Código FO-PGD-01 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL GESTIÓN...
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Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
11.01.
11.01.04 1 5 x x
Se seleccionan las actas que formen parte de un
proceso vigente y se conservan hasta que el proceso
prescriba, el resto se elimina
11.04.
11.04.01 1 10 x Eliminación total
11.04.02 1 5 x x
Conservar aquellos memorandos que estén vinculados a
un proceso judicial hasta que el este finalice.
Posteriormente se eliminará.
11.05.
11.05.01 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.02 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.03 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.04 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.05 Convenios de colaboración empresarial 1 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.09.
11.09.03 1 3 x x Digitalizar y eliminar
11.13
11.13.01 2 18 x xMantener en el archivo central mientras estén vigentes
y luego pasar al histórico. Eliminar
1 de 2
INFORMES
Informes de gestión
LICENCIAS
Licencias y habilitaciones
Contratos de arrendamientos
Contratos de prestación de servicios
Contratos laborales
Circulares
- Circulares Informativas
Memorandos
CONTRATOS
Contratos de servicios de transporte
COMUNICACIONES
Actas de reuniones de junta directiva y
asamblea de socios
Código Series y Tipos Documentales
Retención
Documental Disposición Final
Procedimiento
ACTAS
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Gerencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Página
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
11.13.02 2 18 x xMantener en el archivo central mientras estén vigentes
y luego pasar al histórico. Eliminar
11.13.03 2 2 x xMantener en el archivo central mientras estén vigentes
y luego pasar al histórico. Eliminar
11.13.04 2 18 x xMantener en el archivo central mientras estén vigentes
y luego pasar al histórico. Eliminar
11.13.05 2 18 x xMantener en el archivo central mientras estén vigentes
y luego pasar al histórico. Eliminar
11.21
11.21.01 1 20 x x Digitalizar y eliminar
11.21.02 1 20 x x Digitalizar y eliminar
11.21.031 20 x x
Digitalizar y eliminar. Conservar cuando esté vinculado a
un proceso judicial
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Disposición FinalProcedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 2
SEGUROS
Responsabilidad civil contractual
Responsabilidad civil extracontractual
Accidentes personales
Licencia de software contable
Licencia de sistema de vigilenica
Licencias otorgadas por el ministerio de
transporte
Licencias otorgadas por el tránsito municipal
Transcauca SAS
Gerencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
12.01.
12.01.02 1 3 x Eliminación total
12.01.03 1 1 x Eliminación total
12.04.
12.04.03 1 5 x x
Conservar aquellas vinculadas a procesos con el Ministerio de
Transporte, procesos judiciales, investigaciones
administrativas.
12.11
12.11.01 1 5 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Página 1 de 1
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Procedimiento
INVENTARIO
Inventario documental
Correspondencia
COMUNICACIONES
Actas de recibimiento
Actas de programación de trabajo
ACTAS
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
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Subgerencia
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos Documentales
Retención
Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
21.09.
21.09.02 Informes de estados financieros 5 20 x Eliminación total
Informes Financieros del Periodo Contable.
Balance General.
Estado de resultados
21.09.
21.09.01 2 10 x Eliminación total
Conciliación Bancaria
Informe de Caja Diario
Informe de Cartera.
Consolidado cuentas bancarias.
Movimientos bancarios.
Extractos bancarios.
Notas créditos y débitos.
Consignaciones.
21.09.02 Informes de estados financieros 5 20 x Eliminación total
Informes Financieros del Periodo Contable.
Balance General.
Estado de resultados
Fecha
Jefe de Archivo
Firma Responsable
INFORMES
Informes contables
Código Series y Tipos Documentales Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Asesoría Contable
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Página 1 de 1
Retención Documental
INFORMES
Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
22.10
22.10.01 1 19 x x Digitalizar y eliminar
22.17
22.17.01 5 30 x x Digitalizar y eliminar
22.17.02 5 30 x x Digitalizar y eliminar
22.17.03 5 30 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
PROCESOS
Procesos judiciales
Procesos civiles
Procesos laborales
Investigaciones y/o sanciones administrativas
INVESTIGACIÓN
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
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Asesoría Jurídica
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Página 1 de 1
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
31.19 PUBLICIDAD
31.19.01 Material publicitario 1 1 X Eliminación total
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Procedimiento
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Coordinador Comercial
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Página 1 de 1
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.01.
