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“PROYECTO DE AUDITORIA” TORTILLERIAS Y MOLINO “BETT” S.A.DE C.V. CARDOSO PREGO ANDREA HERNANDEZ LOPEZ BELEN HERRERA VELAZQUEZ JESUS MARTÍNEZ MARTÍNEZ BRENDA GISELL PANIAGUA DORANTES ALEJANDRO 10 de noviembre de 2010

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“PROYECTO DE AUDITORIA”TORTILLERIAS Y MOLINO

“BETT” S.A.DE C.V.

CARDOSO PREGO ANDREAHERNANDEZ LOPEZ BELENHERRERA VELAZQUEZ JESUSMARTÍNEZ MARTÍNEZ BRENDA GISELLPANIAGUA DORANTES ALEJANDRO

10 de noviembre de 2010

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EI presente documento fundamenta el trabajo de auditoría que se realizó en la empresa Tortillerías y Molino "Bett" SA de C.V., es la recopilación documental del proceso desde la planeación hasta la ejecución del proyecto.

Se presenta toda serie de documentos de trabajo utilizados por el equipo de auditores responsables; mismos que servirán como respaldo para cualquier aclaración por parte de la organización.

Para un mayor entendimiento de lo que representa cada documento o las señas anexadas en el documento se debe leer desde el principio.

PRESENTACIÓN

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EI presente documento engloba todo el proyecto de auditoría que se realizó a la organización Tortillerías y Molino "Bett", S. A. de C.V.

Los documentos están ordenados según se fue presentando la necesidad de realizarlos. Los papeles de trabajo, por ejemplo encuestas o entrevistas o algún otro, están anexados al final de la recopilación y se indica cada vez que una de estas herramientas fue utilizada.

Los cuestionarios realizados han sido transcritos en computadora para una mayor claridad de quien lee este documento y quedan como una base que prueba que el trabajo fue realizado y será el jefe de la auditoria el que se encargara de resguardarlos.

ACLARACIONES IMPORTANTES

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La información que se presenta en este apartado tiene como finalidad dar una breve introducción sobre el giro de la empresa y la historia de los productos que ésta ofrece al público.

LA TORTILLA

Alimento en forma circular y aplanado, para acompañar la comida, que se hace con masa de maíz hervido en agua con cal, y se cuece en un comal.

ELABORACIÓN DE LA TORTILLA

El proceso para la elaboración de la tortilla inicia con la cocción de los granos de maíz en agua hirviendo con una base de cal; esto hace que el maíz tome una consistencia suave para su fácil digestión. El siguiente paso es convertir los granos en una masa o pasta uniforme, de color blanco amarillento con la cual se prepararan las tortillas. Las tortillas no solo se fabrican con maíz nixtamalizado, sino también con harina de maíz, harina de trigo, harina de trigo integral y/o harina de maíz violeta.

En México, una tortilla se prepara tomando una bola de masa de aproximadamente treinta gramos, se aplasta dándole forma circular a manera de disco plano de alrededor de dos milímetros de grosor y de veinte a treinta centímetros de diámetro. Para el proceso se usan ambas manos, un rodillo o modernas maquinas tortilladoras que obtienen la forma adecuada de la tortilla previa a la cocción.

Por último este disco de masa se cuece sobre una superficie plana caliente, generalmente una plancha calentada por la llama producida por gas o, a manera tradicional, con carbón; en la que se voltea de dos a tres veces para que la tortilla tome su consistencia y sea comestible.

La plancha utilizada en México para cocinar las tortillas se le conoce como “comal”.

Una buena cocción hará que la tortilla se infle debido a la evaporación del agua contenida en la masa, creando una membrana de cada lado de la tortilla, siendo más notorio en la tortilla tradicional este efecto.

BASES TEÓRICAS

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HISTORIA

EI origen de la tortilla en Mesoamérica se remonta antes del año 500 A.C. En la región de Oaxaca se tienen evidencias de que la tortilla empezó a utilizarse al final de la Etapa de Villas (1500 a 500 A.C.), se sabe esto ya que las planchas de arcilla utilizadas para su cocimiento aparecieron en ese entonces. Las civilizaciones precolombinas de Mesoamérica usaban el maíz como su alimento base al igual que la sociedad moderna de esta misma región.

En los pueblos de lengua náhuatl se le denominaba tlaxcalli.

