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¿Cómo preservar losArchivos Documentales?

SERIE CONSERVACIÓN PREVENTIVA

P A T R I M O N I O E H I S T O R I A

© 2016, Academia Nacional de Bomberos de ChileAvda. Bustamante 086, Providencia, Santiago, Chile.Teléfonos: (56) 2 2816 0027 / (56) 2 2816 0000E-mail: [email protected]: @ANB_Chilewww.anb.cl

Nº de registro: 272.107ISBN: 978-956-9682-16-2

Todos los derechos reservados.2016.

¿Cómo preservar los archivos documentales?

Revisión Director ANBAlonso Ségeur L.

AutorRosario Yáñez V.

Jefa Desarrollo AcadémicoPía Barrios P.

Diseño editorialFélix López C.

IlustracionesRodrigo Arnés V.

FotografíasBanco de imágenes ANB

P A T R I M O N I O E H I S T O R I A

SERIE CONSERVACIÓN PREVENTIVA

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¿Cómo preservar los Archivos Documentales?

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Todas las instituciones a lo largo del tiempo generan y reciben docu-mentos que van almacenando para luego convertirse en los archivos históricos.

Toda Compañía y Cuerpo de Bomberos del país tiene su propio Archivo, los cuales, independientemente del tamaño y antigüedad de sus documentos, resguarda la memoria histórica de las instituciones y de las ciudades donde se encuentran. Es por esto, que se genera este texto que tiene como fin ayudar a preservar la materialidad de los archivos, evitando que desaparezcan.

Los archivos y objetos, son parte de un proceso natural en que los materiales que conforman el archivo tienden a perder sus propieda-des físicas y químicas. A la aceleración de este proceso natural se le denomina Deterioro.

Los deterioros se pueden producir por causas externas e internas.

Las causas Internas no son controlables por nosotros pero las externas sí y a estas son a las que nos enfocaremos.

Causas dedeterioro

Causas internas:producidas por los

propios componentes del objeto.

Causas externas:producidas por agentes

externos al objeto.

Ambientales

Químicas: Contaminación atmosférica. Húmedad relativa. Temperatura.

Físicas: Luz.

Inundación, alud,terremotos, incendios.

Desastre

Encolado y aditivos

Técnicas y tipos deencuadernación

Tipos y calidad de los materiales

Biológicas

Antrópicas

Ataque de insectos y hongos.

Mala manipulación.

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Dentro de las causas externas, como lo muestra el diagrama anterior, están:

Ambientales

Se relaciona con el inmueble y entorno que rodea al material de Archivo, y se divide en químicas y físicas.

Contaminación ambiental: En nuestro entorno, sobre todo en las grandes ciudades, hay presencia de gases y partículas contaminan-tes de la atmósfera, que son agentes de deterioro o daño, incluso cuando se encuentran en bajas concentraciones. Estas sustancias reaccionan con el agua contenida en los materiales y en el ambiente formando ácidos que degradan el objeto. Las partículas de polvo transportadas por el viento ensucian la superficie de los objetos, producen abrasión y propician la proliferación de hongos y bacterias.

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Por lo tanto, se debe evitar que los documentos estén expuestos a la polución (tierra, smog, etc).

Para evitar esto, se recomienda que estén en muebles para proteger-los de la polución y de posibles robos. Además, se debe mantener el aseo y las buenas condiciones de infraestructura (arreglo de grietas, vidrio en mal estado, instalaciones eléctricas, bajadas de agua, etc).

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Humedad Relativa: Es la cantidad de vapor de agua en un espacio determinado. Que produce diversos deterioros en cuero y papel, como por ejemplo.

Mancha por humedad.

Deformación.

Se debe evitar la Humedad en los lugares donde se almacenen los Archivos, revisando y previniendo fugas de agua, goteras en techum-bres, revisando sellos en ventanas, entre otras medidas.

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Temperatura: Es una magnitud física que refleja la cantidad de calor presente en un cuerpo, de un objeto, del ambiente, etc.

El problema de la temperatura es que cuando es alta se aceleran los procesos de deterioro o daño de las obras, y cuando es extrema-damente baja, puede causar resecamiento de los mismos. Lo más común es el aumento de las temperaturas en los archivos, por lo que en invierno se deben evitar las estufas, mientras que en verano se debe procurar bajar la temperatura por medio de ventilación. Por otra parte no es recomendable que los archivos estén en lugares donde se reúnan muchas personas ya que la temperatura del lugar tiende a subir al igual que la humedad relativa, lo que afectará a los documentos.

