AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y …acciones de mejora, responsables y plazo para su...
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1 Oficina de Planificación de la Educación Superior Oficina de Desarrollo Institucional AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y PLANES DE MEJORA 2015 Elaborado por: Gabriela Villalobos Arias - Encargada, Control Interno Noviembre, 2015
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Oficina de Planificación de la Educación Superior Oficina de Desarrollo Institucional
AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y PLANES DE MEJORA 2015
Elaborado por: Gabriela Villalobos Arias - Encargada, Control Interno
Noviembre, 2015
TABLA DE CONTENIDO
Introducción ..................................................................................................................... 3
Metodología .................................................................................................................... 4
Resultados ...................................................................................................................... 6
3.1 CONARE ...........................................................................................................................6 3.1.1 Programa OPES .......................................................................................................................... 7 3.1.2 SINAES .................................................................................................................................... 10 3.1.3 CeNAT ...................................................................................................................................... 11 3.1.4 Estado de la Nación .................................................................................................................. 12
3.2. Detalle de criterios cumplidos de las disposiciones de control interno para los cinco componentes del sistema de control interno para el año 2015 en el CONARE ..................... 13
3.3. Planes de mejora propuestos para atender las acciones que no se han cumplido en los cinco componentes del sistema de control a la luz de lo que la normativa de control interno establece............................................................................................................................... 15
3.3.1 Programa OPES ........................................................................................................................ 15 3.3.2 Programa SINAES .................................................................................................................... 20 3.3.3 Programa CeNAT ...................................................................................................................... 21 3.3.4 Programa Estado de la Nación ................................................................................................. 21
Conclusiones y recomendaciones ................................................................................. 22
Anexos .......................................................................................................................... 24
3
INTRODUCCIÓN
El Consejo Nacional de Rectores (CONARE) ha venido desarrollando un proceso
de fortalecimiento del Sistema de Control Interno en el marco de la Ley General de Control
Interno No. 8292 del 31 de julio del 2002.
La Ley de Control Interno, dentro del proceso de autoevaluación, establece en su
artículo 17 inciso b):
“Que la administración realice, por lo menos una vez al año, las
autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de
control interno del cual es responsable. Así mismo, que pueda detectar
cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus
objetivos”
El objetivo del Proceso de Autoevaluación del CONARE para el año 2015 fue
determinar, en cada dependencia, el grado de avance y cumplimiento de lo establecido en
la Ley de Control Interno y Normas de Control Interno para el Sector público en los cinco
componentes funcionales del sistema de control interno y la definición de acciones de
mejora, con la participación de todas las dependencias del CONARE.
En la Autoevaluación 2015 participaron las siguientes dependencias:
1. Oficina de Planificación de la Educación Superior:
Dirección
Asesoría Legal
Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CETIC)
División de Académica
División de Coordinación
División de Sistemas
Oficina de Desarrollo Institucional (ODI)
Gestión del Talento Humano (DGTH)
Gestión Financiera (DGF)
Proveeduría Institucional
Mantenimiento
Archivo
Biblioteca
Servicios Generales
Oficina de reconocimiento y equiparación (ORE)
2. Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES)
3. Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT)
4. Programa Estado de la Nación (PEN)
4
METODOLOGÍA
El Proceso de Autoevaluación 2015 en el CONARE se desarrolló con la siguiente
metodología:
La ODI definió la guía de autoevaluación, con 16 ítems basados en la Ley, las normas
de control interno y el Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno de la
Contraloría General de la República.
Para cada ítem se estableció una guía de posibles respaldos que permitieran orientar a
las dependencias en el momento de responder la guía de autoevaluación.
Las preguntas permitieron valorar el avance del CONARE en los cinco componentes
funcionales de sistema de control interno:
Ambiente de Control
Valoración de Riesgos
Actividades de Control
Sistemas de Información
Seguimiento
La guía de autoevaluación se remitió a los diferentes programas, divisiones y oficinas,
para que realizaran el proceso y definieran sus nuevos planes de mejora, indicando:
acciones de mejora, responsables y plazo para su implementación.
Para la autoevaluación, el estado de cumplimiento de los diferentes ítems, se
consideraron dos opciones:
SI: Corresponde al cumplimiento de los criterios consultados.
NO: Corresponde al incumplimiento de los criterios consultados.
