Aumenta productividad en tu empresa con Dynamic Flows

Dynamic FlowsSoftware suite

“Maximiza la productividad de tu empresa, mejorando la gestión de los emails…”

Índice

1. Los emails: un problema creciente en las empresas…

2. La solución Dynamic Flows: Para aumentar la productividad y mejorar la gestión del riesgo en las empresas

2.1. DocFile (Archivar & compartir emails y documentos)

2.2. CRM (Gestionar Relación Cliente)

2.3. Task (Crear & gestionar tareas)

2.4. DocFlow (Gestionar procesos, creando flujos de aprobación)

2.5. Timesheet (Gestionar el tiempo y convertirlo en facturas / honorarios)

3. ¿Porque confiar en Dynamic Flows? : Ventajas y Beneficios

4. Nuestra empresa: Histórico y Referencias

5. Contacto

1. Los emails: un problema crecienteen las empresas…

¿Cómo nos sentimos hoy en el trabajo?

Recibimos demasiados emails...

Nuestra de bandeja de entrada se llena …

Intentamos cada día gestionar un gran cantidad de emails y documentos

pero resulta cada vez más complejo…

Visto la gran cantidad de información que manejamos, cuesta mantener

visibilidad y realizar seguimiento…

Creamos carpetas personales pero muchas veces de forma desordenada y de

manera no compartida…

Nos preocupa perder información o simplemente tener dificultades para

encontrarla…

Según varios estudios (*) llevados sobre el tema:

(*) Fuentes : Gartner (EEUU), Butler Group (RU), IDC Research (EEUU), KMWorld (EEUU)

“El 80 % de los empleados se siente agobiado por los emails”…

“Se pierde el 60% de oportunidades de negocio y el 40% de acciones de seguimiento por no encontrar información o no compartirla entre departamentos”…

“En las empresas se pierde un 20% del tiempo buscando información o generando nuevos

documentos ya existentes”…

Junto a los problemas de productividad, los mismos estudios destacan el aumento del riesgo empresarial:


“Generalmente la información saliente no está controlada. Los emails (con documentos adjuntados) salientes no se revisan y los procesos complejos y manuales de control no se ejecutan”…

“Datos empresariales críticos se almacenan con frecuencia a nivel local en el entorno personal del empleado. Las empresas no perciben suficientemente el peligro que representa la pérdida de datos en caso de robo de un portátil, de la salida de un empleado”…

Y el problema va creciendo sin parar, día tras día, mes tras mes, etc. …

Actualmente, según los mismos estudios, entre 50% y 75% de la

información en las empresas se gestiona por email…

En el futuro, teniendo en cuenta que estos porcentajes seguirán

aumentando, resultará cada vez más difícil para las empresas:

Encontrar

Compartir

Seguir

Archivar

Controlar, etc…

Información

2. La solución Dynamic Flows: para aumentar la productividad y mejorar la gestión del riesgo en las empresas

Dynamic Flows es la primera aplicación que permite gestionar emails,

documentos, tareas, flujos de trabajo, seguimiento de tiempo yrelaciones clientes (CRM) directamente:

En el propio Outlook del usuario,

En los distintos programas de Microsoft OfficeEn los dispositivos móviles (Smartphones, PC Tablets)

Una iniciativa impulsada por la optimización de la eficiencia, con el fin de:

Reducir los emails dentro de su empresa, Mejorar el conocimiento, capturando y intercambiando información Asegurar el cumplimiento de las normativas y las políticas internas de control

(Auditoria, Risk Management, Prevención de delitos y Compliance penal, etc.) Reforzar la privacidad, integridad y autenticidad de la información; Facilitar el seguimiento del tiempo, la facturación; Resolver la creación y gestión de tareas.

Su asistente personal

en el corazón de las

herramientas más

utilizadas cada día

(Outlook, Word, Excel,

Powerpoint)

Organizado en 3 secciones :

1. Inicio (Dividido en 3 subsecciones: “Mis acciones pendientes” / “Accionespendientes de colaboradores” / “Histórico”)

2. Directorio (Acceso directo a todos los emails & documentos)

3. CRM (Gestión Relaciones Clientes)

Acceso directo al Cuadro de mando de Dynamic

Flows dentro del Outlook® de Microsoft Office

1.

2.

3.

Un Cuadro de mando

totalmente personalizable, con opciones para añadir o ocultar columnas, ordenar,

etc.

