinated entry process, including its

written policies and procedures and any adopted variations described in Section

II.B.2.

b. The protocols must include the requirements for prioritization and the criteria for

uniform decision-making and referrals outlined in Section II of this Notice. CoCs

must distribute training protocols and offer at least one training to all participating

staff within 12 months of the publication of this Notice.

c. The CoC must update and distribute training protocols at least annually.

15. Ongoing planning and stakeholder consultation. The CoC must facilitate ongoing

planning and stakeholder consultation concerning the implementation of coordinated

entry.

a. CoCs must solicit feedback at least annually from participating projects and from

households that participated in coordinated entry during that time period.

Solicitations must address the quality and effectiveness of the entire coordinated

entry experience for both participating projects and households, and appropriate

feedback methodologies include the following:

i. Surveys designed to reach either the entire population or a representative

sample of participating providers and households;

ii. Focus groups of five or more participants that approximate the diversity of

the participating providers and households; and

iii. Individual interviews with participating providers and enough participants to

approximate the diversity of participating households.

CoCs may use any combination of these methods and must use the feedback that

they receive to make necessary updates to their coordinated entry process written

policies and procedures.

b. The participants selected by the CoC to participate in the evaluation must include

individuals and families currently engaged in the coordinated entry process or

who have been referred to housing through the coordinated entry process in the

last year.

c. Written policies and procedures must describe the frequency and method by

which the evaluation will be conducted, including how project participants will be

selected to provide feedback, and must describe a process by which the evaluation

is used to implement updates to existing policies and procedures.

III. Additional Policy Considerations

In addition to the requirements established in Section II. of this Notice, HUD strongly

encourages CoCs to include the following elements as part of their coordinated entry process.

This section contains recommendations and not requirements.

A. Incorporating a Person-Centered Approach

Written policies and procedures should include the following 6 principles that reinforce a person-

centered approach throughout the coordinated entry process and have been observed in

successful implementations of coordinated entry.

1. Person-centered assessments. CoCs should include assessments into coordinated entry

that are based in part on participants’ strengths, goals, risks, and protective factors.

2. Accessible tools and processes. CoCs should include tools and processes into

coordinated entry that are easily understood by participants being assessed and referred,

in addition to using required accessible formats for persons with disabilities and the

requirement in II.B.5(c) of this Notice.

3. Sensitivity to lived experiences. CoCs should include sensitivity to participants’ lived

experiences in every aspect of coordinated entry, including the development of

assessment tools and delivery protocols that are trauma informed, minimize risk and

harm, and address potential psychological impacts.

4. Participant choice. CoCs should include participants’ choices in coordinated entry

process decisions such as location and type of housing, level and type of services, and

other program characteristics, as well as assessment processes that provide options and

recommendations that guide and inform participant choice, as opposed to rigid decisions

about what individuals or families need.

5. Clear referral expectations. CoCs should include referral protocols into coordinated entry

that ensure that participants will be able to easily understand to which program they are

being referred, what the program expects of them, what they can expect of the program,

and evidence of the program’s rate of success.

6. Commitment to referral success. CoCs should include a commitment to successfully

completing the referral process once a referral decision has been made through

coordinated entry, including supporting the safe transition of participants from an access

point or emergency shelter to housing, and supporting participants in identifying and

accessing an alternate suitable project in the rare instance of an eligible participant being

rejected by a participating project.

B. Incorporating Cultural and Linguistic Competencies

All staff administering assessments should use culturally and linguistically competent practices,

and CoCs are strongly encouraged to incorporate cultural and linguistic competency training into

the required annual training protocols for participating projects and staff members.4

Assessments should include culturally and linguistically competent questions for all persons that

reduce cultural and linguistic barriers to housing and services for special populations, including

immigrants, refugees, and other first generation populations; youth; individuals with disabilities;

and lesbian, gay, bisexual, transgender, queer or questioning (LGBTQ) persons.5 HUD is

encouraging CoCs to train participating projects that receive referrals in culturally and

4See the following materials to learn more about using culturally and linguistically competent practices:

http://youth.gov/announcements/build-linguistic-and-cultural-competence-your-program

http://nccc.georgetown.edu/foundations/frameworks.html#ccdefinition

http://www.tapartnership.org/COP/CLC/ 5 Cultural competency and recovery within diverse populations; Ida, D. J, Psychiatric Rehabilitation Journal, Vol

31(1), 2007, 49-53.

http://youth.gov/announcements/build-linguistic-and-cultural-competence-your-program

http://nccc.georgetown.edu/foundations/frameworks.html#ccdefinition

http://www.tapartnership.org/COP/CLC/

linguistically competent practices so that appropriate resources available to participants are as

comprehensive as possible.

