Casos

Anlisis de sistemas

CASO 1

SISTEMA DE PEDIDOS / VENTAS

Descripcin General

Una organizacin de distribucin vende sus artculos mediante contactos personales. Sus vendedores visitan a los clientes con los artculos o los folletos y otro material descriptivo. El vendedor remite cualquier pedid de clientes a las oficinas o a la oficina principal (dependiendo de la localizacin del vendedor). Los pedidos se pueden remitir por carta o por telfono. Cada pedido contiene la informacin mostrada en el caso 1, Tabla 1.

Todas las oficinas, incluyendo la central, tienen un encargado de procesar los pedidos que reciben de los vendedores. Este encargado mantiene un registro de todos los pedidos . Uno de estos registros es el mostrado en el caso1, tabla 2.

Caso1. tabla1. Un registro de pedido

Num-pedidoClienteVendedorLocalizacin EstadoComentario

Q75M. GarcaVictoriaAlmacn 7Pedido

Q92B. GmezJuanEn FabricacinEsperandoExpedido en agosto

Parte del proceso del registro es dar un nmero nico al pedido, identificar cualquier elemento no descrito completamente y asignar los cdigos apropiados a los elementos del pedido. Cualquier error o inconsistencia detectada por el encargado se comprueba con el vendedor antes del registro final. El encargado retienen el conjunto del pedido hasta que se resuelven todas las inconsistencias.

Caso1. Tabla 2. Informacin en un pedido.

SecuenciaInformacin

1

2

3

4

5

6Nombre del cliente

Direccin del Cliente

Das en que se tom la peticin.

Vendedor

Un numero indeterminado de lneas contenido.

Un cdigo (si lo recuerda el vendedor) y una descripcin del elemento.

Una cantidad de elemento.

El precio negociado.

Cualquier requerimiento especial.

Comisiones

El encargado de procesar los pedidos es tambin el responsable de calcular las comisiones de los vendedores. Estos envan sus facturas de comisin al final de mes, especificando en ellas las comisiones detalladas para cada pedido individual. El encargado debe comprobar estas facturas para determinar su correccin y verificar cualquier discrepancia con el vendedor. Entonces, el encargado resta las comisiones por pedidos cancelados o pedidos durante los das de entrega. Normalmente, un pedido cancelado o pedido es slo un 5 por 100 para las que exceden de esa cantidad. Cuando se ha ajustado el total de la comisin (si fue necesario) se encarga un cheque y se enva una notificacin de pago al vendedor. El encargado mantienen registro de lasa comisiones pagadas a los vendedores.

Cancelaciones:

Ocasionalmente, los clientes pueden cancelar pedidos. Estas cancelaciones las pide el vendedor telefnicamente al encargado de procesar los pedidos. El encargado modifica el registro del pedido para reflejar la cancelacin y enviar una notificacin de cancelacin al que sirve los pedidos.

Pedidos y Registro de Pedido.

Los pedidos los mantiene normalmente el encargado, mientras que el registro del pedido es responsabilidad de quien lo sirve. Sin embargo, el encargado de procesar los pedidos tiene acceso a los registros para introducir el pedido. El pedido tambin se modifica a veces por el rea de procesamiento de pedido y se enva a otras reas si fuese necesario.

Cmo se Satisfacen los Pedidos.

Los pedidos se pueden satisfacer de tres formas:

- Obteniendo los elementos requeridos de un almacn (que pertenece a la organizacin;

- pidiendo los elementos a un fabricante;

- fabricndolos.

La eleccin de uno de estos cambios es tarea de quien los sirve. El preferido es obtener el elemento directamente del almacn. Si el elemento no esta disponible en almacn, se pedir a un fabricante. El ltimo resorte es la fabricacin interna (si es uno de los elementos producidos por la organizacin ). Si ninguno de estos mtodos es viable, se debe rechazar el pedido.

Cada lnea de pedido se puede tratar por separado. As, los elementos de una lnea se pueden obtener del almacn, y los de otra, por peticin a un fabricantes. De hecho, es posible dividir una lnea de pedido de forma que parte de ella se obtenga por un medio, y parte, por otro.

Obtencin de un Elemento del Almacn

Aqu el procesamiento normal es seleccionar uno o ms pedidos para procesamiento y hacer una peticin de elementos al almacn con todos los elementos de esos pedidos. Una copia de esta peticin se enva al almacn y otra se la queda el que sirve el pedido. Cada elemento tiene un nico identificador.

