Caso TUS EVENTOS Desarrollo

8/18/2019 Caso TUS EVENTOS Desarrollo

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Caso: Tus Eventos SA

FeriaLaboral

Universidad

Organizar una feria de empleospara los Alumnos y Egresados de laEscuela de Post grado ESIC, que se

debe inaugurar en dos meses,dentro del campus.

Brindar a TUS EVENTOS SA laoportunidad de obtener

reconocimiento y prestigio entrelos asistentes a la feria

mediante a la satisfacción de losobjetivos planteados.

Fomentar la inserción laboral delos alumnos y egresados

poniéndolos en contacto con lasempresas de la industriademandantes de talentos

Humanos.


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Duración del proyecto: 2 meses del25/02/2016- 10/05/2016

30 empresas invitadas.

El Evento será de 2 días: elviernes 26 del abril la3:00 – 9:00 pm. y el díasábado 27 será desde las9:00 am hasta las 6:00 pm

Se estima la participación de1000 por día.

DESCRIPCION DEL PROYECTO

ASUNCIONES

LIMITACIONES DEL PROYECTO

RIESGOS DEL PROYECTO

IDENTIFICACION DESTAKEHOLDERS

PLAN DE COMUNICACIONES


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• El Tiempo máximo de cumplimiento del proyecto es de 2 meses 25/02/2016-10/05/2016

• El equipo de trabajo de TUS EVENTOS está formado por un Jefe de proyecto y5 colaboradores.

• Las empresas invitadas serán 30 como máximo.

• El evento se desarrollará en el campus de la universidad.

• La feria tendrá una duración de 2 días: el viernes 26 del abril la 3:00 – 9:00pm. y el día sábado 27 será desde las 9:00 am hasta las 6:00 pm

• La Universidad (cliente) proporcionará la base de datos de las empresas que

tiene en cartera, enviará y confirmará la asistencia de las empresas invitadas,este proceso deberá realizarse en un plazo no mayor a 10 días calendarios.


• TUS EVENTOS coordinará con ellas atenderá sus requerimientos, necesidadesevitando cualquier inconveniente.

• La Universidad definirá el color de la decoración de la feria. La Energía

Eléctrica y el suministro de agua será proporcionado por la Universidad.• De producirse un eventual corte Universidad proveerá un Grupo electrógeno

con la capacidad suficiente para cubrir el evento sin inconvenientes.

• Se creará una web cuyo link será puesta en el Banner de la universidad. Lapágina deberá mostrar información del evento, las empresas que asistirán,carreras que ofrece, convenios, e información que pueda atraer al mayornúmero de alumnos. Y se medirá a través de un contador de visitas.


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• La WEB permitirá la inscripción online del alumnado, así como tambiénenviará correo de confirmación, recordatorio un día antes del evento y alfinalizar el evento un correo de agradecimiento.

• La Universidad nos brindara un espacio en el servidor para alojar la web delevento.

• Universidad tramitara la licencia y permisos necesarios para la realización delevento, TUS EVENTOS se encargara de hacer seguimiento .

• Se contara con un modulo de inscripción en campus a partir del 01/04/2013

• Nuestro Sponsor (Director de escuela de posgrado), responsable de la Escuelade Post-grado será quien aperture y cierre el evento.


•TUS EVENTOS se encargará de brindar los servicios de: Catering,Decoración, Infraestructura, Iluminación y Sonido, Diseño,Comunicaciones y todos los servicios:

•Los Servicios higiénicos serán portátiles tipo DISAL: 2 paravarones y 2 para mujeres.

•Se proporcionará Seguridad dentro y fuera del evento: 3personas para seguridad dentro del evento y 2 personas paradirigir el tránsito durante el mismo.

•4 anfitrionas que asistirán durante los días del evento.

•Limpieza integral durante el evento y al finalizar el mismo.


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• TUS EVENTOS se encargará de la publicidad la cual se realizará dentrode la escuela, se colocarán paneles en los pasillos y dentro de las aulas,así mismo través de los correos electrónicos para lo cual contamos conla base de datos del alumnado que nos proporcionará la Universidad; así mismo se enviará mailings a las empresas invitadas.

• TUS EVENTOS proporcionará los Stands pre-decorados los que serán de3x2 m2, con una mesa y 2 sillas, piso de tapizón cada empresaparticipante se encargará de la decoración de sus stands así como delmerchandinsing que repartirán. Se les proporcionará un punto deenergía para la conexión de sus equipos eléctricos y de comunicaciones,internet inalámbrico Wi-Fi.


•Se entregará un Reglamento a las empresas las que deberán serasumidas durante el evento y no excederse del espacio asignado.

