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Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima "Comfenalco Tolima" División administrativa - Departamento de compras administrativas

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CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE FENALCO DEL TOLIMA "COMFENALCO TOLIMA"

Términos de referencia para la contratación del Sistema Integrado de Información de la Caja de Compensación Familiar de Fenalco

del Tolima – Comfenalco Tolima en sus sedes de Ibagué y municipios del Tolima, para la gestión y optimización de los

procesos de subsidio y aportes, subsidio de vivienda, gestión de afiliados (CRM), crédito, mecanismo de protección al cesante,

educación, hotelería, restaurantes y cafeterías, servicios sociales, administrativos y financieros (ERP), y nómina y recurso humano.


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Tabla de Contenidos

1. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................................................................................ 3 1.1 Comfenalco Tolima .......................................................................................................................................................... 3 1.2 Organigrama .................................................................................................................................................................... 4 1.3 Cifras institucionales ........................................................................................................................................................ 4 1.4 Sedes ................................................................................................................................................................................ 4 1.5 Proyecto de transformación tecnológica ........................................................................................................................ 5

1.5.1 Descripción de la infraestructura tecnológica de Comfenalco Tolima ........................................................................ 5 1.5.1.1 Equipos de cómputo ................................................................................................................................................ 5 1.5.1.2 Servidores y Almacenamiento ................................................................................................................................. 5 1.5.1.3 Canal de internet ..................................................................................................................................................... 5

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS ..................................................................................................................................................... 6

3. GENERALIDADES DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ............................. 7

4. ANEXO No. 1. FORMATO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ............................................................... 14

5. Anexo No. 2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL BIEN O SERVICIO ......................................................................... 15 5.1 Anexo No. 2.1 Requerimientos No Funcionales ............................................................................................................ 18 5.2 Anexo No. 2.2 Características Técnicas generales y particulares para la Infraestructura ............................................. 24 5.3 Anexo No. 2.3 Características Técnicas generales y particulares para ERP ................................................................... 27 5.4 Anexo No. 2.4 Características Técnicas generales y particulares para Recursos humanos y nómina .......................... 40 5.5 Anexo No. 2.5 Características Técnicas generales y particulares para Subsidio y Aportes ........................................... 47 5.6 Anexo No. 2.7 Características Técnicas generales y particulares para vertical de subsidios ........................................ 69 5.7 Anexo No. 2.8 Características Técnicas generales y particulares para el sistema CRM ................................................ 71 5.8 Anexo No. 2.9 Características Técnicas generales y particulares para el sistema de gestión de Educación ................ 76 5.9 Anexo No. 2.10 Características Técnicas generales y particulares para el sistema legado Créditos ............................ 85 5.10 Anexo No. 2.11 Características Técnicas generales y particulares para Hotelería Restaurantes y Cafetería ............... 89 5.11 Anexo No. 2.12 Características Técnicas generales y particulares para sistemas legados de servicios sociales .......... 94

6. ANEXO No. 3. FORMATOS DE REQUISITOS Y DOCUMENTOS ............................................................................... 104

7. ANEXO No. 4. SERVIDORES Y ALMACENAMIENTO ................................................................................................ 109


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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Comfenalco Tolima La Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima ¨COMFENALCO¨, es una entidad jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, organizada como Corporación en la forma prevista en el Código Civil, cumple funciones de seguridad social, de administración de recursos en el Sistema de Protección Social Integral y de prestación de servicios en el Sistema General de Seguridad Social de Salud, se halla sometida al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la Ley.

Los aspectos estratégicos de Comfenalco Tolima son:

Figura 1. Información institucional


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1.2 Organigrama Para efectos operativos la Caja de Compensación famliar de Fenalco - Comfenalco Tolima - está organizada de la siguiente forma.

Figura 2. Organigrama

1.3 Cifras institucionales Comfenalco Tolima cuenta con 654 empleados directos y 25 aprendices SENA. De estos, 12 personas pertenecen al área de talento humano, los otros 667 realizan labores en otras áreas de la Corporación. Actualmente, Comfenalco cuenta con 8.963 aportantes y 115.929 trabajadores afiliados que incluyen pensionados e independendientes, y 137.339 beneficiarios de trabajadores con liquidación de cuota monetaria (cifras a 31 de marzo de 2018).

1.4 Sedes

En este momento, Comfenalco Tolima tiene presencia institucional en el municipio de Ibagué con las siguientes sedes:

• Sede principal de la calle 37, Carrera 5 esquina

• Instituto para el trabajo y desarrollo humano

• Colegio Augusto E Medina

• Centro Recreaciónal Urbano de Picaleña

• Agencia de Empleo Jordan

• Biblioteca barrio Galán

• Biblioteca barrio Floresta

• Biblioteca barrio Ambalá

Así mismo, se tiene presencia institucional en los muncipios de:

• Honda o Sede administrativa ubicada en la calle 14 No. 12-62 o Colegio ubicado en la calle 6A No. 22B-15 Barrio El Triunfo

• Espinal

• Guamo

• Melgar

• Mariquita

• Libano

• Cajamarca

• Chaparral o Centro recreacional

• Venadillo o Biblioteca

• Playarica


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o Biblioteca

• Prado o Centro vacacional Tomogó.

1.5 Proyecto de transformación tecnológica Comfenalco Tolima como parte de su planeación estratégica y el seguimiento a la gestión de su Calidad, ha propuesto la formulación de los proyectos de transformación organizacional y transformación tecnológica. Respecto a la transformación organizacional, ha iniciado la validación y redefinición de los procesos y procedimientos del negocio, con el fin de validar las necesidades de las partes interesadas, los objetivos del proceso, las áreas intervinientes, la definición de riesgos, entre otros elementos que permitan un cambio en el quehacer díario de la Caja. En este mismo sentido se ha realizado un diagnóstico de su infraestructura tecnológica, de sus sistemas de información misionales, de apoyo y externos, así como una evaluación a la ejecución de los proyectos del Plan Estratégico de TI - PETI 2014-2018, con el objetivo de validar los procesos de articulación y alineación tecnológica con los procesos estratégicos de la entidad. Luego del diagnóstico de la infraestructura tecnológica, se encontró que diferentes sistemas misionales y de apoyo no responden a las necesidades actuales de la Caja, y en varios casos, no se cuenta con soporte por parte de los proveedores, lo que dificulta alinear los sistemas con los procesos actuales. Al respecto, se encontró dificultad en los sistemas RSN, SIRAP y SIRAP Virtual, Tarjeta Verde, Medios de Pago, FOVIS y Subsidio de Vivienda. De igual forma, se evidenció que los sistemas legados desarrollados por Comfenalco Tolima presentan falencias en procesos de integración con sistemas externos, lo que dificulta el mantenimiento y la implementación de nuevas funcionalidades.

Como resultados de la autoevaluación del PETI, se encontró que los proyectos de gestión de educación, gestión de relacionamiento con el cliente CRM, gestión y gobierno de datos, planificación de recursos empresariales ERP y la tercerización del datacenter, fueron dimensionados, pero no ejecutados. Por lo tanto el equipo de transformación organizacional y tecnológica, ha determinado alinear los procesos de negocio a través de un Sistema Integrado de Información que permita optimizar la gestión institucional, para lo cual han planteado el proyecto de transformación tecnológica en Comfenalco Tolima, donde se integre en un software como servicio los siguientes procesos de negocio: Administrativo y financiero – ERP ( Finanzas, Contabilidad, Tesorería, Costos, Presupuesto, Compras, Jurídica, Estadística, Nómina y recursos humanos), Subsidio y aportes (Registro de afiliaciones, Certificaciones, Novedades y certificados para empresas y afiliados, Administración de aportes, Morosidad, Cobros y fiscalización de aportes, Promotoría de aportes, Gestión de la cuota monetaria), Mecanismo de protección al cesante (Gestión cuota monetaria, Beneficios cesantes - FOSFEC, Subsidio de Vivienda – FOVIS), Gestión de relación con afiliados – CRM, Educación (Colegios, Instituto de educación para el trabajo y desarrollo humano), Crédito, Hotelería, restaurantes y cafeteria, Servicios sociales (Turismo, Recreación, Capacitación, Gimnasios).

1.5.1 Descripción de la infraestructura tecnológica de Comfenalco Tolima

1.5.1.1 Equipos de cómputo

El número de equipos de cómputo en Comfenalco Tolima es de 435 dispositivos con sistemas operativos Windows 2007, 2008, y 2010, con licenciamiento de Office 365 para la gestión del correo institucional y la suite ofimática.

1.5.1.2 Servidores y Almacenamiento

En la actualidad, la infraestructura de servidores y almancenamiento de Comfenalco se encuentra debidamente licenciada con ambiente virtualizado VMware y sistemas operativos Centos OS 6,4 64 bits, Red Hat enterprise Linux 4 64bits, Red Hat enterprise 6 64bits, Windows Data Center, adicional a las base de datos en Oracle, Informix, SqlServer, Genero. (Ver anexo 5, sobre servidores y almacenamiento)

1.5.1.3 Canal de internet

En cuanto al canal de internet, contamos con los siguientes enclaces en cada una de las sedes,

Servicio Reuso IP fijas Medio Ubicación

Internet 15 MG Dedicado 1 Fibra óptica Cr.5 Calle 69 N°5-33

Internet 25 MG Dedicado 13 Fibra óptica CRU - OFI. SECRETARIA KM 6 VIA

Internet 45 MG Dedicado 13 Fibra óptica Instituto técnico la 14

Internet 45 MG Dedicado 13 Fibra óptica Colegio Comfenalco

Internet 150 MG Dedicado 13 Fibra óptica Sede 37- Datacenter

Internet 10 MG Dedicado 1 Radio enlace Uis Honda

Internet 10 MG Dedicado 1 Radio enlace Chaparral


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Servicio Reuso IP fijas Medio Ubicación

Internet 20 MG Dedicado 1 Radio enlace Honda Colegio

Internet 20 MG Dedicado 1 Radio enlace Tomogó

40 MG Essential Asimétrico: 40 megas banda y 12 MG subida 1 Fibra óptica Biblioteca Galán

40 MG Essential Asimétrico:40 megas banda y 12 MG subida 1 Fibra óptica Biblioteca Ambalá

40 MG Essential Asimétrico:40 megas banda y 12 MG subida 1 Fibra óptica Biblioteca floresta

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS

No. Término Definición 1 Sistema Integrado

de Información Conjunto de componentes interrelacionados (hardware, software, comunicaciones, datos, procesos y personal), que integra, procesa, almacena y distribuye información para la toma de decisiones a cualquier nivel dentro de Comfenalco Tolima, y el control de la organización.

2 Calidad de datos Proceso de depuración y revisión de datos maestros y transaccionales. De acuerdo con el alcance definido en la etapa de migración, la cual debe ser detallada en evaluación del estado AS – IS y del estado TO – BE, comprendiendo las etapas a nivel de completitud, estandarización, integridad, duplicidad, alistamiento en procesos masivos de los datos. Definiendo; diagnostico e indicadores, perfilamiento y análisis de resultados, ajuste, monitoreo y políticas y aspectos de gobernabilidad para lograr sostenibilidad.

3 Software como servicio (SAAS) o Infraestructura como Servicio IaaS

SaaS: Arrendamiento a un proveedor externo del Sistema Integrado de Información y la infraestructura que lo soporta. IaaS: Contratar la infraestructura tecnológica y la administración de esta para alojar el sistema Integrado de Información bajo un esquema On premise.

4 ERP Sistema para la planeación de recursos empresariales; el ERP, Gestióna y controla los recursos, procesos y operaciones de una entidad o negocio.

5 CRM Sistema para la gestión de relación con clientes o afiliados de la entidad.

5 FOSFEC Fondo de solidaridad y fomento al empleo y protección al cesante. Ley 1636 del 2013.

6 FOVIS Fondo de vivienda de interés social, administrado por las Cajas de Compensación Familiar, constituido por la Ley 49 de 1990.

7 Integración Se refiere a obtener y articular los elementos relacionados del Sistema Integrado de Información, necesarios para el adecuado funcionamiento y logro de objetivos de la Caja.

8 Migración Proceso para la transferencia de datos del sistema actual al nuevo Sistema Integrado de Información.

9 Gestión del cambio Proceso de adaptación y aprendizaje organizacional; el cual contempla las etapas de planificación, Analisis y Ambiente, diseño e Implementación y plan de sostenibilidad: lo cual debe cubrir gestión de impactos, conformación de equipo de trabajo, creación de sinergia, empoderamiento y compromiso, con un plan de desarrollo de competencias transversales. Tomando la gestión de comunicación y plan de transición laboral, hacia la nueva arquitectura, midiendo la productividad y liderazgo.

10 Capacidad instalada Se refiere a la infraestructura tanto a nivel fisico, humano y técnico con la que se cuenta.

11 Trazabilidad completa de la información

Se refiere a la capacidad en el sistema de ubicar la información en diferentes momentos o estados en el tiempo.

12 Transaccionalidad propia por cada servicio o unidad de negocio

Se refiere a la capacidad en el sistema de realizar transacciones diferenciadas dependiendo del usuario y la ubicación donde se realice.

13 Unidades de negocio

Las unidades de negocio son las que por su caracterización generan ingresos.

14 Servicios Las áreas de servicios son las que por su naturaleza constituyen una prestación efectiva de recursos a los afiliados en Turismo, Recreación, Capacitación, Educación, Créditos, Gimnasio, etc.

15 Perfiles contingentes

Son los perfiles de usuario que se tienen de manera temporal en el reemplazo a periodos de vacaciones o licencias.

16 Contingencia temporal

Son los perfiles de usuario que se tienen por periodos de tiempo como plan de choque en las áreas.

17 Plan de choque Son puestos de trabajo autorizados para desarrollar una tarea específica, durante un periodo corto de tiempo.

18 Verticales Son las diferentes unidades de negocio de la caja que por su carácter se definen como la razón de ser de la Caja, aplicaciones CORE.

19 Sistemas legados Son los sistemas heradados y adheridos a los sistemas Verticales.

20 VPN (Virtual Private Network)

Es una tecnología de red que se utiliza para conectar una o más computadoras a una red privada utilizando Internet.

21 interoperabilidad Capacidad del sistema de dar a conocer a nivel de detalle las interfaces de un sistema para funcionar con otros productos existentes.

22 Concurrencia Capacidad del Sistema de realizar transacciones de manera simultánea interactuando entre si.


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No. Término Definición 23 Facturas

electrónicas De acuerdo con la normatividad actual, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas, permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

24 Cloud o nube Servicio de computacion a traves de una red internet.

25 Alto nivel documental parametrizable

Capacidad del Sistema de almacenar y permanecer disponible los documentos digitales para su consulta en uno o varios procesos dentro del Sistema Integrado de Información.

26 Analítica de datos Capacidad del Sistema para permitir que los datos sean usados para realizar investigación de mercados.

27 Estructuras establecidas por la Superintendencia de Subsidio Familiar

De acuerdo con la circular 020 de 2018 de la Superintendencia del subsidio familiar.

28 Prueba de concepto Proceso mediante el cual se realiza la experimentación de comportamiento en la nube, para determinar la viabilidad técnica y funcional de la solución a adquirir. Verificando de forma sistémica los niveles de calidad, en cuanto a accesibilidad y conectividad, con las condiciones actuales de Comfenalco Tolima.

29 Micro-dato Estructura estadística que proporciona la mayor cantidad de datos individualizados de atributos para una entidad (persona natural o juridica).

30 Registrar Ajustes El sistema debe permitir en caso de que se presente una inconsistencia (por equivocación de registro de información) realizar mediante documentos controlados los ajustes respectivos para normalizar la información. Todo dentro de un procedimiento controlado.

3. GENERALIDADES DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

A continuación se presentan las generalidades de los términos de referencia para la contratación del Sistema Integrado de Información de la Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima - Comfenalco en sus sedes de Ibagué y municipios del Tolima, para la gestión y optimización de los procesos de subsidio y aportes, subsidio de vivienda, gestión de afiliados (CRM), crédito, mecanismo de protección al cesante, educación, hotelería, restaurantes y cafeterías, servicios sociales, administrativos y financieros (ERP), y nómina y recurso humano.

No. ITEM DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA

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Objeto

La Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima – Comfenalco, está interesada en contratar con persona jurídica legalmente constituida, en forma individual o conformando consorcios o uniones temporales, un Sistema Integrado de Información para sus sedes en Ibagué y municipios del Tolima en modalidad Software como servicio (SAAS) o en modalidad (On pemise) en Infraestructura como Servicio IaaS con el objetivo de mejorar el desempeño y optimizar los procesos de negocio de la Caja. Los procesos de negocio de la Caja son: 1. Administrativo y financiero - ERP

• Finanzas.

• Contabilidad.

• Tesorería.

• Costos.

• Presupuesto.

• Compras.

• Jurídica.

• Estadística.

• Nómina y recursos humanos 2. Subsidio y aportes

• Registro de afiliaciones.

• Certificaciones.

• Novedades y certificados para empresas y afiliados.

• Administración de aportes.

• Morosidad.

• Cobros y fiscalización de aportes.

• Promotoría de aportes.

Los proponentes deben establecer las fases del proyecto teniendo en cuenta todos los procesos de negocios definidos en el objeto. Sin embargo, dadas las necesidades actuales de Comfenalco Tolima, se requiere que los proponentes en su primera fase contemplen los procesos de: Subsidio y aportes, y administrativo y financiero ERP. Las siguientes fases propuestas deberán contemplar los procesos de negocio faltantes. En caso de ofrecer la totalidad del Sistema de información, es determinante que, para esta primera fase, el proponente priorice la implementación del Sistema del proceso de Subsidio y aportes y la implementación del proceso Administrativo y financiero – ERP. De igual forma el proponente deberá específicar en la propuesta qué modalidad o modalidades están ofreciendo a Comfenalco para la implementación del proyecto. De este modo, el proponente debe especificar si su propuesta está basada en un modelo:

1. On premise con infraestructura tercerizada en la nube (IaaS), o

2. SAAS (software como servicio) Tambien es necesario que, en esta primera fase, el proponente contemple y cuantifique la integración de su sistema con los desarrollados al interior de la Caja o los sistemas de terceros que actualmente operan en Comfenalco.


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• Gestión de la cuota monetaria (subsidio en dinero y en especie).

3. Mecanismo de protección al cesante

• Gestión cuota monetaria

• Beneficios cesantes - FOSFEC.

• Subsidio de Vivienda - FOVIS

4. Gestión de relación con afiliados – CRM 5. Educación

• Colegios.

• Instituto de educación para el trabajo y desarrollo humano.

6. Crédito.

7. Hotelería, restaurantes y cafetería. 8. Servicios sociales

• Turismo

• Recreación o Escuelas y club deportivo. o centros recreacionales. o alquiler de salones.

• Capacitación o Cursos regulares. o Cursos libres. o Bibliotecas.

• Gimnasios

La propuesta debe estar discriminada y cuantificada en cada una de las fases dentro del proceso de implementación. De igual forma, debe estar acompañada de su respectivo cronograma, el cual deberá incluir la estimación de tiempos y recursos para las siguientes actividades:

• Calidad de datos.

• Gestión del cambio.

• Proceso de migración.

• Integración con los sistemas actuales de la Caja de acuerdo con las fases propuestas.

Es de anotar que el proponente debe presentar el modelo que evidencie el orden en que realizará la implementación de todos los procesos de negocios listados en la descripción del objeto, de acuerdo con las fases que este proponga, para alcanzar la totalidad del Sistema Integrado de Información. Siempre teniendo en cuenta que la primera fase es la descrita previamente. Respecto a los costos, se solicita a los proponentes presentar la estimación por cada uno de los procesos de negocio que contempla el Sistema Integrado de Información y por cada fase de implementación. Comfenalco Tolima se reservará el derecho de contratar la totalidad del sistema con un solo proveedor o con varios y/o por fases el proyecto, según la conveniencia para la Caja. Comfenalco Tolima se reserva el derecho de contratar previa autorización de su Consejo Directivo.

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Valor máximo del contrato

Comfenalco Tolima revisará las propuestas presentadas contra el presupuesto existente para la contratacion respectiva y se reservará el derecho de realizar selección o adjudicación parcial. El valor del contrato resultante de esta convocatoria será de acuerdo con el cronograma de implementación de cada una de las fases, sin embargo, se asignará un valor fiscal al contrato de acuerdo con la necesidad. Es importante que el proponente especifique dentro de su propuesta, el valor económico de desarrollos y consultorias adicionales una vez finalizada la implementación de lo contratado en relación con el Sistema Integrado de Información. Los valores se deberán detallar según: rango de horas ingeniero, valor de la hora y tiempo de consumo.

Especificar, en caso tal, si la implementación se realizará durante varias vigencias, si el costo de las fases ofertadas tienen incremento anual y si fuere así, en qué porcentajes cada año.

Se debe indicar cuál es el periodo de sostenibilidad de los precios ofertados, a partir de la fecha de cierre de la presente convocatoria. Los precios ofertados a la apertura de la invitación deberán mantenerse durante la vigencia de la contratación y deberán cumplir con lo dispuesto en la normatividad vigente. Los valores se deben especificar en pesos colombianos, tiempo de entrega, garantía del bien o servicio a contratar, si el proveedor a bien lo estime y por voluntad propia podrá incluir a la oferta valores agregados que podrían mejorar la satisfacción de la necesidad correspondiente al objeto a contratar, igualmente se tendrá en cuenta la forma de pago propuesta por el proveedor, incluyendo descuentos financieros. Especificar si genera IVA.

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Especificaciones técnicas del producto o servicio requerido

Ver anexo No. 2 Ver anexo No. 2.1 requerimientos no funcionales.

El proponente deberá cumplir con las especificaciones técnicas exigidas para cada uno de los productos, bienes o servicios objeto a contratar. Nota: Se requiere que los costos de los servicios de calidad de datos, integración, migración y gestión del cambio estén estimados para cada


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una de las fases del proyecto. Adicionalmente se debe especificar el recurso humano necesario por parte de Comfenalco Tolima para la implementación de la totalidad del Sistema Integrado de Información, así como también, el costo de la infraestructura requerida para la implementación si el modelo es On premise en modalidad IaaS.

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Experiencia exigida

El proponente deberá demostrar una experiencia en la ejecución de mínimo tres (3) contratos por cuantías iguales o superiores a 500 millones de pesos referentes al sector económico de las Cajas de Compensación Familiar o a 3 contratos cuyo objeto sea igual o similar al motivo de la presente contratación durante los últimos cinco (5) años previos al cierre del presente proceso. La Caja valorará con superior puntaje la mayor cantidad de contratos presentados con experiencia en el sector de Cajas de Compensación. En caso de certificar contratos en ejecución, estos deben tener un corte de implementación en un porcentaje superior al 75% del total contratado, al cierre de la presente invitación.

Ver anexo N° 03 - Formato de Requisitos y Documentos

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Personal calificado

El proponente deberá demostrar que el personal a su cargo se encuentra calificado y deberá demostrar experiencia en la ejecución de labores iguales o similares al objeto de la presente contratación, deberá soportar o garantizar la afiliación a la Seguridad Social del respectivo personal.


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Cumplimiento legal

El proponente deberá presentar obligatoriamente documentación del Sistema Integrado de Informaciòn propuesto expedida por el órgano competente, que garantice el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre la materia. El proponente debe cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, sobre protección de datos personales ó las certificaciones que la homologen, de acuerdo con el país donde se aloje el datacenter. De no presentar la respectiva documentación, la propuesta se descartará.


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Capacidad instalada

El proponente deberá obligatoriamente acreditar la capacidad instalada para ejecutar la labor objeto de la presente contratación, la cual será verificada por el contratante. De no presentar la respectiva documentación, la propuesta se descartará.


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Estados financieros

El proponente independientemente del régimen al que pertenezca, deberá adjuntar a la propuesta los Estados Financieros con el respectivo dictamen del revisor fiscal, comparativo correspondientes al año inmediatamente anterior. (Al corte de Diciembre 31 de 2.017)


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Póliza de garantia de seriedad de la oferta

Cuantía: 10% del valor de la propuesta. La garantía debe establecerse en pesos colombianos. Vigencia: Sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo límite para la presentación de las propuestas. El proponente favorecido se debe comprometer a mantenerla vigente hasta la constitución de garantía de cumplimiento. Beneficiario: Caja de Compensación Familiar de FENALCO del Tolima, COMFENALCO, Nit. 890.700.148-4.

Obligatoriamente debe presentar el recibo original del pago de la póliza o certificación expedida por la compañía de seguros, anexo a la propuesta, sin el lleno de este requisito se entenderá por no cumplido.

10 Garantias exigidas en caso de ser seleccionado el proponente

Luego de ser adjudicado el contrato, se le exigirá al Contratista elegido las siguientes garantías para legalizar su contrato. Póliza de Cumplimiento: Por el 10% del valor del contrato, por la vigencia del mismo

A la firma del contrato COMFENALCO TOLIMA recibirá las pólizas originales junto con el recibo de pago correspondiente. En caso de incumplimiento por el contratista, COMFENALCO


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y cuatro (4) meses más. Póliza de calidad. Por el 25% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y un (1) año más. De salarios, prestaciones sociales e Indemnizaciones, cubre el riesgo de incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionados con el personal utilizado para la ejecución del contrato, y se debe otorgar por suma no inferior al 10% del valor del contrato, durante la vigencia del mismo y tres años más. De responsabilidad civil extracontractual: El cual ampara daños o perjuicios a terceras personas, por suma no inferior al 10% del valor del contrato, durante la vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.

TOLIMA se reserva la facultad de retener las facturas pendientes de pago hasta que todas las pólizas y garantías se encuentren al día. Así mismo, el contratista faculta expresamente a COMFENALCO TOLIMA, para descontar o retener las cuentas o certificaciones pendientes de pago, las sumas que ésta hubiese tenido que pagar las reclamaciones de terceros, o sanciones imputables al contratista como consecuencia de la ejecución del contrato, y no atendidas por éste. En cualquier evento en el que se prorrogue la vigencia del contrato, el CONTRATISTA, deberá ampliar y prorrogar las correspondientes garantías.

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Cesión o subcontratación

Durante la vigencia del contrato, el Contratista no podrá ceder el contrato a ninguna persona natural o jurídica, sin el consentimiento previo escrito y expreso de COMFENALCO TOLIMA, quien se reservará en todos los casos las razones para negar la autorización de la cesión. Todo subcontrato deberá ser previamente aprobado por COMFENALCO TOLIMA y en el texto de los mismos se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos del contrato y bajo la exclusiva responsabilidad del Contratista, quien será responsable de los errores u omisiones de los Subcontratistas, los cuales carecerán de todo derecho de reclamo ante COMFENALCO TOLIMA. Si a juicio de COMFENALCO TOLIMA, el Subcontratista no cumple satisfactoriamente con las obligaciones del contrato, podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo al Contratista el cumplimiento inmediato y directo de dichas obligaciones.

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Supervisión

La supervisión del contrato será ejercida por los líderes de las áreas internas de la Caja, o de una supervisión externa, la que a juicio de la Dirección Administrativa de la Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima - Comfenalco, deba emplearse para el seguimiento del cumplimiento efectivo del objeto del contrato en todas sus fases.

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Forma de pago

El pago del valor del contrato se efectuará en la ciudad de Ibagué, a los quince (15) días calendario siguiente a la fecha de presentación de la factura y de acuerdo a los entregables y documentos pactados en la definición de las fases del proyecto. Las facturas deberán cumplir con los requisitos establecidos por la Legislación Colombiana. La información suministrada debe ser clara y consistente.

14 Apertura de la invitación

La apertura de la presente invitación se realizará el día 3 de Julio de 2018.

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Visita

Previo a la presentación de la propuesta, el proponente deberá realizar obligatoriamente visita a la sede principal ubicada en la carrera 5 calle 37 esquina el día 9 de julio de 2018, en el horario de 08:00 AM -12:00 M y de 02:00 pm a 05:00 pm con el fin de conocer los procesos actuales de la Caja relacionados con el objeto a contratar, así como también, la infraestructura tecnológica y toda la información que se requiera para la documentación de la propuesta. Los coordinadores de las visitas le expedirán certificaciones de asistencia a los proponentes, las cuales deberán adjuntarse a la propuesta presentada. Las visitas seran coordinadas y acompañadas por el personal que para tal efecto designe la Caja. En caso

Se deberá adjuntar a la propuesta por parte del proponente, la certificación de asistencia a las visitas, las cuales debe venir firmadas por el respectivo personal de la Caja que interviene en cada una de ellas. Ver anexo N° 03 - Formato de Requisitos y Documentos


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de dudas sobre las visitas el proponente podrá comunicarse a la sede principal de Comfenalco Tolima en la ciudad de Ibagué, al PBX 2670088 extensiones 314 o 315, con la jefe de la Unidad Especialiada de TI. Así mismo, el proponente deberá realizar una presentación formal y funcional de la solución ante el Comité Directivo de la Caja y los lideres responsables de los procesos, el día 13 de Julio a la hora que formalmente le indique la Caja. Dicha presentación debe incluir el alcance, la infraestructura tecnológica necesaria para su operación, el modelo de implementación por fases y los valores discriminados, a fin de que se de a conocer la operatividad del software propuesto. Esto con el objetivo de realizar internamente, por parte del personal designado, la evaluación funcional de la solución. Los coordinadores de las visitas le expedirán certificaciones de asistencia a los proponentes, las cuales deberán adjuntarse a la propuesta presentada.

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Documento de Consorcio o Unión Temporal

En caso de Consorcio o Unión Temporal deberá anexarse la documentación teniendo en cuenta la siguiente información:

• Los proponentes deben indicar si su participación es a título de consorcio o unión temporal, adjuntando el formato de carta anexo N°. 04, debidamente diligenciado y firmado.

• El objeto social de todos los integrantes del consorcio o unión temporal, debe estar relacionado con el objeto a contratar.

• Designar la persona que para todos los efectos tendrá la representación del Consorcio o de la Unión Temporal. Este representante debe contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta, suscribir el contrato y obligar a todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal.

• El consorcio o la unión temporal deberá cumplir los requisitos legales y acompañar los documentos requeridos en los términos de Referencia.

• La duración del Consorcio o de la Unión Temporal, debe extenderse, mínimo, por el lapso de la duración y la liquidación del contrato y un año más. Lo anterior, sin perjuicio que, con posterioridad, los integrantes del Consorcio o Unión Temporal estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del contrato que se celebraría como conclusión del presente proceso de selección.

• El máximo órgano social de las personas jurídicas que participen a título de consorcio o unión temporal debe manifestar expresamente que autoriza la constitución del Consorcio o la Unión Temporal, cuando la facultad se encuentre limitada.

• La propuesta debe estar firmada por el representante que hayan designado para tal


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efecto los integrantes del consorcio o unión temporal o por intermedio de su agente comercial y/o mandatario con poder debidamente conferido para el efecto, de acuerdo con la ley y demás figuras establecidas en el Código de Comercio y Código Civil Colombiano, casos en los cuales deberán adjuntarse el (los) documentos(s) que lo acredite(n) como tal.

• En caso de resultar favorecidos con la adjudicación del proceso de selección, para la suscripción del contrato se debe presentar el respectivo Número de Identificación Tributaria – NIT como consorcio o unión temporal.

Los integrantes del consorcio o unión temporal no pueden ceder sus derechos a terceros, sin obtener la autorización previa y expresa de Comfenalco Tolima. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

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Confidencialidad

Los proponentes reconocen por el simple hecho de presentar sus propuestas, que todo el material e información que llegue a su poder con motivo de la presente invitación o durante la ejecución del contrato, constituye información y datos confidenciales cuya revelación o utilización por parte de terceros, puede ser perjudicial para Comfenalco Tolima. Por tanto, los proponentes mantendrán dicho material e información en la más estricta confidencialidad. Los proponentes mantendrán la debida reserva y no divulgarán a terceros, ni utilizarán en forma no autorizada por Comfenalco Tolima, la información de carácter sensible que le haya sido revelada directa o indirectamente por la Caja.

Todo acto vulneratorio de esta disposición acarreará la responsabilidad en el oferente y los perjucicios que se generen con ocasión de estas vulneraciones serán asumidos por los oferentes.

18

Valor de la propuesta

El proponente debe tener en cuenta todas las condiciones que puedan afectar el desarrollo del proyecto e incluir en su oferta un valor fijo que contemple todos los costos asociados con la ejecución del mismo. No se aceptarán propuestas con cuantías variables. Todos los costos, gastos, viáticos, transportes, honorarios, impuestos y demás egresos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones que emanarían del contrato, por parte del proponente, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el proponente por su cuenta y riesgo. Los costos de transporte, desplazamientos, gastos de manutención, honorarios, impuestos y demás egresos no incluidos en el valor de oferta no serán asumidos por Comfenalco Tolima, ni podrán serle cargados a ésta de forma alguna.