✔Si el archivo se encuentra en una pieza que tiene ventanas por donde ingresa la luz del sol, por ende el calor, lo mejor es cubrirla con cortinas.

Se recomienda no utilizar estufas ni otras fuentes de calor cerca de los archivos.

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Luz: Es una radiación que se propaga en forma de onda electro-magnética. Dependiendo de su longitud de onda, esta puede ser percibida por el ojo humano, produce calor y radiación Ultra Violeta (UV).

La luz puede ser natural o artificial, y en ambos casos es dañina para el papel ya que el deterioro que produce es acumulativo e irreversible.

La incidencia de la luz sobre los objetos produce resecamiento de los materiales, y debilita las fibras del papel volviéndolo amarillo y quebradizo, aparte de modificar colores impresos en él, como se observa en la siguiente imagen:

Es por esto que se debe evitar que ingrese la luz libremente al archivo o los documentos.

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Para evitar la luz solar existen diversos métodos, como poner cortinas, colocar ventanas con filtro UV o comprar e instalar filtros UV en las Ventanas.

Ventana con filtros solares (UV).

Ataque de insectos.

Biológicas

Corresponde al ataque de insectos, hongos, roedores, aves, etc. Para evitarlos se recomienda mantener controlada la temperatura y humedad relativa, junto con mantener el aseo y control de plagas.

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Proliferación de hongos.

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Deben colocarse en posición vertical, es decir, sin quedar inclinados, para evitar que se deformen.No deben sobresalir de los estantes para evitar pasarlos a llevar.

Antrópicas

Son deterioros producidos por el ser humano, ya sea por descuido como por mala manipulación. Para evitar, estos deterioros, se recomienda no realizar las siguientes prácticas:

Uso de Cinta adhesiva, debido a que con el tiempo se pone amarilla.

Uso de elementos metálicos, puesto que se oxidan.✗ ✗

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No debemos almacenar los volúmenes grandes al lado de los pequeños, ya que no les ofrecen el soporte adecuado.

Los libros de gran tamaño, pesados y estructuralmente débiles o dañados, deben almacenarse horizontalmente, a fin de darles el soporte total que requieren.

Al retirar un libro de la estantería no debe cogerse por la cofia (parte superior del lomo), ya que esto puede debilitar y hacer que el lomo se desprenda de la encuadernación, con lo que tendremos un libro mutilado.

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Exhibición de Libros y documentos de manera inadecuada

Evitar abrir los libros sin soporte, tanto de manera horizontal como vertical, así como se muestra a continuación:

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Las formas adecuadas de exhibir libros y documentos son las siguientes:

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Blasi, B. (2013). Conservación y restauración del Patrimonio Documental. Principios Básicos. 15 de Abril de 2016, de Social Biblio Sitio web: http://es.slideshare.net/socialbiblio/conservacin-y-restauracin-del-patrimonio-documental-principios-bsicos

Corral García, A. (2015). Archivar documentos, pero ¿CÓMO?. 15 de Abril de 2016, de DOKUTEKA Gestión documental. Arquitectura de la Información. Tratamiento y Recuperación de Información. Sitio web: https://archivisticafacil.wordpress.com/2015/01/11/como-archivar-instalar-documentos-en-estanterias/

Frost, G., Briceño, A. (2001). Conservaplan N°5, Biblioteca Nacional de Venezuela, Centro Nacional de Conservación de Papel, Caracas: Ex Libris.

Montoya, A., Ramirez Nieto, P., Alvarez, M, Natale, C, Baron, N & Carulla, N. (2002). Manual básico de conservación preventiva. Bogotá: Museo nacional de Colombia.

Otañez Lopez, Karla. (2011). Restauración del Papel. 15 de Abril de 2016, de slideshare Sitio web: http://es.slideshare.net/kisdannalove/restauracin-del-papel?qid=92b41103-c83d-42cf-9500-e1f7a4ee8c96&v=&b=&from_search=1

Ramos, O; Sandoval, E. Hueytletl, E. (S/F). Normas Básicas para la Conservación Preventiva de los Bienes culturales en Museos. Colombia: Conaculta.

BIBLIOGRAFÍA

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IMÁGENES

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