Caso de éxito

Project Server y SharePoint como sistema de planificación, reporte y control en el proyecto de traslado a la nueva Fe.

Resumen Zona: Valencia (España) Industria: Sanidad Perfil del cliente Corporación de Sanidad Púbica. Centrados en la atención sanitaria universal, integral y personalizada. Situación de negocio 1. El cliente pretendía mejorar la gestión del traslado a la nueva Fe, con el fin de agilizar el mismo. 2. Se requería un sistema en el que poder visualizar el estado del traslado, así como las posibles desviaciones y dependencias que se pudieran ocasionar. 3. La complejidad y riesgo del proyecto demandaba un sistema en el que se dispusiera de información diaria del avance y de los posibles problemas identificados. Solución 1. Construcción basada en MOSS07 y Project Server 2007, así como un sistema de reporting e indicadores automatizado. 2. Con MOSS07 se consigue la gestión documental del proyecto, así como otros elementos de comunicación y colaboración. 3. Con Project Server 2007 se consigue el sistema de reporte, así como planificación, vinculación de tareas con diferentes niveles y controles de criticidad.

"Project Server y SharePoint han sido un punto clave en el que apoyar todo nuestro sistema de gestión para planificar y coordinar el traslado. "

Dr. Valdivieso. Dtor. Oficina Técnica del Hospital Universitario La Fe

La plataforma basada en Project Server 2007 y MOSS 2007 ha conformado el sistema de planificación, reporte, control y documentación de la oficina técnica del Hospital La Fe en todo lo referido al proyecto de traslado entre el Hospital la Fe y el nuevo hospital que le ha reemplazado. La necesidad de control y coordinación del proyecto se ha llevado a tres niveles (datos e indicadores, información de proyectos y análisis de negocio) y para los tres ha sido necesario contar con el reporte distribuido y muy frecuente, tanto cuantitativo como cualitativo, de un numeroso equipo de personas clave.

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Situación inicial Al inicio del proyecto de traslado, las tareas y su planificación se trataban en complejas hojas Excel que se compartían entre las personas del equipo responsable, pero los problemas de versionado, distribución, análisis y la nula inteligencia que aportaban hicieron que el sistema quedara deficiente al poco tiempo. Por otro lado, aunque este registro de tareas permitía al equipo consultor responsable del traslado tener controladas las actividades a realizar, se planteaba el problema de no disponer de visión alguna respecto a las posibles desviaciones que se podrían dar si alguna de esas tareas salía mal por alguna razón, ya que no se podía ‘determinar’ el impacto en otras que podrían depender de ésta y así sucesivamente. Concretamente, desde ese libro de Excel no era posible establecer ‘dependencias’ entre tareas que permitieran de forma directa y visual, ver el impacto que tenía un cambio en una tarea en el conjunto del proyecto, algo clave en este tipo de proyectos, donde se producen muchos cambios de lo inicialmente planificado y se precisa tomar medidas ágiles para evitar desviaciones. De esta forma, la mayoría de las acciones eran ‘reactivas’ siendo inviable anticiparse y ‘prevenir’ posibles problemas que retrasaran la fecha de apertura comprometida con el ciudadano. La oficina técnica tenía la necesidad de un sistema que permitiera gestionar ágilmente miles de tareas, interdependientes, con diferentes responsables y nivel de criticidad. A su vez, conforme esas tareas evolucionaban

los responsables debían reportar sobre su avance, desfases e incidencias acaecidas. Toda esta información debería verse reflejada de forma sintetizada con indicadores y alarmas que permitieran proyectar el escenario final con la máxima antelación y anticipar actuaciones y realizar la toma de decisiones en consonancia. Por otro lado, la gran cantidad de información que se manejaba, así como el numeroso equipo que intervenía en el avance del proyecto, requería de una plataforma de documentación y colaboración flexible a la vez que potente. El objetivo que se planteó la alta Dirección de Hospital La Fe, era lograr tener visibilidad actual y futura de la situación del proyecto y, para ello, se precisaba disponer de información diaria del avance y de los posibles problemas identificados, con el fin de encontrar solución ágil a los mismos y controlar las fechas de cierre de proyecto, que era una de las claves del éxito. Para ello, se estableció la necesidad de: 1. Utilizar una plataforma que

permitiera elaborar un plan de proyecto (especificar QUÉ hay que hacer, ORDEN en que hay que hacerlo, QUIÉN es el responsable de que se haga, y CUÁNTO va a costar hacerlo). Haciendo una buena definición de estas variables, la herramienta debería ‘calcular’ la resultante más importante a controlar en este proyecto: CUÁNDO vamos a terminar.

2. Definir un modelo de seguimiento ágil con el objetivo de ‘EMPUJAR’ a todas las personas que participan en el proyecto y CONTROLAR las posibles desviaciones que se puedan producir en el sistema.

