Auditorias Integrales
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AUDITORIA INTEGRAL
-
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DE LOS AUDITORES
INTERNOS
ELEMENTOS DE LA AUDITORIA
TIPOS DE AUDITORIA
ESQUEMA PRINCIPAL PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA
INTERNA
TEMAS
-
ESTRUCTURA Y REQUISITOS DEL PROCESO DE AUDITORIA
ETAPAS DE LA AUDITORIA
SIMULACION DE LA AUDITORIA PROCEDIMIENTO INTERNO
HABILIDADES:
COMUNICACIN
MANEJO DEL TIEMPO
REDACCION HALLAZGOS, INFORMES
ENTREVISTA
TEMAS
-
AUDITORIA INTEGRAL
-
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNO
Haber recibido formacin de auditoras
Ser independiente con relacin al rea auditada
Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo
Permanecer dentro del alcance de la auditora.
Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y
suficiente para obtener conclusiones.
Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sea
comprendidos por el personal apropiado
Documentar sus observaciones
-
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNO
Tratar la informacin confidencial con discrecin (Por Ej.,
remuneracin de trabajadores, investigaciones, judiciales,
diciplinarias, documentos financieros, etc.)
Resaltar las no conformidades
Reportar los Resultados de la Auditora
Recomendar mejoras
Verificar la implementacin de las acciones correctivas
-
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR
Definir los objetivos de la auditoria y su alcance, profundidad y tipo
Revisar la documentacin existencia para determinar su
suficiencia
Preparar el plan general de auditoria, dirigir el equipo auditor y
asignar deberes de los auditores
Coordinar las actividades de los auditores especialistas, si se
requieren
Presentar el equipo auditor al auditado
Reportar cualquier obstculo importante encontrando al ejecutar la
auditoria
-
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR
Reportar no conformidades criticas
Presentar el reporte de la auditora
-
ELEMENTOS MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORIA
Que se entiende por auditoria ?
Para que hacer auditorias ?
Las diferentes clases de auditoria
Las auditorias internas a los sistemas de gestin
Quienes intervienen en el desarrollo de la auditoria?
-
CONCEPTO DE AUDITORIA
AUDITORIUS
AUDITOR
Tiene la Virtud de OIR
-
Auditora integral
Para entender qu es la auditora integral sistmica es necesario definir el alcance y las limitaciones de dos tipos de
auditora que la anteceden:
la auditora tradicional y
la auditora integral
y luego exponer los lineamientos principales del modelo que se
considera una auditora integral sistmica
-
La auditora tradicional est encaminada o tiene su nfasis en los aspectos relacionados con
los aspectos financieros, como control de
costos y a examinar procesos mecnicos.
Auditora Tradicional
La auditora tradicional est encaminada a detectar deficiencias o errores, producto de una inspeccin de papeles, solitaria y suspicaz. Para ella, un informe detallado de
fallas e inconsistencias se constituye en su nico y primordial propsito.
-
La auditora integral busca determinar la eficiencia, la eficacia y la economa con que se manejan los
recursos disponibles de una organizacin para el logro de sus
objetivos.
Auditora integral
En las ltimas versiones de la auditora integral se combinan diferentes mecanismos y tcnicas de auditora y, ms especficamente, diferentes
dominios sobre los que recae la accin auditora. No solo se revisan asuntos
financieros y operativos, sino que se ampla el marco de anlisis para incluir
aspectos que, en ltima instancia, estn articulados
por la capacidad que tenga el auditor integral de ver la
relacin entre el uso de los recursos y el impacto que
la actividad de la organizacin produce a travs de ecuaciones de eficacia, eficiencia y efectividad.
-
La auditora integral moderna se orienta hacia un
propsito mixto de deteccin-correccin de fallas.
Se basa en el conocimiento integral de la organizacin, el cual requiere una efectiva incorporacin de los diferentes enfoques. Se
pretende as lograr una interaccin de los distintos tpicos de
auditora que incluya los aspectos humansticos y
organizacionales, dirigida a la obtencin y entrega de resultados.
Su propsito no se limita a identificar las fallas de la organizacin,
sino a generar aportes que agreguen valor a la
institucin. As entendida, la auditora integral resulta multidimensional y multidireccional.
Auditora integral
De esta manera se constituye a s misma en una
funcin que agrega un valor al auditado, a diferencia de la auditora tradicional.
-
Este nuevo enfoque de auditora conlleva consigo
herramientas de medicin de efectividad. Considera que la economa, eficiencia y eficacia
no significan mayor cosa si no se toma en cuenta
el concepto de efectividad.
Auditora integral
-
Auditora integral
Es el examen crtico, sistemtico y detallado de los sistemas de informacin financiero, de gestin y legal de una organizacin, realizado con independencia y utilizando tcnicas especficas, con el propsito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones econmicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.
-
Auditora integral
La Auditoria Integral implica la ejecucin de un
trabajo con un alcance o enfoque , por analogia, de las
auditoras financieras, de cumplimiento , de control
interno y de gestin
AUDITORIA
INTEGRAL
AUDITORIA FINANCIERA
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD
AUDITORIA DE GESTION
EFICACIA
EFICIENCIA
EFECTIVIDAD
ECONOMIA
AUDITORIA DE CONTROL INTERNO
AUDITORIA DE CALIDAD
-
Concepto del DAFP
Se recomienda realizar auditorias integradas al Sistema de Gestin de la Calidad y MECI puesto que de acuerdo con lo establecido en el documento Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, en su numeral 4, determina que: ...Las auditorias pueden tener varios objetivos y pueden incluirlas combinadas...; lo anterior indica que no solo resulta metodolgicamente viable trabajar las auditorias conjuntamente, sino que le evita reprocesos y optimiza recursos a la entidad.
-
Auditoria Interna NTCGP 1000;2009
Examen sistemtico, objetivo, documentado e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultado de la entidad, para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos en la auditoria.
AUDITORA INTERNA -
NTCGP 1000:2004
SISTEMTICO
INDEPENDIENTE
OBJETIVO
DOCUMENTADO
EVIDENCIAS
EXTENSIN EN
Q U E S E
C U M P L E N L O
CRITERIOS DE
A U D I T O R I A
-
Evaluacin del Sistema de Control Interno
Es un elemento de control cuyo objetivo es verificar la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno, en el cumplimiento de los objetivos
de la entidad pblica.
MECI 1000: 2005
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SISTEMTICO
INDEPENDIENTE
OBJETIVO
DOCUMENTADO
EVIDENCIAS
N I V E L D E
DESARROLLO Y EL
G R A D O D E
EFECT IV ID AD E N
CUMPLIMIENTO DE
L O S O B J E T I V O S
Esta evaluacin toma como base el cumplimiento de los objetivos,
principios y fundamentos del
Sistema de Control Interno, la
existencia de los diferentes
subsistemas, componentes y
elementos, comprobando la
efectividad de cada uno de ellos y
su interaccin para apoyar el
cumplimiento de los objetivos de
la entidad.
-
Auditora Interna.
Es un elemento de control que permite realizar un examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pblica. Igualmente permite, con base en evidencias, emitir juicios sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los resultados obtenidos y sobre la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.
MECI 1000: 2005
SISTEMTICO
INDEPENDIENTE
OBJETIVO
EMITE JUICIO
AUDITORIA INTERNA MECI 1000:2005
DOCUMENTADO
EVIDENCIAS
CUMPLIMIENTO: las
normas
ESTRATGICO: se evala
y monitorea el
desempeo de los
sistemas gerenciales de
la entidad. Evala el
logro de los objetivos
misionales.
GESTIN Y RESULTADOS:
verifica el proceso de
gestin de la entidad, con
el fin de determinar el
grado de economa,
eficiencia y eficacia en el
manejo de los recursos y
los controles; de los
mtodos de medicin e
informacin sobre el
impacto o efecto que
producen los bienes y
servicios entregados a la
ciudadana o partes
interesadas.
-
Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad en
Salud: evaluacin
sistemtica realizada
en la misma institucin,
por una instancia
externa al proceso que
se audita. Su propsito
es contribuir a que la
institucin adquiera la
cultura del autocontrol
[1].
[1] Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006
Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud:
AUDITORA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE
GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD
SISTEMTICO
INDEPENDIENTE
OBJETIVO
[1] Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006
EVIDENCIAS
Contribuir a
que la
institucin
adquiera la
cultura del
autocontrol
-
Sistemtico: No aleatorio. Las auditoras usualmente son una actividad planificada y programada[1].
[1] Definicin tomada del Manual de Habilidades para Auditora - ICONTEC
Objetivo: Reunir, evaluar y comunicar informacin sobre la actividad o proceso a ser examinado. Hacer una evaluacin equilibrada de todas
Independencia: La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditora].[1
[1] Definicin tomada de la ISO 19011
Evidencia Objetiva: La base racional para llegar a conclusiones de auditora confiables y reproducibles en un proceso de auditora
sistemtico.[1]
[1] Definicin tomada de la ISO 19011
Emite Juicio: Opinin tcnica y experta que se da sobre un hecho o una cosa, a partir de la evidencia existente.
-
SISTEMA SISTEMTICA OBJETIVA INDEPENDI
ENTE
A PARTIR
DE
EVIDENCIA
EMITE
JUICIO
AUDITORA INTERNA - NTCGP 1000:2004
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI
AUDITORA INTERNA - MECI
AUDITORA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE
CALIDAD EN SALUD
SIMILITUDES
-
Documentado
P
H V
A
-
LO QUE SE VA A
CONTROLAR
SITUACION REAL
CRITERIO DE
CONTROL
REFERENCIAL
ESTABLECER SI HAY CONCORDANCIA
INFORMAR RESULTADOS A QUIEN SOLICITA
PLAN DE MEJORAMIENTO
COMO SE EJERCE LA AUDITORIA
COMPARAR
P
H V
A
-
Para que hacer Auditorias
El propsito especifico de las auditorias se basa usualmente en prioridades de gestin, intenciones productos y/o servicios, evaluacin
de riesgos y requisitos obligatorios
-
Para que hacer Auditorias Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple con
los requisitos de una norma, reglamentacin, ley o contrato
Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple los
objetivos de sta y se est implementando
Comprobar si un proceso se est realizando de acuerdo de con un
procedimiento escrito y determinar su eficacia
Identificar reas de la organizacin que estn en riesgo y se
puedan mejorar
P
H V
A
Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de
Gestin
Detectar oportunidades para la mejora continua
-
Para que hacer Auditorias
Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los
requisitos.
Evaluar el compromiso del recurso humano con el Sistema
Integrado de Gestin.
Validar el uso eficaz, eficiente y efectivo de los recursos.
Evaluar las relaciones con las partes interesadas.
Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones, preventivas y
de mejora.
P
H V
A
Mejora La Comunicacin entre los procesos y dependencias .
Verificar si se esta c0n los requisitos para satisfacer a los clientes
-
Para proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo del Sistema de Calidad, de Control Interno, de la Gestin, entre otras, con relacin al cumplimiento de la misin, visin etc.
Una Auditoria realizada efectivamente debe:
Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las decisiones de la Gerencia.
Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.
Promover la comunicacin entre los diferentes niveles dentro
de la organizacin.
POR QU NECESITAMOS AUDITAR? P
H V
A
-
AUDITORAS COMO HERRAMIENTAS DE GESTIN
ALTA DIRECCION,
LDER DE PROCESO
SIG
EFICACIA , EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD
FORTALEZAS Y
OPORTUNIDADES DE
MEJORA
AUDITORA
INTEGRAL
-
ENFOQUE DE LAS AUDITORAS
CRITERIOS
Lo que se debe
hacer
OBJETIVO
Lo que se quiere lograr (Brecha)
REALIDAD
Lo que se hace
-
Las diferentes tipos de auditoria
Segn el enfoque
Auditorias a
sistemas de gestin
Auditorias Procesos
Auditorias a
resultados del servicio
Auditorias Registros
-
Auditoria a Resultados del Servicio
Evala la efectividad de las medidas de gestin que se adoptan para garantizar el cumplimiento de las caractersticas planeadas para un servicio
Concordancia
entre la
calidad del
servicio
Requisitos del
cliente
Las especificaciones
definidas en la legislacin
La documentacin que defina la
manera de prestar el servicio
CON
-
Auditoria de proceso
Evala la efectividad de las medidas de gestin sobre un determinado proceso:
Concordancia
de procesos
y procedimientos
Requisitos del cliente
Instructivos
Practicas
Aptitud
Adecuacin
Normas
Especificaciones del servicio que generan los
procesos
La forma como el proceso satisface los
requisitos del modelo de gestin aplicado
CON
Conveniencia y consistencia de la
documentacin que describe los procesos
-
Auditoria al Sistema de Gestin
Evala la efectividad del sistema de gestin para desarrollar la estrategia, las polticas, lograr objetivos y el desempeo esperado
.
Concordancia entre la descripcin del sistema y su documentacin
con los requisitos establecidos para ese sistema de gestin
Actividades relevantes del sistema de gestin, sus resultados y
cumplimiento de disposiciones establecidas
Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si son
apropiadas para alcanzar resultados esperados
Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si permiten
eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operacin del
sistema de gestin
-
Auditoria de Registros
Verificacin de que los registros cumplen los requisitos legales, reglamentarios y los del cliente
.
De esta manera brindan evidencia de que los procesos se estn
realizando de acuerdo con los requisitos
-
Las diferentes clases de auditoria Segn quien solicite la auditoria
Proveedor Entidad Cliente
SEGUNDA PARTE
PRIMERA PARTE PARTE
SEGUNDA PARTE
Organismo Independiente
TERCERA PARTE
-
Quienes intervienen en la auditoria interna?
