CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

TEMAS

Ley Federal de Archivos Actividades a realizar en materia de

clasificación, organización y conservación de archivos en planteles

Inventario de expedientes Transferencia primaria de expedientes al

Archivo de Concentración Catálogo de Disposición Documental

Ley Federal de Archivos,

Publicada en el D.O.F. el 23 de enero del 2012

Artículo 2. La presente Ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes principios:

I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos;

II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y

IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

Artículo 7. Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión.

Artículo 9. ….Los órganos internos de control del Poder Ejecutivo Federal, así como las áreas que realicen funciones de contraloría interna en los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente Ley, en el ámbito de sus respectivas atribuciones.

Artículo 10. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas.

Coordinadora General de Archivos del CONALEP: M. Aud. Corazón de María Madrigal (Secretaria de Administración)

Artículo 13.

Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente.

Archivo de Trámite: En cada unidad administrativa se tiene nombrado a un Responsable de Archivo de Trámite, en este caso en cada plantel.

Responsable del Archivo de Concentración: Ing. Claudia I. Guevara Infanzón

Responsable del Archivo Histórico: C.P. Adalberto Legorreta Gutiérrez

Artículo 18.

Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos:

I. Registro de entrada y salida de correspondencia;II. Identificación de documentos de archivo;III. Uso y seguimiento;IV. Clasificación archivística por funciones;V. Integración y ordenación de expedientes;VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;VII. Transferencia de archivos;VIII. Conservación de archivos;IX. Prevaloración de archivos;X. Criterios de clasificación de la información; yXI. Auditoría de archivos.

Artículo 19.

Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

I. El cuadro general de clasificación archivística;

II. El catálogo de disposición documental;

III. Los inventarios documentales;

a) General,

b) De transferencia; y

c) De baja; y

IV. La guía simple de archivos.

Artículo 23.

Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos del acuerdo emitido por la Secretaría de la Función Pública o la instancia que corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal, deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia.

Si a la fecha en que el servidor público se separe del empleo, cargo o comisión no existe nombramiento o designación del servidor público que lo sustituirá, la entrega del informe se hará al servidor público que se designe para tal efecto.

Artículo 54.

Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes:

I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico;

II. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fines distintos al ejercicio de sus funciones y atribuciones;

III. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo General de la Nación;

IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos públicos;

V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin causa justificada;

VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos;

VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos;

VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7 de la presente Ley; y

IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse de un empleo, cargo o comisión.

ACTIVIDADES A REALIZAR EN MATERIA DE CLASIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS EN

PLANTELES A PARTIR DEL 2011

Registro de los expedientes que se aperturan en un nuevo ejercicio fiscal

Clasificación de expedientes de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística para planteles

Elaboración de carátulas

Ordenación de los expedientes

660-APO-PR-07-FO04

EXP. Nº

SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE

1 22 CORRESPONDENCIA GENERAL OFICIOS ENVIADOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

2 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS RECIBIDOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

3 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS EXPEDIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

4 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS RECIBIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

5 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP PRIMERA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

6 8BECAS INSTITUCIONALES CONALEP EXTRAORDINARIA DE RETENCIÓN

VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

7 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP APOYO PARA ANTEOJOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

8 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP SEGUNDA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

9 5 REUNIÓN CON PADRES DE FAMILIA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2

10 51 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1

11 8 BECAS PROGRAMA DE OPORTUNIDADES 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1

12 22 PROCESO DE TITULACIÓN VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 REPIZA 1

13 22 PROCESO DE CERTIFICACIÓN MARGARITO PEREZ GONZALEZ S6 OFICINA 3 REPIZA 1

14 40 LIBRO DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN 2011 VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 CREDENZA SEGUNDO NIVEL

15 25 ESTADISTICA 911 ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 2A

16 22 CAMBIOS DE PLANTEL ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 6A

ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEPREGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2011

Unidad Administrativa: Plantel Iztapalapa IÁrea: Control Escolar

ELEMENTOS PARA LA CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES

1. Fondo documental.

2. La clave de determinante de oficina.

3. La clave de la serie documental a la que pertenece el asunto sujeto a clasificación.

4. El nombre del asunto específico de que trata el expediente que se apertura.

5. El número progresivo que corresponde al expediente, al registrarlo en el formato “Registro y control de expedientes” 660-APO-PR-07-FO04, dado en forma progresiva de manera anual y para cada expediente que se apertura.