32.01.01 1 5 x x
Cumplido un (1) año en el Archivo de
Gestión se transfiere al Archivo Central para
un tiempo de retención de cinco (5) años,
cumplido este tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos
soportes por ser documentos de
importancia histórica.
32.02.
32.02.01 3 5 x x Eliminación total
32.02.02 3 5 x x Eliminación total
32.02.03 3 5 x x Eliminación total
32.06. 1 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico se
destruye, cuando el documento sea parte
de un proceso judicial, se guardará el
documento digitalizado.
ELECCIONES
Auditorías de Certificación
AUDITORÍA
Auditorías Internas
Auditorías Externas
Actas de comité
- Actas Copasst
- Actas Comité de Convivencia Laboral
- Actas Comité de Seguridad Vial
- Actas de gestión para la sostenibilidad
- Actas del comité de archivo
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Procedimiento
ACTAS
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
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Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Página 1 de 11
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.06.01 1 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico se
destruye, cuando el documento sea parte
de un proceso judicial, se guardará el
documento digitalizado.
32.06.02 1 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico se
destruye, cuando el documento sea parte
de un proceso judicial, se guardará el
documento digitalizado.
32.06.03 1 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico se
destruye, cuando el documento sea parte
de un proceso judicial, se guardará el
documento digitalizado.
32.06.04 1 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico se
destruye, cuando el documento sea parte
de un proceso judicial, se guardará el
documento digitalizado.
32.07.
32.07.01 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente
32.07.02 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente
32.07.03 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente
32.07.04 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente
32.07.05 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente
1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 11
Procedimiento
Encuestas autorreporte de cond. de salud
Encuestas autorreporte de cond. de trabajo
Elecciones miembros del Comité de Seguridad Vial
Elecciones miembros de las Brigadas de Emergencias
ENCUESTAS
Encuestas de calidad del servicio
Encuestas de riesgo psicosocial
Encuestas osteo muscular sentida
Elecciones miembros del COPASST
Elecciones miembros del Cocola
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
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Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.07.06 5 20 x x Digitalizar y luego elimintar totalmente
32.15
32.15.01 5 30 x Eliminar
32.15.025 30 x
Eliminar
32.15.03 5 30 x Eliminar
32.15.04 5 30 x Eliminar
32.15.05 5 30 x Eliminar
32.16
32.16.01 2 10 x Eliminar
32.16.02 2 10 x Eliminar
32.16.03 2 10 x Eliminar
32.16.04 2 10 x Eliminar
32.16.05 2 10 x Eliminar
32.16.06 2 10 x Eliminar
32.16.07 2 10 x Eliminar
32.16.08 2 10 x Eliminar
32.16.09 2 10 x Eliminar
32.16.10 2 10 x Eliminar
32.16.11 Plan de gestión para la sostenibilidad 2 10 x Eliminar
Procedimiento
Plan de mediciones ambientales
MANUALES
Manual De gestión IntegralManual para el tratamiento de datos
personales
Manual de funciones
Encuestas de perfil sociodemográfico
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 3 de 11
Plan de gestión de riesgo en los procesos
Plan anual de trabajo PAT
Plan de gestion del conocimiento
Plan de gestion para la sostenibilidadPlan de prevención, preparación y respuesta
ante emergencia
Plan de capacitación y entrenamiento
Manual de turismo sostenible
Manual del contratista
PLANES
Plan estratégico de seguridad vial
Plan de mantenimiento vehicular
Plan estratégico
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.18
32.18.01 5 10 x Eliminar
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 4 de 11
- Programa de detección de caídas
- Programa de mantenimiento vehicular
- Programa de estilos de vida saludable
- Programa de simulacros
- Programa de inspecciones - Programa de vigilancia epidemiológica
cardiovascular - Programa de vigilancia epidemiológica
osteomuscular
- Programa de capacitación y entrenamiento
- Programa de orden y aseo - Programa de gestion de riesgo de actividades
críticas
Programas SGI
- Programa de control de infracciones PCI
- Programa de gestión documental
- Programa de reposición vehicular
- Programa para la gestion de la sostenibilidad
- Programa de auditoría
PROGRAMAS
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.18.02 Programas Sostenibilidad 5 10 x Eliminar
- Programa de flora y fauna
- Programa de uso de productos químicos
- Programa de gestión de residuos
- Programa Sociocultural
- Programa económico
32.20
32.20.05 2 10 x EliminarRegistros PESV
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 5 de 11
- Instructivo dinámico de calificación PESV
- Programa de prevención de la fármaco
dependecia
REGISTROS
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
- Programación de sensibilización e
información
- Programa de ahorro y uso de eficiente del
agua - Programa de ahorro y uso de eficiente de la
energía
- Programa integral de mitigación de la
contaminación - Programa de mantenimiento vehicular
sostenible
- Programa para la gestión para la
sostenibilidad
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
- Estándares para conductor de volqueta
- Estándares generales de seguridad vial
- Estándares de seguridad vial para peatones
- Estándares para conductores de vehículos - Estándares para el transporte de carga y
sustancias peligrosas
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Procedimiento
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 6 de 11
- Estándares para motociclistas
- Estándares para ciclistas
- Indicadores PESV
- Pruebas de ingreso
- Lista de EPP - Control de la documentacion vehicular y plan
de rodamiento
- Rutas
- Leccionres aprendidas
- Control de capacitaciones
- Comunicación de políticas PESV - Cuestionario para el diagnóstico de la
situación de la empresa
- Evaluación del riesgo
- Plan de Acciones del PESV
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.20.06 5 10 x Eliminar
- Diagnóstico organizacional
- Caracterización de los procesos
- Ficha técnica de capacitación
- Auditoría al PESV
- Control de la documentación PESV
Procedimiento
- Estudio de seguridad - Selección, evaluación y reevaluación de
proveedores
- PQRS
- Listado de chequeo de manual de imagen
- Programación
- Registros de los preoperativos
Calidad
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 7 de 11
- Inducción y reinducción
- Listado de asistencia a capacitaciones
- Plan de capacitaciones
- Acciones correctivas y preventivas
- Gestión de acciones para la mejora continua
- Matriz de comunicación
- TransCauCO2
- Planos de vías internas
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.20.07 5 10 x Eliminar
- Evaluación de auditores
- Evaluación de eficacia de capacitaciones
- Evaluación de desempeño
- Orden de compra
- Organigrama
Procedimiento
- Tabulación encuesta de calidad de servicio
Sostenibilidad
- Certificación RUE
- Declaración primera parte NTS-TS 005
- Matriz de requisitos legales sector turismo - Matriz de identificación y evaluación de
requisitos legales
- Formato de autoaprendizajes
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 8 de 11
- Lista de chequeo de requisitos legales sector
turismo
- Matriz de evaluación de impactos
- Consumo de lubricante y detergente
- Consumo de agua y energía
- Evaluación de competencias
- Informe de revisión por la dirección
- Evaluación de operadores de transportes
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
32.20.08 5 10 x Eliminar
- Permisos
- Código de conducta
- Código de conducta preventiva ESCNNA
- Información de la solicitud de inscripción
SG-SST
Procedimiento
- Inspección bodega y archivo
- Inspeción áreas comunes
- Diagnóstico de las condiciones de salud
- Criterios de contratistas y proveedores
- Lista autorizados trabajo de alto riesgo
- Informe de accidente de trabajo
- Investigación de accidente de trabajo
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 9 de 11
- Entrega de EPP
- Inducción y reinducción
- Inspección de extintores
- Inspección de botiquin I y II
- Inspección de oficinas
- Inspección de Aseo
- Bitácora simulacro
- Control de exámenes médicos
- Análisis de impacto de compras
- Registro de equipos contaminantes
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
- Inspección a puestos de trabajo en oficina
- Tabla de peligros
- Evaluación y valoración de riesgos - Matriz de identificacion de peligros,
evaluación y valoración del riesgo
Procedimiento
- Evaluación inicial
- Autorreporte de condiciones de salud
- Autorreporte de condiciones de trabajo
- Indicadores SST
- Informe trimestral incidentes y accidentes
- Matriz de requisitos legales
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 10 de 11
- Chequeo de orden y aseo
- Plan anual de trabajo PAT
- Queja ante comité de convivencia laboral
- Lista de chequeo de responsabilidades - Lista de chequeo de responsabilidades
servicio general - Variables diagnóstico de las condiciones de
salud
- Gestión del cambio
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 11 de 11
- Reglamento de higiene y seguridad industrial
- Profesiograma
- Matriz de seguimiento a exámenes médicos
- Listado de comités y brigadas
- Evaluacion de simulacros
- Mantenimiento de equipos
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
33.08.
33.08.01 2 98 x x
Una vez desvinculado de la
empresa, se conservará en el
histórico por 5 años, luego
digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
HISTORIAS
Historias laborales
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Coordinador de Talento Humano
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Página 1 de 1
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
41.09.
41.09.04 1 10 x x Digitalizar y eliminar
41.20
41.20.01 2 8 x Eliminación total
41.20.02 2 8 x Eliminación total
41.20.03 2 8 x
Eliminación total. Se debe
conservar cuando exista
vinculación con un proceso
judicial
41.20.04 2 8 x
Eliminación total. Se debe
conservar cuando exista
vinculación con un proceso
judicial
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
20/06/2017
Versión
Procedimiento
Fuec
REGISTROS
INFORMES
Reportes
- Reportes control de infracciones en vigia
Arqueos de caja
Planillas de servicio de transporte
- Planilla de servicio ocasional
Planilla de despacho servicio mixto
1
Página
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
1 de 1
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Asistente Administrativo y de Despacho
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
42.08.
42.08.02 2 98 x xUna vez desvinculado de la empresa, se
conservará en el histórico por 5 años,
luego digitalizar y eliminar
42.14
42.14.01 1 10 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Procedimiento
1 de 1
Mantenimientospreventivos y correctivos
Mantenimientospreventivos y correctivos
HISTORIAS
Historia Vehicular
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Asistente Operativo
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
1
Página
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Versión
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
43.03. 1 10 x x Eliminación total
43.03.01 1 10 x x Eliminación total
43.03.02 Comprobantes de egreso 1 10 x x Eliminación total
43.03.03 Comprobantes de ingreso 1 10 x x Eliminación total
- Comisiones de viajes
- Venta de inventario (Planillas de viaje ocasional)
- Factura de administración de servicios
43.03.04 1 10 x Eliminación total
43.09.
43.09.01 2 10 x Eliminación total
Conciliación Bancaria
Informe de Caja Diario
Informe de Cartera.
Consolidado cuentas bancarias.
Movimientos bancarios.
Extractos bancarios.
Notas créditos y débitos.
Consignaciones.
INFORMES
Informes contables
Comprobantes de nómina
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
COMPROBANTES
Comprobantes de ajustes contables
- Comprobante de ajustes
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Asistente Contable y Administrativo
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
Página 1 de 2
Entidad productora:
Oficina productora
A.G. A.C. C.T. M S E
43.12 LIBROS
43.12.01 Libros Contables 1 10 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Código FO-PGD-01
Fecha 20/06/2017
Versión 1
GESTIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 2
- Libro auxiliar
- Libro diario
- Libro mayor y balance
Transcauca SAS
Asistente Contable y Administrativo
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Código Series y Tipos DocumentalesRetención Documental Disposición Final
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
11.01.
11.01.04 5 x x
Se seleccionan las actas que formen parte de un
proceso vigente y se conservan hasta que el proceso
prescriba, el resto se elimina
11.04.
11.04.01 10 x Eliminación total
11.04.02 5 x x
Conservar aquellos memorandos que estén
vinculados a un proceso judicial hasta que el este
finalice. Posteriormente se eliminará.
11.05.
11.05.01 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.02 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.03 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.04 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.05.05 Convenios de colaboración empresarial 20 x x Digitalizar y luego eliminar totalmente
11.09.
11.09.03 3 x x Digitalizar y eliminar
11.13
11.13.01 18 x xMantener en el archivo central mientras estén
vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar
11.13.02 18 x xMantener en el archivo central mientras estén
vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar
LICENCIAS
Licencias y habilitaciones
Licencia de software contable
Memorandos
CONTRATOS
Contratos de servicios de transporte
INFORMES
Informes de gestión
Contratos de arrendamientos
Contratos de prestación de servicios
Contratos laborales
COMUNICACIONES
Actas de reuniones de junta directiva y
asamblea de socios
Código Series y Tipos Documentales
Circulares
Disposición FinalProcedimiento
ACTAS
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Gerencia
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 2
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
11.13.03 2 x xMantener en el archivo central mientras estén
vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar
11.13.04 18 x xMantener en el archivo central mientras estén
vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar
11.13.05 18 x xMantener en el archivo central mientras estén
vigentes y luego pasar al histórico. Eliminar
11.21
11.21.01 20 x x Digitalizar y eliminar
11.21.02 20 x x Digitalizar y eliminar
11.21.03 20 x xDigitalizar y eliminar. Conservar cuando esté
vinculado a un proceso judicial
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
Procedimiento
FO-PGD-02
20/06/2017
1
GESTIÓN DOCUMENTAL 2 de 2
SEGUROS
Responsabilidad civil contractual
Responsabilidad civil extracontractual
Accidentes personales
Licencia de sistema de vigilenica
Licencias otorgadas por el ministerio de
transporte
Licencias otorgadas por el tránsito municipal
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Transcauca SAS
Gerencia
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
12.01.
12.01.02 3 x Eliminación total
12.01.03 1 x Eliminación total
12.04.
12.04.03 5 x x
Conservar aquellas vinculadas a procesos con el
Ministerio de Transporte, procesos judiciales,
investigaciones administrativas.
12.11
12.11.01 5 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Procedimiento
INVENTARIO
Inventario documental
Correspondencia
COMUNICACIONES
Actas de recibimiento
Actas de programación de trabajo
ACTAS
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Subgerencia
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
21.09.
21.09.02 Informes de estados financieros 20 x Eliminación total
21.09.
21.09.01 10 x Eliminación total
21.09.02 Informes de estados financieros 20 x Eliminación total
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
INFORMES
Informes contables
Código Series y Tipos Documentales
INFORMES
Disposición FinalProcedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Asesoría Contable
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
22.10
22.10.01 19 x x Digitalizar y eliminar
22.17
22.17.01 30 x x Digitalizar y eliminar
22.17.02 30 x x Digitalizar y eliminar
22.17.03 30 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Procesos civiles
Procesos laborales
Investigaciones y/o sanciones administrativas
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
INVESTIGACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Asesoría Jurídica
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
PROCESOS
Procedimiento
Procesos judiciales
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
31.19 PUBLICIDAD
31.19.01 Material publicitario 1 X Eliminación total
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
Procedimiento
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Coordinador Comercial
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
32.01.
32.01.01 5 x x
Cumplido un (1) año en el Archivo de
Gestión se transfiere al Archivo
Central para un tiempo de retención
de cinco (5) años, cumplido este
tiempo se microfilma para la
conservación permanente de ambos
soportes por ser documentos de
importancia histórica.
32.02.
32.02.01 5 x x Eliminación total
32.02.02 5 x x Eliminación total
32.02.03 5 x x Eliminación total
32.06. 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico
se destruye, cuando el documento
sea parte de un proceso judicial, se
guardará el documento digitalizado.
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 4
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
ELECCIONES
Auditorías de Certificación
AUDITORÍA
Auditorías Internas
Auditorías Externas
Actas de comité
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Coordinador SGI
Procedimiento
ACTAS
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
32.06.01 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico
se destruye, cuando el documento
sea parte de un proceso judicial, se
guardará el documento digitalizado.
32.06.02 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico
se destruye, cuando el documento
sea parte de un proceso judicial, se
guardará el documento digitalizado.
32.06.03 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico
se destruye, cuando el documento
sea parte de un proceso judicial, se
guardará el documento digitalizado.
32.06.04 10 x x
Pasados 10 años en archivo histórico
se destruye, cuando el documento
sea parte de un proceso judicial, se
guardará el documento digitalizado.
32.07.
32.07.01 20 x xDigitalizar y luego elimintar
totalmente
Elecciones miembros del COPASST
Elecciones miembros del Cocola
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
FO-PGD-02
20/06/2017
1
GESTIÓN DOCUMENTAL 2 de 4
Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
Procedimiento
Elecciones miembros del Comité de Seguridad Vial
Elecciones miembros de las Brigadas de Emergencias
ENCUESTAS
Encuestas de calidad del servicio
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
32.07.02 20 x xDigitalizar y luego elimintar
totalmente
32.07.03 20 x xDigitalizar y luego elimintar
totalmente
32.07.04 20 x xDigitalizar y luego elimintar
totalmente
32.07.05 20 x xDigitalizar y luego elimintar
totalmente
32.07.06 20 x xDigitalizar y luego elimintar
totalmente
32.15
32.15.01 30 x Eliminar
32.15.02 30 x Eliminar
32.15.03 30 x Eliminar
32.15.04 30 x Eliminar
32.15.05 30 x Eliminar
32.16
32.16.01 10 x Eliminar
32.16.02 10 x Eliminar
32.16.03 10 x Eliminar
32.16.04 10 x Eliminar
32.16.05 10 x Eliminar
Encuestas osteo muscular sentida
Plan de gestión de riesgo en los procesos
Manual de turismo sostenible
Manual del contratista
PLANES
Plan estratégico de seguridad vial
Plan de mantenimiento vehicular
Plan estratégico
Plan anual de trabajo PAT
Encuestas de riesgo psicosocial
Transcauca SAS
Coordinador SGI
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
MANUALES
Manual De gestión Integral
Manual para el tratamiento de datos personales
Manual de funciones
Encuestas autorresporte de condiciones de salud
Encuestas autorresporte de condiciones de trabajo
Encuestas de perfil sociodemográfico
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
FO-PGD-02
20/06/2017
1
GESTIÓN DOCUMENTAL 3 de 4
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
32.16.06 10 x Eliminar
32.16.07 10 x Eliminar
32.16.08 10 x Eliminar
32.16.09 10 x Eliminar
32.16.10 10 x Eliminar
32.16.11 Plan de gestión para la sostenibilidad 10 x Eliminar
32.18
32.18.01 10 x Eliminar
32.18.02 Programas Sostenibilidad 10 x Eliminar
32.20
32.20.05 10 x Eliminar
32.20.06 10 x Eliminar
32.20.07 10 x Eliminar
32.20.08 10 x Eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Procedimiento
FO-PGD-02
20/06/2017
1
4 de 4
SG-SST
Programas SGI
Registros PESV
REGISTROS
Calidad
Sostenibilidad
Plan de mediciones ambientales
PROGRAMAS
Disposición Final
Plan de gestion del conocimiento
Plan de gestion para la sostenibilidadPlan de prevención, preparación y respuesta ante
emergencia
Plan de capacitación y entrenamiento
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código Series y Tipos Documentales
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Transcauca SAS
Coordinador SGI
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
33.08.
33.08.01 98 x x
Una vez desvinculado de la empresa, se conservará
en el histórico por 5 años, luego digitalizar y
eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
HISTORIAS
Historias laborales
Código Series y Tipos Documentales
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
Disposición FinalProcedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Coordinador de Talento Humano
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
41.09.
41.09.04 10 x x Digitalizar y eliminar
41.20
41.20.01 8 x Eliminación total
41.20.02 8 x Eliminación total
41.20.03 8 x
Eliminación total. Se debe conservar
cuando exista vinculación con un proceso
judicial
41.20.04 8 x
Eliminación total. Se debe conservar
cuando exista vinculación con un proceso
judicial
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Arqueos de caja
Planillas de servicio de transporte
Planilla de despacho servicio mixto
Fuec
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
REGISTROS
INFORMES
Reportes
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
Asistente Administrativo y de Despacho
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
42.08.
42.08.02 98 x x
Una vez desvinculado de la empresa, se
conservará en el histórico por 5 años, luego
digitalizar y eliminar
42.14
42.14.01 10 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
Mantenimientospreventivos y correctivos
Mantenimientospreventivos y correctivos
HISTORIAS
Historia Vehicular
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
Código
Fecha
Versión
Página
Entidad productora:
Oficina productora
Retención
A.C. C.T. M S E
43.03. 10 x x Eliminación total
43.03.01 10 x x Eliminación total
43.03.02 Comprobantes de egreso 10 x x Eliminación total
43.03.03 Comprobantes de ingreso 10 x x Eliminación total
43.03.04 10 x Eliminación total
43.09.
43.09.01 10 x Eliminación total
43.12 LIBROS
43.12.01 Libros Contables 10 x x Digitalizar y eliminar
Firma Responsable
Jefe de Archivo
Fecha
INFORMES
Informes contables
FO-PGD-02
20/06/2017
1
1 de 1
COMPROBANTES
Comprobantes de ajustes contables
Comprobantes de nómina
Código Series y Tipos DocumentalesDisposición Final
Procedimiento
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
Transcauca SAS
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD