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CAPITULO II

MARCO TEORICO SOBRE: DISEÑO, SISTEMA, OPERACIONES FINANCIERAS-

CONTABLES, CONTRALORIA, CONTROL INTERNO Y CONTABILIDAD

1. DISEÑO

1.1 CONCEPTUALIZACION DE DISEÑO

Consiste en implementar todos los requisitos explícitos contenidos en un modelo de

análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos de lo que esperan los

clientes. Debe se una guía que puedan leer y entender los usuarios.10

En una empresa el diseño es el proceso de estudiar sus situación con la finalidad de

observar como trabaja y decidir sises necesario realizar una mejora.11

Los diseños permiten una delineación de actividades básicas a desarrollar, mediante

la implementación de manuales sobre los cuales se efectúa una descripción

detallada de una normativa a aplicar; los cuales ayudan a facilitar el desarrollo del

trabajo, logrando así los resultados esperados en el buen funcionamiento de toda

organización.

10 Monografía.com – Análisis y diseño de sistemas 11 Monografía.com – Análisis y diseño de sistemas

46

1.2 Objetivo de Diseño

El diseño reúne varios objetivos que permiten determinar la importancia de estos

entre los cuales tenemos:

a) Dar lineamientos en la ejecución de las labores que se efectúen en cualquier

unidad.

b) Detallar una normativa aplicada, dentro de las actividades que se desarrollan

c) Esquematizar un conjunto de ideas, los cuales nos servirán como un modelo a

desarrollar en la planificación de una tarea a ejecutar.

1.3 Importancia de Diseño

Un diseño permite un control completo de la situación, esto es sobre quienes, que

cuando y como. Existe un control sobre todas las posibles amenazas que puedan

afectar los resultados esperados para la organización.

Un diseño proporciona una completa idea de todo trabajo a ejecutar, facilitando la

implementación de sistemas, que ayudan a dar estructura a un conjunto de ideas que

ordenadas y sistematizadas nos sirven como modelo a desarrollar.

El proceso de diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador

describir todos los aspectos del sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa

la calidad del desarrollo del proyecto como conjunto de revisiones técnicas.

El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo

de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.

47

El diseño debe proporcionar la completa idea, enfocando los dominios de datos

funcionales y comportamiento desde el punto de vista de la implementación.

1.4 Tipos de Diseño

1.4.1 Diseño experimental

Es el que garantiza absolutamente que en promedio los sujetos no difieran de

ninguna características, mas lo que pueda esperarse por pura causalidad, antes de

que participen en los tratamientos experimentales. Este tipo de diseño se divide en

tres clases:

a) Pre-experimento

b) Experimento verdadero

c) Cuasiexperimental.12

El diseño factorial, manipula dos o más variables independientes e incluyen dos o

más niveles de presencia en cada una de las variables independientes han sido

sumamente utilizados en la investigación del comportamiento.

La construcción básica de un diseño factorial consiste en que todos los niveles de

cada variable independiente son tomadas en combinación con todos los niveles de

las otras variables independientes.

El diseño no experimental es la que se realiza sin manipular del iberamente

variables, es decir, se trata de la investigación donde no hacemos varias

12 Metodología de la Investigación, Roberto Hernández Sampieri. Pág. 135

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intencionalmente las variables independientes. Lo que hacemos en la investigación

no experimental es observar el fenómeno tal y como se da en su contexto natural,

para después analizarlos.

1.5 Características de los Diseños:

Cuando se va a diseñar o croquis presente que el proceso de un diseño incluye

concebir y planear algo en la mente, así como hacer un dibujo o modelo o croquis. A

continuación se presenta algunas características básicas que todo debe incluir.

• Un diseño debe ser modular una organización Jérica que haga un uso

inteligente del control entre los componentes del sistema.

• El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del

software en elementos que realicen funciones y subfusiones especificas.

• Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.

• Debe producir módulos que representen características de funcionamiento

independiente.

• Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones

entre los módulos y el entorno exterior.

• Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la

información obtenida durante el análisis.

Estas características no se consiguen por casualidad. El proceso de un diseño exige

buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de diseño,

metodología sistemática y una revisión exhaustiva.

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2. Sistema

El enfoque de sistema, facilita la unificación de muchos campos, ya que han sido

usados como marco de referencia para la integración e la organización moderna. La

información de sistema proporcionada por la administración aplicables a los

instrumentos, modelos, utilizables y transferibles que sea posible a la integración de

la teoría en conjunto con la modernización.

2.1 Conceptos de sistema

“Un sistema es un conjunto o un todo formado por partes conectadas en cierta forma

y orientadas a l mismo propósito”13

“Es un conjunto organizado de cosas o partes interactúales e interdependientes que

se relacionan formando un todo unitario y complejo”14

Consiste en la verificación de controles en el procesamiento de la información,

desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y

presentar recomendaciones a la gerencia”15

Es un conjunto de elementos que interaccionan entre si, con el fin de llegar a un

objetivo en común”16

2.2 Importancia de los sistemas

13 Gorge R. Terry, Principios de Administración, Ed. Continental, S.A. de C.V. México, Pág. 84 14 WWW.Monografías.com 15 WWW.Monografías.com 16 Concepto propio

50

El método de utilizar un sistema nos sirve para administrar los usos y movimientos

para integrar un conjunto de actividades con el propósito de alcanzar los objetivos y

proyectarse a la factibilidad de una utilidad.

2.3 Objetivos de los sistemas

• Restringe su parte dentro de la organización, para asegurar la coordinación

del esfuerzo general.

• Proporciona dispositivos sensibles para captar datos de operaciones y, a

continuación, alimenta esta información, por medio del sistema de

información para al administración a los puntos de control.

• Integra esfuerzos para lograr que el trabajo de la organización se lleve a

cabo de manera correcta.17

2.4 Componentes de los sistemas

Los factores que influyen en los componentes de los sistemas están relacionados

con los siguientes aspectos.

a) Entradas

Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos

o información, y las entradas pueden ser: en Serie, Aleatoria y Retroacción.

b) Proceso

17 Willian A. Bocchino, Sistema de Información para la administración, Ed. Trillas 4ta. Pág. 84

51

El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una

maquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada

por un miembro de la organización, etc.

c) Caja Negra

Se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o

cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas salidas y

poder inducir, estímulos, las variables en ciertos sentidos.

d) Salidas

La salida de los sistemas son los resultados que obtienen de procesar las entradas.

Al igual que está, puede adoptar la forma de productos, servicios e información. Las

mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el

propósito para el cual existe el sistema.

2.5 Relaciones de los sistemas

Las relaciones son los enlaces que vinculan entre si a los objetos o subsistemas que

componen a un sistema complejo, podemos clasificarlas en:

a) Simbióticas

Es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solo.

b) Sinérgica

Es una relación que no es necesaria para el funcionamiento, pero que resulta útil, ya

que su trabajo mejora sustancialmente al desempeño del sistema.

c) Superflua

52

Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones superflua es la

confiabilidad. Las relaciones superfluas aumenta la probabilidad de que un sistema

funcione todo el tiempo y no una parte del mismo 18

2.6 Clases de sistemas

Existe un vínculo entre las diferentes clases de sistemas que se operan en una

empresa y estos no proporcionan información sustancialmente al desempeño de las

relaciones superfluas de contabilidad.

