Capitulo 10 Gestión de las comunicaciones del proyecto.pptx
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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
PRESENTA:
Juan Miguel Rosas López
Sergio Manuel Mejía López
Identificar a los interesados
Planificar las comunicaciones
Distribuir la información
Gestionar las expectativas de los interesados
Informar el desempeño
Gestión de las comunicacion
es de un proyecto
DIMENSIONES POSIBLES DE LA COMUNICACIÓN
Las dimensiones de la comunicación pueden ser : Comunicación formal e informal Comunicación horizontal y lateral Oral y escrita Comunicación interna y externa Verbal y no verbal
Interesados en el proyecto
Equipo del proyecto
Equipo de dirección del proyecto
Patrocinador del
proyecto
Director del proyecto
Proyecto
Identificar a los Interesados
Identificar a los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas, y
Salidas
ENTRADAS
Acta de constitución del proyecto
Documentos de adquisición Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
TECNICAS Y HERRAMINETAS
Análisis de los interesados
Juicio de expertos
SALIDAS
Registro de interesados
Estrategia de gestión de los interesados
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso - Identificar a los Interesados
Desarrollar un plan para la gestión del proyecto
Documentos de adquisición
Actualización de los documentos del proyecto
Empresa/ Organización
Identificar a los interesados
Desarrollar un plan para la gestión del proyecto
Gestionar las expectativas
de los interesados
Colecta de requerimientos
Gestión de la comunicación del proyecto
Carta del proyecto
Estrategias de gestión para
los interesados
Registro de los
interesados
Plan de comunicacion
es
Plan de calidad
Identificar los riesgos
1. Acta de constitución del proyecto.
2. Documentos de adquisición
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la organización
Identificar a los Interesados: Entradas
Análisis de los interesados
Paso 1: identificar a los potenciales interesados.Paso 2:identificar el impacto o apoyo potencial.Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave
Matriz de poder/intéres
Matriz poder/influencía
La matriz de influencia/impact
o
Modelo de prominencia
Identificar a los Interesados: Herramientas y Técnicas.
Juicio de Expertos
La dirección general. Otras unidades dentro de la organización. Los interesados clave identificados. Los directores del proyecto
experimentados. Expertos en el ámbito de los negocios o de
los proyectos. Grupos de la industria y asesores. Asociaciones profesionales y técnicas.
Registro de interesados
1. La información de identificación. 2. La información de evaluación. 3. La clasificación de los interesados.
Identificar a los Interesados: Salidas
Identificar las necesidades de información de los interesados y los métodos.
Comunicación eficaz Comunicación efectiva
Planificar las comunicaciones
Diagrama de Flujo de Datos del Proceso -Planificar las Comunicaciones
Actualización de los activos del proceso de la organización
Empresa/ Organización
Plan para las comunicacione
s
Identificar a los
interesados
Documentos del proyecto
Desarrollar un plan para la gestión del proyecto
Gestión de la comunicación del proyecto
Plan para la gestión de las comunicacion
es
Registro de los interesados
Plan para la gestión de
riesgos
Actualización de los documentos del proyecto
1. Registro de interesados 2. Estrategia de gestión de los
interesados3. Factores ambientales de la
empresa4. Activos de los procesos de la
organización
Proceso Planificar las Comunicaciones: Entradas
Factores que pueden afectar al proyecto, se incluyen:
• La urgencia de la necesidad de información
• La disponibilidad de la tecnología • El personal provisto para el proyecto • La duración del proyecto • El entorno del proyecto
Tecnologías de las comunicaciones
La codificación El mensaje y el mensaje de
retroalimentación El medio El ruido La decodificación
Codificar
Decodificar Codificar
Decodificar
Mensaje
Ruido
Ruido
Retroalimentación
Medio
Modelos de comunicación
COMUNICACIÓN INTERACTIVA
COMUNICACIÓN DE TIPO PUSH
COMUNICACIÓN DE TIPO PULL
Métodos de comunicación
Planificación de las comunicaciones: Salidas
El plan de gestión de las comunicaciones es un plan subsidiario del plan de la dirección del proyecto. (formal o informal, muy detallado de forma general).
Distribuir la Información
Distribuir la Información es el proceso que consiste en poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.
La distribución eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:
Modelos emisor-receptor. Ciclos de retroalimentación y barreras a la comunicación.
Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicación escrita u oral.
Entradas- Plan para la dirección del proyecto - Informes de desempeño - Activos de los procesos de la organización
Herramientas y técnicas
- Métodos de comunicación- Herramientas para la distribución de la información
Salidas- Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización
Distribuir la información: Entradas, Herramientas y técnicas, Salidas.
Diagrama de flujo de Datos del proceso – Distribuir la información
Empresa/ Organización
Distribuir información
Desarrollar un plan para la dirección del
proyecto
Informes de desempeño
Informes de
desempeño
Activos de los procesos de la organización
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Plan para la dirección de comunicaciones
Gestión de la comunicación del
proyecto
Distribuir la Información: Entradas
Plan para la Dirección del ProyectoEl plan para la dirección del proyecto contiene el plan de gestión de las comunicaciones.
Informes de DesempeñoLos informes de desempeño se utilizan para distribuir la información sobre el estado y desempeño del proyecto
Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Distribuir la Información incluyen, entre otros:
Las políticas, procedimientos y directivas relativos a la distribución de la información
La información histórica y las lecciones aprendidas
Distribuir la Información: Herramientas y Técnicas
Métodos de Comunicación Las reuniones individuales y grupales, las
videoconferencias y las audio conferencias, la mensajería instantánea.
