Capítulo 1 - WordPress.com · Saldos Finales para SAP en este mismo mes, de los siguientes...
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Introducción
La carta de navegación de Avante representa el conjunto
de acciones concretas que el personal y directivos
involucrados en esta iniciativa debemos llevar a cabo, a
fin de asegurar la marcha de SAP en Rotoplas.
En ella se detalla claramente el proceso de migración
de Solomon a SAP; el plan de capacitación corporativo;
los posibles riesgos que pueden surgir y los recursos de
ayuda de todos los usuarios.
Te invitamos a consultar esta carta y a tenerla muy cerca
de ti, sobre todo las primeras semanas que usemos SAP,
ya que también se detalla la información que deberá ser
cargada a nuestro nuevo ERP; los responsables de los
Archivos Maestros y las fechas compromiso establecidas
para el lanzamiento de SAP.
Estamos a punto de cruzar la recta final de este nuevo
proyecto, el cual será sin duda un parte aguas para el
futuro de nuestra organización.
¡Contamos contigo!
Capítulo 1 Archivos Maestros 3
Capítulo 2 Capacitación 6
Capítulo 3 Arranque de operaciones 10
Capítulo 4 Mesa de Ayuda 14
Capítulo 5 Comité de Calidad de la información 20
Capítulo 6 Plan de Contingencia 23
Índice
3
Controlar las actividades que regulan el seguimiento de los estándares de calidad en la
información contenida en los Archivos Maestros.
Capítulo 1Archivos Maestros
Objetivo:
• Equipo Avante
• Responsables de Información de Catálogos Maestros de Grupo Rotoplas.
Alcance:
1 Incorporar la siguiente información inicial a los Catálogos Maestros:
- Cuentas Contables.
- Centros de Costos y Beneficios.
- Bancos.
- Clientes y Direcciones de Entrega.
- Clientes / Proveedores Intercompañías
- Rutas de Embarque.
- Vendedores.
- Deudores Diversos.
- Activos Fijos.
- Proveedores.
- Acreedores.
- Materias Primas.
- Accesorios.
- Productos Terminados.
- Precios y Descuentos.
- Listas de Materiales.
- Refacciones.
- Artículos de Marketing.
- Servicios.
- Tipos de Cambio Históricos
Qué Involucra:
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Responsables para ejecutarlo:
La depuración y validación en los datos extraídos de Solomon nos permite afirmar la
veracidad en la información importada a SAP.
Se integrarán solamente los registros con movimientos en el año 2008.
Por cada archivo maestro se deberá desarrollar un procedimiento que nos permita
generar la relación cruzada entre los registros de SAP y Solomon, para llevar a cabo
las cargas de los mismos.
Se realizarán pruebas de carga para asegurar el funcionamiento mecánico de la
operación.
La carga definitiva de archivos maestros se realizará el 5 de septiembre de 2008.
Se comunicarán los procedimientos para mantener actualizada la base de datos
de SAP, con base a las modificaciones realizadas en los catálogos maestros
en Solomon durante el período comprendido del 8 al 30 de septiembre de 2008.
La carga Maestra de Activos Fijos se realizará a más tardar tres días después de que
el Contralor General del Grupo entregue los archivos al equipo Avante.
ARCHIVOS: RESPONSABLE / VALIDADOR:
Cuentas Contables Raúl Palma / Humberto Maya
Centros de Costos y Beneficios Iker Toledo / Humberto Maya
Bancos Orlando Bautista / Rosa Ma. Castro
Clientes Genaro Hernández / Selene Chan
Vendedores Javier Trigos / Francisco Gutiérrez
Deudores Diversos Orando Bautista / Humberto Maya
Activos Fijos Ricardo Hernández / Humberto Maya
Proveedores Martha Pineda / José T. Colín
Acreedores Martha Pineda / José T. Colín
Materias Primas Jorge Azuara / Carlos Rojas A.
Accesorios Jorge Azuara / Carlos Rojas A.
Productos Terminados Jorge Azuara / Gonzalo Uribe
Precios y Descuentos Javier Trigos / Francisco Gutiérrez
Listas de Materiales Jorge Zenteno / Joel Pérez
Refacciones Jorge Azuara / Guillermo Spamer
Artículos de Marketing Jorge Azuara / César Romero
Servicios Martha Pineda / José T. Colín
Tipos de Cambio Raúl Palma / Humberto Maya
Costos Estándar Iker toledo / Humberto Maya
Rutas de Entrega Luis Luna / Alberto Márquez
Direcciones de Embarques Javier Trigos / Fernando Aspiazu
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- Procedimiento de actualización en paralelo SAP – Solomon 18/Agosto
- Carga de Archivos Definitiva 5/Septiembre
- Validación de Archivos Cargados 5/Septiembre
- Ejecución de Actualización SAP - Solomon en Paralelo 8/Agosto al 30/Sep.
