Cc-pr-01 Comercial
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COMERCIAL
CODIGO: CC-PR-01 VERSION: 1.0
Item Documento Codigo VISUALIZACION DE DOCUMENTOS
1 Procedimiento Comercal CC-PR-01
2 Registro de Clientes CC-F-01
3 Visita Seguridad Clientes CC-F-02
4 Aprobacion de Clientes CC-F-03
5 Acuerdos de Seguridad CC-F-04
6 Solicitud De Servicio CC-F-05
7 Encuesta de Satisfaccion CC-F-06
FECHA: 8 DE MARZO DE 2012
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COMERCIAL BASC
CODIGO: CC-PR-01 FECHA: 4 DE MAYO JULIO DE 2015 VERSION: 4.0
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONESa.
b.
c.
d. Evaluación: Acción de medir una(s) actividad(es).
4. PROCEDIMIENTO
4.1 INGRESO DE CLIENTES
4.1.1 Acuerdos y Condiciones
4.1.2 Entrega de Documentos
1. Certificado de Cámara y Comercio, no mayor a 30 días.2. Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)3. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal4. Acuerdo y condiciones de Seguridad (Adjunto)5. Formato Circular 170 de la DIAN y/o registro de Clientes.6. Certificaciones BASC y de Calidad (si aplica)
4.1.3 Registro del Cliente
Realizo: Patricia Rojas Ortiz Revisado por: Néstor Cubides Castro Aprobado por: Néstor Cubides Castro
Realizar la consecución y mantenimiento de clientes a la organización, basados en la gestión de los riesgos y políticas comerciales de la empresa, buscando que los asociados de negocio sean los mas confiables y seguros para nuestros procesos.
Este procedimiento es de aplicación para la contratación y prestación de servicios de todos aquellos que participan dentro de la cadena de suministro de All security Assessors Ltda.
Cliente: Persona jurídica que establece una relación comercial con All Security Assessors Ltda, por un servicio legalmente autorizado, dentro de un tiempo y espacio establecido.
Proveedor: Persona jurídica o natural que presta un servicio o bien tangible en pro del mejoramiento de las actividades que desarrolla la empresa.
Contrato: Es una relación legal laboral de acuerdo a los lineamientos del Código de comercio Colombiano.
El Proceso se inicia en el momento en que un cliente desea contratar los servicios, este será atendido por la gerencia, o el Director comercial, quien una vez enterado de las necesidades del cliente, entregará una cotización donde se indica las tarifas de los servicios requeridos.Una vez el cliente ha aceptado la oferta y valores de los servicios,de la Dircción comercial y la gerencia, se procederá e informará al cliente antes de firmar el contrato.
Al cliente se le informará antes de firmar el contrato, que de acuerdo a las políticas de seguridad de la empresa, se realizará y firmará unos acuerdos de servicio y condiciones de confidencialidad, en beneficio del servicio a prestarse.
Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la Norma BASC, el cliente que participe en la cadena de suministro internacional, debe entregar los siguientes documentos, con el fin de ser verificados y archivados en la carpeta correspondiente al cliente los que reposaran desde el primer servicio que se les realice:
Para las empresas que se van a convertir en asociados de negocio de ALL SECURITY, se les enviará el Formato de Registro Clientes Cod: CC-F-01 para su diligenciamiento y envío al área Comercial, con el fin de conocer, evidenciar y corroborar la información del cliente.
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COMERCIAL BASC
CODIGO: CC-PR-01 FECHA: 4 DE MAYO JULIO DE 2015 VERSION: 4.0
4.2 Conocimiento del cliente y aprobación
4.3 Vinculacion y Contrato
4.4 Encuesta de Satisfacción
4.5 Solicitud de servicio
5 Criterios para la prevencion del Lavado de Activos y Financiacion del Terrorismo
Una vez recibida la documentación y Formato de Registro Cliente COD: CC-F-01, por parte del responsable del área comercial, se procederá a verificar que la empresa NO figure en la Lista Clinton, se encuentre registrada en cámara de comercio, que el representante legal no presente ordenes de captura y/o investigaciones judiciales y que comercialmente la empresa es recomendada satisfactoriamente por sus clientes. Se deberá realizar una visita de seguridad diligenciando el formato Cod: CC-F-02. Después de realizada la visita se entrara a evaluar el cliente a través del formato Cod: CC-F-03, para su aprobación.
