UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

MATERIA: AUDITORIA FINANCIERA II

TEMA: CICLO DE NOMINA Y PERSONAL

DOCENTE: MARIA ALEXANDRA ZEVALLOSINTEGRANTES:

- KELLY NAULA - GENESIS RAMIREZ- KARLA JARA- PEDRO SANCHEZ- MELISSA YEROVI- SOANNY SINCHIGUANO- LISBETH ALVAREZ

CONCEPTO DE NÓMINA

• Es un documento de contabilidad que consiste en una relación de cada una de los trabajadores que prestan sus servicios a la empresa y, en el cual se muestra el sueldo de cada persona y las prestaciones que la empresa hace a estos.

• El ciclo de nomina de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevara a cabo lo que involucra el empleo y a clasificar, resumir e informar lo que se ha utilizado y el pago de mano de obra.

LISBETH ALVAREZ

FUNCIONES TÍPICAS

• 1. Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.

2. Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.

3. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias. 

LISBETH ALVAREZ

• ERRORES POTENCIALES

• Planillas infladas con personal no existente.

• Pagos por trabajo no realizado.

• Apropiación de salarios no reclamados.

• Indemnizaciones pagadas no contabilizadas.

• Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales.

• Errores en cálculos o sumas.

• CUENTAS RELACIONADAS

• Costos de producción.

• Gastos de salario.

• Gastos de impuestos de nóminas (Patronal).

• Pasivos de nómina.

• Efectivo en el banco. •  

LISBETH ALVAREZ

• Dentro del ciclo de nominas podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

• Pago de nominas

• Anticipos de sueldos y prestamos al personal

• Distribuciones de mano de obra

• Otras prestaciones de personal

• Ajustes de nominas

• Formas y documentos importantes

LISBETH ALVAREZ

EJEMPLOS DE FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES DEL CICLO DE NOMINA

Solicitud de empleo

Contrato de trabajos

Informes de tiempo

Tarjetas de reloj

Autorización de ajuste de nomina

Autorización de pagos especiales

Recibos de pagos

GENESIS RAMIREZ

BASES USUALES DE DATOS DEL CICLO DE NÓMINA

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones.

Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia.

b) Bases dinámicas.

GENESIS RAMIREZ

LAS BASES USUALES DE DATOS PARA NÓMINAS PODRÍAN SER LAS SIGUIENTES:

• Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de retribución, prestaciones a empleados, etc.

• Registros de salarios de empleados.

GENESIS RAMIREZ

ENLACE CON OTROS CICLOS

Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

• Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.

• Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.

• Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.

GENESIS RAMIREZ

OBJETIVO DEL CICLO DE NOMINAS

OBJETIVOS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE NOMINAS.

Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente. 

Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente. 

SOANNY SINCHIGUANO

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

De autorizaciónDe procesamiento y

clasificación de transacciones.

De verificación

y evaluación.

De salvaguarda

física

SOANNY SINCHIGUANO

OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN

Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración

Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

 

SOANNY SINCHIGUANO

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES

Solo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

Solo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución contable de dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.

Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

 

SOANNY SINCHIGUANO

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES

Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a la cuenta apropiada de cada proveedor y acreedor.

Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta y oportunamente.

 

 

SOANNY SINCHIGUANO

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas.

SOANNY SINCHIGUANO

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓNObjetivos

Específicos de Control Interno

Técnicas de Control Aplicable

Riesgos de Incumplimiento

DEBEN VERIFICARSE Y EVALUARSE EN FORMA PERIODICA LOS SALDOS REGISTRADOS DE CUENTAS DE NOMINAS Y LAS TRANSACCIONES RELATIVAS

MANUALES DE PROCESAMIENTO Y POLITICAS, GRAFICAS DE ORGANIZACIÓN , INFORMES Y ACTIVIDADES QUE PUEDEN VERIFICARSE Y EVALUARSE.