6. El año de apertura del expediente que se clasifica.

7. Número de volumen del expediente.

FONDOS DOCUMENTALESNOMBRE DEL FONDO CÓDIGO NOMBRE DEL FONDO CÓDIGO

DISTRITO FEDERAL

AEREOPUERTO 132 IZTAPALAPA IV 225 ALVARO OBREGÓN I 220 IZTAPALAPA V 211 ALVARO OBREGÓN II 221 MAGDALENA CONTRERAS 209 ARAGÓN 004 MÉXICO-CANADA 161 AZCAPOTZALCO 106 MILPA ALTA 227 AZTAHUACAN 011 SANTA FE 267 COMERCIO Y FOMENTO INDUSTRIAL 166 TICONAM 002 COYOACAN 189 TLAHUAC 230 GUSTAVO A. MADERO I 195 TLALPAN I 186 GUSTAVO A. MADERO II 224 TLALPAN II 212 IZTACALCO I 210 VENUSTIANO CARRANZA I 015 IZTAPALAPA I 003 VENUSTIANO CARRANZA II 245 IZTAPALAPA II 196 XOCHIMILCO 012 IZTAPALAPA III 226

OAXACA

DR. VICTOR BRAVO AHUJA - TUXTEPEC 157 OAXACA 039 GRAL. ANTONIO DE LEÓN 145 PUERTO ESCONDIDO 158 JUCHITÁN 243 SALINA CRUZ 155

CLAVES DE DETERMINANTE DE OFICINA

SECCIONESDP

CE01

CE02

S1

S2

S3

S4

S5

S6

S7

Dirección del Plantel

Coordinación Ejecutiva de Formación Técnica y Capacitación

Coordinación Ejecutiva de Apoyo Operativo

Capacitación

Formación Técnica

Informática

Promoción y Vinculación

Servicios Administrativos

Servicios Escolares

Talleres y Laboratorios

SERIES DOCUMENTALES

CÓDIGO

01020304050607080910111213141516

16.116.216.316.417

COMITÉS

COMITÉ ACADÉMICO

AUDITORIAS

AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES DIARIOS

BECAS

BITACORAS

COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD

CAPACITACIÓN

CENTROS DE EVALUACIÓN

CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA

ATENCIÓN A LA COMUNIDAD

BOLSA DE TRABAJO

CAMPOS CLINICOS

NOMBRE DE LA SERIE

ACTAS

ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS Y EVENTOS

ACUERDOS

ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y BASES DE DATOS

COMITÉ DE TITULACIÓN

COMITÉ DE VINCULACIÓN

COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR

COMITÉS DELEGACIONALES

ASUNTO

1. Describe el tema principal de la documentación que resguarda el expediente.

2. Debemos evitar transcribir el nombre de la serie documental como asunto.

3. Es el punto principal de identificación de la información que contiene el expediente.

4. Debemos ser claros y precisos al momento de describir el asunto.

660-APO-PR-07-FO04

EXP. Nº

SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FISICA DEL EXPEDIENTE

1 22 CORRESPONDENCIA GENERAL OFICIOS ENVIADOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

2 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS RECIBIDOS A LA UOD DF VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

3 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS EXPEDIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

4 22 CORRESPONDENCIA OFICIOS INTERNOS RECIBIDOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 1 CREDENZA NIVEL 2

5 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP PRIMERA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

6 8BECAS INSTITUCIONALES CONALEP EXTRAORDINARIA DE RETENCIÓN

VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

7 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP APOYO PARA ANTEOJOS VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

8 8 BECAS INSTITUCIONALES CONALEP SEGUNDA ETAPA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 1

9 5 REUNIÓN CON PADRES DE FAMILIA VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2

10 51 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1

11 8 BECAS PROGRAMA DE OPORTUNIDADES 2011 VÍCTOR MANUEL ANTONIO SANTIAGO S6 OFICINA 3 LIBRERO 2 NIVEL 1

12 22 PROCESO DE TITULACIÓN VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 REPIZA 1