El informe de resultados que los programas y dependencias presentaron debía contener
los siguientes elementos:
Plan de Medidas de mejora que se estarían implementando en el caso de las
acciones no desarrolladas, que incluya: plazo para implementar cada una de las
mejoras planteadas (no mayor a un año) y el nombre del (los) responsable(s).
Recomendaciones.
Firma del responsable y fecha.
LA ODI recopiló y revisó todos los instrumentos debidamente completados por las
dependencias, así como sus planes de mejora.
En aquellos casos en que la información no estaba completa o totalmente clara, se
solicitó su ampliación o aclaración.
5
El informe final presenta los resultados del proceso en forma institucional, así como, por
Programa o Dependencia.
La ODI remitirá posteriormente este informe al CONARE para conocimiento y
aprobación.
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RESULTADOS
Para el proceso de Autoevaluación del sistema de control interno que se realizó en
el CONARE durante el 2015, se presentan a continuación los principales resultados como
institución y por programa.
3.1 CONARE
El instrumento utilizado para la Autoevaluación 2015 sobre los cinco componentes
funcionales del sistema de control interno fue aplicado en cada Programa del CONARE, y
respondido por 17 dependencias.
El análisis se hizo por ítem (17), para las 17 dependencias que obtuvieron un total
de 286 respuestas excluyendo las “No Aplica”.
Así, del total de los 286 ítems evaluados a nivel institucional, el 84% se cumplieron.
Del 16% de ítems no atendidos aún quedan pendientes acciones por implementar
principalmente en los componentes de ambiente de control, actividades de control y
sistemas de información.
En el siguiente cuadro se muestra el número total de respuestas por Programa
según el estado de cumplimiento.
Cuadro Nº1 CONARE: Grado de cumplimiento de las disposiciones de la normativa de Control
Interno para el sistema de control interno institucional, por programa. 2015
Grado de
Cumplimiento
Programa
Absoluto Relativo
Total OPES SINAES CeNAT Estado de la
Nación Total OPES SINAES CeNAT
Estado de la
Nación
TOTAL 286 235 17 17 17 100 100 100 100 100
SI 226 182 12 16 16 84 77 71 94 94
NO 60 53 5 1 1 16 23 29 6 6
En el cuadro Nº 1, se observa que los programas CeNAT y Estado de la Nación
muestran el mayor porcentaje de cumplimiento de los criterios considerados en la guía de
autoevaluación con un 94% y por el contrario el SINAES el porcentaje menor con un 71%
de cumplimiento.
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Estos resultados se muestran gráficamente a continuación:
Gráfico Nº1
CONARE: Grado de cumplimiento de las disposiciones de la normativa de Control Interno para el sistema de control interno institucional, por programa. 2015
3.1.1 Programa OPES
En el Programa OPES el instrumento se remitió a 14 dependencias las cuales en su
totalidad respondieron la guía de autoevaluación del sistema de control interno institucional.
En este Programa de las respuestas obtenidas, fueron excluidas 3 debido a que tres
dependencias (Archivo, Biblioteca y ORE), indicaron que esta respuesta corresponden a
“No aplica” ya que no han recibido a la fecha Informes de Auditoría por tanto no deben
atender el ítem correspondiente al seguimiento de las recomendaciones remitidas por esa
instancia.
En el cuadro Nº2 se presentan los resultados para el Programa OPES por grado de
cumplimiento por dependencia.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
ESTADO DE LA NACION CeNAT OPES SINAES
SI NO
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Cuadro Nº2 Programa OPES-CONARE
Grado de cumplimiento de las disposiciones de la normativa de Control Interno para el sistema de control interno institucional, por dependencia. 2015
OPES Dependencias
(Valores absolutos) (Valores relativos)
SI NO SI NO
Dirección 17 0 100% 0%
Coordinación 17 0 100% 0%
Archivo 14 2 88% 12%
Gestión del talento humano 14 3 82% 18%
Proveeduría 14 3 82% 18%
ODI 14 3 82% 18%
Asesoría legal 14 3 82% 18%
División Académica 13 4 76% 24%
Mantenimiento 13 4 76% 24%
CETIC 13 4 76% 24%
Biblioteca 12 4 75% 25%
ORE 11 5 69% 31%
División de Sistemas 9 8 53% 47%
Gestión Financiera 7 10 41% 59%
TOTAL 2/ 182 53 77% 23% 2/ El Archivo, Biblioteca y ORE presentan un total menor de 17 el cual se debe a que fueron excluidas las “No aplica”
Como se observa en el cuadro anterior, el cumplimiento total del programa con
respecto a los aspectos evaluados es del 77%, por otra parte, el incumplimiento fue de 53
de los 235 criterios valorados lo que representa un 23%.