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Equipos y Herramientas para el desarrollo del proyecto

Todos los equipos de computación y en general cualquier elemento de hardware y software que requiera el proponente para llevar a cabo las labores propias del desarrollo del contrato, en caso de que éste le sea adjudicado, deberán ser considerados como implementos de trabajo del proponente y el costo de su utilización y aplicación, debe estar incluido dentro del valor de la Propuesta.

20 Aclaraciones

La fecha límite para radicar cualquier duda/observación al proceso será hasta el día 10 de Julio de 2018.

21 Cierre de la invitación

El cierre de la invitación se efectuará el día 18 de Julio de 2018


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22 Recibo de propuestas

Las propuestas se recibirán el día 18 de Julio de 2018, en horario de 8:00 a 12:00 m y de 2:00 a 5:00 pm, en la Secretaria de la Dirección Administrativa de COMFENALCO, ubicado en el SEGUNDO piso del Edificio sede Carrera 5ª. Calle 37 Esquina. No se evaluarán propuestas que sean entregadas después de la fecha y hora fijada en el párrafo anterior, así como las que se presenten en lugares diferentes al indicado. Estas propuestas serán devueltas al proponente sin evaluar.


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4. ANEXO No. 1. FORMATO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE FENALCO DEL TOLIMA - COMFENALCO EN SUS SEDES DE IBAGUÉ Y MUNICIPIOS DEL TOLIMA,

PARA LA GESTIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE SUBSIDIO Y APORTES, SUBSIDIO DE VIVIENDA, GESTIÓN DE AFILIADOS (CRM), CRÉDITO, MECANISMO DE PROTECCIÓN AL CESANTE, EDUCACIÓN, HOTELERÍA, RESTAURANTES Y

CAFETERÍAS, SERVICIOS SOCIALES, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS (ERP), Y NÓMINA Y RECURSO HUMANO.

ANEXO Nº 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

Ciudad, _____________ de __________ de _____________

Doctora DIANA LUCÍA REYES GUTIÉRREZ Directora Administrativa COMFENALCO TOLIMA Cra. 5 calle 27 Esquina Piso 2 Ed. Comfenalco Tolima Ibagué – Tolima

Asunto: Términos de referencia para la contratación del sistema integrado de información de la Caja de Compensación Familiar

de Fenalco del Tolima - Comfenalco en sus sedes de Ibagué y municipios del Tolima, para la gestión y optimización de los procesos de subsidio y aportes, subsidio de vivienda, gestión de afiliados (CRM), crédito, mecanismo de protección al cesante, educación, hotelería, restaurantes y cafeterías, servicios sociales, administrativos y financieros (ERP), y nómina y recurso humano.

El suscrito ____________________________ de conformidad con lo requerido en la invitación de Comfenalco – Tolima No._____ de 2018, cuyo objeto es: Términos de referencia para la contratación del sistema integrado de información de la Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima - Comfenalco en sus sedes de Ibagué y municipios del Tolima, para la gestión y optimización de los procesos de subsidio y aportes, subsidio de vivienda, gestión de afiliados (CRM), crédito, mecanismo de protección al cesante, educación, hotelería, restaurantes y cafeterías, servicios sociales, administrativos y financieros (ERP), y nómina y recurso humano.

1. Que conozco, he estudiado la Invitación a presentar oferta y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la oferta, y acepto en su totalidad los requerimientos establecidos en dichos documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta invitación. Así mismo, manifiesto que COMFENALCO TOLIMA facilitó de manera adecuada y de acuerdo con nuestras necesidades la totalidad de la información requerida para la elaboración de la propuesta.

2. Que No me (nos) encuentro (amos) ni personal ni corporativamente, ni la sociedad que represento, incurso ni personal ni corporativamente en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, ni prohibiciones para contratar previstas en las normas legales y no existen demandas, ni medidas, cautelares en contra de la empresa.

3. Que, a solicitud del COMFENALCO TOLIMA me (nos) obligo (amos) a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta.

4. Que el firmante de la presente carta está autorizado para presentar esta propuesta por el valor indicado y suscribir y ejecutar el respectivo contrato y obligaciones contractuales en el término establecido en la Invitación a presentar oferta.

5. Que, en caso de prorrogarse el contrato por parte de COMFENALCO TOLIMA, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la presente Invitación.

6. Que de acuerdo con lo establecido en la Invitación a presentar oferta, adjunto se anexa la documentación solicitada en el mismo y la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados.

7. Mantener la confidencialidad de la información que en esta invitación se suministre. 8. Que, en caso de ser adjudicatario del contrato derivado del presente proceso, me comprometo a suscribir y legalizar

el contrato y cumplir con la ejecución del contrato


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5. Anexo No. 2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL BIEN O SERVICIO

No. ITEM

1 Se requiere implementar un Sistema Integrado de Información para Comfenalco Tolima, de acuerdo con los procesos de negocio objeto del contrato.

2 Se requiere que el sistema tenga trazabilidad completa de la información y transaccionalidad propia por cada servicio o unidad de negocio.

3 El sistema debe manejar un esquema multicompañía (diferentes servicios o Unidades de Negocio) ya que aún cuando están integrados los servicios, cada uno posee una independencia operativa.

4 El sistema debe manejar un esquema multicompañía (diferentes servicios o Unidades de Negocio) ya que se requiere la consolidación contable de los diferentes servicios o unidades de negocio.

5 El sistema debe manejar un modulo de seguridad parametrizable de tal manera que permita: Creación de perfiles, de usuario, de niveles de autorizaciones. Por opción de Menú.

6 El sistema debe permitir la creación de perfiles contingentes, por un periodo de tiempo parametrizable al final del cual, se bloqueen los accesos de manera automática.

7 El sistema debe permitir distribuir las funciones de roles críticos en perfiles existentes para contingencias temporales por un periodo de tiempo parametrizable al final del cual, se bloqueen los accesos de manera automática.

8 El sistema debe llevar un registro de cambios y modificaciones en: parámetros, registros (transacciones), perfiles y cualquier modificación a la herramienta y base de datos. A nivel de detalle de atributo de las tablas, con fecha, hora y segundo, usuario que realizó la modificación. (Ver anexo requerimientos no funcionales). Los atributos y tablas para auditar deben ser parametrizables, con un nivel de privilegio único por perfil. (Se debe garantizar el enrolamiento y trazabilidad sobre todos los datos en operaciones de: consulta, inserción, actualización, borrado, etc.)

9 El sistema debe permitir consultas para verificar trazabilidad a los cambios y modificaciones en: parámetros, registros (transacciones), perfiles y cualquier modificación a la herramienta y base de datos. A nivel de detalle de atributo de las tablas, con fecha, hora y segundo, usuario que realizó la modificación. Los atributos y tablas a auditar deben ser parametrizables, con un nivel de privilegio único por perfil.

10 El sistema ERP como todas las verticales deben permitir, exportar e importar archivos transaccionales a (Excel, Word, pdf, archivo plano). Validando los controles y parametrizaciones; así como el nivel de privilegio del usuario en cada caso.

11 El sistema tanto en ERP como en la vertical de afiliaciones aportes y subsidios y sistemas legados, debe permitir el acceso vía SmartPhones, Tabletas y Dispositivos portátiles, sin hacer uso de VPN, totalmente en Línea.

12 El sistema debe permitir elegir información deseada para informes por los diferentes servicios o unidades de negocio, por separado o consolidado para un rango de clientes únicos con el nivel de detalle al micro dato.

13 El sistema debe conservar la información dentro de la consulta solo del registro previo dentro de la sesión vigente, de manera que permita diligenciamiento de formatos para generar reportes y permitiendo la modificación de información dentro de campos parametrizables.

14 El sistema debe permitir el diseño, construcción y grabación (codificación para futuras ocasiones) de plantillas de informes, reportes para uso interno, externo y tener la posibilidad de ser enviados por mail.

15 El sistema debe permitir controlar los vencimientos de Resoluciones DIAN (fecha y rango).

16 El sistema debe permitir que los registros de terceros sean únicos, de manera que se pueda filtrar campos por tipo de vinculación (cliente, proveedor, afiliado, desafiliado, beneficiario, tipo de clasificación del afiliado, banco y demás).

17 El sistema debe permitir registro de la información por campos específicos de acuerdo con el tipo de vinculación ó restringir modificaciones y visualización de acuerdo con los perfiles de usuarios.

18 El sistema debe permitir para el maestro de terceros diferenciar campos por tipos de vinculación, de acuerdo con los enunciados en el inciso 16 arriba detallado, de manera que al ser afiliado se permita consultar la categoría de acuerdo con la información laboral, la cual debe consultarse en línea con el sistema de afiliaciones.

19 El sistema debe modificar fácilmente las estructuras en las que reporta la información y permitir generar reportes por interfaces con otros aplicativos automáticamente; por ejemplo, información de pagos de aportes, con información de créditos, ventas de servicios, y demás de manera que se debe garantizar la integración de todo el Sistema Integrado de Información.

20 El sistema debe permitir identificar fácilmente la estructura de las bases de datos de manera que sea fácil la integración a otros sistemas transaccionales existentes a través de tecnologías orientadas a servicios (web service) o directamente por bases de datos. Teniendo en cuenta que la Caja cuenta con el software de análisis IDEA, el sistema debe permitir conectar a éste por base de datos.

21 El sistema debe operar un mismo reporte, formulario o tipo de transacción simultáneamente por diferentes usuarios (sin impactos de concurrencia sobre la operación).

22 El sistema debe permitir consultas en campos específicos con número de caracteres amplios.

23 El sistema debe garantizar que un mismo usuario pueda manejar simultáneamente varias ventanas o reportes de un mismo módulo o diferentes módulos (sin impactos relevantes sobre la operación).

24 El sistema debe manejar la flexibilidad para manejar costeo basado en actividades, procesos, al micro dato.

25 El sistema debe parametrizar registros contables para todo tipo de transacciones y operaciones entre áreas, servicios o unidades de negocio

26 El sistema debe permitir registrar ajustes en cada proceso de la Caja, a eventos como inconsistencias, errores o cambios en normatividad, políticas o estimaciones contables, con las validaciones y nivel de seguridad por perfil de usuario, exigido por cada área, servicio o unidad de negocio.


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No. ITEM

27 El sistema debe contar con un portal al cliente para cada uno de los terceros (personas naturales o juridicas definidas a nivel contable); donde se permita la actualización de datos e información autorizada de acuerdo con la parametrización que se realice previamente, la cual debe ser configurable por todos los atributos en base de datos.

28 El sistema debe contar con un portal de Proveedores donde ellos actualicen la información autorizada y la de los bienes o productos que ofrecen, y debe ser totalmente parametrizable, de acuerdo con el servicio que ofrece.

29 El sistema debe permitir la radicación y generación de facturas electrónicas en todos sus verticales

30 Se requiere contemplar en las propuestas diferentes modelos de implementación del Sistema Integrado de Información, este puede considerarse bajo un modelo de SaaS software como servicio, On premise con infraestructura y administración tercerizada IaaS. En caso de ser On premise se requiere especificar completa y detalladamente toda la infraestructura que se debe considerar o proveer para un desempeño óptimo. De igual forma, es necesario que el proponente indique su proveedor de infraestructura en la nube, la certificación TIER del Datacenter y los mecanismos de este para garantizar la escalabilidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

31 Dado que la legislación para Cajas de Compensación Familiar por su naturaleza es dinámica en su operación, el Sistema Integrado de Información debe ser parametrizable en su totalidad. Se requiere una parametrización y lógica por cada valor de parámetro contenido en el Sistema. (Estas parametrizaciones deben ser lo suficientemente prácticas y explicadas de acuerdo con cada una de las funcionalidades; Ejemplo, en liquidación de subsidio por parámetro se debe poder escoger si se paga al trabajador o a la madre del menor). De igual forma el proponente debe garantizar el desarrollo de las funcionalidades que se generen por cambios normativos de Leyes o decretos, dentro del contrato de soporte y mantenimiento del Sistema Integrado de Información. En este sentido en su debido momento se definirá un procedimiento para informar los cambios y mecanismos para realizar las respectivas parametrizaciones de los procesos afectados dentro del Sistema Integrado de Información.

32 El Sistema Integrado de Información de Comfenalo Tolima, debe contar con un alto nivel documental parametrizable, de forma tal que las validaciones de requisitos para la afiliación puedan ser incorporadas o ajustadas por los lideres de los procesos de negocio sin intervención de la Unidad de TI. Asi mismo, la parametrizacion debe cubrir las validaciones web para transacciones por el portal y debe facilitar que los registros de cada persona se ajusten a las políticas de protección de datos definidas por la Caja y se pueda consultar desde el CRM y los demás servicios o unidades de negocio. Para la parametrización de los procesos de negocio que cubren el Sistema Integrado de Información de Comfenalco se deben tener en cuenta los siguientes requisitos legales: • DECRETO 2562 - APLICA TODO EL DECRETO.

• DECRETO 2074 - APLICA TODO EL DECRETO.


• DECRETO 4747- APLICA TODO EL DECRETO.

• LEY 300 - APLICA TODA LA LEY.































• LEY 71 - APLICA TODA LA LEY


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No. ITEM • LEY 21 - APLICA TODA LA LEY.

• NTC ISO 9001:2015 - APLICA TODA LA NORMA.

• GUÍA 1000 1 - APLICA TODA LA GUÍA.

• CIRCULAR 023 - APLICA TODA LA CIRCULAR.

• ISO 31000:2009 - APLICA TODA LA NORMA.

• CONSTITUCIÓN NACIONAL - ARTÍCULOS 23 Y 86

• DECRETO 1377 - APLICA TODO EL DECRETO


• LEY 1429 - ARTICULO 2 Y 5

• DECRETO 721 - APLICA TODA LA NORMA.


• LEY 19 - ARTICULO 138 Y 139

• LEY 789 DE DICIEMBRE 27 DE 2002 - APLICA TODA LA LEY

• LEY 828 - DEL 10/07/2003 - ARTÍCULO 1.

• LEY 50 - DEL 28/12/1990 - ARTÍCULOS 14 15 Y 17.

• LEY 344 - DEL 27/12/1996 - ARTÍCULO 17.

• LEY 89 - DEL 29/12/1988 - APLICA TODA LA LEY


• LEY 590 - DEL 10/07/2000 - ARTÍCULO 43.

• DECRETO 1042 - DEL 07/06/1978 - ARTÍCULO 42.

• LEY 633 - DEL 29/12/2000 - ARTÍCULO 99.

• DECRETO 562 - DEL 08/03/1990 - ARTÍCULOS 2 4 5 7 8 Y 11.

• RESOLUCIÓN 1747 - DEL 21/05/2008 - APLICA TODA LA RESOLUCIÓN.

• RESOLUCIÓN 2377 - DEL 25/06/2008 - APLICA TODA LA RESOLUCIÓN

• LEY 6 - DEL 30/06/1992 - ARTÍCULO 113 Y 114

• LEY 1233 - DEL 22/08/2008 - ARTÍCULOS 1 Y 2.

• LEY 1607 - DEL 26/12/2012 - ARTÍCULO 36.

• LEY 1429 - 29/12/2010 - ARTÍCULO 5.

• DECRETO 721 - DEL 15/04/2013 - ARTÍCULOS 5 6 Y 7.


• DECRETO 2616 - DEL 20/11/2013 - ARTÍCULOS 6 7 8 Y 10.

• DECRETO 2286 - DEL 12/08/2003 - APLICA TODO EL DECRETO.



• DECRETO 3667 - DEL 08/11/2004 - APLICA TODO EL DECRETO.


• DECRETO 1670 - DEL 14/05/2007 - ARTICULOS 1 2 3 Y 4.

• DECRETO 1465 - DEL 10/05/2005 - APLICA TODO EL DECRETO


• CIRCULAR 634 - DEL 06/03/2006 - ARTÍCULO 1 Y 2 NUMERAL 2.4.

• CÓDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO - DEL 05/08/1950 - ARTÍCULOS 127 Y 128.


• CIRCULAR 10 - DEL 10/04/2012 - ARTÍCULO 5.


• LEY 1819 DE 29/12/2016 - ARTÍCULOS 171 Y 172.

• LEY 1780 DE 02/05/2016 - ARTICULO 17

• CIRCULAR CONJUNTA DE 27/04/2015 - APLICA TODA LA CIRCULAR

• DECRETO 923 DE 31/05/2017 - APLICA TODO EL DECRETO.

• DECRETO 780 DEL 06/05/2016 - APLICA EN LO QUE RESPECTA AL C.C.F.

• RESOLUCIÓN 2082 DE 06/10/2016 - APLICA TODA LA RESOLUCIÓN.


• LEY 11 - ARTICULO 3 NUMERALES 3 Y 4.

• MANIFIESTO DE LA UNESCO - APLICA TODO EL MANIFIESTO

• DOCUMENTO CONPES (CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL) 3222 - NUMERALES 3.3- 3.4 Y 6 SUBNUMERAL 6.


• DECRETO 2616 - ARTÍCULOS 3 4 Y 15.


• LEY 1064 DE 26/07/2006 - APLICA TODA LEY.

• LEY 749 DE 19/07/2002 - APLICA PARCIALMENTE.

• NTC ISO 5555 - TODA LA NORMA.

• DECRETO 133 DE ENERO 19 DE 2018

• DECRETO 1077 DE MAYO 26 DE 2015 - LIBRO II

• RESOLUCIÓN 243 DE JULIO 25 DE 2012 - APLICA TODA LA RESOLUCIÓN



• RESOLUCIÓN 2565



• LEY 133 - ARTÍCULOS 6 7 8

• RESOLUCIÓN 4210 - APLICA TODA LA RESOLUCIÓN

• DECRETO 1286 - ARTÍCULOS 2 3 4 5 6 7 8 9 Y 14



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No. ITEM • DECRETO 2247 - APLICA TODO EL DECRETO


• RESOLUCIÓN 1730 - APLICA TODA LA RESOLUCIÓN

• DECRETO 1290 - ARTÍCULOS: 1 3 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 16 17 Y 18

• LEY 1029 - APLICA TODA LAEY









• GUÍA 34 - GUÍA PARA EL MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL DE LA AUTO EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO




• DECRETO 1860 - ARTÍCULOS 5 6 7 9 11 14 15 16 17 18 19 23 24 25 26 28 29 30 34 35 36 40 46 Y 62




En todo caso, el oferente deberá garantizar y cumplir con TODAS las normas que regulan el sistema de subsidio familiar en Colombia.

33 El sistema debe guardar el log de intentos de acceso exitoso o fallido.

34 El usuario solo puede logearse desde una sola máquina, en caso de logearse desde un smartpohone y luego desde su equipo personal debe automáticamente cerrar la sesión anterior. No puede estar de manera concurrente en más de un dispositivo.

35 El sistema debe solicitar Autenticación de servicios web por mecanismos de seguridad con claves seguras.

36 El sistema que se postule debe incluir las modificaciones legales ya que es un proceso totalmente reglamentado y los cambios normativos que se presenten pueden requerir modificaciones estructurales dentro del Sistema Integrado de Información y el proceso mismo.

37 El sistema debe permitir la Generación de Analítica de Datos.

38 El sistema debe permitir la generación de Reportes; con posibilidad de exportar a otros formatos, como texto, csv, excel, pdf.

39 El sistema debe permitir la generación de estadísticas de acuerdo con las estructuras establecidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

40 El sistema debe permitir realizar seguimiento e informes de gestión mensual, semestral y anual, así como también, la generación de un tablero de control que permita monitorear en tiempo real ingresos, coberturas, costos y gastos.

41 Dado el caso en que la Caja requiera realizar desarrollos propios adicionales, debe incorporarse capacitación de la solución a nivel técnico.

42 Se debe especificar el sistema operativo que soporte la implementación de la solución.

43 El sistema debe permitir el reporte Estadístico parametrizable a partir de las necesidades del area y la información contenida en el aplicativo

44 El sistema debe permitir la parametrización y generacion de reportes de informacion estadística y financiera conforme lo requieran los entes de control y la norma vigente, como insumo para el cargue de información automatica.

45 Para la presentación que realizará el proponente durante la visita se requiere que se muestre para cada uno de los procesos de negocio a implementar, la caracterizacíon del proceso y los diagramas de flujo que lo respaldan en el Sistema a ofertar. Esto con el fin de identificar si se presentan diferencias entre los procesos internos de Comfenalco y los procesos del Sistema ofertado.

5.1 Anexo No. 2.1 Requerimientos No Funcionales

El proponente deberá especificar a partir de su propuesta, y teniendo en cuenta la información detallada en las siguientes tablas, SI cumple o NO con el requerimiento solicitado por la Caja para el Sistema Integrado de Información, marcando con una X según corresponda. Así mismo, podrá, si lo ve necesario, ampliar las razones de su respuesta (si cumple o no cumple) en la columna “observaciones del proponente”. De no quedar especificado en lo términos anteriormente descritos, se entenderá que el proponente NO cumple con el requerimiento.

Categoría Requerimiento Descripción Cumple

Observaciones del proponente Si No

Visualización y Facilidad de

Uso

Imagen Institucional

Ofrecer una presentación uniforme y acorde con la imagen institucional de Comfenalco Tolima

Idioma Presentar la información en las pantallas y ayudas en línea en idioma español.


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Ayudas en línea Presentar ayudas en línea básicas sobre las opciones, formularios y procesos del sistema integrado de información de Comfenalco Tolima.

Mecanismo de acceso

Permitir el acceso a través de un ambiente WEB, y específicamente estar adaptado a las últimas versiones de Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla FireFox y Safari

Permitir el acceso a la solución contratada desde los sistemas operativos Windows, Linux y Mac Os.

Mensajes de Error

Ofrecer un mecanismo uniforme para la presentación de mensajes de error que incluya por lo menos: Código de error, descripción, mecanismo de solución. Los mensajes deben permitir personalización y la recuperación del sistema debe ser adecuada al nivel del mismo.

Formato de consulta/reportes

Permitir el suministro de parámetros de selección y ordenamiento para cualquier consulta/reporte; a continuación, el sistema permitirá visualizar los resultados por pantalla y/o permitirá imprimir o generar el resultado en formato CSV, Excel y PDF

Validaciones

Realizar control de calidad de todos los datos suministrados por los usuarios en formularios de registro y parámetros generales de consultas, reportes y ejecución de procesos

Desempeño

Número de Usuarios

Ofrecer un comportamiento estable y consistente, con los tiempos de respuesta especificados, para diferentes niveles de carga de usuarios dependiendo de las funciones. Presentar propuesta para un número de usuarios ilimitado.

Tiempos de respuesta

Ofrecer tiempos de respuesta para operaciones transaccionales no mayores a 3 segundos. Para consultas no mayores a 5 segundos. Para procesos masivos de cierre contable, de liquidación de nomina y de liquidación de subsidio no deben ser mayores a 30 minutos.

Volumen de Información

Soportar los volúmenes de datos para el manejo de 8.963 aportantes afiliados, con una expectativa de crecimiento de 0.5% anual, y 679 funcionarios, con una expectativa de crecimiento de 0.1% anual. El sistema debe mantener en línea información de los últimos 20 años.

Confiabilidad

Recuperación en caso de fallas

Ofrecer mecanismos adecuados de recuperación de fallas, producidas por problemas en el software o solución propuesta. Ej. Errores en el manejo de los usuarios, para garantizar la integridad y consistencia de la base de datos.

Repetición de transacciones y procesos

Garantizar la posibilidad de repetir cualquier transacción o proceso del sistema, sin tener que recurrir a procedimientos de restauración de datos no automáticos, en caso que se produzca una falla del sistema o un error del usuario.

Manejo de Transacciones Atómicas de la base de datos

Manejar adecuadamente el concepto de transacciones atómicas, de tal manera que operaciones relacionadas se ejecuten de manera completa o se reversen en su totalidad en caso de falla en alguna de ellas, garantizando consistencia de la información

Control de Concurrencia

Controlar la concurrencia de usuarios ilimitados, asegurando el nivel de bloqueo adecuado, para garantizar consistencia en las operaciones concurrentes, sin afectar disponibilidad ni eficiencia en los tiempos de respuesta del sistema.


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Copias de respaldo

Ofrecer mecanismos para realizar copias de respaldo o backups periódicos y su correspondiente restauración.

Disponibilidad

Ofrecer mecanismos generales de recuperación que garanticen tiempos fuera de servicio de máximo 20 minutos por día en temporadas críticas como liquidación de subsidios monetarios y 40 minutos en otras temporadas (los límites propuestos no incluyen el tiempo requerido para arranque de los servidores). Permitir el manejo de base de datos espejo y la implementación de otros mecanismos de alta disponibilidad en un centro de datos local o remoto con un tercero.

Integración

Integrar los componentes del Sistema Integrado de Información con los sistemas legados de Comfenalco bajo un mecanismo de interoperabilidad (WebService o por base de datos). De igual forma Integrar el Sistema con el Sistema de Gestión documental Sevenet (Bases de datos Postgres y PHP y el Sistema KOHA (Perl con Mysql) de Biblioteca, y con las aplicaciones que se implementaran en las siguientes fases, mediante mecanismos oportunos y manteniendo los criterios de recuperación, manejo de transacciones, control de concurrencia y en general de confiabilidad planteados en los requerimientos no funcionales.

Conformidad

Garantizar que la funcionalidad del sistema se rija por las políticas y normatividad de Comfenalco Tolima y de las gubernamentales, igualmente garantizar que el sistema se adhiere a los requerimientos impuestos por los entes de vigilancia y regulación.

Facilidad de Mantenimiento

Parametrización

Ofrecer un alto grado de parametrización que permita la adaptación del sistema a cambios razonables de políticas en el manejo de los proceszos.

Documentación

El proponente debe entregar la siguiente documentación como mínimo:

• Diseño detallado de la base de datos incluyendo modelo entidad relación y documentación de tablas e índices.

• Documentación de componentes y estándares de desarrollo.

• Manual de operación de cada uno de los módulos del sistema.

• Manual técnico de instalación y operación del sistema.

• Documento de control de cambios.

Estándares de nombramiento – Base de datos

Utilizar estándares para el nombramiento de tablas, atributos e índices de la base de datos.

Diseño de Base de Datos

Utilizar la técnica de modelaje Entidad/Relación.

Garantía

El proponente debe ofrecer un período de garantía para el software no inferior a doce (12) meses, a partir de la fecha de suscripción del Acta de liquidación definitiva del contrato; durante el periodo de garantía, las correcciones realizadas al software por errores presentados se consideran incluidos dentro del costo de los servicios profesionales, razón por la cual Comfenalco Tolima no reconocerá durante este período pago alguno por este concepto.


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Autenticación de usuarios

La solución debe permitir como mínimo la autenticación por medio de LDAP, Open LDAP y directorio Activo.

La autenticación del sistema se realizará así: - Todos los funcionarios: Utilizarán como método de autenticación un sistema de directorio activo (LDAP) donde existirá entre otros, su información de usuario de ingreso (login), palabra clave (password) y correo electrónico.

Seguridad y auditoría

Manejo de roles y Perfiles para el control de acceso a las transacciones del sistema

Controlar la seguridad y nivel de acceso al sistema mediante el esquema componente/módulo/funcionalidad/transacción, y también a nivel de la base de datos en cuanto a acceso a la información.

Control de ingreso de usuarios

Mantener información del último acceso registrado para cada usuario y presentar informes sobre aquellos que no tengan ingreso registrado en un lapso determinado, con el fin de determinar usuarios que deban ser eliminados. Realizar confrontaciones con el sistema de nómina para eliminar funcionarios retirados o inhabilitar temporalmente usuarios en vacaciones, licencia, ausencia o cualquier causa.

Registros de auditoría

Generar registros de auditoría para toda transacción denominada crítica, sin que dicha auditoría pueda ser deshabilitada por usuario alguno del sistema, aun siendo el administrador del mismo. El registro de auditoría debe incluir por lo menos fecha, hora, minuto, segundo, usuario, transacción, y descripción de la acción realizada a máximo nivel de detalle. Otras transacciones podrán generar o no registros de auditoría dependiendo de la parametrización del sistema.

Consulta de Auditoría

Ofrecer consultas sobre los registros de auditoría generados, por diferentes conceptos (rango de fechas, rango de horas, usuarios, transacciones o combinación de las anteriores).

Duración máxima de sesión inactiva

Cancelar automáticamente sesiones de usuario inactivas durante un periodo de tiempo parametrizable (valor por defecto = 10 minutos)

Rol de Auditor

Permitir crear un perfil de auditor, que tenga la capacidad de consultar las actividades realizadas por cualquier usuario en cualquiera de los módulos del sistema requerido.

Plan de formación Funcional y técnica

Se deberá presentar un plan de formación (funcional y técnica) según la fase a implementar y los roles de cada uno de los procesos de negocio. El plan de formación deberá llegar a todos los niveles de Comfenalco Tolima y deberán tener en cuenta a cada uno de los funcionarios que intervengan en los módulos, componentes que conforman los procesos del Sistema Integrado de Información de Comfenalco Tolima propuesto por el proponente. Es fundamental que el proponente realice un diagnóstico a los empleados sobre las competencias requeridas para hacer uso del Sistema Integrado de Información. Los resultados deberán ser presentados en el Comité del proyecto y se deberá tener en cuenta en la formulación del plan de formación.


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Para el Plan de Formación, se acordarán los horarios y sitios donde se llevarán a cabo entre las dos partes.

Capacitación

Alineamiento de los procesos y procedimientos que intervienen en la solución

El proponente como parte de la implementación del sistema integrado de información, debe establecer como una de las fases del proyecto, un alineamiento de los procesos y procedimientos que intervienen en la solución propuesta. Como resultados de esta etapa se espera la identificación de mejoras en los procesos, la implementación de buenas prácticas, la diagramación de los procesos que intervienen con los diferentes componentes y módulos del sistema.

Gestión de proyectos

Control de cambios del proyecto

El proponente seleccionado, diseñará y ejecutará, con la participación de Comfenalco Tolima, un plan de control de cambios para el proyecto.

Fases PMI para la gestión del proyecto

Aplicar principios y fases basados en las prácticas PMI para la gerencia del proyecto.

Procesos y procedimientos

Lineamientos y normatividad interna, Normatividad de entes de Control

El Sistema, deberá parametrizarse según las normas de la Comfenalco Tolima, así como los lineamientos de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Parametrización Soporte

El Contratista debe ofrecer disonibilidad de infraestructura 7X24 y presentar propuestas de acompañamiento de soporte técnico en modalidad (7x24) en caso de requerirse y (8X5) a nivel de casos relacionados con la solución, para ser evaluadas comparativamente. Adicionalmente se debe mencionar el procedimiento contemplado para la atención de requerimientos.

Soporte técnico

Soporte Acuerdo de nivel de servicio ANS

Asesorar a los funcionarios en el óptimo y adecuado uso del sistema.

Atender los requerimientos de soporte de los módulos implementados y efectuar la asistencia técnica ante la presencia de fallas.

El proponente deberá atender oportunamente los reportes de asistencia técnica y del soporte funcional del Sistema Integrado de Información, que implique la novedad presentada especificada a continuación:

Novedad en el servicio Prioridad Tiempo de Atención

Falla total en el funcionamiento del Sistema Integrado de Información

Crítica 30 minutos

Reporte de fallo en la parametrización de los módulos, componentes o integraciones del Sistema Integrado de Información

Grave 1 horas


23



Reporte de fallo en las funcionalidades de cada uno de los módulos del Sistema Integrado de Información

Alta 8 horas

Reporte de novedades sin impacto sobre el funcionamiento de los módulos, componentes e integraciones del Sistema Integrado de Información

Media 12 horas

Consulta técnica y/o de uso.

Baja 16 horas

Mantenimientos y actualizaciones

Planificada

Planificada

El proceso se deberá llevar a cabo de la siguiente manera: a. Se reportará la novedad por parte del personal de la Unidad de TI de Comfenalco Tolima a la mesa de servicio habilitada por el proponente con los usuarios y contraseñas dispuestas para este fin por medio de internet. b. El contratista genera un ticket y se reporta por medio de correo electrónico al personal técnico o funcional de Comfenalco Tolima. c. El contratista realiza el análisis y diagnóstico de la falla dependiendo de la prioridad. d. El contratista pone en marcha los procedimientos para la reparación de la falla, configuración y restablecimiento del servicio afectado, en o antes de los tiempos estipulados según la prioridad presentada en la falla, de igual forma deberá agregar el reporte y documentación de la causa de la falla y la forma de solucionarla.


24

5.2 Anexo No. 2.2 Características Técnicas generales y particulares para la Infraestructura

No. Requerimiento para la Infraestructura Cumple Observaciones del

proponente Si No

1

COMFENALCO TOLIMA requiere la oferta de valor para contratar la infraestructura requerida para alojar el sistema integrado de información, en el modelo de software como servicio o bajo un modelo de infraestructura como servicio para el alojamiento del servicio on premise, esta infraestructura deberá estar ubicados en centro de datos certificados por el Uptime institute tier 3 o p superior y ubicado en Bogotá disponible para el inicio de la fase de construcción, desarrollo y parametrización del sistema integrado de información. Estos modelos deben incluir los ambientes de pruebas y producción. El modelo propuesto debe incluir la administración de las instancias de APLICACIÓN/SERVICIO, sistemas operativos, base de datos , antivirus, VPNs, herramientas de monitoreo, herramientas de respaldos de información, enlaces de comunicaciones y el resto de elementos que están involucrados en este servicio, dentro del concepto tecnológico de nube. Se deberá contemplar el consumo bajo demanda en recursos de la infraestructura y del servicio de administración. Por lo tanto, el valor de la oferta que se realice durante la prestación del servicio, deberá ser variable.