13 22 PROCESO DE CERTIFICACIÓN MARGARITO PEREZ GONZALEZ S6 OFICINA 3 REPIZA 1

14 40 LIBRO DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN 2011 VERONICA XIQUEZ ALVARADO S6 OFICINA 2 CREDENZA SEGUNDO NIVEL

15 25 ESTADISTICA 911 ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 2A

16 22 CAMBIOS DE PLANTEL ERIK ORDOÑEZ RAMIREZ S6 OFICINA 5 LIBRERO NIVEL 6A

ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEPREGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2011

Unidad Administrativa: Plantel Iztapalapa IÁrea: Control Escolar

NÚMERO PROGRESIVO AL MOMENTO DE REGISTRAR EL EXPEDIENTE

AÑO DE APERTURA Y NÚMERO DE VOLUMEN DEL EXPEDIENTE

…...….-2011-Vol. 1……….-2011-Vol. 2……….-2011-Vol. 3

EJEMPLOS DE CLASIFICACIÓN

003/S6/22/Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011

003/S6/22/Correspondencia oficios recibidos de la UODDF/02-2011

……….

003/S6/08/Becas institucionales Conalep segunda etapa/08-2011

..........

003/S6/51/Programa Operativo Anual 2011/10-2011

……….

003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 1

003/S6/25/Estadística 911/15-2011-Vol. 2

Clasificación del expediente: Público

Valor documental: ADMINISTRATIVO

Vigencias

Archivo de trámite: 1 año Archivo de concentración: 1 año

Fecha de transferencia primaria: 2012

Fecha de apertura del expediente: ENERO DEL 2011

Fecha de cierre del expediente: DICIEMBRE DEL 2011

Número de fojas útiles al cierre del expediente: 265

003/S6/22/Correspondencia general oficios enviados a la UODDF/01-2011

003/S6/22/Correspondencia general

oficios enviados a la UODDF/01-2011

ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL CONALEP

REGISTRO Y CONTROL DE EXPEDIENTES 2012

660-APO-PR-07-FO04

Unidad Administrativa: Plantel Azcapotzalco Área: Jefatura de Proyecto de Servicios Escolares EXP. No.

SERIE ASUNTO DEL EXPEDIENTE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE UBICACIÓN FÍSICA DEL EXPEDIENTE

0001 30 121060628-9PEREZAGUILARSANDRA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

0002 30 121060026-6AMEZCUADIAZDIBLIK DAMARA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

0003 30 121060027-4ACEVEDOHERNANDEZTANIA SARAI Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

0004 30 121060040-7BALLESTEROSMARCOSMARIA BERNARDA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

0005 30 121060107-4HERNANDEZZARATEALEJANDRO Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

0006 30 121060118-1LOPEZMANJARREZMARIA ALEJANDRA Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

0007 30 121060120-7MARTINEZSALDAÑAKAREN ELIZABETH Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

0008 30 121060124-9MARTINEZVACANESTOR GEOVANNY Nancy Kareli Santos Olvera OFICINA 4, ARCHIVERO 2, NIVEL 3

106/S6/30/ 121060628-9 PEREZ AGUILAR SANDRA /01-2012

106/S6/30/ 121060026-6 AMEZCUA DIAZ DIBLIK DAMARA/02-2012

106/S6/30/ 121060027-4 ACEVEDO HERNANDEZ TANIA SARAI/03-2012

106/S6/30/ 121060040-7 BALLESTEROS MARCOS MARIA BERNARDA/04-2012

EJEMPLOS DE CLASIFICACIÓN

Fecha de clasificación: 15/agosto/2012

Unidad Administrativa: Plantel Azcapotzalco

Fundamento legal: Artículo 18, fracción II, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Carácter del expediente: Confidencial

Firma del Titular de la Unidad Administrativa: __________________________

Nombre del Titular de la Unidad Administrativa: Alejandro García Cerna

Partes o secciones confidenciales: Todo el expediente

Valor Documental:

Vigencias:

Archivo de Trámite: 10 años Archivo de Concentración: 20 años

Fecha de Transferencia primaria: 2022

Fecha de apertura del expediente: 15/agosto/2012 Fecha cierre del expediente:

No. de fojas al cierre del expediente:

106/S6/30/ 121060628-9 PEREZ AGUILAR SANDRA /01-2012

ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES

Los expedientes que se aperturan, se van resguardando en el Archivo de Trámite de cada unidad administrativa.

