Capítulo 7: Gestión de los costes del...
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Capítulo 7:
Gestión de los costes del proyecto
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés
Objetivos de Aprendizaje
Entender la importancia de la gestión de costes del
proyecto
Explicar lo básico de la gestión de costes del proyecto
Discutir los diferentes tipos de métodos de estimación de
costes y prepararlos
Objetivos de Aprendizaje (continúa)
Entender el proceso involucrado en presupuestar costes
y preparar una estimación de costes y presupuesto para
el proyecto de tecnología de la información
Entender los beneficios de la gestión del valor ganado y
la gestión del portafolio del proyecto para asistir en el
control de costes
Describir como el software de gestión de proyectos
puede ayudar en la gestión de costes
La importancia de la gestión de costes
del proyecto
Los proyectos de TI tienen un deficiente historial de las
metas del presupuesto
Los estudios de CHAOS han encontrado el sobrecoste
promedio (el porcentaje o cantidad de dinero adicional
por el cual los costes son superiores a las estimaciones)
varió de 180 por ciento en 1994 a 43 por ciento en 2002,
otros estudios encontraron sobrecostes a 33-34 por
ciento
¿Que son los costes y la gestión de
costes?
El coste es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar
un objetivo específico o algo que se da en intercambio
Los costes generalmente se miden en unidades
monetarias como pesos
La gestión de costes del proyecto incluye los procesos
necesarios para asegurar que el proyecto se termine
dentro de un presupuesto aprobado
Procesos de la gestión de costes del
proyecto
Estimación de Costes: desarrollar una aproximación de
los costes de los recursos necesarios para completar las
actividades del proyecto.
Presupuesto de costes: sumar los costes estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de
establecer una línea base de coste.
Control de costes: influir sobre los factores que crean
variaciones del coste y controlar los cambios en el
presupuesto del proyecto.
Resumen de la gestión de costes del
proyecto
Planeación
Proceso: Estimación de costes
Salida: Estimación de costes de las actividades e información de respaldo, solicitudes de cambio, actualización del
plan de gestión de costes
Proceso: Presupuesto de costes
Salida: Línea base del coste, requisitos para la financiación del proyecto, Cambios solicitados, Actualización del plan
de gestión de costes
Monitoreo y control
Proceso: Control de costes
Salidas: Mediciones del rendimiento, Conclusión proyectada, Cambios solicitados, Acciones correctivas
recomendadas, Actualización del plan de gestión del proyecto, línea base del coste, Activos de los
procesos de la organización
Inicio del proyecto Terminación del Proyecto
Principios básicos de la gestión del
coste La mayoría de los miembros de una junta ejecutiva
comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos de TI, por lo que los administradores de proyectos de TI deben hablar su idioma
Ganancia son los ingresos menos los gastos
Margen de ganancia es la relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(Ganancia neta después de impuestos/Ingresos)*100 [%]
Coste de ciclo de vida considera el coste total de propiedad, o el desarrollo más los gastos de apoyo, para un proyecto
Análisis de flujo de caja determina el coste estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo
Coste de los defectos de software
FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTE RELATIVO PARA REPARAR
DEFECTOS
Análisis de requerimientos 1X
Codificación y pruebas unitarias 5X
Integración y pruebas de sistema 10X
Prueba beta 15X
Post producción y liberación 30X
Nota: X es una variable unitaria normalizada de coste y puede ser expresada en pesos, personas-
hora, etc.