LA TORTILLA EN LA ACTUALIDAD

Es un alimento básico de la cocina tradicional de América Central y México que se consume todos los días. La tortilla acompaña a todas las comidas tradicionales de México. Usando la tortilla se pueden preparar alimentos como: tacos, tostadas, enchiladas, sopa de tortilla, quesadillas, flautas, tacos dorados, sincronizadas, tostadas, sopa de tortilla, chilaquiles.

La compra se realiza directamente en las fábricas de tortillas (tortillerías) las cuales se pueden encontrar en cualquier ciudad, pueblo y/o colonia.

Las tortillerías trabajan desde muy temprano en la mañana cuando se prepara la harina hasta poco después de las diecinueve horas, ya que es un producto sustito del pan para la merienda o cena.

Entre los productos de supermercados en el siglo XXI, es común encontrar paquetes de tortillas, en bolsas de plástico, empacadas y refrigeradas. Estas, por lo general, son menos favorecidas que las originales.

La tortilla ha adquirido popularidad en otros países del mundo, especialmente en Estados Unidos y en Europa debido a la cocina mexicana que ha sido aceptada en esos países y en gran medida a la versatilidad del taco mexicano que puede ser preparado prácticamente con cualquier alimento.

BASES TEÓRICAS

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ANTECEDENTES

Tortillerías y Molino "Bett" SA de C.V. es una empresa mexicana fundada en 1988, por el Señor. José María Parea Santillán. Esta empresa está dedica a la elaboración de tortillas de distintos tipos: normal, taquera, de harina, entre algunas más; además la empresa cuenta con molino propio, ya que inicio su operación siendo solo un molino y posteriormente se estableció la tortillería. En el molino se le da el tratamiento al maíz para que posteriormente se lleve a cabo el proceso de elaboración de la tortilla.

Esta tortillería por ser la primera y única con molino es considerada la matriz. Actualmente cuenta con 11 empleados que realizan 4 diferentes procesos:

2 en el proceso de compras 2 en el proceso de venta 4 en el proceso de producción 2 en el proceso de distribución,

Estos empleados están supervisados por un encargado. Según el periodo o la época del año la empresa contrata más empleados pudiendo llegar hasta los 17 o más. Una variante, que es más común, es que cuando se tiene exceso de trabajo se solicita a las sucursales proporcionen apoyo mandando personal temporalmente a la matriz.

La empresa, en la actualidad cuenta con 17 sucursales, establecidas en las zonas aledañas, como son la delegación Álvaro Obregón y Magdalena Contreras. En estas sucursales laboran aproximadamente 45 personas.

Esta empresa está considerada como mediana y todo el equipo de trabajo lleva una administración empírica. Cuenta con un contador externo para el pago de impuestos.

La matriz, trabaja a diario, es decir de Lunes a Domingo, en horario de 5:00 a 18:00 horas.

En la operación, sólo es manejado un turno; y desde la hora de entrada hasta la hora de salida los trabajadores permanecen en las instalaciones, tienen una hora de desayuno y otra de comida, se les da un descanso a la semana y todos los trabajadores cuentan con prestaciones de ley.

GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

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LINEA DE PRODUCTOS

La línea de productos que ofrece la organización son los siguientes:

Productos terminados:

• Tortillas de maís de los siguientes tamaños:

o Estándar o Minio Taquera

Tortillas de harina

Productos aun no terminados:

• Masa

Otros productos:

• Salsas caseras

ESTRUCTURA LEGAL

Denominación Social

Tortillerias y Molino Bett S. A. de C. V.

La sociedad tendrá como objetivo:

Elaboración de Tortillas de Maíz y Venta de Tortillas de Maíz.

Representante:

José María Perea Santillan.

GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

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METODOLOGÍA

La auditoría y su proceso aplicado a la empresa Tortillerías y Molino Bett, SA de C.V., está basada en la metodología para realizar estudios de auditoría establecida por el L.A. Benjamín Franklin Fincowski; las etapas planteadas son las siguientes:

Planeación; esta etapa incluye:

- Objetivo de la auditoria- Factores a revisar:

Proceso Administrativo- Programa de trabajo- Diagnóstico Preliminar

Instrumentación; en esta etapa se seleccionaran y aplicaran las técnicas de recolección, el manejo de papeles de trabajo y la evidencia.

Examen; el proceso para esta etapa es conocer, descomponer, revisar críticamente y ordenar cada elemento a evaluar; así como definir la relación y explicar su comportamiento.

