BENCHMARKING 97

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BENCHMARKING INVESTIGADORES. CLAUDIA AREVALO. ERNESTO RIVEROS.

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BENCHMARKING

INVESTIGADORES.CLAUDIA AREVALO.ERNESTO RIVEROS.

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BENCHMARKING

OBJETIVO:

1. Al finalizar esta presentación se espera que el

Apicultor conozca y maneje adecuadamente los

conceptos y términos utilizados en

Benchmarking o referenciamiento competitivo,

así como los beneficios derivados de su

aplicación en empresas apicolas.

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BENCHMARKING

OBJETIVO:

2. Conocer y manejar los diferentes métodos e

instrumentos que se utilizan para la selección

del proceso de la empresa Apicola sobre el

cual se va a aplicar el estudio de

Benchmarking.

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BENCHMARKING

• OBJETIVO:

3. Lograr que los Apicultores manejen los

criterios y las herramientas necesarias para

llevar a cabo la planeación de un proyecto

exitoso de Benchmarking, sobre la base de un

adecuado trabajo en equipo.

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BENCHMARKING

• OBJETIVO:

4. Ofrecer los conocimientos básicos para el diseño

de los instrumentos utilizados en la etapa de

investigación, de forma tal que sirvan como

insumo para la selección de los socios y la

identificación de mejores prácticas y

habilitadores.

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BENCHMARKING

• INTRODUCCION:

Es una herramienta muy útil para descubrir

ideas innovadoras e identificar oportunidades

de mejora mediante la comparación con otras

empresas que tienen estándares considerados

como excelentes.

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BENCHMARKING

CONCEPTOS BÁSICOS

La palabra benchmark proviene de la topografía

y significa referencia o marca conocida. Se

trata de identificar y establecer referencias en

otras empresas, que se conviertan en metas a

alcanzar.

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BMK ES

• sinónimo de innovación

En prácticas.

En procesos.

En productos.

En cultura de trabajo.

En el uso de herramientas de gestión.

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CARACTERISTICAS• Intercambio de información valiosa y precisa.

• Metodología con un fuerte componente ético.

“Benchmarking es la práctica de ser lo suficientemente

HUMILDE para admitir que otro es mejor en algo, y lo

suficientemente SABIO para aprender cómo igualarlo e

inclusive superarlo”

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BENEFICIOS DEL BMK

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PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO A TRAVÉS DEL

BENCHMARKING

NIVEL D

E D

ESEM

PEÑ

O

TIEMPO

SITUACIÓNACTUAL

MEJORPRÁCTICA

BRECHA ODIFERENCIAL

1.BMK identifica y

cuantifica labrecha o

diferencial.

2.BMK ayuda a

establecer los objetivosy estrategias parareducir la brecha.

4.BMK estimula en laempresa la culturadel mejoramiento

continuo.

3.BMK permite medirel grado de avance

a lo largo delproceso de

mejoramiento.

NIVEL D

E D

ESEM

PEÑ

O

TIEMPO

SITUACIÓNACTUAL

MEJORPRÁCTICA

BRECHA ODIFERENCIAL

1.BMK identifica y

cuantifica labrecha o

diferencial.

2.BMK ayuda a

establecer los objetivosy estrategias parareducir la brecha.

4.BMK estimula en laempresa la culturadel mejoramiento

continuo.

3.BMK permite medirel grado de avance

a lo largo delproceso de

mejoramiento.

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LAS OCHO ACTIVIDADES BASICAS PARA LA APLICACIÓN DEL

BENCHMARKING

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EL CICLO METODOLOGICO DEL BENCHMARKING

Seleccionar Planear

Implementar y mejorar

Investigar y analizar

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BENCHMARKING EN GANADERIA DE LECHE

A lo largo del texto utilizaremos como ejemplo

de Aplicación el estudio de Benchmarking que

se desarrolló en el Centro de Servicios

Tecnológicos Ganaderos de Chía.