Dentro de las diferentes clases de sistemas tenemos:

a) Sistema de Inventario

Un sistema de inventario proporciona la estructura de organización y las políticas

operativas para mantener y controlar los bienes en existencia. El sistema es

responsable de pedir y recibir bienes: determinar el tiempo para colocar el pedido y

seguir el rastro de lo que se ha pedido, de cuanto se ha pedido y de quien lo la

pedido.

b) Sistema de Auditoria

La verificación de controles en el procesamiento de la información, desarrollo de

sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar

recomendaciones a la gerencia.

c) Sistema de Control

Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un

modo conveniente para su supervivencia. Una de las características que sus

18 WWW.Monografías.com

53

elementos deben ser lo suficiente sensitivas y rápidas como para satisfacer los

requisitos para cada función del control.

d) Sistema de Contabilidad

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. Para

controlar las operaciones y suministrar información financiera en una empresa por

medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones

administrativas y financieras que se suministren.19

3. Operaciones financieras-contables

Son los procedimientos a seguir para producir sistemática y estructuradamente

información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que

realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y

cuantificables que le afecten, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el

tomar decisiones en relación con dicha entidad económica20

Las operaciones financieras contables son todos los medios utilizados para

recolección, transformación y vaciado de datos que servirán como medio e

instrumento de control interno, para informar sobre el correcto uso de los bienes y

recursos de la empresa para una adecuada toma de decisiones21.

3.1 Objetivo de las operaciones financieras-contables

19 Sistema de contabilidad, monografías .com 20 Javier Romero, Principios de Contabilidad. Segunda Edición. Pág. 63 21 Concepto propio

54

• Recolectar y proporcionar información útil para los actuales y posibles

inversionistas y acreedores, así como para otros usuarios que han de tomar

decisiones racionales de inversión y crédito.

• Preparar información que ayude a los usuarios a determinar los montos, la

oportunidad y la incertidumbre de los proyectos de entrada de efectivo

asociados con la realización de inversiones dentro de la empresa22.

4. CONTRALORÍA

4.1 Concepto de Contraloría.

Contraloría es un oficio Honorífico de la casa Real, según la etiqueta de Borgona,

equivalente a la castilla llamaba “Veedor” (que mira o registra con curiosidad las

acciones de los demás), en el cuerpo de artillería y en los hospitales del ejercito

el que interviene en la cuanta y en razón de las cuídales y efecto.

Contraloría es la actividad encargada de la planeación para el control, información

financiera, valuación y deliberación, administración de impuestos, informes al

gobierno, coordinación de la auditoria externa, protección de los activos de la

empresa y la evaluación económica.”23

22 Javier Romero, Principios de Contabilidad. Segunda Edición. Pág. 40 23 C.P. Samuel Fernández Chávez, Posición del Contralor dentro de la Organización en “Curso de Contraloría Practica” del instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas, México, 1999

55

Se puede concluir que la contraloría es un conjunto de actividades tendientes a

mantener el control de las operaciones del negocio, en sus diferentes áreas para la

adecuada y certera toma de decisiones, mediante la utilización de un sistema de

información confiable y oportuna.

4.2 Concepto de contralor

Es el Ejecutivo Financiero Operativo de una empresa grande o mediana que

combina las responsabilidades de la contabilidad, la Auditoria, la preparación de

presupuestos, la planeación de utilidades, los informes de funcionamiento, el

control de utilidades, los informes de funcionamiento, el control de utilidades y

otras actividades corporativas.”24

El control que ejercen los contralores se basa en el sentido indirecto de la

palabra “ Control de tomar decisiones y controlar las acciones que permitan a la

compañía obtener utilidades”.

En síntesis podemos decir que contralor es un funcionario con la habilidad y

capacidad profesional suficiente para desempeñarse como un consultor interno

en la organización, especialmente en las áreas de finanzas, contabilidad,

presupuestos y auditoria, además de poseer el criterio suficiente de velar por el fiel

cumplimiento de objetivos, políticas, normas y procedimientos vigentes dentro de

una organización.

24 Goodman/Race, Manual del Contralor, McGraw Hill, 1988

56

4.3 Antecedentes

El origen de la contraloría En El Salvador se remonta al año 1928, dentro del sector

gubernamental ante la necesidad de reorganizar la Administración Pública.

Durante la época colonial el control fiscal en las Provincias de Centro América era

ejercido por la contaduría mayor del Reino Español su fin principal fiscalizar la

percepción de los tributos o impuestos por medio de los recaudadores de impuestos

quienes rendían cuentas de sus actividades a los Superintendentes Generales, los

que a su vez informaban al Intendente General. Por su parte este rendía informe al

Capitán General quien los hacia llegar al tribuna de cuentas Organismo adscrito

al Ministerio de Hacienda del Reino Español.25

Más tarde El Salvador ya, como estado independiente en la constitución del año

1872 creo el Tribunal Superior o Contaduría Mayor de Cuentas con el contenido de

“Interpretar todas las cuentas de los que administran intereses del Erario Público”.

En el año 1919 se emite la primera Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas,

en el cual se ampliaban sus funciones: interpretar las cuentas de todas las personas

y corporaciones sin excepción alguna que por cualquier motivo tuvieran a su cargo el

manejo de bienes del Estado. En dicha Ley se encomendó al referido Tribunal

intervenir en la emisión de documentos de créditos públicos, billetes de banco, papel

sellado, billetes de lotería, timbres y de otras especies.

Posteriormente ante el crecimiento de los ingresos y los gastos públicos, se hizo

necesario reorganizar la administración fiscal, consecuentemente en el año 1928 el 25 Revista Conmemorativa del Cincuentenario de la Corte de Cuentas de la Rep. De El Salvador Año 1990

57

gobierno contrato los servicios de la firma inglesa Layton Bennett Chiene & Tait, con

el propósito de que estudiaran las reformas que convenía implantar en los sistemas

de contabilidad y control, por considerarse que tales sistemas ya no respondían a los

propósitos a los progresos financieros alcanzados por el Estado.

Con base en las recomendaciones formuladas por la citada firma inglesa, en el año

1929, se creo la Auditoria General de Hacienda. Esto es uno de los pasos más

relevantes para el campo de de la Contraloría Pública ya que con los esfuerzos de

los dos organismos el control de la administración fiscal fue más completo, pero

pronto pudo apreciarse la necesidad de centralizar las actividades fiscalizadoras en

un solo organismo que posibilitara la unidad de dirección requerida y la indispensable

coordinación de sus esfuerzos, surgiendo entonces la idea de crear un organismo

que asumiera las funciones que hasta entonces había correspondido al Tribunal

Superior de Cuentas y a la Auditoria General de la República.

