Base de Datos para el Control e Inventario del Mobiliario y Personal de una empresa.

Edyan Ortega, Arq. y Amanda Sidoravicius, Arq.Universidad del Zulia, Facultad de Arquitectura y Diseño

Maracaibo- Venezuela

Resumen: El manejo y conocimiento de la información básica de una

empresa por parte de sus directivos, como lo es el personal que labora en ella, un inventario de sus espacio y del mobiliario que contiene cada uno de estos, facilita el óptimo desempeño y control de las actividades que en esta ocurre. Al hacerlo de manera organizada, con parámetros lógicos y brindando un fácil acceso de esta información al usuario que consulta y/o lleva el control de esta, se logra un aporte significativo a la estructura organizativa de la empresa.Este ensayo presenta de manera sencilla el ejemplo de una base de datos que contiene la información PERSONAL – AMBIENTE – MOBILIARIO de una empresa mediana cualquiera, y responde a las necesidades mínimas de inventario y control que esta debería llevar. Adicionalmente cuenta con información grafica que facilita el entendimiento espacial y de diseño de sus oficinas al igual que la ubicación exacta de cada ambiente, mobiliario y personal que esta contiene.

Abstract:In a company, the management and knowledge of the basic

information by its executives, such as employees, an inventory of its spaces and the furniture that it contains, eases the optimum development and control of the activities that happens within the company. Doing this in a organized way, with logic parameters and

easy access to the information by the users that consult and and/or control it, will make a real contribution to the organizational structure of the company.

This paper presents, in a simple manner, an example for a common medium company database that contains information about EMPLOYEE – SPACE – FURNITURE, and covers the minimal requirements that an inventory and control of a company should have. Additionally, counts with graphical information that facilitates the spatial understanding and design of the office, and the exact location of each space, furniture an personal that it contains.

Palabras claves: Microsoft Access: Es un sistema de gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft (DBMS) para uso personal o de pequeñas organizaciones. Es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Relacional: es el modelo de datos más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Su idea fundamental es el uso de "relaciones" que podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia lo cual la hace más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

Queries: son búsquedas selectivas de cierta información. También involucra poder acceder a información gráfica a través del elemento alfanumérico ó viceversa.

Base de datos grafica: Una base de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenado sistemáticamente para su posterior uso. Los gráficos sirven para resumir en un dibujo toda una serie de datos que, presentados solos, resultan fríos y poco expresivos. Normalmente es un apartado que está íntimamente ligado a los conceptos de hoja electrónica y base de datos.

CAD (AutoCAD): es un programa de diseño asistido por ordenador (DAO; en inglés, CAD) para dibujo en 2D y 3D. Actualmente es desarrollado y comercializado por la empresa Autodesk. Las aplicaciones del programa son múltiples, desde proyectos y presentaciones de ingeniería, hasta diseño de planos o maquetas de arquitectura.

Interconexión: permitir organizar y relacionar bases de datos alfanuméricas con la información gráfica y poder establecer, en un sentido u otro, las búsquedas selectivas requeridas según sea el caso.

Introducción:

La base de datos propuesta en este seminario busca brindar un ejemplo sencillo de como manejar la información básica de control e inventario de cualquier empresa mediana, de manera organizada, simple y de fácil acceso y entendimiento por parte del usuario. La cual adicionalmente contiene información grafica (planos) de cada uno de sus espacios al igual que del mobiliario y personal contenido en estos.

Permite llevar un registro completo de todo lo contenido en sus ambientes, por medio de fechas, cantidades, información propia de cada entidad y códigos para su control.

Con esto busca que la empresa pudiendo llevar un control de sus espacios, su contenido e información vital de cada uno de los empleados que habita en ellos, pueda prever, cubrir y mejorar cualquier aspecto acarreado por el crecimiento, limitación y/ o desenvolvimiento laboral ocurrido en ella.

A continuación se presenta algunos trabajos e investigaciones similares, propuestas anteriormente con miras igualmente a mejorar y facilitar el desenvolvimiento humano con ayuda de la informática.

Antecedentes: Titulo: Informática “Compra on_line de Productos Giroflex”Autores: Arq. Edyan Ortega y Arq. Amanda SidoraviciousAño: Enero 2007Resumen: El trabajo reseña la utilidad y el contenido de esta base de datos.