2

Como parte integral de la oferta, el proponente deberá presentar el dimensionamientos y las características técnicas de los modelos On premise o SaaS que proponga. Este dimensionamiento deberá contemplar los ambientes de pruebas y producción, De igual forma, deberá incluir niveles de servicio que garanticen el adecuado uso de la plataforma, la documentación y la justificación del dimensionamiento: Infraestructura, seguridad, comunicaciones, acuerdos de nivel de servicios – SLAs - procedimientos de atención de requerimientos, procedimientos de respaldos, y demás variables relevantes.

4

Para el modelo On premise con infrastructura tercerizada en la nube (IaaS) y software como servicio (SaaS), el oferente deberá detallar el recurso requerido y el costo unitario del servicio mensual para los siguientes recursos:

• Infraestructura de servidores virtuales

• Marca.

• Modelo y tipo de cada procesador (core).

• Memoria RAM en GB.

• Almacenamiento

• Marca.

• Modelo y tipo de almacenamiento (storage) en GB.

• Sistemas operativos (licencias y suscripciones).

• Ambiente de Virtualización (licencias y mantenimiento).

• IOPs.

• Respaldos de máquinas virtuales.

• Operaciones de respaldos (backups).

• Seguridades perimetrales.

• Antivirus.

• Publicación de portal de CRM.

• Servicios Usuarios de VPN.

• Portal de autogestión de la infraestructura de nube que se provea para este servicio.

• Capacidad de ancho de banda en Mbps de enlace de internet y/o enlace de datos requerido.

5

El proponente dada su experticia en la implementación de Sistemas Integrados de Información, deberá especificar tanto para los modelos On premise y SaaS los recursos de hardware que se deberán aprovisionar para dar inicio a la operación del Sistema, contemplar: RAM, SAP S, IOPs, discos, etc, así como los costos asociados a la infraestructura total requerida al dimensionamiento al 100%. De igual forma, los costos de la disminución de capacidad de hardware al inicio del proyecto y la proyección de aumento en el tiempo.

6 El proponente del Sistema en modalidad On premise con infrastructura tercerizada en la nube (IaaS) y software como servicio (SaaS), deberá


25


proponente Si No

considerar la gestión y soporte de respaldos (backups) para plataforma APLICACIÓN/SERVICIO (Bases de datos y configuraciones) y Sistema Operativo. Para lo cual deberá detallar lo siguiente: La arquitectura de la solución planteada para la provisión de la infraestructura de nube considerando un documento con el detalle de las Especificaciones Técnicas.

• La descripción de los SLA (Service Level Agreement, por sus siglas en inglés) especificando tiempos de atención y resolución.

• El procedimiento técnico ante un incidente de pérdida, daño en los equipos servidores (máquinas) físicos y virtuales.

• El procedimiento ante un incidente de pérdida de Información y las acciones correctivas (de ser pertinentes) en base a los reportes de alertas o errores que se encuentren.

• El procedimiento de Respaldos de información (Backups) que realizan a nivel de la Infraestructura.

• Los esquemas y reportes que emiten sobre uso, disponibilidad de la infraestructura de nube y la frecuencia de emisión respectiva.

• El procedimiento de gestión de cambios de los elementos de configuración (hardware / software).

• El procedimiento de entrega de información hacia el cliente y de eliminación segura de información de la infraestructura del proponente.

• El procedimiento para gestión y control de accesos a la infraestructura de nube.

• El procedimiento para revisión periódica de intentos de accesos no autorizados y detección de posibles ataques.

• El procedimiento para la revisión de alertas de seguridad, notificación de aplicación de parches, etc.

7 El proponente deberá definir para los modelos On premise y SaaS el dimensionamiento y el costo de la infraestructura, bajo los requerimientos de los implementadores del Sistema Integrado de Información.

8

La infraestructura propuesta para los modelos On premise y SaaS, deberán contener un esquema que permita la flexibilidad, adaptabilidad, disponibilidad, desempeño, seguridad, alto rendimiento, gestión de respaldo (Backups), balanceo de carga, elasticidad y escalabilidad adecuadas a las cambiantes particularidades de la solución propuesta y el número de operacioraciones transaccionales en los procesos de la Caja.

9

El Sistema Integrado de Información en modalidad – SaaS - deberá estar en capacidad para ser usado desde cualquiera de las sedes en el departamento del Tolima, Y deberá contar con plataformas totalmente en línea y transaccionales, de manera que aseguren la prestación fácil, descentraliza de los servicios de la Caja a la comunidad.

10 El Sistema Integrado de Información en modalidad – SaaS -, deberá llegar a las diferentes sedes de COMFENALCO TOLIMA, mediante los enlaces de comunicación con los que la Caja cuenta actualmente. (Para producción).

11

Experiencia

El proponente deberá acreditar experiencia de mínimo tres (3) contratos de implementación de Sistemas Integrados de Información, ejecutados durante los últimos 5 años, de conformidad con lo mencionada en el capítulo 3 “GENERALIDADES DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN”, numeral 4. Experiencia exigida. Las certificaciones deben tener en cuenta nombre de la Institución u organismo, lugar y país en la que prestó los servicios, tipo de servicios provistos, esquema de ejecución del servicio, valor del contrato y datos del contacto de la empresa de quien expide la certificación para efectos de verificación. Cada certificación deberá anexar copia del contrato y acta de entrega a satisfacción o corte efectuado a la fecha de presentación de la oferta.

12

El Sistema Integrado de Información en modalidad - SaaS o IaaS ofertado debe contar preferiblemente con una disponibilidad de soporte de 7X24X365, y la disponibilidad acumulada mensual de la solución deberá no ser menor a 99,80%. (Presentar todas las propuestas previstas para soportar técnicamente el Sistema).


26


proponente Si No

13 El proponente deberá indicar que enlaces o medios de comunicación debe contemplar Comfenalco Tolima para hacer uso eficiente del modelo – SaaS o IaaS propuesto, en cada una de las Sedes de la Caja.

14

El proponente debe implementar los mecanismos de seguridad informática que aplicará a los canales de comunicación entre el modelo – SaaS o IaaS propuesto y la Caja; así como también garantizar el nivel de seguridad en relación con otros clientes.

15

El proponente deberá resolver los incidentes de seguridad informática que involucre el servicio contratado por la Caja, cuando sea necesario con la debida recopilación de evidencias, contando para ello con el procedimiento previamente especificado a la Caja.

16 El proponente deberá contar con el procedimiento que defina para la ejecución de análisis Ethical Hacking el cual aplicará a las máquinas que forman parte de la infraestructura del servicio que entregará a la Caja.

17

El proponente deberá contar con asistencia técnica para la atención de la mesa de ayuda, ya sea en sitio y/o a través de canales como correo electrónico o chat o telefónico o video conferencia. Para esto se deberá contar con procedimientos de escalamiento ante incidentes y/o requerimientos que reporte la Caja.

18

El proponete debe proporcionar los medios, para que la Unidad Especializada de TI de la Caja, periódicamente restaure copias de seguridad de ambientes productivo en ambiente de pruebas; con el fin de garantizar efectividad de los respaldos y un ambiente de pruebas actualizado.

19

El proponente deberá contar y hacer uso de una herramienta de monitoreo especializada para el monitoreo de la solución como un servicio; a la cual dará el acceso con el debido nivel de privilegios a funcionario de TI, de la Caja, para realizar seguimiento.

20

El proponente deberá especificar y compartir información acerca de tareas críticas dentro de la aplicación y el mantenimiento de infraestructura como son entre otras: * Monitoreo de trabajos.

* Monitoreo de ambientes.

* Lista las transacciones bloqueadas por usuario. * Muestra, procesa, elimina y provee estadísticas sobre los registros de

actualización.

*Análisis del log del sistema.

* Procesos de trabajo-

* Estadísticas del buffer del sistema. * Análisis Carga en el sistema y de performance de la BD. * Instalación de parches de BD y SO. * Revisar un logon al sistema. * Revisar bloqueos. * Revisar las tablas y el uso de memoria disponible de la base de datos. * Revisar el log de errores. * Revisar el crecimiento de la base de datos. * Revisar el log de auditoria de seguridad. * Realizar Imagen (un backup completo del servidor). * Revisar problemas de spool y liberación. * Realizar una revisión de usuarios, cuales se deben borrar o bloquear.


27

5.3 Anexo No. 2.3 Características Técnicas generales y particulares para ERP

Contiene: Finanzas, contabilidad, tesorería, costos, presupuesto, compras, jurídica, estadística

No. Área Requerimientos particulares ERP Cumple Observaciones del

proponente Si No

1 Generalidades del

Sistema

El sistema debe cumplir con todas las demás generalidades consignadas en el anexo técnico 2 Generalidades, registrados previamente.

2 Administración de

documentos

El sistema debe permitir la integración con los flujos del sistema de control de correspondencia y documental con el que cuenta actualmente la Caja.

3 Gestión contable y

financiera El sistema debe ser modular.


financiera

El licenciamiento debe ser ilimitado y todos los usuarios deben estar en la posibilidad de acceder a la totalidad de los módulos de la solución.


financiera

En caso de que se realicen intraciones entre la solución ofrecida y software de terceros, las consultas o accesos de usuarios de estas aplicaciones no deben generar costos adicionales para la Caja.


financiera El sistema de información debe ser paramétrico.


financiera El sistema debe ser integrado, es decir, la información en el sistema debe ser única y coherente.


financiera El sistema debe definir menús por procesos o por tareas a realizar.


financiera El sistema debe permitir la visualización de alertas a través de calendarios, prioridad, fecha, usuario.


financiera

El sistema debe proveer información que pueda se manejada a través de herramientas como Excel y Word.


financiera El sistema debe permitir la búsqueda de información a través de filtros de datos y operadores lógicos.


financiera El sistema debe permitir notificaciones mediante correos electrónicos.


financiera

El sistema debe contemplar la filosofía cero papel a través de la digitalización de documentos en todos los procesos.


financiera El sistema debe generar reportes y gráficas dinámicas.


financiera

El sistema debe contar con herramienta propia para el diseño y la generación de reportes personalizados orientados al usuario final, libre de licenciamientos adicionales.


financiera El sistema debe contrar con una herramienta de WorkFlow (procesos) nativa e integrada a la solución.


financiera El sistema debe contar con ayudas en líneas.


financiera

El sistema debe garantizar adecuados procesos para la actualización de programas y bases de datos. (Ambientes de prueba)


financiera El sistema debe permitir el manejo normativo contable colombiano actual


financiera

El sistema debe permitir el manejo normas internacionales de contabilidad NIIF y contabilidad COLGAAP


financiera

El sistema debe permitir generar libros oficiales de contabilidad


financiera El sistema debe permitir manejar fecha contable y fechas del sistema (registro) por separado


financiera

El sistema debe soportar la definición de estructuras como centros de costo, sucursales, proyectos y unidades de negocios, para generar los estados


28


proponente Si No financieros y así mismo permita la generación de plantillas de distribución de gastos y costos.


financiera

El sistema debe permitir la generación del balance general el cual debe permitir separarse por centros de costo, servicios, Unidades de negocio y Unidades de apoyo.


financiera

El sistema calcula y lleva control de retenciones (retención de renta, rete-IVA y rete-ICA) diferenciando cuando el mismo tercero esta en diferentes negocios (retención por tercero por negocio) Y debe integrarse nativamente a las aplicaciones de los demás servicios de la Caja que tengan injerencia sobre las retenciones e impuestos.


financiera El sistema debe expedir los certificados de las diferentes retenciones


financiera

El sistema debe realizar el proceso de cierre de impuestos


financiera El sistema debe manejar información contable e información tributaria por separado


financiera El sistema debe consolidar información contable por negocio (se puede elegir que negocios consolidar)


financiera

El sistema debe manejar y controlar las cuentas por centros de costos


financiera El sistema debe realizar conciliaciones bancarias automatizadas


financiera

El sistema debe permitir realizar, la generación de los reportes de información exógena de acuerdo con la normatividad vigente


financiera

El sistema debe realizar la contabilización de un mismo rubro o concepto, en varios centros de costos según tabla de distribución o por aplicación directa.


financiera

El sistema debe calcular bases gravables e impuestos y retenciones, de manera automática conforme a los parámetros de los terceros, cuentas contables y/o concepto


financiera

El sistema debe permitir la creación, modificación, homologación, eliminación e inactivación de comprobantes contables, centros de costos, cuentas, documentos, conceptos, usuarios. etc.; dentro del debido procedimiento y controles de seguridad


financiera

El sistema debe permitir la administración y control de anticipos de contratistas, proveedores y empleados, de acuerdo con las políticas definidas en cada caso


financiera

el Sistema debe controlar la causación doble de documentos (número), asociado al mismo tercero


financiera

El sistema debe permitir la causación de documentos con prefijo e identificación del documento alfanumérico, y amplia extensión de caracteres


financiera

El sistema debe permitir el manejo de condiciones comerciales (descuentos y/o de pronto pago) opcionales en el momento de causación de la factura


financiera El sistema debe permitir la administración de cajas menores, fondos fijos de efectivo.


financiera

El sistema debe permitir el manejo de líneas contables para inventarios de acuerdo con clasificación tributaria (gravados-exentos-excluido-ipoconsumo)


financiera El sistema debe permitir generar los informes diarios de ventas según requerimientos de la DIAN


financiera

El sistema debe permitir parametrizar y automatizar las provisiones de los gastos que sean recurrentes y de valor constante (gastos generales, prestaciones sociales, entre otros).


29


proponente Si No


financiera El sistema debe permitir la generación de facturación y causación recurrente


financiera

El sistema debe permitir la administración, control y seguimiento financiero y administrativo a la contratación. Provisiones parametrizadas para efectos de seguimiento presupuestal y de flujo de caja


financiera El sistema debe permitir realizar depuración de cuentas de saldos mínimos (manuales y masivas)


financiera

el sistema debe generar balance de PGI y comparativos


financiera El sistema debe generar cierres de periodos de contabilidad


financiera El sistema debe realizar, reclasificación de deudores y acreedores


financiera

El sistema debe compensar partidas de acreedores


financiera

El sistema debe realizar operaciones de cierre, asignar provisiones y otras valoraciones


financiera

El sistema debe permitir diario de documentos (Informe de libro mayor)


financiera El sistema debe generar las apropiaciones legales conforme a la periodicidad requerida.


financiera

El sistema debe permitir realizar reportes para Decisiones de Inversión del Recurso disponible después de cubrir las obligaciones del corto plazo.


financiera El sistema debe generar Sticker con el número de radicación, fecha, hora y datos básicos del proveedor.


financiera

El sistema debe permitir flujo de documentos para transferir entre áreas por medio del sistema.


financiera

El sistema debe permitir generar la relación de los documentos en la planilla (Correspondencia internas) para ser entregada al área por medio de mensajero interno.


financiera

El sistema debe permitir el Registro Contable del Gasto y/o costo y cuenta por pagar.


financiera El sistema debe permitir registrar Comprobante contable.


financiera

El sistema debe permitir generar la relación para pago en tesorería si la nota contable cumple con el proceso de revisión; si no se el sistema debe permitir la devolución al área con un formato.


financiera

El sistema debe generar el Consolidado de comprantes para el archivo final y/o devolución al Departamento de Tesorería cuando no exista pago


financiera

El sistema debe realizar seguimiento, para determinar en que etapa se encuentra la factura en el proceso automáticamente.


financiera

El sistema debe permitir recepcionar electrónicamente las facturas.


financiera

El sistema debe ser integral con los módulos de Gastos y entradas de almacén con radicalización y seguimiento de facturas.


financiera

El sistema debe permitir la Indicadores de medición de los tiempos.


financiera

El sistema debe Generar las cuentas por cobrar clasificadas por edades y aplicar la aplicar la normatividad vigente, para la provisión de cartera.


financiera

El sistema debe permitir Registro de las contingencias de acuerdo con el informe de la oficina jurídica y de la secretaria General de los procesos Judiciales y laborales


30


proponente Si No


financiera

El sistema debe permitir Redistribución de gastos, en cada una de las áreas


financiera

El sistema debe permitir registro de notas contables, Notas Debito y Crédito


financiera El sistema debe permitir Determinar cuentas por cobrar, de acuerdo con los servicios prestados.


financiera El sistema debe permitir la inclusión de las demandas laborales con trazabilidad del documento.


financiera

El sistema debe permitir Redistribución automática de los gastos de las unidades de apoyo en los servicios sociales y unidades de negocios de acuerdo a la participación de los costos y gastos.


financiera

El sistema debe interfaz directamente a la contabilidad, para determinar cuentas por pagar a empleados.


financiera

El sistema debe ser parametrizado, para que, de una manera consolidada, permita guardar el histórico de las vinculaciones laborales de las personas


financiera

El sistema debe permitir contar con la clasificación de cada uno de los terceros de acuerdo con la categoría, en este sentido debe estar en línea con el sistema de afiliación.


financiera El sistema debe efectuar contabilizaciones de manera masiva.


financiera El sistema debe permitir asignar centros de costos de acuerdo con las cuentas que se manejen


financiera

El sistema debe contar con gestión de área de caja y cajas menores


financiera

El sistema debe permitir monitoreo de estado de clientes y partidas a recaudar con informes


financiera

El sistema debe permitir conciliación de partidas con clientes y bancos


financiera

El sistema debe contar con circuitos de reclamación para el envió de correos electrónicos o físicos a proveedores morosos


financiera

El sistema debe contar con generación de medios magnéticos de archivos para la DIAN; con relación de facturas, ventas y demás


financiera El sistema debe permitir la Liquidación Automática de Impuestos y declaraciones tributarias


financiera

El sistema debe permitir Control de Anticipos y Legalizaciones


financiera El sistema debe permitir registro de pagos PSE


financiera El sistema debe permitir pagos Fijos Mensuales


financiera

El sistema debe permitir la Revisión y Análisis de los comprobantes contables.


financiera

El sistema debe permitir la realización de contabilización de ajustes


financiera El sistema debe permitir la Gestión de Cobro


financiera El sistema debe permitir los Acuerdos de Pago


financiera El sistema debe permitir la Provisión de Cartera


financiera El sistema debe permitir la Contabilización de Procesos Jurídicos


financiera El sistema debe permitir la Gestión Contable

95

Gestión contable y financiera

El sistema debe permitir Liquidación y Calculo de Apropiaciones de Ley


31


proponente Si No


financiera El sistema debe permitir Flujos de Caja.


financiera El sistema debe permitir la administración de los recursos financieros.


financiera

El sistema debe permitir administrar cartera, por servicio y unidad de negocio


financiera

El sistema debe permitir administrar cartera, centraliza, descentralizada o mixta


financiera

El sistema debe permitir la generación de envíos de correos electrónicos con información de facturas, extractos de cartera, recibos de caja e información importante para el cliente

1 Facturación

El sistema debe permitir Registro de Clientes, Contactos y facturación de los diferentes servicios de la Caja, teniendo en cuenta el manual tarifario definido de acuerdo con la categoría del cliente.

2 Facturación El sistema debe permitir Manual Tarifario – Lista de

Precios

3 Facturación El sistema debe permitir la Definición de Condiciones

Comerciales

4 Facturación El sistema debe permitir la Definición de Descuentos

condicionantes

5 Facturación El sistema debe permitir la Liquidación automática de

Impuestos

6 Facturación El sistema debe permitir Control de Legalizaciones

7 Facturación El sistema debe permitir Facturación Electrónica –

Con contingencia Física.

8

Facturación El sistema debe permitir realizar la facturación de servicios, con una consulta en línea al sistema de afiliaciones de manera que permita la vinculación de la información de las categorías, género, edad y de más características para generación de estadísticas y reportes de acuerdo con los lineamientos de la SSF.

1 Tesorería El sistema debe permitir Movimientos diarios x cuenta de ingreso y centros de costos.

2 Tesorería El sistema debe permitir Consignaciones X cuadre de

caja, por unidad de negocio y por concepto de ingreso.

3 Tesorería El sistema debe permitir Notas Contables por Unidad

de Negocio, Unidades de apoyo, servicio o centros de costos.

4 Tesorería El sistema debe permitir Dispersión de Fondos

5 Tesorería El sistema debe permitir Cajas Menores y Mayores

6 Tesorería El sistema debe permitir Conciliación Bancaria

Automática

7 Tesorería El sistema debe permitir Flujo de Caja

8 Tesorería El sistema debe permitir Facturación y Recaudos de

Dineros

9 Tesorería El sistema debe permitir Consignaciones Bancarias

10 Tesorería El sistema debe permitir Gestión Pagos (Cheque,

Transferencia, pago en Efectivo, SE.

11 Tesorería El sistema debe permitir Traslados y Notas

12 Tesorería El sistema debe permitir Anticipos y Legalizaciones

13 Tesorería El sistema debe permitir Programación de Pagos

14 Tesorería El sistema debe permitir apertura de caja diaria

15 Tesorería El sistema debe permitir el Recaudo de dinero

Efectivo. y Recaudos por Tarjetas Debito y Crédito. Con la correspondiente generación de recibo de caja

16 Tesorería El sistema debe permitir Validación de facturas

recaudadas y verificación del dinero

17 Tesorería El sistema debe permitir Recibo de Consignaciones

enviados


32


proponente Si No

18

Tesorería El sistema debe permitir el reporte de los ingresos del día por unidades de negocio según su comprobante. Y movimientos del día por cuentas de ingreso, conceptos, centros de costo. Ingreso por cuentas bancarias a consignar. Consignaciones diligenciados de acuerdo con el cuadre de caja, por unidad de negocio y por concepto de ingreso.

19 Tesorería El sistema debe permitir el Registro Contable de la

Constitución o la cancelación de la inversión.

20 Tesorería El sistema debe permitir el Cálculo y se registra el

rendimiento financiero para cada titulo valor.

21 Tesorería El sistema debe permitir la Generación Automática de

Rendimientos Financieros y su contabilización

22 Tesorería El sistema debe permitir Orden de Pago (OPA) o

Devolución de cuenta, o Justificación de soporte adicional

23 Tesorería El sistema debe permitir Desembolsos por concepto

de documentos pagados (Archivos planos, cheques, efectivo)

24 Tesorería El sistema debe permitir Pagar a cada uno de los

beneficiarios. Y emitir planillas para firmas

25

Tesorería El sistema debe contar con un Punto único de administración de manejo de terceros, que permita funcionalidad documental y que permita digitalizar el expediente soporte del proveedor y la factura (Rut, cámara de comercio, factura digitalizada, certificación bancaria).

26 Tesorería El sistema debe Sugerir la programación de pagos, por

diferentes criterios. (Vencimiento de facturas, prontos pagos, entre otros)

27 Tesorería El sistema debe permitir Solicitudes de desembolsos

por concepto de viáticos y viajes turísticos de manera extemporánea e inoportuna.

28 Tesorería El sistema debe contar con un Reporte de Anticipos

Pendientes de Pago a fin de llevar el control de los mismos

29

Tesorería El sistema debe permitir usar diferentes modalidades de pago de cuentas por pagar (Giro electrónico; Cheque; pagos en línea; Pagos PSE; Transferencia) con los controles requeridos.

30 Tesorería El sistema debe permitir el control de la cantidad de

cheques en blanco de las cuentas bancarias, generando alertas y reportes. (kardex de los cheques)

31 Tesorería El sistema debe permitir programar pagos, tener

reportes de vencimientos y eventos próximos a vencer (cuentas por pagar, pronto pago, impuestos).

32 Tesorería El sistema debe permitir el uso de mas de una cuenta

para el desembolso de terceros (acreedores y proveedores)

33 Tesorería El sistema debe emitir alarmas para próximos

vencimientos no programados de cuentas por pagar, pronto pago, impuestos

34 Tesorería El sistema debe llevar la trazabilidad de las cuentas

por pagar (estado de las facturas y de aprobaciones) cambios y un historial del mismo

35

Tesorería El sistema debe asignarle a cada documento de pago una cuenta origen de recursos para realizarlo. Muestra una cuenta por defecto, pero permite escoger dentro de otras opciones habilitadas. (soporte de los flujos de caja por negocio)

36 Tesorería El sistema debe permitir consultar la programación de

pagos por negocios y terceros en periodos de tiempos determinados


33


proponente Si No

37

Tesorería El sistema debe permitir ver las Cuentas por pagar, consolidadas por proveedor y por fecha, (valor a pagar, fecha de radicación, fecha de vencimiento, el pronto pago, la programación).

38

Tesorería El sistema debe administrar la información de embargos desde que se origina hasta la aplicación del pago incluyendo los procesos propios, de terceros y de empleados. Debe tener la interrelación con el sistema de liquidación de subsidios, de manera que permita automáticamente generar pagos a los bancos por embargos judiciales.

39 Tesorería El sistema debe permitir generar archivos planos

encriptados para realizar los pagos a través de las plataformas financieras

40 Tesorería El sistema debe permitir diseñar diferentes

estructuras de archivos planos para pagos de acuerdo con las características que el banco defina.

41 Tesorería El sistema debe permitir aplicar los pagos cancelando

las cuentas por pagar con el centro de costo que éstas tienen asignado.

42 Tesorería El sistema debe permitir generar reporte a los

proveedores de pagos realizados (cheque - electrónico).

43 Tesorería El sistema debe contar con una unidad de recaudo

que permita hacerlo por negocio, (resumen) y visualizar lo que corresponde a cada uno

44 Tesorería El sistema debe proveer un modulo para

administración, control y seguimiento de las inversiones (CDTs, proyectos y otros)

45

Tesorería El sistema debe proveer un modulo para la administración (apropiación, constitución y ejecución), control y seguimiento de los fondos específicos (Fosyga, Fovis, PYP, etc.)

46

Tesorería El sistema debe permitir identificar fácilmente los prestamos / créditos internos entre centros de costo (negocios); los cuales deben hacer parte del flujo de efectivo por negocio.

47 Tesorería El sistema debe permitir calcular el valor presente de

las obligaciones financieras

48

Tesorería El sistema debe generar flujos de caja por negocio, por área, por centro de costo (detallado y consolidado) real y proyectado, comparando el presupuestado con el ejecutado.

49

Tesorería El sistema debe permitir diseñar, generar y controlar flujos de caja por proyectos comparando el presupuestado con el ejecutado

50 Tesorería El sistema debe permitir la trazabilidad de los flujos

de efectivo.

51 Tesorería El sistema debe permitir aplicar pagos a terceros

diferentes al titular del documento o cuenta por pagar.

52

Tesorería El sistema debe permitir generar un informe de pagos a proveedores a los cuales cuentan con cuentas de correo electrónico, donde el informe contenga el numero de factura y el valor

1 Costos, presupuesto

y estadística

El sistema debe permitir realizar presupuesto por área de ingresos, egresos, costos, gastos e inversiones y consultar de manera detallada las bases de cálculo de cada uno de los conceptos


y estadística

El sistema debe consolidar los presupuestos de todas las áreas en grupos por centros de costo y consolidar uno solo a nivel corporativo.


y estadística

El sistema debe llevar el control de las variaciones frente a la ejecución presupuestal de cada área y de forma consolidada.


34


proponente Si No


y estadística El sistema debe permitir mantener un presupuesto base y otro proyectado (por centro de costo)


y estadística

El sistema debe permitir que cada área desarrolle su propuesta de presupuesto y estos valores al ser aprobados suban automáticamente al presupuesto general.


y estadística

El sistema debe permitir presupuestar estados financieros por centro de costo, servicio y de manera consolidada.


y estadística

El sistema debe permitir realizar informes detallados y gerenciales de ejecución de presupuesto por centro de costo, por servicio y unidades de negocio y de apoyo de manera consolidada, en tiempo real y por rango de fechas determinado.


y estadística

El sistema debe permitir elaborar y administrar presupuestos de manera que, para efecto de la gestión de compras se visualice la disponibilidad presupuestal real y en la medida en que se elabore el documento de compra correspondiente descuente automáticamente del presupuesto de acuerdo con el centro de costo que lo requiera.


y estadística

El sistema debe permitir la integralidad, con la vertical de compras, de manera que no se pueda realizar la información contractual si no se tiene suficiente presupuesto para cubrir el pago.


y estadística

El sistema debe permitir la integralidad, con la vertical de jurídica, de manera que se vaya descontando del presupuesto asignado el valor del contrato de acuerdo con las cuentas asignadas, por centro de costo, por servicio, por unidades de negocio y de apoyo.


y estadística

El sistema debe enviar alertas al administrador cuando se vaya llegando al limite de la ejecución presupuestal, por cuenta por área y consolidado


y estadística

El sistema debe permitir a partir del presupuesto de ingresos, costos, gastos y coberturas, realizar la proyección de costo, de acuerdo con la reglamentación de la SSF para las Cajas de Compensación, con el fin de establecer las tarifas diferenciales por categoría del afliado y servicios.


y estadística

El sistema debe permitir realizar la proyección de presupuesto para la siguiente vigencia, de acuerdo con la ejecución anual.


y estadística

El sistema debe permitir la consolidación mediante un tablero del control en tiempo real, del cumplimiento del presupuesto de cada uno de los centros de costos, por servicios, por unidades de negocio y unidades de apoyo.


y estadística

El sistema debe permitir la generación de presupuesto de ingresos, costos, gastos e inversiones por cada uno de los centros de costos y unidades de negocio, el cual debe estar totalmente integrado con compras y contratación


y estadística

El sistema debe permitir que el presupuesto una vez aprobado, debe comenzar su ejecución, controlando el tope de cada uno de los rubros aprobados presupuestalmente; de manera que no permita ejecutar mas de lo efectivamente aprobado


y estadística El sistema debe permitir el cálculo de costos por servicios y unidades de negocio.


y estadística El Sistema debe permitir la contabilidad de costos de Venta


y estadística El Sistema debe permitir la contabilidad de gastos generales


y estadística El Sistema debe permitir gestión de costos


35


proponente Si No


y estadística El Sistema debe permitir la planificación de ingresos


y estadística

El sistema debe generar el reporte en archivo plano de Estadísticas de acuerdo con lo requerido legalmente por la SSF


y estadística

El sistema debe permitir generar información en línea, con la posibilidad de filtros por parámetros al micro dato del usuario del servicio


y estadística

El sistema debe permitir consultar ingresos a diario, por cada uno de los servicios y adicionalmente debe permitir generar informes consolidados.


y estadística

El sistema debe permitir consultar coberturas ejecutadas vs plan operativo. Durante el periodo de tiempo que se parametrice al día, totalmente en línea, en cada uno de los servicios o unidades de negocio.


y estadística

El sistema debe permitir tener en la base de datos un único afiliado que se permita consultar desde diferentes servicios, de acuerdo con las facturaciones realizadas y con los usos.


y estadística

El sistema debe permitir generar estadísticas por diferentes ítems de aquellos registros que contiene el sistema, permitiendo combinar diferentes variables, y generar con diferentes fechas de corte, que puedan además ser descargados en pdf o en Excel de acuerdo a la necesidad.

1 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la creación de datos maestros de proveedores incluyendo campos para clasificación de diferentes criterios: categoría de producto, por cobertura, por resultado de evaluación, por tiempo de entrega, condiciones comerciales, plazos de pago, entre otros.

2 Compras

administrativas

El sistema debe permitir presupuestar las compras de abastecimiento anual por área (Plan de Compras), integrar el presupuesto corporativo, hacer seguimiento a la ejecución y generar reportes de cumplimiento.

3 Compras

administrativas

El sistema debe proveer un portal de proveedores donde ellos pueden aplicar para procesos de cotización, las cuales suben automáticamente al sistema. Una vez se apruebe la cotización por ítem, esta información hará parte de la lista de precios del proveedor

4 Compras

administrativas

El sistema debe permitir el manejo de la documentación digitalizada del proveedor soporte del dato maestro y del proceso.

5 Compras

administrativas

El sistema debe permitir definir criterios de selección de los proveedores que harán parte de los procesos de invitación ó convocatorias del Plan de Compras (consumibles principalmente).

6 Compras

administrativas

El sistema debe permitir evaluar periódicamente el proveedor seleccionado antes, durante y después de la prestación del servicio, proceso ó producto contratado.

7 Compras

administrativas

El sistema debe permitir enviar automáticamente a cada proveedor del plan de compras, la orden de compra mensual de cada área, con la cual realizará la entrega y posterior facturación

8 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la creación de datos maestros para codificar bienes y servicios, usando categorías y vinculando códigos de barras para los productos que aplique. (permite definir los atributos que se requieren monitorear en cada uno)


36


proponente Si No

9 Compras

administrativas

El sistema debe permitir generar, controlar y hacer seguimiento por requisiciones, órdenes de servicio y órdenes de compra de bienes, generando alarmas asociadas a los vencimientos de las mismas, éstas deben permitir clasificar por responsable asignado y el responsable asignado debe ver las requisiciones delegadas y desde aqui inicia la trazabililidad.

