UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE UATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Lic. ANTONO VIELMAN TITULARLIC. ANGEL LOPEZ AUXILIARSEGUNDO SEMESTRE 2012 AUDITORIA II

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

Guatemala, 16 de agosto de 2012

EDIFICIO: SALON:

S-3 204

Grupo No. 8

Trabajo de investigacin : AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

Carne 1 2 3 4 5 6 7 8 9 200118303 200712488 200812036 201011491

Nombre MARCO ANTONIO ARIZANDIETA MELENDEZ LOREN GRISELDI PEREZ CANAHUI RODRIGO HUMBERTO AGUILAR FUENTEZ SHARON JHULYSSA MARTINEZ MIJANGOS

Firma

Coordinador 10 200913227 HEIDI NOHEMI FUNEZ REYES

Fecha: 16 de agosto de 2012

NDICE INTRODUCCION AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO: PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES ENLACES DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 4 5 5 6 6

FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Y SUS FUNCIONES TPICAS 8 FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONESCICLO DE TESORERA CICLO DE EGRESOS COMPRAS NMINA CICLO DE CONVERSIN CICLO DE INGRESOS CICLO INFORMACIN FINANCIERA

99 10 12 13 15 17

PRESENTACION GRAFICA DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES PAPELES DE TRABAJO:PREPARACIN DE PAPELES DE TRABAJO CONTENIDO MNIMO DE LOS PAPELES ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO CLASES DE PAPELES DE TRABAJO

19 2022 22 23 25

MARCAS DE AUDITORIA INDICES DE REFERENCIA CASO PRCTICO CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

28 29 31 36 37

INTRODUCCION El presente trabajo pertenece al curso de Auditoria II, presentando el primer tema de investigacin AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES, El que esta integrado por temas y sub temas referidos en los requisitos del tema de investigacin. El contenido del presente incluye definiciones de sobre el tema, el objetivo de una auditoria por ciclos de transacciones, as tambin como los principales tipos de auditorias por ciclos, una breve definicin de cada uno de ellos, enlaces y flujos de los ciclos de transacciones, presentaciones graficas de las relaciones de los ciclos de transacciones. Tambin presenta papeles de trabajo, el uso y generalidades de los tipos de papeles de trabajo, sus objetivos, como preparar los papeles de trabajo y su contenido mnimo, estructura y las clases de dichos papeles. Proporciona una tabla de marcas de auditoria como referencia ya que estas marcas de auditoria tienden a variar, ya que el auditor o la firma determina el criterio de las mismas.

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES DEFINICIONES Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Transacciones: Hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros. Hecho Econmico Un hecho econmico, tambin llamado fenmeno econmico, es un acontecimiento o un proceso observable relacionado con la economa de la sociedad. Los hechos econmicos tienen varias caractersticas: Son actividades sociales Se realizan para obtener los medios necesarios para satisfacer las necesidades de la sociedad Son cuantificables. Se refieren a las actividades bsicas de la economa: produccin, distribucin, cambio y consumo de bienes y servicios

ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO: El Control Interno: Comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas

administrativas. -

Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo: Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa). Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna). Custodia de los activos (proteccin a los activos).

PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES Entre los principales tipos de ciclos de transacciones se pueden mencionar: Tesorera Egresos Compra (adquisicin) Nmina (pago) Conversin Ingresos Ventas Ingresos de Efectivo Informacin Financiera

ENLACES DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Los ingresos y desembolsos de efectivo tienen relacin en los ciclos de tesorera, de ingresos y el de egresos, esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorera, pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra

actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la funcin de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorera, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Tambin, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorera y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una funcin comn de ingresos de

efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de ingreso, como tambin una funcin comn de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorera o con el de compras. Una forma prctica para decidir donde situar una funcin comn es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportacin a esa funcin comn.

A continuacin se dan a conocer los enlaces que cada ciclo tiene con otros ciclos:

Ciclo de Tesorera: Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nminas. Ciclo de Compras: Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera. Recepcin de bienes, mercancas y servicios que se enlazan con el ciclo de produccin. Resumen de actividad (plizas de registro contable) que se enlazan con el ciclo de informe financiero. Ciclo de Nminas: Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorera

-

Recepcin de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de produccin.