El personal de almacn comprobara si los elementos pedidos estn almacenados y no encargados. Si es as, el almacn se lo comunicar al que sirve los pedidos con una nota de disponibilidad, quedndose con una copia. Esto implica que el almacn retendr el elemento un tiempo especificado. La nota de disponibilidad incluye el nmero y la longitud del encargado. Un pedido posterior debe anotar el nmero de encargo

Si la persona que sirve el pedido solicita los elementos pedidos en la nota de disponibilidad, se enva un pedido de almacn. El almacn El almacn comprueba cada pedido recibido con su registro de notas de disponibilidad si el pedido cita un nmero de encargo, se busca ese pedido. Si no tiene nmero de encargo, se comprueba en el fichero de almacn si los elementos estn disponible. Si estn disponible, se emiten; en caso contrario, se rechazan.

Peticin de Compra a un Fabricante.

Supngase que un elemento no se puede obtener de almacn. Entonces se intentara comprarlo aun fabricante. El que sirve los pedidos busca un fabricante en el fichero de fabricantes y negocia el pedido el precio y el da de entrega con l. Una vez elegido el fabricante, se prepara el formulario de requerimiento de pedido para fabricante, quedando el que sirve el pedido con una copia en el registro de requerimiento de peticiones de compra..

El procesamiento de pedido de compra se realiza centralizadamente. El formulario de peticin de compra a fabricante (preparado por el que se sirve el pedido),se enva a la oficina central para su procesamiento. All, el formulario se introduce en la maquina, donde se genera las peticiones de compra reales que se envan al fabricante.

El fabricante suministra la mercanca junto con una nota de entrega. Esta nota se confronta con los pedidos de compra. Si la entrega coincide con el pedido, se acepta; si no, se informa al fabricante.

La notificacin de pedidos aceptados junto con la mercanca se envan a la persona que sirve los pedidos.

Actualmente hay un sistema de ordenador para controlar los pedidos enviados a fabricantes. Este sistema se compone de una serie de programas formados por:

ENTRADA: leer las tarjetas con los detalles de pedido a fabricante preparadas por el que sirve las ventas ( ver caso1, tabla 3 ). Editarla y crear un fichero ENTRADA PEDIDO.

GENERAR- PEDIDO- COMPRA: genera los pedidos de compra. Esta generacin se hace una vez a la semana para agrupar lneas de diferentes pedidos de ventas en un pedido de compra ms grande, y as obtener descuentos por volumen. Adems, se crea un fichero de pedidos generados.

Caso 1 . Tabla 3. Entrada de pedido del que lo sirve.

FabricanteDaCdigo-ElementoCant.- necesitadaNum-pedido

ClienteLnea pedido

ENTREGA: recibe la notificacin de entrega del proveedor y lo asocia con los pedidos de compra generados.

PREPARADO: prepara la notificacin sobre las lneas de pedido de cliente que se han satisfecho para una entrega.

Facturas de fabricante

Los fabricantes envan la facturas de las mercancas suministradas. Se reciben en el departamento de contabilidad. Se comprueban con el pedido de compra y, si coincide, se emite un cheque. Si hay alguna discrepancia entre la factura, pedido de compra y nota de entrega, se resolver antes de emitir el cheque para el fabricante

Entrega al cliente

La persona que sirve el pedido enva la mercanca al cliente tan pronto como se reciba del almacn o del fabricante. Se enva la mercanca junto con una nota de entrega. Al mismo tiempo, el que sirve comprueba el estado de los pedidos.

Si la mercanca se ha recibido bien, se completa el pedido rellenado una nota de pedido completo que se enva al encargado de facturas.

Otras actividades

Los clientes pueden consultar telefnicamente el estado de sus pedidos. Normalmente, preguntan al vendedor, quien remite al encargado de procesar el pedido.

Este encargado responde haciendo referencia al registro de pedidos.

Las facturas de clientes se envan tan pronto como se satisface el pedido. Las prepara el encargado de facturas, quien recibe el pedido completo del que lo sirve.

El almacn tiene un sistema informtico de peticiones. Este realiza un rastreo de las lneas estndar y automticamente genera pedidos para ellas ( tan pronto como se encuentra un punto de reaprovisionamiento ). Las modificaciones a las bases de datos de almacn se hacen en modo de operacin por lotes. El encargado de servir el pedido perfora las tarjetas para los pedidos, que sern utilizadas para generar salidas de almacn. Se utilizan un terminal interactivo para ver la cantidad actual de existencias. El encargado de procesar los pedidos es responsable de recopilar los informes mensuales en volmenes de venta por el elemento y rea

Volumen de datos

El volumen de los datos para este caso se dan en el caso 1, tabla 4.