10 Compras

administrativas

El sistema debe facilitar la solicitud de compras de bienes o contratación de servicios mostrando listas de selección de productos por categorías

11 Compras

administrativas

El sistema debe permitir generar ordenes de compra agrupando solicitudes de bienes o servicios por proveedores o por categorías

12 Compras

administrativas

El sistema debe permite generar ordenes de compras del mismo proveedor independiente por categorías

13 Compras

administrativas

El sistema debe proveer flujos de trabajo para aprobación de las solicitudes de compra y servicios. Y permitir verificar el estado de las solicitudes en cada etapa del proceso.

14 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la trazabilidad y registro de tiempos de proceso asociados con los acuerdos de niveles de servicio, midiendo el ciclo de gestión de solicitudes de compra y servicios

15 Compras

administrativas

El sistema debe permitir registrar los criterios de Evaluación y Revaluación de proveedores, arrojando resultados y estableciendo restricciones de acuerdo con el resultado.

16 Compras

administrativas

El sistema debe ser compatible con sistemas de control de bienes, recibo de mercancía con remisión y/o factura con (con el registro mediante dispositivos de manejo códigos de barras)

17 Compras

administrativas

El sistema debe permitir, realizar los consumos internos de acuerdo con las solicitudes de cada área en forma automática

18 Compras

administrativas

El sistema debe permitir generar notificaciones en tiempo real por correo electrónico de los consumos realizados al área responsable

19 Compras

administrativas

El sistema permite realizar conteos físicos, subir conteos masivos, reportar diferencias, validarlas y generar los ajustes correspondientes

20 Compras

administrativas El sistema debe permitir clasificar cada activo en sus componentes principales según aplicación de las NIIF

21 Compras

administrativas

El sistema debe asignar a cada componente de un mismo activo fijo, vidas útiles y métodos de depreciación diferentes si se requiere.

22 Compras

administrativas

El sistema debe asignar un activo en varios centros de costos para efectos presupuestales y de separación de negocios

23 Compras

administrativas El sistema debe manejar valores residuales o cuota de salvamento si se quiere.

24 Compras

administrativas El sistema debe capitalizar los bienes adquiridos por modalidad de leasing (NIIF)

25 Compras

administrativas

El sistema debe permitir adicionar costos (capitalizar) por mejoras, reparaciones, adiciones, repuestos, costos por desmantelamiento, etc., adecuando las bases, las vidas útiles y métodos de depreciación (NIIF)

26 Compras

administrativas

El sistema debe permitir contabilizar las diferentes operaciones de venta, traslados, bajas, permutas y retiro por no uso o destinación de uso diferente (NIIF)

27 Compras

administrativas

El sistema debe permitir modificar el costo por aplicación del valor razonable según NIIF

28 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la administración de anticipos por negociación, orden de compra y/o orden de servicio, y permitir controlar en todo el


37


proponente Si No proceso hasta el pago (entrada almacén, causación de factura)

29 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la administración de pólizas para calcular vencimientos y efectuar trazabilidad de la información asociada

30 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la administración y control de varios almacenes y los clasifica por tipo (compras, almacenamiento, ventas, consignación

31 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la administración de negociaciones especiales con proveedores (por periodos de tiempos, por categorías, por productos, por montos de compras, por montos de ventas, por reconocimiento de averías, con opción de devolución) y genere los ajustes de inventarios respectivos con afectación de la cuenta por pagar al proveedor

32 Compras

administrativas

El sistema debe permite establecer la programación de las visitas de los proveedores y registra la trazabilidad del cumplimiento de la misma.

33 Compras

administrativas

El sistema debe permitir definir criterios para la clasificación del inventario (A, B, C), y de acuerdo a ello le coloque la clasificación del producto por almacén

34 Compras

administrativas

El sistema debe permitir métodos de depuración (Descodificación, inactivación) de artículos (depuración manual y masiva de artículos)

35 Compras

administrativas

El sistema debe permitir imputar el valor del deterioro al costo del inventario (NIIF), de acuerdo a las características del mercado, niveles de merma, estadísticas de hurtos. (por categorías de productos)

36 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la parametrización de criterios para la estandarización de las descripciones de los productos y/o servicios y ofrecer controles para la creación de bienes y servicios (por nombre general-contenido-marca-atributos)

37 Compras

administrativas El sistema debe permitir la administración, manejo y control de productos en consignación

38 Compras

administrativas El sistema debe llevar un seguimiento a inventarios generando alarmas por productos agotados

39 Compras

administrativas El sistema debe realizar compensación de entradas de mercancía, recepción de facturas

40 Compras

administrativas

El sistema debe permitir realizar las requisiciones de compra automáticamente desde el sugerido de compra

41 Compras

administrativas

El sistema debe permitir a cada almacén revisar sus ordenes de compra pendientes por recibir y generar estadísticas de cumplimiento del proveedor en tiempo, cantidad y valor

42 Compras

administrativas

El sistema debe permitir el manejo y control de compras condicionadas, generando restricciones en el proceso (compras de productos nuevos con opción de devolución, compras de temporadas)

43 Compras

administrativas El sistema debe permitir desensambles de producto y actualiza automáticamente el inventario.

44 Compras

administrativas

El sistema debe permitir parametrizar niveles de merma y lleva un seguimiento de las diferencias (ejecutado contra proyectado)

45 Compras

administrativas El sistema debe permitir generar devoluciones de mercancía por diferentes causales

46 Compras

administrativas El sistema debe permitir parametrizar indicadores de gestión de compras y de inventarios

47 Compras

administrativas

El sistema debe permitir el traslado de productos entre almacenes, confirmación de recibido y actualización del inventario en línea


38


proponente Si No

48 Compras

administrativas

El sistema debe permitir el control de lotes y fechas vencimiento de los productos

49 Compras

administrativas El sistema no debe permitir el manejo productos con saldos negativos

50 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la planeación y seguimiento de inventario cíclicos por categorías, por proveedor y otros criterios parametrizables

51 Compras

administrativas El sistema debe ser flexible para el cambio de vidas útiles de los activos, bases y métodos de depreciación

52 Compras

administrativas

El sistema debe realizar control de activos (control contable)

53 Compras

administrativas El sistema debe realizar control de activos (administrativo)

54 Compras

administrativas

El sistema debe permitir revisar la relación de Requisiciones allegadas para revisión y delegación entre los colaboradores del área.

55 Compras

administrativas

El sistema debe controlar las cuantías a contratar y el procedimiento adoptar (Invitación, Ordenes de Prestación de Servicios, Ordenes de Compra, y demás procedimientos los cuales deben ser parametrizables)

56 Compras

administrativas

El sistema debe permitir la parametrización sobre montos de las compras requeridas a fin de que de manera automática se determine el proceso de contratación a seguir (ordenes de compra directas, invitación a cotizar o convocatorias) y revisar la disponibilidad presupuestal

57 Compras

administrativas

El sistema debe permitir, el seguimiento y medición a proveedores antes, durante y despues de la compra, de una manera automatizada. Usando los criterios de calidad, oportunidad y Entrega; segmentados por tipo de servicios a proveer.

1 Inventarios El sistema debe permitir la Definición de productos y Servicios

2 Inventarios El sistema debe permitir la Definición de Inventario por Bodegas

3 Inventarios El sistema debe permitir la Generación de Ordenes de Compra

4 Inventarios El sistema debe permitir la Generación de Comprobantes de Pago

5 Inventarios El sistema debe permitir el Ingreso de Mercancía

6 Inventarios El sistema debe permitir el Kardex de Inventarios.

7 Inventarios El sistema debe permitir el Ajustes al Costo.

8 Inventarios El sistema debe permitir Traslados de Inventario entre bodegas, centros de costo, servicios y Unidades de Negocio, Unidades de apoyo.

9 Inventarios El sistema debe permitir el Ingresos del día por unidad de negocio.

10 Inventarios El sistema debe permitir Movimientos del día por cuentas de ingreso y centros de costos.

11 Inventarios El sistema debe permitir el Ingreso por cuentas bancarias a consignar.

12 Inventarios El sistema debe permitir Conteos Físicos.

13 Inventarios El sistema debe permitir Código de Barras

1 Activos fijos El sistema debe permitir Ingreso a Almacén Y comprobantes de Entrega

2 Activos fijos El sistema debe permitir realizar requisición de activos fijos

3 Activos fijos El sistema debe permitir el control de entrega de activos por responsable mediante comprobante de entrega

4 Activos fijos El sistema debe permitir el Control de Activos o Productos

5 Activos fijos El sistema debe contar con relación de existencias por tipo de inventario


39


proponente Si No

6 Activos fijos El sistema debe contar con relación de informes para declaraciones (ej. IVA) con sus respectivos indicadores

7 Activos fijos El sistema debe contar con un reporte de verificación de facturas, de acuerdo con fechas, opciones de pedido y que sean exportables a Excel.

8 Activos fijos El sistema debe permitir el Ingreso a Almacén

9 Activos fijos El sistema debe permitir la Generación de Placas de Inventario

10 Activos fijos El sistema debe permitir Hojas de vida de los activos

11 Activos fijos El sistema debe permitir registro de Deterioro de Activos

12 Activos fijos El sistema debe permitir Valorización de Activos

13 Activos fijos El sistema debe permitir Programación de inspección de bienes

14 Activos fijos El sistema debe permitir Traslados y Bajas (ventas de Bajas)

15 Activos fijos El sistema debe permitir Depreciación

16 Activos fijos El sistema debe permitir Contabilización de activos en línea.

1 Juridica El sistema debe permitir generar Términos de Referencia Ajustados a las Necesidades de la Caja.

2 Juridica El sistema debe permitir realizar análisis para calificación de las propuestas

3 Jurídica El sistema debe permitir generar Autorización de Contratación.

4

Jurídica El sistema debe permitir el Registro y Modificación de Minuta contractual de acuerdo con el presupuesto asignado. Tomando información directa desde el presupuesto y el registro de terceros.

5 Jurídica El sistema debe permitir la Revisión de Pólizas y

adjuntos a los contratos Actas de Supervisión, Finalización Y Cierre

6 Jurídica El sistema debe permitir generar Seguimiento a

Contratos

7 Jurídica El sistema debe permitir generar Aprobación de

liquidación de contratos y Cierre

8 Jurídica El sistema debe permitir generar Contrato para tablas

de retención documental.

9 Jurídica El sistema debe generar trazabilidad de las diferentes

calificaciones de oferentes, técnica, jurídica y financiera

10 Jurídica El sistema debe permitir realizar análisis de la

información Precontractual a fin de que se cumpla con los lineamientos de presupuesto y jurídicos

11

Jurídica El sistema debe permitir registrar e indexar en línea el contrato, con sus respectivos soportes, al igual que debe permitir hacer seguimiento a los mismos y digitalizar las actas de inicio, informe de seguimiento y actas de finalización del contrato, registrar actas de aprobación y liquidación de las pólizas.

12 Jurídica El sistema debe permitir generar reportes

estadísticos, de acuerdo con los requerimientos legales de la SSF

13 Jurídica El sistema debe contar con un modulo de Control de

los Contratos a fin de que las áreas puedan acceder a consultarlos sin tengan que hacerlo físicamente.

14

Jurídica El sistema debe permitir que la Revisión se realice de manera electrónica, con registro de aceptación a fin de que una vez esto se produzca; jurídica genere el contrato definitivo

15 Jurídica El sistema debe contar con un modulo para el calculo

y gestión de garantías.


40


proponente Si No

16

Jurídica El sistema debe efectuar control de tiempos de manera que permita evidenciar la no suscripción de actas y la expedición de garantías en el tiempo requerido.

17 Jurídica El sistema debe contar con análisis de la Cartera

reportada por el Negocio, para determinar acción a seguir

18 Jurídica El sistema debe permitir la generación de acuerdos de

Pago

19 Jurídica El sistema debe permitir la generación de Demandas

20 Jurídica El sistema debe permitir la generación de Documento

de concepto Jurídico

21 Jurídica El sistema debe permitir analizar y verificar la

pertenecía de castigar la cartera

22 Jurídica El sistema debe permitir la generación de Cartas y

Registro de llamadas

23 Jurídica El sistema debe permitir el registro de Biblioteca de

Conceptos Jurídicos para consulta de usuarios.

24 Jurídica El sistema debe permitir la Generación de Analítica de

Datos.

25 Jurídica El sistema debe permitir la generación de Reportes 26 Jurídica El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas

27 Jurídica El sistema permite Realizar seguimiento e informe de

gestión del año.

28 Jurídica El sistema debe permitir Realizar acciones para

tratamiento de Riesgos.

5.4 Anexo No. 2.4 Características Técnicas generales y particulares para Recursos humanos y nómina

No. Área Requerimientos particulares Recursos Humanos y

Nómina

Cumple Observaciones del proponente Si No

1 Generalidades

del Sistema

El sistema debe cumplir con todas las demás generalidades del sistema consignadas en el anexo técnico 2 caracteristicas técnicas del bien o servicio, registrados previamente.

2 Generalidades

del Sistema

Generalidades Estructurales: El sistema debe contener criterios de gestión, análisis y control de riesgos y operar bajo las siguientes premisas: • El sistema debe permitir la Caracterización de todos los Empleados de la Corporación. • El sistema restringe la información de nomina de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables) • El sistema permite administrar las funciones por empleado de acuerdo con el rol. •El sistema permite listar y reportar información general o especifica de los trabajadores. •El sistema permite ingresar personal de forma masiva e individual.

3 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe cumplir con todas las demás generalidades consignadas en el anexo técnico 2 caracteristicas técnicas del bien o servicio, registrados previamente.

4 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la administración y control del proceso de selección, almacenando y pasando por fases según el cumplimiento de requisitos (perfil, entrevistas, pruebas).

5 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la integración de información de créditos directos e información de subsidio. Para consultar saldos de créditos e información familiar del trabajador respectivamente. Y realización de descuentos según el numero de cuotas y plazo establecido

6 Recursos

humanos y nómina

El sistema genera alertas cuando se pasa a contratación personal que tenga saldos en créditos directos


41


Nómina


7 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la creación de datos maestros de empleados y administra la información del mismo requerida para sus pagos y control.

8 Recursos

humanos y nómina

El sistema cuenta con un proceso de consulta y activación (paso de pre seleccionado a empleado) de la hoja de vida documental del empleado.

9 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la administración y control de actividades de inducción de personal y planes de capacitación y desarrollo.

10 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la administración de información de personal sindicalizado basado en perfiles y restricciones de acceso

11 Recursos

humanos y nómina

El sistema mantiene la estructura organizacional y identificando para cada empleado su cargo, funciones y asignación salarial. Arrojando las brechas en educación y capacitación de cada trabajador comparado su realidad con la exigencia del perfil

12 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el manejo de varias cuentas por empleado para AFC y otros pagos diferenciados.

13 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar y parametrizar los centros de trabajo y riesgos establecidos por la ARL.

14 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite tener la trazabilidad de la historia laboral del empleado (trayectoria). A nivel de contratos, cargos, encargos y traslados.

15 Recursos

humanos y nomina

El sistema permite reintegrar personal retirado y pagar retroactivo de acuerdo con la orden judicial

16 Recursos

humanos y nómina

El sistema tiene la flexibilidad de administrar personal ´extra´ (labores temporales, actividades por temporadas, jornadas especiales) y permite la liquidación de conceptos laborales especiales

17 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar, controlar y pagar a personal aprendiz de acuerdo con lo establecido por la ley

18 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar información de personal pensionado directamente por la empresa basado en acuerdos pactados y su liquidación particular.

19 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite realizar cambios de sueldo y otros conceptos de manera masiva y particular, guardando la trayectoria respectiva; teniendo en cuenta las convenciones pactadas con las diferentes organizaciones sindicales de la cooperación.

20 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite programar pagos de nómina periódicos y eventuales

21 Recursos

humanos y nómina

El sistema tiene un modulo de novedades de nómina asignado por perfiles y autorizaciones que serán aprobadas por el superior y cargadas a nómina por los usuarios designados.

22 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el ingreso particular y masivo de novedades de nomina liquidadas de acuerdo con parámetro (horas, dinero, %). Ej. (Horas extras, comisiones, ahorro, libranzas… etc.)

23 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite programar y aplicar descuentos fijos en una duración específica. Ej. (Libranzas, Créditos Mercadeo…) y asociarlo con el centro de costo que lo otorgó.

24 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la causación automática de descuentos realizados a empleados para pagos terceros

25 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite crear diferentes conceptos de nomina y parametrizarlos de acuerdo con la liquidación particular.


42


Nómina


26 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el pago de diferentes conceptos salariales y no salariales, guardando la información cuando afecten para la liquidación de prestaciones o pagos de seguridad social.

27 Recursos

humanos y nómina

Permite la administración, seguimiento y control de gastos de viaje y viáticos a liquidar al personal de la organización.

28 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar la información de embargos a empleados y efectuar descuentos de acuerdo con la priorización parametrizada y la capacidad máxima legal establecida, permitiendo consulta y trazabilidad de la información.

29 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar y descontar ausencias (licencias y suspensiones), guardando su trazabilidad.

30 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el control, liquidación y seguimiento de licencias de maternidad e incapacidades, de acuerdo con las políticas definidas por la corporación y a las exigidas por la Ley.

31 Recursos

humanos y nómina

Permite la administración de la información de salud y seguridad en el trabajo: parametrización de enfermedades (diagnostico estándar), de causales de accidentes de trabajo.

32 Recursos

humanos y nómina

Permite el manejo y seguimiento de ausentismo laboral y valorización de estos tiempos

33 Recursos

humanos y nómina

Genera reportes estadísticos por causales de enfermedades, accidentes, ausentismos, por centros de trabajo, por trabajador

34 Recursos

humanos y nómina

El sistema automáticamente realiza descuentos legales obligatorios como salud, pensión, solidaridad y retención en la fuente métodos 1 y 2, de acuerdo con los conceptos a aplicar y a lo establecido por la ley.

35 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite realizar el cálculo de porcentaje fijo de retención en la fuente, el cual debe ser parametrizable según cambie la legislación.

36 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el cierre de nomina por centros de costos, cédulas.

37 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generación de listados para cierre de nomina, por bancos según cuentas asociadas, por centro de costo, entre otros.

38 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar una pre nómina para la validación y control de los conceptos a pagar.

39 Recursos

humanos y nómina

El sistema genera desprendibles de nomina por negocios, personas, u otro filtro, con trayectoria.

40 Recursos

humanos y nómina

El sistema guarda los históricos de todos los pagos y descuentos que se realizan a cada trabajador, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.

41 Recursos

humanos y nómina

El sistema marca automáticamente en la planilla de Seguridad Social las novedades de cada personal, de acuerdo con lo generado mensualmente. Ej. (vacaciones, variación de salario, licencias, incapacidad)

42 Recursos

humanos y nómina

El sistema realiza en la planilla de pago de seguridad social, calculo de pagos a la ARL, según el riesgo de cada empleado y lo ajusta según las novedades como licencias, vacaciones, incapacidades y demás establecidas por la ley.

43 Recursos

humanos y nómina

El sistema realiza, calcula y ajusta el ingreso base de cotización de cada empleado, de acuerdo con los ingresos salariales mensuales y al monto mínimo establecido por la ley.


43


Nómina


44 Recursos

humanos y nómina

El sistema genera planilla para pagos de seguridad social por negocio.

45 Recursos

humanos y nómina

El sistema genera la planilla de seguridad social, con los parafiscales respectivos y ajusta las bases y pagos de estos de acuerdo con lo establecido por la ley.

46 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite realizar cambios de fondos de pensiones, EPS, Cesantías de acuerdo con la escogencia de cada empleado.

47 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite contabilizar de forma automática el registro de la causación, una vez se generen las planillas por negocio y por Administradora (EPS, FP, Caja).

48 Recursos

humanos y nómina

El sistema calcula, genera y liquida las prestaciones sociales tales como Primas, Cesantías y Vacaciones, tomando en cuenta particularidades por empleados (sindicalizados, convencionados, etc.). Igualmente permite reportar las bases de cálculo y ajustar los conceptos de acuerdo con eventos específicos. Teniendo el control automático de cuantias, términos y periodicidad.

49 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar y controlar las vacaciones del personal, reportando personal a cumplir periodo, pendiente por disfrutar, periodos liquidados y disfrutados y días de disfrute pendientes.

50 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite liquidación de vacaciones compensadas si existe autorización respectiva de la Dirección Administrativa o de quien aplique.

51 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la programación de vacaciones de acuerdo con las políticas establecidas por la corporación.

52 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la liquidación de primas adicionales (proporcionales) por beneficio de pactos colectivos.

53 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar la información de regímenes especiales de Cesantías (retroactivo) y liquidar los valores correspondientes

54 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite administrar información del personal convencionado y liquidar conceptos por beneficios adicionales. Se pueden ajustar igualmente de acuerdo con eventos específicos.

55 Recursos

humanos y nómina

El sistema genera reporte de fechas de vencimientos de los contratos de personal con antelación parametrizable

56 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la valoración de desempeño laboral y la definición de contratación y/o la continuidad laboral.

57 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite prorrogar la vigencia de los contratos de personal de acuerdo con lo establecido por la ley, guardando la trazabilidad de este proceso.

58 Recursos

humanos y nómina

El sistema controla los vencimientos y prorrogas de acuerdo con el plazo y genera las comunicaciones con el texto establecido. (Parametrizable).

59 Recursos

humanos y nómina

El sistema cuenta con un portal interactivo donde los empleados puedan consultar información (desprendibles mensuales, certificados, días de vacaciones) así como actualizar información personal.

60 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar certificados laborales: de contrato vigente, de trayectoria y de funciones por cargo

61 Recursos

humanos y nómina

El sistema calcula, genera y liquida definitivamente un contrato laboral y calcula indemnización de acuerdo con lo establecido por la ley y convenciones en caso de que aplique.


44


Nómina


62 Recursos

humanos y nómina

El sistema administra información del personal externo de la empresa (personal temporal) permitiendo reingresar, listar, modificar y controlar.

63 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite identificar, reportar y consolidar información requerida para la programación de la compra de dotación (cargo y rol, genero, salario, ubicación sitio de trabajo), generando las respectivas requisiciones.

64 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite asignar, entregar y controlar la dotación del personal de acuerdo con su rol, centro de costo.

65 Recursos

humanos y nómina

Permite generar los indicadores relacionado con la gestión de Salud y Seguridad en el trabajo

66 Recursos

humanos y nómina

Permite manejar procesos disciplinarios y su trazabilidad

67 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Administración de pruebas para la selección de personal nuevo y el Rankin de los preseleccionados.

68 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Transferencia de hojas de vida del empleado.

69 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Administración de la Contratación, vinculación y reingreso.

70 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Hojas de Vida (formación académica, Datos del empleado y su familia).

71 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el Proceso de Inducción.

72 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Gestión de planes de Entrenamiento.

73 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite Evaluaciones de los procesos de Inducción y Re Inducción que realice la Corporación.

74 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite Administración de Necesidades de Formación.

75 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el Seguimiento y control de competencias de formación con respecto a los manuales de responsabilidades.

76 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite Evaluación de la formación y competencias del talento humano.

77 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite Reportes de Indicadores

78 Recursos

humanos y nomina

El sistema permite realizar la Administración y programación de eventos para trabajadores de la corporación.

79 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite Administración de premios y reconocimientos al personal de la corporación.

80 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite Reporte de Balance Social

81 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite manejo de Panorama de Peligros y Riesgos

82 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el Manejo de controles paritarios.


45


Nómina


83 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro de Control de inspecciones de puestos de trabajo.

84 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro de Manejo de simulacros

85 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro de Exámenes médicos y Profesiograma - Enfermedades laborales

86 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro de Evaluaciones medicas ocupacionales

87 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro de planes de emergencia

88 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro de Incidentes y accidentes de trabajo

89 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Liquidación automática quincenal, mensual, semanal, diaria - pago y contabilización de pagos de aportes parafiscales, seguridad social y prestaciones legales y extralegales.

90 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Distribución de gastos por clientes, centros de costo, unidad de negocio.

91 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el Diseño de diversos tipos de encuestas parametrizables vía web

92 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el Control de tiempo laboral y suplementario horas extras - integrado con control biométrico.

93 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Generación de reportes de horas programadas vs trabajadas.

94 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Trazabilidad de ausentismo en tiempo real.

95 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Evaluación y seguimiento del desempeño por objetivos y metas. Indicadores por trabajador.

96 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro del Modelo de evaluación por competencias 360 grados. Formulario de preguntas vía web

97 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la generación Reportes del proceso de evaluación.

98 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Elaboración y seguimiento a planes de mejoramiento.

99 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite realizar el cronograma de trabajo, para aplicación de evaluación de desempeño laboral

100 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el Diseño del instrumento de evaluación de desempeño laboral

101

Recursos humanos y

nómina

El sistema permite el diligenciamiento del instrumento de evaluación de desempeño por vía WEB

102

Recursos humanos y

nómina

El sistema debe permitir la tabulación de resultados con porcentajes parametrizables por porcentaje mostrando el resultado por área y trabajador de la aplicación del instrumento de medición

103 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir la socialización de los resultados con cada Trabajador.


46


Nómina


104 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir la generación del reporte General a la Dirección Administrativa.

105 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir registrar las oportunidades de Mejora sobre los resultados evidenciados a cada Trabajador.

106 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir realizar Seguimiento a los casos de trabajadores que cuentan con Plan de Mejoramiento, mediante flujos de trabajo

107

Recursos humanos y

nómina

El sistema debe permitir la Identificación de las fechas de terminación de la relación contractual para la generación de la aplicación del instrumento de medición de evaluación de desempeño.

108 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir la Escogencia de manera aleatoria de la aplicación del instrumento de medición de acuerdo con la relación laboral de las áreas.

109

Recursos humanos y

nómina

El sistema debe permitir Diseñar el mecanismo, para que aleatoriamente, pero dentro de las áreas que tienen incidencias, se pueda determinar la evaluación del par y del cliente interno correlacionados con el funcionario a evaluar.

110

Recursos humanos y

nómina

El sistema debe permitir Seguimiento de a los planes de Mejora con el jefe de acuerdo con las debilidades presentadas por el trabajador de manera automática de acuerdo con la parametrización que se estime para el instrumento de medición.

111 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir Diseñar el instrumento de medición de clima laboral.

112 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar el resultado General de la Caja y áreas sobre la aplicación del instrumento de medición.

113 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar reporte de socialización los resultados con cada área.

114 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar la entrega informe General a la Dirección Administrativa.

115 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar el registro de Oportunidades de Mejora sobre los resultados evidenciados a cada área.

116 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar estrategias de Capacitación para realizar los planes de acuerdo con las variables que lo requieran.

117

Recursos humanos y

nómina

El sistema debe permitir Direccionamiento hacia bienestar social sobre las necesidades de Capacitación que requiera las áreas de la Caja de acuerdo con los resultados del estudio

118 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir la revisión automática de perfiles requeridos para cada cargo frente a la hoja de vida.

119 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir registrar el cronograma de capacitación y el seguimiento de la realización de las capacitaciones

120 Recursos

humanos y nómina

El sistema debe permitir registrar la Inscripción del personal a las capacitaciones con las instituciones que son gratuitas (Ejemplo Sena)

121 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite identificar los beneficiarios de los trabajadores de manera automática para identificar los participantes de los eventos.

122 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la Verificación de los cargos vacantes con sus respectivas responsabilidades, competencias y perfil


47


Nómina


123 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la generación de formato para convocatoria interna para suplir vacantes

124 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro y revisión de las hojas de vida y seleccionan las que cumplan con los requisitos mínimos exigidos para proveer la vacante.

125 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el Diseño de las pruebas a aplicar (Pruebas psicotécnica y de personalidad, prueba de competencias y habilidades y entrevista).

126 Recursos

humanos y nómina

el sistema permite el Registro de los resultados de las pruebas

127 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar oficio de encargo sobre la vacante para la persona que ocupa el primer puesto en la convocatoria.

128 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite generar el Oficio de los resultados para los demás participantes que participaron en el concurso y que no resultaron electos.

129 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite el registro del contrato después del tiempo de prueba de la persona que gano el concurso.

130 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la inscripción participante, sus hojas de vida y los requisitos con los soportes deben realizarse en línea. Para evitar el gasto de papel

131 Recursos

humanos y nómina

El sistema permite la trazabilidad de la historia laboral del trabajador

5.5 Anexo No. 2.5 Características Técnicas generales y particulares para Subsidio y Aportes

Contiene: registro de afiliaciones, certificaciones, novedades y certificados para empresas y afiliados, Administración de aportes, morosidad, cobros y fiscalizacion de aportes, promotoría de aportes, gestión de cuota monetaria (subsdio en dinero y en especie).

No. Área Requerimientos particulares para Subsidio y

Aportes Cumple Observaciones del

proponente Si No

1 Afiliaciones

El sistema debe permitir realizar afiliación de empresas, de personas y sus grupos familiares, mediante canal presencial ó virtual, con la correspondiente validación de requisitos exigidos por la Caja.

2 Afiliaciones El sistema debe permitir el escaneo, radicación en indexación de los documentos anexos de afiliación de la empresa

3 Afiliaciones El sistema debe permitir contar con una validación automática, para la afiliación de la empresa, cuando esta realiza la radicación de documentos de manera virtual

4 Afiliaciones El sistema debe permitir realizar autorizaciones automáticas para afiliación de empresas, de personas y su grupo familiar en lotes.

5 Afiliaciones El sistema debe permitir generar listado de empresas nuevas, afiliados nuevos con sus grupos familiares de manera consolidada y detallada en informes gerenciales.

6 Afiliaciones

El sistema debe permitir generar el acta de consejo directivo, donde se aprueba la afiliación y esta debe quedar indexada junto con los demás documentos del expediente de la empresa.

7 Afiliaciones

El sistema debe permitir la radicación, indexación y registro de la información tanto de empresas como de personas con los documentos anexos de afiliación de la persona y su grupo familiar por medio de relacionamiento directo a través de los mecanismos web habilitados y que podrán ser tanto de carácter informativo como transaccional.


48



proponente Si No

8 Afiliaciones

El sistema debe ser totalmente integrado con sistemas y aplicaciones que pertenecen a los siguientes ámbitos: Aplicaciones “legadas” que la Caja mantiene y que les permite realizar otros procesos de su actividad que no están soportados por esta plataforma, tales como ERP, CRM, sistemas de servicios (recreativos, turismo, educación, Unidades de Negocio y programas).

9 Afiliaciones

El sistema debe ser totalmente Integrado con Otras fuentes o destinos de información externa, necesaria para algunos procesos de la Caja, como son: Registraduría General de la Nación, RUES, RUAF, GIASS, Ministerio de trabajo.

10 Afiliaciones

El sistema debe permitir contar con una validación automática, para la afiliación de la Persona y su grupo familiar, cuando esta realiza la radicación de documentos de manera virtual

11 Afiliaciones

El sistema debe permitir realizar la reactivación de empresas, que se habían desafiliado, con las mismas condiciones que tenían al momento del retiro, pero modificando los datos que sean parametrizables de acuerdo con las condiciones que establece la Caja

12 Afiliaciones

El sistema debe permitir generar reactivación de personas con el grupo familiar que tenia activa al momento del anterior retiro y validando automáticamente las condiciones de afiliación debe retirar a los que, por sus condiciones como edad, no pueden ser reactivados dentro del sistema.

13 Afiliaciones

El sistema debe permitir que la solicitud de radicación se pueda efectuar de manera completa o Abreviada. En la primera se diligencian todos datos de la persona (afiliado principal) y de su grupo familiar. En la radicación abreviada se registran pocos datos en el front, específicamente los de identificación del afiliado principal. Con los documentos del grupo familiar que requiere afiliar. Esta opción debe ser indistinta ya que depende de la cantidad de personas en sala.

14 Afiliaciones

El sistema debe permitir recibir y dar trámite a la afiliación o reactivación de una persona dependiente y su grupo familiar a la Caja, mediante canal web habilitado para empresas. (Es decir es la empresa quien con los permisos especiales puede tramitar la radicación y registro de su trabajador nuevo, reactivación de un trabajador retirado por la misma empresa que realiza el registro o por otra empresa dentro de Caja, para lo cual el sistema debe traer los datos que tenia el afiliado con el grupo familiar al momento del retiro y realizar las validaciones respectivas para afiliar el grupo familiar de acuerdo con condiciones como edad.

15 Afiliaciones

El sistema debe permitir mediante un canal web habilitado para empresas con nivel de privilegios realizar consultas acerca del trabajador y su grupo familiar afiliado. Así como también de las novedades de empresas, pago de aportes y liquidación de subsidios. Adicional a través de este portal se pueda notificar a la empresa, el estado de la solicitud "por etapas parametrizables" y que de principio a fin muestre la trazabilidad para que la empresa verifique el estado de su tramite en cada una de las etapas donde se encuentre y adicional contar con la información en línea, en caso de requerir documentación adicional. En caso de presentar algún tipo de rechazo, ser inmediatamente referido mediante correo electrónico y en el portal. Con la correspondiente verificación de paso a seguir para lograr la consecución efectiva del registro de la novedad. Permitiendo en el proceso documentos físicos o electrónicos.


49



proponente Si No

16 Afiliaciones El sistema debe permitir al trabajador contar con un portal, para verificar mediante autenticación toda la información referente a su afiliación.

17 Afiliaciones

El sistema debe permitir con el numero de cedula, recuperar toda la información, cuando se tramita una reactivación ya sea por la misma empresa o por otra. De manera que solo permita actualizar los datos

18 Afiliaciones

El sistema debe contar con auditoria transaccional a nivel de detalle granular, por consulta, generación de información, accesos, modificación y demás tramites habilitados

19 Afiliaciones

El sistema debe permitir consultar y generar certificados de afiliación y no afiliación, tiempos de permanencia, pago de aportes, liquidación y pago de subsidio y en general de toda la transaccionalidad e historia de afiliación, mediante mecanismos web con la debida seguridad a cada uno de los afiliados

20 Afiliaciones

El sistema debe generar certificados de trayectoria de afiliación, permitiendo la impresión automática o su descargue a word o excel, para cuando estos requieren características específicas indicadas por los usuarios

21 Afiliaciones El sistema debe permitir el cargue de solicitudes de afiliación de manera masiva, mediante archivos planos.

22 Afiliaciones

El sistema debe reportar mediante correo electrónico, automáticamente cuando haya sido radicada la solicitud de afiliación ó novedad y debe contar con un portal de tramites, que de principio a fin muestre la trazabilidad para que el usuario verifique el estado de su tramite en cada una de las etapas donde se encuentre y adicional contar con la información en línea, en caso de requerir documentación adicional. En caso de presentar algún tipo de rechazo, ser inmediatamente referido mediante correo electrónico y en el portal a la persona solicitante. Con la correspondiente verificación de paso a seguir para lograr la consecución efectiva del registro de la novedad.

23 Afiliaciones

El sistema debe permitir la radicación, indexación de documentos, por tipo de afiliado y tomar en cuenta las consideraciones de ley en cada caso. Afiliado Pensionado (identificando el tipo de aporte que realiza, de acuerdo con un porcentaje parametrizable) Afiliado Pensionado hasta 1,5 SMLV. Afiliado Pensionado por 25 Años. Afiliado Madre comunitaria Afiliado Empleada Domestica Afiliado Independiente Afiliado Dependiente. Pensionados con aporte de 0.6% Independientes con aporte del 0.6%, Colombianos residentes en el exterior, Y debe ser parametrizable para otros tipos de afiliado conforme lo determine la ley. El sistema debe permitir parametrizar nuevos tipos de afiliación que se llegaran a aprobar más adelante. De acuerdo con lo que determina la ley, debe darse la categorización y demás condiciones de afiliación, y debe ser totalmente parametrizable.

24 Afiliaciones

El sistema debe permitir el historico de categoría de acuerdo con la información laboral que se registre, de manera que permita la consulta de las categorias que haya tenido el afiliado en una fecha o rango de fechas determinadas.

25 Afiliaciones

El sistema debe permitir radicación y registro por reactivación a personas pensionadas, independientes solos o por agremiación, mediante novedades reportadas por PILA. Integrada con el pago de detalle del aporte


50



proponente Si No

26 Afiliaciones

El sistema debe permitir radicación y registro por reactivación a personas dependientes mediante novedades reportadas por PILA. Integrada con el pago de detalle del aporte.

27 Afiliaciones

El sistema debe permitir el registro de novedades por medio de la planilla única, para empresas o personas, evaluando si corresponde la afiliación, desafiliación, aumento de salario, cambio salarial de los trabajadores dependientes por los que se recibe el pago y/o activando los servicios de los pensionados, dependientes e independientes si es que estuviesen suspendidos.

28 Afiliaciones

El sistema debe permitir el registro de novedades desde los archivos PILA recibidos desde el Operador de Información (formato y estructura), así como se ha validado la información contenida en ellos bajo reglas de negocio de coherencia recibida. Si lo anterior se cumple se debe registrar la información recibida y las novedades presentadas del aportante y los distintos tipos de cotizantes. de acuerdo con lo enunciado en el inciso anterior.

29 Afiliaciones

El sistema debe permitir generar un reporte consolidado de las novedades no registradas en el proceso de registro de cargue de aportes pila - para realizar seguimiento -

30 Afiliaciones

El sistema debe permitir Gestiónar por el encargado del proceso, las inconsistencias por las que no se registraron las novedades de pila, de manera que se puedan corregir y se minimice la posibilidad de cometer errores.

31 Afiliaciones

El sistema debe permitir realizar la revisión integral de todos los movimientos (por trabajador) de afiliación que se relacionan con el pago de aportes durante el periodo

32 Afiliaciones

El Sistema debe permitir a las empresas por medio del portal WEB, el registro de novedades cargadas de forma Masiva (mediante diligenciamiento previo de un archivo de Excel que es cargado como adjunto en el sistema) o por diligenciamiento Individual (mediante digitación de datos directamente en formularios del sistema).

33 Afiliaciones El sistema debe permitir en todos los casos la validación de requisitos previo a dejar el tramite en firme en el sistema y debe guardar toda la trazabilidad durante el proceso.

34 Afiliaciones El sistema debe permitir radicar solicitudes por de tipo de novedad para Afiliados trabajadores y beneficiarios De manera presencial y por portal transaccional WEB

35 Afiliaciones El sistema debe permitir recibir y dar trámite a las solicitudes de novedades de empresa, mediante canal presencial Y canal WEB

36 Afiliaciones El sistema debe permitir el registro del afiliado en tarjetas multiservicios, por diferentes parámetros.

37 Afiliaciones El sistema debe permitir una vez afiliado el trabajador permita generar de manera inmediata la tarjeta multiservicios

38 Afiliaciones

El sistema debe permitir realizar la trazabilidad de las tarjetas multiservicios por diferentes parámetros. Permitiendo establecer estado de las tarjetas y ubicación, fecha. Generando los respectivos soportes de tipo detallado y gerencial. De forma masiva o detallada.

39 Afiliaciones El sistema debe permitir un estado inactivo, mientras el plástico no sea entregado a los afiliados acreedores al mismo.

40 Afiliaciones El sistema debe permitir realizar arqueo de las diferentes ubicaciones donde se parametricen el estado de las tarjetas multiservicios y la cantidad de las mismas.

41 Afiliaciones El sistema debe permitir generar alertas de reactivación de tarjetas para el envió, masivo, detallado y descargue de tarjetas de forma masiva o detallada.


51



proponente Si No

42 Afiliaciones El sistema debe permitir la generación de tarjetas de pago, para afiliados nuevos.

43 Afiliaciones El sistema debe permitir generar listado de entrega de tarjetas para firma del recibido del usuario.

44 Afiliaciones

El sistema debe permitir la identificación de la empresa por donde el afiliado se encuentra activo, para la última dirección registrada en el último movimiento de la tarjeta.

45 Afiliaciones El sistema debe permitir el registro de las direcciones de todos los afiliados, con estándares oficiales de geo - referenciación.

46 Afiliaciones

El sistema debe contar con una disponibilidad de la información del 99.9% por día laboral en los servicios de datos transaccionales, datos no estructurados (imágenes, archivos adjuntos), datos analíticos y datos de auditoria, servicios de integración, servicios de autenticación, servicios de log, servicios de auditoría, sistema de gestión documental (digitalización), sistemas de apoyo.

47 Afiliaciones

El sistema debe permitir el registro de las direcciones de todos los afiliados, con estándares oficiales de geo - referenciación.

48 Afiliaciones


49 Novedades

El sistema debe permitir recibir y dar trámite a las solicitudes de novedades de empresa, mediante canal presencial Y canal WEB

50 Novedades

El sistema debe permitir a las empresas, mediante portal WEB, el registro de novedades en lotes de información con los adjuntos de formulario y los documentos requisitos completos generando un radicado de solicitud. De acuerdo con los niveles de privilegios, asignados por la Caja.

51 Novedades

El sistema debe permitir el registro de novedades de personas por medio de canal presencial o vía WEB (el cual podrá ser por la empresa a donde se encuentra afiliado ó en línea, usando el mismo su respectiva clave de acceso. De acuerdo con los niveles de privilegios, asignados por la Caja, pero debe contar con validaciones automáticas y controladas de los requisitos, para que el registro de la novedad sea procedente, en todos los casos no se puede dar un registro de novedad desatendido o sin aprobación de la Caja.

52 Novedades

El sistema debe permitir realizar la radicación y registro de las causales de novedades (las cuales deben ser parametrizables) Para empresas, trabajadores y Beneficiarios.

53 Novedades El sistema debe permitir el escaneo, radicación en indexación de los documentos anexos al registro de novedades.

54 Novedades

El sistema debe permitir registrar novedades de retiro, afiliación, cambios laborales y demás contenidas en la planilla de aporte pila y relacionadas por la empresa mediante la planilla

55 Certificaciones y Certificados

El sistema debe permitir realizar la radicación, registro y generación de certificados de acuerdos a los reglamentados por la ley. Permitiendo la parametrización de los certificados para aplicar cambios cada vez que se requiera


El sistema debe validar condiciones de afiliación de acuerdo con las reglamentadas por la ley, tomando en cuenta fecha de registro de certificados, certificaciones y Novedades.


52



proponente Si No


El sistema debe generar certificados de escolaridad de manera masiva, de a acuerdo con la parametrización previa de la Caja, permitiendo generar por correo electronico con formato, de manera que la recepción y registro de este tipo de certificación se realice de manera ágil


El sistema debe contar con una interfaz en línea, con la aplicación de educación que se implemente en colegios e instituto técnico, de manera que se permita el descargue automático del certificado, para evitar el doble proceso a los afiliados. Ya que el certificado es generado por la misma Caja, esto deberá otorgar habilitación de la restricción en este aspecto para liquidación de condiciones de subsidio.


El sistema deberá realizar cruces automáticos con la registraduría, de manera que se permita determinar el estado de supervivencia de un afiliado.


El sistema debe permitir el registro y habilitación de certificados médicos de discapacidad, y solicitar su renovación de acuerdo con las condiciones de registro que se tengan.


El sistema deberá enviar alertas cuando se encuentren personas afiliadas de mas de 80 años, para que el encargado del proceso realice las validaciones a que allá lugar.


El sistema deberá desafiliar automáticamente a beneficiarios con edad de 19 años en adelante, con los parentescos que se parametricen a fin de no incurrir en imprecisiones legales.

1 Aportes El sistema debe permitir la consulta de histórico de aportes y proyecciones por diferentes parámetros. Y debe permitir simular diferentes escenarios de aportes.

2 Aportes

El sistema debe permitir recibir los pagos de aportes de las empresas (aportantes) por medio de PILA. Y por medio de cupón de aportes, cuando cancela directamente en Caja General. Esto es registrar pagos de aportes de forma manual (fuera de PILA) relacionándolos con el aportante y cotizantes respectivos.

3 Aportes

El sistema debe permitir la extracción diaria automática de los archivos bancos desde el portal de los bancos, los que son cargados en el sistema, generando un log, de forma paralela y de manera automática se rescaten los archivos PILA desde el operador de información y se cargan en el sistema.

4 Aportes

El sistema debe permitir la extracción diaria automática del operador de información y registrar las novedades recibidas de manera automática y por la totalidad de archivos recibidos.

5 Aportes El sistema debe notificar al aportante de forma automática por correo electrónico. La correspondiente confirmación de cargue del aporte en el sistema.

6 Aportes El sistema debe permitir la conciliación por medio del archivo PILA y el log financiero, los cuales deben coincidir al 100%

7 Aportes

El sistema debe permitir guardar un log de inconsistencias, para los aportes sin procesar, de manera que sean fácilmente Gestiónables desde el funcionario operador del sistema.

8 Aportes El sistema debe permitir realizar Traslados de aportes desde otras cajas, pagos por punto de recaudo interno de la caja y pagos por cupones con proveedores externos.

9 Aportes

El sistema debe permitir registrar pagos de aportes de forma automática y extemporánea (realizando el registro de intereses). Diferenciando cuando la empresa se afilia, cuando llega la planilla y la empresa no se encuentra afiliada, cuando se afilia la empresa, pero no se reporta la planilla, cuando se tenía problemas con la correcta


53



proponente Si No identificación del aportante y cuando se cancela por otros canales diferentes a PILA.

10 Aportes

El sistema debe permitir registrar pagos de aportes de forma automática y extemporánea diferenciando cuando la empresa se afilia, cuando no había llegado la planilla, cuando se tenía problemas con la correcta identificación del aportante y cuando se cancela por otros canales diferentes a PILA.

11 Aportes El sistema debe permitir Gestiónar las devoluciones de aportes por pagos errados hacia otras cajas o directamente a la empresa aportante.

12 Aportes

El sistema debe enviar notificaciones automáticas mediante correo electrónico o mediante el portal web del estado del aporte en caso de ser devuelta debe informar inmediatamente al aportante. Se debe informar mediante el portal web si se realiza trámite de traslado, corrección, devolución a los aportes que no corresponde.

13 Aportes

El sistema debe contar con la interfaz automática a la contabilidad y a la tesorería, para que realice la consignación / transferencia de recursos, registrándose el comprobante de pago a la solicitud.

14 Aportes

El sistema debe permitir realizar ajustes manuales y/o correcciones sobre aportes recibidos, ya sea por alguna inconsistencia identificada por el aportante o la propia caja.

15 Aportes El sistema debe permitir recibir solicitudes de corrección desde el aportante identificando la inconsistencia.

16 Aportes Permite la contabilización automática y generación de información y cierre de aportes, de acuerdo con las fechas parametrizables en el sistema.

17 Aportes

El sistema debe recibir el registro desde canales web, por medio del canal transaccional de la empresa o presencial, solicitudes de análisis y gestión de la inconsistencia. Sin perder la trazabilidad del movimiento histórico, para finalmente cerrar la solicitud con el resultado obtenido. Por último, si corresponde, se notifica el resultado a la empresa por correo electrónico. O por el portal de tramites y servicios.

18 Aportes

El sistema debe permitir al final del periodo (fin de mes), al responsable de aportes de la caja genera el reporte de cierre de movimientos relacionados a los aportes (recaudo por todos los canales, devoluciones y correcciones), analiza la información resultante y si corresponde realizar corrección si se presentan inconsistencias.

19 Aportes

El sistema debe generar reportes de cierre de aportes, registrando la situación y movimientos que se han tenido en el periodo, así como la conciliación con contabilidad. Con la periodicidad parametrizable por la Caja.

20 Aportes El sistema debe permitir generar el reporte de conciliación contable.

21 Aportes El sistema debe realizar permitir el cierre de aportes y la conciliación bancaria, una vez no presenten diferencias

22 Aportes

El sistema debe contar con nivel de privilegios de manera que el responsable de aportes aprueba el movimiento, quedando pendiente que el responsable de contabilidad apruebe el cierre. Una vez se tenga la aprobación de ambos responsables se cierra el reporte de aportes y de la conciliación bancaria.

23 Aportes

El sistema debe permitir verificar que las cuentas de cobro de los Operadores de Información se ajustan a los registros recibidos en las planillas PILA, de tal manera que se pueda aprobar el pago de estos servicios.


54



proponente Si No

24 Aportes

El sistema debe permitir generar una solicitud de tramitación de pago, el cual para ser efectivo cuando los documentos recibidos físicamente son digitalizados y anexados a la solicitud.

25 Aportes

El sistema debe cargar el aporte a detalle del trabajador, en caso de que se presenten cedulas que no corresponden a las afiliadas por la empresa, debe reportarse al encargado del proceso, mediante un correo con archivo plano, para que se realice la gestión respectiva.

26 Aportes El sistema debe permitir realizar una conciliación con la información registrada internamente

27 Aportes

El sistema debe permitir una vez conciliada la información informar al proveedor que genere la factura, la cual debe permitirse registrar en el sistema validando que sea consistente con lo aprobado

28 Aportes El sistema debe permitir solicitar a Tesorería el pago de proveedores, mediante workflow.

29 Aportes El sistema debe permitir la Generación de Analítica de Datos.

30 Aportes El sistema debe permitir la generación de Reportes

31 Aportes El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas

32 Aportes El sistema debe permitir Realizar seguimiento e informe de gestión por diferentes periodos.

33 Aportes El sistema debe permitir Realizar acciones para tratamiento de Riesgos.

34 Aportes El sistema debe permitir la Generación de indicadores de forma automática.

35 Aportes el sistema debe permitir realizar Análisis de Satisfacción

36 Aportes

Una vez se registre una planilla y quede en estado inconsistente, se debe tener la opción para Gestiónarla sola, sin que se deba volver a realizar cargue desde el operador de información.

1

Morosidad Cobros Y Fiscalización de aportes - Promotoría de Aportes

El sistema debe permitir la radicación del listado de morosidad con un número único y a partir de este momento, generar una trazabilidad controlando tiempo de permanencia dentro del flujo de trabajo.

2


El sistema debe generar automáticamente constancia de notificaciones de morosidad

3


El sistema debe permitir generar Auto de terminación del Proceso del proceso de expulsión. * Informe de desafiliación o expulsión al consejo directivo o dirección.

4


El sistema debe permitir generar Informe de desafiliación o expulsión.

5


El sistema debe permitir generar Documento de Cobro Persuasivos para las empresas morosas.


55



proponente Si No

6


El sistema debe permitir Auto de terminación del Proceso.

7


El sistema debe permitir la Elaboración de Informe de Empresas a Expulsar para aprobación del Consejo Directivo de la Caja.

8


El sistema debe permitir realizar la Notificación a la empresa sobre la decisión de expulsión por parte de la Caja.

9


El sistema debe permitir la Notificación de Empresas Expulsadas a los entes de Control.

10


El sistema debe permitir generar Documento de Cobro Pre Jurídico

11


El sistema debe permitir generar Citación de Cobro Presencial

12


El sistema debe permitir generar Acta de Precedencia Judicial

13


El sistema debe permitir generar Demanda Judicial

14


El sistema debe estar alineado a Cumplimiento a la normatividad legal, recuperación de recursos.

15


El sistema debe permitir generar Informe a las empresas donde se les notifica que no cumplen con el aporte de ley.

16


El sistema debe permitir la generación del Informe de las empresas como omisas o inexactas a la UGPP.


56



proponente Si No

17


El sistema debe permitir generar Informe de Actividades Realizadas a nivel de detalle

18


El sistema debe permitir Generar reportes por diferentes variables.

19


El sistema debe permitir Generar reportes de recuperación de cartera morosa.

20


El sistema debe permitir Generar automáticamente a las empresas las diferentes comunicaciones parametrizables.

21


El sistema debe permitir Generar control y seguimiento de las visitas a las empresas morosas de manera automática.

22


El sistema debe permitir el Seguimiento automático a las acciones por estándares de cobro de la UGPP y por aviso de incumplimiento y uso eficiente de la información. Llevando control de tiempos.

23


El sistema debe permitir la Generación de comunicaciones de forma automática.

24


El sistema debe permitir la Generación de liquidación de aportes de manera forma automática.

25


El sistema debe permitir el Seguimiento automático a las acciones por estándares de cobro de la UGPP (acciones de cobro y documentación y formalización.

26


El sistema debe permitir la generación automática y control de convenios.

27


El sistema debe permitir ejecutar actividades preventivas dirigidas a los aportantes para estimular el pago voluntario y oportuno de aportes y en consecuencia evitar morosidad. Por medio de reportes y consulta de estados de afiliación de las empresas


57



proponente Si No

28


El sistema debe permitir la identificación diaria y automática de aportantes que pueden estar en riesgo de caer en mora con el pago de aportes.

29


El sistema debe permitir la clasificación parametrizable de los aportantes para realizar diferentes acciones preventivas previas al plazo límite de pago.

30


El sistema debe con la clasificación del aportante de acuerdo con el riesgo, enviar una comunicación automática (correo electrónico) o alerta para (contacto telefónico), en donde se le recordará al aportante la fecha oportuna de pago de aportes.

31


El sistema debe permitir el registró del resultado del contacto. Paulatinamente e incremental en el tiempo.

32


El sistema debe permitir la Generación de desafiliación voluntaria y desafiliación por expulsión, de acuerdo con los lineamientos legales.

33


El sistema debe permitir el Control de las diferentes etapas con alertas de manera automática.

34


El sistema debe permitir la Verificación de los aportes automática, con detalle por persona y por empresa. Identificando la mora presunta. Y el pago de subsidios, con beneficios de ley.

35


El sistema debe permitir la Verificación de los aportes automática, con detalle por cada uno de los trabajadores de la empresa. Identificando la mora presunta. Y el pago de subsidios, con beneficios de ley.

36


El sistema debe permitir la Identificación de las fluctuaciones en el pago de aportes y de subsidios.

37


El sistema debe permitir e la Generación de comunicaciones automáticas parametrizable.

38


El sistema debe permitir el Control automático del debido proceso


58



proponente Si No

39


El sistema debe permitir la. Fiscalización de los aportantes para verificar la veracidad, consistencia y exactitud de la información de los pagos de aportes a la Caja.

40


El sistema debe automáticamente a partir de parámetros preestablecidos, de forma manual a criterio de la Caja o por solicitud de organismos de control, o por aportantes identificados en otros procesos permitir identificar los aportantes para normalizarlos.

41


El sistema debe Una vez identificados los aportantes, permitir programar y preparar las actividades de fiscalización. Las cuales pueden desarrollarse de forma presencial o remota.

42


El sistema debe permitir, una vez culminada la revisión, registrar los hallazgos en el acta de fiscalización. El resultado y el acta de fiscalización deberán ser cargados en el sistema. De acuerdo con los resultados obtenidos se tomarán acciones de redirección a otros procesos.

43


El sistema debe permitir realizar la clasificación de morosos de acuerdo con la edad de mora, cantidad de períodos adeudados y acciones de cobro efectuadas sobre el aportante y su deuda. A fin de desarrollar iniciativas de incentivar el pago voluntario de aportes en mora mediante acciones de cobro dirigidas a los aportantes morosos. Acciones que deberán registrar trazabilidad en el sistema y notificaciones a las empresas en la plataforma de estado de trámites.

44


El sistema debe a partir de la clasificación de los morosos automáticamente permitir establecer acción de cobro a realizar: primer aviso de incumplimiento, segundo aviso de incumplimiento, emisión del título ejecutivo, primer contacto persuasivo, segundo contacto persuasivo o acciones manuales de cobranza. Con los debidos registros en el sistema a manera de flujo de trabajo.

45


El sistema debe permitir automáticamente generar: Formato de comunicación, canal de envío, plazo, oportunidad de entrega, evidencias, reglas de negocio, y demás parametrizables por la Caja.

46


El sistema debe permitir registrar la acción realizada y sus respectivas evidencias.

47


El sistema debe estar diseñado para cumplir con los estándares de cobro de la UGPP.

48

Morosidad Cobros Y Fiscalización de aportes -

El sistema debe permitir Gestiónar convenios de pago para aportantes que estén en mora para normalizar el pago de aportes.


59



proponente Si No Promotoría de Aportes

49


El sistema debe permitir guardar la trazabilidad de documentos desde el inicio de recepción de una solicitud de convenio de pago. Paso seguido el resultado del análisis y se evalúan las condiciones del convenio, si fue no aceptada la solicitud, si fue factible debe permitir registrar en el sistema y generar un documento de convenio de pago con el aportante, el cual deberá realizar el pago de la cuota inicial del convenio para continuar con el proceso.

50


El sistema debe permitir realizar el seguimiento del convenio, verificando que los pagos sean efectivos y que se hagan en las fechas establecidas. Cuando el aportante haya realizado todos los pagos asociados al convenio, el sistema automáticamente hará el cierre y pago del mismo. Y registrará el resultado en el expediente del aportante.

51


El sistema debe mediante novedad, permitir la desafiliación a los aportantes que hayan incumplido con cualquiera de los lineamientos y condiciones definidos por la Caja.

52


El sistema debe permitir identificar los aportantes postulados a desafiliación, los cuales son incluidos en una lista para que el supervisor de cartera morosa de aportes realice el primer análisis sobre los aportantes a desafiliar.

53


El sistema previo el análisis realizado, debe permitir actualizar el listado con los comentarios pertinentes, y posteriormente la generación de informe ejecutivo para que sea estudiado por el consejo directivo.

54


Cerrada la sesión deberá El sistema debe generarse un documento oficial de desafiliación, en donde para cada aportante se enuncian las acciones a tomar.

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El supervisor de cartera morosa de aportes deberá tomar las acciones según el documento oficial de desafiliación emitida por el Consejo Directivo de la Caja. Se procede a desafiliar a los aportantes, indicando el motivo de desafiliación y aclarando que se produjo por expulsión, se cambia su estado a "desafiliado" y en el expediente de cada aportante se consignarán comentarios pertinentes y una copia del documento oficial de desafiliación. Se le notifica mediante correo físico y/o electrónico al aportante sobre la expulsión.

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El sistema debe permitir guardar evidencias, tanto los oficios que genera, como que se le puedan agregar nuevos tales como los soportes de entrega del transportador, como registro de visitas o llamadas telefónicas, y que se pueda realizar trazabilidad a todo el proceso previo a la expulsión. También debe llevar la identificación por diferentes variables de la cartera, como por edad de mora, tipo de mora, etc

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El sistema debe llevar el control de tiempos en cada actividad de gestión de cartera, y además generar alertas sobre vencimiento de términos para la siguiente actividad.


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proponente Si No

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El sistema debe permitir la Generación de Analítica de Datos.

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El sistema debe permitir la generación de Reportes

60


El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas

61


El sistema debe permitir Realizar seguimiento e informe de gestión por diferentes periodos.

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El sistema debe permitir Realizar acciones para tratamiento de Riesgos.

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El sistema debe permitir la Generación de indicadores de forma automática.

1 Liquidación Subsidio Monetario

El sistema debe permitir la Recepción de base de datos depurada, con condiciones de subsidio de acuerdo con las condiciones de afiliación, novedades, certificados, estado laboral y pago de aportes de acuerdo con la normatividad vigente.


El sistema debe permitir generar reportes Preliminares, para validación de información.


El sistema debe permitir generar simulación de liquidación para pre validaciones.


El sistema debe permitir realizar la generación de liquidación masiva y detallada de subsidio.


El sistema debe permitir realizar reportes soportes de Liquidación.


El sistema debe permitir genera archivo de pago, por las diferentes formas y tipo de pago.


El sistema debe permitir generar el cargue de saldos a las tarjetas Multiservicios y a los diferentes formas y tipo de pago. (transferencia, embargos)


El sistema debe permitir realizar reportes soportes de Pago.


61



proponente Si No


El sistema debe controlar de manera automático a la prescripción del subsidio. Enviando comunicaciones vía email y generando alertas para envió de información al afiliado por su última dirección registrada. Y debe automáticamente realizar la contabilización prescripción del subsidio además debe suministrar el reporte mensual de subsidios pre-escritos y próximos a pre-escribir, para la que la Caja, pueda realizar los procesos correspondientes, dentro de los términos legales de prescripción del beneficio.


El sistema debe permitir una vez notificado el afiliado del subsidio próximo a prescribir, realizar la dispersión resultado de la prescripción en los medios de pago, para ello se requiere la validación y registro de aprobación o rechazo de la dispersión de los subsidios prescritos. Para cada medio de pago se realiza el descuento de los valores prescritos, se identifican los subsidios prescritos efectivamente y se notifica a los afiliados sobre las acciones realizadas, guardando registro del resultado del aviso.


El sistema debe permitir la generación de subsidios pre escritos por valor mensual de cada uno de los periodos liquidados por beneficiario del mismo.


El sistema debe permitir el envió de seguimiento de liquidación de subsidio por medio de pagina web.


El sistema debe permitir el envió de mensajes de texto, cuando se realice la consignación de la cuota monetaria.


El sistema debe controlar automáticamente las conciliaciones de pago de subsidio por redes.


El sistema debe permitir recepcionar reclamos de los afiliados por diferentes medios, digitales, presenciales, telefónicos. Y estos deben permitirse realizar trazabilidad a través del portal web, indicando el estado del proceso, y enviando alertas en caso de requerirse documentación adicional.


El sistema debe generar respuestas a reclamaciones y notificar el cliente, por el mismo medio recibido.


El sistema debe permitir realizar la contabilización de pago de subsidio detallado a los establecimientos de comercio.


El sistema debe permitir realizar la contabilización de pago de subsidio detallado por cada afiliado.


El sistema debe permitir realizar la contabilización de traslado de saldos entre tarjetas.


El sistema debe efectuar automáticamente el análisis de las condiciones de afiliación y pago de aportes, para asignación del derecho, por beneficiario, cuantificando el valor y dispersación a los medios de pago definidos por el afiliado, teniendo en cuenta condicionales establecidas en la Ley.


El sistema debe realizar el reporte automático con los resultados de liquidación de cuota monetaria.


El sistema debe realizar el giro del subsidio al cónyuge del trabajador, cuando el beneficiario tenga relación de dependencia con ella.


El sistema debe realizar el giro del subsidio a la persona autorizada de reclamar el subsidio, siempre y cuando medie un registro de novedad por este concepto, entre el beneficiario y el autorizado con los debidos soportes.


62



proponente Si No


El sistema debe realizar el giro del subsidio al cotizante, siempre y cuando este sea género femenino. Y no exista una novedad de autorización a otra persona.


El sistema debe ser totalmente parametrizable, y debe generar alertas automáticas, de manera que se puedan identificar inconsistencias de datos previos a la liquidación de subsidios. Para el caso de los parámetros de ley, estos no deben estar sujetos a discrecionalidad del sistema o el proveedor, y el sistema debe garantizar el cumplimiento de los mismos de manera permanente.


El sistema debe permitir el según el calendario del subsidio monetario, permitir realizar el cierre de afiliaciones, aportes y novedades


El sistema debe permitir el registro de los descuentos respectivos, por pagos de otros servicios condonables a la cuota de subsidio.


El sistema debe permitir con un solo clic y parámetros de fecha realizar el proceso de la liquidación masiva.


El sistema debe automáticamente una vez terminado el proceso de liquidación, generar archivos de verificación, por tipo de pago, por rango de cuota monetaria, por ruralidad de la cuota, por medio de pago. De manera detallada y consolidada.


El sistema debe interfaz automáticamente a la contabilidad por tercero, cada valor liquidado de acuerdo con el periodo.


El sistema debe permitir asignar a cada medio de pago: Tarjeta Transferencia Cheque, El monto individual de pago de subsidio a la persona autorizada de reclamar el subsidio. el sistema debe permitir crear y adicionar tantos medios de pago como surgieren en adelante y parametrizarlos de acuerdo con la necesidad del servicio


El sistema debe controlar la utilización de la tarjeta multiservicios en el cobro de subsidio monetario y revisar el monto total sobre el servicio prestado por canales de pago.


El sistema debe permitir capturar las novedades monetarias en cada tarjeta (por medio de proceso de gestión de tarjetas y procesos de liquidación de subsidios como insumos).


El sistema debe permitir realizar traslado de saldos entre tarjetas.


El sistema debe permitir contabilizar el traslado de saldos de tarjetas


El sistema debe a través de establecimientos de comercio con los cuales la caja tenga convenio, recibir el registro de uso del subsidio por tarjeta y permitir su registro diario.


El sistema debe permitir realizar la conciliación de los registros de consumo y saldo.


El sistema debe permitir recibir la pre-factura con el detalle de movimientos, los cuales se registran y se concilian automáticamente en el sistema, debe permitir Gestiónar las diferencias y aprobación de la pre-factura para que el establecimiento de comercio emita la factura oficial.


El sistema debe permitir registrar la información de la factura en el sistema y permitir realizar la debida validación.


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proponente Si No


El sistema debe si la factura es aprobada notificar al responsable del canal externo de pagos y a tesorería/contabilidad para que se realice la operación de pago.


El sistema debe permitir Gestiónar las novedades de consumo provenientes de pagadores externos de subsidio monetario.


El sistema debe una vez recibido los datos provenientes de los procesos de liquidación de subsidio monetario, por medio del uso de un protocolo seguro de transferencia de archivos y permitir el cargue de la estructura de archivos definida, para realizar la correspondiente dispersión de pago.


El sistema debe permitir controlar la utilización de pagadores externos en el cobro de subsidio monetario y revisar el monto total sobre el servicio prestado por éstos.


El sistema debe permitir la captura de las novedades monetarias por medio de proceso de gestión de novedades de pagadores externos como insumos de información.


El sistema debe permitir realizar la conciliación de los registros de consumo y saldos y se presentan los resultados obtenidos, se Gestiónan inconsistencias y se registra en el sistema.