La empresa GIROFLEX se destaca en el mercado de las sillas de alta Calidad, sus productos pueden ser utilizados en cualquier ámbito: Oficinas, Sitios Públicos, viviendas, áreas de seminarios y conferencias así también como espacios Multifuncionales.

Se creo una base de datos capaz de hacerle las cosas fáciles al cliente bien sea empresa o personal donde puede adquirir mediante una compra on_line cualquier tipo de productos ofrecidos por esta línea así mismo cantidad en existencias y otras características propias del mobiliario como lo son: color, medidas, textura entre otras.

Tipo de Articulo: Ensayo Práctico de Ms. Access, realizado en la Facultada de Diseño del programa de post-grado de Informática en Arquitectura.

Métodos:Entidad:Una entidad es cualquier objeto distinguible relevante en el mundo en

cuestión. Estas entidades poseen un número indeterminado de propiedades, que son "trozos" de información que describen a las entidades de uno u otro modo. Cada una de las entidades tiene una identidad, esto es, son identificables de forma única

Las entidades que definen la base de datos son: Mobiliario: Comprende las características de cada mobiliario

(silla, mesa, mueble) contenido en las diferentes espacios.

Ambiente: Comprende las características de los diferentes espacios que conforman la empresa.

Personal: son todos los empleados que laboran en los diferentes ambientes de la empresa, esta entidad encierra toda la información propia de cada persona.

Relaciones:Es una correspondencia o asociación entre dos o más entidades.

Cada relación tiene un nombre que describe su función.

Las relaciones son: Equipamiento: contiene información como la fecha de ingreso

de cada mobiliario y un número de autorización que permite llevar un control que vincula al mobiliario con el ambiente que lo contiene.

Ocupación: contiene fechas, numero de empleados y plazas disponibles, que vincula al ambiente con el personal que habita en cada uno de ellos

Modelo Entidad/Relación:El modelo E/R aporta una herramienta de modelado para

representar las entidades, propiedades y relaciones: los diagramas Entidad/Relación. Mediante éstos, el esquema conceptual abstracto puede ser mostrado gráficamente y mantener una independencia conceptual con respecto a la implementación propiamente dicha. En realidad, podemos hacer que los diagramas sean un reflejo fiel de las relaciones, interrelaciones y atributos del modelo relacional de datos o podemos englobar diversas relaciones en una sola entidad o conjunto de propiedades

ContinuoContinuoContinuoContinuo

f_ocupación#_empleados

#_plazas

OCUPACIÓN

ContinuoContinuo

f_ingreso#_autorización

EQUIPAMIENTO

ContinuoContinuoContinuoContinuoContinuoContinuo

jerarquíac.i.

p_nombredirección

e-mailteléfono

PRESONAL

ContinuoContinuoContinuoContinuo Discreto

a_códigoa_nombrea_medidas

oficina Divel

AMBIENTE

ContinuoDiscretoContinuoDiscretoDiscretoContinuo

m_códigomodelo

m_medidasmaterial

Colordescripción

MOBILIARIODOMINIOSATRIBUTOSRELACIONESENTIDADES

ContinuoContinuoContinuoContinuo

f_ocupación#_empleados

#_plazas

OCUPACIÓN

ContinuoContinuo

f_ingreso#_autorización

EQUIPAMIENTO

ContinuoContinuoContinuoContinuoContinuoContinuo

jerarquíac.i.

p_nombredirección

e-mailteléfono

PRESONAL

ContinuoContinuoContinuoContinuo Discreto

a_códigoa_nombrea_medidas

oficina Divel

AMBIENTE

ContinuoDiscretoContinuoDiscretoDiscretoContinuo

m_códigomodelo

m_medidasmaterial

Colordescripción

MOBILIARIODOMINIOSATRIBUTOSRELACIONESENTIDADES

Fig. (01) Modelo Entidad_Relación

Tablas: Es un conjunto no vacío de atributos que identifican univoca y

minimamente cada tupla. Por definición, existe al menos una clave candidata, pueden existir una o varias claves primarias de búsqueda u organización.

MOBILIARIO (m_código, modelo, m_medidas, material, color, descripción)

AMBIENTE (a_código, a_nombre, a_medidas, oficina, nivel)

PERSONAL (c.i., jerarquía, p_nombre, dirección, e-mail, teléfono)

equipamiento (f_ingreso, #_autorización)

ocupación (f_ocuapción, #_empleados, #_plazas)

Matriz:

Se refiere al tipo de modelamiento de datos, donde se guardan los datos recolectados por un programa. Su estructura se asemeja a la vista general de un programa en hoja de cálculo.

Fig. (02) Matriz

La base de datos propuesta se realizo en MS Access y la parte gráfica (planos) en Autocad. Entendiéndose una interconexión entre ambos programas.

MS ACCESSSistema de gestión de bases de datos creado y modificado por

Microsoft (DBMS) para uso personal o de pequeñas organizaciones. Es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos.

TablasNormalmente en este campo se realiza un vaciado de la

información tanto de las entidades como de las relaciones mediante una serie de tablas donde se especificas nombres del campo, tipo de datos y una leve descripción. Mobiliario Ambiente Personal Equipamiento Ocupación

Adicionalmente se realizaron tablas de dominios discretos, esto para hacer más fácil el relleno de los formularios con cuadros combinados y limitar al usuario a una selección especifica. d_color d_estado

d_material d_espacio d_nivel

Fig. (03) Creación Tabla

Fig. (04) Tabla

Formularios Básicamente los formularios son presentaciones hechas para

mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Esto tiene motivos funcionales y estéticos.

Fig. (05)Formulario Ambiente

Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas relacionadas de modo que resulte más sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos.

Fig. (06) Tabla

Mobiliario Ambiente Personal Equipamiento OcupaciónConsultas

Las consultas son tablas de visualización rápida donde se desea observar información de entidades o relaciones o bien sea un vinculo entre ellas.

Se realizaron consultas de cada una de las entidades y las relaciones que las vinculan, para tener acceso rápido a la información.

Fig. (07) Creación Consulta

Fig. (08) Consulta

InformesLos informes son presentaciones de los datos preparadas para

imprimir. Los gestores de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base de datos sobre textos con cualquier formato.

Fig. (09) Informe

Se efectuaron informes específicos de todas las entidades y relaciones que conforman la base de datos.

AUTOCAD (DWG)

El Atutocad tiene una ventaja importante en la realización de este tipo de proyectos en particular, ya que permite hacer conexión con bases de datos externas, ayudando a que el archivo (CAD) no se cargue con las referencias externas, lo que hace pesada y lenta la manipulación del archivo en el que se trabaja.

Esto es debido a que el Autocad crea un vínculo a la base de datos y se recarga cada vez que se vuelve abrir el archivo. Es importante tener en consideración que generalmente las graficas son la parte mas pesada en las bases de datos que se refieran a arquitectura.

Para el complemento de esta base de datos se tomó un archivo en CAD (PLANOS OFCINA.dwg) con las plantas de un edifico de oficinas cualquiera, esto con la intención de crear una conexión con la base de datos (nuestra _empresa) que permitiera acceder a una información grafica de la distribución y contenido de los ambientes de oficina de la empresa.

Para esto se crearon archivos por separado de cada uno de los mobiliarios de la base de datos, vinculados a la tabla “MOBILIARIO” en Ms Access, con el fin de convertirlos en bloques que a la hora de insertarlos en las en las plantas del edificio mantuvieran un vinculo que brindara información especifica de cada uno de ellos.

Fig. 10 Planta Baja Fig. 11 Planta 1er Nivel

Adicionalmente se creo un hipervínculo dentro de “PLANOS OFICINA.dwg” entre cada uno de los mobiliarios utilizados y su imagen JPG. Haciendo más fácil y agradable la visualización del este en tres dimensiones.

Fig. 12 Hipervínculo Imagen

A continuación se explicara los pasos en orden, que se siguieron en la realización de este vinculo Ms Access – Autocad:La Conexión.

A través de dbConnect se realizo el vínculo con la base de datos ya existente en Ms Access. Al transferirse los datos correctamente, se vincularon cada unos de los bloques mobiliarios con la fila que le corresponde dentro de la tabla de este nombre mismo (MOBILIARIO), para que estos absorbieran la información que se ofrece en esta tabla, propia de cada uno.

También se vinculo el perímetro de cada espacio dentro de los planos de plantas, con la tabla correspondiente (AMBIENTE), que ofrece información sobre su nombre, medidas, código y ubicación. Los Linkeos.

Se utiliza para la selección inmediata desde la pantalla o tabla, según sea el caso, mostrando la información solicitada ya sea de manera textual o grafica, respectivamente.

