Bogotá, Febrero de 2012 PROYECTO DE MODERNIZACIÓN CERTIFICACIÓN DE PROCESOS Cobertura Del...

Bogotá, Febrero de 2012Bogotá, Febrero de 2012

PROYECTO DE MODERNIZACIÓNPROYECTO DE MODERNIZACIÓNPROYECTO DE MODERNIZACIÓNPROYECTO DE MODERNIZACIÓN

CERTIFICACIÓN DE PROCESOSCobertura Del Servicio Educativo

Atención Al CiudadanoGestión Del Talento Humano

Calidad Educativa

OBJETIVO DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN:

•Modernizar las herramientas actuales, con el fin de optimizar la utilización de los recursos de las secretarías de educación, buscando mejorar sus indicadores de cobertura y calidad.

•Implementar estructuras organizacionales acordes con la misión de las secretarías de educación, de manera que se amplíe la capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo

•Promover un cambio de mentalidad y actitud en las secretarías de educación, con el fin de responder a nuevos retos.

Nivel de Satisfacción del MENSecretarías , IES Y

Oficina de Atención al ciudadano

BENEFICIO DE UNA SECRETARÍA CERTIFICADA Y MODERNIZADA:

• Ejecuta sus procesos de manera eficaz y eficiente, y los enfoca hacia el logro de resultados.

• Cuenta con procesos claros y estandarizados, generando un ambiente de transparencia y confianza.

• Fundamenta sus decisiones en la utilización de información oportuna y veraz.

• Busca la excelencia en la prestación del servicio, y responde ágilmente a las diferentes solicitudes presentadas por sus clientes

Con el fin de garantizar el éxito y la sostenibilidad del proyecto de modernización, se definieron de manera integral cinco componentes:

PROCESOS

SISTEMAS DEINFORMACIÓN

ESTRUCTURA

GENTE Y CULTURA

COMPONENTES DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN

Modelo de certificación de procesos del Ministerio de Educación y las Secretarías de

Educación

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN

DIRECTRICES, NORMATIVIDAD, RECURSOS, ASISTENCIA

TÉCNICA, ACOMPAÑAMIENTO, CONTROL,

SEGUIMIENTO, SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ENTE EXTERNO CERTIFICA CUMPLIMIENTO DEL

REGLAMENTO TÉCNICO

Certificación Proceso NacionalCertificación Proceso Nacional

INDICADOR NIVEL DE SERVICIO TOTAL

83%

88%87%

75%

73%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29

SEMANA

% S

ERV

ICIO

TIS OC TISOC Objetivo

Pedidos 1912 100%

30 DIAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSSISTEMA DE CONTABILIDAD

DIAGRAMA DE FLUJO DE CIERRE MENSUAL

Fecha:Oct-97

Página:1 de 1

AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD JEFE CONTABILIDAD AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD

Se envía a Jefe deContabilidad

Clave:SC

Genera el precierre porsistema y lo imprime

AS/400

Con base en loslistados del cierre seelaboran e imprimen

los estados financieros

Precierre

Inicio

Lo revisaLo envía a jefe de

contabilidad

Esta bien ?

Lo envía a auxiliarcontable para que

haga las correcciones

NO

Hace las correccionesy los ajustes

correspondientes

Genera e imprime elcierre

AS/400

Cierre

Estados financieros(Estado de resultados,

Balance general)

EXCEL

REVISOR FISCAL

Lo revisa y lo envía alrevisor fiscal

Lo revisa y lo firma

EJECUCIÓN

ARTICULACIÓN

ASISTECIA

PROCESOSPROCESOS SISTEMASSISTEMAS ESTRUCTURAESTRUCTURA INFORMACIONINFORMACION

Certificación Proceso NacionalCertificación Proceso Nacional

ESTRUCTURA DEL MODELO PARA APLICAR EN CAMPO

Certificación Proceso Certificación Proceso NacionalNacional

Preparación Diagnóstico Preauditoría

de certificación

Auditoría de

certificación Sostenibilidad

Acompañamiento y

Seguimiento

Durante esta etapa se llevaron a cabo las actividades preliminares para la realización de las etapas de diagnóstico, acompañamiento y seguimiento, preauditoría y auditoría de certificación.

En esta etapa se definió el diseño y configuración del proyecto de certificación del Ministerio y las Secretarías de Educación pertenecientes a entidades territoriales certificadas. Se definió el plan de trabajo, los propósitos y metas a cumplir, el equipo auditor, las SE a acompañar y el referencial de cumplimiento de los procesos.

MetodologíaMetodología

Preparación DiagnósticoAcompañamiento y Seguimiento

Preauditoría de certificación

Auditoría decertificación

Sostenibilidad

En esta etapa se realiza el diagnóstico sobre el estado de los procesos y documentación de la SE respecto a los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de Procesos, que permite conocer la situación inicial de la SE y generar un plan de mejoramiento basado en el análisis y recomendaciones para adecuar los procesos basados en el alcance del sistema, con la finalidad de generar procesos adecuados al cumplimiento del Reglamento Técnico de cada proceso.

Se realiza una comparación de las evidencias existentes incluyendo políticas y procedimientos, contra los requerimientos de Reglamento y se identifican las desviaciones y deficiencias a partir de la comparación con este estándar.




Sostenibilidad


Una vez puesto en marcha el Plan de Acción, se revisa su eficacia y se realiza la sensibilización al personal encargado de los procesos de Cobertura, Atención al Ciudadano y Talento Humano en las Secretarías de Educación para generar el Plan de Cumplimiento de los requisitos de gestión de calidad y los requisitos técnicos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso.




Sostenibilidad


Una vez cumplido el Plan de Acción, se realiza la etapa de preauditoría de certificación, en donde el equipo de auditores evalúa el cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico, generando, si es necesario, un Plan de acción que solucione los hallazgos encontrados. Esta auditoría tiene por objeto verificar si la SE está lista para la auditoría de certificación realizada por un ente externo.




Sostenibilidad


Se realiza la auditoría de certificación frente al cumplimiento de los requisitos definidos en el Reglamento Técnico de cada proceso, por parte de un ente externo acreditado.

El certificado se otorga al Ministerio de Educación, con alcance a las Secretarías de Educación que evidencien cumplimiento en los procesos auditados.




Sostenibilidad


El propósito de ésta etapa es el de hacer seguimiento y mantenimiento a la certificación obtenida por el MEN y por las SE. Para ellos se tienen previstas auditorías trimestrales.

Dentro de esta etapa se realiza la auditoría de seguimiento anual por parte del ente externo.



Auditoría de certificación

Sostenibilidad



Mapa de procesos de las SE

Macroproceso estratégico

Macroprocesos Misionales

Macroprocesos de apoyo

A. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

B. GESTIÓN DE PROGARMAS Y

PROYECTOS

C. GESTIÓN DE LA COBERTURA DEL SERVICIO

EDUCATIVO

C. GESTIÓN DE LA CALIDAD

DEL SERVICIO EDUCATIVO

E. ATENCIÓN AL

CIUDADANO

F. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

G. GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

I. ADQUISICIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS

J. GESTIÓN FINANCIERA

K. CONTROL INTERNO

L. GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÀTICA

M. ASUNTOS LEGALES Y PÚBLICOS

N. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD

Certificación del Proceso Nacional de Cobertura

Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso Nacional de Cobertura permite la prestación oportuna del servicio en condiciones de eficiencia, eficacia y equidad, para garantizar el acceso, la continuidad y permanencia de los estudiantes de los niveles de educación preescolar, básica y media en el sistema educativo oficial.


FASES DEL PROCESO DE COBERTURAFASES DEL PROCESO DE COBERTURA1.

Definición y

Divulgación de

Lineamientos

2. Proyecció

n de Cupos

3. Asignació

n de Cupos

4. Matrícula

5. Auditoría

Proceso de Gestión de la Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Cobertura del Servicio

EducativoEducativo

SIMAT

Reportes

Proyección de cupos

y control de saldos

Registro e inscripción

de alumno

Instituciones y sedesNovedades

de alumnos

Fusiones y

convenios

Matrícula

antiguos y nuevos

Proceso de Gestión de la Proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Cobertura del Servicio

EducativoEducativo

Certificación del Proceso de Atención al Ciudadano

Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las condiciones técnicas y administrativas mínimas que aseguran que el Proceso de Atención al Ciudadano permite dar respuesta oportuna y efectiva a las solicitudes, trámites, correspondencia y gestión documental realizadas por los usuarios del servicio educativo tanto en el Ministerio de Educación como en las Secretarías de Educación.


Primer momento de verdad entre el ciudadano y la entidad

CONTACTO:

-Personal - Escrito - Web - Telefónico

Primer momento de verdad entre el ciudadano y la entidad

CONTACTO:

-Personal - Escrito - Web - Telefónico

INICIO Registro del Ciudadano

Registro del Ciudadano

Funcionario

responsableReasignación

Ciudadano

Ciudadanos informados permanentemente

SI

NO

Tramite Interno / Externo

Seguimiento Respuesta yFinalización

Análisis y Estadísticas

Asignación y envío de copias

Radicación del PQR- Correspondencia

CICLO GENERAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Certificación Certificación Nacional de ProcesosNacional de Procesos

Proceso de Atención Proceso de Atención al Ciudadanoal Ciudadano

Certificación del Proceso de Talento Humano

Proceso de verificación y validación del cumplimiento de las actividades realizadas con el fin de administrar cualitativa y cuantitativamente la planta de personal administrativo, docente y directivo docente y el manejo de información e interacciones que se deben mantener con las distintas instancias del sector educativo


Selección eInducción

Planta dePersonal

Nómina

Desarrollo deCarrera

Desarrollo de Personal

Hoja de Vida

Planta y Personal

Estructura organizacional

Compensación Laboral

Escalafón Docente

Evaluación DesempeñoSalud Ocupacional

Salud y Seguridad

Bienestar Social

Reportes

Bienestar Social

Selección de Personal HISTORIA LABORAL

Bases de Datos

Reportes con destino aFOMAG, MEN

Organismos de ControlEntidad Territorial

Bienestar Social

Proceso de Gestión del Talento Proceso de Gestión del Talento HumanoHumano

SeguridadSeguridadParámetrosParámetros

ReportesReportes

Planta de Planta de PersonalPersonal

Selección Selección e e

InducciónInducción

BienestaBienestar y r y

Capacita Capacita -ción-ción

AdministrAdministra-ción de a-ción de CarreraCarrera

NóminaNómina Historias Historias LaboralesLaborales

SIGCE

SINEB

SIMATAlumnosEE

MEN

SE

EE

PPTO y TES

FOMPREMAG

DAFP

CNSC

OTROS

Proceso de Gestión del Proceso de Gestión del Talento HumanoTalento Humano


Documentación Soporte

Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso Nacional de Cobertura del Servicio Educativo

Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Gestión del Recurso Humano en el Sector Educativo

Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Atención al Ciudadano

Nota: Estos documentos hacen parte de la documentación soporte manejada en la biblioteca documental del Sistema Integrado de Gestión –SIG- del MEN

Material de Apoyo

Listas de Chequeo y Planes de Cumplimiento de los procesos evaluados

Resultados Certificación de Procesos 2011Resultados Certificación de Procesos 2011


Recertificación:Actualizar la documentación técnica de los procesos certificados (Cobertura, Atención al Ciudadano y Recursos Humanos).

Realizar el acompañamiento como parte de la sostenibilidad de la certificación obtenida el año anterior.

Programar auditorias del ente certificador.

Certificación Nuevos ProcesosElaborar la documentación técnica de los procesos de Calidad Educativa, Gestión Financiera e Inspección y Vigilancia

Validar con el área respectiva la documentación. (acordar fecha)

Realizar piloto de diagnostico en MEN y SE.

Ajustar documentación de acuerdo con los resultados del piloto.

Realizar visitas a las SE de Diagnostico, acompañamiento y Preauditoría.

Programar auditorías con el ente certificador según resultados de cada SE

Seguimiento Certificación de Procesos 2012Seguimiento Certificación de Procesos 2012


Buscando fortalecer la sostenibilidad de las

acciones implementadas, se inició la

Certificación Nacional de Calidad en los

procesos de Cobertura, Recursos Humanos y

Atención al Ciudadano y Calidad Educativa

.

ObjetivoObjetivo

PROCESO NACIONAL DE COBERTURA

PROCESO NACIONAL DE COBERTURA

PROCESO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANOPROCESO NACIONAL DE

SERVICIO AL CIUDADANO

Alcance 2012Alcance 2012

PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA

PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA

MATERIAL TÉCNICOMATERIAL TÉCNICO

DESARROLLO CAMPODESARROLLO CAMPO

CERTIFICACIÓNCERTIFICACIÓN

AUDITORIAEnte Certificador

Reglamento Técnico

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSSISTEMA DE CONTABILIDAD

DIAGRAMA DE FLUJO DE CIERRE MENSUAL

Fecha:Oct-97

Página:1 de 1

AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD JEFE CONTABILIDAD AUXILIAR CONTABLE JEFE CONTABILIDAD

Se envía a Jefe deContabilidad

Clave:SC

Genera el precierre porsistema y lo imprime

AS/400

Con base en loslistados del cierre seelaboran e imprimen

los estados financieros

Precierre

Inicio

Lo revisaLo envía a jefe de

contabilidad

Esta bien ?

Lo envía a auxiliarcontable para que

haga las correcciones

NO

Hace las correccionesy los ajustes

correspondientes

Genera e imprime elcierre

AS/400

Cierre

Estados financieros(Estado de resultados,

Balance general)

EXCEL

REVISOR FISCAL

Lo revisa y lo envía alrevisor fiscal

Lo revisa y lo firma

ProcesosProcesos

Guías

Metodología Metodología certificacióncertificación

Documento creado por el Ministerio Documento creado por el Ministerio de Educación Nacional, en el que se de Educación Nacional, en el que se establecen las características de los establecen las características de los procesos a evaluar, con inclusión de procesos a evaluar, con inclusión de las disposiciones normativas las disposiciones normativas aplicables, cuya observancia es aplicables, cuya observancia es obligatoria tanto para el MEN como obligatoria tanto para el MEN como para las Secretarías de Educación para las Secretarías de Educación aplicables.aplicables.

IMPORTANCIA DE LA CERTIFICACIÓN

Genera un esquema de trabajo por procesos.

Mejora la Gestión de las Secretarías de Educación.

Fortalece la utilización de los sistemas de información en la

toma de decisiones.

Genera sostenibilidad en las implementaciones realizadas.

Garantiza eficiencia y transparencia en los procesos.

Fortalece la articulación MEN - SE


ÁREAS DE OPORTUNIDAD

Implementar las estructuras administrativas

Continuar con la apropiación de los sistemas de información.

Realizar adecuaciones físicas a las Secretarías de Educación.

Continuar con la re-certificación y certificación nuevos

procesos de la cadena de valor.

Implementar Sistemas de información de Gestión de

Calidad Educativa y Gestión Financiera.


Definir metas, metodologías, puntos de verificación y control, procedimientos documentados.

Identificar e implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos

Realizar el seguimiento, medición y análisis de los procesos

PROCESOSCobertura, Atención al Ciudadano y

Talento humano

Secretaría de EducaciónSecretaría de Educación


Avance GeneralAvance General

SE auditadas SE auditadas por el ICONTECpor el ICONTEC

SE Certificadas con cuatro(4) ProcesosHuila Cauca Mosquera

Antioquia Ciénaga Montería Tuluá Quindío Guainia Bucaramanga

Apartadó Córdoba Nariño Tumaco Riohacha Guaviare Caldas

Arauca Duitama Neiva Tunja Rionegro Ibagué Cali

Armenia EnvigadoNorte de Santander

Turbo Risaralda Itagüí Caquetá

Atlántico Facatativá Pasto Uribia Sabaneta La Guajira Cartagena

Barrancabermeja Florencia Pereira Valledupar Sincelejo Lorica Cartago

Barranquilla Floridablanca Piedecuesta Vaupes Soacha Magangué Casanare

Bello Fusagasugá Pitalito Vichada Sogamoso Maicao Cesar

Bolívar Girardot Putumayo Villavicencio Sucre Manizales Chía

Boyacá Girón Quibdó Zipaquirá Tolima Meta Chocó

Con Tres procesos:

