Aula aux. administrativo 14
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CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM INFORMÁTICA
Profº FABRÍZIO BARONICOORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
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Profº Fabrizio Baroni
REUNIÃO EMPRESARIAL
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com
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Conteúdos Abordados
REUNIÃO EMPRESARIAL
Tipos de reuniões
Pontos importantes para a condução de uma reunião eficaz
Os tipos de participantes:
Recursos utilizados para a condução de uma reunião
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REUNIÃO EMPRESARIAL
Serve para dar autonomia a alguns profissionais, incentivar um brainstorm
(tempestade de ideias), alimentar informações sobre o “negócio” e até mesmo para criar assertividade nas
estratégias da empresa.
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Tipos de reuniões
Tipos de reuniões quanto a:
Periodicidade (ordinária e extraordinária) Presença (espontânea ou obrigatória) Espaço de fala e poder decisório
• Comunicativa • Normativa • Consultiva • Deliberativa• Ordinárias
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São reuniões previamente planejadas pela empresa. Essas reuniões tendem a ser mais frequentes quando precisam
apresentar um novo projeto, mudanças no código de conduta da empresa,
reuniões de final de mês ou inicio de mês para repassar os pontos positivos e
negativos.
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Extraordinárias
São reuniões no caráter de urgência por determinação de superiores..
Essas reuniões acontecem quando a sua decisão final ira afetar a todos dentro da empresa desde a diretoria aos colaboradores de
nível operacional.
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• Planejamento Para solucionar problemas orientados para o futuro.
• Deliberativas Para tomada de decisões ou soluções de problemas.
As reuniões também podem ser classificadas pelo tema a ser tratado.
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Informativa
Para compartilhar dados ou informações, reunião com o objetivo de dar e colher informações, organizar, gerar e disseminar conhecimentos.
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Há reuniões de negócios com características próprias, como: café da manhã, brunch, almoço.
O café da manhã ou breakfast acontece entre 07 horas 30 minutos e 9 horas;
• O brunch ocorre entre 10 horas e 30 minutos e 12 horas • O almoço é marcado para 12 horas até 13 horas e 30 minutos.
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Pontos importantes para a condução de uma reunião eficaz
No meio corporativo, o não cumprimento de horários, a má condução e a falta de posicionamento sobre real propósito
das reuniões são falhas corriqueiras e cruciais
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Convocação
Devem ser convocados para reunião somente aqueles que irão contribuir com os resultados; sendo assim, não há necessidade de convocar
todos os colaboradores do mesmo setor ou departamento.
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Definição da pauta
O primeiro passo é levantar os assuntos e organizar a pauta com metas claras;
Ao elaborar a pauta, procurar antecipar a melhor maneira de colocar o tema em discussão, envolver o grupo e organizar as pessoas para que haja maior interação;
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Administração do tempo
As reuniões têm que ter hora para começar e terminar;
Chegar ao local antes da hora para acolher o grupo;
Manter o relógio por perto;
Solicitar que alguém controle o andamento da discussão;
Registrar num cartaz e/ou outro meio o roteiro da reunião.
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O coordenador é o mediador das discussões, por isto é ele que conduz os participantes até o objetivo;
Evitar que alguém monopolize a discussão ou que se formem conversas paralelas;
Ao longo da discussão tenta esgotar todos os item da pauta.
Coordenação das discussões
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Encerramento da reunião
Nesse momento deve ser retomado o objetivo da reunião, a fim de verificar se foi atingido e, também, para o esclarecimento de dúvidas.
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É importante agradecer a participação e a colaboração de todos, transmitir impressões sinceras sobre o grupo e colocar-se à disposição para quaisquer dúvidas, esclarecimentos ou um simples bate-papo informal.
Lembre-se, o término sempre deve ocorrer no horário combinado; ultrapassá-lo não é conveniente, a ansiedade desencadeada não permitirá que o grupo continue prestando atenção no que você estiver falando.
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Os tipos de participantes:
Sabemos que é diferente o comportamento dos indivíduos isoladamente e em grupo.
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O que sempre procura um motivo pra divergir
Não conteste. Mantenha a calma. Tome cuidado para que ele não monopolize a reunião.
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O Positivo
Ele é um ponto de apoio. Permita que ele faça o uso da palavra sempre que necessário, pois normalmente contribui com
informações positivas e de interesse geral.
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O Sabe Tudo
Convém, em muitas circunstâncias, deixá-lo habilmente por conta do grupo.
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O Falante
Interrompa-o com habilidade. Limite o tempo que ele tem para falar, pois tende a divagar e ser prolixo.
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O Acanhado
Motive-o a participar fazendo perguntas fáceis para que tenha condições de respondê-las, de preferência algo relacionado com o que ele já conheça, com isto a autoconfiança aumenta gradativa- mente. Agradeça sempre sua contribuição, mas não exagere com
esta técnica.
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O que Não Aceita e Não Coopera
Explore sua ambição. Reconheça e use sua experiência e seu conhecimento. Respeite-o, mas não se deixe persuadir por ele.
Use sua experiência e bom senso de líder.
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O Desinteressado
Dirija-lhe perguntas sobre sua atividade profissional. Solicite habilmente exemplos de algo em que ele esteja interessado.
Procure motivá-lo e conscientizá-lo da importância de sua participação.
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O Desdenhoso
Não o critique, seja hábil, use a técnica do “sim, mas...”. Não tente justificativas diretas, pois talvez seja exatamente isto
que ele queira, para se auto afirmar perante todos.
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O Perguntador Persistente
Normalmente atrapalha o líder. Convém passar suas perguntas para o grupo respondê-las, entretanto, não convém exageros
desta técnica, pois pode causar impressão aos demais de que o líder se deixou persuadir por ele ou está inseguro.
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Recursos utilizados para a condução de uma reunião
Adequar os recursos às necessidades da reunião. Muitas vezes o excesso de recursos pode atrapalhar mais do que ajudar.
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Flip-chart ou quadro branco:São ótimos para registrar ideias e construir conteúdos com o grupo.
Vídeo ou DVD: Realçam conceitos e mostram depoimentos. Tomar cuidado com a duração do vídeo.Retroprojetor:
Projeção eletrônica: Recomendada para apresentar materiais previamente elaborados em Power point.
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Material de leitura prévia:
Textos e informações para utilização nas discussões devem ser distribuídos com antecedência para que os participantes
tenham tempo de ler antes da reunião.
Material impresso para ser distribuído durante a reunião: mais utilizado para esquemas, tabelas e gráficos.
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Sonorizadores
Dependendo da quantidade de participantes de uma reunião, será necessária a utilização de recursos de sonorização, como caixa de som; microfones e outros para ampliar a voz e atingir
todos participantes
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Atividade
1 – Reunião ordinária se caracteriza por:
a)Reuniões que são convocadas sem aviso prévio
b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.
c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.
d)Reuniões escolares
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2 – Reunião extraordinária se caracteriza por:
a)Reuniões no caráter de urgência por determinação de
superiores
b)Reuniões que são agendadas e não ocorrem.
c)Reuniões previamente planejadas pela empresa.
d)Reuniões importantes apenas para os superiores.
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3 – Quanto á presença, as reuniões podem ser:
a)Ordinária e extraordinária
b)Espontânea e extraordinária
c)Espontânea ou obrigatória.
d)Ordinária e obrigatória
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4 – Tipo de reunião de negócio que ocorre entre 10 horas e 30 minutos e 12 horas :
a)Breakfast
b)Brunch
c)Jantar
d)Almoço
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5 – No final da reunião os assuntos mais relevantes serão transcritos para:
a)Ata
b)E-mail.
c)Quadro
d)Ofício
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