Un Directorio diseñado y

estructurado a medida en función de las necesidades y

organización de cada empresa…

Your personal Assistant to the heart of tools the most used everyday, MS Office (Outlook, word, Excel)

CRMGestionar

Relación Cliente

DocFileArchivar & Compartiremails y documentos

(DMS)

TaskCrear &

Gestionar tareas

DocFlowGestionar procesos,

creando flujos de aprobación

TimeSheetGestionar el tiempo y

convertirlo en facturas / honorarios

Dynamic Flows es integrado y modular:

Todos los módulos tienen extensión móvil:“Tus documentos y tareas disponibles en cualquier lugar y en cualquier momento”…

DocFile® permite al usuario ganar tiempo, archivando de forma rápida y sencilla:

Uno o varios emails a la vez en la carpeta deseada del directorio, simplemente “arrastrando y soltando” o utilizando en la opción “Archivar” (en la barra de herramientas o en el menú que aparece haciendo “clic derecho” sobre el email) ;

Realizar la misma operación exclusivamente sobre adjuntos de emails.

DocFile® permite también archivar de forma automática email saliendo:

Enviando un email desde el Outlook, sale una pantalla ofreciendo 3 opciones al usuario:

1. Enviar (sin archivar en DocFile)

2. Enviar y archivar (el email enviado se

archiva en la carpeta seleccionada)

3. Enviar para revisión (el email se archiva y

entra en el ciclo de aprobación – ver “DocFlow” más adelante)

Si el email está archivado, está marcado luego con una “F” en la bandeja de elementos enviados del Outlook

DocFile® ofrece también la posibilidad de archivar documentos desde Word, Excel, Powerpoint:

1.

2.

Con DocFile®, las empresas mejoran también el trabajo en equipo y el control de la información y de la actividad:

los emails y documentos se compartenentre usuarios dentro de un espacio común;

Cada usuario archiva de la misma manera, de forma ordenada;

La empresa define:

Los derechos de acceso a las carpetas

El nivel de

confidencialidad de los documentos.

DocFile® ayuda también al usuario a

buscar y encontrar la información de forma rápida:

Todos los emails, documentos, adjuntos están indexados y se pueden encontrar fácilmente con filtros de búsqueda (por cliente, usuario, tipo de documento, palabra clave,

fecha, etc.)

Estos filtros se aplican tanto a las archivos como a su contenido!

Creación de “favoritos” para agilizar

la búsqueda rápida de carpetas…

Otras funcionalidades de DocFile® que mejoran la productividad:

Editando un nuevo email, el usuario puede también abrir un acceso directo al directorio para buscar directamente documentos y adjuntarlos (“arrastrar y soltar”)

DocFile® le permite también convertir de forma directa los archivos

adjuntos (Word, Excel, Powerpoint) en PDF

DocFile® ayuda también el usuario a gestionar versiones de documentos: un solo y mismo documento se puede modificar varias veces y DocFile® guarda el histórico ofreciendo la posibilidad de comparar versiones:

Fecha Usuario

…

DocFile® identifica automáticamente los cambios realizados sobre el documento comparando las versiones:

Versión original

Versión corregida

Texto cambiado

Nueva palabra

insertada

DocFile® ofrece también la posibilidad de crear plantillas (modelo de oferta,

informe de visita, acta de reunión, factura, etc.) con acceso directo en el Outlook:

El módulo CRM de Dynamic Flows permite al usuario una gestión sencilla y rápida de sus clientes, proveedores o contactos directamente en el Outlook…

Contiene 4 partes:

1. “Muro”: ofrece una visión completa de la situación con el cliente (emails intercambiados,

tareas pendientes, informes, notas, etc.)

2. Detalles (toda la información práctica detallada)

3. Contactos (personas de contacto y sus

funciones)

4. Notas (para añadir notas por ejemplo después de

una conversación telefónica, etc.)

1. 2. 3. 4.

El CRM ayuda a acceder rápidamente a la información de clientes existentes y permite realizar acciones inmediatas:

Los nuevos emails entrantes se vinculan directamente con la información cliente:

Y varias opciones se presentan al usuario para poder actuar de forma directa:

Acceso directo a toda la información cliente Archivar el email directamente

en la carpeta cliente

Crear una tarea

Delegar

Con el módulo CRM de Dynamic Flows, la creación de nuevos clientes es rápida (en menos de un minuto) y permite a posteriori una gestión dinámica(geolocalización, acceso directo a la web de la empresa, conexión directa con Skype, etc.)

Importante informar el “dominio” del cliente (ej. dynamicflows.com): para que los futuros contactos se puedan vincular automáticamente con el cliente correspondiente

Ejemplo de ficha cliente (estructura a medida en función de las necesidades de la empresa)

En caso de contratación del módulo CRM, se puede fácilmente importar toda la base de datos clientes existente a partir de un simple Excel a facilitar a Dynamic Flows

El módulo CRM es también una herramienta de reporting y permite la exportación rápida de datos de clientes o contactos en Excel.