Acompañamiento Acompañamiento MODERNIZACIÓNMODERNIZACIÓN

Cumplimiento DX - SEGUIMIENTO

No SE Requisitos de Gestión de calidad Cobertura Talento humano Atención al

CiudadanoCalidad

Educativa Promedio Procesos > 70%

Amazonas 0

Buenaventura 0

Buga 0

Cucuta 29% 65% 60% 69% 50% 55% 0

Cundinamarca 0

Dosquebradas 0

Ipiales 0

Jamundí 0

Magdalena 6% 65% 49% 44% 41% 41% 0

Malambo 0

Popayán 0

Sahagún 0

San Andrés 0

Santa Marta 0

Santander 0

Soledad 0

Valle Del Cauca 0

Yopal 0


A la fecha las No Conformidades de mayor recurrencia en la evaluación realizada en la etapa de sostenibilidad, corresponden a:

Debilidades en el cumplimiento de los procedimientos obligatorios de gestión de calidad, correspondientes a: Control de documentos, control de registros, acciones correctivas y tratamiento de servicio no conforme

Falta de implementación de mecanismos de seguimiento y medición (indicadores de los procesos)

Recursos Humanos:Falta de actualización de la información de planta de personal en Humano Falta de evaluación de la competencia y el desempeño del personal Subutilización de módulos del sistema de información soporte del proceso

Falta de atención oportuna y efectiva de PQR de los clientes

Falta de actualización oportuna de la información de matricula


Bogota, mayo de 2011 Bogota, mayo de 2011

Proceso de certificación Gestión de la Calidad Educativa 2011


Preparación Auditoría de Diagnóstico

Acompañamiento y Seguimiento



Sostenibilidad

FASES CERTIFICACION FASES CERTIFICACION

PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVAPROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA

Ficha técnica SIG - MENFicha técnica SIG - MEN

Macroproceso Calidad Educativa – SEMacroproceso Calidad Educativa – SE

Documento Especificaciones TécnicasDocumento Especificaciones Técnicas


Referentes Condiciones Necesidades

Planes : Decenal, Desarrollo, Regionales

Fortalezas organizacionales de las SE

Programas y proyectos del PLAN SECTORIAL

P A M P A M

ComponentesComponentes

Acompañamiento a las EE en su gestión escolar

Formación de directivos docentes y docentes

Uso y apropiación de medios y tecnologías de información y comunicación

PLAN DE ACCION

Una herramienta de gestión

que permite a las SE

•Planear

•Sistematizar

•Hacer seguimiento

•Evaluar

las acciones explicitasde mejoramiento de la calidad educativa

PEI Resultado de evaluacionesPlan de Mejoramiento InstitucionalAnálisis de contexto y de la región


Pagina del Proyecto de Modernización: www.modernizacionsecretarias.gov.co


Compromisos:1.Validar Macroprocesos: D, E, H, C y N2.Validar Especificaciones Técnicas3.Efectuar Auditorías Internas(Listas de

Chequeo, Planes de Acción4.Formación a nuevos funcionarios: Líderes de

Procesos, Gerentes de Modernización

Personal de Contacto Personal de Contacto CertificaciónCertificación

Gloria Navarro Quintero

E-mail:[email protected]

Lina María Hernández Gamarra: Auditor de Calidad

E-mail: [email protected] Celular: 310 2833491

Luis Eduardo Perdomo Londoño: Auditor de Calidad

E-mail: [email protected] Celular: 320 3162300

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