C. Assessment Tools and Processes

1. CoCs should develop or select standardized tools to facilitate their standardized

assessment process that gather only the information necessary to determine the severity

of need and eligibility for housing and related services, and that can provide meaningful

recommendations to persons being assessed.

2. The assessment component of the coordinated entry process may be implemented in

phases in order to capture information on an as-needed basis as participants navigate the

process, recognizing that trauma-informed approaches are necessary throughout these

phases. For example, assessment phases may include the following:

a. screening for diversion or prevention;

b. assessing shelter and other emergency needs;

c. identifying housing resources and barriers; and

d. evaluating vulnerability to prioritize for assistance.

Assessments conducted in different phases should build on each other and limit the

frequency with which a participant must repeat a personal story so as to reduce trauma

and improve system efficiency. Information collection related to prioritization ranking

and program eligibility may also occur concurrently with these different phases, even

though assessment generally occurs before referral. Once connected to housing and

services, project staff may conduct more sophisticated assessments to evaluate a

participant’s need for specialized services or resources. The phased assessment process

used during coordinated entry is not intended to replace those more specialized

assessments but rather to connect participants to the appropriate housing solution as

quickly as possible. Similarly, the assessment process does not preclude the use of

complementary assessments designed to support access to mainstream services that are

made available during assessment or otherwise conveniently accessed.

D. Incorporating Mainstream Services

The CoC should include relevant mainstream service providers in the following activities:

identifying people experiencing or at risk of experiencing homelessness; facilitating referrals to

and from the coordinated entry process; aligning prioritization criteria where applicable;

coordinating services and assistance; and conducting activities related to continual process

improvement. Written policies and procedures should describe how each participating

mainstream housing and service provider will participate, including, at a minimum, the process

by which referrals will be made and received. Examples of mainstream housing and service

providers include Public Housing Agencies; affordable housing operators; VA Medical Centers;

public child welfare agencies; providers of mental, physical or behavioral health services;

schools; early childhood care and education providers; out of school time providers; hospitals;

correctional facilities; and workforce investment programs.

E. Using HMIS and Other Data Collection Systems

HUD does not require CoCs to use their HMIS as part of their coordinated entry process.

However, many communities recognize the benefit of using this option to complement their

mandatory HMIS recordkeeping and have incorporated HMIS into their coordinated entry. HUD

encourages communities to use HMIS, but recognizes that other systems might be better or more

quickly able to meet the community’s coordinated entry needs. HUD expects that, even when

using a data management system other than HMIS, the CoC works toward being able to use

HMIS for coordinated entry or toward having a system that seamlessly shares data with HMIS.

See requirements for data security for any system in II.B.12 of this Notice.

Further, communities maintaining a “By-Name-List,” “Active List,” or “Master List” outside the

HMIS infrastructure will necessarily be managing client-level data. These data contain

personally identifiable information and have the potential to cause harm to clients if data were

inappropriately disclosed or unintentionally breached. CoCs should identify and implement data

handling protocols to protect the confidentiality of personal information while allowing for

reasonable, responsible, and limited uses and disclosures of data.

F. Addressing Waiting Lists

Prolonged stays on waiting lists for housing resources can have a negative impact on the well-

being of participants and reduce the overall performance of a community’s homeless assistance

system. CoCs should keep the time spent on their single, prioritized list for housing resources at

60 days or less. If a community cannot offer a housing resource to every prioritized household

experiencing homelessness in 60 days or less, then the CoC should tighten its prioritization

standards in order to more precisely differentiate and identify for resources those households

with the most needs and highest vulnerabilities. This will mean that CoCs will need to update

their written standards appropriately and that some households that are eligible for homeless

assistance will no longer be placed on a prioritized list for housing. In these instances, the CoC

will need to develop strong relationships with providers of mainstream resources in order to offer

these households as much assistance as possible to help resolve their homelessness outside of the

dedicated homeless assistance system.

IV. Questions Regarding this Notice

Please submit questions regarding this Notice to HUD’s Ask A Question at

www.hudexchange.info/get-assistance/my-question.

http://www.hudexchange.info/get-assistance/my-question

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