Para definir la estructura que había de darse al nuevo organismo, el gobierno había

creado una comisión de reformas a la administración financiera, que tenia entre sus

cometidos proponer las disposiciones que consideran conveniente introducir al

proyecto de constitución del mismo. Esta comisión propuso que se adoptara el patrón

inglés, o sea una Contraloría y una Auditoria General, o bien una Corte de Cuentas,

al estilo francés, siendo la Asamblea Legislativa quien decidió adoptar el clásico

estilo francés, es decir una Corte de Cuentas.

58

4.3.1. Antecedentes de la Contraloría en la Empresa Privada.

En la empresa privada la contraloría surgió como una función de apoyo a la dirección

ante la necesidad del propietario o administrador único de ejercer un mejor control

sobre todas las operaciones del negocio, las cuales conforme crecieron y

evolucionaron se volvieron mas complejas, siendo imposible para el propietario

ejecutar personalmente las actividades de ventas, producción, administrativas,

contables y financieras; ésta situación hizo que buscaran apoyo de personas con la

capacidad y habilidad suficiente para desempeñar las diferentes actividades que

concurren en un negocio.

En principio las funciones del contralor se enmarcaron en las áreas de Contabilidad y

Tesorería desarrolladas a través de actividades de Auditoria. A través del tiempo las

funciones del Contralor fueron tomando sus propias bases, quedando bajo su

responsabilidad todos los asuntos financieros del negocio, así como el control en la

obtención de los recursos, los sistemas de información gerencial sobre las

condiciones y circunstancias en que opera la empresa, verificación de cumplimientos

de objetivos y políticas, análisis sobre la confiabilidad de los resultados obtenidos a

través de los Estados Financieros.26

El desarrollo de la contraloría a través de los años no ha sido uniforme en todos los

países, éste se ha dado paralelamente con la evolución de la Industria y el Comercio

de cada país. En los años recientes se ha observado un notable desarrollo del papel

del Contralor, la dirección le solicita información, análisis y asesoría financiera,

26 Goodman/Race, Manual del Contralor, McGraw Hill. Año: 1998 Pág. 14

59

operativa, administrativa y fiscal previo a la toma de decisiones, cada vez más se le

contempla como un consultor interno en las diferentes áreas de la empresa.

El ejercicio de la Contraloría como profesión en nuestro país es innovadora, pocas

empresas cuentan con los servicios de un contralor, y en las empresas que poseen

los servicios de un Contralor no hay uniformidad respecto a las funciones que

desarrollan y a la jerarquía dentro de la empresa. Pudo observarse que en su

mayoría los Contralores son responsables de las áreas de Contabilidad General,

Costos, Presupuestos y el mantenimiento de los Sistemas de Control Interno; lo que

indica que no están siendo desarrolladas todas las funciones propias de la

Contraloría, y por consiguiente no se están obteniendo los beneficios de las mismas,

por lo tanto es de vital importancia la difusión de las funciones de Contraloría en las

empresas.

4.4 Importancia de la Contraloría

La contraloría es considerada como una herramienta de vital importancia en la toma

de decisiones de la administración, por lo que es necesario que se conozca su

verdadero funcionamiento y papel en la optimización de los recursos y la obtención

de beneficios satisfactorios.

Las precisiones económicas y la tendencias de economía mundial de nuestra época

obligan a las empresas a ejercer un mayor control y cuidado en el manejo de sus

operaciones pues tiene que enfrentar el reto de los programas de ajuste económico,

para lo cual deben desarrollar acciones que les permitan una posición dentro del

mercado nacional y la inserción al mercado internacional.

60

A través de las funciones de contraloría la empresa mantendrá un sistema integral de

información para la gerencia, sobre todas las operaciones del negocio así como los

eventos y circunstancias externas que puedan afectarlo, además permitirá a la

administración tomar decisiones respaldadas en información mas completa,

confiable y oportuna.27

4.5 Objetivos de la contraloría

Los objetivos básicos de La contraloría están íntimamente ligados con la obtención

de los objetivos de la empresa; es decir, que los objetivos de la contraloría se pueden

examinar a través de su cooperación para el logro de los objetivos de la empresa.

Los objetivos de la contraloría pueden enumerarse en el proceso de planear y

mantener disponible toda la información posible acerca del negocio y que ésta

sirva de un verdadero apoyo para la toma de decisiones de la administración, bajo

un enfoque financiero los objetivos básicos pueden dividirse en tres partes, como

son:

a) Mantener su integridad patrimonial, y su solidez financiera, lo cual reclama

un control que garantiza la protección de sus propiedades.

b) Obtener un rendimiento que se compense adecuadamente su inversión

promoviendo la máxima eficiencia posible.

27 Pinto Castillo, Jorge, Contraloría. Editorial Ecasa. 10992. Pág. 7

61

c) Tender al crecimiento sano y continuó de la empresa que se base en una

planeación adecuada a largo plazo y en decisiones inteligentes sobre

proyectos, y alternativas de inversiones.28

4.6 Tipos de Contralor

Existen diferentes tipos de Contralor: de Línea o Administrativo, el Controlador

Asesor o Staff y Contralor Auxiliar o un Asistente al Contralor. De aquí parten las dos

teorías que se tienen sobre las funciones del contralor.

4.6.1 Contralor de Línea o Administrativo:

Sostienen que éste es un ejecutivo de línea al que sólo se le confieren tareas que

caen dentro del campo de las operaciones básicas de la empresa y como se

reconoce que su labor es de tipo administrativo, también se le autoriza para participar

en otras funciones como las de ventas y producción, pero únicamente en lo que se

refiere a la operación desde el ángulo administrativo. Considera a este tipo de

contralor como el administrativo y lo responsabiliza de las decisiones que se tomen

en el campo contable, además de que decide diariamente sobre las operaciones que

deben efectuarse.29

4.6.2 Contralor – Asesor o Staff:

Esta teoría reconoce al contralor como un ejecutivo de staff es decir que realiza

labores de asesoría técnica o consultoría desatendiéndose de la operación diaria de 28 Pinto Castillo. Jorge, “Contraloría” Estudios Monográficos, Editorial Escasa, 1992. Pág. 5 29 Pinto Castillo, Jorge, Contraloría. 1982. Pág. 56

62

la empresa. El Contralor Asesor trabaja con planes a largo plazo, recomendando

políticas generales y específicas, debido a que posee autoridad funcional sobre el

resto de la organización, le ayuda a colectar e interpretar datos que le servirán para

asistir a otros ejecutivos en la determinación de políticas sanas y de su adecuada

ejecución.

Las diferencias que existen entre los contralores antes mencionados pueden

encontrarse en el estudio de sus relaciones con los demás miembros de la

organización y no en las funciones que realizan, pues éstas casi no varían de un

contralor a otro aunque en algunas de ellas intervienen profundizando más como

sucede en las funciones de planeación y control. Puede afirmarse que el Contralor

Asesor, por trabajar con la vista hacia el futuro y por no tener que decidir sobre las

operaciones diarias, dedica un mayor tiempo al estudio de planes y a la asistencia de

ejecutivos en el desarrollo y ejecución de las políticas aprobadas por la dirección; en

cambio, el Contralor Administrativo apenas tendrá tiempo para formular el

presupuesto por tener que atender y decidir sobre una gran diversidad de

operaciones en marcha dentro del negocio.

