CAPITULO 10GESTIÓN DE LACOMUNICACIÓN DELPROYECTOUna comunicación eficaz crea un

puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto y perspectivas e intereses en ejecución o resultado del proyecto.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Este proceso consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto y documentar la información relevante a sus intereses que intervenga en el éxito del proyecto.

Identificar a los interesados: Entradas

Acta de construcción del proyecto: Subministra información sobre lo interno y externo que participe en el proyecto y se miren afectadas por el mismo.

Documentos de adquisición: Si un proyecto se basa en un contrato establecido, las partes de dicho contrato son los interesados clave y proveedores en el proyecto.

Factores ambientales de la empresa: La cultura y la estructura de la organización, y normas gubernamentales(normas de productos).

Activos de los procesos de la organización: Los registros de los interesados, lecciones aprendidas anteriores, y registros de interesados anteriores.

Identificar a los interesados: H y T

Análisis de los interesados: Proceso que permite recopilar y analizar información de los interesados identificando expectativas y influencia relacionada con la finalidad del proyecto.

Juicio de expertos: para asegurar la identificación de los interesados se debería contar con el juicio y la experiencia de personas con conocimientos especializados .

Identificar a los interesados: Salidas

Registro de los interesados: El principal resultado de esta fase es el registro de los interesados, tales como, la Información de identificación, la Información de evaluación, y su clasificación.

Estrategia de gestión de los interesados: Define un enfoque de manera que aumenta el apoyo en minimizar impactos negativos de los mismos durante el ciclo de vida del proyecto

PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES

Es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados y definir, cómo abordar

las comunicaciones con ellos.

Planificar las comunicaciones: Entradas Registro de los interesados: Estrategia de gestión de los interesados: Factores ambientales de la empresa: Dado

que la comunicación debe adaptarse al ambiente del proyecto, todos los factores ambientales se utilizan como entradas de este proceso.

Activos de los procesos de la organización: Todos los activos se utilizan como entradas, como las lecciones aprendidas y la información histórica son importantes.

Planificar las comunicaciones: H y T.

Análisis de requisitos de comunicación: Determina las necesidades de información de los interesados en el proyecto.

Tecnología de las comunicaciones: son los métodos para transmitir la info.

Modelos de comunicación: En el marco de proceso de comunicación el emisor es responsable de que la información transmitida sea clara de modo que el receptor pueda recibirla correcta.

Métodos de comunicación: interactiva,(reuniones, llamadas) de tipo push,(Faxes, correo de voz) y de tipo pull,(virtual)

Planificar las comunicaciones: salidas

Plan de gestion de las comunicaciones: Puede ser formal o no, y proporciona como requisitos de documentacion de los interesados, la informacion que debe ser comunicada, motivo de la distribucion de dicha informacion

Actualizaciones a los documentos del proyecto: Cronograma del proyecto, registro de interesados, la estrategia de gestion de los interesados.

DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN

Es el proceso de poner la información relevante a disposición de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido.

Distribuir la información: entradas Plan para la dirección del proyecto: Es

lo que contiene el plan de gestión de comunicaciones.

Informes de desempeño: Se utilizan para distribuir la información sobre el estado y desempeño del proyecto

Activos de los procesos de la organización: Las políticas, procedimientos y directivas relativos a la distribución de la información, las plantillas, la información histórica y lecciones aprendidas.

Distribuir la información: H y T

Métodos de comunicación: Para distribuir la información se utilizan, reuniones individuales y grupales, las videoconferencias, audio conferencia, y la mensajería instantánea.

Herramientas para la distribución de la información: Documentos impresos, correo electrónico, fax, teléfono, internet, etc.

Distribuir la información: Salidas. Actualizaciones a los activos de los

procesos de la org: Notificaciones a los interesados: Información que puede

subministrarse a los interesados sobre cambios y estado del pro.

Informes del proyecto: Describen el estado del proyecto, lecciones aprendidas y registros de incidentes.

Presentaciones del proyecto: El equipo del proyecto subministra información a los interesados del proyecto esto es respecto a las necesidades de la audiencia.

Registros del proyecto: actas de reuniones o algunos otros que describan el proyecto.

GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS

Es el proceso de comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presenten.

Gestionar Las Expectativas De Los Interesados: Entradas

Registro de interesados Estrategia de gestión de los

interesados Plan para la dirección del proyecto Registro de incidentes Registro de cambios Activos de los procesos de la org.

Gestionar Las Expectativas De Los Interesados: H y T

Métodos de comunicación: Los métodos utilizados en el plan de gestión de la comunicación se utilizan aquí.

Habilidades interpersonales: El director del proyecto debe tener habilidades para gestionar las expectativas de los interesados tales como, generar confianza, resolver conflictos, escuchar de manera activa, superar la resistencia al cambio

GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS: Salidas

Actualización a los activos: causas de los problemas, lecciones aprendidas de la gestión.

Solicitudes de cambio: Al gestionar a los interesados puede generar una solicitud de cambio al proyecto.

Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto:

Actualizaciones a los documentos del proyecto: Registro, estrategia y incidentes en interesados.

INFORMAR EL DESEMPEÑO

Es el proceso de recopilación y distribución de la información sobre el desempeño , incluyendo informes de estado, y mediciones de avance.

Informar El Desempeño: Entradas

Plan para la dirección del proyecto: Subministra información sobre , desempeño, alcance , costos , cronograma, y parámetros de calidad.

Información sobre desempeño: Resultados de los entregables, avance , y costos.

Mediciones del desempeño: Desempeño real frente a lo planeado, costos reales conforme a lo planeado.

Proyecciones del presupuesto: se verifican los fondos , y se compara con lo que resta, y se hace una estimación para lo que falta del pro.

Activos de los procesos: Informes, políticas y procedimientos.

Informar el desempeño: H y T

Análisis de variación: Verificar la calidad, comparar resultados y costos con actuales y planeados.

Métodos de proyección: Consiste en predecir el desempeño futuro del proyecto con lo que se tiene a la fecha.

Métodos de comunicación: Reuniones de revisión del estado, para intercambiar info acerca del avance utilizando técnica push.

Sistemas de informes: Es donde el director subministra informes para distribuir a los interesados acerca de costos, avance del cronograma y desempeño.

Informar El Desempeño: Salidas

Informes de desempeño: Organizan y resumen la información y presentan los resultados comparando con lo planeado, para mirar el desempeño.

Actualización a los activos: Formatos de informe, de lecciones aprendidas, y el de causas de incidentes.

Solicitudes de cambio: Como cambios que ajustan el desempeño futuro del proyecto.