Informe; en esta etapa se señalan hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Seguimiento; desarrollar controles apropiados de las recomendaciones hechas por los auditores.

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL ESTUDIO

CLASIFICACIÓN

TIPO

EXTERNA: La auditoría se realizara por un equipo de trabajo que no pertenece a la organización.

POR SU NATURALEZA

TOTAL: Se auditarán todas las áreas de la empresa; por sus características se pueden revisar todas, ya que la matriz sólo cuenta con 11 empleados divididos en 4 áreas.

POR SU CLASE

ASPECTOS GENERALES DE LA AUDITORÍA

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ADMINISTRATIVA: (Procesos Administrativos). La auditoría administrativa es un examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora, para innovar y lograr una ventaja competitiva sustentable.

Se busca mejorar procesos, la competitividad y eficiencia.

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En esta etapa el equipo de auditores se dedicara a establecer los límites y alcances del estudio de auditoría, las herramientas que se van a utilizar y el establecimientos de tareas y tiempos de cada una.

OBJETIVO DE LA PLANEACIÓN

El establecimiento certero de un plan de trabajo para el ahorro de tiempo y optimización del mismo, ya que las visitas que se realizarán y el tiempo que se trabajara en la auditoría a la organización son limitados.

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Identificar las deficiencias en el proceso administrativo de la organización. Realizar un análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Realizar recomendaciones para eliminar las deficiencias y sugerencias para la mejora en

su gestión y procesos en general.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA AUDITORÍA

1. Evaluar la gestión administrativa y sus recursos.

2. Identificar y evaluar los factores de productividad, para optimizar el aprovechamiento de los recursos.

3. Identificar y evaluar las características del servicio para la satisfacción al cliente.

4. Evaluar las condiciones contractuales y manejo de nómina de acuerdo a la legislación laboral.

5. Evaluar condiciones de seguridad e higiene.

6. Evaluar programas de desarrollo y capacitación del personal.

7. Evaluar áreas de oportunidad y desarrollo para la empresa.

PLANEACIÓN

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ALCANCE DE LA AUDITORÍA

EI alcance de la auditoria propuesta son todas aquellas áreas y niveles que constituyen la empresa y a las que la auditoría será aplicable o tendrá en cuenta para revisión, en este caso se tienen solamente dos niveles para la realización del programa de auditoría, estos niveles son:

Supervisor Empleados

FACTORES A REVISAR

Los factores a revisar se dividen en dos vertientes, cada una dividida en diversos factores a considerar:

a) PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

• Misión y visión.• Objetivos.• Revisión y actualización de manuales.• Proceso administrativo.• Estilo de administración.

b) ELEMENTOS ESPECÍFICOS

Se incluye una relación de los elementos específicos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos específicos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organización.

• Sector de Actividad.• Número de empleados.• Desarrollo tecnológico.• Niveles de Desempeño.• Sistema de Calidad.• Trato con clientes.

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FUENTES DE INFORMACIÓN

Se utilizarán las siguientes fuentes de información:

1.- INTERNAS

Se realizarán entrevistas y cuestionarios al personal de la empresa, referente a las actividades que realizan y los procesos que llevan a cabo, así como la información que se considere necesaria.

2.- EXTERNAS

El marco legal de la empresa, los permisos correspondientes y todas aquellas leyes y o regulaciones jurídicas que apliquen y que afecten las actividades que realiza la empresa.

GRUPO DE TRABAJO

El personal que intervendrá en la auditoría será:

JEFE DEL PROYECTO DE AUDITORÍA: L.A. Andrea Cardoso Prego

AUDITOR A: L.A. Belén Hernández López

AUDITOR B: L.A. Jesús Velázquez Herrera

AUDITOR C: L.A. Alejandro Paniagua Dorantes

AUDITOR D: L.A. Martínez Martínez Brenda Gisell.

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JUSTIFICACIÓN

En la búsqueda de una organización con deficiencias en su gestión de recursos y procesos (Administración) se encontró a la Tortillereia y Molino “Bett” S. A. de C.V.

Con base a la investigación y observación preliminar, se diagnosticaron una serie de necesidades y deficiencias tanto en sus procesos como en su gestión administrativa; principalmente en la Administración del Recurso Humano.

Lo anterior como resultado de la suma de inconsistencias en todo el proceso administrativo; desde su planeación hasta el control.

