Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio NIT: 860 ... · 2. Asegurar la Veracidad de la...

Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio

NIT: 860.007.336-7

Departamento de Educación Inicial, Básica y Media

INSTRUCTIVO PROCESO DE MATRICULAS

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OBJETIVO: Garantizar que los usuarios realicen un adecuado proceso de matrícula en línea siguiendo cada uno de los pasos

contemplados en este documento.

ALCANCE: El proceso de matrícula inicia con la actualización de datos en la página web y finaliza con el pago por concepto de matrícula en cualquiera de los canales de recaudo definidos para este fin.

1. Actualización de datos

Ingresar a la página Web: www.colsubsidio.com

Ingrese desde su computador o dispositivo móvil a la página web mencionada y seleccione la pestaña Educación. Allí

visualizará la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar la opción colegios.

CÓDIGO

DESCRIPCIÓN DE PASOS A SEGUIR

http://www.colsubsidio.com/


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Al seleccionar la opción Colegios, encontrará el siguiente texto donde deberá ingresar en la palabra Clic aquí.

PARA REALIZAR EL PROCESO DE MATRICULA TENGA EN CUENTA LO SIGUIENTE:

PARA REALIZAR EL PROCESO DE MATRICULA TENGA EN CUENTA LO SIGUIENTE:

PASOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE MATRICULA DE FORMA EXITOSA

1. Señor padre de familia dentro del proceso de innovación tecnológica que desarrolla la Caja actualmente, Colsubsidio ha adquirido la plataforma Cibercolegios como su nuevo software de gestión educativa, motivo por el cual el proceso de matrículas 2020 se realizará por esta plataforma. Tenga en cuenta que para el proceso de actualización de datos deberá disponer de más tiempo para diligenciar toda la información que se requiere.

2. Asegurar la Veracidad de la información registrada en todos los pasos del proceso de matrícula. 3. Garantizar que durante el proceso de Actualización de Datos en la página Web, se registre correctamente el

correo electrónico y el número de celular de los responsables financieros. 4. Contestar de forma correcta las preguntas de validación de Titularidad de los responsables financieros. 5. Ingresar el código de 6 dígitos que le llegará a su celular y correo electrónico en la pantalla que se activará en la

Web para realizar el proceso de firma electrónica.

6. Realizar los pasos descritos en el proceso en las fechas establecidas para evitar cobros adicionales por concepto de matrícula extraordinaria.

1. Actualice sus datos en www.Colsubsidio.com./Educación/Colegios. 2. Conteste las preguntas de titularidad de cada responsable financiero registrado. 3. Realice la firma electrónica de los documentos de legalización de Matrícula ingresando el código que le

fue enviado a su celular y correo electrónico. 4. Visualice su recibo de pago de matrícula y con el número de documento del estudiante acérquese a nuestros

canales de atención para el pago de la misma “SUPERMERCADOS Y CENTROS DE SERVICIO” Colsubsidio.



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Atendiendo las recomendaciones anteriormente mencionadas, diligencie el tipo de documento, N° de documento y

contraseña del responsable afiliado para dar inicio a la actualización de datos. Tenga en cuenta que el usuario y

contraseña requerida es la misma del portal transaccional de Colsubsidio.

Una vez ingrese con su usuario y contraseña encontrará la siguiente pantalla, por favor verifique la información que se encuentra resaltada en color verde oliva y de clic en la opción 1 proceso de matrícula activo.

Seleccione tipo de documento del padre afiliado o adulto

responsable del estudiante:

Documento: Digite el número de identificación.

Contraseña: Digite la contraseña que usted haya

designado para ingresar al portal de Colsubsidio.

En caso de olvidar su contraseña de clic en ¿Olvidaste tu

contraseña? En caso de persistir la novedad comuníquese

con las líneas Audio Servicios – Servicio al afiliado

7457900 Opción 2-4-2 en Bogotá o Línea Nacional

018000947900 de lunes a sábado de 07:00 a.m. a 07:00

p.m. o en la línea 7946262 de lunes a viernes de 07:00

a.m. a 10:00 p.m. y sábados de 07:00 a.m. a 12:00 m.


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A continuación, se relacionan los pasos que componen la actualización de datos, los cuales se debe

diligenciar secuencialmente dando clic sobre cada uno y diligenciando la información.

Paso 1

Política de Privacidad de Colsubsidio: En este paso descargue y lea la política de privacidad.


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Paso 2

Autorizaciones: En este punto seleccione si acepta o no las autorizaciones tales como: Política de Privacidad de Colsubsidio, uso de imágenes fotográficas y videos institucionales, uso de servicio de alimentación y Consentimiento informado para Orientación Escolar.

Una vez seleccionada y aceptada la información proceda a dar clic en continuar para avanzar al siguiente paso.

Paso 3

Validación de identidad: En este paso se diligenciará la siguiente información: tipo de documento, N° de documento, nombres y apellidos tanto para el responsable 1 como para el codeudor(es).