Solicitante Auditor auditado
Organizacin o
persona que solicita
una auditoria
Persona con la
competencia para
llevar a cabo una
auditoria
Organizacin, proceso
que es auditada
El administrador del proceso de auditoria JEFE DE
CONTROL
INTERNO
-
Quien es el cliente o solicitante en la auditoria?
La Alta Direccin
El representante de la Direccin
El Administrador del proceso de auditoria al SIG.
Responsables de reas, procesos o resultados relacionados con el sistema de gestin
-
Equipo Auditor
QUIN ES EL AUDITOR EN UNA AUDITORIA INTERNA
Auditor Lder
Equipo de
Auditoria
Auditor
individual
EXPERTO TECNICO / AUDITOR EN FORMACION / OBSERVADOR
PUEDEN ESTAR ACOMPAADOS
-
Responsabilidades del Auditor Lder
Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoria
Conducir la auditoria Asistencia en la seleccin del equipo e instruccin del mismo Control de conflictos y superacin de situaciones difciles Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado Tomar decisiones en las cuestiones de auditoria y en el SIG
Comunicar los resultados de las auditorias Comunicar los mayores obstculo encontrados Comunicar inmediatamente las oportunidades de mejora (NC) crticas
Tener habilidades de comunicacin eficaces
-
Soporte al lder del equipo Estar preparado Participar de las reuniones de apertura y cierre Cumplir tareas designadas Mantener la programacin y el objetivo de la auditoria Documentar y apoyar todas las pruebas
Mantener al auditado informado Proteger todos los documentos Mantener confidencialidad Ser objetivo y tico Acompaar las acciones correctivas
Responsabilidades del Auditor
-
Ser realista
Entender situaciones complejas Entender las inter-relaciones organizacionales Observar exigencias de confidencialidad .Profesional Independiente Tener la mente abierta
Poseer juicio consistente Tener habilidades analticas Ser tenaz Ser perceptivo
Atributos del Auditor
-
HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR
Que habilidades necesita un auditor para ser competente
Formacion en el proceso de auditoria
Conocimientos y experiencia en metodos y tecnicas de auditoria Capacidad para gestionar el proceso de auditoria
Capacidad para diriguir un equipo auditor
Habilidades para la formulacion de preguntas y realizacion de entrevistas
Habilidades para la redaccion de reportes y
Habilidades para hacer presentaciones
-
HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR
Un auditor tambien requiere conocimientos y experiencia en los requisitos de los criterios de auditoria apropiados.
Conocimiento y comprension de la legislacion, normas, regulaciones, leyes, codigos de practica, etc, y la capacidad de
evaluar su aplicacion
Conocimiento y comprension de los sistemas de gestion de la organizacion.
Conocimiento y experiencia en las practicas, procesos y tecmologia pertinente
-
Atributos personales de un auditor exitoso
Es tico
Buen observador
Perceptivo
-
Atributos personales de un auditor exitoso
Brinda Apoyo
Buen Comunicador
Diplomatico
-
Atributos personales de un auditor exitoso
Tienen mente abierta
Es justo
Es verstil
-
ETAPAS DE LA AUDITORIA
ACTUAR
EJECUCIN
PLANEACIN
VERIFICAR
-
Planificacin y preparacin
Elaborar programa
Anual de Auditoria
Convocar al Comit
del Sistema Integrado de Gestin
Aprobar
programacin
de auditorias.
Convocar al equipo auditor Planificar la Auditoria
Aspectos a Considerar Programa de Auditoria
Comunicar el
Plan de Auditora
A
Planeacion
H v
a p
-
Preparar
las conclusiones de la Auditoria
Ejecutar Reunin de cierre
Elaborar Reporte de auditoria
Realizar
reunin de apertura
Ejecutar
la Auditoria
A
HACER
Distribuir el informe definitivo
B
VERIFICAR
p
H
a
v
-
Realizar Seguimiento
Generar Informe
para revisin Gerencial
B ACTUAR
FIN
-
Retiro de personal, fusin, creacin o eliminacin de cargos,
Traslados frecuentes de personal o elevada rotacin del personal).
Elementos del sistema con
mayor dificultad de implementacin
Resultados de las revisiones
efectuadas por la Alta Direccin
Cambios
organizacionales
Nuevos procesos administrativos u operativos
Resultados no satisfactorios de otras Auditorias.(internas y externas)
Cambios tecnolgicos.
Resultados de evaluaciones de riesgos
La ejecucin de una auditoria al manual de calidad una vez al ao.
Cambios en la legislacin aplicable.
ASPECTOS A CONSIDERAR
-
Resultados de indicadores de gestin
Cronograma de actividades claves de la organizacin que determinan su operacin
(vacaciones, cierres de perodos fiscales, proyectos especiales, entre
otros)
Indicadores de eficiencia y eficacia
Recursos disponibles
fsicos, financieros, tecnolgicos, de informacin, humanos (equipo auditor).
satisfaccin de clientes, ndices de quejas y reclamos, etc.
-
PROGRAMA DE AUDITORIA
Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propsito especifico. Usualmente incluye:
Objetivo del programa y/o auditora
Alcance de cada auditora
Cronograma
Tema auditar (proceso, rea , referencia) Auditados (responsables por tema a auditar) Cuando auditar
Lugar.
-
PROGRAMA DE AUDITORIA
Objetivo (Para qu)
Responde a las preguntas
Qu se espera lograr con esta auditora?
Cul es el resultado esperado?,
es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus
conclusiones.
Lo define
Segn sea el caso: quien solicita la auditoria, quien administra
el proceso de auditoria
-
PROGRAMA DE AUDITORIA
ALCANCE ( a qu y hasta dnde)
Establece los limites de la auditora en trminos de: procesos, actividades, reas, documentos, numerales o
secciones de un documento, registro, cargo o roles,
periodos de tiempo o una combinacin de los anteriores
Lo define:
Segn sea el caso: Quien solicita la auditora, Quien
administra el proceso de auditora y en algunos casos
el auditor asignado.
-
Ejemplos de Objetivos y Alcance
Objetivo de la auditora
Establecer la efectividad del entrenamiento
impartido a las personas que realizan el control de
gestin
Alcance de la auditora
Identificar el grado de relacin que existe entre los
objetivos planeados con los auditores internos y
los logros alcanzados en los programas
entrenamiento
-
Por ejemplo
Objetivo de la auditora
Verificar cumplimiento de lo requisitos
exigidos en el numeral 7.4.1 de la Norma
NTCGP 1000: 2009.
Alcance de la auditora
Verificar el proceso seguido para evaluar el
desempeo bimestral del proveedor del
servicio de mantenimiento de edificios.
-
PROGRAMA DE AUDITORIA
-
Jefe de la Oficina de Control Interno
Convocar al Comit del Sistema Integrado de
Gestin con el fin de presentar el programa anual
de auditorias del Sistema Integrado de Gestin de
la entidad, por medio de un correo electrnico y
memorando.
