Cómo saber si tu evento es viable (y rentable) de un...

En ticketea.com llevamos mucho

tiempo trabajando para ofrecer

soluciones tecnológicas a quienes

os dedicáis a organizar eventos.

A diario vemos pasar por nues-

tra plataforma miles de eventos:

salones profesionales, festivales

de música, obras de teatro, fun-

ciones de Navidad en colegios…

un sinfín de eventos que, aunque

difieren en su contenido, tienen un

denominador común: el éxito de

todos ellos radica, muchas veces,

en la planificación.

Hemos revisado varios plant-

eamientos teóricos, como el

de las archiconocidas 4 Ps del

marketing, para sintetizar un pro-

ceso que pudiera ayudaros en la

labor de definir el plan de vuestro

evento. Sin embargo, y aunque

la teoría es muy interesante, a la

hora de la verdad, lo que marca la

diferencia es la aplicación.

Fue así como llegamos al Busi-

ness Model Canvas, de XXX; una

herramienta para la síntesis de

modelos de negocio que reúne

muchas de las características

de . Este planteamiento propone

concentrar los aspectos clave de

todo negocio en 9 bloques temáti-

cos para poder saber a ciencia

cierta si es viable (y rentable) an-

tes de ponerse manos a la obra.

En ticketea hemos revisado este

modelo y lo hemos trasladado al

mundo de los eventos.

IntroducciónPor XXX

¿Es tu primer evento y no sabes por dónde empezar? ¿Te dedi-cas a la organización de eventos y necesitas ayuda para que sea más sencillo? ¿Has tenido algún fiasco que no te gustaría repe-tir? Si la respuesta es que sí a algunas de estas preguntas, sigue leyendo porque este cuaderno está especialmente pensado para ti.

Aquí podríamos hacer un breve resumen de quiénes somos, o de quén es la persona que escribe el estudio. No sé si queremos plantear posibles autores, o si siempre nos presentaremos como ticketea.

XXx | YYY en ticketea.com

¡hola!

La Propuesta de Valor.

¿Qué le ofrezco a mis clientes?

Pag. 4

Relación con los clientes. Marketing.

¿Cómo consigo que mis clientes me conozcan

y me escojan? ¿Y que me sean fieles? Pag. 5

Cómo saber si tu evento es viable (y rentable) de un vistazo

Cuaderno n.1 | Mayo 2014

UNA REVISIÓN AL BUSINESS MODEL CANVAS APLICADO A EVENTOS

2 Cuaderno n. 1, Mayo 2014. El Business Model Canvas aplicado a eventos

Antes de comenzar con la planificación del evento en sí, debemos considerar algo fundamental: los objetivos que perseguimos con él. Si te dedicas a la organización de eventos de forma profesional, queda claro que lo que quieres es ganar dinero de esta actividad, pero puede haber muchos más como generar notoriedad de marca o conseguir base de datos para realizar posteriores acciones de marketing directo

Una vez tengamos claro qué metas queremos alcanzar con nuestro evento, estamos preparados para comenzar a dibujar -como si fuera un lienzo - sus líneas maestras. Echa un vistazo al siguiente gráfico, donde te mostramos los 9 elementos básicos a tomar en cuenta a la hora de organizar eventos, y que iremos desgranando a lo largo de este documento.

Antes de empezar...


Puedes tomar esta decisión teniendo en cuenta qué público necesita más tu evento, cuál conoces mejor o cómo de accesibles son los canales de comunicación con él.

En este nivel, lo que necesitas es contestar a las siguientes: • ¿Para quién estamos creando el evento? • ¿Cuál, de entre todos los segmentos de públicos potenciales, es el

más importante? • ¿Qué características tiene ese segmento? • ¿Cuales son nuestros segmentos de clientes más importantes? • ¿Nos dirigimos hacia el gran público, el mercado de masas o a un

nicho muy concreto? • ¿Hay varios segmentos de clientes interrelacionados?

Una vez tengas claro a qué público va dirigido tu evento, es hora de ponerse a pensar qué le puedes ofrecer que te diferencie del resto de tus competidores.

Lo primero que debermos hacer es definir el público al que quieres llegar porque esta decisión marcará el resto de las acciones. Cuando organizas un evento para todo el mundo, corres el riesgo de que no le llegue a nadie. Tómate algo de tiempo para identificar todas las posibles audiencias de tu evento y escoge la más potente.

Segmento de clientes: ¿a quién te diriges?


• El qué: ¿Sobre qué va el evento? ¿Quiénes son los ponenetes o artistas que más pueden interesar a tus clientes?