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1. SELECCIÓN DEL PROCESO A REFERENCIAR

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SELECCIÓN DEL PROCESO A REFERENCIAR

En el desarrollo de esta primera fase del BMK participaron seis (6) empresas ganaderas pertenecientes en su totalidad a sistemas de producción de lechería especializada, las cuales recibieron el Taller de capacitación inicial.

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BENCHMARKING EN GANADERIA

CLASIFICACIÓN DE USUARIOS.

• Usuarios internos: Personas (naturales o

jurídicas) que hacen parte del sistema

productivo. En esta categoría se ubica al

ganadero, al mayordomo, a los trabajadores

permanentes y temporales, a las familias de los

trabajadores, a los asesores, etc.

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• Usuarios externos: Personas (naturales o

jurídicas) que hacen parte del entorno de la

empresa. Por ejemplo, plantas de sacrificio,

empresas procesadoras de lácteos,

intermediarios de ganado, centros de acopio,

gremios regionales y nacionales, otros

ganaderos, etc.

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IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO DE BMK – C.S.T.G. CHÍA

Se llegó a la conclusión que las personas que se beneficiarán

directamente de la realización del estudio son los mismos

ganaderos, ya que el objetivo fundamental del proyecto es ofrecer

instrumentos de cambio y de mejora para las empresas ganaderas.

• Usuario: Ganadero

• Tipo de usuario: Interno

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FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

son aquellas características, condiciones o

variables relacionadas con un proceso

específico de la empresa, que tienen impacto

directo en la satisfacción de las necesidades

del usuario de Benchmarking.

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IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES CRITICOS DE EXITO

¿Cuál es el factor más crítico para el éxito de mi función u organización (por ejemplo, calidad, costos de

producción, rentabilidad, etc.)?.

¿Qué factores están causando los mayores problemas en la empresa?.

¿Qué productos o servicios llegan a los clientes?.

¿Qué factores explican la satisfacción de los clientes?.

¿Dónde se siente más la presión de la competencia sobre nuestra empresa?.

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IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES CRITICOS DE EXITO

¿Cuáles son nuestros costos más altos (o los factores que los originan)?.

¿Qué funciones determinan la mayor proporción de los costos de producción?.

¿Qué funciones presentan las mayores oportunidades de mejoramiento?.

¿Qué funciones ofrecen las mejores oportunidades (o potencial) para diferenciar a la

organización de sus competidores en el mercado?.

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IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES CRITICOS DE EXITO

Se debe ser lo más específico posible en sus definiciones y sus medidas.

Respondidas las preguntas enunciadas con anterioridad, se tendrá disponible un listado de FCE que es necesario priorizar.

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PRIORIZACIÓN DE LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO

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EJEMPLO APLICADO (FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO)

• Volumen de leche

• Calidad de la leche

• Ubicación de la empresa ganadera

• Distancia a la planta pasteurizadora

• Seguridad (orden público)

• Red de frío disponible (tanque de frío)

• Precio de venta de la leche

• Asesoría técnica

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MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE LOS FCE – C.S.T.G. CHÍA

FCE IDEAL

EMPRESAS GANADERAS

Promedio

1 2 3 4 5 6

Volumen de leche

1000 litros/día

2(910)

4(210)

5(85)

4(170)

3(500)

4(250)

3.6

Calidad de leche

Excelente 4 3 3 2 4 4 3.3

UbicaciónCuenca lechera

4 1 2 2 3 3 2.5

Distancia a pasteurizadora

< 25. KM. 3 1 3 3 4 4 3.0

Seguridad Sin riesgo 2 2 1 1 4 4 2.3

Red de frío Tanque 5 1 5 1 5 5 3.6

Precio leche $ 650/litro3

(510)3

(530)3

(500)2

(570)3

(500)3

(550)2.8

Asesoría técnica

Permanente 2 2 1 3 2 1 1.8

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GRAFICA DE RADAR PARA LOS FCE –C.S.T.G. CHÍA

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Los factores más importantes fueron volumen de leche, red de frío y

calidad; al ser el volumen un factor que conlleva una amplia

connotación de procesos y actividades, en muchas situaciones

difíciles de controlar, se decidió trabajar con los dos restantes.

