Capítulo II. Marco Teórico 1.- ANTECENDENTES DE LA ...

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Capítulo II. Marco Teórico

1.- ANTECENDENTES DE LA INVESTIGACION

Dentro de la revisión de la literatura, se analizan de manera critica,

una serie de investigación que presentan situación semejante con el

objeto de preverle a la institución una base para su desarrollo.

Mechan, Aleida y Permia Adelmo " Diseño de un sistema de control

de inventario de Mechas de perforación petrolera, que permite el

funcionamiento eficaz y eficiente de los mismo. Caso Petro Perforaciones

C.A" trabajo especial de grado. Universidad Rafael Belloso Chacín

(URBE), facultad de Ciencias Administrativos, Escuela de Administración

de Empresa 1996.

La presente investigación se baso en proponer un sistema de

control de inventario de mechas de perforación petrolera que permitieron

funcionamiento eficaz y eficiente de los mismos, en donde la metodología

empleada fue descriptiva de campo. La recolección de los datos se realizo

mediante entrevista, cuyas respuestas fueron analizadas a través de la

técnica de análisis descriptivo cualitativo.

La información refleja la problemática existe en los inventarios

que impiden maximizar el servicio del cliente y minimizar la inversión. Sé

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sugieren un esquema organizativo para la distribución

de responsabilidades, la implantación de normas y

procedimientos para la ejecución de las labores, los flujos de proceso de

las actividades más importantes y los instrumentos para un adecuado

control de los inventarios que contribuyen con el cargo de los objetivos de

la empresa.

En la investigación realizada por Fureya Yulet y Fernández

Luisa(1.997)."Diseño de un sistema administrativo de control de inventario

para empresas expendedoras de productos farmacéuticos" Este trabajo

consistió en la problemática relacionada con la administración de sus

inventarios, la cual realiza cantidades excesivas de pedidos diarios a

varios proveedores lo que implica perdida de tiempo para el persona

que elabora en esta empresa. No solo presentaban estas fallas, si no

tambien el tipo de método utilizado (PEPS), la mala ubicación de los

medicamentos y sobre todo la ausencia de un sistema de control de

inventario.

Para alcanzar el propósito en esta investigación se utilizo una

metodología descriptiva donde se realiza un estudio de los funciones y

actividades que participan en el proceso productivo. Como resultado se

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obtuvo una implantación de nomás y responsabilidades por parte del

personal, donde se recomienda un diagrama elaborado e implantado por

la empresa para determinar la utilización definitiva del método utilizado.

Para un estudio realizado por REYES GLEIDYS Y VINDIGNI

PATRICIA (1.997)" Evaluación del sistema de control de inventario de

materiales de herrería y construcción caso ferretería cuatricentario

C.A.(Ferrzca)".

Durante el desarrollo de este trabajo es indispensable saber como

están estructurados los sistemas de inventarios del sector ferretero, a fin

de determinar ciertas irregularidades que se presentan en esta empresa

en un sistema de control de inventario, el cual se realiza por medio de un

sistema computarizado que movilizan los artículos de manera que puedan

tenerse actualizados las existencias en cantidad como en precio.

En dicha investigación el control interno se basa

fundamentalmente en la cantidad de materia prima, calidad, cantidad y

costo. Se procedió a hacer un análisis mediante cuestionario en donde la

población estaba constituida por veintitrés (23) personas que elaboran en

la empresa, en donde se arrojo resultados afirmativos sobre el análisis

contable mensuales en la que cuenta el almacén, en donde no se

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comparar los conteos físicos y el mayor financiero, los inventario solo

existen en un nivel mínimo, y sobre todo cuentan con personas

preparadas para desempañar los diferentes cargos.

Según el trabajo especial de grado de Añez Benavides, Humberto

Alirio (1999) " Evaluación del control interno de inventario de productos

químicos para la empresa TBC BRINADA VENEZUELA C.A"

En este caso se pretendió conocer la carencia de un mejoramiento

en el inventario, donde se presentan irregularidades en el control interno

debido a la falta de coordinación en el la recepción y despacho de

materiales y manejo de los productos lo cual ocasiona perdidas tanto

económicas, como de materiales.

En esta investigación se desarrollo un método aplicado para

resolver el problema en un periodo de tiempo corto de manera que

esta se elabore de manera precisa, oportuna y eficazmente. Para ella se

recomienda chequear los resultados obtenidos en esta investigación

verificando su utilidad para conseguir su aprobación, proceder a la

elaboración de un manual administrativo para el desempeño y

funcionamiento de los inventarios, entre otros.

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2.- BASES TEORICAS.

2.1.- SISTEMA

Según Hansen y Mowen (1.995 p. 30) define "un sistema

como una serie de piezas interrelacionadas que desempeñan un

proceso o más afín de alcanzar los objetivos específicos"; es decir es una

forma de visualizar a la organización empresarial como un todo tomando

en cuenta los factores internos e externos pero siempre viéndola en forma

global.

Según Francisco G. Rondón (1.989, p-1-1). Se llama sistema, a un

conjunto de reglas, funciones, principios y cosas lógicamente organizados

e interrelacionados, los cuales mediante acción coordinada, conlleva

al logro de determinado objetivo, sirviendo a la vez, de marco de

referencia y patrón de comportamiento.

Es importante hacer la aclaratoria que el sistema en este contexto

se considerará en forma global, es decir, así lo menciona Gómez

Rondón, (1.989, p.1-2), El sistema debe considerarse siempre en su

totalidad, no puede tomarse en partes, sin que se pierdan sus

características esenciales. Debe siempre estudiarse y analizarse como un

todo considerado en su conjunto global.

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Otro autor que afirma esta teoría es Uribe Montaya (1.993, p.19),

cuando la organización se considera como un todo, se dice que es un

sistema, empresarial y Gerencialmente, lo fundamental es el todo y no las

partes aisladas.

Las organizaciones que finalmente van a producir un bien o un

servicio, son y siempre debe ser consideradas como algo total, ya que

funcionan como un conjunto, en otras palabras, todos los elementos

componentes, relacionados entre si, lo que produce la operación final, es

allí donde el personal que labora en la empresa cumple con la función de

lograr que esos elementos se mantengan integrados y nunca han de

considerarse como elementos aislados.

Los sistemas ayudan a mejorar o esquematizar las actividades que

se llevan a cabo, lógicamente después de llevarse a cabo una serie de

recolección de información y datos para mejorar el procedimiento global

de la empresa, así como también ayudan a perfeccionar las rutinas

laborales, facilitando así las funciones administrativas de planificación,

organización, coordinación, control y supervisión en general.

El término básico que define al sistema, según el diccionario

Larousse (1.996, p.927), es un conjunto de elementos relacionadas entre

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si, de algún modo o más concretamente, como un conjunto de elementos

de interacción dinámica.

Cuando se analiza el papel del sistema dentro de la administración

general, James A. F. Stoner (1.996, p.734), en su análisis de la

administración plantea que se concibe al sistema en una organización

como todas las funciones y actividades que trabajan juntas para realizar

propósitos de las organizaciones.

Otro autor que toma relevancia al sistema es Fernando del pozo

(1997,p 17), menciona que un sistema es un conjunto organizado,

formando un todo, en el que cada una de sus partes está conjuntada a

través de una ordenación lógica, que encadena sus actos a un fin común.