Los linkeos entre los objetos en CAD y las tablas de MS Access se efectuaron de manera tal que el usuario al hacer la selección de algún mobiliario desde la pantalla inmediatamente se desplegara las características del mismo a través de la tabla MOBILIARIO o AMBIENTE, según fuese en caso al tener activada la función “AutoView Linked Records in Data View”.

Fig. 13 AutoView Linked Records

Igualmente si se quisiese buscar alguno desde la tabla este es seleccionado y acercado en pantalla, para su identificación con la

función “AutoView Linked Objects in Drawing” activada, en vez de la anterior.

Fig. 14 AutoView Linked ObjectsLos Querys.

Son búsquedas selectivas de cierta información. También involucra poder acceder a información gráfica a través del elemento alfanumérico ó viceversa.

Se efectuaron dos querys ejemplares:Color y Material (MOBILIARIO_INF): donde por las características

de esta consulta en particular se despliega una tabla que muestra todas las sillas de LONA ROJA contenidas en los ambientes de la empresa.

Fig. 15 Query Mobiliario

Ambiente por Nivel: (AMBIENTE_INF) en donde la tabla muestra todos los ambientes existentes en la Planta Baja del edificio.

Fig. 16 Query Ambiente

Las Etiquetas.Las etiquetas son las que muestran información de las

características del elemento seleccionado. Se hicieron dos tipos de Etiquetas (Labels):

Mobiliario (MODULARES): Esta muestra información del mobiliario seleccionado como:

- Modelo- Material- Color- Descripción

Fig. 17 Etiqueta Mobiliario

Ambiente (AMBIENTE_INF): Esta muestra información del ambiente seleccionado como:

- Nombre del Espacio- Medidas (m2)

Fig. 18 Etiqueta Ambiente

Resultados:

Se obtuvo como resultado general una base de datos completa, que permite al usuario llevar un inventario de su mobiliario, personal y/o cualquier ambiente contenido en su empresa.

MS ACCESS

- INFORMES: Los informes representan un claro ejemplo de los resultados arrojados por en contenido de esta base de datos, ya que son muy manejables, organizados y de fácil acceso.

- CONSULTAS: Otro buen ejemplo resultaron ser las búsquedas o consultas realizadas sobre información específica contenida.

- PANEL DE CONTROL: Se convierte en la ventana resultante de la base de datos, que permite acceder a múltiples opciones e información de esta, especialmente para consultas y modificaciones.

AUTOCAD

- CONEXIÓN: Funciono exitosamente, ya que los objetos se vincularon a las tablas de Access y absorbieron la información propia de cada uno.

- LINKS: Permitieron la identificación rápida de elementos dentro de CAD, del grafico a las tablas y viceversa, según fuese requerido.

- QUERYS: Los dos querys que se realizaron de manera ejemplar, brindaron la información requerida de forma efectiva.

- ETIQUETAS: cumplieron su función de mostrar la información específica de los elementos seleccionados en pantalla.

Conclusiones:

Se concluye que la herramienta utilizada, MS Access, en conjunto con Auto- CAD es de gran utilidad en la organización de información, tareas o inventarios, tanto de empresas como a nivel personal, de una forma rápida y segura, ya que permite un cómodo acceso a cualquier información especifica solicitada así como también manejar la parte grafica vinculada a bases de datos externos permitiendo incluso hasta su actualización.

Por pertenecer Access a Microsoft, es uno de los paquetes mas utilizados en la industria de la computación lo convierte en un

programa muy accesible por cualquier usuario y cuenta con una gran información sobre su manejo en la Web.

Bibliografía:

Guía de Redacción y Publicación Científica.Normas de publicación de la APA (Buenos Aires, enero 2001).UCM Biblioteca Complutensehttp:// www.es./BUCM/psi/guia_red_apa.htm

Wikipedia la Enciclopedia Libre.http://es.wikipedia.org/wiki/base de datos http://es.wikipedia.org/wiki/access

Resume de autores:

Edyan Ortega es arquitecta (2005) actualmente cursando Maestría de Informática en Arquitectura (Universidad del Zulia).

Amanda Sidoravicius es arquitecta (2005) actualmente cursando Maestría de Informática en Arquitectura (Universidad del Zulia), y arquitecto asistente en la empresa Nomadas Taller de arquitectura y diseño, especializada en el diseño, digitalización y presentación de proyectos arquitectónicos. Maracaibo – Estado Zulia – Venezuela.