Un punto de atención y alto impacto para la gestión de esta empresa es la falta de una estructura organizacional definida, específicamente la identificación y formalización de un área de recursos humanos; lo anterior observando que siendo la matriz de 17 sucursales es de gran importancia llevar un control del personal y sus necesidades.

Esta auditoría permitirá sugerir e identificar las áreas de oportunidad en la gestión y operación de la empresa que culminara, dándole el debido seguimiento, en el desarrollo de una ventaja competitiva.

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CRONOLOGÍA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 1Sábado 2 de Octubre.- Presentación del equipo de auditores a la organización.

ACTIVIDAD 2Sábado 9 de Octubre.- Revisión general de la organización. (1 visita)

ACTIVIDAD 3Sábado 16 de Octubre.- Entrega del primer informe a la organización. (2 visita)

ACTIVIDAD 4Sábado 16 de Octubre.- Realización de entrevistas a los trabajadores y revisión del proceso de distribución con el que cuenta la organización. (2 visita)

ACTIVIDAD 5Sábado 23 de Octubre.- Aplicación de cuestionarios a los trabajadores. (3 Visita)

ACTIVIDAD 6Sábado 23 de Octubre.- Auditar las áreas en cuanto a niveles de desempeño en los procesos que cada una lleva a cabo. (4 visita)

ACTIVIDAD 7Sábado 30 de Octubre.- Auditar las áreas en cuanto a niveles de desempeño del personal. (5 visita)

ACTIVIDAD 8Sábado 6 de Noviembre.- Auditar la organización en cuanto a sus instalaciones y proceso de venta (nivel tecnológico). (6 visita)

ACTIVIDAD 9Sábado 20 de Noviembre.- Fin de la Auditoría entrega del reporte final. (7 visita)

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GRAFICA DE GANTT

PROGRAMA GENERAL DE AUDITORIAAPLICADO A TORTILLERIAS Y MOLINO “BETT” S. A. DE C. V.

ACTIVIDAD FECHA 2/10/10 9/10/10 16/10/10 23/10/10 30/10/10 6/11/10 20/11/10

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NOTA: La serie de actividades está sujeta a posibles cambios.

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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

La investigación preliminar será consolidada en un diagnostico que se entregara como informe inicial a la empresa. Dicha investigación comprende lo siguiente:

Necesidades específicas. Factores que requieren atención. Estrategias de acción. Prioridades. Ubicación, naturaleza y extensión de factores.

La investigación preliminar se estructuro de manera práctica de la siguiente forma:

ACTIVIDAD 2: REVISIÓN GENERAL DE LA ORGANICACIÓN. (1 Visita)

Se establecieron las siguientes actividades:

Entrevista con el representante legal de la empresa y aplicación de cuestionario. Platica general con algunos trabajadores. Observación indirecta de la forma de trabajar y actuar del personal. Revisión general de las instalaciones. Observación indirecta del trato a clientes Detección de fallas a simple vista. Revisión del manual de procedimientos.

DEDUCCIONES DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Necesidades a las cuales se debe poner énfasis son:

Realización del programa de trabajo con base a la demanda. Capacitación a los empleados. Distribución equitativa de trabajo.

Factores que requieren atención:

Posibilidad de ampliación de la instalación Distribución de maquinaria Mantenimiento a la maquinaria Mantenimiento a instalaciones

Prioridades:

Evaluación a la administración de Recursos Humanos Revisión de la aplicación del proceso administrativo Revisión de procesos y manual de procedimientos

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DIAGNÓSTICO

DATOS GENERALES

Tortillerías y Molino “Bett” S. A. de C. V. es una organización que se dedica a la producción de harina, masa y tortillas de maíz; inicio operaciones en 1988 con su ahora matriz, ubicada en Plaza Hidalgo No. 3 Colonia San Bartolo Ameyalco, Delegación Álvaro Obregón, México Distrito Federal. Actualmente cuenta con 17 sucursales ubicadas en el perímetro de las delegaciones aledañas.

El proceso de auditoría se realizara en esta casa matriz; en donde laboran 11 trabajadores; en un horario de 5:00 a 18:00 horas, de lunes a domingo, días festivos y periodos vacacionales. El horario de servicio es de 9:00 a 18:00.

DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

La administración aplicada es en su totalidad empírica y vivencial.