Si se analiza el comportamiento por dependencia, la Dirección y la División de
Coordinación presentan un cumplimiento total de los criterios evaluados y por el contrario,
Gestión Financiera el menor cumplimiento con un 41%.
Así mismo, de los aspectos incumplidos la mayor parte corresponde a los
componentes ambiente de control con un 30% de incumplimiento y actividades de control
con un 26%, por el contrario los componentes de valoración de riesgos y seguimiento
presentan los porcentajes más altos de cumplimiento con 89% y 87% respectivamente.
Detalle que se presenta en el siguiente cuadro:
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Cuadro Nº3 Programa OPES-CONARE
Grado de cumplimiento de las disposiciones de la normativa de Control Interno para el sistema de control interno institucional, por componente. 2015
Componentes % de cumplimiento
SI NO
Ambiente de Control 70% 30%
Valoración de riesgos 89% 11%
Actividades de Control 74% 26%
Sistemas de Información 77% 23%
Seguimiento 87% 13%
TOTAL 77% 23%
Por otra parte, si se analizan los ítems pendientes de cumplimiento se muestra que
en el caso del componente ambiente de control deben implementarse acciones tendientes
a promover que los funcionarios conozcan la responsabilidad que tienen en sus actividades
cotidianas, de cumplir con los diferentes aspectos que le competen en la normativa del
control interno, así como, en establecer mecanismos que permitan incorporar en la cultura
organizativa los elementos del manual de principios éticos institucional, por algunas
dependencias deben definirse manuales de puestos u otro documento formal que
identifique las funciones y responsabilidades de los funcionarios.
Para el componente actividades de control las acciones que requieren atención
corresponden a actualización de los manuales de procedimientos ya que el 50% de las
dependencias de OPES, a la fecha de esta autoevaluación (abril 2015), no cumplían con
este aspecto, también se requiere en algunas dependencias establecer controles para la
asignación, el uso o manejo de activos y evaluar periódicamente los controles según su
funcionalidad.
En cuanto a sistemas de información se debe mejorar la oportunidad y la calidad de
la información que generan las dependencias para sus usuarios y en algunos casos se
requiere construir un inventario de sus necesidades en esta materia.
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3.1.2 SINAES
El programa SINAES presenta un porcentaje de cumplimiento de 71% de los
criterios evaluados del sistema de control interno en sus cinco componentes, cabe destacar,
que el componente con menor cumplimiento corresponde a actividades de control, por
cuanto, en el Programa no se cuenta con controles para la asignación, el uso o manejo de
activos y los procedimientos de las diferentes áreas no se encuentran actualizados.
Así mismo, los componentes de ambiente de control, valoración de riesgos y
sistemas de información incumplen con uno de los criterios valorados, en el caso de
ambiente de control el tema pendiente por desarrollar son los mecanismos para incorporar
en la cultura organizativa los elementos del manual de principios éticos institucional, sobre
la valoración de riesgos no se utilizado ésta como insumo para la formulación del PAO y en
sistemas de información el Programa no ha elaborado un inventario de necesidades de
sistemas de información.
Es importante mencionar, que estas acciones ya fueron consideradas en los planes
de mejora que se presentan en el siguiente apartado de este informe.
Los resultados de la autoevaluación se muestran gráficamente a continuación:
Gráfico Nº2 Programa SINAES-CONARE
Grado de cumplimiento de las disposiciones de la normativa de Control Interno para el sistema de control interno institucional. 2015
71%29%
SI
NO
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3.1.3 CeNAT
En el programa CeNAT se presenta un porcentaje de cumplimiento muy satisfactorio
de los aspectos valorados un (94%), incumpliendo solamente el ítem relacionado con los
mecanismos para incorporar en la cultura organizativa los elementos del manual de
principios éticos institucional, elemento del componente ambiente de control.
Los resultados se presentan en el gráfico no. 4 que se detalla seguidamente:
Gráfico Nº3 Programa CeNAT-CONARE
Grado de cumplimiento de las disposiciones de la normativa de Control Interno para el sistema de control interno. 2015
94%
6%
SI
NO
12
3.1.4 Estado de la Nación
En programa Estado de la Nación al igual que el programa CeNAT presenta un
porcentaje de cumplimiento del 96%, quedando pendiente solamente el ítem relacionado
con los mecanismos para incorporar en la cultura organizativa los elementos del manual de
principios éticos institucional, elemento del componente ambiente de control.