Hablar de un sistema es determinar sus propiedades más

importantes, la adaptabilidad y la flexibilidad están unidas en solo

conjunto, el autor las denomina “Equifinalidad ” que es la capacidad del

sistema para llegar al mismo objetivo a través de diferentes medios, o

partiendo de estados o situaciones iniciales diferentes esta capacidad es

la que hace que, una organización, cuyo objetivo es la expansión, lo logre

aun partiendo de condiciones diferentes o atravesando etapas diversas

entre si.

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2.1.2.- IMPORTANCIA DE LOS DIFERENTES SISTEMA

Elwood S. Buffa (1.9987, p. 69). " La importancia relativa de estos

problemas de la dirección de operaciones varia considerablemente

dependiendo de la naturaleza de cada uno de los sistemas de

producción. Sin embargo, cada sistema enfrenta los mismos problemas

hasta cierto grado. Por ejemplo, la política para llevar a cabo

renovaciones puede ocupar una posición dominante en los sistemas de

producción en los que la inversión de capital por trabajador es muy

grande, como en la industria del acero".

Por otro lado, la política para llevar a cabo renovaciones puede

ocupar un papel menor en un sistema que esta representado por un gran

componente de trabajo o de costo por manejo de material. Parte del arte

de la dirección de operaciones implica poder reconocer la importancia

relativa de estas diferentes componentes en determinadas situaciones.

2.1.3.- COMPONENTE DEL SISTEMA

Para Uribe Montoya (1.993, p.20), toda organización es un sistema, a

cada componente de un sistema se le denomina subsistema, y esta por

más grandes o pequeña que sea, esta compuesta de cinco subsistema:

• El subsistema de producción o transformación: esta encargada

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de efectuar aquellos procesos que cambian los insumos en productos.

• El subsistema de apoyo: tiene como función el manejo de las

transformaciones o intercambios de negación (compras, ventas, finanzas)

con otras organizaciones.

• El subsistema de personal: tiene como responsabilidad el manejo

de las personas que componen la organización.

• El subsistema de adaptación: es que el invoca o planea.

• El subsistema gerencial: se realiza la coordinación de todos los

anteriores.

Para el manejo de sus actividades S.A.H.U.M esta compuesta

solo por cuatro de ellas, sin embargo estos componentes permiten llevar a

cabo cada uno de las actividades dentro de la organización, para el

proceso de control de inventario y almacenamiento, es importante que

para su ejecución se vean involucrados varios de los componentes

anteriormente descritos, por su puesto coordinado por uno de ellos.

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2.1.4.- TIPOS DE SISTEMAS

Harold Koontz y Heinz Weihrich (1.990. p. 323)dividen los sistemas en:

a) Sistema de administración mecanista:

Apropiado para ambiente organizacional relativamente estable.

Este sistema se caracteriza, por una diferenciación especializada

de tareas, por individuos que consideran que sus tareas son distintas de

la mayoría, por derechos y obligaciones definidas con precisión, por una

estructura jerárquica, por una interacción vertical entre el superior y los

subordinado y por tener instrucciones y decisiones que provienen del

superior (p. 323).

b) Los sistemas de administración orgánica

Se caracteriza por el desempeño individual basado en el

conocimientos de las tareas de todos los interesados, una redefinición

continua de las tareas mediante interacción con otros, mucha interacción

y consultas laterales. Este sistema es mas adecuado para enfrentar

condiciones inestables y cambiantes y problemas que no pueden

predecirse.

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c) Los sistemas de información

Bounds / Woods (1.999 p. 349). Define el sistema de

información más sencillos, son utilizados para el procesamiento de

transacciones o de datos y la amortización de oficinas. Entre los sistemas

de información se pueden nombrar:

• Los sistemas de procesamiento de transacción: Es un

sistema de información computarizado que ejecuta y registra las diversas

transacciones de negocios necesarios para realizar las operaciones

diarias.

• Los sistemas de automatización de oficinas: Usa equipos y

programas de computo para ayudar a gerentes, supervisores y personal

de oficina a procesar documentos y mensajes y mantener programas.

• Los sistemas de información de gestión: Utiliza equipos

y programas de computo para organizar, resumir y presentar información

que ayuda a tomar decisiones gerenciales.

• Los sistemas de apoyo a las decisiones: Usa un programa

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de computo interactivo que combina reglas de decisiones y modelos de

simulación con una base de datos completos y las percepciones de quien

toma las decisiones para ayudar al usuario a tomar decisiones.

2.2.- EL CONTROL

" Es la vigilancia de la implantación de un plan y la toma de acciones

correctivas conforme sea necesario, por lo general se logra por medio de

la retroalimentación, la cual es la información que se puede usar con el

objeto de evaluar o corregir los pasos que se están dando para llevar a

efecto un plan" (Hansen y Mowen, 1.996 p.14).

Es por eso que Munch Galindo (1.992 p.171)" define el control

como una serie de procedimientos complicados que se utilizan, para

corregir defectos o desviación en la ejecución de planes, una vez que han

sucedido".

Al relacionar ambos conceptos se puede observar que el control

es la etapa donde se lleva a cabo los factores administrativos como lo son

la planificación, la organización, la dirección y sobre todo la supervisión de

todo proceso, a fin de corregir los defectos o las desviaciones que se

establecen en un plan, para alcanzar los objetivos deseados de manera

eficaz y económicamente.

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2.2.2.- ELEMENTOS DE UN CONTROL

Munch Galindo (1.992 p.172) incluye los elementos del control como:

• Relación con lo planeado: El control siempre existe

para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

Como se dejó entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son

también de control.

• Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar

los resultados.

• Detectar Desviaciones: Una de las funciones inherentes

al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución

y la planeación.

• Establecer Medidas Correctivas: El objeto del control es

prever y corregir los errores.

Al estudiar dichos elementos, estos debe ser tomados en cuenta al

momentos de llevar el control ya que este es el principal factor para

verificar, medir, cuantificar resultados y sobre todo detectar desviaciones

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para el establecimientos de las diferentes medidas correctiva al momento

de controlar y hacer que se cumpla con lo planeado.

2.2.3.- IMPORTANCIA DEL CONTROL.

Stoner y Freenan (1.994 p.638), Define la importancia " como el

control para vigilar el avance y corregir errores, también ayuda a los

administradores a hacer el seguimiento de los cambios ambientales y las

recuperaciones que estos producen en el avance de las organizaciones".

Algunos de los cambios más apremiantes del entorno

son el cambio en la naturaleza de la competencia, la necesidad

de acelerar el ciclo de pedido-entrega, la importancia de agregar

valores a los productos y a los servicios como manera para crear

demanda por parte de los clientes, cambios de cultura organizacionales,

etc.

Munch Galindo (1.992 p.-172) Establece que el control es de vital

importancia dado que:

a) Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma

que se alcancen los planes exitosamente.

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b) Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

c) Determina y analiza rápidamente las causas que pueden

originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

d) Localiza a los sectores responsables de la administración,

desde el momento en que se establecen las medidas correctivas.

e) Proporciona información acerca de la situación de la ejecución

de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de

planeación.

f) Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

g) Su aplicación incide directamente en la racionalización

de administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de

todos los recursos de la empresa.

2.2.4.-PRINCIPIOS DEL CONTROL

Munch Galindo (1.992 p.173) Establece los principios del control

como:

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a) Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido

debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma

manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al

delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes

para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y

que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

b) De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función

de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para

alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido sino sé

fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de

los mismos.

Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de

actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo

establecido, en donde se determinan como base los objetivos. La

efectividad del control está en relación directa con la precisión de los

estándares, que permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos

limites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de

dinero.

c) De la oportunidad: El control para que sea eficaz, necesita

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ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el

error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con

anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y,

obviamente, reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo.

d) De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones

que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas

detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que

las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en él

futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las

mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo

que éste representado en tiempo y dinero, en relación con las ventajas

reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se

justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá

establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe

resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

e) De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente,

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a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir

costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles funciones

estratégicas requieren de control.

Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o

aleatorios.

f) De la función controlada: La función controladora por

ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que

pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la

persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con

la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede

encontrar en el siguiente ejemplo: El control que elabora los estados

financieros de una empresa no será la persona más idónea para

auditarlos o determinar si son verídicos o no, ya que en dicha evaluación

pueden intervenir aspectos de carácter personal.

Es por eso que después de tener una amplia definición sobre los

principios del control, estos deben ser tomados en cuenta a la hora de

llevarlos a la practica en donde se delega una autoridad y al mismo

tiempo una responsabilidad para cumplir con los objetivos planteados

como guía o estándares, evitando errores y brindando oportunidades

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antes que el error suceda de esta manera se recomienda hacer un

análisis detallado para detectar desviaciones en el trabajo reduciendo

tiempo y costo en donde se debe destacar la función que realiza la

persona, controladora por la que esta no debe estar involucrada con la

actividad.

2.2.5.- ETAPAS DE UN CONTROL

Al identificar alguna etapa del control Munch Galindo (1.992 p.178)

desarrolla:

El Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser

definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o

patrón con base en la cual se efectúa el control.

a) La Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y

los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben

ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas

unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con

aspectos eminentemente cualitativos.

b) La Corrección: La utilidad concreta y tangible del control está

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en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los

estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente

ejecutivo, no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer

si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta

situación sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que

algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de

incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta

baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad

muy pobre.

El establecimiento de medidas correctiva da lugar a la

retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más

estrecha entre la planeación y el control.

c) La Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya

que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al

sistema administrativo al correr del tiempo de la calidad de la información,

dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema para

que ocurra un control satisfactorio, en donde es necesario tomar en

cuenta las etapas mencionadas.

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Al analizar las misma, es indispensable el establecimientos de los

estándares que sirven como un seguimiento de un modelo para que se

efectúe un control, dando una sucesión a la medición de los

resultados definidos por un estándar para la corrección e integración de

las desviaciones en relación con los estándares, en donde es importante

conocer si es un síntoma o una causa. La retroalimentación es la etapa

secuencial de un proceso de control, ya que depende de la información

obtenida.

2.2.6.- INSTRUMENTOS DEL CONTROL

Según Melinkoff, R. (1.990, P67) la aplicación de técnicas e

instrumentos de control presenta ciertas dificultades, determinadas por las

situaciones particulares donde haya que aplicarlos.

Melinkoff, R., explica además que tareas que se repiten con cierta

frecuencia son susceptibles de control con relativa frecuencia. Por el

contrario, otros tipos de trabajo representan ciertas dificultadas para su

medición, bien por su carácter creativo.

En síntesis, el trabajo de línea o de ejecución es más fácil de

controlar y medir que el trabajo de asesoramiento propio de las unidades

de estado mayor. El mismo problema existe con respecto a los resultados.

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Según sea su naturaleza tangible o intangible. Estos últimos son

de difícil cuantificación lo que hace intrincado su control y medición.

2.2.7.-SISTEMA DE CONTROL

Para Tawfit (1987 p. 64) en un sistema de control su “función es

administrar eficazmente los recursos materiales, humanos y financieros

en una unidad productiva. Esto significa aplicar los cinco grandes

principios administrativos: Prever, planificar, organizar, dirigir, controlar.

Puede considerarse el control como un sistema administrativo. Se

trata aquí de definir los objetivos establecer los medios para alcanzarlo,

medir los resultados, evaluar las variaciones y tomar las medidas

correctivas que sean necesaria”.

Este mismo Autor define que “ Los elementos constitutivos del

sistema de control se representan a continuación. Puede notarse aquí que

el agente humano es el conjunto administrativo a todos los niveles

jerárquicos. Si el estudio es realizado por el departamento de

mercadotecnia, el agente humano del sistema de control estará

constituido por el director y sus adjuntos. En ciertos casos puede ser que

una sola persona asuma esta responsabilidad. En cuanto a la secuencia

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del tratamiento de los datos, este nunca es predeterminada, porque los

problemas se presentan rara vez de la misma manera.”

TABLA No. 1 SISTEMA DE CONTROL

AGENTE HUMANO SECUENCIAS

- Administrador - Director - Director adjunto

Responsable

- Identificación de las variables Estudios y análisis

- Determinación de un valor para cada uno de las variables - Elección de un solución - Medición de los resultados - Evaluación de las variaciones - Medidas correctivas

⇒Insumo Datos de un problema de informe, etc.

⇓ PRODUCTOS

- Plan estratégico y táctico - Políticas y reglas - Decisiones

- Información

Fuente: Tawfit (1987 p.64)

El agente humano del sistema de control, es generalmente

responsable de la concepción y la administración de los niveles

operacional y organizacional y asegura los vínculos con los otros

responsable de la administración.

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2.2.7.1.- CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL:

Stoner, J (1.996, p.612), afirma que los sistemas presentan ciertas

características comunes que varían según circunstancias individuales.

Estas características son:

• Precisa: La información referente al desempeño tiene que

ser preciso. Los datos inexactos proveniente de un sistema de control

pueden hacer que la organización emprenda acciones que no logren

corregir el problema que crearán cuando lo haya. Evaluar la precisión de

la información que se recibe, es una de las funciones más importantes

del control que deben cumplir los gerentes.

• Oportuna: La información debe reunirse, enviarse a quien

corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a

tiempo para lograr mejoras.

• Objetiva y completa: La información aportada por un sistema

de control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla

objetiva. Cuando menos subjetiva o ambiguo sea el sistema de control

mayores probabilidades habrá que las personas reaccionen de manera

conocedora y eficiente ante la información que reciben.

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• Centradas en puntos estratégicos del control: El sistema de

control ha de centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a

los estándares tienen mayores probabilidades de causas daños. El

sistema habrá de conectarse así mismo en los puntos donde las medidas

correctivas pueden aplicarse con mayor eficacia.

• Económicamente Realista: El costo de instalar un sistema de

control de inventario debe ser menor, o por lo menos igual, que los

beneficios que aporte. La mejor manera de reducir al mínimo los gastos

en un sistema de control consiste en hacer la cantidad mínima que se

requiere para garantizar que la actividad vigilada llegue a la meta

deseada.

• Orgánicamente Realista: El sistema de control ha de ser

compatible con las realidades de la organización. Más aún, todos los

estándares de desempeño deben ser realistas.

• Coordinada con el flujo de trabajo de la organización: La

información relacionada con el control necesita estar coordinada con el

flujo de trabajo en toda la organización por dos razones, en primer lugar,

es posible que cada paso en el proceso de trabajo afecte al éxito o

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fracaso de toda la operación. En segundo, lugar, la información

debe llegar a cuantos la deban recibir.

• Flexible: En casi todas las organizaciones los controles han de

ser flexibles a fin de que las organizaciones puedan reaccionar

rápidamente para superar los cambios adversos o bien para aprovechar

las oportunidades que se le presenten.

• Prescriptiva y operaciones: Los buenos sistema de control

deben indicar después de detectar una desviación respecto a los

estándares cuales son las medidas correctivas que convienen aplicar. La

información se encuentra en una forma utilizable cuando llegue al encargo

de tomar medidas que correspondan.