4.6.3 Contralor Auxiliar.

El contralor auxiliar tiene a su cargo ayudar al contralor en áreas que requieren cierta

especialización. Las habilidades del contralor auxiliar deben complementar las del

contralor, por ejemplo ser el soporte de los aspectos contables, fiscales, costos,

estadística, presupuestos, o en cualquier otra área que requiera experiencia

especial30

30 Goodman/Race, Manual ddel Contralor. McGraw Hill. Año 1988. Pág. 16

63

Muchas empresas tienen más de un ayudante o asistente de contralor. Una empresa

con dos asistentes puede encargar a uno las cuentas generales y los procedimientos

presupuestarios y al otro la contabilidad de costos. Una empresa con tres ayudantes

de contralor puede delegar las cuentas y los métodos contables a uno de ellos, las

normas y las estadísticas a otro y la elaboración de presupuestos y pronósticos al

tercer.

La diferencia entre el contralor administrativo y el contralor asesor se acentúa más si

se estudian las relaciones de autoridad que mantiene con los demás miembros de la

empresa.

El Contralor Administrativo es un ejecutivo de línea y, como tal, tiene poder de

mando, de manera que las decisiones que toma son de cumplimiento obligatorio para

sus subordinados, por lo que la responsabilidad de dichas decisiones recae

directamente sobre él.

El Contralor Asesor es un ejecutivo cuyas funciones esenciales son de consulta y

asesoramiento y cuya autoridad es válida únicamente con el visto bueno de su

superior de línea, quien tiene la responsabilidad de las decisiones y emite las

instrucciones a la escala jerárquica que depende de él. El contralor Asesor viene a

ser un asistente del director de la empresa, que es su superior de línea.

4.6.4 Características del Contralor

Las características que requiere un contralor para poder desempeñar eficazmente

sus funciones podemos clasificarlas en personales y Académicas. El ejercicio

64

profesional del contralor está normado por el Código de Ética Profesional de los

Contadores Públicos, básicamente en cuanto a su autonomía e independencia

mental. En lo referente a su alcance e interpretación el código dice:

Este código normará la conducta del contador público, en sus relaciones con el

público en general, con sus clientes y con sus compañeros de profesión y le será

aplicable cualquiera que sea la forma que revista su autoridad o especialidad que

cultive o la naturaleza de la retribución que reciba por sus servicios, incluyendo

aquellos casos en que actúe como empleado de alguna institución privada o del

Estado.

4.7 Funciones.

El control que ejercen los contralores se basa en el sentido indirecto de la palabra

“control” de tomar decisiones y controlar las acciones que permitan a la compañía

obtener utilidades. El ejemplo más puro del principio de contraloría en la práctica

normal es el control presupuestal, que incluye todos los tipos de evaluaciones y

medidas. Hablando en forma estricta, solo “controlan” los gerentes de línea; el

contralor es una persona que brinda servicios, de hecho, el término contralor ha

evolucionado de una palabra del francés “comte”: cuenta. Por lo tanto, el titulo de

“contralor” se relaciona históricamente con la contabilidad, no con el control”

En algunas empresas la profesión del contralor no es un cargo electivo; el contralor

es contratado como cualquier otro jefe de departamento., En otras la Junta Directiva

elige al contralor y dentro de las tareas que por lo general se asignan al contralor

están:

65

Desempeña el cargo de funcionario contable principal a cargo de los libros de

contabilidad de la empresa, de los registros contables.

Auditar todas las planillas, comprobantes y verificar que estén en forma apropiada.

Preparar el Balance General de la empresa, el estado de resultado y los demás

estado e informes financieros y presentar al presidente de la compañía un informe

completo que cubra los resultados de las operaciones de la compañía durante el

trimestre anterior y el año fiscal hasta la fecha anterior.

Supervisar la preparación, compilación y presentación de todos los informes,

estados, estadísticas y demás información que requiera la ley o que desee el

presidente de la compañía

Mantener el control general de sobre las practicas contables.

Aprobar el pago de todos los comprobantes, giros y demás cuentas por pagar

cuando así lo requiera el presidente o cualquier otra persona designada.

Elaborar un presupuesto que muestre las necesidades futuras de la compañía.26

4.7.1 Las funciones de Contraloría según: El Instituto de Contralores de

América

El Instituto de Contralores de América las define de la siguiente manera:

Establecer, coordinar y mantener, por medio de la gerencia autorizada un plan

integrado para el control de las operaciones. Dicho plan proveería hasta el grado

requerido en los negocios, Los costos estándar, presupuesto de Gasto,

Pronostico de Venta, Planeación de las Utilidades y Programas para la inversión de 26 Goodman/Race, Manual del Contralor. MagGraw Hill, 1988. Pág. 14.

66

capital y financiamiento, junto con los procedimientos necesarios para efectuar el

plan.

a) Medir la realización comparándola con los planes de Operación estándar

aprobados, informar e interpretar los resultados de las operaciones a todos los

niveles de la gerencia.

Esta función incluye el diseño, instalación y mantenimiento de los sistemas de

costos y contabilidad y registro, la determinación de la política contable y la

compilación de los registros estadísticos según se requirieran.

b) Medir e informar sobre la validez de los objetivos del negocio y de la efectividad

de sus normas, la estructura de la organización, y los procedimientos para alcanzar

esos objetivos.

Ello incluye la consulta con todos los segmentos de las gerencia responsable de

la política o sección concerniente a cualquier fase de la operación del negocio

según se relaciona con la realización de esa función.

c) Informar a las agencias gubernamentales, según se requiera y supervisar todas

las cuestiones relativas con los impuestos.

Interpretar e informar sobre el efecto que viene de las influencias externas en

consecución de los objetivos del negocio. Esta función incluye la operación

continua de las fuerzas económicas sociales de las influencias gubernamentales,

Según afectan a las operaciones de los negocios .

d) Proveer protección de los activos del negocio.

Esta función incluye el establecimiento de un control interno y auditoria, y el

asegurarse de una cobertura de seguros apropiada”.

67

Las funciones del contralor cubren un campo amplio y se relacionan con las

actividades de todos los departamentos, incluido el departamento del tesoro.

Fundamentalmente el contralor ejerce una revisión de los pagos y recepción del

tesoro. El contralor puede aprobar los comprobantes antes de los pagos y con

frecuencia indica los métodos para mantener las cuentas en las oficinas del tesorero.

4.7.2 Funciones del Contralor Financiero-Contable.

A continuación enumeraremos todas las funciones que recaen dentro de un

contralor. Financiero-contable.

a) Planeación.

Intervenir en la preparación de los presupuestos lo cual incluiría entre otras cosas lo

siguiente:

Planeación de utilidad.

Programa de inversión de recursos propios y ajenos y formulación del presupuesto

de flujo de efectivo.

Presupuesto de ventas

• Presupuesto de costos y gastos de operación31

Evaluación económica, evaluar continuamente las fuerzas económicas y sociales, así

como la influencia del gobierno e interpretar el efecto que puedan tener sobre la

empresa.