-

Resumen de actividades (pliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de informe financiero.

Ciclo de conversin: Recepcin de bienes, mercancas y servicios, con el ciclo de compras Embarques de productos, con el ciclo de ingresos Uso de mano de obra, con el ciclo de nminas Resmenes de actividades (asientos de diario). con el ciclo de informe financiero Recepcin de servicios indirectos, con el ciclo de compras

Ciclo de Ingresos: Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorera. Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de produccin. Concentraciones de actividades (plizas de registro contable)que se enlazan con el ciclo de informe financiero

FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Y SUS FUNCIONES TPICAS Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin

-

El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos

-

El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas

FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES Ciclo de tesorera Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital) Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a inversionistas y acreedores. Funciones Tpicas: Funcin de Ejecucin Inversiones

Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores. Financiamiento

Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones. Funcin de Registro Inversiones * Contabilizar las transacciones y pase al mayor * Actualizar el mayor auxiliar de inversiones

Financiamiento * Contabilizar las transacciones en diarios y mayor * Actualizacin de los mayores auxiliares

Funcin de Custodia Inversiones * Proteccin de valores * Mantener correctos los saldos de las inversiones

Financiamiento * Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera. Formas y Documentos Vitales: Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de Funciones, procedimientos de documentacin. - Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos. - Adecuada Custodia de los Activos

Ciclo de egresos compras Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto.

-

Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

Funciones Tpicas: Funciones de Ejecucin Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin, Seleccin del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para adquisicin de bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin, Verificacin y aprobacin de los pagos. Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, Mantener registros correctos de inventarios. Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. Objetivos del Control Interno Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin. Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente. Custodia de los Activos

Errores Potenciales: Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente. Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo indebido, pagos no autorizados.

Nmina Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico) Funciones Tpicas: Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios. Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra. Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de registros de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias. Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados. Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidacin al personal.

Objetivos del Control Interno: Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente. Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente. Errores Potenciales: Planillas infladas con personal no existente Pagos por trabajo no realizado Apropiacin de salarios no reclamados Indemnizaciones pagadas no contabilizadas Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales Errores en clculos o sumas

Ciclo de conversin Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por

Adelantado y otros activos no monetarios. En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos. Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados. Es ms extenso en las industrias de manufactura. En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles.

Funciones Tpicas: Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin, Requisicin de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciacin y amortizacin de activos. Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos fijos, Determinacin de variaciones en precios y calidad. Funciones de Custodia: Proteger productos en proceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura. Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricacin. Formas y Documentos Vitales: Orden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra). Objetivos de Control Interno: Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos. Custodia de Inventarios

Errores Potenciales: Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.

-

Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas. Produccin en Proceso: Mano de obra o gastos indirectos incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada.

Ciclo de ingresos Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu.

Funciones Tpicas: Funciones de Ejecucin: Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido, prestacin del servicio, facturacin. Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables. Funciones de Registro: Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas. Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas). Funciones de Custodia:

-

Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.

-

Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas.

Formas y Documentos Vitales: Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios Objetivos de Control Interno: Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. Informacin Financiera Razonable y Oportuna: Asignacin de

Responsabilidades para cada funcin. Adecuada Custodia de Activos

Errores Potenciales: Ventas Facturada, NO despachada Despachada, NO facturada Facturada, NO contabilizada Importe contabilizado incorrectamente

Cobros Cobrado, NO depositado

-

Cobrado, No contabilizado Depositado, NO contabilizado

Ciclo informacin financiera No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos Analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros Asientos Contables: Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo) Eliminaciones y reclasificaciones. Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros. Funciones Tpicas: Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupa informacin de revelacin suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros, Conversin monetaria, Obtener informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad. Objetivos de Control Interno: Autorizacin Clasificacin y Procesamiento de Transacciones Documentacin y Evaluacin

-

Salvaguarda Fsica

Tipos de Informes: Balance de Comprobacin Estados Financieros Bsicos Estados y Anexos gerenciales Declaraciones Fiscales

Errores Potenciales: Se incluyen: Asientos No Autorizados Asientos e Informacin Omitidos Asientos con Errores de Anotacin o Suma Asientos o Plizas de Diario incorrectos Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente

PRESENTACION GRAFICA DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES

Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros. El ciclo de Tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin.