En este caso la calidad está estrechamente relacionada con la red de

frío presente en la finca; por tanto, el FCE que va a ser analizado es

la calidad de la leche.

Factor crítico de éxito (FCE): Calidad de leche

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PRIORIZACIÓN Y SELECCIÓN DE PROCESOS BÁSICOS

Los procesos seleccionados se deben clasificar según los

resultados del análisis anterior, es decir, por su

incidencia sobre el FCE. Para ello, se requiere calificar

el desempeño y la importancia de cada proceso en

escala de 1 a 9 siendo.

1: No es importante o desempeño deficiente.

9: Sumamente importante o excelente desempeño.

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MATRIZ DE CLASIFICACIÓN DE PROCESOS BÁSICOS

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PRIORIZACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS

Se requiere priorizar los procesos que quedaron

ubicados en el cuadrante de color azul de la

gráfica anterior.

Aquellos muy importantes pero que tienen un

desempeño deficiente.

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Los criterios están relacionados con los factores de

desempeño que son básicos para alcanzar las

metas y objetivos de la empresa tales como:

• Productividad.

• Competitividad.

• Equidad.

• Sostenibilidad.

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MATRIZ DE CLASIFICACIÓN DE PROCESOS BÁSICOS – C.S.T.G. CHÍA

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MATRIZ DE PRIORIZACION Y EVALUACION DE PROCESOS BÁSICOS

PROCESOS

CRITERIOS (ponderación)

CALIFICACIÓN TOTALA B C

(2) (3) ( 2)

Sanidad de la ubre2

43

92

4 17

Rutina de ordeño1

23

91

213

Aseo de equipos1

23

92

415

Mejoramiento genético2

41

33

613

CRITERIOS: A: VOLUMEN DE LA LECHE; B = CAPACITACION DEL PERSONAL, C = COSTOS.

CALIFICACION: 1 = BAJO; 2 = MEDIO; 3 = ALTO.

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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN Y EVALUACION DE PROCESOS BÁSICOS

El proceso sobre el cual se va a aplicar el BMK es.

SANIDAD DE LA UBRE

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2. PLANEACIÓN

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PLANEACIÓN

Una organización y planeación adecuadas son

fundamentales para el éxito del proyecto de

BMK.

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PLANEACIÓN

Actividades:

• Formar el equipo de Benchmarking.

• Caracterizar el proceso.

• Establecer el alcance del estudio.

• Definir el propósito del proyecto.

• Elaborar el plan de acción.

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EL EQUIPO DE BENCHMARKING• La participación de los mismos usuarios del BMK,

a lo largo de todo el proceso, permite optimizar los resultados.

• La suma de conocimientos, experiencias y

habilidades enriquece el desarrollo del proyecto. • El aporte de diferentes puntos de vista da una

visión más amplia de lo que se pretende lograr mediante el uso del BMK.

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CONFORMACIÓN DEL EQUIPO• Disposición para trabajar en equipo. • Motivación. • Disponibilidad de tiempo. • Experiencia y conocimiento (del proceso, de la

organización). • Credibilidad y respeto.

• Habilidades de comunicación.