Distintas opciones de filtros (por código postal,

sector de actividad, etc.)

El módulo Task de Dynamic Flows

permite crear y gestionar de forma

sencilla tareas: al recibir un email, al

archivarlo, sobre una cita con un cliente, un documento, un proceso, etc…

Es la herramienta ideal para realizar un

seguimiento sobre prioridades,

objetivos, fechas, vencimientos, etc… en un cuadro de mando incorporado en el Outlook;

Tanto para tareas personales como

para tareas a delegar

La creación de tarea es muy directa y operativa:

Asignarse la tarea o asignarla a un colaborador

Fijar fecha límite de entrega

Prioritaria o no

Descripción de la tarea si necesario

OK y figura directamente en el cuadro de mando tanto del

destinatario como del

responsable!

DocFlow® es el módulo de gestión de procesos de Dynamic Flows que permite a las empresas mejorar la productividad y el control de la actividad o del riesgo

creando flujos de aprobación electrónicos sobre emails y documentos.

Detallamos más abajo las etapas del proceso de aprobación de los emails saliendo

1. Editar el email

2. Hacer clic sobre “Enviar”

3. Elegir “Enviar para revisión”

4. Completar los datos de revisión (Los revisores

predefinidos salen por defecto).

5. Hacer clic sobre “OK”: el

email se archiva y entra en el circuito de aprobación apareciendo

automáticamente en el cuadro de mando del revisor (o

revisores) en “Mis acciones pendientes de revisión”

6. El revisor selecciona el

email a revisar y elige entre:

• Aprobar• Rechazar• Editar & Aprobar• Editar & Rechazar

El revisor puede seleccionar a la vez varios documentos/ emails a revisar, pero en este caso sólo puede elegir entre 2 opciones:• Aprobar• Rechazar

Proceso de aprobación idéntico disponible para documentos (Excel, Word, Powerpoint):

Timesheet es el módulo adicional de Dynamic Flows que permite al usuario registrar de forma simultánea y cómoda el tiempo dedicado a un cliente

creando partes de horas:

En el momento de “Enviar y Archivar” un email (ver módulo DocFile®):

En el momento de acabar y “archivar” un documento Word, Excel, Powerpointen DocFile®:

En el calendario de Outlook, haciendo un “clic derecho” sobre la reunión con el cliente…

Con el módulo Timesheet, el usuario dispone también de un cronómetro para capturar el tiempo dedicado y relacionarlo directamente con el cliente:

El usuario puede acceder luego a un resumen de todos los partes de horas creadosa través de la función “gestionar parte de horas” disponible en el menú de Dynamic Flows y donde podrá filtrar la información por periodo, cliente, etc.

A partir del resumen, se realiza todas las acciones útiles sobre los partes de horas:

Aprobar los partes de horas pendientes, cancelar, recalcular la tarifa por hora, etc…

Emitir nueva factura o honorarios sobre los partes de horas aprobados, etc…

3. ¿Porque confiar en Dynamic Flows? :

Ventajas y Beneficios

Ventajas (1/5)

Oferta modular, a medida en función de las necesidades especificas de la empresa;

Un solución totalmente integrada en una herramienta ya conocida y utilizada por parte del usuario (Outlook®, Word®, Excel® y PowerPoint®)

Instalación fácil y rápida:

Dynamic Flows ofrece 2 alternativas

1. Instalación “en la nube” (alojamiento en servidores de un centro de datos seguro).

2. Instalación en local, en el servidor de la empresa (Instalación rápida de un "add-in" en Microsoft Office®: Outlook®, Word®, Excel® y PowerPoint®)

Ventajas (2/5)

Disponible en distintos entornos (portal web y dispositivos móviles): para permitir un tratamiento de acciones y consultas en cualquier momento y en cualquier lugar

Web para uso interno y/o para clientes con derechos de acceso a carpetas compartidas, etc.

Posibilidad de arrastrar (por ejemplo desde el escritorio) y archivar un documento en el directorio…

Ventajas (3/5)

Integración Windows Explorer: posibilidad de disponer del directorio en Windows Explorer y de todas las opciones de Dynamic Flows en este entorno…

Ventajas (4/5)

Web Reporting: muy útil para hacer seguimiento del uso de la herramienta (por usuario, número de documentos archivados, revisados, partes de horas por cliente, por periodo, etc…)

Ventajas (5/5)

Posibilidad de importar fácilmente bases de datos clientes existentes a partir

de un simple Excel o de conectar Dynamic Flows con otras herramientas de gestión de base de datos (SharePoint, etc.)