El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas. PAPELES DE TRABAJO: El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditora generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditora, y una base de anlisis para los supervisores y socios. Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son: Facilitar la preparacin del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditora aplicados. Servir de gua en revisiones subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales. Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador pblico debe conceder importancia a la preparacin de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer trmino, efectuar un trabajo completo y libre de informacin superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rpida localizacin y entendimiento fcil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formacin de una opinin y preparacin del informe. Adems, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio. Cualquier informacin o cifras contenidas en el informe del contador pblico debern estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparacin de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o anlisis preparado durante el trabajo. Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador pblico, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinin respecto a la calidad de la informacin examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisin. Estos tambin deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisin. En tales revisiones, los papeles de trabajo debern hablar por s mismos; estar completos, legibles y organizados sistemticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los prepar. Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectu el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboracin de los papeles de trabajo.

Preparacin de papeles de trabajo Cliente y ejercicio a revisar Fecha Nombre y apellidos del sujeto Objeto de los mismos Cuando el auditor utilice marca o smbolo tiene que explicar su significado

Contenido mnimo de los papeles Evidencia que los estados contables y dems informacin, sobre los que va a opinar el trabajador, estn de acuerdo con los registros de la empresa. Relacin de los pasivos y activos, demostrando de cmo tiene el auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin. Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cul es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega. Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas. NO DEBEN CONTENER: No ser copia de la contabilidad de la empresa No ser copia de los estados financieros No ser copia de la auditoria del ao pasado.

Estructura general de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mnimos siguientes: El nombre de la compaa sujeta a examen rea que se va a revisar Fecha de auditoria La firma o inicial de la persona que prepar la cdula y las de quienes lleven a cabo la supervisin en sus diferentes niveles. Fecha en que la cdula fue preparada Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo Cruce de la informacin indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan Marcas de auditora y sus respectivas explicaciones Fuente de obtencin de la informacin Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula analtica deben concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobacin. Los papeles de trabajo son diseados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machotes, organizacin estndar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegacin de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad. De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, l los prepar y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, est obligado a mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesin (a menos que lo autorice l o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

Clases de papeles de trabajo Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista: Por su uso Papeles de uso continuo. Papeles de uso temporal. Por su contenido Hoja de trabajo. Cdulas sumarias o de Resumen. Cdulas de detalle o descriptivas. Cdulas analticas o de comprobacin. Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, existe en la secuela del trabajo de auditora papeles clave cuyo contenido est ms o menos definido. Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o ejecucin del trabajo. Entre estos estn:

Planificacin de auditoria Hojas de trabajo Cdulas sumarias o de resumen Cdulas de detalle Cdulas narrativas Cdulas de hallazgos Cdulas de notas Cdulas de marcas Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el rea auditada. Entre los que figuran: Estados financieros Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas Planes de trabajo Programacin de actividades Informes de labores Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al rea auditada. Algunos de estos son: Confirmaciones de saldos Interpretaciones autnticas y normativa publicada Decretos de creacin de unidades

Opiniones Jurdicas Opiniones Tcnicas Las cdulas de auditora se pueden considerar de dos tipos: Tradicionales. Eventuales. Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las: Cedulas sumarias.- Que son resmenes o cuadros sinpticos de conceptos y/o cifras homogneas de una cuenta, rubro, rea u operacin. Cedulas analticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cdula sumaria. Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informar, por grupos homogneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, as como el saldo total de cada grupo. Las cdulas analticas se harn una por cada tipo de clientela, sealando en ellas como est conformado el saldo de cada grupo. Las eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cdulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cdulas de

recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos ms tipos de cedulas que pudieran presentarse. Para facilitar la trascripcin e interpretacin del trabajo realizado en la auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten transcribir de una manera prctica y de fcil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo; la actividad de

cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el auxiliar relativo. MARCAS DE AUDITORIA Con el propsito de dinamizar el proceso de auditora se utilizan smbolos que representan un procedimiento utilizado. Las marcas de auditora se pueden dar a conocer al pie de cada cdula o ser incorporadas en una cdula de marcas al final del expediente para dar a conocer su significado. Las marcas de auditora pueden estandarizarse por firma de auditoria o en el caso de auditores independientes, depende de su estilo propio. A continuacin se detalla un ejemplo de marcas de auditoria: Marca > ^ Descripcin Sumado Horizontal Sumado Vertical Revisado

Cotejado

Pendiente Verificado Calculo Verificado Cotejado con documento original

Documento que no llena requisitos A PPC PT AJ R legales Sin documentacin de respaldo Conectores o llamadas Papel proporcionado por el Cliente Papel de Trabajo Ajustes Reclasificaciones

INDICES DE REFERENCIA Para facilitar su localizacin, los papeles de trabajo se marcan con ndices que indiquen claramente la seccin del expediente donde deben ser archivados, y por consecuencia donde podrn localizarse cuando se le necesite. En trminos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero. As los relativos a caja estarn primero, los relativos a cuentas por cobrar despus, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden. Los ndices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este objeto, nmeros, letras o la combinacin de ambos. A continuacin se presenta un ejemplo de ndices usando el Mtodo alfabtico-numrico por ser el de uso mas generalizado en la prctica de la auditoria. En este sistema las letras simples indican cuentas de activos, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados:

A B C U W AA BB EE HH LL RR SS R1 R2 R3 R4 R5

Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventarios Activo fijo Cargos diferidos y otros Documentos por pagar Cuentas por pagar Impuestos por pagar Pasivo a largo plazo Reservas de pasivo Crditos diferidos Capital y reservas Ventas Costos de ventas Gastos generales Gastos y productos financieros Otros gastos y productos.

CASO PRCTICO AUDITORIA POR CICLO DE TRANSACCIONES Ciclo de tesorera A A-1 1/2 A-3 A-4 1/4 Programa Analtica cdula narrativa (caja) Analtica (deficiencias) Flujo grama procesos actuales (departamento de caja)

Empresa El primer trabajo de investigacion S.A. Ciclo de Tesoreria PROGRAMA DE AUDITORIA

PT Hecho Por: Fecha: Revisado Por: Fecha:

A M.A. 07/08/2012 A.M. 07/08/2012

No. 1.2.3.4.5.6.-

Objetivos de Auditoria Que exista el departamento de tesorera Que el proceso de Ingresos presente la informacin oportuna Que la informacion se ingrese al 100% Que las transacciones Hayan Ocurrido. Que Existta una secuencia lgica en el proceso de la operacin de tesorera. Que se puedan Detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes en la Solucion de los mismos pueden surgir disminuciones de costos y aumentos de la eficiencia oportuna.

IT. 1

Procedimientos Revise si existe un departamento de Tesorera (pagos, Caja) Inspeccion de las instalaciones del departamento de tesorera, que sean las adecuadas para salvaguardar los activos de la envasadora Entrevista a las distintas personas que ejecutan la operacin en este ciclo. Revise si existen procedimientos y polticas adecuadas para emitir el pago de proveedores, acreedores y otros. Verifique los procedimientos que se utilizan en el departamento de caja para la recepcion de liquidaciones de ventas diarias a su vez la forma en que se ingresan a la entidad bancaria. Evale las politicas y procedimientos del departamento de tesoreria son adecuadas. Elabore el flujo grama que muestre grficamente la secuencia de la operacin e identifique los problemas o deficiencias. Elabore un nuevo flujo grama que muestre grficamente la secuencia lgica que para su criterio mejorar la eficiencia de la operacin