•Los imprevistos de último momento por parte de la escuela seránasumidos por la misma.


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ASUNCIONES

• Se debe contar con los permisos y licencias correspondientespara la feria.

• Se contactara con proveedores que cuenten con experiencia

• La Universidad asegurara el fluido eléctrico para el evento

• La Universidad asegurara el acceso a Internet inalámbricopara el evento

• Soporte de señal de internet y servidor para el desarrollo delas comunicaciones a través de la página Web de laUniversidad.

LIMITACIONES DEL PROYECTO

• TUS EVENTOS S.A. no se compromete a que los alumnossean contratados o entrevistados por las empresas

participantes del evento• TUS EVENTOS S.A. no se responsabiliza de tramitar todos

los permisos necesarios para realizar la feria de empleo enla Universidad.

• TUS EVENTOS S.A. no realizará la convocatoria a lasempresas participantes del evento, esto queda a cargo dela Universidad.


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RIESGOS DEL PROYECTO

• Corte del fluido eléctrico el día del evento (GrupoElectrógeno brindado por la Universidad)

• No se brindo el permiso al debido tiempo (RealizarSeguimiento para que se brinde según lo planificado)

• No disponer del permiso municipal y de los vecinos.

• Incumplimiento del servicio de los proveedores. (Secontara con otros proveedores por si alguno falla)

• Desastres de la naturaleza que impida el desarrollo delevento.

IDENTIFICACION DE STAKEHOLDERS

• STAKEHOLDERS INTERNOS

• Jefe del Proyecto . El encargado de dirigir o liderar el proyecto, los cumplimientos de lostiempos, los costos, etc.

• Equipo del Proyecto. Los miembros de equipo cada cual deberá tener bien definidas sus

funciones y responsabilidades.• Proveedores. Al haber trabajado antes en la realización de otro tipo de eventos ya se

contara con algunos proveedores propios con los cuales ya se tienen una relación denegocios establecida. Como para el caso de los toldos, la comida, seguridad, anfitrionas.Lo cual facilitara las negociaciones y asegurara el cumplimiento del contrato

• Escuela de Post Grado (Cliente)

• Director de la Escuela de Post -Grado (Sponsor) .

• Empresas Participantes del Evento. Las empresas que confirmen la asistencia al eventopedirán ciertos requisitos que deberán tratar de cumplirse en la medida que no afecte elpresupuesto establecido.


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IDENTIFICACION DE STAKEHOLDERS

• STAKEHOLDERS EXTERNOS

• Publico asistentes al Evento.

• Vecinos, y/o demás personas que se pudieran ver afectadas con larealización del evento.

• Instituciones gubernamentales, para los permisos y apoyo policialcorrespondientes.

PLAN DE COMUNICACIONES

FUNCIONES DEL EQUIPO DE TRABAJO

• Gerente de Proyecto encargado de la administración del Proyecto

integral.• Coordinador del Proyecto control de avances de cada etapa,

coordinaciones internas, etc

• Coordinador de proveedores seguimiento del avance de los proveedores,control de presupuesto, etc

• Coordinador del Relaciones Públicas Medios, Prensa, Comunicaciónestratégica, Marketing , etc.

• Miembros de apoyo del equipo de trabajo Tus Eventos.


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Que se va a comunicar Porque? Entre quienes? Mejor método ResponsableCuando yFrecuencia?

Inicio de ProyectoDefinir la línea de basedel alcance, objetivos,limites, etc.

Gerente de Proyecto,Coordinadores y Cliente

Escrito FormalGerente deProyecto

Inicio de Proyectouna sola vez.

Alcance del ProyectoDefine el Alcance delProyecto

Gerente de Proyecto,Coordinadores

Escrito FormalGerente deProyecto

Inicio y cada vezocurra el cambio.

Cronograma deActividades

Gestionar los tiempo delas actividades

Coordinador de Proyecto,Coordinadores,Proveedores.

Escrito informalCoordinador deproyecto

Durante todo elproyecto y cadavez que seanecesario

Riesgos y ProblemasEvitar desviaciones yconocer el impacto delos riesgos


Escrito informal

Gerente deProyecto ycoordinador deProveedores


ModificacionesControl de cambios enel Proyecto

Coordinador de Proyecto,Coordinadores,Proveedores y RelacionesPublicas.

Escrito informal

Gerente deProyecto ycoordinador deProyecto


Contratación ySelección deProveedores

Control de Servicios delos proveedores

Coordinador de Proyecto,Proveedores y Cliente.

Escrito FormalCoordinador deproyecto

Cuando se firmeel contrato.