Cada oficina debe de estar numerada, siendo la oficina número 01 la de la Dirección del plantel.

Subsecuentemente, cada oficina deberá de tener un número que la identifique.

Cada archivero, estante o mueble dentro de la oficina, deberá de estar también numerado y también cada uno de los niveles de cada uno de ellos.

OFICINA No. 03 SERVICIOS ESCOLARES

ARCHIVERO No. 1 ARCHIVERO No. 2 ARCHIVERO No. 3

NIVEL 2

NIVEL 3

NIVEL 1 NIVEL 1 NIVEL 1

NIVEL 2 NIVEL 2

NIVEL 3 NIVEL 3

OFICINA No. 03-A SERVICIOS ESCOLARES

ARCHIVERO No. 1 ARCHIVERO No. 2 ARCHIVERO No. 3

NIVEL 2

NIVEL 3

NIVEL 1 NIVEL 1 NIVEL 1

NIVEL 2 NIVEL 2

NIVEL 3 NIVEL 3

EJEMPLO DE OFICIOMetepec, Edo. de México, a 16 de enero del 2012

Ref:

Asunto: Se informa sobre actualización del portal de obligaciones de transparencia del CONALEP. Exp: 22/165/ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL PORTAL E INTRANET/05-2012

LUIS GUILLERMO GONZÁLEZ SIGALA TITULAR DE LA UNIDAD DE ENLACE P R E S E N T E

En atención a su oficio de referencia UE/005/2012, de fecha 05 de enero del presente, relativo a la actualización del

Portal de Obligaciones de Transparencia, en cumplimiento al artículo 7° de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a

la Información Pública Gubernamental, anexo al presente me permito remitirle a usted, la información correspondiente al

cuarto trimestre del 2011.

Fracción XII (Concesiones) Sin cambios.

Fracción XIII (Contrataciones de Obra Pública) Actualizado.

Fracción XV (Contratos con atraso en pagos, formato 1130 del SII). Actualizado.

Fracción XVII (Informe de avance y resultados del área de archivos) Actualizado.

Respecto a la Fracción XIII (Contrataciones de Bienes y Servicios), se esta integrando la información, misma que se

enviara a la brevedad.

Sin otro particular, le envío un afectuoso saludo.

A T E N T A M E N T E CONALEP, “Educación de Calidad para la Competitividad”

ADALBERTO LEGORRETA GUTIÉRREZ DIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA Y ADQUISICIONES

ALG/CIGI/jjxc.* Satyc: 441

INVENTARIO DE EXPEDIENTES

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL

OCTAVO. El inventario general a que se refiere la fracción III inciso a) del lineamiento decimotercero, deberá estar concluido a más tardar el 31 de diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título con anterioridad al 12 de junio de 2003.

El 1 de enero de 2005, se iniciará la elaboración del inventario general por expedientes, respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de junio de 2003.

Hoja deSección:

Serie: Fecha de registro:

A L F AT AC Total E C M

Responsable de la información

Condiciones de Acceso

Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica

Inventario de Archivo de Trámite del 12 de Junio del 2003 a Diciembre del 2011

Plazo de conservación

Técnica de selección

Autorizó

Valoración primariaUbicación del expediente

Fondo:

No.Prog

Asunto del expediente Año Unidad de intalaciónOriginal o

copiaTotal de

volúmenes

Fondo: Hoja ____ de _____Sección: Fecha de Registro:

A L F AT AC Total E C M

Plazo de conservación

Técnica de selecciónUbicación de los expedientes

Responsable de la información Autorizó

Colegio Nacional de Educación Profesional TécnicaInventario General de Series Documentales del 11 de Junio del 2003 y ejercicios anteriores

Condiciones de acceso Breve descripción del contenido de los expedientesNo.