El sistema debe permitir realizar el pago en efectivo de los subsidios monetarios a las personas autorizadas a utilizar este medio de pago.


El sistema de liquidación debe estar totalmente en línea, integrado con caja-Tesorería, para que la información de pagos este disponible para realizar pago en efectivo, transferencias a los diferentes bancos, pagos vía baloto, este disponible en la ventanilla de pagos de la Caja.


El sistema debe automáticamente reportar a la aplicación de subsidio el pago del mismo por el canal dispuesto de acuerdo a la forma de pago de cada tercero.


El sistema de pago de subsidio por medio de tarjeta debe enviar la información de consumo de subsidios al sistema de la Caja, y al tarje habiente registrado, mediante correo electrónico.


El sistema debe permitir la identificación de pagos por embargos y demandas, mediante el registro de parámetros de acuerdo con lo solicitado por el Banco Agrario (cheques, transferencia bancaria, efectivo).


El sistema debe permitir la gestión de pagos de subsidios realizados mediante el Banco Agrario (cheques, transferencia bancaria, efectivo).


El sistema debe permitir realizar en línea la remisión de los archivos para pago a tesorería. Mediante gestión de tesorería se liberan el listado de cheques y los cheques a ser enviados al Banco Agrario, se reciben los documentos y se registra en el sistema.


El sistema debe permitir la remisión de la información para que el Banco Agrario con comunicación remisoria con la presentación de la información.


El sistema debe permitir la recepción de la información de los movimientos realizados durante el periodo, remitida por el banco agrario, permitir su registró en el sistema.


El sistema debe permitir automáticamente efectuar análisis para asignación del derecho, cuantificar el valor y dispersar a los medios de pago respectivos los resultados de liquidación de cuota monetaria para aportantes / trabajadores / beneficiarios específicos.


El sistema debe permitir realizar reclamos por liquidación de subsidio y realizar la correspondiente excepción para Gestiónarlos de manera automática. Pero con la supervisión de acuerdo con el perfil de privilegios.


64



proponente Si No


El sistema debe permitir realizar la liquidación automática para muerte por trabajador o beneficiario; cuando encuentre el registro del acta de defunción.


El sistema debe estar integrado con el sistema de registro de PQR'S. Lo cual debe crear un flujo de trabajo de manera que se permita visualizar por el usuario el estado de la solicitud de acuerdo con los niveles de aprobación definidos. Hasta el cierre de la solicitud.


El sistema debe para liquidación masiva de cuota monetaria, procesar en un tiempo de respuesta no mayor a 1 hora.


El sistema debe permitir la interacción por medio de chat virtual, para consultas y reclamos a la oficina de subsidio


El sistema debe permitir Realizar la contabilización y elaboración informes ejecutivos de subsidio efectivamente pagado.


El sistema permite realizar la contabilización del cambio de forma de pago del dinero abonado en tarjeta.








El sistema debe permitir generar las liquidaciones de subsidio en formato pdf o excel, en detalle y en resumenes para facilitar la revisión y control de datos. Así mismo, deberá permitir generar estadísticas sobre todos los ítems que están involucrados en el pago de subsidio, incluyendo número de cuotas, número de personas, períodos pagados, fecha de los períodos que se están incluyendo en la liquidación, entre otros.




El sistema permite Realizar seguimiento e informe de gestión del año.




El sistema debe permitir la Generación de indicadores de forma automática.


El sistema permite realizar análisis de satisfacción

1 Subsidio en Especie

El sistema debe permitir generar base de datos depurada, con condiciones de subsidio de acuerdo con las condiciones parametrizables que se establezcan.


El sistema debe permitir la generación de reportes Preliminares.


El sistema debe permitir generar pre validaciones y Certificaciones de la base de datos.


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proponente Si No


El sistema debe permitir la realización de a generación de liquidación de subsidio, de acuerdo las condiciones parametrizables, las cuales es posible que se modifiquen cada año.


El sistema debe permitir la generación de reportes soportes de Liquidación


El sistema debe permitir la generación de contabilización automática a la para la asignación, de acuerdo con la base de datos generada en el inciso uno de este apartado


El sistema permite realizar la planeación de las actividades para la prestación efectiva del servicio.


El sistema permite realizar la ejecución de las actividades para la prestación efectiva del servicio. Permitiendo el seguimiento y control usando flujo de trabajo.


El sistema permite el Registro, Seguimiento y Control de la entrega del subsidio por beneficiario de manera parametrizable, permitiendo evidencias como imágenes, pdf.


El sistema permite el Flujo de trabajo, en la oportunidad del servicio.


El sistema permite la generación de la contabilización automática del subsidio por beneficiario al momento de la entrega del mismo.


El sistema permite el Control de inventarios por producto y ubicación.


El sistema permite la Recepción de reclamos de los afiliados por diferentes medios, digitales, presenciales, telefónicos.


El sistema permite una vez tramitado el reclamo, la generación automática de la entrega del subsidio, no permitiendo espera de los afiliados por más de 5 minutos en sala.


El sistema Genera Respuestas a Reclamaciones y Notifica al cliente, por el mismo medio recibido.






El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas; teniendo la opción de ser generadas con diferentes fechas de corte


El sistema permite realizar la contabilización y elaboración informes ejecutivos de subsidio en especie efectivamente pagado. Y pendiente de entrega.








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Anexo No. 2.6 Características Técnicas generales y particulares para mecanismos de protección al cesante El sistema legado mecanismo de protección al cesante contiene: gestión cuota monetaria y beneficios cesantes - FOSFEC.

No. Área Requerimientos particulares para mecanismos de protección al cesante


1

Generalidades - Mecanismo de Protección al Cesante

Generalidades Estructurales: El sistema debe contener criterios de gestión, análisis y control de riesgos y operar bajo las siguientes premisas: • Toda acción que implique la aceptación de una solicitud (postulación, novedad de núcleo familiar, pérdidas de derecho, etc.) Necesita una validación posterior antes de su aprobación. • Toda aprobación requiere de una evidencia documental de soporte con garantía de integridad y disponibilidad en línea. • Se debe garantizar la segregación de funciones, tales como: Registro, aprobación, control presupuestal, asignación y pagos. • Se debe propender por la mayor automatización para evitar el error humano, en este sentido son críticos los cruces masivos o unitarios con entidades externas como (Fosyga, registraduria, Agencia de Empleos, Entidades de información, GIASS, Asocajas, y con la del sistema de afiliaciones de la Caja) • La asignación de citas y eventos se deben notificar de manera automática, por medio de email, mensajes de texto y llamadas automáticas. • Se debe permitir registrar e indexar los soportes de la gestión realizada antes de quitar los derechos y beneficios a un beneficiario. • Se debe contar con auditoria de los datos; con el fin de comparar la información registrada en el aplicativo contra la información consignada en los formularios conforme a lo registrado por el afiliado.

2

Generalidades - Mecanismo de Protección al Cesante


3 Mecanismo de Protección al Cesante

El sistema debe permitir la verificación y validación de documentos y adición de formulario, ingreso de novedades, visados de aprobación y de novedades.


El sistema debe permitir el registro de las hojas de vida de las personas cesantes


El sistema debe permitir registro de programación de actividades; donde se asigne un cronograma que, mediante flujo de tareas, se realicen pruebas psicotécnicas, programación de citas a entrevistas y de orientación laboral. Con seguimiento y notificaciones al usuario en cada etapa.


El sistema debe contar con la integración total y automática con la base de datos de afiliación que se registra en el sistema vertical de subsidios


El sistema debe permitir recibir solicitudes en el canal presencial, por medio de formulario virtual, por medio del portal WEB de la Caja.


El sistema debe contar con una lista de chequeo intuitiva, de manera que permita automáticamente verificar


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cumplimiento de requisitos y realizar cruces de la información de las personas registradas.


El sistema debe en todos los casos informar por medio digital al usuario sobre el trámite de su solicitud en el tiempo. De manera que se pueda conocer por el usuario en que etapa del proceso, se encuentra su tramite, y en caso de requerirse información adicional; esta sea claramente inidentificable por el mismo, en el portal transaccional.


El sistema debe permitir integralidad para consulta de documentos digitalizados requisitos, soportes y resultados de las pruebas psicotécnicas y orientación laboral.


El sistema debe permitir realizar un control y seguimiento al resultado de Apoyo en la construcción de su perfil ocupacional.


El sistema debe permitir realizar control y seguimiento al desarrollo de las actividades o capacitaciones propuestas, a fin de cumplir con los requisitos básicos de acuerdo al perfil ocupacional evaluado.


El sistema debe en todos los casos informar por medio digital al usuario de manera que permita realizar un seguimiento a la ruta de empleabilidad de manera automática. Pudiendo conocerse por el usuario en que etapa del proceso se encuentra y en caso de requerirse información adicional; esta sea claramente identificable por el mismo, en el portal transaccional.


El sistema debe permitir registrar agenda por parte de los psicólogos


El sistema debe permitir realizar seguimiento de acuerdo con niveles de privilegio del cumplimiento de las actividades registradas en la agenda de los psicólogos, con alertas cuando se cumplan las actividades.


El sistema debe permitir la parametrización de entidades de capacitación; ruta de capacitación.


El sistema debe generar de manera automática archivos para pago de transporte y del servicio de alimentación


El sistema debe contar con un control y seguimiento y programador de las visitas que se realicen a empresas y registre la asesoría integral a los empleadores/demandantes sobre los servicios del Mecanismo de Protección al Cesante. Con control de registro de vacantes.


El sistema debe permitir realizar Control de tiempo de respuesta en los procesos de intermediación.


El sistema debe permitir el registro y Seguimiento a las necesidades de los empleadores.


El sistema debe generar informes al tipo granular y gerencial. Los debe permitir parametrizar de manera que queden fijos en el sistema una vez parametrizados, adicionalmente que puede realizar variaciones de los mismos y configurar nuevos reportes a partir de los ya establecidos


El sistema debe permitir realizar la contabilización a diferentes grados de granularidad parametrizables.


El sistema debe generar analítica de Datos, Estadísticas


Reporte en línea contable de la apropiación y distribución de recursos de parte de Subsidio y Aportes.


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El sistema debe permitir realizar provisión de fondos de acuerdo con la disponibilidad de los recursos.


El sistema mediante un flujo de trabajo debe permitir, la verificación del cumplimiento de los requisitos. Revisar la documentación y realizar el registro de solicitudes. Generar y hacer seguimiento a los PQRS Y GLPI. Permitir la Toma de novedades de acuerdo con las necesidades.


El sistema debe permitir la notificación y validación de solicitudes registradas, donde se evidencie la gestión de la notificación y cargue de las mismas.


El sistema debe permitir la notificación a las EPS, de las personas que dentro del periodo hayan sido asignadas como beneficiaras del MPC o hayan tenido perdida del derecho.


El sistema debe permitir Ingreso de Novedades por diferentes medios (Presencial, WEB, Novedad, Etc.), así mismo debe permitir la Recepción y radicación de documentos de manera virtual o física, con el diligenciamiento del formulario de manera física o virtual con documentos soporte.


El sistema debe tener interfaz automática con el modulo de presupuesto de gastos


El sistema debe permitir Control de devoluciones y permitir realizar cobros jurídicos de acuerdo con las necesidades.


El sistema debe permitir la verificación de procesos en el Desprovisionamiento de los recursos, dado que se debe verificar los derechos pagados y pendientes de cada persona.


El sistema debe permitir la activación y desactivación de beneficios


El sistema debe permitir Identificar beneficiarios a liquidar y la asignación de beneficios


El sistema debe Generar planillas pila


El sistema debe Liquidar y pagar cuota monetaria por diferentes formas y canales de pago.


El sistema debe Liquidar y Generar Bonos de alimento


El sistema debe realizar contabilización y elaboración informes ejecutivos de cuota monetaria, bonos efectivamente pagados.


El sistema debe realizar seguimiento e informe de gestión.


El sistema debe realizar acciones para tratamiento de Riesgos


El sistema debe permitir controlar Indicadores.


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5.6 Anexo No. 2.7 Características Técnicas generales y particulares para vertical de subsidios

Contiene: Subsidio de Vivienda - FOVIS



1 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir recibir solicitudes de postulación a subsidios de vivienda FOVIS en el canal presencial, por medio de formulario virtual, por medio del portal WEB de la empresa, por donde se encuentre afiliado.

2 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir realizar seguimiento y Control, por flujo de trabajo

3 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe contar con una lista de chequeo intuitiva, de manera que permita automáticamente verificar cumplimiento de requisitos y realizar cruces de la información suministrada por los postulantes, solicitud de enajenación. Y notificación automática de la asignación a las personas beneficiarios.

4 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir generar la solicitud de postulación por parte del aspirante al subsidio, en físico o electrónicamente de acuerdo con los medios definidos en los numerales anteriores.

5 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir realizar el análisis y registro del tipo de postulación en el sistema. Validando la condición de afiliación de los postulantes y cumplimiento de los requisitos. (Parametros)

6 Subsidio de

Vivienda El sistema una vez permite la validación de requisitos debe permitir radicar la solicitud para ser asignada.

7 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir verificar una bandeja de pendientes, para solicitudes realizadas en otras sedes o en línea, permitir validar la información de la solicitud y registra el cumplimiento de los requisitos.

8 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir realizar cruces con fuentes externas de información.

9 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir verificar los requisitos, analizar las postulaciones, emitir el resultado, registrar la aprobación y cerrar la solicitud.

10 Subsidio de

Vivienda

Cuando la postulación se realice por postulación WEB solo cuando sea completada la información en el formulario se debe permitir imprimir, para adjuntar firma y digitalizar el formulario firmado en el sistema. Se debe poder generar la grabación del formulario por parte del usuario, de manera que pueda ser completado en diferentes momentos de tiempo. Y que la información del formulario WEB quede registrada en el aplicativo.

11 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir validar que el formulario haya sido cargado correctamente. Si el hogar postulante cumple los requisitos, se presenta en pantalla la notificación de aceptación y es radica la solicitud para ser asignada en FOVIS.

12 Subsidio de

Vivienda El sistema debe en todos los casos informar por medio digital al postulante el estado de su solicitud en el tiempo

13 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir adjudicar el derecho al subsidio de vivienda FOVIS a los afiliados postulantes que cumplan con los requisitos y hayan sido priorizados de acuerdo con los criterios establecidos por la Ley.

14 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe garantizar que una vez cerrado las postulaciones y realizados los cruces de información con fuentes internas y externas. Se permita el registró de inhabilidades que apliquen. Y que deben ser parametrizables.

15 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir parametrizar y ejecutar las condiciones de asignación, luego es verificada y registrada la información de la postulación y se valida.

16 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la elaboración de constancia de asignación, la cual se debe generar de manera automática.


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17 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir parametrizar las condiciones de asignación, y ejecutar el procedimiento de ranking de los postulantes y se asignan los subsidios FOVIS, de manera automática.

18 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe generar automáticamente el acta de asignación, que es firmada por medio de firma mecánica por los miembros aprobadores, y cargada en el sistema como evidencia de aprobación.

19 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe notificar los resultados de asignación a los Directivos y personas interesadas de la Caja. Las cuales deben ser parametrizadas para envió mediante correo electrónico, con trazabilidad de verificación de descargue del mismo.

20 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe generar automáticamente las cartas de asignación, permitir la generación de reportes para organismos de control y la permitir la publicación de los resultados de asignación de subsidios FOVIS.

21 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir por medio de interfaz con tesorería realizar el trámite de legalización y efectuar el desembolso del subsidio familiar de vivienda FOVIS.

22 Subsidio de

Vivienda

El sistema de permitir realizar la validación de estado de asignación del hogar respectivo, registrar el cumplimiento de los requisitos en la lista de chequeo, digitalizar los documentos y se realiza la radicación de la solicitud de legalización.

23 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir digitalizar e indexar los el documento de la inspección de existencia y habitabilidad y se registran los resultados y el informe de la inspección.

24 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir emitir el certificado de existencia y habitabilidad.

25 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la Contabilización automática de la asignación

26 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la contabilización de pago de subsidio detallado por cada afiliado.

27 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir automáticamente solicitar autorización de desembolso al Responsable de Vivienda y generar la solicitud de pago al oferente, con Contabilidad y Tesorería. En un flujo de trabajo totalmente automatizado

28 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir en línea realizar los registros de los comprobantes de egreso/pago asociados al oferente y hogar beneficiado respectivo.

29 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir realizar el registro y dar trámite a las solicitudes de novedades del subsidio de vivienda FOVIS.

30 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir realizar la validación automática de la novedad; si no es Gestiónable la novedad termina el proceso, si es Gestiónable en los procesos de afiliación/novedades, se debe poder realizar en línea con el nivel de autorización del permiso respectivo.

31 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir el registro de novedades en FOVIS, las cuales deben ser parametrizables de acuerdo con lo que determina la ley, de manera que se modifique la información del hogar postulante y se verifique el registro de cumplimiento de la solicitud, con los debidos soportes.

32 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir verificar los estados de las solicitudes por novedades y ser informado al usuario mediante portal del estado de las mismas. Si la solicitud es rechazada se notifica al hogar postulante; si es devuelta, se contacta al hogar postulante para realizar la gestión de documentación faltante; y si resulta aprobada, se procede a registrar la novedad de acuerdo con la solicitud. Todo esto debe ser Gestiónado mediante el portal de trámites, definido por flujo de trabajo para este fin.

33 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir el cierre de la solicitud y la notificación de los resultados al solicitante.


71



34 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir en el proceso documentos físicos o electrónicos.

35 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la verificación y control automático de los vencimientos y prorrogas del subsidio.

36 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir la generación automática de Oficios de Aceptación de Renuncias, Aceptación de Prorrogas, Aviso de Perdida de Vigencia. (Aviso antes y durante los 90 días y los siguientes 60+30 de acuerdo con el decreto 133

37 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe contar con la interfaz a CRM, de manera que se permita verificar las fechas de: * Publicación Diario Regional * Pagina Web Institucional * Publicación Física en la Caja

38 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe permitir la Generación Automática de oficios para los hogares inhabilitados (No Aplican para la Postulación de Subsidios)

39 Subsidio de

Vivienda

El sistema debe estar totalmente Integrado con la Base de Datos de Afiliaciones, Aportes, Estado de pensionado e Independientes.

40 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la información en línea de todos los registros del Hogar postulante.

41 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la Aplicación de Novedades de forma masiva a los procesos de validación de cruce

42 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la Generación de Analítica de Datos.

43 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la generación de Reportes por empresas y por Nit.

44 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas, RUAF, Contraloria y valor de asignación.

45 Subsidio de

Vivienda El sistema permite Realizar seguimiento e informe de gestión del año.

46 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir Realizar acciones para tratamiento de Riesgos.

47 Subsidio de

Vivienda El sistema permite realizar análisis de satisfacción

48 Subsidio de

Vivienda El sistema permite realizar análisis de PQRS

49 Subsidio de

Vivienda El sistema debe contar con un archivo digital de historicos

50 Subsidio de

Vivienda El sistema debe contener un modulo de auditoria,

51 Subsidio de

Vivienda El sistema debe contener lo reglamentado en los decretos 1077 de 2015

52 Subsidio de

Vivienda El sistema debe contener lo reglamentado en los decretos 133 de 2018

53 Subsidio de

Vivienda El sistema debe permitir consultar la calificación el puntaje, el hogar postulante.

54 Subsidio de

Vivienda El sistema debe tener un historico detallado donde se visualice cada participación.

5.7 Anexo No. 2.8 Características Técnicas generales y particulares para el sistema CRM Contiene: Sistema de gestión derelacionamiento con el cliente (CRM)


72

No. Área Requerimientos particulares para el Sistema de relacionamiento con el cliente (CRM)


1 Generalidades

del Sistema

Se requiere implementación de un sistema CRM, que vincule los diferentes datos de clientes que hacen uso de los diferentes servicios y unidades negocio de la Caja, tales como (Afiliaciones, Subsidio y Aportes) (ERP, Recreacion y Deportes, Agencia de Viajes, Gimnasio, Mercadeo Corportaivo, Centro Recreacionales, Centro Vacacional, Capaciatación, Esculeas y Clubes Deportivos, Instituto TÉCNICO de Educación, Colegios), (Restaurante y Cafeterías).

2 Generalidades

del Sistema CRM

Generalidades Estructurales: La Aplicación debe contener criterios de gestión, análisis y control de riesgos y operar bajo las siguientes premisas: • Toda acción que implique Comunicación directa con un cliente, necesita una validación antes de su envió. • Se debe garantizar la segregación de funciones: Registro de información, Agenda y control de actividades, Pronósticos de venta. • Se debe propender por la mayor automatización para evitar el error humano, en este sentido son críticos que la información del afiliado sea única en toda la base de datos de la corporación y por todos servicios y unidades de negocio, por donde se realicen transacciones. • Debe Realizar envió de información para eventos de acuerdo con la caracterización del cliente y conforme a la ley de protección de datos personales, envío de email, mensajes de texto y llamadas automáticas. • Debe contar con auditoria de los datos; a nivel del micro dato. • El sistema debe proveer un método fácil y seguro de proveer integración con distintos sistemas de información a través de tecnologías orientadas a servicios y en casos excepcionales a través de archivos planos.

3 Generalidades

del Sistema


4

Gestión de Relacionamien

to con el cliente (CRM)

El sistema debe permitir llevar una trazabilidad de PQRS desde la recepción por diferentes canales redes sociales, WhatsApp, correo, encuestas, memorandos físicos y demás medios de contacto con el usuario. de manera que se cuente con un portal web, desde donde se permita el ingreso de PQRS y de inmediato debe enviar notificación de registro del mismo al usuario y a atención al usuario, para su tramite

5



El Sistema debe permitir medir los tiempos entre el recibo de la solicitud y la respuesta y cierre de la misma, informando en cada etapa del proceso, al cliente en el proceso que se encuentra, para su respectivo seguimiento.

6



El sistema debe permitir el registro de planes de mejora, con detalles por actividad y tiempo del mismo, permitiendo el seguimiento de cada una de las acciones por centro de costo o negocio.

7



El sistema debe permitir Gestiónar la respuesta al usuario, la cual debe ser orientada de acuerdo con el tiempo de asignación de tiempo parametrizable.

8



El sistema debe tener integración con los diferentes medios de captura o registro de información de los usuarios, para recepción de PQRS.

9



El sistema debe permitir contar con un flujo de trabajo, donde se evidencie el estado de la petición queja o reclamo del usuario, con una posibilidad de consulta del trámite en línea.


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10



El sistema debe contar con flujo de trabajo, donde el líder responsable del servicio recepción de la PQRS, realice el seguimiento y verificación de la respuesta de acuerdo con los tiempos establecidos.

11



El sistema debe contar con niveles de privilegio de manera que no se pueda evidenciar la respuesta final al usuario sin su debida supervisión y autorización.

12



El sistema debe contar con nivel de privilegio, para que la alta dirección supervise en todas las etapas cada una de las PQRS por servicio si así lo requiere.

13



El sistema debe contar con la opción para creación de planes de mejora y notificación de seguimiento de acuerdo con los perfiles asignados.

14



El sistema debe en todas las instancias estar alineado con la Ley de protección de datos personales

15



El sistema debe permitir la captura de la información básica de afiliados desde diferentes medios, los cuales deben estar relacionados con el sistema de afiliaciones, de manera que mediante novedad se permita la actualización de datos en línea, pero con autorización previa, de acuerdo con un perfil que se defina.

16



El sistema debe permitir la Caracterización de los Afiliados (Empresas Y Personas).

17



El sistema debe permitir el Envió de Campañas publicitarias para la realización de eventos y venta de servicios a través de medios de comunicación masiva (Correo Electrónico, WhatsApp, mensajes de texto, publicación en Pagina Web, Publicación en redes sociales.)

18



El sistema debe permitir Estadísticas de medición de los envíos.

19



El sistema debe permitir la generación de diferentes medios de medición de acuerdo con el servicio a evaluar.

20



El sistema debe permitir analítica de marketing.

21



El sistema debe permitir aplicar diferentes instrumentos de medición de satisfacción en la prestación del servicio, puede ser realizada personal, telefónica y virtualmente a través de la página web. Ejemplo se deben realizar encuestas en línea, después de un evento. Y que las mismas se envíen automáticamente al buzón del usuario con el mail que registro, antes de la prestación del servicio.

22



El sistema debe permitir reconocer de manera automática, cambios de tendencia en el comportamiento del cliente, identificando tendencias y proponiendo oportunidades de segmentos para posibles nuevos clientes.

23



El sistema debe contener el Servicio de Centro de Contacto

24



El sistema debe posibilitar la Definición, administración y validación - Seguimiento de políticas de protección de datos.


74

25



El sistema debe permitir realizar Publicidad intrusiva por todos los canales digitales.

26



El sistema debe contar con un flujo de trabajo, que permita con base en un presupuesto, establecer cronograma de elaboración de publicidad para los diferentes servicios de la corporación, identificando claramente las etapas del proceso en cuanto a: *Distribución del presupuesto por centro de costos. *Definición de campañas publicitarias. *Revisión y contextualización de las necesidades de Publicidad de acuerdo con el requerimiento del servicio. *Envió a revisión y Aprobación de los lideres que intervienen en la Publicidad *Realización de ajustes según corresponda. * Control de la Publicidad en los medios de comunicación y canales propios. * Control de Entrega

27



El sistema debe permitir realizar la planeación de visitas a las diferentes empresas, por promotor; y contar con la supervisión y seguimiento del resultado de cada una. Generar reporte.

28



El sistema debe alinear las actividades y recursos de maketing, con los objetivos estratégicos, optimizando presupuesto, personal, tiempos y activos

29



El sistema debe permitir Agendar y Controlar las Actividades

30



El sistema debe permitir la Identificación y consolidación de las expectativas de los usuarios por diversos medios digitales.

31



El sistema debe permitir la Identificación de Necesidades por diferentes Variables.

32



El sistema debe contar con una lista de chequeo intuitiva, de manera que permita automáticamente verificar cumplimiento de requisitos y realizar cruces de la información con entidades externas como lo es la cámara de comercio

33



El sistema debe permitir Investigación de Mercados

34



El sistema debe permitir realizar campañas de fidelización a través de diferentes canales

35



El sistema debe permitir la visibilidad completa de los estados de cuenta del cliente a fin de tomar decisiones en el servicio

36



El sistema debe permitir la visualización completa de los hábitos de consumo por cada empresa a nivel de detalle del afiliado a fin de impulsar campañas de servicios a las empresas

37



El sistema debe permitir el manejo de la información de la big data; lo cual debe permitir: *Realizar venta cruzada con afiliados *Segmentar por servicios vs tipo de afiliado. *Potencializar las ventas de la Caja vs el perfil del afiliado. Ejemplo tenistas, futbolistas, aficiones, pintar, cantar.


75

38



El sistema debe permitir el control de visitas, generando alertas, como por ejemplo cuando una empresa no ha sido visitada. Empresa y afiliados sin uso de servicios, empresa sin postulaciones a subsidio de vivienda, sin créditos. O informes que se puedan generar para estas acciones.

39



Debido a la Caja presta una diversa y amplia gama de servicios a los afiliados y sus familias, es muy importante que el sistema permita la interacción entre las diferentes bases de datos para potencializar las ventas y usos de los servicios. De manera que se pueda consolidar por afiliado único, de que servicio hizo uso, durante un periodo de tiempo parametrizable, y de esta manera poder potenciar la venta de otros servicios. Ejemplo Integrada con el servicio de educación se permita consultar por identificación a los estudiantes y padres, se pueda brindar otros servicios ó programas de la Caja "Si es usted tiene su hijo en comfenalco y tiene tal edad, le ofrecemos…"

40



El sistema debe permitir programas de fidelización; ejemplo: cumpleaños, aniversario de la empresa, lanzar campañas especiales en fechas determinadas, el usuario habitual que tenga un reconocimiento no necesariamente con regalos, lo debe reconocer el sistema.

41



El sistema debe integrarse y proveer de un APP, transaccional para la promoción y venta de los diferentes servicios de una manera ágil.

42



El sistema debe permitir registrar resarcimientos, en el servicio postventa.

43




44




45




46




47




48





76

5.8 Anexo No. 2.9 Características Técnicas generales y particulares para el sistema de gestión de Educación

Contiene: Colegios e Instituto de Educación para el trabajo y desarrollo humano

No. Área Requerimientos particulares para el Sistema de gestión de Educación


1

COLEGIO COMFENALCO IBAGUÉ - HONDA. INSTITUTO TÉCNICO PARA EL TRABAJO HUMANO

Generalidades Estructurales: El sistema debe contener criterios de gestión, análisis y control de riesgos y operar bajo las siguientes premisas: • Gestión desde la inscripción del estudiante, pasando por los procesos de admisión y matricula, realizando el control financiero y académico del estudiante. • El sistema debe permitir la Caracterización de los Afiliados (Empresas Y Personas). • El sistema debe permitir la Identificación de Necesidades por diferentes Variables. • El sistema debe permitir la planificación y creación de los servicios educativos de acuerdo con las categorías de la caja. • El sistema debe contar con una interfaz en línea con registro de afiliados, para actualizar las categorías automáticamente o por periodos asignados. • El sistema debe permitir una parametrización de tarifas para pensiones, matriculas, certificado y demás cobros de servicios de acuerdo con la categoría del afiliado, padre o beneficiarios.

2



3


El sistema debe de ser parametrizable o que se pueda valorar por estándares, competencias, logros, indicadores, juicios valorativos, en escala cuantitativa y cualitativa; por áreas o asignaturas o campos formativos.

4


El sistema debe integrarse con el CRM y proveer de un APP, para envió de comunicaciones masivas a toda la comunidad educativa.

5


El sistema debe permitir la Creación de Planes Operativos, Estudio, Mallas Curriculares y Proyectos Transversales - Permitiendo el seguimiento mediante flujos de trabajo

6

COLEGIO COMFENALCO IBAGUÉ - HONDA.

El sistema debe permitir registrar el desarrollo curricular y su cumplimiento.


77



INSTITUTO TÉCNICO PARA EL TRABAJO HUMANO

7


El sistema debe realizar los acompañamientos de desarrollo curricular enlazado con los niveles de ausentismo

8


El sistema debe realizar el seguimiento al desarrollo Académico

9


El sistema debe permitir el Seguimiento al Docente de las prácticas académicas.

10


El sistema debe permitir la Elaboración, control y seguimiento de Administración de los Recursos

11


El sistema debe permitir realizar el Control Gastos, Inversiones y Control de Cartera

12



13



14

COLEGIO COMFENALCO IBAGUÉ - HONDA. INSTITUTO TÉCNICO PARA

El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas; de acuerdo a las normas legales establecidas por los entes de vigilancia y control


78



EL TRABAJO HUMANO

15


El sistema debe permitir la creación de Planes de Bienestar.

16


El sistema debe permitir la Orientación Escolar y Psicológica.

17


El sistema debe permitir el registro control y seguimiento de las pruebas psicológicas que se apliquen a los niños.

18


El sistema debe permitir parametrizar todos los tipos de aspectos que se trabajan desde la psicología, (familiar, académico) y anidar las especializaciones.

19


El sistema debe permitir la registrar la Atención de Estudiantes con necesidades especiales.

20


El sistema registrar el tipo de atención (diferenciando enfermedad general, accidente o agresión)

21


El sistema debe permitir la realización de Programas de Inducción

22


El sistema debe permitir ingresar reportes de recuperación de los estudiantes,


79



EL TRABAJO HUMANO

23


El sistema debe permitir el cierre de los periodos

24


El sistema debe permitir las observaciones individuales por asignatura

25


El sistema debe permitir llevar la asistencia diaria con un porcentaje de ausencia

26


El sistema debe permitir llevar la planilla de valoración con los aspectos a evaluar y los criterios con el fin de tomar las notas de parciales en línea

27


El sistema debe permitir debe promediar automáticamente las notas definitivas

28


El sistema debe permitir a padres de familia y docentes y coordinadores académicos el avance en la toma de evaluaciones

29


El sistema debe contar con restricciones de modificaciones en las notas; una vez digitadas

30


El sistema debe poseer alertas, de manera que en el momento en que el estudiante tenga desempeño bajo, envié citación al docente y al padre de familia para revisar el tema


80



EL TRABAJO HUMANO

31


El sistema debe permitir realizar las tutorías para el control de recuperación y seguimiento de logros de cada aspecto que se evalué

32


El sistema debe permitir ponderar los periodos

33


El sistema debe permitir definir el perfil de los docentes, para poder en base a este, realizar la asignación académica y control de los permisos docentes.

34


El sistema debe permitir generar alertas con los niveles de ausentismo de los docentes y medir los niveles de ausentismo - integración con el reloj biométrico

35


El sistema debe permitir por flujo de trabajo, realizar registro y seguimiento de actas de compromisos académicos y actas de consejo directivo

36


El sistema debe permitir la facturación de servicios a través de diferentes medios de pago, físicos o virtuales

37


El sistema debe generar pagare y recibo de matricula de manera automática por estudiante, de acuerdo con la tarifa previamente parametrizada para su categoría, en el sistema de afiliaciones registrada en la caja (debe validar en línea el estado y características de afiliación del padre y estudiante).