Avances de trabajoscontrol de avance paraevitar incumplimiento

Coordinador de Proyecto,Proveedores.

Escrito informal yverbal formal.

Coordinador deProyecto ycoordinador deProveedores

Inicio de Proyectoy cada semana.

Invitaciones deAsistentes

Para el conocimiento delos participantes a laferia.

Coordinador deRelaciones públicas yasistentes.

Escrito informal,verbal formal

Coordinador deRelacionespúblicas.

Al inicio ysemanas antes.

Solicitud de Permisospara el evento

Permisos necesarios ycoordinaciones con lavecindad.

Coordinador deRelaciones públicas yAutoridades y vecinos.

Escrito informal yverbal informal

Coordinador deRelacionespúblicas.

Al inicio ysemanas antes.

Cierre del EventoFinalización y evaluacióndel Proyecto


Escrito formalGerente deProyecto

Al final delproyecto.


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FERIA LABORAL - Universidad

I. ANALISISREQUERIMIENTO II. PREPARACION INICIAL III. PUBLICIDAD IV. MONTAJE DEL EVE NTO V. EJEC UC ION DE L EVENTO VI. CIERRE EVE NT O

1.1. Defijnir el Alcance del

Evento

2.1. Establacerlos criterios

de selección3.1. Plan de publicidad 4.1. Diseño de la

infraestructura del evento5. 1. I na ugur ac ión 6. 1. C he ck lis t des mont aj e

1.2. Determinar el Equipode Trabajo

2.2. Seleccionar losproveedores

3.1.1. Diseño y desarrollode página web

4.1.1. Plano de distribución5.1.1 Bienvenida EmpresasInvitadas, Expositores,Alumnos-Egresados

6.2. Informe desatisfaccion del alumnadoy de las empresasasistentes

1.3. Definir los Límites yAsunciones 2.3. Analizar los Riesgos

3.1.2. Diseño de email,paneles, banners, afiches ,merchandisingy spotpublicitario

4.1.2. Plano de IIEE-Sonido; Seguridad yEvacuación

5.1.2. Coctel6.3. Conclusiones -Lecciones Aprendidas

1.4. Analizar los Riesgos 3.2. Realización depublicidad4.1.3. Ubicación de losSSHH

5.2. Desarrollo del Evento

3.2.1. Enlace de PáginaWeb en el Site de laUniversidad

4 .1 .4 . D is eñ o d el s ta nd 5 .2 .1 . C ha rl as

3.2.2 Difusión de lapublicidad

4.2. Montaje e Instalación 5.2.2. Encuestas a Alumnosy a Empresas invitadas

3.3. Supervision yconformidad

4.2.1 Piso, Estructura yToldos del stand

5.3. Clausura

4.2.2 Decoración del s tand 5.3.1. Brindis4.2.3 Instalacioneseléctricas y audio4.2.4 Intalación de SSHH

4.3. Ejecucion de plan deSeguridad

4.3.1. Seguridad durante elMontaje4.3.2. Seguridad durante elEvento

4.4. Supervision yConformidad

4.4.1. Supervisión deInstalación deInfraestructura

Entregable- ContratoCliente

Entregable- Contratoproveedores

Entregable- Difusion depublicidad

Entregable- Check List deinstalacion de la

infraestructura del evento

Entregable- Informe de larealización del evento Entregable- Informe Final

CONTRATOS

• Con el Proveedor: Tipo Fijo (No considera imponderables para este evento).

• Justificación: debido a que tenemos un alcance específico definido (realizacióndel evento), se tiene poco tiempo para cumplir con los objetivos por lo tantodebemos trasladar el riesgo al proveedor (este debe asumir contingencias parahacer frente a dichos riesgos) y asegurar el cumplimiento por parte de estospara las fechas indicadas

• Con el Cliente: Tipo Fijo

• Justificación: Porque contamos con un tiempo reducido y tenemos unpresupuesto ya definido por la cantidad de empresas.


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RECURSOS Y PRESUPUESTO DEL PROYECTO

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD TIEMPO PRECIO TOTAL(días) (US$)*

1LOCAL 0.00Auditorium Universidad 1 Unidad 2Derecho de uso por dos días 2 unidades 2

2INFRAESTRUCTURA 6850Toldo(técnico,baño,cocina) 500 m2 2Estrado 10 m2 2Stands 30 unidades 2Salitas lounge (kits de muebles: mesas, banquetas,muebles) 9 unidades 2tapizon de stands 500 m2 2SSHH Portátiles 6 unidades 2

2.1Ambientación 1980Esferas de 1.60 m con iluminación hálogena 8 unidades 2Banner con Logo 1.8x2.80 m de TUS EVENTOS 2 unidades 2Banner con Logo 6.0x3.50 m interior del Toldo 6 unidades 2