Convocar al Comit del Sistema
Integrado de Gestin
-
Aprobacin del Programa de
Auditora Comit del Sistema
Integrado de Gestin
El Jefe de la Oficina de Control Interno
lo presenta para su aprobacin al
Comit del Sistema Integrado de
Gestin. Si se tiene observaciones
los cambios se deben incorporar
Posteriormente se solicitar el acta de
aprobacin y se procede a socializar
para conocimiento de todos los
involucrados en el programa de
auditorias internas.
-
Coordinara todas las actividades referentes al
desarrollo de la Auditoria, adems, comunicar
por escrito el objetivo y alcance de la auditoria a
cada uno de los integrantes del equipo auditor.
Sern solicitados en comisin, cuando se
considere necesario y por el tiempo requerido.
En los casos en que se requieran servidores de
otras dependencias para que apoyen el proceso
a auditar en temas especficos o tcnicos, se
solicitar la comisin de dicho servidor.
CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR
El Auditor Lder
Los Auditores
Internos
Tcnicos
-
Definir el alcance de la auditoria, diligenciando el formato Definicin del Alcance de Auditora Interna para establecer cuales sern los requisitos de las normas a
verificar y proceder a la preparacin de los documentos de
trabajo y dems documentacin requerida para iniciar el
proceso de auditoria, los cuales sern aprobados por el
Auditor Lder.
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
-
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
El auditor procede a realizar una revisin de la
documentacin previa a la realizacin de la auditoria en sitio, estudiando y analizando informacin y datos relacionados
para tener un mayor conocimiento de los procesos a auditar y
verificar la pertinencia de la misma. La documentacin que se
considere necesaria para preparar la auditoria se solicita al
responsable del proceso mediante
-
Revisin de la
documentacin
Estudiar y analizar informacin y datos relacionados con:
objetivos
funciones propsito
entorno organizacin interna
recursos humanos
procesos y procedimientos productos y servicios
infraestructura informtica
Sistemas de informacin
Contable,
Presupuestal,
Financiera
Resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno,
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
-
PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
Elaborar la Lista de verificacin para estructurar la auditoria a realizar. y en coordinacin con el Lder la preparacin de los documentos de
trabajo determinados y la dems documentacin mnima requerida para
iniciar el proceso de auditoria
-
La hoja de verificacin es
Un documento de trabajo
Una herramienta para estructurar la auditoria a realizar
Un soporte para realiza entrevistas
Una gua para determinar si las prcticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los
requisitos
Un instrumento para registrar hallazgos
Una base para elaborar el informe de auditoria
-
UTILIDAD DE LA LISTA DE
VERIFICACION
Ayuda a la gestin del tiempo, indicando lo que ha de cubrirse en cada proceso
Recopilar las evidencias de la auditoria en orden cronolgico
Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos.
-
ENFOQUE POR PROCESOS
-
Enfo
qu
e p
or
pro
cesos Interrelacin Responsables
Documentacin
Actividades de
Entrada
Resultados
de Salida
Comunicacin
Medidas de
Control
Evaluacin de
Riesgos
Recursos
Competencias Mejoramiento
Procedimientos
Proveedores
Registros Quejas -
Reclamos
-
Enfo
que p
or
pro
cesos
Auditado en
capacidad de
reconocer la
relacin del
procesos con
estrategia
Auditado en
capacidad de
reconocer la
relacin del
procesos con
estrategia
Auditado en
capacidad de
reconocer la
relacin del
procesos con
estrategia
Auditado en
capacidad de
reconocer la
relacin del
procesos con
estrategia
Auditado en
capacidad de
reconocer la
relacin del
procesos con
estrategia
-
ENFOQUE POR PROCESOS
Objetivo de la Auditoria
Identificar el grado de consistencia con la
prctica de los procesos
Alcance
Verificar la manera como se desarrollan los
programas de entrenamiento
Proceso a Auditar
Formacin de Personal
-
Preguntas Enfoque de Procesos
1. Identificar los procesos con los que se relaciona el
entrenamiento de funcionarios de la entidad
2. Verificar si estn identificados los riesgos que se relacionan
con la ausencia de entrenamiento determinadas temticas
3. Verificar si existen indicadores que evalen el entrenamiento
4. Establecer que se registra cuando proponen necesidades de
entrenamiento
5. Establecer qu motiva o como se inicia el entrenamiento de
funcionarios
6. Establecer como se controla o verifica lo que motiva el inicio de
necesidades del entrenamiento.
7. Establecer que resultados genera el entrenamiento.
8. Verificar la secuencia de actividades que se siguen para el
entrenamiento
-
Preguntas Enfoque de Procesos
9. Establecer cmo se controlan las actividades relacionadas
con el entrenamiento
10. Establecer quienes intervienen en el entrenamiento y
sus competencias
11. Establecer la relacin del proceso para entrenamiento de
servidores con objetivos de calidad del 2010
-
LA HOJA DE VERIFICACION
Enfo
qu
e p
or
pro
cesos
Proceso
Objetivo
Alcance
Desarrollo
Cual es su propsito en el SIG? Que
resultados ofrece frente al cliente y/o
frente al SIG? Como se relaciona con los
objetivos de calidad
Como se evala el cumplimiento del
objetivo?, Se han definido metas
especificas para el periodo
Es claro el campo de aplicacin? Pueden
identificarse fronteras para su aplicacin
Se evidencia el seguimiento al ciclo
PHVA?, Se evidencia congruencia de
las actividades con el propsito
-
Registros
Resultados
Responsabilidades
Enfo
que p
or
pro
cesos
Como se asignan los cargos a las
actividades? , Son coherentes con
las competencias definidas?
Existen medidas de gestin
asociadas a resultados? Es posible
verificar cumplimiento de metas?
Existen evidencia de la aplicacin? Si
no hay registros como se evidencia la
aplicacin? Se cumple el esquema de
control para los registros?
-
Verificar
Existencia
Actividades
y
Resultados
Tratamiento
a No
Conformes
P
H V
A
Enfo
que p
or
pro
cesos
-
Inicio
B
Contribucin al proceso
Tipo de actividad PH- V- A
Alcance de P (recursos, cursos de accin, tiempos, anlisis previos, disponibilidad
Relacin Planear Hacer
Consistencia Hacer Planear
Relacin Hacer - Verificar
Tipo de resultados verificados
Tipo de actividades con Verificacin
Relacin Verificacin - Actuar
Relacin Actuar Hacer
Tratamiento de No conformidades
Asignacin de responsables (competencias, volumen de trabajo, N de personas requeridas
DE
SA
RR
OL
LO
DE
L P
RO
CE
SO
-
SE
GU
IMIE
NT
O A
RU
TA
HOJA DE VERIFICACION
Seguimiento a una solicitud
Seguimiento a un equipo
Seguimiento a un contrato
Seguimiento a un habilidades y
competencias de los funcionario
Seguimiento a un plan de accin
Seguimiento a un objetivo estratgico
Seguimiento a un resultado no conforme
Seguimiento a una queja o reclamo
Seguimiento a un pago
Seguimiento a una accin de repeticin
-
Cada ciclo de
mejoramiento
implica el
establecimiento
de un nuevo
estndar
Cada ciclo de PHVA
implica mantener el
proceso con los
mismos resultados
que genera la mejora
Objetivo 1
Objetivo 2
Objetivo 3
1 ciclo de mejora y
estandarizacin
2 ciclo de mejora y
estandarizacin
3 ciclo de mejora y
estandarizacin
P
H V
A A P
H V
A P
H V
P
H V
A
P P
H V V
V
H
A A
Enfoque de Mejora Continua y aprendizaje
HOJA DE VERIFICACION
-
HOJA DE VERIFICACION V
erifica
r Como se activa en la organizacin a las necesidades de
mejoramiento
El mejoramiento que inicia el ciclo de mejoramiento continuo
El seguimiento al ciclo PHVA en cada ciclo de mejoramiento
Los controles aplicados para mantener el nivel de mejora
alcanzado
Como se aplican acciones correctivas y/o preventivas en cada
mejoramiento
La manera como se definen nuevos objetivos de mejoramiento
-
Proceso/Procedimiento/
NORMA
VERIFICACIN (4)
Che
queo
(5) No.