Herramientas para la Distribución de la Información Distribución de documentos impresos. Herramientas electrónicas de comunicación
y conferencias.
Distribuir la Información: Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Notificaciones a los interesados. Información que puede suministrarse sobre incidentes resueltos, cambios aprobados y estado general del proyecto.
Informes del proyecto. Los informes del proyecto, formales e informales, describen el estado del proyecto.
Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra información formal o informalmente a todos los interesados en el proyecto.
Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos, actas de reuniones y otros documentos que describen el proyecto.
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Gestionar las Expectativas de los Interesados es el proceso que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.
Herramientas y técnicas
- Métodos de comunicación- Habilidades
interpersonales - Habilidades de
gestión
Salidas- Actualizaciones a los activos de los procesos
de la organización- Solicitudes de cambio
. Actualizaciones al plan para la dirección
del proyecto - Actualizaciones a los
documentos del proyecto
Gestionar las expectativas de los interesados: Entradas, Herramientas y
técnicas, Salidas.
Diagrama de flujo del Proceso - Gestionar las expectativas de los interesados.
Registro de incidentes Registro de cambios
Actualización de los documentos del proyecto
Actualización de los activos del proceso de la organización
Empresa/ Organización
Gestionar las expectativas de los interesados
Desarrollar un plan para la gestión del proyecto
Identificar a los interesados
Documentos del proyecto
Realizar el control
integrado de los cambios
Gestión de la comunicación del
proyecto
Act. del plan de gestión del proyecto
Activos del proceso de la organización
Solicitud de cambios
Plan de gestión de
comunicaciones
Registro de los
interesados
Gestionar las Expectativas de los Interesados: Entradas
Registro de Interesados El registro de interesados es una lista de los
interesados relevantes del proyecto.
Estrategia de Gestión de los Interesados Comprender las metas y objetivos permite
determinar una estrategia de gestión de las expectativas de los interesados.
Plan para la Dirección del Proyecto El plan para la dirección del proyecto
contiene el plan de gestión de las comunicaciones.
Registro de Incidentes Un registro de incidentes o registro de
elementos de acción puede utilizarse para documentar y monitorear la resolución de incidentes
Registro de Cambios Un registro de cambios se utiliza para
documentar los cambios que se realizan durante el proyecto.
Activos de los Procesos de la Organización Los activos de los procesos de la
organización que pueden influir en el proceso Gestionar las Expectativas de los Interesados.
Gestionar las Expectativas de los Interesados: Herramientas y
Técnicas
Métodos de Comunicación Los métodos de comunicación identificados
para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones se utilizan durante la gestión de los interesados.
Habilidades Interpersonales El director del proyecto recurre a
habilidades interpersonales adecuadas para gestionar las expectativas de los interesados.
Habilidades de Gestión
La gestión es el acto de dirigir y controlar a un grupo de personas.
Las habilidades de presentaciónLa negociaciónLas habilidades de redacciónLa oratoria
Gestionar las Expectativas de los Interesados: Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Las causas de los problemas El razonamiento subyacente a las acciones
correctivas elegidas
Solicitudes de Cambio Gestionar las Expectativas de los
Interesados puede generar una solicitud de cambio al producto o al proyecto.
Informar el Desempeño
Informar el Desempeño es el proceso de recopilación y distribución de información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y proyecciones.
Herramientas y técnicas
- Análisis de variación- Métodos de proyección
- Métodos de comunicación
- Sistema de informes
Salidas
- Informes de desempeño
- Actualizaciones a los activos de los procesos
de la organización - Solicitudes de cambio
.
Informar el desempeño: Entradas, Herramientas y técnicas, Salidas.
Diagrama de flujo del Proceso – Informar el desempeño.
Control del Alcance
Reportes de desarrollo
Desarrollar un plan para la gestión del proyecto
Control del horario
Control de los costos
Dirigir y gestionar la
ejecución del proyecto
Empresa/Organización
Distribución de la información
Dirigir el equipo del proyecto
Monitorear y controlar los
riesgos
Administrar las adquisiciones
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
Realizar el control de los
cambios
Plan de dirección del proyecto
Mediciones de rendimiento
Presupuesto previsto
Mediciones de información
Actualización del los activos del proceso de la organización
Actualización del los activos del proceso de la organización
Solicitud de cambio
Informes de rendimiento
Gestión de la comunicación del
proyecto
Informar el Desempeño: Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto El plan para la dirección del proyecto
suministra información sobre las líneas base del proyecto.
Información sobre el Desempeño del Trabajo El estado de los entregables El avance del cronograma Los costos incurridos
Mediciones del Desempeño del Trabajo
Estas métricas incluyen:
El desempeño real del cronograma frente al planificado
El desempeño real de los costos frente al planificado
El desempeño técnico real frente al planificado
Informar el Desempeño: Herramientas y Técnicas
Análisis de Variación El análisis de variación es un examen a
posteriori de las causas de las diferencias entre la línea base y el desempeño real.
Métodos de Proyección La proyección es el proceso que consiste en
predecir el desempeño futuro del proyecto basándose en el desempeño real a la fecha.
Métodos de Comunicación Las reuniones de revisión del estado
pueden utilizarse para intercambiar y analizar información acerca del avance y el desempeño del proyecto.
Sistemas de Informes Un sistema de informes suministra una
herramienta estándar para que el director del proyecto registre, almacene y distribuya a los interesados información relativa al proyecto.
Informar el Desempeño: Salidas
Informes de Desempeño Los informes de desempeño organizan y
resumen la información recopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis realizado.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Entre los activos de los procesos de la
organización que pueden actualizarse, se incluyen los formatos de informe y la documentación