A continuación se muestran los resultados gráficamente:
Gráfico Nº4 Programa Estado de la Nación-CONARE
Grado de cumplimiento de las disposiciones de la normativa de Control Interno para el sistema de control interno. 2015
94%
6%
SI
NO
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3.2. Detalle de criterios cumplidos de las disposiciones de control interno para los cinco componentes del sistema de control interno para el año 2015 en el CONARE
Las dependencias en su autoevaluación establecen como cumplidos los siguientes criterios:
Cuadro Nº3 Detalle de criterios cumplidos para la Autoevaluación del Sistema de Control
Interno, por Programa.2015
Criterio OPES SINAES CeNAT Estado de la Nación
Ambiente de Control
Compromiso del titular subordinado con el control interno
√ √ √ √
Utilización de mecanismos para fortalecer el sistema de control interno institucional.
√ √ √ √
Los funcionarios conocen las responsabilidades que tienen con el control interno
- √ √ √
Mecanismos para incorporar en la cultura organizativa los elementos del manual de principios éticos institucional
- - - -
Se cuenta con manuales de puestos o perfiles de cargos
- √ √ √
Valoración de riesgos
Se desarrollan las diferentes etapas del SEVRI
√ √ √ √
Los resultados del SEVRI se utilizan como insumo de la formulación del PAO
- - √ √
Actividades de Control
Evaluación periódica de los controles existentes
- √ √ √
Controles para la asignación, el uso o manejo de activos
- - √ √
Manuales de procedimientos actualizados - - √ √
Sistemas de información
Se efectúan respaldos periódicos de la información que se genera en las dependencias
√ √ √ √
Se cuenta con inventario de necesidades de sistemas de información
- - - √
La información que generan las dependencias para sus usuarios es oportuna y correcta
- √ √ √
Archivos de gestión actualizados √ √ √ √
14
Criterio OPES SINAES CeNAT Estado de la Nación
Seguimiento
Autoevaluaciones del sistema de control interno √ √ √ √
Seguimiento de planes de mejora √ √ √ √
Seguimiento a las recomendaciones de la Auditoría Interna
√ √ √ √
15
3.3. Planes de mejora propuestos para atender las acciones que no se han cumplido en los cinco componentes del sistema de control a la luz de lo que la normativa de control interno establece.
A las diferentes dependencias se les solicitó que detallaran las acciones de mejora
que serían implementadas, para atender aquellos aspectos de las disposiciones con
respecto al sistema de control analizados que no se hayan cumplido.
A continuación se muestran los planes de mejora detallados por programa para
atender el incumplimiento de algunos criterios evaluados.
3.3.1 Programa OPES
Acciones de mejora Plazo Responsable
División de Sistemas
Se solicitará asesoramiento a la Oficina de Desarrollo Institucional para la incorporación de acciones de control interno en el quehacer de la División.
II semestre 2015
Investigadora I
Solicitar a la Oficina de Desarrollo Institucional capacitación en este tema.
I semestre 2016 Investigadora I
Actualizar el Plan de Implementación del Manual de Principios Ética del 2013
II semestre 2016
Técnica en Investigación Investigadora I
Elaborar un documento que identifique las funciones y responsabilidades de los funcionarios en la División de Sistemas.
I semestre 2016 Asistente de División
Utilizar los resultados de la valoración de riesgos como insumo en la formulación del Plan Anual Operativo del 2016
II semestre 2016
Investigadora I
Se solicitará asesoramiento a la Oficina de Desarrollo Institucional para la incorporación de acciones de control de activos en el diario accionar de la División.
I semestre 2016 Asistente de División
16
Acciones de mejora Plazo Responsable
Se coordinará con la Proveeduría Institucional para obtener un listado de los activos asignados la División de Sistemas.
I semestre 2016 Asistente de División
Trabajar en la actualización de procedimientos con la Oficina de Desarrollo Institucional.
I semestre 2016 Investigadoras
Actualizar el manual del procedimiento para la evaluación del Planes 2016-2020.
I semestre 2016 Investigadoras
Solicitar asesoramiento al CETIC para atender la solicitud de respaldos periódicos de la información
II semestre 2015
Jefe de División
Elaborar un inventario de necesidades de sistemas de información en conjunto con el CETIC.