Prog.Serie

Valoración primaria Originales o

copiasAños extremos

Total de expedientes

Cada área interna del plantel deberá enviar por correo electrónico su inventario concluido a la dirección electrónica jxospa@conalep.edu.mx para su revisión y comentarios, mismo que deberá abarcar todos sus expedientes del 2011 hacia atrás.

Los inventarios serán revisados por la Coordinación General de Archivos del CONALEP.

Una vez que tengan el visto bueno de la Coordinación General de Archivos del CONALEP, respecto a la elaboración e integración de su inventario, esta enviará un oficio a cada Director de Plantel, señalando que áreas internas han concluido satisfactoriamente con esta actividad, mismas que estarán listas para llevar a cabo su transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración.

Estas áreas internas remitirán por oficio, dirigido a la Coordinación General de Archivos del CONALEP, una COPIA de sus inventarios debidamente firmados, para conocimiento y resguardo, marcando copia a la Representación.

TRANSFERENCIA PRIMARIA DE EXPEDIENTES

Concluidos los inventarios revisaremos el procedimiento para preparar la transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración del CONALEP, la cual incluirá, en esta primera etapa, únicamente expedientes que han concluido sus plazos de conservación, tanto en el Archivo de Trámite como en el Archivo de Concentración.

Los expedientes que tengan una serie, cuya técnica de selección sea conservación o muestreo, permanecerán por el momento en sus archivos de trámite.

Solo se transferirán los expedientes al Archivo de Concentración del CONALEP, de aquellas áreas internas del plantel, cuyo inventario este concluido y revisado por la Coordinación General de Archivos del CONALEP.

Concluida la transferencia primaria de expedientes, se les solicitará nuevamente a los planteles, el inventario de todos los expedientes que se encuentran resguardados en sus Archivos de Trámite.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

NOMBRES

A L F AT AC Total

1 ACTAS X 2 1 3 X

2ACTIVIDADES CÍVICAS, CULTURALES, DEPORTIVAS Y EVENTOS

X1 1 2

X

3 ACUERDOS X 1 1 2 X

4ADMINISTRADOR DE SERVIDORES Y BASES DE DATOS

X1 1 2

X

5 ATENCIÓN A LA COMUNIDAD X 1 2 3 X6 AUDITORIAS X 2 3 5 X

7AVANCES PROGRAMATICOS Y AVANCES DIARIOS

X 1 1 2 X

8 BECAS X 1 1 2 X9 BITACORAS X 1 1 2 X10 BOLSA DE TRABAJO X 1 1 2 X11 CAMPOS CLINICOS X 1 2 3 X12 CAPACITACIÓN X 2 1 3 X13 CENTROS DE EVALUACIÓN X 2 2 4 X14 CLÍNICA MULTIDISCIPLINARIA X 1 1 2 X

15COMISIÓN MIXTA DE HIGIENE Y SEGURIDAD

X 1 1 2 X

16 COMITÉS X 1 1 2 X16.1 COMITÉ ACADÉMICO X 1 1 2 X16.2 COMITÉ DE TITULACIÓN X 1 1 2 X16.3 COMITÉ DE VINCULACIÓN X 1 1 2 X16.4 COMITÉ TÉCNICO ESCOLAR X 1 1 2 X

PERIODO DE

RESERVAOBSERVACIONES

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LOS PLANTELES DEL CONALEP

SERIES DOCUMENTALESCÓDIGO

VALORACIÓN PRIMARIA

PLAZOS DE CONSERVACIÓN TÉCNICAS DE SELECCIÓN INFORMACIÓN

VIGENCIAS

ELIMINACIÓNCONSERVACIÓ

NMUESTREO ACCESO

Secretaría de Administración Coordinación General de Archivos del CONALEP

17 COMITÉS DELEGACIONALES X 1 1 2 X18 COMODATOS X X 2 1 3 X19 CONCILIACIONES BANCARIAS X X 2 4 6 X

20CONSTANCIA DE RETENCIONES Y PERCEPCIONES

X X1 1 2

X

21CONTRATOS, CONVENIOS Y CARTAS DE INTENCIÓN

X X X1 1 2

X

22 CORRESPONDENCIA GENERAL X 1 1 2 X23 DONACIONES X 1 1 2 X24 EQUIPAMIENTO X 1 1 2 X25 ESTADÍSTICAS X 2 2 4 X26 ESTIMULO AL DESEMPEÑO DOCENTE X 1 1 2 X Digitalización

