AUDITORIAS GESTIÓN DEL CONTROL CALIDAD

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AUDITORIAS GESTIÓN DEL CONTROL –CALIDAD

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Firma: Nombre: René Mosquera –Cesar Rodríguez.

Firma: Nombre: Liliana Méndez V.

Firma: Nombre: Jorge Hernán Gómez T.

Cargo: Responsables Gestión del Control

Cargo: Director Integración Tecnológica (Designado Responsable Gestión del Control)

Cargo: Gerente

Fecha:31/08/2020 Fecha:31/08/2020 Fecha:31/08/2020

AUDITORIAS GESTIÓN DEL CONTROL-CALIDAD

Proceso: GESTIÓN DEL CONTROL

CODIGO: PR.02.CT

VERSIÓN: 01

VIGENCIA: 31/08/2020

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CONTROL DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA CAMBIOS REALIZADOS INCORPORÓ

01 31/08/2020 Creación del Documento René Mosquera –Cesar

Rodríguez



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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ......................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .......................................................................................................................................... 4

3. RESPONSABLES: ............................................................................................................................... 4

4. DEFINICIONES: ................................................................................................................................. 4

5. NORMATIVIDAD .............................................................................................................................. 6

6. CONDICIONES GENERALES .............................................................................................................. 6

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ....................................................................................................... 8

8. ACCIONES CONTINGENTES ............................................................................................................ 13

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ..................................................................................................... 13

10. REGISTROS DE CALIDAD ................................................................................................................ 13

11. ANEXOS ......................................................................................................................................... 13



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1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para realizar las auditorías internas en la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE POPAYAN S.A. EMTEL E.S.P.de acuerdo con los lineamientos, direccionamiento estratégico, políticas institucionales y procedimientos internos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las auditorias internas a Los procesos contemplados dentro de la estructura organizacional de la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.S.P, hasta el seguimiento y cierre de las acciones definidas en el plan de mejoramiento.

3. RESPONSABLES:

El responsable de garantizar la adecuada gestión del procedimiento y la obtención de los objetivos propuestos es el colaborador o colaboradores dentro del Proceso de Gestión del Control y/o Gestión de Calidad de la entidad.

4. DEFINICIONES:

Auditoría: Procesos sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de las auditorías y evaluarlas de forma objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. En la Empresa de Telecomunicaciones de Popayán EMTEL S.A.E.SP se desarrollan 2 tipos

de auditorías

Auditoría interna de procesos: herramienta para evaluar el desempeño de los procesos e identificar fortalezas y debilidades que conduzcan a emprender diseñar e implementar planes de mejoramiento.

Auditoría de control interno: mecanismo para verificar y evaluar que las actividades, operaciones y actuaciones se realicen bajo los lineamientos institucionales, con el fin de minimizar los riesgos en los procesos.

Evaluación de Cumplimiento: Verifica la adherencia de la Entidad a las normas constitucionales, legales y de autorregulación que le son aplicables.



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Lista de Verificación: Es una lista de chequeo elaborado por un auditor, que ayuda a centrar la auditoría en aspectos relevantes y permite recopilar las evidencias.

Observación: Es una evidencia objetiva hallada en la auditoria que en sí misma no justifica ser registrada como una no conformidad, pero que debe ser considerada por el auditado para mejoramiento o para prevenir potenciales no conformidades.

Plan de Auditoría: Documento que describe las actividades o aspectos claves que deben revisarse en cada auditoria.

Programa de auditoría: Detalles acordados para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada, frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos pueden ser:

Fortalezas: aspectos identificados en la auditoría que agregan valor al proceso. Aspectos por mejorar: riesgos que presenta el proceso.

No conformidades: incumplimiento de los criterios de auditoría.

Conclusiones de la auditoría: Resultados de una auditoría, tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditoría.