Después de haber aprobado los anteriores pasos, se realiza una evaluación de seguridad del cliente que participa en la cadena de suministro internacional, que arrojara una calificación que aprobara o no al potencial asociado de negocio; seguidamente se procederá a realizar un contrato comercial de acuerdo a la legislación de Colombia y donde además de los valores también se fijan las condiciones del servicio, tiempo, modo y lugar. Se deberá firmar el acuerdo de seguridad Cod: CC-F-04
Anualmente el área comercial se realizará una encuesta de satisfacción del servicio a través del formato Cod: CC-F-06 que el cliente diligenciará y entregará, con el fin de conocer la percepción y generar las acciones correctivas, con el fin de identificar y generar las acciones de mejora continua.
Una vez se defina con el cliente que participa en la cadena de suministro internacional el requerimiento de un servicio, que puede ser telefónico o vía email, se procede por parte del responsable del área comercial a informar del servicio al departamento de operaciones, para su conocimiento y cumplimiento.
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COMERCIAL BASC
CODIGO: CC-PR-01 FECHA: 4 DE MAYO JULIO DE 2015 VERSION: 4.0
All Security Assesors, consciente de la necesidad de una orientación definitiva sobre la administración del riesgo de LAFT, ha establecido las siguientes actividades con asociados de negocios, cuyo propósito es definir el marco dentro el cual debe gestionarse el riesgo, alineado a la dirección estratégica y organizacional de la compañía:- Conocimiento, Aprobacion y Vinculación del Cliente. All Security Assessors acoge los requisitos establecidos por las normas vigentes y otros elementos adicionales que se consideran importantes de conocer y evaluar durante las etapas del Conocimiento, Aprobacion y Vinculación de nuevos clientes, para lo cual establece sus mecanismo en los Item 4.2 y 4.3 documentado en este proceso. - Actualización de la Información Para la actualización de cliente All Security Assessors establece que la información de los clientes activos sea actualizada por parte del departamento operativo y el responsable del sistema de gestión de Seguridad , como mínimo una (1) vez al año. La actualización de los datos de aquellos clientes que hayan sido clasificados como inactivos , se puede realizar una vez cese dicha condición.-Identificación, análisis, monitoreo y reporte de operaciones Inusuales y Sospechosas.La identificación y análisis se describen en el procedimiento de gestión de riesgos.
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COMERCIAL BASC
CODIGO: CC-PR-01 FECHA: 4 DE MAYO JULIO DE 2015 VERSION: 4.0
6 CONTROL DE CAMBIOSVersión Fecha Aprobado Descripción
1 8-Mar-12 Gerente General
2 1-Apr-13 Gerente General
3 15-Jul-13 Gerente General
4 05705/2015 Gerente General
Primera versión aprobada del sistema de gestión en control y
seguridad
En el ITEM 4.5 se elimina el formato CC-F-05 y se determina que el registro de la solicitud de servicio se deja en correos electrónicos y se cambio el periodo de evaluacion de satisfacion de 02 meses a anualmente.
Para dar cumplimiento al estandar 1.2 de seguridad, se genera el
item 5.0 donde se establecen los crietrios para la prevencion de
lavado de activos y financiacion del terrorismo en lo relacionado
con los clientes.
Para dar cumplimiento al estandar 1.2 de seguridad,se realiza
cambio de Representante legal y se ingresa el registro de clientes
en el numeral 4.1.2
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REGISTRO DE CLIENTES
CODIGO: CC-F-01 FECHA: 8 DE MARZO DE 2012 VERSION: 1.0
INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Razón Social NIT
Dirección Teléfono
Pagina Web Actividad Económica
Sucursales Objeto Social
CONTACTOS
Representante Legal N° C.C.
E-mail Teléfono
Contacto Area Comercial E-mail
Contacto Area Contable E-mail
Contacto Area Operativa E-mail
Contacto Area Admtivo. E-mail
INFORMACION TRIBUTARIA Y COMERCIAL
Régimen Simplificado Común Contribuyente Gran ContribuyenteAutoretenedores SI NORetefuente SI NO %
REFERENCIAS COMERCIALES Y BANCARIA
Entidad Dirección Telefono
1.
2.
1.