38


El sistema debe permitir almacenar por carpeta la historia de cada uno de los estudiantes


81



EL TRABAJO HUMANO

39


El sistema debe permitir la asignación de los servicios masivamente, por grado, por grupo, por estudiante y por categoría de afiliación en el sistema de afiliaciones de la Caja.

40


El sistema debe permitir marcar condiciones especiales, como madres cabeza de familia y otras referencias parecidas, las cuales deben ser parametrizables.

41


El sistema deberá permitir si fuere el caso, la generación de interés por mora, en periodos de pensiones atrasadas.

42


El sistema debe permitir la facturación mensual de pensiones y otros conceptos a través de facturas electrónicas o físicas

43


El sistema debe permitir identificar visualmente a los estudiantes (foto); cumpliendo con todos los lineamientos establecidos en la ley de protección de datos personales y toda legislación aplicable a niños y adolescentes.

44


El sistema debe permitir la carnetizacion con los datos básicos del estudiante (parametrizable)

45


El sistema debe permitir la Programación de la fecha y la hora de la entrevista, para aspirantes inscritos, realizando notificación a través de correo electrónico y APPS

46


El sistema debe permitir el registro de Calificación de los exámenes de admisión.


82



EL TRABAJO HUMANO

47


El sistema debe permitir la generación de Listado de aspirantes que pasan al proceso de entrevista.

48


El sistema debe permitir la Notificación mediante correo electrónico y APP de la entrevista a los admitidos.

49


El sistema debe permitir el seguimiento a la disponibilidad de cupos, por grado.

50



51



52



53


El sistema permite realizar análisis de PQRS

54


El sistema permite realizar presupuesto por área de ingresos, egresos e inversiones y consultar de manera detallada las bases de cálculo de cada uno de los conceptos


83



EL TRABAJO HUMANO

55


El sistema permite llevar una ficha de matricula y trayectoria de entrevistas de admisión

56


El sistema permite llevar el control de inscripción a través de pagina web

57


El sistema permite tener aula virtual, para la configuración y seguimiento a actividades de los alumnos extra clase

58


El sistema permite el control por estudiante, para notas, certificados, anotaciones y demás de acuerdo con las necesidades un software educativo

59


El sistema permite el seguimiento y control de profesores.

60


El sistema permite llevar el contenido de materias.

61


El sistema debe permitir pagos en línea por todo concepto en el colegio

62


El sistema permite la contabilización automática con interfaz integrada


84



EL TRABAJO HUMANO

63


El sistema restringe la información de configuración de programas de capacitación en cursos libres, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

64


El sistema permite la administración de una base de datos de usuarios integrada totalmente con el CRM, desde la cual se permita realizar diferentes tipos de consultas y reportes, con perfiles de acceso configurados.

65


El sistema permite ingresar registro de alumnos para cursos por batch ó individual. (carga de información en línea desde el otro servicio o en casos excepcionales (archivos planos)

66


El sistema mantiene la estructura identificando para cada cliente, categoría, género, edad y asignación salarial. Arrojando reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo con las circulares que emite la SSF.

67


El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

68


El sistema permite la inscripción de cursos, realizando la inclusión en los alumnos, con la facturación del servicio en línea

69


El sistema genera reportes estadísticos por clientes, coberturas y demás.

70


El sistema guarda los históricos de todas las consultas que se realizan a cada Cliente, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.


85



EL TRABAJO HUMANO

71


El sistema permite el seguimiento a instructores, y hojas de vida de los mismos

72


El sistema permite el manejo histórico de planes de estudio, por cada uno de los cursos dictados.

73


El sistema permite la verificación de asistencia en los cursos y su debida interfaz a el sistema contable

74


El sistema permite control de visitas, para supervisar el desarrollo del contenido temático de los cursos

75


El sistema permite la generación de certificados de estudio, por cada uno de los cursos dictados.

5.9 Anexo No. 2.10 Características Técnicas generales y particulares para el sistema legado Créditos

No. Área Requerimientos particulares para el Sistema legado

Crédito


1 CRÉDITOS

Generalidades Estructurales: El sistema debe contener criterios de gestión, análisis y control de riesgos y operar bajo las siguientes premisas: • El sistema debe contar con una interfaz en línea con registro de afiliados, para actualizar las categorías automáticamente. • El sistema debe permitir la Caracterización de los Afiliados (Empresas Y Personas). • El sistema debe permitir la Identificación de Necesidades por diferentes Variables. • El sistema debe contar con parametrización contable, para las diferentes modalidades de crédito. • El sistema debe permitir registro de procesos de referenciación. • El sistema debe permitir Recepcionamos las Solicitudes


86


Crédito


con los soportes requeridos. Por diferentes medios virtuales y presenciales.

2 CRÉDITOS El sistema debe cumplir con todas las demás generalidades consignadas en el anexo técnico 2 Generalidades, registrados previamente.

3 CRÉDITOS El sistema debe permitir registro de consulta en línea con las centrales de riesgo.

4 CRÉDITOS El sistema debe permitir registro de información económica del solicitante y cálculo en la capacidad de endeudamiento.

5 CRÉDITOS El sistema debe contar con control de diferentes niveles de aprobación y de excepciones; de acuerdo con perfiles previamente definidos.

6 CRÉDITOS

El sistema debe controlar de manera automatizada cada una de las etapas del proceso, mediante la definición de reglas del negocio, controladas mediante un sistema workflow; por niveles de privilegio para aprobación de créditos

7 CRÉDITOS El sistema debe permitir control automatizado de requisitos documentales

8 CRÉDITOS El sistema debe permitir el registro y control de codeudores.

9 CRÉDITOS El sistema debe contar con facilidades para simulación de condiciones de amortización; con diferentes modalidades.

10 CRÉDITOS El sistema debe permitir la clasificación y efecto contable del desembolso de crédito

11 CRÉDITOS El sistema debe permitir la posibilidad de pactar los cobros vencidos o anticipados

12 CRÉDITOS El sistema debe control de los intereses de ajuste al Ciclo.

13 CRÉDITOS El sistema debe controlar cupos de créditos y créditos rotativos

14 CRÉDITOS El sistema debe permitir Realizar Recepción de las solicitudes, de manera presencial y en web

15 CRÉDITOS El sistema debe permitir Validación automática por Bach, para cruce por pago por tercero

16 CRÉDITOS El sistema debe permitir Realiza suscripción de Convenios

17 CRÉDITOS El sistema debe permitir Realizar Radicación de los créditos en Línea y Presencial.

18 CRÉDITOS El sistema debe permitir Proceso automático para clasificación de cartera - según la mora

19 CRÉDITOS El sistema debe permitir Sistema automático de ayuda a la toma de decisiones Crediticias. - Probar o denegar Créditos-

20 CRÉDITOS

El sistema debe contar con una interfaz a APP, de manera que el cliente pueda realizar transacciones bancarias, desde el portal, verificar el estado de sus solicitudes y etapas del proceso, consultar el estado de su crédito y consultar toda la información relevante a los históricos de pago y demás.

21 CRÉDITOS El sistema debe permitir Realización y remisión de oficios de cobro persuasivo de manera automática. Y por medio de correo electrónico

22 CRÉDITOS El sistema debe permitir Contabilización de los créditos aprobados; Proceso automático para descargue y contabilización automática de los pagos


87


Crédito


23 CRÉDITOS El sistema debe permitir Transacciones por diferentes medios de pago en línea, mediante APP, por transferencia, y Ventanilla.

24 CRÉDITOS El sistema debe permitir Seguimiento y Control por el sistema parametrizable, permitiendo imágenes, pdf, y demás evidencias

25 CRÉDITOS El sistema debe permitir Flujo de trabajo, en la oportunidad del servicio

26 CRÉDITOS El sistema debe permitir Realización y aprobación de compromisos de pago

27 CRÉDITOS El sistema debe permitir determinar el valor vencido y días vencidos de capital e intereses

28 CRÉDITOS El sistema debe permitir calculo en línea y causación de intereses moratorios y corrientes

29 CRÉDITOS El sistema debe permitir control de restructuración, refinanciación y renovación de créditos

30 CRÉDITOS El sistema debe permitir reprogramación de créditos por pagos extraordinarios.

31 CRÉDITOS El sistema debe permitir procesos de calificación por niveles de vencimiento

32 CRÉDITOS El sistema debe permitir registro y control de calificación cualitativa de las obligaciones

33 CRÉDITOS El sistema debe permitir proceso de reclasificación contable de saldos por estado de cartera

34 CRÉDITOS El sistema debe permitir proceso de causación y amortización de intereses corrientes y de mora

35 CRÉDITOS El sistema debe permitir proceso de calculo y contabilización y provisión individual de cartera vencida

36 CRÉDITOS El sistema debe permitir administración de recalificación de créditos reestructurados.

37 CRÉDITOS El sistema debe permitir la generación de reportes a centrales de riesgo, data crédito y Cifin

38 CRÉDITOS El sistema debe permitir registro de control de compromisos de pago

39 CRÉDITOS El sistema debe permitir la generación y envió de notificaciones masivas

40 CRÉDITOS El sistema debe guardar el Registro del Historial de Cobranza

41 CRÉDITOS El sistema debe permitir la generación de cartas de cobro al deudor y al codeudor.

42 CRÉDITOS El sistema debe permitir las alertas para inicio de cobro pre jurídico Y cobro jurídico, parametrizable por días de mora.

43 CRÉDITOS El sistema debe permitir la generación automática de paz y salvo, a la cancelación total del crédito

44 CRÉDITOS El sistema debe generar alertas para finalización de plazos de vencimiento

45 CRÉDITOS El sistema debe manejar una fecha de emisión y una fecha de vencimiento por cada documento o factura

46 CRÉDITOS El sistema debe permitir aplicar los pagos por caja afectando la cartera y efectuando los descuentos por retenciones

47 CRÉDITOS

El sistema debe efectuar validaciones de cartera por terceros y la aplicación del cruce en el momento de causación de una cuenta por pagar (cruce de cuentas) y genera alertas en el momento de programación del pago

48 CRÉDITOS El sistema debe efectuar cruces entre documentos de un mismo tercero o diferentes y de diferentes cuentas y documentos

49 CRÉDITOS

El sistema debe permitir la estructuración de planes de pago, y opciones de los mismos, de manera como se desee parametrizar y esta parametrización puede ser cambiante en el tiempo.


88


Crédito


50 CRÉDITOS

El sistema debe restringir el otorgamiento de un nuevo crédito cuando el tercero posea cartera vencida (Integración con las demás verticales de la caja, de manera que al existir cliente único es posible su validación automática desde cualquier servicio de la Caja)

51 CRÉDITOS El sistema debe generar alertas en los pagos para terceros que poseen obligaciones vencidas y anticipos pendientes

52 CRÉDITOS El sistema debe calcular la capacidad de pago a los empleados para descuentos de nómina

53 CRÉDITOS El proceso de facturación debe ser parametrizable (forma de pago, plan tarifario, servicio que oferta, y funcionario que vende)

54 CRÉDITOS El sistema debe parametrizar en la política de deterioro de Cartera que se defina

55 CRÉDITOS El sistema debe calcular la provisión por deterioro y la contabilización

56 CRÉDITOS El sistema debe parametrizar tasas de interés corriente y de mora

57 CRÉDITOS El sistema debe calcular intereses de mora sin efectos contables

58 CRÉDITOS El sistema debe generar reportes parametrizables de cartera por edades de acuerdo con la necesidad del usuario

59 CRÉDITOS El sistema debe generar extractos de cuenta por tercero

60 CRÉDITOS El sistema debe generar auxiliares por documento

61 CRÉDITOS El sistema debe contener un módulo para administración del cobro: generación de cobros (plantilla); relación de documentos, saldos e intereses y demás.

62 CRÉDITOS

El sistema debe permitir diseñar y generar el reporte para centrales de riesgo, y debe ser parametrizable de acuerdo con las resoluciones de las mismas, las cuales pueden sufrir variación en el tiempo.

63 CRÉDITOS El sistema debe permitir generar certificados de saldos y paz y salvos

64 CRÉDITOS El sistema debe permitir la Generación de Analítica de Datos.

65 CRÉDITOS El sistema debe permitir la generación de Reportes

66 CRÉDITOS El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas

67 CRÉDITOS El sistema permite Realizar seguimiento e informe de gestión del año.

68 CRÉDITOS El sistema debe permitir Realizar acciones para tratamiento de Riesgos.

69 CRÉDITOS El sistema permite realizar análisis de satisfacción

70 CRÉDITOS El sistema permite realizar análisis de PQRS

71 CRÉDITOS El sistema debe estar integrado con el CRM para permitir promoción de servicios


89

5.10 Anexo No. 2.11 Características Técnicas generales y particulares para Hotelería Restaurantes y Cafetería

No. Área Requerimientos particulares para los Sistemas legado de Hotelería Restaurantes y Cafetería


1 RESTAURANTES

Generalidades Estructurales: El sistema debe contener criterios de gestión, análisis y control de riesgos y operar bajo las siguientes premisas: • El sistema debe contar con una interfaz en línea con registro de afiliados, para actualizar las categorías automáticamente. • El sistema debe permitir la Caracterización de los Afiliados (Empresas Y Personas). • El sistema debe permitir la Identificación de Necesidades por diferentes Variables. • El sistema debe permitir Recepcionar Solicitudes con los soportes requeridos. por diferentes medios virtuales y presenciales.

2 RESTAURANTES El sistema debe cumplir con todas las demás generalidades consignadas en el anexo técnico 2 Generalidades, registrados previamente.

3 RESTAURANTES El sistema debe permitir a partir de la Base de datos de Identificación de proveedores, permitir el registro de portafolios de servicios.

4 RESTAURANTES

El sistema debe permitir la Clasificación de los procesos, productos o servicios de acuerdo a criterios parametrizables. (Imágenes, Videos, Texto y demás formatos)

5 RESTAURANTES El sistema debe contar con un Programador de Visitas, para los proveedores.

6 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Recepción de Cotizaciones en línea de manera presencial o virtual.

7 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Cotización de servicios, proceso o producto a contratar. De acuerdo con unos términos de referencia.

8 RESTAURANTES

El sistema debe permitir la Generación de Ordenes de Compras, especificas para los servicios de restaurante y cafeterías. Teniendo en cuenta unidades de medida mínimas como lo es el gramo.

9 RESTAURANTES El sistema debe permitir el registro de Convenios

10 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Generación de Contratos

11 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Evaluación de productos por criterios

12 RESTAURANTES El sistema debe permitir la selección de proveedores por criterios

13 RESTAURANTES El sistema debe permitir el Seguimiento, control durante la prestación del servicio.

14 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Evaluación de la prestación del bien o servicio del proveedor, con criterios parametrizables.

15 RESTAURANTES El sistema debe contar con la Estandarización e Histórico de términos

16 RESTAURANTES El sistema debe permitir Realizar parametrización de Portafolio de Menús y eventos a cubrir.

17 RESTAURANTES El sistema debe permitir el Detalle por Actividad.

18 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Parametrización de Características del usuario.

19 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Evaluación de costos

20 RESTAURANTES

El sistema debe permitir la integración con CRM de manera que se pueda realizar la divulgación de todas las características de los servicios por medios digitales y Redes sociales.


90



21 RESTAURANTES El sistema debe permitir al usuario, realizar en línea cotizaciones, con diferentes características

22 RESTAURANTES El sistema debe permitir Definición de productos y Servicios

23 RESTAURANTES El sistema debe permitir Definición de Inventario por Bodegas

24 RESTAURANTES El sistema debe permitir Generación de Ordenes de Compra; con sugeridos de acuerdo a los stock mínimos parametrizables por bodega

25 RESTAURANTES El sistema debe permitir Generación de Comprobantes de Pago

26 RESTAURANTES El sistema debe permitir Ingreso de Mercancía; por productos completos y transformación con la respectiva parametrización de mermas

27 RESTAURANTES El sistema debe permitir Kardex de Inventarios.

28 RESTAURANTES El sistema debe permitir Ajustes al Costo.

29 RESTAURANTES El sistema debe permitir Traslados entre bodegas

30 RESTAURANTES El sistema debe permitir Ingresos del día por unidad de negocio.

31 RESTAURANTES El sistema debe permitir Movimientos del día por cuentas de ingreso y centros de costos.

32 RESTAURANTES El sistema debe permitir Ingreso por cuentas bancarias a consignar.

33 RESTAURANTES El sistema debe permitir Transformación Materia Prima en Producto Terminado

34 RESTAURANTES

El sistema debe permitir Conteos Físicos, por ubicación y por bodega. Con el consiguiente cruce automático contra el inventario en el sistema, para permitir análisis de ajustes de entrada y de salida y cruces de información.

35 RESTAURANTES

El sistema debe permitir realizar automáticamente ajustes de inventario, teniendo como base el conteo físico definitivo, con el nivel de aprobación de acuerdo con el perfil previamente parametrizable.

36 RESTAURANTES El sistema debe permitir manejo de Código de Barras; para tomas de inventario físico, venta e ingreso de mercancía

37 RESTAURANTES El sistema debe permitir Realizar Reservas del Servicio a Comprar - especialmente para fechas en eventos especiales los cuales son parametrizables.

38 RESTAURANTES El sistema debe permitir Transacciones por diferentes medios de pago en línea, electrónicos, transferencia, y Ventanilla

39 RESTAURANTES El sistema debe permitir Realizar planeación de la prestación del servicio.

40 RESTAURANTES El sistema debe permitir realizar actividades que se llevan a cabo en los eventos.

41 RESTAURANTES El sistema debe permitir Realizar seguimiento y Control, por flujo de trabajo

42 RESTAURANTES El sistema debe permitir Seguimiento y Control por el sistema parametrizable, permitiendo imágenes, pdf, video, y demás evidencias.

43 RESTAURANTES El sistema debe permitir Flujo de trabajo, en la oportunidad del servicio.

44 RESTAURANTES El sistema debe permitir facturación por usuario e interfaz en línea a la contabilidad

45 RESTAURANTES El sistema debe estar integrado con el CRM para permitir promoción de servicios

46 RESTAURANTES El sistema debe contar con control de recaudos de dinero por bodega, con cierres diarios

47 RESTAURANTES El sistema debe permitir Movimientos del día por cuentas de ingreso y centros de costos.

48 RESTAURANTES El sistema debe permitir Ingreso por cuentas bancarias a consignar.


91



49 RESTAURANTES El sistema debe permitir Consignaciones diligenciados de acuerdo con el cuadre de caja, por unidad de negocio y por concepto de ingreso.

50 RESTAURANTES El sistema debe permitir inventario por transformación de acuerdo con los ensambles de producto

51 RESTAURANTES El sistema debe permitir realizar facturación tipo POS

52 RESTAURANTES

Actualmente la Caja, cuenta con diferentes sedes; donde se realizan ventas tipo POS del servicio de cafetería y restaurante, por lo que el sistema debe permitir la consolidación en línea de cada punto de venta, manejo de inventarios y listas de precios, por bodega; todos administrados en línea desde el sistema central.

53 RESTAURANTES El sistema permite una interface automática para subir la información de las facturas generadas el POS

54 RESTAURANTES El sistema permite elaborar, archivar, consultar y activar cotizaciones de producto y/o servicios emitidos a clientes

55 RESTAURANTES

El sistema permite la administración, control y seguimiento de productos (uso de código de barras), hoja de vida con control de referencias, garantías, nivel de riesgo por ubicación, entre otros. Cada producto debe poder asociarse a un tipo o categoría, y bodega con su respectivo responsable, un centro de costos y una cuenta contable, identificando los estados del producto como averías y demás.

56 RESTAURANTES El sistema debe permitir definir márgenes de rentabilidad por puntos de ventas y por categorías

57 RESTAURANTES el sistema debe permite realizar técnicamente el desposte de carnes

58 RESTAURANTES

El sistema debe permitir generar reportes de productos de baja rotación o sin movimientos por diferentes filtros (por categorías, por proveedor, por almacén, por negociador

59 RESTAURANTES El sistema debe permitir el manejo de inventarios; primero entrar, primero en salir o de acuerdo con la fecha de vencimiento del producto.

60 RESTAURANTES El sistema debe permitir el fraccionamiento de los productos para la venta (menús de alimentación)

61 RESTAURANTES El sistema debe permitir el manejo y la administración de inventarios en transformación (costeo)

62 RESTAURANTES El sistema debe permitir la administración y control de centros de acopio para abastecimiento de varios puntos de venta de bienes de consumo.

63 RESTAURANTES

El sistema debe permitir definir variables para el calculo de los sugeridos de compra de cada punto de venta y/o centro de acopio, permite modificar las cantidades (guardando historial de lo sugerido, lo modificado y el responsable de la modificación)

64 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Generación de Analítica de Datos.

65 RESTAURANTES El sistema debe permitir la generación de Reportes

66 RESTAURANTES El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas

67 RESTAURANTES El sistema permite Realizar seguimiento e informe de gestión del año.

68 RESTAURANTES El sistema debe permitir Realizar acciones para tratamiento de Riesgos.

69 RESTAURANTES El sistema permite realizar análisis de satisfacción

70 RESTAURANTES El sistema permite realizar análisis de PQRS

1 HOTELERÍA

El sistema restringe la información de configuración de Disponibilidad del Hotel, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 HOTELERÍA El sistema permite la administración de unas bases de datos de usuarios, el cual permite listar y buscar de acuerdo con las condiciones requeridas con interfaz en


92



línea al CRM, para envió de campañas e invitación a eventos.

3 HOTELERÍA El sistema permite la parametrización por tarifas y por planes promocionales

4 HOTELERÍA El sistema arroja un informe de cronograma y promociones de planes de acuerdo con la programación establecida por el centro recreacional.

5 HOTELERÍA El sistema permite ingresar personal de forma masiva e individual. (carga de archivos planos con información de clientes en Bath)

6 HOTELERÍA

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo con las circulares que emite la SSF.

7 HOTELERÍA El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

8 HOTELERÍA El sistema tiene un modulo de novedades, de devoluciones, de cambio de plan vacacional.

9 HOTELERÍA El sistema, permite el cierre diario y cuadre de caja; adicional a la contabilización diaria de movimiento.

10 HOTELERÍA El sistema genera reportes estadísticos por clientes, planes, promociones y demás.

11 HOTELERÍA El sistema permite el cierre diario y mensual.

12 HOTELERÍA El sistema permite generación de listados para cierre contables, y seguimiento del servicio.

13 HOTELERÍA El sistema guarda los históricos de todos los pagos y descuentos que se realizan a cada Cliente, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.

14 HOTELERÍA

El sistema permite, la prestación de los servicios de torneos, alquiler de salones, pasadías, promociones y eventos masivos, desde el registro en línea, manteniendo estadísticas, guardando el registro histórico al cierre mensual.

15 HOTELERÍA

El sistema permite reserva con verificación de disponibilidad en linea, la pre-reserva puede adjudicarse a traves medios electronicos, teniendo en cuenta la Gestión de pagos y los plazos convenidos controlando el proceso a traves de alertas en el aplicativo y la notificación de correos a la persona encargada.

16 HOTELERÍA El sistema permite la generación de facturación de acuerdo a los planes tarifarios y la categoría del afiliado y de su grupo familiar.

17 HOTELERÍA El sistema permite la generación de Estrategias comerciales

18 HOTELERÍA El sistema permite la generación y registro de planes promocionales.

19 HOTELERÍA El sistema permite la generación de Cronograma de mantenimiento

20 HOTELERÍA El sistema permite la definición de temporadas altas y bajas

21 HOTELERÍA El sistema permite la generación de facturas, con contabilización automática y registro para estadísticas de la SSF

22 HOTELERÍA El sistema permite el control de pagos, realizando la generación de informes

23 HOTELERÍA El sistema permite generar un informe de proyección al día, por porcentaje de disponibilidad por servicio ya sea cabaña o habitación.

24 HOTELERÍA El sistema permite el control del servicio de lancha, con programación y seguimiento


93



25 HOTELERÍA El sistema permite control de reserva de salon

26 HOTELERÍA El sistema permite el registro y Control en el manejo de bonos alimenticios para los descuentos de facturación de acuerdo a las categorías del cliente


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5.11 Anexo No. 2.12 Características Técnicas generales y particulares para sistemas legados de servicios sociales

Contiene: Turismo, Recreación, Escuelas y club deportivo, Centros recreacionales, Alquiler de salones, Capacitación (cursos regulares,

cursos libres y bibliotecas) y gimnasio.

No. Área Requerimientos particulares para los Sistemas legados de servicios sociales


1 Generalidades

del Sistema

El sistema debe cumplir con todas las demás generalidades consignadas en el anexo técnico 2 Caracteristicas técnicas del bien o servicio, registrados previamente.

1 GIMNASIO El sistema restringe la información de Gimnasio de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 GIMNASIO

El sistema permite la administración de una base de datos de usuarios y sus historias de salud, el cual permite listar y buscar de acuerdo con los perfiles requeridos; y que deben interactuar con el CRM para envió de campañas e información de eventos

3 GIMNASIO El sistema debe generar alertas al ingreso de manera que cuando se valide el ingreso a la sesión no permita ingresar si no ha pagado el plan de entrenamiento

4 GIMNASIO El sistema cuenta con un proceso de consulta y activación de la historia de salud documental del usuario.

5 GIMNASIO El sistema permite ingresar personal de forma masiva e individual. (carga de archivos planos con información de medidas antropométricas por Bath)

6 GIMNASIO

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo a la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo a las circulares que emite la SSF.

7 GIMNASIO El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

8 GIMNASIO El sistema tiene un modulo de novedades, de devoluciones, de cambio de planes.

9 GIMNASIO El sistema, permite el cierre diario y cuadre de caja; adicional a la contabilización diaria de movimiento por tercero. De manera diaria, con control de cierre mensual.

10 GIMNASIO El sistema genera reportes estadísticos por clientes, planes, promociones y demás.

11 GIMNASIO

El sistema permite el registro de tarifas por categoría parametrizable de acuerdo con las políticas que son cambiantes en el tiempo en la Caja, de manera que permita tarifas por día, semanal, mensual, con descuentos especiales para usuarios trabajadores y por horas especificas

12 GIMNASIO El sistema permite generación de listados para cierre contables, y seguimiento del servicio.

13 GIMNASIO El sistema guarda los históricos de todos los pagos y descuentos que se realizan a cada Cliente, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.

14 GIMNASIO el sistema cuenta con una interfaz contable automática con los movimientos que se originan en el servicio de gimnasio

15 GIMNASIO El sistema debe permitir la generación de factura, tanto individual como corporativa dependiendo de la categorización de la persona o de la empresa


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16 GIMNASIO El sistema debe permitir el control de rutinas por usuarios, por hoja de vida y por medidas de control a implementar con cada usuario

17 GIMNASIO El sistema debe permitir Cotizaciones en Línea, Reservas y realizar los pagos por los diferentes tipos y formas de pago.

18 GIMNASIO El sistema permite el reporte estadístico diario y consolidado a la fecha de generación; pero guarda un histórico mensual de las estadísticas.

1 ALQUILER DE

SALONES

El sistema restringe la información de Alquiler de Salones, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 ALQUILER DE

SALONES

El sistema permite la administración de unas bases de datos de usuarios, el cual permite listar y buscar de acuerdo con las condiciones requeridas con interfaz en línea al CRM, para envió de campañas e invitación a eventos.

3 ALQUILER DE

SALONES El sistema genera alertas cuando la persona que va a ingresar no ha pagado el Salón o Kiosco

4 ALQUILER DE

SALONES El sistema cuenta con un proceso de consulta y activación de usuarios

5 ALQUILER DE

SALONES

El sistema permite ingresar personal de forma masiva e individual. (carga de archivos planos con información de clientes en Bach)

6 ALQUILER DE

SALONES

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo a las circulares que emite la SSF.

7 ALQUILER DE

SALONES El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

8 ALQUILER DE

SALONES El sistema tiene un modulo de novedades, de devoluciones, de cambio de alquiler de salones

9 ALQUILER DE

SALONES El sistema, permite el cierre diario y cuadre de caja; adicional a la contabilización diaria de movimiento.

10 ALQUILER DE

SALONES El sistema genera reportes estadísticos por clientes, planes, promociones y demás.

11 ALQUILER DE

SALONES El sistema permite el cierre diario y mensual.

12 ALQUILER DE

SALONES El sistema permite generación de listados para cierre contables, y seguimiento del servicio.

13 ALQUILER DE

SALONES

El sistema guarda los históricos de todos los pagos y descuentos que se realizan a cada usuario, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.

14 ALQUILER DE

SALONES

El sistema permite el registro de tarifas por categoría parametrizable de acuerdo con las políticas que son cambiantes en el tiempo en la Caja, de manera que permita tarifas por día, semanal, mensual, con descuentos especiales para usuarios trabajadores y por horas especificas

15 ALQUILER DE

SALONES

El sistema debe permitir la generación de factura, tanto individual como corporativa dependiendo de la categorización de la persona o de la empresa

16 ALQUILER DE

SALONES

El sistema debe permitir Cotizaciones en Línea, Reservas y realizar los pagos por los diferentes tipos y formas de pago.

17 ALQUILER DE

SALONES

El sistema permite el reporte estadístico diario y consolidado a la fecha de generación; pero guarda un histórico mensual de las estadísticas.

18 ALQUILER DE

SALONES

El sistema debe permitir generar una lista de chequeo, con un formato preestablecido para recibo y entrega del salón en forma satisfactoria de acuerdo a lo pactado


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19 ALQUILER DE

SALONES

El sistema permite el ingreso de pagos o resarcimientos del usuario; en caso de que el salón no cumpla con los ítems en la lista de chequeo, para recibo y entrega del salón.

1 TURISMO El sistema restringe la información de configuración de planes turísticos, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 TURISMO


3 TURISMO El sistema permite la parametrización por tarifas y planes turísticos

4 TURISMO El sistema arroja un informe de cronograma y promociones de planes de acuerdo a la programación establecida por el servicio

5 TURISMO El sistema permite ingresar personal de forma masiva e individual. (carga de archivos planos con información de clientes en Bach)

6 TURISMO

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo a la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo a las circulares que emite la SSF.

7 TURISMO El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

8 TURISMO El sistema tiene un modulo de novedades, de devoluciones, de cambio de plan turístico.

9 TURISMO El sistema, permite el cierre diario y cuadre de caja; adicional a la contabilización diaria de movimiento.

10 TURISMO El sistema genera reportes estadísticos por usuarios, planes, promociones y demás.

11 TURISMO El sistema permite el cierre diario y mensual.

12 TURISMO El sistema permite generación de listados para cierre contables, y seguimiento del servicio.

13 TURISMO El sistema guarda los históricos de todos los pagos y descuentos que se realizan a cada usuario, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.

14 TURISMO

El sistema permite, generación de cotizaciones y de facturas de venta, de manera presencial o virtual, mediante venta de servicios por APP o por pagina corporativa

15 TURISMO El sistema permite el reporte estadístico diario y consolidado a la fecha de generación; pero guarda un histórico mensual de las estadísticas.

16 TURISMO El sistema permite la Captura la información a través de diferentes medios ya sean digitales o presenciales

17 TURISMO El sistema permite la Caracterización de los Afiliados (Empresas Y Personas).

18 TURISMO El sistema permite la Identificación de Necesidades por diferentes Variables.

19 TURISMO El sistema permite Priorizar las Necesidades Y expectativas de los usuarios.

20 TURISMO El sistema permite la clasificación de Base de datos de Identificación de proveedores, con los portafolios de servicios.

21 TURISMO

El sistema permite la Clasificación de los procesos., productos o servicios de acuerdo con criterio parametrizables. (Imágenes, Videos, Texto y demás formatos)


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22 TURISMO

El sistema permite el Programador de Visitas. Para los diferentes proveedores o lugares turísticos; permitiendo una calificación en línea del proveedor, de acuerdo con criterios previos definidos (parametrizables)

23 TURISMO El sistema permite la Cotización de servicios, proceso o producto a contratar. De acuerdo con unos términos de referencia.

24 TURISMO El sistema permite la Generación de Ordenes de Compras de acuerdo con los lineamientos del manual de contratación, los cuales son parametrizables.

25 TURISMO El sistema permite el registro de la celebración de Convenios

26 TURISMO El sistema permite el registro de la celebración de Contratos

27 TURISMO El sistema permite la Evaluación de productos por criterios; los cuales son preestablecidos, pero que deben ser parametrizables.

28 TURISMO El sistema permite la Selección de proveedores por criterios; los cuales son preestablecidos, pero que deben ser parametrizables.

29 TURISMO El sistema permite el Seguimiento, control durante la prestación del servicio, mediante flujos de trabajo

30 TURISMO El sistema permite Seguimiento y Control por el sistema parametrizable, permitiendo imágenes, pdf, video, y demás evidencias.

31 TURISMO El sistema permite la Evaluación de la prestación del bien o servicio del proveedor, con criterios parametrizables.