Tenga en cuenta que la información registrada en el Responsable 1 no puede ser la misma del codeudor 1 y 2 y de esta misma forma entre codeudores.


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Estos datos se cotejarán con la Registraduría Nacional para garantizar la veracidad de la

información diligenciada. Importante: diligencie la información tal como aparece en su documento de identidad.

Los responsables que registre a continuación deberán realizar el proceso de validación de titularidad en el momento de la matrícula.

Recuerden que de la veracidad de sus datos dependerá del éxito de su proceso.


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Información responsables financieros y estudiante: Proceda a diligenciar la información solicitada en los pasos 4 – 5 y 6 para el afiliado codeudores que pasaron el validador de identidad y el estudiante. El formulario se debe diligenciar correctamente llenando en su totalidad todos los campos. Importante: la veracidad de los correos electrónicos y números de celular registrados, son de vital importancia para la culminación exitosa del proceso de matrícula, ya que son los canales de comunicación por los cuales COLSUBSIDIO notificará la información concerniente a su proceso.

Paso 4

Información responsable 1 (Afiliado): Apreciado afiliado proceda a diligenciar la información del

responsable 1 (Afiliado), tenga en cuenta que una vez diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar.

Paso 5

Información responsable 2 (Codeudor): Apreciado afiliado proceda a diligenciar la información del responsable 2 (Codeudor), tenga en cuenta que una vez diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar.


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Paso 6

Información responsable 3 (Codeudor): Apreciado afiliado proceda a diligenciar la información del responsable 3 (Codeudor Opcional), tenga en cuenta que una vez diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar.

Paso 7

Información estudiante (Beneficiario): Apreciado afiliado proceda a diligenciar la información del estudiante (Beneficiario), tenga en cuenta que una vez diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar.


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Paso 8 Documentos a adjuntar: Estimado afiliado, favor adjuntar en un solo archivo, formato PDF, copia

de los documentos de identidad del estudiante y de los responsables financieros registrados.

Paso 9

Información familiar: Proceda a diligenciar todos los campos requeridos del formulario tanto para el acudiente como para la persona de contacto en caso de emergencia. Tenga en cuenta que una vez diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar.

Paso 10

Información madre: Proceda a diligenciar la información requerida. Tenga en cuenta que una vez diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar.


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Paso 11 Información padre: Proceda a diligenciar la información requerida. Tenga en cuenta que una vez

diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar.

Paso 12 Información de Salud: Proceda a diligenciar información requerida. Tenga en cuenta que una vez

diligenciada la información debe dar clic en aceptar y posteriormente en continuar. Tenga en cuenta que ningún espacio debe quedar en blanco, en caso de que no aplique una pregunta


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coloque NINGUNO o NA.

Paso 13

Procedencia académica: En este paso señor afiliado, por favor ingrese la información a partir del grado transición hasta el grado cursado y aprobado en el año 2019. Para cada registro académico usted deberá diligenciar año, grado e Institución y dar clic en crear registro. Al finalizar los registros académicos requeridos según sea su caso proceda a dar clic en Confirmar Información.

Tenga en cuenta que, por el cambio de software de gestión educativa, los estudiantes antiguos tendrán que diligenciar la procedencia académica desde grado Transición, agradecemos disponer de más tiempo para registrar

por completo esta información.


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Paso 14

Visualización costos educativos asignados: descargue la información de costos educativos asignados, valídela y continúe en el paso N° 15.

Paso 15

Aceptación de costos educativos: apreciado afiliado si usted está de acuerdo con la tarifa asignada en el paso N° 14 de clic en aceptar, de lo contrario de clic en cancelar y comuníquese con las líneas Audio Servicios – Servicio al afiliado 7457900 Opción 2-4-2 en Bogotá o Línea Nacional 018000947900 de lunes a sábado de 07:00 a.m. a 07:00 p.m. o en la línea 7946262 de lunes a viernes de 07:00 a.m. a 10:00 p.m. y sábados de 07:00 a.m. a 12:00 m. o a la coordinación administrativa del colegio para validar nuevamente la tarifa. Importante: si acepta los costos educativos este será el valor que se verán reflejados en el recibo de pago de matrícula.

Una vez aceptados los costos educativos asignados, aparecerá en la parte superior de la pantalla, la confirmación de

finalización exitosamente de la siguiente manera:


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Una vez finalice el proceso de actualización de datos, el responsable 1 (afiliado) y responsables 2 y/o 3 (codeudores),

recibirán a los correos electrónicos registrados el link de acceso al siguiente paso del proceso de legalización de

matrículas, que consiste en la validación de titularidad para la firma electrónica de los documentos que formalizan la

matrícula del estudiante. (Pagaré, carta de instrucciones y contrato de servicios educativos).

2. Validación de titularidad

En su correo electrónico recibirá un mensaje con el link de acceso, el cual podrá identificarlo como matrículas colegios.

En caso de no encontrar este mensaje, por favor diríjase a su bandeja de correo no deseado.