Herramienta disponible en Castellano

2 opciones de contratación: compra o alquiler de licencia

Tarifa por usuario, adaptada al tamaño de la empresa

Beneficios (1/5)

1. Aumenta la productividad: con Dynamic Flows su empresa gana tiempoacelerando la archivación, la búsqueda, el seguimiento de los emails y documentos dentro del Outlook® del usuario…

“Con una buena gestión de los emails y documentos, una empresa puede mejorar hasta un 15% el rendimiento por cada empleado

es decir ganar “5 horas / por semana / por empleado”

2. Mejora la colaboración y el trabajo en equipo: con Dynamic Flows su empresa archiva la información de forma coordinada y centralizada, la comparte según derechos de acceso y niveles de confidencialidad predefinidos, mejora el seguimiento y la delegación de tareas, etc…


Beneficios (2/5)

3. Fortalece el control de la información: Con Dynamic Flows su empresa mejora el control de la información (tanto interna como externa) centralizándola, compartiéndola, creando derechos de acceso, flujos de aprobación, etc.

Este beneficio tiene especial relevancia en España teniendo en cuenta la reciente reforma del Código Penal (en vigor desde el 1 de julio 2015): Se establece que las empresas podrán evitar la responsabilidad penal si demuestran que cuenta con un modelo de organización y gestión (Modelo de Prevención de Delitos), para prevenir de manera eficaz los delitos cometidos dentro de la empresa.

En este contexto, “Dynamic Flows tiene interés desde el punto de vista de los administradores de las empresas en tanto en cuanto puede proporcionar un mayor control por parte de la organización del flujo de información de las comunicaciones electrónicas. Con la optimización sobre el control de las comunicaciones, las empresas minimizan los riesgos de compliance penal”. (*)

(*) Gonzalo Iturmendi Morales. Bufete G. Iturmendi y Asociados, Abogados, Madrid

Beneficios (3/5)

4. Mejora la gestión de riesgos en relación con los datos críticos de la empresa: con Dynamic Flows su empresa gestiona y centraliza todos sus datos cruciales en una base de datos encriptada y segura.

5. Fomenta el cumplimiento de las prioridades, objetivos y plazos: con Dynamic Flows su empresa mejora su visibilidad sobre tareas pendientes, situación cliente, cumplimiento de los objetivos y plazos, etc…

6. Ahorra tiempo automatizando procesos internos: con Dynamic Flowssu empresa ahora tiempo integrando emails y documentos (presupuestos, pedidos, facturas, reclamaciones, etc ...) en flujos de aprobación electrónicos…

7. Facilita la entrega de informes: con Dynamic Flows su empresa recopila la información en el lugar adecuado y puede fácilmente utilizarla en informes de auditoria, informes periódicos de seguimiento de negocio, etc.

Beneficios (4/4)

8. Optimiza la relación con los clientes: con Dynamic Flows su empresa tiene una visión del cliente clara y inmediata (acceso directo a todos los emails, documentos, tareas, contactos, etc.... ). ... Además, a través del portal web, su empresa tiene la posibilidad de agilizar la comunicación y fortalecer la relación de confianza autorizando accesos a carpetas o documentos, etc...

9. Facilita la movilidad: con Dynamic Flows, gracias al portal web y las aplicaciones móviles, su empresa gestiona tareas y archiva documentos en cualquier momento y en cualquier lugar…

10. Respeta el medioambiente: con Dymanic Flows su empresa reduce el consumo de papel…

4. Nuestra empresa:

Histórico y Referencias

Histórico

Más de 15 años de experiencia en el desarrollo de software de gestión empresarial

Nuestros objetivos y filosofía desde el inicio:

Crear soluciones orientadas al usuario; Estar siempre atentos a las necesidades de nuestros clientes; Crear soluciones que contribuyen al éxito empresarial

En el año 2001, creamos para Sony Europa, el primer portal Intranet de RRHH conocido bajo el nombre “hraccent®” (software propiedad hoy del Grupo Securex)

Referencias y reconocimientos

Hoy más de 200 clientes confían en nuestras soluciones, tanto en el mundo de las pymes como en multinacionales…

En Mayo 2015, Dynamic Flows fue seleccionada dentro de las 153 mejores start-ups del concurso “TiE Top Start-Up” (Silicon Valley) y en Octubre 2015 fue elegida dentro de las 50 mejores start-ups para invertir en Bélgica….

5. Contacto

.

Dynamic Flows Chaussée de Louvain 426 -1380 Lasne -Belgium

[email protected]

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