27 ESTRUCTURAS EDUCATIVAS X 1 2 3 X Digitalización

28 EVALUACIONES DE ALUMNOS X 10 20 30 X Confidencial

Esta información es la que constituye el acervo histórico del CONALEP y fundamenta la emisión de los documentos oficiales, a la vez que permite atender las diversas solicitudes de los propietarios de la información (solicitudes de reposición de alguno de sus documentos que certifican sus estudios), así como de otras instancias externas (certificación o validación de algún documento)

29 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL X 0 35 35 X ConfidencialVigencia 0= Un año en archivo

de trámite despues de terminada la relación laboral

30 EXPEDIENTES ALUMNOS X 10 20 30 X Confidencial

Esta información es la que constituye el acervo histórico del CONALEP y fundamenta la emisión de los documentos oficiales, a la vez que permite atender las diversas solicitudes de los propietarios de la información (solicitudes de reposición de alguno de sus documentos que certifican sus estudios), así como de otras instancias externas (certificación o validación de algún documento)

31EXPEDIENTES DE CAPACITACIÓN LABORAL

X 1 2 3 X

32EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES

X1 2 3

X Confidencial

33EXPEDIENTES DE PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES CAMPO CLINICO

X1 2 3

X Confidencial

34 INCIDENCIAS X 1 2 3 X Confidencial

35 INFORMES X 1 1 2 X36 INFORMES CONTABLES Y FINANCIEROS X X 2 4 6 X

36.1 CIERRES CONTABLES X X 2 4 6 X37 INFRAESTRUCTURA X 3 3 6 X38 INVENTARIOS X 1 2 3 X

39LIBROS DE COPIAS FIEL DE CERTIFICADOS

X 15 15 30 X

40 LIBROS DE COPIAS FIEL DE TITULACIÓN X 15 15 30 X41 LIBROS DE REGISTRO DE TITULACIÓN X 15 15 30 X42 LICENCIAS DE SOFTWARE X 1 1 2 X43 MANTENIMIENTO X 1 1 2 X44 NOMINAS X X 20 10 30 X45 POLIZAS X X 2 4 6 X

46PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE CANDIDATO EVALUADOS (CENTRO DE EVALUACIÓN)

X1 1 2

X Confidencial

47 PRACTICAS TECNOLÓGICAS X 1 1 2 X48 PRESTACIONES X 1 1 2 X

49PROCESO DE SELECCIÓN A LOS ASPIRANTES A PRESTADORES DE SERVICIOS PROFESIONALES

X

1 1 2X Confidencial

50PROGRAMA ANUAL DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES

X1 2 3

X Digitalización

51 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA) X 1 1 2 X52 PROGRAMAS X 1 1 2 X53 PROGRAMAS ESPECIALES X 2 1 3 X

54 PROMOCIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA X 1 1 2 X55 PRUEBA ENLACE X 1 1 2 X Digitalización

56 RECIBOS DE PAGO X X 20 10 30 X57 RESGUARDOS X 1 1 2 X58 REUNIONES DE ACADEMIA X 1 1 2 X59 SEGUIMIENTO DE EGRESADOS X 2 2 4 X60 SEGUROS X 1 2 3 X61 SERVICIOS X 1 1 2 X62 SINODALÍAS X 1 1 2 X63 SOLICITUDES DE REMESA MENSUAL X 1 2 3 X

64SOLICTUDES DE AUTORIZACIÓN DE COMPRA

X X 1 1 2 X

65TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS

X 1 1 2 X

66UNIDADES MÓVILES, UNIDADES DE ARRASTRE

X 1 2 3 X

67 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO X 5 7 12 X

68 BAJA DOCUMENTAL X X 1 5 6 X

Legal, con base a lo señalado en el Vigesimoprimero de los

Lineamientos para la organización y conservación

de archivos

69 CONTROL DE GESTIÓN X 1 2 3 X

GRACIAS!!!José de Jesús Xospa Cruz

54 80 37 00, ext. 2450Correo: jxospa@conalep.edu.mx