No se tiene una visión integral de la industria de la comercialización y producción de masa y tortilla de maíz, los clientes y las bondades del mercado.

Los trabajadores cuentan con todas las prestaciones de ley y retribución a su trabajo con un sueldo.

La empresa no cuenta con una estructura organizacional, ni con elementos de identidad organizacional.

DIAGNÓSTICO ESPECÍFICO EN EL PROCESO

En la producción no se siguen tareas y actividades específicas; efecto de la falta de un manual de procedimientos y de la formalización de procesos. Lo anterior genera problemática visible en el desempeño del capital humano y una distorsión en el macro-proceso.

DIAGNOSTICO ESPECÍFICO EN LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO

La empresa no cuenta con una “Cultura Organizacional” definida, esto es falta de establecimiento de misión, visión y objetivos.

El proceso y administración del recurso humano es llevado empíricamente; no se lleva a cabo un proceso de reclutamiento, tampoco alguno de selección y la contratación es enfocada únicamente a la entrega-recepción de documentación.

No existe una inducción al puesto como tal, solo se brindan “instrucciones” de cómo operar la maquinaria y una breve platica de las tareas de las que se encargara ese nuevo miembro. Asimismo la capacitación es nula.

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La rotación de personal es baja, en general el personal tiene una antigüedad promedio de 3 años; el clima y convivencia dentro de la organización son buenos, y la persona que funge como encargado atiende las necesidades de los trabajadores de forma accesible lo que propicia colaboración y trabajo en equipo, que conlleva a la prestación de un buen servicio al cliente.

DIAGNÓSTICO ESPECIFICO EN SEGURIDAD E HIGIENE

Se detectaron algunas deficiencias en materia de seguridad e higiene, como son: falta de normas en limpieza, áreas de riesgo para los trabajadores, y falta de elementos de seguridad en caso de emergencia, así como la falta de equipo de seguridad para los trabajadores.

DIAGNÓSTICO ESPECÍFICO EN EL PROCESO DE VENTA Y/O COMERCIALIZACIÓN

La empresa no cuenta con una estrategia de venta definida.

Para la elaboración de este diagnóstico se realizo también un análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la Tortillería y Molino Bett. De este análisis surgieron las siguientes observaciones:

Fortalezas: Empresa posicionada con el 53% del mercado en la zona Cuenta con su propio molino; es decir es su propio proveedor de masa. Experiencia de 22 años en la industria de la Tortilla Industria con mercado cautivo

Oportunidades: Operación por debajo de su Capacidad Instalada Expansión como proveedor de masa de nixtamal a cinco delegaciones colindantes Expansión en su sistema comercial en cinco delegaciones Proveer a 14 restaurantes y 18 taquerías con tortilla y/o masa que aún no son clientes

en la zona.

Debilidades Rezago tecnológico: alto consumo de energía, agua y gas Escasa capacitación en el medio Baja capacidad de administración Carga de costos en un solo producto

Amenazas Establecimiento con mala imagen e insalubre Crecimiento desordenado de la industria Prácticas desleales Desechos con efectos contaminantes Productos sustitutos y competidores Persiste la Economía informal en el sector

Este diagnóstico se elaboró posterior a la primera visita realizada a la organización y para el conocimiento del Sr. José María Perea, a quién se le solicitó se de por enterado y la firme dl presente.

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Las técnicas de recolección que se estiman más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la organización, así como los instrumentos de medición y el manejo de papeles de trabajo y evidencias se describen a continuación.

Técnicas de recolección de datos para el proyecto de auditoría:

o Directa

Entrevistas personales

Aplicación de cuestionarios

Observación

o Papeles de trabajo

- Formatos preestablecidos, que una vez elaborados se trascribirán a máquina, para un mayor entendimiento.

- Algunos formatos externos.

o Evidencias

- Fotografías

- Cualquier documento que le sirva al auditor, y que sustente el examen e informe final.

INSTRUMENTACIÓN

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RECOPILACION DE INFORMACION

La recopilación de información se realizara utilizando los instrumentos antes expuestos, ya que se consideraron como los más aptos para obtener información precisa.

La recopilación de la información se lleva a cabo en cada visita realizada a la organización y se analizara fuera de la organización, para que se discuta lo recopilado, se tomen medidas y se den soluciones, o en otro caso se establezca una estrategia a seguir.