31 Pinto Castillo, Jorge, Contraloría. Editorial Ecasa, 1882. Pág. 50

68

b) Relaciones Personales.

Verificación de las nóminas y listas de raya, incluyendo retenciones de impuestos,

cuotas al Instituto Salvadoreño del Seguro Social, A.F.P.`s y otros asuntos conexos.

c) Compras.

Control de compras y un minucioso control de los gastos y cuentas por pagar los

proveedores y acreedores nacionales e internacionales.

d) Ventas.

Dentro de las funciones que tendrá a cargo el contralor serán las siguientes:

• Control contable de los inventarios.

• Supervisión de la valuación de los mismos.

• Facturación

• Control de ventas y cuentas por cobrar.

d) Finazas y Contabilidad.

Dentro de la función f inazas y contabil idad tenemos las siguientes:

• Supervisar la contabilización de las operaciones de la empresa.

• Control contable de las sucursales.

• Formulación de estudios financieros

• Análisis e interpretación de estados financieros.

69

• Comparación de las cifras reales con las presupuestadas, investigación y

justificación de las variaciones.

• Planeación financiera a corto y largo plazo..

• Prever las necesidades de fondos para al empresa..

• Supervisión y cumplimiento de la política de crédito y cobranzas.

• Relaciones con instituciones de crédito.

f) Informes

Una de las principales funciones es la supervisión de los estados financieros y

demás información financiero—contable conexas., además de las siguientes

funciones:

• Preparación y supervisión de las estadísticas requeridas interna y

externamente.

• Revisión y aprobación de las declaraciones de impuestos.

• Atención a supervisores fiscales y relaciones con aseguradoras,

afianzadoras, abogados, etc.

• Formulación de estudios en las áreas financiero-contable y económica.

4.8 Característica Personales del contralor

El contralor deberá cimentar su reputación, en la honradez, laboriosidad y capacidad

profesional, observando las reglas de ética más elevada en todos sus actos, así

como el debido decoro en su vida privada.

70

Para ampliar lo expuesto en el código de ética profesional, consideremos las

siguientes características:

• La integridad como una norma irreducible con todo el rigor y la precisión que

su aplicación necesita.

• La actuación en forma contundente y total con la determinación y firmeza que

esperan del contralor quines son acreedores del resultado de su trabajo.

• Ser capaz de una visión de conjunto para distinguir lo importante de lo que

no lo es, para ver las operaciones de cada departamento no en forma

aislada, sino en relación con el negocio como una unidad.

• Prudente reflexión ante la concurrencia y cimentación de hechos y cifras

antes de resolver cada problema del negocio.

• Mente ordenada que busque las causas y pueda encontrar una serie de

significados en un conjunto de hechos.

• Mente objetiva que pueda abarcar, estimar y valuar los factores concurrentes

en una operación de la empresa.

• Personalidad que inspire confianza a la gente: sentir y hacer sentir que

agrada encontrarse y trabajar con ella.

• Poseer la habilidad necesaria para expresar por escrito sus ideas en un

lenguaje adecuado, con la propiedad que su puesto le impone.

• Irse formando una cultura general si no muy brillante, si bien cimentada, una

madurez emocional a toda prueba, un criterio firme y preciso y una

mentalidad critica libre de todo perjuicio; poseer un espíritu inquieto e

71

investigador y ser persona acostumbrada a manejar y dar a su trabajo; calma

para escuchar la exposición de los problemas que se le plantean, respecto a

las ideas y opiniones de los demás, así como una imaginación constructiva,

espíritu de ayuda y sinceridad en el trato con los demás.32

4.9 Características Académicas.

La persona que ocupe la posición de contralor, debe reunir determinados requisitos y

características, tal como una notoria experiencia en el campo profesional y amplios

conocimientos de las disciplinas Administrativas, Contable, Fiscales, Legales,

Manejo del Recurso Humano y Mercadotecnia, al grado que le permita enfrentarse y

resolver con atingencia los múltiples problemas que se la presenten en el

desempeño de su trabajo, no por que sea el responsable directo de todas y cada una

de aquellas funciones sino porque debe estar preparado a fin de coadyuvar a que las

mismas se realicen eficientemente. De ahí que sea necesario señalar la necesidad y

acaso obligación que tiene este ejecutivo no solo de mantener sino de acrecentar día

a día sus conocimientos mediante la práctica constante del estudio, lo que lo

mantendrá siempre enterado de los últimos adelantos y cambios en las materias

propias de su campo, de su acción, con la cual se encontrará más capacitado para

desarrollar en forma eficaz y diligente sus labores.

a) Aptitudes

32 Pinto Castillo, Jorge, Contraloría. Editorial Ecasa. 1982. Pág. 6

72

A continuación, se presenta una relación de tipo enunciativo acerca de los

conocimientos y características que idealmente se pretenden en un Contralor:

• Conocimiento y comprensión del campo, industria o comercio dentro del que

actúa la empresa para la cual presta su servicio.

• Conocimientos básicos de administración, mercadotecnia, producción,

finanzas, recurso humano, contabilidad y sistemas de procesamiento e

información.

• Habilidad para interpretar y analizar datos estadísticos y financieros.

• Habilidad para expresar con claridad sus ideas, tanto en forma verbal como

escrita.

• Intuición y gran visión de los negocios que le permitan captar los problemas

en forma integral y no aislada; además de no sólo captarlos en el presente,

sino tener la habilidad de proyectarlos a futuro.

• Amplios conocimientos acerca de la historia, funciones y actividades de la

empresa para la cual presta sus servicios (objetivos, políticas, organización,

productos, mercadeo, programas de distribución, finanzas, estructura de

control interno, entre otros)

• Por si fuera poco, el contralor requiere una buena dosis de iniciativa,

personalidad, paciencia y una mente ordenada y objetiva.33

Obviamente, ante tal cantidad de materiales y requerimientos, no se puede

exigir al contralor que domine en forma profunda, todas y cada una de ellas,

33 Goodman /Race, Manual del Contralor. McGraw Hill, 1998. Pág. 25

73

puesto que en si mismas constituye verdaderas especialidades. Pero si es

recomendable que tal ejecutivo tenga conocimientos sólidos de las mismas, así

como una visión amplia de su compañía.

b) Actitudes.

Dentro de estas cualidades podemos señalar la actitud que aquél debe observar en

el desempeño de sus labores, como corresponde a un verdadero profesional de la

administración, que no sólo se preocupa por proteger los intereses de los

inversionistas, sino también los de los empleados, trabajadores, consumidores,

acreedores y público en general, tanto en los ordenes social y económico, como

cultural. De acuerdo a lo anterior su actuación debe basarse en:

• Práctica adecuada de las técnicas de las relaciones humanas, no olvidando

que el personal es el factor fundamental a través del cual se desarrollan las

operaciones de la empresa.

• Precisar en forma clara los objetivos, tanto de la empresa como de los

grupos que se encuentran bajo su supervisión.

• Utilizar eficazmente todos los recursos materiales y humanos con que cuenta

su organización.

• Interés manifiesto por la investigación de mejores procedimientos y

promoción de métodos que eviten deficiencias y desperdicios.