• El dónde: Dependiendo del tipo de evento que quieras organizar tendrás que buscar un recinto que te ofrezca las instalaciones necesarias para llevarlo a cabo. Recuerda que la originalidad del recinto según qué eventos puede marcar la diferencia. Pero si no cumple las necesidades del público asistente nadie se fijará en eso :)

• El cuándo: Escoger una mala fecha puede dar al traste con todo tu evento. Estudia los hábitos del segmento de clientes que has escogido y decide en consecuencia. Asegúrate de que no haya otros eventos importantes que te puedan restar asistentes en ese mismo periodo; y recuerda que la competencia puede venir de otro evento de las mismas características (competencia directa; si estás organizando un concierto en Madrid, no lo hagas cuando vienen los Rolling Stones) o de índole muy distinta (competencia indirecta; piensa que si tu público es “futbolero” un evento como el Mundial de Fútbol puede restarte asistentes)

Propuesta de valor¿Qué experiencia le ofrezco a mis clientes?

El siguiente paso es definir tu propuesta de valor o lo que es lo mismo, qué experiencia le vas a ofrecer a tu cliente. Cada tipo de evento tiene unas peculiaridades propias; no es lo mismo orga-nizar un festival de música que una cata de vinos, pero hay 3 variables básicas que todos ellos comparten:


Así pues, debemos definir una estrategia de distribución afín al público del evento. Si has escogido un segmento de clientes de más de 50 años, has de saber que este tipo de público prefiere comprar sus entradas en canales de venta física. Si son clientes jóvenes, puedes aprovechar todo el potencial de la venta online, incluso en redes sociales.

Canales de distribución online: • Página de ticketea.com • Página web del propio evento• Página de fans en facebook

Canales de distribución offline• Puntos de venta físicos • Venta en taquilla gracias a ticketea box office

Distribución¿Cómo llego mejor a mis clientes?Los eventos tienen una peculiaridad frente a cualquier otro tipo de producto: se trata de una experiencia intangible y, como tal, son imposibles de empaquetar y vender por los canales tradicionales. Pero hay un elemento crucial que materializa esa experiencia (o al menos la evoca): La entrada

Cuando tengas claro cuál es el “core” de tu evento, es hora de pensar en su alma: la experiencia en torno a él. Es tan fácil como ponerse en la piel de tu cliente, y contestar a las siguientes preguntas:

• ¿Qué me podrías ofrecer para que escoja tu evento entre todos los demás?

• ¿Qué servicios extra me aportarían un plus para acudir al evento? • ¿En qué es diferente tu evento?


El Modelo Get > Keep > Grow

Este modelo v

Relación con los clientes. Marketing¿Cómo consigo que mis clientes me conozcan? ¿Y que me sean fieles?

Uno de los factores más importantes que hay que cuidar para que un evento sea un éxito es, sin duda, la estrategia de marketing y comunicación que desarrollaremos para informar sobre la existencia del evento, generar preferencia (o necesidad) y conseguir la compra del mismo.

Como siempre, hemos de tener muy en cuenta el segmento de cliente al que nos dirigimos porque es en el marketing donde se ve con mayor claridad la necesidad de afinar mensajes y medios.

En ticketea somos unos firmes creyentes de lo que en inglés se conoce como el “Get - Keep - Grow” (Conseguir, mantener y crecer) y te lo contaremos en detalle en futuros cuadernos como este.

Por lo pronto, aquí te dejamos con una serie de estrategias que deberás conocer a la hora de plantear tu estrategia global de Marketing & Comunicación.


Marketing Online • SEO (Search Engine Optimization): También conocido como el Posicionamiento

Web, trata de mejorar el posicionamiento orgánico de la página web de tu evento en buscadores, tipo google.

• SEM (Search Engine Marketing): Es el posicionamiento de pago en buscadores. Te ayuda a posicionar la página web de tu evento a corto plazo; sólo pagas por los clicks que recibes.

• SMM (Social Media Marketing): Combina los objetivos tradicionales del marketing (generación de notoriedad de marca, preferencia, compra) con otros inherentes al entorno 2.0 más propios de la comunicación como son la conversación y el engagement. Dentro de las técnicas más utilizadas se encuentran los concursos y sorteos así como el uso de influencers o prescriptores.

• Display: Conocida como la publicidad convencional de internet, se basa en piezas gráficas para atraer la atención del usuario. Se inserta en medios tradicionales con coste por impresiones (CPM) o por coste por click (CPC).

• Marketing de Afiliación: Esta técnica se basa en la consecución de resultados; los sitios web, llamados afiliados, publicitan a los anunciantes y sólo obtienen recompensa cuando el usuario realiza una acción determinada (CPA)

• Retargeting: Es una técnica por la que el anunciante muestra anuncios a un determinado usuario basándose en las acciones que éste realizó anteriormente.