Ref. P.T. A1/3

Auditor BG

Presupuesto de tiempo 1

Tiempo Real 0.5

2

A1/3

BG

1

2

3 4

A1/3 A2/3

BG BG

1 1

4 2

5

A2/3

BG

1

2

6

A2/3

BG

1

2

7

A-4 1/4

BG

1

2

8

A-5 1/2

BG

1

2

PT Hecho Por: Empresa El primer trabajo de investigacin S.A. Fecha: Ciclo de Tesorera Revisado Por: CEDULA NARRATIVA Fecha:

A-1 1/2 M.A. 07/08/2012 A.M. 07/08/2012

Entrevistado: Juan Prez (Cajero) Si existe un departamento de tesorera y pagos, caja en donde se reciben todos los ingresos de la empresa y se realizan los pagos, se entrevista a los Involucrados y podemos constatar: Departamento de caja Procesos: En la envasadora de Gas Licuado de Petrleo existe un departamento de caja en el cual reciben todas las liquidaciones diarias de los camiones y V.I.P. (Unidades pequeas, forma de camioncitos para la venta). que corresponde a venta en Cilindros adems tambin las liquidaciones de venta a granel; Todos los das tienen que cuadrar todas las unidades que han salido con stock de gas en las diferentes presentaciones las cuales entregan al cajero un corte del dinero ya sea en efectivo y cheques de las ventas del da, el cajero la ingresa al sistema y verifica que el efectivo y cheques cuadren con la liquidacin que entregan los pilotos, posteriormente si esta todo correcto imprime un corte de caja y la da por ingresada. Si no devuelve liquidacin para que sea cuadrada por el piloto; seguidamente al final del da realiza un corte de caja y prepara los valores recaudados en el da para que sea entregado a Proval y le d ingreso al banco.

En cuanto a los cheques recibidos en caja no cuentan con una autorizacin a que clientes podrn aceptrseles cheques, adems se pudo observar que se reciben cheques que no tienen el nombre de la empresa si no que estn a nombre de otra persona o al portador. El cajero deposita diariamente los ingresos de la empresa, no existe un auditor Que le realice arqueos peridicos sino que nicamente personal del departamento de finanzas de realizan arqueos muy eventualmente. Cuentan con un programa obsoleto el cual no tiene la seguridad de contar con claves especficas para anulaciones ni cancelacin de operaciones, ni existe una persona que les autorice la anulacin de operacin.

f.

Cajero

F.

Auditor

Empresa El primer trabajo de investigacion S.A. Ciclo de Tesoreria PROGRAMA DE AUDITORIA

PT Hecho Por: Fecha: Revisado Por: Fecha:

A M.A. 07/08/2012 A.M. 07/08/2012

No.

Procedimiento

Depto. De Caja .-Cajero-

Depto De Ventas (Gerente, Cobradores)

Depto De contabilidad Contador y Auxiliares)

Inicia la venta en este depto.

1

El cajero recibe las liquidaciones a cada piloto (Liquidacin. cheques, efectivo y facturas de venta).

Cajeros Reciben Liquidaciones de Venta

los cobradores efectuan el cobro de la venta al cred. O al

2

Revisa la Liquidacion de venta, que el efectivo y cheques cuadren con la liquidacion

Cobros en Efectivo y Cheques de Cajav

3

Realiza su corte diario y entrega al transporte de valores el efectivo y cheques, para que sea depositado en el banco Archiva boletas y liquidaciones

Deposito Proval - Banco

4

Archivo de Boletas y Copia de Liquidaciones

Revisan Facturas y Reportes de ventas

5

Para posteriormente trasladarlas al depto. De contabilidad

Fin

CONCLUSIONES

La auditoria por ciclos de transacciones es til para evaluar de una forma eficaz el control interno de una entidad, ya que a travs de esta herramienta puede determinarse un flujo de actividades y su forma lgica en la operacin y registro de documentos.

La comprensin del trabajo realizado de una auditoria depende del orden, el contenido y el detalle de los papeles de trabajo.

BIBLIOGRAFIA

Roldan de Morales, Licda. Zoila Esperanza. Recopilacin de Auditora por Ciclos. Segunda reimpresin. Universidad de San Carlos de Guatemala. Onelio Agustn: Como se Realizan los ciclos de transacciones Guatemala.

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