Caso de éxito

SharePoint 2010 como portal web de contenidos personalizados y plataforma de servicios online

Resumen Zona: Valencia (España) Industria: Educación Perfil del cliente Cooperativa Valenciana de Trabajo Asociado, dedicada a la Formación Superior con más de 200 profesionales que trabajan en un campus de seis edificios con una superficie de 26.869 m2 y en el que estudian cada año más de 3.700 personas. Situación de negocio Florida Universitaria disponía de un portal de contenidos y servicios, con algunas carencias en contenidos, usabilidad y diseño. Requería un portal que aportase valor añadido acorde a la filosofía de la organización, mediante el diseño y planteamiento de los contenidos. La demanda de estudiantes con diferentes perfiles exigía una web que a pesar de la complejidad de la estructura de sus contenidos, filtrase éstos de manera clara e intuitiva para el alumno. La amplia estructura de estudios e información, requería de una distribución de los contenidos exhaustiva y flexible, de manera que pudiésemos acceder a estos contenidos por diferentes vías. Solución Migración de la plataforma web a una infraestructura y solución completamente basada en SharePoint 2010 Una web estructurada en perfiles de navegación para ofrecer la información de manera filtrada según el tipo de usuario. Una arquitectura de la información perfectamente ordenada acorde a las necesidades de los contenidos.

" Con SharePoint 2010 disponemos de una web más atractiva que nos ayuda a conectar mejor con nuestros clientes"

Victoria Gómez. Directora de Innovación y Estudios Superiores de Florida Universitaria

El portal del grupo Florida contaba con un sitio específico para su división Universitaria, sin embargo, este ya no aportaba la imagen de actualidad e innovación acorde al estilo de la organización. Además, necesitaba optimizar la arquitectura de sitio para facilitar el acceso a la información por parte de los distintos públicos objetivos (Estudiantes, Antiguos, Estudiantes, Empresas, etc), por lo que se requería dar un giro al planteamiento del sitio para cubrir todas estas necesidades.

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Situación inicial El portal anterior de Florida estaba incluido en un sitio del Grupo Florida, donde se ofrecía información de todos los estudios que abarca la organización. El portal necesitaba mostrar información más concreta de los estudios que ofrece la parte universitaria mejorando la disposición y navegación de los contenidos . Sumado a ello, la demanda de usuarios que visitan la web podían ser de cuatro perfiles diferentes, a los cuales era interesante mostrar la información filtrada según las necesidades de cada cual. En cuanto al diseño del portal, estaba muy lejos de ser un planteamiento actual y alineado con la organización, proyectando una imagen que no se ajustaba al dinamismo y modernidad de Florida Universitaria. Ya que la estructura de la información sobre los estudios que ofrece Florida es bastante compleja, esto requería de un estudio a fondo de la estructura y planteamiento coherente y ordenado de manera homogénea en todos los estudios, para permitir así una navegación más intuitiva y fácil a los contenidos buscados. Todo esto demandaba además que la disposición de los contenidos en las páginas fuese flexible para los editores, de manera que pudiesen filtrar y mostrar información anexa (contenidos de otras secciones, banners, calendario, horarios…) en la mayoría de apartados, para aportar así más valor a las posibles necesidades del usuario.

Al analizar las posibilidades de la plataforma SharePoint 2010 de la mano de la consultora ENCAMINA, se identificaron otros requisitos de productividad y mejora en lo que sería el nuevo sistema de portal. Entre estas mejoras se identificaban las facilidades en todo el ciclo de vida de los contenidos (edición, aprobaciones, publicación, etc.), factorización de plantillas y páginas maestras del portal, plantillas que filtrasen la información por perfiles gracias al uso de los metadatos, múltiples webparts con funcionalidades disponibles, etc. Además, era vital que la solución estuviese preparada para imprimir a modo de ficha toda la información que repercutía a cada uno de los estudios, por lo que debía cumplir la posibilidad de una versión imprimible de la información sin tener que duplicar los contendidos. Solución Contando con toda la colaboración de ENCAMINA tanto en el ámbito de la Experiencia de usuario, como en el de la consultoría tecnológica especialista en SharePoint, se reconstruyó la Arquitectura de Información, junto con una nueva imagen gráfica que comunicaba lo que la organización pretendía y se alineaba con el tipo de usuarios al que va dirigido el portal. Todo ello se implementó sobre la nueva plataforma SharePoint 2010 For Internet Sites std. (FIS) Se llegó a una solución que resolvía la navegación por perfiles que tanto requería el portal de educación. Se proyectó un planteamiento basado en diferentes plantillas de diseño que

mostrasen consultas de contenidos de determinadas secciones que podían ser de interés según el usuario. Con ello se resolvía el problema de enfocar una navegación que tuviese en cuenta el tipo de usuario que podía buscar contenidos. Esta solución se hacía posible gracias al sistema de metadatos que ofrece la plataforma SharePoint 2010, en la que podemos asociar datos a los contenidos. Estos metadatos se utilizarían para ayudar al buscador a encontrar información, ayudar a la catalogación de la información y permitir al resto de usuarios dar un significado dentro del negocio. Gracias a este sistema y a las consultas de contenidos que posibilitan los webparts, también se adaptó una plantilla específica que resolviese la cuestión de generar una versión imprimible con toda la información de cada uno de los estudios. Lo que Florida denominó Tríptico Virtual, se acabó incluyendo en cada uno de los estudios ofrecidos como una funcionalidad que aportaba más valor al usuario, ya que permitía generar en un documento físico toda la información referente al estudio en el que estaba interesado. Beneficios Con la nueva plataforma, Florida Universitaria no sólo dispone de un portal más atractivo, funcional y útil para sus usuarios, sino también una plataforma escalable y más fiable que mejora increíblemente la productividad en la gestión del ciclo completo de vida de los contenidos, así como el mantenimiento y evolución de toda la solución y cada uno de sus apartados.

Microsoft SharePoint Server 2010 for internet sites std. Microsoft SharePoint Server 2010 es la plataforma de colaboración de negocio para la empresa e Internet. Para más información sobre Microsoft SharePoint Server 2010, ir a: www.microsoft.com/sharepoint

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Sobre Florida Universitaria - Florida Centre de Formació: C/ Rei en Jaume I, nº 2. 46470 CATARROJA (Valencia) Sobre los productos y servicios de ENCAMINA, puede llamar al teléfono +34 902 196 893 o visitar nuestro sitio web en: www.encamina.com Sobre los productos y servicios de Microsoft consulte la Web www.microsoft.es

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