- Acta de Consistencia de Archivos SAP 1/ Octubre
Fechas de Compromiso:
Capítulo 2Capacitación
6
Proporcionar las habilidades necesarias para desarrollar la práctica en el uso de la
herramienta. Mostrando la aportación que hace SAP a la nueva forma de trabajo de
Rotoplas.
Objetivo:
Todo el personal de Grupo Rotoplas cuyo puesto o actividad requiera el uso de SAP. Alcance:
Desarrollar el plan de Capacitación.
Los cursos se desarrollarán en sitio, excepto algunos cursos de Finanzas, los cuales serán
centralizados.
La capacitación está programada por puestos y en base a los perfiles definidos en SAP.
Es obligatorio aprobar los cursos de Navegación Básico y de Solicitud de Pedido, para
tomar los cursos del módulo correspondiente a sus funciones.
Los cursos son de carácter obligatorio, por lo que se solicita a los mandos medios y
superiores su apoyo a fin de facilitar la asistencia de sus colaboradores.
Habrá cierre mensual durante la capacitación de SAP, por lo que se requiere apoyo de
los líderes de cada área para los participantes.
Qué Involucra:
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Plan de Capacitación
8
Responsables para ejecutarlo:
• Coordinadores de los Cursos.
• Área de Capital Humano.
• Instructores y personal de apoyo designado para llevar a cabo la capacitación:
Instructores Apoyo Curso
Martha Pineda Oscar Gracián Compras
Martha Pineda Jorge Azuara Compras Autorizaciones
Michel Correa Jorge Azuara Inventarios
Michel Correa Jorge Azuara Inventarios Contraloría
Michel Correa Jorge Azuara Inventarios Datos Maestros
Sonia Juárez, Javier Trigos Alejandra Pérez Ventas Pedidos
Karla Macías
Sonia Juárez y Alejandra Pérez Reportes y Procesos de Ventas.
Javier Trigos
Sonia Juárez y Alejandra Pérez Ventas Contraloría
Javier Trigos
Sonia Juárez Alejandra Pérez Administración de Ventas
Javier Trigos
Luis Luna Egar Rosales Distribución (Logística)
Luis Luna Egar Rosales Distribución Facturación
Luis Luna Egar Rosales Distribución Gerentes
Humberto Zárate Jorge Zenteno Producción Datos Maestros
Humberto Zárate Jorge Zenteno Producción Planeación
Humberto Zárate Jorge Zenteno Producción Ejecución Rotomoldeo
Juan Manuel Merino Producción Ejecución Inyección
Juan Manuel Merino Producción Ejecución Compuestos
Guillermo Guzmán Daniel Rangel y MTTO
Jorge Zenteno
Guillermo Guzmán Daniel Rangel MTTO Avisos
Daniel Rangel MTTO Reportes
Genaro Hernández Lourdes Landa y Cuentas por Cobrar
Karla Macías
Orlando Bautista Sergio Arellano Cuentas por Pagar
Orlando Bautista Sergio Arellano Tesorería
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Raúl Palma e Lourdes Landa Contabilidad General
Iker Toledo
Raúl Palma e Contabilidad Interfase Nómina
Iker Toledo
Raúl Palma e Edgar Espinosa Costos Datos Maestros
Iker Toledo
Raúl Palma e Edgar Espinosa Costos Funcionalidad y Reportes
Iker Toledo
Ricardo Hernández Idalia Activos Fijos
Omar Solís Compras Autorizaciones (Simulador)
Omar Solís Navegación Básica (Simulador)
Martha Pineda Omar Solís Requisiciones de Compras
Fechas de Compromiso:
De acuerdo al calendario publicado, la capacitación de SAP inició el día 28 de julio y
finalizará el 22 de agosto.
Se programarán cursos adicionales de acuerdo a las evaluaciones obtenidas durante
este periodo de capacitación.
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Coordinar que las actividades se enfoquen a la migración de la información de Solomon
a SAP. Esta información será la contenida en los Saldos Iniciales para arrancar la operación
de SAP en Rotoplas.
Capítulo 3Arranque de Operaciones
• Equipo Avante
• Responsables de Información de Saldos Iniciales y responsables de Grupo Rotoplas.
1 Para controlar el arranque se establecieron los siguientes acuerdos:
1 Integrar y cargar los saldos que se mantengan en Solomon al cierre de septiembre, como
Saldos Finales para SAP en este mismo mes, de los siguientes archivos:
- Cuentas Contables de Balance.