Solución La solución se basó en la construcción de una plataforma basada en MOSS2007 y Project Server 2007, así como un sistema de reporting e indicadores automatizado. Todo ello, acompañado de una metodología, tareas de soporte y la sistematización del trabajo en equipo para que los procesos asociados a la información fluyeran adecuadamente. Se planteó un seguimiento en 3 niveles: Seguimiento de NIVEL1: Los datos que se manejan en el sistema deben ser buenos y tenerlos disponibles a tiempo. Para ello se precisaba que alguien estuviera persiguiéndolos diariamente, corrigiendo los posibles problemas que aparezcan y ajustando el plan de proyecto a los cambios que sin duda tienen que haber, para que al final el dato disponible sea bueno y esté a tiempo (antes de hacer ningún análisis del proyecto). Seguimiento de NIVEL2: Este nivel de seguimiento estaba orientado a los responsables de cada iniciativa. El objetivo final es empujar un poco más en el proyecto, y obtener información de alto nivel (y en un lenguaje natural) que no se ve reflejada en el dato que se reporta sobre una tarea. Seguimiento de NIVEL3: El objetivo en este nivel consistía en elaborar un informe que permita a la alta Dirección tener una visión clara de la situación del proyecto, de manera que con esa información puedan tomar decisiones ágil y eficazmente Por la parte SharePoint se logró gestionar toda la documentación del proyecto, alertas y diversos elementos de colaboración y comunicación, así como

seguimientos asociados a tareas pendientes o evidencias asociadas incompletas. Project Server 2007 fue el sistema principal de reporte, que estaba accesible a los usuarios clave vía PWA, así como de planificación, acumulando miles de tareas vinculadas con diferentes niveles y controles de criticidad y seguimiento, que cada semana evolucionaban según las estimaciones de los diferentes directores de área. El sistema de Análisis, realizado en base a complejas consultas presentadas en hojas Excel inteligentes, extraía de forma automatizada los parámetros clave de seguimiento y sintetizaba los indicadores más significativos. Posteriormente, se realizaba un trabajo cualitativo de interpretación y seguimiento de la información que guiaba hasta dos diferentes niveles de responsables de proyecto.

Beneficios La plataforma completa ha sabido dar cabida y soporte a los complejos procesos de coordinación, planificación y control del proyecto de traslado entre hospitales, logrando concretar de forma tangible el lugar, el cómo y el cuándo donde cada uno de los roles participantes del proyecto debía intervenir a sus diferentes niveles. Los beneficios más importantes logrados son: PREVENIR PROBLEMAS El mayor de los beneficios aportados por esta solución ha sido el de identificar a tiempo los problemas que han ido apareciendo en el trascurso del proyecto y que ponían en peligro la fecha de apertura del nuevo hospital. Era habitual que uno de los ‘cientos’ de proveedores que participó en el proyecto, informara de un problema en la entrega de algún material, aparato o elemento, lo que implicaba una nueva fecha de FIN de sus tareas y un posible retraso en la apertura del nuevo hospital con el efecto cascada. La oficina técnica identificaba estas situaciones, informaba a la alta dirección, JUSTIFICANDO con datos objetivos el retraso de la apertura si no se resolvían los orígenes de los problemas. AUMENTO DEL RITMO DE EJECUCION Antes de la implantación de este sistema de gestión de proyectos, el equipo consultor hacía reuniones semanales con los responsables donde se revisaban las listas de tareas y cada responsable reportaba lo que había avanzado en su ámbito, informaba de posibles desviaciones en las fechas de entrega y de problemas encontrados. En definitiva, el equipo consultor tomaba el pulso de

la situación cada semana y tomaba acciones en ese momento. Esto cambió drásticamente cuando incorporamos la plataforma EPM ya que se reportaban avances diariamente (información cuantitativa) y se recogían los problemas encontrados en tiempo real (información cualitativa). Con esta información en línea, el equipo consultor acudía al seguimiento semanal con información actualizada de la situación, y ya se exponían soluciones a los posibles problemas identificados. CONSOLIDACION DE EQUIPO Y CONTROL DE ‘MIS COSAS’ El sitio del proyecto ha sido un elemento que ha unido a las diferentes personas que han participado con una u otra responsabilidad en el traslado del hospital, siendo éste un ‘punto de encuentro’ para todos ellos donde han podido preguntar y encontrar respuesta, compartir documentación (conocimiento) con el resto, encontrar información valiosa para su conocimiento y, sobre todo, disponer de un cuadro de mandos personalizado para cada persona donde se le presentaba la información ya filtrada para su perfil e intereses (tareas a realizar desde donde reportar avances, problemas, riesgos, sus documentos, logros, etc…) Los atributos asociados al escenario de solución podrían ser: participativa, trabajo distribuido, soporte documental inteligente, información relevante, indicadores a diferentes niveles, control, automatización, visual, etc.

Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint Server 2010 es la plataforma de colaboración de negocio para la empresa. Para más información sobre Microsoft SharePoint y Project Server ir a: www.microsoft.com/sharepoint http://www.microsoft.com/spain/office/project2010/index.html

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