Principios básicos de la gestión de
costes Costes o Beneficios tangibles son los costes o los beneficios
que una organización puede medir fácilmente en pesos
Costes o Beneficios intangibles son costes o beneficios que
son difíciles de medir en términos monetarios
Los costes directos son los costes que pueden estar
directamente relacionados a la producción de los productos y
servicios del proyecto
Los costes indirectos son costes que no están directamente
relacionados con los productos o servicios del proyecto, sino
que están indirectamente relacionados con la realización del
proyecto
Costes directos e indirectos
Costes Directos
Materiales Directos
Materia Prima
Insumos
Mano de Obra directa
Sueldos y salarios
Gratificaciones
Indemnizaciones
Costes Indirectos
Mano de obra indirecta
Jefes de producción
Mantenimiento
Supervisores
Choferes
Vigilantes
Materiales indirectos
Repuestos
Lubricantes
Combustibles
Gastos indirectos
Alquileres
Amortizaciones
Intereses
Seguros
Clasificación de costes
Costes Variables
Materia prima
Coste distribución
Materiales directos
Mano de obra directa
Costes Fijos
Costes de Administración
Costes Financieros
Amortizaciones diferidas
Depreciación
Impuestos y patentes
Materiales indirectos
Mano de obra indirecta
Gastos generales
Teoría de la curva de aprendizajeCuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el coste unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad
Las reservas
Pesos incluidos en una estimación de costes para mitigar el riesgo de costes por situaciones futuras difíciles de predecir
Reservas para contingenciasPresupuestos reservados para cambios no planificados, peropotencialmente necesarios, en el alcance y el coste del proyecto. Estosson “incógnitas conocidas”. No forman parte de la línea base de coste delproyecto, pero están incluidas en el presupuesto para el proyecto
Gestión de reservasPermite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir (“incógnitasconocidas”)
Principios básicos de la gestión de
costes(continúa)
Estimación de costes
Los directores de proyecto debe tomar las estimaciones
de costes en serio si quieren completar los proyectos
dentro de las limitaciones de presupuesto
Es importante conocer los tipos de estimaciones de
costes, cómo preparar estimaciones de costes y
problemas típicos asociados a la estimaciones de costes
de TI
Tipos de estimación de costes
Tipo de estimación Cuando hacerla Por qué hacerla Exactitud
De orden de magnitud Muy temprano en el
ciclo de vida del
proyecto, [a menudo 3
– 5 años antes de la
terminación del
proyecto]
Brinda estimación de
costes para decisiones
de selección
-50% a + 100%
Presupuestaria Temprano, [1 -2 años
antes del fin]
Poner pesos en los
planes del presupuesto
-10% a +25%
Definitiva Tarde en el proyecto,
[menos de un año
antes del fin]
Da detalles para
compras y estimación
de costes actuales
-5% a +10%
Plan de gestión de costes
Plan de gestión de costes
Documento que describe cómo la organización manejará
la variación de los costes en el proyecto
Un gran porcentaje de los costes totales del proyecto son
generalmente los costes laborales, por lo que los
administradores de proyectos deben desarrollar y seguir
las estimaciones de mano de obra
Ejemplo: Máximo número de empleados
por departamento y año
Departamento 1994 1995 1996 1997 1998 Totales
Sistemas de
información
24 31 35 13 13 116
Sistemas de
mercadeo
3 3 3 3 3 15
Reservaciones 12 29 33 9 7 90
Contratistas 2 3 1 0 0 6
Totales 41 66 72 25 23 227
Técnicas y herramientas de estimación de
costes Herramientas y técnicas básicas para la estimación de
costes
Estimación por Analogía Se usa el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del proyecto actual.
Estimación ascendenteSe estima el coste de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento
Estimación paramétricaEs una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costes para un recurso de la actividad del cronograma
Problemas típicos en la estimación de
costes de TI
La estimación se hizo muy rápido
Falta de experiencia en la estimación
Los seres humanos están sesgados hacia la
subestimación
Gestión de los deseos de precisión
Estimación de costes - consideraciones
Antes de crear un presupuesto, es necesario
Saber lo que se utilizará.