Servicio de Montaje y Desmontaje de elementos 1 unidad 2

3EQUIPO TÉCNICOS

3.1Equipos de Iluminacion (incluye cablería y todo lonecesario para la instalación) 3750Luces Convencionales:Cañones de Luz Ray Lite 24 unidades 2Lekos zoom ETC 12 unidades 2Fresneles 18 unidades 2Cicogramas 20 unidades 2Dicroicos 20 unidades 2Halógenos 500 w 25 unidades 2Halógenos 150 w 50 unidades 2Pin Spot 40 unidades 2Luces InteligentesMaquinas inteligentes Studio Color 6 unidades 2Maquinas inteligentes H. ES Studio Color 6 unidades 2Booster nova Ligth 4000 w. 2 unidades 2Gobos 2 unidades

3.2Equipos de Sonido (incluye cablería y todo lo necesariopara la instalación) 650Parlantes y trípode JBL 8 unidades 2Denon 4500 MKIII 4 unidades 2Mezcladora Rane MP 1 1 unidades 2Ecualizador Rane MP 15B 1 unidades 2Rack de Efectos 1 unidades 2Monitores UM 1PMeyer Sound 4 unidades 2Consola ALLEN&HEAHT( 16 canales) 1 unidades 2Micrófonos solaperos 8 unidades 2Microfonos inalambricos 4 unidades 2


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3.3Equipos de Proyección (incluye cablería y todo lonecesario para la instalación) 1550Pantalla LED 2 unidades 2

Controlador para motores 2 unidades 2Equipo de resolución 7.62 mm 2 unidades 2Kramer VP 727 1 unidades 2procesador integral 1 unidades 2Lap top Intel Atom 2 unidades 2Monitor de 21" 2 unidades 2Hosting 1 unidades 2

3.4CIRCUITO CERRADO TV 1280Mezclador de video con director de camaras 1 unidades 2Switcher/escalador de prsentación 1 unidades 2Reproductor de DVD Denon DN-V200 1 unidades 2Monitores LCD DE 4" 12 unidades 2Distribuidores Kramer RGB HV 4 unidades 2Consola de sonido de 12 canales 1 unidades 2Notbook con Windows XP 1 unidades 2Grabador de DVD Pioneer 1 unidades 2Base intercom ClearCom de 2 canales 1 unidades 2Camaras de video JVC 5000 4 unidades 2Sistemas Intercom 1 unidades 2

3.5Comunicación Interna 620Walkie Talkies 6 unidades 6Nextel 4 unidades 6

3.6GRUPO ELECTROGENO 350Grupo de 100 Kw 1 unidad 2

4CATERING ( Alimentos y Bebidas) 10615Cocktail 500 personas 2Buffets Frios 500 unidades 2Buffets calientes 500 unidades 2Buffets dulces 500 unidades 2

Mobiliario 1 pack 2Personal:maitre,mayordomos,barman, cocinerossupervisores. incluye 2Bebidas no alcoholicas y Hielo 500 unidades 2

5PERSONAL 7860Gerente de Proyecto 1 persona 60Coordinadores 3 personas 60

5.1Personal de Apoyo 1420Agentes de seguridad + Supervisor 7 personas 2Valets Parking 2 personas 2Seguridad de autos 2 personas 2Técnico electricista-mantenimiento 1 persona 6



Anfitrionas 2 personas 2Asistentes de producción-TUS EVENTOS 2 personas 60Personas de mantenimeinto para montaje y desmontaje 4 personas 6Policias 6 personas 2Paramédicos 2 personas 2

6CONVOCATORIA 1215Invitaciones impresas 500 unidades 40Reparto de invitaciones 500 unidades 30Servicio de Call Center: Fijo o Celular -6 días 1000 llamadas 2Servicio contempla 2 intentos para confirmación 10

6.1REGISTRO DE INVITADOS 570Mesa de registro 2 unidades 2Modulo de Registro de participantes 4 unidades 2Supervisión,soporte e instalación de Red 1 pack 2Incluye:Coordinación,logistica,administración,oranización y preparación de pagina WEB 1 pack 20

7OTROS 1200Ambulancia 1 unidad 2Extintores 10 unidades 2Paneles de Evacuación 4 unidades 2Transporte de Materiales e insumos 1 unidad 6Filmación y edición del Evento 1 pack 2Fotografía -Formato digital 1 pack 2

8TUS EVENTOS 8000Producción y organización General 60 47910

COSTO TOTAL POR EL EVENTO 47910

(*) Sin IGV


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