32 TURISMO El sistema permite la Estandarización e Histórico de términos de Referencia.

33 TURISMO El sistema permite Realizar parametrización de Portafolio de Servicios.

34 TURISMO El sistema permite realizar el registro a detalle por cada actividad, en el servicio de turismo

35 TURISMO El sistema permite Parametrización de Características del usuario.

36 TURISMO

El sistema permite Divulgar todas las características de los servicios por diferentes medios de divulgación a través del CRM, a correos electrónicos, mensajes de texto, redes sociales, WhatsApp. Y por medio de APP.

37 TURISMO El sistema permite integración total con el CRM

38 TURISMO El sistema permite al usuario, realizar en línea cotizaciones, con diferentes características del servicio.

39 TURISMO El sistema permite Realizar Reservas y Compra del servicio a través del portal y aplicación APP.

40 TURISMO El sistema permite Realizar facturación en Línea. Validando categorías, generando base de datos insumo de estadísticas.

41 TURISMO El sistema permite Realizar planeación de la prestación del servicio.

42 TURISMO El sistema permite registrar Actividades que se llevan a cabo en el itinerario. Permitiendo generar puntos de mejora en el proceso.

43 TURISMO El sistema permite Flujo de trabajo, en la oportunidad del servicio.

44 TURISMO El sistema permite Facturación por usuario.

1 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema restringe la información de configuración de escuelas y club deportivo, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO



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3 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite la parametrización por tarifas y por actividad programada

4 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema arroja un informe de cronograma y promociones de planes de acuerdo con la programación establecida por el servicio.

5 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO


6 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo a las circulares que emite la SSF.

7 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

8 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema tiene un modulo de novedades, de devoluciones, de cambio de disciplina deportiva.

9 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema, permite el cierre diario y cuadre de caja; adicional a la contabilización diaria de movimiento.

10 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema genera reportes estadísticos por clientes, planes, promociones y demás.

11 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite el cierre diario y mensual.

12 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite generación de listados para cierre contables, y seguimiento del servicio.

13 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema guarda los históricos de todos los pagos y descuentos que se realizan a cada Cliente, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.

14 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema permite la generación de facturas, con contabilización automática y registro para estadísticas de la SSF

15 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite la facturación de mensualidades, desde medios electrónicos

16 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite el pago desde PSE

17 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite la identificación de los deportistas mediante un carnet inteligente

18 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO el sistema permite la verificación del pago de la mensualidad cuando se hace uso del centro recreacional

19 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite la verificación de autenticidad del carnet por mecanismos electrónicos

20 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema permite la descarga de usos cada vez que el deportista presenta el carnet al ingreso del centro recreacional

21 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema permite la Planificación, Socialización y realización de cronograma de trabajo con los personales del área (Instructores)

22 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite real registro de la Ruta de Trabajo a realizar durante el año.

23 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite el Seguimiento y control de la ejecución del plan operativo del área

24 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite el registro de Beneficios al usuario afiliados y Aplicarlas a los diferentes programas

25 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO El sistema permite la Clasificación de programas por tarifas.


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26 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema permite la solicitud en línea de los usuarios y la programación de la actividad a toda la comunidad, por medio de publicidad intrusiva

27 ESCUELAS Y CLUB

DEPORTIVO

El sistema debe permitir la expedición e impresión de carnet para el estudiante de escuelas y club, el cual debe cargarse la cantidad de sesiones pagas, y estas se deben descontar automáticamente del sistema de taquilla al ingreso del usuario.

1 CAPACITACIÓN - CURSOS LIBRES





El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo a la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo con las circulares que emite la SSF.


El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.


El sistema tiene un modulo de novedades, de devoluciones, de cambio de curso a tomar.


El sistema genera reportes estadísticos por clientes, coberturas y demás.




El sistema se integra con Presupuesto de Gastos y Costos para determinar la viabilidad financiera de los cursos.


El sistema permite realizar el proceso de matricula y se verifica la categoría del alumno desde el sistema de afiliaciones totalmente en línea, para determinar el costo.


El sistema permite realizar Factura para pago en Caja General, pagos en línea por PSE, validando la tarifa de acuerdo con la categoría, la cual se debe consultar en línea automáticamente desde el sistema de afiliaciones. Y permitiendo el registro para posterior generación de estadísticas por cobertura.


El sistema permite verificar que exista el mínimo de alumnos matriculados para cumplir con en el punto de equilibrio (Ingresos Vs Costos directos).


El sistema permite generar el Listado definito de Matriculados


El sistema permite la selección de los instructores de acuerdo con los términos y condiciones de la Caja.


El sistema permite generar la entrega a los Instructores la información del contenido temático del curso (Ficha Técnica), los formatos de Control de Asistencia, Control de Clases para el desarrollo del programa. Los cuales se deben poder diligenciar en línea.


El sistema permite el Registro de Control de asistencia en Clase. De manera automática, por sistemas biométricos.


El sistema permite el Formato de seguimiento de Clases registrando los resultados obtenidos.


100




El sistema permite la Elaboración e impresión de los certificados y diligencia la toma de las firmas respectivas.


El sistema permite la generación de Reporte (Ingresos, Costos) para la SSF


El sistema permite Aplicar evaluación al Instructor por parte del Usuario, en línea.


El sistema permite realizar el Análisis el seguimiento a Clase, en línea dentro de la aplicación.


El sistema permite Efectuar la evaluación del desempeño del Instructor


El sistema permite Verificar desde dispositivos móviles la asistencia a clase de parte de los alumnos y docentes.


El sistema permite la asignación de las aulas de clase, de acuerdo con el curso programado.

1 TERCERA EDAD

El sistema restringe la información de configuración de programas de capacitación en tercera edad, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 TERCERA EDAD

El sistema permite la administración de las bases de datos por usuarios, el cual permite listar y buscar de acuerdo con las condiciones requeridas con interfaz en línea al CRM, para envió de campañas e invitación a eventos.

3 TERCERA EDAD El sistema permite ingresar personas de forma masiva e individual. (carga de archivos planos con información de clientes en Bach)

4 TERCERA EDAD

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, género, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo a las circulares que emite la SSF.

5 TERCERA EDAD El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

6 TERCERA EDAD El sistema permite la inscripción de cursos, realizando la inclusión en los alumnos, con la facturación del servicio en línea

7 TERCERA EDAD El sistema guarda los históricos de todas las consultas que se realizan a cada Cliente, permitiendo el reporte de éstos por varios filtros.

8 TERCERA EDAD El sistema permite el diligenciamiento de ficha gerontológica por cada usuario.

9 TERCERA EDAD El sistema permite el seguimiento a instructores, y hojas de vida de los mismos.

10 TERCERA EDAD El sistema permite el manejo histórico de planes de estudio, por cada uno de los cursos dictados.

11 TERCERA EDAD El sistema permite la toma de signos vitales de los usuarios en un curso

12 TERCERA EDAD El sistema permite la verificación de asistencia en los cursos y su debida interfaz a el sistema contable

13 TERCERA EDAD El sistema permite control de visitas, para supervisar el desarrollo del contenido temático de los cursos

14 TERCERA EDAD El sistema permite el seguimiento de Clases registrando los resultados obtenidos.

15 TERCERA EDAD El sistema permite desarrollar el programa de acuerdo con el personal inscrito; donde se debe controlar la asistencia, control de clases, etc.

16 TERCERA EDAD El sistema permite Verificar desde dispositivos móviles la asistencia a clase de parte de los alumnos y docentes.


101



17 TERCERA EDAD

El sistema permite realizar Factura para pago en Caja General, pagos en línea por PSE, validando la tarifa de acuerdo con la categoría, la cual se debe consultar en línea automáticamente desde el sistema de afiliaciones. Y permitiendo el registro para posterior generación de estadísticas por cobertura.

1 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema restringe la información de configuración de ingreso a la aplicación de CRU, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 CENTROS

RECREACIONALES


3 CENTROS

RECREACIONALES


4 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo con las circulares que emite la SSF.

5 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

6 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema permite la generación de facturas de ingreso por servicios, al centro recreacional de acuerdo con tarifas establecidas por referencias y descarga automática a la contabilidad. con la facturación del servicio en línea

7 CENTROS

RECREACIONALES El sistema genera reportes estadísticos por clientes, coberturas y demás.

8 CENTROS

RECREACIONALES


9 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite el seguimiento a ingresos por los diferentes servicios prestados en el CRU

10 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema permite desde taquilla, registrar los ingresos por cobertura de los servicios de escuelas, club deportivo, tercera edad, alquiler salones y demás servicios que se prestan en el CRU, generando estadísticas por cobertura por separado para cada uno de los servicios y para el mismo centro recreacional.

11 CENTROS

RECREACIONALES El sistema guarda la trazabilidad de movimientos en el sistema

12 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema permite registrar y facturar por alquiler, las diferentes atracciones en el centro recreacional. Generando una manilla por colores para identificación del derecho a los servicios por usuario, una vez dentro del centro.

13 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema permite el registro Solicitudes del personal administrativo y operativo sobre las necesidades de mantenimiento (Preventivo, Correctivo)

14 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite el registro Mantenimiento, limpieza y desinfección de piscinas.

15 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite el registro de mantenimiento de Escenarios Deportivos.

16 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite el registro de mantenimiento de Infraestructura Física.


102



17 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite el registro de mantenimiento de Motores y Equipos.

18 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite el registro de mantenimiento de Análisis fisicoquímico y microbiológico de las piscinas.

19 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema permite Facturación del Servicio (Ingreso al CRU, Canchas, Salones, Campin, Salones, Juegos de Mesas, Escenarios Deportivos, Etc.) de acuerdo con las categorías establecidas por afiliado, en el sistema de taquilla el cual debe estar totalmente integrado con el sistema de afiliaciones

20 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema debe permitir la Generación de comprobantes contables

21 CENTROS

RECREACIONALES El sistema permite cierre diario con Informe fiscal de ventas diarias

22 CENTROS

RECREACIONALES

El sistema permite la consolidación la información de acuerdo con la reglamentación de Superintendencia del Subsidio Familiar

1 DEPORTES El sistema restringe la información de configuración de torneos deportivos, de acuerdo con los roles autorizados para su consulta y edición (incluye registros contables)

2 DEPORTES


3 DEPORTES El sistema permite la parametrización por tarifas y por actividad programada

4 DEPORTES El sistema arroja un informe de cronograma y promociones de planes de acuerdo con la programación establecida por el servicio.

5 DEPORTES El sistema permite ingresar personal de forma masiva e individual. (carga de archivos planos con información de clientes en Bach)

6 DEPORTES

El sistema mantiene la estructura identificando para cada usuario, la categoría, genero, edad y demás datos requeridos, para lo cual debe operar en línea con el sistema de afiliación de la Caja. Permitiendo a la captura de información al momento de la facturación o registro de uso del servicio, para posterior generación de reportes estadísticos de subsidio a la demanda y coberturas, de acuerdo con las circulares que emite la SSF.

7 DEPORTES El sistema permite listar y reportar información general o específica del servicio.

8 DEPORTES El sistema tiene un modulo de novedades, de devoluciones, de cambio de deporte o torneo deportivo.

9 DEPORTES El sistema, permite el cierre diario y cuadre de caja; adicional a la contabilización diaria de movimiento.

10 DEPORTES El sistema genera reportes estadísticos por clientes, planes, promociones y demás.

11 DEPORTES El sistema permite el cierre diario y mensual.

12 DEPORTES El sistema permite generación de listados para cierre contables, y seguimiento del servicio.

13 DEPORTES El sistema guarda los históricos de todos los pagos y descuentos que se realizan a cada Cliente, permitiendo el reporte de estos por varios filtros.

14 DEPORTES El sistema permite, generación de cotizaciones y de facturas de venta, totalmente en línea.

15 DEPORTES El sistema permite la facturación de mensualidades, desde medios electrónicos

16 DEPORTES El sistema permite el pago desde PSE


103



17 DEPORTES El sistema permite la identificación de los deportistas mediante un carnet inteligente

18 DEPORTES el sistema permite la verificación del pago cuando se hace uso del centro recreacional

19 DEPORTES El sistema permite la verificación de autenticidad del carnet por mecanismos electrónicos

20 DEPORTES El sistema permite la descarga de usos cada vez que el deportista presenta el carne al ingreso del centro recreacional

21 DEPORTES El sistema permite la Planificación, Socialización y realización de cronograma de trabajo con el personal del área (Instructores)

22 DEPORTES El sistema permite el registro de la Ruta de Trabajo a realizar durante el año.

23 DEPORTES El sistema permite el Seguimiento y control de la ejecución del plan operativo del área

24 DEPORTES El sistema permite el registro de Beneficios a los usuarios afiliados y Aplicarlas a los diferentes programas

25 DEPORTES El sistema permite la Clasificación de programas por tarifas.

26 DEPORTES El sistema permite la solicitud en línea de los usuarios y la programación de la actividad a toda la comunidad, por medio de publicidad intrusiva

27 DEPORTES El sistema permite el registro de clausura del evento con el respectivo registro de premiación

1 A TODOS LOS

SERVICIOS El sistema debe permitir la Generación de Analítica de Datos.

2 A TODOS LOS

SERVICIOS El sistema debe permitir la generación de Reportes

3 A TODOS LOS

SERVICIOS El sistema debe permitir la Generación de Estadísticas

4 A TODOS LOS

SERVICIOS El sistema permite Realizar seguimiento e informe de gestión del año.

5 A TODOS LOS

SERVICIOS


6 A TODOS LOS

SERVICIOS El sistema debe permitir realizar análisis de Satisfacción.

7 A TODOS LOS

SERVICIOS El sistema debe permitir Promoción a través de CRM

8 A TODOS LOS

SERVICIOS El sistema debe permitir realizar Publicidad intrusiva (Hábitos de consumo) CRM

9 A TODOS LOS

SERVICIOS

El sistema debe estar totalmente en línea de manera que se interactúe entre los diferentes servicios de la Caja, permitiendo la consulta de afiliado único.


104

6. ANEXO No. 3. FORMATOS DE REQUISITOS Y DOCUMENTOS

No. Requisitos exigidos para el proponente Si No Documentos a anexar Si No

1

Ser persona jurídica, en forma individual o conformando consorcios o uniones temporales cuya actividad económica este relacionada con el suministro e instalación del servicio requerido. El objeto social de las personas jurídicas debe permitir la realización del objeto a contratar y la duración de la persona jurídica, no debe ser inferior a la duración del contrato y un (1) año más.

X

Si el proponente es una persona jurídica, deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. Cuando se trate de personas naturales se debe adjuntar fotocopia de la cédula de ciudadanía, y el Registro Único Tributario RUT en ambos casos. Si es persona Jurídica deberá acreditar que el representante legal se encuentra facultado para presentar propuesta y para suscribir el contrato, para lo cual deberá presentar el documento (conforme Código de Comercio) donde conste tal autorización.

X

2

No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los Estatutos de la Caja, el Decreto ley 2463 de 1981 y la Ley 789 de 2002 y demás normas legales pertinentes, diligenciando el formulario que será entregado en el Departamento de Compras de la Caja ó se puede descargar directamente de la página Web de la Corporación a través del enlace: http://www.comfenalco.com.co

X

El proponente deberá diligenciar el formulario de Inhabilidades e Incompatibilidades establecido por la Caja, el cual podrá encontrar publicado en la página Web www.comfenalco.com.co link contratación. En caso de presentar alguna inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981, la Ley 789 de 2002 y demás normas legales pertinentes, deberá manifestarlo de manera expresa y por escrito.

X

3

Encontrarse registrado como PROVEEDOR de COMFENALCO TOLIMA o efectuar el proceso en línea el cual encontrará publicado en la página Web www.comfenalco.com.co, antes de la presentación de la propuesta.

X

4

Presentar la propuesta directamente o por medio de su agente comercial, mandatario o persona debidamente facultada para el efecto de acuerdo con la Ley, sin que se entienda con ello que se deba presentar de manera personal ante la Corporación la propuesta por parte del Representante legal del proponente.

X

Carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá diligenciar el modelo adjunto (ANEXO 1) de las presentes condiciones generales de contratación, el cual debe ser firmado por el Representante Legal, si se trata de persona Jurídica, mencionando de forma expresa que se acepta en todos sus términos.

X

5

En el caso de personas jurídicas, deberán acreditar que la duración de la sociedad será igual al plazo ofrecido para la ejecución del servicio y un año más.

X

6

No presentar incumplimiento declarado por los supervisores o se hayan hecho efectivas pólizas o garantías en los contratos ejecutados con la CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMFENALCO TOLIMA, durante los últimos cinco (5) años.

X

7

No presentar calificación deficiente efectuadas por los SUPERVISORES en contrataciones realizadas por COMFENALCO TOLIMA, durante el último año, y para los que no hayan sido proveedores de la Caja, deberán acreditar como mínimo 3 certificaciones de cumplimiento y satisfacción del producto o servicio contratado por clientes externos, de los últimos cinco (5) años.

X Anexar certificados de cumplimiento y satisfacción del producto o servicio contratado de Comfenalco Tolima o 3 certificaciones de clientes externos.

X

http://www.comfenalco.com.co/


105

8

No encontrarse en mora con COMFENALCO TOLIMA, por concepto de pago de aportes o haya sido expulsado de la Corporación por alguna de las causales contempladas en el manual de suspensión y expulsión de Empresas.

X

9

Elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido por la Caja y anexar los documentos exigidos debidamente diligenciados.

X

Propuesta económica especificando el IVA si hay lugar a ello. Adicionalmente, especificar, en caso tal de que la implementación se realice en varias vigencias, si las fases ofertadas tienen incremento anual y en qué porcentaje.

X

Anexar fotocopia de la cédula, certificado de antecedentes fiscales y de la Procuraduría, tanto del proponente como de su Representante Legal, con una expedición no mayor a 30 días calendario a la presentación de la propuesta. En este mismo sentido, cada una de las personas jurídicas miembros del Consorcio o Unión temporal que participen en el proceso, deberán adjuntar la respectiva documentación.

Anexar declaración firmada por el proponente en la que indique que dará cumplimiento a la Ley de Habeas Data, en cuanto al manejo de la información de la Corporación que le será suministrada para el cumplimiento del objeto contractual

Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal, donde conste que se encuentra al día en los pagos al Sistema de Seguridad Social en salud, Pensiones, ARL de todos los trabajadores y en el pago de los Aportes Parafiscales (CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR), en caso de ser Persona Jurídica, y si es Persona Natural la certificación de que cumple con los pagos de Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales.

Original de la póliza de seriedad de la oferta y recibo de pago de la misma original o certificación expedida por la Compañía de Seguros.

Fotocopia de la tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios expedida por la Junta Central de Contadores, del Contador que firma los Estados Financieros y del Revisor Fiscal cuando fuere el caso

Balance general y estado de resultados, con corte a DICIEMBRE 31 DE 2017, firmado por el Representante Legal, el Contador Público y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Cuando es persona natural firmado por el proponente y Contador Público

10 Cumplimiento de Normas Legales X

El proponente deberá presentar obligatoriamente documentación expedida por el órgano competente, que garantice el cumplimiento de las normas legales vigentes sobre la materia. De no presentar la respectiva documentación, la propuesta no se tendrá en cuenta.

El proponente debe cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, sobre protección de datos personales ó las certificaciones que la homologen, de acuerdo al país donde se aloje el datacenter. De no presentar la respectiva documentación, la propuesta se descartará.

X

11 Personal Calificado X

El Proponente deberá presentar obligatoriamente las hojas de vida del personal técnico de soporte especializado con las diferentes certificaciones, niveles de estudio, experiencia - otorgados por la empresa o por el cliente final donde prestó los servicios, este personal debe corresponder a quienes desarrollaran las labores.

X


106

Igualmente, debera presentar como mìnimo la información de los siguientes roles. Gerente de Proyecto Encargado de coordinar, planear y administrar todos los recursos, técnicos, humanos y otros, necesarios para la correcta y organizada ejecución del proyecto. Debe ser un Profesional en Ingeniería de Sistemas o áreas afines, que acredite mediante certificación escrita de las entidades contratantes, al menos tres (3) años de experiencia en el desarrollo y/o la implantación de sistemas de información, uno (1) de ellos como gerente de proyectos en implementaciones de Cajas de Compensación. Es deseable que el gerente propuesto cuente con la certificación de Project Management Professional (PMP®) vigente. La dedicación mínima del gerente de proyecto debe ser del 80% durante todo el proyecto. Experto funcional del proceso de Subsidio y aportes. Coordina las actividades de implementación del proceso de Subsidio y aportes, Debe ser un Profesional en Administración, Ingeniería de Sistemas o áreas afines, que acredite mediante certificación escrita de las entidades contratantes, al menos dos (2) años de experiencia en el desarrollo y/o la implantación de sistemas de información, uno (1) de ellos en implementaciones de Cajas de Compensación. La dedicación mínima del lider funcional del proceso de Subsidio y Aportes debe ser del 90% durante todo el proyecto. Experto funcional del proceso Administrativo y financiero ERP Coordina las actividades de implementación del proceso Administrativo y financiero ERP. Debe ser un Profesional en Ingeniería de Sistemas o áreas afines, que acredite mediante certificación escrita de las entidades contratantes, al menos dos (2) años de experiencia en el desarrollo y/o la implantación de sistemas de información, uno (1) de ellos en implementaciones de Cajas de Compensación. La dedicación mínima del lider funcional del proceso Administrativo y Financiero ERP debe ser del 90% durante todo el proyecto. Arquitecto de Solución Coordina los procesos de instalación, diseño, parametrización, integración y ajustes del sistema, con el objetivo de cumplir con cada uno de los requerimientos acordados en los pliegos y alineado a las funcionalidades del sistema propuesto y los procesos y procedimientos de Comfenalco Tolima. Debe ser un Profesional en ingeniería de sistemas, con especialización o Master en temas relacionados con arquitectura, que acredite, mediante certificación escrita de las entidades contratantes, al menos tres (3) años de experiencia como arquitecto en proyectos de implantación de soluciones, y mínimo un (1) años con experiencia específica siguiendo lineamientos SOA. Es deseable que cuente certificaciones tecnicas en la infraestructura a implementar. La dedicación mínima debe ser 80% durante la etapa de diseño o definición del proyecto y 30% en promedio en el resto. Experto en Gestión de Procesos y Cambios. Profesional en Ingeniería Industrial o afines, con certificación en ISO 9001:2015, con al menos dos (2)


107

años de experiencia en implementación de sistemas de información, uno (1) de estos en implementación en proyectos relacionados con Cajas de Compensación. La dedicación mínima del Experto en Gestión de Procesos debe ser del 40% durante todo el proyecto. De igual forma es necesario que el proponente anexe la hoja de vida con soportes del equipo de trabajo que asumirá los roles en la implementaciòn del Proyecto: concernientes al: Administración de Infraestructura; Administración de Infraestructura de Respaldos; Administrador de Motores de base de datos: de acuerdo con la tecnología a proveer. El proponente seleccionado, debe mantener asignado el personal propuesto en su oferta. En caso de que requiera reemplazar alguno de ellos, el cambio solo podrá hacerse por otra persona de perfil y experiencia similares, o superiores, y previa aprobación explícita del Gerente de Proyecto por parte de Comfenalco Tolima. De ninguna forma podrá vincularse, sobre la marcha, personal que no cuente previamente con este visto bueno. Este cambio se deberá realizar en máximo 8 días hábiles, contados a partir del retiro de la persona asignada al proyecto. Comfenalco Tolima podrá solicitar a través del Gerente de Proyecto, en cualquier momento durante el transcurso del contrato, el reemplazo de cualquiera de las personas asignadas por el proponente seleccionado, en caso de que su perfil, experiencia o desempeño no sean los adecuados para las responsabilidades asignadas. El proponente seleccionado debe presentar la hoja de vida de la nueva persona a Comfenalco Tolima en el curso de los 5 días hábiles siguientes al de la solicitud de cambio, para su evaluación y aprobación. Este cambio se deberá realizar en máximo 5 días hábiles, contados a partir de la aprobación de la hoja de vida.

12 Capacidad Instalada X

El proponente deberá obligatoriamente acreditar la capacidad instalada (respecto al equipo del proyecto, infraestructura tecnológica) mediante certificación expedida por contador público o revisor fiscal de acuerdo con su obligatoriedad, y adjuntar certificación de visita de verificación realizada por funcionario designado por la Caja para tal fin. Para la implementación de una solución en infraestructura SAAS, el proponente debe certificar la capacidad instalada de la data center, el cual debe cubrir disponibilidad, desempeño, seguridad y elasticidad. Adicionalmente, se debe realizar una prueba de concepto para la infrestructura interna de la Caja.

X

13 Visita X

El proponente deberá adjuntar certificación de asistencia o visita obligatoria al sitio del proyecto, expedida por el funcionario designado por la Caja

X

El proponente deberá demostrar una experiencia en la ejecución de tres (3) contratos por cuantias iguales o superiores a 500 millones de pesos según lo contempñado en el capítulo número 3 GENERALIDADES DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN, numeral número 4.

X

Para corroborar estos requisitos el proponente deberá aportar contratos o certificaciones expedidas por el contratante en la que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos.

X

Nombre de la empresa contratante, Dirección, Teléfono

Nombre del Contratista

Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año).

Objeto del contrato

Valor del contrato

Fecha de suscripción, inicio (día, mes y año) y fecha de terminación (día, mes y año).


108

7. ANEXO No. 4. CARTA CONSORCIO O UNIONES TEMPORALES

Ciudad y fecha Señores Comfenalco Tolima Ibagué Los abajo firmantes nos permitimos manifestarle a través de este documento que hemos convenido asociarnos en Consorcio o Unión Temporal (según el caso), para participar en el presente proceso de selección No. ___, por lo anterior, expresamos lo siguiente: 1. La duración de este Consorcio o Unión Temporal (según el caso) será igual al término

de ejecución y liquidación del contrato y un año más. 2. El consorcio o Unión Temporal (según el caso) será integrado por: NOMBRE COMPROMISO A. (%) B. (%) El representante del Consorcio o Unión Temporal es ________________ identificado con C.C. No._________ de __________ quien está expresamente facultado para presentar la presente propuesta, firmar, ejecutar y liquidar el presente contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias al respecto, con amplias y suficientes facultades. La responsabilidad de los integrantes del Consorcio es solidaria e ilimitada. NOTA: El siguiente numeral se debe llenar obligatoriamente para las Uniones temporales. Para constancia se firma en __________a los días __del mes de ______ de 2018. Nombre, identificación y firma de cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal. Acepto la designación aquí contenida: Nombre, identificación y Firma del Representante Legal

La certificación debe ser suscrita por el supervisor del contrato o el funcionario o persona competente. (nombre y firma de quien expide la certificación)

Datos suficientes y claros de números telefónicos, correos electrónicos para confirmar la información consignada en el (los) documento (s) presentado (s).

Certificación del proponente en donde conste que cuentan con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST y el compromiso de enterarse y cumplir con las disposiciones del SGSSTde la Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima, para poder desarrollar el servicio contratado.


109

NOTA: DEBE ESTAR DEBIDAMENTE FIRMADO POR TODOS LOS INTEGRANTES Y POR EL REPRESENTANTE LEGAL.

8. ANEXO No. 5. SERVIDORES Y ALMACENAMIENTO

Nombre del servidor (hostname)

Función Sistema operativo (producto

+ versión + edición) Vmware Hardisk

Number Tamaño

MB RAM

IBSPCEAP05-Aplicaciones2 Servidor de aplicaciones centos OS 6,4 64 bits 1 100000 4gb





IBSPCEAP06-Intranet paginas intranet centos OS 6,4 64 bits 1 100000 4gb

IBSPDCIM01-DirectorioActivo01

servidor D. A windows server 2008 r2 1 70000 4gb

IBSPRHAP02-APLICACIONES-Server

servidor ap. server red hat enterprise 5 64 bits 1 180000 6gb





IBSPRHAP03-Sihos servidor sihos centos OS 5,10 86 - 64 bits 1 132 7gb

IBSPRHAP03-Sihos servidor sihos centos OS 5,10 86 - 64 bits 2 120000 7gb

IBSPRHAP04-SEVENET-V4 servidor Gestión

documental centos OS 6,3 64 bits 1 550000 8gb

IBSPRHIFX01-40 servidor pruebas rsn red hat enterprise 5 64 bits 1 120000 8gb

IBSPRHIFX01-40 servidor pruebas rsn red hat enterprise 5 64 bits 2 200000 8gb

IBSPRHOAS03-OASTest servidor pruebas sirap red hat enterprise 4 64 bits 1 240000 8gb

IBSPRHOAS03-OASTest servidor pruebas sirap red hat enterprise 4 64 bits 2 140000 8gb

IBSPRHOAS1-OAS servidor sirap red hat enterprise 4 64 bits 1 240000 8gb

IBSPRHOAS1-OAS servidor sirap red hat enterprise 4 64 bits 2 140000 8gb

IBSPRHOBD01-42 base de datos oracle red hat enterprise linux 4

64bits 1 210000 10gb


64bits 2 140000 10gb


64bits 3 80000 10gb

IBSPRHOBD02-OBDTest servidor base de datos

oracle pruebas red hat enterprise linux 4

64bits 1 210000 8gb



64bits 2 140000 8gb



64bits 3 80000 8gb

IBSPRHWAS01-WAS servidor sirap was red hat enterprise 6 64bits 1 150000 8gb

IBSPRHWAS02-WAS servidor sirap was 2 red hat enterprise 6 64bits 1 150000 8gb

IBSPRHWASBATES-WASTEST-BALANCER

servidor balanceo was pruebas

red hat enterprise 6 64bits 1 100000 4gb

IBSPRHWASBA-WASBALANCER

servidor balanceo was produccion

red hat enterprise 6 64bits 1 100000 4gb

IBSPRHWASTEST-WASTEST servidor was test red hat enterprise 6 64bits 1 150000 12gb

IBSPRISQL-SQL servidor sql windows server 2008 r2 1 150000 8gb

IBSPW2k802.ARANDATEST servidor aranda pruebas windows server 2008 r3 1 500000 8gb

IBSPW2k801.Aranda servidor aranda -

antivirus windows server 2008 r3 1 500000 8gb

IBSPTOAD - APLI_TOAD servidor aplicación Toad WINDOWS SERVER

DATACENTER 2008 64 bits 1 150000 8gb

IBSPAPLICONTRA - APLI_CONTRATOS

SERVIDOR APLICATIVO CONTRATOS

WINDOWS SERVER DATACENTER 2008 64 bits

1 110000 8gb

Koha314 ubuntu 32bits ubuntu 32bits 1 40000 4gb

OBS IBSPW2KAP1-winserver

biometria windows server 2000 1 68GB 3gb

ibspw2k8dc - carpeta compartida 1.3

carpeta compartida software

windows server 2008 R2 32gb


110

Nombre del servidor (hostname)

Función Sistema operativo (producto

+ versión + edición) Vmware Hardisk

Number Tamaño

MB RAM

central - fovis software fovis red hat enterprise 4 64 bits 8169268kb

IBSPDCIM02-DirectorioActivo02

servidor D. A windows server 2008 r2 500gb 48gb

cavis ut - servidor revisoria cavis ut windows server estándar

2008 1 250000 6gb

cavis ut - servidor revisoria cavis ut windows server estándar

2008 2 150000 6gb

servidor auditorio carpeta compartida

auditoria windows server 2003 r2 1 232000 6gb

servidor sql - epss sql server - epss windows server 2008 r2 1 232000 8gb

vcenter cliente vcenter -

vmware windows server 2008 r2 1 8000 8GB

SERVER BIOMETRIA BIOMETRIA windows server 2008 r2 4GB

IBSPRHAP04TEST-SEVENET-V4TEST

servidor Gestión documentalpruebas

centos OS 6,3 64 bits 1 550000 8gb

IBSPZIMBRA - ZIMBRA NUEVO ZIMBRA CENTOS 7 64 bits 1 512000 8gb

owncloud software owncloud centos 6 64 bits 1 409600 6gb

IBSPCECO01-Zimbra servidor de correo centos OS 6,4 64 bits 1 40000 3gb




IBSPRHWAS01-CLON servidor sirap was red hat enterprise 6 64bits 1 150000 8gb

IBSPRHWAS02-CLON servidor sirap was 2 red hat enterprise 6 64bits 1 150000 8gb

IBSPRHWASBATES-CLON servidor balanceo was

pruebas red hat enterprise 6 64bits 1 100000 4gb

IBSPRHWASBA-CLON servidor balanceo was

produccion red hat enterprise 6 64bits 1 100000 4gb

IBSPRHWASTEST-CLON servidor was test red hat enterprise 6 64bits 1 150000 12gb

IBSPRHSUGAR-SUGAR servidor sugar centos OS 6,4 64 bits 1 204800 6gb

IBSPRHAP01-Sevenet servidor Gestión

documental red hat enterprise 5 64bits 1 4096 6GB





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