- Partidas Pendientes de Conciliar de los Bancos.
- Documentos Abiertos de Clientes.
- Saldos de Deudores Diversos.
- Depreciación Acumulada de Activos Fijos.
- Documentos Abiertos de Proveedores.
- Documentos Abiertos de Acreedores.
- Documentos Abiertos de Clientes y Proveedores
Intercompañías
- Construcción Inicial de Costos Estándar.
- Existencia Inicial de Materias Primas.
- Existencia Inicial de Accesorios.
- Existencia Inicial de Productos Terminados.
- Pronóstico de Ventas.
- Valores Iniciales de Precios y Descuentos.
- Existencia Inicial de Refacciones.
- Existencia inicial de Artículos de Marketing.
- Tipos de Cambio.
Objetivo:
Alcance:
Qué Involucra:
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11
Desarrollar los archivos de referencia cruzada de Solomon a SAP.
Las Ordenes de Venta y Ordenes de Compra abiertas en Solomon, pendientes
de entregar al inicio de las operaciones, no serán incorporadas automáticamente
como saldos iniciales. Serán capturadas manualmente por los usuarios al inicio de la
operación de SAP.
Ejecutar el inventario físico el día 20 de septiembre en todos los centros de trabajo.
Solomon será deshabilitado para captura de operaciones el 30 de septiembre a las
11 de la noche. Cualquier registro posterior deberá ser incorporado directamente
en SAP con fecha de octubre, con excepción de la captura de pólizas de ajuste en
Solomon que será coordinada por el Contralor General del Grupo.
Los líderes de procesos verificarán y coordinarán con el Contralor General del Grupo
el cierre de operaciones de Solomon el 1 de octubre a las 12 del día.
Los líderes de Procesos coordinarán la extracción de información de Solomon a
partir del la hora acordada con el Contralor General del Grupo.
El 6 de octubre inicia operaciones Rotoplas con la nueva forma de trabajo SAP.
Mantener las cuentas puente que serán utilizadas para cargar el saldo de las cuentas
colectivas, para los siguientes conceptos:
- Bancos Saldo Inicial.
- Clientes Saldo Inicial.
- Deudores Diversos Saldo Inicial.
- Depreciación Activos Fijos Saldo Inicial.
- Proveedores Saldo Inicial.
- Acreedores Saldo Inicial.
- Materias Primas Saldo Inicial.
- Accesorios Saldo Inicial.
- Productos Terminado Saldo Inicial.
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La Secuencia para el traslado de información será:
Liberación de archivos de referencia cruzada SAP – Solomon.
Extracción de saldos iniciales de prueba.
Carga de saldos iniciales de prueba.
Evaluación de cargas de saldos iniciales (definir reportes de soporte y
formalización de actas).
Realizar las pruebas de carga previas que sean necesarias para asegurar la
mecánica de realización y la calidad de la información que será incorporada a SAP.
La carga definitiva de archivos saldos iniciales se realizará de la siguiente manera:
• El 3 de octubre de 2008:
- Existencia Inicial de Materias Primas.
- Existencia Inicial de Accesorios.
- Existencia Inicial de Productos Terminados.
- Existencia Inicial de Refacciones (sin costo).
- Existencia inicial de Artículos de Marketing (sin costo).
- Pronóstico de Ventas (en piezas).
• El 3 de octubre de 2008:
- Documentos Abiertos de Clientes.
- Documentos Abiertos de Proveedores.
- Documentos Abiertos de Acreedores.
- Documentos Abiertos de Clientes y Proveedores Intercompañías
• A mas tardar, 24 horas posteriores a la recepción de los archivos por parte del
Contralor General del Grupo, se cargarán:
- Saldos de Deudores Diversos.
- Saldos de Cuentas Contables de Balance.
- Partidas Pendientes de Conciliar de los Bancos.
- Depreciación Acumulada de Activos Fijos.
Una vez terminados estos procesos, se debe emitir balanza de comprobación
de movimientos y antigüedad de saldos en Solomon como evidencia de
que la información ha sido extractada. También se debe generar balanza
de comprobación de movimientos y antigüedad de saldos en SAP como
evidencia de que la información ha sido cargada. Estos reportes soportarán las
actas de cargas iniciales como auditoría.
• Finalmente el responsable de cada archivo genera las actas y solicita firma de
las mismas.
Secuencia
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Responsables para ejecutarlo:
ARCHIVOS:
- Existencia Inicial de Materias Primas
- Existencia Inicial de Accesorios
- Existencia Inicial de Productos Terminados
- Existencia Inicial de Refacciones
- Existencia inicial de Artículos de Marketing
- Pronóstico de Ventas
- Documentos abiertos de Clientes
- Documentos abiertos de Proveedores
- Documentos abiertos de Acreedores
- Documentos abiertos de Clientes /
Proveedores Intercompañías
- Saldos de Deudores Diversos
- Saldos de Cuentas Contables de
Balance
- Partidas pendientes de conciliar
de los Bancos
- Depreciación acumulada de Activos Fijos
- Precios y Descuentos de Venta
RESPONSABLE / VALIDADOR:
J. Azuara / H. Maya
J. Azuara / H. Maya
J Azuara / H. Maya
J. Azuara / G. Spamer
J. Azuara / C. Romero
J. Trigos / G. Uribe
G. Hernández / S. Chan
O. Bautista / H. Maya
O. Bautista / H. Maya
O. Bautista / G. Hernández / H. Maya
O. Bautista / H. Maya
R. Palma / H. Maya
O. Bautista / H. Maya
R. Hernández / H. Maya
j. Trigos / F. Gutiérrez
Fechas de Compromiso:
- Generación de Archivos de Referencia Cruzada 1 / Agosto
- Generación de Archivos de Prueba 18 / Agosto
- Carga de Archivos como prueba 19 / Agosto
- Validación de Archivos Cargados 22 / Agosto
- Generación de Archivo de Saldos Iniciales definitivo 1 / Octubre
- Validación de Archivo de Saldos Iniciales definitivo 2 / Octubre
- Carga de Saldos Iniciales Definitiva 3 / Octubre
- Firma de Actas de Carga de Saldos Iniciales 4 / Octubre
- Inicio de operaciones con SAP 6 / Octubre
14
Capítulo 4Mesa de Ayuda
Asegurar el conocimiento de los usuarios dando soporte, solución y seguimiento a los
quiebres que se deriven del inicio de la operación con SAP.
• Equipo Avante
• Todos los usuarios de SAP en Grupo Rotoplas.
Objetivo:
Alcance:
Qué Involucra: 1 Dar soporte del 6 al 22 de octubre en la operación de SAP en Grupo Rotoplas, el
cual inicia formalmente el 6 de octubre de 2008.
2 Las empresas que arrancan la operación en esta fecha son:
- Rotoplas S.A. de C.V.
- Rotoplas Plásticos Inyectados, S.A.
- Compuestos Rotoplas, S.A.
- Servicios Rotoplas, S.A.
3 El 18 de octubre arrancan en operación las empresas:
- Grupo Rotoplas.
- FISO.
- Rotoplas RH.
- Suministros Rotoplas.
- Rotoplas Comercializadora.
- Distribuidora del Hogar.
- Rotoplas Bienes Raíces.
- CIAAC.
15
Para brindar el soporte se mantendrá una mesa de ayuda en la planta de Anáhuac.
La mesa de ayuda funcionará del 6 al 22 de octubre en la planta Anáhuac. A partir del
20 de octubre se trasladará a las instalaciones de Rotopinsa en Lerma.
Se realizará una junta diaria para evaluar el desempeño de SAP.
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Responsables para ejecutarlo:
ESPECIALIDAD
Se distribuirán recursos en todas las instalaciones de las empresas que a continuación
se mencionan:
Servicios
Servicios
Anáhuac
Anáhuac
Anáhuac
Guadalajara
Guadalajara
León
León
León
Monterrey
Monterrey
Monterrey
Mochis
Mochis
Mérida
Mérida
Veracruz
Veracruz
Lerma
Lerma
Orlando Bautista
Edgar Espinosa
Alejandra Pérez
Luis Luna
Jorge Azuara
Martha Pineda
Guillermo Guzmán
Oscar Gracián
Sonia Juárez
Humberto Zárate
Karla Macías
Daniel Rangel
Jorge Zenteno
Lourdes Landa
Genaro Hernández
Javier Trigos
Raúl Palma
Ricardo Hernández
Sergio Arellano
Juan M. Merino
Michel Correa
Tesorería
Costos
Ventas
Transporte
Materiales
Compras
Mantenimiento
Materiales
Ventas
Producción
Ventas
Mantenimiento
Listas de Materiales
Contabilidad
Cuentas por Cobrar
Ventas
Rentabilidad y Costos
Activos Fijos
Tesorería
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Materiales
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72 2168 2861
72 2168 2744
55 8504 5762
72 2168 3122
72 2168 2773
72 2168 4237
22 9233 0263
72 2168 4029
55 5967 0490
72 2168 2687
55 1798 7627
72 2168 3037
55 5432 1490
55 3967 0640
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01 (55) 5201 5000
01 (55) 5201 5000
01 (55) 5483 2950
01 (55) 5483 2950
01 (55) 5483 2950
01 (33) 3884 1800
01 (33) 3884 1800
01 (47) 7710 7400
01 (47) 7710 7400
01 (47) 7710 7400
01 (81) 8131 0300
01 (81) 8131 0300
01 (81) 8131 0300
01 (66) 8816 1680
01 (66) 8816 1680
01 (99) 9930 0350
01 (99) 9930 0350
01 (22) 9989 7200
01 (22) 9989 7200
01 (72) 8282 9100
01 (72) 8282 9100
TEL. FIJO
• Soporte en sitio: Es el personal al cual el usuario de SAP deberá acudir en caso que detecte algún problema o
inconveniencia en la operación.
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• BASIS / ABAP:
• Mesa de ayuda*
• Líderes de proyecto
NOMBRE LOCALIZACION
Rubén León Anáhuac
Fernando Gómez Anáhuac
Soporte en sitio
- Apoyar al usuario en el uso y manejo del ERP - SAP.
- Orientar al usuario en el flujo de actividades del proceso.
- Solicitar apoyo en el uso y manejo del ERP - SAP al consultor experto en el módulo.
- Solicitar apoyo en el funcionamiento y requerimientos del proceso de operación al
usuario clave experto.
- Documentar, utilizando el formato de Mesa de Ayuda, las siguientes situaciones para
ser enviadas a la mesa de ayuda:
- Errores de Datos.
- Errores de Configuración.
- Procesos no Contemplados.
- Capacitación Insuficiente.
- Problemas de Conexión.
- Problemas de Impresión.
- Problemas de Comunicación.
- Problemas de Desempeño del Sistema.
- Problemas de accesos, roles y perfiles.
Funciones:
El personal de soporte en sitio deberá de contactar a los especialistas que a continuación se mencionan, de
acuerdo a la naturaleza de la situación reportada por el usuario de SAP.
ESPECIALIDAD NOMBRE LOCALIDAD
Basis Omar Solís Servicios
ABAP Xavier Vázquez Servicios
ABAP Raúl Centeno Servicios
ABAP Alfredo Herrera Servicios
ESPECIALIDAD NOMBRE LOCALIDAD
Contabilidad Iker Toledo Anáhuac
Materiales Julio C. Melo Anáhuac
Transporte Edgar Rosales Anáhuac
Activos Fijos Idalia Quezada Anáhuac
01 (55) 5201 5000
01 (55) 5201 5000
01 (55) 5201 5000
01 (55) 5201 5000
TEL. FIJO
01 (55) 5483 2950
01 (55) 5483 2950
01 (55) 5483 2950
01 (55) 5483 2950
TEL. FIJO
TEL. FIJO CELULAR
01 (55) 5483 2950 55 5407 2305
01 (55) 5483 2950 55 5433 5242
*A partir del 22 de octubre se trasladará a la localidad de Rotopinsa Lerma, cuyo teléfono es: 01(72) 8282 9100
17
- Calificar el nivel de riesgo del problema presentado:
3 = Crítico (atención inmediata – responder en menos de 2 horas).
2 = Medio (invertir menos de 1 día en la solución).
1 = Bajo (Invertir más de 1 día en la solución).
- Las situaciones documentadas deberán ser enviadas a la Mesa de Ayuda para
estructurar la solución.
- Seguimiento de problemas reportados a la Mesa de Ayuda.
- Se planea mantener el soporte en sitio por un espacio de 2 semanas a partir del
arranque. La Gerencia del Proyecto podrá extender este periodo de acuerdo a las
necesidades de los usuarios.
BASIS / ABAP
- Apoyar a los consultores y usuarios clave en situaciones relacionadas con el
funcionamiento técnico de la herramienta.
- Generar soluciones a los reportes relacionadas a conexión, impresión, comunicación
y desempeño de SAP.
- Dar seguimiento a los quiebres de los usuarios con el fin de reforzar la capacitación.
Mesa de Ayuda
- Resolver y desahogar las solicitudes de acuerdo a sus competencias.
- Canalizar las solicitudes a los consultores o usuarios especialistas para obtener una
solución.
- Reportar a NASOFT o SAP las solicitudes que no pueda resolver el equipo Avante.
- Dar seguimiento a las solicitudes hasta asegurarse que se llegue una solución y que el
usuario quede satisfecho con la misma.
- Cerrar las llamadas y/o reportes que se hayan solucionado.
- Registrar y tabular los reportes y llamadas recibidas para evaluar diariamente el
funcionamiento de SAP.
- Participar en la reunión diaria de análisis de desempeño de SAP.
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Líderes de Proyecto
- Revisar que las llamadas y solicitudes a la mesa de ayuda sean canalizadas al especialista
correspondiente.
- Coordinar la reunión diaria para evaluar el desempeño y operación de SAP en
Rotoplas.
- Evaluar el riesgo de acuerdo a las tabulaciones y resultados obtenidos durante el día,
y tomar las decisiones que disminuyan el mismo.
- Asegurar la ejecución de las actividades para estabilizar el funcionamiento de SAP.
- Enviar a la Dirección del Proyecto el reporte diario de análisis de desempeño de SAP.
- En caso de no poder dar respuesta comunicarse con el Director de Proyecto (Mario
Romero) para exponer el riesgo y determinar las acciones a seguir.
Procedimiento
- La mesa de ayuda recibe llamada del consultor o usuario clave, la registra y prioriza.
- La mesa de ayuda recibe requerimiento por escrito del consultor o usuario clave, la
registra y prioriza.
- Direcciona el requerimiento al consultor o usuario clave especialista en el tema
planteado.
- La mesa de ayuda acuerda tiempo de solución con el consultor o usuario.
- La mesa de ayuda da seguimiento a la solución de acuerdo al tiempo acordado.
- Cuando la mesa de ayuda tiene la evidencia de la solución, registra el cierre de la misma.
Nivel de Servicio y Monitoreo
Proceso de Cambio
Entrenamiento Continuo/Comunicación
Evaluación delRequerimiento
Desarrollode la solución
Implantación de lasolución
Requerimiento
Atención En SitioRemoto
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- Al finalizar el día emite reporte de desempeño de SAP durante el día.
- Con el reporte de análisis de desempeño se coordina a junta para evaluar el desempeño
y tomar las decisiones necesarias para estabilizar el funcionamiento de SAP.
- Comunicar el desempeño de la herramienta y las actividades para estabilizar la
operación a la Dirección del Proyecto.
- Coordinar las actividades del plan de contingencia en caso de decidir la ejecución del
mismo, como consecuencia del riesgo que significaría para Rotoplas continuar con la
operación de SAP.
Esquema de servicio:
Capítulo 5Comité de Calidadde la Información
Mantener la calidad en el registro de la información capturada por los usuarios al sistema.
Verificar el funcionamiento de los procesos de negocio. Emitir reportes y análisis para la
toma de decisiones.
Objetivo:
Todo el personal que labore en las empresas incluidas para ser controladas dentro del
ERP (SAP).
Alcance:
1 Los Catálogos Maestros a gestionar por el Comité de Calidad son:
- Cuentas Contables.
- Centros de Costos y Beneficios.
- Bancos.
- Clientes / Direcciones de Entrega.
- Rutas de Entrega.
- Vendedores.
- Deudores Diversos.
- Activos Fijos.
- Proveedores.
- Acreedores.
- Materias Primas.
- Accesorios.
- Productos Terminados.
- Refacciones.
- Artículos de Marketing.
- Servicios.
- Precios y Descuentos.
- Listas de Materiales.
Qué Involucra:
20
2 El Comité de Calidad es la única instancia con la autoridad para gestionar adiciones,
modificaciones o inactivaciones de Registros Maestros en las bases de datos.
3 Los registros a incluirse como Catálogos Maestros, deberán atender exclusivamente
a requerimientos de funcionamiento, operación e información de Grupo Rotoplas.
4 Es facultad exclusiva de la Dirección del Comité de Calidad autorizar cualquier
desviación a los procedimientos.
• Presidente / Contralor de Grupo:
- Coordina la generación y mantenimiento de las políticas de control de cada uno de los
archivos, de modo que se asegure la consistencia y calidad de la información.
- Coordina la generación y mantenimiento de los procedimientos de actualización de cada
uno de los archivos maestros.
- Es responsable del cumplimiento de las políticas y procedimientos de actualización de
Archivos Maestros.
- Aprueba y autoriza cualquier excepción a las políticas y procedimientos definidos.
- Coordina mensualmente la auditoría de movimientos a los Archivos Maestros.
• Gestores:
Responsables para ejecutarlo:
- Cuentas Contables Contralor del Grupo Humberto Maya
- Centros de Costos y Beneficios Contralor del Grupo Humberto Maya
- Cuentas de Bancos Tesorería Rosa María Castro
Humberto Maya
- Clientes / Direcciones de Entrega Coordinador Nacional de Crédito y
Cobranzas Selene Chan
- Rutas de Entrega Gerente Nacional de Logística Alberto Marques
- Deudores Diversos Contralor del Grupo Humberto Maya
- Activos Fijos Contador Sr. Servicios Laura Carrasco
- Proveedores Comprador Nacional José Colín
21
- Validan el cumplimiento de los lineamientos generales definidos en las políticas y
procedimientos para la adición, baja o inhabilitación de registros.
- Actualizan registros en el ERP, de acuerdo a las solicitudes aprobadas por parte del
requisitador.
- Comunicar anticipadamente a los usuarios los registros adicionados, inhabilitados y/o
modificados.
- Mantienen el archivo de auditoría de los Catálogos Maestros.
• Requisitador
- Solicita, de acuerdo a las necesidades de operación, los registros que se requiera
adicionar, inhabilitar y/o modificar con base a las políticas vigentes.
- Elabora el formato de mantenimiento de archivos de acuerdo al procedimiento
vigente.
- Obtiene las aprobaciones necesarias de acuerdo a la política vigente.
- Envía la solicitud aprobada al gestor de archivos maestros para su actualización en el
ERP.
- Da seguimiento a las solicitudes de actualización de registros con el Gestor de Archivos
Maestros.
- Acreedores Comprador Nacional José Colín
- Materias Primas Gerencia de Calidad Faustino Zárate
- Accesorios Gerencia de Calidad Faustino Zárate
- Listas de Materiales Gerencia de Calidad Faustino Zárate
- Productos Terminados Gerencia de Calidad Faustino Zárate
- Refacciones Comprador Nacional José Colín
- Artículos de Marketing Gerente Nacional de MKT César Romero
- Precios Base de Artículos Gerente de Desarrollo de Ventas Francisco Gutiérrez
22
Capítulo 6Plan de Contingencia
Definir las actividades a realizar para restablecer Solomon en caso de detectar un riesgo
en la continuidad de operación de Rotoplas al utilizar SAP.
• Equipo Avante
• Todos los usuarios de SAP en Grupo Rotoplas.
La Dirección del Proyecto Avante es la única instancia con la autoridad para tomar la
decisión de abortar el arranque de la operación con SAP.
La Gerencia del Proyecto suministrará indicadores de operación de SAP diariamente,
para comprender el desarrollo de la operación de Rotoplas utilizando este ERP como
herramienta.
En caso de tomar la decisión de abortar se volverá a utilizar el sistema Solomon.
La decisión de abortar únicamente será viable en el periodo comprendido del 6 al
8 de octubre. En caso de que así suceda, se comunicará formalmente a la Dirección
del Proyecto.
Posteriormente al comunicado de suspensión de operaciones de SAP, se invertirán
dos días para reprocesar la información y continuar con la operación de Rotoplas,
utilizando Solomon como herramienta.
Objetivo:
Alcance:
Qué Involucra:
23
1
2
3
4
5
24
Responsables para ejecutarlo:
1 Líderes de Procesos / Responsables
- Las personas que se nombran a continuación deben generar la información de soporte
de cierre de Solomon al 30 de septiembre, de acuerdo a cada compañía:
Humberto Maya / Iker Toledo (Contabilidad)
- Catálogo de Cuentas Contables / Centros de Costos y Beneficios.
- Balanzas de Comprobación de Movimientos.
- Reporte de últimas pólizas por módulo y compañía.
Rosa Ma. Castro / Humberto Maya / Iker Toledo (Bancos)
- Catálogo de Cuentas Bancarias.
- Conciliaciones Bancarias.
- Reporte de Ultimo Depósito, Cheque y Traspaso por Banco y compañía.
Selene Chan / Karla Macías (Cuentas por Cobrar)
- Catálogo de Clientes.
- Cuadro de Antigüedad de Saldos de Clientes.
- Reporte de última Factura / Nota de Devolución / Nota de Crédito / Pago.
Fernando Aspiazu / Karla Macías (Servicio a Clientes)
- Reporte de último Pedido / Embarque / Factura procesada por compañía.
José T. Colín / Jorge Azuara (Cuentas por Pagar)
- Catálogo de Proveedores.
- Cuadro de Antigüedad de Saldos de Proveedores.
- Reporte de última Factura / Ajuste de Cargo / Ajuste de Crédito / Cheque.
José T. Colín / Jorge Azuara (Compras)
- Reporte de última Orden de Compra por compañía.
Guillermo Spamer / Jorge Zenteno (Almacenes de Inventarios)
- Catálogo de Artículos.
- Balanzas de Comprobación de Movimientos de Inventarios.
- Reporte de última Entrada / Salida / Traspaso / Ajuste.
ENE
E
ESE
SE
SSES
NE
NNEN
NNW
NW
WNW
WSW
SW
SSWS
W 090
045
360
315
270
225
180
135
25
Guillermo Spamer / Jorge Zenteno (Producción)
- Catálogo de Listas de Materiales.
- Reporte de últimas Órdenes de Producción por Compañía.
2 Usuarios Clave / Consultor
- Las personas siguientes deben mantener el registro y emitir reporte de los registros que
se incorporen a SAP por compañía, a partir del arranque.
Lourdes Landa / Raúl Palma (Contabilidad)
- Cuentas y Centros de Costos.
- Pólizas Contables y de Interfase.
Sergio Arellano / Orlando Bautista (Bancos)
- Cuentas Bancarias.
- Depósitos, Cheque y Traspasos.
Sergio Arellano / Genaro Hernández (Cuentas por Cobrar)
- Clientes.
- Facturas / Notas de Devolución / Notas de Crédito / Pagos.
Alejandra Pérez / Sonia Juárez (Servicio a Clientes)
- Direcciones de Embarque.
- Pedidos / Entregas / Facturas.
Sergio Arellano / Orlando Bautista (Cuentas por Pagar)
- Proveedores.
- Facturas / Ajuste de Cargo / Ajuste de Crédito / Cheque /
Traspasos / Transferencias.
Oscar Gracián / Martha Pineda (Compras)
- Órdenes de Compra.
Oscar Gracián / Michel Correa (Almacenes de Inventarios)
- Artículos.
- Entradas / Salidas / Traspasos / Ajustes.
Juan M. Merino / Humberto Zárate (Producción)
- Listas de Materiales.
- Órdenes de Producción.
POLLIPLUG
POLLIPLUG
POLLIPLUGaAS NERD OSEWSE
POLLIPLUGaAS NERD OSEWSE
POLLIPLUGaAS NERD OSEWSE
26
3 Gerencia del Proyecto
- Coordina y Ejecuta el Plan de Restablecimiento de Solomon.
- Valida con todo el equipo las actividades a ejecutar.
- Asegura que todo el equipo Avante mantiene y entiende el Plan de
Restablecimiento de Solomon.
4 Usuario Final
- Utiliza SAP de acuerdo a los manuales de usuario entregados durante la
capacitación y a los conocimientos adquiridos durante la misma.
- Reporta formalmente a la mesa de ayuda las anomalías detectadas en el
funcionamiento y operación de SAP en Rotoplas.
- En caso de que el arranque se aborte, deberá apegarse a las instrucciones de
la Gerencia del proyecto para actualizar la información en Solomon.
1 Los líderes de proceso:
• Generarán los archivos y reportes que soporten la información del cierre de septiembre
que se conserve en Solomon.
• Generarán las actas de carga de archivos correspondientes, con base a los reportes
emitidos y complementados por archivos equivalentes en SAP. Estas actas deberán
ser firmadas por los responsables de la información (referida en el Plan de Carga de
Archivos Maestros y Saldos Iniciales).
Procedimiento
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2 El equipo Avante:
• Supervisará que los usuarios utilicen la herramienta de acuerdo a los manuales y
procesos elaborados.
• Asegurará que de acuerdo al formato de Mesa de Ayuda se reporten las anomalías
y deficiencias detectadas al utilizar el ERP.
3 La mesa de ayuda integrará los reportes por módulo y elaborará un resumen diario con
los temas más relevantes, calificándolos de acuerdo al nivel de riesgo.
4 Diariamente a las 8.00 P.M. se llevará a cabo una junta de trabajo para revisar el
funcionamiento del arranque y medir el riesgo de operación de Rotoplas, para
determinar las actividades de ajuste a realizar y resolver los temas planteados por los
usuarios.
5 La Gerencia del Proyecto enviará a la Dirección del Proyecto el reporte de status de
operación de SAP en Rotoplas.
6 En caso de detectar una problemática que ponga en riesgo la continuidad de la ope-
ración de Rotoplas, la Gerencia del Proyecto deberá de comunicarlo inmediatamente
a la Dirección del Proyecto.
7 La Dirección del Proyecto evaluará la problemática presentada y tomará las medidas
necesarias para corregir la situación. En caso de que el problema sea de dimensiones
tales que pongan en riesgo la continuidad de las operaciones de Rotoplas, decidirá
abortar la utilización de SAP.
8 En caso de abortar el arranque se procederá a :
- Enviar un comunicado formal a toda la empresa (Administración del Cambio).
- Habilitar Solomon para su funcionamiento (Sistemas).
- Ejecutar al día siguiente el Plan de Restablecimiento de Solomon (Sistemas).
9 Una vez restablecido Solomon, celebrar una junta con la Dirección del Proyecto para
definir las actividades necesarias para determinar una nueva fecha de arranque de
SAP.