• Aceptable: para que los miembros de la organización acepten

un sistema de control, los controles deben relacionarse con metas

significativas y aceptadas. Tales metas deben reflejar el lenguaje y las

actividades de aquellas que están directamente interesados en el control.

2.3.-INVENTARIO

Meigs y Meigs (1.998 p.- 483) lo define como " uno de los activos

corrientes más importantes en los almacenes de ventas al por menor o al

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por mayor, donde la venta de mercancía es la fuente principal de ingreso;

el inventario, consta de todos los bienes propios y disponible para la venta

a los clientes donde es convertido en efectivos y es considerado un activo

corriente"

2.3.2.-METODO DE INVENTARIO

Los métodos de inventario permiten conocer el volumen de

Mercancías en existencias en un momentos dado y, sea cual fuere el tipo

de mercancía, la valuación de esa cuantía de mercancías reviste una gran

significación; debido a que según el precio que se le asigne a cada

renglón, así será el monto de inventario en terminar monetarios;

afectándose el "Costo de las Ventas" y por lo tanto, la utilidad (o la pedida

neta) ; será en bien o en mal.

Entre los Métodos de inventarios se encuentran los diferentes

autores que nos explican estos métodos:

√ INVENTARIO FISICO

Gómez Rondón (1 .968 p.- 3-10) Es un inventario "Extra-Contable"

que consiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de

sus respectivos valores, al final de cada ejercicio económico; este tipo

de inventario suele tomarse por muestreo. Se hace en una temporada

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baja de actividades. Es un calculo de inventario realizado en un stock

realmente poseído.

√√ INVENTARIO CONTABLE

Francisco Ramírez (1.989 p.114) "Es aquel que se obtiene

de tarjetas especialmente preparadas para ellas, cuenta los

materiales que entran y salen del almacén, clasificándolos por tiempo y

clase con indicación de cantidades, costos unitarios y totales".

Las tarjetas tienen espacios para entradas y existencias. Bajo este

sistema las cantidades almacenadas se conocen permanentemente,

razón por la cual se les conoce tambien con el nombre de "inventario

permanente o inventario perpetuo".

2.3.3.- CLASES DE INVENTARIOS

Gómez Rondón (1.968 p.-3-5). Los inventarios pueden ser de las

siguientes clases:

a) Inventario de productos terminados: Similar al "inventario de

mercancía", lo forman los productos fabricados por los empresas

industriales, mediante la transformación de la materia prima, y que tienen

destinados para la venta.

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b) Inventario de productos en proceso: Formado por

los productos en proceso de elaboración, sin terminar aún. De allí que lo

formarán: Una cierta cantidad de materia prima semielaborada, mano de

obra y gastos de fabricación.

c) Inventario de materia prima: El cual comprende todos

aquellos elementos básicos, que la empresa compra para la manufactura

y obtener los productos terminados.

d) Inventario de suministros: Constituido por materiales,

accesorios y otros elementos necesarios para el funcionamiento de las

maquinarias y el proceso de elaboración en si.

2.3.4.- NIVELES DE INVENTARIO

Tawfick (1.992, pag.172) afirma que los representan los limites

predeterminados de las cantidades por almacenes, las cuales varían entre

un nivel máximo y un nivel mínimo.

La determinación de estos dos niveles depende del consumo anual

de la tasa de agotamiento, del costo unitario del producto.

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2.3.5.- METODOS DE VALUACION DEL INVENTARIO

Gómez Rondón (1.968 p.311)Junto a otros autores establecen los

métodos de valuación tales como:

• Método de costo o mercado, el mas bajo: Significa

que las mercancías se valorarán, de acuerdo con el precio

inferior, de entre los dos mencionados. De esta forma se cumple con el

principio contabilístico de "No anticipar beneficios proveer eventuales

perdidas".

• Método primero en entrar, primer en salir "PEPS" O "FIFO"

Meigs y Meigs (1.998 p.- 487) definen PEPS como primera en entrar,

primera en salir.

Esta basada en el supuesto de que la primera mercancía comprada

sea la primera mercancía vendida. Se caracteriza por que el costo

de compra más antiguo se transfieren al costo de la mercancía vendida,

mientras que el costo más reciente permanece en el inventario. Una

ventaja de método PEPS es que el inventario esta valorado a los costos

de compra reciente y por consiguiente este activo aparece en el balance

general por un valor aproximado bastante a su costo de reposición actual.

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• Método ultimo en entrada primero en salir: "UEPS" O

"LIFO": Este método es uno de los de uso más generalizado para

determinar el costo de la mercancía vendida y para valorar el inventario.

Durante periodo de costo crecientes de reposición de inventario UEPS

resulta ser la valuación mas baja de inventario y de la medición de la

utilidad neta; por lo que este metado es considerado como el método de

fijación de precios más conservados.

• Método de promedio Aritmético:

Gómez Rondón (1.968 p.3-14). Consiste en tomar la

media aritmética de los precios unitarios del costo de los artículos.

• Método el costo promedio móvil: Consiste en fijar el precio

de las existencias, de acuerdo con las variaciones producidas por las

entradas y salidas.

• Método del promedio Armónico ponderado: Se obtiene,

ponderando los precios unitarios con el número de unidades de productos

comprados.

• Método del costo Básico: Se fundamenta en que nunca el

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costo de todas las mercancías en existencia se recupera exactamente por

medio de las ventas; debido a que, algunas no se venden, otros se

deterioran o pasan de moda y de venderse, será por debajo de su precio

de costo. Hechas estas consideraciones, valorar el inventario al precio

entonces al considerar aquellos costos no recuperables y valorar los

inventarios, de acuerdo a la parte del costo posible de ser recuperado.

• Inventario continuo al precio de venta: El inventario continuo

es la manera ideal de llevar las existencias y sus respectivos valores;

pero resulta costoso y algunas veces es prácticamente imposible, por

tratarse de empresas que manejan enormes volumen de artículos

diversos menudo y de escaso valor; tal es el caso de los abastos,

ferreterías y tiendas por departamentos. En tales casos es recomendable

recurrir a la valorización de los inventarios a precio de

venta, donde es indispensable un porcentaje fijo de ganancia brutas en

ventas, en donde los precios de costos se le sumaran a estos porcentaje

y así se obtendrá el inventario al precio de venta.

• Método de la utilidad bruta o del incendio.

Permite estimar el valor del inventario en un momento dado,

basándose en el supuesto de que el porcentaje de utilidad bruta a través

46


de los diferentes ejercicios económicos es más o menos uniforme:

Entonces dicho porcentaje de ganancia bruta se puede llegar a la

cantidad que le correspondería al inventario final, basándose en un

sencillo "Estado de ganancias y perdidas".

2.3.6.- TIPOS DE INVENTARIO SEGÚN SU FUNCION

Hamid y Russell ( p.405) clasifica los inventarios según su función

en:

a) Inventario de seguridad o de reserva: Es e l que se

mantiene para comenzar los riesgos de paros no planeados de la

producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes.

b) Inventario de desacoplamiento: Es el que requiere entre dos

procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no

pueden sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se

planea.

c) Inventario en transito: Esta constituido por materiales

47


que avanzan en la cadena de valor; estos materiales son artículos

que se han pedido pero no se han recibido todavía.

d) Inventario de ciclo: Resulta cuando la cantidad de unidades

compradas (o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de

compra (o incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las

necesidades inmediatas de la empresa.

e) Inventario de previsión o estacional: Se acumula cuando una

empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los

periodos de demanda baja para satisfacer los de demanda alta.

2.3.7.- CONTROL DE INVENTARIO.