La recopilación de información también nos dará como resultado cuales son las causas que no permiten que la información se obtenga de manera fluida o cuáles son las causas que provocan retrasos y obligan a volver a recopilar la información, reprogramar las visitas de la auditoria 0

suspender las visitas.

La recopilación de información en este proyecto tiene los siguientes objetivos:

• interpretar lo recopilado• analizar• obtener conclusiones• detectar áreas de oportunidad• proponer soluciones• tener una base fundamentada

TECNICA DE RECOLECCIÓN

Observación directa: se realizara en cada área una observación de manera directa todo el tiempo que se permanezca en la organización se estará observando a sus trabajadores y a los procesos que llevan a cabo.

En esta técnica de recolección de información se debe de tener los siguientes objetivos:

o Conocer condiciones laboraleso Clima organizacional imperanteo Conflictoso Carenciaso Observación de procesoso Comparación de 10 establecido en los manuales con 10 realmente hecho

INSTRUMENTACIÓN

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Entrevista: se realizara una entrevista a cada miembro de la organización, la realización de la entrevista será responsabilidad de cada auditor quien deberá ponerse de acuerdo con su posible área correspondiente para establecer fecha y hora. Se recomienda que las entrevistas no seas totalmente cerradas o estructurada s y que se vaya formulando en base a las respuestas del entrevistado, obteniendo la mayor cantidad de información posible y que el auditor considere de utilidad.

Los objetivos de la encuesta son:

Obtener repuestas de forma directa Percibir actitudes Recibir comentarios

Se recuerda que para que la información que se obtenga sea la adecuada se debe tener en cuenta:

Tener claro el propósito y sentido Establecer la distribución de trabajo Concertar la cita Atender con la mayor atención al compromiso Clasificar la información Registrar toda la información obtenida en bitácora formato

Cuestionarios: los cuestionarios se realizaran después de las entrevistas ya que las entrevistas al ser una técnica de recolección no estructurada nos ayudaran, a conocer más la organización y sus factores problemáticos, el análisis de la información de las entrevistas nos darán los fundamentos para elaborar un cuestionario, que sea más objetivo que las encuestas y que vaya directo a los puntas que se piensan hay que tener énfasis, Cada auditor elaborará sus cuestionarios y los aplicara a su área respectiva, se les recomienda tener los mismo consejos claros que en la entrevista.

INSTRUMENTACIÓN

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Procedimiento

Los procedimientos son detallados de forma general y de manera específica en cada plan de trabajo que realizo el equipo auditor, los procedimientos a su vez se fundamentan en las actividades establecidas y los papeles de trabajo que cada auditor entrega.

Los procedimientos establecidos deben ir más allá de una técnica de recopilación observacional, y para que se tenga mejor criterio se deben estudiar todas las actividades que se realizan en el área, así como buscar otras empresas y comparar los funcionamientos para proponer mejoras.

Se necesita un estudio analítico que abarque más de lo que se ve, y de lo que está establecido, según el área se va a establecer el procedimiento para el examen.

Para cualquier procedimiento establecido sin importar el área se debe partir de las siguientes premisas, y acomodarlas según lo que se busque en el área:

• Conocer, el hecho que se analiza• Describir ese hecho• Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles• Revisarlo de manera crítica para comprender mejor cada elemento• Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de c1asificacic\n seleccionado

mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias• Definir las relaciones que operan entre cada elemente, considerado individualmente y

en conjunto• Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo

originaron y el camino para su atención

EXAMEN

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VISITA 3

ACTIVIDAD 4

Realización de entrevistas a los trabajadores y revisión del posible proceso de la administración del recurso humano.

Se realizaron las siguientes actividades:

Entrevista con las personas encargadas de las operaciones Entrevista con las personas encargadas de las compras Entrevista con las personas encargadas de las ventas Entrevista con las personas encargadas de la distribución Entrevista con el supervisor Platica con las personas encargadas de distribución, tratando los siguiente:

Rutas a cubrir Sucursales a cuales se entrega Tiempo Materia prima Equipo de trabajo Quejas y sugerencias por parte de ellos Observaciones que den los empleados

• Observación indirecta de la forma de trabajar de los empleados• Observación indirecta de la forma de actuar de los empleados• Revisión muy general de las instalaciones• Observación indirecta del trato a clientes• Detectar fallas visibles a simple vista

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APLICACIÓN DEL CUESTIONARIO A LOS EMPLEADOS

OBSERVACIONES

La aplicación de los cuestionario se hizo de manera que no se entorpecieran las actividades diarias de trabajo por lo que se decidió que fuera de 2 personas por cada hora.