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5. NORMATIVIDAD

Directrices internas basadas en la Norma ISO 19011

6. CONDICIONES GENERALES

Los siguientes son algunos de los principios a tener en cuenta en las auditorías:

Integridad: el fundamento del profesionalismo Los auditores y la persona que maneja el programa de auditoría deben: — llevar a cabo su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad; — Observar y cumplir con todos los requisitos legales aplicables; — Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo; — Llevar a cabo su trabajo de manera imparcial; es decir, ser justo e imparcial en todos sus negocios; — ser sensible a cualquier influencia ejercida sobre su juicio durante el curso de una auditoría Presentación ecuánime: obligación de reportar con veracidad y exactitud Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser sincera, exacta, objetiva, clara y complete. Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar, Los auditores deben proceder con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos. Un factor importante en el desempeño de su trabajo con el debido cuidado profesional es tener la habilidad de hacer juicios razonables en toda situación de auditoría. Confidencialidad: seguridad de la información Los auditores deben ejercitar la discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de sus labores. La información de auditoría no debería ser usada de manera inapropiada, Este concepto incluye el adecuado manejo de información confidencial sensible. Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría Los auditores deben ser independientes de la actividad que es auditada mientras esto sea posible, y en todo caso actuarán de manera tal que estén libres de sesgo y conflicto de intereses.



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Para auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los gerentes operativos de las funciones a ser auditadas. Los auditores deberían mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría. Enfoque basado en la evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático La evidencia de la auditoría debería ser verificable.



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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No

.

NOMBRE DE LA

ACTIVIDAD ACTIVIDAD / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

REGISTRO/

DOCUMENTO

1

Elaborar el programa Anual de auditorías

Elaborar la programación de

auditorías Internas y/o Calidad,

en el formato “Programa Anual

de Auditorias ” a partir del

análisis de los procesos,

considerando su estado e

importancia así como el

resultado de las auditorias

previas.

Jefe de Planeación Estratégica, Calidad y Seguimiento, Personal Colaborador de gestión del Control y/o Calidad.

FR.02.CT_Programa_de _Auditoria

2

Aprobación del Programa Anual de Auditorías.

Presentar para revisión y aprobación el Programa de Auditorias a la Gerencia



3

Diligenciar el plan de auditoría

Se diligencia el Plan de Auditoría (FR.01.CT_Plan_De_Auditoria) asignando los tiempos según la metodología y personas a entrevistar y se envía al responsable del proceso a auditar y al administrador de la auditoría, El responsable puede decidir qué otras personas deben ser auditadas, teniendo en cuenta su incidencia en el alcance de la auditoría y debe convocarlos.


FR.01.CT_Plan_De_Auditoria

Socializar plan de auditoria

Se envía mediante correo electrónico y/o comunicado el plan de auditoría interna al personal involucrado.

Personal Gestión del Control y/o

Calidad

Correo Electrónico, Comunicado



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Preparar la auditoría

El auditor debe preparar y estudiar la información necesaria para la realización de la auditoría, esta información puede ser: Normas, procedimientos, formatos asociados y documentos generales, así como los lineamientos institucionales, compromisos con entes externos entre otros. El auditor debe diligenciar Listado de Verificación donde registra la información para el desarrollo de la auditoria.

Auditor

FR.03.CT_Listado_de_Verificación

Realizar reunión general de apertura

Se realiza reunión con los auditores y auditados para socializar el programa de auditorías y dar las instrucciones para su adecuado desarrollo.

Auditor Líder-

Gerencia

FR.04.CA_Listado_de_asistencia

Ejecutar la auditoría

Se ejecuta la auditoría según los siguientes métodos de auditoría: En sitio con interacción humana: incluye la realización de entrevistas, aplicación de las listas de verificación, revisión de la documentación con la participación del auditado y muestreo. Remota con interacción humana: incluye realización de entrevistas a través de medios de comunicación interactivos, aplicación de listas de verificación y revisión de la documentación con la participación del auditado. Remota sin interacción humana: incluye la revisión de la documentación, observación del

Auditor Líder- Equipo Auditor

FR.03.CT_Listado_de_Verificación



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trabajo desempeñado a través de medios de seguimiento, considerando requisitos sociales y legales y análisis de datos.

