INSTRUCTIVO

CALIBRACIÓN DE EQUIPOS DE PROCESOS MISIONALES

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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Fecha Dic. de 2018

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TABLA DE CONTENIDO

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1. OBJETIVO Y ALCANCE 1

2. GLOSARIO 1

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1

3.1 GENERALES. 1

3.2 INFORMACIÓN RELACIONADA CON CALIBRACIÓN DE EQUIPOS, QUE PODRÍA

RELACIONARSE EN LA OCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES 2

4. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN 2

4.1. Responsable del proceso misional en la sede central 2

4.2. Administrador del módulo “administrador” del aplicativo SOFIGAC en la Oficina Asesora de Planeación

2 4.3. Servidor público delegado desde cada proceso misional en la sede central, para administrar el módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC. 3

4.4. Servidor público designado como responsable en cada proceso misional, para hacer seguimiento a la ejecución de la calibración de equipos. 7

4.5. Servidor público delegado desde cada proceso misional en la sede central, para administrar el módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC. 8

4.6. Consulta por parte de los servidores publicos, de la gestión de los equipos misionales que requieren calibración 9

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer los lineamientos generales para el registro en el aplicativo SOFIGAC, de los equipos que requieren calibración y que se utilizan en labores misionales del IGAC, así mismo establecer responsabilidades a nivel interno, con el propósito de administrar la calibración de los mencionados equipos. La aplicación de este instructivo es a nivel nacional, acorde con las designaciones que se hagan desde los procesos en la sede central. 2. GLOSARIO

Calibración

Es el conjunto de operaciones con las que se establece, en ciertas condiciones específicas, la correspondencia entre los valores indicados en un instrumento, equipo o sistema de medida, o por los valores representados por una medida materializada o material de referencia, y los valores conocidos correspondientes a una magnitud de medida o patrón, asegurando así la trazabilidad de las medidas a las correspondientes unidades básicas y procediendo a su ajuste o expresando esta correspondencia por medio de tablas o curvas de corrección.

SOFIGAC

Herramienta informática, que soporta, integra y registra la trazabilidad de los datos para la planeación y gestión del IGAC, con el fin de producir, analizar y reportar información con valor para la toma de decisiones en tiempo real.

Equipo misional calibrado

Representa los equipos con los que se realizan actividades en los procesos misionales de la entidad, los cuales se requieren para generar productos bajo estándares específicos, por lo que necesita que se les realice las calibraciones periódicas necesarias.

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1 GENERALES.

o En el módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, sólo se van a incluir los equipos de procesos misionales que requieran calibración. La información sobre ese requerimiento de calibración, generalmente se encuentra en el manual de usuario del equipo o en su hoja de vida.

o Los procesos misionales deben tener clara la información, sobre la periodicidad en que se debe hacer la calibración de los equipos y sobre la evidencia que queda de la misma.

o Los procesos misionales son responsables de colocar en el contenido de su documentación, todas

las responsabilidades relacionadas con la calibración que se debe hacer de sus equipos, que sean utilizados para el desarrollo de labores misionales.

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o Cada proceso misional define cuáles son los tipos de equipos que tienen, quién los va a ingresar al módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, quién le hará el seguimiento en la sede central o direcciones territoriales a la calibración.

o Cada proceso misional define sus planes de calibración de equipos, de acuerdo a la disponibilidad de recursos y a las necesidades y prioridades establecidas.

o El módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, no cuenta como tal con un administrador único desde la Oficina Asesora de Planeación, por lo que el servidor público o servidores públicos que se designe(n) desde cada uno de los procesos misionales, para hacer el cargue de información en el mencionado aplicativo, será el administrador y responsable por la información que cargue relacionada con los equipos del proceso en el que labora.

o En el manual de usuario del módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, el cual está dispuesto para consulta en el mencionado aplicativo, se encuentran los lineamientos específicos para ingresar, modificar o eliminar la información allí almacenada.

o Los equipos misionales que por alguna razón hayan sido dado de baja en la entidad y hubieran estado cargados en el módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, tendrán que identificarse con el estado “Inactivo”, lo anterior para garantizar la trazabilidad del equipo y sus registros de calibración.

3.2 INFORMACIÓN RELACIONADA CON CALIBRACIÓN DE EQUIPOS, QUE PODRÍA RELACIONARSE EN LA OCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES

o Claridad sobre en dónde (sede central o direcciones territoriales), se debe cargar y hacer el seguimiento a la calibración de un equipo misional, que fue comprado en la sede central, pero que se utiliza en las direcciones territoriales.

o Definición de la responsabilidad sobre los recursos económicos, para realizar la calibración de un equipo misional, que fue comprado en la sede central, pero que se utiliza en las direcciones territoriales.

o Lineamientos sobre el uso o desuso de los equipos misionales que no cuenten con las calibraciones requeridas.

4. PROCEDIMIENTO – OPERACIÓN

4.1. Responsable del proceso misional en la sede central

- Informa al correo mejoracontinua-sgi@igac.gov.co, el nombre del servidor(es) público(s) delegado(s)

de su proceso, que se encargará de administrar el módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC.

4.2. Administrador del módulo “administrador” del aplicativo SOFIGAC en la Oficina Asesora de Planeación

- Con base en la información recibida de parte de los responsables de procesos misionales, sobre el

servidor o servidores públicos delegados para la administración del módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, asocia a las personas delegadas al perfil definido para esta responsabilidad en el módulo de administración del aplicativo SOFIGAC.

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4.3. Servidor público delegado desde cada proceso misional en la sede central, para administrar el módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC.