II semestre 2015
Técnica en Investigación
Incorporar en el PAO 2016 el seguimiento de los planes de mejora de las autoevaluaciones anteriores para lograr un responsable que lo atienda
II semestre 2015
Jefe de División
Elaborar un control de seguimiento de Informes de Auditoría.
I semestre 2016 Asistente de División
División Académica
Coordinar con la Unidad de Talento Humano actividades para incorporar ciertos elementos del Manual de Principios Éticos en la División Académica.
II semestre 2015
Jefe de División Asistente Administrativa
Realizar una revisión de los controles existentes junto con la revisión de los procedimientos.
II semestre 2015
Responsable de cada proceso.
Revisar y actualizar los procedimientos de la División Académica con asesoría de la Oficina de Desarrollo Institucional
II semestre 2015
Responsable de cada proceso.
Solicitar asesoría a la Biblioteca Institucional y el CETIC sobre sistemas de información, con el fin de capacitar a los funcionarios de la División Académica sobre el tema para elaborar el inventario requerido.
II semestre 2015
Jefe de División Asistente Administrativa
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Acciones de mejora Plazo Responsable
Asesoría Legal
Realizar una actividad de sensibilización del personal de la Asesoría Legal
II semestre 2015
Coordinadora Asesoría Legal
Coordinar la divulgación a lo interno de la unidad del manual de principios éticos
II semestre 2015
Coordinadora Asesoría Legal
Elaborar un inventario de activos de la unidad
II semestre 2015
Coordinadora Asesoría Legal
CETIC
Programa de capacitación en materia de Control Interno, énfasis en Tecnologías de Información y Comunicación.
II semestre 2015
Director de TI
Elaborar plan de implementación de principios éticos.
II semestre 2015
Director de TI
Elaborar plan de atención para la actualización de los manuales de procedimientos
II semestre 2015
Director de TI
Se implementará instrumento de seguimiento de autoevaluaciones
II semestre 2015
Director de TI
ORE
Desarrollar actividades de sensibilización para interiorizar los valores del Manual de principios éticos del CONARE.
II semestre 2015
Encargada de ORE
Se está trabajando en la elaboración del manual de puestos como insumo para el Departamento de Recursos Humanos
II semestre 2015
Encargada de ORE
Realizar un Inventario de los activos de la dependencia
II semestre 2015
Secretaria de ORE
Se está trabajando con la ODI en la elaboración del procedimiento de ORE
2015 Encargada de ORE
Se implementará el Sistema de Automatización de ORE
II semestre 2015
Jefatura UPP
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Acciones de mejora Plazo Responsable
Oficina Administrativa
Realizar una actividad donde participen todas las dependencias administrativas para interiorizar los valores del manual de principios éticos
I semestre 2015
Todo el personal de la Oficina Administrativa
Capacitación en actividades de control y sistemas de información.
II semestre 2015
Jefe del Departamento de Gestión Financiera
Solicitar a la encargada del Control Interno Institucional una capacitación sobre el tema para el personal de la Oficina Administrativa.
I semestre 2015
Asistente Administrativo Oficina Administrativa
Departamento de Gestión del Talento Humano
Se implementarán los procedimientos y controles con la incorporación del GRP y el Modelo de Gestión de Talento Humano.
II semestre 2015
Todo el equipo de Trabajo del DGTH.
Realizar encuesta de satisfacción de usuario
II semestre 2015
Todo el equipo de Trabajo del DGTH.
Unidad de Proveeduría
Implementación del Proyecto GRP Octubre-Noviembre 2015
Jefe Unidad de Proveeduría
Establecer un control e inventario en hoja electrónica de los informes y seguimiento de estudios de auditoría interna relacionados con Proveeduría
2016 Jefe Unidad de Proveeduría
Unidad de Mantenimiento
La actualización de procedimientos se tenderá según el plan institucional sobre la estructura documental del sistema de Gestión de Calidad.
2015 Sujeto al
cronograma de trabajo de parte
de la ODI.
Jefe Unidad de Mantenimiento
Se realizarán respaldos en Owncloud. I semestre 2015 Jefe Unidad de Mantenimiento
Realizar una encuesta para determinar el grado de satisfacción de los usuarios en relación con la oportunidad de información.
II semestre 2015
Técnico Especializado D Unidad de Mantenimiento
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Acciones de mejora Plazo Responsable
Biblioteca
Se redefinirán los procedimientos y los controles de la dependencia de acuerdo con la programación institucional.