CONDICIONES COMERCIALES PACTADAS
Forma de Pago Contado 60 Días 30 Días
ANEXAR LA DOCUMENTACION 1. Certificado de Camara y Comercio, no mayor a 30 días.2. Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)3. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal4. Acuerdo de Seguridad (Adjunto)5. Certificaciones BASC y de Calidad (si aplica)
FIRMA DEL CLIENTERepresentante Legal Sello y Fecha
USO EXCLUSIVO PARA ALL SECURITY LTDA
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SI NO1. Propuesta Mercantil2. Contrato3. Pólizas de Seguro4. Visita a cliente Firma quien Realiza el Estudio5. Verificación - Lista Clinton Fecha ____________6. Consulta antecedentes judiciales
Realizo: Juan Carlos Moreno Reviso: Leonardo Garces Mariño Aprobo: Luis A. Ruda
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INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Fax
Ciudad
CONTACTOS
Ext.
Ext.
Ext.
Ext.
INFORMACION TRIBUTARIA Y COMERCIAL
No Contribuyente
REFERENCIAS COMERCIALES Y BANCARIA
Telefono Ciudad
CONDICIONES COMERCIALES PACTADAS
ANEXAR LA DOCUMENTACION 1. Certificado de Camara y Comercio, no mayor a 30 días.2. Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)3. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal4. Acuerdo de Seguridad (Adjunto)
Sello y Fecha
USO EXCLUSIVO PARA ALL SECURITY LTDA
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Firma quien Realiza el Estudio
Aprobo: Luis A. Ruda
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VISITA SEGURIDAD CLIENTES
CODIGO: CC-F-02 FECHA: 8 DE MARZO DE 2012 VERSION: 1.0
INFORMACION DE LA EMPRESARazon Social del ClienteDireccion Nit
Nombre del Representante LegalE-mail: Telefonos:
No. ASPECTOS A EVALUAR
1 El Cliente cuenta con reconocimiento en el mercado y/o en el sector?
2 La dirección suministrada por el cliente coincide con su ubicación?
3 La actividad económica del cliente es coherente con la disposición de sus instalaciones?
4 La empresa cuenta con servicio y/o dispositivos de seguridad y vigilancia?
5 La seguridad de las instalaciones impide el acceso no autorizado de personas?
6 La empresa cuenta con un sistema para el control de inventarios del producto suministrado?
7La empresa cuenta con un sistema de control efectivo del producto y/o servicio suministrado?
8
9 La compañía selecciona y evalúa a sus proveedores que intervienen en la prestación del servicio?
10 Cuenta la empresa con sistemas de certificacion de calidad, seguridad y salud ocupacional, entre otros.
CONCEPTO DE LA VISITA
QUIEN RECIBIO LA VISITA QUIEN REALIZO LA VISITA
FIRMA Y SELLO FIRMANOMBRE NOMBRECEDULA CEDULA
La compañía cuenta con buenas prácticas de seguridad para la selección, contratación y seguimiento del personal directo e indirecto?
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Realizo: Juan Carlos Moreno Revisado por: Leonardo Garcés M. Aprobado por: Luis A. Ruda
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INFORMACION DE LA EMPRESA
SI NO N.A
CONCEPTO DE LA VISITA
FIRMA
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Aprobado por: Luis A. Ruda
APROBACION DE CLIENTES
CODIGO: CC-F-03 FECHA: 8 DE MARZO DE 2012
INFORMACION DE LA EMPRESA
Razón Social Cliente
Servicio a Prestar Direccion:
Nombre Contacto
Criterios de Calificación Puntaje Obtenido Porcentaje del Criterio
Verificación de Documentación Comercial 0 0.25
Presentar certificaciones de calidad o seguridad 0 0.25
0 0.25
Resultado Visita al Cliente 0 0.25
TOTAL
Conversión Si cumple (5) Falta Requisito (4) No Cumple (3)
Nota: El resultado de la calificacion determinara a que nivel de criticidad determinaresmos el cliente.
Firma quien Aprueba Fecha
Nombre
Realizo: Juan Carlos Moreno Revisado por: Leonardo Garcés M.
Verificación Lista Clinton, Procuraduria y Antecedentes Judiciales
VERSION: 1.0
INFORMACION DE LA EMPRESA
Ciudad
E-mail:
Teléfono
Persona que Verifica Total
0
0
0
0
TOTAL 0
Se aprueba con calificacion mayor a 4
Nota: El resultado de la calificacion determinara a que nivel de criticidad determinaresmos el cliente.