• e-Mail Marketing: Se trata de una acción de marketing directo a un grupo determinado de personas utilizando el correo electrónico como vehículo del mensaje.

• Marketing de contenidos: Consiste en crear y distribuir contenido relevante para clientes y potenciales clientes con el objetivo de atraerlos hacia la empresa y conectar con ellos

Marketing Offline

• PR & Comunicación: Es la práctica de enviar información a medios de comunicación o personas influyentes a fin de que sea publicada e impacte en el público deseado.

• Acciones Below the line / Above the line: A grandes rasgos son acciones

de marketing que se diferencian en función de si utilizan o no los medios de comunicación convencionales.

• Patrocinios: Acuerdo (normalmente económico) por el que la marca o producto del

patrocinador aparece vinculado al patrocinado.

Un breve repaso a las acciones de marketing más comunes


Otras fuentes de ingresos

Además de con el precio

de las entradas, puedes

rentabilizar tu evento. Buscar

un patrocinador o vender

merchadising son prácticas

muy habituales.

Fuentes de ingresos ¿Cómo rentabilizo mi propuesta de valor?

Aunque parezca obvio, es importante diseñar una estrategia de precios así como identificar todas las fuentes de ingresos. El precio tiene un fuerte componente psicológico por lo que, una vez más, debemos conocer a la perfección a nuestro segmento de clientes para acertar a la hora de fijar el precio de las entradas.

Estrategias de precio propiamente dichas son las de Penetración, Precios de Prestigio y las que tienen como punto de referencia a los competidores. Pero también puede jugarse con el precio propio a través del escalonado, el upselling y el crosselling.

Además de la venta de entradas, un evento puede conseguir ingresos de formas secundarias como son, por ejemplo, el patrocinio de una marca externa, la venta de productos derivados, el merchandising o las barras en caso de festivales o conciertos.


A la hora de planificar recursos, es importante que detectemos las actividades que requiere nuestra propuesta de valor y que van a ocuparnos durante toda la organización del evento. Normalmente, todos los eventos tienen en común las siguientes Actividades Clave:

Booking Es la contratación de los ponentes o artistas que configuran la parte central de nuestra propuesta de valor (a lo que nos referíamos anteriormente como ¿el qué?)

Pre-Producción y producción del evento La producción de un evento es un factor decisivo y se compone a su vez de varias actividades críticas. Si organizas un concierto, por ejemplo, aquí englobaríamos todos los requerimientos técnicos como el backline, el rider, los requerimientos de montaje y desmontaje etc.

LogísticaMuy relacionadas con las actividades de producción, son las que nos ayuarán la trasporte

Actividades Clave ¿Qué actividades son imprescindibles para lograr mi propuesta de valor?


Recursos clave ¿Con qué activos cuento para llevar a cabo mi evento?

Recursos económicos¿Con qué presupuesto inicial cuentas antes de empezar a organizar el evento? ¿Es posible que consigas algún tipo de adelanto? Estas preguntas son imprescindibles porque necesitas financiar tanto las actividades y recursos clave como las acciones de marketing que te has planteado.

Tu marca ¿Eres nuevo en el mercado o un viejo conocido de tu público? Este factor puede ayudarte mucho en caso de que no cuentes con un gran presupuesto inicial.

Equipo humano ¿Con cuántas personas cuentas en el equipo? ¿Quiénes son? ¿Qué bagaje aportan a tu evento? El factor humano es

En este apartado enumeraremos los principales recursos de los que disponemos y que necesitamos para poner en marcha la propuesta de valor.


Estrechamente relacionado con la experiencia que le quieres ofrecer a tus clientes, nos encontramos con la sección dedicada a las alianzas o relaciones comerciales. En el caso de las alianzas, normalmente se establecen buscando un win-win por el que todas las partes salgan beneficiadas.

En este punto es importante que consigas responder a las siguientes preguntas:

¿Qué alianzas tengo con otras marcas /empresas y qué beneficios ofrecen a mi segmento de cliente? Por ejemplo, si estás organizando un evento a las afueras de la ciudad puede ser buena idea que busques aliarte con alguna empresa de transporte o taxi para que ofrezcan algún tipo de descuento. De este modo, tú ofreces un valor añadido a tus clientes y la otra compañía genera demanda.

¿Quiénes son mis proveedores? Es necesario tener localizados a todos los proveedores de quienes depende tu propuesta de valor.

¿Qué Recursos Clave puedo obtener de mis alianzas? respuesta con algunos ejemplos

¿Qué Actividades Clave puedo obtener de mis alianzas? respuesta con algunos ejemplos

AlianzasQuién me ayuda a configurar mi propuesta de valor?

Nombre de [email protected] 345 789

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