Diciembre 2015 Bibliotecóloga
Efectuar la actualización de los procedimientos Diciembre 2015 Bibliotecóloga
Realizar una encuesta para determinar la satisfacción de los usuarios sobre la calidad de los contenidos y servicios ofrecidos en la biblioteca.
II semestre 2015
Bibliotecóloga
Archivo Central
Incorporar dentro del registro de solicitudes de información, un espacio para que los usuarios indiquen si los servicios brindados por el archivo son oportunos y correctos, los cuales serán analizados posteriormente.
II semestre 2015
Profesional Archivo Central
Departamento de Gestión Financiera
Atender los requerimientos que se solicite a nivel institucional en cuanto a la evaluación y fortalecimiento constante del sistema de control interno
2015 Encargada DGF
Atender los requerimientos que se solicite a nivel institucional en cuanto la valoración de riesgos y autoevaluación del sistema de control interno.
2015 Encargada DGF
Se definirán los procedimientos y los controles de acuerdo con la programación institucional.
Diciembre 2015 Encargada DGF
Con la incorporación del GRP se realizará una revisión integral de los controles.
Diciembre 2015 Encargada DGF
Elaborar los procedimientos del DGF de acuerdo a los lineamientos y cronograma institucional según plan de la ODI.
Diciembre 2015 Encargada DGF
20
Acciones de mejora Plazo Responsable
Realizar encuesta de satisfacción de usuario
II semestre 2015
Encargada DGF
Crear la estructura documental del archivo de gestión y capacitar al encargado de la labor.
I semestre 2015
Encargada DGF Profesional Archivo Central
ODI
Capacitación a titulares subordinados y funcionarios sobre las responsabilidades por el Control Interno en labores cotidianas
II semestre 2015
Encargada Control Interno
Crear un plan de sensibilización de los valores del Manual de Principios éticos
II semestre 2015
Encargada Control Interno Encargadas de Calidad
Elaborar un manual de puestos de la ODI
II semestre 2015
Encargada Calidad
3.3.2 Programa SINAES
Acciones de mejora Plazo Responsable
Implementación de evaluaciones de Control interno (seguimiento de SEVRI)
II semestre 2015
Dirección Ejecutiva / Gestor de Calidad/ Apoyo Dirección
Actualización de procedimientos, capacitación de funcionarios sobre los nuevos procedimientos y elaborar minutas reuniones de personal.
II semestre 2015
Director Ejecutivo / Apoyo Dirección
Realizar una reunión para refrescar los elementos de los códigos de ética tanto del SINAES como del CONARE.
II semestre 2015
Gestor de Calidad/ Apoyo Dirección
Actualización de manual de puestos, incorporación de nuevos puestos
II semestre 2015
Gestor de Calidad/ Apoyo Dirección / Administración /Dirección Ejecutiva
Utilizar los resultados del SEVRI para la formulación del PAO 2016
II semestre 2015
Administrador / Gestor de Calidad/ Apoyo Dirección
Implementar registros de control sobre el uso y manejo de activos
II semestre 2015
Administrador
Actualización de manuales de procedimientos
II semestre 2015
Dirección Ejecutiva / Gestor de Calidad/ Apoyo Dirección
Documentar las necesidades de sistemas de información.
II semestre 2015
Gestor de Información
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3.3.3 Programa CeNAT
Acciones de mejora Plazo Responsable
Distribución del documento manual de principios éticos del CONARE a todo el personal del programa
II semestre del 2015
Dirección General del CeNAT
3.3.4 Programa Estado de la Nación
Acciones de mejora Plazo Responsable
Infografías por medio de correos electrónicos con información relevante del manual de Principios éticos
2016 Área Administrativa/-Área Difusión
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Los porcentajes de cumplimiento institucionales de las disposiciones de control interno
en los cinco componentes del sistema son satisfactorias presentando un cumplimiento
de 84% y un incumplimiento de 16%.
Considerando el porcentaje de aspectos cumplidos, los programas CENAT y Estado
de la Nación muestran un cumplimiento del 94% de los criterios evaluados, OPES de
77% y SINAES de 71%.