Caso 1. tabla 4. Datos cuantitativos.

Datos Cantidad

Nmero de pedidos

Medidas de lneas / pedidos

Valor medio de un pedido

Porcentaje de requerimiento de almacn

Tiempo medio para conseguir un elemento del almacn

Medidas de pedidos perdidos

Tiempo medido desde el registro hasta la salida del almacn

Tiempo de entrega ( a cliente )

Tiempo desde que el elemento sale de almacn hasta que llega al que sirve el pedido

Duracin meda para registro de pedido y otros procesos

Nmero de puntos de procesamiento de pedido

Nmero de vendedores

100 / da

3

25 000

70 %

14 das

15 %

2-5 das

A veces demasiado

2 das

2 das

1-2 das

15

200

CASO 2

RESERVAS DE BILLETES

Descripcin General

Los clientes van a una agencia de viajes para concertar una de las modalidades de viajes. Un empleado aconseja a cada cliente una de las modalidades. En la primera entrevista, el empleado recoge todos los requerimientos que tenga el cliente.

Entonces comunicara al cliente las posibles alternativas de viajes y confecciona algn plan con el permiso del cliente. Para este plan el empleado puede utilizar tablas de tiempo, situacin de hoteles o folletos de rutas.

Si el viaje no puede quedar concertado en la primera entrevista, el empleado la completar planificando el viaje con el permiso del cliente, quien lo confirmar por telfono o con una visita posterior.

Una vez completado el itinerario, se prepara y se enva al cliente un plan de itinerario.

La facturacin puede empezar tan pronto como se acuerde el itinerario. El mtodo de facturacin se expone a continuacin.

Facturacin

Al cliente se le enva una copia de la factura como la mostrada en el caso 2, tabla 1. Contiene el NUM-REF de cada viaje y detalles de las anotaciones del viaje.

Cada lnea de factura esta asociada a un embarque hecho por la agencia. Por esto el campo DESCRIPCIN se utiliza para guardar detalles asociados al embarque.

Si solo se requiere un deposito, entonces se incluir en la factura su cantidad

Caso 2 Tabla 1. Facturas

NOMBRE : Jos Daz NUM-FACTURA : 369

DIRECCIN DIA ENVIO : 20 JULIO 83

NUM-REFHOTEL / AVION

AGENCIO TURISTICAMANTENIDO

HASTADESCRIPCIONCANTIDADDEPOSITO

3

3

5

5TAA

WINDSOR

V IVA

--- 3 Agosto

6 Agosto

4 Julio

4 Julio

Vuelo 203 a Malbourne

4 noches de estancia

Hong Kong B66

Vieja extra a China13 000

13 500

95 000

14 3004 000

4 000

95 000

14 300

Total debido135 800117 300

Una vez que el cliente devuelve la factura con el pago, el encargado de contabilidad asocia el pago a la factura. La Cantidad Total- Pago y DIA- Recibido se registra y se prepara un recibo para el cliente. Cada lnea de la factura se comprueba con el pago. Si hay alguna lnea no pagada, el pago se llama pago- parcial; en otro caso, el pago es completo. Si el pago es completo, se confirma todos los embarques y se registra las cantidades pagadas en cada embarque.

Despus de recibir el pago, registrado y prepara el recibo para el cliente, el encargado de contabilidad prepara una notificacin de pago (identificado por NUM- PAGO ) junto con un cheque (si es necesario) para el hotel, avin o agencia turstica. Esta notificacin de pago incluye la comisin. A veces, los primeros pagos se retienen y se combinan con los de otros clientes para enviarlos al mismo proveedor. Una notificacin de pago se muestra en caso 2, tabla 2.

Cualquier informacin recibida de los proveedores despus de un pago se enva al cliente. La agencia de viaje registra la confirmacin incluyendo toda referencia relevante del proveedor ( REF- PROVEEDOR)

Se puede ser cancelaciones de embarques y viajes completos. Los embarques no confirmados y no pagados, simplemente se borran. Cuando ya se ha pagado al proveedor, se determina el reembolso. Si se aplica un reembolso, el encargado de embarques notifica al proveedor la cancelacin y enva un aviso de cancelacin. Esto junto con las comisiones de la agencia de viajes, se remite al cliente. Cada cancelacin es para un solo embarque o un solo viaje completo

Caso 2. Tabla 2 : Pagos

Notificacin de Pagos

A: WINDSOR NUM-PAGO

DIRECCIN DIA - ENVIO

NUM-REFDESCRIPCIONCANTIDADCOMISININCLUIDO

3

11

4 noches de estancia para Jos Daz desde el 6 de agosto (Slo depsito balance a pagar por el cliente).