- Defina y cree en la ruta: Calibración/Edición/Tipos de equipos, del aplicativo SOFIGAC, los tipos de

equipos que se encuentran en su proceso. A manera de ejemplo se presenta lo siguiente: tipo de equipo: “Equipos que miden presión”, también se debe hacer una descripción de la funcionalidad de esos tipos de equipos que miden presión.

- Incluya en la ruta: Calibración/Edición/Tipos de seguimiento/control/ del aplicativo SOFIGAC, el tipo de “seguimiento/control”, el cual deberá estar asociado a la calibración que se aplicará a los tipos de equipos que se utilicen en su proceso para hacer mediciones de temas misionales, también se debe hacer una descripción asociada a esa calibración. Podría ser, que se diga para qué se necesita esa calibración. Nota: Se debe tener en cuenta que ese “seguimiento/control” debe estar asociado al “tipo de equipo” y no al “equipo” como tal que se encuentra asociado a un “tipo de equipo”. A manera de ejemplo, el seguimiento /control se asocia a tipo de equipo “Equipos que miden presión” y no al equipo “manómetro acetileno”.

- Incluya en la ruta: Calibración/Edición/Opciones lista de chequeo, del aplicativo SOFIGAC, la

información que será tomada como criterio y como opciones de respuesta, para evaluar el tipo de seguimiento/control que será “calibración”, la cual se realizará a los tipos de equipos de su proceso que se utilizan en actividades misionales. Nota: Las preguntas que se planteen para hacer la evaluación, no deben ir enfocadas a un equipo como tal, sino a la “calibración” que se le hace a los “tipos de equipo”. Por ejemplo, para los tipos de equipos “equipos que miden presión”, se deben

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buscar preguntas acordes a los requerimientos que deben cumplir todos los equipos misionales que estén asociados al tipo de equipo “equipos que miden presión”.

Para empezar, se debe elegir el nombre del tipo de equipo que se creó previamente y dar click en la opción de editar lista.

A mane Realizado lo anterior, con el botón (+) se crea la lista de chequeo

A manera de ejemplo, uno de los temas o criterios a evaluar podría ser el “Certificado de calibración” al cual se le pueden plantear por ejemplo dos (2) preguntas básicas: ¿Se recibió el certificado de calibración? ¿El certificado de calibración cuenta la evaluación de los ítems x, y, z, w?

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Con la ejecución de los anteriores pasos, el aplicativo SOFIGAC permitirá utilizar la lista de chequeo generada, al momento de hacer el seguimiento/control al equipo misional, es decir, cuando se vaya a hacer el seguimiento a la realización de la calibración programada.

Nota: Para ver más en detalle el manejo de la herramienta “opción de lista de chequeo” del módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, remitirse al paso a paso del “manual de usuario” del aplicativo SOFIGAC # 3.1.3

- Frente a la GESTIÓN DE EQUIPOS, en la ruta: Calibración/Gestión de equipos/Editar estado, del

módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, cree ((botón (+)) los “estados” en los cuales permanecerán en el mencionado módulo, los equipos misionales de su proceso. Algunas de las opciones pueden ser: en uso, activo, fuera de servicio, inactivo, segregado. También se debe hacer una descripción del “estado”.

- En lo que corresponde a “Edición de equipos”, incluya con la opción (+) en la ruta Calibración/Gestión de equipos/Editar equipos, del aplicativo SOFIGAC, los equipos de su proceso con toda su información relacionada, la cual es: Nombre, descripción, marca, modelo, serial, código

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metrológico, placa, estado, ubicación, responsable del seguimiento a la calibración, dependencia donde permanece.

A manera de ejemplo, se incluirá el equipo “manómetro acetileno” asociado al tipo de equipo “Equipos que miden presión”

- En relación con el tema de seguimiento/control, en la ruta: Calibración/seguimiento/control/asociar seguimiento/control, del módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, asocie con la opción (+) la fecha en que se debe hacer la próxima calibración del equipo.

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A manera de ejemplo, se hará la asociación de la programación del próximo seguimiento de la calibración del equipo “manómetro acetileno”, el cual está asociado al tipo de equipo “Equipos que miden presión”.

Nota: Es de aclarar que cada vez que se cumpla la fecha que se programó de seguimiento, se debe volver a programar el próximo seguimiento, es decir no se pueden programar frecuencias de seguimiento de forma automática.

4.4. Servidor público designado como responsable en cada proceso misional, para hacer seguimiento a la ejecución de la calibración de equipos.

- Atiende la notificación de “tarea” dispuesta en su sesión del módulo de calibración del aplicativo

SOFIGAC, donde se le solicita que en una fecha determinada (la cual aparece en la tarea), debe realizar el seguimiento a la calibración de un equipo en particular. La atención a esa notificación consiste en responder lo que se pregunta en la lista de chequeo, también se debe cargar el certificado de calibración, como archivo adjunto.

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4.5. Servidor público delegado desde cada proceso misional en la sede central, para administrar el módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC.

- Programa la siguiente calibración a realizarse al equipo misional, en la ruta:

Calibración/Seguimiento/control/asociar seguimiento control, buscando el equipo al cual le va a programar la calibración y con la opción de “editar”, realiza la programación incluyendo la nueva fecha de seguimiento/control.

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4.6. Consulta por parte de los servidores públicos, de la gestión de los equipos misionales que requieren calibración.

- Consulta en la ruta: calibración/Reportes, del módulo de calibración del aplicativo SOFIGAC, toda la

información asociada a los equipos misionales que se encuentran cargados, así como el seguimiento realizado a su calibración y la programación de calibración con la que se cuenta.

ELABORÓ Y REVISÓ METODOLÓGICAMENTE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Willson Orlando Ávila Pinzón

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Nancy Patricia Gómez Martínez

VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Marcela Yolanda Puentes Castrillón