74

• Interés por conocer las necesidades de la dirección de la empresa y el nivel

gerencial, en cuanto a la información que requieran para conocer el resultado

de las operaciones, y que el sirva de base para la toma de decisiones.

• Actuar como consejero y participar en las discusiones que tratan de resolver

problemas de áreas diferentes a la suya.

• Señalar honesta y valientemente, en forma imparcial, las deficiencias y

puntos débiles que observa en la organización, y aceptar sinceramente los

puntos de vistas de otros para evitarlos y corregirlos.

• Practicar un riguroso control sobre su propio trabajo evitando aquellas

actividades que le distraigan y entorpezcan sus funciones.

Además de las actitudes mencionadas, el contralor tiene la obligación de exponer

claramente a los niveles de Dirección y Gerencia el alcance e importancia de su

gestión, a preocuparse verdaderamente por adquirir los conocimientos necesarios

para la eficiente realización de sus funciones.

4.10 Posición de la Contraloría.

Es imposible y resultaría además totalmente impráctico pretender asentar, en forma

categórica y definitiva, la posición no solo de la contraloría, sino de cualquier otra

función, en una carta de organización u organigrama y que éste se aplicara como

norma general a todas las empresas; la razón es que existen diversos factores que

condicionan quién debe nombrar al contralor, ante quién debe reportar y por ende,

cuál debe ser su sitio dentro de un esquema de organización; entre estos factores

tenemos:

75

• Estructura general de la empresa

• Labores que se le encomiendan al funcionario de finanzas.

• Magnitud de la empresa.

• Grado de desarrollo del proceso de administración en la empresa, etcétera.

Lo que origina, una gran variedad de posibilidades de formular, y de hecho existen

en la practica, organigramas que difieren totalmente, unos de otros, en cuanto al

tratamiento que le dan y la posición en que aquellos se elaboran de acuerdo a las

características y necesidades especificas de cada empresa en particular.

El puesto de la contraloría se presenta dependiendo de la dirección o gerencia

general; pues, como señala la Asociación Francesa de Ejecutivos de Finanzas: “La

responsabilidad de la función de contraloría debe fluir del nivel más alto de dirección

de la empresa”, lo que significa que el contralor debe ser nombrado por el más alto

nivel de la dirección en la empresa y colocado dentro del grupo de ejecutivos y

funcionarios de primera categoría, que dependen y reportan directamente a la

dirección. Con lo cual se lograran las siguientes ventajas:

• El contador estará revestido de la jerarquía y autoridad que le corresponde,

dada la importancia de las funciones que se le encomiendan, y las

considerables responsabilidades que asume.

• Está siempre informado de los objetivos y políticas de la Dirección, con lo

cual podrá formular los programas y planes de trabajo que considere

adecuados para la buena marcha del negocio.

76

4.11 Estructura Departamental de la Contraloría.

La contraloría es responsable de una gran diversidad de funciones y deberes, las

cuales indiscutiblemente una sola persona no podrá llevar a cabo, dada la cantidad y

complejidad de las mismas, por tanto, si el contralor desea cumplir eficazmente su

contenido, deberá delegar la autoridad correspondiente a otras personas, para que

bajo su dirección y supervisión, se encarguen de la ejecución de aquellas funciones,

Esto desde luego no significa que la responsabilidad del contralor disminuya o se

transfiera, sino que él tendrá la obligación de mantener una coordinación y control

suficientes sobre sus ayudantes, evaluando constantemente la eficiencia de esa

delegación de autoridad.

Para organizar el departamento de contraloría se debe determinar en primer lugar,

cuáles son sus objetivos generales y con base a ello dividir o subdividir sus

funciones, en tantos departamentos como se considere necesario; esto igualmente

da por resultado una inmensa variedad de alternativas, en cuanto a cuál es la más

apropiada estructura funcional de dicha división, lo cual se agrava con la existencia

de algunos otros factores que deben tomarse en cuenta para tal efecto, como:

• Las características particulares de cada empresa

• Límites de la función de contraloría

El hecho de que normalmente la División de contraloría, no es el resultado de una

planeación anticipada.

77

5. CONTROL INTERNO

5.1 Concepto

El control interno son todas las políticas y procedimientos (controles internos)

adoptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la

administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y

eficiente de su negocio incluyendo adhesión a las políticas de la administración, la

salvaguarda de los activos, la prevención y detección de fraude y error la precisión

e integridad de los registros contables, y la oportuna preparación de información

financiera contable. El sistema de control interno va más allá de aquellos asuntos

que se relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad.34

El control interno es un procedimiento afectado por el consejo de directores de la

entidad gerencial y demás personal, designado para proporcionar una razonable

seguridad en relación con el logro de los objetivos de las siguientes categorías:

• Seguridad de la información financiera.

• Efectividad y eficiencia de las operaciones

• Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos

coordinados y medidas en el negocio para proteger sus activos, verificar la exactitud

y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y

estimular la adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia.35

34 IAPC. Normas Internacionales de Auditoria NIA400 PAR.8 35 Enciclopedia de auditoria océano, tomo I Pág. 278

78

La definición de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la

administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable

en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la

información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.36

La función del control interno, consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con

el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. Tiene por

objeto señalar debilidades y errores para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir.

El control es un vocablo de uso muy generalizado con diversas acepciones, se

emplea como sinónimo de comprobación y verificación, supervisión, dirección,

vigilancia e intervención. El control tiene por objeto poner de manifiesto errores,

irregularidades e ineficiencia y adopta las medidas de rigor para que no se vuelvan a

repetir en el futuro. Sin un régimen de control inteligente ninguna organización puede

funcionar con eficacia aunque se halle bien concebida desde el punto de vista teórico

El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados

y las medidas adoptadas en el negocio para proteger sus activos, verificar la

exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la eficiencia en las

operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la institución.

El control Interno es un proceso afectado por el consejo de directores de la entidad,

gerencia y demás personal, designado para proporcionar una razonable seguridad

en relación con el logro de los objetivos de las siguientes categorías:

a) Seguridad en la información financiera

b) Efectividad y eficiencia de las operaciones

36 Control interno. www.monografías.com

79

c) Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables

Los ejecutivos de las entidades deben establecer estándares para el desempeño y

posteriormente comparar el desempeño real con estos estándares y en caso de

determinar desviaciones, deben diseñarse y aplicarse de inmediato controles

preventivos para evitar que se continúen generando discrepancias significativas, las

entidades deben efectuar mayores esfuerzos en determinar los orígenes de las

desviaciones entre las metas programadas y las obtenidas, entre los recursos

presupuestados y los gastos efectuados que en corregir deficiencias, a fin de tomar

medidas preventivas de manera inmediata.

Debido al mundo económico integrado que existe hoy en día se ha creado la

necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas

áreas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las

nuevas exigencias empresariales, surge así un nuevo concepto de control interno

donde se brinda una estructura común el cual es documentado en el denominado

informe COSO.

La implementación del control interno (COSO) implica que cada uno de sus

componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la empresa

convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso

previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias

80

relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el

cumplimiento de las metas corporativas37.

5.2 Objetivos del control interno

El objetivo básico del control interno es: salvaguardar activos y la fiabilidad de la

información ya que gira a través de metas y planes, los cuales fijan los representan

que se desean alcanzar, indicando lo que debe hacerse y donde se podrá, el

principal énfasis para conseguir resultados satisfactorios.

De un sistema de control interno se puede esperar que proporcione una seguridad

razonable para la consecución de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la

información financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones. El

cumplimiento de tales objetivos, en gran pare basados en estándares impuestos por

sectores externos, depende de cómo se desempeñen las actividades dentro del

control de la entidad.

5.3 Importancia del control interno.

El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño

y rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar

información financiera confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y

regulaciones, evitando pérdida de reputación y otras consecuencias. En suma, puede

ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y

sorpresas a los largo del camino. 37 Separata de Control Interno COSO

81

5.4 Componentes del control interno

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivados de la

manera en que la administración realiza los negocios, y están integrados al proceso

de administración. Estos componentes son: 38

• Ambiente de Control El corazón de cualquier negocio es su gente - Sus atributos

individuales, incluyendo integridad, valores éticos y competencia — Y el ambiente

en que operan. Ellos son el motor que mueve la entidad y la base sobre los todo

los demás descansa.

• Evaluación de Riesgos - La entidad debe estar pendiente de toda una gama de

riesgos que enfrenta y lidiar con ellos. Debe establecer objetivos, integrados con

las ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades a fin de que la

organización opere concertadamente. Debe de igual manera establecer los

mecanismos para identificar, analizar y manejar los riesgos relativos.

• Actividades de Control - Las políticas de control y procedimientos deben ser

establecidos y ejecutados, a fin de ayudar a asegurar que las acciones

identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos y

lograr los objetivos de la entidad son efectivamente ejecutadas.

• Información y Comunicación - Rodeando esas actividades existe información y

sistemas de comunicación. Estos le permiten a la entidad el capturar e

intercambiar información necesaria para conducir, manejar y controlar sus

operaciones.

38 Separata de SAS 78

82

• Monitoreo: El proceso completo debe ser monitoreado. Y modificaciones

efectuadas según sea necesario. Así, el sistema puede reaccionar

dinámicamente, cambiando según lo requieran las condiciones.

5.5 Relación entre el sistema de control Interno y el sistema de contabilidad.

El objetivo básico de un sistema de contabilidad, es proveer información financiera

útil. El objetivo del sistema de control interno es mantener a la empresa operando de

acuerdo con los planes y políticas de la gerencia. Estos dos sistemas están

estrechamente relacionados, de hecho, cada uno depende considerablemente del

otro. El sistema de contabilidad depende de los procedimientos del control interno,

para asegurar la confiabilidad de los datos contables por su parte, muchos de los

procedimientos de control interno hacen uso de lo datos de contabilidad para seguirle

la pauta a los activos y controlar el desempeño de cada uno de los departamentos.

La necesidad por un adecuado control interno explica la naturaleza existencia misma

de muchos registros, informes, documentos y procedimientos contables. Por tanto

el tema de control interno y el estudio de la contabilidad van de la mano.

5.6 Los controles administrativos y contables

Los controles internos se agrupan en dos clases principales: Controles

Administrativos y Controles Contables.

Los controles contables son medidas diseñadas para mejorar la eficiencia

operacional: no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables.

83

Los controles administrativos son medidas diseñadas para mejorar la eficiencia

operacional: no tiene relación directa con la confiabilidad del registro contable.

5.7 Limitaciones inherentes de los controles internos

Los sistemas de contabilidad y de control interno no pueden dar a la administración

evidencia conclusiva de que han alcanzado los objetivos a causa de limitaciones

inherentes. Dichas limitaciones incluyen:

• El usual requerimiento de la administración de que el costo de un control

interno no exceda de los beneficios que se espera sean derivados.

• La mayoría de los controles internos tienden a ser dirigidos a transacciones de

rutina más que a transacciones que no son de rutina.

• El potencial para error humano debido a descuido, distracción, errores de

juicio y la falta de compromiso de las instrucciones.

• La posibilidad de burlar los controles internos a través de la conclusión de un

miembro de la administración o de un empleado con partes externas o dentro

de la entidad.

• La posibilidad de que una persona responsable de ejercer un control interno

pudiera abusar de esa responsabilidad, por ejemplo, un miembro de la

administración sobrepasando un control interno.

• La posibilidad de que los procedimientos puedan volverse inadecuados debido

a cambios en condiciones, y de que el cumplimiento con los procedimientos

pueden deteriorarse.

84

5.8 Sistemas de contabilidad y de control interno.

Al obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno para

planear la auditoria, el auditor obtiene un conocimiento del diseño de los sistemas de

contabilidad, de control interno y de su operación. Por ejemplo, un auditor puede

desarrollar un prueba de rastreo, o sea, seguirle las pista a unas cuantas

transacciones seleccionadas son típicas de las transacciones que pasan a través del

sistema, este procedimientos puede ser tratado como parte de las pruebas de

control. La naturaleza y el alcance de las pruebas de rastreo desarrolladas por el

auditor son tales que ellas solas no proporcionarían suficiente evidencia apropiada

de auditoria para soportar una evaluación de riesgo de control que sea menos que

alto.

La naturaleza y el alcance de los procedimientos desempeñados por el auditor para

obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno variará

según entre otras cosas de:

• El tamaño y complejidad de la entidad y de su sistema de computación

• Consideraciones sobre importancia relativa

• El tipo de controles internos implícitas

• La naturaleza de la documentación de la entidad de los controles internos

específicos.

• La evaluación del auditor del riesgo inherente.

85

6. CONTABILIDAD

6.1 Concepto de contabilidad

Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente

información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que

realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y

cuantificables que le afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el

tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.39. Por consiguiente, los

gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que

siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten

conocer la situación financiera; la estabilidad y solvencia de la compañía; la corriente

de cobros y pagos; las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre

otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa

6.1.1 Definición de la Contabilidad como Técnica:

Es la técnica que nos ayuda a registrar, en términos monetarios, todas las

operaciones contables que celebra la empresa, proporcionando, además, los medios

para implantar un control que permite obtener un información veraz y oportuna a

través de los estados financieros, así como una correcta interpretación de los

mismos.40

6.1.2 Definición de la Contabilidad como Ciencia: 39 Concepto del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) 40 Smith Johns T. Brian. Control Interno de los Nuevos Instrumentos Financieros. Pág. 25

86

La contabilidad es la ciencia que establece las normas y procedimientos para

registrar, cuantificar, analizar e interpretar los hechos económicos que afecten al

patrimonio de los comerciantes individuales o empresas organizadas bajo la forma

de sociedades mercantiles.41

6.1.3 Definición de la Contabilidad como Arte:

La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en una forma significativa y

en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, cuando menos

parcialmente, de carácter financiero, así como la interpretación de sus resultados.

6.2 Objetivos de la contabilidad

6.2.1 General

Clasificar, registrar, controlar y generar información financiera que le sea útil y

oportuna para la toma de decisiones de los diferentes usuarios, además permite

identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar la información

que le ayuda al administrador a cumplir con los objetivos de la organización.

Proporcionar información financiera con base en registros técnicos de las

operaciones realizadas por un ente privado o público.

6.2.2 Objetivos específicos.

a) Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones de los diferentes

usuarios de la misma.

41 Romero, Javier. Principios de Contabilidad II, año 2002. Editorial Mcgraw Hill. Pág. 65

87

b) Presentar datos que se han comprendidos por los usuarios de dicha información y

está expresada en forma tal y con terminología adaptable al nivel de comprensión

de los mismos.

c) Prever información necesaria sobre cambios en las obligaciones y recursos

económicos.

d) Cuantificar uno de los datos más relevantes para los usuarios

e) Proveer información financiera que ayude a estimar el potencial de utilidades de

la empresa.

f) Proporcionar información fidedigna acerca de los recursos y obligaciones

económicos de una empresa.

6.3 Importancia de la contabilidad

La importancia de la contabilidad radica en que las decisiones tomadas por quienes

utilizan los estados financieros involucran un proceso de selección entre distintas

alternativas de acción a seguir. Los propietarios pueden elegir entre aumentar,

conservar o vender su participación en diversas empresas. Los acreedores deben a

veces seleccionar las empresas para decidir a cuáles concederán créditos o se lo

ampliarán.

6.4 Tipos de Contabilidad

6.4.1 Contabilidad Financiera.

Es aquella técnica mediante la cual los hechos económico-financieros son

clasificados, registrados, resumidos y presentados en informes llamados estados

88

financieros y que esta información es empleada por los usuarios para la toma de

dicciones42.

En términos monetarios es la rama de la contabilidad que le sirve para presentar

información financiera de propósito o usos generales en beneficio de la gerencia de

la empresa, sus dueños o socios y de aquellos lectores externos que se muestran

interesados en conocer la situación financiera de la empresa; es decir, esta

contabilidad comprende la preparación y presentación de estados financieros para

audiencias o usos externos.

La finalidad de la contabilidad financiera es suministrar, en un momento preciso o

determinado, información razonable, en base a registros técnicos, de las operaciones

realizadas por un ente privado.

6.4.2 Contabilidad Gubernamental.

La prestación de servicios en el estado constituye una tarea muy amplia y

complicada, para la cual la contabilidad es tan necesaria como en cualquier negocio.

Los funcionarios electos del gobierno deben tener acceso a los datos proporcionados

por la contabilidad, si es que desean cumplir de manera satisfactoria con sus

responsabilidades administrativas.

Es la contabilidad realizada por la entidades pertenecientes al sector público de

manera interna, en otras palabras es la contabilidad encargada del control y manejo

42 Romero López, Javier. Contabilidad Intermedia, McGraw Hill. Pág. 11

89

de los bienes del Estado, en la cual se resumen todas las actividades del país,

incluyendo sus ingresos y sus gastos.

6.4.3 Contabilidad Fiscal.

Comprende el registro y la preparación de informes tendientes a la presentación de

declaraciones y el pago de impuestos. Es importante señalar que por las diferencias

entre las leyes fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en

ocasiones difiere significativamente de la contabilidad fiscal, pero este no debe ser

una barrera para utilizar en la empresa un sistema interno de contabilidad financiera

y, de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal

6.4.4 Contabilidad Administrativa.

Está orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus funciones no

trascenderán la compañía, o sea, su uso es estrictamente interno y serán utilizados

por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la

entidad a la luz de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o

dirección de la empresa; tales informes permitirán comparar el pasado de la

empresa, con el presente y mediante la aplicación de herramientas o elementos de

control.

6.4.5 Contabilidad de Costos.

Es aquella parte de la contabilidad que se identifica, mide, informa y analiza los

diferentes elementos del costo, directos e indirectos, asociados con la fabricación de

90

un bien y la prestación de un servicio. En el proceso de la acumulación de costo

para la valoración del inventario y la determinación de los beneficios, se satisfacen

las necesidades de los usuarios y de la dirección. Además, la contabilidad de costo

proporciona a la dirección información exacta y puntual para la planificación, control y

evaluación de las operaciones de la empresa.43

La finalidad de la contabilidad de costos es la acumulación, determinación y control

de los costos, particularmente los costos de producción de todos y cada uno de los

productos o servicio; proveer información requerida para las operaciones de

planificación, evaluación y control salvaguardando los activos de la empresa.

6.5 Características de la información contable

Las características son los atributos que hacen útil, para los usuarios, la información

suministrada en los estados financieros. Las cuatros principales características

cualitativas de la información contable son: comprensibilidad, relevancia, fiabilidad y

comparabilidad.

6.5.1 Comprensibilidad.

Representa una cualidad o capacidad de mostrar mediante palabras (conceptos) y

entidades (cifras), la entidad y su evolución, su estado presente y en diferentes

tiempos, sus resultados de operación y demás datos pertinentes y necesarios.

43 L. G. Rayburn. Contabilidad de Costos(1987), Ediciones Centrum Técnicas y Científicas. Pág. 94

91

Una cualidad esencial de la información financiera es que sea fácilmente

comprensible para los usuarios. Para este propósito, se supone que los usuarios

tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas.

6.5.2 Relevancia.

El marco conceptual de las Normas Internacionales de Contabilidad en sus párrafos

26 al 28, señala que para ser útil la información debe ser relevante en la toma de

decisiones de los usuarios. La información posee la calidad de relevancia cuando

ejerce influencia en la toma de decisiones económicas mediante la ayuda a los

usuarios de la evaluación de eventos presente, pasados o futuros o en la corrección

o confirmación de evaluaciones pasadas

Se puede decir que la información tiene importancia relativa, cuando su omisión o

presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas de los usuarios.44

Consiste en seleccionar los elementos de la empresa que permitan al usuario captar

el mensaje y operan con base a ella y lograr sus fines particulares.

6.5.3 Fiabilidad.

El marco conceptual de las Normas Internacionales de Contabilidad en los párrafos

31 y 32 establece que la información posee la característica de confiabilidad cuando

se encuentra libre de errores importantes y cuando los usuarios pueden confiar en

las mismas para representar verazmente lo que pretende o lo que puede esperarse

razonablemente que represente. La información puede ser relevante pero poco

44 Internacional Accounting Standard Comité, Normas Internacionales de Contabilidad. Año 1999 Pág. 64, párrafo 30.

92

confiable en su naturaleza o representación ya que su reconocimiento puede

presentar errores potenciales

Por otro lado, para que la información financiera tenga la característica de fiabilidad

es necesario que el proceso de integración y cuantificación de información

presentada en los estados financieros tengan los siguientes elementos:

representación fiel, esencia sobre la forma, naturalidad, prudencia e integridad que

son las reglas bajo las cuales se genera la información

6.5.4 Comparabilidad.

Esta es la característica que permite que los usuarios pueden compara los estados

financieros de una empresa a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las

tendencias de la situación financiera y del desempeño, además de comparar los

estados financieros de diferentes empresa, con el único fin de evaluar su posición

financiera.