En el 2015 la institución cumplió con las disposiciones de control interno en los
siguientes temas: compromiso del titular subordinado con el control interno, utilización
de mecanismos para fortalecer el sistema de control interno institucional, desarrollo de
las diferentes etapas del SEVRI, respaldos periódicos de la información que se genera
en las dependencias, archivos de gestión actualizados, autoevaluaciones del sistema
de control interno y seguimiento de planes de mejora de la autoevaluación.
Por el contrario, la institución debe ejecutar acciones para cumplir con las
disposiciones de control interno en los siguientes temas: mecanismos para incorporar
en la cultura organizativa los elementos del manual de principios éticos institucional,
utilización de resultados del SEVRI como insumo de la formulación del PAO,
evaluación periódica de los controles existentes, elaboración de inventarios de
necesidades de sistemas de información, definición de controles para la asignación, el
uso o manejo de activos, manuales de procedimientos actualizados y que la
información que generan las dependencias para sus usuarios sea oportuna y correcta.
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Recomendaciones
Promover en cada una de las dependencias, el uso de los planes de mejora definidos
por ellas, como instrumento de control, evaluación y seguimiento.
Definir un plan institucional para incorporar en la cultura organizativa los elementos
contenidos en el manual de principios éticos institucional, que guíe las acciones que se
desarrollan en las dependencias.
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ANEXOS
25
ANEXO Nº 1
CONSEJO NACIONAL DE RECTORES OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
GUIA DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
No. Criterio [Enunciado que permite
evaluar el sistema de control interno]
Respuesta [En el caso de
respuestas afirmativas se
debe contar con el respaldo
correspondiente]
Documentación de Respaldo [Indique el nombre de
documento o archivo de
respaldo. Se presenta una
guía de posibles respaldos para
su consideración]
Guía de Respaldos
[Se presenta una guía de
posibles respaldos para
su consideración, sin embargo puede incluir
otros respaldos]
Acciones de mejora
[Acciones propuestas
para cumplir con el criterio
solicitado]
Plazos [Considerar
plazos menores a
un año]
Responsables [Detallar
responsable considerando el nombre del
puesto que ocupa]
Observaciones [Incluir
cualquier observación
que se estime conveniente]
Ambiente de Control SI NO
1 ¿Usted como titular subordinado ejecuta acciones en su gestión que apoyen y muestren compromiso con el control interno?
Desarrollo de procesos de
control interno, correos,
convocatorias, incorporación en
planes de trabajo,
capacitación
26
No. Criterio [Enunciado que permite
evaluar el sistema de control interno]
Respuesta [En el caso de
respuestas afirmativas se
debe contar con el respaldo
correspondiente]
Documentación de Respaldo [Indique el nombre de
documento o archivo de
respaldo. Se presenta una
guía de posibles respaldos para
su consideración]
Guía de Respaldos
[Se presenta una guía de
posibles respaldos para
su consideración, sin embargo puede incluir
otros respaldos]
Acciones de mejora
[Acciones propuestas
para cumplir con el criterio
solicitado]
Plazos [Considerar
plazos menores a
un año]
Responsables [Detallar
responsable considerando el nombre del
puesto que ocupa]
Observaciones [Incluir
cualquier observación
que se estime conveniente]
2 ¿Cuenta su dependencia con mecanismos que permiten la evaluación y el fortalecimiento constante del sistema de control interno institucional?
Autoevaluaciones de Control
Interno Seguimiento de acciones de los
planes de mejora Revisión de
controles Procedimientos
3 ¿Conocen los funcionarios de su dependencia la responsabilidad que tienen, en sus actividades cotidianas, de cumplir con los diferentes aspectos que le competen en la normativa del control interno?
Capacitaciones Comunicaciones
Minutas de reunión
4 ¿Existen en su dependencia mecanismos para incorporar los elementos contenidos en el Manual de principios éticos del CONARE en la cultura organizacional?
Plan de
Implementación Actividades específicas
desarrolladas
27
No. Criterio [Enunciado que permite
evaluar el sistema de control interno]
Respuesta [En el caso de
respuestas afirmativas se
debe contar con el respaldo
correspondiente]
Documentación de Respaldo [Indique el nombre de
documento o archivo de
respaldo. Se presenta una
guía de posibles respaldos para
su consideración]
Guía de Respaldos
[Se presenta una guía de
posibles respaldos para
su consideración, sin embargo puede incluir
otros respaldos]
Acciones de mejora
[Acciones propuestas
para cumplir con el criterio
solicitado]
Plazos [Considerar
plazos menores a
un año]
Responsables [Detallar
responsable considerando el nombre del
puesto que ocupa]
Observaciones [Incluir
cualquier observación
que se estime conveniente]
5 ¿Existe un manual de puestos u otro documento formal en su dependencia que identifique las funciones y responsabilidades de los funcionarios?