Aprobado por: Luis A. Ruda
ACUERDOS DE SEGURIDAD
CODIGO: CC-F-04 FECHA: 8 DE MARZO DE 2012 VERSION: 1.0
CIUDAD FECHA
No. ACUERDOS Si No N/A
1 Entregar la información completa y real de la actividad de la empresa
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
ASOCIADO DE NEGOCIO ALL SECURITY LTDA
FIRMA Y SELLO FIRMANOMBRE NOMBRE
Con el fin de establecer responsabilidades mutuas en la relación comercial y con el ánimo de prevenir riesgos y amenazas, que puedan afectar la prestación del servicio, se establecen unas condiciones para el cumplimiento por parte de los asociados al negocio, así:
No presentar investigaciones judiciales por delitos en la actualidad y pasado, resultado de su operación empresarial, sus socios, directivos y personal de empleados.
Realizar acuerdos comerciales y de seguridad con los asociados del negocio, con el fin de prevenir lavado de activos, contrabando, terrorismo, transporte y comercialización de sustancias ilícitas, entre otros.
Cumplir a cabalidad con las Leyes, normas y decretos establecidos en la república de Colombia.
Mantener la reserva y confidencialidad de la información que se le suministre, resultado de la consultoría, asesoría y/o investigación.
Realizar periódicamente verificaciones de los antecedentes judiciales de sus socios, directivos y empleados.
Conocer el entorno social, económico y familiar de los directivos y empleados de la empresa en especial que ocupan cargos criticos.
Aplicar procesos de seguridad a las operaciones, selección y contratación de personal, instalaciones, control de la documentación y la información, entre otros.
Cancelar de manera oportuna y dentro de las condiciones pactadas en la cotización y/o propuesta de servicios.
Capacitar al personal en reportar de inmediato cualquier novedad en la operaciones a las directivas y autoridades.
Permitir capacitaciones al personal de su empresa en temas relacionados con la seguridad a Instalaciones, fraude documental, prevención de lavado de activos, terrorismo y contrabando, Control y manejo de la documentación e información, entre otros.
CEDULA CEDULA
Realizo: Juan Carlos Moreno Revisado por: Leonardo Garcés M. Aprobado por: Luis A. Ruda
ENCUESTA DE SATISFACCION
CODIGO: CC-F-06 FECHA: 8 DE MARZO DE 2012 VERSION: 1.0
EmpresaServicio
SU RESPUESTA NOS AYUDARÁ A MEJORAR
1. ATENCION 1 3 51 3 51 3 51 3 5
Atención de quejas y reclamos. 1 3 52. SERVICIO
Puntualidad en la entrega del producto 1 3 5Cumplimiento de expectativas respecto al producto 1 3 5Pertinente y claro el resultado del producto 1 3 5Presentacion del producto 1 3 5
5. COMENTARIOS, SUGERENCIAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Firma encuestado Fecha
Realizo: Juan Carlos Moreno Revisado por: Leonardo Garcés M. Aprobado por: Luis A. Ruda
Para ALL SECURITY es importante conocer la opinión de nuestros clientes, por tal motivo hemos diseñado esta encuesta para el mejoramiento continuo de los servicios que prestamos.
Instrucciones: marque con una X la columna que corresponde a su estado de satisfacción, en relación con cada uno de los enunciados, teniendo en cuenta la siguiente valoración:Estoy insatisfecho con este aspecto (1) No estoy satisfecho ni insatisfecho con este aspecto (3)Estoy satisfecho con este aspecto (5)
Presentación personal funcionarios.Información suministrada.Agilidad en la atención.Amabilidad en la atención.
SOLICITUD DE SERVICIO
CODIGO: CC-F-05 Creacion 10 Mayo 2012 Version: 01 Pagina 1 de 1
CIUDAD FECHA CLIENTE
TIPO DE SERVICIOCANTIDAD DETALLE
1. ESTUDIO DE SEGURIDAD2. POLIGRAFIA3. ANALISIS Y EVALUACION DE RIESGOS4. INVESTIGACIONES5. CONSULTORIA6. ASESORIA7. OTROS
DESARROLLARSE ENCIUDAD LUGAR DIRECCION
CONTACTO CARGO CELULARTELEFONO FIJO: EMAIL
ACUERDOS Y CONDICIONES CLIENTE
COSTOS ASUMIR ALL SECURITY ASSESSORS LTDADESCRIPCION VALOR OBSERVACIONES
SOLICITA: RECEPCIONA:
Realizo: Juan Carlos Moreno Revisado por: Leonardo Garcés M. Aprobado por: Luis A. Ruda
Pagina 1 de 1
TIPO DE SERVICIODETALLE
DESARROLLARSE EN
ACUERDOS Y CONDICIONES CLIENTE
COSTOS ASUMIR ALL SECURITY ASSESSORS LTDAOBSERVACIONES
RECEPCIONA:
Aprobado por: Luis A. Ruda