Informe Preliminar de observaciones /Hallazgos

Elaborar el informe preliminar de auditoría en el formato establecido reportando los hallazgos o no conformidades identificados así como las observaciones que se tengan. Se revisan y clasifican los hallazgos y la información recopilada durante la auditoría en el Listado de Verificación se redactan de forma objetiva, clara y precisa. Teniendo en cuenta esta información se define el nivel de cultura y de conformidad del proceso, para así identificar el nivel de madurez en que se encuentra y poder enfocar las acciones de mejora. El informe es elaborado en conjunto con el equipo auditor.

Equipo Auditor

FR.04.CT__Informe _de _Auditoria

Realizar reunión de cierre

Realizar la reunión de cierre para presentar el informe preliminar de auditoría al responsable del proceso auditado para discutir las no conformidades y observaciones a partir de la evidencia recolectada por el auditor. Se presenta de manera general los resultados de la auditoría interna, el auditor líder enviara mediante correo electrónico el informe preliminar de resultados obtenidos a los líderes de procesos y auditados.

Gestión del Control

FR.04.CA_Listado_de_asistencia FR.08.CT_Instalación_Apertura_de_Auditoria.



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Entrega del Informe Final de Auditoría y

Solicitar levantamiento de acciones correctivas

El (los) Auditor(es) son

responsables de realizar el

Informe de Auditoría, producto

del análisis de los hallazgos

encontrados y determinan la

existencia o no de No

Conformidades y observaciones,

finaliza con las conclusiones de la

auditoria. Una vez esta listo se

envía al Jefe de la Oficina de

Planeación Estratégica, Calidad y

Seguimiento.

Se solicita según sea el caso, el

levantamiento de las Acciones

Correctivas y de Mejora a que

haya lugar, producto del

resultado de la Auditoría

Interna, las cuales en su

conjunto harán parte del Plan

de Mejoramiento de los

procesos auditados.

Paralelo a lo anterior, se envía

el informe a la Gerencia.

Auditor Líder- Equipo Auditor


Definir y ejecutar,

según el Caso, el

Plan de

Mejoramiento

Se define con base en el informe final de auditoría las acciones a emprender para resolver las no conformidades y aspectos por mejorar. Los responsables de proceso,

con el apoyo de su equipo de

trabajo, dispondrán de dos (2)

días hábiles después de recibir

el Informe Final, para formular

las Acciones Correctivas y de

Mejora del proceso y se remite

Responsable de cada proceso

Plan de Mejoramiento



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al proceso de Gestión del control

y/o Calidad para su revisión y

aceptación.

El responsable del proceso de

Gestión del Control y/o Calidad

dispondrán de dos (2) días

hábiles para hacer la revisión

del Plan de Mejoramiento

propuesto.

Realizar seguimiento al plan de Mejoramiento

Se deberá realizar seguimiento a la implementación de las acciones, acorde a programación, verificando la eficacia de las mismas según las fechas acordadas y asegurando la eliminación de las causas de las No Conformidades registradas en el Plan. El resultado del ejercicio de verificación deberá quedar registrado dentro del formato de Acciones Correctivas y de mejora El seguimiento se realizará hasta el cierre de todas las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento.

Equipo Gestión del

Control y Calidad

Plan de

Mejoramiento

Elaborar y Socializar el Informe con los Resultados del Seguimiento al Plan de Mejoramiento

El responsable del proceso de Gestión del Control elabora el informe anual con los resultados del seguimiento al Programa de auditorías internas y de los Planes de Mejoramiento por proceso para socializarlo a la Gerencia y a los entes de control externos, el cual determinará las directrices o lineamientos para mitigar o eliminar las observaciones críticas de la Entidad, como también establecer Acciones de Mejora.

El responsable del proceso de

Gestión del Control

Informe Anual de Resultados -Plan de Mejoramiento



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8. ACCIONES CONTINGENTES

En caso de que no se pueda dar cumplimiento al programa o plan de auditoría se deben

presentar los respectivos soportes.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC- ISO 19011

10. REGISTROS DE CALIDAD

FR.01.CT_Plan_De_Auditoria


FR.04.CA_Listado_de_asistencia


Informe Anual de Resultados Evaluación Proceso de Auditoria

Plan de Mejoramiento 11. ANEXOS

N/A

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