3 noches de estancia para Maria Alonso, desde el 11 de septiembre.40

901350

900

2650

8100

130225010750

Datos utilizados en los preparativos de viajes

Se conocen los siguientes hechos sobre los preparativos de viajes por la agencia:

1.- Una agencia mantiene un registro de cada cliente. Cada cliente tiene un nico identificador NOMBRE- CLIENTE y los datos DIRECCIN Y NUM- TELEFONO.

2.- Cada Viaje se identifica por un nico NUM- REF. Cada cliente puede tener un nmero cualquiera de viaje, pero cada viaje tiene un nico cliente. Cada viaje tiene adems un DIA- PARTIDA y COSTE.

3.- Los viajes pueden ser VIAJES ORGANIZADOS o VIAJES ESPECIALMENTE PREPARADOS.

4.- Un viaje organizado es aquel que organiza regularmente una agencia de turismo. La agencia de viaje mantiene la siguiente informacin de cada uno de estos viajes: NOMBRE ORGANIZACIN de la agencia de turismo, NOMBRE VIAJE, DIA- COMIENZO Y COSTE-BASE. El identificador es NOMBRE- VIAJE Y NOMBRE- ORGANIZACIN. La misma ruta organizada puede estar disponible en ms de un tiempo. ( As puede ver una ruta organizada a Hong Kong por la agencia A y la agencia B. El de la primera agencia puede tener lugar dos veces, una con salida el 6 de Diciembre de 1990 y la otra el 9 de Enero de 1991.)

5.- Cada viaje organizado es una ruta organizada. Hay un campo llamado EXTRAS para mantener cualquier necesidad especial del CLIENTE. Puede haber un nmero cualquiera de viaje organizados que sigan la misma ruta organizada.

6.- Un viaje especialmente organizado es aquel que organiza la agencia. El tipo reserva puede ser reserva de hotel o de avin. Cada una de ellas tiene un nico NOM-LEGcon un NUM-REF. Para Cada viaje de estos tipos se almacena una descripcin especial. Cada reserva tiene un DIA asociado.

7.- Una reserva de hotel se hace con un hotel. La agencia de viaje mantiene una lista de una serie de hoteles. Cada hotel se identifica por NUM- HOTEL y tiene una DIRECCIN y NUM- TELES.

CASO 3

SOPORTE DE PEDIDOS FIJOS

En una organizacin se han detectado las siguientes actividades.

Creacin de un pedido fijo

Una organizacin recibe pedidos fijos de los clientes identificados por ID- CLIENTE ). El pedido se compone de elementos ( identificados por NUM-ELEMENTO ) que se suministra a los clientes regularmente, en este caso diariamente.

Este suministro asegura mediante un examen detallado de esta actividad que :

Se mantiene los elementos identificados por NUM- ELEMENTO e informacin sobre el peso de los elementos;

Se mantiene la direccin del cliente, DIRECCIN- OFICINA- PRINCIPAL y los nmeros de DIRECCIN- ENTREGA. Se asocia un gestor a cada DIRECCIN ENTREGA.

Los pedidos fijos se identifican por ID-S. Hay un pedido estndar separado para cada elemento NUM-ELEMENTO que se suministra a cada cliente, y un PRECIO-ELEMENTO convenido para ese pedido fijo. Este, adems, contiene la CANT-ELEMENTO necesitada para cada DIA-DE-SEMANA, el DIA-INICIO y DIA-FIN.

Entrega de elemento

Cada da se realizan las entregas para satisfacer los pedidos del dia. Cada identificador nico de entrega corresponde a una DIRECCIN-ENTREGA de un cliente y puede incluir elementos de ms pedido fijo ese cliente.

El anlisis detallado muestra que:

Se sigue una ruta de entrega (identificada por NUM-ENTREGA) para cada entrega.

La ruta contiene DIA-ENTREGA, el DIA-DE-SEMANA y CANT-ENTREGADA de cada NUM-ELEMENTO junto con el ID-S para cada elemento.

Facturacin

Todas las semanas se prepara y enva una factura al cliente. La factura contiene todas las entradas hechas hasta el viernes de la semana anterior para un cliente.

En el caso 3, tabla1, se muestra una factura.

Recepcin del Pago.

Los Clientes remiten su pago con las copias de una o ms facturas. El pago se registra con la factura. Para cada factura se pueden hacer pagos completos o fraccionados. El registro contiene CANTIDAD-PAGADA y DIA-RECIBO. A cada pago se le asigna un nico numero, el mismo que el NUM-RECIBO del recibo que se enva al cliente.

Obsrvese que una factura se puede mediante ms de una pago-

Caso 3. Tabla 1 Facturas

NUM

ENTREGANUM

ELEMENTOID-SCANT

TOTALPRECIO

CONVENIDOCOSTE

NUM-FACTURA

ID-CLIENTE JUAN

FIN-SEMANA:17 Junio

19896

17

33

23

37

8770

10

16

6

30

10

120

70

230

720

2100

2300

Total 5120

Lista de Trminos

Ciclo de desarrollo del Sistemas. Otro trmino para ciclo de resolucin del problema.

Ciclo de resolucin del problema. Conjunto de pasos que se comienzan con un conjunto de requerimientos de usuario y produce un sistema que los satisface.

Ciclo de vida de sistema. Parte identificable del sistema. En l se incluyen ordenadores, personas, documentos, registros de datos, etc.

Construccin modelada. Representacin de un componente del Sistema en un modelo.

Fase. Un paso en un ciclo de resolucin del problema.

Mtodo de modelado. Mtodo usado para construir un modelo del sistema.

Metodologa de diseo. Conjunto de mtodos de modelado y tcnicas de conversin que parten del modelo de un sistema de usuario y producen un sistema de ordenador.

Modelo del sistema, Modelo de un sistema creado por medio de un mtodo de modelado.

Procedimiento de modelado. Conjunto de pasos de un mtodo de modelado para crear el modelo.

Sistema. Conjunto de componentes que trabajan juntos para conseguir algn objetivo.

Tcnica de conversin de conversin. Mtodo utilizado para convertir un modelo del sistema en otro que usa diferentes construccin de modelados.

Diagramas de Flujo de datos

Almacn de datos. Comprende del DFD que describe los almacenes de los datos en el sistema.

DFD (Diagrama de flujo de datos). Mtodo que ilustra cmo fluyen los datos en el sistema.

DFD lgico. Describe el flujo de los componentes de datos lgicos entre procesos lgicos.

Diccionario de datos. Documento que contienen el DFD y una descripcin de todos sus componentes.

Entidad externa. Objeto externo al mbito del sistema.

Expandir. Expansin de un proceso en procesos mas detallados.

Flujo de datos. Datos que fluyen entre procesos , almacenados de datos y entidades externas.

Proceso. Componente del DFD que describe cmo se transforma los datos de entrada en datos de salida.

Proceso Fsico. Normalmente un dispositivo fsico utilizado para transformar datos.

Proceso lgico. Describe todo cambio de valores de los datos lgicos hecho por los procesos.

Modelo entidad relacin

Atributo. Propiedad de un conjunto objeto.

Conjunto de entidad. Componente del E-R que describe un conjunto de objetos con las mismas propiedades.

Conjunto de entidad dependiente. Conjunto cuya existencia depende de otros objetos.

Conjunto de relacin. Componente del DFD que describe interacciones entre los objetos de conjuntos de entidad.

identificador. Conjunto de propiedades cuyos valores identifican un nico objeto de un conjunto.

Modelo E-R (entidad relacin) un modelo de datos del sistema.

Subconjunto. Conjunto de algunos objetos de un conjunto de entidad.

Subconjunto mezclado. Coleccin de objetos que provienen de ms de una entidad.

Modelo Relacional.

Atributo. Columna de una tabla o lista de valores.

Clave de relacin. Conjunto de atributos cuyos valores identifican una fila de la relacin.

Dependencia Funcional. Cuando un valor de una atributo determina un nico valor de otro atributo.

Dependencia multivaluada. Cuando un valor de un atributo determina un conjunto de valores de otro atributo.

Forma normal ptima. Conjunto de relaciones que no tienen redundancias de valor simple.

Modelo relacional. Conjunto de tablas que describen los datos del sistema.

Quinta forma normal. Conjunto de relaciones que no tienen redundancias multivaluadas.

Relacin. Una tabla una lista de valores.

Relaciones en forma normal conjunto de relaciones que describen los datos del sistema de forma que cada componente es una valor simple.

Tupla. Fila de una relacin.

M.Sc. Ing. Ernesto Karlo Celi Arvalo