Los empleados no contestan con claridad las preguntas que se les hacían se limitaban a decirSI o NO, y al cuestionarles el porqué solo nos daban frases vagas que NO proporcionaban información relevante, por lo que sus entrevistas fueron lentas y se volvieron tediosas.

AI probar que esto sucedía con los empleados se decidió cambiar la modalidad de interacción con ellos, y dejar de lado la entrevista y solo tener una charla en la que se pudiera abarcar todos los puntos que para después descargarlos en los cuestionarios aunque esto fuese más tardado pero con mejores resultados.

Los empleados hacen peticiones de:

• Dedicarse a una actividad en específico, ya que no cuentan con delimitación de funciones.• Capacitación para manejar la maquinaria.• Mayor ventilación en las instalaciones ya que el calor se vuelve un factor que merma el

desempeño de los trabajadores.• Conocer a la empresa.• Aumento de salario.

Destaca que los empleados solo piden cosas que ellos consideran injustas hacia ellos, pero no hacen ninguna aportación hacia la mejora de los procesos.

De las dos entrevistas quedaron los siguientes puntos a tratar

• Distribución del espacio para evitar demoras• Delimitación de actividades• Reglamentos y manuales• Administración de rutas de entrega Capacitación Descripción de puestos

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INFORME DE AUDITORIA

La Tortilleria y Molino Bett, forma parte de la Industria de la Masa y Tortilla de Maíz, que por su Giro es uno de los sectores con el mayor número de Empresas en México, ubicado en el 5º lugar del ranking.

Este sector por su importancia económica representa:

69 millones de pesos en derrama económica 2.2 millones de campesinos y agricultores 135 mil empleos en tortillerías 50% del área sembrada en México

La Tortilla es de gran importancia en la alimentación del mexicano por su aportación del 47% de calorías de la dieta diaria (INN). Su consumo se divide en 54% tortillas elaboradas con Nixtamal y 46% con Harina de trigo.

La empresa Tortillería y Molino Bett S. A. de C. V. ha perdido participación en el mercado bajando el volumen de venta, su competitividad y ganancias considerablemente debido a:

Causas internas:

Falta de fidelidad del cliente. Operación por debajo de su Capacidad Instalada Rezago tecnológico: alto consumo de energía, agua y gas Escasa capacitación Baja capacidad de administración Carga de costos en un solo producto Establecimiento con mala imagen e insalubre

Causas Externas:

Crecimiento desordenado de la industria Prácticas desleales Desechos con efectos contaminantes Productos sustitutos y competidores Persiste la Economía informal en el sector

El equipo auditor identificó diversas áreas de oportunidad en las que Tortilleria y Molino Bett puede obtener grandes beneficios, pero para operar en estas áreas es necesario hacer frente y solucionar las causas, de baja en el volumen de ventas competitividad y ganancias, detectadas en la operación interna de la empresa.

INFORME DE AUDITORIA

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Para efecto de lo anterior se determinaron las siguientes recomendaciones, que con su debida y correcta instrumentación llevarán a la empresa a la generación de ganancias y desarrollo en general.

RECOMENDACIONES

1. Establecer una estrategia de venta.

2. Establecer una Cultura Organizacional.

3. Establecer una Estructura Organizacional.

4. Elaborar Manual de Organización

5. Elaborar Manual de Procedimientos

6. Establecer un Programa de Capacitación

AREAS DE OPORTUNIDAD

1. Diversificar su línea de productos: tortilla especial tipo sope empacada.2. Utilizar un empaque con imagen comercial: logo, slogan, información nutricional, fecha de

elaboración y fecha de caducidad.3. Atender canales de distribución: canal de tiendas de detalle (abarrotes).4. Unificar imagen con uniformes: mandil, gorra, red y playeras.5. Incrementar publicidad en puntos de venta.6. Acercarse al financiamiento por fondo PyME de la Secretaria de Economía en el Programa

“Mi Tortilla” para la modernización administrativa, tecnológica y comercial.