CONCILIACION DE SALDOS Y MOVIMIENTOS INFORMADOS POR TERCEROS.

ACTUALIZACION OPORTUNA SOBRE LAS QUEJAS DEL PERSONAL.

LOS INFORMES PREPARADOS PARA LA ASMINISTRACION PUEDEN PRESENTAR INFORMACION ERRONEA.

LAS DECISIONES IMPORTANTES QUE PUEDE TOMAR LA ADMINISTRACION PODRIAN BASARSE EN INFORMACION ERRONEA.

ERRORES E IRREGULARIDADES EN LA SALVAGUARDA FISICA

VERIFICAION PERIODICA DE LOS REGISTROS DE NOMINAS.

COMPARACION DE LOS IMPORTES CONTALIZADOS CON TRANSACCIONES POSTERIORES O CON IMPORTANTES PREESTABLECIDOS.

VERIFICACION PERIODICA DE LOS SALDOS EN LIBROS MEDIANTE CONFIRMACIONESCON EL PERSONAL.

SOANNY SINCHIGUANO

OBJETIVO DE LA SALVAGUARDA FÍSICA

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos

para este ciclo son:

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos

para este ciclo son:

 

 PEDRO SANCHEZ

Objetivos Específicos de

Control Interno

Técnicas de Control Aplicable

Riesgos de Incumplimiento

ELACCESO A LOSREGISTROSDEPERSONALNOMINAS,FORMASYDOCUMENTOSIMPORTANTESYLUGARESDEPROCESO DEBEPERMITIRSEUNICAMENTEDEACUERDO CON POLITICASESTABLECIDASPORLAADMINISTRACION.

CAJAS FUERTES, GABINETESCERRADOS CON LLAVE,BIBLIOTECASEGURA DE CINTAS ARCHIVOS DECOMPUTADORA ASI COMOPROGRAMAS Y OTRADOCUMENTACION RELATIVA.

SEGUROSY FIANZASDEFIDELIDAD.ARCHIVO DE FIRMAS DEL PERSONAL

AUTORIZADO

LOS ARCHIVOS Y REGISTROSPUEDEN DESTRUIRSEO PERDERSE.

LOS ARCHIVOS Y REGISTROSPODRIAN SER UTILIZADOS ENFORMA INDEBIDA.

LOS PROGRAMAS DECOMPUTADORA PODRIAN SERALTERADOS POR PERSNOAL NOAUTORIZADO.

SEGREGACION DERESPOSABILIDADES Y RESTRICCIONESAL ACCESO DE LAS FUNCIONES DEADMINISTRACION DE PERONAL CONFUNCIONES.

PEDRO SANCHEZ

IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS CON EL RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO

Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas. es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y el riesgo que existe sí dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

CONTROLES INTERNOS

Separación de tareas

Control físico

Estructura de las formas

Llenado de las formas

Autorización

Pago oportuno

Empleados fantasmas

Facturación e inventarios

PEDRO SANCHEZ

DISEÑO DE PRUEBA

Comprender el control interno

Evaluar el riesgo de control

Determinar el alcance Diseñar pruebas de controles

Diseñar pruebas sustantivas

Definir los procedimientos de

auditoria

Determinar el tamaño muestra

Seleccionar la muestra

Determinar la oportunidad

MELISSA YEROVI

PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivo de la auditoria relacionado

con la operaciónControl Interno clave Prueba de control Pruebas sustantivas

Los pagos de nominas registrados son por concepto de trabajo verdaderamente llevado a cabo por empleados reales (existencia).

Se utiliza reloj de registro. Se mantiene en forma

adecuada el archivo del personal.

El trabajo está autorizado. Separación de tareas entre

el personal, medición de tiempo y pago de nomina.

Solo los empleados existentes en los archivos computarizados de datos son aceptados.

Examinar las tarjetas para verificar su aprobación.

Examinar las tarjetas de registro de horario.

Revisar políticas del personal.