Su objetivo primordial es determinar el nivel más económicos de

inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos

terminados.

Munch Galindo (1.992 p.186) establece que un buen sistema de

control de inventarios permite:

a) Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o

productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.

48


b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.

c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u

obsolescencia o por exceso de material almacenado.

d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

e) Reducir los costos en: Materiales ociosos, mantenimiento

de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, de

preciación, etc.

Según los autores Musselman y Hughes (1967 P.331), el control de

inventario “ se refiere a la administración de los artículos en existencias.

Si han de evitarse la escasez, si la producción, ha de mantenerse en

movimiento y si la inversión en inventario ha de ser mantenida al mínimo,

tiene que haber una dirección sensata y una contabilidad consistente

para todas las materias primas y productos en procesos “.

Por su parte, Terry George, Frankin Stephen (1.967, p 581).afirma

“en el caso de los inventarios es necesario tener a mano la cantidad

correcta de artículos, el tipo y la cantidad adecuada, en el momento que

se necesita para su uso, y el costo apropiado”.

49


“Como en cualquier sistema de control, existe ventajas y

desventajas en el mantenimiento de inventario.

El costo de adquisición y de mantenimiento del inventario puede

ser alto. En el extremo opuesto de la búsqueda del equilibrio. El costo de

no tener los artículos necesarios en el inventario cuando se pidan,

también puede ser alto” (p.582).

Según “Musselman y Hughes” (1967 p.331). La dirección sabia

trata de mantener los procedimientos de fabricación, la compra de

materiales y la inversión en material acoplado a las ventas. La dirección

tiene que estar vista a los cambios en la demanda de los mercados, de

manera que pueda mantenerse la flexibilidad de las operaciones”.

Ahora bien Patón (1966 p.475) afirma “ los principales finalidades

del análisis y control de las mercancías son las siguientes:

• Reducir la inversión del inventario al punto más baja de

acuerdo con las necesidades afectivas del negocio.

• Asegurarse de que hay continuidad de existencia de las clases

de mercancías que se necesitan.

50


• Hacer la comparación entre departamentos, con el objetivo de

corregir los defectos en cuanto a personal métodos, procedimientos, etc."

Entre los recursos generales de mayor importancia para lograr el

análisis y el control se encuentran los siguientes.

- La creación y el uso de un sistema estándar de modelos, registros e

informes, que abarquen todas las funciones y actividades relativas a la

compra y manejo de mercancías.

- La creación de los estándares de existencias en particular los puntos

máximos y mínimos y los términos de rotación.

- El uso de programa y presupuestos de vistos. Para indicar más

específicamente el índole de un programa de análisis y control, citaremos

las siguientes operaciones:

a) Control de las compras por medio de un personal especial, con

funciones y responsabilidades definidas, y el empleo de un sistema

normal de impresos o modelos y del procedimiento para medir las

51


mercancías.

b) El empleo de modelos y procedimiento normales para recibir y

marcar las mercancías.

c) El uso de un sistema de inventario continuo en los libros, por

medio de un sistema de registro de existencias, que abarque tanto las

existencias en reserva como las mercancías listas para la venta”.

Del análisis realizado de estos autores se puede concluir que en

toda empresa donde se trabaja con mercancía, es necesario que se lleve

un control estricto de manera que sea fácil pronosticar la demanda de

los artículos con certeza, con estándares mínimo y máximo, con el fin de

reducir tiempo y costos. Si esto se llevará a la practica seria la manera

correcta para ayudar a la realización de los pedidos en un momento dado.

2.3.7.1.-TIPOS DE CONTROL DE INVENTARIO

A diferencia de otras organizaciones y las empresas comerciales

tiene otro tipo de clase de inventario. Para la farmacia de SAHUM esta

realiza un inventario normal, donde constan de toda las mercancías que

posee en el curso regular del departamento.

52


Entre los tipos de inventario se encuentra:

• Inventario normal: Este tipo de inventario es tomado en

día no laborable para la farmacia.

• Inventario nocturno: Este tipo de inventario es tomado en

día laborable de la farmacia, una vez que haya culminado la jornada de

trabajo.

• Inventario a puertas abiertas: Este se realiza durante la

jornada de trabajo de la farmacia, en este se utilizan dos planillas de

relaciones de ventas. Una planilla de contado y otra planilla de crédito y/o

despacho de empleados.

2.3.8.- SISTEMA DE INVENTARIO

Es un sistema contable, de las que se lleva el control de las

cuentas auxiliares del mayor y las cuenta del mayor en general en las

que son mayorizadas cuando se registran las transacciones; Meigs y

Meigs (1.998 p.215) dividen el sistema de inventario en: Inventario

permanente o sistema de inventario periódico, donde los inventarios

periódico son usados inicialmente en pequeños negocios que utilizan

53


sistemas manuales de contabilidad, y los sistemas de inventario

permanente, las transacciones comerciales son registradas a medidas

que ellas ocurren.

En conclusión un sistema es algo que se visualiza para controlar,

medir, tomar decisiones gerenciales para el logro de los objetivos

planeados, así como también es un sistema de computo o de información

sencilla que ayuda a los gerentes, supervisores y persona para el

almacenamiento de cualquier información que sirva de apoyo para la

toma de decisiones.

Elwood S. Buffa (1.990 p.- 447) Clasifica los sistemas de inventario

en:

• Sistemas continuos o intermitentes: Él termino continuo

significa que el flujo físico del material de producción es continuo o se

aproxima a un movimiento continuo. En cambio, los sistemas de

producción intermitente son aquellos en que las instalaciones

físicas deben ser suficientemente flexibles para adaptarse a una

gran diversidad de productos y tamaño, o en que la naturaleza básica de

la actividad impone cambios en el diseño del producto de tiempo en

tiempo.

54


• Sistemas de bienes inventariables: Los sistemas de

bienes inventariables son sistemas continuos de productos homogéneos

en grandes cantidades. Estos se hacen en forma de talleres intermitentes

que se denominan talleres cerrados de trabajos sobre pedidos porque no

admiten pedidos del exterior , y se basa en el sistema de distribución.

• Los sistemas de bienes no inventariables: Son

sistemas abiertos de talleres de trabajos sobre pedidos y se basa sobre

proyectos en gran escala.

• Sistema de inventario justo a tiempo: Harold Roontz y

Heinz Weinhrich (1.990 p.427). Establece que un sistema de inventario

"es cuando el proveedor entrega los componentes y las partes a la línea

de producción "justo a tiempo" para ser ensamblados. Para que un

sistema de inventario justo a tiempo funcione, deben cumplirse diversas

condiciones.

• La calidad de las partes debe ser muy alta; una parte defectuosa

podría detener todo la línea de montaje.

55


• Deben existir relaciones de seguridad y una firme

cooperación con los proveedores.

• En teoría, los proveedores deben estar ubicados cerca de la

compañía, con sistema de transporte confiables.

2.4.-SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO

En empresa donde el sistema de control de inventario es manual,

en estos casos existe una valiosa pérdida en tiempo, resultado poco

verificables y poco flexibles, a diferencia de un sistema de inventario

computarizado, estos pueden ser oportunos, accesibles, últiles a la

organización, sencillos y otros.

Un sistema de control de inventario posee las siguientes funciones:

a) Todo sistema de control de inventarios requiere de un método

de registro de operaciones en donde debe dar respaldo al área de

contabilidad como al área donde funciona la administración de inventario.

b) Debe incorporar reglas de decisión con el fin de determinar

cuando ordenar.

56


c) Deben notificarse las excepciones a la administración cuando

las reglas de decisión de inventario se incorporan en forma computarizada

en un sistema.

d) Deben basarse en pronósticos de demanda o en

Instituciones del departamento de mercadotecnia o del gerente de

inventarios se deben incorporar un elemento cuantitativa dentro del

sistema.

e) Debe generar informes para la alta administración así como

para los Gerentes de inventarios para el funcionamiento general, ayudar

en la formulación de políticas para inventarios.

Así bien, los sistemas de control de inventario son una herramienta

esencial en la que se toma decisiones de la administración y estas van

más allá del registro de operaciones.

2.4.2.-PROCEDIMIENTOS DE LOS INVENTARIOS

A continuación se presentan algunos procedimientos

indispensables para el control de inventario como son:

57


√√ PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO:

Es una forma de asegurar la continuidad de las operaciones, sin

embargo, al mismo tiempo dicha actividad desencadena costos

suplementarios. Es necesario que las empresas aseguren la continuidad

de sus operaciones con la garantía razonable contra la escasez de la

materia prima, pero evitando los excesos de inventarios.

El autor Andrés Suaréz (1992,p.17) en sus diferentes

concepciones menciona:

• Almacén: Instalación donde se depositan las mercancías antes

de su distribución.

• Almacén: Instalación que mantiene los productos en existencia

y desde donde se distribuirán a los clientes.

Según Boscan (1997, p. 8) menciona que es la función de guardar se

producen en periodos de producción de una longitud económica y se

embarca en grandes lotes a los puntos de almacenaje que estén cerca del

mercado.

58


El almacenaje es fundamental para adoptar los controles estrictos

necesarios para el manejo de todo tipo de productos, así como también

para lograr la adaptación a este importante proceso que sé esta

suscitando actualmente, puesto que sirve de base para el desarrollo de la

organización.

• Personal encargado de almacenar: El almacenamiento implica

empacar, etiquetar, descargar y desempacar los empaques. Quienes

aplican estos procedimientos en el almacén se les llama almacenistas.

Los almacenistas son personas que dentro de una empresa

llevan a cabo todos los movimientos físicos que se realizan dentro del

almacén. Estas personas deben saber como utilizar y dar mantenimiento

a los equipos disponibles, deben cumplir procedimientos normales de

seguridad.

√√ PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

Según Polimeni (1994 p. 76) La mayoría de los fabricantes cuenta

con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de

materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente

del departamento de compras es responsable de garantizar que

59


artículos o pedidos reúnan los estándares de calidad establecidos por la

compañía, que se adquieran al precio más bajo y se despachen a tiempo.

Comúnmente se utilizan tres formatos en la compra de artículos:

una requisición de compra, una orden de compra y un informe de

recepción.

a) REQUISICIÓN DE COMPRA

Según Polimeni (1994 p.76) Es una solicitud escrita que

usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca

de una necesidad de materiales o suministros. Aunque una requisición de

compra generalmente esta impresa según las especificaciones de cada

compañía, la mayor parte de los formatos incluye: número de la

requisición, nombre del departamento o persona que hace la solicitud,

cantidad de artículos solicitados, identificación del número del catalogo,

descripción del articulo, precio unitario, precio total, costo de embarque,

de manejo, de seguro y costos relacionados, costo total de toda

requisición, fecha del pedido, fecha de entrega requerida y firma

autorizada. Por lo general se hace original y copia, el original para el

departamento de compras (para situar el pedido) y la copia para el

60


empleado del deposito que solicito la orden de compra (para realizar un

seguimiento de los pedidos situados).

b) ORDEN DE COMPRA

Si la requisición de compra esta correctamente elaborada, el

departamento de compras emitirá una orden de compra que es una

solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio

convenido. La solicitud especifica los términos de pago y de entrega.

Todos los artículos comprados para una compañía deben acompañarse

de las ordenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de

suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de

compra: nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido,

número de la orden de compra, nombre y dirección del proveedor, fecha

del pedido, fecha de entrega requerida, términos de entrega y de pago,

cantidad de artículos solicitados, número de catalogo, descripción, precio

unitario y total, costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados,

costo total de todas la orden y firma autorizada. El original se envía al

proveedor (para situar el pedido) las copias van al departamento de

contabilidad (para futuro registro en el libro diario de compras, en los

61


libros mayores generales y auxiliares) a cuenta por pagar (pago

eventual, en el periodo de descuento) al departamento de recepción (para

advertirle de la entrega de la factura y otra copia al departamento de

compra para mantener un archivo de todas las ordenes de compras

expedidas).

c) INFORME DE RECEPCION

Este mismo autor define el informe de recepción, cuando se

despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los

desempaca y los cuenta (es interesante tener en cuenta que la cantidad

solicitada no aparece en la copia de la orden de compra enviada a este

departamento. Esta omisión intencional garantiza que los artículos

entregados sean realmente contados). Se revisan los artículos para tener

la seguridad de que no están dañados y cumplan con las especificaciones

de compras y de la lista de empaque (una lista preparada por el

proveedor, que adjunta al pedido y que detalla lo que hay en el envío),

luego el departamento de recepción emite un informe de recepción.

Este formato contiene nombre del proveedor, número de orden de

compra, fecha en que se recibe el pedido, cantidad recibida, descripción

de los artículos, diferencias con la orden de compra y forma autorizada.

62


Las copias se envían al departamento de cuentas por pagar para

confrontar con la orden de compra y la factura del proveedor, si esto esta

en regla entonces se autoriza el pago (p.77)

d) CONTROL Y PROCEDIMIENTO DE COMPRAR

Patón (1966 p.39).es claro al afirmar: “saber comparar la

mercancía y tener bien abastecidos los almacenes, son dos aspectos

importantes en una buena administración, y la organización de los

métodos y los registros para el manejo de los costos de mercancías y

materiales, se deben basar en el reconocimiento de su hecho”.

“El presupuesto de comprar para el año o la temporada depende

principalmente de los análisis y los programa de venta, mas bien que de

la contabilidad de almacenes”.

Este autor aclara en su obra “El primer paso definitivo en relación

con las compras, después de hacer el presupuesto de compras, es la

colocación del pedido por parte del agente de compras u otra persona

autorizada “ (1.966 p. 400).

63


“El empleado encargado de vigilar los saldos en existencia puede

iniciar el procedimiento cuando observa que una clase determinada de

existencia ha alcanzado el punto máximo” (1.966 p400 y 401).

En opinión de Musselman y Hughes, (1.967 p.327) “se ha de

ponerse en vigilar un control efectivo, la responsabilidad de realizar las

compras tiene que ser delegadas en una persona. Esta recibe las

solicitudes de compra de materiales en existencia.

Además de conocer las necesidades con el mercado y la tendencia

de los precios. Algunos de los problemas que demandan la atención de

los jefes de compras son: Familiaridad con los materiales necesitados

políticas de compras y rutinas de compras “.

De todo lo anterior expuesto por los diferentes autores se puede

concluir que la adquisición de materiales, el abastecimiento y servicios

esta estimulado por las necesidades y usos, en la que es indispensable

pronosticar las compras abarcando aspectos como programar la demanda

futura, determinar las oportunidades de los procesos más económicos

64


cálculos de los niveles de inventario, planear la utilización de espacios

para el almacenamiento, supervisar las cantidades de mercancías, el

tiempo de reposición y el manejo de materiales.

2.4.3.- COSTOS DE LOS INVENTARIOS

Representan una proporción importante del costo total de

producción; cuando mayor sea el nivel promedio del inventario, mayor

será el costo total de producción. En general, los costos relacionados con

el inventario comprenden los costos de los artículos, costo de colocación

de los pedidos, costos de mantenimiento y costo de agotamiento de

existencias.

√√ TIPOS DE COSTO DE INVENTARIOS

Hamid y Russell. (1967p.406).nombra algunos tipos de

control de inventario:

a) Los costos del articulo: Se refieren al precio de compra

de algún elemento que la empresa adquiera o el costo de un artículo que

éste produzca. Para los bienes comprados, de precio total es el precio

de lista más los costo de manejo y envío más impuestos, aranceles y

derechos de aduana. Los costos registrados en el libro de asiento, en el

caso de los artículos manufacturados en la empresa, incluyen el costo de

65


las materias primas, la mano de obra y otros gastos generales de

distribución.

b) Los costos de colocación de pedidos: Son los

ocasionados por el transporte de un pedido de artículos hechos a un

proveedor. Los costo de organización del proceso son los derivados de

cambiar el proceso de producción de un producto a otro. Se espera que

estos costos sean razonablemente constantes cada vez que se incurra en

ellos, sin importar la cantidad de artículos comprados o manufacturados.

c) Los costos de mantenimientos: "Son los gastos en que

incurre a mantener inventarios" . Entre los ejemplos se cuentan el

alquiler, la electricidad, los impuestos, las pérdida, la obsolescencia,

las primas de seguros y los costos de mano de obra relacionados con el

cuidado y desplazamiento de los inventarios. Los costos de capital que

reflejan una pérdida en la capacidad de ganar un sueldo, o costo de

"oportunidad", también deben incluirse en los costos de mantenimiento de

inventarios.

66


d) Los costos de agotamiento (escasez) de existencia:

"Se causan cuando la empresa no puede satisfacer por

completo el pedido de un cliente". Los costo de agotamiento son difícil

de establecer, ya que los clientes quizás puedan o no cambiar

permanentemente a un competidor o inclinarse por un producto sustituto.

√√ MATERIALES

Según Polimeni (1996, p82), es de gran importancia que una

compañía cuente con un buen sistema de control de inventario de

materiales. El logro de un buen control mantiene los costos a un

nivel mínimo y la producción de plan de trabajo constante e

ininterrumpido.

Los materiales o suministros son los elementos básicos que

se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de

obra y de los costos indirectos de fabricación en el proceso de

producción.

2.4.2.3.-PROCEDIMIENTO DE DESPACHO

Polimeni (1994 p.79) define este procedimiento como la persona

encargada del deposito es responsable del adecuado almacenamiento,

67


protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida

debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales,

preparado por el gerente de producción o para supervisar el

departamento.

Cada formato de requisición de materiales indica el número de la

orden o el departamento que solicita el artículo, la cantidad, la

descripción, el costo unitario y el costo total de los artículos despachados

2.4.4.- PUNTO DE REORDEN

Hansen Y Mower (1966 p.-363)" Define el punto de reorden como

el momento en que debe colocarse una nueva orden o comenzar un

montaje". Este es calculado conociendo la tasa de uso por el tiempo de

anticipación.

Para Tawfik y Chauvel (1.987, p.-174), "Es el nivel de inventario a

partir del cual se decide ordenar el producto. Este punto se establece para

asegurar la responsabilidad de los productos en los periodos de

reabastecimientos y la demora de la entrega".

Para calcular el punto de reorden se necesitan las siguientes

expresiones:

68


Promedio de unidades consumidas = No. total de unidades

_________________ No. de meses Unidades diarias consumidas = prom. de unidades consumida ______________________ 30 días Demora promedio de entrega es igual = total de demora _______________ No. de meses

Punto de reorden = unidades diarias * demora promedio de entrega

consumidas

TIEMPO DE ANTICIPACIÓN: Es el periodo que se requiere con objeto

de recibir el pedido una vez que se coloca este o se inicia un montaje.

2.4.4.1.-ROTACION DE INVENTARIO

Según Patrón (1966 p.476)“ para determinar la eficiencia

departamental y eliminar las existencias excesivas y sin movimiento, la

rotación de inventario ofrece una de los medios más útiles”.

“El Método estándar para calcular la rotación de mercancías

consiste en dividir entre el costo de las ventas y el promedio del

69


inventario. De preferencia, el promedio debe basarse en el saldo de las

existencias diarias, pero un promedio de inventario basado en los

coeficiente semanales y aún mensuales suficiente. Los promedios

basados en los inventarios de apertura y cierre no son de gran

importancia a menos que se sepa que ha habido poco fluctuación en el

inventario durante el ejercicio “.

Francisco Gómez R. (1.986 p.6-7) afirma que “un recurso de

consistencia matemática, muy útil en la determinación de los niveles de

inventario, es de la rotación de inventarios”

Por su parte, Mussulmán y Hughes” (1967, p.102) señalan “ se

denomina proporción de rotación de inventario al numero de veces que

una firma vende su inventario completo de mercancías durante un periodo

dado”.

“Una proporción de rotación de inventario alto, señala

comúnmente que esta manteniendo un volumen satisfactorio de venta.

Una rotación más rápida podría cambiar una entidad perdedora en una

con un promedio, o algo mas de utilidades. También puede indicar que

usted no ha efectuado compras excesivas y que mantiene un control

efectivo de inventario y una buena marca de venta”.

70


Patón (1.966 p.476) opina “la imposibilidad de alcanzar la cifra

estándar puede obedecer a un descenso en el esfuerzo por vender, a

compras excesivas, a una situación especial y temporal tal como la

compra de una existencia grande a precios de ganga, o varios días de

asueto acorten la época de ventas, o también puede significar que

el estándar no es apropiado”.

Afirma Francisco Gómez R. (1986 p.6-9) “ de publicaciones

oficiales, como las de Banco Central o Ministerio de Fomento, suelen

obtener los índices de rotación estándar de los inventarios, para

diferentes ramas de la industria, los cuales al ser comparados con los de

nuestra empresa, nos dirán si nuestros inventarios se movilizan con

lentitud o no, y de paso, si la impresa es representativa del ramo, si esta

mediocremente administrada o si es relevante en líneas generales

y en situación normales”.

En conclusión de todo lo expuesto por los diferentes autores es

cierto que cuanto mayor sea el índice de rotación de inventario, menor

será el capital de trabajo requerido en el negocio y mayor será el

porcentaje obtenido normalmente. Es por eso que la rotación de

inventario es la base fundamental para evaluar la eficiencia en la

empresa, tomando en cuenta los diferentes clase de mercancías a los

71


que se le aplique y la temporada, para el establecimiento de los

estándares.

2.4.4.2.- NIVELES DE ROTACIÓN

Según Tawfit “(1.993 p.172) los niveles de rotación, representan

los limites predeterminados de las cantidades por almacenar. Estas

cantidades varían entre un nivel máximo y un nivel mínimo.

Francisco Gómez R. (1986 p

.6-1) afirma “los niveles de inventario han de ser tales, que garanticen a

la empresa el cumplimiento de los pedidos, a la vez que la mantengan a

cubierto del desuso y le disminuyan los riesgos y el costo de su

mantenimiento”.

Por otra parte, no ha de olvidarse que los inventarios significan la

inmovilización de una gran parte del capital de trabajo, por lo cual lo

indicado es mantenerlos a un nivel restringido que sea mínimo, pero a la

vez suficientes”.

Patón (1966 p.478) afirma “la determinación del máximo y mínimo

de existencia para cada departamento o clase de mercancías es un

72


elemento de control de existencia. Tratando de anticiparse a los movimientos

de precios. La táctica para la colocación de los pedidos debe ser:

mantener una existencia para hacer frente a la demanda de un proceso

satisfactorio”.

“Cuando el mercado se encuentra en condiciones excesivamente

inciertas, puede ser peligroso bajar las existencias a un mínimo normal.

Debe considerarse la cuestión de comprar económico es decir,

que las mercancías deben pedirse en cantidades suficientes para obtener

las mejores condiciones que sea posible lograr, sujetos al costo de

mantenimiento de las existencias”

Este mismo autor menciona que “La cantidad máxima que se

almacena para un periodo dado, no debe exceder de la cantidad prevista

en el presupuesto de ventas mas cierta cantidad que se conserve para

mayor seguridad”.

Según Francisco Gómez R. (1968 p.6-5)el nivel de inventario

mínimo “ha de ser un volumen tal de las existencias, por debajo de las

cuales no debe encontrase nunca la empresa, por correr el riesgo de no

poder satisfacer, en un momento dado los pedidos de su clientela”.

73


“Este mínimo ha de ser determinado por la gerencia de ventas, tomando en

consideración: Los hábitos de la clientela, posibilidades de los pedidos

extraordinarios, urgencias en las entregas, etc.

Así mismo, este autor afirma” que el nivel de inventario máximo ha

de constituir un limite para evitar el producir el exceso y el abaratamiento

de productos en los almacenes, los riesgos y costos que conllevan a

producir cualquier tipo de materiales”.

Del análisis realizado por estos tres autores, se concluye que los

niveles de inventario inciden notablemente en el funcionamiento de una

empresa y sus costos, puesto que si se mantiene inventarios en exceso,

acarrearían la inmovilización innecesaria de gran parte del capital de

trabajo, con el aumento consiguiente de los costos, tanto de mantener tal

inventario, como de los intereses del capital invertido indebidamente, Así

también, se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda, con todas

las desventajas consiguientes.

También es necesario aclarar, que en toda empresa existen un

aumento o disminución en los volúmenes de ventas, como consecuencia

de la contante demanda y la competencia en la que ha de evitarse que

este aumento o disminución, en los niveles de inventario.

74


3.- DEFINICIÓN DE TERMINOS BASICOS

a) Cantidad pedida: El modelo cantidad pedida calcula la cantidad

óptima que debe pedirse o producirse minimizando los costos de

colocación del pedido para el inventario y las costos de manejo de

inventarios. ( Hamid y Russell 1967 p. 408).

b) Compras: Adquisición de mercancía, que normalmente entra en la

empresa con animo de venderla y formar el objeto para el cual fue

creada la misma. ( Redondo 1985 p. 248).

c) Control: Es la función administrativa que consiste en asegurar la

medición y corrección de la eficiencia hacia los objetivos fijados.

(Rodríguez V., 1.990 p. 19).

d) Control de inventario: “ Técnica para mantener los ítems en

existencia a un nivel deseado” (Everett, A y Ebert R. 1981, p. 564).

e) Control de materiales: Practica para obtener suministro necesario

en la producción a menor costo unitario y cumpliendo las necesidades

de una calidad aceptable una inversión mínima en existencia. (J.M

Rosemberg 1.994 p.-97)

75


f) Costo de adquisición: Costes en los que incurre en una compañía

para afianzar sus actividades; en especial comisiones para los agentes y

corredores. (J.M Rosemberg 1.994 p.-102).

g) Droguería: Trato de comercio en drogas: Tiendas en que se

vende drogas (diccionario de la lengua española 1.947 p.31)

h) Estupefacientes: Sustancias narcóticas y analgésica que causa

habito, alteran las condiciones fisiológicas y psíquicas del paciente y

produce un estado especial de euforia. (diccionario de terminología de

Ciencia Médicas, 1992 p.427)

i) Existencias: Mercancía almacenada para su venta. (J.M

Rosemberg 1.994 ).

j) Farmacia: Negocio en el cual se vende fármacos y

medicamentos. (diccionario de la lengua española 1.994 p.589)

k) Hospital: Es un establecimiento de servicio público donde se alojan,

asisten y curan enfermos.

76


l) Máximo: Corresponde al punto más alto que puede alcanzar el

inventario de un producto terminado, materia prima, repuestos, etc.

(Stoner 1986 p. 797).

m) Medicamentos: Agentes o sustancias, simple o compuesta que se

administran al exterior o al interior, como objetivo terapéutico.

(Diccionario de lengua española 1947)

n) Mínimo: Corresponde al punto más bajo que pueda alcanzar el

inventario de un producto terminado, materia prima, repuestos, etc.

(Storer 1986 p. 798).

ñ) Orden de compra: Orden de compra que permanece en efectivo

hasta que se calcule o se ejecuta (J.M Rosemberg 1994 p. 288).

o) Pedidos: Demanda, solicitud realizada para la entrega de bienes o

servicios (Rosemberg 1.994 p.300).

p) Registro contable: Libro o documentos que contiene

comprueba algunas o todas las actividades de una empresa

que contiene justificar una transacción, asiento o cuentas. (Kholer, Erick

1979 p. 464).

77


q) Rotación de inventario: Números de veces que en promedios,

una mercancía almacenada se reemplaza durante un periodo de

tiempo. Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendido por

la existencia promedio. (J.M Rosemberg 1.994 p.368).

r) Sistema: Son los medios de que se vale un establecimiento afín de

lograr los objetivos para los cuales fue fundado, desde el punto de vista

de la administración de la empresa (Barrios 1.973 p. 02)

s) Stock: Anglicismo utilizado para designar cualquier articulo o genero

que tenga valor económico y se halle en la espera de ser vendido o

utilizado en el proceso productivo. Sinónimo de existencia o inventario,

no debe confundirse todo ellos con el almacén o recinto con el cual se

guardan el stock. El almacén es el continente y el stock el contenido.

(Andrés S. Suaréz 1992, p. 260).

t) Vencimiento: Cumplimiento de un plazo. ( Laurensse 1987 p.1055).

4.-SISTEMA DE VARIABLE

La variable es: Sistema de control de inventario.

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4.1.-Definición Conceptual.

Es el conjunto de procedimiento que garantiza la disponibilidad

oportuna de las cantidades requeridas de materiales y productos, que

protejan a la empresa de los costo de inventario excesivos Tawfik (1990

p.- 171).

4.2.-Definición operacional

Es el proceso en conjunto mediante el cual el Hospital Universitario

de Maracaibo obtiene la información necesaria para garantizar la

disponibilidad oportuna de las cantidades requeridas de medicamentos

que permiten atender a los pacientes obteniéndose de esta manera el

cumplimiento adecuado a las necesidades, tomando en cuenta los

siguientes indicadores.

• Procedimiento para el almacenamiento de los productos

farmacéuticos.

• Procedimiento para el despacho de los productos farmacéuticos.

• Procedimientos para la recepción de productos farmacéuticos.

• Nivel de inventario mínimo.

• Nivel de inventario máximo.

• Desperdicio de producto farmacéuticos.

• Irregularidades del control de inventario de productos farmacéuticos.

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• Cantidad de pedidos para el inventario de producto farmacéuticos.

• Estándares para el consumo de materiales.

• Estándares para el consumo de equipo.

• Metas del control de inventarios.

• Control para los procedimientos de inventarios.

• Mecanismo para el control de inventario para la revisión del pedido.

Capítulo II. Marco Teórico 1.- ANTECENDENTES DE LA ...

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