A continuación el desarrollo de las recomendaciones, sus efectos y/o posibles ventajas a obtener, que el equipo de auditores hace a la empresa:

RECOMENDACIÓN DESARROLLO VENTAJAS

1. Establecer una estrategia de venta Conocimiento de lo que

vendo Conocimiento de aquello

contra lo que vendo. (conocer a la competencia)

Reunir información sobre el cliente. (conocer al cliente)

Brindar la mejor calidad. Proporcionar crédito a los

clientes. (restaurantes y taquerías)

Brindar el mejor servicio a

Conocer la industria, nuestro producto y a la competencia dará la oportunidad de mejorar nuestra operación, aprovechando los márgenes en costos y precios.

Inspirar y obtener la confianza de los clientes, que con el paso del tiempo se convertirá en preferencia y fidelidad a nuestro producto.

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todos nuestros clientes Crear una imagen de la

empresa

2. Establecer una Cultura Organizacional

Definir la misión y Visión de la empresa.

Establecer las Políticas de la Empresa.

Crear y dar a conocer a los empleados un reglamento de trabajo.

Definir las metas de la empresa

El personal conocerá la razón de ser la empresa, la visión, entenderá y alineara los objetivos generales de la empresa con los personales y logrará participar de manera proactiva en las estrategias planteadas y en el logro de las metas.

3. Establecer una Estructura Organizacional.

Elaborar la descripción de puestos

Definir el perfil de cada puesto

Determinar Remuneraciones. Delimitar funciones Asignar el equipo necesario

Permitirá que los trabajadores conozcan su puesto y sus funciones específicas así como los canales de comunicación adecuados en la empresa.

La creación de una coordinación de Recursos Humanos permitirá contar con una organización adecuada del proceso de reclutamiento, selección e inducción, altas y bajas de trabajadores, contratos laborales, registro de detección de necesidades de capacitación, así como el cuidado en las instalaciones y la utilización del equipo adecuado de trabajo.

4. Elaborar Manual de Organización

Definir Antecedentes históricos

Establecer Marco Jurídico Administrativo

Definir y presentar en General a la empresa

Esquematizar los puestos, relaciones y funciones

Establecer Flujos de Trabajo Establecer Flujos de

Comunicación.

Este manual permitirá la delimitación de funciones y actividades que se realizan en la empresa, lo que conllevará a la eficiencia dentro de los procesos y procedimientos.

Precisará las funciones encomendadas a cada puesto y trabajador para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.

Apoyara a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciará la uniformidad en el trabajo

Servirá como orientación al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a la empresa.

Propiciara el mejor aprovechamiento de los recursos.

Servirá de base para la aplicación de los sistemas de Control Interno, Calidad y Evaluación.

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5. Elaborar Manual de Procedimientos.

Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades para la producción de la masa y tortillas

Determinar las responsabilidades en cada tarea

Presentar una visión integral de cómo opera la empresa.

Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la empresa.

Precisar la responsabilidad operativa del personal.

Facilitar el control por parte de los supervisores de las tareas.

6. Establecer un Programa de Capacitación

Detección de Necesidades

Determinar Cursos Específicos para cada Puesto

Determinar la organización o especialista que capacitara al personal

Elaborar programa de capacitación

Designar recursos necesarios

Evaluar el programa y sus resultados.

El personal trabajará de manera más motivada debido a que se desarrollaran sus capacidades e incrementaran sus habilidades.

Además, se obtendrá una mejora en procesos debido a la reducción o eliminación de demoras por errores y corrección de los mismos.

Observaciones de la Auditoria

1. Se obtuvo información preguntando con lenguaje sencillo y coloquial a las personas que integran la tortillería y molino matriz.

2. Proporcionaron información de manera general sobre la tortillería

3. Desconocen tecnicismos utilizados en la de administración así como su proceso y metodología.

4. En base a la información recabada se integro cada cuestionario tratándose de apegar lo más posible a las preguntas y llevando una coherencia con las repuestas proporcionadas por ellos.

Observaciones objetivas y subjetivas

Dueño de la empresa: carácter fuerte, visión, iniciativa, impaciente con algo de conocimientos

Encargado de compras, negociador, diplomático, carácter fuerte

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Encargado de producción. Conoce su trabajo, cortes, pero tiene muchos trabajo y es algo impaciente, puntual, responsable

Auxiliar de ventas.- Diplomática, servicial, conoce su trabajo, conoce parte de los problemas de la empresa, no conoce mucho de administración

Auxiliares de venta, cumplen su trabajo, responsables

No queda más que reiterarle las gracias por las atenciones prestada s, sin más por el momento gracias.

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EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS

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