Al abrir el correo usted encontrará lo siguiente:( Plantillas en blanco de los documentos que formalizarán la matrícula

del estudiante cuando realice el proceso de validación de titularidad y firma electrónica), y las indicaciones para

continuar.

Después de leer la información contenida en el correo por favor ingrese en clic aquí, como se observa en la imagen.


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A continuación el sistema activará la pantalla donde iniciará el proceso de validación de titularidad.

Al diligenciar el número de identificación, el primer apellido y la fecha de expedición del documento de identidad, dar

clic en el botón iniciar validación.


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Allí debe dar clic en el botón generar preguntas para que el sistema arroje el formulario con las preguntas de validación

de identidad.

Contestar las tres preguntas de titularidad de forma correcta y dar clic en el botón validar.


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RECUERDE que tiene tres intentos para responder las preguntas de forma correcta. Si falla en el número de intentos el

sistema lo bloqueará por 8 horas y tendrá que volver a iniciar el punto 2 Validación de titularidad.

Al contestar las preguntas correctamente debe hacer clic en el botón validar, donde visualizará el mensaje que se

muestra a continuación:


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3. Firma electrónica

Simultáneamente llegará a su correo electrónico y teléfono celular el código con el cual realizará la firma electrónica de

los documentos de legalización de matrícula (carta de instrucciones, contrato de servicios educativos y pagaré de

servicios educativos).

Al ingresar el código se realiza la firma electrónica de los documentos que formalizan la matrícula del estudiante de

manera exitosa. A continuación, podrá visualizar el mensaje que le indicará la finalización del proceso.

Importante: Recuerde que para continuar con el siguiente paso (pago del recibo de matrícula) el proceso de validación

de titularidad y firma electrónica de los documentos de matrícula debe ser finalizado por el responsable 1 y los

codeudores registrados en el formulario de actualización de datos.

Terminado el proceso, usted recibirá dos correos electrónicos. Uno con los documentos firmados como soporte al

proceso de matrícula: Pagaré de servicios educativos y Carta de instrucciones. Y otro con: Contrato de servicios

educativos, Manual o Pacto de convivencia y Recibo de pago de Matricula, usted podrá imprimir el recibo de pago o

realizar el pago con el número de identificación del estudiante.


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Tenga en cuenta que el recibo de pago llegará a todos los responsables del proceso que firmaron electrónicamente los

documentos, se recomienda coordinar un único pago.

4. Pago de la Matricula

Una vez se genere su recibo de pago podrá acercarse a nuestros canales de recaudo para realizarlo en los centros de

servicio, Supermercados y puntos Paga Todo autorizados, indicando el número de documento de identidad del

estudiante.

Otros medios de pago: PSE ingresando a la página de Colsubsidio www.colsubsidio.com/ Transacciones en línea/

Ingresar al Servicio Transaccional/ seleccione tipo de documento, digite documento y clave del padre afiliado o adulto

responsable del estudiante.

Después de realizado su pago, recibirá un correo donde se le confirmará la legalización de la matrícula, los documentos

que debe entregar al director de curso, la lista de textos y la fecha de inicio de clases del periodo académico 2020.



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LEGALIZACIÓN DE MATRICULA EXITOSA

Su matrícula para el año 2020 ha sido exitosa. La fecha de inicio de clases es el martes 28 de enero

de 2019.

Importante: Recuerde que, durante la primera semana de clases, los estudiantes deberán entregar

al Director de grupo los siguientes documentos:

Para estudiantes de Educación inicial (Pre jardín, Jardín y Transición):

· Fotocopia del Carné de Vacunas.

· Certificado médico con tamizaje de audición y optometría en original por EPS, no mayor a 60

días.

· Certificado de Crecimiento y Desarrollo.

Para estudiantes de Primero a Undécimo (1º a 11º):

· Certificados de notas originales de los grados anteriores, con la totalidad de las áreas aprobadas.

Para los estudiantes que ingresan de 1° a 5° serán certificados de notas originales de dos (2) grados

anteriores. Para los estudiantes que ingresan de 6° a 9° los certificados serán de 5° en adelante.

No se aceptan boletines ni informes finales. Únicamente se aceptan certificados expedidos por

colegios debidamente aprobados por el Ministerio de Educación Nacional. (Sólo estudiantes

nuevos 2020)

Agradecemos su atención y colaboración al respecto.

Seguimos Trabajando para brindarle el mejor servicio. No olvide que estamos dispuestos a resolver todas sus

inquietudes en nuestras líneas Audio Servicios – Servicio al afiliado 7457900 Opción 2-4-2 en Bogotá o Línea Nacional

018000947900 de lunes a sábado de 07:00 a.m. a 07:00 p.m. o en la línea 7946262 de lunes a viernes de 07:00 a.m. a

10:00 p.m. y sábados de 07:00 a.m. a 12:00 m.

Agradecemos seguir al pie de la letra las instrucciones contenidas en este documento. Si tiene dudas respecto al proceso

pude comunicarse a la línea audio servicios, donde uno de nuestros asesores le podrá apoyar con la información para

realizar el proceso de matrícula.

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