Recopilar tanta información como sea posible
Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación
Si es posible, estimar costes para las principales
categorías de la EDT
Crear un modelo de costes, para hacer más fácil la
realización de cambios en el documento y la estimación
Ejemplo: Estimación de costes de un
proyecto#Unidades
/hora
Coste/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1
EDT
% del total
Elementos de la EDT
1. Gestión del proyecto $306.300 20%
Director del proyecto 960 $100 $96.000
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
Contratistas (10% de desarrollo y prueba
del software)
$66.300
2. Hardware $76.000 5%
2.1 Dispositivos 100 $600 $60.000
2.2 Servidores 4 $4000 $16.000
3. Software $614.000 40%
3.1 Software licenciado 100 $200 $20.000
3.2 Desarrollo del software $594.000
4. Testing (10% del coste total de
hardware y software)
$69.000 $69.000 5%
5. Entrenamiento y soporte $202.400 13%
Coste del entrenamiento 100 $500 $50.000
Costes de viaje 12 $700 $8.400
Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000
6. Reservas $253.540 $253.540 17%
Total coste estimado del proyecto $1.521.240
Ejemplo: estimados para un proyecto
de desarrollo de software1. Labor estimada Unidades/Hr Coste/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos
Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $450.000 3000 * 150
Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $144.000 1920 * 75
Estimado total de la labor $594.000 Sumar los dos valores de arriba
2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos
Función
Cálculos
Entradas externas 10 4 40 10 * 4
Archivos de interfaces externas 3 7 21 3 * 7
Salidas externas 4 5 20 5 * 4
Consultas externas 6 4 24 6 * 4
Tablas internas lógicas 7 10 70 7 * 10
Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba
Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia
Estimación de líneas de código fuente (LCF) 8.050 175*46
Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) 29.28 3.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)
Total horas de labor(160 Hr/Mes) 4684.65 29.28 * 160
Coste/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un
experto
Total de la estimación de funciones
puntuales
$562.158 4684.65*120
Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II
http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html
Presupuesto de costes
Presupuesto de costesEstimación del coste del proyecto, estimando el coste de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo
La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costes ya que define los elementos de trabajo
Una meta importante es producir una línea base de costes.
El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costes
Ejemplo: Línea base de costes para un
proyecto
* Cantidades redondeadas
Elementos de la EDT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Totales
1. Gestión del proyecto
Gerente del proyecto 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 8.000 96.000
Miembros del equipo del
proyecto
12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 144.000
Contratistas 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 6.027 66.297
2. Hardware
2.1 Dispositivos 30.000 30.000 60.000
2.2 Servidores 8.000 8.000 16.000
3. Software
3.1 Software licenciado 10.000 10.000 20.000
3.2 Desarrollo del
software
60.000 60.000 80.000 127.000 127.000 90.000 50.000 594.000
4. Testing 6.000 8.000 12.000 15.000 15.000 13.000 69.000
5. Entrenamiento y
soporte
Coste del
entrenamiento
50.000 50.000
Costes de viaje 8.400 8.400
Miembros del equipo del
proyecto
24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 24.000 144.000
6. Reservas 10.000 10.000 30.000 30.000 60.000 40.000 40.000 30.000 3.450 253.450
Totales de estimados 20.000 86.027 92.027 172.027 223.027 198.027 185.027 173.027 148.427 90.027 80.027 53.477 1.521.147
Control de costes
El Control de costes del proyecto incluye:
Monitorear el comportamiento de los costes
Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se
incluyen en la línea base de costes revisada
Informar a los interesados en el proyecto de los cambios
autorizados que afectarán los costes
Muchas organizaciones de todo el mundo tienen
problemas con el control de costes
Gestión del valor ganado (EVM*)
EVM
Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la
ejecución de un proyecto a través de su alcance,
presupuesto y calendario
Teniendo una línea de base (plan original y los cambios
aprobados), se puede determinar qué tan bien se están
cumpliendo los objetivos del proyecto
Se debe introducir la información real periódicamente para
poder utilizar el EVM
Más y más organizaciones de todo el mundo están usando
EVM para ayudar a controlar los costes del proyecto
* EVM (Earned value management)
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
Terminos en la gestión del valor ganado Valor planificado (PV planned value),
Coste presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado.Anteriormente llamado el coste presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto
Coste real (AC actual cost)Coste total (costes directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinadoAntes conocido como coste real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed)
Valor ganado (EV earn value)Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado coste presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed)
El valor ganado se basa en el coste original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha
Tasa de rendimiento
Tasa de rendimiento (RP rate of performance)
Relación de trabajo terminado con el trabajo planeado
para determinado momento del ciclo de vida del proyecto
Brenda Taylor, Director de Proyectos en el sur de África,
sugiere este enfoque para estimar el valor ganado
Ejemplo, supongamos que la instalación de un servidor
está planeada para una semana y está mitad de camino al
terminar la semana 1; la tasa de rendimiento sería del 50%
porque, al final de la semana 1, el calendario previsto
refleja que la tarea debería estar al 100% y sólo el 50% del
trabajo se ha terminado
Fórmulas
Término Fórmula
Valor ganado EV = PV a la fecha * RP
Variación del coste CV = EV – AC
Variación del cronograma SV = EV – PV
Índice de rendimiento del coste CPI = EV / AC
Índice de rendimiento del cronograma SPI = EV / PV
Estimación a la conclusión (EAC) EAC = BAC / CPI
Tiempo estimado para la conclusión Tiempo estimado original / SPI
Ejemplo. Cálculo del valor ganado para
una actividad en la semana 1
Actividad Semana 1
Valor ganado (EV) 5.000
Valor planificado (PV) 10.000
Coste real (AC) 15.000
Variación del coste (CV) -10.000
Variación del cronograma (SV) -5.000
Índice de rendimiento del coste (CPI) 33%
Índice de rendimiento del cronograma (SPI) 50%
Reglas de oro sobre el valor ganado
Los números negativos en la variación del coste y el
cronograma indican problemas en esas áreas
Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas
Problemas significa que el proyecto está costando más
de lo previsto (sobrecoste) o tomando más tiempo de lo
previsto (retraso)
El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at
completion), un estimado de lo que costará realizar el
proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha; el
presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at
completion) es el presupuesto total original del proyecto
Ejemplo. Gráfico del valor ganado
para un proyecto a los 5 meses
- - - - Coste Actual (AC) ___ Valor planificado (PV) - - - Valor ganado (EV)
Presupuesto hasta la conclusión
Valor ganado
Coste actual
Valor planificado
Estimación a la conclusiónEl punto de
EAC arriba y a
la derecha del
punto de BAC
significa que el
proyecto
costará más y
tomará más
tiempo de lo
planeado
Gestión del portafolio de proyectos
Muchas organizaciones agrupan y controlan una suite
completa de proyectos o inversiones como un conjunto de
actividades interrelacionadas en un portafolio
Cinco niveles para la gestión del portafolio de proyectos
1. Poner todos los proyectos en una base de datos
2. Dar una prioridad a los proyectos en la base de datos
3. Dividir los proyectos en dos o tres presupuestos en función del
tipo de inversión
4. Automatizar el repositorio
5. Aplicar teoría moderna de portafolio, incluyendo herramientas
que grafican el riesgo del proyecto en una curva
Del mundo real Un estudio mundial publicado por Borland Software en 2006, sugiere
que muchas organizaciones se encuentran todavía en un bajo nivel de
madurez en términos de cómo se definen los objetivos del proyecto,
asignan recursos y miden el éxito general de sus portafolios de
tecnología de la información
Algunas de las conclusiones son las siguientes:
Sólo el 22 por ciento de los encuestados informó que su organización era
eficaz o muy eficaz en la utilización de un plan de proyecto para la gestión
Sólo el 17 por ciento tenían procesos rigurosos o muy rigurosos para los
planes de proyecto, que incluían el desarrollo de una línea base y la
estimación de cronograma, coste e impacto en el negocio de los proyectos
Sólo el 20 por ciento permitía a sus organizaciones monitorear el progreso
del portafolio y coordinar a través de proyectos interdependientes
Utilización de software como ayuda en
la gestión de costes
Hojas de cálculo
Herramienta típica para la planificación de recursos,
estimación de costes, preparación del presupuesto de
costes y el control de costes
Software financiero
Muchas empresas utilizan sofisticadas aplicaciones
centralizadas para la información de costes
Software para gestión de proyectos
Presentan muchas facilidades relacionadas con costes
Resumen del capítulo
La Gestión de los costes del proyecto es una zona
tradicionalmente débil de los proyectos de TI y los
gerentes de proyectos deben trabajar para mejorar su
capacidad para ejecutar proyectos dentro de los
presupuestos aprobados
Los procesos principales incluyen:
Estimación de Costes
Preparación del presupuesto de costes
Control de costes