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DIAGRAMA INTERFUNCIONAL DE SANIDAD DE LA UBRE – C.S.T.G. CHIA

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INDICADORES DEL PROCESO SANIDAD DE LA UBRE – C.S.T.G. CHÍA

INDICADORES

CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN

Tiempo Costo Calidad

Porcentaje de vacas con mastitis al parto

X

Recuento de células somáticas X

Costos de tratamientos X

Volumen de leche retirada X

Número de vacas descartadas por mastitis

X

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO SANIDAD DE LA UBRE – C.S.T.G. CHÍA

Descripción del proceso La sanidad de la ubre es un proceso de los sistemas ganaderos de lechería especializada que consta de los siguientes componentes:-Crianza de terneras-Manejo reproductivo-Ordeño-Manejo de los animales en el período seco

Funciones o procesos relacionados - Reproducción- Manejo sanitario (preventivo y curativo)- Alimentación- Mejoramiento genético

Objetivos del proceso - Disminuir la incidencia de mastitis en el hato- Disminuir los costos por tratamiento de la enfermedad- Aumentar el volumen de leche comercializada- No descartar vacas por mastitis

Usuarios para el proceso - Ganaderos- Ordeñador- Asesor técnico- Trabajadores

Proveedores del proceso - Laboratorios de productos veterinarios- Laboratorios de diagnóstico- Casas genéticas- Sistemas de información sobre el tema

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ALCANCE DEL PROYECTO DE BENCHMARKING

1) Profundidad y amplitud: grado de detalle y número de empresas.

2) Definición del propósito del proyecto:- objetivos del proyecto- beneficios y beneficiarios de la información- uso de la información- oportunidades de mejoramiento- limitantes del proyecto.

OBJETIVO GLOBAL DE BMK

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ALCANCE BMK SANIDAD DE UBRE

1) Estudio profundo. Baja amplitud.2) Selección de sistemas productivos por análisis

de laboratorio (RCS).

“Determinar prácticas exitosas para el proceso de sanidad de la ubre, en empresas ganaderas sobresalientes dentro de la Sabana de Bogotá, que permitan un mejoramiento de los resultados de este proceso en otras empresas de lechería

especializada a nivel regional”

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PLAN DE ACCION BMKPlan operativo que determina actividades y adjudica responsabilidades de su

ejecución. Asegura tiempo de ejecución por parte del equipo BMK.

• Desarrollo de cronograma detallado.

• Incluye las etapas del proceso de BMK (selección, planeación, investigación e

implementación), las actividades concretas y tareas específicas.

• Identifica acontecimientos importantes.

• Identifica funciones y responsabilidades para cada actividad.

• El plan permite continua comunicación.

PLAN DE ACCIÓN DEL BENCHMARKING 2.doc

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3. INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

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INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Una vez realizado el proceso de planeación,

mediante el cual se precisaron las actividades

por realizar, los responsables de su ejecución,

los objetivos y los recursos necesarios.

estamos en capacidad de iniciar la tercera

etapa del proceso metodológico.

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RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN (INVESTIGACIÓN)

La información para el Benchmarking consiste en:• Hechos.• Números.• Tendencias. • Descripciones de proceso. • Observaciones.

VERIFICACION CONSTANTE (VALIDEZ Y PERTINENCIA)

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Estructura de la fase de investigación del Benchmarking

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INVESTIGACION SECUNDARIARecopilación de información basada en datos ya publicados y

recolectados para propósitos diferentes del estudio de Benchmarking, útil para contextualizar el tema a referenciar,

o complementar la información técnica.

SOCIOS POTENCIALES SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

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INFORMACION SECUNDARIA (SANIDAD DE UBRE)

El equipo de trabajo determinó que se buscaría información que sirviera de complemento a los conocimientos y datos que se tienen sobre sanidad de la ubre; esta información se ubicaría en documentos recomendados por el especialista en el tema. La información corresponde a estos temas:

• Calidad composicional (de la leche).• Calidad sanitaria.• Calidad higiénica. • Mastitis.

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• Una causa principal que necesita el apicultor que es lo que el quiere?

• Mercado Abierto y pasarlo a un mercado cerrado.

• Mirar organizaciones Apisierra, cauca, Huila, Api sucre (Abejas y miel), Apicultores de montes de maría.

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• Metodologia de evaluacion agro alimenticias iica.