(2)
NTC
GP
(3)
ME
CI
(3)
OTR
AS
(3)
1
2
3
4 Reunin de aprobacin equipo auditor
Fecha de la Reunin: Firma del Auditor Lder: Auditores
La hoja de verificacin
DE BOGOT D.C.
Secretara
GENERAL
LISTA DE VERIFICACIN
VIGENCIA DEL PROGRAMA DE
AUDITORIAS (1)
-
ELABORAR PLAN DE AUDITORIA
Se debe hacer la planificacin de la auditoria o plan de trabajo, el cual es
comunicado al responsable del proceso a auditar mnimo 8 das hbiles
antes de la fecha programada de auditoria.
El plan
debe incluir:
Los objetivos
Los criterios
Documento de referencia.
El alcance
Las fechas y lugares
Unidades organizacionales y
funcionales
Procesos
Donde se van a realizar las actividades de auditoria
El tiempo y duracin esperados
La asignacin de los recursos
-
Comunicar el Plan de Auditora
Para comunicar el plan de auditoras, se proceder as:
El auditor lder remitir el plan al responsable del proceso a auditar, por lo menos con 8 das hbiles de antelacin a la fecha de
la reunin de apertura de la auditoria.
Dentro de los 5 das hbiles siguientes al recibo del plan de auditora, el auditado manifestar su conformidad devolvindolo firmado a la Oficina de
Control Interno.
En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoria en las fechas
propuestas, el auditado se comunicar con el auditor lder con el fin de
acordar los posibles cambios.
-
a) Revisar el plan de auditoria.
b) Presentar un breve resumen de cmo se realizarn las actividades.
c) Confirmar los canales de comunicacin
d) Se debe brindar una oportunidad para que el auditado haga
preguntas.
REUNION DE APERTURA
Se debe hacer con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar
El lder coordina la reunin de apertura
con el fin de presentar a los miembros del Equipo Auditor
-
Las fuentes de Informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el
alcance y complejidad de la auditoria y puede incluir.
a) Entrevistas con servidores pblicos, contratistas y otras personas.
b) Observacin de actividades, y de las condiciones y medios de
trabajo circundante.
c) Documentos, tales como la poltica, objetivos, planes,
procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, entre otros.
d) Registros como por ejemplo los de inspeccin, supervisin,
interventoria, actas de reuniones o subcomits, reportes de auditorias,
registros de programas y seguimientos, informes de gestin y
resultados.
e) Resmenes de datos, indicadores de desempeo.
f) Registros de las bases de datos, los procedimientos.
g) Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la
ciudadana y dems informacin externa pertinente, como la de los
proveedores.
h) Bases de datos computarizadas y sitios de red.
RECOLECCION DE INFORMACION
-
AUDITORIA EVIDENCIA OBJETIVA
EVIDENCIA QUE EXISTE.
NO INFLUENCIADA POR EMOCIONES O PREJUICIOS.
PUEDE SER DOCUMENTADA (DATOS).
PUEDE SER BASADA EN LA OBSERVACION (HECHOS).
DEBE ESTAR RELACIONADA CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.
PUEDE SER CUANTITATIVA O CUALITATIVA.
PUEDE VERIFICARSE. (SHOW ME= MUESTREME)
-
Recoleccin de informacin
Fuentes de informacin
Recoleccin mediante muestreo
Verificacin
Evaluacin vs criterios
Revisin
conclusiones
INFORMACION
EVIDENCIA
HALLAZGO
-
Recoleccin de informacin
Cargos Criterios Procesos
Responsabilidades Entrenamiento Competencia Autoridad Interrelaciones
Manual de Calidad Procedimientos instrucciones Registros Planes
Condiciones especificas Almacenes Obras Proyectos Indicadores de seguimiento
ENTREVISTA
-
TECNICAS PARA LA FORMULACION DE PREGUNTAS
PROPOSITO DE LA PREGUNTA
El auditor hace las preguntas para:
1.Recolectar la informacin requerida
1.Aclarar ideas
2.Verificar la exactitud de lo que ha odo
-
ESTILO DE PREGUNTAS
Un auditor participativo hace preguntas de manera que:
El auditado sienta que el auditor esta interesado sinceramente en la
respuesta
Es amistoso y no arrogante ni condescendiente
Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente
Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de
disparar preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede
dar ms la sensacin de un interrogatorio
Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del
auditado, en vez de avanzar rgidamente a travs de una larga lista
de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sea
pertinentes o no
Es firme y persistente con un auditado difcil o evasivo, y no deja
que se le escape
-
TIPO DE PREGUNTAS
CERRADAS
ABIERTAS
SONDEO
-
FORMULACION DE PREGUNTAS
tipo de preguntas ms utilizadas ?
CERRADAS
ABIERTAS
SONDEO
-
SONDEO
FORMULACION DE PREGUNTAS
tipo de preguntas ms utilizadas ?
CERRADAS
ABIERTAS
Suministran
informacin
puntual: un
responsable,
una fecha, un
lugar
SI / NO
-
FORMULACION DE PREGUNTAS
tipo de preguntas ms utilizadas ?
CERRADAS
ABIERTAS Permiten obtener
descripciones
de procesos o
actividades SONDEO
-
SONDEO
FORMULACION DE PREGUNTAS
tipo de preguntas ms utilizadas ?
CERRADAS
ABIERTAS Son preguntas
abiertas para
extraer
informacin
especifica y ms
profunda
-
FORMULACION DE PREGUNTAS
Quien Qu Cundo
Dnde
Porqu
Cmo
Cunto
Cul
P
H
A
V
-
Ejemplos de preguntas abiertas
Dgame que procedimiento sigue usted ?
Mustreme como funciona esto ?
De donde viene este formato?
Que hace cuando .?