Examinar los archivos del personal.

Revisar el organigrama, observar el desempeño.

Examinar los registros de nominas para verificar la aprobación.

Revisar el diario de nominas, libro de contabilidad y registro de nominas devengadas para detectar cantidades inusuales.

Comparar cheques cancelados con el diario de nomina para verificar nombre, cantidad y fecha

Comparar los cheques cancelados con los registros del personal.

MELISSA YEROVI

PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivo de la auditoria relacionado con la operación•Las transacciones de nomina existentes se registran (integridad).

Control Interno clave•Los cheques de nomina están pre numerados y se justifican.

Prueba de control•Analizar con los empleados y observar la conciliación bancaria. •Justificar la secuencia de cheques de nomina

Pruebas sustantivas•Se concilian los desembolsos en el diario de nominas con los desembolsos en el estado de cuenta de la nomina del banco.

KELLY NAULA

Objetivo de la auditoria relacionado con la operación

Control Interno clave Prueba de control Pruebas sustantivas

Las operaciones de nomina registradas son por la cantidad realmente trabajada y en la remuneración correcta, las retenciones están calculadas correctamente

(Precisión).

Los cálculos y cantidades son verificados internamente.

Los totales de lote se comparan con los reportes sumarios de la computadora.

Las remuneraciones, sueldos o comisiones se autorizan.

Las retenciones y descuentos se autorizan.

Examinar archivos de totales de lotes para buscar la firma del encargado de control de datos, comparar con los reportes sumarios.

Examinar los registros de nomina en busca de verificación interna.

Examinar las autorizaciones en los registros del personal.

Re calcular las horas trabajadas de las tarjetas de registro de horario.

Comparar las remuneraciones con los contratos.

Re calcular sueldos brutos. Verificar las retenciones. Re calcular el sueldo neto. Comparar el importe de

los cheques.

PROGRAMA DE AUDITORIA

KELLY NAULA

PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivo de la auditoria relacionado

con la operación

Control Interno clave

Prueba de control Pruebas sustantivas

Las operaciones de nomina se clasifican debidamente (clasificación).

Se utiliza un diagrama adecuado de cuentas.

Las clasificaciones de cuentas se verifican internamente.

Revisar el diagrama de cuentas.

Examinar la indicación de verificación interna.

Comparar la clasificación con el catalogo de cuentas.

Revisar tarjetas de registro de horario para determinar departamento del empleado.

KARLA JARA

Objetivo de la auditoria relacionado con la

operaciónControl Interno clave Prueba de control Pruebas sustantivas

Las operaciones de nomina se registran en las fechas correctas

(Tiempo oportuno).

Los procedimientos exigen que se registren las operaciones tan pronto como sea posible después de haberse pagado la nomina.

Las fechas se verifican internamente.

Examinar el Manual de procedimientos y observar cuando se efectúan los registros.

Examinar la indicación de verificación interna.

Comparar la fecha de registro de cheques en el diario de nomina con la fecha de los cheques y tarjeta de asistencia.

PROGRAMA DE AUDITORIA

KARLA JARA

• Difiere ampliamente entre las compañías.

• Los requisitos incluyen: las autorización para colocar a

los empleados en la nomina, una fuente original.

• El auditor deberá estudiar y comprender el

procedimiento que cada cliente.

• Se debe realizar una lista de todas las personas junto con

los sueldo y cambios de lo mismo que se hayan

registrado durante el ejercicio.

PROCEDIMIENTO INTERNO DE AUDITORIA PARA NÓMINAS

KARLA JARA

• El auditor deberá cerciorarse de que no

permanezcan ex empleados en la lista de

beneficios.

• Se deberá examinarse los métodos de

terminación de contratos.

• También comparar los nombres que

aparezcan en los registros autorizados.

PROCEDIMIENTO INTERNO DE AUDITORIA PARA NÓMINAS

KARLA JARA