Manual de puestos u otro
documento
Valoración de Riesgos SI NO
6 ¿Se desarrolla en su dependencia la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión y documentación de riesgos de los principales procesos de su área?
Documento de SEVRI
7 ¿Se utilizan en su dependencia los resultados de la valoración de riesgos como insumo en la formulación del Plan Anual Operativo?
Matrices de SEVRI y
Seguimiento Plan Anual de la
Dependencia
28
No. Criterio [Enunciado que permite
evaluar el sistema de control interno]
Respuesta [En el caso de
respuestas afirmativas se
debe contar con el respaldo
correspondiente]
Documentación de Respaldo [Indique el nombre de
documento o archivo de
respaldo. Se presenta una
guía de posibles respaldos para
su consideración]
Guía de Respaldos
[Se presenta una guía de
posibles respaldos para
su consideración, sin embargo puede incluir
otros respaldos]
Acciones de mejora
[Acciones propuestas
para cumplir con el criterio
solicitado]
Plazos [Considerar
plazos menores a
un año]
Responsables [Detallar
responsable considerando el nombre del
puesto que ocupa]
Observaciones [Incluir
cualquier observación
que se estime conveniente]
Actividades de Control SI NO
8 ¿Se evalúan de forma periódica los controles existentes en su dependencia, según su funcionalidad?
Matrices de SEVRI
Autoevaluación
9 ¿Se aplican en su dependencia controles para la asignación, el uso o manejo de activos?
Inventario de Activos
Documentos de control de
asignación, uso o manejo de
activos
10 ¿Cuenta su dependencia con manuales de procedimientos actualizados de los principales procesos de su área?
Procedimientos actualizados
29
No. Criterio [Enunciado que permite
evaluar el sistema de control interno]
Respuesta [En el caso de
respuestas afirmativas se
debe contar con el respaldo
correspondiente]
Documentación de Respaldo [Indique el nombre de
documento o archivo de
respaldo. Se presenta una
guía de posibles respaldos para
su consideración]
Guía de Respaldos
[Se presenta una guía de
posibles respaldos para
su consideración, sin embargo puede incluir
otros respaldos]
Acciones de mejora
[Acciones propuestas
para cumplir con el criterio
solicitado]
Plazos [Considerar
plazos menores a
un año]
Responsables [Detallar
responsable considerando el nombre del
puesto que ocupa]
Observaciones [Incluir
cualquier observación
que se estime conveniente]
Sistemas de Información SI NO
11 ¿Se realizan periódicamente respaldos de la información que genera su dependencia?
Respaldos en la red
12 ¿Su dependencia cuenta con un inventario de necesidades de sistemas de información?
Inventario
13 ¿La información que genera su dependencia para sus usuarios es oportuna y correcta?
Reportes de sistemas
automatizados Correos
Comunicaciones
14 ¿Cuenta su dependencia con un archivo de gestión actualizado, confiable y completo?
Archivo de gestión
30
No. Criterio [Enunciado que permite
evaluar el sistema de control interno]
Respuesta [En el caso de
respuestas afirmativas se
debe contar con el respaldo
correspondiente]
Documentación de Respaldo [Indique el nombre de
documento o archivo de
respaldo. Se presenta una
guía de posibles respaldos para
su consideración]
Guía de Respaldos
[Se presenta una guía de
posibles respaldos para
su consideración, sin embargo puede incluir
otros respaldos]
Acciones de mejora
[Acciones propuestas
para cumplir con el criterio
solicitado]
Plazos [Considerar
plazos menores a
un año]
Responsables [Detallar
responsable considerando el nombre del
puesto que ocupa]
Observaciones [Incluir
cualquier observación
que se estime conveniente]
Seguimiento SI NO
14 ¿Realiza su dependencia la autoevaluación del sistema de control interno, cuando la institución lo solicita?
Guía de Autoevaluación
15 ¿Su dependencia efectúa el seguimiento de planes de mejora de las autoevaluaciones anteriores?
Matriz de
Seguimiento de planes de mejora
16 ¿En su dependencia se da
seguimiento a las recomendaciones que le ha remitido la Auditoría Interna en sus informes?
Control de
seguimiento de informes de
Auditoría