En resumen, las preguntas abiertas:
Extraen informacin sin crear un comportamiento
defensivo por parte del auditado
Permiten que la conversacin se desvi y con ello
obtienen material adicional
Estimulan al auditado a expresar su punto de vista o sus
sugerencias.
-
Ejemplos de preguntas sondeo
Por favor, explique qu esta ocurriendo aqu ?
Porque estos inventarios no estn etiquetados ?
que quiere decir .?
Deme algn ejemplo ?
Como funciona esto ?
Me va a decir algo ms ?
Aclara temas a los que se ha referido el auditado.
En resumen, las preguntas Sondeo:
Confirman la comprensin del significado de palabras y
afirmaciones
Ayudan a evitar malos entendidos y
Brindan informacin con profundidad
-
Ejemplos de preguntas cerradas Usted diligenci este formato
Esta es la caneca de los desperdicios
que color de etiqueta va pegada a este tipo recipiente
quien trabaj con usted en este ajuste de controles .?
Djeme ver si entend correctamente. Me dijo que primero coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa
frontal algn ejemplo correcto
Permiten al auditor verificar su comprensin de lo que el auditado
desea afirmar
En resumen, las preguntas cerradas:
Permite al auditor confirmar que su resumen de los temas es
exacto
Eliminan malos entendidos al exigir informacin muy especifica y
Son tiles tanto como auditados comunicativos como con los
reservados
-
RECOLECCION DE EVIDENCIA
SECUENCIA DE ACTIVIDADES
Reunin de Apertura
Desarrollo de Entrevista
Anlisis y Calificacin de Hallazgos
Reunin de Cierre
-
Recoleccin de evidencia
Desarrollo de entrevistas
Tener en cuenta
Actitud frente al auditado
Estilo social del auditado
Formulacin de preguntas
-
Actitud frente el auditado
Evitar dar sorpresas
No emitir opiniones personales
No calificar ni descalificar
Basarse en hechos y datos
Ser claros en las explicaciones
Motivar a la mejora a las No Conformidades
Escuchar activamente
Demostrar paciencia
-
Actitud frente el auditado
Lo equivocado
Detective Usted tiene algo que esconder
Arrogante Yo puedo encontrar lo que est
mal sin su ayuda
Consultor Porque lo hace de este modo
-
Actitud frente el auditado
Lo equivocado
Duro No conformidades = serios problemas, altos costos
Blandos No conformidades = no es para preocuparse, no son riesgosas
Malicioso Lo pesqu !!!!
-
Actitud frente el auditado
Lo acertado
Hacer preguntas consistentes con el alcance
Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son
manejados los asuntos
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y
para identificar los elementos del sistema en los que se
encuentran deficiencias
Cumplir con el alcance de la auditoria
-
ANALITICO
EMPRENDEDOR
AFABLE
EXPRESIVO
MENOS ASERTIVO
ESTILO SOCIAL DEL AUDITADO
MAS ASERTIVO
MENOS EMOTIVO
MAS EMOTIVO
-
EMPRENDEDOR
Requiere pruebas
Se deben presentar Alternativas
Debe apoyarse en los hechos
Se debe demostrar competencia, ser claro
Se debe apoyar sus decisiones
Se debe ser veloz en la presentacin
Se denomina emprendedor o emprendedora a aquella persona que
enfrenta con resolucin acciones difciles, tiene el sentido ms especfico
de ser aquel individuo que esta dispuesto a asumir un riesgos. Desde este
punto de vista el trmino se refiere a quien identifica una oportunidad y
organiza los recursos necesarios para ponerla en marcha.
-
ANALITICO
Su enfoque es procedimental
Evala acciones paso a paso
Respalda sus decisiones en datos
Demuestra con antecedentes
Necesita respaldo, informacin
Requiere tiempo para el anlisis
Analtica = analizar (buscando el porqu y para qu), se refiere a una
persona que razona todo el tiempo, por lo general indaga mas all de lo que
ve o escucha y siempre trata de llegar a sus propias conclusiones.
-
AFABLE
Es importante el proceso
Sus decisiones se apoyan en la relacin
Requiere visualizar integracin
Basa sus acciones en la cooperacin
Requiere tiempo para ejecutar
Persona afable, sereno, sencillo. Culto, vivir y sentir, compartir...
Crecer como personas, complementarse... No espera nada de todo
esto, pero al mismo tiempo esta abierto a todo lo que pueda surgir:
amistad, algo mas profundo y humano....,
-
EXPRESIVO
Demostrarle que gana y cuanto gana
Apoyar sus visiones e intuiciones
Su estilo es informal, cercano, de historias
Basa la accin en relaciones amigables
Su enfoque de trabajo es personal
Notas de Auditoria
Persona expresiva, suele transmitir muy claramente
todo lo que piensa o siente
-
a) Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra
informacin recolectada durante la auditoria, contra los
objetivos de la auditoria. Los hallazgos pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o
identificar una oportunidad de mejora.
b) Cualquier desviacin encontrada en la auditoria se documenta,
en el formato Solicitud de accin correctiva y/o preventiva.
c) Acordar las conclusiones de la auditoria.
d) Formular las recomendaciones a que haya lugar
PREPARAR CONCLUSIONES DE AUDITORIA
El Equipo Auditor antes de la reunin de cierre debe reunirse para:
-
EVALUACIN DEL SISTEMA POR PROCESOS
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN UN PROCESO POR
AUDITORIA INTERNA
ANLISIS DE LA EVIDENCIA
PROCESO
MATERIALES
PERSONAL
INFORMACION DOCUMENTACION
EQUIPO
-
GENERACIN DE LOS HALLAZGOS
Documentar
los Hallazgos
Revisar
los Hallazgos
Documentar las
No Conformidades
Elaborar conclusiones
de Auditoria
Revisar vs. Plan Lista
-
Revisin de la No Conformidades
Observacin exacta
de los hechos
Dirigida al qu, cundo, dnde
Ayuda a lograr la implementacin
eficaz de la accin correctiva
Genera acciones aumentan la satisfaccin del
cliente y mejora el desempeo de la organizacin.
FORMATO DE NO CONFORMIDAD
V ac
-
ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS
-
LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR POR:
Las disposiciones estn establecidas y no se cumplen porque:
1. No se conocen
2. No se aplican
No existen disposiciones al respecto
ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS
-
Situacin que
presenta desviacin
La informacin no se encuentra
Faltan herramientas, personas, materiales
No es claro quien hace qu
No sabia que el documento haba
cambiado No se verifican los
resultados y tendencias
No es posible saber cundo hay desviacin
No tiene los conocimientos y
habilidades
No conoce la importancia y las
consecuencias
No sabe como se hace
La informacin no llega
LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:
-
Situacin que
presenta desviacin
CONTROL DE REGISTROS
RECURSOS
RESPONSABILIDADES
CONTROL DE DOCUMENTOS
MONITOREO Y SEGUIMIENTO
PLANIFICACION
CONTROL
COMPETENCIAS
CONCIENTIZACION
COMUNICACIONES
LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:
ENTRENAMIENTO
-
RESULTADOS DE AUDITORIA
OBSERVACIN
Hallazgo sustentado con evidencia objetiva que puede originar adicin, eliminacin, modificacin o replanteamiento de disposiciones vigentes
NO CONFORMIDAD
No cumplimiento de un requisito especificado
-
REVISIN DE HALLAZGOS
1. CLASIFICAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO E INCUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS EN OBSERVACION Y NO CONFORMIDAD.
REDACTAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA
SIEMPRE SE INICIA CON UN VERBO EN INFINITIVO EJEMPLO:
*ASEGURAR.....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*GARANTIZAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*ASEGURAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*FORTALECER....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
REDACTAR LOS HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO NO CONFORMIDAD SIEMPRE LLEVA UNA NEGACIN AL INICIO, INTERMEDIA O AL FINAL
EJEMPLO:
*NO SE EVIDENCIO...(ESCRIBA LA SITUACION DE ACTUAL) CUMPLE
(ESCRIBA LA SITUACION DESEADA)
-
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD HALLAZGO
SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.9.5)
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA EVIDENCIA DE LA AUDITORA RECOPILADA FRENTE A LOS CRITERIOS DE AUDITORA.
HALLAZGO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: EL ELEMENTO SE AJUSTA A LA EXIGENCIA? LA IMPLANTACION CORRESPONDE A LA INTENCION? LA IMPLANTACION ES EFICAZ?
OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA.
HALLAZGO INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: UNA FALLA AISLADA EN UN REQUISITO? DESVIACION
SIGNIFICATIVA EN UN REQUISITO? UN PROBLEMA MENOR QUE REQUIERE ATENCION?
AUSENCIA O FALLA COMPLETA DE UN REQUISITO?
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA (SAC) = NO CONFORMIDAD.
-
AUDITORIA NO CONFORMIDAD
SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.6.2)
INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO.
SE PRESENTA CUANDO AFECTA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD? AFECTA LA CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO? AFECTA LA SATISFACCION DEL CLIENTE?
NO CONFORMIDAD MENOR=FALLA PUNTUAL HAY METODOLOGIA (AFECTA LEVEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES)
NO CONFORMIDAD MAYOR=FALLA TOTAL NO HAY METODOLOGIA (AFECTA FUERTEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES)
-
Anlisis y calificacin de hallazgos
No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables, mecanismos para el registro) para el desarrollo de (una actividad, un proceso especifico)
No estn disponibles para consulta / no existen / no se han
definido (documentos, informes, registros, actas) sobre (un tema particular de la Norma NTCGP 1000 / 2009)
Considerando que durante la auditoria se encontr que (explicacin de la situacin) puede afirmarse que (los documentos de referencia) no son suficientes / no se considera (un tpico especifico, el registro de informacin relevante, detalle de cierto
requerimiento)
Redaccin de NC y Observaciones
-
Anlisis y calificacin de hallazgos
Redaccin de NC y Observaciones
Aunque en la prctica se encuentra evidencia de (una situacin particular, el diligenciamiento de un formato, la
conservacin de un registro, la ejecucin de cierta actividad) el procedimiento (especifico) no establece disposiciones sobre el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de (descripcin de la situacin de riesgo identificada durante la auditoria)
La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular) genera en la prctica ( descripcin de beneficios / obstculos especficos) aspectos corroborados con ( una descripcin de la evidencia objetiva identificada durante la auditoria)
-
Anlisis y calificacin de hallazgos
Redaccin de NC y Observaciones
No existen registros que demuestren la aplicacin de (un numeral o tpico especifico del documento objeto de la auditoria o
de la norma)
Despus de revisar / comparar (uno o varios registros propuestos en el documento objeto de auditoria) puede afirmarse que no se aplica ( un numeral o tpico especifico del documento), dado que (explicacin de la situacin encontrada)
Aunque existe / se cumple (registros , numeral o tpico especifico) no se encuentra / falta ( explicacin de la situacin encontrada), dado que (explicacin de la situacin encontrada)
-
HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES
PLANEACIN DE CALIDAD NO EVIDENTE.
DOCUMENTOS INTERNOS O EXTERNOS NO CONTROLADOS.
REGISTROS DE CALIDAD NO INTEGRADOS AL SISTEMA.
OBJETIVOS DE CALIDAD NO DIVULGADOS Y SIN MEDICION.
COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO NO EVALUADAS, FORMACIN SUMINISTRADA NO
REQUERIDA Y SIN MEDICIN.
-
HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES
AMBIENTE DE TRABAJO NO UTILIZACION DE DOTACIN EXIGIDA PARA LA LABOR A REALIZAR.
PROCESOS SIN MEDICIN NI SEGUIMIENTO DE ACCIN CORRECTIVA.
DISPOSITIVOS DE MEDICIN NO INTEGRADOS AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
NO CONFORMIDADES POR AUDITORIAS INTERNAS SIN CIERRE EFICAZ.
ACCIONES CORRECTIVAS SIN APOYO DE LA DIRECCIN.
-
Componentes para la descripcin de Fortalezas y las Oportunidades de
Mejoramiento:
Qu o Cul es la Fortaleza
Por qu es una Fortaleza?
Qu o Cul es la Oportunidad de Mejoramiento?
Por qu es una Oportunidad de Mejoramiento?
Aplicar filtro de la verdad
-
FORTALEZAS
Son los recursos y capacidades especiales
apropiados y utilizados por la organizacin
de manera sistemtica, y por los que puede
desarrollar una posicin privilegiada frente al
entorno. Para sealar una fortaleza se debe
demostrar que ese factor est consolidado al
interior de la organizacin y forma parte de
un sistema, en el cual:
-
FORTALEZAS
Los procesos estn diseados en relacin con el direccionamiento estratgico de su propio sistema
de gestin.
Los procesos son implementados de manera sistmica y cuentan con mecanismos para la
identificacin y solucin de problemas.
Los procesos responden a ciclos peridicos de evaluacin y mejoramiento, sustentados con
indicadores tanto de proceso (tems de
verificacin) como de resultado (tems de control).
-
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Son las brechas existentes entre el estado de desarrollo de los elementos, procesos o sistemas de la organizacin o la gestin, frente al estado de desarrollo requerido para su xito sostenible.
-
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
La organizacin no cuenta con una visin
de sistema que articule los diferentes procesos.
La operacin de los procesos no responde con claridad al direccionamiento estratgico propio de su sistema de gestin.
No existen ciclos de evaluacin ni de mejoramiento, no cuenta con indicadores o stos no se emplean de forma sistmica
-
Las Fortalezas y Oportunidades de
Mejoramiento son el eje de la evaluacin.
Es por ello que una buena redaccin nos
facilita que realicemos un Plan de Accin
consistente con nuestra realidad y nos
permita optimizar el tiempo utilizado en el
mejoramiento.
-
La institucin ha desarrollado una intensa labor en la
definicin e implementacin de guas de trabajo, con
participacin de los directos involucrados, teniendo en
cuenta el conocimiento y necesidades actuales. Existen
mecanismos sistemticos para entrenar a todos los
involucrados y para verificar la pertinencia a los mismos.
Las brechas encontradas son analizadas y documentadas
para el aprendizaje organizacional.
La institucin ha definido guas de trabajo las cuales se evalan peridicamente
Vs
ESTILOS DE REDACCION FORTALEZAS
Deficiente
Acertada
-
La organizacin ha desarrollado planes de capacitacin
y entrenamiento para todo el personal, basados en las
necesidades de conocimiento detectadas de la
operacin de los procesos de la institucin. Existen
mecanismos para priorizar los vacos de conocimiento
crticos y se asignan recursos y estrategias para tal fin.
Se tienen bien definidos e implementados los
mecanismos para hacerle seguimiento al plan en los
distintos niveles y servicios de la institucin.
Se capacita y entrena a todo el personal
Vs
ESTILOS DE REDACCION FORTALEZAS
Deficiente
Acertada
-
Aunque la institucin ha desarrollado procesos de monitoreo, los cuales cuentan con el personal entrenado y los instrumentos necesarios, no se han documentado los aspectos claves del proceso y no se genera la informacin oportuna, veraz y confiable, con criterios que permitan identificar y definir la oportunidades de mejora .
No se cuenta con procesos de Evaluacin de procesos
vs.
ESTILOS DE REDACCION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Deficiente
Acertada
-
No se cuenta con despliegue del direccionamiento estratgico de tal manera que existan metas, responsables, recursos, indicadores, sistema de seguimiento, para garantizar que se logren los objetivos de la organizacin y que sea coherente con la visin y misin de la Institucin. No se asegura que el despliegue sea sistemtico.
No se ha llevado a cabo el despliegue del direccionamiento estratgico
Vs
ESTILOS DE REDACCION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Deficiente
Acertada
-
RECUERDE QUE TODAS LAS
FORTALEZAS DEBEN TENER
SOPORTES
-
Soportes de las fortalezas:
Si cree que el tem analizado es una fortaleza
deber buscar el material para soportarlo:
polticas, plan operativo, grficos de
tendencias, tablas, actas, diagramas del flujo
del proceso, cronograma de trabajo, etc., y
todos los documentos que pueden mostrar la
madurez del proceso .
-
Se realiza el informe definitivo correspondiente y se registra
en el formato "Informe de auditoria".
REPORTE DE AUDITORIA
El informe ser enviado al Jefe de Control Interno, para su revisin
y al Responsable del proceso auditado para su aprobacin
El informe se debe entregar por parte del Auditor Lder al Jefe de
Control Interno, mximo 8 das hbiles despus de finalizada la
auditoria.
-
INFORME DE AUDITORIA
INCLUIR O HACER REFERENCIA A:
Objetivo, alcance y criterios
Fechas y lugares de realizacin de
las actividades de auditora
Procesos auditados
Responsables de las actividades
-
INFORME DE AUDITORIA
CONTENIDO
INCLUIR O HACER REFERENCIA A:
Personal entrevistado
Auditor Lder, Equipo auditor
Aspectos favorables de la actividad auditada
Aspectos dbiles de la actividad auditada
Solicitud de acciones correctivas
Conclusiones de la auditora
-
INFORME DE AUDITORIA
LO QUE NO DEBE INCLUIR
Opiniones subjetivas
Informacin confidencial
Criticas a las personas
Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Observaciones, hallazgos, No conformidades que no fueron
discutidos en la reunin de cierre
INFORME DEFINITIVO
-
Se realiza la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron
la auditoria y el dueo del proceso Auditado.
REUNION DE CIERRE
El responsable del proceso auditado dispondr de 5 das hbiles,
contados a partir de la notificacin del informe, para presentar el plan de
mejoramiento donde se determinen las acciones preventivas o
correctivas.
De esta reunin se diligencia el formato de acta de cierre de auditoria
como evidencia de los compromisos adquiridos.
,
Actividad auditada
En la reunin de cierre
se ratifican los
siguientes aspectos:
Conclusiones
Presentacin de las no conformidades si
las hay, las cuales deben ser firmadas
por el Auditado en seal de aceptacin.
FORMATO DE LAS ACCIONES
-
A travs de memorandos, remite el informe de
auditoria al responsable del rea, proceso,
proyecto etc, e informa a la Representante de la Direccin y a los servidores que se hayan establecido
en el plan de auditoria
DISTRIBUCION DEL INFORME
DEFINITIVO
-
Designa a los responsables de ejecutar las visitas de seguimiento.
Los designados realizan la visita de seguimiento y verifican el
cumplimiento de las acciones propuestas, dejando el registro en el
formato " solicitud de accin correctiva y/o preventiva
En las Auditorias siguientes se verificar la eficacia y efectividad de la
accin correctiva tomada e implementada y se registrar en el formato"
solicitud de accin correctiva y/o preventiva
En el caso que en el seguimiento no se haya ejecutado las actividades
programadas, se acuerda una segunda visita de seguimiento, si al
efectuar la misma se sigue incumpliendo el plan de actividades
propuesto, se informa al Secretario General sobre la situacin.
SEGUIMIENTO
-
SEGUIMIENTO DE ACCIONES
Verificar las respuestas a las solicitudes de
acciones correctivas
Elaborar el programa de la auditoria de
seguimiento
Verificar la eficacia de las acciones
implementadas
-
EL INFORME DE SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS
La solicitud de acciones
correctivas es el vehiculo para
documentar las desviaciones y
fallas en el cumplimiento de las
especificaciones detectadas
durante la auditora.
-
ACCIONES FINALES
Elaborar el informe de la auditoria de seguimiento
Registrar la solucin de las no conformidades o ejecutar un
nuevo programa de implementacin de acciones
Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones
correctivas
Generar el registro de solucin
Distribuir las copias pertinentes, notificando a los
implicados
FORMATO DE SEGUIMIENTO
-
Consolida la informacin de los reportes de auditoria y un anlisis con las debilidades y fortalezas encontradas y entrega el
reporte al Representante Legal y al Representante de la Direccin,
para la revisin gerencial, para evaluar la gestin del proceso de
auditoria.
GENERAR INFORME PARA REVISIN GERENCIAL
-
Reunin de Cierre
Es una actividad posterior a la actividad de campo
Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y al jefe del cual depende
Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda efectuar una reunin previa del equipo auditor para obtener
consenso sobre no conformidades y observaciones.
En la reunin de cierre nicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso
del equipo auditor
-
Reunin de Cierre
Debe darse nfasis a la obtencin de un acuerdo con los
auditados sobre no conformidades y observaciones
identificadas por el equipo auditor
Se recomienda presentar un resumen documentado de la
auditoria
Actividad Auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Documentos consultados
Presentacin de observaciones y no conformidades
-
G R A C I A S
RICARDO BOGOTA CAMARGO
OFICINA DE CONTRO LINTERNO
SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA